JP2011090635A - 業務管理装置、業務管理システム、業務管理方法および業務管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 利用者が明示的に業務フローを記述することなく、電子データに行われた操作を検知して、利用者のうちその電子データに関係のある者へ必要な通知を行うことのできる業務管理装置、業務管理方法および業務管理プログラムを提供する。
【解決手段】 業務管理装置１００は、利用者とオブジェクトとの所有関係またはオブジェクト同士の相互関係を示す相互関係情報を生成する業務実行手段１０１と、オブジェクトに所定の操作が発生すると、生成された相互関係情報に基づいて識別したオブジェクトと同一のオブジェクトの所有者を相互関係情報から抽出する通知先抽出手段１０７と、抽出された所有者に、操作が発生した旨を通知する通知手段１０８とを備える。
【選択図】 図１

Description

本発明は、業務管理装置、業務管理システム、業務管理方法および業務管理プログラムに関する。

特許文献１には、新たなワークフローを追加可能なワークフロー制御システムの一例が記載されている。図２２は、特許文献１に示されるワークフロー制御システムの構成を示す図である。図２２に示すように、ワークフロー制御システムは、記憶装置５０１と、サーバ装置５０２と、第１の端末装置５０３と、第２端末装置５０５と、ネットワーク５０４とを備える。

複数の端末装置５０３は、ネットワーク５０４を介して記憶装置５０１に記憶される文書を共有する。サーバ装置５０２は、端末装置５０３からの要求に応じてデータとルールを含む文書を生成して記憶装置５０１に格納する。サーバ装置５０２は、第１の端末装置５０３から文書の更新要求を受け付け、文書の更新を実行する。そして、更新処理が終了したら、第２の端末装置５０５に通知する。

複数の利用者間で文書が送受信されるワークフロー制御システムでは、あらかじめシステム全体でのワークフローが明示的に定義され、その定義に従って文書の作成や更新などの業務が行われるのが一般的である。特許文献１に記載のワークフロー制御システムによれば、第１の端末がサーバ装置に文書更新の要求を行う際に、次に第２の端末に業務が移ることも含めて指示できることにより、柔軟なワークフローを実現することができる。

非特許文献１には、文書への操作に伴って、各種の業務フローを起動させるコンテンツ管理システムの一例が記載されている。非特許文献１に記載されるアルフレスコ（Alfresco）のようなコンテンツ管理システムでは、文書の作成、更新、削除をするタイミングで、文書管理に関する様々な処理を起動することが定義できる。例えば、電子メールを発信する、文書のコピーを作成する、などの具体的な処理を指定することが可能である。

特許文献２には、時間経過に伴う業務フローの変化を特定する業務分析装置の一例が記載されている。図２３は、特許文献２に記載される業務分析装置の構成を示すブロック図である。図２３に示すように、業務分析装置は、更新情報記憶手段６０１と、期間情報記憶手段６０２と、更新情報分類手段６０３と、業務フロー抽出手段６０４と、遷移情報生成手段６０５と、変化情報生成手段６０６とを備える。

更新情報記憶手段６０１は、データの更新を伴う業務処理を更新時刻とともに記憶する。期間情報記憶手段６０２は、業務処理を分割するための時間間隔を記憶する。更新情報分類手段６０３は、期間情報記憶手段６０１に記憶された時間間隔で、更新情報記憶手段６０１に記憶された一連の業務処理を分割する。業務フロー抽出手段６０４は、更新情報分類手段６０３によって分割された業務処理を時間順に並べ、業務フローを生成する。遷移情報生成手段６０５は、業務フロー抽出手段６０４によって生成された業務フローを、業務間の遷移情報に変換する。例えば、遷移情報は２次元の表形式で表現される。例えば、ある業務フローが業務Ａ→業務Ｂ→業務Ｃという流れだったとすると、遷移情報のＡ行Ｂ列が１、Ｂ行Ｃ列が１というように、業務フローを構成する業務の遷移数が計数され、遷移情報が生成される。

変化情報生成手段６０６は、更新情報分類手段６０３によって分けられた業務フロー毎に、遷移情報の変化を検出する。例えば、ある業務フローが業務Ａ→業務Ｂ→業務Ｃ、次の業務フローが業務Ａ→業務Ｂ→業務Ａ→業務Ｂ→業務Ｃであるとき、遷移情報のＡ行Ｂ列が１から２に増加する。これにより、業務フローの変化が検出される。

上記のような特許文献２に記載の業務分析装置によって、業務フローの変化が自動的に検知でき、システム管理者は、業務フローの変化の傾向に応じて、業務内容の見直しを検討することができる。

特許文献３には、生起したイベントデータからイベントの生起パターンを検出するシステムの一例が記載されている。図２４は、特許文献３に記載されるパターン検出装置の構成を示すブロック図である。図２４に示すように、パターン検出装置は、インタフェース部７０１、入力部７０３、表示部７０４、記憶部７０５および制御部７０２を備える。制御部７０２は、イベントログ管理部７０６と、関係定義データ管理部と７０７、ルール生成部７０８と、ルール管理部７０９とを備える。

インタフェース部７０１は、イベントを発生する外部システムからイベントログを受け取る。入力部７０３は、キーボードなどの入力デバイスであり、外部システムの管理者が各種データの投入や検出結果の閲覧等に用いる。表示部７０４は、ディスプレイなどの表示デバイスである。記憶部７０５は、外部システムから受け取ったイベントログ、イベント間の関係の定義、イベントパターンから生成されたイベントパターンルールを格納する。

イベントログ管理部７０６は、外部システムから受け取ったイベントログを記憶部へ格納するとともに、イベントパターンルールが検出されたときに、外部システムから取得したイベントログとの照合処理を行い、照合できたら警告メッセージを出力する。関係定義データ管理部７０７は、外部システム管理者から関係定義データの入力を受け付け、記憶部７０５の関係定義データに記憶させる。ルール生成部７０８は、イベント間の共起確率を算出し、その確率と関係定義データとからルールとなりうるイベントのペアをイベントログから抽出し、さらにルールの複合化と簡略化を行った後、最終的に生成されたルールを記憶部７０５に格納する。ルール管理部７０９は、記憶部７０５に格納されたルールを管理する。

