JP2007265344A - System, method and program for managing document - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、文書を管理する文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムに関する。 The present invention relates to a document management system, a document management method, and a document management program for managing documents.
従来、図面等の電子文書を印刷して紙文書で処理する際、紙文書と電子文書とのリンクは図面ID(識別子、識別コード)をキーにして行っているものがある。
このような文書管理システムに関して、以下の技術がある。なお、特許文献1、特許文献2は、バーコード等を用いた文書管理について、特許文献3、特許文献4、特許文献5は、ワークフローを用いた文書管理に関する技術である。
Conventionally, when an electronic document such as a drawing is printed and processed as a paper document, a link between the paper document and the electronic document is performed using a drawing ID (identifier, identification code) as a key.
Regarding such a document management system, there are the following techniques.
特許文献1には、図面に合成した図面IDを表すバーコードを読み取ることによって図面情報をデータベースから容易に引き出せるようにすることを課題にし、この図面ファイリングシステムは、図面を電子化して図面データ保存手段に保存する際、バーコード生成手段によって当該図面に付されるべき識別コードに対応するバーコードイメージを生成し、図面データ合成手段によってこのバーコードイメージを保存しようとする図面イメージに合成して図面データ保存手段に保存し、バーコードスキャナと、そのバーコードスキャナが読み取ったバーコードから対応する図面の識別コードを判別する識別コード判別手段と、この識別コードを検索キーにして図面情報を管理しているデータベースを利用することにより、図面に付与されているバーコードをバーコードスキャナで読み取り、図面IDを判別することが記載されている。つまり、図面に合成した図面IDを表すバーコードを読み取ることによって、図面情報をDB(データベース)から引き出し表示する技術であり、バーコードと図面の合成結果が静的に保持されるのみである。 In Patent Document 1, it is an object to enable drawing information to be easily extracted from a database by reading a bar code representing a drawing ID combined with the drawing. This drawing filing system saves drawing data by digitizing the drawing. When saving to the means, a barcode image corresponding to the identification code to be attached to the drawing is generated by the barcode generation means, and the barcode image is synthesized with the drawing image to be saved by the drawing data synthesis means. Saved in the drawing data storage means, manages the drawing information using the barcode scanner, the identification code identification means for identifying the identification code of the corresponding drawing from the barcode read by the barcode scanner, and the identification code as a search key Is attached to the drawing by using the database Reading the bar code with the bar code scanner, it is described that determines the drawings ID. In other words, this is a technique for drawing and displaying drawing information from a DB (database) by reading a barcode representing a drawing ID combined with the drawing, and only the result of combining the barcode and the drawing is statically held.
特許文献2には、図面を管理するに当たり入力操作を簡略化し、入力ミスを防止し得るようにすることを課題とし、CAD端末を使用して図面を作成したら、バーコード印刷プログラムP1を起動することにより、図面に所定のバーコードを印刷し、しかる後読み取り装置でこのバーコードを読んだら、それに対応するプログラムP2,P3などを起動することにより、図面に関する情報の検索・抽出または管理情報の付与を容易にし、入力ミスを無くす技術が記載されている。つまり、図面番号をコード化して図面に印刷し、それを用いて図面管理情報の表示・入力を簡便にする技術であり、当該番号に対応する版の情報のみを対象としている。
特許文献3には、ドキュメントの発送、回収管理が容易かつ確実に行えるシステムを提供することを課題とし、配布されるドキュメント毎にドキュメント識別子が印刷された媒体を配布し、その配布をする場合に、配布先へ通信手段により配布のあることを通知し、配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子に基づいて配布されたドキュメントを確認し、その確認をすると、通信手段により配布元へ受領確認の通知をし、配布された媒体を回収する場合に、ドキュメント識別子に基づいて回収されたドキュメントを確認するようにした技術が記載されている。つまり、ドキュメントの発送、回収管理が容易かつ確実に行えるシステムであり、このシステムでは受領報告のみで、その後の通知までは考えられていない。 In Patent Document 3, it is an object to provide a system capable of easily and surely managing document collection and collection. When distributing a medium printed with a document identifier for each document to be distributed, The distribution means is notified of the distribution by the communication means, the distributed document is confirmed based on the document identifier printed on the distributed medium, and the confirmation is confirmed by the communication means to the distribution source. In this case, a technique is described in which the collected document is confirmed based on the document identifier when the distributed medium is collected. In other words, it is a system that can easily and reliably manage document delivery and collection. In this system, only a receipt report is received, and no further notification is considered.
特許文献4には、書類の回覧予定者に対して、その書類の発生とスケジュールデータをその発生時点で通知することを目的とし、従来のワークフローシステムに対して、書類が発生したことを検出するための新規発生書類検出部を追加し、さらに、その書類のスケジュールデータを計算するためのスケジュールデータ計算部を追加することにより、書類が発生したことが到着前にわかると、その書類に対する活動計画を予め立てることができ、ある書類の期限が切迫している場合、書類の到着が事前に通知されることにより、その他の書類の処理を含めた、より適切な活動計画を立てることができる技術が記載されている。つまり、書類の回覧予定者に対して、その書類の発生とスケジュールデータをその発生時点で通知する技術であり、このシステムでは、ワークフローの中で通知先をあらかじめ設定する必要がある。 Patent Document 4 detects the occurrence of a document with respect to a conventional workflow system for the purpose of notifying the person who is scheduled to circulate the document of the occurrence and schedule data of the document at the time of occurrence. If a new generation document detection unit is added to the document and a schedule data calculation unit for calculating the schedule data of the document is added, and it is known before the arrival of the document, an activity plan for the document is obtained. A technology that can make a more appropriate activity plan including the processing of other documents by notifying the arrival of documents when the deadline of one document is imminent Is described. In other words, this is a technique for notifying a person who is scheduled to circulate a document at the time when the document is generated and schedule data. In this system, it is necessary to set a notification destination in advance in the workflow.
また、特許文献5には、個人情報がシステムに管理されていない者を、承認者/閲覧者としてワークフローに組み込むことが可能なワークフロー管理システムを提供することを課題とし、申請者はワークフロー管理コンピュータ上の申請文書作成手段により文書を作成し、管理内の承認者や閲覧者の連絡先はID、管理外の承認者や閲覧者はメールアドレスを指定し、承認,参照パスワード設定手段は連絡先IDに設定されているパスワードを追記し、文書ID(一貫番号)を付して申請文書管理データベースに登録し、連絡者判定手段は新規登録された文書の連絡先指定がメールアドレスの場合、パスワード連絡メール作成・発行手段を起動して文書ID専用の承認用/閲覧用パスワードを発行し、管理外のユーザに承認/閲覧依頼の電子メールを発行し、このメールを受けた管理外ユーザは、文書IDとパスワードを入力してアクセスする技術が記載されている。つまり、個人情報がシステムに管理されていない者を、承認者/閲覧者としてワークフローに組み込むことが可能なワークフロー管理システムであり、このシステムでは、管理外ユーザをメールアドレスをIDにして登録するやり方をとっている。
従来の技術では、以下のような課題がある。
(1)従来、製造用の図面のような文書は完成から印刷・配布に時間を要するため、最新版が作業者の手元に届くまでに若干のタイムラグが生じるのが普通である。そのため、受け取った紙文書が配布元において既に古いものになっている、またはなりつつあるにもかかわらず、その文書に基づいて作業を実施してしまったために、後日やり直し(手戻り)が発生し、結果として損失を招くということがあった。
The conventional techniques have the following problems.
