JP2009157727A - 文書管理装置、文書管理システム、文書検索方法、プログラムおよびコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents
文書管理装置、文書管理システム、文書検索方法、プログラムおよびコンピュータ読み取り可能な記録媒体 Download PDFInfo
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Abstract
【解決手段】文書管理装置は、ユーザをアカウント情報と関連付けて当該システム内ユーザとして管理するユーザ管理部と、前記ユーザの作成文書毎に特徴を示す情報をタグとして付して前記ユーザの管理区域内に登録する文書/ファイル登録部と、自文書に付された複数のタグから前記管理区域外の前記各タグ毎に前記タグに関連したタグに対してリンクを張り、他のユーザを抽出するKnowWho検索部と、前記複数のタグを表示し、当該タグ毎にそのタグに近接させて前記抽出された前記他のユーザ数を表示する文書/ファイル一覧表示部と、前記表示された他のユーザ数の欄が選択されたとき、表示される登録文書の表示と前記特定された自文書とを関連付ける文書検索部と、を備える。
【選択図】図11
Description
ユーザは図10に示すように、文書を作成(作成した文書を「文書1」とする)し(ステップS1:文書作成)、その文書中のキーワードと判断したものにタグを付けてこのキーワードをタグ情報(単語またはフレーズなどの情報)とする(ステップS2:タグ付け)。この段階では文書管理システムには文書とタグは共に文書管理システムには登録されていない未定の状態である。ユーザは文書管理システムにログインし、文書管理システムに文書とタグ(タグ情報)を登録する(タグ(タグ情報)付文書の登録)(ステップS3:ログイン、文書登録)。文書管理サーバでは、ユーザ名(以下、ユーザ名を「○×△×」として説明する。)で管理区域を設定し、作成した文書とその文書に付されたタグ情報とを前記の設定した管理区域に登録する。
図11に示すように、ユーザ「○×△×」の管理区域内からスタートし、その管理区域内の文書1を選択して文書管理システムにアクセスして検索を開始すると、この文書1に付いているタグ、例えばタグ1〜タグ3を起点としてこの例では3元的に検索を実行することができる。この図11において、人1、人2の管理区域において、検索を実行することによって発見された人n(この例ではn=1、2)の管理区域内での文書がそれぞれ、文書2と、文書3となっている。これは、図10に示すフローの最下段の枠内に示されている第1列にはそれぞれの人名が表示され、第2列目にはタグの具体的な内容(ここでは「自動翻訳」)が示され、第3列目にはその「人1」(ここでは「田中武治」)の管理区域内で発見された「人1」の検索の結果発見された文書数が表示されている。この文書数に関しては図11では、例として「文書2」、「文書3」などと表示しているが、これは説明のためであり、一般には、図10のように、複数の文書数であると言うことができる。
本実施形態において、第2の検索例として、表3に示されるような文書が特定(文書名IDが特定)される(第1の検索例)のではなく、文書名に代えてURLの文書形式中にタグを作成し、この作成したタグを用い、図13に示す変形動作例により説明する。この動作例では、自文書のタグ情報を基にして検索する手法は共通している。そして本動作例ではユーザ管理区域外のユーザ管理区域において類似文書を探し出すために、ソーシャルブックマークによりURLアドレスによるKnowWho検索を行うこととしている。KnowWho検索は、ナレッジマネジメントにおけるアプローチの1つであり、「誰が何を知っているか」、「どこに経験者やエキスパートがいるか」を特定できる仕組みのことである。具体的には、各個人に割り当てられた文書管理区域内に、たとえばユーザの顔写真・プロフィール、特に本実施形態において、過去の職務経歴・担当プロジェクト、その際に作成した文書、表、写真などにリンクするようにタグを付しておき、結果的に必要な「その人」を特定するようにしている。
