JP2007150725A - Document data management system, image forming apparatus, document data managing method, and program - Google Patents

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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a document data management system, an image forming apparatus, a document data managing method, and a program that enable any of a plurality of devices of a system comprising only the plurality of devices to obtain a flow of copy of document data. <P>SOLUTION: The document data management system where the plurality of devices capable of managing document data are connected is characterized in that when one device transmits document data to another device, the transmission-side device and reception-side device record a history of the document data as header information to be added to the document data. <P>COPYRIGHT: (C)2007,JPO&INPIT

Description

本発明は、複数の機器においてドキュメントデータの送受信が行われるドキュメントデータ管理システム、画像形成装置、ドキュメントデータ管理方法、及びプログラムに関する。   The present invention relates to a document data management system, an image forming apparatus, a document data management method, and a program in which document data is transmitted and received in a plurality of devices.

従来、複数の機器（画像形成装置やパーソナルコンピュータ等）がネットワークを介して相互に接続され、それら複数の機器間でドキュメントデータ（画像データ、文書データ等）を送受信して複製するシステムが知られている。
このような従来技術例として、クライアント側からの印刷データを全てサーバ経由で印刷して印刷ログを取得し、取得した印刷ログ及び印刷データを蓄積保管することにより、情報の漏洩が起こった際に追跡できるようにする「印刷データ管理システム、方法、プログラム、及び記憶媒体」がある（例えば、特許文献１参照）。
特開２００３−３３０６７７号公報 2. Description of the Related Art Conventionally, a system is known in which a plurality of devices (image forming apparatuses, personal computers, etc.) are connected to each other via a network, and document data (image data, document data, etc.) is transmitted and received between these devices. ing.
As an example of such a prior art, when all of the print data from the client side is printed via the server, the print log is acquired, and the acquired print log and print data are stored and stored, so that when information leakage occurs There is a “print data management system, method, program, and storage medium” that can be traced (see, for example, Patent Document 1).
JP 2003-330677 A

しかしながら、上記特許文献１記載のシステムは、サーバ装置を必須の構成とするシステムであり、設置コストや管理コストがかかるという問題がある。   However, the system described in Patent Document 1 is a system in which a server device is an essential component, and there is a problem that installation costs and management costs are required.

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、複数の機器のみで構成されたシステムであって、システム上の全ての機器においてドキュメントデータの複製の流れを把握することができるドキュメントデータ管理システム、画像形成装置、ドキュメントデータ管理方法、及びプログラムを提供することを目的とする。   The present invention has been made in view of the above circumstances, and is a system composed of only a plurality of devices, and is capable of grasping the flow of document data duplication in all devices on the system. It is an object to provide a system, an image forming apparatus, a document data management method, and a program.

かかる目的を達成するために、請求項１記載の発明は、ドキュメントデータを管理可能な機器が複数接続されたドキュメントデータ管理システムであって、一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器は、ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、ドキュメントデータの履歴を記録することを特徴とする。   In order to achieve this object, the invention described in claim 1 is a document data management system in which a plurality of devices capable of managing document data are connected, and the document data is transmitted from one device to another device. The transmitting device and the receiving device record the history of document data as header information added to the document data.

請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器やドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報が記録されることを特徴とする。   According to the second aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, as header information, status information indicating whether the document data is original or a copy, and a document data transmission destination or transmission source device And route information indicating the route through which the document data passes.

請求項３記載の発明は、請求項２記載の発明において、コピーのドキュメントデータを保持する機器からコピーのドキュメントデータを削除する場合、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持されるルート情報の内容が更新されることを特徴とする。   According to a third aspect of the present invention, in the second aspect of the present invention, when deleting the copy document data from the device holding the copy document data, the route information held in the document data transmission destination or transmission source device The content of is updated.

請求項４記載の発明は、請求項２又は３記載の発明において、オリジナルのドキュメントデータを保持する機器からオリジナルのドキュメントデータを削除する場合、コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、ドキュメントデータの管理権限を委譲することを特徴とする。   According to a fourth aspect of the present invention, in the invention of the second or third aspect, when the original document data is deleted from the device holding the original document data, the document data is transferred to the device holding the copy document data. It is characterized by delegating management authority.

請求項５記載の発明は、請求項１から４のいずれか１項に記載の発明において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報を付加することを特徴とする。   The invention according to claim 5 is characterized in that, in the invention according to any one of claims 1 to 4, prohibition information indicating prohibition of document data output or duplication is added as header information. .

