JP2014191800A - 文書管理システムおよび文書管理方法並びに文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】収集した電子ファイルのうちパスワードがかかっている電子ファイルに対してパスワードの解除を行うことを可能とする。
【解決手段】複数のコンピュータまたはサーバに記録された１以上の電子ファイルを収集し、これらの収集された電子ファイルを訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、収集された電子ファイルから、パスワードで保護された電子ファイルであるパスワード付ファイルを抽出するパスワード付ファイル抽出部と、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、パスワード付ファイルに対し候補単語を入力するパスワード解除部と、パスワード解除部が保護を解除した電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに対して、利用者が行った訴訟との関連性の判断結果を受け付ける結果受付部とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システムおよび文書管理方法並びに文書管理プログラムに関するものであって、特に、訴訟に関連する電子ファイルを収集するための文書管理システムおよび文書管理方法並びに文書管理プログラムに関するものである。

従来、不正アクセスや機密情報漏洩などコンピュータに関する犯罪や法的紛争が生じた際に、原因究明や捜査に必要な機器やデータ、電子的記録を収集・分析し、その法的な証拠性を明らかにする手段や技術が提案されている。

また、米国民事訴訟では、ｅＤｉｓｃｏｖｅｒｙ（電子証拠開示）等が求められており、当該訴訟の原告および被告のいずれもが、関連する電子ファイルをすべて証拠として提出する責任を負う。そのため、コンピュータやサーバに記録された電子ファイルを証拠として、提出しなければならない。

一方、ＩＴの急速な発達と普及に伴い、今日のビジネスの世界ではほとんどの情報がコンピュータで作成されているため、同一企業内であっても多くの電子ファイルが氾濫している。

そのため、法廷への証拠資料提出のための準備作業を行う過程において、当該訴訟に必ずしも関連しない機密な電子ファイルまでも証拠資料として含めてしまうミスが生じやすい。また、当該訴訟に関連しない機密な電子ファイルを提出してしまうことが問題になっていた。

近年、文書管理システムにおける電子ファイルに関する技術が、特許文献１乃至特許文献３に提案されている。特許文献１には、文書提出命令の対象者情報に含まれる少なくとも１人以上の対象者から、特定の者を指定し、指定された特定の者に関するアクセス履歴情報に基づいて、特定の者がアクセスした電子ファイルのみを抽出し、抽出された電子ファイルの文書ファイルそれぞれが、訴訟に関連するものであるか否かを示す付帯情報を設定し、付帯情報に基づき、訴訟に関連する文書ファイルを出力する文書管理システムについて開示されている。

また、特許文献２には、記録された電子ファイルを表示し、複数の文書ファイル毎に、対象者情報に含まれる対象者のうちいずれの対象者に関連するものであるかを示す対象者特定情報を設定し、該設定された対象者特定情報を記憶部に記録するように設定し、少なくとも一人以上の対象者を指定し、指定された対象者に対応する対象者特定情報が設定された文書ファイルを検索し、表示部を介して、検索された文書ファイルが、訴訟に関連するものであるか否かを示す付帯情報を設定し、付帯情報に基づき、訴訟に関連する文書ファイルを出力する文書管理システムについて開示されている。

さらに、特許文献３には、電子ファイルに含まれる少なくとも１以上の文書ファイルの指定を受け付け、指定された文書ファイルをいずれの言語に翻訳するかの指定を受け付け、指定を受け付けた文書ファイルを、指定を受け付けた言語に翻訳し、記録部に記録された電子ファイルから、指定された文書ファイルと同一の内容を示す共通文書ファイルを抽出し、抽出された共通文書ファイルが、翻訳された文書ファイルの翻訳内容を援用することにより翻訳されたことを示す翻訳関連情報を生成し、翻訳関連情報に基づいて、訴訟に関連する文書ファイルを出力する文書管理システムについて開示されている。

特開２０１１−２０９９３０号公報 特開２０１１−２０９９３１号公報 特開２０１２−３２８５９号公報

しかしながら、例えば、特許文献１乃至特許文献３のような文書管理システムにおいては、複数のコンピュータおよびサーバを利用した対象者の膨大な電子ファイルを収集することになる。

このようなデジタル化された膨大な電子ファイルを訴訟の証拠資料として妥当であるか否かの分別をする作業では、レビュワーと呼ばれる利用者が目視により確認し、当該電子ファイルをひとつひとつ分別していく必要があった。このとき収集した電子ファイルにパスワードがかけられていた場合、レビューを行うためにこのパスワードを解除する必要がある。そのため、システム管理者は、電子ファイルの収集元にパスワードを問い合わせたり、収集した電子ファイルからパスワードを検索したりする必要があるため、多大な労力と時間がかかる傾向があり、さらなる改善が求められていた。

そこで、本発明は、上記事情に鑑み、収集した電子ファイルのうちパスワードによって保護されている電子ファイルに対して保護の解除を行うことを可能とする文書管理システムおよび文書管理方法並びに文書管理プログラムを提供することを目的とするものである。

本発明の文書管理システムは、複数のコンピュータまたはサーバに記録された１以上の電子ファイルを収集し、これらの収集された電子ファイルを訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、収集された電子ファイルから、パスワードで保護された電子ファイルであるパスワード付ファイルを抽出するパスワード付ファイル抽出部と、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、パスワード付ファイルに対し候補単語を入力するパスワード解除部と、パスワード解除部が保護を解除した電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに対して、利用者が行った訴訟との関連性の判断結果を受け付ける結果受付部とを備える。