第3検索例では、本発明による文書管理システムが文書とURLを同様に扱えるようにしている。図15に示すように、図15には本発明による文書管理システムが扱える情報の範囲、つまり、文書(イントラネット内の例えば形式の定まった文書)とURL文書(たとえばインターネット上に存在する形式が比較的自由な文書、ファイル)の両方である。基本的には、URL文書はシステム内に存在しているが、このURL文書にはタグなどと銘打って画面上にバルーン、バナーなどで表示して見分けできるようにされている。あるいはURL情報中に各種のタグとして存在させておくこともできる。URL同士であればこれらタグはこれらを混在させておくこともできるが、文書とURL文書の場合には、いずれか1つとすることが基本である。ただし、UI(ユーザインタフェース)上で同等に扱えればよく、そのために同一視可能なソフトを用いてこれらを同等に行うようにすることもできる。
Claims (17)
- 文書またはファイルを作成可能なユーザとアカウント情報とを関連付けて前記ユーザを当該システム内ユーザとして管理するユーザ管理部と、
前記システム内に前記ユーザの作成文書または作成ファイル毎に特徴を示す情報をタグとして付して前記ユーザの管理区域内に登録する文書/ファイル登録部と、
前記ユーザから自文書または自ファイルが特定された前記自文書または自ファイルに付された複数のタグから前記管理区域外の前記各タグ毎に前記タグに関連したタグに対してリンクを張り、他のユーザを抽出するKnowWho検索部と、
前記複数のタグを表示すると共に当該タグ毎にそのタグに近接させて前記KnowWho検索部により抽出された前記他のユーザ数を表示する文書/ファイル一覧表示部と、
前記文書/ファイル一覧表示部にて前記ユーザのユーザインタフェースからの前記表示された他のユーザ数の欄が選択されたとき、表示される登録文書または登録ファイル数の表示と、前記特定された自文書または自ファイルとを関連付ける文書検索部と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。 - 前記KnowWho検索部は、前記KnowWho検索部により抽出される際にソーシャルブックマークを用いて前記特定された前記自文書または自ファイルに付された複数のタグから前記管理区域外の前記各タグ毎に前記タグに関連したタグに対してリンクを張り、他のユーザを抽出し、
前記文書/ファイル一覧表示部は、前記タグとして前記ソーシャルブックマークを用いて検索する複数のタグ毎にそのタグに近接させて前記KnowWho検索部により抽出された前記他のユーザ数を表示することを特徴とする請求項1に記載の文書管理装置。 - 前記文書/ファイル登録部は、イントラネット内に存在し、前記他のユーザ数の欄が選択されると表示される登録文書または登録ファイルは当該イントラネット内またはインターネット上での前記他のユーザの開示された文書またはファイルであることを特徴とする請求項1または2に記載の文書管理装置。
- 前記ユーザの作成文書または作成ファイルの特徴を示す情報はキーワードであることを特徴とする請求項1から3のいずれか1項に記載の文書管理装置。
- 文書またはファイルを作成可能なユーザとアカウント情報とを関連付けて前記ユーザを当該システム内ユーザとして管理するユーザ管理部と、
前記システム内に前記ユーザの作成文書または作成ファイル毎に特徴を示す情報をタグとして付して前記ユーザの管理区域内に登録する文書/ファイル登録部と、
ソーシャルブックマークを用いて前記特定された前記自文書または自ファイルから前記管理区域外の前記自文書または自ファイルに関連した文書またはファイルに対してリンクを張り、他のユーザを抽出するKnowWho検索部と、
前記ソーシャルブックマークを用いてリンクした文書またはファイルのリスト内容に近接させて前記KnowWho検索部により抽出された前記他のユーザ数を表示する文書/ファイル一覧表示部と、
前記文書/ファイル一覧表示部にて前記ユーザのユーザインタフェースからの前記表示された他のユーザ数の欄が選択されたとき、表示される登録文書または登録ファイル数の表示と、前記特定された自文書または自ファイルとを関連付ける文書検索部と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。 - 前記文書/ファイル登録部は、イントラネット内に存在し、前記他のユーザ数の欄が選択されると表示される登録文書または登録ファイルは当該イントラネット内またはインターネット上での前記他のユーザの開示された文書またはファイルであることを特徴とする請求項5に記載の文書管理装置。
- 前記検索される文書またはファイルは、文書またはWeb文書へのリファレンス情報(URL)であることを特徴とする請求項1から6のいずれか1項に記載の文書管理装置。
