JP2009122899A - Document management device and document management program - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、例えば、プリンタやコピー機、MFP(Multi Function Peripheral、複合機)などの画像形成装置等における文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。 The present invention relates to a document management apparatus and a document management program in an image forming apparatus such as a printer, a copier, and an MFP (Multi Function Peripheral).
一般に、プリンタやコピー機、MFP(Multi Function Peripheral、複合機)などの画像形成装置等における文書管理装置は、例えば、コピー文書やワープロソフトなどで作成された文書などのデータを保管する、いわゆる文書ボックスなどといわれる保管領域を備えるものがある。
従来、このような機能を備える文書管理装置としては、例えば、特許文献1記載の画像形成装置が挙げられる。
この特許文献1記載の文書管理装置は、ユーザ毎の複数の文書ボックスを有した外部記憶装置と、LAN(Local Area Network)を介して複数のコンピュータとの間で通信を行なうための入出力インタフェースとを備えている。
Generally, a document management apparatus in an image forming apparatus such as a printer, a copier, or an MFP (Multi Function Peripheral) is a so-called document that stores data such as a copy document or a document created by word processing software. Some have a storage area called a box.
Conventionally, as a document management apparatus having such a function, for example, an image forming apparatus described in
This document management apparatus described in
外部記憶装置の文書ボックスには、ユーザがコンピュータを操作することにより、コンピュータネットワークを介して、文書データが記憶させられる。
また、外部記憶装置は、ユーザ側のコンピュータで用いられる秘密鍵と対となる公開鍵と、ユーザのユーザIDとが関連付けられる公開鍵簿が記憶されている。
Document data is stored in the document box of the external storage device via a computer network when the user operates the computer.
In addition, the external storage device stores a public key book in which a public key that is paired with a secret key used in a user computer and a user ID of the user are associated with each other.
ところで、このような文書管理装置においては、文書ボックス(保管領域)の所有者と、文書管理装置の種々の機能を用いるためにユーザIDなどのユーザ情報とを入力する必要があることから、入力の手間が非常にかかるという問題があった。
即ち、このような文書管理装置は、例えば、文書管理装置に設けた表示パネルを見ながら、保管領域に設定されるユーザ名やIDなどの所有者が人手で入力される一方、公開鍵簿などに用いられるユーザ情報も、同様に表示パネルを見ながら人手で入力されるので、所有者やユーザ名などの入力する情報が重複するなどすることがあった。
By the way, in such a document management apparatus, it is necessary to input the owner of the document box (storage area) and user information such as a user ID in order to use various functions of the document management apparatus. There was a problem that it took a lot of work.
That is, in such a document management apparatus, for example, an owner such as a user name and an ID set in a storage area is manually input while looking at a display panel provided in the document management apparatus, while a public key book or the like is used. Similarly, the user information used for the user is manually input while looking at the display panel, and thus the input information such as the owner and the user name may be duplicated.
特に、このような複数の保管領域の作成は、新しいMFPを導入し、それまで使用していたMFPの設定を引き継いだり、新規に設定したりするときに行なわれるが、複数の保管領域を作成するときは、作成する保管領域毎に上述の操作を行なわなければならず、操作手順が、ユーザの数に比例して多くなり、それだけ作成操作が非常に煩雑になっていた。
また、文書ボックスが作成されたことを各ユーザに対して通知する手間も同時にかかってしまっていた。
In particular, the creation of multiple storage areas is performed when a new MFP is introduced and the settings of the MFP used up to that point are taken over or newly set. When doing so, the above-described operation must be performed for each storage area to be created, and the number of operation procedures increases in proportion to the number of users, and the creation operation becomes very complicated accordingly.
In addition, it takes time to notify each user that a document box has been created.
本発明は、以上のような従来の技術が有する問題を解決するために提案されたものであり、画像形成装置等の電気機器が備える記憶装置に対して、複数の保管領域を作成するときに、入力の手間を大幅に省くことができるようにし、また、保管領域作成の通知の手間も簡単にできるようにした文書管理装置、文書管理装置を備える画像形成装置、及び、文書管理プログラムの提供を目的とする。 The present invention has been proposed to solve the above-described problems of the conventional technology, and is used when creating a plurality of storage areas for a storage device provided in an electrical apparatus such as an image forming apparatus. Providing a document management apparatus, an image forming apparatus equipped with a document management apparatus, and a document management program, which can greatly save the labor of input and also can simplify the notification of storage area creation With the goal.
上記目的を達成するため、本発明の文書管理装置は、所有者毎の保管領域を有し、前記保管領域に所定のデータを記憶可能なデータ記憶手段を備える文書管理装置であって、ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段と、前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段と、前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を作成可能な保管領域作成手段と、を備えている。 In order to achieve the above object, a document management apparatus according to the present invention is a document management apparatus having a storage area for each owner, and comprising data storage means capable of storing predetermined data in the storage area. User information storage means capable of storing a plurality of identifiable user information, user information group forming means for forming a user information group including part or all of the user information of the user information storage means, and user information group formation Storage area creating means capable of creating a storage area in the data storage means with the user corresponding to each user information of the user information group formed by the means as the owner.
このような構成からなる文書管理装置によれば、まず、予め、ユーザ情報記憶手段に、文書管理装置を用いるユーザのユーザ情報を記憶させておく。
そして、保管領域をデータ記憶手段に作成するときは、ユーザ情報群形成手段により、ユーザ情報記憶手段のユーザ情報の一部又は全部のユーザ情報を取り出させてユーザ情報群を形成させる。
次に、保管領域作成手段が、ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者とする保管領域を作成する。
According to the document management apparatus having such a configuration, first, user information of a user who uses the document management apparatus is stored in the user information storage unit in advance.
When the storage area is created in the data storage means, the user information group forming means causes part or all of the user information in the user information storage means to be taken out to form a user information group.
Next, the storage area creating unit creates a storage area having the user corresponding to each user information of the user information group formed by the user information group forming unit as an owner.
