JP2009003558A - 決裁情報管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】二次利用をする決裁文書が決裁済みで改ざんされていないことを、簡易な構成で保証することを可能とする。
【解決手段】申請者によって回付が指示された申請書((B)参照)や見積書((C)参照)等の決裁文書の情報を、申請者によって指定された複数の関係者に順に閲覧させて確認決裁作業を行わせた後に、決裁文書の情報及び確認決裁作業の履歴を表す決裁関連情報を保管する決裁処理を行う電子決裁システムより、決裁文書情報及び決裁関連情報を取得し、決裁関連情報から確認決裁履歴文書((D)参照)を生成し、決裁文書及び確認決裁履歴文書をPDFファイルへ変換して単一のPDFファイル(保管用決裁文書情報)に統合し((A)参照)、更新を禁止するロックを設定した保管用決裁文書情報を、利用者による更新を禁止するアクセス権限を設定した保管フォルダに格納する。
【選択図】図３

Description

本発明は決裁情報管理装置及びプログラムに係り、特に、決裁情報を管理する決裁情報管理装置、コンピュータを前記決裁情報管理装置として機能させるための決裁情報管理プログラムに関する。

従来より、決裁業務の省力化・迅速化等を目的として、申請者によって回付が指示された申請書や見積書等の決裁文書の情報を、予め決められた決裁者に閲覧させ、個々の関係者に、決裁文書の内容を確認したり承認／否認／差し戻しを判断する決裁作業を行わせ、各関係者によって内容が確認されたり決裁（承認）された決裁文書の情報を、決裁作業の履歴を表す情報と共に保管する決裁処理を行う電子決裁システムが広範に普及している（例えば特許文献１等を参照）。

また、決裁中又は決裁済みの決裁文書データは、複製され適宜修正されることで新たな決裁文書として再利用されることがあり、特許文献２には、複製された決裁済みの決裁文書データに含まれる決裁情報が不正に改ざんされ印刷出力されて悪用されることを阻止するために、決裁文書の複製が指示されると、複製が指示された決裁文書を表す決裁文書データに決裁情報が付加されているか否かを判断し、決裁情報が付加されている場合には決裁情報を削除した後に決裁文書データの複製を行う技術が開示されている。
特開平１１−２７２７７７号公報 特開２００５−２０２６０１号公報

ところで、決裁文書は、前述の決裁作業を経て決裁された後に、例えば当該決裁文書に含まれる申請書に記載した申請内容に基づく施行時に、決裁済みである証拠として、紙に複製（コピー）して添付する等の二次利用が為されることがある。しかし、電子決裁システム導入以前、すなわち決裁文書を紙文書として回付していたときには、決裁文書に押印欄が付加され、決裁者によって内容が確認されたり決裁（承認）される毎に、決裁者によって押印欄に押印がされることから、紙に複製（コピー）された決裁文書であっても、押印欄に決裁者の押印がされているか否かに基づいて決裁済みか否かを容易に確認できる。これに対し、電子決裁システムを利用して決裁された決裁文書は、決裁者による決裁作業の結果等を表す決裁情報が通常は電子決裁システム内に保持されるため、決裁文書をデータとして添付した場合及び紙に複製（コピー）して添付した場合の何れであっても、添付されている決裁文書から決裁済みか否かを確認することができず、電子決裁システム導入以前と同様に決裁文書の二次利用をすることが困難であるという問題がある。

上記の問題は、例えば電子決裁システムに電子押印やタイムスタンプを組み合わせ、添付されている決裁文書が決裁済みで改ざんされていないことを、電子押印やタイムスタンプによって電子的に保証することによって解決することができる。しかしこの場合、決裁作業を行う全ての関係者に電子押印を用意したり、個々の決裁申請毎にタイムスタンプを取得する必要が生ずるので、多大なコストを要するという別の問題が生ずる。

本発明は上記事実を考慮して成されたもので、二次利用をする決裁文書が決裁済みで改ざんされていないことを、簡易な構成で保証することが可能な決裁情報管理装置及び決裁情報管理プログラムを得ることが目的である。

上記目的を達成するために請求項１記載の発明に係る決裁情報管理装置は、申請者によって回付が指示された決裁文書の情報を、予め決められた決裁者に閲覧させて決裁作業を行わせた後に、前記決裁文書の情報及び前記決裁者による前記決裁作業の履歴を表す履歴情報を第１記憶手段に保管させる決裁処理を行う電子決裁システムより、前記決裁文書の情報及び前記履歴情報を取得する取得手段と、前記取得手段によって取得された情報に基づいて、更新を禁止するロックを掛けることが可能な所定の情報形式で、かつ前記決裁文書と前記決裁作業の履歴が明示された決裁履歴文書が一体化されて成る保管用決裁文書情報を生成し、生成した前記保管用決裁文書情報に当該保管用決裁文書情報の更新を禁止するロックを掛ける生成手段と、前記生成手段によって生成された保管用決裁文書情報を、第２記憶手段に記憶されている所定の保管フォルダ内に格納すると共に、前記保管フォルダへの情報の書き込みが禁止されるように前記保管フォルダへのアクセス権限を設定する格納手段と、を含んで構成されている。

請求項１記載の発明では、申請者によって回付が指示された決裁文書の情報を、予め決められた決裁者に閲覧させて決裁作業を行わせた後に、決裁文書の情報及び決裁者による決裁作業の履歴を表す履歴情報を第１記憶手段に保管させる決裁処理を行う電子決裁システムより、決裁文書の情報及び履歴情報が取得手段によって取得される。なお、上記の電子決裁システムは、例えば電子決裁システム用のプログラムをコンピュータ（例えば複数台の端末と通信回線を介して接続されたコンピュータ）によって実行させることで実現できるが、本発明に係る決裁情報管理装置も、例えば所定のプログラムをコンピュータによって実行させることで実現することができ、この場合、決裁情報管理装置として機能するコンピュータは、電子決裁システムとして機能するコンピュータと同一のコンピュータでもよいし、通信回線を介して接続された別のコンピュータでもよい。

