JP2013050979A - 情報処理装置、文書管理システム、処理方法及びプログラム - Google Patents
情報処理装置、文書管理システム、処理方法及びプログラム Download PDFInfo
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Abstract
【解決手段】文書の編集または閲覧が終了した際に、編集情報をもとに文書テーブル901とページテーブル1001を更新する。その後、ユーザが決定したサムネイルの優先条件をもとに、ページテーブル1001の各ページの重要度を算出し、重要度の最も高いページのサムネイルを当該文書のサムネイル画像として変更する。例えば、優先条件を編集時間だけに設定した場合、編集時間が長いページから順に最も大きな数値をページテーブル1001の重要度1019にセットする。
【選択図】図9
Description
しかしながら、例えば、発注などを行う業務では、受注した伝票を確認しながら間違いがないか確認し、修正が必要な場合には、文書管理ソフトを用いてアノテーション(注釈)などでコメントを付加して、受注先にFAX(ファクシミリ装置)送信を行っている。
尚、図1のネットワーク104上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。
尚、クライアント端末101は複数あるように構成してもよい。
尚、外部メモリ231はデータベース103を含んでも良い。
サーバ端末102には、文書管理サーバアプリ2001と文書管理のデータを保存しているデータベース103がインストールされている。サムネイル決定条件設定機能を実行するサムネイル決定条件設定モジュール2009、サムネイルの変更処理を実行するサムネイル変更モジュール2002もインストールされる。また、ワークフローアプリ2004は、文書管理サーバ内の文書がワークフロー実行中の場合に、ワークフローアプリ2004から文書管理サーバアプリ2001にワークフロー実行中を示す情報を送信する。サーバ端末102のアプリは、図2のサーバ端末102上に存在するハードウエア装置CPU221、RAM223、ROM222などを使用して稼働する。
キャビネットとは、文書管理の独立した単位で、ユーザが作成したフォルダをひとまとめにする保管単位であり、キャビネット毎にデータベースを管理する。
文書テーブル901には、データベース103に保存される文書管理システムの文書情報が1文書1レコードで記述されている。テーブルの項目は、文書テーブル901で一意な「文書ID」903、「文書名」905、その文書のファイル形式を示す「ファイル形式」907、文書のサムネイルであるページ番号を示す「サムネイルページ」909、その文書がワークフローシステムにより処理中か否かを示すフラグである「ワークフロー実行状態」911、前回閲覧したページを示す「最終閲覧ページ」913が存在する。
なお、これらの各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
文書管理システムに登録する画像を取り込み(S1201)、取り込んだ画像の初期サムネイルの作成をする(S1202)。画像の取り込み方法には、スキャナで取り込む方法や、Windows(登録商標)上に保存されている文書をサーバ端末102上のGUI(Graphical User Interface)を通して取り込む方法があげられる。
編集した文書がワークフロー実行中(登録)の文書かを判断する(S1601)。
文書テーブル901のワークフロー実行状態911の項目に「実行中」を意味する値が保存されていれば、ワークフロー実行中である。逆に何の値も保存されていなければ、ワークフロー未実行である。
すべての優先順位が終了するまで優先条件の取得と重要度の算出を繰り返す(S1607)。
閲覧した文書がワークフロー実行中の文書かを判断する(S1701)。ワークフロー実行中の場合、クライアント端末101から取得した閲覧時間をページごとにページテーブル1001に加算する(S1702)。重要度の算出1と同様に、ワークフロー実行中の文書は一連のフローを継続しているので、「閲覧時間」を加算する。ワークフローが実行中で無ければ、該当文書のページテーブル1001の閲覧時間1007をリセットし、0に戻す(S1703)。リセットされたページテーブル1001の閲覧時間1007に、クライアント端末101から取得した閲覧時間をページごとに保存する(S1704)。なお、閲覧時間はユーザが操作することによって決定される操作値である。
また、サーバ/クライアント間のデータ通信を行う際に、文書の全ページのサムネイル情報を送信せず、重要度の高いページ分のみ送信することで、ネットワークを流れるデータ量も減らせる。サーバ上に作成するサムネイルのページを重要度の高いページにすることにより、サーバのデータ容量も減らすことができる。
102………サーバ端末
103………データベース
104………LAN
105………FAX
801………サムネイル決定条件画面
802………優先順位ビュー
803………項目選択ビュー
804………矢印ボタン
901………文書テーブル
903………文書ID
905………文書名
907………ファイル形式
909………サムネイルページ
911………ワークフロー実行状態
913………最終閲覧ページ
1001………ページテーブル
1003………文書ID
1005………ページ番号
1007………閲覧時間
1009………編集時間
1011………アノテーション数
1013………フォントサイズ
1015………参照回数
1017………サムネイル画像
1019………重要度
Claims (13)
- 複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置であって、
前記文書データのサムネイルを表示する表示手段と、
前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、