このようにすると、予め記憶された複数のユーザ情報から、その一部又は全部を用いて保管領域を記憶手段に作成するので、ユーザ情報及び保管領域の所有者を個別に文書管理装置に入力しなくてもよくなる。
また、複数のユーザ情報から形成されたユーザ情報群で、一括して保管領域を形成できるので、保管領域の作成操作を、作成する保管領域毎に行なわなくてもよくなる。
これにより、複数の保管領域を作成するときに、入力の手間を大幅に省くことができるようになる。
In this way, since a storage area is created in the storage means using a part or all of a plurality of user information stored in advance, the user information and the owner of the storage area are individually input to the document management apparatus. You do n’t have to.
In addition, since a storage area can be collectively formed by a group of user information formed from a plurality of user information, it is not necessary to perform a storage area creation operation for each storage area to be created.
As a result, when creating a plurality of storage areas, it is possible to greatly save the input effort.
また、前記ユーザ情報群形成手段は、前記ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ情報のリストを選択可能に表示するユーザ情報リスト表示手段を有し、前記ユーザ情報リスト表示手段が表示したリストから選択された一又は二以上のユーザ情報をユーザ情報群とすることが好ましい。 The user information group forming means has user information list display means for selectively displaying a list of user information stored in the user information storage means, and is selected from the list displayed by the user information list display means. It is preferable that one or two or more pieces of user information that are set as user information groups.
このような構成からなる文書管理装置によれば、ユーザ情報群を形成するときに、人が、ユーザ情報リスト表示手段により表示されたユーザ情報リストを視認しながら、保管領域を形成したいユーザに対応するユーザ情報を選択する。
そして、ユーザ情報群形成手段が、選択されたユーザ情報をまとめることにより、ユーザ情報群を形成する。
According to the document management apparatus having such a configuration, when a user information group is formed, a person can visually recognize the user information list displayed by the user information list display unit and can handle a user who wants to form a storage area. User information to be selected.
Then, the user information group forming unit forms the user information group by collecting the selected user information.
このようにすると、リストで視認してユーザ情報を選択できるので、保管領域を作成したいユーザを、確実に選択することができる。
また、保管領域を作成したいユーザ情報を、確実に選択して保管領域を形成することができるので、保管領域形成手段が、不要な保管領域を形成しなくなる。
そのため、例えば、保管領域を形成したあとに、不要な保管領域を削除する操作を省くことができ、操作を簡単にすることができる。
If it does in this way, since it can visually recognize in a list and can choose user information, the user who wants to create a storage area can be selected certainly.
In addition, since the user information for which a storage area is to be created can be reliably selected to form the storage area, the storage area forming unit does not form an unnecessary storage area.
Therefore, for example, after the storage area is formed, an operation of deleting an unnecessary storage area can be omitted, and the operation can be simplified.
また、ネットワークへの接続手段と、前記保管領域作成手段で保管領域を作成した後に、前記保管領域の所有者に対応するユーザ情報に含まれる特定のアドレス宛に、前記保管領域を作成した旨のメッセージを、前記ネットワークを介して送信するメッセージ送信手段とを備えることが好ましい。 In addition, after the storage area is created by the network connection means and the storage area creation means, the storage area is created for a specific address included in the user information corresponding to the owner of the storage area. It is preferable to include message transmission means for transmitting a message via the network.
このような構成からなる文書管理装置によれば、メッセージ送信手段が、保管領域が作成されたあとに、自動でメッセージを送ることもできるようになるので、メッセージを見ることによりユーザが、保管領域が作成されたことを認識できる。
そのため、文書管理装置を操作して保管領域を作成した人が、例えば、口頭や文書などで、ユーザに保管領域が作成されたことを伝達しなくてもよくなる。
そのため、保管領域を作成した、例えば、文書管理装置の管理者などの管理作業の負荷を軽減することができる。
According to the document management apparatus having such a configuration, the message transmission means can automatically send a message after the storage area is created. Can be recognized.
For this reason, the person who operates the document management apparatus and creates the storage area does not need to notify the user that the storage area has been created, for example, verbally or in a document.
For this reason, it is possible to reduce the load of management work such as the administrator of the document management apparatus that created the storage area.
また、前記所有者を識別可能な所有者識別情報を含むとともに、前記保管領域を設定する保管領域設定情報を記憶する保管領域設定情報記憶手段と、前記保管領域設定情報記憶手段に記憶された保管領域設定情報を変更するWebページを提供する保管領域設定情報変更手段と、前記メッセージ送信手段が、前記メッセージに前記保管領域設定情報変更するWebページのアドレスを含ませる構成とすることが好ましい。 The storage area setting information storage means for storing the storage area setting information for setting the storage area, and the storage stored in the storage area setting information storage means, including owner identification information capable of identifying the owner It is preferable that the storage area setting information changing means for providing the Web page for changing the area setting information and the message transmitting means include the address of the Web page for changing the storage area setting information in the message.
このようにすると、保管領域が作成されたユーザが、コンピュータネットワークに接続されたコンピュータを用いて、Webページを参照して保管領域設定情報を変更できるようになる。
これにより、各文書ボックスの所有者であるユーザが、文書管理装置のある場所に行って操作部を直接操作することなく、文書ボックス情報を変更でき、文書ボックス情報の変更作業を容易に行なうことができる。
In this way, the user who created the storage area can change the storage area setting information with reference to the Web page using a computer connected to the computer network.
As a result, the user who is the owner of each document box can change the document box information without going directly to the operation unit by going to a location of the document management apparatus, and can easily change the document box information. Can do.
また、本発明の文書管理プログラムは、所有者毎の保管領域を有し、前記保管領域に所定のデータを記憶可能なデータ記憶手段を備えるコンピュータを、ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段と、前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段と、前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を形成可能な保管領域作成手段として機能させる。
このようにすると、文書管理装置を構成するコンピュータに本プログラムをインストールすることにより、文書管理装置に上述の作用及び効果を発揮させることができる。
The document management program of the present invention stores a plurality of pieces of user information that can identify a user in a computer that has a storage area for each owner and includes data storage means that can store predetermined data in the storage area. Each of the possible user information storage means, user information group formation means for forming a user information group including part or all of the user information of the user information storage means, and user information groups formed by the user information group formation means The user corresponding to the user information is used as an owner, and functions as a storage area creation means capable of forming a storage area in the data storage means.
