JP2013174949A - Information management system, information management device and information management method - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、情報管理システム、情報管理装置、及び情報管理方法に関する。 The present invention relates to an information management system, an information management device, and an information management method.
文書管理システムを使用している環境では、文書管理サーバは、複合機などのデバイスが受信したFAX送信された文書(FAX送信済み文書)、スキャン送信した文書などをフォルダに格納し、管理することが可能である。ユーザは、クライアントPC(パーソナルコンピュータ)から専用のアプリケーション、WEBブラウザなどを使用して文書管理サーバにアクセスし、格納された文書に対して閲覧、編集などの様々な操作を行う。また、ユーザは、格納されたFAX送信済み文書に対して、FAX機能を用いて返信を行うことも可能である。
また、近年iPhone(登録商標)、Android OS(登録商標)搭載の携帯電話等に代表されるモバイル端末が注目されている。ユーザは、モバイル端末を利用することにより、モバイル端末でFAX送信済み文書を受信し、閲覧することができる。更に、ユーザは、モバイル端末においてもインターネット上のFAXサービスを使用することで文書をFAX送信することが可能である。この場合、モバイル端末は、自己のメーラーを使用して文書をFAXサービスに送信し、FAXサービスがメールに記載されたFAX番号を宛先としてFAX送信を行う。
In an environment where a document management system is used, the document management server stores and manages FAX-transmitted documents (FAX-transmitted documents) received by devices such as multifunction peripherals and scan-transmitted documents in folders. Is possible. The user accesses the document management server from a client PC (personal computer) using a dedicated application, a WEB browser, and the like, and performs various operations such as browsing and editing on the stored document. In addition, the user can reply to the stored FAX transmission document using the FAX function.
In recent years, mobile terminals such as mobile phones equipped with iPhone (registered trademark) and Android OS (registered trademark) have attracted attention. By using the mobile terminal, the user can receive and browse the FAX transmitted document on the mobile terminal. Further, the user can fax a document by using a fax service on the Internet even on a mobile terminal. In this case, the mobile terminal transmits the document to the FAX service using its own mailer, and the FAX service performs FAX transmission with the FAX number described in the mail as the destination.
ここで、FAX送信済み文書を文書管理システム内の特定のフォルダで管理をする場合がある。例えば、クライアントPCから送信されたFAX送信済み文書を文書管理サーバの「FAX送信済み」フォルダで管理するということである。このような場合、クライアントPCは、社内の文書管理サーバに直接アクセス可能であるので、「FAX送信済み」フォルダのような管理フォルダにFAX送信済み文書を格納して管理することは容易である。
ただし、社外でモバイル端末から文書をFAX送信した場合、社外のモバイル端末から社内の文書管理サーバにはアクセスできない環境が多いため、モバイル端末にFAX送信済み文書が残ったままとなる。つまり、モバイル端末でFAX送信した文書を社内の文書管理システムで管理することは容易ではない。
ここで、モバイル端末からFAX送信された文書を社内のサーバに送信して管理する技術が開示されている(特許文献1参照)。
Here, there is a case where a FAX transmitted document is managed in a specific folder in the document management system. For example, the FAX transmitted document transmitted from the client PC is managed in the “FAX transmitted” folder of the document management server. In such a case, since the client PC can directly access the in-house document management server, it is easy to store and manage the FAX transmitted document in a management folder such as the “FAX transmitted” folder.
However, when a document is FAX-transmitted from a mobile terminal outside the company, there are many environments in which the in-house document management server cannot be accessed from a mobile terminal outside the company, so that the FAX-transmitted document remains on the mobile terminal. In other words, it is not easy to manage a document transmitted by FAX using a mobile terminal with an in-house document management system.
Here, a technique for managing a document transmitted by FAX from a mobile terminal by transmitting it to an in-house server is disclosed (see Patent Document 1).
しかしながら、モバイル端末に保存されたFAX送信済み文書を社内の文書管理サーバに送信して管理しただけでは、どのFAX送信済み文書でも一定の場所で管理されてしまうことになる。この場合、FAX送信済み文書ごとに適切な管理を行うことはできないという問題がある。 However, if the FAX transmitted document stored in the mobile terminal is only transmitted to the in-house document management server and managed, any FAX transmitted document is managed at a certain location. In this case, there is a problem that appropriate management cannot be performed for each FAX-transmitted document.
本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、ファクシミリ送信した情報をより適切に管理することを目的とする。 The present invention has been made in view of such problems, and an object thereof is to more appropriately manage information transmitted by facsimile.
そこで、本発明に係る情報管理システムは、端末装置と、前記端末装置でファクシミリ送信された内容情報を格納する領域を示す領域情報と前記ファクシミリ送信を識別する識別情報とが対応付けられた対応付情報を記憶する記憶装置を有する情報管理装置と、を備える情報管理システムであって、前記情報管理装置は、前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納し、前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する格納手段を有することを特徴とする。 In view of this, the information management system according to the present invention provides an association in which a terminal device, region information indicating a region in which content information transmitted by facsimile by the terminal device is stored, and identification information for identifying the facsimile transmission are associated with each other. An information management system comprising an information management device having a storage device for storing information, wherein the information management device receives content information transmitted by facsimile transmitted from the terminal device and identification information of the facsimile transmission. It is determined whether there is correspondence information associated with the identification information based on the correspondence information received and stored in the storage device. The content information is stored in an area of information area information, and history information indicating that the content information stored in the area has been moved to another area is stored in the storage device. It is determined whether stored, if it is determined to have been stored, characterized in that it has a storage means for storing the contents information the received to the other regions.
また、本発明は、装置、方法、プログラム、記憶媒体などとしてもよい。 The present invention may be an apparatus, method, program, storage medium, and the like.
本発明によれば、ファクシミリ送信した情報をより適切に管理することができる。 According to the present invention, information transmitted by facsimile can be managed more appropriately.
以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。なお、実施形態は、本発明を限定するものではなく、また、実施形態で説明されている全ての構成が本発明の課題を解決するための手段に必須であるとは限らない。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. The embodiments do not limit the present invention, and all the configurations described in the embodiments are not necessarily essential to the means for solving the problems of the present invention.