(1) Conventionally, since a document such as a drawing for production requires time from completion to printing / distribution, there is usually a slight time lag until the latest version reaches the operator. Therefore, even though the received paper document is already or is becoming old at the distribution source, work has been carried out based on that document, and redoing (returning) will occur later. As a result, there was a loss.
(2)また、従来の文書の授受管理においては、配布先部門あるいは配布先企業の担当窓口までは管理できても、その先の配布は部門担当者あるいは担当窓口の権限で行われるため、末端までの管理は配布元ではできなかった。そのため、緊急の文書変更等の場合に、直接配布先末端の担当者個人に連絡をとることが困難であった。 (2) Also, in the conventional document transfer management, even if the distribution department or distribution company can be managed up to the contact person in charge, the distribution is performed with the authority of the person in charge of the department or the contact person. Until the distribution management was not possible. Therefore, in the case of an urgent document change, it is difficult to contact the person in charge at the end of the distribution destination directly.
(3)上記(1)への対応として、文書の更新時、あるいは更新ワークフローの所定の条件が成立した時に、配布先に対して前もって通知する対策が考えられるが、上記(2)のような事情があるため、通知先を文書あるいはワークフローに対し設定することは困難であった。また、後日、配布先の変更、配布先の扱いが変わりアクセス権が変更になった場合には、通知設定も全て変更せねばならず、管理が困難であった。 (3) As a response to the above (1), a measure to notify the distribution destination in advance when a document is updated or when a predetermined condition of the update workflow is satisfied can be considered. Due to circumstances, it has been difficult to set a notification destination for a document or workflow. Also, if the access rights are changed due to the change of the distribution destination or the handling of the distribution destination at a later date, all notification settings must be changed, which is difficult to manage.
しかしながら、特許文献1に記載された発明では、バーコードと図面の合成結果が静的に保持されるのみである。特許文献2に記載された発明では、当該番号に対応する版の情報のみを対象としているだけで、他の情報は対象としていない。特許文献3に記載された発明では、受領報告のみでその後の通知までは対象としていない。特許文献4に記載された発明では、ワークフローの中で通知先をあらかじめ設定する必要がある。特許文献5に記載された発明では、管理外ユーザに対してメールアドレスをIDにして登録しなければならない。
However, in the invention described in Patent Document 1, the result of combining the barcode and the drawing is only statically held. In the invention described in
本発明は、このような従来の技術が有する問題点に着目してなされたもので、真に図面を必要とする末端の配布先が、受領報告のアクションを容易にできること、最新版の有無を知るための依頼のアクションを容易にできること、受領等以降は、その配布先に対しシステムから前もって変更の通知を自動的に行うこと、の少なくともいずれかができるようにした文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムを提供することを目的としている。 The present invention has been made paying attention to such problems of the prior art, and the distribution destination at the end that really needs the drawing can easily perform the action of the receipt report, and whether the latest version is present or not. Document management system and document management method capable of at least one of facilitating the action of requesting to know, and automatically notifying the distribution destination in advance after receiving it. And document management program.
かかる目的を達成するための本発明の要旨とするところは、次の各項の発明に存する。
[1] 文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理手段と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付手段と、
前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知手段と、
前記文書変更検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
The gist of the present invention for achieving the object lies in the inventions of the following items.
[1] Document management means for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
Receiving means for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
Document change detection means for detecting that there is a change in the document stored by the document management means;
A document management system comprising: a document change notifying unit for notifying a result of detection by the document change detecting unit to an access source received by the receiving unit.
[2] 文書識別子と対応付けて、前記受付手段で受け付けたアクセス元を記憶する通知先記憶手段をさらに備え、
前記文書変更通知手段は、前記文書変更検知手段により変更が検知された場合は、最新版の文書の送付を依頼することができる旨、または変更点の確認を依頼することができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、最新版の文書の送付依頼、または変更点の確認依頼を記憶すること
を特徴とする[1]に記載の文書管理システム。
[2] A notification destination storage unit that stores the access source received by the reception unit in association with the document identifier,
The document change notifying unit notifies that the change of the document is detected by the document change detecting unit, that the latest version of the document can be requested, or that the change can be confirmed. ,
The document management system according to [1], wherein the notification destination storage unit stores a request for sending the latest version of a document or a request for confirmation of a change in association with a document identifier.
[3] 前記文書変更通知手段は、前記文書変更検知手段により変更が検知され、アクセス元が印刷機能を有している場合は、最新版の文書をアクセス元から印刷依頼することができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、アクセス元への通知方法を記憶すること
を特徴とする[1]または[2]に記載の文書管理システム。
[3] The document change notification means indicates that when the change is detected by the document change detection means and the access source has a print function, the latest version of the document can be requested to be printed from the access source. Notify
The document management system according to [1] or [2], wherein the notification destination storage unit stores a notification method to an access source in association with a document identifier.
[4] 前記文書変更通知手段は、文書が更新されたことを通知する依頼ができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、通知する時期である通知イベントを記憶すること
を特徴とする[1],[2]または[3]に記載の文書管理システム。
[4] The document change notification means notifies that a request to notify that the document has been updated can be made,
The document management system according to [1], [2], or [3], wherein the notification destination storage unit stores a notification event that is a notification timing in association with a document identifier.
[5] 文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理手段と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付手段と、
前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知手段と、
前記文書処理検知手段による検知結果を、前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断手段と、
前記文書処理通知判断手段による判断結果に応じて、前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。
[5] Document management means for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
Receiving means for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
Document processing detection means for detecting that there has been processing related to the document stored by the document management means;
A document processing notification determination unit that determines whether or not the result of detection by the document processing detection unit should be notified to the access source received by the reception unit;
A document management system comprising: a document processing notification unit that notifies a detection result of the document processing detection unit to an access source that has been received by the reception unit in accordance with a determination result by the document processing notification determination unit.
[6] 文書識別子と対応付けて、前記受付手段で受け付けたアクセス元と通知する文書に関わる処理を記憶する通知先記憶手段をさらに備え、
前記文書処理通知手段は、前記通知先記憶手段が記憶した文書に関わる処理と前記文書処理検知手段で検知した文書に関わる処理を照合した結果に応じて、前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すること
を特徴とする[5]に記載の文書管理システム。
[6] A notification destination storage unit that stores a process related to the document to be notified and the access source received by the receiving unit in association with the document identifier,
The document processing notifying unit determines the detection result by the document processing detecting unit according to a result of collating the processing related to the document stored in the notification destination storage unit and the processing related to the document detected by the document processing detecting unit. The document management system according to [5], wherein the access source received by the receiving means is notified.
[7] 前記受付手段により受け付けられる文書識別子は、画像入力装置によって抽出可能にした情報画像に記録されたものである
ことを特徴とする[1],[2],[3],[4],[5]または[6]に記載の文書管理システム。
[7] The document identifier accepted by the accepting means is recorded in an information image that can be extracted by an image input device. [1], [2], [3], [4] , [5] or [6].
[8] 前記受付手段により受け付けられる文書識別子は、紙文書に取り付けた情報記録媒体に格納されたものである
ことを特徴とする[1],[2],[3],[4],[5]または[6]に記載の文書管理システム。
[8] The document identifier accepted by the accepting means is stored in an information recording medium attached to a paper document. [1], [2], [3], [4], [ The document management system according to [5] or [6].
