JP2008287609A - メール管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】組織内から外部に送信する電子メールによる機密情報の漏洩を、承認者に重大な負担をかけずに防止する。
【解決手段】パソコン２から送信されたメールは、宛先判定部１１によって外部宛と判定されると送信メールバッファ１２に蓄積される。メールはキーワード検索部１４によって読み出され、キーワードが抽出される。キーワード検索部１４は、抽出したキーワードに従ってキーワード・データベース１３を検索し、そのキーワードに設定された重要度レベルをメールに付加して送信判定部１５に送る。送信判定部１５は、送信権限データベース１６を参照して送信者の送信権限を調べる。メールの重要度レベルが送信者の送信権限内であればメールは送信部１７へ出力され、送信権限を越えていればメールは宛先変更部１８へ出力される。宛先変更部１８は、送信が禁止されたメールの宛先を送信者に変更し、受信メールボックス１９に格納する。
【選択図】図１

Description

本発明は、組織内から外部に送信する電子メールによる機密情報の漏洩を防止するためのメール管理システムに関するものである。

下記特許文献１には、顧客から受信した問い合わせや苦情の電子メールに含まれるキーワードを検索し、適切な担当者を指定して配信する電子メール応答システムが記載されている。このシステムでは、担当者毎に取り扱うキーワードを予め登録しておき、受信した電子メール中に該当するキーワードがある場合には、その担当者に電子メールを配信するようにしている。また、１度受け付けた電子メールには識別番号が付与され、関連する一連の電子メールのやり取りで同一の識別番号を用いることにより、１つの案件に対して一人の担当者が始めから終わりまで対応できるようになっている。

一方、担当者が作成した顧客への返信メールは、そのまま顧客へ送信することもできるが、他の担当者や上司の承認を得た上で顧客に送信することもできるようになっている。その場合、承認を求められた上司等は返信メールをチェックし、問題が無ければ承認することにより、その返信メールは顧客に送信される。上司等が、問題があると判断した場合は、コメントを付けて却下する。これにより、返信メールはコメントと共に作成した担当者に差し戻される。

このような電子メール応答システムにより、電子メールの振り分け作業が自動化でき、各担当者による処理状況の監視や、回答内容の統一化、回答作業の効率化が図られるとされている。

特開２００４−３２６０５号公報 特開平６−３０９３６２号公報 特開２００６−２５２４３０号公報

しかしながら、前記電子メール応答システムでは、すべての返信メールが承認の対象となっているわけではなく、返信メールを作成した担当者が求めたときにのみ、承認の対象とされるようになっている。このため、承認を受けない電子メールにより、外部に機密情報が流出するおそれがあった。また、すべての電子メールを承認の対象とするように運用することも考えられるが、その場合は承認者の負担が大きくなり現実的ではない。

本発明は、組織内から外部に送信する電子メールによる機密情報の漏洩を、承認者に重大な負担をかけずに防止することができるメール管理システムを提供することを目的としている。

本発明は、組織内から外部に送信する電子メールによる機密情報の漏洩を防止するメール管理システムにおいて、機密情報として管理すべきキーワードが登録されたキーワード・データベースと、送信者が作成した電子メールに含まれるキーワードを抽出し、その抽出したキーワードが前記キーワード・データベースに登録されたキーワードと一致したときに、その電子メールの外部への送信を中断する判定手段とを備えたことを特徴としている。

本発明では、送信者が作成した電子メールに含まれるキーワードが、キーワード・データベースに登録されたキーワードと一致したときに、その電子メールの外部への送信を中断する判定手段を備えている。これにより、組織内から外部に送信する電子メールによる機密情報の漏洩を、承認者に重大な負担をかけずに防止することができるという効果がある。

この発明の前記並びにその他の目的と新規な特徴は、次の好ましい実施例の説明を添付図面と照らし合わせて読むと、より完全に明らかになるであろう。但し、図面は、もっぱら解説のためのものであって、この発明の範囲を限定するものではない。

図１は、本発明の実施例を示すメール管理システムの構成図である。
このメール管理システムは、企業等のメールサーバとして設けられるもので、その企業内のネットワーク１に接続される複数のパーソナル・コンピュータ（以下、「パソコン」という）２で作成された電子メール及びその添付ファイル（以下、添付ファイルを含めて「電子メール」という）の宛先をチェックして、外部に対するものか内部に対するものかを判定する宛先判定部１１を有している。宛先判定部１１で外部宛と判定された電子メールは、セキュリティチェックのために送信メールバッファ１２に一時的に蓄積され、内部宛の電子メールは、受信メールボックス１９に保管されるようになっている。

