JP2013168099A - 対象業務負荷評価システム - Google Patents

Abstract

【課題】 従業員に掛かる全ての対象業務による負荷を精度良く表現することで、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を効果的に促進させることを可能にする対象業務負荷評価システムを提供する。
【解決手段】 対象業務負荷評価システム１は、対象業務遂行時間算出用データＤ１〜Ｄ４を記録するデータベース１０と、データベース１０に記録されている対象業務遂行時間算出用データＤ１〜Ｄ４に対してソフトウエアを用いた演算処理を行いそれぞれの従業員に掛かる全ての対象業務による負荷を表現する対象業務負荷指数を求める演算部２０と、を備える。演算部２０は、データベース１０に記録されている対象業務遂行時間算出用データＤ１〜Ｄ４を用いて、それぞれの従業員について合計対象業務遂行時間を求め、合計対象業務遂行時間それぞれの従業員の対象業務負荷指数を、それぞれの従業員について求めたに対応した値とする。
【選択図】 図１

Description

本発明は、従業員に掛かる対象業務による負荷を評価する対象業務負荷評価システムに関する。

従業員が効率良く業務を遂行するためには、従業員に掛かる対象業務（全ての業務の中で対象となる一部または全部の業務、以下同じ）による負荷が均等であるほど、好ましい。さらに、このような労働環境を実現することができれば、従業員の不公平感が低減されるため、従業員間の無用な争いが少なくなる。

上記のような労働環境の実現を支援するシステムが、特許文献１で提案されている。このシステムは、対象業務が行われる部屋（従業員が病院に勤務する看護師の場合、患者がいる病室）に設置したセンサを用いて、当該部屋における従業員の訪室時間を検出し、当該部屋に対して設定されている業務指標（看護や介護の必要度）を基準として、当該訪室時間から対象業務に関連すると思われる時間を抽出することで、従業員に掛かる対象業務による負荷を推定する。さらに、このシステムは、対象業務による負荷の少ない従業員を抽出して新たな対象業務に割り当てることで、従業員に掛かる対象業務による負荷の平準化を促す。

特開２０１１−９０４９８号公報

しかしながら、特許文献１で提案されているシステムは、対象業務に要した時間か否かが不明である訪室時間と、その判断基準である業務指標とに基づいて、従業員に掛かる対象業務による負荷を推定する。そのため、実際に従業員に掛かる対象業務による負荷と、システムが推定した当該従業員に掛かる対象業務による負荷とが著しく乖離する可能性があり、従業員に掛かる対象業務による負荷の平準化が、効果的に促進されない可能性がある。

そこで、本発明は、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷を精度良く表現することで、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を効果的に促進させることを可能にする対象業務負荷評価システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明は、複数の従業員のそれぞれに掛かる、全ての対象業務による負荷を、コンピュータの演算処理を用いて求める対象業務負荷評価システムであって、それぞれの前記従業員がそれぞれの前記対象業務の遂行に要した時間である対象業務遂行時間を示すデータである、対象業務遂行時間算出用データを、記録するデータベースと、前記データベースに記録されている前記対象業務遂行時間算出用データに対して、ソフトウエアを用いた演算処理を行い、それぞれの前記従業員に掛かる全ての前記対象業務による負荷を表現する対象業務負荷指数を求める演算部と、を備え、前記演算部は、前記データベースに記録されている前記対象業務遂行時間算出用データを用いて、それぞれの前記従業員について、前記対象業務負荷指数を求める対象の期間である対象期間中に前記従業員が全ての前記対象業務の遂行に要した時間の合計である合計対象業務遂行時間を求めるとともに、それぞれの前記従業員の前記合計対象業務遂行時間を用いて、それぞれの前記従業員の前記対象業務負荷指数を求めることを特徴とする対象業務負荷評価システムを提供する。