上記のような特許文献３のイベント生起パターン検出システムによって、イベントログから詳細な生起パターンを検出することができ、不正なトランザクションやネットワーク障害などの生起を検出することができる。

特許文献４には、ワークフロー管理システムの業務改善に必要な分析情報を得るシステムの一例が記載されている。図２５は、特許文献４に記載のワークフロー管理システムの構成を示すブロック図である。図２５に示すように、特許文献４に記載のワークフロー管理システムは、分析データＤＢ８０１と、業務パターンＤＢ８０４と、特徴ベクトル抽出部８０２と、検索部８０３とを備える。

分析データＤＢ８０１は、分析対象のログデータを格納する。特徴ベクトル抽出部８０２は、分析データＤＢ８０１からログデータを取得し、その取得データから特徴ベクトルを生成する。業務パターンＤＢ８０４は、典型的な業務のパターンを特徴づける特徴ベクトルを格納する。検索部８０３は、特徴ベクトル生成部で生成された特徴ベクトルを元に、業務パターンＤＢ８０４に対して検索を実行し、近い業務パターンがあれば取得する。

上記のような特許文献４のシステムによって、予め定義された業務パターンに近似したログデータを検出して、その業務パターンに結びつけられたメッセージを出力することができる。

特開２００１−１８８８６５ 特開２００８−２２５８１４ 特開２００６−４３４６ 特開２００２−２７９１１９

アルフレスコ３．５ ゲッティング スターテッド ウィズ ドキュメント マネージメント バージョン１．０（Alfresco3.5 Getting Started with Document Management Version1.0）http://share.alfresco.com/

業務フローを定義する際には、その業務フローで取り扱う文書と、生成、更新、削除などの文書の取り扱われ方と、業務の流れとの関係を、利用者が明示的に記述しなければ、業務フローを定義することができない。例えば、上記特許文献１では、記述言語が定義され、その規則に従って業務フローと文書操作の関係を詳細に定義する必要がある。したがって、アドホックに業務フローが変わる場合、予め業務フローを定義しておき、電子データに操作が行われたことを検知して、その電子データに関係のある者へ必要な通知を行うことができないという課題がある。

本発明の目的は、利用者が明示的に業務フローを記述することなく、電子データに行われた操作を検知して、利用者のうちその電子データに関係のある者へ必要な通知を行うことのできる業務管理装置、業務管理システム、業務管理方法および業務管理プログラムを提供することにある。

本発明に係る第１の業務管理装置は、利用者とオブジェクトとの所有関係またはオブジェクト同士の相互関係を示す相互関係情報を生成する業務実行手段と、オブジェクトに所定の操作が発生すると、生成された相互関係情報に基づいて識別したオブジェクトと同一のオブジェクトの所有者を、相互関係情報から抽出する通知先抽出手段と、抽出された所有者に、操作が発生した旨を通知する通知手段とを備える。

本発明に係る第１の業務管理システムは、業務管理装置とネットワークを介して利用者端末と接続されたことを特徴とする。

本発明に係る第１の業務管理方法は、利用者とオブジェクトとの所有関係またはオブジェクト同士の相互関係を示す相互関係情報を生成し、オブジェクトに所定の操作が発生すると、生成された相互関係情報に基づいて識別したオブジェクトと同一のオブジェクトの所有者を、相互関係情報から抽出し、抽出された所有者に、操作が発生した旨を通知することを備える。

本発明に係る第１の業務管理プログラムは、利用者とオブジェクトとの所有関係またはオブジェクト同士の相互関係を示す相互関係情報を生成する処理と、オブジェクトに所定の操作が発生すると、生成された相互関係情報に基づいて識別したオブジェクトと同一のオブジェクトの所有者を、相互関係情報から抽出する処理と、抽出された所有者に、操作が発生した旨を通知する処理を、コンピュータに実行させる。

本発明によれば、利用者が明示的に業務フローを記述することなく、電子データに行われた操作が検知されて、利用者のうちその電子データに関係のある者へ必要な通知を行うことができる効果が得られる。

本発明の第１実施形態に係る業務管理装置の構成を示すブロック図である。 業務実行手段が作成する相互関係情報を示す図である。 業務実行手段が作成する利用者間情報を示す図である。 業務実行手段が作成する業務履歴情報を示す図である。 通知先抽出ルール格納手段が格納する通知先抽出ルール情報を示す図である。 本発明の第１実施形態における利用者の操作を示す概念図である。 本発明の第１実施形態に係る業務管理装置の構成を示すブロック図である。 電子メール管理手段またはファイル管理手段が作成する相互関係情報を示す図である。 電子メール管理手段が作成する利用者間情報を示す図である。 電子メール管理手段またはファイル管理手段が作成する業務履歴情報を示す図である。 通知先抽出ルール格納手段が格納する通知先抽出ルール情報を示す図である。 通知先抽出手段の動作を示すフローチャートである。 本発明の第２実施形態に係る業務管理装置の構成を示すブロック図である。 本発明の第２実施形態における利用者の操作を示す概念図である。 電子メール管理手段またはファイル管理手段が作成する相互関係情報を示す図である。 電子メール管理手段が作成する利用者間情報を示す図である。 電子メール管理手段またはファイル管理手段が作成する業務履歴情報を示す図である。 通知先抽出ルール格納手段が格納する通知先抽出ルール情報を示す図である。 電子メール管理手段が作成した業務履歴情報を示す図である。 電子メール管理手段が作成した利用者間情報を示す図である。 本発明の第４実施形態に係る業務管理装置の構成を示すブロック図である。 特許文献１に示されるワークフロー制御システムの構成を示す図である。 特許文献２に記載される業務分析装置の構成を示すブロック図である。 特許文献３に記載されるパターン検出装置の構成を示すブロック図である。 特許文献４に記載のワークフロー管理システムの構成を示すブロック図である。

第１の実施形態．
次に、発明を実施するための形態について図面を参照して詳細に説明する。

本発明の第１実施形態に係る業務管理装置について説明する。業務管理装置は、複数の利用者で業務を行う際に、業務中に扱われる電子メール、文書ファイル、スケジュールデータ等を管理するものである。具体的には、ある利用者が電子メール、文書ファイル、スケジュールデータ等を操作した場合に、関係のある利用者にその旨を通知するものである。