<第1の実施形態>
[システムの構成]
本実施形態に係る文書管理システム100(情報管理システムの一例)について説明する。図1は、文書管理システム100の構成の一例を示す図である。文書管理システム100は、画像形成装置101、及びクライアントPC104を有する。画像形成装置101、及びクライアントPC104は、ユーザ環境に配置された装置であり、ネットワーク103を介して互いに通信可能に接続されている。また、文書管理システム100は、情報管理装置の一例である文書管理サーバ102、及び端末装置の一例であるモバイル端末105を有する。
画像形成装置101、クライアントPC104、文書管理サーバ102、及びモバイル端末105は、ネットワーク103を介して互いに通信可能に接続されている。なお、各装置としては、1台のみを示しているが、複数台であってもよい。
<First Embodiment>
[System configuration]
A document management system 100 (an example of an information management system) according to the present embodiment will be described. FIG. 1 is a diagram illustrating an example of the configuration of the
The
[ハードウェアの構成]
次に、文書管理システム100を構成する各装置のハードウェアについて説明する。図2は、各装置が有する情報処理装置201(コンピュータの一例)のハードウェアの構成の一例を示す図である。
CPU(Central Processing Unit)202は、各種のプログラムを実行して様々な機能を実現するユニットである。RAM(Random Access Memory)203は、各種のデータを記憶するユニットである。また、RAM203は、CPU202の一時的な作業記憶領域としても利用される。ROM(Read Only Memory)204は、各種のプログラムを記憶するユニットである。
なお、CPU202が、ROM204に格納されたプログラムの手順に従って処理を行うことによって、後述する各装置における機能及び後述するフローチャートに係る処理が実現される。また、RAM203、ROM204は、記憶装置の一例である。また、記憶装置としては、ハードディスク等、その他のデバイスを採用してもよい。
[Hardware configuration]
Next, hardware of each device constituting the
A CPU (Central Processing Unit) 202 is a unit that executes various programs to realize various functions. A RAM (Random Access Memory) 203 is a unit that stores various data. The
The
Input/Outputインターフェース205は、情報処理装置201に接続されているディスプレイ(不図示)にデータを送信する他、ポインティングデバイス(不図示)からデータを受信するインターフェースユニットである。NIC(Network Interface Card)206は、情報処理装置201をネットワーク103に接続するためのユニットである。
上述の各ユニットは、バス207介してデータの送受信を行うことが可能である。NFCデバイス(Near Field Communication device)208は、近距離の無線の通信をするためのユニットである。例えば、モバイル端末105に備え付けられたNFCデバイス208は、文書管理サーバ102と接続可能な画像形成装置101、及びクライアントPC104と通信をする。
The Input /
Each unit described above can transmit and receive data via the
ここで、画像形成装置101は、印刷ユニット(不図示)を更に搭載しており、印刷ユニットは、バス207を介して各ユニットとデータを送受信することが可能である。なお、印刷ユニットは、ラスタイメージを記録媒体に印刷することが可能なユニットである。また、画像形成装置101は、スキャナユニット(不図示)を更に搭載しており、スキャナユニットは、バス207を介して各ユニットとデータを送受信することが可能である。なお、スキャナユニットは、原稿上の画像を入力することが可能なユニットである。
また、モバイル端末105は、Input/Outputインターフェース205に接続される表示装置として、タッチパネル(不図示)を搭載している。タッチパネルは、表示と入力との2つの機能を備えており、画像情報等をディスプレイ(不図示)で表示する。タッチパネルは、ディスプレイに表示された絵、点、領域などに手で触れることにより、触れられた画面位置の情報を感知してデータをInput/Outputインターフェース205に通知する。
また、画像形成装置101、クライアントPC104、及びモバイル端末105は、上述したようにNFCデバイス208を備えている場合、それぞれNFCデバイス208を用いて通信可能である。例えば、モバイル端末105は、画像形成装置101又はクライアントPC104とNFCデバイス208を用いて通信することで、画像形成装置101又はクライアントPC104を介して文書管理サーバ102と通信が可能である。
Here, the
In addition, the
Further, when the
[ソフトウェアの構成]
次に、文書管理システム100を構成する各装置のソフトウェアについて説明する。図3は、文書管理システム100を構成する各装置のソフトウェアの構成の一例を示す図である。
図3に示す各ソフトウェアの各機能を実現するプログラムは、各装置のROM204に記憶され、CPU202がRAM203にプログラムをロードして実行することで、各機能が実現される。
Software configuration
Next, software of each device constituting the
A program for realizing each function of each software shown in FIG. 3 is stored in the
[ソフトウェアの構成(文書管理サーバ)]
まず、文書管理サーバ102におけるソフトウェアについて説明する。文書管理サーバ102は、メイン制御部400、データ送受信部401、セッション記憶部402、WebUI生成部403、文書情報管理部404、文書情報記憶部405、ユーザ情報管理部406、ユーザ情報記憶部407などのモジュールを含んで構成される。なお、文書管理サーバ102は、文書管理アプリケーションとして一般的な公知の役割も果たす。
例えば、文書情報管理部404は、文書情報記憶部405に記憶(保存)されるデータの登録、取得、検索、削除等の処理を行う。
[Software configuration (document management server)]
First, software in the
For example, the document
[ソフトウェア構成(クライアントPC、画像形成装置)]
続いて、クライアントPC104、及び画像形成装置101におけるソフトウェアについて説明する。なお、クライアントPC104、及び画像形成装置101で共通の内容については、説明の便宜上、クライアントPC104を例に挙げて説明する。
メイン制御部412は、クライアントPC104の専用アプリ408を制御し、後述する各モジュールに対する指示、管理を行う。なお、専用アプリ408は、文書管理サーバ102にアクセスし、例えば、文書管理サーバ102で管理されている文書(内容情報の一例)に対するユーザによるポインティングデバイス等の操作(ユーザ操作)を受け付ける。
情報表示部409は、メイン制御部412からの指示に従い、クライアントPC104上に専用アプリ408の画面など(ユーザインターフェース)を表示する。
[Software configuration (client PC, image forming apparatus)]
Next, software in the
The
The
図4は、専用アプリ408のユーザインターフェースの一例(画面500)を示す図である。レポジトリ情報を表示するレポジトリエリア503は、ツリービューの形式で示されるフォルダ509、及びライブラリー508を含んで構成される。
文書リストエリア504には、文書データ510などの文書(FAX送信済み文書など)が、サムネイル、アイコン等の形式で表示される。選択ざれた文書のプレビューは、プレビュー画像を表示するプレビューエリア505に表示され、選択された文書のプロパティーは、文書のプロパティーを表示して編集する編集エリア506に表示される。なお、ユーザは、文書リストエリア504で複数の文書を選択し、1つのバインダファイルとしてまとめることができる。
また、レポジトリエリア503、及び文書リストエリア504で選択中の文書等の文書データ(いわゆるアイテム)が格納されている場所を示す場所情報は、アドレスバー502に表示される。
FIG. 4 is a diagram showing an example (screen 500) of the user interface of the
In the
