JP2007129349A - 受信文書転送装置及び方法、並びにプログラム及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】受信文書の機密性とユーザビリティを両立させることができる受信文書転送装置を提供することにある。
【解決手段】画像形成システムは、公衆回線に接続された複写装置３０１と、サーバ装置３０２と、コンピュータ３０３と、これらを互いに接続するコンピュータネットワークとを備える。複写装置３０１は、データベースへの受信文書の送信及び格納に成功しなかった場合において、エラー文書を保存しないときは、受信文書を削除すると共に、エラー文書を保存するときは、受信文書を設定された文書ボックスに保存する。
【選択図】図５

Description

本発明は、受信文書転送装置及び方法、並びにプログラム及び記憶媒体に関する。

従来、受信文書を転送先に送信する際に、送信に失敗すると、その受信文書がどこにも届かずに削除されてしまう可能性がある。これを防ぐために、転送先への送信が失敗した場合には、受信文書を印刷したり、文書管理領域に保存する機能が実現されている。

しかしながら、受信文書を転送先に送信する際に、暗号化されたファイル形式に変換して送信する文書は機密性の高い文書であると考えられる。機密性の高い文書が、転送先への送信に失敗した際に何の制限もなく印刷されてしまうと、転送先のユーザが気づくことなく、不特定の人の目につく紙文書として印刷装置に放置されてしまう可能性がある。そのため、受信文書の機密性を損なうことになる。また、文書管理領域に保存する場合にも、その領域が不特定の人が操作できる場合には同様に受信文書の機密性を損ねたり、逆にシステム管理者しか操作できないためにユーザビリティを損なうという問題点があった。

本発明の目的は、受信文書の機密性とユーザビリティを両立させることができる受信文書転送装置及び方法、並びにプログラム及び記憶媒体を提供することにある。

上記の目的を達成するために、請求項１記載の受信文書転送装置は、受信文書の暗号化を行うか否かを設定する設定手段と、前記受信文書送信エラー時の前記受信文書の保存ボックスを指定する指定手段と、転送時に暗号化するように設定された文書を受信する受信手段と、前記受信文書の暗号化を行う設定がなされている場合、前記受信文書を暗号化する暗号化手段と、前記暗号化した文書を所定の転送先に送信する送信手段と、前記転送先に前記受信文書が送信できたか否かを判別する判別手段と、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されていないときは、前記受信文書を削除する削除手段と、前記転送先に前記文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されているときは、前記受信文書を前記保存ボックスに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。

請求項２記載の受信文書転送方法は、受信文書の暗号化を行うか否かを設定する設定ステップと、前記受信文書送信エラー時の前記受信文書の保存ボックスを指定する指定ステップと、転送時に暗号化するように設定された文書を受信する受信ステップと、前記受信文書の暗号化を行う設定がなされている場合、前記受信文書を暗号化する暗号化ステップと、前記暗号化した文書を所定の転送先に送信する送信ステップと、前記転送先に前記文書が送信できたか否かを判別する判別ステップと、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されていないときは、前記受信文書を削除する削除ステップと、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されているときは、前記受信文書を前記保存ボックスに保存する保存ステップとを備えることを特徴とする。

請求項３記載の受信文書転送プログラムは、受信文書の暗号化を行うか否かを設定する設定モジュールと、前記受信文書送信エラー時の前記受信文書の保存ボックスを指定する指定モジュールと、転送時に暗号化するように設定された文書を受信する受信モジュールと、前記受信文書の暗号化を行う設定がなされている場合、前記受信文書を暗号化する暗号化モジュールと、前記暗号化した文書を所定の転送先に送信する送信モジュールと、前記転送先に前記文書が送信できたか否かを判別する判別モジュールと、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されていないときは、前記受信文書を削除する削除モジュールと、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されているときは、前記受信文書を前記保存ボックスに保存する保存モジュールとをコンピュータに実行させることを特徴とする。