「保護」とは、電子ファイルに関する読み取り権限や実行権限を有していない者が、この電子ファイルにアクセスできないようにするものをいう。そのため、保護とは、電子ファイルをロックするものだけでなく、暗号化するものであってもよい。

「パスワード」は、電子ファイルの保護を解除するものをいう。例えば、電子ファイルがロックされている場合は、キーワード等の文字列をいい、暗号化されている場合は、復号化を行うための秘密鍵や共通鍵のことをいう。

「候補単語」は、パスワードの候補となる単語や文字列をいう。

「辞書ファイル」は、候補単語を記録するものをいう。ドキュメント形式のファイルを辞書ファイルとしてもよいが、データベースのことを指してもよい。

また、上記文書管理システムは、さらに、パスワード付ファイルを、パスワード解除部がパスワードによる保護を解除した電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに差し替えるファイル差替部を備えてもよい。

また、上記文書管理システムは、さらに、パスワード解除済ファイルと、パスワード付ファイルの保護を解除するのに用いた候補単語とを対応付けて記録するデータベースを備え、パスワード解除部は、パスワード付ファイルに、データベースに記録された、パスワード付ファイルの保護を解除するのに用いた候補単語を、辞書ファイルに登録された候補単語よりも優先的に入力するものであってもよい。

また、上記文書管理システムは、さらに、辞書ファイルに、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語を登録する候補単語記録部を備えてもよい。

また、上記文書管理システムは、さらに、指定された単語を、収集された電子ファイルから検索する検索部を備えてもよい。

上記検索部は、収集された電子ファイルから指定された単語を発見した際に、この指定された単語の後に記されている単語を辞書ファイルに登録する候補単語とするものであってもよい。

また、上記検索部は、収集された電子ファイルから指定された単語を発見した際に、この指定された単語を含む文章を解析し、この解析の結果に基づいて抽出された単語を辞書ファイルに登録する候補単語とするものであってもよい。

上記文書管理システムは、さらに、収集された電子ファイルに含まれる文字数をカウントするカウント部を備え、候補単語記録部は、カウント部がカウントした文字数が指定数よりも短い場合に、カウントした文字を辞書ファイルに登録する候補単語とするものであってもよい。

上記候補単語記録部は、収集された電子ファイルの付帯情報を、辞書ファイルに登録する候補単語とするものであってもよい。

上記付帯情報は、収集された電子ファイルのファイル名、または、これらの電子ファイルが電子メールの場合にはメールの件名であってもよい。

また、上記文書管理システムは、さらに、電子ファイルを抽出する抽出部と、抽出された電子ファイルを画面上に表示する表示部と、判断結果に基づいて、抽出された電子ファイルを判断結果ごとに分別し、これらの分別された電子ファイルにおいて、共通して出現する要素を解析して選定する選定部と、選定した要素を記録する要素記録部と、要素記録部に記録された要素を電子ファイルから探索する探索部と、探索部の探索結果と選定部の解析結果を用いて、判断結果と電子ファイルとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部とを備え、結果受付部は、表示部が表示した電子ファイルに対して、利用者が行った訴訟との関連性の判断結果を受け付けるものであってもよい。

本発明の文書管理方法は、複数のコンピュータまたはサーバに記録された電子ファイルを収集し、これらの収集された電子ファイルを訴訟との関連性について分析する文書管理方法において、コンピュータが、収集された電子ファイルから、パスワードで保護された電子ファイルであるパスワード付ファイルを抽出するステップと、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、パスワード付ファイルに対し候補単語を入力するステップと、保護が解除された電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに対して、利用者が行った訴訟との関連性の判断結果を受け付けるステップとを実行する。

本発明の文書管理プログラムは、複数のコンピュータまたはサーバに記録された電子ファイルを収集し、これらの収集された電子ファイルを訴訟との関連性について分析する文書管理プログラムにおいて、コンピュータに、収集された電子ファイルから、パスワードで保護された電子ファイルであるパスワード付ファイルを抽出する機能と、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、パスワード付ファイルに対し候補単語を入力する機能と保護が解除された電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに対して、利用者が行った訴訟との関連性の判断結果を受け付ける機能とを実現させる。

本発明の文書管理システムは、収集された電子ファイルから、パスワード付ファイルを抽出するパスワード付ファイル抽出部と、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、パスワード付ファイルに対し候補単語を入力するパスワード解除部とを備えることによって、利用者が関連性の判断（レビュー）を行う際に、パスワード付きの電子ファイルが含まれていても、そのパスワードによる保護を自動で解除することが可能となり、レビューの負荷の軽減および効率化を実現することが可能となる。

また、上記文書管理システムは、さらに、パスワード付ファイルを、パスワード解除部がパスワードによる保護を解除した電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに差し替えるファイル差替部を備えるものである際においては、レビュー対象となる電子ファイルにパスワード付ファイルが含まれていた場合に、このパスワード付ファイルをパスワード解除済みのものと差し替えることが可能となる。

また、上記文書管理システムは、さらに、パスワード解除済ファイルと、パスワード付ファイルの保護を解除するのに用いた候補単語とを対応付けて記録するデータベースを備え、パスワード解除部は、パスワード付ファイルに、データベースに記録された、パスワード付ファイルの保護を解除するのに用いた候補単語を、辞書ファイルに登録された候補単語よりも優先的に入力するものである際には、パスワードの解除に成功した候補単語を優先的に解除に使用することにより、パスワードの解除までに要する時間を短縮することが可能となる。