In this way, by installing this program in a computer constituting the document management apparatus, the document management apparatus can exhibit the above-described operations and effects.
本発明の文書管理装置及び文書管理プログラムによれば、画像形成装置などの電気機器に対し、複数の保管領域を作成するときに、入力の手間を大幅に省くことができる。
また、保管領域作成の通知の手間も簡単に行なうことができる。
According to the document management apparatus and the document management program of the present invention, when creating a plurality of storage areas for an electrical apparatus such as an image forming apparatus, it is possible to greatly save the input effort.
Also, the trouble of notifying the creation of the storage area can be easily performed.
以下、本発明に係る文書管理装置の好ましい実施形態について、図1〜図11を参照しつつ説明する。 A preferred embodiment of a document management apparatus according to the present invention will be described below with reference to FIGS.
図1は、本実施形態に係る文書管理装置の概略構成を示すブロック図である。
同図に示すように、本発明の実施形態に係る文書管理装置は、画像形成装置Sである構成としている。ここで、画像形成装置Sは、例えば、プリンタやコピー機、MFP(複合機)などの画像を形成可能な装置(本実施形態ではMFP)である。
この画像形成装置Sは、ユーザが操作する操作部1と、ネットワークインタフェース2と、記憶装置3と、制御部4と、を備えている。
FIG. 1 is a block diagram showing a schematic configuration of a document management apparatus according to the present embodiment.
As shown in the figure, the document management apparatus according to the embodiment of the present invention is configured as an image forming apparatus S. Here, the image forming apparatus S is an apparatus (MFP in the present embodiment) that can form an image, such as a printer, a copier, or an MFP (multifunction peripheral).
The image forming apparatus S includes an
図2は、本実施形態に係る文書管理装置の操作部を示す図である。
図3〜図9は、本実施形態に係る文書管理装置の操作部のタッチパネルに表示される図である。
操作部1は、制御部4の制御により画面を表示可能なタッチパネル10と、本タッチパネル10に付設された複数の操作ボタン11〜13とを備えている。
ネットワークインタフェース2は、複数のクライアントPC21との間に通信経路を形成可能なコンピュータネットワークであるLAN20(Local Area Network)が接続されている。
FIG. 2 is a diagram illustrating an operation unit of the document management apparatus according to the present embodiment.
3 to 9 are diagrams displayed on the touch panel of the operation unit of the document management apparatus according to the present embodiment.
The
The
記憶装置3は、例えば、ハードディスクドライブ、フラッシュメモリなどの記憶媒体で構成されている。
また、記憶装置3は、ユーザ情報領域30と、文書ボックス領域31と、を備えている。
The storage device 3 is composed of a storage medium such as a hard disk drive or a flash memory.
The storage device 3 also includes a
ユーザ情報領域30は、ユーザ情報記憶手段として機能しており、ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能になっている。
ユーザ情報は、例えば、ユーザ名と、ログインパスワードと、メールアドレスなどを含んでいる。
The
The user information includes, for example, a user name, a login password, and an e-mail address.
文書ボックス領域31は、データ記憶手段として機能しており、所定のデータが所有者毎に分けて保管される保管領域(文書ボックス)を備えている。
文書ボックスには、例えば、クライアントPC21がLAN20を介してデータ記憶手段に送られた文書や画像などのデータが保管されたり、図示しない画像形成装置Sが備えるスキャナ部でスキャンされることにより生成された文書や画像などのデータが保管されたりする。
The
The document box is generated, for example, when the client PC 21 stores data such as a document or an image sent to the data storage unit via the
また、記憶装置3の文書ボックス領域31は、記憶装置3の各文書ボックスを設定する文書ボックス情報(保管領域設定情報)が記憶される保管領域設定情報手段としても機能している。
文書ボックス情報は、例えば、ボックス識別情報と、所有者識別情報と、文書ボックスの内容を操作するためのパスワードと、文書ボックス毎に設定される使用量の上限値と、文書ボックスに記憶される期間と、所有者以外の他の人の使用を可能にするか否かの共有設定とを含んでいる。
なお、本実施形態においては、ボックス識別情報は、管理者が任意に設定可能なボックス名で構成され、所有者識別情報は、管理者が任意に設定可能な所有者名で構成されている。
The
The document box information is stored in the document box, for example, box identification information, owner identification information, a password for operating the contents of the document box, an upper limit value of the usage amount set for each document box. It includes a time period and a sharing setting for whether or not to allow use by others other than the owner.
In this embodiment, the box identification information is composed of a box name that can be arbitrarily set by the administrator, and the owner identification information is composed of an owner name that can be arbitrarily set by the administrator.
