JP2007272323A

JP2007272323A - 電子メール誤送信防止プログラム

Info

Publication number: JP2007272323A
Application number: JP2006094309A
Authority: JP
Inventors: Kenji Midorikawa; 健志緑川
Original assignee: FFC Ltd
Current assignee: FFC Ltd
Priority date: 2006-03-30
Filing date: 2006-03-30
Publication date: 2007-10-18

Abstract

【課題】利用者に手間をかけずに電子メールの誤送信を防止することができる電子メール誤送信防止プログラムを提供すること。
【解決手段】送信対象メールの送信が指示されると、送信対象メールを対象語句に分解するステップ（Ｓ１）と、送信対象メールの通信相手と通信済みの電子メールから抽出された語句が登録された語句ＤＢを検索するステップ（Ｓ２）と、検出された語句ＤＢに基づいて、各対象語句の出現頻度ＦＡｉを算出するステップ（Ｓ４）と、各対象語句の未使用期間指数ＮＩｉを算出するステップ（Ｓ５）と、各対象語句の安全指数ＩＳｉ（＝ＦＡｉ×ＮＩｉ）を算出するステップ（Ｓ６）と、算出した各対象語句の安全指数ＩＳｉを加算して１から減じた値を送信対象メールの誤送信指数ＩＦ（＝１−ΣＩＳｉ）として算出するステップ（Ｓ７）とをコンピュータに実行させる。
【選択図】図３

Description

本発明は、電子メールの誤送信を防止する電子メール誤送信防止プログラムに関する。

近年、電子メールは非常に重要なビジネスアプリケーションとなっており、簡単なメッセージのやり取りから重要な情報を含むメッセージのやり取りまでも電子メールを介して行われることが非常に多くなってきている。これに伴い、情報漏洩等の観点から電子メールの誤送信に対応する必要性が高まってきている。

電子メールの誤送信に対応するものとして、電子メールの送信先のアドレス情報に対して送信を許可または禁止するキーワードを予め設定しておき、この設定に基づいて電子メールの送信を許可するか禁止するかを判断するものがある（例えば、特許文献１参照）。
特開２００２−２０７６７２号公報

しかしながら、このような従来の技術においては、電子メールの送信先のアドレス情報に対して送信を許可または禁止するキーワードを予め設定しておく必要があるため、利用者に設定の手間をかけてしまうといった問題があった。

本発明は、従来の問題を解決するためになされたもので、利用者に手間をかけずに電子メールの誤送信を防止することができる電子メール誤送信防止プログラムを提供することを目的とする。

従来の問題を解決するために、本発明の電子メール誤送信防止プログラムは、通信済みの電子メールから語句を抽出する第１の語句抽出ステップと、第１の語句抽出ステップで抽出された各語句および各語句の使用回数を表す語句抽出情報を電子メールの通信相手に対応させて記憶媒体に記憶する語句抽出情報記憶ステップと、送信対象の電子メールから語句を抽出する第２の語句抽出ステップと、当該電子メールの通信相手に対応して記憶媒体に記憶された語句抽出情報に基づいて、第２の語句抽出ステップで抽出された語句毎に、当該通信相手と通信済みの電子メールにおける出現頻度を算出する出現頻度算出ステップと、出現頻度算出ステップで算出された各語句の出現頻度に基づいて、送信対象の電子メールの送信が誤送信となるか否かを判断する誤送信判断ステップとをコンピュータに実行させる。ここで、本発明における「語句」とは、「単語」および「文節」の少なくとも一方のことをいう。

このプログラムによって、当該コンピュータは、通信済みの電子メールから抽出した各語句の出現頻度に基づいて電子メールの誤送信を判断するため、利用者に手間をかけずに電子メールの誤送信を防止することができる。

ここで、通信済みの電子メールとは、送信済みの電子メールおよび受信済みの電子メールの少なくとも一方のことをいう。

なお、本発明の電子メール誤送信防止プログラムは、語句抽出情報記憶ステップで、語句抽出情報が、各語句および各語句の使用回数に加えて、通信済みの電子メールにおける各語句の最終使用日時を表すようにし、第２の語句抽出ステップで抽出された語句毎に、通信済みの電子メールにおいて使用されてない期間に応じた未使用期間指数を算出する未使用期間指数算出ステップと、誤送信判断ステップで、出現頻度算出ステップで算出された各語句の出現頻度を未使用期間指数算出ステップで算出された各語句の未使用期間指数で重み付けするステップとをコンピュータに実行させてもよい。