請求項６記載の発明は、請求項１から５のいずれか１項に記載のドキュメントデータ管理システムで、機器として用いられることを特徴とする。   The invention described in claim 6 is used as a device in the document data management system according to any one of claims 1 to 5.

請求項７記載の発明は、ドキュメントデータを管理可能な機器を複数接続して行うドキュメントデータ管理方法であって、一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器は、ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、ドキュメントデータの履歴を記録することを特徴とする。   The invention according to claim 7 is a document data management method in which a plurality of devices capable of managing document data are connected. When transmitting document data from one device to another device, the transmitting device and the receiving device The apparatus on the side records the history of document data as header information added to the document data.

請求項８記載の発明は、請求項７記載の発明において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器やドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報が記録されることを特徴とする。   The invention according to claim 8 is the invention according to claim 7, wherein the header information includes status information indicating whether the document data is an original or a copy, and a transmission destination or transmission source device of the document data. And route information indicating the route through which the document data passes.

請求項９記載の発明は、請求項８記載の発明において、コピーのドキュメントデータを保持する機器からコピーのドキュメントデータを削除する場合、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持されるルート情報の内容が更新されることを特徴とする。   According to the ninth aspect of the present invention, in the invention according to the eighth aspect, when deleting the copy document data from the device holding the copy document data, the route information held in the document data transmission destination or transmission source device The content of is updated.

請求項１０記載の発明は、請求項８又は９記載の発明において、オリジナルのドキュメントデータを保持する機器からオリジナルのドキュメントデータを削除する場合、コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、ドキュメントデータの管理権限を委譲することを特徴とする。   According to the tenth aspect of the present invention, in the invention according to the eighth or ninth aspect, when the original document data is deleted from the device holding the original document data, the document data is transferred to the device holding the copy document data. It is characterized by delegating management authority.

請求項１１記載の発明は、請求項７から１０のいずれか１項に記載の発明において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報を付加することを特徴とする。   The invention described in claim 11 is characterized in that in the invention described in any one of claims 7 to 10, prohibition information indicating prohibition of output or duplication of document data is added as header information. .

請求項１２記載の発明は、ドキュメントデータを管理可能な機器を複数接続して行うドキュメントデータ管理方法を実行させるためのプログラムであって、一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器に、ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、ドキュメントデータの履歴を記録する処理を実行させることを特徴とする。   The invention according to claim 12 is a program for executing a document data management method that is performed by connecting a plurality of devices capable of managing document data. When transmitting document data from one device to another device, It is characterized in that a transmitting device and a receiving device execute processing for recording a history of document data as header information added to document data.

請求項１３記載の発明は、請求項１２記載の発明において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器やドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録する処理を機器に実行させることを特徴とする。   In the invention described in claim 13, in the invention described in claim 12, as header information, status information indicating whether document data is an original or a copy, and a transmission destination or transmission source device of the document data In addition, the apparatus causes the device to execute a process of recording route information indicating a route through which the document data passes.

請求項１４記載の発明は、請求項１３記載の発明において、コピーのドキュメントデータを保持する機器からコピーのドキュメントデータを削除する場合、ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持されるルート情報の内容を更新する処理を機器に実行させることを特徴とする。   In the invention described in claim 14, in the invention described in claim 13, when deleting the copy document data from the device holding the copy document data, the route information held in the document data transmission destination or transmission source device The apparatus is characterized by causing the device to execute a process of updating the contents of.

請求項１５記載の発明は、請求項１３又は１４記載の発明において、オリジナルのドキュメントデータを保持する機器からオリジナルのドキュメントデータを削除する場合、コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、ドキュメントデータの管理権限を委譲する処理を機器に実行させることを特徴とする。   According to the fifteenth aspect of the invention, in the invention of the thirteenth or fourteenth aspect, when the original document data is deleted from the device holding the original document data, the document data It is characterized by causing a device to execute a process for delegating management authority.

請求項１６記載の発明は、請求項１２から１５のいずれか１項に記載の発明において、ヘッダ情報として、ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報を付加する処理を機器に実行させることを特徴とする。   According to a sixteenth aspect of the invention, in the invention according to any one of the twelfth to fifteenth aspects, processing for adding prohibition information indicating prohibition of output or duplication of document data to the device as header information is executed on the device. It is characterized by making it.

本発明によれば、複数の機器のみで構成されたシステムであって、システム上の全ての機器においてドキュメントデータの複製の流れを把握することが可能となる。   According to the present invention, it is a system composed of only a plurality of devices, and it is possible to grasp the flow of document data replication in all devices on the system.

