JP2012174224A - データ入力支援装置、及びデータ入力支援方法 - Google Patents
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Abstract
【課題】電話での応対業務等における、キーボード入力の負担を軽減することができる新しいデータ入力支援装置等を提供する
【解決手段】文章ごとに、属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを格納するデータベースと、ユーザにより属性情報の入力を受け付ける入力部と、受け付けた属性情報を有するデータを、データベースから抽出し、該抽出されたデータそれぞれの単文を文リストとして選択可能に画面表示する制御部と、を備え、入力部は、ユーザ入力により画面表示された文リストから一単文の選択を更に受け付け可能であり、制御部は、文リストから一単文が選択された場合、該選択された一単文の次に繋がる可能性の高い単文を繋がり情報に基づいて画面表示する、データ入力支援装置。
【選択図】図1
【解決手段】文章ごとに、属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを格納するデータベースと、ユーザにより属性情報の入力を受け付ける入力部と、受け付けた属性情報を有するデータを、データベースから抽出し、該抽出されたデータそれぞれの単文を文リストとして選択可能に画面表示する制御部と、を備え、入力部は、ユーザ入力により画面表示された文リストから一単文の選択を更に受け付け可能であり、制御部は、文リストから一単文が選択された場合、該選択された一単文の次に繋がる可能性の高い単文を繋がり情報に基づいて画面表示する、データ入力支援装置。
【選択図】図1
Description
本発明は、データ入力支援装置、及びデータ入力支援方法に関する。
コンタクトセンター等の電話での応対業務において、応対内容のキーボード入力に時間を要してしまう点が問題となっている。その入力を減らす簡単な対策としては、使用頻度の高いフレーズを辞書登録しておく方法があるが、メンテナンスが人手によるため手間がかかる。一方、入力支援に関する技術としては、近年、携帯電話等で過去の入力履歴を利用した予測変換(インクリメンタルサーチ)により、単語・フレーズレベルでの入力負担を軽減させることができるが、この方法でもキーボードによる入力が必須である点に変わりはなく、完全に文字入力をなくすことはできていない。
特に、電話で会話しながら、その応対記録をパソコンのキーボードでデータ入力することは、入力速度が会話内容に追いつかないという点と、入力作業を要するため、会話に集中出来なくなるという点から非常に難しい。その解決策としては、応対内容の要点を紙や画面にメモしておく方法や、音声を録音する方法等もあるが、どちらもキーボード入力の後処理が必要になるため作業効率は落ちる。また、過去の応対履歴やFAQ(Frequently Asked Questions)から類似のQAを流用する方法もあるが、応対内容(問合せ内容)の要点から検索のためのキーワードを考え、検索結果から最適な候補を選ぶためのスキル・時間が必要である。また、選んだQAが完全にマッチしない場合、やはり部分的にキーボード入力による手直しが必要になってしまうし、新規の問い合わせ内容の場合、当然QAは利用できないという問題がある。
したがって、本発明はかかる事情に鑑み、電話での応対業務等における、キーボード入力の負担を軽減することができる新しいデータ入力支援装置、及びデータ入力支援方法を提供することを目的とする。
本発明によるデータ入力支援装置によれば、文章ごとに、属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを格納するデータベースと、ユーザにより前記属性情報の入力を受け付ける入力部と、前記受け付けた属性情報を有するデータを、前記データベースから抽出し、該抽出されたデータそれぞれの単文を文リストとして選択可能に画面表示する制御部と、を備え、前記入力部は、ユーザ入力により前記画面表示された文リストから一単文の選択を更に受け付け可能であり、前記制御部は、前記文リストから一単文が選択された場合、該選択された一単文の次に繋がる可能性の高い単文を前記繋がり情報に基づいて画面表示する。
本発明によるデータ入力支援方法によれば、文章ごとに、属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを格納する段階と、ユーザにより前記属性情報の入力を受け付ける段階と、前記受け付けた属性情報を有するデータを、前記データベースから抽出し、該抽出されたデータそれぞれの単文を文リストとして選択可能に画面表示する段階と、ユーザ入力により前記画面表示された文リストから一単文の選択を更に受け付ける段階と、前記文リストから一単文が選択された場合、該選択された一単文の次に繋がる可能性の高い単文を前記繋がり情報に基づいて画面表示する段階と、を備える。
