JP2007199777A - 文書管理システム、プログラム、記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】公開範囲とは別に通知範囲の設定手段を設け、並んだスライドバーによって、その２つを変更可能とすることで、通知範囲と公開範囲を区別して容易に指定できる文書管理システムを提供する。
【解決手段】ユーザが作成した文書を文書ＤＢ１に適切なアクセス権と共に登録する文書登録部２、アクセス権を持ったユーザに文書ＤＢ１中の文書を提示する文書表示部３、表示されている文書の公開レベルを設定する公開レベル設定部４、ユーザを指定する公開範囲指定部５、表示されている文書の通知レベルを設定する通知レベル設定部６、範囲名と範囲を関連づけた範囲名テーブル７、範囲名テーブル７からユーザの範囲を取り出しそのユーザに通知を行う通知部８を備えた。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システムに関する。

近年、インターネットやＷＷＷの発達、特にブログの普及により、誰もが文書を作成し公開するようになってきた。ところが、ブログでは基本的に公開範囲を制御できず、全ユーザに見せるしかないため、特定の知人や仲間にだけ見せるといったことができない。またｍｉｘｉのようにＳＮＳ(ソーシャルネットワーキングサービス)とブログを組み合わせ知人のみに日記を見せるようなシステムも出てきている。しかし、ユーザが作成した日記を全て公開するか、全て制限するかのどちらかしか選べないため、日記個別に対して公開範囲を指定できない。

一方、文書管理システムと呼ばれるものは通常アクセス権の制御が可能であり、これにより文書の公開範囲を規定することができる。さらに特許文献１のように、セキュリティポリシーを使ってアクセス可能なユーザやグループを指定するのではなく、何らかのポリシーに従ってアクセス権を設定可能にしたものもある。
特開２００５−４５４９公報

しかし、このアクセス権設定及びセキュリティポリシーの設定は容易ではなく、上記のように専門職でない人が作成した文書を公開するような状況において、個人個人が個別に設定するのは困難である。
また、公開範囲(つまりその文書を読める人の範囲)だけでなく、通知範囲(その文書を特に読んで欲しい人の範囲)を設定したい場合がある。例えば、ある勉強会の案内を考える。参加予定者には的確に伝達する必要がある。しかし、参加予定者だけに公開範囲を限ってしまうと、他の人がその案内を見つけて実は自分もその勉強会に参加したかった、という場合があっても気がつくことがない。一方、公開範囲を参加予定者以外にも最初から拡大していると、本当にその案内を読まなければならない参加予定者は気がつかないというデメリットがある。

上記のような問題に鑑みて、本発明は、公開範囲とは別に通知範囲の設定手段を設け、並んだスライドバーによって、その２つを変更可能とすることで、通知範囲と公開範囲を区別して容易に指定できる文書管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、ユーザが作成した文書を文書ＤＢに適切なアクセス権と共に登録する文書登録部と、アクセス権を持ったユーザに文書ＤＢ中の文書を提示する文書表示部と、表示されている文書の公開レベルを設定する公開レベル設定部と、ユーザを指定する公開範囲指定部と、表示されている文書の通知レベルを設定する通知レベル設定部と、範囲名と範囲を関連づけた範囲名テーブルと、該範囲名テーブルからユーザの範囲を取り出して通知を行う通知部と、を備えたことを特徴とする。

請求項２記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書の公開レベル属性に範囲名を指定するとそれに関連づけられた範囲のユーザに文書が公開され、文書の通知レベル属性に範囲名を指定すると、それに関連づけられた範囲のユーザに文書が通知されることを特徴とする。

請求項３記載の発明は、請求項１に記載の文書管理システムにおいて、範囲名は範囲の大きさによって順序づけられ、複数の範囲名の中からひとつを指定することが可能なスライドバーを持ち、第一のスライドバーは、指定された範囲名によって文書の公開レベル属性を設定し、第二のスライドバーは、指定された範囲名によって文書の通知レベル属性を設定することを特徴とする。
請求項４記載の発明は、請求項３に記載の文書管理システムにおいて、各スライドバーにおける値となる範囲名は、その範囲の大きさの順に並べられていることを特徴とする。

請求項５記載の発明は、請求項３に記載の文書管理システムにおいて、第一のスライドバーと第二のスライドバーは、対応が明らかになるように並べて配置されていることを特徴とする。
請求項６記載の発明は、請求項１〜５のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、文書の通知レベル属性が変更されたとき、新たに範囲に入ったユーザに通知することを特徴とする。

請求項７記載の発明は、コンピュータを請求項１〜６のいずれか一項に記載の文書管理システムとして機能させるためのプログラムを特徴とする。
請求項８記載の発明は、請求項７の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体を最も主要な特徴とする。

