JP2013011922A - 文書改訂管理システムおよび文書改訂管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書改訂管理システムおよび文書改訂管理プログラムにおいて、ある文書の改訂内容が他の関連文書に未反映である場合の周知を行えるものを提供する。
【解決手段】選択指示受付部２５は、改訂対象文書に対する改訂指示を受け付ける。関連文書特定部１２は、改訂対象文書を除く文書のうちから、改訂指示に関連するものを関連文書として特定する。改訂通知部１５は、関連文書のそれぞれについて、改訂対象文書を表す情報を含む改訂元ポインタを作成する。一覧出力部１３は、文書一覧を出力する。ここで、一覧出力部１３は、文書一覧に含まれる文書のいずれかに改訂元ポインタが関連付けられている場合、当該文書について改訂元ポインタの存在を示す改訂通知表示を出力する。
【選択図】図１９

Description

本発明は文書改訂管理システムおよび文書改訂管理プログラムに関し、とくに文書が改訂された際の処理に関する。

文書データベース等の文書管理システムでは、記憶されている文書の改訂を受け付ける機能を持つのが一般的である。また、一部の文書管理システムは、ある文書に対して改訂が行われた場合に、その改訂が影響を及ぼす可能性のある他の文書を特定する機能を有する。このような文書改訂管理システムの構成の例は、特許文献１に示される。特許文献１の１５〜１６ページの、項目２）および３）には、ある文書の改訂に応じて、その改訂内容を他の文書に反映させるよう、他の文書の作成者に対して電子メールにより通知することが記載されている。

国際公開第９７／２５６７９号パンフレット

しかしながら、従来の技術では、ある文書の改訂内容が他の関連文書に未反映である場合の周知が十分でないという問題があった。たとえば特許文献１の構成では、ある文書の改訂に応じて、関連文書の作成者に対しては電子メールが送信されるが、作成者でない一般の閲覧者に対しては改訂の通知がなされない。このため、ある文書が改訂されてから関連文書にその改訂が反映されるまでの間、一般の閲覧者は、関連文書が改訂の反映を要する状態であることに気づかないまま、反映前の状態が最新の内容であると誤信して関連文書を利用するおそれがある。

この発明は、このような問題点を解決するためになされたものであり、ある文書の改訂内容が他の関連文書に未反映である場合の周知を行える文書改訂管理システムおよび文書改訂管理プログラムを提供することを目的とする。

上述の問題点を解決するため、この発明に係る文書改訂管理システムは、複数の文書について、文書ＩＤと文書名とを関連付けて記憶する、文書記憶部と、文書のうちから選択される改訂対象文書に対する改訂指示を受け付ける、改訂指示受付部と、改訂対象文書を除く文書のうちから、改訂指示に関連するものを関連文書として特定する、関連文書特定部と、関連文書のそれぞれについて、改訂対象文書を表す情報を含む改訂元ポインタを作成する、改訂通知部と、関連文書のそれぞれについて、文書ＩＤと改訂元ポインタとを関連付けて記憶する、文書関連情報記憶部と、複数の文書について文書名を含む文書一覧を出力する一覧出力部と、を備え、一覧出力部は、文書一覧に含まれる文書のいずれかに文書関連情報記憶部において改訂元ポインタが関連付けられている場合、文書一覧において、当該文書について改訂元ポインタの存在を示す改訂通知表示を出力する。

文書改訂管理システムは、改訂通知表示に対する改訂対応操作を受け付ける、ポインタ処理受付部と、改訂対応操作に応じて、改訂通知表示に係る改訂元ポインタを参照し、対応する改訂対象文書の文書名を表示する、改訂元表示部とを備えてもよい。
改訂通知部は、改訂対応操作の内容に応じて、改訂通知表示に係る改訂元ポインタを無効化してもよい。
改訂対応操作は、改訂通知表示に係る関連文書を新たな改訂対象文書とする改訂指示、または改訂通知表示に係る関連文書に対する改訂を行わないことを示す改訂不要指示のいずれかを含み、改訂通知部は、改訂指示または改訂不要指示のいずれかに応じて、改訂通知表示に係る改訂元ポインタを無効化してもよい。
関連文書特定部は、関連文書の候補となる候補文書を抽出する、候補抽出部と、候補文書のそれぞれについて、その候補文書を関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける、選択指示受付部とを備えてもよい。
候補抽出部は、キーワード検索部を備え、キーワード検索部は、改訂指示に応じて改訂時キーワードの入力を受け付け、キーワード検索部は、改訂時キーワードに基づいて改訂時キーワード関連度数を算出し、候補抽出部は、改訂時キーワード関連度数に基づいて、改訂時キーワードに係る候補文書を抽出してもよい。
キーワード検索部は、改訂対象文書の内容に基づいて、改訂時キーワードのそれぞれについて改訂時キーワード重みを算出し、キーワード検索部は、改訂対象文書を除く文書のそれぞれについて、改訂時キーワードのそれぞれに対する改訂時キーワード重みに基づいて、改訂時キーワード関連度数を算出してもよい。
キーワード検索部は、改訂対象文書に出現する改訂時キーワードの直前および直後の文字列に基づいて、改訂時キーワード重みを算出してもよい。
キーワード検索部は、改訂対象文書を除く文書のそれぞれについて、当該文書の内容に基づいて、改訂時キーワードのそれぞれに対して、その改訂時キーワードが出現する回数を表す改訂時キーワードヒット数を算出し、キーワード検索部は、改訂対象文書を除く文書のそれぞれについて、改訂時キーワードのそれぞれに対する改訂時キーワードヒット数に基づいて、改訂時キーワード関連度数を算出してもよい。
候補抽出部は、キーワード検索部を備え、キーワード検索部は、登録時キーワードの入力を受け付け、文書関連情報記憶部は、文書に、さらに登録時キーワードを関連付けて記憶し、キーワード検索部は、登録時キーワードに基づいて登録時キーワード関連度数を算出し、候補抽出部は、登録時キーワード関連度数に基づいて、登録時キーワードに係る候補文書を抽出してもよい。
キーワード検索部は、文書のそれぞれに対し、その文書の内容に基づいて、登録時キーワードのそれぞれについて登録時キーワード重みを算出し、文書関連情報記憶部は、登録時キーワードと登録時キーワード重みとを関連付けて記憶し、キーワード検索部は、改訂対象文書を除く文書のそれぞれについて、登録時キーワードのそれぞれに対する登録時キーワード重みに基づいて、登録時キーワード関連度数を算出してもよい。
キーワード検索部は、文書に出現する登録時キーワードの直前のキーワード強調表示記号および直後のキーワード強調表示記号に基づいて、登録時キーワード重みを算出してもよい。
キーワード検索部は、改訂対象文書を除く文書のそれぞれについて、当該文書の内容に基づいて、登録時キーワードのそれぞれに対して、その登録時キーワードが出現する回数を表す登録時キーワードヒット数を算出し、キーワード検索部は、改訂対象文書を除く文書のそれぞれについて、登録時キーワードのそれぞれに対する登録時キーワードヒット数に基づいて、登録時キーワード関連度数を算出してもよい。
文書改訂管理システムは、さらに文書の作成者を表す作成者ＩＤと、文書の分類を表す分類情報との入力を受け付け、候補抽出部は、改訂対象文書を除く文書のうち、文書名、作成者ＩＤ、および分類情報の少なくとも１つが改訂対象文書と一致するものを、属性に係る候補文書として抽出してもよい。
候補抽出部は、改訂対象文書に関連する参考文献名を特定する参考文献解析部をさらに備え、候補抽出部は、改訂対象文書を除く文書のうち、当該文書内に参考文献名が出現するものを、参考文献名に係る候補文書として抽出してもよい。
参考文献解析部は、改訂対象文書の本文と参考文献名リストとの境界を示す特定の文字列を特定し、境界を示す特定の文字列の後に出現する、参考文献強調表示記号に基づき、参考文献名を特定してもよい。
参考文献解析部は、参考文献強調表示記号と、参考文献強調表示記号の後に出現する特定の参考文献参照文字列とに基づき、参考文献名を特定してもよい。