まず、図１を参照して業務管理システムの概要について説明する。

図１は、本発明の第１実施形態に係る業務管理システムの構成を示すブロック図である。本発明の第１実施形態に係る業務管理システムは、業務管理装置１００と、業務管理装置１００にネットワーク２を経由して接続された複数の利用者端末１を備える。図１に示すように、業務管理装置１００は、業務実行手段１０１、オブジェクト・利用者関係格納手段１０２、通知先抽出ルール格納手段１０３、通知先抽出ルール編集手段１０４、業務履歴格納手段１０５を備える。業務管理装置１００はまた、操作検出手段１０６、通知先抽出手段１０７、通知手段１０８、業務データ格納手段１２０および通信手段１３０を備える。業務管理装置１００には、複数の利用者端末１が接続される。利用者は、利用者端末１を介して業務実行手段１０１を操作して業務処理を行う。

業務実行手段１０１は、例えば、電子メール、ファイル管理、スケジュール管理等の業務を実行するための手段である。業務データ格納手段１２０は、業務実行手段１０１により生成された電子メールや文書等を格納する。オブジェクト・利用者関係格納手段１０２は、オブジェクトと利用者の関係またはオブジェクト同士の関係を示す相互関係情報１０を格納する。オブジェクト・利用者関係格納手段１０２は、また、利用者同士の操作の関係を示す利用者間情報２０を格納する。

図２は、業務実行手段１０１が作成する相互関係情報１０を示す。図２に示すように、相互関係情報１０は、オブジェクト・利用者１１、オブジェクト・利用者１２および関係１３の各項目を有する。オブジェクト・利用者１１、オブジェクト・利用者１２には、オブジェクトまたは利用者の名前または識別情報が記載され、関係１３には、両者の関係が記載される。相互関係情報１０は、オブジェクトと利用者との関係を含んでもよいし、オブジェクトとオブジェクトとの関係を含んでもよい。ここで、オブジェクトとは、例えば電子メール、文書ファイル、スケジュールデータなど、業務実行手段１０１により取り扱われる電子データである。業務実行手段１０１は、電子メール、文書ファイル等のオブジェクトが利用者により作成、添付などの操作がされると、それらの関係を示す相互関係情報１０を作成しオブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納する。

図３は、業務実行手段１０１が作成する利用者間情報２０を示す図である。図３に示すように、利用者間情報２０は、オブジェクト２１、関係２２、操作２３およびアドレス２４の各項目を有する（詳細は後述する）。

業務履歴格納手段１０５は、業務履歴情報３０を格納する。図４は、業務履歴情報３０を示す図である。図４に示すように、業務履歴情報３０は、利用者３１、オブジェクト３２、操作３３およびチェック済みフラグ３４の各項目を含む。利用者３１は業務履歴格納手段１０５により操作を行った利用者を示す。オブジェクト３２は利用者により操作された電子ファイルの識別情報を示す。操作３３は操作の内容を示す。また、チェック済みフラグ３４は、後述する通知チェックが終了したか否かを示すフラグを格納する。

操作検出部１０６は、通知処理を行うべきオブジェクトに所定の操作が行われたか否かを判定する。例えば、通知処理を行うべきオブジェクトをＷｏｒｄやＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ等の「文書」とし、所定の操作を「更新」とすると、これらの文書に更新が行われた場合に通知処理を行うべき操作が行われたと判定する。

通知先抽出ルール格納手段１０３は、通知先抽出ルール情報４０を格納する。図５は、通知先抽出ルール情報４０を示す図である。図５に示すように、通知先抽出ルール情報４０は、通知先を抽出するためのルールを含む。ルールの表現は、条件式など既存の技術を用いてもよい。通知先抽出ルール編集手段１０４は、通知先抽出ルール格納手段１０３に格納されている通知先抽出ルール情報を、利用者または管理者が、追加、変更、削除するための手段である。

通知先抽出手段１０７は、相互関係情報１０、利用者間情報２０および通知先抽出ルール情報４０を参照して、操作が行われたオブジェクトを所有する利用者およびその通知先情報を抽出する。通知手段１０８は、通知先抽出手段１０７から受け取った通知先に、所有するオブジェクトの出元のオブジェクトに対して何らかの操作が行われたことを通信手段１３０を介して通知する。

通信手段１３０は、ネットワーク２を介して利用者端末１との通信を行うと共に、業務実行手段１０１に対して業務を実行するための指示を行う。また、通信手段１３０は、通知手段１０８からの指示を受けて、対応する利用者端末１に対して通知を行う。

次に、業務管理装置の具体的な構成について説明する。

図６は、図１のより具体的な構成を示す業務管理装置２００のブロック図である。業務管理装置２００は、図１の業務実行手段１０１の具体的な手段として電子メール管理手段１０９とファイル管理手段１１０を備える。また業務管理装置２００は、図１の業務データ格納手段１２０の具体的な手段として電子メール格納手段１１１、ファイル格納手段１１２を備える。図１と同様の構成には同一符号を付し、その説明を省略する。

業務管理装置２００には、ネットワークを介して複数の利用者端末１が接続されている。利用者端末１は、ネットワークを介して業務管理装置２００の電子メール管理手段１０９またはファイル管理手段１１０を操作する。

電子メール管理手段１０９は、利用者端末１からの操作に応じて、電子メールの作成、送受信等を行う。受信した電子メール等は、電子メール格納手段１１１に格納される。電子メール格納手段１１１は、利用者端末１ごとの保存領域を保持している。

電子メール管理手段１０９はまた、電子メールの所有者や添付ファイルの情報など、電子メールの状態に関する情報を検出し、その結果を相互関係情報１０として作成してオブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納する。電子メール管理手段１０９はさらに、電子メールの送受信に関する利用者間情報２０を作成し、オブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納する。