この対象業務負荷評価システムによれば、データベースが、対象業務遂行時間を示す対象業務遂行時間算出用データを記録するとともに、演算部が、対象業務遂行時間算出用データを用いて合計対象業務遂行時間を求め、さらに合計対象業務遂行時間を用いて対象業務負荷指数を求める。これにより、演算部が求める対象業務負荷指数が、従業員が実際に対象業務の遂行に要した時間である対象業務遂行時間を用いて求められることになるため、対象業務負荷指数を、実際に従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の大きさを精度良く表現したものとすることが可能になる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、前記データベースが記録する前記対象業務遂行時間算出用データが、それぞれの前記従業員が作成する電子ファイルの作成履歴と、それぞれの前記従業員が使用する電子機器の使用履歴と、それぞれの前記従業員の前記対象業務のスケジュールと、のうちの少なくともいずれか１つに基づいて作成されたものであると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、データベースに記録される対象業務遂行時間算出用データを、従業員が対象業務を遂行するために実際に要した時間を示すデータとすることができる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、前記対象業務の一種である特定対象業務について、前記演算部は、前記データベースに記録されている前記対象業務遂行時間算出用データを用いて、過去の所定の期間におけるそれぞれの前記従業員の前記特定対象業務の前記対象業務遂行時間を求めるとともに、求めたそれぞれの前記従業員の前記特定対象業務の前記対象業務遂行時間を平均化することで、前記特定対象業務の平均対象業務遂行時間を求め、前記演算部は、前記特定対象業務の前記平均対象業務遂行時間と、前記データベースに記録されている前記対象業務遂行時間算出用データを用いて求められる前記従業員が前記対象期間中に前記特定対象業務を遂行した回数と、を乗算して得られる時間を、前記対象期間中に前記従業員が前記特定対象業務の遂行に要した合計の時間とみなして、それぞれの前記従業員の前記合計対象業務遂行時間を求めると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、特定対象業務を短時間で遂行する従業員に掛かる当該特定対象業務による負荷と、特定対象業務を長時間で遂行する従業員に掛かる当該特定対象業務による負荷と、が等しくなるように評価することができる。そのため、特定対象業務を短時間で遂行する従業員の不公平感を、低減することが可能になる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、それぞれの前記従業員の前記対象業務負荷指数が、前記従業員の前記合計対象業務遂行時間と当該従業員の属性とから一義的に求められるようにすると、好ましい。
特に、前記データベースが、それぞれの前記従業員に対して設定された係数である職責係数を示すデータである、職責係数データを記録し、前記演算部は、前記従業員の前記合計対象業務遂行時間と、前記データベースに記録されている前記職責係数データを用いて求められる、前記従業員の前記職責係数と、を乗算して得られる値を、前記従業員の前記対象業務負荷指数とすると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、例えば基本給などのそれぞれの従業員の属性を、対象業務負荷指数に反映させることができる。そのため、それぞれの従業員の属性を加味した上で、それぞれの従業員に掛かる全ての対象業務による負荷を評価することが可能になる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、前記データベースが、それぞれの前記従業員が属する組織を示すデータである、従業員配属先データを記録し、前記演算部が、前記データベースに記録されている前記従業員配属先データを参照することで、前記従業員のそれぞれが属する前記組織を把握して、前記従業員の前記対象業務負荷指数の前記組織内におけるばらつきを低減するための平準化方法を策定すると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、組織内の従業員のそれぞれに掛かる全ての対象業務による負荷を、平準化することが可能になる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、少なくとも１人の前記従業員が属する組織が複数存在し、前記データベースが、それぞれの前記従業員が属する前記組織を示すデータである、従業員配属先データを記録し、前記演算部が、前記データベースに記録されている前記従業員配属先データを参照することで、前記従業員のそれぞれが属する前記組織を把握して、前記従業員の前記対象業務負荷指数の合計値または平均値の前記組織間におけるばらつきを低減するための平準化方法を策定すると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、組織に属する従業員の全体に掛かる全ての対象業務による負荷を、組織間で平準化することが可能になる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、情報を出力する出力部を、さらに備え、前記演算部が、前記出力部を制御することで、前記平準化方法の内容を出力すると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、例えば従業員の人事権を有する者や、それぞれの従業員に対して、演算部が策定した平準化方法が提案される。そのため、従業員の人事権を有する者やそれぞれの従業員が、提案された平準化方法を参考にして、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を図ることが可能になる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、情報を出力する出力部を、さらに備え、前記演算部が、前記平準化方法に従って前記出力部を制御することで、前記対象業務の遂行を前記従業員に対して指示すると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、演算部が策定した平準化方法に従って、従業員に対して対象業務の遂行を指示することが可能になる。そのため、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を、確実に促進することが可能になる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、前記従業員が使用する電子機器の動作を制御する電子機器制御部を、さらに備え、前記演算部が、前記平準化方法に従って前記電子機器制御部を制御して前記電子機器を動作させることで、前記従業員に対して前記対象業務を割り当てると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、演算部が策定した平準化方法に従って、従業員に対して対象業務の遂行を直接的に割り当てることが可能になる。そのため、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を、直接的に行うことが可能になる。

さらに、上記特徴の対象業務負荷評価システムは、前記演算部が、それぞれの前記従業員の前記対象業務負荷指数を、長さが異なる複数の前記対象期間に対してそれぞれ求めるとともに、それぞれの前記対象期間に対して前記平準化方法をそれぞれ求めると、好ましい。

この対象業務負荷評価システムによれば、長さが異なる複数の対象期間に対して、それぞれに対応した平準化方法を策定することができる。そのため、それぞれの従業員に掛かる全ての対象業務による負荷を、様々な観点から平準化することが可能になる。

上記特徴の対象業務負荷評価システムによれば、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の大きさを、対象業務遂行時間から求めた対象業務負荷指数によって、精度良く表現することが可能になる。そのため、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を、効果的に促進させることが可能になる。

本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムの全体構成例について示すブロック図。 本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムの全体動作例について示すフローチャート。 組織の具体例について示す概略図。 本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムによる平準化方法の策定方法の第１例について示すフローチャート。 本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムによる平準化方法の策定方法の第２例について示すフローチャート。 本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムによる平準化方法の策定方法の第３例について示すフローチャート。

＜＜対象負荷評価システムの全体構成及び全体動作＞＞
以下、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムについて、図面を参照して説明する。なお、以下では説明の具体化のため、「従業員」が、創造的ではない業務（即ち、雑務）と創造的な業務との双方を行う者であり、かつ、同様の業務を行っていたり同様の業務形態を採っていたりするためにスムーズに異動することができる者である場合を想定する。そして、対象業務負荷評価システムが、従業員の創造的ではない業務（雑務）を「対象業務」とするとともに、それぞれの従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を促すことで、それぞれの従業員に対して創造的な業務を行う時間が公平に与えられるようにするために利用される場合を想定する。

最初に、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムの全体構成例について、図１を参照して説明する。図１は、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムの全体構成例について示すブロック図である。