以上のように構成された本発明のデータ入力支援装置等によれば、1文単位で候補をリスト表示して選択させることで、ユーザによるキーボード入力の負担を軽減させることができる。すなわち、本発明によれば、応対内容のデータ入力時、キーボードによる文字入力操作を減らし、簡単なマウス操作で行なうことができるため、データ入力の時間短縮を図ることができる。また、例えば、データ入力者としてコンタクトセンターのオペレータであれば、次に何を相手先に確認したらよいかが候補として、一文単位で表示されるため、不慣れなオペレータ向けのトークスクリプトとしても利用することができる。
以下、本発明を実施するための好適な実施形態を、図面を参照しながら説明する。なお、本実施形態では、あるコンタクトセンターにおける電話での応対内容をデータ入力する場合を例にとって説明する。
図1は、本発明の一実施形態のデータ入力支援装置の概略構成を示すブロック図である。
本実施形態によるデータ入力支援装置1は、図1に示すとおり、画面表示部101、入力部102、制御部103、メモリ104、類似度判定処理部105、データ参照処理部106、FAQ/応対履歴(データベース)107、テキスト分割処理部108、データ更新処理部109、文脈データ(データベース)110、及び文章データ(データベース)111を含んで構成される。なお、データ入力支援装置1は、ハードウェアとして、例えば、CPU、CPUにバス結合されたROM、RAM、記憶装置、入力装置、表示装置、および入出力インタフェースなど、通常のコンピュータ装置と同様のハードウェアを備えることができる。データ入力支援装置1を構成する各部は、主にCPUがROMやRAMに格納されるプログラムを実行し、各ハードウェアを制御することにより実現することができ、また、データベースは、RAMまたは記憶部を用いて実現することができる。
画面表示部101は、応対内容を表示するものであって、入力部102から入力された文字列や、文章データ111から抽出された文字列を表示する。
入力部102は、マウスやキーボードといった入力インタフェースを介してユーザ入力を受け付けるものであって、例えば、画面表示部101によって表示されたドロップダウンリスト(以下、「DDL」と称する)から1つのある文字列が選択され、該文字列の入力を受け付ける。
制御部103は、データ入力支援装置1における一般的な処理を行うとともに、例えば、入力部102で入力を受け付けた文字列等を画面表示部101を介して表示装置に表示させ、また、文章データ111から抽出した文リストを並び替えてDDL表示させる。
メモリ104は、入力部102から入力を受け付けた文字列等や、DDLに表示する文のリストを格納するデータベースである。
類似度判定処理部105は、入力部102により文字列を入力し、DDLをクリックした際に動作する処理部であって、DDLに入力されている文字列(自然文、キーワード群)に類似の文を文章データ111から抽出し、類似度順に並べ替えたものを制御部103に返す。
データ参照処理部106は、文脈データ110と文章データ111から文リストを参照し制御部103に返す処理部である。例えば、入力された文字列の属性(例えば、問い合わせ属性)や前後の文により、参照される文リストは絞込みされる。
FAQ/応対履歴107は、応対記録情報及びFAQ情報を格納するデータベースである。本システムの導入前に同じ業務の応対履歴やFAQがあれば、FAQ/応対履歴107に格納された情報を初期データとして利用することができる。
テキスト分割処理部108は、FAQ/応対履歴107に格納されたテキストを文単位に分割する処理部である。同一のFAQや同一応対の文章であれば、前後の繋がり情報(文脈情報)も保持する。
データ更新処理部109は、文章データ111に格納される文データを更新し、また、文脈データ110に格納される文脈データを更新するする処理部である。
文脈データ110は、文章データ111に格納されている単文の関連付け情報を保持するためのデータベースである。
文章データ111は、FAQ/応対履歴107で利用されている単文を格納するためのデータベースである。
次に、図2−図9を参照して、データ入力6支援方法について説明する。
まず、FAQ/応対履歴データから、文章データ及び文脈データを生成するフローを、図2に示すフローチャートを参照して説明する。なお、各処理は、処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更して又は並列に実行することができる。
テキスト分割処理部108が、FAQ/応対履歴107から、応対履歴データを1件取得する(S101)。応対履歴データ(QA)は、例えば、図3に示すようなデータであり、QAごとに、QAID、属性情報(属性1〜属性4)、質問及びその回答の履歴情報を含んで構成される。
次に、テキスト分割処理部108が、取得した応対履歴データを単文に分割し、該分割した単文ごとにIDを採番する(S102)。
次に、データ更新処理部109が、IDと単文のセット(文データ)で文章データ111に格納する(S103)。文データは、例えば、図4に示すようなデータであり、単文ごとのID、単文情報を含んで構成されるとともに、該当する単文をDDLで選択された回数(参照回数;初期値は0とする)の情報を含んで構成されることができる。