このプログラムによって、当該コンピュータは、通信済みの電子メールから抽出した各語句に未使用期間に応じた重みを与えた上で、電子メールの誤送信を判断することができる。

なお、従来の問題を解決するために、本発明は、前述した電子メール誤送信防止プログラムに加えて、例えば、当該電子メール誤送信防止プログラムを実行することによって機能する電子メール誤送信装置を提供する。

本発明は、利用者に手間をかけずに電子メールの誤送信を防止することができる電子メール誤送信防止プログラムを提供することができる。

以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して説明する。なお、本実施の形態においては、本発明に係る電子メール誤送信防止プログラムを組み込んだメールソフトウェアを通信端末に実行させ、この通信端末を電子メール誤送信防止装置として機能させる例について説明する。

本発明の一実施の形態の通信端末を図１に示す。

図１に示すように、通信端末１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ハードディスク１３と、ＬＡＮ（Local Area Network）、インターネット網や無線通信網等のネットワーク２を介して接続された各装置と通信するための通信モジュール１４と、表示装置１５と、キーボード装置やポインティングデバイス等の入力装置１６とを備えたコンピュータ装置によって構成されている。

ＣＰＵ１０は、ＲＯＭ１２やハードディスク１３に記憶されたプログラムをＲＡＭ１１に読み込んで、ＲＡＭ１１に読み込んだプログラムを実行するようになっている。

ハードディスク１３には、ネットワーク２に接続された図示しない他の通信端末とメールサーバ３を介して電子メールを送受信するためのメールソフトウェア等が記憶されている。なお、以下の説明において、ハードディスク１３に記憶されたメールソフトウェアを実行するＣＰＵ１０を単に「ＣＰＵ１０」と記載する。

本実施の形態において、ＣＰＵ１０は、本発明における第１の語句抽出手段、語句抽出情報記憶手段、第２の語句抽出手段、出現頻度算出手段および誤送信判断手段を構成する。

ハードディスク１３には、電子メールの通信相手毎に語句抽出情報として図２に示すような語句データベース（以下、単に「ＤＢ」と記載する。）が格納される。各語句ＤＢは、初めて電子メールの送受信を行った初通信日時と、登録された語句、各語句の最終使用日時および使用回数を表すテーブルとを含んでいる。

以上のように構成された通信端末１についてその動作を説明する。

図３および図４は、通信端末１による電子メールの送信動作を説明するためのフローチャートである。

図３において、まず、入力装置１６を介して電子メールの送信が指示されると、ＣＰＵ１０は、送信対象の電子メール（以下、単に「送信対象メール」と記載する。）のタイトルおよび本文を語句（以下、単に「対象語句」と記載する。）に分解する（Ｓ１）。

次に、ＣＰＵ１０は、ハードディスク１３に格納された語句ＤＢから、送信対象メールの通信相手に対応する語句ＤＢを検索する（Ｓ２）。送信対象メールの通信相手に対応する語句ＤＢが検出された場合には（Ｓ３）、ＣＰＵ１０は、検出された語句ＤＢにおいて、登録された各語句の使用回数の和Ｓを算出し、算出した和Ｓに対する各対象語句の使用回数Ｎｉの比率Ｎｉ／Ｓを各対象語句の出現頻度ＦＡｉとして算出する（Ｓ４）。

例えば、図２に示した例において、通信相手が「a@a.com」の送信対象メールから「興味」「今期」および「提案」の対象語句が分解された場合には、登録された各語句の使用回数の和Ｓは、105（=51+30+19+5）となり、「興味」の出現頻度は、51/105となり、「今期」の出現頻度は、30/105となり、「提案」の出現頻度は、5/105となる。

また、ＣＰＵ１０は、初通信日時ＴＳから送信対象メールの送信指示があった送信指示日時ＴＣまでの時間（ＴＣ−ＴＳ）に対する初通信日時ＴＳから各対象語句の最終使用日時Ｔｉまでの時間（Ｔｉ−ＴＳ）の比率（Ｔｉ−ＴＳ）／（ＴＣ−ＴＳ）を各対象語句の未使用期間指数ＮＩｉとして算出する（Ｓ５）。