また、この発明に係る文書改訂管理プログラムは、コンピュータを、上述の文書改訂管理システムとして機能させる。

この発明に係る文書改訂管理システムおよび文書改訂管理プログラムによれば、関連文書特定部が改訂対象文書に関連する関連文書を特定し、改訂通知部が改訂対象文書を表す改訂元ポインタを作成し、改訂元ポインタの存在を示す改訂通知表示を一覧出力部が文書一覧に出力するので、一般の閲覧者であっても改訂通知表示を確認することができ、関連文書が改訂の反映を要する状態にあると知ることができる。

本発明の実施の形態１に係る文書改訂管理システムを含む構成を示す図である。 図１の文書記憶部の構成の例を示す図である。 図１の文書関連情報記憶部の構成の例を示す図である。 図１の強調表示記号設定ファイルの構成の例を示す図である。 図１の参考文献判定設定ファイルの構成の例を示す図である 図１の文書改訂管理システムが新たな文書を文書記憶部に登録（記憶）する際の処理の流れを示すフローチャートである。 図１の文書記憶部に登録される文書の例を示す図である。 図６のステップＳ１２の詳細を示すフローチャートである。 図６のステップＳ１２で表示される属性検索画面の例を示す図である。 図６のステップＳ１３の詳細を示すフローチャートである。 図６のステップＳ１３で表示されるキーワード検索画面の例を示す図である。 図６のステップＳ１４の詳細を示すフローチャートである。 図６のステップＳ１４で表示される選択指示入力画面の例を示す図である。 図１の文書改訂管理システムが文書の改訂作業を受け付ける際の処理の流れを示すフローチャートである。 図１４のステップＳ２２の詳細を示すフローチャートである。 図１４のステップＳ２３の詳細を示すフローチャートである。 図１４のステップＳ２４の詳細を示すフローチャートである。 図１の文書改訂管理システムが、文書の一覧表示に関連して改訂通知を表示する際の処理の流れを示すフローチャートである。 図１８のステップＳ３１で表示される文書一覧画面の構成の例を示す図である。

以下、この発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
実施の形態１．
図１に、本発明の実施の形態１に係る文書改訂管理システム１００を含む構成を示す。文書改訂管理システム１００は、たとえば、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社によって提供される統合ドキュメント管理システム「Ｍａｎｅｄｇｅ Ｌｅａｄｅｒ（登録商標）」（マネッジリーダー）を利用して構成することができる。
文書改訂管理システム１００は、周知のコンピュータとしての構成を有し、演算を行う演算手段１０と、情報を格納する記憶手段３０を備える。演算手段１０はＣＰＵ（中央処理装置）を含み、記憶手段３０は半導体メモリおよびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）等の記憶媒体を含む。

また、とくに図示しないが、文書改訂管理システム１００は、入力手段、出力手段およびネットワークインタフェースを備える。入力手段は、使用者が情報を入力するために用いる手段であり、たとえばマウスやキーボード等である。出力手段は、使用者に対して情報を出力する手段であり、たとえば液晶ディスプレイ等の表示装置であるが、プリンタ等の印刷装置であってもよい。ネットワークインタフェースは、文書改訂管理システム１００が接続されているネットワークとの間で情報の入出力を行うための手段である。このネットワークインタフェースを介して、文書改訂管理システム１００は通信ネットワーク４０と通信可能に接続される。

通信ネットワーク４０はたとえばＬＡＮであるが、インターネット等のＷＡＮであってもよい。また、通信ネットワーク４０には複数のユーザー端末５０が接続されている。ユーザー端末５０は、文書改訂管理システム１００と同様に周知のコンピュータとしての構成を有し、演算手段、記憶手段、入力手段、出力手段およびネットワークインタフェースを備える。このような構成により、文書改訂管理システム１００およびユーザー端末５０は通信ネットワーク４０を介して互いに通信可能となっている。

文書改訂管理システム１００の記憶手段３０は、文書記憶部３１および文書関連情報記憶部３２を含むとともに、強調表示記号設定ファイル３３および参考文献判定設定ファイル３４を記憶する。

文書記憶部３１は、複数の文書を記憶する。文書記憶部３１は公知の構成を有する文書データベースとして設計することができる。また、文書記憶部３１は、それ自体で独立したコンピュータとしての機能を有する文書管理システムとして構成されてもよく、その場合には文書改訂管理システム１００に含まれる他のコンピュータと通信可能であってもよい。

図２に、文書記憶部３１の構成の例を示す。文書記憶部３１は、複数の文書について、それぞれの文書を一意に識別する文書ＩＤと、その文書に関する情報とを関連付けて記憶する。図２には５つの文書の例が示されており、文書に関する情報は「文書名」「属性」および「内容」を含む。たとえば文書ＩＤが００１である文書の文書名は「Ａ文書」である。また、「属性」は、登録日、作成者ＩＤおよび分類情報を含む。登録日は、その文書が文書記憶部３１に記憶された日付を表し、作成者ＩＤは、その文書の作成者（またはその文書を文書記憶部３１に記憶させた登録者）を一意に識別するユーザーＩＤを表し、分類情報は、その文書を分類するために作成者が任意に指定する文字列または記号列等の情報を表す。

図３に、文書関連情報記憶部３２の構成の例を示す。文書関連情報記憶部３２は、文書記憶部３１に記憶された文書のそれぞれについて、文書ＩＤと、その文書および他の文書の関連性に関する情報とを関連付けて記憶する。関連性に関する情報は、キーワード情報、関連文書ポインタ、および改訂元ポインタを含む。

キーワード情報は、その文書と他の文書との関連性を評価するためのキーワードとしてその文書が文書記憶部３１に登録される際に指定されるキーワード（登録時キーワード）に関する情報である。具体的には、キーワード情報は、「登録時キーワード」と、登録時キーワードのそれぞれについて算出される「登録時キーワード重み」とを含み、これらは互いに関連付けられる。図３の例では、文書ＩＤ「００２」の文書について、「アインシュタイン」という登録時キーワードには登録時キーワード重みとして「１．３」という値が関連付けられ、「物理学」という登録時キーワードには登録時キーワード重みとして「１．４」という値が関連付けられている。

関連文書ポインタは、その文書が他の文書に関連していることを示すポインタである。図３の例では、文書ＩＤ「００１」の文書は文書ＩＤ「００４」の文書に関連している。この関連は必ずしも双方向でなくともよい。たとえば、図３の例では文書ＩＤ「００４」の文書は文書ＩＤ「００１」の文書に関連していない。

改訂元ポインタは、ある文書（改訂元となる文書）が改訂されたことにより、他の文書についても改訂が必要となる可能性がある場合に、その改訂元となる文書を示すポインタであり、たとえば改訂元となる文書の文書ＩＤによって表される。図３の例では、文書ＩＤ「００３」の文書に対して改訂元ポインタ「００１」が関連付けられているが、これは、文書ＩＤ「００１」の文書が改訂されたことにより、文書ＩＤ「００３」の文書についても改訂が必要となる可能性が生じていることを示す。

図４に、強調表示記号設定ファイル３３の構成の例を示す。強調表示記号設定ファイル３３は、文書中で強調表示されている文字列を識別するための強調表示記号と、その文字列の強調の度合いを表す強調表示記号重みとを定義するファイルである。強調表示記号設定ファイル３３は、１種類以上の強調表示記号について、それぞれ強調表示記号重みを関連付ける。強調表示記号は、文字列の開始を示す強調開始文字と、文字列の終了を示す強調終了文字とを含む。図４の例では、強調表示記号は、鍵カッコ、二重鍵カッコ、隅付き鍵カッコ、ダブルクォーテーションマーク、および菱形記号を含む。