次に、データ更新処理部109が、単文の前後の繋がりを示す文脈データを、単文ごとに採番したIDを用いて文脈データ110に格納する(S104)。文脈データは、例えば、図5に示すように、文脈IDごとに、QAID、単文の前後の単文のIDを含んで構成されるとともに、QAの種別情報(質問は「Q」、回答は「A」)を含んで構成される。
以上の処理を、FAQ/応対履歴107の全てのデータに対して実施する。その結果、図6に示すように、QA(QAID)ごとに、その属性情報、各単文(質問及び回答)のIDを有した状態でQAデータが作成される。
次に、クライアントからの問い合わせを実際にユーザが電話で受付けた場合の処理イメージを、図7−図9を参照して説明する。なお、初期データとして、図7に示すQAデータ(R0001−R0005)が登録されているものとする。
まず、図8に示すように、ユーザは、問い合わせ内容をヒアリング、例えば、「どういったご用件でしょうか?」、「HDDからカタカタ音がするのですか?」とヒアリングし(S201,S202)、その属性(「障害」、「ハード」、「PC」、「HDD」)を選択して設定する(S203)。このとき、制御部103は、入力部102が受け付けたユーザ入力(属性情報)に基づいて、その属性情報を有するQAデータを取得し、各QAデータの第一の質問候補(単文)を画面表示部101にDDL1により表示できるようにする。
ユーザは、DDL1(質問1文目)をマウス操作により選択(クリック)すると(S204)、DDL1に質問候補が表示される(S205)。具体的には、図9のS301に示すように、質問1文目の欄に、属性が一致する単文が表示される。なお、表示順は、参照回数が多い順とすることができる。
次に、問い合わせ内容と類似の候補があるか否かを判断し、類似の候補が無い場合、DDL1に直接キーワードや自然文を入力すると(S206)、新たな質問候補が表示される。具体的には、図9のS302に示すように、ユーザは、「音」や「カタカタ」という文字をキーボード入力する。このとき、制御部103が入力部102を介してユーザ入力を受け付けると、類似度判定処理部105は、DDLに入力されている文字列(自然文、キーワード群)に類似の単文を文章データ111から抽出し、類似度順に並べ替えたものを制御部103に返す。次いで、制御部103は、並び替えた第一の質問候補(単文)を画面表示部101にDDL1により表示させる。なお、表示順は、参照回数が多い順とすることができる。
一方、類似の候補がある場合、その候補を選択すると未入力DDL2,DDL3にDDL1で選択された単文と同一QAの他の単文の内容が表示される(S207)。具体的には、図9のS303に示すように、質問2文目、質問3文目の内容が自動選択されて表示される。
次に、ユーザは、自動選択された項目の内容が正しいか否かを、例えば、質問2文目の「起動直後からカタカタ音がしますか?」とヒアリングする(S208)。ヒアリングした結果、表示内容と一致する場合は、その内容に沿って質問及び回答をする(S209)。このとき、既存の組み合わせと同様であると判断できるため、制御部103は、データ更新処理部109による文脈データ110や文章データ111の内容を更新しないでその処理を終了する。
一方、ヒアリングした結果、その内容が表示内容と異なる場合は、DDL2(質問2文目)をクリックし(S210)、別の質問候補が表示される(S211)。類似の候補が無い場合、直接入力でDDL2を修正し(S212)、類似の候補がある場合、DDL2の候補を選択する(S213)。このとき、別の候補が選択された場合、制御部103は、データ更新処理部109を介して新しい文脈データの情報を文脈データ111に追加し、また、直接入力した場合、文データ(例えば、図8に示すQAID「R0006」)と文脈データに情報を追加する。よって、次回、同様の応対内容があったときに、追加した情報を候補として表示させることができ、ユーザ入力としてマウス操作(クリック操作)だけで完結できる精度を上げることができる。
以上より、本実施形態のデータ入力支援方法によれば、1文単位で候補をリスト表示して選択させることで、ユーザによるキーボード入力の負担を軽減させることができる。すなわち、本発明によれば、応対内容のデータ入力時、簡単なマウス操作で行なうことができるため、キーボードによる文字入力操作を減らし、データ入力の時間短縮を図ることができる。また、例えば、データ入力者としてコンタクトセンターのオペレータであれば、次に何を相手先に確認したらよいかが候補として、一文単位で表示されるため、不慣れなオペレータ向けのトークスクリプトとしても利用できる。