次に、ＣＰＵ１０は、各対象語句の出現頻度ＦＡｉを未使用期間指数ＮＩｉで重み付けした値（ＦＡｉ×ＮＩｉ）を各対象語句の安全指数ＩＳｉとして算出する（Ｓ６）。

次に、ＣＰＵ１０は、算出した各対象語句の安全指数ＩＳｉを加算して１から減じた値（１−ΣＩＳｉ）を送信対象メールの誤送信指数ＩＦとして算出する（Ｓ７）。

図４において、次に、ＣＰＵ１０は、算出した誤送信指数ＩＦが予め定められた閾値未満であるか否かを判断する（Ｓ８）。ここで、誤送信指数ＩＦが閾値未満ではないと判断した場合には、ＣＰＵ１０は、送信対象メールの送信が誤送信となると判断した旨の警告を表示装置１５に表示させる（Ｓ９）。

この警告に応じて、入力装置１６を介して送信対象メールの送信中止が指示されると（Ｓ１０）、ＣＰＵ１０は、電子メールの送信動作を終了する。

誤送信指数ＩＦが閾値未満であると判断した場合（Ｓ８）、または、入力装置１６を介して送信対象メールの送信続行が指示された場合には（Ｓ１０）、ＣＰＵ１０は、送信対象メールをメールサーバ３に通信モジュール１４を介して送信する（Ｓ１１）。

なお、ステップＳ３（図３）において、送信対象メールの通信相手に対応する語句ＤＢが検出されなかった場合には、ＣＰＵ１０は、図４に示すように、初めての通信相手である旨の警告を表示装置１５に表示させてもよく、表示装置１５に警告を表示させずに、送信対象メールを送信してもよい。

送信対象メールの送信が完了すると、ＣＰＵ１０は、送信対象メールの通信相手に対応する語句ＤＢが検出されていない場合には（Ｓ１２）、送信対象メールの通信相手に対応する新たな語句ＤＢをハードディスク１３に格納する（Ｓ１３）。なお、新たな語句ＤＢをハードディスク１３に格納する際に、ＣＰＵ１０は、送信対象メールの送信日時を初通信日時として新たな語句ＤＢに設定する。

次に、ＣＰＵ１０は、送信対象メールの通信相手に対応する語句ＤＢに登録されていない対象語句を登録する（Ｓ１４）。

次に、ＣＰＵ１０は、送信対象メールの通信相手に対応する語句ＤＢに登録された各対象語句に対して、送信対象メールの送信日時で最終使用日時を更新し、送信対象メールに含まれていた各対象語句の数を使用回数に加算することによって、データを更新する（Ｓ１５）。

図５は、通信端末１による電子メールの受信動作を説明するためのフローチャートである。

図５において、まず、入力装置１６等を介して電子メールの受信が指示されると、ＣＰＵ１０は、通信モジュール１４を介してメールサーバ３から電子メールを受信する（Ｓ２１）。ここでは、１通の電子メールが受信されたことにする。

次に、ＣＰＵ１０は、受信した電子メール（以下、単に「受信メール」と記載する。）のタイトルおよび本文を対象語句に分解する（Ｓ２２）。

次に、ＣＰＵ１０は、ハードディスク１３に格納された語句ＤＢから、受信メールの通信相手に対応する語句ＤＢを検索する（Ｓ２３）。

受信メールの通信相手に対応する語句ＤＢが検出されなかった場合には（Ｓ２４）、ＣＰＵ１０は、受信メールの通信相手に対応する新たな語句ＤＢをハードディスク１３に格納する（Ｓ２５）。なお、新たな語句ＤＢをハードディスク１３に格納する際に、ＣＰＵ１０は、受信メールの受信日時を初通信日時として新たな語句ＤＢに設定する。

次に、ＣＰＵ１０は、受信メールの通信相手に対応する語句ＤＢに登録されていない対象語句を登録する（Ｓ２６）。

次に、ＣＰＵ１０は、受信メールの通信相手に対応する語句ＤＢに登録された各対象語句に対して、受信メールの受信日時で最終使用日時を更新し、受信メールに含まれていた各対象語句の数を使用回数に加算することによって、データを更新する（Ｓ２７）。