図４の例では、文書中に「開き二重鍵カッコの後に閉じ二重鍵カッコが出現する」というパターンがあった場合、開き二重鍵カッコと閉じ二重鍵カッコの間の文字列に対して１．２の強調表示記号重みが与えられる。
なお、後に説明するように、本実施形態では、図４の強調表示記号は、キーワードの強調表示に対応するキーワード強調表示記号としても扱われ、また、参考文献の強調表示に対応する参考文献強調表示記号としても扱われる。しかしながら、変形例として、キーワード強調表示記号と参考文献強調表示記号とは独立に定義されてもよい。

図５に、参考文献判定設定ファイル３４の構成の例を示す。参考文献判定設定ファイル３４は、参考文献に対する参照を表す可能性のある、参考文献参照文字列を定義するファイルである。参考文献参照文字列は、「によると」、「に従い」、「をみると」、および「では」を含む。たとえば、ある文書中に「によると」という文字列が出現した場合、その直前の文字列は参考文献に対する参照を表す可能性がある。なお、後述するが、本実施形態では、図５の参照文字列の直前に図４の強調表示記号に該当する文字列が出現する場合のみ、当該文字列を参考文献名であると認識する。

また、図示しないが、記憶手段３０には文書改訂管理プログラムが記憶されている。この文書改訂管理プログラムは、コンピュータを文書改訂管理システム１００として機能させる。
文書改訂管理システム１００の演算手段１０は、この文書改訂管理プログラムを実行することにより、文書の関連性を管理する文書関連管理部として機能する。より詳細には、演算手段１０は、文書入力部１１、関連文書特定部１２、一覧出力部１３、改訂指示受付部１４、改訂通知部１５、ポインタ処理受付部１６および改訂元表示部１７として機能する。また、関連文書特定部１２としての機能は、候補抽出部２０としての機能と、選択指示受付部２５としての機能とを含む。さらに、候補抽出部２０としての機能は、属性検索部２１としての機能、キーワード検索部２２としての機能、および、参考文献解析部２３としての機能を含む。
これらの機能の詳細につき、以下に説明する。

＜Ｉ．文書新規登録時＞
図６は、文書改訂管理システム１００が新たな文書を文書記憶部３１に登録（記憶）する際の処理の流れを示すフローチャートである。
まず、文書入力部１１が文書の入力を受け付ける（ステップＳ１１）。具体的には文書入力部１１は、文書の内容および文書名の入力を受け付ける。ここでは、文書名を「Ｘ文書」として図７に示す文書が入力されたものとする。Ｘ文書の中では、参考文献として、α文献、β文献およびγ文献という３つの文献が挙げられており、これらはそれぞれ図２のＡ文書、Ｃ文書およびＤ文書に現れる参考文献名と一致している。また、文書の内容において、δ文献に関する言及がある。
また、ステップＳ１１において、文書入力部１１は、文書の入力に応じ、新たな文書を一意に識別する文書ＩＤを生成する。

ここで、文書および文書名の入力は、たとえばユーザー端末５０から通信ネットワーク４０を介して行われる。以下ではとくに説明しないが、文書改訂管理システム１００に対する他の情報の入力も同様にして行うことができる。ユーザー端末５０における情報の入力は、たとえば周知のウェブブラウザプログラムを実行して行うことができる。

次に、関連文書特定部１２は、属性に基づいて関連文書を特定する（ステップＳ１２）。
図８は、このステップＳ１２の詳細を示す。ステップＳ１２は、さらに詳細なステップとして、ステップＳ１２１〜Ｓ１２５を含む。
ステップＳ１２において、まず属性検索部２１は、属性検索画面を表示する（ステップＳ１２１）。図９はこの属性検索画面の例を示す。ただし、図９の例はステップＳ１２４までの処理が終了した時点のものである。

ここで、属性検索画面の表示は、たとえば通信ネットワーク４０を介してユーザー端末５０において行われる。たとえば、文書改訂管理システム１００は、属性検索画面を表すデータ（ＨＴＭＬ形式のファイル等）を作成し、これをユーザー端末５０に送信し、ユーザー端末５０はこれを受信して対応する画面を表示する。以下ではとくに説明しないが、文書改訂管理システム１００が行う他の画面の表示および他の情報の出力も同様にして行うことができる。ユーザー端末５０における情報の表示は、たとえば周知のウェブブラウザプログラムを実行して行うことができる。

次に、属性検索部２１は、新たな文書（この例ではＸ文書）の属性の入力を受け付ける（ステップＳ１２２）。図９の例では、分類情報として「ＡＢＣ１」という記号が入力されている。また、属性検索部２１は、Ｘ文書の属性として、登録日および作成者ＩＤを決定する。登録日はステップＳ１１が実行された日付であり、作成者ＩＤはＸ文書を入力したユーザーのユーザーＩＤである。また、ステップＳ１１で入力される文書名もその文書の属性として扱われる。

次に、属性検索部２１は、入力された属性に基づいて文書記憶部３１の文書を検索し、属性のいずれかが一致する文書を候補文書として抽出する（ステップＳ１２３）。ここで「候補文書」とは、ステップＳ１１で新たに入力された文書に関連する可能性のある候補、すなわち関連文書となる可能性のある候補として、文書記憶部３１に記憶された文書のうちから選択され、新たな文書の作成者に提示されるべき文書を意味する。

この例では、属性として、登録日が２０１１年１月１日である文書を検索し、作成者ＩＤが「Ｕ０９」である文書を検索し、さらに、分類情報が「ＡＢＣ１」である文書を検索することになる。図２の文書のうちでは、Ａ文書、Ｃ文書およびＥ文書の分類情報が「ＡＢＣ１」であるのでこれに該当し、候補文書として抽出される。（なおこの例では、登録日や作成者ＩＤが一致する候補文書は存在しなかったものとする。）

次に、選択指示受付部２５は、候補文書の一覧を表示するとともに、候補文書のそれぞれについて、その候補文書を関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける（ステップＳ１２４）。図９の例では、各候補文書について、「関連」欄にチェックボックスが表示されており、作成者はこれらのチェックボックスに任意にチェックを入れることができる。このチェックボックスにチェックを入れるという操作が、その候補文書を関連文書として特定するという選択指示に相当する。同様に、このチェックボックスにチェックを入れないという操作（またはチェックを外すという操作）が、その候補文書を関連文書としないという選択指示に相当する。ここではＣ文書のみが関連文書として選択されている。

次に、選択指示受付部２５は、選択指示に基づき、関連文書ポインタを作成して文書関連情報記憶部３２に記憶させる（ステップＳ１２５）。たとえば、図９に示される選択指示の例では、Ｘ文書について、Ｃ文書の文書ＩＤである「００３」が関連文書ポインタとして関連付けられ記憶されることになる。

なお、図８のステップＳ１２２〜Ｓ１２５の処理は、属性の数だけ並列的にまたは順次実行される。すなわち、同様の処理が作成者ＩＤおよび登録日についても実行され、同一の作成者による文書と、同一日に登録された文書とが候補文書として表示されることになる。また、これら以外に追加の属性が定義されていた場合には、その属性についても同様の処理が実行される。
以上がステップＳ１２の詳細である。

ステップＳ１２の後、関連文書特定部１２は、登録時キーワードに基づいて関連文書を特定する（ステップＳ１３）。

図１０は、このステップＳ１３の詳細を示す。ステップＳ１３は、さらに詳細なステップとして、ステップＳ１３１〜Ｓ１３９を含む。
ステップＳ１３において、まずキーワード検索部２２は、キーワード検索画面を表示する（ステップＳ１３１）。図１１はこのキーワード検索画面の例を示す。なお図１１の例はステップＳ１３８までの処理が終了した時点のものである。