制御部4は、例えば、図示しないプロセッサ、RAM、ROMなどを備えており、ROMや記憶装置3などに記憶されたプログラムを、プロセッサ及びRAMで実行して種々の動作を行なう。
具体的には、制御部4は、記憶装置3のユーザ情報領域30のユーザ情報を制御するユーザ情報制御部40と、記憶装置3の文書ボックス領域31の文書ボックスを制御する文書ボックス制御部41と、を備えている。
The
Specifically, the
ユーザ情報制御部40は、例えば、操作部1のユーザ情報の制御機能を発揮するためのボタン12が押釦されたときに機能する。
このユーザ情報制御部40は、記憶装置3のユーザ情報領域30に、ユーザを登録する機能を備えている。
ユーザ情報制御部40は、ユーザを登録するときに入力されるユーザ情報、タッチパネル10に、例えば、図3の画面100を表示させる。この画面100は、例えば、ユーザ名の入力部1001、ログインパスワード入力部1002と、メールアドレス入力部1003とを備えている。
The user
The user
The user
また、ユーザ情報制御部40は、タッチパネル10に表示された認証画面(図示せず)を表示し、この認証画面に入力されたユーザ情報が正しいときに、画像形成装置Sを使用できるようにする機能を備えている。
Further, the user
文書ボックス制御部41は、文書ボックス情報を作成し、文書ボックスを記憶装置3の文書ボックス領域31に作成したり、文書ボックス情報に基づいて、文書ボックスに記憶されたデータを取り出したりする。
この文書ボックス制御部41は、ユーザ情報記憶手段の複数のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段410と、ユーザ情報群形成手段410が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、記憶装置3の文書ボックス領域31に文書ボックスを作成可能な保管領域作成手段412と、を備えている。
The document
The document
ユーザ情報群形成手段410は、記憶装置3のユーザ情報領域30に記憶されたユーザ情報のリストをユーザが選択可能に表示するユーザ情報リスト表示手段411を備えている。
そして、ユーザ情報群形成手段410は、ユーザ情報リスト表示手段411が表示したリストから選択された一又は二以上のユーザ情報をユーザ情報群としている。
The user information group forming means 410 includes user information list display means 411 for displaying a list of user information stored in the
The user information
具体的には、文書ボックス制御部41は、例えば、ボタン13が押釦されると、図4に示す画面101をタッチパネル10に表示させる機能を備えている。
この画面101は、文書ボックス領域31が有する文書ボックスのリストを人が選択可能に表示する文書ボックスリスト表示部1010と、文書ボックスの一括作成機能を発揮する一括作成ボタン1011と、文書ボックス領域31に新たに文書ボックスを一つずつ形成する機能を発揮する作成ボタン1012と、文書ボックスリスト表示部1010に表示されたリストから選択された文書ボックスを開く機能を発揮する開くボタン1013と、文書ボックスリスト表示部1010から選択された文書ボックスに対応する文書ボックス情報を編集する機能を発揮する編集ボタン1014と、文書ボックスリスト表示部1010から選択された文書ボックスを削除する機能を発揮する削除ボタン1015と、を備えている。
Specifically, the document
This
文書ボックス制御部41は、文書ボックス領域31から文書ボックス情報を読み込んで、文書ボックスリスト表示部1010に、文書ボックスリストを形成する。
文書ボックスリストは、各文書ボックスの文書ボックス名の欄が列設されてなる。
The document
The document box list includes a column of document box names for each document box.
また、文書ボックス制御部41は、図5に示すように、一括作成ボタン1011がタッチ操作されると、タッチパネル10に、ユーザ情報群形成手段410及び保管領域作成手段412を用いてユーザ情報領域30のユーザ情報から一括で複数の文書ボックスを作成する機能を発揮するユーザ情報反映ボタン1020と、他の画像形成装置Sの文書ボックス領域31の文書ボックス及び文書ボックス情報をインポートする機能を発揮するインポートボタン1021とを形成する機能を備えている。
Further, as shown in FIG. 5, when the
文書ボックス制御部41のユーザ情報リスト表示手段411は、ユーザ情報反映ボタンがタッチ操作されると、図6に示すように、ユーザ情報の選択画面103を形成する。
この画面は、ユーザ情報リスト表示手段411により形成されるユーザ情報のリストが表示されるユーザ情報リスト表示部1030を備えている。
ユーザ情報リスト表示手段411は、リストとして、各ユーザ情報のユーザ名を取り出すとともに、このユーザ名の欄をユーザ情報リスト表示部1030に列設して表示する。
本実施形態において、ユーザ情報リスト表示手段411は、ユーザ情報リスト表示部1030に、各ユーザ情報を非選択の状態で表示する。
When the user information reflection button is touch-operated, the user information
This screen includes a user information
The user information list display means 411 takes out the user name of each user information as a list, and displays this user name column in a row in the user information
In the present embodiment, the user information
ユーザ情報リスト表示部1030は、ユーザ情報リスト表示手段411が表示したリストのユーザ名が書かれた欄が、人にタッチ操作されると、この欄に対応するユーザ情報が選択状態になる。
また、ユーザ情報リスト表示部1030は、選択された状態のリストの欄が、さらに人にタッチ操作されると、非選択状態になる。
また、ユーザ情報リスト表示部1030は、スクロールバー1031を備えている。
When the user's touch operation is performed on the column in which the user name of the list displayed by the user information
In addition, the user information
The user information
このようにすると、リストで視認してユーザ情報を選択できるので、文書ボックスを作成したいユーザを、確実に選択することができる。
また、文書ボックスを作成したいユーザを、確実に選択して文書ボックスを形成することができるので、保管領域形成手段が、不要な保管領域を形成しなくなる。
そのため、例えば、文書ボックスを形成したあとに、不要な文書ボックスを削除する操作を省くことができ、操作を簡単にすることができる。
In this way, the user information can be selected by visual recognition in the list, so that the user who wants to create the document box can be surely selected.
In addition, since a user who wants to create a document box can be surely selected to form a document box, the storage area forming unit does not form an unnecessary storage area.
Therefore, for example, after forming a document box, an operation of deleting an unnecessary document box can be omitted, and the operation can be simplified.
また、ユーザ情報リスト表示手段411は、リストの各ユーザ情報が選択されたか否かを、識別可能にする選択識別可能化手段を備えている。
本実施形態において、選択識別可能化手段は、タッチパネル10に表示されたリストのユーザ名の欄の先頭に、チェックボックス1032を形成するとともに、選択があったときにユーザ情報にチェックボックス1032内にチェックマークを表示する。
Further, the user information
In the present embodiment, the selection identifying enabling means forms a
また、ユーザ情報リスト表示手段411は、ユーザ情報群形成手段410が、ユーザ情報リスト表示手段411が表示したリストのユーザ情報を、人が所定の操作をすることにより全て選択する全選択手段を備えている。
全選択手段は、タッチパネル10に全て選択ボタン1033を形成するとともに、このボタン1033が人によりタッチ操作されたときに、リストのユーザ情報を全て選択する。
このようにすると、全選択手段が、非選択の状態のユーザ情報を、一度、ボタン1033を操作することで全部選択状態するので、人手で、逐一リストのユーザ名の欄をタッチ操作しなくてもよくなる。
そのため、選択操作を容易に行なうことができる。
Further, the user information list display means 411 includes all selection means for the user information group forming means 410 to select all the user information of the list displayed by the user information list display means 411 when a person performs a predetermined operation. ing.