また、上記文書管理システムは、さらに、辞書ファイルに、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語を登録する候補単語記録部を備える際には、辞書ファイルに随時候補単語を登録することが可能となる。

また、上記文書管理システムは、さらに、指定された単語を、収集された電子ファイルから検索する検索部を備える際には、検索部の検索結果に基づいて辞書ファイルに候補単語を登録することが可能となる。

上記検索部は、収集された電子ファイルから指定された単語を発見した際に、この指定された単語の後に記されている単語を辞書ファイルに登録する候補単語とするものである際においては、「PassWord：」等のパスワードを示唆する単語の後に記載された文字列を、候補単語として辞書ファイルに登録することが可能となる。

また、上記検索部は、収集された電子ファイルから指定された単語を発見した際に、この指定された単語を含む文章を解析し、この解析の結果に基づいて抽出された単語を辞書ファイルに登録する候補単語とするものである際においては、「パス」等のパスワードを示唆する単語を含む文章中に記載された文字列を、候補単語として辞書ファイルに登録することが可能となる。

上記文書管理システムは、さらに、収集された電子ファイルに含まれる文字数をカウントするカウント部を備え、候補単語記録部は、カウント部がカウントした文字数が指定数よりも短い場合に、カウントした文字を辞書ファイルに登録する候補単語とするものである際においては、電子ファイルの作成者が、候補単語のみを電子ファイルに記載した場合に、この電子ファイルに記載された文字列を辞書ファイルに登録することで、候補単語の発見が容易となる。

上記候補単語記録部は、収集された電子ファイルの付帯情報を、辞書ファイルに登録する候補単語とするものである際においては、電子ファイルのファイル名等に候補単語が使われていた場合に、この電子ファイルに記載された文字列を辞書ファイルに登録することで、候補単語の発見が容易となる。

上記付帯情報は、収集された電子ファイルのファイル名、または、これらの電子ファイルが電子メールの場合にはメールの件名である際においては、電子ファイルのファイル名等に候補単語が使われていた場合に、この電子ファイルに記載された文字列を辞書ファイルに登録することで、候補単語の発見が容易となる。

また、上記文書管理システムは、さらに、電子ファイルを抽出する抽出部と、抽出された電子ファイルを画面上に表示する表示部と、判断結果に基づいて、抽出された電子ファイルを判断結果ごとに分別し、これらの分別された電子ファイルにおいて、共通して出現する要素を解析して選定する選定部と、選定した要素を記録する要素記録部と、要素記録部に記録された要素を電子ファイルから探索する探索部と、探索部の探索結果と選定部の解析結果を用いて、判断結果と電子ファイルとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部とを備え、結果受付部は、表示部が表示した電子ファイルに対して、利用者が行った前記訴訟との関連性の判断結果を受け付けるものである際においては、パスワード解除後の電子ファイルに、レビュワーはレビューを実施することが可能となる。

本発明の第１の実施形態における文書管理システムのブロック図 本発明の第１の実施形態の辞書ファイル作成処理のフローを表すフローチャート 本発明の第１の実施形態のパスワード解除処理のフローを表すフローチャート 本発明の第２の実施形態における文書管理システムのブロック図 本発明の第２の実施形態の辞書ファイル作成処理のフローを表すフローチャート 本発明の第３の実施形態における文書管理システムのブロック図 本発明の第３の実施形態における文書表示画面を示す図 本発明の第３の実施形態における選定部での解析結果を示したグラフ 本発明の第３の実施形態における処理フローを表すフローチャート

[第１の実施形態]
以下、本発明の第１の実施形態を図１乃至図３を用いて説明する。

ｅＤｉｓｃｏｖｅｒｙ（電子証拠開示）においては、デジタル化された膨大な電子ファイルを訴訟の証拠資料として妥当であるか否かの分別をする作業（レビューという）が必要となる。レビュー（関連性の判断）は、電子ファイルに対して、システムあるいは人間が訴訟への提出の有無を判断するものをいう。例えばレビューでは、レビュワーと呼ばれる利用者が、レビューの対象となる電子ファイルを、訴訟の関連の度合いや、訴訟との関連の仕方に基づいて、複数の種類に分類を行う。

本発明に係る文書管理システムでは、このレビューを行う前の段階として、パスワードによって保護され、開くことができない電子ファイルに対して、この保護の解除処理を事前に行う。

文書管理システムは、コンピュータまたはサーバを備え、各種入力に基づきＣＰＵがＲＡＭ等に記録されたプログラムを実行することで、各種機能部として動作する。このプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に記憶され、もしくはインターネット等のネットワークを介して配布され、コンピュータにインストールされるものであってもよい。

図１は、本実施形態に係る文書管理システムのブロック図を示している。

第１の実施形態に係る文書管理システムは、クライアント端末２００とサーバ装置１００から構成される。クライアント端末２００は、レビュワーが訴訟との関連性について判断する対象となる、複数の電子ファイルを表示する画面表示部２１１と利用者（レビュワーを含む）からの入力を受け付ける指示部２１２を備えている。