ここで、例えば、モニタが表示しないという障害で電源ランプ点等する場合と点灯しない場合がある時、FAQではこの2パターンが異なるFAQとして登録されているため(例えば、図10に示す登録イメージ参照)、最初に選択したFAQが該当しなかった場合、別のFAQを探し直さなければばらない。しかし、本実施形態は、あくまで入力支援機能であるため、間違った事例が表示されたとしても、ヒアリングした内容に応じてDDLの候補を選び直していけばよい(図11参照)。DDLに候補がない場合も登録済みの文から候補検索できるため、入力の負担を軽減できる。文データ、文脈データの初期データは、既存の応対履歴やFAQから自動的に作成できる。また運用中に手入力で更新した情報は文データ、文脈データに反映され、次回以降類似の候補として表示されるため、文データ、文脈データのメンテナンスは不要であり、使えば使うほどキーボードによる文字入力操作を減らせる可能性が高くなる。
<他の実施形態>
他の実施形態を、図12、図13を用いて説明する。図13に示す通常入力モードは質問と回答をテキスト入力できる画面で、DDL入力モードは本発明で説明したDDLで入力するモードである。通常入力モードからDDL入力モードに切り替える際には、質問と回答欄のテキストを単文で分割し、DDLに直接入力された状態で表示する。逆に、DDL入力モードから通常入力モードに切り替える場合は、単文を連結してテキストボックスに表示する。例えば、(1)Webサイトに掲載されているテキストを通常入力モードでコピーアンドペーストし、(2)DDL入力モードに切換え、(3)間違っている箇所をDDLで部分修正する。これにより、事前にナレッジとして登録していなかった事例でもマウスクリックによる編集ができ、さらに新しいナレッジとして蓄積することができる。
<変形例>
以上のように本発明の好適な実施形態について説明したが、本発明は、以上の実施形態に限定されるべきものではなく、特許請求の範囲に表現された思想および範囲を逸脱することなく、種々の変形、追加、および省略が当業者によって可能である。
以上のように本発明の好適な実施形態について説明したが、本発明は、以上の実施形態に限定されるべきものではなく、特許請求の範囲に表現された思想および範囲を逸脱することなく、種々の変形、追加、および省略が当業者によって可能である。
例えば、本実施形態では、データ入力支援装置1に各部及びデータベースが備えられている構成を説明したが、本発明はこれに限られず、各部がデータ入力支援装置1と通信可能に接続されたネットワーク上に又は他の装置に備えられるデータ入力支援システムとして構成することもできる。
また、データ入力支援装置1には、用途に応じた機能的構成がそれぞれ備えられているが、データ入力支援装置1に備えられている機能的構成は、そのいくつかの手段を一纏めにして構成されていてもよいし、一つの部をさらに複数の部に分割して構成されていてもよい。
上記の実施形態の一部または全部は、以下の付記のようにも記載されうるが、以下には限られない。
(付記1)文章ごとに、属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを格納するデータベースと、ユーザにより前記属性情報の入力を受け付ける入力部と、前記受け付けた属性情報を有するデータを、前記データベースから抽出し、該抽出されたデータそれぞれの単文を文リストとして選択可能に画面表示する制御部と、を備え、前記入力部は、ユーザ入力により前記画面表示された文リストから一単文の選択を更に受け付け可能であり、前記制御部は、前記文リストから一単文が選択された場合、該選択された一単文の次に繋がる可能性の高い単文を前記繋がり情報に基づいて画面表示する、データ入力支援装置。
(付記2)前記入力部は、ユーザにより文字列の入力を受け付け可能であり、前記文字列の入力を受け付けた場合、該文字列と類似の文字列を含む単文を前記データベースから検索する類似度判定処理部を更に備え、前記制御部は、前記類似度判定処理部により検索された各単文を文リストとして選択可能に画面表示する、付記1に記載のデータ入力支援装置。
(付記3)前記制御部は、前記各単文を文リストとして選択可能に画面表示する場合、該各単文を参照回数の多い順に並べ替えて画面表示する、付記1又は付記2に記載のデータ入力支援装置。
(付記4)過去の文章を単文ごとに分割し、該分割した単文ごとにIDを採番して、前記文章の属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを生成し、該生成したデータを前記データベースに格納する分割処理部を更に備える、付記1〜付記3のいずれか1項に記載のデータ入力支援装置。
(付記5)前記選択された単文を組み合わせた文章を、前記属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含む追加のデータとしてデータベースの内容を更新するデータ更新処理部を更に備える、付記1〜付記4のいずれか1項に記載のデータ入力支援装置。
(付記6)文章ごとに、属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを格納する段階と、ユーザにより前記属性情報の入力を受け付ける段階と、前記受け付けた属性情報を有するデータを、前記データベースから抽出し、該抽出されたデータそれぞれの単文を文リストとして選択可能に画面表示する段階と、ユーザ入力により前記画面表示された文リストから一単文の選択を更に受け付ける段階と、前記文リストから一単文が選択された場合、該選択された一単文の次に繋がる可能性の高い単文を前記繋がり情報に基づいて画面表示する段階と、を備える、データ入力支援方法。