ファイル管理手段１１０は、利用者端末１からの操作に応じて、電子ファイルの作成、更新、削除等を行う。作成された電子ファイルは、ファイル格納手段１１２に格納される。ファイル格納手段１１２は、利用者端末１ごとの保存領域を保持している。ファイル管理手段１１０はまた、電子ファイルに対して操作がなされるとそれを検出し、業務履歴情報３０を作成して業務履歴格納手段１０５に格納する。

図７は、業務管理装置２００の利用者の操作の例を示す概念図である。図７を参照して、利用者Ａと利用者Ｂの操作の例を説明する。

利用者Ａは、文書ａを作成し、この文書ａをファイル管理手段１１０に格納する。そして、利用者Ａは、この文書ａを電子メールＡに文書Ａとして添付し、電子メールＡを利用者Ｂに送信する。

利用者Ａによって文書ａが「文書Ａ」として利用者Ｂに送信されたことは、アドホックな業務フローが発生したということである。利用者Ａも利用者Ｂも事前にこの業務フローを定義することなく、業務やファイル操作の履歴を元に、文書ファイルに対する操作を自動的に利用者Ｂに通知できることが望ましい。

上記操作が行われたときの業務管理装置２００の動作について説明する。

図８、図９は、それぞれ、上記操作が行われたときに生成される相互関係情報１０、利用者間情報２０を示す。また図１０は、ファイル管理手段１１０を介した利用者による操作の履歴を表す業務履歴情報３０を示す。図１０は、ファイル管理手段１１０が文書ａを作成したときと更新したときの業務履歴情報３０を示す。ここではファイル管理手段１１０による操作の履歴を表す業務履歴情報３０を示しているが、メール管理手段１０９による操作の履歴を業務履歴情報３０として作成してもよい。

図１１は、通知先抽出ルール格納手段１０３が格納する通知先抽出ルール情報４０の一例を示す図である。ここでは、「同一のメールの同一順番の添付ファイルは同一と判定」というルールが記載される。通知先抽出手段１０７は、通知先抽出ルール情報４０を参照して、通知先を抽出する。

ここで、相互関係情報１０、利用者間情報２０および業務履歴情報３０について、詳細に説明する。

利用者Ａがファイル管理手段１１０を操作して文書ａを作成すると、ファイル管理手段１１０は該文書ａをファイル格納手段１１０に格納すると共に、業務履歴情報３０を作成して業務履歴格納手段１０５に格納する。具体的には、図１０の１行目に示すように、「利用者Ａ」が「文書ａ」を「作成」したことを示す業務履歴情報３０を作成する。ファイル管理手段１１０はまた、作成された文書に関する相互関係情報１０を作成し、オブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納する。具体的には、図８の１行目に記載されるように、「文書ａ」が「利用者Ａ」に「所有」されていることを示す相互関係情報１０を作成する。

続いて、利用者Ａが電子メール管理手段１０９を操作して電子メールＡを作成すると、電子メール管理手段１０９は、図８の２行目に示すように「電子メールＡ」が「利用者Ａ」に「所有」されているという相互関係情報１０を作成する。

その後、利用者Ａが、電子メールＡに文書ａを添付したとする。電子メールＡに添付されたとき、電子メール管理手段１０９は文書ａに「文書Ａ」という名称を付す。このとき、電子メール管理手段１０９は、電子メールＡに文書Ａが添付されることを示す相互関係情報１０を作成する。具体的には、図８の３行目に記載されるように、「電子メールＡ」に「文書Ａ」が「添付」されているというデータを追加する。またこのとき電子メール管理手段１０９は、文書ａが文書Ａと同一の関係にあることを示す相対関係情報を作成する。具体的には、図８の４行目に記載されるように、「文書ａ」と「文書Ａ」が「同一」であるというデータを追加する。

続いて、利用者Ａは、メール管理手段１０９を操作して電子メールＡを利用者Ｂに送信する。電子メール管理手段１０９は、図示しないメールサーバを介して電子メールＡを利用者Ｂに送信する。そして、電子メール管理手段１０９は、利用者Ｂ宛の電子メールＡを受け取り、これを電子メールＢとして電子メール格納手段１１１の利用者Ｂ用の領域に格納する。

電子メール管理手段１０９はこのとき、利用者間情報２０を作成する。すなわち、図９の１行目に記載されるように、「電子メールＡ」が「利用者Ａから利用者Ｂ」に「送信」されたこと、および利用者Ａと利用者Ｂの電子メールアドレスを含む利用者間情報２０を作成する。

続いて、電子メール管理手段１０９は、相互関係情報１０を作成する。すなわち、図８の５行目に記載されるように「電子メールＢ」と「電子メールＡ」が「同一」であること、６行目に記載されるように「電子メールＢ」が「利用者Ｂ」に「所有」されていること、および７行目に記載されるように「文書Ｂ」が「電子メールＢ」に「添付」されていることを示す相互関係情報１０を作成する。

以上の動作により、図６に示す動作に関する相互関係情報１０、利用者間情報２０および業務履歴情報３０が作成される。

続いて、利用者Ａがファイル管理手段１１０を操作して文書ａを更新したとする。このときファイル管理手段１１０は、図１０の２行目に示すように「利用者Ａ」が「文書ａ」を「更新」したことを示す業務履歴情報３０を作成する。この時点で、通知先抽出手段１０７が通知処理を行うとして、その動作について説明する。通知先抽出手段１０７は、予め定められたタイミング、例えば一定時間おきや所定の時刻に、通知動作を行う。

図１２は、通知先抽出手段１０７の動作を示すフローチャートである。図１２を参照して、通知先抽出手段１０７の動作について説明する。

通知先抽出手段１０７は、上記タイミングで、業務履歴格納手段１０５に格納される業務履歴情報３０を参照し、未チェックの業務履歴情報３０があるか否かを調べる（ステップＳＴ９０１）。ここでは、図１０の状態、すなわち、未チェックの履歴情報が２件ある状態とする。

