JP2008234135A - 電子ファイルの管理装置、電子ファイルの管理方法、電子ファイルの管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】個人情報の人為的なミスや不正アクセスによる誤送出、流出、漏洩などを確実に防止し、個人情報の保護を実現する。

【解決手段】
被提供者による電子ファイルに対するネットワークにおけるすべてのアクセスをファイルアクセス管理サーバへのアクセスに強制的に変更させる、又は最初から設定することにより、被提供者による電子ファイルがネットワークを介して外部に送出される場合には、ネットワークファイルアクセス管理サーバにて保存され、第１の手段により異なる形態のデータとして送出する。 外部から被提供者への電子ファイルの要求があり、被提供者が許可した場合にのみ電子ファイルの送出が行われる。






【選択図】図１

Description

本発明は、電子ファイルの管理装置、電子ファイルの管理方法、電子ファイルの管理プログラムに関し、より具体的には意図しないおよび意図したものの人為的な誤りによって情報が流出・漏洩することを防止する電子ファイルの管理装置、電子ファイルの管理方法、電子ファイルの管理プログラムに関する。

インターネットの普及により広く利用されている電子メールシステムにおいては、パソコン等による情報端末間で直接通信がおこなわれず、サーバの蓄積処理機能を利用してメッセージの通信が行われる。複数のサーバからなる分散型電子メールシステムは、発信者から送信されたメッセージをサーバ間で転送し、転送されたメッセージは最終的に受信者の情報端末が属するサーバに配信され、いったん蓄積される。そして、受信者は情報端末から任意にアクセスして自分宛のメッセージを取り出すことができる。
ネットワークシステムにおける通信回線を介してサーバ間を次々に転送されるメッセージには、例えば宛先アドレス、送り先、件名などの制御情報と本文に相当するユーザの連絡したい情報等が記されており、メッセージの発信／転送／配信はこの制御情報に基づいて処理される。特に、機密性の高い情報が含まれた電子ファイルを電子メールにより発信しようとする場合、情報の漏洩を防ぐための手段として、例えば発信者は電子メールに添付する電子ファイルを暗号化して送信し、受信者は秘密の復号鍵を用いて暗号化された電子ファイルを復号化する技術も知られている。

例えば特開２００６-２１５９２２号公報は、電子ファイルを提供する提供者端末と電子ファイルに対するアクセスを管理するファイルアクセス管理サーバ、ファイルアクセス管理サーバにおける設定を変更可能なアプリケーションサーバから構成されている。電子ファイルを提供する提供者端末は電子ファイルを暗号化することが可能であり、提供者端末から被提供者に提供された暗号化された電子ファイルへのアクセスに対して、被提供者端末からの認証情報によりファイルアクセス管理サーバが認証判定を行ってアクセス制限内である判定がされると暗号化された電子ファイルを複合化する復号鍵を被提供者端末へ送信することにより電子ファイルを提供する提供者が意図しない受信者に対して暗号化された電子ファイルが複合化できないようにしている。

特開２００６−２１５９２２号公報

ところで、従来の電子メールシステムにあっては、電子メールの宛先情報の誤入力があった場合には、その誤入力の宛て先にそのままメールが配信され、全く意図しない相手に送信されてしまう。その場合、電子メールが相手先に届いたことを確認するには、相手に電話等で確認する必要があった。すなわち、メールの誤配があったか否かは、わざわざ相手に電話等で確かめる必要があり、極めて面倒であった。また、機密性の高い電子ファイルを添付する場合は、暗号化して送信するのが有効な方法の１つであるが、たとえ暗号化して送信したとしても、誤配される怖れがある。その場合には誤配先にて秘密鍵を入手されてしまえば、電子ファイルの内容を復号化でき、内容が改竄される場合もある。

さらに、特開２００６-２１５９２２号公報においては、電子ファイルを提供する提供者端末において電子ファイルをあらかじめ暗号化しておかなければならず、意図しないアクセスにより暗号化する前の電子ファイルが流出した場合には対応できない。