本発明は、様々なデータ入力支援装置及びその方法として利用でき、例えば、コンタクトセンター、ヘルプデスク等の電話における応対業務に利用できる。特に、応対履歴として記録する際に、1つの文が比較的完結に登録できる業務、ある程度応対のパターンが決まっている業務でその効果が高い。
1…データ入力支援装置、101…画面表示部、102…入力部、103…制御部、104…メモリ、105…類似度判定処理部、106…データ参照処理部、107…FAQ/応対履歴、108…テキスト分割処理部、109…データ更新処理部、110…文脈データ、111…文章データ。
Claims (6)
- 文章ごとに、属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを格納するデータベースと、
ユーザにより前記属性情報の入力を受け付ける入力部と、
前記受け付けた属性情報を有するデータを、前記データベースから抽出し、該抽出されたデータそれぞれの単文を文リストとして選択可能に画面表示する制御部と、を備え、
前記入力部は、ユーザ入力により前記画面表示された文リストから一単文の選択を更に受け付け可能であり、
前記制御部は、前記文リストから一単文が選択された場合、該選択された一単文の次に繋がる可能性の高い単文を前記繋がり情報に基づいて画面表示する、
データ入力支援装置。 - 前記入力部は、ユーザにより文字列の入力を受け付け可能であり、
前記文字列の入力を受け付けた場合、該文字列と類似の文字列を含む単文を前記データベースから検索する類似度判定処理部を更に備え、
前記制御部は、前記類似度判定処理部により検索された各単文を文リストとして選択可能に画面表示する、請求項1に記載のデータ入力支援装置。 - 前記制御部は、前記各単文を文リストとして選択可能に画面表示する場合、該各単文を参照回数の多い順に並べ替えて画面表示する、請求項1又は請求項2に記載のデータ入力支援装置。
- 過去の文章を単文ごとに分割し、該分割した単文ごとにIDを採番して、前記文章の属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを生成し、該生成したデータを前記データベースに格納する分割処理部を更に備える、請求項1〜請求項3のいずれか1項に記載のデータ入力支援装置。
- 前記選択された単文を組み合わせた文章を、前記属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含む追加のデータとしてデータベースの内容を更新するデータ更新処理部を更に備える、請求項1〜請求項4のいずれか1項に記載のデータ入力支援装置。
- 文章ごとに、属性情報、前記文章を構成する各単文、及び該各単文同士の繋がり情報を含むデータを格納する段階と、
ユーザにより前記属性情報の入力を受け付ける段階と、
前記受け付けた属性情報を有するデータを、前記データベースから抽出し、該抽出されたデータそれぞれの単文を文リストとして選択可能に画面表示する段階と、
ユーザ入力により前記画面表示された文リストから一単文の選択を更に受け付ける段階と、
前記文リストから一単文が選択された場合、該選択された一単文の次に繋がる可能性の高い単文を前記繋がり情報に基づいて画面表示する段階と、を備える、
データ入力支援方法。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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JP2011038823A JP2012174224A (ja) | 2011-02-24 | 2011-02-24 | データ入力支援装置、及びデータ入力支援方法 |
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Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
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Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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JP2021101353A (ja) * | 2017-03-16 | 2021-07-08 | カシオ計算機株式会社 | 情報処理装置、情報表示方法及びプログラム |
-
2011
- 2011-02-24 JP JP2011038823A patent/JP2012174224A/ja not_active Withdrawn
Cited By (2)
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