次に、キーワード検索部２２は、新たな文書（この例ではＸ文書）の登録時キーワードの入力を受け付ける（ステップＳ１３２）。図１１の例では、登録時キーワードとして「物理」という文字列が入力されている。
次に、キーワード検索部２２は、入力された登録時キーワードに基づいてＸ文書を全文検索し、出現位置をすべて特定する（ステップＳ１３３）。

次に、キーワード検索部２２は、各登録時キーワードについて登録時キーワード重みを算出する（ステップＳ１３４）。登録時キーワード重みをＷ１とすると、Ｗ１は次式に従って算出される。
Ｗ１＝０．１×［ヒット数］＋［強調表示記号重みの総和］
ここで、ヒット数とはＸ文書中でその登録時キーワードがヒットする回数であり、強調表示記号重みの総和とは、各出現位置における強調表示記号（図４参照）に対応する強調表示記号重みを、その登録時キーワードについて総和したものである。たとえば、Ｘ文書の中に「物理」という文字列が１０回出現し、そのうち２回がダブルクォーテーションマーク付き、３回が二重鍵カッコ付きであれば、ヒット数は１０であり、強調表示記号重みの総和は（２×０．２）＋（３×１．２）＝４．０となる。したがって、この場合、「物理」という登録時キーワードに関連付けられる登録時キーワード重みは、Ｗ１＝０．１×１０＋４．０＝５．０となる。このようにして、キーワード検索部２２は、新たに登録されるＸ文書に対し、その内容に基づいて、登録時キーワードのそれぞれについて登録時キーワード重みを算出する。また、このようにして、キーワード検索部２２は、新たに登録されるＸ文書に対し、文書中に出現する登録時キーワードの直前のキーワード強調表示記号および直後のキーワード強調表示記号に基づいて、登録時キーワード重みを算出する。
また、キーワード検索部２２は、算出した登録時キーワード重みを文書関連情報記憶部３２に記憶させる。

次に、キーワード検索部２２は、登録時キーワードに基づいて、他文書（文書記憶部３１に記憶されているすべての文書）を全文検索し、文書ごとにヒット数Ｈ１を計測する（ステップＳ１３５）。

次に、キーワード検索部２２は、文書記憶部３１に記憶されたすべての文書につき、自文書（Ｘ文書）との関連度数を算出する（ステップＳ１３６）。ここで算出される関連度数を初期関連度数Ｒ１とする。Ｒ１は文書ごとに次式に従って算出される。
Ｒ１＝Σ_{キーワード}（Ｗ１・Ｈ１）
ここで、上述のように、Ｗ１は１つの登録時キーワードに対する登録時キーワード重みであり、Ｈ１はその登録時キーワードがその文書でヒットした回数である。この積をすべての登録時キーワードについて総和すると、Ｘ文書とその文書との初期関連度数Ｒ１が得られる。

次に、キーワード検索部２２は、各文書の初期関連度数Ｒ１に基づき、候補文書を抽出する（ステップＳ１３７）。たとえば、Ｒ１の値が大きいものから順に所定数の文書を候補文書としてもよく、あるいは、Ｒ１の値が大きい方から所定割合に含まれる文書を候補文書としてもよい。

次に、選択指示受付部２５は、図８のステップＳ１２４と同様に、候補文書の一覧を表示するとともに、候補文書のそれぞれについて、その候補文書を関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける（ステップＳ１３８）。
次に、選択指示受付部２５は、図８のステップＳ１２５と同様に、選択指示に基づき、関連文書ポインタを作成して文書関連情報記憶部３２に記憶させる（ステップＳ１３９）。

上述のように、図１０のステップＳ１３５およびＳ１３６は、文書記憶部３１に記憶された文書のそれぞれについて、並列的にまたは順次実行される。また、図１０のステップＳ１３２〜Ｓ１３４は、入力された登録時キーワードのそれぞれについて、並列的にまたは順次実行される。
以上がステップＳ１３の詳細である。

ステップＳ１３の後、関連文書特定部１２は、参考文献名に基づいて関連文書を特定する（ステップＳ１４）。

図１２は、このステップＳ１４の詳細を示す。ステップＳ１４は、さらに詳細なステップとして、ステップＳ１４１〜Ｓ１４４を含む。
ステップＳ１４において、まず参考文献解析部２３は、Ｘ文書に関連する参考文献名を特定する（ステップＳ１４１）。このステップＳ１４１において、参考文献解析部２３は、参考文献名の判定基準として、次の２つの基準を用いて参考文献名を特定する。

第１の基準は、新たな文書（この例ではＸ文書）の文末に参考文献名リストがまとめられているという文章構成を想定し、この参考文献名リストに注目して参考文献名を特定するための基準である。第１の基準によれば、参考文献解析部２３は、本文と参考文献名リストとの境界を示す特定の文字列を用い、この境界を示す文字列よりも後に出現する強調表示記号（図４参照）に囲まれた文字列を、参考文献名であると判断する。

たとえば、本文と参考文献名リストとの境界を示す特定の文字列として、文書中に出現する「参考文献」という文字列のうち最後のものを用いることができる。すなわち、参考文献解析部２３は、Ｘ文書に出現する「参考文献」という文字列の最後のヒット箇所を記憶しておき、その箇所よりも後に、強調表示記号で囲まれた文字列（すなわち、強調開始文字、なんらかの文字列、強調終了文字、という順序の列）が出現するかどうかを判定する。そして、そのような文字列があれば、該当する文字列をそれぞれ参考文献名であると特定する。
たとえば、図７のＸ文書では、最後に出現する「参考文献」という文字列の後に、開き二重鍵カッコ、「α文献」という文字列、閉じ二重鍵カッコ、という文字列が、この順で列として出現しており、この「α文献」という文字列が参考文献名であると特定される。また、「β文献」および「γ文献」についても同様である。

第２の基準は、強調表示記号と、参考文献名が記載されていることを表す特定の文字列（参考文献参照文字列、図５参照）とに基づき、参考文献名を特定するための基準である。すなわち、参考文献解析部２３は、Ｘ文書中に、強調開始文字、なんらかの文字列、強調終了文字、参考文献参照文字列、という順序の列が出現するかどうかを判定し、そのような文字列があれば、該当する文字列をそれぞれ参考文献名であると特定する。たとえば、図７のＸ文書では、開き鍵カッコ、「δ文献」という文字列、閉じ鍵カッコ、「では」という文字列が、この順で列として出現しており、この「δ文献」という文字列が参考文献名であると特定される。

次に、参考文献解析部２３は、特定した参考文献名のそれぞれについて、文書記憶部３１に記憶されたすべての文書を全文検索し、候補文書を抽出する（ステップＳ１４２）。たとえば「α文献」という文字列がＡ文書〜Ｅ文書に出現するか否かを判定し、出現しているものがあればその文書を候補文書とする。この例では、「α文献」という参考文献名がＡ文書に出現しており、「β文献」という参考文献名がＣ文書に出現しており、「γ文献」という参考文献名がＤ文書に出現しているので、Ａ文書、Ｃ文書およびＤ文書が候補文書として抽出される。

次に、選択指示受付部２５は、図８のステップＳ１２４と同様に、候補文書の一覧を表示するとともに、候補文書のそれぞれについて、その候補文書を関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける（ステップＳ１４３）。図１３はこの選択指示入力画面の例を示す。図１３の例では、候補文書の一覧は参考文献名ごとに分類されて表示されており、この状態では参考文献名として「β文献」が指定され、この参考文献名を含む候補文書の一覧（この場合Ｃ文書のみ）が表示されている。