Further, location information indicating a location where document data (so-called item) such as a document currently selected in the
また、画面500は、画像形成装置などの周辺機器のアイコン511、文書の移動先を示す移動先フォルダ512等を表示するアウトプットリストエリア507、専用アプリ408の設定値の指定を行うためのメニューバー501等を含んで構成される。ユーザにより専用アプリ408のユーザインターフェースが操作されることで、文書の編集、移動、FAX送信(ファクシミリ送信)などの処理が行われる。例えば、文書データ510がドラッグされてアイコン511でドロップされることで、文書データ510をFAX送信する処理が行われる。
なお、専用アプリ408のユーザインターフェースに関しては、図4で示した形態、エリアの構成、コントロールに限定されるものではなく、必要となる機能を実現することができる適宜の構成を採用することができる。例えば、文書リストエリア504、及びアウトプットリストエリア507には、文書、周辺機器等のサムネイル、アイコンに限らず、文書、周辺機器等を特定するためのファイル名、デバイス名等の文字列がリスト形式で表示されていてもよい。
Further, the
Note that the user interface of the
操作情報取得部410は、情報表示部409により表示された専用アプリ408のユーザインターフェースを介して、ユーザ操作された情報を取得し、メイン制御部412に通知する。ライブラリー判別部411は、ライブラリーの登録時、及びライブラリーの利用時に接続先の設定情報を判別する。
記憶部414は、専用アプリ408のユーザインターフェースを介して、ユーザが設定した設定情報、FAX番号(ファクシミリ番号)、FAX送信済み文書(ファクシミリ送信文書)などを格納する。データ送受信部413は、文書管理サーバ102等とデータの送信および受信を行い、例えば、受信したデータをメイン制御部412に通知する。
The operation information acquisition unit 410 acquires user-operated information via the user interface of the
The
[ソフトウェア構成(モバイル端末)]
続いて、モバイル端末105におけるソフトウェアの構成について説明する。メイン制御部418は、モバイル専用アプリ415を制御し、後述する各モジュールに対する指示、管理を行う。例えば、モバイル専用アプリ415は、電子メールの送受信および管理を行うソフトウェア(いわゆるメーラー)を用いて受信したFAX送信済み文書を記憶部420に記憶する。また、例えば、モバイル専用アプリ415は、記憶したFAX送信済み文書に対するFAX送信(返信)などのユーザによるタッチパネルの操作(ユーザ操作)を受け付ける。
情報表示部416は、メイン制御部418からの指示に従い、モバイル端末105のモバイル専用アプリ415の画面など(ユーザインターフェース)を表示する。
[Software configuration (mobile terminal)]
Next, the software configuration in the
The
図5は、モバイル専用アプリ415のユーザインターフェースの一例(モバイル端末画面600)を示す図である。モバイル端末画面600は、モバイル端末105のタッチパネルのディスプレイに表示され、文書データの表示、文書データの操作などを行う、表示および操作エリア601を含んで構成される。ユーザは、モバイル専用アプリ415のユーザインターフェースを介して、文書リスト、新着文書リストの表示、文書データの操作を行う。文書データのユーザ操作としては、閲覧、編集、アノテーション、コメントの付与、FAX送信などが可能である。
なお、モバイル専用アプリ415のユーザインターフェースに関しては、図5で示した形態、エリアの構成、およびコントロールに限定されるものではなく、必要となる機能を実現することができる適宜の構成を採用することができる。
FIG. 5 is a diagram illustrating an example of a user interface (mobile terminal screen 600) of the mobile
Note that the user interface of the
操作情報取得部417は、情報表示部416により表示されたモバイル専用アプリ415のユーザインターフェースを介して、ユーザ操作された情報を取得し、メイン制御部418に通知する。より具体的には、操作情報取得部417は、表示および操作エリア601に表示された絵、点、領域などに手で触れることにより、触れられた画面位置の情報を感知してメイン制御部418にデータを通知する。
記憶部420は、モバイル専用アプリ415のユーザインターフェースを介して、ユーザが設定した設定情報などを格納する。データ送受信部419は、文書管理サーバ102とデータの送信および受信を行い、例えば、受信したデータをメイン制御部418に通知する。
The operation information acquisition unit 417 acquires user-operated information via the user interface of the mobile-dedicated
The
[文書管理システムにおける文書管理処理]
図6〜図10は、文書管理システムの振り分け条件情報(対応付情報の一例)の登録処理と操作履歴情報の保存処理に係る図である。本実施形態では、クライアントPC104を用いた振り分け条件情報の登録処理を想定して説明しているが、文書管理サーバ102を用いた振り分け条件情報の登録処理としても構わない。振り分け条件情報は、文書管理サーバ102が、受信するFAX送信済み文書をどのフォルダに振り分けるかを示す設定情報である。
図6は、振り分け条件情報の登録処理に係るフローチャートの一例を示す図である。S100において、文書管理サーバ102のWebUI生成部403は、振り分け条件の登録画面の画面情報を生成し、データ送受信部401を介して画面情報を送信する。また、このとき、WebUI生成部403は、メイン制御部400を介して、ユーザ情報記憶部407に既に登録している振り分け条件情報があるか確認する。既に登録されている振り分け条件情報がある場合、文書管理サーバ102は、当該振り分け条件情報を取得してクライアントPC104に送信する。そして、当該振り分け条件情報は、クライアントPC104において表示される。
[Document Management Processing in Document Management System]
FIG. 6 to FIG. 10 are diagrams relating to the distribution processing of distribution condition information (an example of association information) and the operation history information storage processing of the document management system. In the present embodiment, the distribution condition information registration process using the
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a flowchart according to the distribution condition information registration process. In step S <b> 100, the Web
S101において、クライアントPC104は、振り分け条件情報に関してユーザからの指定(ユーザ操作)を受け付ける。振り分け条件情報には、文書の振り分けを行う条件として、振り分けの際にどのFAX送信(或いは文書)を対象とするかを示すFAX番号(識別情報の一例)、振り分けの際にどのフォルダに振り分けるかを示す格納先フォルダ情報(領域情報の一例)が含まれる。
図7は、振り分け条件情報の一例を示す図である。振り分け条件情報は、宛先ごとに、FAX番号、及び格納先フォルダ情報が設定される。
振り分け条件情報は、文書管理サーバ102において、クライアントPC104或いは画像形成装置101から格納する対象のFAX送信済み文書が送信されてきた際に付随する情報(後述のFAX送信済み文書情報)と比較され、条件に合うかの判定に用いられる。文書管理サーバ102は、条件に合ったと判断した場合、当該条件に対応する格納先フォルダ情報のフォルダに受信したFAX送信済み文書を格納する。
In S101, the
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of distribution condition information. In the distribution condition information, a FAX number and storage folder information are set for each destination.