更に、このメール管理システムは、機密情報として管理すべきキーワードが登録されたキーワード・データベース１３を有している。機密情報のキーワードは、例えば、顧客情報、個人名称、製品の設計情報等である。キーワードには、そのキーワード毎に重要度を示すレベルが設定されている。例えば、顧客情報は重要度レベルＡ、個人名称は重要度レベルＣ、設計情報は重要度レベルＤ等である。

送信メールバッファ１２内の電子メールとキーワード・データベース１３内の情報は、キーワード検索部１４によって読み出されるようになっている。キーワード検索部１４は、送信メールバッファ１２内の電子メールを順番に読み出し、送信する情報の中に、キーワード・データベース１３に機密情報のキーワードとして登録されたものが含まれているか否かを検索するものである。キーワード・データベース１３に登録されたキーワードが電子メールに含まれている場合、キーワード検索部１４は、そのキーワードに対応する重要度レベルをその電子メールに付加して、送信判定部１５に出力するようになっている。

送信判定部１５は、キーワード検索部１４で電子メールに付加された重要度レベルと、送信権限データベース１６を参照して、その電子メールを送信して良いか否かの判定を行うものである。送信権限データベース１６は、電子メールを作成した送信者である社員のメールアドレスと共に、その社員が送信することができる重要度レベルを予め登録したものである。例えば、担当者クラスでは重要度レベルＥしか送信が許可されず、係長クラスでは重要度レベルＤまでの送信が許可され、課長クラスでは重要度レベルＣまでの送信が許可されるように決められている。

なお、送信判定部１５は、メール作成者の送信権限を越える重要度レベルの電子メールであっても、その電子メールの同報（いわゆる、カーボンコピー）の宛先に送信権限を有する者が指定されている場合には、その送信を許可するようになっている。

送信判定部１５で送信を許可された電子メールは送信部１７に出力され、送信が許可されなかった電子メールは、宛先変更部１８へ出力されるようになっている。

送信部１７は、送信判定部１５で送信が許可された電子メールを、インターネット３を介して宛先のメールサーバに送信するものである。

一方、宛先変更部１８は、送信判定部１５で送信が許可されなかった電子メールの宛先を、送信者（メール作成者）に変更するものである。宛先変更部１８によって宛先を変更された電子メールは、送信が許可されなかった旨のメッセージが付加され、受信メールボックス１９に格納されるようになっている。

受信メールボックス１９は、ネットワーク１に接続されるパソコン２を宛先とする電子メールを一時保管し、該当するパソコン２からの受信要求に従って出力するものである。この受信メールボックス１９には、前述の宛先判定部１１で内部宛と判定された電子メールと、宛先変更部１８によって宛先を送信者に変更された電子メールの他、受信部２０がインターネット３を介して受信した電子メールが、格納されるようになっている。

次に、このメール管理システムの動作を説明する。
ある社員Ｐａが、企業内のネットワーク１に接続されたパソコン２ａから、外部を宛先とする電子メールＭａを送信したとする。電子メールＭａは、宛先判定部１１によって宛先が外部であると判定され、送信メールバッファ１２に蓄積される。

送信メールバッファ１２に蓄積された電子メールＭａは、キーワード検索部１４によって読み出される。読み出された文章は単語に分解され、キーワードとなる複数の単語が抽出される。なお、キーワードの抽出処理の詳細は、例えば前記特許文献２に記載されている。

キーワード検索部１４は、更に、抽出した単語がキーワード・データベース１３に登録されているか否かを検索する。そして、キーワード・データベース１３に登録されたキーワードがある場合、キーワード検索部１４は、そのキーワードに設定されている重要度レベルを電子メールＭａに設定する。なお、複数のキーワードを含む場合は、それらのキーワードの重要度レベルの内で最高のものが、電子メールＭａの重要度レベルとして設定される。また、キーワード・データベース１３に登録されたキーワードが含まれていない場合、電子メールＭａには最低の重要度レベルが設定される。電子メールＭａは、設定された重要度レベルの情報が付加され、送信判定部１５に出力される。

送信判定部１５では、キーワード検索部１４で付加された電子メールＭａの重要度レベルの情報に従い、送信権限データベース１６を参照して、その電子メールＭａを指定された宛先に送信して良いか否かの判定が行われる。即ち、設定された重要度レベルが最低の場合には、電子メールＭａが送信部１７へ出力される。また、最低以外の重要度レベルが設定されている場合は、送信権限データベース１６が参照される。

送信判定部１５は、送信者（社員Ｐａ）のメールアドレスに基づいて送信権限データベース１６を検索し、その送信者の送信権限を調べる。そして、電子メールＭａの重要度レベルが、送信者の送信権限内であれば、電子メールＭａを送信部１７へ出力する。