請求項４記載のコンピュータ読取り可能な記憶媒体は、請求項３記載のプログラムを格納することを特徴とする。

本発明によれば、送信先に受信文書が送信できない場合において、受信文書の保存ボックスが指定されていないときは、受信文書を削除すると共に、受信文書の保存ボックスが指定されているときは、受信文書を保存ボックスに保存するので、機密性の高い文書が、転送先への送信に失敗した際に転送先のユーザが気づくことなく印刷されてしまうことがなくなり、不特定の人の目につく紙文書として印刷装置に放置されてしまう可能性がなくなる。そのため、受信文書の機密性を保つことが可能となる。また、文書管理領域に保存する場合にも、その文書をパスワードで保護することにより不特定の人が操作できないようになり、また、転送条件毎に文書保存領域を指定することによってシステム管理者以外にも操作可能し、受信文書の機密性とユーザビリティを両立させることができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳述する。

図１は、本発明の実施の形態に係る受信文書転送装置を含む画像形成システムの構成を概略的に示す図である。

図１の画像形成システムは、公衆回線に接続された複写装置３０１（受信文書転送装置）と、サーバ装置３０２と、コンピュータ３０３と、これらを互いに接続するコンピュータネットワークとを備える。複写装置３０１は、ファクシミリの受信装置及び文書転送装置として機能し、受信文書を印刷したり、サーバ装置３０２に送信（転送）したりする。

図２は、図１における複写装置３０１の内部構成を示すブロック図である。

図２の複写装置３０１は、主記憶装置２０２と、表示装置２０３と、入力装置２０４と、外部記憶装置２０５と、印刷装置２０６と、画像読み取り装置２０７と、ネットワーク装置２０８と、電子メール装置２０９と、ファクシミリ装置２１０と、これらに接続された中央処理装置２０１とを備える。

中央処理装置２０１は、主記憶装置２０２、表示装置２０３、入力装置２０４、外部記憶装置２０５、印刷装置２０６、画像読み取り装置２０７、ネットワーク装置２０８、電子メール装置２０９、及びファクス装置２１０を制御し、また、四則演算、論理演算を受け持っている。

主記憶装置２０２は、複写装置３０１が情報処理を行う上で必要な情報を記憶し、それらを必要に応じて取り出すことができる。表示装置２０３は、図形や文字等の処理した結果を表示するもので、ＣＲＴや液晶、タッチパネル等があり、入力装置２０４は、中央処理装置２０１への種々の入力を行い、キーボードやマウス、カードリーダ、タッチパネル等がある。

外部記憶装置２０５は、各種情報を記憶するもので磁気記憶装置や光磁気記憶装置等がある。本実施の形態で転送条件を登録する転送条件データベース及び送信宛先を登録するアドレス帳は磁気記憶装置に置かれる。また、文書格納領域も磁気記憶装置に置かれ、文書を保存することが可能である。

印刷装置２０６は、図形や文字等の処理した結果を印刷し、画像読み取り装置２０７は、紙の原稿を電子情報に変換する。ネットワーク装置２０８は、コンピュータネットワークと本ハードウェアを接続する。電子メール装置２０９は、コンピュータネットワークを通じて外部とのメールの送受信を受け持ち、ファクシミリ装置２１０は外部とのファクシミリの送受信を受け持つ。

（転送条件設定時の処理）
図３は、図１における複写装置によって実行される文書転送条件設定処理の手順を示すフローチャートである。

図３において、複写装置３０１の表示装置２０３に表示されるダイアロゴボックス（図６）からユーザが受信文書転送条件を設定する（ステップＳ１０１）。受信手段として、ファクシミリ装置２１０を使用し、１受信毎の転送条件として送信元の電話番号、Ｆコード、パスワードを設定することができる。

複写装置３０１は、上記転送条件がすべて一致しているときは、送信宛先に指定された送信先に受信文書を送信し、転送条件がすべて一致していないときは、既定の処理として受信文書の印刷を行うように構成されている。

ステップＳ１０１の転送条件の設定後、送信宛先を機器のアドレス帳から指定する（ステップＳ１０２）。本実施の形態では、送信宛先として、サーバ装置３０２のデータベースを指定する。この場合、転送条件として、アドレス帳のインデックス番号を設定する。