また、請求項１記載の発明に係る生成手段は、取得手段によって取得された情報に基づいて、更新を禁止するロックを掛けることが可能な所定の情報形式で、かつ決裁文書と決裁作業の履歴が明示された決裁履歴文書が一体化されて成る保管用決裁文書情報を生成し、生成した保管用決裁文書情報に当該保管用決裁文書情報の更新を禁止するロックを掛ける。なお、所定の情報形式（ファイルフォーマット）としては、更新を禁止するロックを掛けることが可能な情報形式であれば何れの情報形式であっても採用可能であり、具体的には、例えば電子文書のファイルフォーマットとして広く普及しているＰＤＦ(Portable Document Format)形式等を用いることができる。

そして、請求項１記載の発明に係る格納手段は、生成手段によって生成された保管用決裁文書情報を、第２記憶手段に記憶されている所定の保管フォルダ内に格納すると共に、保管フォルダへの情報の書き込みが禁止されるように保管フォルダへのアクセス権限を設定する。なお、生成手段によって生成された保管用決裁文書情報は、全て同一の保管フォルダに格納するようにしてもよいし、決裁文書の種類や決裁に用いた電子決裁システムの種類(後述)、或いはその他の項目が相違する保管用決裁文書情報が異なる保管フォルダに格納されるように、保管用決裁文書情報を複数の保管フォルダに分けて格納するようにしてもよい。

本発明に係る保管用決裁文書情報は、決裁文書と決裁作業の履歴が明示された決裁履歴文書が一体化されて構成されているので、この保管用決裁文書情報が表す保管用決裁文書を参照することで、決裁文書の内容及び当該決裁文書に対する決裁作業の履歴を把握することができ、決裁文書が決裁済みであることを一目で確認することができる。このため、本発明に係る保管用決裁文書情報は、例えば施行時に保管用決裁文書の複製（コピー）を添付する等の二次利用に好適である。

また、保管用決裁文書情報には更新を禁止するロックが掛けられているので、所定の保管フォルダに格納された保管用決裁文書情報が改ざんされることを防止できると共に、保管用決裁文書情報を格納する所定の保管フォルダに対し、情報の書き込みが禁止されるようにアクセス権限が設定されるので、悪意を持った利用者によって保管用決裁文書情報を模した情報が生成されて保管フォルダに書き込まれることも防止できる。これにより、所定の保管フォルダに保管されている保管用決裁文書情報が改ざんされていない原本であることを保証できると共に、必要であれば、施行時に添付されていた保管用決裁文書を、保管フォルダに保管されている保管用決裁文書情報が表す保管用決裁文書と照合することで、添付されていた保管用決裁文書が改ざんされていない（原本の同一である）ことも確認することができる。従って、請求項１記載の発明によれば、二次利用する決裁文書が決裁済みで改ざんされていないことを、電子押印やタイムスタンプ等を用いることなく、簡易な構成（低コストな構成）で保証することが可能となる。

ところで現在、電子決裁システムとしては、汎用性を考慮して基本的な機能（例えば請求項１に記載した決裁処理を行う機能）のみを備えたシステムもあれば、企業の特定部門における決裁業務の支援に特化して様々な機能が付加されたシステムもあり、各システムは互いに異なる特徴を備えていることから、企業によっては複数種の電子決裁システムを併用している場合もある。但しこの場合、個々の電子決裁システムを利用して決裁された決裁文書は、履歴情報と共に個々の電子決裁システム内に保持されるため、決裁済みの特定の決裁文書を参照しようとすると、まず特定の決裁文書が複数種の電子決裁システムの何れを利用して決裁されたかを認識した後に、認識した電子決裁システムにログインする、という作業（手続き）が必要となり、決裁済みの決裁文書の二次利用のみならず単に参照することも煩雑となる。また、個々の電子決裁システム内に保持される履歴情報は、個々の電子決裁システム独自の情報であるので、情報形式及びフォーマットの少なくとも一方が互いに相違している。

上記を考慮すると、請求項１記載の発明において、少なくとも履歴情報として、情報形式及びフォーマットの少なくとも一方が互いに異なる情報を第１記憶手段に保管させる複数種の電子決裁システムが存在している場合、取得手段は、例えば請求項２に記載したように、電子決裁システムから決裁文書の情報及び履歴情報を取り込んだ後に、少なくとも履歴情報を一定の情報形式かつ一定のフォーマットの情報へ変換する変換処理を行うことで、前記複数種の電子決裁システムから、履歴情報として一定の情報形式かつ一定のフォーマットの情報を取得するように構成することが好ましい。

このように、複数種の電子決裁システムの何れから取得した情報であっても、取得手段による変換処理によって、少なくとも履歴情報が一定の情報形式かつ一定のフォーマットの情報へ変換されることで、何れの電子決裁システムより取得された情報であるかに拘わらず、取得された情報から生成手段によって一定の情報形式かつ一定のフォーマットの保管用決裁文書情報が生成され、この保管用決裁文書情報が格納手段によって第２記憶手段に記憶されている所定の保管フォルダ内に格納されることで、保管用決裁文書情報が、情報取得元が何れの電子決裁システムであるかに拘わらず、第２記憶手段に一元管理されることになる。