そこで本発明は、意図しないアクセスによる電子ファイルの流出に対しても対応でき、電子ファイルを外部へ送出する場合でも確実に相手先を特定してから送出することができるシステムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するために、本発明の電子ファイル管理システムは、ユーザ端末がサーバと接続可能なネットワーク環境において、前記ユーザ端末から送信先アドレス宛へ送信された電子ファイルを取得する手段と、前記送信先アドレス宛へ前記サーバのアドレスを送信する手段と、前記サーバのアドレスへのアクセスに応じて、前記電子ファイルに関連する情報を送信する手段とを備えるサーバにより構成され、前記サーバへの前記送信先からの前記電子ファイル要求に対して、前記サーバが前記送信先アドレスの送信元であるユーザ端末からの許可により、前記電子ファイルを前記送信先アドレス宛へ送信することを特徴として構成されている。

このような電子ファイル管理システムにおいて、前記関連する情報は、前記電子ファイルを所定のアプリケーションにて開くことにより画面に表示されるイメージ情報であるように構成してもよい。

さらに、前記関連する情報は、前記電子ファイルを所定のアプリケーションにて開くことにより画面に表示されるイメージ情報および、前記イメージ情報を受信して画面に表示可能なアプリケーションであるように構成してもよい。

さらに、ユーザ端末がサーバと接続可能なネットワーク環境において、前記ユーザ端末から送信先アドレス宛へ送信された電子ファイルを取得する手段と、前記送信先アドレス宛へ前記サーバのアドレスを送信する手段と、前記サーバのアドレスへのアクセスに応じて、前記電子ファイルと前記電子ファイルの監視アプリケーションを一体化して送信する手段とを備えるサーバにより構成され、前記サーバへの前記送信先からの前記電子ファイル要求に対して、前記サーバが前記送信先アドレスの送信元であるユーザ端末からの許可により、前記電子ファイルを前記送信先アドレス宛へ送信するように構成してもよい。

さらに、ユーザ端末がサーバと接続可能なネットワーク環境において、前記ユーザ端末から送信先アドレス宛へ送信された電子ファイルを取得する手段と、前記送信先アドレス宛へ前記サーバのアドレスを送信する手段と、前記サーバのアドレスへのアクセスに応じて、前記電子ファイルのショートカットと、前記電子ファイルの監視アプリケーションを一体化して送信する手段と、前記取得した電子ファイルを送信元である前記ユーザ端末の指示により削除する手段とを備えるサーバにより構成され、前記サーバへの前記送信先からの前記電子ファイル要求に対して、前記サーバが前記送信先アドレスの送信元であるユーザ端末からの許可により、前記電子ファイルを前記送信先アドレス宛へ送信するように構成してもよい。

上述した本発明によれば、ユーザ端末において暗号化機能がなくても、ユーザ端末のアクセスを中継するサーバによりユーザ端末からの電子ファイルの流出を遮断することができる。 また流出先からのアクセス要求が可能なアドレス情報を提供することにより、流出先からの再度のアクセスを導出でき、流出先を特定してから電子ファイルの送出を行うことができる。 又、最初の段階では流出先へは電子ファイルの一部の情報しか提供されないので、流出先における電子ファイルの改竄を防ぐことができる。また、ユーザ端末から流出した電子ファイルをユーザ端末のアクセスを中継するサーバにより電子ファイルに監視アプリケーションを添付して流出先へ送出することも可能であり、流出先へ提供しても監視アプリケーションにより電子ファイルの改竄を行うことができず、再度の流出先からユーザ端末へのアクセスにより流出先を特定して電子ファイルの提供が可能である。さらに、ユーザ端末から流出した電子ファイルをユーザ端末のアクセスを中継するサーバにより電子ファイルに異なる機能の監視アプリケーションを添付して流出先へ送出することも可能であり、ユーザ端末の指示により流出先からの電子ファイルの再アクセス要求を取り消すことが可能である。