[9] 文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、
前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知し、
前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する
ことを特徴とする文書管理方法。
[9] The document management unit receives information about the access source together with the document identifier transmitted from the access source for the document stored in association with the document identifier for uniquely identifying the document,
Detecting that the document stored by the document management means has changed,
The document management method, wherein the detection result is notified to the access source received by the receiving means.
[10] 文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、
文書処理検知手段が前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知し、
文書処理通知判断手段が前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断し、
前記判断の結果に応じて、前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する
ことを特徴とする文書管理方法。
[10] The document management means receives information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source for the document stored in association with the document identifier for uniquely identifying the document,
The document processing detection unit detects that there is processing related to the document stored by the document management unit,
A document processing notification determining unit determines whether or not to notify the access source received by the receiving unit of the detection result by the document processing detecting unit;
A document management method comprising: notifying an access source that has received the detection result by the receiving unit according to a result of the determination.
[11] コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知機能と、
前記文書変更検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
[11] To the computer,
A document management function for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
A reception function for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
A document change detection function for detecting a change in the document stored by the document management function;
A document management program for realizing a document change notification function for notifying a detection result by the document change detection function to an access source received by the reception function.
[12] コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知機能と、
前記文書処理検知機能による検知結果を、前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断機能と、
前記文書処理通知判断機能による判断結果に応じて、前記文書処理検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。
[12] On the computer,
A document management function for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
A reception function for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
A document processing detection function for detecting that there has been processing related to a document stored by the document management function;
A document processing notification determination function that determines whether or not to detect the detection result by the document processing detection function to the access source received by the reception function;
A document management program that realizes a document processing notification function that notifies a detection result obtained by the document processing detection function to an access source that is received by the reception function in accordance with a determination result by the document processing notification determination function.
前記本発明は次のように作用する。
本発明における文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムは、文書の授受管理と文書の更新における自動通知に関わる管理を行う。
文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知し、前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する。
The present invention operates as follows.
The document management system, the document management method, and the document management program according to the present invention perform management related to automatic exchange notification of document exchange and document update.
The document management means accepts information relating to the access source together with the document identifier transmitted from the access source for the document stored in association with the document identifier uniquely identifying the document, and changes to the document stored by the document management means Is detected, and the detection result is notified to the access source received by the receiving means.
また、文書管理手段が文書を一意に特定する文書識別子と対応付けて記憶した文書に対するアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付け、文書処理検知手段が前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知し、文書処理通知判断手段が前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断し、前記判断の結果に応じて、前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する。 Further, the document management means accepts information about the access source together with the document identifier transmitted from the access source for the document stored in association with the document identifier for uniquely identifying the document, and the document processing detection means uses the document management means. Detecting that there is a process related to the stored document, and determining whether or not the document processing notification determining unit should notify the access source received by the receiving unit of the detection result by the document processing detecting unit; In accordance with the determination result, the detection result is notified to the access source received by the receiving means.
これによって、紙文書の受領報告のアクションが容易にできるようになる。また、文書の最新版の有無を知るための依頼のアクションが容易にできるようになる。さらに、受領等以降は、その配布先に対しシステムから前もって変更の通知を自動的に行うことができるようになる。 This facilitates the action of paper document receipt reporting. In addition, it is possible to easily perform a request action for knowing whether or not there is a latest version of the document. In addition, after receipt, the system can automatically notify the distribution destination of the change in advance.
本発明にかかる文書管理システム、文書管理方法および文書管理プログラムによれば、真に図面を必要とする末端の配布先が、受領報告のアクションを容易にできる、最新版の有無を知るための依頼のアクションを容易にできる、受領等以降は、その配布先に対しシステムから前もって変更の通知を自動的に行う、の少なくともいずれかができるようになる。 According to the document management system, the document management method, and the document management program according to the present invention, the end distribution destination that really needs the drawing can easily perform the action of the receipt report, and the request for knowing whether or not there is the latest version. After the receipt, etc., the system can easily notify the change destination of the change in advance from the system.
以下、図面に基づき本発明の好適な一実施の形態を説明する。
各図は本発明の一実施の形態を示している。図1を用いて、一実施の形態の全体概要を説明する。
全体は、文書変更通知システム10、文書管理システム20、通信手段を備えた読み取り装置30により構成されている。文書変更通知システム10内は、検知システム11、判断システム12、通知システム13、通知先管理装置14、問い合わせ受付システム15により構成されている。文書管理システム20内は、ワークフロー21、リポジトリ22により構成されている。通信手段を備えた読み取り装置30は、携帯電話31または複合機32である。
Hereinafter, a preferred embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings.
Each figure shows an embodiment of the present invention. An overall outline of an embodiment will be described with reference to FIG.
The entirety includes a document
なお、モジュールとは、一般的に論理的に分離可能なソフトウェア、ハードウェア等の部品を指す。したがって、本実施の形態におけるモジュールはプログラムにおけるモジュールのことだけでなく、ハードウェア構成におけるモジュールも指す。したがって、本実施の形態は、プログラム、システムおよび方法の説明をも兼ねている。また、モジュールは機能にほぼ一対一に対応しているが、実装においては、1モジュールを1プログラムで構成してもよいし、複数モジュールを1プログラムで構成してもよく、逆に1モジュールを複数プログラムで構成してもよい。また、複数モジュールは1コンピュータによって実行されてもよいし、分散または並列環境におけるコンピュータによって1モジュールが複数コンピュータで実行されてもよい。また、以下、「接続」とは物理的な接続の他、論理的な接続を含む。
また、システムとは、複数のコンピュータ、ハードウェア、装置等がネットワーク等で接続されて構成されるほか、1つのコンピュータによって実現される場合、複数のシステムが1つのコンピュータによって実現される場合も含まれる。
The module generally refers to a component such as software or hardware that can be logically separated. Therefore, the module in the present embodiment indicates not only a module in a program but also a module in a hardware configuration. Therefore, the present embodiment also serves as an explanation of a program, a system, and a method. In addition, the modules correspond almost one-to-one with the functions. However, in mounting, one module may be composed of one program, or a plurality of modules may be composed of one program. A plurality of programs may be used. The plurality of modules may be executed by one computer, or one module may be executed by a plurality of computers in a distributed or parallel environment. Hereinafter, “connection” includes not only physical connection but also logical connection.
In addition, the system is configured by connecting a plurality of computers, hardware, devices, and the like through a network or the like, and includes a case where the system is realized by one computer and a case where a plurality of systems are realized by one computer. It is.
以下、文書として、設計等に用いる図面を主に例示して説明する。
文書管理システム20内の文書管理者40は、リポジトリ22に記憶されている文書に対して編集等を行い、リポジトリ22に再度格納する等の操作を行う。また、文書管理システム20内のワークフロー21は、文書を対象にしたワークフロー管理を行う。ワークフロー管理は、グループウェアの代表的な機能の1つであり、例えば文書の流れを電子メッセージの流れとし、必要なルートに従ったメッセージの配信、メッセージの配信過程の管理などを行う。例えば、図面作成、検図、承認、登録等のワークフローの管理が可能である。ここでのワークフロー21は、予め定められているワークフローに従って、リポジトリ22に記憶されている文書に対して編集等を行い、リポジトリ22に再度格納する等の操作を行う。
Hereinafter, the drawings used for design and the like will be mainly exemplified and described as documents.