The distribution condition information is compared with information (fax transmitted document information described later) associated with the transmission of the FAX transmitted document to be stored from the
図8は、振り分け条件情報を登録するユーザインターフェースの一例(登録画面800)を示す図である。登録画面800は、専用アプリ408のユーザインターフェースの一例である。なお、登録画面800は、WEBブラウザが用いられて表示されてもよい。
クライアントPC104は、振り分け条件表示欄801に既に設定されている振り分け条件情報を表示し、空行に新たに振り分け条件情報が入力されて設定ボタン802が押下されると、新しい振り分け条件情報を登録する。
S102において、クライアントPC104は、S101で受け付けられた振り分け条件情報を文書管理サーバ102のデータ送受信部401に送信する。文書管理サーバ102は、メイン制御部400を介して、受信した振り分け条件情報をユーザ情報記憶部407に記憶(保存)する。なお、保存された振り分け条件情報は、ユーザに固有の情報として記憶してもよいし、各ユーザで共通の情報として記憶してもよい。
FIG. 8 is a diagram showing an example of a user interface (registration screen 800) for registering distribution condition information. The
The
In S <b> 102, the
また、文書管理サーバ102に記憶されたFAX送信済み文書などが操作される際に、文書管理サーバ102では、どのユーザがどういう操作をしたかを示す操作履歴情報を保存する処理(操作履歴情報の保存処理)が行われる。図9は、操作履歴情報の保存処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
S200では、クライアントPC104は、文書管理サーバ102に接続し、文書(FAX送信済み文書等)のリストを表示する。S201では、クライアントPC104は、S200で表示した文書に対して、ユーザ操作(編集、移動、コピーなど)受け付ける。S202では、クライアントPC104は、S201で受け付けたユーザ操作の対象となった文書、操作の操作元のフォルダと操作先のフォルダの情報を文書管理サーバ102に送信する。文書管理サーバ102は、受信した情報を操作履歴情報として記憶する。
Further, when a FAX transmitted document stored in the
In S <b> 200, the
図10は、操作履歴情報の一例を示す図である。例えば、振り分け条件情報に従って格納された文書に対して、ユーザが、編集をして、FAX送信を行った後に、FAX送信済みのフォルダに対してFAX送信済み文書を移動する操作を行った場合に図10に示すような操作履歴情報が保存される。操作履歴情報は、操作、操作元(なお、本実施形態では、格納先のフォルダが対応付けられているFAX番号と等価である。)、操作対象、及び操作先の情報を含んで構成される。
なお、操作履歴情報は、図10に示すものに限られるものではない。例えば、操作履歴情報には、操作の対象となる文書を識別可能な情報として、文書の種類を示す情報(ファイル名、拡張子等)が含まれていてもよい。また、例えば、操作履歴情報には、操作の対象となる文書を識別可能な情報として、操作の元となった文書(例えば、相手からFAX送信された文書等)を識別可能な情報(文書ID等)が含まれていてもよい。
また、例えば、操作履歴情報には、操作の対象となる文書を識別可能な情報として、ユーザを識別可能な情報(ユーザ名)が含まれていてもよい。また、例えば、操作履歴情報には、操作の対象となる文書を識別可能な情報が含まれていなくてもよい(即ち、フォルダ内の全ての文書が対象とされてもよい)。
FIG. 10 is a diagram illustrating an example of operation history information. For example, when the user edits a document stored in accordance with the sorting condition information and performs FAX transmission, and then performs an operation to move the FAX transmitted document to a folder that has been FAX transmitted. Operation history information as shown in FIG. 10 is stored. The operation history information includes information on an operation, an operation source (in this embodiment, equivalent to a FAX number associated with a storage destination folder), an operation target, and an operation destination. .
The operation history information is not limited to that shown in FIG. For example, the operation history information may include information (file name, extension, etc.) indicating the document type as information that can identify the document to be operated. Further, for example, in the operation history information, information (document ID) that can identify the document that is the source of the operation (for example, a document that is faxed from the other party) as information that can identify the operation target document. Etc.) may be included.
For example, the operation history information may include information (user name) that can identify the user as information that can identify the document to be operated. Further, for example, the operation history information may not include information capable of identifying the document to be operated (that is, all documents in the folder may be targeted).
次に、モバイル端末105がFAX送信した文書(FAX送信済み文書)に係る処理について説明する。図11は、モバイル端末105が文書をFAX送信する処理(FAX送信処理)に係るフローチャートの一例を示す図である。
S300において、モバイル端末105は、操作情報取得部417から取得した文書の作成、保存等のユーザ操作をもとに、メイン制御部418を介して記憶部420に文書を保存する。
Next, processing relating to a document (FAX transmitted document) transmitted by the
In S300, the
S301において、メイン制御部418は、操作情報取得部417からFAX送信のユーザ操作を受け取ると、記憶部420に保存された文書のうち指定された文書をデータ送受信部419からFAX送信を行う。モバイル端末105からのFAX送信としては、メーラーを使用してインターネット上のFAX送信サービスにメールを送信し、本文に記載されたFAX番号をもとに、添付された文書(電子文書)がFAX送信される。FAX送信された文書(FAX送信済み文書)、およびその情報は、記憶部420に保存される。
このとき、記憶部420の領域(保存領域)としてメーラーの送信ボックスにFAX送信済み文書が保存される場合、FAX送信済み文書が増えてくるとより過去のFAX送信済み文書から削除されてしまうことがある。そのような場合は、記憶部420の専用の領域(ユーザのテンポラリ領域など)にFAX送信済み文書をコピー(或いは移動)し、FAX送信済み文書が削除されないようにする。どちらの領域であっても後述するFAX送信済み文書の取得の対象とすることができる。
In step S <b> 301, when the
At this time, when the FAX transmission completed document is stored in the mailer's transmission box as an area (storage area) of the
次に、モバイル端末105によりFAX送信済み文書等が文書管理サーバ102に対して送信され、文書管理サーバ102によりFAX送信済み文書が格納される処理について説明する。図12は、FAX送信済み文書の格納処理に係るフローチャートの一例を示す図である。
S400において、モバイル端末105は、データ送受信部419を介して、文書管理サーバ102に接続する。このとき、モバイル端末105は、クライアントPC104(或いは画像形成装置101)に設けられたNFCデバイス208を用いて通信し、クライアントPC104(或いは画像形成装置101)が文書管理サーバ102とネットワーク103を介して通信する。なお、モバイル端末105は、ネットワーク103を介して文書管理サーバ102と直接通信する構成であってもよい。
Next, a process in which a FAX transmitted document or the like is transmitted from the
In S <b> 400, the