図１に示すように、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システム１は、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷をコンピュータの演算処理を用いて求めるものであり、所定のデータを記録するデータベース１０と、データベース１０に記録されているデータに対してソフトウエアを用いた演算処理を行う演算部２０と、演算部２０による演算結果を一時的に記憶するメモリ２１と、演算部２０によって制御されて画像を表示する表示装置２２と、データの演算及び記録が可能なパソコンなどから成り従業員に使用されるコンピュータ端末３０１〜３０ｎ（ｎは自然数）と、コンピュータ端末３０１〜３０ｎに制御されて画像を表示する表示装置３１１〜３１ｎと、それぞれの従業員に使用される電話機（電子機器に相当）４０１〜４０ｍ（ｍは自然数）と、電話機４０１〜４０ｍと電話回線ＴＬとの接続を制御する電話機制御部（電子機器制御部に相当）４１と、を備える。

データベース１０、演算部２０、コンピュータ端末３０１〜３０ｎ及び電話機制御部４１は、例えばＬＡＮ（Local Area Network）から成る通信回線ＣＬを介して接続されている。そのため、例えば演算部２０は、通信回線ＣＬを介して、データベース１０に記録されているデータを取得したり、データベース１０にデータを与えて記録させたり、コンピュータ端末３０１〜３０ｍや電話機制御部４１に指示を与えてこれらを制御したりすることが可能である。また、コンピュータ端末３０１〜３０ｎや電話機制御部４１は、通信回線ＣＬを介して、データベース１０にデータを与えて記録させることが可能である。

データベース１０は、例えば、従業員がコンピュータ端末３０１〜３０ｍを使用して作成した電子資料ファイル（例えば、文書ファイル、表計算ファイル、プレゼンテーションファイルなどの電子ファイル）の作成履歴（例えば、操作ログ）を示すデータである電子資料ファイル作成履歴データＤ１と、従業員がコンピュータ端末３０１〜３０ｍを使用して作成したメールファイル（電子ファイルの一種）の作成履歴（例えば、操作ログ）を示すデータであるメールファイル作成履歴データＤ２と、電話機４０１〜４０ｍの通話履歴を示すデータである電話通話履歴データＤ３と、従業員の対象業務のスケジュールを示すデータであるスケジュールデータＤ４と、職責係数（詳細は後述）を示すデータである職責係数データＤ５と、従業員が属する組織（会社、グループ、チームなど、詳細は後述）を示すデータである従業員配属先データＤ６と、を記録する。

例えば、電子資料ファイル作成履歴データＤ１は、コンピュータ端末３０１〜３０ｍの内部または外部（例えば、演算部２０）で、電子資料ファイルの作成履歴（例えば、作成開始時刻、保存時刻、修正開始時刻、最終保存時刻、作成者など）を収集するソフトウエアを実行することによって作成され、通信回線ＣＬを介してデータベース１０内に記録される。

また例えば、メールファイル作成履歴データＤ２は、コンピュータ端末３０１〜３０ｍの内部または外部（例えば、演算部２０）で、メールファイルの作成履歴（例えば、作成開始時刻、保存時刻、修正開始時刻、送信時刻、作成者など）を収集するソフトウエアを実行することによって作成され、通信回線ＣＬを介してデータベース１０内に記録される。なお、創造的ではない対象業務（雑務）の平準化を図るという観点から、メールファイル作成履歴データＤ２を、返信用のメールファイルの操作ログを示すデータに限定（自らが起点となって送信するメールを除外）してもよい。

また例えば、電話通話履歴データＤ３は、電話機制御部４１または電話機４０１〜４０ｍが、電話機４０１〜４０ｍの通話履歴（例えば、送話開始時刻、送話終了時刻、受話開始時刻、受話終了時刻、通話者など）を記憶することで作成され、通信回線ＣＬを介してデータベース１０に記録される。なお、電話機４０１〜４０ｍが電話通話履歴データＤ３を作成する場合、電話機４０１〜４０ｍは、直接的に通信回線ＣＬと接続するか電話機制御部４１を介して間接的に通信回線ＣＬに接続することで、データベース１０に通話履歴データＤ３を与える。

また例えば、スケジュールデータＤ４は、従業員がコンピュータ端末３０１〜３０ｍを使用して、従業員のスケジュール（例えば、会議の日時、参加者など）を入力することで作成され、通信回線ＣＬを介してデータベース１０に記録される。なお、それぞれの従業員が個別的にスケジュールデータＤ４を作成してもよいし、特定の従業員が一括的にスケジュールデータＤ４を作成してもよい。

また例えば、職責係数データＤ５は、従業員がコンピュータ端末３０１〜３０ｍを使用して、職責係数または職責係数を算出するための情報（例えば、それぞれの従業員の基本給の情報）を入力することで作成され、通信回線ＣＬを介してデータベース１０に記録される。なお、それぞれの従業員が個別的に職責係数データＤ５を作成してもよいし、特定の従業員が一括的に職責係数データＤ５を作成してもよい。

また例えば、従業員配属先データＤ６は、従業員がコンピュータ端末３０１〜３０ｍを使用して従業員が属する組織を入力することで作成され、通信回線ＣＬを介してデータベース１０に記録される。なお、それぞれの従業員が個別的に従業員配属先データＤ６を作成してもよいし、特定の従業員が一括的に従業員配属先データＤ６を作成してもよい。

電子資料ファイル作成履歴データＤ１、メールファイル作成履歴データＤ２、電話通話履歴データＤ３、スケジュールデータＤ４は、それぞれの従業員がそれぞれの対象業務の遂行に要した時間である対象業務遂行時間を示すデータ（対象業務遂行時間算出用データ）である。また、これらのデータＤ１〜Ｄ４は、従業員が対象業務を遂行するために実際に要した時間を示すデータである。