本実施形態の電子ファイル管理システムの構成
図１は本発明の一実施形態としての電子ファイル管理システムの構成を示すブロック図で、この図１に示すように、本実施形態の電子ファイル管理システム１は、例えば、暗号化されていない電子ファイルが漏洩しても、安全に保護されるシステムを提供するもので、ユーザ端末１０、ファイルアクセス管理サーバ２０、外部端末３０、およびネットワーク４０をそなえて構成されている。ユーザ端末１０は、電子ファイルを作成し外部端末に送信可能なパーソナルコンピュータ等の情報端末で、インターネット等のネットワーク４０を介して少なくともファイルアクセス管理サーバ２０と通信可能に接続されている。このユーザ端末１０は、一般的な情報端末としての機能（通信機能等）の他に、後述する電子ファイル作成手段１１、提供先許可手段１２および電子ファイル保存手段１３、アクセス先変更手段１４としての機能を果たすように構成されている。

ファイルアクセス管理サーバ２０は、本実施形態では、上述のごとくユーザ端末１０にて送出された電子ファイルに対するアクセスを管理するもので、一般的なサーバとしての機能（通信機能等）の他に、後述するアクセス範囲設定手段２１、ユーザ端末アクセス先制限手段２２、外部アクセス先通知手段２３、電子ファイル保存手段２４、電子ファイル削除手段２９、代替情報提供手段２５、そして代替情報提供手段２５はビューワ提供手段２６、キャプチャ画像作成手段２７、監視ＡＰ添付手段２８の機能により構成されている。外部端末３０は、ネットワーク４０に通信可能に接続されたパーソナルコンピュータ等の情報端末で、アクセス手段等の機能より構成されている。

さて、ユーザ端末１０にて作成された電子ファイルが電子ファイル保存手段１３に保存されており、その電子ファイルがユーザ端末１０の所持者によって外部端末３０をあて先とするアクセス先へ電子メール等に添付されて送出されたとする。すると、アクセス先変更手段１４によって、当初のアクセス先である外部端末３０のアドレスがファイルアクセス管理サーバ２０へ変更される。そして前記の電子ファイルを添付された電子メールはファイルアクセス管理サーバ２０へ送出され、電子メール保存手段２４に保存される。

電子メールはファイルアクセス管理サーバ２０のアクセス制限設定手段２１は外部端末３０からのアクセスに対してアクセスの許可を行う範囲を設定可能な機能を備えており、アクセスの許可範囲に該当していれば、外部アクセス先アドレス通知手段２３により前記外部端末に対してファイルアクセス管理サーバ２０へのアクセス先アドレスが通知される。外部端末３０がファイルアクセス管理サーバ２０のアクセス先アドレスにアクセス要求を行うと、代替情報提供手段２５のビューワ提供手段２６によりビューワソフトが外部端末３０へ提供される。そしてこのビューワソフトが外部端末３０にインストールされると代替情報提供手段２５のキャプチャ画像作成手段２７にて作成された前記電子ファイルの画像イメージが外部端末３０にて受信可能となる。また代替情報提供手段２５にて別の機能として、監視ＡＰ添付手段２８を有しており、電子ファイルに監視ＡＰ５０を添付して外部端末３０に送出することも可能である。いずれの代替情報提供手段２５によっても電子ファイルを直接外部端末３０に無保護のまま送出することはなく、前者はイメージファイルの情報に加工してファイルの改竄を防ぎ、後者は監視ＡＰにて電子ファイルの改竄から保護するものである。

そして外部端末３０から電子ファイルを編集する必要があり正当なアクセス先であることを保障する情報を添付してユーザ端末１０へのアクセス要求があった場合には、ファイルアクセス管理サーバ２０にてユーザ端末１０を介して通知が行われる。するとユーザ端末１０の提供先許可手段１２により電子ファイルの外部端末３０への送出許可が行われ、ファイルアクセス管理サーバ２０の電子ファイル保存手段２４にて保存された電子ファイルが外部端末３０へ送出される。

本実施形態の電子ファイル管理システムの動作
次に、図２を参照しながら上述のごとく構成された本実施形態の電子ファイル管理システムの動作ついて説明する。ここで、図２はその動作を説明するためのシーケンス図である。まず、第１の動作として図１の代替情報提供手段２５において電子ファイルの代わりに電子ファイルのキャプチャ画像のみを代替情報として提供するシーケンスについて説明する。