通知先抽出手段１０７は、業務履歴情報３０から、未チェックの業務履歴情報を読み出す（ステップＳＴ９０２）。具体的には、通知先抽出手段１０７は、「利用者Ａ」が「文書ａ」を「作成」したことを抽出する。通知先抽出手段１０７は、この業務履歴を操作検出手段１０６に通知し、通知処理を行うべきオブジェクトおよび操作内容か否かを判定させる。操作検出手段１０６は、通知処理を行う対象に関するデータを予め保持しており、そのデータを参照して当該オブジェクトが通知を行うべき対象であるか否かを調べる。ここでは「文書」の「作成」は、通知対象ではないとする。したがって、操作検出手段１０６は通知先抽出手段１０７にその旨を通知する。通知先抽出手段１０７は次のデータの読み出しに移る。

通知先抽出手段１０７は、業務履歴情報３０から、「利用者Ａ」が「文書ａ」を「更新」したことを抽出する。通知先抽出手段１０７は、この業務履歴を操作検出手段１０６に通知し、通知対象の動作か否かを判定させる（ステップＳＴ９０３）。操作検出手段１０６は、ここでは「文書」の「更新」は通知対象であると判定し、その旨を通知先抽出手段１０７に通知する。

通知先抽出手段１０７は続いて、オブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納される相互関係情報１０から「文書ａ」に関連するデータを検索する（ステップＳＴ９０４）。「文書ａ」に関連するデータは、図８の１、３行目である。続いて通知先抽出手段１０７は文書ａと同一のオブジェクトをリストアップする（ステップＳＴ９０５）。「文書ａ」と同一のオブジェクトは、図８の４行目より文書Ａである。よって、通知先抽出手段１０７は、文書ａに加えて文書Ａをリストアップする。

続いて通知先抽出手段１０７は、通知先抽出ルール格納手段１０３を参照して、適用できる通知先抽出ルールを読み出して（ステップＳＴ９０６）、適用する（ステップＳＴ９０８）。ここでは、通知先抽出手段１０７は、図１１に示した「同一のメールの同一順番の添付ファイルは同一と判定」というルールを読み出し、適用する。すなわち、図８の５行目のデータから、電子メールＡと電子メールＢが同一であるため、それぞれに添付される文書Ａと文書Ｂが同一であることがわかる。したがって、通知先抽出手段１０７は、文書ａ、文書Ａに加えて、文書Ｂも同一オブジェクトとしてリストアップする（ステップＳＴ９０５）。

この動作を適用できる通知先抽出ルールすべてに対して行い、適用できる通知先抽出ルールをすべて適用したところで、通知先抽出手段１０７は、通知実行動作を行う（ステップＳＴ９０７）。具体的には、通知先抽出手段１０７は、文書ａ、文書Ａ、文書Ｂの所有者を相互関係情報１０から読み出す。文書ａ、文書Ａの所有者は利用者Ａ、文書Ｂの保有者は、利用者Ｂである。そこで、通知先抽出手段１０７は、オブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納される利用者間情報２０から、利用者Ａと利用者Ｂの通知先情報を読み出す。そして、通知先抽出手段１０７は、利用者Ａと利用者Ｂの通知先情報と、「文書ａが利用者Ａによって更新された」ことを通知手段１０８に通知する。通知手段１０８は、「文書ａが利用者Ａによって更新された」旨を含む電子メールを作成し、通信手段１３０を介して利用者Ａと利用者Ｂに宛てて送信する。

ここでは、利用者Ａが文書ａを更新したことが分かるので、利用者Ａには通知せず利用者Ｂのみに通知するようにしてもよい。また、利用者Ｂに直接通知せず、利用者Ａに対して利用者Ｂに通知すべきである旨の通知をするようにしてもよい。

電子メールで通知する際には、電子メールのあて先としてＴＯもしくはＣＣ（Carbon Copy）の選択を可能としてもよい。あて先としてＴＯにするかＣＣにするかの情報を、オブジェクト・利用者関係格納手段１０２が予め保持してもよい。ここで、あて先としてＣＣに指定されている利用者に関しては、電子メール管理手段１０９は、電子メールが「同一」であることを示す相互関係情報１０を作成しないようにしてもよい。

続いて、通知先抽出手段１０７は、通知手段１０８に通知指示を与えた後、業務履歴情報３０の当該データにチェック済みフラグを立て（ステップＳＴ９０９）、ステップＳＴ９０１に戻る。ここでは、業務履歴情報３０に未チェックのデータが残っていないので、通知先抽出手段１０７は処理を終了する。

以上のように、第１の実施形態によれば、電子メール管理手段１０９とファイル管理手段１１０が、オブジェクトに対する操作やオブジェクト間、利用者間の情報を検出して、相互関係情報１０、利用者間情報２０および業務履歴情報３０を作成する。そして、通知先抽出手段１０７が、上記情報に基づいて、操作が行われたオブジェクトを所有する利用者に、操作が行われた旨の通知を行う。この構成により、利用者が明示的に業務フローを記述することなく、文書ファイルに行われた操作を検知して、その文書に関係のある利用者に該操作が行われた旨の通知を行うことができるという効果が得られる。また、利用者が明示的に操作を記録しなくても、業務管理装置が操作履歴を検出し、文書ファイルに操作が行われた場合にその文書ファイルに関係のある利用者のみに必要な通知が行われるという効果が得られる。

第２の実施形態．
図１３は、本発明の第２実施形態に係る業務管理装置３００の構成を示すブロック図である。図１３に示すように、業務管理装置３００は、第１実施形態に係る業務管理装置２００のファイル管理手段１１０、ファイル格納手段１１２の代わりにスケジュール管理手段１１３、スケジュール格納手段１１４を備える。図１と同一の構成要素には同一符号を付し、その説明を省略する。

スケジュール管理手段１１３は、スケジュールデータの登録、変更、削除等を行う。スケジュール格納手段１１４は、スケジュール管理手段１１３により作成されたスケジュールデータを格納する。スケジュール管理手段１１３はまた、電子メールをコピーすると、その電子メールに記載されるスケジュール内容をスケジュールデータとして作成する機能を有する。

第１の実施形態と同様に、業務管理装置３００には、ネットワークを介して利用者端末１が接続される。利用者は、利用者端末１を介してスケジュール管理手段１１３を操作して、スケジュールデータの登録、変更、削除等を行う。