A
通信手段を備えた読み取り装置30としての携帯電話31はカメラ、複合機32はスキャナの画像入力機能を有している。携帯電話31、複合機32はインターネット等の通信媒体を介して文書変更通知システム10と通信可能である。また、画像入力機能の他に、ICチップ等の内容を読み込むことのできるリーダーを有していてもよい(後述)。複合機32は、画像入力機能の他に画像出力機能、画像通信機能等を有していてもよく、スキャナ、プリンタ、複写機、FAX、複合機(スキャナ、プリンタ、複写機、FAX等の機能を有している)等がある。
操作者は、携帯電話31または複合機32を用いて、図面の情報画像を読み込んで、文書変更通知システム10に対してその図面を受領したこと、その図面が最新版であるか否かを問い合わせること等を行う。その際に、携帯電話31、複合機32は、その機器自身についてのアクセス元を問い合わせ受付システム15に通知する。
The mobile phone 31 as a
The operator reads the information image of the drawing using the mobile phone 31 or the multifunction device 32 and inquires of the document
文書変更通知システム10は、通信手段を備えた読み取り装置30からの通知を受け取り、または逆に通信手段を備えた読み取り装置30へ通知を行う。また、文書管理システム20と対象となっている文書が変更されたか否かについての情報をやり取りする。
問い合わせ受付システム15は、通信手段を備えた読み取り装置30からの問い合わせ等の通知を、インターネット等の通信媒体を介して受け付ける。その際に、アクセス元である携帯電話31、複合機32のアクセス元についても受信する。問い合わせについては、リポジトリ22に対して対象となる文書が最新版か否か等の問い合わせを行い、アクセス元については、その対象となっている文書識別子とともに通知先管理装置14に格納する。これによって、以後の通知が自動的に行えるようになる。
通知先管理装置14は、問い合わせ受付システム15から受け取った文書識別子、アクセス元に関する情報を対応付けて記憶する。そして、判断システム12、通知システム13からのアクセスを受け、通知が必要か否か等が判断される。
The document
The inquiry reception system 15 receives a notification such as an inquiry from the
The notification
検知システム11は、対象とする文書が変更されたか否かをリポジトリ22内の文書またはワークフロー21からの通知により検知する。そして、その結果を判断システム12へと通知する。
判断システム12は、検知システム11からの通知により、その結果を通知先管理装置14へ格納、または通知先管理装置14を検索し、対象となっている文書の改版を通知すべきか否かを判断する。その判断結果を通知システム13へと通知する。
通知システム13は、判断システム12からの判断結果に応じて、通知システム13を検索し、通知先を得て、対象文書の改版を携帯電話31または複合機32に通知する。
The
Based on the notification from the
The
図2を用いて、実施の形態に係るモジュール構成例を説明する。
文書読取モジュール231、通信モジュール232は、図1の通信手段を備えた読み取り装置30に該当する。具体的には、文書読取モジュール231は、携帯電話31におけるカメラ、または複合機32におけるスキャナに該当する。通信モジュール232は、通信インタフェースである。操作者は、受け取った図面に印刷された情報画像を文書読取モジュール231を用いて読み取り、そこに記憶されている文書識別子をコード情報として取り出す。その文書識別子とともにアクセス元に関する情報(文書読取モジュール231、通信モジュール232を特定し、そのアクセス元へ通知するためのものである)を問い合わせ受付モジュール215へ送信する。
また、通信モジュール232は、文書変更通知モジュール213から送信されてきた情報を受信する。その受信した情報を文書読取モジュール231のユーザインタフェースを用いて表示する。また、必要によって、文書変更通知モジュール213、問い合わせ受付モジュール215とインタラクティブな送受信を行う。
A module configuration example according to the embodiment will be described with reference to FIG.
The
Further, the
問い合わせ受付モジュール215は、図1の問い合わせ受付システム15に対応しており、文書管理モジュール221、アクセス元識別モジュール216、通知先管理モジュール214と接続されており、通信モジュール232から送信されてきた文書識別子とアクセス元に関する情報を受信する。受信した文書識別子を用いて文書管理モジュール221へアクセスする。また、アクセス元に関する情報をアクセス元識別モジュール216へ通知する。受信した文書識別子とアクセス元に関する情報を対応付けて通知先管理モジュール214へ格納する。
アクセス元識別モジュール216は、問い合わせ受付モジュール215、文書管理モジュール221と接続されており、問い合わせ受付モジュール215から得たアクセス元に関する情報を用いて、アクセスする資格を有しているアカウントであるか否かを、文書管理モジュール221へ問い合わせて判断する。
文書管理モジュール221は、問い合わせ受付モジュール215、文書変更検知モジュール211、文書変更通知判断モジュール212、アクセス元識別モジュール216と接続されており、文書とその文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶しており、データベース機能を有している。ここで、文書管理モジュール221にワークフローが含まれるように構成してもよい。その場合、文書管理モジュール221は、文書の変更に加え、ワークフローアイテムを通知イベント(検知対象)として取り扱うことができ、さらに、文書自体のアクセス権に加え、ワークフローアイテムのアクセス権も加味して通知判断を行う。また、ワークフローを含まない文書管理モジュール221であってもよい。そのような文書管理モジュール221は、文書リポジトリとして機能し、文書の変更のみが通知イベント(検知対象)として取り扱われ、文書自体のアクセス権のみで通知判断を行う。
The
The access
The
通知先管理モジュール214は、図1の通知先管理装置14に対応しており、問い合わせ受付モジュール215、文書変更検知モジュール211、文書変更通知判断モジュール212、文書変更通知モジュール213と接続されており、文書識別子と対応付けて、問い合わせ受付モジュール215により受け付けられたアクセス元、通知する時期である通知イベント、最新版の文書の送付依頼または変更点の確認依頼、アクセス元への通知方法等を記憶する。具体的には、通知先管理テーブル600を有しており、そのテーブルは対象文書欄601、アカウント欄602、アクセス元欄603、問い合わせ内容欄604、通知イベント欄605、通知方法欄606、通知先欄607がある。後に図6を用いて、詳述する。
The notification
文書変更検知モジュール211は、通知先管理モジュール214、文書変更通知判断モジュール212、文書管理モジュール221と接続されており、文書管理モジュール221により記憶されている文書に変更があったこと、またはその文書に関わる処理があったことを検知する。そして、その検知結果を文書変更通知判断モジュール212、通知先管理モジュール214へ通知する。
文書変更通知判断モジュール212は、文書変更検知モジュール211、文書変更通知モジュール213、文書管理モジュール221、通知先管理モジュール214と接続されており、通知先管理モジュール214に記憶されている通知イベントを用いて、文書変更検知モジュール211による検知結果を、通知すべきか否かを判断する。そして、その判断結果を文書変更通知モジュール213へ通知する。通知イベントは、通知時期として文書処理をも含む。その文書処理としては、文書変更のみではなく、文書に対する修正依頼があった場合には、その旨を通知すること等も含む。
文書変更通知モジュール213は、文書変更通知判断モジュール212、通知先管理モジュール214と接続されており、文書変更通知判断モジュール212による判断結果に応じて、文書変更検知モジュール211による検知結果を通知先管理モジュール214により記憶されているアクセス元(通信モジュール232、文書読取モジュール231)と通信可能である。
また、文書変更通知モジュール213が通信モジュール232へ通知する内容として、他に、最新版の文書の送付を依頼することができる旨、変更点の確認を依頼することができる旨、文書が更新されたことを通知する依頼ができる旨、またはアクセス元が印刷機能を有している場合(携帯電話31ではなく複合機32の場合)は、最新版の文書をアクセス元から印刷依頼することができる旨等がある。
The document
The document change
The document
In addition, as contents to be notified to the
次に作用・働き(動作)を説明する。
図3を用いて、問い合わせ処理のフローを説明する。
文書の出図・配信のため印刷を行う際、文書識別子を含んだ問い合わせ先アドレスを機械可読な形式でコード化した情報画像710を文書に印刷する。例えば、図7に示すように文書である図面700の左下部分に情報画像710を印刷する。また、文書が複数枚にわたる場合などは、図8に示すように文書800のような操作者またはワークフロー21への指示書であってもよい。文書800は、指示欄810、問い合わせ先欄820、サムネール画像欄830に分かれている。指示欄810には、情報画像811、チェック欄812、コメント欄813があり、情報画像811に文書識別子を含んだ問い合わせ先アドレスが記憶されている。チェック欄812、コメント欄813は、操作者またはワークフロー21への指示が記載される。問い合わせ先欄820内には、処理に沿って必要となる通知先を記憶している。例えば、携帯電話31を用いて問い合わせを行う場合に便利なようにその問い合わせ先等が記憶されている情報画像が印刷されている。より具体的には、受付番号情報画像821は、その文書を受領した際に受領したことを通知する先が記憶されている。サムネール画像欄830には、文書800とともに処理される文書の1ページ目の縮小画像が印刷されている。対象文書をわかりやすくするためである。
Next, the function and operation (operation) will be described.