以下、本発明を実施するための最良の形態について添付図面を参照して詳細に説明する。   The best mode for carrying out the present invention will be described below in detail with reference to the accompanying drawings.

本実施例のドキュメントデータ管理システムは、図１に示すように、ＭＦＰ１、ＭＦＰ２、ＭＦＰ３がそれぞれネットワーク等を介して接続されている。本実施例のＭＦＰ１〜３は、一般的なＭＦＰの機能に加え、ドキュメントデータを蓄積する機能、ドキュメントデータを送受信する機能、ドキュメントデータに付加するヘッダ情報を記録・更新する機能を有する。なお、本実施例では、ＭＦＰの数を３台としたが、数はこれに限定されない。また、本実施例では、機器の一例として、画像形成装置であるＭＦＰを用いているが、これに限定されない。   In the document data management system of the present embodiment, as shown in FIG. 1, MFP1, MFP2, and MFP3 are respectively connected via a network or the like. In addition to the general MFP functions, the MFPs 1 to 3 of this embodiment have a function of storing document data, a function of transmitting and receiving document data, and a function of recording and updating header information added to document data. In this embodiment, the number of MFPs is three, but the number is not limited to this. In this embodiment, an MFP, which is an image forming apparatus, is used as an example of a device. However, the present invention is not limited to this.

以下、図１に示すドキュメントデータ管理システムにおける各ＭＦＰの動作について説明する。なお、ドキュメントデータ管理方法を実行するためのプログラムはＭＦＰ１〜３に読み込まれ、ＭＦＰ１〜３は、そのプログラムの制御により以下の動作を実行する。   The operation of each MFP in the document data management system shown in FIG. 1 will be described below. Note that a program for executing the document data management method is read into the MFPs 1 to 3, and the MFPs 1 to 3 execute the following operations under the control of the program.

図１において、文書や画像などのドキュメントである文書ＡをＭＦＰ（Multi Function Printer）１のスキャナ（図示せず）で読み取り、読み取ったデータを文書データ（ドキュメントデータ）５としてＭＦＰ１内のＨＤＤ１０に蓄積する。この際、文書データ５に付加するヘッダ情報４として、文書データ５の固有の識別子であるドキュメントＩＤ（文書ＩＤ）、文書データ５を蓄積した機器（ここではＭＦＰ１）を示す機器ＩＤ、文書データ５をＨＤＤ１０に蓄積した時刻を示す時間情報、蓄積した文書データ５がオリジナルデータか又はコピーデータかを示す状態情報（ここでは、文書データ５が、ＭＦＰ１自身にて読み取ったオリジナルデータである旨を示す）等を文書データ５とともに記録する。
なお、本実施例では、文書データ５は、ＭＦＰ１自身で読み取ったデータを例としたが、外部装置や記憶媒体等から入力されたデータであってもよい。 In FIG. 1, a document A, which is a document such as a document or an image, is read by a scanner (not shown) of an MFP (Multi Function Printer) 1 and the read data is stored as document data (document data) 5 in the HDD 10 in the MFP 1. To do. At this time, as header information 4 added to the document data 5, a document ID (document ID) which is a unique identifier of the document data 5, a device ID indicating the device (in this case, MFP 1) storing the document data 5, and the document data 5 Time information indicating the time when the document data 5 is stored in the HDD 10 and status information indicating whether the stored document data 5 is original data or copy data (in this case, the document data 5 indicates that it is original data read by the MFP 1 itself). ) Etc. are recorded together with the document data 5.
In the present embodiment, the document data 5 is data read by the MFP 1 itself, but may be data input from an external device or a storage medium.

機器ＩＤとしては、機器のシリアルNo.やネットワークのＭＡＣアドレス（Media Access Control address）を利用することもできる。
あるいは、各Ethernet（登録商標）カードの固有のＩＤ番号を利用してもよい。全世界のEthernet（登録商標）カードには１枚１枚固有の番号が割り当てられており、これを元にカード間のデータの送受信が行われる。IEEEが管理・割り当てをしているメーカー毎に固有な番号と、メーカーが独自に各カードに割り当てる番号の組み合わせによって表される。 As the device ID, a device serial number or a network MAC address (Media Access Control address) can be used.
Alternatively, a unique ID number of each Ethernet (registered trademark) card may be used. A unique number is assigned to each Ethernet (registered trademark) card worldwide, and data is transmitted and received between the cards based on this number. It is represented by a combination of a number unique to each manufacturer managed and assigned by the IEEE and a number assigned independently to each card by the manufacturer.