図１４は、本発明の第２実施形態における利用者の操作を示す概念図である。図１４を参照して、利用者Ｃと利用者Ｄの動作を説明する。

利用者Ｃは会議開催通知の電子メールＣを作成し、利用者Ｄに送付したとする。その後、利用者Ｃは、スケジュール管理手段１１３を操作して、電子メールＣをコピーし、スケジュールＣを作成する。一方、利用者Ｄは利用者Ｃから電子メールＤを受信し、スケジュール管理手段１１３を操作して電子メールＤをコピーし、スケジュールＤを作成する。スケジュールＣ、スケジュールＤは、スケジュール格納手段１１４のそれぞれ利用者Ｃ、利用者Ｄの保存領域に格納される。

利用者Ｃがその後、スケジュールＣを変更したとすると、利用者Ｄにその旨が通知されるのが望ましい。

図１５は、図１４に示した動作が行われたときのオブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納される相対関係情報１０を示す図である。利用者Ｃが電子メール管理手段１０９を操作して電子メールＣを作成すると、電子メール管理手段１０９は、図１４の１行目を作成する。続いて利用者Ｃが電子メールＣを送信し、利用者Ｄが電子メールＤを受信すると、電子メール管理手段１０９は図１５の２行目、３行目を作成する。

電子メール管理手段１０９はまた、利用者間情報２０を作成する。図１６は、電子メール管理手段１０９が作成した利用者間情報２０を示す図である。電子メール管理手段１０９は、電子メールＣが利用者Ｃから利用者Ｄに送信されたこと、および利用者Ｃと利用者Ｄの通知先情報を含む利用者間情報２０を作成する。

続いて、利用者Ｃがスケジュール管理手段１１３を操作して、電子メールＣをコピーしたとする。スケジュール管理手段１１３は、このときコピーしてできたデータにスケジュールＣという名称を付し、スケジュール格納手段１１４に格納する。スケジュール管理手段１１３はまたこのとき、相互関係情報１０を作成する。すなわち、図１５の４行目を追加する。また、利用者Ｄもスケジュール管理手段１１３を操作して、電子メールＤをコピーしたとする。スケジュール管理手段１１３は、このときコピーしてできたデータにスケジュールＤという名称を付し、スケジュール格納手段１１４に格納する。スケジュール管理手段１１３はまたこのとき、図１４の５行目に示す相互関係情報１０を作成する。

利用者Ｃは、その後、スケジュールＣを更新したとする。このとき、スケジュール管理手段１１３は、業務履歴情報３０を作成して業務履歴格納手段１０５に格納する。図１７は、業務履歴情報３０を示す図である。図１７に示すように、スケジュール管理手段１１３は「利用者Ｃ」が「スケジュールＣ」を「更新」したことを示す業務履歴情報６０を生成する。

図１８は、通知先抽出ルール格納手段１０３に格納される通知先抽出ルール情報４０を示す図である。ここでは、「同一のメールからコピーされたスケジュールは同一と判定する」というルールが格納される。

利用者Ｃが電子メールＣをコピーしてスケジュールＣを作成したのちに、スケジュールＣを更新したとする。このとき、スケジュール管理手段１１３は、図１７の業務履歴情報３０を作成する。この時点で、通知先抽出手段１０７が通知処理を行うとして、その動作について図１２を参照して説明する。

通知先抽出手段１０７は、業務履歴格納部１０５に格納される業務履歴情報３０に未チェックのデータがあるかどうかをチェックする（ステップＳＴ９０１）。図１７の業務履歴情報３０の１行目が未チェックであるので、通知先抽出手段１０７はそれを読み出す（ステップＳＴ９０２）。続いて通知先抽出手段１０７は、読み出した業務履歴を操作検出手段１０６に通知し、通知処理を行うべきオブジェクトおよび操作内容か否かを判定させる（ステップＳＴ９０３）。ここでは「スケジュール」の「更新」は、通知対象であると判定し、その旨を通知先抽出手段１０７に通知する。

通知先抽出手段１０７は続いて、オブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納される相互関係情報１０から「スケジュールＣ」に関連するデータを検索する（ステップＳＴ９０４）。ここでは、図１５の４行目が該当する。そして、通知先抽出手段１０７は、同一オブジェクトをリストアップする（ステップＳＴ９０５）。ここでは、スケジュールＣと同一の文書はない。

続いて通知先抽出手段１０７は、通知先抽出ルール格納手段１０２を参照して、適用できる通知先抽出ルールを読み出して（ステップＳＴ９０６）、適用する（ステップＳＴ９０８）。ここでは、通知先抽出手段１０７は、図１８に示した「同一のメールからコピーされたスケジュールは同一と判定」というルールを読み出し、適用する。すなわち、図１５の２行目のデータから、電子メールＣと電子メールＤが同一であるため、それぞれがコピーされたスケジュールＣとスケジュールＤが同一であることがわかる。したがって、通知先抽出手段１０７は、スケジュールＣとスケジュールＤを同一オブジェクトとしてリストアップする（ステップＳＴ９０５）。

この動作を適用できる通知先抽出ルールすべてに対して行い、適用できる通知先抽出ルールをすべて適用したところで、通知先抽出手段１０７は、通知実行動作を行う（ステップＳＴ９０７）。具体的には、通知先抽出手段１０７は、スケジュールＣ、スケジュールＤの所有者を相互関係情報１０から読み出す。スケジュールＣ、スケジュールＤの所有者はそれぞれ利用者Ｃ、利用者Ｄである。そこで、通知先抽出手段１０７は、オブジェクト・利用者関係格納手段１０２に格納される利用者間情報２０から、利用者Ｃと利用者Ｄの通知先情報を読み出す。そして、通知先抽出手段１０７は、利用者Ｃと利用者Ｄの通知先情報と、「スケジュールＣが利用者Ｃによって更新された」ことを通知手段１０８に通知する。通知手段１０８は、「スケジュールＣが利用者Ｃによって更新された」旨を含む電子メールを作成し、通信手段１３０を介して利用者Ｃと利用者Ｄに宛てて送信する。

ここでは、利用者ＣがスケジュールＣを更新したことが分かるので、利用者Ｃには通知せず利用者Ｄのみに通知するようにしてもよい。また、利用者Ｄに直接通知せず、利用者Ｃに対して利用者Ｄに通知すべきであると通知するようにしてもよい。