このように、本発明の一実施の形態の通信端末１は、送信および受信済みの電子メールから抽出した各語句の出現頻度に基づいて電子メールの誤送信を判断するため、利用者に手間をかけずに電子メールの誤送信を防止することができる。

なお、本実施の形態においては、通信端末１が、送信および受信済みの電子メールから抽出した各語句の出現頻度に基づいて電子メールの誤送信を判断する例を説明したが、通信端末１は、送信済みまたは受信済みの何れか一方の電子メールから抽出した各語句の出現頻度に基づいて電子メールの誤送信を判断するようにしてもよい。

本発明に係る電子メール誤送信防止プログラムは、ネットワークに接続された他の通信端末との間でコンピュータに電子メールを送受信させるためのメールソフトウェア、ミドルウェアおよびオペレーティングシステム、ならびに、これらソフトウェアのモジュール等として利用できる。

本発明の一実施の形態における通信端末のハードウェア構成図である。本発明の一実施の形態における通信端末に格納される語句データベースの例を示すデータ構成図である。本発明の一実施の形態における通信端末による電子メールの送信動作を示すフローチャートである。図３に続くフローチャートである。本発明の一実施の形態における通信端末による電子メールの受信動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１通信端末
２ネットワーク
３メールサーバ
１０ＣＰＵ
１１ＲＡＭ
１２ＲＯＭ
１３ハードディスク
１４通信モジュール
１５表示装置
１６入力装置

Claims

通信済みの電子メールから語句を抽出する第１の語句抽出ステップと、
前記第１の語句抽出ステップで抽出された各語句および各語句の使用回数を表す語句抽出情報を前記電子メールの通信相手に対応させて記憶媒体に記憶する語句抽出情報記憶ステップと、
送信対象の電子メールから語句を抽出する第２の語句抽出ステップと、
該電子メールの通信相手に対応して前記記憶媒体に記憶された語句抽出情報に基づいて、前記第２の語句抽出ステップで抽出された語句毎に、該通信相手と通信済みの電子メールにおける出現頻度を算出する出現頻度算出ステップと、
前記出現頻度算出ステップで算出された各語句の出現頻度に基づいて、前記送信対象の電子メールの送信が誤送信となるか否かを判断する誤送信判断ステップとをコンピュータに実行させるための電子メール誤送信防止プログラム。
前記第１の語句抽出ステップで、送信済みの電子メールから語句を抽出するステップを前記コンピュータに実行させるための請求項１に記載の電子メール誤送信防止プログラム。
前記第１の語句抽出ステップで、受信済みの電子メールから語句を抽出するステップを前記コンピュータに実行させるための請求項１または請求項２に記載の電子メール誤送信防止プログラム。
前記語句抽出情報記憶ステップで、前記語句抽出情報が、各語句および各語句の使用回数に加えて、前記通信済みの電子メールにおける各語句の最終使用日時を表すようにし、
前記第２の語句抽出ステップで抽出された語句毎に、前記通信済みの電子メールにおいて使用されてない期間に応じた未使用期間指数を算出する未使用期間指数算出ステップと、
前記誤送信判断ステップで、前記出現頻度算出ステップで算出された各語句の出現頻度を前記未使用期間指数算出ステップで算出された各語句の未使用期間指数で重み付けするステップとを前記コンピュータに実行させるための請求項１乃至請求項３の何れかに記載の電子メール誤送信防止プログラム。
通信済みの電子メールから語句を抽出する第１の語句抽出手段と、
前記第１の語句抽出手段によって抽出された各語句および各語句の使用回数を表す語句抽出情報を前記電子メールの通信相手に対応させて記憶媒体に記憶する語句抽出情報記憶手段と、
送信対象の電子メールから語句を抽出する第２の語句抽出手段と、
該電子メールの通信相手に対応して前記記憶媒体に記憶された語句抽出情報に基づいて、前記第２の語句抽出手段によって抽出された語句毎に、該通信相手と通信済みの電子メールにおける出現頻度を算出する出現頻度算出手段と、
前記出現頻度算出手段によって算出された各語句の出現頻度に基づいて、前記送信対象の電子メールの送信が誤送信となるか否かを判断する誤送信判断手段とを備えた電子メール誤送信防止装置。