- 前記検索を行う少なくとも1つのユーザと、請求項1から7のいずれか1項に記載の文書管理装置とがイントラネットまたはインターネットを介して接続されている文書管理システム。
- システム内にユーザの作成文書または作成ファイル毎に特徴を示す情報をタグとして付して前記ユーザの管理区域内に登録する登録ステップと、
前記ユーザから自文書または自ファイルが特定された前記自文書または自ファイルに付された複数のタグから前記管理区域外の前記各タグ毎に前記タグに関連したタグに対してリンクを張り、他のユーザを抽出する抽出ステップと、
前記複数のタグを表示すると共に当該タグ毎にそのタグに近接させて前記抽出ステップにより抽出された前記他のユーザ数を表示する表示ステップと、
前記表示ステップにて前記ユーザのユーザインタフェースからの前記表示された他のユーザ数の欄が選択されたとき、表示される登録文書または登録ファイル数の表示と、前記特定された自文書または自ファイルとを関連付ける関連付けステップと、
を備えることを特徴とする文書検索方法。 - 前記抽出ステップは、前記抽出ステップにより抽出される際にソーシャルブックマークを用いて前記特定された前記自文書または自ファイルに付された複数のタグから前記管理区域外の前記各タグ毎に前記タグに関連したタグに対してリンクを張り、他のユーザの抽出を行い、
前記表示ステップは、前記タグとして前記ソーシャルブックマークを用いて検索する複数のタグ毎にそのタグに近接させて前記抽出ステップにより抽出された前記他のユーザ数を表示することを特徴とする請求項9に記載の文書検索方法。 - 前記ユーザの作成文書または作成ファイルの特徴を示す情報はキーワードであることを特徴とする請求項9または10に記載の文書検索方法。
- システム内にユーザの作成文書または作成ファイル毎に特徴を示す情報をタグとして付して前記ユーザの管理区域内に登録する登録ステップと、
ソーシャルブックマークを用いて前記特定された前記ユーザの自文書またはファイルから前記管理区域外の前記自文書またはファイルに関連した文書またはファイルに対してリンクを張り他のユーザを抽出する抽出ステップと、
前記ソーシャルブックマークを用いてリンクした文書またはファイルのリスト内容に近接させて前記抽出ステップにより抽出された前記他のユーザ数を表示する表示ステップと、
前記表示ステップにて前記ユーザのユーザインタフェースからの前記表示された他のユーザ数の欄が選択されたとき、表示される登録文書または登録ファイル数の表示と、前記特定された自文書または自ファイルとを関連付ける関連付けステップと、
を備えることを特徴とする文書検索方法。 - 前記検索される文書またはファイルは、文書及びWeb文書へのリファレンス情報(URL)であることを特徴とする請求項9から12のいずれか1項に記載の文書検索方法。
- さらに、前記表示ステップで表示された他のユーザ数の欄が選択されると前記他のユーザの文書またはファイルを表示する検索文書表示ステップを有することを特徴とする請求項9から13のいずれか1項に記載の文書検索方法。
- さらに、ユーザとアカウント情報とを関連付けて前記ユーザを当該システム内ユーザとして管理するユーザ管理ステップを有することを特徴とする請求項9から14のいずれか1項に記載の文書検索方法。
- 請求項9から15のいずれか1項に記載の文書検索方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
- 請求項16に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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JPH0535798A (ja) * | 1991-07-29 | 1993-02-12 | Fuji Xerox Co Ltd | データベース検索装置 |
JP2000187666A (ja) * | 1998-12-22 | 2000-07-04 | Ntt Data Corp | 関連情報提供システム、嗜好類似度評価システム、情報紹介システム、関心情報取得方法、嗜好類似度評価方法及び記録媒体 |
JP2004151899A (ja) * | 2002-10-29 | 2004-05-27 | Fuji Xerox Co Ltd | 情報提供方法、情報提供処理システム、プログラム |
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