The inquiry processing flow will be described with reference to FIG.
When printing for document drawing / delivery, an
なお、情報画像710、情報画像811、受付番号情報画像821としては、例えば、バーコード、2次元バーコード(QRコード等)、グリフコード(例えば特開平6−75795号公報に開示されている)等がある。これらは、その模様から記載されている情報を人間の目で容易に認識できるものではない。また、その模様そのものがウォーターマークのように人間の目には視認できにくいものなどでもよい。さらに、画像に限定されるものではなく、微小のICチップが紙に埋め込まれたものであってもよい。その場合は、通信手段を備えた読み取り装置30は画像入力のみでなく、そのICチップの内容を読み込むリーダーが付加されている。
As the
ステップS302では、印刷された図面700、文書800等を受領した操作者がその文書が最新版であるか否かを知るために、文書読取モジュール231を用いて図面の画像情報を読み取って文書識別子を取得し、通信モジュール232を用いて問い合わせ受付モジュール215へ送信する。そして、問い合わせ受付モジュール215は文書識別子とともにアクセス元に関する情報を受信する。送信先は、URL(Uniform Resource Locator)形式でもよい。具体的には、図5に示すように、アドレス部501と文書ID部502からなるURLでもよい。アドレス部501は問い合わせ受付モジュール215の場所を示しており、文書ID部502は送付すべき文書識別子である。このURLは図面の出力時に動的に合成した形で印字される。つまり、印刷の都度、最新のURLが、コードデータとして読み込み可能なように図面の出力紙に埋め込まれる。これによって、画像情報を解析することのみで、送信先および文書識別子を一緒に取得することができる。そして、携帯電話31の一般的なブラウザの機能を用いることによって、自動的にそのURLにアクセスし、文書識別子も自動的に送付することができる。なお、本例では、URLで問い合わせ先を表現しているが、アドレス形式はこれに限るものではない。
In step S302, the operator who has received the printed
ステップS303では、アクセス元に関する情報を用いて、ユーザ認証、すなわち本システムにアクセスすることができる者であるか否かを判断する。
具体的には、問い合わせ受付モジュール215が必要に応じログインフォーム等を併用して、アクセスする資格を有しているか否かを判断する。なお、ここでの識別単位はアカウント(必ずしも個人を指すものである必要はなく、共有アカウントでもよい)と通信手段を備えた読み取り装置30を特定する固有番号の組とする。ユーザ認証に失敗すればステップS310へと進み、成功すればステップS304へ進む。
In step S303, it is determined whether or not the user is authenticated, that is, a person who can access the system, using information on the access source.
Specifically, the
ステップS304では、問い合わせ受付モジュール215が、文書と受領者の権限に応じたアクション(受領報告、最新版問い合わせ、最新版の依頼等)を、アクセス元である通信手段を備えた読み取り装置30に提示する。
ステップS305では、通信手段を備えた読み取り装置30の操作者(受領者)は、行いたいアクションを選択する。そのアクションに応じて入力を行う場合もある。
ステップS306では、本システムは、ステップS305で指定されたアクションに応じた処理を行い、そのアクションの結果を通信手段を備えた読み取り装置30へ返信する。
ステップS307では、本システムは、今後の自動通知を行うか否かの設定について、通信手段を備えた読み取り装置30の操作者に問い合わせる。その結果、通信手段を備えた読み取り装置30の操作者により自動通知が設定された場合はステップS308へ進み、設定されなかった場合はステップS311へ進み、終了する。
ステップS308では、自動通知設定が選択された場合であり、通知イベントの選択(例えば「文書の更新の発生時」、「文書更新のワークフロー開始時」等、ただし権限に応じて制約されることもある)と、通知期限、通知方法(電話、メール、FAX等、通信手段を備えた読み取り装置30によって制約されることもある)の選択ができる。
ステップS309では、本システムは、対象文書の識別子、問い合わせ内容、通知イベント、アカウント、アクセス元、通知先、通知方法を通知先管理モジュール214に記録する。
ステップS310は、ステップS303でユーザ認証が失敗した場合であり、認証エラーである旨を本システムのユーザインタフェースに表示する。
In step S304, the
In step S305, the operator (recipient) of the
In step S306, the system performs processing according to the action specified in step S305, and returns the result of the action to the
In step S307, the present system inquires of the operator of the
In step S308, the automatic notification setting is selected, and notification event selection (for example, “when document update occurs”, “when document update workflow starts”, etc., may be restricted depending on authority. And a notification deadline and a notification method (such as telephone, e-mail, FAX, etc., which may be restricted by the
In step S309, the system records the target document identifier, inquiry content, notification event, account, access source, notification destination, and notification method in the notification
Step S310 is a case where user authentication has failed in step S303, and an authentication error is displayed on the user interface of the present system.
図4を用いて、通知処理のフローチャートを説明する。
文書変更検知モジュール211が、文書の更新または更新ワークフローの開始など、あらかじめ設定されたイベントを検知する。これは、文書管理モジュール221内の対象とする文書が改版されたことを検知すること、あるいはワークフロー21から検図が行われた等のメッセージを文書変更検知モジュール211が受け取ることによって行われる。
ステップS402では、文書変更通知判断モジュール212は、図3で説明した問い合わせ処理によって記録されたアカウントに、現在の文書に対するアクセス権があるか否かのチェックを行う。アクセス権があればステップS403へ進み、アクセス権がなければステップS405へと進む。通知時に、チェックする必要がある。例えば、最初の問い合わせ後に、配布先が変更した場合等には、最初の場合と異なっているので、チェックが必要となる。
ステップS403では、文書変更通知判断モジュール212は、図3で説明した問い合わせ処理によって記録されたアカウントに、現在のワークフローアイテムに対するアクセス権があるか否かのチェックを行う。アクセス権があればステップS404へ進み、アクセス権がなければステップS405へと進む。
ステップS404では、文書変更通知モジュール213は、図3で説明した問い合わせ処理によって記録された通知先に対し、記録された通知方法で通知を実施する。
ステップS405は、ステップS402またはステップS403でアクセス権がないと判断された場合であって、通知は行わない。
なお、ステップS404の処理はなくてもよい。例えば、ワークフローそのものがない場合、ワークフロー21からの通知は必要がない場合等にステップS404の処理を行わない。
A flowchart of the notification process will be described with reference to FIG.