S401において、モバイル端末105は、データ送受信部419を介して、文書管理サーバ102から振り分け条件情報に含まれるFAX番号を取得する。S402において、モバイル端末105は、取得したFAX番号をもとに、送信先のFAX番号が取得したFAX番号であるFAX送信済み文書が記憶部420にあるかを確認する。
また、このとき、モバイル端末105は、FAX送信済み文書があるかを確認した時間(確認時間)を記憶部420に保存する。モバイル端末105は、FAX送信済み文書があるかどうかの確認においては、前回の確認時間以降にFAX送信した文書のみを対象とする。なお、未送信のFAX送信済み文書を特定する方法は、確認時間を用いる構成に限られるものではない。例えば、FAX送信済み文書を送信する際に、送信したことを示すフラグを記憶部420に記憶する構成であってもよい。
In step S <b> 401, the
At this time, the
S403において、モバイル端末105は、該当するFAX送信済み文書があるか否かを判断する。モバイル端末105は、該当するFAX送信済み文書があると判断した場合、S404に処理を進め、他方、該当するFAX送信済み文書がないと判断した場合、処理を終了する。
S404において、モバイル端末105は、記憶部420に格納された該当するFAX送信済み文書とそのFAX番号とを抽出してデータ送受信部419を介して、文書管理サーバ102に送信する。
In step S403, the
In step S <b> 404, the
図13は、FAX送信文書がある場合にS404においてモバイル端末105で表示されるユーザインターフェースの一例(モバイル端末画面900)を示す図である。FAX送信済文書表示エリア901には、FAX送信済み文書が一覧形式で表示され、送信ボタンが押下されると、一覧のFAX送信済み文書が文書管理サーバ102に送信される。
その際、モバイル端末105は、図14に示すようなデータ構造(XML等)でFAX送信済み文書情報1003等を含むデータを作成し、FAX送信済み文書と合わせてFAX送信済み文書情報1003等を含むデータ送信する。装置の種類1001は、どの端末から送信されたかを示す情報である。ユーザに関する情報1002は、どのユーザが送信したかを示す情報である。FAX送信済み文書情報1003は、どのFAX番号にどの文書を送信したかを示す情報である。
FIG. 13 is a diagram showing an example of a user interface (mobile terminal screen 900) displayed on the
At that time, the
S405において、文書管理サーバ102は、データ送受信部401を介して、モバイル端末105から送信されたFAX送信済み文書情報を含むデータとFAX送信済み文書とを受信する。S406において、文書管理サーバ102は、FAX送信済み文書情報に含まれるFAX番号と振り分け条件情報に含まれるFAX番号とを比較し、振り分け条件に合致(マッチ)するFAX番号があるか確認をする。文書管理サーバ102は、合致するFAX番号があると判断した場合、S407に処理を進め、他方、合致するFAX番号がないと判断した場合、処理を終了する。
S407において、文書管理サーバ102は、合致するFAX番号の振り分け条件情報に含まれる格納先フォルダ情報のフォルダにFAX送信済み文書を格納する。S408において、文書管理サーバ102は、操作履歴情報を確認し、S409において、S407で使用した格納先のフォルダに対応する操作履歴情報があるかをチェックする。なお、この際、文書管理サーバは、上述した操作の対象ごとに、対応する操作履歴情報があるかをチェックする構成としてもよい。文書管理サーバ102は、対応する操作履歴情報があると判断した場合、S410に処理を進め、他方、対応する操作履歴情報がないと判断した場合、処理を終了する。
In step S <b> 405, the
In step S <b> 407, the
S410において、文書管理サーバ102は、操作履歴情報をもとに、S407で格納先のフォルダに格納したFAX送信済み文書を操作履歴情報に含まれる操作先のフォルダに移動する。
これは、過去に以下のような操作をユーザが行った場合に、操作先のフォルダにモバイル端末105のFAX送信済み文書を格納することができるということである。例えば、ユーザは、振り分け条件情報をもとに格納されたFAX送信済み文書を、クライアントPC104の専用アプリ408を用いて編集する。その後、ユーザは、クライアントPC104の専用アプリ408からFAX送信済み文書のFAX送信(返信)を行い、FAX送信済みのフォルダにFAX送信済み文書を移動する。そのとき、当該操作の履歴が操作履歴情報に記録される。
これによって、文書管理サーバ102は、モバイル端末105でFAX送信された文書(FAX送信済み文書)を、振り分け条件情報と操作履歴情報とから同様に、操作先のフォルダであるFAX送信済みのフォルダに格納できる。
In step S410, based on the operation history information, the
This means that when the user has performed the following operation in the past, the FAX transmitted document of the
As a result, the
S411において、文書管理サーバ102は、S410で操作履歴情報をもとにFAX送信済み文書を移動した場合、操作履歴情報をもとに移動した先のフォルダを振り分け条件情報に反映させる。これは、次回以降、モバイル端末105からの同じFAX番号の送信済み文書に対して、S408〜S411の処理を省略するためである。
例えば、文書管理サーバ102は、受信したFAX番号が本フローチャートにおいて図7の振り分け条件情報で宛先「2」の条件に合致し、「B社」フォルダを格納先のフォルダとして、モバイル端末105から取得したFAX送信済み文書を格納する。その後、文書管理サーバ102は、図10の操作履歴情報に示すように「B社」フォルダの直下の「FAX送信済み」フォルダを移動先として、「B社」フォルダに格納したFAX送信済み文書を「FAX送信済み」フォルダに移動する。
In S <b> 411, when the
For example, the
この場合、文書管理サーバ102は、次回からは振り分け条件情報のみを使用して格納先のフォルダを決定できるように、図15に示すように振り分け条件情報にデータを追加する。また、文書管理サーバ102は、その際、モバイル端末105から取得した文書のみに適用できるように、モバイル端末105から送信された文書の場合に使用する条件かどうかを示すフラグを振り分け条件情報に追加する。なお、振り分け条件情報には、上述した操作の対象を示す情報が含まれていてもよい。
上述した構成によれば、モバイル端末105に保存されたFAX送信済み文書と送信先のFAX番号とを文書管理サーバ102に送信し、送信先のFAX番号を用いることで、FAX送信済み文書ごとに適切なフォルダへのFAX送信済み文書の管理が可能となる。
また、上述した構成によれば、次回、モバイル端末105からFAX送信済み文書を取得する際に、振り分け条件情報と操作履歴情報とを合わせて使用するのではなく、振り分け条件情報のみで適切なフォルダにFAX送信済み文書を格納することが可能となる。
In this case, the
According to the above-described configuration, the FAX transmission completed document and the transmission destination FAX number stored in the
Further, according to the above-described configuration, the next time the FAX transmitted document is acquired from the
<第2の実施形態>
本実施形態と第1の実施形態とでは、モバイル端末105からFAX送信済み文書を取得する際に、FAX番号との完全なるマッチングではなく、類似したFAX番号(類似番号)である場合にもFAX送信済み文書を取得する点が異なる。文書管理サーバ102は、類似番号として認識した振り分け条件情報の格納先フォルダ情報を使用してFAX送信済み文書の格納先を決定する。なお、本実施形態では、第1の実施形態の構成と同じ構成については、同一の符号を用いてその説明を適宜省略する。
図16は、FAX送信済み文書の格納処理に係るフローチャートの一例を示す図である。S500において、モバイル端末105は、データ送受信部419を介して文書管理サーバ102に接続する。このとき、モバイル端末105は、クライアントPC104(或いは画像形成装置101)に設けられたNFCデバイス208を用いて通信し、クライアントPC104(或いは画像形成装置101)が文書管理サーバ102とネットワーク103を介して通信する。なお、モバイル端末105は、ネットワーク103を介して文書管理サーバ102と直接通信する構成であってもよい。
<Second Embodiment>
In the present embodiment and the first embodiment, when a FAX transmitted document is acquired from the
FIG. 16 is a diagram illustrating an example of a flowchart relating to a storage process of a FAX transmitted document. In step S <b> 500, the
S501において、モバイル端末105は、データ送受信部419を介して、文書管理サーバ102から振り分け条件情報のFAX番号を取得する。S502において、モバイル端末105は、送信先のFAX番号が取得したFAX番号であるFAX送信済み文書が記憶部420にあるかを確認する。更に、モバイル端末105は、該当するFAX送信済み文書がない場合、取得したFAX番号の類似番号についても確認する。類似番号は、FAX番号の一部が異なる番号であり、本実施形態では、FAX番号の下一桁の異なる番号、下二桁の異なる番号、下三桁の異なる番号、及び下四桁までの異なる番号の何れかとする。
また、このとき、モバイル端末105は、FAX送信済み文書があるかを確認した時間(確認時間)を記憶部420に保存する。モバイル端末105は、FAX送信済み文書があるかどうかの確認においては、前回の確認時間以降にFAX送信した文書のみを対象とする。
In step S <b> 501, the