これにより、決裁済みの決裁文書を参照する場合にも、何れの電子決裁システムを利用して決裁された文書かを認識し、認識した電子決裁システムにログインする等の作業が不要となるので、作業の効率化を実現できる。また、保管用決裁文書情報が格納手段によって第２記憶手段の所定の保管フォルダ内に格納された後は、情報取得元の電子決裁システムから対応する情報を消去することができるので、このような情報の消去を行うことで、複数種の電子決裁システムを併用している環境において、個々の電子決裁システムを新しいシステムに入れ替える等の作業も容易に実施可能となる。

また、請求項１記載の発明において、生成手段は、例えば請求項３に記載したように、生成した保管用決裁文書情報に対し、当該保管用決裁文書に含まれる決裁文書の回付を指示した申請者及び決裁文書に対して決裁作業を行った決裁者以外の利用者による参照を禁止するロックを掛けるように構成してもよい。上記の申請者及び決裁者は、取得手段によって取得された履歴情報を参照することで認識することができる。上記のように、保管用決裁文書情報に対して申請者及び決裁者以外の利用者による参照を禁止するロックを掛けることで、部外者が保管用決裁文書情報を参照することを阻止することができ、保管用決裁文書が機密性の高い内容である等の場合にもセキュリティを確保することができる。

また、請求項１記載の発明において、生成手段は、例えば請求項４に記載したように、保管用決裁文書情報の生成にあたり、保管用決裁文書情報を識別する識別情報を生成し、保管用決裁文書情報が表す保管用決裁文書の各頁に生成した識別情報が明示されるように、保管用決裁文書情報に生成した識別情報を付加する構成とすることが好ましい。これにより、保管用決裁文書情報が表す保管用決裁文書を参照した場合には、各頁に識別情報が明示されるので、各頁に識別情報が明示されているか否かに基づいて、参照している文書が保管用決裁文書なのか別の文書（例えば決裁未了の決裁文書や、ねつ造された文書等）なのかを参照者が容易に判別することが可能となる。

また、請求項１記載の発明において、格納手段は、例えば請求項５に記載したように、生成手段によって生成された保管用決裁文書情報を所定の保管フォルダに格納した後に、保管用決裁文書情報を所定の保管フォルダに格納させたことと、前記保管用決裁文書情報の保管場所を指し示す情報を、保管用決裁文書に含まれる決裁文書の回付を指示した申請者へ通知するように構成してもよい。なお、申請者への通知は、例えば電子メールを送信する等の処理を行うことで実現することができ、保管用決裁文書情報の保管場所を指し示す情報はこの電子メールに付加することができる。

請求項５記載の発明では、電子決裁システムによって決裁処理が行われることで、申請者が電子決裁システムに対して回付を指示した決裁文書の決裁が完了し、本発明に係る決裁情報管理装置によって対応する保管用決裁文書情報が生成され、当該保管用決裁文書情報が所定の保管フォルダに格納されると申請者に通知されるので、保管用決裁文書情報の所定の保管フォルダへの格納を申請者が直ちに認識することができ、決裁文書の二次利用を申請者が早期に行うことができる。なお、請求項５記載の発明において、保管用決裁文書情報の所定の保管フォルダへの格納は、申請者以外に、決裁文書に対して決裁作業を行った決裁者にも通知するようにしてもよい。

請求項６記載の発明に係る決裁情報管理プログラムは、コンピュータを、申請者によって回付が指示された決裁文書の情報を、予め決められた決裁者に閲覧させて決裁作業を行わせた後に、前記決裁文書の情報及び前記決裁者による前記決裁作業の履歴を表す履歴情報を第１記憶手段に保管する決裁処理を行う電子決裁システムより、前記決裁文書の情報及び前記履歴情報を取得する取得手段、前記取得手段によって取得された情報に基づいて、更新を禁止するロックを掛けることが可能な所定フォーマットから成り、かつ前記決裁文書と前記決裁作業の履歴が明示された文書とが一体化されて構成された保管用決裁文書情報を生成し、生成した前記保管用決裁文書情報に当該保管用決裁文書情報の更新を禁止するロックを掛ける生成手段、及び、前記生成手段によって生成された保管用決裁文書情報を、第２記憶手段に記憶されている所定の保管フォルダ内に格納すると共に、前記保管フォルダへの書き込みが禁止されるように前記保管フォルダへのアクセス権限を設定する格納手段として機能させる。

請求項６記載の発明に係る決裁情報管理プログラムは、コンピュータを、上記の取得手段、生成手段及び格納手段として機能させるためのプログラムであるので、コンピュータが請求項６記載の発明に係る決裁情報管理プログラムを実行することで、コンピュータが請求項１に記載の決裁情報管理装置として機能することになり、請求項１記載の発明と同様に、二次利用をする決裁文書が決裁済みで改ざんされていないことを、簡易な構成で保証することが可能となる。

以上説明したように本発明は、電子決裁システムより決裁文書の情報及び決裁作業の履歴を表す履歴情報を取得し、更新を禁止するロックを掛けることが可能な所定の情報形式で、かつ決裁文書と決裁作業の履歴が明示された決裁履歴文書が一体化されて成る保管用決裁文書情報を生成し、生成した保管用決裁文書情報に当該保管用決裁文書情報の更新を禁止するロックを掛け、生成した保管用決裁文書情報を所定の保管フォルダ内に格納すると共に、保管フォルダへの情報の書き込みが禁止されるように保管フォルダへのアクセス権限を設定するので、二次利用をする決裁文書が決裁済みで改ざんされていないことを、簡易な構成で保証することが可能となる、という優れた効果を有する。

以下、図面を参照して本発明の実施形態の一例を詳細に説明する。図１には本実施形態に係るコンピュータ・システム１０が示されている。コンピュータ・システム１０は特定企業内に設置されており、パーソナル・コンピュータ（ＰＣ）等から成り特定企業内の各部署に設置された多数台の端末装置１２と、複数台のサーバ・コンピュータ（後述する決裁情報管理サーバ１４、複数台の電子決裁システムサーバ１６、ファイルサーバ１８等）がイントラネット２０を介して各々接続されて構成されている。なお、イントラネット２０に代えてインターネットを用いてもよい。