本発明によれば、単一の範囲名テーブルを使って、公開範囲と通知を行うことができるので、指定が容易であり、別々に定義を管理する必要が無く、異なった範囲を指定できるというメリットがある。例えば、前述した勉強会の案内の場合の問題を解決することができるというメリットがある。

本発明は、通知範囲と公開範囲が一次元のバーの形で指定でき（ＧＵＩで容易に設定でき）、両者の対応が明らか（比較が容易）になる点に特徴がある。以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

図１は本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成図である。
本実施形態の文書管理システムは、ユーザが作成した文書を文書ＤＢ１に適切なアクセス権と共に登録する文書登録部２、アクセス権を持ったユーザに文書ＤＢ１中の文書を提示する文書表示部３、表示されている文書の公開レベルを設定する公開レベル設定部４、ユーザを指定する公開範囲指定部５、表示されている文書の通知レベルを設定する通知レベル設定部６、範囲名と範囲を関連づけた範囲名テーブル７、範囲名テーブル７からユーザの範囲を取り出しそのユーザに通知を行う通知部８、アクセス権ＤＢ９を備えた。

ユーザが文書登録部２によって作成した文書を文書ＤＢ１に適切なアクセス権と共に登録する。文書表示部３は、文書ＤＢ１中の文書を、アクセス権を持ったユーザに提示する。公開レベル設定部４により、ユーザは今表示されている文書の公開レベルを設定すると、範囲名テーブル７からユーザの範囲を取り出し、公開範囲指定部５で指定されたユーザにアクセス権が設定される。通知レベル設定部６により、ユーザが今表示されている文書の通知レベルを設定すると、範囲名テーブル７からユーザの範囲を取り出し、そのユーザに通知部８によって通知を行う。通知には文書ＤＢ１から取り出したその文書の情報が含まれる。

［実施例１］
実施例１の処理手順を示す。
ＳＴＥＰ１．文書を登録する。
ＳＴＥＰ１．１文書を文書ＤＢに登録する。
やり方としては事前に作成して置いた文書ファイルを登録しもよいし、ＨＴＭＬにおけるＦＯＲＭタグを使った入力方法によってサーバーに文書のテキスト（文字列）を送る形でも良い。どちらにしろ、広く知られている技術なのでここでは詳細は省略する。文書が登録されるときには、ユニークな文書ＩＤが割り振られ、作成日付や作者も登録される。文書ＤＢにおける登録された文書の例を次表に示す。
なお、作者には作者のユーザＩＤを登録する。ただし、いつでもそのユーザの本名（山田太郎）やメールアドレスと変換可能なものとする。この変換は通常の文書管理システムでは行われていることであるため、詳細は省略する。

ＳＴＥＰ１．２ 文書のアクセス権
登録した文書のアクセス権を設定する。最初は、作成したユーザのみが読み書きできるものとする。アクセス権ＤＢの状態の例を次表に示す。本実施例ではアクセス権としてユーザを指定するものとするが、グループや組織を指定することも可能である。これは通常の文書管理システムにおけるアクセス権の管理として公知技術のため省略する。

ＳＴＥＰ２．文書を表示する。
ＳＴＥＰ２．１ ユーザは文書を選択する。
選択には、文書ＩＤをユーザが直接入力してもよいし、先に文書の一覧を表示してから選択するでもよい。どちらにしろ、通常の文書管理システムで行われていることなので詳細は省略する。
ＳＴＥＰ２．２ 選択された文書を表示する。
これは通常の文書管理システムで行われていることなので詳細は省略する。ただし、文書の表示と共に、その文書の公開レベルと通知レベルを変更するパーツを表示する。この変更するパーツはＨＴＭＬにおいてはＦＯＲＭタグやＳｅｌｅｃｔタグなどで実装できるが、文書表示部３でＷｉｄｇｅｔのようなＧＵＩアプリケーションの部品によっても実装できる。文書表示時の画面例を図２に示す。

ＳＴＥＰ３．文書の公開レベルを変更する。
ＳＴＥＰ３．１ 文書の公開レベル欄に範囲名を入力する。
ユーザ（この場合、アクセス権の関係で見られるのは作者のみ）は文書の公開レベルを変更する。公開レベル欄に範囲名を入力する。例えば「同組織」と入力し、変更ボタンを押す。

ＳＴＥＰ３．２ 公開レベル設定部は範囲名テーブルによって範囲を取得する。
入力された範囲名から範囲を範囲名テーブルから取得する。範囲名テーブルは、範囲名と範囲がユーザ別に関連づけられたテーブルである。次表に例を示す。