At this time, the
S503において、モバイル端末105は、該当するFAX送信済み文書があるか否かを判断する。該当するFAX送信済み文書があると判断した場合、S504に処理を進め、他方、該当するFAX送信済み文書がないと判断した場合、処理を終了する。
S504において、モバイル端末105は、記憶部420に保存された該当するFAX送信済み文書と確認ができたFAX番号を含むFAX送信済み文書情報とを、データ送受信部419を介して文書管理サーバ102に送信する。より具体的には、モバイル端末105は、図17に示すようなデータ構造(XML等)でFAX送信済み文書情報1203を含むデータを作成し、FAX送信済み文書と合わせてFAX送信済み文書情報1203等を含むデータ送信する。第1の実施形態と異なるのは、FAX送信済み文書情報1203において、FAX送信したFAX番号の記載以外に振り分け条件情報から取得したFAX番号(類似番号)が含まれている点である。
In step S503, the
In step S <b> 504, the
これは、第1の実施形態では、FAX送信したFAX番号と振り分け条件情報のFAX番号が同じであったのに対して、本実施形態では、FAX送信したFAX番号の類似番号として振り分け条件情報のFAX番号を認識したためである。また、FAX送信したFAX番号の類似番号が他にある場合、類似番号として認識した振り分け条件情報のFAX番号がFAX送信済み文書情報1203に更に含められる。
例えば、モバイル端末105から送信したFAX送信したFAX番号が「03−2222−2223」、振り分け条件情報にFAX番号が「03−2222−2222」が記載されていた場合について説明する。この場合、「03−2222−2222」が類似番号として認識され、FAX送信したFAX番号が「03−2222−2223」のFAX送信済み文書は、取得の対象とされる。その際、FAX送信済み文書情報を含むデータが作成されるが、FAX送信済み文書情報には、FAX送信したFAX番号が「03−2222−2223」として、類似番号が「03−2222−2222」として含められる。
This is because, in the first embodiment, the FAX number transmitted by FAX and the FAX number of the distribution condition information are the same, but in this embodiment, the distribution condition information is displayed as a similar number of the FAX number transmitted by FAX. This is because the FAX number is recognized. If there is another similar number of the FAX number transmitted by FAX, the FAX number of the sorting condition information recognized as the similar number is further included in the FAX transmitted
For example, a case will be described in which the FAX number transmitted from the
S505において、文書管理サーバ102は、データ送受信部401を介して、モバイル端末105から送信されたFAX送信済み文書情報等を含むデータとFAX送信済み文書とを受信する。なお、図16では、説明の便宜上、送信されるFAX送信済み文書が、類似番号に係るFAX送信済み文書である場合の構成を例に挙げて説明する。
S506において、文書管理サーバ102は、FAX送信済み文書情報に類似番号として含められた振り分け条件情報のFAX番号と文書管理サーバ102の振り分け条件情報のFAX番号とを比較し、振り分け条件に合致するFAX番号があるかを確認する。なお、文書管理サーバ102は、FAX送信済み文書情報に複数の類似番号が含まれている場合にはそれぞれを確認する。文書管理サーバ102は、合致するFAX番号があると判断した場合、S507に処理を進め、他方、合致するFAX番号がないと判断した場合、処理を終了する。
In step S <b> 505, the
In step S <b> 506, the
S507において、文書管理サーバ102は、合致するFAX番号について、振り分け条件情報に含まれる格納先フォルダ情報のフォルダを格納先候補フォルダとする。そして、文書管理サーバ102は、FAX送信済み文書を一時領域フォルダ(規定の領域の一例)に格納し、FAX送信済み文書のインデックスとして格納先候補フォルダを設定する。
なお、文書管理サーバ102は、S507の処理を行うことにより、図18に示すような画面1300の画面情報を生成できるようになる。画面1300は、一時領域フォルダ「モバイル」にFAX送信済み文書が格納され、FAX送信済み文書のインデックスとして格納先候補フォルダ「B社/FAX送信済」、「X社/FAX送信済」が設定された際のクライアントPC104で表示される画面である。また、画面1300にて、格納先候補フォルダからフォルダが選択され、選択されたフォルダにFAX送信済み文書を移動するユーザ操作が行われると、一時領域フォルダから選択されたフォルダへの履歴を示す操作履歴情報がユーザ情報記憶部407に記憶される。
In step S <b> 507, the
The
S508において、文書管理サーバ102は、操作履歴情報をチェックする。S509において、文書管理サーバ102は、一時領域フォルダ(FAX番号等の操作の対象となる文書を識別可能な情報であってもよい。)に対応する操作履歴情報があるかをチェックする。文書管理サーバ102は、対応する操作履歴情報があると判断した場合、S510に処理を進め、他方、対応する操作履歴情報がないと判断した場合、処理を終了する。
S510において、文書管理サーバ102は、操作履歴情報をもとに、S507で設定した格納先候補フォルダを操作履歴情報に含まれる操作先フォルダ情報のフォルダに変更する。即ち、文書管理サーバ102は、操作履歴情報に基づいて、S507で設定したFAX送信済み文書のインデックスとしての格納先候補フォルダの中からユーザが以前に選択した格納先候補フォルダを格納先のフォルダと決定する。
In step S508, the
In S510, the
S511において、文書管理サーバ102は、一時領域フォルダに格納されたFAX送信済み文書を格納先のフォルダに移動する。
S512において、文書管理サーバ102は、S511で一時領域フォルダから格納先のフォルダにFAX送信済み文書を移動した場合、移動した先のフォルダを振り分け条件情報に反映させる。これは、次回以降、モバイル端末105からの同じFAX番号の送信済み文書がある場合、S507〜S512の処理を省略するためである。
例えば、本フローチャートでは、振り分け条件情報と操作履歴情報とを使用して格納先候補フォルダ「B社/FAX送信済み」、「X社/FAX送信済」をFAX送信済み文書のインデックスに設定する。そして、ユーザがインデックスの何れかの格納先候補フォルダ、例えばフォルダ「B社/FAX送信済み」を選択した際に、一時領域フォルダに格納したFAX送信済み文書をフォルダ「B社/FAX送信済み」に移動する。
In step S <b> 511, the
In S512, when the FAX transmission document is moved from the temporary area folder to the storage destination folder in S511, the
For example, in this flowchart, the storage condition candidate folders “Company B / FAX transmission” and “Company X / FAX transmission” are set as indexes of FAX transmission documents using the distribution condition information and the operation history information. Then, when the user selects one of the storage destination candidate folders of the index, for example, the folder “Company B / FAX transmitted”, the FAX transmitted document stored in the temporary area folder is stored in the folder “Company B / FAX transmitted”. Move to.
この場合、文書管理サーバ102は、次回からは振り分け条件情報のみを使用して格納先のフォルダを決定できるように、図19に示すように振り分け条件情報を追加する。また、その際、文書管理サーバ102は、モバイル端末105から取得した文書のみに適用できるように、モバイル端末105から送信された文書の場合に使用する条件かどうかを示すフラグを振り分け条件情報に追加する。
上述した構成によれば、次回、モバイル端末105からFAX送信済み文書を取得する際に、振り分け条件情報の類似番号であったとしても類似番号として扱うことなく、適切なフォルダにFAX送信済み文書を格納することが可能となる。
In this case, the
According to the configuration described above, the next time a FAX transmitted document is acquired from the
<その他の実施形態>
上述した実施形態の構成において、モバイル端末の処理の一部を、文書管理サーバ、クライアントPC、画像形成装置等のその他の装置で行う構成としてもよい。また、上述した実施形態の構成は、適宜組み合わせて採用することができる。
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(又はCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
<Other embodiments>