図２において、ＭＦＰ１のＨＤＤ１０に蓄積された文書データ５をＭＦＰ２に転送（コピー）する場合、文書データ５のコピーであるコピーデータ７のヘッダ情報６に、コピーデータ７を蓄積するＭＦＰ２の機器ＩＤやコピーデータ７を蓄積した時刻を示す時間情報とともに、コピーデータ７がＭＦＰ１からＭＦＰ２に転送されたデータである旨を示す状態情報を追加した後、コピーデータ７とともにＭＦＰ２のＨＤＤに蓄積する。同時に、ＭＦＰ１内の文書データ５のヘッダ情報４も書き換えて更新を行い、ＭＦＰ２に文書データ５を転送したという旨を示す情報をヘッダ情報４に追加する。   In FIG. 2, when the document data 5 stored in the HDD 10 of the MFP 1 is transferred (copied) to the MFP 2, the device ID of the MFP 2 that stores the copy data 7 in the header information 6 of the copy data 7 that is a copy of the document data 5. And status information indicating that the copy data 7 is data transferred from the MFP 1 to the MFP 2 together with time information indicating the time when the copy data 7 was stored, and then stored in the HDD of the MFP 2 together with the copy data 7. At the same time, the header information 4 of the document data 5 in the MFP 1 is also rewritten and updated, and information indicating that the document data 5 has been transferred to the MFP 2 is added to the header information 4.

図３において、ＭＦＰ２のＨＤＤ２０に蓄積した文書Ａのコピーデータ７をＭＦＰ３にさらに転送する場合、ＭＦＰ２のヘッダ情報６にＭＦＰ３にコピーデータ７を転送したという旨を示す情報を記録し、ヘッダ情報６の内容を更新する。同時に、転送先のＭＦＰ３のヘッダ情報８に対して、オリジナルデータ（文書データ５）を管理するＭＦＰ１からのＭＦＰ３に至るまでの文書データ５の転送履歴、すなわち、コピーデータ９はＭＦＰ１からＭＦＰ２を経由してＭＦＰ３に転送されたデータである旨を示す情報を追加し、ヘッダ情報８が付加したコピーデータ９をＭＦＰ３のＨＤＤ３０に蓄積する。これにより、文書データ４の複製の流れ（履歴）を追跡可能にする。   In FIG. 3, when the copy data 7 of the document A stored in the HDD 20 of the MFP 2 is further transferred to the MFP 3, information indicating that the copy data 7 has been transferred to the MFP 3 is recorded in the header information 6 of the MFP 2. Update the contents of. At the same time, the transfer history of the document data 5 from the MFP 1 that manages the original data (document data 5) to the MFP 3 with respect to the header information 8 of the destination MFP 3, that is, the copy data 9 passes from the MFP 1 to the MFP 2. Then, information indicating that the data is transferred to the MFP 3 is added, and the copy data 9 added with the header information 8 is stored in the HDD 30 of the MFP 3. As a result, the flow (history) of the copy of the document data 4 can be traced.

次に、文書データ複製の追跡例として、コピーデータの削除を要求する場合の動作について、図４〜図６を参照してそれぞれ説明する。   Next, as an example of document data replication tracking, operations when requesting deletion of copy data will be described with reference to FIGS.

図４において、オリジナルデータである文書データ５を管理するＭＦＰ１が、直接データ転送を行ったＭＦＰ２より後の孫コピー（ＭＦＰ３のコピーデータ９）を削除したい場合は、ＭＦＰ１からＭＦＰ２に対してコピーデータ９の削除要求を発行する。削除要求を受けたＭＦＰ２は、ＨＤＤ２０に保持されているコピーデータ７のヘッダ情報６の内容に基づいて、孫コピーを行ったＭＦＰ３に対してコピーデータ９の削除要求を発行する。   In FIG. 4, when the MFP 1 managing the document data 5 as the original data wants to delete the grandchild copy (copy data 9 of the MFP 3) after the MFP 2 that directly transferred the data, the copy data from the MFP 1 to the MFP 2 is copied. Issue 9 delete request. Receiving the deletion request, the MFP 2 issues a deletion request for the copy data 9 to the MFP 3 that performed the grandchild copy based on the contents of the header information 6 of the copy data 7 held in the HDD 20.