この範囲名テーブルから単純にユーザ(tarou)と範囲名(同組織)で検索し、範囲として「tarou,kaneko,suzuki,shimada,tooru,chen,momoko,hitomi」を得る。もし範囲名テーブルに指定した範囲名が登録されていない場合は、ＳＴＥＰ３.３は止め、公開範囲は最初のままとする。

ＳＴＥＰ３.３ 公開範囲を設定する。
公開範囲指定部５は、得られた範囲を元に文書の公開範囲を設定する。つまり、その文書のアクセス権を設定する。これは単純に範囲をアクセス権ＤＢに登録すればよい。結果を次表に示す。

これにより、作者だけでなく公開したい相手（同じ組織のメンバー）も文書を読むことが可能になる。

ＳＴＥＰ４ 文書の通知範囲を設定する。
ＳＴＥＰ４．１ 文書の通知レベル欄に範囲名を入力する。
ユーザ（この場合、アクセス権の関係で見られるのは作者のみ）は文書の通知レベルを変更する。通知レベル欄に範囲名を入力する。例えば「プロジェクトＡ」と入力し、変更ボタンを押す。
ＳＴＥＰ４．２ 通知レベル設定部６は範囲名テーブル７によって範囲を取得する。
入力された範囲名から範囲を範囲名テーブル７から取得する。範囲名テーブル７は公開レベル設定時に使われたものと同じものである。範囲として「tarou,kaneko,suzuki,shimada」が得られる。

ＳＴＥＰ４．３ 通知する。
得られた範囲のユーザに指定する。通知部８はメールやＩＭ（インスタントメッセージ）などいろいろな手段が考えられるが、方法は問わない。メールの場合を例として示す。ユーザＩＤをメールアドレスに変換し、文書ＤＢから指定されている文書の内容を取り出し、メールにしてユーザに送る。送った例を図３に示す。
以上のように、単一の範囲名テーブル７を使って、公開範囲と通知を行うことができるので、指定が容易であり、別々に定義を管理する必要が無く、異なった範囲を指定できるというメリットがある。

［実施例２］
実施例２の処理手順を示す。
ＳＴＥＰ１．実施例１と同じ。
ＳＴＥＰ２．文書を表示する。
ＳＴＥＰ２．１ ユーザは文書を選択する。
実施例１と同じ。
ＳＴＥＰ２．２ 範囲名を取得する。
範囲名テーブルから、ユーザに関する全ての範囲名を取得する。これにより、（個人用、全公開、プロジェクトＡ、プロジェクトＢ、同組織、知人）が得られる。

ＳＴＥＰ２．３ 範囲の大きさの順に並び替える。
範囲に含まれるユーザ数によって範囲名の順序を並び替える。これにより、（個人用、知人、プロジェクトＡ、プロジェクトＢ、同組織、全公開）が得られる。
ＳＴＥＰ２．４ スライドバーを表示する。
得られた範囲名を順番に値とするスライドバーを表示する。スライドバーは一般的なＧＵＩアプリケーションの部品として公知技術のため詳細は省略する。
ＳＴＥＰ２．５ 選択された文書を表示する。
さらに続けて文書を表示する。以上による、文書表示時の画面例を図４に示す。
ＳＴＥＰ３．文書の公開レベルを変更する。

ＳＴＥＰ４．文書の通知レベルを変更する。
実施例１の場合と同じであるが、［変更］ボタンではなく、スライドを動かしたことによって、処理が行われる。
以上により、実施例１よりも容易に範囲を指定できる。さらに、範囲の大きさによって並べているため、スライドの移動による効果が直感的で分かり易い。

［実施例３］
実施例３の処理手順は実施例１と同じである。ただし、スライドバーを表示するときに、重なるように表示し、さらにスライドバーの値となる範囲名の表示は片方を省略する。表示された例を図５に示す。
公開レベルと通知レベルを対応づけて表示するため、表示領域を小さくとることができると共に、両者に対応が分かり易い。

［実施例４］
実施例４の処理手順を示す。
ＳＴＥＰ１〜３及びＳＴＥＰ４．２までは、実施例１〜３のどれと同じでもよい。
ＳＴＥＰ４．３ 通知範囲を決定する。
まず、以前の通知範囲を取得する。初期状態では何も無いが、過去の通知範囲指定においてＳＴＥＰ４．５が行われていればなんらかの値が取得される。例えば、（tarou）が取得されたとする。すると、指定された通知範囲から今取得した範囲を取り除く。すると、（kaneko,suzuki,shimada）が得られる。
以前の通知範囲は通知範囲保管部に記録されているものとする。通知範囲保管部は図１には示されていないが、通知レベル設定部６内に存在するものとする。