また、サーバ装置１００は、パスワード付ファイル抽出部１１１と、パスワード解除部１１２と、候補単語記録部１１３と、検索部１１４と、ファイル差替部１１５と、データベース１１０と、結果受付部１５６を有している。

サーバ装置１００とクライアント端末２００とは通信ネットワークを介して接続されている。通信ネットワークは、有線あるいは無線の通信回線をいう。例えば、電話回線、インターネット回線等である。

まず、各部の機能について説明する。
パスワード付ファイル抽出部１１１は、収集された電子ファイルからパスワード付のものを抽出する。パスワード付ファイル抽出部１１１は、具体的には、収集された電子ファイルに対してオープン処理を実行し、オープンできなかった電子ファイルをパスワード付ファイルとして抽出する。

ここで、電子ファイルは、１つ以上の単語を含む情報をいう。電子ファイルは、本文の内容として１つ以上の単語を含む情報を有し、本文以外の情報として付帯情報を有するものであることが好ましい。付帯情報とは、メタ情報のことをいう。例えば、付帯情報は、電子ファイルの作成日時や作成者、データ形式、タイトルなど、電子ファイルに関連する情報のことを意味してもよい。

電子ファイルの一例として、電子メール、プレゼンテーション資料、表計算資料、打ち合わせ資料、契約書、組織図、事業計画書等が挙げられる。また、スキャンデータを電子ファイルとして扱うことも可能である。この場合、スキャンデータをテキストデータへと変換できるように、文書管理システム内にＯＣＲ（Optical Character Reader）装置を備えてもよい。ＯＣＲ装置によってテキストデータへ変更することで、スキャンデータから後述する要素の解析や探索が可能になる。

また、パスワードは、電子ファイルにかけられた保護を解除するためのものをいう。例えば、電子ファイルがパスワードによってロックされている場合は、キーワード等の文字列をいい、パスワードによって暗号化されている場合は、復号化を行うための秘密鍵や共通鍵のことをいう。候補単語は、このパスワードの候補となる文字列や単語をいう。

パスワード解除部１１２は、パスワード付ファイルに対してパスワードによる保護の解除処理を行うものをいう。パスワード解除部１１２は、候補単語の登録された辞書ファイルを用いて、解除処理を実行する。これは、例えば、ランダムに文字列を順次入力して解除に挑むよりも、パスワードの候補となる単語（候補単語）をあらかじめ調査し、この候補単語を用いて解除処理を行った方が、システム全体の負荷が軽減されることに加え、パスワード解除までにかかる時間が短縮されるからである。

辞書ファイルは、ワードファイルやテキストファイルのような電子ファイルの一種であってもよいし、後述するデータベース１１０上に記録されるものとしてもよい。

このように、文書管理システムが、収集された電子ファイルから、パスワードで保護された電子ファイルであるパスワード付ファイルを抽出するパスワード付ファイル抽出部１１１と、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、パスワード付ファイルに対し候補単語を入力するパスワード解除部１１２とを備えることで、レビュワーがレビューを行う際に、パスワード付きの電子ファイルが含まれていても、その保護を自動で解除することが可能となり、レビューの負荷の軽減および効率化を図ることが可能となる。

さらに、文書管理システムは、図１のようにパスワード付ファイルを、パスワード解除部１１２が保護を解除した電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに差し替えるファイル差替部１１５を備える構成とすることが好ましい。この構成を備えることで、レビュー対象となる電子ファイルにパスワード付ファイルが含まれていた場合に、このパスワード付ファイルをパスワード解除済みのものと差し替えることが可能となるためである。

たとえば、ファイル差替部１１５は、パスワード付ファイルのファイル名を変更して、パスワード解除済ファイルとは別名保存するものとしてもよいが、システムが所有するハードディスクの容量によっては、パスワード解除済ファイルでパスワード付ファイルを上書きして保存するものとした方が望ましい。

文書管理システムは、さらに、パスワード解除済ファイルと、パスワード付ファイルの保護を解除するのに用いた候補単語とを対応付けて記録するデータベース１１０を備え、パスワード解除部１１２は、パスワード付ファイルに、データベース１１０に記録された、パスワード付ファイルの保護を解除するのに用いた候補単語を、辞書ファイルに登録された候補単語よりも優先的に入力するものであることが好ましい。これは、このパスワードを優先的に解除に使用することにより、保護の解除までに要する時間を短縮することが可能となるためである。このとき、データベース１１０は保護の解除に成功した候補単語を、そのパスワード付ファイルのパスワードとして記録する。さらに、パスワードを、パスワード付ファイルのファイル名や作成日時、作成者等の付帯情報と併せてデータベース１１０が記録することで、パスワード解除部１１２が他のパスワード付ファイルの保護を解除する際に、これらの付帯情報から解除が成功する確率が高いパスワードを優先的に入力することができる。たとえば、解除対象となるパスワード付ファイルと作成者が同一の電子ファイルのパスワードがデータベース１１０に記録されていれば、そのパスワードは、今回の解除対象となるパスワード付ファイルの保護を、解除できる可能性が高いと考えられるからである。

データベース１１０は、システムの内部ストレージとしてもよいが、ディスクへのアクセス速度を無視してよい場合は、容量の大きい外部のストレージに設ける方が望ましい。例えば、ＮＡＳ（Network Attached Storage：ネットワーク接続ストレージ）を構築し、このＮＡＳ上にデータベース１１０を構築すれば、アクセスの高速化および潤沢なストレージ資源の双方を担保することが可能である。