削除要求を受けたＭＦＰ３は、それより後の複製が無ければコピーデータ９の削除を行い、削除終了後、ＭＦＰ２に削除処理が完了した旨を通知する。削除完了の通知を受けたＭＦＰ２は、コピーデータ７のヘッダ情報６の更新を行い、ＭＦＰ３へデータの転送を行ったという旨を示す情報を消去するとともに、ＭＦＰ３にてコピーデータ９の削除処理が完了した旨をＭＦＰ１に通知する。   Upon receiving the deletion request, the MFP 3 deletes the copy data 9 if there is no subsequent copy, and notifies the MFP 2 that the deletion processing is completed after the deletion is completed. Receiving the notification of the completion of deletion, the MFP 2 updates the header information 6 of the copy data 7 to delete the information indicating that the data has been transferred to the MFP 3, and the MFP 3 performs a deletion process of the copy data 9. The MFP 1 is notified of the completion.

図５において、オリジナルデータである文書データ５を管理するＭＦＰ１が、直接データ転送を行ったＭＦＰ２のＨＤＤ２０に蓄積されたコピーデータ７を削除したい場合は、ＭＦＰ１からＭＦＰ２に対してコピーデータ７の削除要求を発行する。削除要求を受けたＭＦＰ２は、孫コピーであるコピーデータ９を管理するＭＦＰ３に対して複製ルートの変更要求を発行する。複製ルートの変更要求を受けたＭＦＰ３は、要求に従い、ＭＦＰ２を経由せずにＭＦＰ１からＭＦＰ３に文書データ５が複製されたことを示すようにヘッダ情報８を書き換えて更新する。更新処理の完了後、ＭＦＰ３はＭＦＰ２へ更新処理完了を通知する。   In FIG. 5, when the MFP 1 that manages the document data 5 that is the original data wants to delete the copy data 7 stored in the HDD 20 of the MFP 2 that directly transferred the data, the MFP 1 deletes the copy data 7 from the MFP 1 to the MFP 2. Issue a request. Receiving the deletion request, the MFP 2 issues a duplication route change request to the MFP 3 that manages the copy data 9 that is the grandchild copy. In response to the request to change the duplication route, the MFP 3 rewrites and updates the header information 8 to indicate that the document data 5 has been copied from the MFP 1 to the MFP 3 without going through the MFP 2. After completion of the update process, the MFP 3 notifies the MFP 2 of the completion of the update process.

更新処理完了の通知を受けたＭＦＰ２は、ヘッダ情報６及びコピーデータ７を削除し、ＭＦＰ１へ削除処理完了を通知する。   Receiving the notification of the update process completion, the MFP 2 deletes the header information 6 and the copy data 7 and notifies the MFP 1 of the completion of the deletion process.

図６において、ＭＦＰ１のＨＤＤ１０に最初に蓄積されたオリジナルデータである文書データ５を削除する場合、ＭＦＰ１は、ＭＦＰ２に対して複製ルートの変更要求を発行し、ＭＦＰ２より上流にオリジナルデータがなくなることを通知する。   In FIG. 6, when deleting the document data 5 which is the original data first stored in the HDD 10 of the MFP 1, the MFP 1 issues a request for changing the duplication route to the MFP 2, and the original data disappears upstream from the MFP 2. To be notified.

複製ルートの変更要求を受けたＭＦＰ２は、ヘッダ情報６の更新を行い、コピーデータ７の上流がなくなったということを示す情報を記録する。これにより、ＭＦＰ２は文書データの管理権限を委譲される。ただし、コピーデータ７はオリジナルデータである文書データ５がＭＦＰ１から転送（コピー）されたデータであるという旨を示す情報をヘッダ情報６に残したままにして、コピーデータ７の管理を継続する。   Receiving the request for changing the duplication route, the MFP 2 updates the header information 6 and records information indicating that the copy data 7 no longer exists. Thereby, the MFP 2 is delegated the document data management authority. However, the copy data 7 continues management of the copy data 7 while leaving in the header information 6 information indicating that the original document data 5 is data transferred (copied) from the MFP 1.