The document
In step S402, the document change
In step S403, the document change
In step S404, the document
Step S405 is a case where it is determined in step S402 or step S403 that there is no access right, and no notification is given.
Note that the processing in step S404 may not be performed. For example, the process of step S404 is not performed when there is no workflow itself or when notification from the
図6を用いて、通知先管理装置14(通知先管理モジュール214)内の通知先管理テーブル例を説明する。
通知先管理テーブル600は対象文書欄601、アカウント欄602、アクセス元欄603、問い合わせ内容欄604、通知イベント欄605、通知方法欄606、通知先欄607がある。
対象文書欄601には、対象文書の文書識別子が記憶される。
アカウント欄602には、本システムの利用が可能なアカウントが記憶される。例えば、個人を特定するアカウントであってもよいし、会社全体に対してアカウントを設けてもよい。アカウントの確認は、このアカウント欄602に記憶されているアカウントのみではなく、次のアクセス元欄603に記憶されている通信手段を備えた読み取り装置30の固有番号との組で確認を行っているからである。これによって、本システムを利用しようとしている者全てを予め登録する必要がなくなり、かつ個人の特定性を高める携帯電話31または複合機32の固有番号が用いられているので、誰でも本システムにアクセスできるわけではない。
アクセス元欄603には、アクセス元の携帯電話31の電話番号、複合機32の機械番号等の固有番号が記憶される。
問い合わせ内容欄604には、これまでに通信手段を備えた読み取り装置30から問い合わせがあった内容が記憶される。例えば、受領確認、最新版有無確認等である。
通知イベント欄605には、登録された通知すべきイベント(図3のステップS308)が記憶される。例えば、新版発行時、設計変更承認前、設計変更開始時等である。
通知方法欄606には、登録された通知方法(図3のステップS308)が記憶される。例えば、電話、電子メール、FAX等である。ここでFAXとある場合は、通知先が画像出力可能であることが判明するので、最新版の文書に対してアクセス元から印刷依頼があった場合は、その文書をそのFAXへ送信することができる。このように、アクセス元の機能に応じて、通知方法を選択できるようにしたことによって、操作者にとっては最新の情報をより容易に得ることができるようになる。
通知先欄607には、通知先が記憶される。通知方法欄606が電話であれば電話番号であり、電子メールであれば電子メールのアドレスであり、FAXであればFAX番号が記憶される。
An example of a notification destination management table in the notification destination management device 14 (notification destination management module 214) will be described with reference to FIG.
The notification destination management table 600 includes a
The
The
The
The
The
The
The
図9を用いて、携帯電話31による問い合わせ例を説明する。
ステップS901では、操作者は、携帯電話31を用いて文書の情報画像(図7の情報画像710等)を撮影し、コード変換をする。
ステップS902では、撮影した情報画像には問い合わせ先のアドレスがURLで記録されているので、そのURLを表示し、そのURLに接続してもよいかを尋ねる。OKボタンが選択されると、ステップS903へ進む。
ステップS903では、ログイン画面が表示され、操作者はログイン名、パスワードを入力する。ここで、操作者個人のログイン名でなく、共同のログイン名であっても、送信時に携帯電話31の電話番号も問い合わせ受付モジュール215へ通知される。例えば、協力会社の場合は、その協力会社を示す共用アカウントであってもよい。
An example of an inquiry by the mobile phone 31 will be described with reference to FIG.
In step S901, the operator uses the mobile phone 31 to capture a document information image (such as the
In step S902, since the address of the inquiry destination is recorded as a URL in the photographed information image, the URL is displayed and asked whether the URL can be connected. If the OK button is selected, the process proceeds to step S903.
In step S903, a login screen is displayed, and the operator inputs a login name and a password. Here, even if the login name is not the operator's individual login name but a joint login name, the telephone number of the mobile phone 31 is also notified to the
ステップS904では、URLとともに記録されていた文書識別子も、問い合わせ受付モジュール215に通知され、その文書の受領が通知先管理モジュール214に登録される。その結果、「受領確認しました」旨のメッセージを携帯電話31に送信する。そして、通知された文書と文書管理モジュール221に記憶されている現在の文書との比較が行われる。通知された文書が古い場合(つまり、最新版ではない場合)、「この文書の新しい版があります」旨のメッセージを携帯電話31に送信する。また、「送付依頼」か「変更点の確認」かが選択できるようになっている。「送付依頼」が選択された場合、新しい版の文書が郵送等で届けられるように手配される。「変更点の確認」が選択された場合は、通知された文書の版と最新版との比較が行われ、あるいは予め用意された文書を検索し、変更点に関することをその携帯電話31に通知する。これによって、わずかな修正のみである場合は、その版の文書でも対応できる等の判断ができることになる。
ステップS905では、図3におけるステップS307の処理であり、「更新時の自動通知が可能」である旨のメッセージが携帯電話31に送信される。そして、操作者は「・この携帯に通知、・指定アドレスにメール、・通知不要」を選択できるようになる。ステップS905の画面は、初回のみ表示される。
ステップS906では、ステップS905で例えば「・この携帯に通知」が選択された場合のメッセージが携帯電話31に送信される。
In step S904, the document identifier recorded together with the URL is also notified to the
In step S <b> 905, a message indicating that “automatic notification at the time of update is possible” is transmitted to the mobile phone 31, which is the processing of step S <b> 307 in FIG. 3. Then, the operator can select "-notify this mobile phone, -e-mail the specified address, -no notification required". The screen in step S905 is displayed only for the first time.
In step S <b> 906, for example, a message when “notify this mobile phone” is selected in step S <b> 905 is transmitted to the mobile phone 31.
図10を用いて、複合機32による問い合わせ例を説明する。
ステップS1001では、操作者は、複合機32を用いて、例えば図8で示した文書800のような指示書をスキャナで読み取る。情報画像811等から本システムに通知される。
ステップS1002は、図9のステップS903と同様である。なお、複合機32の場合は、特定のカードを複合機32のカードリーダに読み込ませることによって、ログインすることもできる。
An example of an inquiry by the multifunction device 32 will be described with reference to FIG.
In step S1001, the operator uses the multifunction device 32 to read an instruction such as the
Step S1002 is the same as step S903 in FIG. In the case of the multi-function device 32, it is possible to log in by causing a card reader of the multi-function device 32 to read a specific card.