複数台のサーバ・コンピュータは互いに同様の構成とされており、以下、決裁情報管理サーバ１４を例にその構成を説明すると、決裁情報管理サーバ１４はＣＰＵ１４Ａ、ＲＡＭ等から成るメモリ１４Ｂ、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１４Ｃ、ネットワークインタフェース（Ｉ／Ｆ）部１４Ｄを備えており、ネットワークＩ／Ｆ部１４Ｄが前述のイントラネット２０に接続されている。ＨＤＤ１４Ｃには、決裁情報管理サーバ１４で後述する決裁情報変換処理を行うための決裁情報変換プログラムと、決裁情報管理サーバ１４で後述する決裁情報管理処理を行うための決裁情報管理プログラムが予め各々インストールされている。上記の決裁情報変換プログラム及び決裁情報管理プログラムは本発明に係る決裁情報管理プログラムに対応しており、決裁情報管理サーバ１４は、ＣＰＵ１４Ａがこれらのプログラムを実行することで本発明に係る決裁情報管理装置として機能する。

また、複数台の電子決裁システムサーバ１６の各々のＨＤＤには、互いに異なる電子決裁システム（図１では「第１の電子決裁システム」「第２の電子決裁システム」と表記）を実現するための互いに異なるアプリケーション・プログラムが予めインストールされており、コンピュータ・システム１０内では、個々の電子決裁システムサーバが上記のアプリケーション・プログラムを各々実行することで、複数種の電子決裁システムが各々稼働している。複数種の電子決裁システムは、後述する決裁処理を行うという基本機能を備えている点で共通しているが、複数種の電子決裁システムの中には、上記の基本機能のみを備えたシステムや、特定企業の特定部門における決裁業務の支援に特化して様々な機能が付加されたシステムがあり、個々の電子決裁システムが互いに異なる特徴を備えていることから、本実施形態に係る特定企業内では複数種の電子決裁システムが各々利用されている。

また、ファイルサーバ１８のＨＤＤには、決裁情報管理サーバ１４が決裁情報管理処理を行うことによって生成された保管用決裁文書情報を格納し、当該情報が表す保管用決裁文書を利用者の閲覧に供するための保管用決裁文書情報格納領域が設けられている。

次に本実施形態の作用として、まず複数台の電子決裁システムサーバ１６によって各々実現される複数種の電子決裁システムで各々行われる決裁処理について説明する。本実施形態では、端末装置１２を介して個々の電子決裁システムを利用する個々の利用者に対し、ユーザＩＤ及びパスワードが各々設定されており、個々の電子決裁システムは、個々の利用者のユーザＩＤ、パスワード及び電子メールアドレスを保持（ＨＤＤに記憶）すると共に、端末装置１２を介して電子決裁システムを利用しようとしている個々の利用者に対し、端末装置１２を介してユーザＩＤ及びパスワードを入力するログイン操作を行わせることで、利用者の識別及び認証を行う。

また、個々の電子決裁システムは、ログイン操作を行った任意の利用者（決裁申請者）によって回付対象の決裁文書（決裁申請書や見積書等）の情報が端末装置１２からアップロードされると共に、当該決裁文書の回付ルート（決裁文書に対して決裁作業を行う決裁者及び決裁文書に対して内容を確認する確認作業を行う確認者（以下、決裁作業及び確認作業を確認決裁作業と総称する）を含む個々の関係者（決裁作業を行う決裁者と確認作業を行う確認者が含まれる）による確認決裁作業の実施順序を規定する情報）が指定されて決裁文書の回付が指示されると、以下の決裁処理を行う。すなわち、まず指定された回付ルートに基づいて確認決裁作業を実施させる関係者（確認決裁作業が未実施でかつ確認決裁作業の実施順序が最も早い関係者）を判断し、判断した関係者に対し、確認決裁作業を行うべき決裁文書が出現したことを当該決裁文書の格納場所と共に通知する電子メールを送信する。

また、この電子メールを確認した関係者により、通知された格納場所に格納されている決裁文書を端末装置１２を介して参照し、当該関係者によって確認決裁作業が行われ（詳しくは、当該関係者が決裁者であれば承認／否認／差し戻しを判断する決裁作業が行われ、当該関係者が確認者であればその内容を確認する確認作業が行われる）、当該作業の結果が端末装置１２を介して入力されると、確認決裁作業の結果等を決裁関連情報としてＨＤＤに記憶させる。上記処理（電子メールの送信及び決裁関連情報の記憶）を回付ルートに規定されている確認決裁作業の実施順序に従って全ての関係者に繰り返し、全ての関係者による確認決裁作業が完了すると、決裁が完了したことを通知する電子メールを決裁申請者へ送信すると共に、決裁済みの決裁文書等を保管する目的で電子決裁システムサーバ１６のＨＤＤに設けられた所定の記憶領域に、決裁文書情報及び決裁関連情報を記憶させる。上述した決裁処理が個々の電子決裁システムで各々行われることで、特定企業内における決裁業務の省力化・迅速化を実現することができる。

なお、電子決裁システムサーバ１６のＨＤＤは本発明に係る第１記憶手段に対応している。また電子決裁システムは、決裁者及び確認者を含む関係者に電子メールを送信して決裁文書に対する確認決裁作業（決裁作業又は確認作業）を順に実施させる構成に限られるものではなく、決裁者のみに電子メールを送信し決裁文書に対する決裁作業のみを決裁者によって実施させる構成であってもよい。