次に、本実施例におけるヘッダ情報の例について説明する。
図７は、ヘッダ情報４の内容を示す図である。図１においてＭＦＰ１にて文書Ａを読み取り、読み取りデータを文書データ５としてＨＤＤ１０に蓄積する際、図７に示すように、ヘッダ情報４には、文書ＩＤ（ドキュメントＩＤ）として「文書Ａ」、機器ＩＤとして「ＭＦＰ１」、状態情報として「オリジナルデータ」、時間情報として「２００５年１１月２８日１４時３６分」が記録される。この時、文書データの移動はないので、図７に示すように、ルート情報はない。 Next, an example of header information in the present embodiment will be described.
FIG. 7 is a diagram showing the contents of the header information 4. 1, when the document A is read by the MFP 1 and the read data is stored in the HDD 10 as the document data 5, as shown in FIG. 7, the header information 4 includes “document A” as the document ID (document ID), device “MFP1” is recorded as the ID, “original data” is recorded as the status information, and “14:36 on November 28, 2005” is recorded as the time information. At this time, since there is no movement of the document data, there is no route information as shown in FIG.

次に、図２においてＭＦＰ１からＭＦＰ２へ文書データ５を転送した場合、図８に示すように、ＭＦＰ１のヘッダ情報４には、文書データ５の転送先がＭＦＰ２であることを示すルート情報として「out:ＭＦＰ２」が追加で記録される。一方、ＭＦＰ２のヘッダ情報６には、文書ＩＤ（ドキュメントＩＤ）として「文書Ａ」、機器ＩＤとして「ＭＦＰ１」、状態情報として「コピーデータ」、時間情報として「２００５年１１月２９日９時１５分」、ルート情報として「in:ＭＦＰ１」及び「root:ＭＦＰ１」が記録される。この場合のルート情報は、コピーデータ７の転送元がＭＦＰ１であり、かつ、ＭＦＰ１から直接受信したことを示している。   Next, when the document data 5 is transferred from the MFP 1 to the MFP 2 in FIG. 2, the header information 4 of the MFP 1 includes “2” as route information indicating that the transfer destination of the document data 5 is the MFP 2 as shown in FIG. “out: MFP2” is additionally recorded. On the other hand, the header information 6 of the MFP 2 includes “Document A” as the document ID (document ID), “MFP 1” as the device ID, “Copy data” as the status information, and “November 29, 2005, 9:15” as the time information. Minutes ”and“ in: MFP1 ”and“ root: MFP1 ”are recorded as route information. The route information in this case indicates that the transfer source of the copy data 7 is the MFP 1 and is directly received from the MFP 1.

次に、図３においてＭＦＰ２からＭＦＰ３へコピーデータ７を転送した場合、図９に示すように、ＭＦＰ２のヘッダ情報６には、コピーデータ７の転送先がＭＦＰ３であることを示すルート情報として「out:ＭＦＰ３」が追加で記録される。一方、ＭＦＰ３のヘッダ情報８には、文書ＩＤ（ドキュメントＩＤ）として「文書Ａ」、機器ＩＤとして「ＭＦＰ３」、状態情報として「コピーデータ」、時間情報として「２００５年１１月２９日１７時０２分」、ルート情報として「in:ＭＦＰ２」及び「root:ＭＦＰ１→ＭＦＰ２」が記録される。この場合のルート情報は、コピーデータ７の転送元がＭＦＰ２であり、かつ、ＭＦＰ１からＭＦＰ２を経由して受信したことを示している。   Next, when the copy data 7 is transferred from the MFP 2 to the MFP 3 in FIG. 3, the header information 6 of the MFP 2 includes “3” as route information indicating that the transfer destination of the copy data 7 is the MFP 3 as shown in FIG. “out: MFP3” is additionally recorded. On the other hand, the header information 8 of the MFP 3 includes “document A” as the document ID (document ID), “MFP 3” as the device ID, “copy data” as the status information, and “17:02 on November 29, 2005”. Minutes ”and“ in: MFP2 ”and“ root: MFP1 → MFP2 ”are recorded as route information. The route information in this case indicates that the transfer source of the copy data 7 is the MFP 2 and is received from the MFP 1 via the MFP 2.

以上説明したように本実施例によれば、オリジナルデータの管理元であるＭＦＰ１は、ルート情報のコピー転送先情報（図中のout）に基づいてコピーデータがどこに到達しているかを追跡可能になる。   As described above, according to the present embodiment, the MFP 1 that is the management source of the original data can track where the copy data has reached based on the copy transfer destination information (out in the drawing) of the route information. Become.

また、本実施例によれば、コピーデータを蓄積している末端機器であるＭＦＰ３は、ルート情報のコピー転送元情報（図中のin）やコピー経由情報（図中のroot）に基づいてオリジナルデータの管理元がどこであるのかを把握することが可能になる。また、オリジナルデータ管理元がどこにあるかを知ることで出力許可などの認可を問い合わせる処理が可能になる。   Further, according to the present embodiment, the MFP 3 that is the terminal device storing the copy data is based on the copy transfer source information (in in the figure) and the information via the copy (root in the figure) of the root information. It becomes possible to grasp where the data management source is. Also, by knowing where the original data management source is, it is possible to inquire about authorization such as output permission.