The all selection unit forms all
In this way, all selection means selects all the user information in the non-selected state by operating the
Therefore, the selection operation can be easily performed.
また、ユーザ情報リスト表示手段411が、ユーザ情報リスト表示手段411が表示したリストのユーザ情報を、人が所定の操作を行なうことにより全て非選択にする全非選択手段を備えている。
全非選択手段は、タッチパネル10に選択解除ボタン1034を形成するとともに、このボタン1034が人によりタッチ操作されたときに、リストのユーザ情報を全て非選択する。
Further, the user information list display means 411 includes all non-selection means for deselecting all the user information of the list displayed by the user information list display means 411 when a person performs a predetermined operation.
The all non-selection means forms a
このようにすると、全選択手段が、選択された状態のユーザ情報を、一度、ボタン1034を操作することで全部非選択状態にするので、人手で、逐一リストのユーザ名の欄をタッチ操作しなくてもよくなる。
そのため、選択操作をやり直すときなどに、ユーザ情報の選択を容易にリセットすることができる。
In this way, all the selecting means makes all the selected user information in a non-selected state by operating the
Therefore, the user information selection can be easily reset when the selection operation is performed again.
また、ユーザ情報群形成手段410は、リストから選択中のユーザ情報を確定しユーザ情報群を形成する選択確定手段を備えている。
選択確定手段は、リストが表示されたタッチパネル10の画面に「次へ>」のボタン1035を形成するとともに、このボタン1035が人により操作されたときに、選択されたユーザ情報を確定して、ユーザ情報群を形成する。
なお、符号1036は、前の画面(図5)に戻るためのボタンである。
The user information group forming means 410 includes selection confirmation means for confirming user information being selected from the list and forming a user information group.
The selection confirming unit forms a “Next>”
保管領域作成手段412は、作成する各文書ボックスの文書ボックス情報の共通の設定を行なう一括設定手段を備えている。
一括情報設定手段は、図7に示すように、タッチパネル10に文書ボックス情報設定画面104を形成する。
この文書ボックス情報設定画面104は、操作する人に、一括作成される文書ボックスの各文書ボックス情報に共通の共通設定情報を確認させるとともに、共通設定情報の設定を変更させる。
The storage
The collective information setting means forms a document box
This document box
文書ボックス情報設定画面104は、ボックス名入力確認欄1040と、所有者名入力確認欄1041と、を備えている。
ボックス名入力確認欄1040は、「ユーザ名を反映」と記載されており、ボックス名にユーザ名が付される旨、操作する人に認識させる。
所有者名入力確認欄1041は、「各ユーザ」と記載されており、ユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者とする旨、操作する人に認識させる。
The document box
The box name
The owner name
また、文書ボックス情報設定画面104は、文書ボックスパスワード入力部1042と、文書ボックスを作成したことを後述の電子メール作成部42を介してユーザに通知するか否かを設定する通知設定部1043と、使用量の上限値を設定する使用量設定部1044と、文書ボックスに記憶される期間を設定する自動消去設定部1045と、所有者以外の他の人の使用を可能にするか否かの共有設定を行なう共有設定部1046とを備えている。
The document box
文書ボックスパスワード入力部1042は、文書ボックスに保管されたデータを使用するときに入力されるパスワードを設定するもので、例えば、初期値に、パスワードをランダムの文字列とする設定がなされている。なお、パスワード設定は、ランダムに文字列を設定する場合の他、例えば、全てのユーザ情報に対して所定の共通の文字列をパスワードとして設定することも可能である。
通知設定部1043は、例えば、初期値に、ユーザ通知を行なう設定がなされている。
使用量設定部1044は、所定のユーザのデータが記憶装置3の空き容量を圧迫することにより、他のユーザが文書ボックスを使用できなくなる事態を防止する使用量の上限を設定するもので例えば、初期値に200MB(MB:メガバイト)の使用量の上限値とする設定がなされている。
The document box
In the
The usage
自動消去設定部1045は、文書ボックスに残された古いデータが、記憶装置3の空き容量を圧迫しないようにするための記憶期間を設定するもので、例えば、初期値に7日間の設定がなされている。なお、記憶された日から、記憶期間が過ぎたとデータは、順次消去される。
共有設定部1046は、例えば、初期値に、所有者本人のみが使用可能なことを意味する「個人」の設定がなされている。
The automatic
In the
文書ボックスパスワード入力部1042、通知設定部1043、使用量設定部1044、自動消去設定部1045及び共有設定部1046のそれぞれに付設された変更ボタン1047は、人にタッチ操作されると、例えば、一括設定手段が、設定変更を行なうウィンドウ(図示せず)をタッチパネル10に表示する。
このウィンドウを用いた設定変更は、文書ボックスパスワード入力部1042において、ランダム設定、又は、所定の文字列の入力可能となっている。
また、通知設定部1043においては、例えば、通知設定するかしないかを入力可能になっている。
使用量設定部1044においては、例えば、使用量の上限として任意の値を入力可能になっている。
自動消去設定部1045においては、例えば、記憶期間として任意の日数などを入力可能になっている。
共有設定部1046においては、例えば、任意のユーザを入力可能になっている。
When a
In the setting change using this window, random setting or input of a predetermined character string can be performed in the document box
In the
In the usage
In the automatic
In the
また、保管領域作成手段412は、文書ボックス情報設定画面104に、各文書ボックス情報に共通の設定を確定する完了ボタン1048を形成する。
この完了ボタン1048がタッチ操作されると、保管領域作成手段412の一括設定手段は、ユーザ情報群及び文書ボックス情報の共通設定情報から文書ボックス情報を作成して文書ボックス領域31に記憶させる。
このようにすると、一括設定手段が、所有者以外のその他の項目を文書ボックス情報に設定できる。そのため、これらの項目の入力の手間を省くことができる。
なお、符号1049は、前の画面(図6)に戻るためのボタンである。
Further, the storage
When the
In this way, the collective setting unit can set other items other than the owner in the document box information. Therefore, the trouble of inputting these items can be saved.