ステップS1003は、図9のステップS904と同様である。なお、アクセス元(複合機32の機械番号等)は問い合わせ受付モジュール215に通知されていることから、それが印刷機能を有しているものであることが判明するので、文書の最新版を複合機32で印刷することが可能である旨も表示される。また、機械番号等から印刷可能な文書のサイズおよび最新版の文書サイズも判明しているので、それを比較することによって、「A0版の場合は縮小されます」等のメッセージを表示することも可能である。
ステップS1004は、図9のステップS905と同様である。なお、携帯電話31とは異なり複合機32用のメッセージとなっている。
ステップS1005は、図9のステップS906と同様である。
なお、その文書に関する指示が全て情報画像811等に記憶されている場合は、ステップS1002からステップS1005の表示を行わないようにしてもよい。その場合は、強制的に文書の受領通知が本システムに対して行われるようになる。
Step S1003 is the same as step S904 in FIG. Since the access source (machine number of the multifunction device 32, etc.) is notified to the
Step S1004 is the same as step S905 of FIG. Unlike the mobile phone 31, the message is for the multifunction device 32.
Step S1005 is the same as step S906 in FIG.
If all instructions related to the document are stored in the
図11を用いて、携帯電話31への通知例を説明する。
図11(A)は、図9のステップS905で「指定アドレスにメール」が選択された場合の通知例である。
なお、ここで通知している内容は、文書の変更予定の通知である。このように、本システムが報告元・問い合わせ元に対し、次の変更が行われそうであるという情報をタイムリーに伝えることにより、「既に起こったこと」だけでなく、「これから起こりそうなこと」を予測し行動することが可能になり、更なる効率化が期待できる。このようにするために、検知システム11は予測通知が行えるような場面を予め設定し、ワークフロー21の進捗を検知システム11が検知し、その設定した場面になった場合は、予測通知を行うようにしている。一方、配布元の本システムにとっては、末端の配布先まで含めてのアカウント管理や、通知ワークフローのような事前設定を行う必要がなくなる。以上より、配布元・配布先双方にとって、業務の確実性向上、さらに配布先にとっては手戻り損失削減効果、事前通知によるスピードアップ効果がある。
図11(B)は、図9のステップS905で「この携帯に通知」が選択された場合の通知例であり、ボイスメールまたは担当者からの電話連絡によって、文書の更新が通知される。
An example of notification to the mobile phone 31 will be described with reference to FIG.
FIG. 11A shows a notification example when “Mail to designated address” is selected in step S905 of FIG.
Note that the content notified here is a notification of a document change schedule. In this way, the system informs the reporter / inquiry source that the next change is likely to take place in a timely manner. Can be predicted and acted, and further efficiency can be expected. In order to do this, the
FIG. 11B shows a notification example when “notify this mobile phone” is selected in step S905 of FIG. 9, and a document update is notified by voice mail or telephone contact from the person in charge.
図12を用いて、複合機32への通知例を説明する。
図12(A)は、図10のステップS1004で「このプリンタにFAX通知」が選択された場合の通知例である。複合機32に対して、文書の更新予告の通知が印刷される。
図12(B)は、図10のステップS1004で「指定アドレスにメールで通知」が選択された場合の通知例である。複合機32の操作者が指定したメールアドレスに文書の更新予告の通知がメールされる。
この実施の形態によって、配布先の担当者は例えば携帯電話やネットワーク対応複合機のような、通信手段を備えた読み取り装置を用いることによって、簡便に受領報告を行うことができ、最新版有無の問い合わせができ、文書の変更等に関する通知の設定まで行えるようになる。
An example of notification to the multifunction device 32 will be described with reference to FIG.
FIG. 12A shows a notification example when “FAX notification to this printer” is selected in step S1004 of FIG. A notification of document update notice is printed on the multifunction device 32.
FIG. 12B shows an example of notification when “notify by e-mail to specified address” is selected in step S1004 of FIG. A notice of document update notice is mailed to the mail address designated by the operator of the multifunction machine 32.
According to this embodiment, the person in charge of the distribution destination can easily report the receipt by using a reading device equipped with a communication means such as a mobile phone or a network compatible multifunction peripheral, and whether or not the latest version is present. Inquiries can be made, and notifications related to document changes can be set.
前記実施の形態においては、文書の例として主として図面を示したが、一般的な文書であってもよい。 In the embodiment, the drawings are mainly shown as examples of documents, but general documents may be used.
なお、説明したプログラムについては、記録媒体に格納することも可能であり、その場合は、以下の発明としても把握することができる。
コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知機能と、
前記文書変更検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
In addition, about the program demonstrated, it is also possible to store in a recording medium, and it can also be grasped | ascertained also as the following invention in that case.
On the computer,
A document management function for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
A reception function for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
A document change detection function for detecting a change in the document stored by the document management function;
A computer-readable recording medium storing a document management program, which realizes a document change notification function for notifying a detection result of the document change detection function to an access source received by the reception function.
コンピュータに、
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知機能と、
前記文書処理検知機能による検知結果を、前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断機能と、
前記文書処理通知判断機能による判断結果に応じて、前記文書処理検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
On the computer,
A document management function for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
A reception function for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
A document processing detection function for detecting that there has been processing related to a document stored by the document management function;
A document processing notification determination function that determines whether or not to detect the detection result by the document processing detection function to the access source received by the reception function;
A document management program for realizing a document processing notification function for notifying the access source that has received the detection result by the reception function according to the determination result by the document processing notification determination function is recorded. Computer-readable recording medium.
「プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、プログラムのインストール、実行、プログラムの流通などのために用いられる、プログラムが記録されたコンピュータで読み取り可能な記録媒体をいう。
なお、記録媒体としては、例えば、デジタル・バーサタイル・ディスク(DVD)であって、DVDフォーラムで策定された規格である「DVD−R、DVD−RW、DVD−RAM等」、DVD+RWで策定された規格である「DVD+R、DVD+RW等」、コンパクトディスク(CD)であって、読出し専用メモリ(CD−ROM)、CDレコーダブル(CD−R)、CDリライタブル(CD−RW)等、光磁気ディスク(MO)、フレキシブルディスク(FD)、磁気テープ、ハードディスク、読出し専用メモリ(ROM)、電気的消去および書換可能な読出し専用メモリ(EEPROM)、フラッシュ・メモリ、ランダム・アクセス・メモリ(RAM)等が含まれる。
そして、上記のプログラムまたはその一部は、上記記録媒体に記録して保存や流通等させることが可能である。また、通信によって、例えば、ローカル・エリア・ネットワーク(LAN)、メトロポリタン・エリア・ネットワーク(MAN)、ワイド・エリア・ネットワーク(WAN)、インターネット、イントラネット、エクストラネット等に用いられる有線ネットワーク、あるいは無線通信ネットワーク、さらにはこれらの組合せ等の伝送媒体を用いて伝送することが可能であり、また、搬送波に乗せて搬送することも可能である。
さらに、上記のプログラムは、他のプログラムの一部分であってもよく、あるいは別個のプログラムと共に記録媒体に記録されていてもよい。
The “computer-readable recording medium on which a program is recorded” refers to a computer-readable recording medium on which a program is recorded, which is used for program installation, execution, program distribution, and the like.
The recording medium is, for example, a digital versatile disc (DVD), which is a standard established by the DVD Forum, such as “DVD-R, DVD-RW, DVD-RAM, etc.”, DVD + RW. Standards “DVD + R, DVD + RW, etc.”, compact discs (CD), read-only memory (CD-ROM), CD recordable (CD-R), CD rewritable (CD-RW), etc. MO), flexible disk (FD), magnetic tape, hard disk, read only memory (ROM), electrically erasable and rewritable read only memory (EEPROM), flash memory, random access memory (RAM), etc. It is.