表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更する変更手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 前記サムネイル決定条件に従って前記サムネイルを表示するページを特定する特定手段と、
を更に備え、
前記変更手段は特定されたページのサムネイルに変更することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。 - 前記サムネイル決定条件に従ってユーザの操作に応じた前記文書データのページごとの操作値を更新する更新手段と、
を更に備え、
前記特定手段は、前記操作値が最大のページをサムネイル表示するページとして特定することを特徴とする請求項2に記載の情報処理装置。 - 前記文書データを表示するウインドウがアクティブか否かを判定するアクティブ判定手段と、
を更に備え、
前記更新手段は、前記アクティブ判定手段でウインドウがアクティブである場合に更新することを特徴とする請求項3に記載の情報処理装置。 - 前記文書データがワークフロー登録されているか否かを判定する判定手段と、
を更に備え、
前記特定手段は、前記文書データがワークフロー登録されている場合、ワークフロー中の複数のユーザの操作値の累計をもとにページを特定することを特徴とする請求項2乃至4のいずれか1項に記載の情報処理装置。 - 前記特定手段は、前記文書データがワークフロー登録されていない場合、当該文書データを操作しているユーザの操作値に従いページを特定することを特徴とする請求項5に記載の情報処理装置。
- 前記サムネイル決定条件は、前記文書データを表示したページの閲覧時間、前記文書データを編集したページの編集時間、もしくは前記文書データのページのアノテーション数の少なくとも一つを含む条件であることを特徴とする請求項1乃至6のいずれか1項に記載の情報処理装置。
- 前記文書データと前記サムネイルを管理する文書管理サーバとは別の筐体で構成されることを特徴とする請求項1乃至7のいずれか1項に記載の情報処理装置。
- 複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示する表示手段と、
前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、
前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更する変更手段と、を備え、
前記文書管理サーバは、
表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定する決定手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。 - 複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置の処理方法であって、
前記文書データのサムネイルを表示するステップと、
前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力するステップと、
表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更するステップと、
を備えることを特徴とする情報処理装置の処理方法。 - 複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムの処理方法であって、
前記情報処理装置が、前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示するステップと、
前記情報処理装置が、前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力するステップと、
前記情報処理装置が、前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更するステップと、
前記文書管理サーバが、表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力するステップで出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定するステップと、
を備えることを特徴とする文書管理システムの処理方法。 - 複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを表示可能な情報処理装置として機能させるためのプログラムであって、
前記文書データのサムネイルを表示する表示手段と、
前記文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、
表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを変更する変更手段として機能させることを特徴とするプログラム。 - 複数ページの文書データと該文書データのページに対応するサムネイルを管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバとネットワークを介して接続され、前記文書データと前記サムネイルを表示可能な情報処理装置とで構成される文書管理システムとして機能させるためのプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記文書管理サーバから受信したサムネイルを表示する表示手段と、
前記文書管理サーバから受信した文書データを表示または編集するために前記文書データを出力する出力手段と、
前記文書管理サーバで決定された表示するサムネイルに従って、前記出力手段で出力した前記文書データのサムネイルを変更する変更手段として機能させ、
前記文書管理サーバを、
表示するサムネイルを決定するためのサムネイル決定条件に従って、前記出力手段で出力した前記文書データの表示するサムネイルを決定する決定手段として機能させることを特徴とするプログラム。
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