候補単語記録部１１３は、辞書ファイルに随時候補単語を登録するものをいう。候補単語記録部１１３は、収集された電子ファイルの付帯情報を、辞書ファイルに登録する候補単語とすることも可能である。上記付帯情報は、収集された電子ファイルのファイル名、または、これらの電子ファイルが電子メールの場合にはメールの件名である。この場合、電子ファイルのファイル名等に候補単語が使われていた場合に、この電子ファイルに記載された文字列を辞書ファイルに登録することで、候補単語の発見が容易となる。

このように、上記文書管理システムは、辞書ファイルに、パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語を登録する候補単語記録部１１３を備えることで、パスワードによる保護の解除を行う度に、処理の結果を学習し、解除に要する時間の短縮化を図ることが可能となる。

検索部１１４は、指定された検索条件に基づいて電子ファイルを取り扱う。例えば、キーワードを指定された場合には、このキーワードを収集された電子ファイルから検索する。検索部１１４は、収集された電子ファイルから指定された単語を発見した際に、この指定された単語の後に記されている単語を辞書ファイルに登録する候補単語とするものとしてもよい。この場合、例えば、「PassWord：」等のパスワードを示唆する単語の後に記載された文字列を、候補単語として辞書ファイルに登録することが可能となる。また、検索部１１４は、指定された単語を発見した際に、この指定された単語を含む文章を解析し、解析の結果に基づいて抽出された単語を辞書ファイルに登録する候補単語としてもよい。この処理の詳細については、後述する文書管理システムの辞書ファイル作成処理のフロー（図２）において説明する。このように、文書管理システムは、さらに、指定された単語を、収集された電子ファイルから検索する検索部１１４を備えることで、検索部１１４の検索結果に応じて辞書ファイルを作成することが可能となる。

結果受付部１５６は、レビュワーが行った関連性の判断結果を受け付け、後段の処理に回す。このとき、レビュワーは、ファイル差替部１１５が差し替えたあとの電子ファイルおよび／または、パスワードによる保護がされていなかった電子ファイルに対してレビューを行う。この結果受付部の処理の詳細については、後述する第３の実施形態のレビュー処理のフローにおいて説明する。

画面表示部２１１は、クライアント端末２００上にレビュー対象となる電子ファイルを表示する、ディスプレイや液晶モニタなどのことを指す。指示部２１２は、クライアント端末２００に備えられたマウスやキーボードを指し、利用者からの操作や入力を受け付ける。

図２を用いて、文書管理システムの辞書ファイル作成処理の流れについて詳細に説明する。

まず、利用者が、パスワードを示唆する言葉として、検索を掛けたいキーワードを入力する（ＳＴＥＰ１１１）。利用者による入力は指示部２１２から行われる。指示部２１２は受け付けたキーワードを、クライアント端末２００を介して、サーバ装置１００の検索部１１４に送信する。この例では、利用者は「パスワード」というキーワードを入力している。

検索部１１４は、利用者が入力した「パスワード」というキーワードを含む文章を、収集した電子ファイルから検索する（ＳＴＥＰ１１２）。

この「パスワード」というキーワードを含む文章がいずれの電子ファイルからも検出されなかった場合（ＳＴＥＰ１１３：ＮＯ）には、辞書作成処理は終了する。このとき、利用者は再度、別のキーワードを入力することも可能である。

検索部１１４が、「パスワード」というキーワードを含む文章を検出した場合（ＳＴＥＰ１１３：ＹＥＳ）には、この検出した文章に対して形態素解析を実行する（ＳＴＥＰ１１４）。たとえば、検索部１１４は「先ほどお送りしたファイルのパスワードは、aX77bwKzです。」という文章を発見した場合、検索部１１４は、形態素解析により、この文章を、「先／ほど／お送り／した／ファイル／の／パスワード／は、／aX77bwKz／です。」という文節に解析することができる。そしてこの解析結果より、検索部１１４は、候補単語となる可能性が高い文字列として「aX77bwKz」を抽出する（ＳＴＥＰ１１５）。

候補単語記録部１１３は、この「aX77bwKz」という文字列を辞書ファイルに登録し（ＳＴＥＰ１１６）、辞書ファイル作成処理が終了する。

次に、パスワード解除処理のフローについて、図３を用いて説明する。
まず本システムが収集した電子ファイルから、パスワード付ファイル抽出部１１１が、パスワード付ファイルを抽出する（ＳＴＥＰ１２１）。そして、パスワード付ファイル抽出部１１１は、抽出したパスワード付ファイルをパスワード解除部１１２に対して、処理対象である旨の通知を行う。

通知を受けたパスワード解除部１１２は、まずデータベース１１０に問い合わせを行い、パスワードが既にデータベース１１０に記録されていないか確認する（ＳＴＥＰ１２２）。データベース１１０に記録されている場合（ＳＴＥＰ１２２：ＹＥＳ）、パスワード解除部１１２は、まずデータベース１１０に記録されているパスワードからパスワード付ファイルに入力する（ＳＴＥＰ１２３）。入力したパスワードでは、パスワード付ファイルの保護が解除されない場合（ＳＴＥＰ１２５：ＮＯ）、パスワード解除部１１２は、保護が解除されるまで、データベース１１０に記録されているパスワードを順次入力していく。このとき、パスワードの入力は、パスワードと紐づけられてデータベース１１０に記録されている、解除に成功した電子ファイルのうち、今回解除対象となっているパスワード付ファイルと類似度が高い順に行う。データベース１１０に記録されているパスワードを全て入力しても、パスワードが解除されなかった場合（ＳＴＥＰ１２５：ＮＯ、ＳＴＥＰ１２２：ＮＯ）、パスワード解除部１１２は次に辞書ファイルに登録されている候補単語を順次入力する（ＳＴＥＰ１２４）。