ユーザ端末１０からの電子ファイルの送出先としての外部端末３０における権限が例えば３つのパターンに分類される場合において、第１の分類として閲覧も編集も許可されないケースの場合においては、ファイルアクセス管理サーバ２０から外部端末３０へのアクセス先アドレスは通知されない（Ａ２）。次に第２の分類として閲覧のみ許可され編集は許可されないケースの場合と第３の分類として閲覧と編集が許可されているケースの場合においては、ファイルアクセス管理サーバ２０から外部端末３０へアクセス先アドレスは通知される（Ａ３）。

次に通知されたアクセス先アドレスにより外部端末３０からのアクセス要求により（Ａ４）、外部端末３０へはファイルアクセス管理サーバ２０のビューワ提供手段２６によりビューワソフトウエアがダウンロードされる（Ａ５）。ダウンロードされたビューワソフトウエアが外部端末３０にて起動されると、ＯＳ機能への制御が実行されて印刷やＨＤＤへの保存や画面のコピーは行えないようになる。次にファイルアクセス管理サーバより電子ファイルの画像キャプチャ映像が外部端末３０へ送られる（Ａ６）。前記、権限の第３の分類として電子ファイルの編集が許されている外部端末３０からのアクセスがされた場合にはファイルアクセス管理サーバ２０よりユーザ端末１０へ通知が送られ（Ａ８）、ユーザ端末１０の提供先許可手段１２により（Ａ９）ファイルアクセス管理サーバ２０の電子ファイル保存手段２４にて保存されている電子ファイルが電子ファイルの編集が許されている外部端末３０へ送出される（Ａ１０）。

次に図６を参照しながら、第２の動作として図１の代替情報提供手段２５において電子ファイルに監視ＡＰ５０を添付して代替情報として提供するシーケンスについて説明する。まず、ユーザ端末１０からの電子ファイルの送出先としての外部端末３０における権限が例えば３つのパターンに分類される場合において、第１の分類として閲覧も編集も許可されないケースの場合においては、ファイルアクセス管理サーバ２０から外部端末３０へは何も送付されない（Ｂ２）。次に第２の分類として閲覧のみ許可され編集は許可されないケースの場合と第３の分類として閲覧と編集が許可されているケースの場合においては、ファイルアクセス管理サーバ２０の監視ＡＰ添付手段２８により監視ＡＰ５０が電子ファイルに添付されて、ファイルアクセス管理サーバ２０から外部端末３０へ送付される（Ｂ３）。

監視ＡＰ５０は図３のような構造であり、画面キャプチャ機能制限手段５１、クリップボード機能制限手段５２、ファイル削除手段５３、ファイルダウンロード手段５４、印刷機能制限手段５５、ネットワーク機能制限手段５６、ドライブアクセス制御手段５７を有している。外部端末３０にて電子ファイルを開こうとすると添付された監視ＡＰが先に外部端末３０にて起動され、ＯＳ機能への制限制御が実行されて、図４のフローチャートのように、画面キャプチャ機能やクリップボード機能、印刷機能は無効化され（Ｓ１０、Ｓ１１、Ｓ１２）、ネットワークは遮断される（Ｓ１３）。またシステム関連フォルダやＡＰフォルダ、ＡＰセット保存フォルダは読み取り専用に固定され、それ以外のフォルダは不可視化される（Ｓ１４）が、具体的には図５のＳ３０からＳ３５までの処理にて実行される。次に電子ファイルは外部端末３０上にあるアプリケーションによって閲覧でき、電子ファイルを閉じると監視ＡＰも終了すると共にそれまで無効化した機能を復元させる（Ｓ１７、Ｓ１８、Ｓ１９、Ｓ２０、Ｓ２１、Ｓ２２）。尚、ドライブアクセス復元（Ｓ１７）は具体的には図５のＳ３６からＳ３７の処理にて実行される。そして前記、権限の第３の分類として電子ファイルの編集が許されている外部端末３０からのアクセスがされた場合にはファイルアクセス管理サーバ２０よりユーザ端末１０へ通知が送られ（Ｂ５）、ユーザ端末１０の提供先許可手段１２により（Ｂ６）ファイルアクセス管理サーバ２０の電子ファイル保存手段２４にて保存されている電子ファイルが電子ファイルの編集が許されている外部端末３０へ送出される（Ｂ７）。