ところで、決裁済みの決裁文書の二次利用等を目的として個々の電子決裁システムに保持されている（電子決裁システムサーバ１６のＨＤＤ内の所定の記憶領域に記憶されている）決裁済みの決裁文書を参照する場合、まず所望の決裁済み決裁文書が何れの電子決裁システムに保持されているかを判断した後に、判断した電子決裁システムにログインするログイン操作を行うことで、初めて決裁済み決裁文書を参照可能となるので、操作が煩雑である。また、悪意を持った利用者により電子決裁システムに保持されている決裁済みの決裁文書が改ざんされて悪用される可能性もある。このため、本実施形態に係るコンピュータ・システム１０には決裁情報管理サーバ１４が設けられており、決裁情報管理サーバ１４は、個々の電子決裁システムによる決裁処理によって決裁済みとなった決裁文書に対し、以下で説明する決裁情報変換処理及び決裁情報管理処理を行う。なお、決裁情報変換処理（及び決裁情報管理処理）は、個々の電子決裁システムで決裁済み決裁文書が新たに発生する毎に行ってもよいし、個々の電子決裁システムで決裁済み決裁文書が一定量蓄積される毎に行ってもよいし、一定周期で繰り返し行うようにしてもよい。

本実施形態では、決裁情報変換処理を行うための決裁情報変換プログラムが、コンピュータ・システム１０で稼働している複数種の電子決裁システムの各々に対応して複数用意されており、図２(Ａ)に示すように、決裁情報変換処理のステップ３０では、複数種の電子決裁システムのうち対応する電子決裁システムが保管している未処理の決裁済み決裁文書の情報を、イントラネット２０を通じて電子決裁システムサーバ１６のＨＤＤ内の所定の記憶領域から取得する。またステップ３２では、ステップ３０で情報を取得した決裁文書に対応する決裁関連情報を、イントラネット２０を通じて電子決裁システムサーバ１６のＨＤＤ内の所定の記憶領域から取得する。

次のステップ３４では、取り込んだ決裁関連情報を所定の情報形式・フォーマットの確認決裁履歴情報へ変換する。なお、確認決裁履歴情報の情報形式としては、例えばｃｓｖ形式を用いることができ、確認決裁履歴情報のフォーマットとしては、後述する確認決裁履歴文書の生成に必要な複数項目の情報（例えば個々の関係者の氏名や個々の関係者による確認決裁作業の内容（確認か決裁か等）、確認決裁作業の年月日、個々の関係者によるコメント等）を決裁関連情報から抽出し、抽出した各情報を予め定めた一定の順序で並べたフォーマットを用いることができる。個々の電子決裁システムに保持されている決裁関連情報は、情報形式及びフォーマットが互いに相違している。これに対して本実施形態では、前述のように、個々の電子決裁システム毎に決裁情報変換プログラムが用意されており、個々の決裁情報変換プログラムにおけるステップ３４の処理は、対応する電子決裁システムにおける決裁関連情報の情報形式及びフォーマットに応じて定められているので、元の決裁関連情報の情報形式及びフォーマットに拘わらず、一定の情報形式・フォーマットの確認決裁履歴情報を得ることができる。

次のステップ３６では、ステップ３０で取得した決裁文書情報と、ステップ３４における変換によって得られた確認決裁履歴情報を対応付け、決裁情報管理サーバ１４のＨＤＤ１４Ｃに記憶されている所定のフォルダ内に格納させる。次のステップ３８では、対応する電子決裁システムサーバ１６に未処理の決裁済み決裁文書が有るか否か判定する。判定が肯定された場合はステップ３０に戻り、ステップ３８の判定が肯定される迄ステップ３０〜ステップ３８を繰り返す。そしてステップ３８の判定が否定されるとステップ４０へ移行し、決裁情報管理処理を起動して決裁情報変換処理を終了する。

個々の電子決裁システムについて、上述した決裁情報変換処理が各々行われることで、個々の電子決裁システムによる決裁処理によって決裁済みとなった全ての決裁文書について、決裁情報管理サーバ１４のＨＤＤ１４Ｃに記憶されている所定のフォルダ内に決裁文書情報及び確認決裁履歴情報が各々格納されることになる。なお、上述した決裁情報変換処理は本発明に係る取得手段に対応しており、特にステップ３４は請求項２に記載の取得手段に対応している。

続いて、決裁情報変換処理のステップ４０で起動されたことを契機として実行される決裁情報管理処理について、図２(Ａ)を参照して説明する。決裁情報管理処理のステップ５０では、決裁情報管理サーバ１４のＨＤＤ１４Ｃに記憶されている所定のフォルダから、先の決裁情報変換処理によって格納された決裁文書情報及び確認決裁履歴情報（処理対象の単一の決裁済み決裁文書に対応する情報）を取り出す。次のステップ５２では、処理対象の決裁済み決裁文書に対し、個々の決裁文書（保管用決裁文書）を識別するための決裁Noを決定する。またステップ５４では、ステップ５０で取り出した確認決裁履歴情報から、処理対象の決裁済み決裁文書に対する各関係者による確認決裁作業の履歴を明示した確認決裁履歴文書の情報を生成する。

この確認決裁履歴文書としては、例えば図３(Ｄ)に示すように、処理対象の決裁済み決裁文書に対して確認決裁作業を行った各関係者の氏名、確認決裁作業の内容（確認／決裁／閲覧等）、作業を行った年月日、各関係者によるコメントが明示されていると共に、ステップ５２で決定した決裁Noや件名も明示されている文書を用いることができる。ステップ５６では、ステップ５０で取り出した決裁文書情報及びステップ５４で生成した確認決裁履歴文書の情報をＰＤＦファイルへ各々変換し、次のステップ５８では、ステップ５６の変換によって得られた決裁文書のＰＤＦファイル及び確認決裁履歴文書のＰＤＦファイルを単一のＰＤＦファイル（保管用決裁文書情報）に統合する。