なお、図１において、電話回線ＴＬ及び通信回線ＣＬを有線のように示しているが、電話回線ＴＬ及び通信回線ＣＬは有線に限られるものではなく、無線であってもよい。

次に、図１及び図２を参照して、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システム１の動作例について説明する。図２は、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムの全体動作例について示すフローチャートである。

図２に示すように、対象業務負荷評価システム１は、まず演算部２０が、特定対象業務の平均対象業務遂行時間を算出する（ステップ＃１）。特定対象業務とは、対象業務を遂行する従業員の個々の能力に応じて、遂行に要する時間である対象業務遂行時間が左右され得る対象業務である。具体的に例えば、電子資料ファイル作成、メールファイル作成、電話通話などが、特定対象業務に該当し得る。また、平均対象業務遂行時間は、ある特定対象業務を遂行するために、それぞれの従業員が要した対象業務遂行時間を、平均化したものである。

演算部２０は、データベース１０に記録されている電子資料ファイル作成履歴データＤ１を用いて、過去の所定の期間（例えば、後述する対象期間と同じ期間としてもよい、以下同じ）において、それぞれの従業員が電子資料ファイル作成のために要した対象業務遂行時間を算出する。具体的に例えば、演算部２０は、電子資料ファイルの作成開始時刻と最終保存時刻との間の時間を、対象業務遂行時間とする。なお、電子資料ファイルが、一旦保存された後に修正され、その後で最終的な保存が行われている場合、保存時刻と修正開始時刻との間の時間（即ち、電子資料ファイルの作成が行われていない時間）については、対象業務遂行時間から除外すると、好ましい。そして、演算部２０は、それぞれの従業員の電子資料ファイル作成の対象業務遂行時間を平均化することで、電子資料ファイル作成の平均対象業務遂行時間Ｘ１を算出する。

同様に、演算部２０は、データベース１０に記録されているメールファイル作成履歴データＤ２を用いて、過去の所定の期間において、それぞれの従業員がメールファイル作成のために要した対象業務遂行時間を算出する。具体的に例えば、演算部２０は、メールファイルの作成開始時刻と送信時刻との間の時間を、対象業務遂行時間とする。なお、メールファイルが、送信前に保存され、修正された後に送信されている場合、保存時刻と修正開始時刻との間の時間（即ち、メールファイルの作成が行われていない時間）については、対象業務遂行時間から除外すると、好ましい。そして、演算部２０は、それぞれの従業員のメールファイル作成の対象業務遂行時間を平均化することで、メールファイル作成の平均対象業務遂行時間Ｘ２を算出する。

同様に、演算部２０は、データベース１０に記録されている電話通話履歴データＤ３を用いて、過去の所定の期間において、それぞれの従業員が電話通話のために要した対象業務遂行時間を算出する。具体的に例えば、演算部２０は、送話開始時刻と送話終了時刻との間の時間と、受話開始時刻と受話終了時刻との間の時間と、のそれぞれを対象業務遂行時間とする。そして、演算部２０は、それぞれの従業員の電話通話の対象業務遂行時間を平均化することで、電話通話の平均対象業務遂行時間Ｘ３を算出する。

次に、演算部２０は、対象期間における、それぞれの従業員の合計対象業務遂行時間Ｚを算出する（ステップ＃２）。対象期間とは、それぞれの従業員の対象業務負荷指数（詳細は後述）を求める対象となる期間であり、例えば１ヶ月間、３ヶ月間、１年間など、任意の期間を設定することができる。また、合計対象業務遂行時間Ｚとは、対象期間中に従業員が全ての対象業務の遂行に要した時間の合計である。

演算部２０は、データベース１０に記録されている対象業務時間算出用データ（電子資料ファイル作成履歴データＤ１、メールファイル作成履歴データＤ２及び電話通話履歴データＤ３）を参照して、対象期間中にある従業員が遂行した特定対象業務の回数（電子資料ファイル作成回数Ｙ１、メールファイル作成回数Ｙ２、電話通話回数（送話回数＋受話回数の合計回数）Ｙ３）を求める。そして、演算部２０は、下記式（１）に示すように、特定対象業務の平均対象業務遂行時間Ｘ１〜Ｘ３と、対象期間中にある従業員が遂行した特定対象業務の回数Ｙ１〜Ｙ３と、を特定対象業務ごとに乗算し、さらにこれらを合計することで、対象期間中にある従業員が特定対象業務の遂行に要した時間の合計Ｚ１を算出する。

Ｘ１×Ｙ１＋Ｘ２×Ｙ２＋Ｘ３×Ｙ３＝Ｚ１ ・・・（１）

このように、対象期間中にある従業員が特定対象業務の遂行に要した時間の合計Ｚ１を算出すると、特定対象業務を短時間で遂行する従業員に掛かる当該特定対象業務による負荷と、特定対象業務を長時間で遂行する従業員に掛かる当該特定対象業務による負荷と、が等しくなるように評価することができる。そのため、特定対象業務を短時間で遂行する従業員の不公平感を、低減することが可能になる。

また、演算部２０は、対象期間中にある従業員が特定対象業務ではない対象業務（非特定対象業務、例えば会議参加）の遂行に要した時間の合計Ｚ２を求める。具体的に例えば、演算部２０は、データベース１０に記録されているスケジュールデータＤ４を用いて、対象期間中にある従業員が参加した会議の時間を求め、さらにこれを合計することで、対象期間中にある従業員が非特定対象業務の遂行に要した時間の合計Ｚ２を算出する。