In the configuration of the above-described embodiment, a part of the processing of the mobile terminal may be performed by another device such as a document management server, a client PC, or an image forming apparatus. Further, the configurations of the above-described embodiments can be adopted in combination as appropriate.
The present invention can also be realized by executing the following processing. That is, software (program) that realizes the functions of the above-described embodiments is supplied to a system or apparatus via a network or various storage media, and a computer (or CPU, MPU, etc.) of the system or apparatus reads the program. It is a process to be executed.
上述した実施形態の構成によれば、ファクシミリ送信した情報をより適切に管理することができる。 According to the configuration of the above-described embodiment, information transmitted by facsimile can be managed more appropriately.
以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。 The preferred embodiments of the present invention have been described in detail above, but the present invention is not limited to such specific embodiments, and various modifications can be made within the scope of the gist of the present invention described in the claims.・ Change is possible.
Claims (16)
前記情報管理装置は、
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納し、
前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する格納手段を有することを特徴とする情報管理システム。 Information management device having a storage device for storing terminal device, association information in which region information indicating a region for storing content information facsimile-transmitted by the terminal device is associated with identification information for identifying the facsimile transmission An information management system comprising:
The information management device includes:
The content information transmitted by facsimile transmitted from the terminal device and the identification information of the facsimile transmission are received, and the correspondence associated with the identification information is based on the correspondence information stored in the storage device. It is determined whether there is information, and if it is determined, the content information is stored in the area information area of the association information determined to be present,
It is determined whether or not history information indicating that the content information stored in the area has been moved to another area is stored in the storage device. An information management system comprising storage means for storing the content information in the other area.
前記記憶装置に記憶されている対応付情報をもとに、前記識別情報の一部の情報が異なる識別情報の対応付情報が前記記憶装置にあると判断した場合、前記内容情報を規定の領域に格納し、
前記規定の領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納することを特徴とする請求項1記載の情報管理システム。 The storage means includes
Based on the association information stored in the storage device, when it is determined that there is correspondence information of identification information in which some information of the identification information is different, the content information is stored in a specified area. Stored in
It is determined whether or not history information indicating that the content information stored in the specified area has been moved to another area is stored in the storage device. The information management system according to claim 1, wherein the content information is stored in the other area.
電子メールの送受信および管理を行うソフトウェアを用いてファクシミリ送信し、
前記ソフトウェアで管理される領域に格納されているファクシミリ送信した内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を、専用の領域にうつす処理を行う処理手段を更に有することを特徴とする請求項1乃至4の何れか1項記載の情報管理システム。 The terminal device
Facsimile transmission using software for sending / receiving and managing e-mail,
5. The information processing apparatus according to claim 1, further comprising processing means for performing processing for transferring contents information transmitted by facsimile stored in an area managed by the software and identification information of the facsimile transmission to a dedicated area. The information management system according to any one of the above.
前記記憶装置に記憶されている対応付情報の識別情報を前記情報管理装置から受信する受信手段と、
ファクシミリ送信した内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報のうち、前記受信手段で受信された識別情報に対応する内容情報、及び識別情報を特定する特定手段と、を更に有することを特徴とする請求項1乃至5の何れか1項記載の情報管理システム。 The terminal device
Receiving means for receiving identification information of the association information stored in the storage device from the information management device;
The content information corresponding to the identification information received by the receiving means among the content information transmitted by facsimile and the identification information of the facsimile transmission, and a specifying means for specifying the identification information are further included. Item 6. The information management system according to any one of Items 1 to 5.