最後に図７を参照して、第３の動作として第２の動作において図１の代替情報提供手段２５において電子ファイルに電子ファイルの削除機能を有している監視ＡＰ５０を添付して代替情報として提供するシーケンスについて説明する。まず、ユーザ端末１０からの電子ファイルの送出先としての外部端末３０における権限が例えば３つのパターンに分類される場合において、第１の分類として閲覧も編集も許可されないケースの場合においては、ファイルアクセス管理サーバ２０から外部端末３０へは何も送付されない（Ｃ２）。次に第２の分類として閲覧のみ許可され編集は許可されないケースの場合と第３の分類として閲覧と編集が許可されているケースの場合においては、ファイルアクセス管理サーバ２０の監視ＡＰ添付手段２８により監視ＡＰ５０が電子ファイルに添付されて、ファイルアクセス管理サーバ２０から外部端末３０へ送付される（Ｃ３）。外部端末３０にて電子ファイルを開こうとすると添付された監視ＡＰ５０が先に外部端末３０にて起動され、ＯＳ機能への制限制御が実行されて、図４のフローチャートのように、画面キャプチャ機能やクリップボード機能、印刷機能は向無効化され（Ｓ１０、Ｓ１１、Ｓ１２）、ネットワークは遮断される（Ｓ１３）。またシステム関連フォルダやＡＰフォルダ、ＡＰセット保存フォルダは読み取り専用に固定される（Ｓ１４）。そしてそれ以外のフォルダは不可視化される（Ｓ１４）。次に電子ファイルは外部端末３０上にあるアプリケーションによって閲覧でき、電子ファイルを閉じると監視ＡＰ５０も終了すると共にそれまで無効化した機能を復元させる（Ｓ１７、Ｓ１８、Ｓ１９、Ｓ２０、Ｓ２１、Ｓ２２）。

そして図８において前記、権限の第３の分類として電子ファイルの編集が許されている外部端末３０からのアクセスがされた場合にはファイルアクセス管理サーバ２０よりユーザ端末１０へ通知が送られ（Ｃ７）、ユーザ端末の提供先許可手段により（Ｃ８）ファイルアクセス管理サーバ２０の電子ファイル保存手段２４にて保存されている電子ファイルが電子ファイルの編集が許されている外部端末３０へ送出される（Ｃ９）。ここで、ユーザ端末１０にてファイルアクセス管理サーバ２０へ電子ファイル削除命令が送られれば（Ｃ１０）、ファイルアクセス管理サーバ２０の電子ファイル保存手段２４にて保存されている電子ファイルが削除されて、外部端末３１からアクセス要求が送られてきても（Ｃ１１）アクセスは許可されない（Ｃ１２）。

本発明の一実施形態に係る電子ファイル管理システムの構成を示すブロック図 本発明の第１の実施形態に係る電子ファイル管理システムの動作を説明するためのシーケンス図 本発明の第２、第３の実施形態に係る監視アプリケーションの構成を示すブロック図 本発明の第２、第３の実施形態に係る監視アプリケーションの動作を説明するためのフローチャート 本発明の第２、第３の実施形態に係る監視アプリケーションの動作を説明するためのフローチャート 本発明の第２の実施形態に係る電子ファイル管理システムの動作を説明するためのシーケンス図 本発明の第３の実施形態に係る電子ファイル管理システムの動作を説明するためのシーケンス図 本発明の第３の実施形態に係る電子ファイル管理システムの動作を説明するためのシーケンス図

符号の説明

１０ ユーザ端末
１１ 電子ファイル作成手段
１２ 提供先許可手段
１３ 電子ファイル保存手段
１４ アクセス先変更手段
２０ ファイルアルセス管理サーバ
２１ アクセス範囲設定手段
２２ ユーザ端末アクセス先制御手段
２３ 外部アクセス先アドレス通知手段
２４ 電子ファイル保存手段
２５ 代替情報提供手段
２６ ビューワ提供手段
２７ キャプチャ画像作成手段
２８ 監視ＡＰ添付手段
２９ 電子ファイル削除手段
３０ 外部端末
３１ アクセス手段
４０ ネットワーク
５０ 監視ＡＰ
５１ 画面キャプチャ機能制限手段
５２ クリップボード機能制限手段
５３ ファイル削除手段
５４ ファイルダウンロード手段
５５ 印刷機能制限手段
５６ ネットワーク機能制限手段
５７ ドライブアクセス制限手段