パスワード付ファイルの保護が解除された場合（ＳＴＥＰ１２５：ＹＥＳ）、ファイル差替部１１５が、パスワード付ファイルとパスワード解除済ファイルとを差替え（ＳＴＥＰ１２６）、この差し替えた電子ファイルの対応関係をデータベース１１０に記録する（ＳＴＥＰ１２７）。

これらの処理を、レビュー対象の電子ファイルからパスワード付ファイルがなくなるまで繰り返し実行し、全ての電子ファイルの保護が解除されると、レビュー処理に移行し、レビューの結果は結果受付部１５６によって受け付けられる。

［第２の実施形態］
以下、本発明の第２の実施形態について図４および図５を用いて説明する。
図４は、本実施形態に係る文書管理システムのブロック図である。

第２の実施形態において、文書管理システムは、パスワード付ファイル抽出部１１１と、パスワード解除部１１２と、候補単語記録部１１３と、カウント部１１６と、ファイル差替部１１５と、データベース１１０と、結果受付部１５６とを有するサーバ装置１００と、画面表示部２１１および指示部２１２を有するクライアント端末２００を備えている。

カウント部１１６は、収集された電子ファイルに含まれる文字数をカウントする。例えば、カウント部１１６は、カウントした文字数が指定数よりも短い場合に、このカウントした文字を辞書ファイルに登録するよう候補単語記録部１１３に通知する機能を有することが望ましい。このような機能を有していれば、たとえば、電子ファイルの作成者が、候補単語のみを電子ファイルに記載した場合、このような電子ファイルは通常の電子ファイルよりも含む文字数が少ないと考えられるため、カウントすることで候補単語を発見でき、この電子ファイルに記載された文字列を辞書ファイルに登録できる。具体的には、電子メールにパスワード付ファイルを添付して送信した場合、次の電子メールにパスワードのみを記載して送信する場面が挙げられる。

図５は、第２の実施形態における辞書ファイル作成処理の流れを示すフローチャートである。

まず、利用者はカウント部１１６が文字数をカウントする際の閾値となる文字数を任意に指定する（ＳＴＥＰ２１１）。

次にカウント部１１６が、収集された電子ファイルのうちパスワードによって保護されていない電子ファイルに記載されている文字数をカウントする（ＳＴＥＰ２１２）。そして、カウント部１１６は、利用者によって指定された文字数よりも短い文字数が記載された電子ファイルを発見すると（ＳＴＥＰ２１３：ＹＥＳ）、この見つかった電子ファイルの文字列を候補単語として抽出し、候補単語記録部１１３に引き渡す（ＳＴＥＰ２１４）。候補単語を受け取った候補単語記録部１１３は、辞書ファイルにこの候補単語を登録し（ＳＴＥＰ２１５）、処理を終了する。
その他の構成、機能については第１の実施形態と同様である。

［第３の実施形態］
本発明に係る文書管理システムの第３の実施形態について、図６乃至図９を用いて説明する。

図６は本実施形態における文書管理システムの構成を示すブロック図である。

図６に示すように、文書管理システムは、パスワード付ファイル抽出部１１１と、パスワード解除部１１２と、候補単語記録部１１３と、検索部１１４と、ファイル差替部１１５と、要素記録部１５８と、データベース１１０と、抽出部１５５と、結果受付部１５６と、選定部１５７と、探索部１５９と、スコア算出部１６０と、表示部１６１とを有するサーバ装置１００と、画面表示部２１１と指示部２１２を有するクライアント端末２００を備えている。

このように、文書管理システムは、電子ファイルを抽出する抽出部１５５と、抽出された電子ファイルを画面上に表示する表示部１６１と、判断結果に基づいて、抽出された電子ファイルを判断結果ごとに分別し、これらの分別された電子ファイルにおいて、共通して出現する要素を解析して選定する選定部１５７と、選定した要素を記録する要素記録部１５８と、要素記録部１５８に記録された要素を電子ファイルから探索する探索部１５９と、探索部１５９の探索結果と選定部１５７の解析結果を用いて、判断結果と電子ファイルとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部１６０とを備え、結果受付部１５６が、表示部１６１が表示した電子ファイルに対して、レビュワーが行った前記訴訟との関連性の判断結果を受け付けるものである際においては、パスワード解除後の電子ファイルに、レビュワーがレビューを実施することが可能となる。

各構成の機能について説明する。
抽出部１５５は、文書管理システムがあらかじめ収集した電子ファイルから、レビューの対象となる電子ファイルを抽出する。抽出部１５５は、ファイル差替部１１５が、パスワード付ファイルをパスワード解除済ファイルに差し替えた後の電子ファイルから、レビュー対象となる電子ファイルを抽出するため、抽出対象にパスワード付ファイルは含まれない。抽出部１５５は、電子ファイルをランダムに抽出するだけでなく、電子ファイルの作成日時や作成者、ファイル名等の付帯情報に基づいて抽出することも可能である。