本実施例では、上記実施例１のヘッダ情報において、オリジナルデータの出力や複製（転送）を禁止することを示す出力禁止情報や複製禁止情報などの禁止情報をヘッダ情報として文書データに付加する。これにより出力許可された機器以外からのデータ出力や他の機器へのデータコピーを禁止する制御が可能になり、データの複製、移動後にデータ移動を追跡して特定条件に一致した場合の動作に後から制限を加えることが可能になる。   In the present embodiment, in the header information of the first embodiment, prohibition information such as output prohibition information and duplication prohibition information indicating prohibition of output or duplication (transfer) of original data is added to the document data as header information. This makes it possible to control data output from devices other than those that are permitted to output, and to prohibit data copying to other devices. You can add restrictions later.

以上、本発明の実施例について説明したが、上記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々の変形が可能である。   As mentioned above, although the Example of this invention was described, it is not limited to the said Example, A various deformation | transformation is possible in the range which does not deviate from the summary.

本発明は、複数の機器にて文書データの通信・蓄積を行うドキュメントデータ管理システムや画像形成システムに適用できる。   The present invention can be applied to a document data management system and an image forming system that communicate and store document data with a plurality of devices.

本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１による文書読み取り時を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing a document reading time by MFP 1 in the document management data system of the present invention. 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１からＭＦＰ２への文書データ転送時を示す図である。FIG. 3 is a diagram showing when document data is transferred from MFP 1 to MFP 2 in the document management data system of the present invention. 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ２からＭＦＰ３へのコピーデータ転送時を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing a copy data transfer time from the MFP 2 to the MFP 3 in the document management data system of the present invention. 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ３のコピーデータ削除要求時を示す図である。FIG. 5 is a diagram showing a copy data deletion request of MFP 3 in the document management data system of the present invention. 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ２のコピーデータ削除要求時を示す図である。FIG. 5 is a diagram showing a copy data deletion request of MFP 2 in the document management data system of the present invention. 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１の文書データ削除時を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing when document data is deleted in MFP 1 in the document management data system of the present invention. 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１による文書読み取り時のヘッダ情報を示す図である。FIG. 5 is a diagram showing header information when a document is read by the MFP 1 in the document management data system of the present invention. 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ１からＭＦＰ２への文書データ転送時の各ヘッダ情報を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing each header information when transferring document data from MFP 1 to MFP 2 in the document management data system of the present invention. 本発明の文書管理データシステムにおいて、ＭＦＰ２からＭＦＰ３へのコピーデータ転送時の各ヘッダ情報を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing each header information when transferring copy data from MFP 2 to MFP 3 in the document management data system of the present invention.

符号の説明Explanation of symbols

１，２，３ ＭＦＰ（機器の一例）
４，６，８ ヘッダ情報
５ 文書データのオリジナルデータ
７，９ 文書データのコピーデータ
１０，２０，３０ ＨＤＤ 1,2,3 MFP (example of equipment)
4, 6, 8 Header information 5 Original data of document data 7, 9 Copy data of document data 10, 20, 30 HDD

Claims (16)