Claims (7)

1. ユーザ端末がサーバと接続可能なネットワーク環境において、
   前記ユーザ端末から送信先アドレス宛へ送信された電子ファイルを取得する手段と、
   前記送信先アドレス宛へ前記サーバのアドレスを送信する手段と、
   前記サーバのアドレスへのアクセスに応じて、前記電子ファイルに関連する情報を送信する手段とを備えるサーバにより構成され、
   前記サーバへの前記送信先からの前記電子ファイル要求に対して、
   前記サーバが前記送信先アドレスの送信元であるユーザ端末からの許可により、
   前記電子ファイルを前記送信先アドレス宛へ送信することを特徴とする
   電子ファイル管理システム。
2. 前記関連する情報は、前記電子ファイルを所定のアプリケーションにて開くことにより画面に表示されるイメージ情報であることを特徴とする、
   請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
3. 前記関連する情報は、前記電子ファイルを所定のアプリケーションにて開くことにより画面に表示されるイメージ情報および、
   前記イメージ情報を受信して画面に表示可能なアプリケーションであることを特徴とする請求項１に記載の電子ファイル管理システム。
4. ユーザ端末がサーバと接続可能なネットワーク環境において、
   前記ユーザ端末から送信先アドレス宛へ送信された電子ファイルを取得する手段と、
   前記送信先アドレス宛へ前記サーバのアドレスを送信する手段と、
   前記サーバのアドレスへのアクセスに応じて、前記電子ファイルと前記電子ファイルの監視アプリケーションを一体化して送信する手段とを備えるサーバにより構成され、
   前記サーバへの前記送信先からの前記電子ファイル要求に対して、
   前記サーバが前記送信先アドレスの送信元であるユーザ端末からの許可により、
   前記電子ファイルを前記送信先アドレス宛へ送信することを特徴とする
   電子ファイル管理システム。
5. ユーザ端末がサーバと接続可能なネットワーク環境において、
   前記ユーザ端末から送信先アドレス宛へ送信された電子ファイルを取得する手段と、
   前記送信先アドレス宛へ前記サーバのアドレスを送信する手段と、
   前記サーバのアドレスへのアクセスに応じて、前記電子ファイルのショートカットと前記電子ファイルの監視アプリケーションを一体化して送信する手段と、
   前記取得した電子ファイルを送信元である前記ユーザ端末の指示により削除する手段とを備えるサーバにより構成され、
   前記サーバへの前記送信先からの前記電子ファイル要求に対して、
   前記サーバが前記送信先アドレスの送信元であるユーザ端末からの許可により、
   前記電子ファイルを前記送信先アドレス宛へ送信することを特徴とする
   電子ファイル管理システム。
6. ユーザ端末がサーバと接続可能なネットワーク環境において、
   前記ユーザ端末から送信先アドレス宛へ送信された電子ファイルを取得するステップと、
   前記送信先アドレス宛へ前記サーバのアドレスを送信するステップと、
   前記サーバのアドレスへのアクセスに応じて、前記電子ファイルに関連する情報を送信するステップとを備えるサーバにより構成され、
   前記サーバへの前記送信先からの前記電子ファイル要求に対して、
   前記サーバが前記送信先アドレスの送信元であるユーザ端末からの許可により、
   前記電子ファイルを前記送信先アドレス宛へ送信するステップを有することを特徴とする
   電子ファイル管理方法。
7. ユーザ端末がサーバと接続可能なネットワーク環境において、
   前記ユーザ端末から送信先アドレス宛へ送信された電子ファイルを取得する処理と、
   前記送信先アドレス宛へ前記サーバのアドレスを送信する処理と、
   前記サーバのアドレスへのアクセスに応じて、前記電子ファイルに関連する情報を送信する処理とをサーバに実行させるプログラムであり、
   前記サーバへの前記送信先からの前記電子ファイル要求に対して、
   前記サーバが前記送信先アドレスの送信元であるユーザ端末からの許可により、
   前記電子ファイルを前記送信先アドレス宛へ送信する処理を実行させるためのプログラム。

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