一方、電子メールＭａの重要度レベルが送信者の送信権限を越え、かつ、その電子メールに同報の宛先が指定されている場合、送信判定部１５は、更に送信権限データベース１６を検索し、その同報の宛先が送信権限を有する者であるか否かを調べる。そして、送信権限を有する者が同報の宛先として指定されていれば、電子メールＭａを送信部１７へ出力する。

同報の宛先が指定されていなかったり、指定されていても送信権限を有していない者であったりした場合、電子メールＭａは宛先変更部１８へ出力される。

宛先変更部１８は、送信判定部１５で送信が許可されなかった電子メールＭａの宛先を送信者宛に変更し、送信が許可されなかった旨のメッセージを付加して、受信メールボックス１９に格納する。

電子メールＭａの送信者である社員Ｐａは、ネットワーク１を介して受信メールボックス１９から宛先が自分宛に変更された電子メールＭａを受信することにより、自分の作成した電子メールが、セキュリティ上の理由で相手側に送信されなかったことを知ることができる。

以上のように、本実施例のメール管理システムは、部外宛の電子メールが、機密情報として予め設定されたキーワードを含んでいるか否かを検索するキーワード検索部１４と、そのキーワードに設定された重要度レベとメール送信者（及び同報の宛先である承認者）の送信権限に従って実際に送信するか否かを判定する送信判定部１５を有している。これにより、組織内から外部に送信する電子メールによる機密情報の漏洩を、承認者に重大な負担をかけずに防止することができるという利点がある。

なお、本発明は、上記実施例に限定されず、種々の変形が可能である。この変形例としては、例えば、次のようなものがある。
（ａ） 送信判定部１５では、同報の宛先に送信権限を有する者を指定しておけば、送信者の送信権限を越える重要度レベルの電子メールの送信を許可するようになっているが、実際に外部の宛先へ送信する前に、その同報の宛先である承認者に電子メールを送信し、その許可をとってから外部へ送信する確認手段を設けても良い。これにより、承認者の許可を受ける前に電子メールが外部に送信されることがなくなり、機密情報が流出するおそれがなくなる。
（ｂ） 電子メールのキーワードに対する重要度レベルや、社員のクラスに対応した送信権限は一例である。
（ｃ） 電子メールには、文章データのみならず図面等を含むことができる。例えば、前記特許文献３に記載されているように、図面等の中に記載された文字図形をＯＣＲ（文字認識装置）機能を使用してデータに変換し、キーワードとして抽出するようにすることもできる。

本発明の実施例を示すメール管理システムの構成図である。

符号の説明

１ ネットワーク
２ パソコン
３ インターネット
１１ 宛先判定部
１２ 送信メールバッファ
１３ キーワード・データベース
１４ キーワード検索部
１５ 送信判定部
１６ 送信権限データベース
１７ 送信部
１８ 宛先変更部
１９ 受信メールボックス
２０ 受信部

Claims (5)

1. 組織内から外部に送信する電子メールによる機密情報の漏洩を防止するメール管理システムであって、
   機密情報として管理すべきキーワードが登録されたキーワード・データベースと、
   送信者が作成した電子メールに含まれるキーワードを抽出し、その抽出したキーワードが前記キーワード・データベースに登録されたキーワードと一致したときに、その電子メールの外部への送信を中断する判定手段とを、
   備えたことを特徴とするメール管理システム。
2. 前記キーワード・データベースに登録されたキーワードには、それぞれ機密度に応じた重要度レベルが設定され、
   前記判定手段は、前記電子メールに含まれるキーワードに設定された重要度レベルが、該電子メールの送信者の送信権限以内のときにはその電子メールの外部への送信を許可し、該重要度レベルが該送信権限を越えるときには送信を禁止する、
   ことを特徴とする請求項１記載のメール管理システム。
3. 前記キーワード・データベースに登録されたキーワードには、それぞれ機密度に応じた重要度レベルが設定され、
   前記判定手段は、前記電子メールに含まれるキーワードに設定された重要度レベルが、該電子メールの送信者の送信権限以内または同報の宛先に指定された人の送信権限以内のときにはその電子メールの外部への送信を許可し、該重要度レベルがこれらの送信権限を越えるときには送信を禁止する、
   ことを特徴とする請求項１記載のメール管理システム。
4. 前記判定手段によって外部への送信が中断された電子メールを、予め定められた承認者に転送し、該承認者の許可が有った場合にその電子メールを外部に送信する確認手段を設けたことを特徴とする請求項１記載のメール管理システム。
5. 前記承認者は、前記電子メールの同報の宛先に指定された人であることを特徴とする請求項４記載のメール管理システム。

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