また、保管領域作成手段412は、図8に示すように、作成ボタン1012(図4)がタッチ操作されたとき、タッチパネル10に、文書ボックス領域31に新たに、ユーザ情報群及び共通設定情報に基づいて、文書ボックスを一つずつ作成する105を形成する。
この画面105は、画面104(図7)と同様に、ボックス名入力確認欄1050、所有者名入力確認欄1051、文書ボックスパスワード入力部1052、通知設定部1053、使用量設定部1054、自動消去設定部1055、共有設定部1056を備えている。
また、画面104と異なり、ボックス名入力確認欄1050及び所有者名入力確認欄1051にも、変更ボタン1057が付設されており、これらにより、ボックス名及び所有者名を人手で入力可能となっている。
Further, as shown in FIG. 8, the storage
Similar to the screen 104 (FIG. 7), this
Further, unlike the
また、文書ボックス制御部41は、文書ボックスリスト1010で所定の文書ボックスが選択された状態で、開くボタン1013(図4)がタッチ操作されたとき、タッチパネル10に、対応する文書ボックスに保管されたデータの一覧を表示する。
そして、このデータの一覧から選択されたデータは、例えば、印刷などがなされる。
また、文書ボックス制御部41は、文書ボックスリスト1010で所定の文書ボックスが選択された状態で、編集ボタン1014(図4)がタッチ操作されたとき、タッチパネルに、これに対応する文書ボックス情報を変更する画面を表示する。この画面は、例えば、図8と同様の画面となっている。
In addition, when a predetermined document box is selected in the
The data selected from the data list is printed, for example.
Further, when a predetermined document box is selected in the
また、文書ボックス制御部41は、文書ボックスリスト1010で所定の文書ボックスが選択された状態で、削除ボタン1015(図4)がタッチ操作されたとき、これに対応する文書ボックスのデータ及び文書ボックス情報を削除する。
In addition, when a predetermined document box is selected in the
また、文書ボックス制御部41は、文書ボックスに保管されたデータを使用するとき、所定の認証情報の入力を要求するとともに、認証情報が、文書ボックス情報に含まれる情報との合否に基づいて、文書ボックスに保管されたデータを使用可能とするデータ使用認証手段を備えている。
本実施形態のデータ使用認証手段は、例えば、タッチパネル10に表示された文書ボックスリストから文書ボックスが選択された状態で、ボタン1013〜1015(図4)がタッチ操作されたときに、パスワードの入力の要求を行なう画面106(図9)を表示する。
In addition, when using data stored in the document box, the document
For example, the data use authentication unit of this embodiment inputs a password when a
また、文書ボックス制御部41のデータ使用認証手段は、LANを介してクライアントPCが記憶装置の文書ボックスを開こうとしたときにも、データ使用認証手段が、クライアントPCの画面に図9と同様の表示をさせて、クライアントPCのユーザにパスワードの入力を求める。
Further, the data use authentication unit of the document
また、文書ボックス制御部41は、インポートボタンがタッチ操作されたときには、LANに接続された他の機器と所定の通信を行ない、他の機器の記憶装置と同様の文書ボックスの設定となるように所定のインポート処理を行なうこともできる。
In addition, when the import button is touched, the document
また、制御部4は、図1に示すように、電子メール作成部42を備えている。
電子メール作成部42は、保管領域作成手段412で文書ボックスを作成した後に、保管領域の所有者に対応するユーザ情報に含まれる特定のアドレス宛に、保管領域を作成した旨のメッセージを、コンピュータネットワークを介して送信するメッセージ送信手段として機能する。
Moreover, the
After creating the document box by the storage area creation means 412, the
図10には、本実施形態において電子メール作成部42が送信したメールを、コンピュータ端末で閲覧した画面210を示している。
電子メール作成部42は、例えば、同図に示すように、電子メールを、各ユーザ情報に含まれたメールアドレスに送信する。
このようにすると、メッセージを見ることによりユーザが、保管領域が作成されたことを認識できる。そのため、保管領域を作成した管理者が、例えば、口頭や文書などで、ユーザに保管領域が作成されたことを伝達しなくてもよくなる。
そのため、保管領域を作成した、例えば、画像形成装置の管理者などの管理作業の負荷を軽減することができる。
FIG. 10 shows a
For example, as shown in the figure, the
In this way, the user can recognize that the storage area has been created by viewing the message. Therefore, the administrator who created the storage area does not have to communicate to the user that the storage area has been created, for example, verbally or in a document.
Therefore, it is possible to reduce the load of management work for creating the storage area, for example, the administrator of the image forming apparatus.
また、電子メール作成部42は、メッセージに、後述の文書ボックス情報変更するWebページのアドレス(211)を含ませる。
このようにすると、文書ボックスが作成されたことを、所有者が早期に知ることができる。
また、電子メール作成部42は、例えば、所有者名及びパスワードなどの作成した文書ボックスの文書ボックス情報の一部もメッセージに含ませる(212)。
このようにすると、これらの情報の変更を容易に行なうことができる。また、パスワードがランダムで設定されていても、文書ボックスのユーザがパスワードを知ることができる。
Further, the
In this way, the owner can quickly know that the document box has been created.
The
If it does in this way, change of these information can be performed easily. Even if the password is set at random, the user of the document box can know the password.