そして、演算部２０は、下記式（２）に示すように、対象期間中にある従業員が非特定対象業務の遂行に要した時間の合計Ｚ１と、対象期間中にある従業員が特定対象業務の遂行に要した時間の合計Ｚ２と、を合計することで、対象期間中におけるある従業員の合計対象業務遂行時間Ｚを算出する。

Ｚ１＋Ｚ２＝Ｚ ・・・（２）

次に、演算部２０は、下記式（３）に示すように、ステップ＃２で算出した合計対象業務遂行時間Ｚに、データベース１０に記録されている職責係数データＤ５から求められる職責係数Ｒを乗じることで、対象業務負荷指数Ｐを算出する（ステップ＃３）。例えば、職責係数Ｒは、基本給が増大するほど小さくなる値であり、具体的には基本給に反比例する値である。なお、職責係数Ｒを、基本給の逆数としてもよい。

Ｚ×Ｒ＝Ｐ ・・・（３）

このように、対象業務負荷指数Ｐを算出すると、例えば基本給などのそれぞれの従業員の属性を、対象業務負荷指数Ｐに反映させることができる。そのため、それぞれの従業員の属性を加味した上で、それぞれの従業員に掛かる全ての対象業務による負荷を評価することが可能になる。

演算部２０は、上記式（１）〜（３）の演算を、それぞれの従業員について順次行うことで、それぞれの従業員について対象業務負荷指数Ｐを算出する。そして、演算部２０は、データベース１０に記録されている従業員配属先データＤ６を参照することで、それぞれの従業員が属する組織を把握するとともに、算出したそれぞれの従業員の対象業務負荷指数Ｐに基づいて、平準化方法を策定する（ステップ＃４）。

平準化方法とは、従業員の対象業務負荷指数Ｐの組織内におけるばらつきを低減する方法、及び、従業員の対象業務負荷指数Ｐの合計値または平均値の組織間におけるばらつきを低減する方法の、一方または両方である。なお、平準化方法の具体例については後述する。

そして、最後に演算部２０は、ステップ＃４で策定した平準化方法について、その内容を出力したり実行したりする（ステップ＃５）。

例えば、演算部２０は、表示装置２２を制御して平準化方法の内容を表示させたり、コンピュータ端末３０１〜３０ｎを制御して表示装置３１１〜３１ｎに平準化方法の内容を表示させたりすることで、ステップ＃４で策定した平準化方法を出力する。これにより、例えば従業員の人事権を有する者や、それぞれの従業員に対して、演算部２０が策定した平準化方法が提案される。そのため、従業員の人事権を有する者やそれぞれの従業員が、提案された平準化方法を参考にして、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を図ることが可能になる。

また例えば、演算部２０は、現在発生しているまたは今後発生する対象業務を、策定した平準化方法に従ってそれぞれの従業員に対して割り当てることで、ステップ＃４で策定した平準化方法を実行する。なお、演算部２０は、例えばデータベース１０に記録されているスケジュールデータＤ４や従業員配属先データＤ６などを参照することで、対象業務の割り当てに適した従業員を選択すると、好ましい。

具体的に例えば、演算部２０は、コンピュータ端末３０１〜３０ｎを制御することで、対象業務の遂行を指示する旨のメッセージや、対象業務の遂行をしなくてもよい旨のメッセージを、表示装置３１１〜３１ｎに表示させる。これにより、対象業務負荷システム１は、従業員に対して対象業務の遂行を指示することが可能になる。そのため、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を、確実に促進することが可能になる。

また具体的に例えば、演算部２０は、電話機制御部４１を制御することで、受信した電話を、ステップ＃４で策定した平準化方法に従って決定した従業員が使用する電話機４０１〜４０ｎに転送させる。これにより、対象業務負荷評価システム１は、従業員に対して対象業務の遂行を直接的に割り当てることが可能になる。そのため、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を、直接的に行うことが可能になる。

以上のように、本発明の実施形態に掛かる対象業務負荷評価システム１は、データベース１０が、対象業務遂行時間を示す対象業務遂行時間算出用データＤ１〜Ｄ４を記録するとともに、演算部２０が、対象業務遂行時間算出用データＤ１〜Ｄ４を用いて合計対象業務遂行時間Ｚを求め、さらに合計対象業務遂行時間Ｚを用いて対象業務負荷指数Ｐを求める。これにより、演算部２０が求める対象業務負荷指数Ｐが、従業員が実際に対象業務の遂行に要した時間である対象業務遂行時間を用いて求められることになるため、対象業務負荷指数Ｐを、実際に従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の大きさを精度良く表現したものとすることが可能になる。したがって、従業員に掛かる全ての対象業務による負荷の平準化を、効果的に促進させることが可能になる。

なお、図２に示すステップ＃１〜＃５は、全ての従業員を対象としてもよいし、その一部または全部が特定の組織に属する従業員のみを対象とするものであってもよい。後者の場合、演算部２０が、ステップ＃１またはステップ＃２の直前に、データベース１０に記録されている従業員配属先データＤ６を確認することで、その後のステップではある組織に属する従業員のみが対象となるようにしてもよい。

＜＜平準化方法の策定方法＞＞
次に、本発明の実施形態に掛かる対象業務負荷評価システム１による、平準化方法の策定方法（図２のステップ＃４）の具体例について、以下図面を参照して説明する。最初に、以下の平準化方法の策定方法の具体例の説明において前提とする、従業員が属する組織の具体例について、図面を参照して説明する。図３は、組織の具体例について示す概略図である。