ステップ６０では、例として図３(Ｂ)〜(Ｄ)にも示すように、先のステップ５２で決定した決裁No、頁番号及び文書名が、保管用決裁文書の各頁の下端部に各々明示されるように、保管用決裁文書情報に決裁No、頁番号及び文書名を各々設定する（なお、単一のＰＤＦファイルとして統合される決裁文書の一例として、図３(Ｂ)には申請書の一例が、図３(Ｃ)には見積書の一例が各々示されている）。これにより、保管用決裁文書の何れの頁を参照した際にも、当該頁が保管用決裁文書の一部であることを認識させることができる。また、確認決裁履歴文書には、図３(Ｄ)に示すように、保管用決裁文書を構成する各文書の頁数及び保管用決裁文書の総頁数も明示することが望ましい。これにより、確認決裁履歴文書に明示された上記頁数に基づいて、紙に印刷した保管用決裁文書に頁の抜け等が無いか容易に確認することができる。

そしてステップ６２では乱数を発生させ、発生させた乱数をパスワードとして用いて、保管用決裁文書情報の更新を禁止すると共に、関係者（申請者及び確認決裁作業を行った関係者）以外の利用者に対しては保管用決裁文書情報の参照も禁止するロックを保管用決裁文書情報に設定する。このように、上記のロックのパスワードとして乱数を用いることで、利用者のみならずシステム管理者であっても保管用決裁文書情報の書替え（改ざん）を阻止することができる。

なお、上述したステップ５０〜ステップ６２は本発明に係る生成手段に対応しており、より詳しくは、ステップ６２は請求項３に記載の生成手段に、ステップ５２，６０は請求項４に記載の生成手段に各々対応している。

次のステップ６４では、上記処理で生成した保管用決裁文書情報を格納すべき保管フォルダを決定する。保管用決裁文書情報は、ファイルサーバ１８のＨＤＤ内の保管用決裁文書情報格納領域に格納されるが、この保管用決裁文書情報格納領域には、図４に「保管フォルダＡ」と表記して示すメインの保管フォルダが設けられており、個々の保管用決裁文書情報は、メインの保管フォルダ内に設けられた複数のサブ保管フォルダ（図４では「保管フォルダＡ１」「保管フォルダＡ２」と表記して示す）の何れかに格納される。サブ保管フォルダは、個々の電子決裁システムを単位として設けてもよいし、特定企業の個々の部署を単位として設けてもよいし、決裁日付や申請日付を或る期間毎に区切ったときの各期間を単位として設けてもよい（例えばyyyy年１月、yyyy年２月、…の単位でサブ保管フォルダを分ける等）。ステップ６４では、上記のようなサブ保管フォルダの分割基準に従い、生成した保管用決裁文書情報を格納すべき保管フォルダを決定する。

次のステップ６６では、ステップ６４で決定した保管フォルダが既に存在している保管フォルダか否か判定する。判定が否定された場合はステップ６８へ移行し、生成した保管用決裁文書情報を格納するための新たな保管フォルダ（サブ保管フォルダ）をファイルサーバ１８によって生成させる。またステップ７０では、生成された新たな保管フォルダに対し、ファイルサーバ１８経由でアクセス権限を設定する。図４に「保管フォルダへのアクセス権限」として示すように、本実施形態では個々の保管フォルダに対し、個々の利用者の参照及び更新（書込み）が、その保管フォルダに格納されている保管用決裁文書情報に対応する決裁文書の申請者や関係者であっても禁止されるようにアクセス権限を設定しており、ステップ７０では、新たに生成した保管フォルダに対しても同様のアクセス権限をファイルサーバ１８経由で設定する。なお、図４における「管理者」はシステム管理者を、「管理ツール」は決裁情報管理プログラムを実行している決裁情報管理サーバ１４を意味しており、ステップ７０におけるアクセス権限の設定は、「管理者」に対しては保管フォルダの参照のみ許容され、「管理ツール」に対しては保管フォルダの参照及び更新が許容されるように行われる。

ステップ７２では、ステップ５０〜ステップ６２で生成した保管用決裁文書情報を、ステップ６８で生成しステップ７０でアクセス権限を設定した保管フォルダに格納する。また、ステップ７４では管理台帳を生成し、生成した管理台帳を上記の保管用決裁文書情報と同一の保管フォルダに格納し、ステップ８０へ移行する。

図５に示すように、本実施形態に係る管理台帳は、同一の保管フォルダに格納されている個々の保管用決裁文書情報について、決裁Noや件名、決裁申請者の所属、氏名及び個人コード、決裁完了日、保管用決裁文書情報の生成日（図５では「ＰＤＦ完了年月日」と表記）等の情報が明示されると共に、決裁Noが保管用決裁文書情報本体とリンク付けされて（決裁Noがクリックされると、リンク付けされている保管用決裁文書情報がアクセスされる）構成されている。ステップ７４では、同一の保管フォルダに格納されている単一の保管用決裁文書情報（ステップ７２で格納した保管用決裁情報）について、各情報が明示されると共に保管用決裁文書情報本体とリンク付けされた管理台帳を生成し、生成した管理台帳を上記の保管用決裁文書情報と同一の保管フォルダに格納する。なお、図５に示すように、管理台帳に対しては何れの利用者も参照可能なようにアクセス権限が設定される。