次に、選択指示受付部２５は、図８のステップＳ１２５と同様に、選択指示に基づき、関連文書ポインタを作成して文書関連情報記憶部３２に記憶させる（ステップＳ１４４）。
上述のように、図１２のステップＳ１４２は、参考文献名のそれぞれについて、並列的にまたは順次実行される。
以上がステップＳ１４の詳細である。

ステップＳ１４の後、文書入力部１１は、文書ＩＤ、文書名、および内容を文書記憶部３１に記憶させる（ステップＳ１５）。なお、この処理が関連文書ポインタの作成に必要であれば、ステップＳ１５の処理またはその一部が適宜関連文書ポインタの作成前に実行されてもよい。

＜ＩＩ．文書改訂時＞
図１４は、文書改訂管理システム１００が文書の改訂作業を受け付ける際の処理の流れを示すフローチャートである。
まず、改訂指示受付部１４が、文書記憶部３１に記憶されている文書のいずれかに対する改訂指示を受け付ける（ステップＳ２１）。以下、この改訂指示の対象となった文書を「改訂対象文書」と呼ぶ。すなわち、文書を改訂しようとするユーザー（改訂者）は、たとえば文書名や文書ＩＤ等を指定することにより改訂対象文書を選択するとともに、図１４の処理の開始を文書改訂管理システム１００に指示する。
以下の説明では、例として、図７に示す内容のＸ文書が文書記憶部３１に記憶されており、このＸ文書が改訂対象文書として選択された場合を想定する。

次に、関連文書特定部１２は、属性に基づいて、改訂指示に関連する関連文書を特定する（ステップＳ２２）。なお、以下の説明からもわかるように、ステップＳ２２において特定される関連文書は、文書の登録時に特定される関連文書（図６のステップＳ１２参照）と同一となる場合もあり、一部重複する場合もあり、まったく異なる場合もある。

図１５は、このステップＳ２２の詳細を示す。ステップＳ２２は、さらに詳細なステップとして、ステップＳ２２１〜Ｓ２２５を含む。
ステップＳ２２において、まず属性検索部２１は、属性検索画面を表示する（ステップＳ２２１）。属性検索画面は、たとえば図９に示す文書登録時の属性検索画面と同様である。

次に、属性検索部２１は、改訂対象文書（この例ではＸ文書）の属性の入力を受け付ける（ステップＳ２２２）。ここで、属性検索部２１は、改訂者の操作に応じて、Ｘ文書の登録時に指定された属性をそのまま用いてもよい。また、改訂者の操作に応じて、すでに指定されているＸ文書の属性を変更して用いてもよく、属性を追加してもよい。
ここでは、Ｘ文書の属性が変更されず、図９の属性がそのまま用いられたケースを想定する。

次に、属性検索部２１は、図８のステップＳ１２３と同様に、改訂対象文書の属性に基づいて文書記憶部３１の文書を検索し、候補文書を抽出する（ステップＳ２２３）。すなわち、属性検索部２１は、改訂対象文書を除く文書のうち、文書名、作成者ＩＤ、および分類情報の少なくとも１つが改訂対象文書と一致するものを、属性に係る候補文書として抽出する。

次に、選択指示受付部２５は、図８のステップＳ１２４と同様に、候補文書の一覧を表示するとともに、候補文書のそれぞれについて、その候補文書を関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける（ステップＳ２２４）。この選択指示により、改訂者は任意に関連文書を指定することができる。

次に、改訂通知部１５は、選択指示に基づき、改訂元ポインタを作成して文書関連情報記憶部３２に記憶させる（ステップＳ２２５）。この改訂元ポインタは、改訂対象文書を表す情報を含む。たとえば、図９に示される選択指示の例では、Ｃ文書について、Ｘ文書の文書ＩＤが改訂元ポインタとして関連付けられ記憶されることになる。（なお、文書の新規登録時に作成される関連文書ポインタは、関連文書の文書ＩＤを含み、新規登録される文書に関連付けられるが、改訂時に作成される改訂元ポインタは逆向きのポインタであり、改訂対象文書の文書ＩＤを含み、関連文書に関連付けられる。）
以上がステップＳ２２の詳細である。

ステップＳ２２の後、関連文書特定部１２は、キーワードに基づいて、改訂指示に関連する関連文書を特定する（ステップＳ２３）。
図１６は、このステップＳ２３の詳細を示す。ステップＳ２３は、さらに詳細なステップとして、ステップＳ２３０１〜Ｓ２３１５を含む。このうち、ステップＳ２３０２〜Ｓ２３０９は、改訂時に指定される改訂時キーワードに基づいて関連文書を特定する処理を表す。また、ステップＳ２３１０〜Ｓ２３１５は、登録時に指定され文書関連情報記憶部３２に記憶されていた登録時キーワードに基づいて関連文書を特定する処理を表す。

ステップＳ２３において、まずキーワード検索部２２は、キーワード検索画面を表示する（ステップＳ２３０１）。キーワード検索画面は、たとえば図１１に示す文書登録時のキーワード検索画面と同様である。

次に、キーワード検索部２２は、改訂指示に応じて改訂時キーワードの入力を受け付ける（ステップＳ２３０２）。この改訂時キーワードは、たとえば改訂の内容を考慮して改訂者が任意に決定するものである。
次に、キーワード検索部２２は、入力された改訂時キーワードに基づいて改訂対象文書を全文検索し、出現位置をすべて特定する（ステップＳ２３０３）。

次に、キーワード検索部２２は、各改訂キーワードについて改訂時キーワード重みを算出する（ステップＳ２３０４）。改訂時キーワード重みをＷ２とすると、Ｗ２は次式に従って算出される。
Ｗ２＝０．１×［ヒット数］＋［強調表示記号重みの総和］
この算出方法は、登録時キーワードに対する登録時キーワード重みＷ１の算出方法と同一である。このようにして、キーワード検索部２２は、改訂対象文書に対し、その内容に基づいて、改訂時キーワードのそれぞれについて改訂時キーワード重みを算出する。また、キーワード検索部２２は、改訂対象文書に対し、文書中に出現する改訂時キーワードの直前のキーワード強調表示記号および直後のキーワード強調表示記号に基づいて、改訂時キーワード重みを算出する。

次に、キーワード検索部２２は、改訂時キーワードに基づいて、他文書（文書記憶部３１に記憶されている文書のうち、改訂対象文書を除くすべての文書）を全文検索し、文書ごとにヒット数Ｈ２を計測する（ステップＳ２３０５）。

次に、キーワード検索部２２は、他文書のそれぞれにつき、改訂対象文書との関連度数を算出する（ステップＳ２３０６）。ここで算出される関連度数を改訂時キーワード関連度数Ｒ２とする。Ｒ２は文書ごとに次式に従って算出される。
Ｒ２＝Σ_{キーワード}（Ｗ２・Ｈ２）
ここで、上述のように、Ｗ２は１つの改訂時キーワードに対する改訂時キーワード重みであり、Ｈ２はその改訂時キーワードがその文書でヒットした回数である。この積をすべての改訂時キーワードについて総和すると、ある文書と改訂対象文書との改訂時キーワード関連度数Ｒ２が得られる。

次に、キーワード検索部２２は、各文書の改訂時キーワード関連度数Ｒ２に基づき、候補文書を抽出する（ステップＳ２３０７）。たとえば、Ｒ２の値が大きいものから順に所定数の文書を候補文書としてもよく、あるいは、Ｒ２の値が大きい方から所定割合に含まれる文書を候補文書としてもよい。