図３に示すように、それぞれの従業員は、グループＧ１１〜Ｇ１ａ、Ｇ２１〜Ｇ２ｂ、〜、Ｇｒ１〜Ｇｒｃ（ａ，ｂ，ｃ，ｒのそれぞれは２以上の自然数）のいずれかに属しているものとする。また、それぞれのグループＧ１１〜Ｇ１ａ、Ｇ２１〜Ｇ２ｂ、〜、Ｇｒ１〜Ｇｒｃは、いずれかのチームＴ１〜Ｔｒに属しているものとする。具体的に、グループＧ１１〜Ｇ１ａはチームＴ１に属し、グループＧ２１〜Ｇ２ｂはチームＴ２に属し、グループＧｒ１〜ＧｒｃはチームＴｒに属しているものとする。そして、それぞれのチームＴ１，Ｔ２〜Ｔｒが、一つの会社Ｃ１に属しているものとする。

＜第１例＞
本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システム１による平準化方法の策定方法の第１例について、図４を参照して説明する。図４は、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムによる平準化方法の策定方法の第１例について示すフローチャートである。なお、平準化方法の策定方法の第１例は、対象期間を１ヶ月間などの短い期間とした場合に好適なものである。

図４に示すように、平準化方法の策定方法の第１例では、まず、演算部２０が、データベース１０に記録されている従業員配属先データＤ６を確認することで、それぞれの従業員の配属先（特に、グループ）を確認する（ステップ＃４１０）。次に、演算部２０は、あるグループに属するそれぞれの従業員の対象業務負荷指数Ｐを、確認する（ステップ＃４１１）。

そして、演算部２０は、あるグループに属する対象業務負荷指数Ｐが大きい従業員の対象業務を、あるグループに属する対象業務負荷指数Ｐが小さい従業員に割り当てる旨の平準化方法を策定する（ステップ＃４１２）。

具体的に例えば、演算部２０は、今後行われる会議の中で参加人数が多いものについては、対象業務負荷指数Ｐが大きい従業員の参加を免除させる旨の平準化方法を策定する。また例えば、演算部２０は、今後行われる会議において、対象業務負荷指数Ｐが小さい従業員が電子資料ファイルを作成する旨の平準化方法を策定する。なお、演算部２０は、データベース１０に記録されているスケジュールデータＤ４を参照することで、今後行われる会議やその参加者を把握することができる。

また例えば、演算部２０は、今後電話を受信したときに、発信者と関連がある従業員（例えば、発信者が会社Ｃ１に属する従業員である場合、過去に発信者と同じ会議に参加していた従業員、同じグループに属している）の中で、対象業務負荷指数Ｐが小さい従業員が使用する電話機４０１〜４０ｎに転送する旨の平準化方法を策定する。なお、演算部２０は、データベース１０に記録されているスケジュールデータＤ４を参照することで、従業員が過去に参加した会議を把握することができるし、データベース１０に記録されている配属先データＤ６を参照することで、従業員が属しているグループを把握することができる。

また例えば、演算部２０は、今後宛先が連名となっているメールを受信したときに、対象業務負荷指数Ｐが小さい従業員に当該メールに対して返信させる旨の平準化方法を策定する。なお、演算部２０は、通信回線ＣＬを介してメールサーバ（例えば、コンピュータ端末３０１〜３０ｎの一つ）と通信することで、受信したメールを把握することができる。

平準化方法の策定方法の第１例では、演算部２０が、従業員の対象業務負荷指数のグループ内におけるばらつきを低減するための平準化方法を策定する。そのため、グループに属する従業員のそれぞれに掛かる全ての対象業務による負荷を、平準化することが可能になる。

＜第２例＞
本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システム１による平準化方法の策定方法の第２例について、図５を参照して説明する。図５は、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムによる平準化方法の策定方法の第２例について示すフローチャートである。なお、平準化方法の策定方法の第２例は、対象期間を３ヶ月間などの中程度の期間とした場合に好適なものである。

図５に示すように、平準化方法の策定方法の第２例では、まず、演算部２０が、データベース１０に記録されている従業員配属先データＤ６を確認することで、それぞれの従業員の配属先（特に、チーム及びグループ）を確認する（ステップ＃４２０）。

次に、演算部２０は、あるチームにおけるチーム平均対象業務負荷指数ＰＴＡと、あるチームに属するそれぞれのグループにおけるグループ平均対象業務負荷指数ＰＧＡと、をそれぞれ算出する（ステップ＃４２１）。ここで、チーム平均対象業務負荷指数ＰＴＡとは、チームに属する従業員の対象業務負荷指数Ｐを平均化したものである。また、グループ平均対象業務負荷指数ＰＧＡとは、グループに属する従業員の対象業務負荷指数Ｐを平均化したものである。

次に、演算部２０は、下記式（４）に示すように、あるチームに属するグループの中で最大となるグループ平均対象業務負荷指数ＰＧＡ_ＭＡＸから、チーム平均対象業務負荷指数ＰＴＡを減算することで、グループ間負荷偏り評価値Ｖを算出する（ステップ＃４２２）。

ＰＧＡ_ＭＡＸ−ＰＴＡ＝Ｖ ・・・（４）

そして、演算部２０は、グループ間負荷偏り評価値Ｖが、所定の閾値よりも大きいか否かを確認する（ステップ＃４２３）。この所定の閾値として、例えば、グループの対象期間における可能残業時間をグループの対象期間における通常の業務時間で割って得られる値を、採用してもよい。