ドキュメントデータを管理可能な機器が複数接続されたドキュメントデータ管理システムであって、
一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器は、前記ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの履歴を記録することを特徴とするドキュメントデータ管理システム。 A document data management system in which multiple devices capable of managing document data are connected,
When transmitting document data from one device to another device, the transmitting device and the receiving device record the document data history as header information to be added to the document data. Data management system. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器や前記ドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報が記録されることを特徴とする請求項１記載のドキュメントデータ管理システム。   The header information includes status information indicating whether the document data is original or a copy, and route information indicating a route through which the document data is transmitted or the transmission source device or the document data is passed. The document data management system according to claim 1, wherein the document data management system is recorded. コピーのドキュメントデータを保持する機器から前記コピーのドキュメントデータを削除する場合、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持される前記ルート情報の内容が更新されることを特徴とする請求項２記載のドキュメントデータ管理システム。   The route information held in a transmission destination or transmission source device of the document data is updated when the copy document data is deleted from a device holding the copy document data. 2. The document data management system according to 2. オリジナルのドキュメントデータを保持する機器から前記オリジナルのドキュメントデータを削除する場合、前記コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、前記ドキュメントデータの管理権限を委譲することを特徴とする請求項２又は３記載のドキュメントデータ管理システム。   3. When deleting the original document data from the device holding the original document data, the management authority of the document data is delegated to the device holding the copy document data. 3. The document data management system according to 3. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報を付加することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載のドキュメントデータ管理システム。   5. The document data management system according to claim 1, wherein prohibition information indicating prohibition of output or duplication of the document data is added as the header information. 請求項１から５のいずれか１項に記載のドキュメントデータ管理システムで、機器として用いられることを特徴とする画像形成装置。   An image forming apparatus used as a device in the document data management system according to claim 1. ドキュメントデータを管理可能な機器を複数接続して行うドキュメントデータ管理方法であって、
一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器は、前記ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの履歴を記録することを特徴とするドキュメントデータ管理方法。 A document data management method for connecting multiple devices capable of managing document data,
When transmitting document data from one device to another device, the transmitting device and the receiving device record the document data history as header information to be added to the document data. Data management method. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器や前記ドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報が記録されることを特徴とする請求項７記載のドキュメントデータ管理方法。   The header information includes status information indicating whether the document data is original or a copy, and route information indicating a route through which the document data is transmitted or the transmission source device or the document data is passed. 8. The document data management method according to claim 7, wherein the document data management method is recorded. コピーのドキュメントデータを保持する機器から前記コピーのドキュメントデータを削除する場合、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持される前記ルート情報の内容が更新されることを特徴とする請求項８記載のドキュメントデータ管理方法。   The route information held in a transmission destination or transmission source device of the document data is updated when the copy document data is deleted from a device holding the copy document data. 8. The document data management method according to 8. オリジナルのドキュメントデータを保持する機器から前記オリジナルのドキュメントデータを削除する場合、前記コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、前記ドキュメントデータの管理権限を委譲することを特徴とする請求項８又は９記載のドキュメントデータ管理方法。   9. When deleting the original document data from a device holding the original document data, the management authority of the document data is delegated to the device holding the copy document data. 9. The document data management method according to 9. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報を付加することを特徴とする請求項７から１０のいずれか１項に記載のドキュメントデータ管理方法。   11. The document data management method according to claim 7, wherein prohibition information indicating prohibition of output or duplication of the document data is added as the header information. ドキュメントデータを管理可能な機器を複数接続して行うドキュメントデータ管理方法を実行させるためのプログラムであって、
一の機器から他の機器へドキュメントデータを送信する場合、送信側の機器及び受信側の機器に、前記ドキュメントデータに付加するヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの履歴を記録する処理を実行させることを特徴とするプログラム。 A program for executing a document data management method in which a plurality of devices capable of managing document data are connected,
When transmitting document data from one device to another device, the sending device and the receiving device execute processing to record the history of the document data as header information added to the document data. A featured program. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータがオリジナルであるかコピーであるかの区別を示す状態情報、及び、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器や前記ドキュメントデータが経由したルートを示すルート情報を記録する処理を機器に実行させることを特徴とする請求項１２記載のプログラム。   The header information includes status information indicating whether the document data is original or a copy, and route information indicating a route through which the document data is transmitted or the transmission destination device or the document data is transmitted. 13. The program according to claim 12, which causes a device to execute a recording process. コピーのドキュメントデータを保持する機器から前記コピーのドキュメントデータを削除する場合、前記ドキュメントデータの送信先又は送信元の機器に保持される前記ルート情報の内容を更新する処理を機器に実行させることを特徴とする請求項１３記載のプログラム。   When deleting the copy document data from the device holding the copy document data, the device is caused to execute a process of updating the contents of the route information held in the document data transmission destination or transmission source device. The program according to claim 13, wherein オリジナルのドキュメントデータを保持する機器から前記オリジナルのドキュメントデータを削除する場合、前記コピーのドキュメントデータを保持する機器に対して、前記ドキュメントデータの管理権限を委譲する処理を機器に実行させることを特徴とする請求項１３又は１４記載のプログラム。   When deleting the original document data from the device holding the original document data, the device holding the copy document data is caused to execute a process of delegating the management authority of the document data. The program according to claim 13 or 14. 前記ヘッダ情報として、前記ドキュメントデータの出力や複製を禁止することを示す禁止情報を付加する処理を機器に実行させることを特徴とする請求項１２から１５のいずれか１項に記載のプログラム。   The program according to any one of claims 12 to 15, which causes a device to execute processing for adding prohibition information indicating prohibition of output or duplication of the document data as the header information.
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