ＳＴＥＰ４．４ 通知する。
得られた範囲のユーザに指定する。通知部８はメールやＩＭ（インスタントメッセージ）などいろいろな手段が考えられるが、方法は問わない。メールの場合を例として示す。ユーザＩＤをメールアドレスに変換し、文書ＤＢから指定されている文書の内容を取り出し、メールにしてユーザに送る。送った例を図３に示す。
ＳＴＥＰ４．５ 通知した範囲を記録する。
通知範囲保管部に（kaneko,suzuki,shimada）を追加する。よって通知範囲保管部には（tarou,kaneko,suzuki,shimada）が記録される。
過去に通知した範囲のユーザは取り除いて通知するため、通知範囲を変更するたびに通知されるというわずらわしさが無くなる。

［実施例５］
図６は本発明の文書管理システムを構成するコンピュータの構成図である。コンピュータは、ＣＰＵ１１、メモリ１２、ハードディスク１３、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１４を備えている。
本発明の文書管理システムの各機能をそれぞれプログラム化し、あらかじめＣＤ−ＲＯＭ１５などの記録媒体に書き込んでおき、このＣＤ−ＲＯＭ１５をＣＤ−ＲＯＭドライブ１４のような媒体駆動装置を搭載したコンピュータに装着して、これらのプログラムをコンピュータのメモリ１２あるいはハードディスク１３のような記憶装置に格納し、それを実行する。
この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が上述した処理機能を実現することになり、そのプログラム及びそのプログラムを記録した記録媒体も本発明を構成することになる。

なお、記録媒体としては半導体媒体（例えば、ＲＯＭ、不揮発性メモリカードなど）、光媒体（例えば、ＤＶＤ、ＭＯ、ＭＤ、ＣＤ−Ｒ等）、磁気媒体（例えば、磁気テープ、フレキシブルディスク等）のいずれであってもよい。
また、ロードしたプログラムを実行することにより上述した処理機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、オペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

また、上述した処理機能を実現するプログラムが、機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるメモリにロードされ、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって、上述した実施例の処理機能が実現される場合も含まれる。
さらに、上述したプログラムをサーバコンピュータの磁気ディスクなどの記憶装置に格納しておき、通信網で接続されたユーザのコンピュータからダウンロードの形式で頒布する場合、このサーバコンピュータの記憶装置も本発明の記録媒体に含まれる。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成図である。 文書表示部の表示例を示す図（その１）である。 通知部の通知例を示す図である。 文書表示部の表示例を示す図（その２）である。 文書表示部の表示例を示す図（その３）である。 本発明の文書管理システムを構成するコンピュータの構成図である。

符号の説明

１ 文書ＤＢ、２ 文書登録部、３ 文書表示部、４ 公開レベル設定部、５ 公開範囲指定部、６ 通知レベル設定部、７ 範囲名テーブル、８ 通知部、９ アクセス権ＤＢ

Claims (8)

1. ユーザが作成した文書を文書ＤＢに適切なアクセス権と共に登録する文書登録部と、アクセス権を持ったユーザに文書ＤＢ中の文書を提示する文書表示部と、表示されている文書の公開レベルを設定する公開レベル設定部と、ユーザを指定する公開範囲指定部と、表示されている文書の通知レベルを設定する通知レベル設定部と、範囲名と範囲を関連づけた範囲名テーブルと、該範囲名テーブルからユーザの範囲を取り出して通知を行う通知部と、を備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、文書の公開レベル属性に範囲名を指定するとそれに関連づけられた範囲のユーザに文書が公開され、文書の通知レベル属性に範囲名を指定すると、それに関連づけられた範囲のユーザに文書が通知されることを特徴とする文書管理システム。
3. 請求項１に記載の文書管理システムにおいて、範囲名は範囲の大きさによって順序づけられ、複数の範囲名の中からひとつを指定することが可能なスライドバーを持ち、第一のスライドバーは、指定された範囲名によって文書の公開レベル属性を設定し、第二のスライドバーは、指定された範囲名によって文書の通知レベル属性を設定することを特徴とする文書管理システム。
4. 請求項３に記載の文書管理システムにおいて、各スライドバーにおける値となる範囲名は、その範囲の大きさの順に並べられていることを特徴とする文書管理システム。
5. 請求項３に記載の文書管理システムにおいて、第一のスライドバーと第二のスライドバーは、対応が明らかになるように並べて配置されていることを特徴とする文書管理システム。
6. 請求項１〜５のいずれか一項に記載の文書管理システムにおいて、文書の通知レベル属性が変更されたとき、新たに範囲に入ったユーザに通知することを特徴とする文書管理システム。
7. コンピュータを請求項１〜６のいずれか一項に記載の文書管理システムとして機能させるためのプログラム。
8. 請求項７の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読取り可能な記録媒体。

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