抽出部１５５が抽出した電子ファイルは、表示部１６１が提供する文書表示画面Ｉ１からレビュワーに対して表示される。図７は文書表示画面Ｉ１の一例である。レビュワーは画面表示部２１１からこの文書表示画面Ｉ１を閲覧することも可能である。レビュワーは表示部１６１または画面表示部２１１に表示された文書表示画面Ｉ１に表示された電子ファイルの内容を確認し、訴訟との関連性の有無を判断する。この関連性の判断は、関連性の有り無しを判定するだけでなく、ある電子ファイルが訴訟と関係がある場合に、どの程度の関連性があるかや、どのような関連性があるかといった種別をタグとして付与することも可能である。

結果受付部１５６は、レビュワーが行った関連性の判断結果を受け付け、後段の処理に回す。たとえば、レビュワーが関連性の判断を行う際に、各電子ファイルにタグ付けを行った場合、結果受付部１５６は、このタグを判断結果として受け付け記録する。具体的には、各電子ファイルと判断結果として付与されたタグを対応付けて記録する。この対応関係は、電子ファイルに各タグを示す識別子を振って、データベース１１０上のレコードとして追記するものであってもよい。

選定部１５７は、結果受付部１５６からレビュワーが電子ファイルに対してレビューを行った判断結果が同一の電子ファイルの中に、共通して頻出する要素を解析し選定する。また、選定部１５７は、要素を選定する際に、要素の評価値を参酌することも可能である。

評価値は、要素の特徴を表す値をいう。評価値は、要素がもつ伝達情報量を表すものとしてもよい。伝達情報量は、確率論および情報理論において、２つの確率変数の相互依存の尺度を表す量をいう。具体的には、伝達情報量は、その要素を含む文書に対する関連性の判断結果と、その要素との依存関係を表す尺度のこととしてもよい。

図８は、関連性ありと判断された電子ファイルに共通して頻出する要素を選定部１５７が解析した結果のグラフである。図８において、縦軸Ｒ＿ｈｏｔは、レビュワーによって関連性がありと判断された全電子ファイルのうち、関連性がありと判断される電子ファイルに紐づく要素として選定された要素を含み、かつ関連性がありと判断された電子ファイルの割合を示している。横軸Ｒ＿ａｌｌは、レビュワーがレビューを実施した全電子ファイルのうち、後述する探索部１５９によって探索された要素を含む電子ファイルの割合を示している。本実施形態において、選定部１５７では、直線Ｒ＿ｈｏｔ＝Ｒ＿ａｌｌよりも上部にプロットされる要素を、関連性ありと判断される電子ファイルに共通の要素として選定する。

要素記録部１５８は、要素を記録するものをいう。データベース１１０としてもよい。

探索部１５９は、要素を電子ファイルから探索するものをいう。

スコア算出部１６０は、電子ファイルのスコアを算出するものをいう。電子ファイルに含まれる要素の評価値に基づいてスコアを算出するものとしてもよい。評価値は、電子ファイル中の要素の出現頻度や伝達情報量に基づいて算出され、要素がある電子ファイル中において発揮する情報量をいってもよい。

スコアは、ある電子ファイルにおいて、訴訟との関連度合を示すものをいう。スコアは電子ファイルに含まれる要素に基づいて算出される。例えば、訴訟時に提出する必要が高い要素が含まれる電子ファイルほど、高いスコアを有するとしてもよい。電子ファイルは、一定の要件に基づいてスコアの初期値を与えられるものとしてもよい。例えば、電子ファイルに出現する要素と、要素の持つ評価値とにより初期スコアを算出するものとしてもよい。

スコア算出部１６０は、文書群中に出現する要素と、要素の持つ評価値により、以下の式からスコアを算出することが可能である。

各要素がもつ評価値は、該要素が持つ伝達情報量をもとに決定する。該評価値は以下の式により、学習することが可能である。

図９を用いて、本実施形態における予測情報生成処理のフローについて説明する。まず、抽出部１５５が、所定数の電子ファイルを抽出する（ＳＴＥＰ３１１）。抽出された電子ファイルを、表示部１６１がクライアント端末２００の画面表示部２１１に表示させる（ＳＴＥＰ３１２）。結果受付部１５６がレビュワーの関連性判断の結果を受け付け（ＳＴＥＰ３１３）、選定部１５７がレビュワーの関連性判断の結果から電子ファイルを解析し、要素を選定する（ＳＴＥＰ３１４）。選定された要素は要素記録部１５８によって記録される（ＳＴＥＰ３１５）。次に、各電子ファイルから記録された要素を探索部１５９が探索し、スコア算出部１６０が式（１）を用いて各電子ファイルのスコアを算出する（ＳＴＥＰ３１６）。

その他の構成、機能については第１の実施形態と同様である。

［その他の実施形態］
以上、本発明の実施形態について述べたが、本発明は既述の実施形態に限定されるものではなく、本発明の技術的思想に基づいて各種の変形および変更が可能である。

たとえば、実施形態においては訴訟との関連性に関する判断を例について記載したが、不正調査文書における不正事実の関連性判断技術・知的財産権文書における技術類似性の関連性判断データ解析などを含むフォレンジック作業におけるデータ間の関連性判断等に、本システムを用いてもよい。