グループ間負荷偏り評価値Ｖが閾値よりも大きい場合（ステップ＃４２３、ＹＥＳ）、演算部２０は、グループ平均対象業務負荷指数ＰＧＡ_ＭＡＸのグループに、あるチームに属しており対象業務負荷指数Ｐが最小となる従業員を異動させる旨の平準化方法を策定する（ステップ＃４２４）。なお、このとき異動させる従業員を、グループ平均対象業務負荷指数ＰＧＡ_ＭＡＸのグループに属していない従業員の中から選択すると、好ましい。

演算部２０は、上記の異動が実際に行われた後（または、上記の異動が行われたと仮定して）、再度ステップ＃４２０〜＃４２３を実行し、さらに従業員の異動を行う必要があるか否かを検討すると、好ましい。

一方、グループ間負荷偏り評価値Ｖが閾値以下である場合（ステップ＃４２３、ＮＯ）、演算部２０は、従業員の異動が不要である旨の平準化方法を策定する（ステップ＃４２５）。

平準化方法の策定方法の第２例では、演算部２０が、従業員の対象業務負荷指数Ｐの平均値のグループ間におけるばらつきを低減するための平準化方法を策定する。そのため、グループに属する従業員の全体に掛かる全ての対象業務による負荷を、グループ間で平準化することが可能になる。

＜第３例＞
本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システム１による平準化方法の策定方法の第３例について、図６を参照して説明する。図６は、本発明の実施形態に係る対象業務負荷評価システムによる平準化方法の策定方法の第３例について示すフローチャートである。なお、平準化方法の策定方法の第３例は、対象期間を１年間などの長い期間とした場合に好適なものである。

図６に示すように、平準化方法の策定方法の第３例では、まず、演算部２０が、データベース１０に記録されている従業員配属先データＤ６を確認することで、それぞれの従業員の配属先（特に、チーム）を確認する（ステップ＃４３０）。

次に、演算部２０は、それぞれのチームにおけるチーム合計対象業務負荷指数ＰＴＳと、会社における会社平均対象業務負荷指数ＰＣＡと、をそれぞれ算出する（ステップ＃４３１）。ここで、チーム合計対象業務負荷指数ＰＴＳとは、チームに属する従業員の対象業務負荷指数Ｐを合計したものである。また、会社平均対象業務負荷指数ＰＣＡとは、会社に属する従業員の対象業務負荷指数Ｐを平均化したものである。

次に、演算部２０は、下記式（５）に示すように、それぞれのチームのチーム合計対象業務負荷指数ＰＴＳを、会社平均対象業務負荷指数ＰＣＡでそれぞれ除算することで、それぞれのチームの適正人数Ｈを算出する（ステップ＃４３２）。

ＰＴＳ／ＰＣＡ＝Ｈ ・・・（５）

そして、演算部２０は、実際に属する従業員の人数が適正人数Ｈを下回るチーム（以下、適正人数を下回るチームと称する）があるか否かを確認する（ステップ＃４３３）。なお、演算部２０は、ステップ＃４３０で従業員の配属先を確認する際に、それぞれのチームに属する従業員の人数を確認してもよい。

適正人数Ｈを下回るチームが存在する場合（ステップ＃４３３、ＹＥＳ）、演算部２０は、適正人数Ｈを下回るチームに対して、実際に属する従業員の人数が適正人数Ｈを上回るチーム（以下、適正人数Ｈを上回るチームと称する）に属する従業員を異動させる旨の平準化方法を策定する（ステップ＃４３４）。なお、このとき演算部２０が、実際に属する従業員の人数が適正人数Ｈを最も下回るチームに対して、実際に属する従業員の人数が適正人数Ｈを最も上回るチームに属する従業員を異動させる旨の平準化方法を策定してもよい。

演算部２０は、上記の異動が実際に行われた後（または、上記の異動が行われたと仮定して）、再度ステップ＃４３０〜＃４３３を実行し、さらに従業員の異動を行う必要があるか否かを検討すると、好ましい。

一方、適正人数Ｈを下回るチームが存在しない場合（ステップ＃４３３、ＮＯ）、演算部２０は、従業員の異動が不要である旨の平準化方法を策定する（ステップ＃４３５）。

平準化方法の策定方法の第３例では、演算部２０が、従業員の対象業務負荷指数の合計値のチーム間におけるばらつきを低減するための平準化方法を策定する。そのため、チームに属する従業員の全体に掛かる全ての対象業務による負荷を、チーム間で平準化することが可能になる。

＜変形等＞
平準化方法の策定方法の第１例〜第３例は、組み合わせて実行することも可能である。このとき、それぞれの平準化方法の策定方法について、対象期間の長さを異ならせると、それぞれの対象期間の長さに対応した平準化方法を策定することが可能となり、それぞれの従業員に掛かる全ての対象業務による負荷を様々な観点から平準化することが可能になる。

また、送話及び受話を一つの種類の対象業務として扱う場合について例示したが（上記式（１）参照）、送話と受話を別々の種類の対象業務として扱ってもよい。

本発明の対象業務負荷評価システムは、会社等における労働環境を調整するためのシステムとして、好適に利用され得る。

１ ： 対象業務負荷評価システム
１０ ： データベース
２０ ： 演算部
２１ ： メモリ
２２ ： 表示装置（出力部）
３０１〜３０ｎ ： コンピュータ端末
３１１〜３１ｎ ： 表示装置（出力部）
４０１〜４０ｍ ： 電話機（電子機器）
４１ ： 電話機制御部（電子機器制御部）
ＣＬ ： 通信回線
ＴＬ ： 電話回線
Ｄ１ ： 電子資料ファイル作成履歴データ（対象業務遂行時間算出用データ）
Ｄ２ ： メールファイル作成履歴データ（対象業務遂行時間算出用データ）
Ｄ３ ： 電話通話履歴データ（対象業務遂行時間算出用データ）
Ｄ４ ： スケジュールデータ（対象業務遂行時間算出用データ）
Ｄ５ ： 職責係数データ
Ｄ６ ： 従業員配属先データ