次に、選択指示受付部２５は、図１５のステップＳ２２４と同様に、候補文書の一覧を表示するとともに、候補文書のそれぞれについて、その候補文書を関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける（ステップＳ２３０８）。
次に、改訂通知部１５は、図１５のステップＳ２２５と同様に、選択指示に基づき、改訂元ポインタを作成して文書関連情報記憶部３２に記憶させる（ステップＳ２３０９）。

次に、キーワード検索部２２は、文書関連情報記憶部３２を参照し、改訂対象文書の登録時キーワードおよび登録時キーワード重みをすべて取得する（ステップＳ２３１０）。
次に、キーワード検索部２２は、取得した登録時キーワードに基づいて、他文書（文書記憶部３１に記憶されている文書のうち、改訂対象文書を除くすべての文書）を全文検索し、文書ごとにヒット数Ｈ３を計測する（ステップＳ２３１１）。

次に、キーワード検索部２２は、他文書のそれぞれにつき、改訂対象文書との関連度数を算出する（ステップＳ２３１２）。ここで算出される関連度数を、登録時キーワード関連度数Ｒ３とする。Ｒ３は文書ごとに次式に従って算出される。
Ｒ３＝Σ_{キーワード}（Ｗ１・Ｈ３）
ここで、Ｗ１は１つの登録時キーワードに対する登録時キーワード重みであり、文書の登録時に算出され記録されている値である。Ｈ３はその登録時キーワードがその文書でヒットした回数であり、ステップＳ２３１１において計測された値である。この積をすべての登録時キーワードについて総和すると、ある文書と改訂対象文書との登録時キーワード関連度数Ｒ３が得られる。

次に、キーワード検索部２２は、各文書の登録時キーワード関連度数Ｒ３に基づき、候補文書を抽出する（ステップＳ２３１３）。たとえば、Ｒ３の値が大きいものから順に所定数の文書を候補文書としてもよく、あるいは、Ｒ３の値が大きい方から所定割合に含まれる文書を候補文書としてもよい。

次に、選択指示受付部２５は、図１５のステップＳ２２４と同様に、候補文書の一覧を表示するとともに、候補文書のそれぞれについて、その候補文書を関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける（ステップＳ２３１４）。
次に、改訂通知部１５は、図１５のステップＳ２２５と同様に、選択指示に基づき、改訂元ポインタを作成して文書関連情報記憶部３２に記憶させる（ステップＳ２３１５）。
以上がステップＳ２３の詳細である。

このように、ステップＳ２３においては、登録時キーワードのみならず、改訂指示に関連して入力される改訂時キーワードも用いて候補文書を抽出するので、初期登録時に指定されていた登録時キーワードや初期登録時に選択されていた関連文書に関わらず、改訂ごとに改訂内容に応じて新たに関連文書を選択することができる。

ステップＳ２３の後、関連文書特定部１２は、参考文献名に基づいて、改訂指示に関連する関連文書を特定する（ステップＳ２４）。
図１７は、このステップＳ２４の詳細を示す。ステップＳ２４は、さらに詳細なステップとして、ステップＳ２４１〜Ｓ２４４を含む。

ステップＳ２４において、まず参考文献解析部２３は、図１２のステップＳ１４１と同様にして、第１の基準および第２の基準に基づき、改訂対象文書に関連する参考文献名を特定する（ステップＳ２４１）。第１の基準を用いて、参考文献解析部２３は、本文と参考文献名リストとの境界を示す特定の文字列である「参考文献」という文字列よりも後に出現する強調表示記号（図４参照）に囲まれた文字列を、参考文献名として特定する。また、第２の基準を用いて、強調表示記号と、参考文献名が記載されていることを表す特定の文字列（参考文献参照文字列、図５参照）とに基づき、参考文献名を特定する。

次に、参考文献解析部２３は、特定した参考文献名のそれぞれについて、図１２のステップＳ１４２と同様にして、文書記憶部３１に記憶されたすべての文書（ただし改訂対象文書を除く）を全文検索し、候補文書を抽出する（ステップＳ２４２）。

次に、選択指示受付部２５は、図１５のステップＳ２２４と同様に、候補文書の一覧を表示するとともに、候補文書のそれぞれについて、その候補文書を関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける（ステップＳ２４３）。
次に、改訂通知部１５は、図１５のステップＳ２２５と同様に、選択指示に基づき、改訂元ポインタを作成して文書関連情報記憶部３２に記憶させる（ステップＳ２４４）。
以上がステップＳ２４の詳細である。

ここで、ステップＳ２２〜Ｓ２４における候補文書の抽出は、改訂指示が入力された時点で文書記憶部３１に記憶されていた文書すべてを対象とするため、改訂対象文書よりも後に文書記憶部３１に登録された文書も考慮に含めることができる。
また、改訂に際してあらためて関連文書を指定することができるので、登録時に指定されていた関連文書に関わらず、改訂の内容によって重要となる候補文書が異なる場合には、状況に応じて適切な関連文書を指定することができる。

ステップＳ２４の後、文書入力部１１は、改訂対象文書の改訂処理を実行する（ステップＳ２５）。この改訂処理は、たとえば周知の文書編集ソフトウエアの機能を用いた更新処理であってもよい。改訂処理が完了すると、改訂された改訂対象文書は文書記憶部３１に記憶される。この改訂処理により、改訂者は改訂対象文書の内容を実際に改訂することができる。

なお、上記は１つの改訂対象文書に対して改訂指示が入力された場合の処理であるが、改訂指示は異なる文書について独立に入力することが可能である。また、１つの文書が複数の改訂対象文書に関する関連文書として指定される場合もあるが、この場合にはその文書に複数の改訂元ポインタが関連付けられ、各改訂元ポインタがそれぞれ異なる改訂対象文書を表すことになる。

＜ＩＩＩ．改訂通知表示時＞
図１８は、文書改訂管理システム１００が、文書の一覧表示に関連して改訂通知を表示する際の処理の流れを示すフローチャートである。
まず、一覧出力部１３が、文書記憶部３１に記憶されている文書の文書一覧を出力する（ステップＳ３１）。図１９はこの文書一覧を表示する文書一覧画面の構成の例を示す。出力された文書一覧は、たとえばユーザー端末５０に表示される。

文書一覧は、各文書の文書名と、各文書に改訂元ポインタが関連付けられていることを示す改訂通知表示とを含む。図１９の例では、１つの行に「通知」の列と「文書名」の列とが含まれており、「通知」の列はチェックボックスを含む。チェックマークが改訂通知表示の例であり、チェックボックスにチェックマークが表示されている場合、同じ行に表示される文書名によって表される文書には改訂元ポインタが関連付けられていることを示す。この例では、Ｂ文書、Ｃ文書およびＤ文書にそれぞれ改訂元ポインタが関連付けられている。
このように、一覧出力部１３は、文書一覧に含まれる文書のいずれかに文書関連情報記憶部３２において改訂元ポインタが関連付けられている場合、文書一覧において、当該文書について改訂元ポインタの存在を示す改訂通知表示を出力する。

なお、ここでいう「文書一覧」とは、必ずしも文書記憶部３１に記憶された文書すべての一覧でなくともよく、特定の条件に適合する文書のみの一覧であってもよい。たとえば、文書記憶部３１のうち特定のフォルダに分類されている文書の一覧、特定の分野に属する文書の一覧、特定のキーワードを含む文書の一覧、等であってもよい。

文書一覧の閲覧者となる可能性のあるユーザーとしては、文書記憶部３１に記憶された文書のいずれかを参照しようとするユーザーすべてが該当する。すなわち、いずれかの文書の作成者となったユーザーと、いずれの文書の作成者でもないユーザーとを含む。したがって、いずれの文書の作成者でもない一般の閲覧者であっても、文書一覧を閲覧することによって改訂通知表示を確認することができ、関連文書が改訂の反映を要する状態にある（あるいは、少なくとも改訂の反映要否が判断されていない状態にある）と知ることができる。このため、閲覧者は、反映前の状態が最新の内容であると誤信してしまうことがない。