１００ サーバ装置
１１０ データベース
１１１ パスワード付ファイル抽出部
１１２ パスワード解除部
１１３ 候補単語記録部
１１４ 検索部
１１５ ファイル差替部
１１６ カウント部
１５５ 抽出部
１５６ 結果受付部
１５７ 選定部
１５８ 要素記録部
１５９ 探索部
１６０ スコア算出部
１６１ 表示部
２００ クライアント端末
２１１ 画面表示部
２１２ 指示部
Ｉ１ 文書表示画面

Claims (13)

1. 複数のコンピュータまたはサーバに記録された１以上の電子ファイルを収集し、該収集された電子ファイルを訴訟との関連性について分析する文書管理システムにおいて、
   前記収集された電子ファイルから、パスワードで保護された電子ファイルであるパスワード付ファイルを抽出するパスワード付ファイル抽出部と、
   前記パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、前記パスワード付ファイルに対し前記候補単語を入力するパスワード解除部と、
   前記パスワード解除部が保護を解除した電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに対して、利用者が行った前記訴訟との関連性の判断結果を受け付ける結果受付部とを備える文書管理システム。
2. 前記文書管理システムは、さらに、
   前記パスワード付ファイルを、前記パスワード解除部がパスワードによる保護を解除した電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに差し替えるファイル差替部を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記文書管理システムは、さらに、
   前記解除済ファイルと、前記パスワード付ファイルの保護を解除するのに用いた候補単語とを対応づけて記録するデータベースを備え、
   前記パスワード解除部は、
   パスワード付ファイルに、前記データベースに記録された、前記パスワード付ファイルの保護を解除するのに用いた候補単語を、前記辞書ファイルに登録された候補単語よりも優先的に入力することを特徴とする請求項１または２記載の文書管理システム。
4. 前記文書管理システムは、さらに、
   前記辞書ファイルに、前記パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語を登録する候補単語記録部を備えることを特徴とする請求項１から３いずれか一項記載の文書管理システム。
5. 前記文書管理システムは、さらに、
   指定された単語を、前記収集された電子ファイルから検索する検索部を備えることを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
6. 前記検索部は、
   前記収集された電子ファイルから前記指定された単語を発見した際に、該指定された単語の後に記されている単語を前記辞書ファイルに登録する候補単語とすることを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
7. 前記検索部は、
   前記収集された電子ファイルから前記指定された単語を発見した際に、該指定された単語を含む文章を解析し、該解析の結果に基づいて抽出された単語を前記辞書ファイルに登録する候補単語とすることを特徴とする請求項５記載の文書管理システム。
8. 前記文書管理システムは、さらに、
   前記収集された電子ファイルに含まれる文字数をカウントするカウント部を備え、
   前記候補単語記録部は、前記カウント部がカウントした文字数が指定数より短い場合に、カウントした文字を前記辞書ファイルに登録する候補単語とすることを特徴とする請求項４から７いずれか一項記載の文書管理システム。
9. 前記候補単語記録部は、
   前記収集された電子ファイルの付帯情報を、前記辞書ファイルに登録する候補単語とすることを特徴とする請求項４から８いずれか一項記載の文書管理システム。
10. 前記付帯情報は、前記収集された電子ファイルのファイル名、または、該電子ファイルが電子メールの場合にはメールの件名であることを特徴とする請求項９記載の文書管理システム。
11. 前記文書管理システムは、更に、
    電子ファイルを抽出する抽出部と、
    前記抽出された電子ファイルを画面上に表示する表示部と、
    前記判断結果に基づいて、前記抽出された電子ファイルを判断結果ごとに分別し、該分別された電子ファイルにおいて、共通して出現する要素を解析して選定する選定部と、
    前記選定した要素を記録する要素記録部と、
    前記要素記録部に記録された要素を前記電子ファイルから探索する探索部と、
    前記探索部の探索結果と前記選定部の解析結果を用いて、前記判断結果と電子ファイルとの関連性を示すスコアを算出するスコア算出部とを備え、
    前記結果受付部は、
    前記表示部が表示した電子ファイルに対して、利用者が行った前記訴訟との関連性の判断結果を受け付けるものであることを特徴とする請求項１から１０のいずれか一項記載の文書管理システム。
12. 複数のコンピュータまたはサーバに記録された１以上の電子ファイルを収集し、該収集された電子ファイルを訴訟との関連性について分析する文書管理方法において、
    コンピュータが、
    前記収集された電子ファイルから、パスワードで保護された電子ファイルであるパスワード付ファイルを抽出するステップと、
    前記パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、前記パスワード付ファイルに対し前記候補単語を入力するステップと、
    保護が解除された電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに対して、利用者が行った前記訴訟との関連性の判断結果を受け付けるステップとを実行する文書管理方法。
13. 複数のコンピュータまたはサーバに記録された１以上の電子ファイルを収集し、該収集された電子ファイルを訴訟との関連性について分析する文書管理プログラムにおいて、
    コンピュータに、
    前記収集された電子ファイルから、パスワードで保護された電子ファイルであるパスワード付ファイルを抽出する機能と、
    前記パスワードの候補となる単語である１以上の候補単語が登録された辞書ファイルを用い、前記パスワード付ファイルに対し前記候補単語を入力する機能と、
    保護が解除された電子ファイルである、パスワード解除済ファイルに対して、利用者が行った前記訴訟との関連性の判断結果を受け付ける機能とを実現させる文書管理プログラム。

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