The program or a part of the program can be recorded on the recording medium and stored or distributed. Also, by communication, for example, a local area network (LAN), a metropolitan area network (MAN), a wide area network (WAN), a wired network used for the Internet, an intranet, an extranet, or a wireless communication It can be transmitted using a transmission medium such as a network or a combination of these, and can also be carried on a carrier wave.
Furthermore, the above program may be a part of another program, or may be recorded on a recording medium together with a separate program.
10…文書変更通知システム
11…検知システム
12…判断システム
13…通知システム
14…通知先管理装置
15…問い合わせ受付システム
20…文書管理システム
21…ワークフロー
22…リポジトリ
30…通信手段を備えた読み取り装置
31…携帯電話
32…複合機
40…文書管理者
211…文書変更検知モジュール
212…文書変更通知判断モジュール
213…文書変更通知モジュール
214…通知先管理モジュール
215…問い合わせ受付モジュール
216…アクセス元識別モジュール
221…文書管理モジュール
231…文書読取モジュール
232…通信モジュール
501…アドレス部
502…文書ID部
600…通知先管理テーブル
601…対象文書欄
602…アカウント欄
603…アクセス元欄
604…問い合わせ内容欄
605…通知イベント欄
606…通知方法欄
607…通知先欄
700…図面
710…情報画像
800…文書
810…指示欄
811…情報画像
812…チェック欄
813…コメント欄
820…問い合わせ先欄
821…受付番号情報画像
830…サムネール画像欄
DESCRIPTION OF
Claims (12)
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付手段と、
前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知手段と、
前記文書変更検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。 Document management means for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
Receiving means for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
Document change detection means for detecting that there is a change in the document stored by the document management means;
A document management system comprising: a document change notifying unit for notifying a result of detection by the document change detecting unit to an access source received by the receiving unit.
前記文書変更通知手段は、前記文書変更検知手段により変更が検知された場合は、最新版の文書の送付を依頼することができる旨、または変更点の確認を依頼することができる旨を通知し、
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、最新版の文書の送付依頼、または変更点の確認依頼を記憶すること
を特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。 A notification destination storage means for storing the access source received by the reception means in association with the document identifier;
The document change notifying unit notifies that the change of the document is detected by the document change detecting unit, that the latest version of the document can be requested, or that the change can be confirmed. ,
2. The document management system according to claim 1, wherein the notification destination storage unit stores a request for sending the latest version of the document or a request for confirming a change in association with the document identifier.
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、アクセス元への通知方法を記憶すること
を特徴とする請求項1または2に記載の文書管理システム。 The document change notification means notifies that the latest version of the document can be requested to be printed from the access source when the change is detected by the document change detection means and the access source has a print function.
The document management system according to claim 1, wherein the notification destination storage unit stores a notification method to an access source in association with a document identifier.
前記通知先記憶手段は、文書識別子と対応付けて、通知する時期である通知イベントを記憶すること
を特徴とする請求項1,2または3に記載の文書管理システム。 The document change notification means notifies that a request to notify that the document has been updated can be made,
The document management system according to claim 1, wherein the notification destination storage unit stores a notification event that is a notification timing in association with a document identifier.
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付手段と、
前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知手段と、
前記文書処理検知手段による検知結果を、前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断手段と、
前記文書処理通知判断手段による判断結果に応じて、前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知手段
を具備することを特徴とする文書管理システム。 Document management means for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
Receiving means for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
Document processing detection means for detecting that there has been processing related to the document stored by the document management means;
A document processing notification determination unit that determines whether or not the result of detection by the document processing detection unit should be notified to the access source received by the reception unit;
A document management system comprising: a document processing notification unit that notifies a detection result of the document processing detection unit to an access source that has been received by the reception unit in accordance with a determination result by the document processing notification determination unit.
前記文書処理通知手段は、前記通知先記憶手段が記憶した文書に関わる処理と前記文書処理検知手段で検知した文書に関わる処理を照合した結果に応じて、前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すること
を特徴とする請求項5に記載の文書管理システム。 In correspondence with the document identifier, further comprising a notification destination storage means for storing processing related to the document to be notified and the access source received by the reception means,
The document processing notifying unit determines the detection result by the document processing detecting unit according to a result of collating the processing related to the document stored in the notification destination storage unit and the processing related to the document detected by the document processing detecting unit. 6. The document management system according to claim 5, wherein notification is made to the access source received by the receiving means.
ことを特徴とする請求項1,2,3,4,5または6に記載の文書管理システム。 The document management according to claim 1, 2, 3, 4, 5 or 6, wherein the document identifier received by the receiving means is recorded in an information image that can be extracted by an image input device. system.
ことを特徴とする請求項1,2,3,4,5または6に記載の文書管理システム。 The document management system according to claim 1, 2, 3, 4, 5 or 6, wherein the document identifier received by the receiving unit is stored in an information recording medium attached to a paper document.
前記文書管理手段により記憶されている文書に変更があったことを検知し、
前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する
ことを特徴とする文書管理方法。 The document management means receives information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source for the document stored in association with the document identifier for uniquely identifying the document,
Detecting that the document stored by the document management means has changed,
The document management method, wherein the detection result is notified to the access source received by the receiving means.
文書処理検知手段が前記文書管理手段により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知し、
文書処理通知判断手段が前記文書処理検知手段による検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断し、
前記判断の結果に応じて、前記検知結果を前記受付手段で受け付けたアクセス元に通知する
ことを特徴とする文書管理方法。 The document management means receives information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source for the document stored in association with the document identifier for uniquely identifying the document,
The document processing detection unit detects that there is processing related to the document stored by the document management unit,
A document processing notification determining unit determines whether or not to notify the access source received by the receiving unit of the detection result by the document processing detecting unit;
A document management method comprising: notifying an access source that has received the detection result by the receiving unit according to a result of the determination.
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に変更があったことを検知する文書変更検知機能と、
前記文書変更検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書変更通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。 On the computer,
A document management function for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
A reception function for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
A document change detection function for detecting a change in the document stored by the document management function;
A document management program for realizing a document change notification function for notifying a detection result by the document change detection function to an access source received by the reception function.
文書と該文書を一意に特定する文書識別子を対応付けて記憶する文書管理機能と、
文書のアクセス元から送信されてきた文書識別子とともに該アクセス元に関する情報を受け付ける受付機能と、
前記文書管理機能により記憶されている文書に関わる処理があったことを検知する文書処理検知機能と、
前記文書処理検知機能による検知結果を、前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知すべきか否かを判断する文書処理通知判断機能と、
前記文書処理通知判断機能による判断結果に応じて、前記文書処理検知機能による検知結果を前記受付機能で受け付けたアクセス元に通知する文書処理通知機能
を実現させることを特徴とする文書管理プログラム。 On the computer,
A document management function for storing a document and a document identifier for uniquely identifying the document in association with each other;
A reception function for receiving information on the access source together with the document identifier transmitted from the access source of the document;
A document processing detection function for detecting that there has been processing related to a document stored by the document management function;
A document processing notification determination function that determines whether or not to detect the detection result by the document processing detection function to the access source received by the reception function;
A document management program that realizes a document processing notification function for notifying a detection result by the document processing detection function to an access source that has been received by the reception function in accordance with a determination result by the document processing notification determination function.
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