ステップＳ３１の後、ポインタ処理受付部１６は、文書一覧に含まれる改訂通知表示に対する操作を受け付ける（ステップＳ３２）。この操作はたとえば図１９のチェックマークに対するクリック操作であり、改訂対応操作の一部を構成する。
次に、改訂元表示部１７は、改訂対応操作に応じて、操作された改訂通知表示に係る改訂元ポインタを取得する（ステップＳ３３）。たとえば図１９のＢ文書に対応するチェックマークがクリックされた場合、Ｂ文書に関連付けられた改訂元ポインタを取得する。以下では、操作された改訂通知表示が関連付けられた文書（この例ではＢ文書）を、「改訂要否判断中文書」と呼ぶ。なお、この改訂要否判断中文書は、改訂元ポインタによって示される改訂対象文書からみると、関連文書として指定されたものである。

次に、改訂元表示部１７は、取得した改訂元ポインタに対応する文書（改訂対象文書）の文書名を表示する（ステップＳ３４）。具体的には、改訂元表示部１７は、改訂要否判断中文書の改訂元ポインタに含まれる文書ＩＤを用いて文書関連情報記憶部３２を参照し、その文書ＩＤに関連付けられた文書名を取得してこれを表示する。
ここで、図１８には示さないが、文書一覧の閲覧者は、改訂対象文書の改訂内容を参照し、これに応じた改訂要否判断中文書の改訂が必要であるか否かを判断する。

その後、ポインタ処理受付部１６は、改訂要否判断中文書（この例ではＢ文書）の改訂を行うか否かの指示を受け付ける（ステップＳ３５）。この指示は改訂対応操作の一部を構成する。改訂を行うことを示す指示は、たとえば改訂要否判断中文書を新たな改訂対象文書とする別途の改訂指示である。この場合、この改訂指示に応じ、その文書について再帰的に図１４の処理が実行されることになる（図１４の処理全体をステップＳ３６として表す）。
なお、図１８には示さないが、ステップＳ３５において受け付ける指示は、特定のユーザーからの指示のみである。たとえば、１つ以上のユーザーＩＤに文書を改訂する権限（改訂権限）が与えられ、閲覧者のユーザーＩＤが改訂権限を持つ場合のみ、ポインタ処理受付部１６は改訂を行うか否かの指示を受け付ける。一方、閲覧者のユーザーＩＤが改訂権限を持たない場合には、改訂を行うか否かの指示が入力されてもポインタ処理受付部１６はこれを無視する（すなわちステップＳ３５〜Ｓ３７を実行しない）。この改訂権限は文書ごとに個別に指定されてもよい。また、改訂要否判断中文書の閲覧者が当該文書の作成者である場合、ポインタ処理受付部１６は、その閲覧者にはその文書の改訂権限があるものとして扱ってもよい。

ステップＳ３６が実行された後、またはステップＳ３５において改訂を行わないことを示す指示（改訂不要指示）が入力された場合には、改訂通知部１５はその改訂元ポインタを無効化する（ステップＳ３７）。すなわち、改訂通知部１５は、改訂要否判断中文書に対する改訂指示または改訂不要指示のいずれかに応じて、改訂対応操作の対象となった改訂通知表示に係る改訂元ポインタを無効化する。
ここで、「改訂元ポインタを無効化する」とは、たとえば改訂元ポインタを文書関連情報記憶部３２から削除することによって行われる。あるいは、改訂元ポインタが無効であることを示す情報（フラグ等）をその改訂元ポインタに関連付けることによって行われてもよい。

以上のように、実施の形態１に係る文書改訂管理システム１００によれば、ある文書の改訂内容が他の関連文書に未反映である場合の周知を行うので、一般の閲覧者であっても、文書一覧を閲覧することによって改訂通知表示を確認することができ、関連文書が改訂の反映を要する状態にあると知ることができる。

また、関連文書の作成者は、文書一覧を閲覧することによって改訂通知表示を発見し、当該文書が改訂を要する可能性に気づくことができるので、最終的な文書間の整合性を保つことができる。また、候補文書の抽出を行う際に、キーワードによる全文検索を用いることで、関連付けの漏れをなくし、確実に改訂内容を反映させることが可能である。

実施の形態１に係る文書改訂管理システム１００について、以下のような変形を施すことができる。
演算手段１０の内部構成は、図１とは異なるものであってもよく、また演算手段１０の構成要素の機能分担が実施の形態１とは異なるものであってもよい。たとえば、選択指示受付部２５が設けられない構成であってもよく、その場合にはたとえば属性検索部２１が選択指示受付部２５の代わりに図８のステップＳ１２４等を実行してもよい。

また、ハードウエアの構成単位は、実施の形態１に示すものに限らない。たとえば、文書改訂管理システム１００を複数のコンピュータによって構成してもよい。たとえば文書記憶部３１を独立したコンピュータとして構成してもよい。または、文書改訂管理システム１００およびユーザー端末５０をまとめて単一のコンピュータによって構成してもよい。

関連文書ポインタの作成タイミングおよび改訂元ポインタの作成タイミングは、実施の形態１とは異なっていてもよい。たとえば、図１５のステップＳ２２５、図１６のステップＳ２３０９、Ｓ２３１５、および図１７のステップＳ２４４を１つのステップにまとめ、図１４のステップＳ２４の後に実行してもよい。

実施の形態１では、改訂時の処理において、キーワード検索部２２が登録時キーワードを参照するが、これ以外にも候補抽出部２０は登録時の情報を利用してもよい。たとえば属性検索部２１は、図１５のステップＳ２２２において改訂者の入力を受け付けずに、記憶手段３０に記憶された属性を参照してもよい。また、参考文献解析部２３は、登録時に特定された参考文献名（図１２のステップＳ１４１）を記憶しておき、改訂時（図１７のステップＳ２４１）において参考文献名の特定を改めて行わずに記憶した参考文献名をそのまま用いてもよい。

実施の形態１では、属性に基づく候補文書の検索（図８のステップＳ１２３および図１５のステップＳ２２３）において、新規文書または改訂対象文書の属性のみに基づいて検索を行った。変形例として、新規文書または改訂対象文書の属性に加えて、あるいはこれに関わらず、検索に用いるべき属性の入力を受け付けてもよい。たとえば、他の作成者ＩＤを指定してもよく、登録日の範囲として特定の期間を指定してもよい。

実施の形態１において、登録時キーワード重みＷ１および改訂時キーワード重みＷ２は、いずれも「０．１×［ヒット数］＋［強調表示記号重みの総和］」という式を用いて算出されるが、この式は異なるものであってもよく、また登録時キーワード重みＷ１と改訂時キーワード重みＷ２とで式を異ならせてもよい。この式は、［ヒット数］と［強調表示記号重みの総和］とをそれぞれどの程度重視するかという相対的な比率を表すものであり、実施の形態１では［ヒット数］が０．１に対して［強調表示記号重みの総和］が１という比率となっている。０．１という定数を変更することにより、［強調表示記号重みの総和］に対する［ヒット数］の相対的な重要度を任意に調節することができる。

１０ 演算手段（１１ 文書入力部、１２ 関連文書特定部、１３ 一覧出力部、１４ 改訂指示受付部、１５ 改訂通知部、１６ ポインタ処理受付部、１７ 改訂元表示部、２０ 候補抽出部、２１ 属性検索部、２２ キーワード検索部、２３ 参考文献解析部、２５ 選択指示受付部）、
３０ 記憶手段（３１ 文書記憶部、３２ 文書関連情報記憶部、３３ 強調表示記号設定ファイル、３４ 参考文献判定設定ファイル）、
４０ 通信ネットワーク、５０ ユーザー端末、１００ 文書改訂管理システム。