また、制御部4は、Webページ制御部4を備えている。
Webページ制御部4は、文書ボックス情報を変更するWebページを提供する保管領域設定情報変更手段430を備えている。
保管領域設定情報変更手段430は、例えば、図8と同様のWebページを作成する。
このようにすると、各文書ボックスの所有者が、クライアントPC21を操作し、コンピュータネットワークを介して記憶装置3の文書ボックス領域31に記憶された文書ボックス情報を、変更できる。
そのため、各所有者が、画像形成装置Sのある場所に行なって操作部1を直接操作することなく、文書ボックス情報を変更でき、文書ボックス情報の変更作業を容易に行なうことができる。
The
The Web
For example, the storage area setting
In this way, the owner of each document box can operate the
Therefore, each owner can change the document box information without going to the place where the image forming apparatus S is located and directly operating the
次に、以上のような構成からなる本実施形態の文書管理装置である画像形成装置Sの動作について、図11に示すフローチャートを用いて説明する。
まず、管理者が、操作部1のボタン12を押釦し、ユーザ情報制御部40のユーザ情報登録画面をタッチパネル10に表示させるとともに、この画面に、ユーザ名、パスワード、及び、メールアドレスを入力する。
このようにして、管理者が、予め、画像形成装置Sの記憶装置3のユーザ情報領域30に、ユーザ情報を登録しておく。
Next, the operation of the image forming apparatus S, which is the document management apparatus of the present embodiment configured as described above, will be described with reference to the flowchart shown in FIG.
First, the administrator pushes the
In this way, the administrator registers user information in the
次に、この画像形成装置Sに、文書ボックスを設定するときは、例えば、管理者が、操作部1のボタン13を押釦して、文書ボックス制御部41に、文書ボックスのリストの画面101aをタッチパネル10に表示させる(図4(b))。
文書ボックス制御部41は、管理者により、この画面101aの一括作成ボタン1011がタッチ操作されると、タッチパネル10に画面102を表示させる(S1−1Yes,図5)。
また、文書ボックス制御部41は、管理者により、ユーザ情報反映ボタン1020がタッチ操作されて、ユーザ情報を反映した文書ボックスの作成が選択されると(S1−2Yes)、タッチパネル10にユーザ情報のリスト画面103を表示させる(S1−3,図6)。
Next, when setting a document box in the image forming apparatus S, for example, the administrator pushes the
When the administrator performs a touch operation on the
When the administrator touches the user
次に、管理者が、ユーザ情報のリスト表示部1030において、ユーザ名欄及び全選択ボタン1033などをタッチ操作して、文書ボックスを作成するユーザ情報を選択する。ユーザ情報の選択があると、文書ボックス制御部41は、チェックボックス1032にチェックマークを入れる。
文書ボックス制御部41は、管理者により、「次へ>」ボタン1035がタッチ操作されると、ユーザ情報群を確定し(S1−4)、文書ボックス情報設定画面104に遷移する(図7)。
Next, in the user information
When the “next>”
そして、文書ボックス制御部41は、文書ボックスパスワード入力部1042、通知設定部1043、使用量設定部1044、自動消去設定部1045及び共有設定部1046に対して、管理者が設定(本実施形態では初期値の状態のまま)を行なった後に、完了ボタン1048がタッチ操作されると、この画面104で設定された共通設定情報を、制御部4のRAMなどに一時的に記憶する(S1−5)。
The document
そして、文書ボックス制御部41の保管領域作成手段412が、ユーザ情報群と、文書ボックス情報とを参照し、ユーザ情報群に含まれた各ユーザ情報に対応する文書ボックスを作成する。
文書ボックス制御部41による文書ボックスの作成は、ユーザ情報群からユーザ情報を一つ取り出し(S1−7)、制御部4のRAMに記憶された共通設定情報を取得し(S1−8)、これらのユーザ情報と共通設定情報から文書ボックス情報を作成する。
Then, the storage
The document
この際、文書ボックス制御部41は、ユーザ情報からユーザ名を取り出してこれを文書ボックス情報のボックス名及び所有者名に入力する。
また、文書ボックス制御部41は、英数字からランダムに選択してなる文字列を算出し、この文字列をパスワードとする。
また、文書ボックス制御部41は、使用量の上限、記憶期間及び共有設定など、その他の設定は共通設定情報を、文書ボックス情報に適用する。
そして、文書ボックス制御部41は、このようにして作成した文書ボックス情報を、記憶装置3の文書ボックス領域31に記憶させて、文書ボックスを作成する(S1−9)。
At this time, the document
Further, the document
In addition, the document
Then, the document
作成した文書ボックス情報の共通設定情報において、文書ボックスが作成された旨のメッセージの送信を行なう場合には(S1−10Yes)、電子メール作成部42が、作成した文書ボックスの所有者に対する電子メールを作成する(S1−11)。
そして、電子メール作成部42は、作成したメールを作成した文書ボックス情報の所有者に対応するユーザ情報に含まれる電子メール宛に、電子メールを送信する(S1−12,図10)。
When sending a message to the effect that the document box has been created in the common setting information of the created document box information (Yes in S1-10), the
Then, the
このようにすると、管理者が、例えば、文書ボックスの所有者に、書類などを渡して通知すること無く文書ボックスが作成されたことを知らせることができる。
そのため、画像形成装置Sは、管理者の画像形成装置Sの管理作業を簡略化できる。
次に、ユーザ情報群から次のユーザ情報を取り出して、上記と同様にして文書ボックスを作成する。
そして、文書ボックス制御部41は、上記の動作を繰り返してユーザ情報群の全てのユーザ情報に対して文書ボックスを作成する(S1−6Yes〜S1−12)。
In this way, the administrator can notify the owner of the document box, for example, that the document box has been created without handing over and notifying the document.
Therefore, the image forming apparatus S can simplify the management work of the image forming apparatus S by the administrator.
Next, the next user information is extracted from the user information group, and a document box is created in the same manner as described above.
Then, the document
なお、電子メールの送信を行なわない場合には(S1−10No)、電子メールの作成及び送信手順(S1−11,S1−12)が省かれる。
文書ボックス制御部41は、ユーザ情報群の全てのユーザ情報に対応する文書ボックスが作成されたときは(S1−6No)、タッチパネル10に、文書ボックスリスト画面101(図4(a))を表示させ、処理を終える。
In the case where the e-mail is not transmitted (No in S1-10), the e-mail creation and transmission procedure (S1-11, S1-12) is omitted.