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納し、
前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する格納手段を有することを特徴とする情報管理装置。 An information management apparatus having a storage device for storing association information in which area information indicating an area for storing content information transmitted by facsimile in a terminal apparatus is associated with identification information for identifying the facsimile transmission,
The content information transmitted by facsimile transmitted from the terminal device and the identification information of the facsimile transmission are received, and the correspondence associated with the identification information is based on the correspondence information stored in the storage device. It is determined whether there is information, and if it is determined, the content information is stored in the area information area of the association information determined to be present,
It is determined whether or not history information indicating that the content information stored in the area has been moved to another area is stored in the storage device. An information management apparatus comprising storage means for storing the content information in the other area.
前記情報管理装置が、前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する工程と、
前記情報管理装置が、前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する工程と、を有することを特徴とする情報管理方法。 Information management device having a storage device for storing terminal device, association information in which region information indicating a region for storing content information facsimile-transmitted by the terminal device is associated with identification information for identifying the facsimile transmission An information management method in an information management system comprising:
The information management device receives the content information transmitted by facsimile transmitted from the terminal device and the identification information of the facsimile transmission, and uses the identification information stored in the storage device as the identification information. Determining whether or not there is associated association information; and, if it is determined to be present, storing the content information in an area of the area information of the association information determined to be;
The information management device determines whether or not history information indicating that the content information stored in the area has been moved to another area is stored in the storage device, and determines that it is stored And storing the received content information in the other area.
受信手段が、前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信する工程と、
格納手段が、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する工程と、
前記格納手段が、前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する工程と、を有することを特徴とする情報管理方法。 An information management method in an information management apparatus having a storage device that stores association information in which area information indicating an area for storing content information transmitted by facsimile by a terminal device is associated with identification information for identifying the facsimile transmission There,
Receiving the facsimile transmitted content information transmitted from the terminal device and the identification information of the facsimile transmission;
Based on the association information stored in the storage device, the storage unit determines whether or not there is association information associated with the identification information. Storing the content information in the area of the area information of the additional information;
When the storage means determines whether or not history information indicating that the content information stored in the area has been moved to another area is stored in the storage device, and determines that it is stored Storing the received content information in the other area.
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納し、
前記領域に格納されている内容情報が他の領域へ移動されたことを示す履歴情報が前記記憶装置に記憶されているか否かを判断し、記憶されていると判断した場合、前記受信された前記内容情報を前記他の領域に格納する格納手段として機能させるプログラム。 A computer having a storage device for storing association information in which area information indicating an area for storing content information transmitted by facsimile in a terminal device is associated with identification information for identifying the facsimile transmission;
The content information transmitted by facsimile transmitted from the terminal device and the identification information of the facsimile transmission are received, and the correspondence associated with the identification information is based on the correspondence information stored in the storage device. It is determined whether there is information, and if it is determined, the content information is stored in the area information area of the association information determined to be present,
It is determined whether or not history information indicating that the content information stored in the area has been moved to another area is stored in the storage device. A program for causing the content information to function as storage means for storing in the other area.
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する格納手段を有することを特徴とする情報管理装置。 An information management apparatus having a storage device for storing association information in which area information indicating an area for storing content information transmitted by facsimile in a terminal apparatus is associated with identification information for identifying the facsimile transmission,
The content information transmitted by facsimile transmitted from the terminal device and the identification information of the facsimile transmission are received, and the correspondence associated with the identification information is based on the correspondence information stored in the storage device. An information management apparatus comprising: storage means for determining whether or not there is information, and storing the content information in an area of area information of association information determined to be present when it is determined.
前記抽出手段により抽出されたファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を前記サーバに送信する送信手段とを有し、
前記サーバは受信したファクシミリ送信文書を受信したファクシミリ番号に対応する記憶領域に格納することを特徴とする端末装置。 Extraction means for extracting a facsimile number and facsimile transmission document transmitted by facsimile based on the facsimile number of the distribution condition set in the server;
A facsimile number extracted by the extraction means and a transmission means for transmitting a facsimile transmission document to the server;
The server stores the received facsimile transmission document in a storage area corresponding to the received facsimile number.
受信手段が、前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信する工程と、
格納手段が、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する工程と、を有することを特徴とする情報管理方法。 An information management method in an information management apparatus having a storage device that stores association information in which area information indicating an area for storing content information transmitted by facsimile by a terminal device is associated with identification information for identifying the facsimile transmission There,
Receiving the facsimile transmitted content information transmitted from the terminal device and the identification information of the facsimile transmission;
Based on the association information stored in the storage device, the storage unit determines whether or not there is association information associated with the identification information. Storing the content information in the area information area of the additional information.
送信手段が、前記抽出手段により抽出されたファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を前記サーバに送信する工程とを有する情報管理方法であって、
前記サーバは受信したファクシミリ送信文書を受信したファクシミリ番号に対応する記憶領域に格納することを特徴とする情報管理方法。 An extracting means for extracting a facsimile number and facsimile transmission document transmitted by facsimile based on a facsimile number of a sorting condition set in the server;
A transmitting means comprising: a step of transmitting a facsimile number extracted by the extracting means and a facsimile transmission document to the server;
The server stores the received facsimile transmission document in a storage area corresponding to the received facsimile number.
前記端末装置より送信されるファクシミリ送信された内容情報、及び前記ファクシミリ送信の識別情報を受信し、前記記憶装置に記憶さている対応付情報をもとに、前記識別情報に対応付けられた対応付情報があるか否かを判断し、あると判断した場合、あると判断した対応付情報の領域情報の領域に前記内容情報を格納する格納手段として機能させるプログラム。 A computer having a storage device for storing association information in which area information indicating an area for storing content information transmitted by facsimile in a terminal device is associated with identification information for identifying the facsimile transmission;
The content information transmitted by facsimile transmitted from the terminal device and the identification information of the facsimile transmission are received, and the correspondence associated with the identification information is based on the correspondence information stored in the storage device. A program for determining whether or not there is information, and when determining that there is information, a program that functions as a storage unit that stores the content information in the area of the area information of the association information determined to be present.
サーバに設定された振り分け条件のファクシミリ番号を基にファクシミリ送信したファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段により抽出されたファクシミリ番号とファクシミリ送信文書を前記サーバに送信する送信手段として機能させるプログラムであって、
前記サーバは受信したファクシミリ送信文書を受信したファクシミリ番号に対応する記憶領域に格納することを特徴とするプログラム。 Computer
Extraction means for extracting a facsimile number and facsimile transmission document transmitted by facsimile based on the facsimile number of the distribution condition set in the server;
A program for causing a facsimile number extracted by the extraction means and a facsimile transmission document to function as a transmission means for transmitting to the server,
The server stores the received facsimile transmission document in a storage area corresponding to the received facsimile number.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP2012037655A JP2013174949A (en) | 2012-02-23 | 2012-02-23 | Information management system, information management device and information management method |
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