Claims (18)

1. 複数の文書について、文書ＩＤと文書名とを関連付けて記憶する、文書記憶部と、
   前記文書のうちから選択される改訂対象文書に対する改訂指示を受け付ける、改訂指示受付部と、
   前記改訂対象文書を除く前記文書のうちから、前記改訂指示に関連するものを関連文書として特定する、関連文書特定部と、
   前記関連文書のそれぞれについて、前記改訂対象文書を表す情報を含む改訂元ポインタを作成する、改訂通知部と、
   前記関連文書のそれぞれについて、前記文書ＩＤと前記改訂元ポインタとを関連付けて記憶する、文書関連情報記憶部と、
   複数の前記文書について文書名を含む文書一覧を出力する一覧出力部と、
   を備え、
   前記一覧出力部は、前記文書一覧に含まれる文書のいずれかに前記文書関連情報記憶部において前記改訂元ポインタが関連付けられている場合、前記文書一覧において、当該文書について前記改訂元ポインタの存在を示す改訂通知表示を出力する
   文書改訂管理システム。
2. 前記文書改訂管理システムは、
   前記改訂通知表示に対する改訂対応操作を受け付ける、ポインタ処理受付部と、
   前記改訂対応操作に応じて、前記改訂通知表示に係る前記改訂元ポインタを参照し、対応する前記改訂対象文書の前記文書名を表示する、改訂元表示部と
   を備える、請求項１に記載の文書改訂管理システム。
3. 前記改訂通知部は、前記改訂対応操作の内容に応じて、前記改訂通知表示に係る前記改訂元ポインタを無効化する、請求項２に記載の文書改訂管理システム。
4. 前記改訂対応操作は、
   前記改訂通知表示に係る前記関連文書を新たな改訂対象文書とする前記改訂指示、または
   前記改訂通知表示に係る前記関連文書に対する改訂を行わないことを示す改訂不要指示
   のいずれかを含み、
   前記改訂通知部は、前記改訂指示または前記改訂不要指示のいずれかに応じて、前記改訂通知表示に係る前記改訂元ポインタを無効化する、請求項３に記載の文書改訂管理システム。
5. 前記関連文書特定部は、
   前記関連文書の候補となる候補文書を抽出する、候補抽出部と、
   前記候補文書のそれぞれについて、その候補文書を前記関連文書として特定するか否かに関する選択指示を受け付ける、選択指示受付部と
   を備える、請求項１〜４のいずれか一項に記載の文書改訂管理システム。
6. 前記候補抽出部は、キーワード検索部を備え、
   前記キーワード検索部は、前記改訂指示に応じて改訂時キーワードの入力を受け付け、
   前記キーワード検索部は、前記改訂時キーワードに基づいて改訂時キーワード関連度数を算出し、
   前記候補抽出部は、前記改訂時キーワード関連度数に基づいて、前記改訂時キーワードに係る前記候補文書を抽出する、請求項５に記載の文書改訂管理システム。
7. 前記キーワード検索部は、前記改訂対象文書の内容に基づいて、前記改訂時キーワードのそれぞれについて改訂時キーワード重みを算出し、
   前記キーワード検索部は、前記改訂対象文書を除く前記文書のそれぞれについて、前記改訂時キーワードのそれぞれに対する前記改訂時キーワード重みに基づいて、前記改訂時キーワード関連度数を算出する、請求項６に記載の文書改訂管理システム。
8. 前記キーワード検索部は、前記改訂対象文書に出現する前記改訂時キーワードの直前および直後の文字列に基づいて、前記改訂時キーワード重みを算出する、請求項７に記載の文書改訂管理システム。
9. 前記キーワード検索部は、前記改訂対象文書を除く前記文書のそれぞれについて、当該文書の内容に基づいて、前記改訂時キーワードのそれぞれに対して、その改訂時キーワードが出現する回数を表す改訂時キーワードヒット数を算出し、
   前記キーワード検索部は、前記改訂対象文書を除く前記文書のそれぞれについて、前記改訂時キーワードのそれぞれに対する前記改訂時キーワードヒット数に基づいて、前記改訂時キーワード関連度数を算出する、請求項６〜８のいずれか一項に記載の文書改訂管理システム。
10. 前記候補抽出部は、キーワード検索部を備え、
    前記キーワード検索部は、登録時キーワードの入力を受け付け、
    前記文書関連情報記憶部は、前記文書に、さらに前記登録時キーワードを関連付けて記憶し、
    前記キーワード検索部は、前記登録時キーワードに基づいて登録時キーワード関連度数を算出し、
    前記候補抽出部は、前記登録時キーワード関連度数に基づいて、前記登録時キーワードに係る前記候補文書を抽出する、請求項５〜９のいずれか一項に記載の文書改訂管理システム。
11. 前記キーワード検索部は、前記文書のそれぞれに対し、その文書の内容に基づいて、前記登録時キーワードのそれぞれについて登録時キーワード重みを算出し、
    前記文書関連情報記憶部は、前記登録時キーワードと前記登録時キーワード重みとを関連付けて記憶し、
    前記キーワード検索部は、前記改訂対象文書を除く前記文書のそれぞれについて、前記登録時キーワードのそれぞれに対する前記登録時キーワード重みに基づいて、前記登録時キーワード関連度数を算出する、請求項１０に記載の文書改訂管理システム。
12. 前記キーワード検索部は、前記文書に出現する前記登録時キーワードの直前のキーワード強調表示記号および直後のキーワード強調表示記号に基づいて、前記登録時キーワード重みを算出する、請求項１１に記載の文書改訂管理システム。
13. 前記キーワード検索部は、前記改訂対象文書を除く前記文書のそれぞれについて、当該文書の内容に基づいて、前記登録時キーワードのそれぞれに対して、その登録時キーワードが出現する回数を表す登録時キーワードヒット数を算出し、
    前記キーワード検索部は、前記改訂対象文書を除く前記文書のそれぞれについて、前記登録時キーワードのそれぞれに対する前記登録時キーワードヒット数に基づいて、前記登録時キーワード関連度数を算出する、請求項１０〜１２のいずれか一項に記載の文書改訂管理システム。
14. 前記文書改訂管理システムは、さらに前記文書の作成者を表す作成者ＩＤと、前記文書の分類を表す分類情報との入力を受け付け、
    前記候補抽出部は、前記改訂対象文書を除く前記文書のうち、
    前記文書名、
    前記作成者ＩＤ、および
    前記分類情報
    の少なくとも１つが前記改訂対象文書と一致するものを、属性に係る候補文書として抽出する、請求項５〜１３のいずれか一項に記載の文書改訂管理システム。
15. 前記候補抽出部は、前記改訂対象文書に関連する参考文献名を特定する参考文献解析部をさらに備え、
    前記候補抽出部は、前記改訂対象文書を除く前記文書のうち、当該文書内に前記参考文献名が出現するものを、前記参考文献名に係る前記候補文書として抽出する、請求項５〜１４のいずれか一項に記載の文書改訂管理システム。
16. 前記参考文献解析部は、前記改訂対象文書の本文と参考文献名リストとの境界を示す特定の文字列を特定し、
    前記境界を示す特定の文字列の後に出現する、参考文献強調表示記号に基づき、前記参考文献名を特定する、請求項１５に記載の文書改訂管理システム。
17. 前記参考文献解析部は、参考文献強調表示記号と、前記参考文献強調表示記号の後に出現する特定の参考文献参照文字列とに基づき、前記参考文献名を特定する、請求項１５または１６に記載の文書改訂管理システム。
18. コンピュータを、請求項１〜１７のいずれか一項に記載の文書改訂管理システムとして機能させるための文書改訂管理プログラム。

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