一方、先のステップ６４で決定した保管フォルダが既に存在している場合には、ステップ６６の判定が肯定されてステップ７６へ移行し、ステップ５０〜ステップ６２で生成した保管用決裁文書情報を、ステップ６４で決定した既存の保管フォルダに格納する。またステップ７８では、ステップ７６で保管用決裁文書情報を格納した既存の保管フォルダに格納されている管理台帳に、ステップ７６で格納した保管用決裁文書情報の各情報も明示され、かつ前記保管用決裁文書情報本体とリンク付けされるように、前記管理台帳を更新し、ステップ８０へ移行する。

ステップ８０では、保管フォルダに格納した保管用決裁文書情報に対応する決裁申請者を認識し、認識した決裁申請者に対し、保管用決裁文書情報を保管フォルダに格納したことをを通知すると共に、当該保管用決裁文書情報本体へのリンク（ショートカット：このリンク(ショートカット)は請求項５に記載の「保管用決裁文書情報の保管場所を指し示す情報」に対応している）を付加した電子メールを送信する。なお、当該電子メールは決裁申請者以外の関係者にも送信するようにしてもよい。次のステップ８２では、ＨＤＤ１４Ｃに記憶されている所定のフォルダ内に処理対象の決裁文書の情報（決裁文書情報及び確認決裁履歴情報）が有るか否か判定する。判定が肯定された場合はステップ５０に戻り、ステップ８２の判定が肯定される迄ステップ５０〜ステップ８２を繰り返す。これにより、所定のフォルダ内に決裁文書情報及び確認決裁履歴情報が格納されている全ての決裁文書について、保管用決裁文書情報が各々生成されて保管フォルダに各々格納されることになる。そしてステップ８２の判定が肯定されると決裁情報管理処理を終了する。

なお、上述したステップ６４〜ステップ８０は本発明に係る格納手段に対応しており、特にステップ８０は請求項５に記載の格納手段に対応している。また、ファイルサーバ１８のＨＤＤは本発明に係る第２記憶手段に対応している。

上述した決裁情報変換処理及び決裁情報管理処理が行われることで、電子決裁システムを利用して決裁を申請した決裁申請者は、先のステップ８０で送信された電子メールを受信して内容を参照することで、保管用決裁文書情報が生成されて保管フォルダに格納されたことを直ちに認識することができ、受信した電子メールに付加されているリンク（ショートカット）をクリックすることで、保管フォルダに格納された保管用決裁文書情報にアクセスし、当該保管用決裁文書情報が表す保管用決裁文書の内容を参照・確認することができる。

そして、この保管用決裁文書を、例えば申請書に記載した申請内容に基づく施行時に、決裁済みである証拠として、紙に印刷した保管用決裁文書を添付する等の決裁文書の二次利用に用いることができる。本実施形態に係る保管用決裁文書は、決裁文書と確認決裁作業の履歴が明示された確認決裁履歴文書が統合された文書であるので、この保管用決裁文書を参照することで、決裁文書の内容及び当該決裁文書に対する確認決裁作業の履歴を把握することができ、決裁文書が決裁済みであることを一目で確認することができる。このため、本実施形態に係る保管用決裁文書は、上記のような決裁文書の二次利用に好適である。

なお、決裁文書に対して確認決裁作業を行った関係者による保管用決裁文書の参照は、全ての利用者が参照可能な管理台帳を一旦開いた後に、管理台帳上の保管用決裁文書本体へのリンクをクリックすることによって行うことができる。また、決裁申請者及び関係者以外の利用者は、管理台帳は参照できるものの、保管用決裁文書の参照を禁止するロックが保管用決裁文書情報に設定されているので、同様に管理台帳上の保管用決裁文書本体へのリンクをクリックしたとしても、保管用決裁文書を開くことができず、保管用決裁文書の参照が阻止される。

また、保管用決裁文書情報には、乱数をパスワードとして用いて、保管用決裁文書情報の更新を禁止するロックが設定されているので、保管フォルダに格納された保管用決裁文書情報が改ざんされることを防止できると共に、保管用決裁文書情報を格納する保管フォルダに対しては、利用者による更新（情報の書き込み）が禁止されるようにアクセス権限が設定されるので、悪意を持った利用者によって保管用決裁文書情報を模した情報が生成されて保管フォルダに書き込まれることも防止できる。これにより、保管フォルダに保管されている保管用決裁文書情報が改ざんされていない原本であることを保証できると共に、必要であれば、施行時に添付されていた保管用決裁文書を、保管フォルダに保管されている保管用決裁文書情報が表す保管用決裁文書と照合することで、添付されていた保管用決裁文書が改ざんされていない（原本の同一である）ことも確認することができる。従って、本実施形態によれば、二次利用する決裁文書（保管用決裁文書）が決裁済みで改ざんされていないことを、電子押印やタイムスタンプ等を用いることなく、簡易かつ低コストな構成で保証することができる。

また、個々の電子決裁システムを利用して決裁された決裁文書が、保管用決裁文書としてファイルサーバ１８のＨＤＤの保管用決裁文書情報格納領域の保管フォルダ内に全て格納される（一元管理される）ので、決裁済みの決裁文書を参照するにあたり、何れの電子決裁システムを利用して決裁された文書かを認識し、認識した電子決裁システムにログインする等の作業が不要となり、作業の効率化を実現できると共に、保管用決裁文書情報が保管フォルダ内に格納された後は、電子決裁システムから対応する情報（決裁文書情報及び決裁関連情報）を消去することができるので、このような情報の消去を行うことで、複数種の電子決裁システムを併用している環境において、個々の電子決裁システムを新しいシステムに入れ替える等の作業も容易に実施することができる。

なお、上記では保管用決裁文書情報の情報形式（ファイルフォーマット）としてＰＤＦ形式を例に説明したが、保管用決裁文書情報の情報形式は、更新を禁止するロックを掛けることが可能な情報形式であればよく、公知の他の情報形式を適用することも可能であることは言うまでもない。