Claims (11)

1. 複数の従業員のそれぞれに掛かる、全ての対象業務による負荷を、コンピュータの演算処理を用いて求める対象業務負荷評価システムであって、
   それぞれの前記従業員がそれぞれの前記対象業務の遂行に要した時間である対象業務遂行時間を示すデータである、対象業務遂行時間算出用データを、記録するデータベースと、
   前記データベースに記録されている前記対象業務遂行時間算出用データに対して、ソフトウエアを用いた演算処理を行い、それぞれの前記従業員に掛かる全ての前記対象業務による負荷を表現する対象業務負荷指数を求める演算部と、を備え、
   前記演算部は、
   前記データベースに記録されている前記対象業務遂行時間算出用データを用いて、それぞれの前記従業員について、前記対象業務負荷指数を求める対象の期間である対象期間中に前記従業員が全ての前記対象業務の遂行に要した時間の合計である合計対象業務遂行時間を求めるとともに、
   それぞれの前記従業員の前記合計対象業務遂行時間を用いて、それぞれの前記従業員の前記対象業務負荷指数を求めることを特徴とする対象業務負荷評価システム。
2. 前記データベースが記録する前記対象業務遂行時間算出用データが、それぞれの前記従業員が作成する電子ファイルの作成履歴と、それぞれの前記従業員が使用する電子機器の使用履歴と、それぞれの前記従業員の前記対象業務のスケジュールと、のうちの少なくともいずれか１つに基づいて作成されたものであることを特徴とする請求項１に記載の対象業務負荷評価システム。
3. 前記対象業務の一種である特定対象業務について、
   前記演算部は、前記データベースに記録されている前記対象業務遂行時間算出用データを用いて、過去の所定の期間におけるそれぞれの前記従業員の前記特定対象業務の前記対象業務遂行時間を求めるとともに、求めたそれぞれの前記従業員の前記特定対象業務の前記対象業務遂行時間を平均化することで、前記特定対象業務の平均対象業務遂行時間を求め、
   前記演算部は、
   前記特定対象業務の前記平均対象業務遂行時間と、前記データベースに記録されている前記対象業務遂行時間算出用データを用いて求められる前記従業員が前記対象期間中に前記特定対象業務を遂行した回数と、を乗算して得られる時間を、前記対象期間中に前記従業員が前記特定対象業務の遂行に要した合計の時間とみなして、
   それぞれの前記従業員の前記合計対象業務遂行時間を求めることを特徴とする請求項１または２に記載の対象業務負荷評価システム。
4. それぞれの前記従業員の前記対象業務負荷指数が、前記従業員の前記合計対象業務遂行時間と当該従業員の属性とから一義的に求められることを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の対象業務負荷評価システム。
5. 前記データベースが、それぞれの前記従業員に対して設定された係数である職責係数を示すデータである、職責係数データを記録し、
   前記演算部は、
   前記従業員の前記合計対象業務遂行時間と、
   前記データベースに記録されている前記職責係数データを用いて求められる、前記従業員の前記職責係数と、
   を乗算して得られる値を、前記従業員の前記対象業務負荷指数とすることを特徴とする請求項４に記載の対象業務負荷評価システム。
6. 前記データベースが、それぞれの前記従業員が属する組織を示すデータである、従業員配属先データを記録し、
   前記演算部が、前記データベースに記録されている前記従業員配属先データを参照することで、前記従業員のそれぞれが属する前記組織を把握して、前記従業員の前記対象業務負荷指数の前記組織内におけるばらつきを低減するための平準化方法を策定することを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の対象業務負荷評価システム。
7. 少なくとも１人の前記従業員が属する組織が複数存在し、
   前記データベースが、それぞれの前記従業員が属する前記組織を示すデータである、従業員配属先データを記録し、
   前記演算部が、前記データベースに記録されている前記従業員配属先データを参照することで、前記従業員のそれぞれが属する前記組織を把握して、前記従業員の前記対象業務負荷指数の合計値または平均値の前記組織間におけるばらつきを低減するための平準化方法を策定することを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の対象業務負荷評価システム。
8. 情報を出力する出力部を、さらに備え、
   前記演算部が、前記出力部を制御することで、前記平準化方法の内容を出力することを特徴とする請求項６または７に記載の対象業務負荷評価システム。
9. 情報を出力する出力部を、さらに備え、
   前記演算部が、前記平準化方法に従って前記出力部を制御することで、前記対象業務の遂行を前記従業員に対して指示することを特徴とする請求項６〜８のいずれか１項に記載の対象業務負荷評価システム。
10. 前記従業員が使用する電子機器の動作を制御する電子機器制御部を、さらに備え、
    前記演算部が、前記平準化方法に従って前記電子機器制御部を制御して前記電子機器を動作させることで、前記従業員に対して前記対象業務を割り当てることを特徴とする請求項６〜９のいずれか１項に記載の対象業務負荷評価システム。
11. 前記演算部が、それぞれの前記従業員の前記対象業務負荷指数を、長さが異なる複数の前記対象期間に対してそれぞれ求めるとともに、それぞれの前記対象期間に対して前記平準化方法をそれぞれ求めることを特徴とする請求項６〜１０のいずれか１項に記載の対象業務負荷評価システム。