続いて、通知先抽出手段１０７は、通知手段１０８に通知指示を与えた後、業務履歴情報３０の当該データにチェック済みフラグを立て（ステップＳＴ９０９）、ステップＳＴ９０１に戻る。ここでは、業務履歴情報３０に未チェックのデータが残っていないので、通知先抽出手段１０７は処理を終了する。

以上のように、第２の実施形態によれば、電子メール管理手段１０９とスケジュール管理手段１１３が、オブジェクトに対する操作やオブジェクト間、利用者間の情報を検出して、相互関係情報１０、利用者間情報２０および業務履歴情報３０を作成する。そして、通知先抽出手段１０７が、上記情報に基づいて、操作が行われたオブジェクトを所有する利用者に、操作が行われた旨の通知を行う。この構成により、利用者が明示的に業務フローを記述することなく、スケジュールデータに行われた操作を検知して、そのスケジュールデータに関係のある利用者に該操作が行われた旨の通知を行うことができるという効果が得られる。また、利用者が明示的に操作を記録しなくても、業務管理装置が操作履歴を検出し、スケジュールデータに操作が行われた場合にそのスケジュールデータに関係のある利用者のみに必要な通知が行われるという効果が得られる。

第３の実施形態．
上記第１の実施形態および第２の実施形態では、文書ファイルやスケジュールデータなど電子データに更新があった場合について説明したが、本第３の実施形態では、電子メールが転送された場合について説明する。

第２の実施形態で説明した利用者Ｄが、利用者Ｃから受信した電子メールを利用者Ｅに転送したとする。この場合について説明する。

図１３に示した業務管理装置３００において、電子メール管理手段１０９は、電子メールに関する業務履歴情報１０を作成する。図１９は、電子メール管理手段１０９が作成した業務履歴情報１０を示す図である。図１９に示すように、電子メール管理手段１０９は、利用者Ｃが電子メールＣを送信したこと、利用者Ｄが電子メールＤを転送したことを示す業務履歴情報３０を作成する。

また、図２０は、電子メール管理手段１０９が作成した利用者間情報２０を示す図である。図２０に示すように、電子メール管理手段１０９は、電子メールＣが利用者Ｃから利用者Ｄに送信されたこと、および利用者Ｃと利用者Ｄのアドレスを含む利用者間情報２０を作成する。また、電子メールＤが利用者Ｄから利用者Ｅに転送されたこと、および利用者Ｄと利用者Ｅのアドレスを含む利用者間情報２０を作成する。

通知先抽出手段１０７の動作については、第２の実施形態と同様である。すなわち、図１２に示すように、通知先抽出手段１０７は、業務履歴格納部１０５に格納される業務履歴情報３０から未チェックのデータがあるかどうかをチェックする（ステップＳＴ９０１）。図１７の業務履歴情報３０の１行目が未チェックであるので、通知先抽出手段１０７はこれを読み出す（ステップＳＴ９０２）。続いて通知先抽出手段１０７は、読み出した業務履歴を操作検出手段１０６に通知し、通知対象のオブジェクトおよび操作内容であるか否かを判定させる（ステップＳＴ９０３）。ここでは、電子メールの送信は通知対象としない。よって、通知先抽出手段１０７は２行目の業務履歴情報３０を読み出す。電子メールの転送は通知対象とする。

通知先抽出手段１０７は、オブジェクト・利用者格納手段１０２に格納される相互関係情報１０から「電子メールＤ」に関連するデータを読み出し（ステップＳＴ９０４）、これと同一のオブジェクトをリストアップする（ステップＳＴ９０５）。ここでは電子メールＣが電子メールＤと同一オブジェクトである。続いて、通知先抽出ルール格納手段１０３を参照して適用できる通知先抽出ルールを読み出して（ステップＳＴ９０６）、適用する（ステップＳＴ９０８）。ここでは適用できる通知先抽出ルールはない。

続いて通知先抽出手段１０７は、通知実行動作を行う（ステップＳＴ９０７）。ここでは、通知先抽出手段１０７は、電子メールＣおよび電子メールＤの所有者である利用者Ｃ、利用者Ｄに「電子メールＤが利用者Ｄによって転送された」ことを通知手段１０８に通知する。通知手段１０８は、「電子メールＤが利用者Ｄによって転送された」旨を含む電子メールを作成し、通信手段１３０を介して利用者Ｃと利用者Ｄに宛てて送信する。利用者Ｄが電子メールＤを送信したことが分かるので、利用者Ｄには通知せず利用者Ｃのみに通知するようにしてもよい。

以上のように、第３の実施形態によれば、電子メール管理手段１０９が、電子メールに対する操作や電子メール間、利用者間の情報を検出して、相互関係情報１０、利用者間情報２０および業務履歴情報３０を作成する。そして、通知先抽出手段１０７が、上記情報に基づいて、操作が行われた電子メールを所有する利用者に、操作が行われた旨の通知を行う。この構成により、利用者が明示的に業務フローを記述することなく、電子メールに行われた操作を検知して、その電子メールに関係のある利用者に該操作が行われた旨の通知を行うことができるという効果が得られる。また、利用者が明示的に操作を記録しなくても、業務管理装置が操作履歴を検出し、電子メールに操作が行われた場合にその電子メールに関係のある利用者のみに必要な通知が行われるという効果が得られる。

上記第１ないし第３の実施形態において、オブジェクトの操作に関わる手段、すなわち、電子メール管理手段１０９、電子メール格納手段１１１、ファイル管理手段１１０、ファイル格納手段１１２、スケジュール管理手段１１３およびスケジュール格納手段１１４を、業務管理装置２００、３００が備える構成としたが、これに限らない。すなわち、業務管理装置２００、３００ではなく、各利用者端末１がそれぞれ上記オブジェクトの操作に関わる手段を備える構成としてもよい。この場合、業務管理装置２００、３００は、メールサーバから電子メールに関するログデータを収集し、それに基づいて相互関係情報１０、利用者間情報２０および業務履歴情報３０を作成する手段を備えてもよい。また、業務管理装置２００、３００は、各利用者端末１が備えるファイル管理手段１１０またはスケジュール管理手段１１３による操作履歴を例えば所定時間おきに取得し、それを元に相互関係情報１０、利用者間情報２０および業務履歴情報３０を作成する手段を備えてもよい。