When a document box corresponding to all user information in the user information group is created (S1-6 No), the document
また、作成ボタンがタッチ操作されたときには(S1−1No)、文書ボックス制御部41が、上述の画面を表示するなどして、管理者に、各項目について入力させて、個別に文書ボックスを作成する(S1−13)。
また、文書ボックス制御部41は、文書ボックスのリストの文書ボックス名欄が選択され、開くボタン1013、編集ボタン1014及び削除ボタン1015がタッチ操作されたときも、それぞれに対応した動作を行なう。
また、インポートボタンがタッチ操作されたときには(S1−2No)、上述した所定インポート処理の動作を行なう。
When the creation button is touched (S1-1 No), the document
Also, the document
When the import button is touched (No in S1-2), the above-described predetermined import process is performed.
以上説明したように、本実施形態に係る文書管理装置(画像形成装置S)によれば、文書ボックス制御部41が、ユーザ情報群形成手段410と、保管領域作成手段412を備えたので、ユーザ情報群形成手段410が、ユーザ情報記憶手段に記憶されたユーザ情報から、その一部又は全部を取り出してユーザ情報群を形成し、保管領域作成手段412が、形成されたユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、記憶装置3(データ記憶手段)に文書ボックス(保管領域)を作成することができる。
As described above, according to the document management apparatus (image forming apparatus S) according to the present embodiment, the document
これにより、画像形成装置Sが文書ボックスの所有者名などの各文書ボックス情報の人手での入力の手間を、大幅に省くことができる。そのため、管理者の管理業務を容易に行なわせることができる。 As a result, it is possible to greatly reduce the labor required for the image forming apparatus S to manually input each document box information such as the owner name of the document box. Therefore, it is possible to easily perform management operations by the administrator.
以上、本発明の文書管理装置及び文書管理プログラムについて、好ましい実施形態を示して説明したが、本発明に係る文書管理装置は、上述した実施形態にのみ限定されるものではなく、本発明の範囲で種々の変更実施が可能であることは言うまでもない。
また、本実施形態においては、文書管理装置が、画像形成装置により構成されるとしたが、これに限定されるものでなく、他の電気機器、電子機器に備えられてもよい。
また、例えば、ユーザ情報は、ユーザ名と、ログインパスワードと、メールアドレスを含む構成としたがこれに限定されるもので無く、例えば、ユーザID、なども含めるようにしてよい。
また、文書ボックス情報のパスワードは、ユーザ情報のログインパスワードとしてもよく適宜設計変更して差支えない。
The document management apparatus and the document management program of the present invention have been described with reference to the preferred embodiments. However, the document management apparatus according to the present invention is not limited to the above-described embodiments, and the scope of the present invention. Needless to say, various modifications can be made.
In the present embodiment, the document management apparatus is configured by the image forming apparatus. However, the present invention is not limited to this, and may be provided in another electrical device or electronic device.
Further, for example, the user information includes a user name, a login password, and an e-mail address. However, the user information is not limited to this, and may include a user ID, for example.
The password for the document box information may be a login password for the user information, and the design may be changed as appropriate.
S 画像形成装置(文書管理装置)
1 操作部
10 タッチパネル
100〜106 タッチパネルの表示画面
11〜13 操作ボタン
2 ネットワークインタフェース
20 LAN(コンピュータネットワーク)
21 クライアントPC
3 記憶装置
30 ユーザ情報領域(ユーザ情報記憶手段)
31 文書ボックス領域(データ記憶手段)
4 制御部
40 ユーザ情報制御部
41 文書ボックス制御部
410 ユーザ情報群形成手段
411 ユーザ情報リスト表示手段
412 保管領域作成手段
42 電子メール作成部(メッセージ送信手段)
43 Webサーバ部
430 保管領域設定情報変更手段
S Image forming device (document management device)
DESCRIPTION OF
21 Client PC
3
31 Document box area (data storage means)
DESCRIPTION OF
43
Claims (5)
ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段と、
前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段と、
前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を作成可能な保管領域作成手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置。 A document management apparatus having a storage area for each owner and comprising data storage means capable of storing predetermined data in the storage area,
User information storage means capable of storing a plurality of user information capable of identifying users;
User information group forming means for forming a user information group including part or all of the user information of the user information storage means;
A storage area creation unit capable of creating a storage area in the data storage unit with a user corresponding to each user information of the user information group formed by the user information group formation unit as an owner; Management device.
前記保管領域設定情報記憶手段に記憶された保管領域設定情報を変更するWebページを提供する保管領域設定情報変更手段と、
前記メッセージ送信手段が、前記メッセージに前記保管領域設定情報変更するWebページのアドレスを含ませる請求項3記載の文書管理装置。 Storage area setting information storage means for storing storage area setting information for setting the storage area, including owner identification information capable of identifying the owner;
Storage area setting information changing means for providing a web page for changing the storage area setting information stored in the storage area setting information storage means;
The document management apparatus according to claim 3, wherein the message transmission unit includes an address of a Web page for changing the storage area setting information in the message.
ユーザを識別可能な複数のユーザ情報を記憶可能なユーザ情報記憶手段と、前記ユーザ情報記憶手段の一部又は全部のユーザ情報を含むユーザ情報群を形成するユーザ情報群形成手段と、前記ユーザ情報群形成手段が形成したユーザ情報群の各ユーザ情報に対応するユーザを所有者として、前記データ記憶手段に保管領域を形成可能な保管領域作成手段として機能させるための文書管理プログラム。 A computer having a storage area for each owner, and comprising a data storage means capable of storing predetermined data in the storage area;
User information storage means capable of storing a plurality of user information capable of identifying a user, user information group forming means for forming a user information group including part or all of the user information of the user information storage means, and the user information A document management program for causing a user corresponding to each user information of a user information group formed by a group forming unit to function as a storage area creating unit capable of forming a storage area in the data storage unit.
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