また、上記では電子決裁システムを実現する電子決裁システムサーバ１６と別のコンピュータ（決裁情報管理サーバ１４）を本発明に係る決裁情報管理装置として機能させる態様を説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、電子決裁システムを実現するコンピュータを本発明に係る決裁情報管理装置としても機能させることも可能である。また、上記コンピュータをファイルサーバ１８としても機能させるようにしてもよい。

また、上記では互いに異なる電子決裁システムを実現する複数台の電子決裁システムサーバ１６が設けられ、複数種の電子決裁システムが各々利用されている環境に、本発明に係る決裁情報管理装置として機能する決裁情報管理サーバ１４を設置した態様を説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、本発明に係る決裁情報管理装置（として機能する決裁情報管理サーバ）は、単一の電子決裁システムのみが利用されている環境に設置して利用することも可能であることは言うまでもない。

また、上記では本発明に係る決裁情報変換プログラム及び決裁情報管理プログラムが決裁情報管理サーバ１４のＨＤＤ１４Ｃに予め記憶（インストール）されている態様を説明したが、本発明に係る決裁情報管理プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録されている形態で提供することも可能である。

本実施形態に係るコンピュータ・システムの概略構成を示すブロック図である。 (Ａ)は決裁情報変換処理、(Ｂ)は決裁情報管理処理の内容を各々示すフローチャートである。 (Ａ)は保管用決裁文書の一例、(Ｂ)〜(Ｄ)は保管用決裁文書内の申請書、見積書及び確認決裁履歴文書の一例を各々示すイメージ図である。 保管用決裁文書情報格納領域内のフォルダ／ファイルに対するアクセス権限の設定の一例を示す概略図である。 管理台帳ファイルの一例を示すイメージ図である。

符号の説明

１０ コンピュータ・システム
１２ 端末装置
１４ 決裁情報管理サーバ
１６ 電子決裁システムサーバ
１８ ファイルサーバ
２０ イントラネット

Claims (6)

1. 申請者によって回付が指示された決裁文書の情報を、予め決められた決裁者に閲覧させて決裁作業を行わせた後に、前記決裁文書の情報及び前記決裁者による前記決裁作業の履歴を表す履歴情報を第１記憶手段に保管させる決裁処理を行う電子決裁システムより、前記決裁文書の情報及び前記履歴情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段によって取得された情報に基づいて、更新を禁止するロックを掛けることが可能な所定の情報形式で、かつ前記決裁文書と前記決裁作業の履歴が明示された決裁履歴文書が一体化されて成る保管用決裁文書情報を生成し、生成した前記保管用決裁文書情報に当該保管用決裁文書情報の更新を禁止するロックを掛ける生成手段と、
   前記生成手段によって生成された保管用決裁文書情報を、第２記憶手段に記憶されている所定の保管フォルダ内に格納すると共に、前記保管フォルダへの情報の書き込みが禁止されるように前記保管フォルダへのアクセス権限を設定する格納手段と、
   を含む決裁情報管理装置。
2. 前記取得手段は、前記電子決裁システムから前記決裁文書の情報及び前記履歴情報を取り込んだ後に、少なくとも前記履歴情報を一定の情報形式かつ一定のフォーマットの情報へ変換する変換処理を行うことで、少なくとも前記履歴情報として、情報形式及びフォーマットの少なくとも一方が互いに異なる情報を第１記憶手段に保管させる複数種の電子決裁システムから、前記履歴情報として一定の情報形式かつ一定のフォーマットの情報を取得することを特徴とする請求項１記載の決裁情報管理装置。
3. 前記生成手段は、生成した前記保管用決裁文書情報に対し、当該保管用決裁文書に含まれる決裁文書の回付を指示した申請者及び前記決裁文書に対して決裁作業を行った前記決裁者以外の利用者による参照を禁止するロックを掛けることを特徴とする請求項１記載の決裁情報管理装置。
4. 前記生成手段は、前記保管用決裁文書情報の生成にあたり、前記保管用決裁文書情報を識別する識別情報を生成し、前記保管用決裁文書情報が表す保管用決裁文書の各頁に前記生成した識別情報が明示されるように、前記保管用決裁文書情報に前記生成した識別情報を付加することを特徴とする請求項１記載の決裁情報管理装置。
5. 前記格納手段は、前記生成手段によって生成された保管用決裁文書情報を前記所定の保管フォルダに格納した後に、前記保管用決裁文書情報を前記所定の保管フォルダに格納させたことと、前記保管用決裁文書情報の保管場所を指し示す情報を、前記保管用決裁文書に含まれる決裁文書の回付を指示した申請者へ通知することを特徴とする請求項１記載の決裁情報管理装置。
6. コンピュータを、
   申請者によって回付が指示された決裁文書の情報を、予め決められた決裁者に閲覧させて決裁作業を行わせた後に、前記決裁文書の情報及び前記決裁者による前記決裁作業の履歴を表す履歴情報を第１記憶手段に保管する決裁処理を行う電子決裁システムより、前記決裁文書の情報及び前記履歴情報を取得する取得手段、
   前記取得手段によって取得された情報に基づいて、更新を禁止するロックを掛けることが可能な所定フォーマットから成り、かつ前記決裁文書と前記決裁作業の履歴が明示された文書とが一体化されて構成された保管用決裁文書情報を生成し、生成した前記保管用決裁文書情報に当該保管用決裁文書情報の更新を禁止するロックを掛ける生成手段、
   及び、前記生成手段によって生成された保管用決裁文書情報を、第２記憶手段に記憶されている所定の保管フォルダ内に格納すると共に、前記保管フォルダへの情報の書き込みが禁止されるように前記保管フォルダへのアクセス権限を設定する格納手段
   として機能させるための決裁情報管理プログラム。

Images