第４の実施形態．
図２１は、本発明の第４実施形態に係る業務管理装置４００の構成を示すブロック図である。図２１に示すように、業務管理装置４００は、業務実行手段４０１、通知先抽出手段４０２および通知手段４０３を備える。

業務実行手段４０１は、利用者とオブジェクトとの所有関係またはオブジェクト同士の相互関係を示す相互関係情報を生成する。通知先抽出手段４０２は、オブジェクトに所定の操作が発生すると、生成された相互関係情報に基づいて識別したオブジェクトと同一のオブジェクトの所有者を、相互関係情報から抽出する。通知手段４０３は、抽出された所有者に、上記操作が発生した旨を通知する。

以上のように、第４の実施形態によれば、利用者が明示的に業務フローを記述することなく、電子データに行われた操作が検知されて、利用者のうちその電子データに関係のある者へ必要な通知を行うことができる効果が得られる。

本発明によれば、アドホックに業務フローが変わる職場において、文書ファイルやスケジュールデータの変更を関係者に通知する用途に適用可能である。

１ 利用者端末
１０１ 業務実行手段
１０２ オブジェクト・利用者関係格納手段
１０３ 通知先抽出ルール格納手段
１０４ 通知先抽出ルール編集手段
１０５ 業務履歴格納手段
１０６ 操作検出手段
１０７ 通知先抽出手段
１０８ 通知手段
１０９ 電子メール管理手段
１１１ 電子メール格納手段
１１３ スケジュール管理手段
１１４ スケジュール格納手段
１２０ 業務データ格納手段
１００，２００，３００，４００ 業務管理装置

Claims (16)

1. 利用者とオブジェクトとの所有関係またはオブジェクト同士の相互関係を示す相互関係情報を生成する業務実行手段と、
   前記オブジェクトに所定の操作が発生すると、前記生成された相互関係情報に基づいて識別した前記オブジェクトと同一のオブジェクトの所有者を、前記相互関係情報から抽出する通知先抽出手段と、
   前記抽出された所有者に、前記操作が発生した旨を通知する通知手段と
   を備えた業務管理装置。
2. 前記オブジェクトになされた操作が、通知対象の操作であるか否かを判定する操作検出手段をさらに備え、
   前記通知先抽出手段は、前記操作検出手段により通知対象の操作であると判定された場合に、前記生成された相互関係情報に基づいて、前記オブジェクトと同一のオブジェクトを識別することを特徴とする請求項１記載の業務管理装置。
3. 前記通知先抽出手段は、予め定められた通知先抽出ルールに基づいて、前記操作が発生したオブジェクトと同一のオブジェクトを識別することを特徴とする請求項１または請求項２記載の業務管理装置。
4. 前記業務実行手段は、電子メールを作成した利用者と該電子メールとの所有関係を示す相互関係情報を生成することを特徴とする請求項１ないし請求項３のいずれか１項記載の業務管理装置。
5. 前記業務実行手段は、文書ファイルを作成した利用者と該文書ファイルとの所有関係を示す相互関係情報を生成することを特徴とする請求項１ないし請求項４のいずれか１項記載の業務管理装置。
6. 請求項１乃至５のいずれか１項記載の業務管理装置とネットワークを介して利用者端末と接続されたことを特徴とする業務管理システム。
7. 利用者とオブジェクトとの所有関係またはオブジェクト同士の相互関係を示す相互関係情報を生成し、
   前記オブジェクトに所定の操作が発生すると、前記生成された相互関係情報に基づいて識別した前記オブジェクトと同一のオブジェクトの所有者を、前記相互関係情報から抽出し、
   前記抽出された所有者に、前記操作が発生した旨を通知すること
   を備えた業務管理方法。
8. 前記オブジェクトになされた操作が、通知対象の操作であるか否かを判定し、
   前記通知対象の操作であると判定された場合に、前記生成された相互関係情報に基づいて、前記オブジェクトと同一のオブジェクトを識別することを特徴とする請求項７記載の業務管理方法。
9. 予め定められた通知先抽出ルールに基づいて、前記操作が発生したオブジェクトと同一のオブジェクトを識別することを特徴とする請求項７または請求項８記載の業務管理方法。
10. 電子メールを作成した利用者と該電子メールとの所有関係を示す相互関係情報を生成することを特徴とする請求項７ないし請求項９のいずれか１項記載の業務管理方法。
11. 文書ファイルを作成した利用者と該文書ファイルとの所有関係を示す相互関係情報を生成することを特徴とする請求項７ないし請求項１０のいずれか１項記載の業務管理方法。
12. 利用者とオブジェクトとの所有関係またはオブジェクト同士の相互関係を示す相互関係情報を生成する処理と、
    前記オブジェクトに所定の操作が発生すると、前記生成された相互関係情報に基づいて識別した前記オブジェクトと同一のオブジェクトの所有者を、前記相互関係情報から抽出する処理と、
    前記抽出された所有者に、前記操作が発生した旨を通知する処理を、
    コンピュータに実行させる業務管理プログラム。
13. 前記オブジェクトになされた操作が、通知対象の操作であるか否かを判定する処理を含み、
    前記通知対象の操作であると判定された場合に、前記生成された相互関係情報に基づいて、前記オブジェクトと同一のオブジェクトを識別することを特徴とする請求項１２記載の業務管理プログラム。
14. 予め定められた通知先抽出ルールに基づいて、前記操作が発生したオブジェクトと同一のオブジェクトを識別する処理を含むことを特徴とする請求項１２または請求項１３記載の業務管理プログラム。
15. 電子メールを作成した利用者と該電子メールとの所有関係を示す相互関係情報を生成する処理を含むことを特徴とする請求項１２ないし請求項１４のいずれか１項記載の業務管理プログラム。
16. 文書ファイルを作成した利用者と該文書ファイルとの所有関係を示す相互関係情報を生成する処理を含むことを特徴とする請求項１２ないし請求項１５のいずれか１項記載の業務管理プログラム。

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