次いで、転送条件を登録する際、文書の処理後の文書を登録する（ステップＳ１０３）。本実施の形態では、この文書名がデータベース上での文書名として使用される。

次に、送信するファイル形式、本実施の形態では、ＰＤＦ形式を選択し（ステップＳ１０４）、さらに、文書データの暗号化を行うか否かを設定し（ステップＳ１０５）（設定手段）、暗号化するときは、文書を開くためのパスワードを設定した（ステップＳ１０６）後、暗号化しないときは、直ちに、転送条件に従った送信がエラーしたときに保存する文書格納領域（以下、「文書ボックス」という）を指定し（ステップＳ１０７）（指定手段）、ユーザが転送条件を確定すると（ステップＳ１０８）、上記転送条件を転送条件データベースに登録して（ステップＳ１０９）、本処理を終了する。

ステップＳ１０７において、本実施の形態では、送信エラー時の保存先をファックスボックス０１として、ファックスボックス０１を操作するためには、ユーザが設定したパスワードを必要とするようになっている。

（受信文書転送処理）
図４及び図５は、図１における複写装置によって実行される受信文書転送処理の手順を示すフローチャートである。

図４において、複写装置３０１がファクシミリ装置２１０を介して文書を受信すると（ステップＳ１１０）、送信元の電話番号がステップＳ１０１で設定した電話番号と一致しているか否かを判別し（ステップＳ１１１）、受信したＦコードがステップ１０１で設定したものと一致しているか否かを判別し（ステップＳ１１２）、受信したパスワードがステップＳ１０１で設定したものと一致しているか否かを判別する。

ステップＳ１１１〜Ｓ１１３の各判別の結果、送信元の電話番号がステップＳ１０１で設定した電話番号と一致せず、受信したＦコードがステップ１０１で設定したものと一致せず、又は、受信したパスワードがステップＳ１０１で設定したものと一致していないときは、既定の処理として受信文書を印刷装置２０６で印刷して（ステップＳ１１４）、本処理を終了する。

ステップＳ１１１〜Ｓ１１３の各判別の結果、送信元の電話番号がステップＳ１０１で設定した電話番号と一致し、受信したＦコードがステップ１０１で設定したものと一致し、且つ、受信したパスワードがステップＳ１０１で設定したものと一致しているときは、受信した文書をステップＳ１０４で指定されたファイル形式、本実施の形態では、ＰＤＦ形式に変換すると共に、ステップＳ１０５及びＳ１０６で設定されたパスワードによる暗号化を行う（ステップＳ１１５）（暗号化手段）。

次いで、転送条件に登録されているアドレス帳のインデックス番号から送信宛先、本実施の形態では、サーバ装置３０２のデータベースを検索し（ステップＳ１１６）、ステップＳ１０３でユーザにより文書処理後の文書名が登録されているか否かを判別する（ステップＳ１１７）。

ステップＳ１１７の判別の結果、処理後の文書名が登録されているときは、受信文書をユーザの登録した文書名にして（ステップＳ１１８）、ステップＳ１１９に進み、登録されていないときは、既定の文書名を生成し（ステップＳ１２０）、受信文書を既定の文書名にして（ステップＳ１２１）、ステップＳ１１９に進む。ステップＳ１２０において、既定の文書名は、本実施の形態では、受信時の日付と時刻から生成される。

続くステップＳ１１９では、ネットワークを介してサーバ装置３０２のデータベースへの受信文書の送信及び格納（送信手段）に成功したか否かを判別する。その結果、データベースへの受信文書の送信及び格納に成功したときは、直ちに、本処理を終了し、成功しなかったとき、即ちエラーが発生したときは、暗号化して送信しようとした文書を印刷する設定になっているか否かを判別する（ステップＳ１２２）。

ステップＳ１２２の判別の結果、印刷する設定になっているときは、受信文書を印刷装置２０６で印刷して（ステップＳ１１４）、本処理を終了し、印刷する設定になっていないときは、ステップＳ１０７でエラー文書の保存ボックスの指定がなされているか否かに基づいて、送信に失敗したエラー文書を保存するか否かを判別して（図５のステップＳ１２３）、文書を保存するときは、受信文書をステップＳ１０７で設定された文書ボックスに格納し（ステップＳ１２４）（保存手段）、文書を保存しないときは、受信文書を削除して（ステップＳ１２５）（削除手段）、本処理を終了する。

図５の処理によれば、データベースへの受信文書の送信及び格納に成功しなかった場合において（ステップＳ１９９でＮＯ）、エラー文書を保存しないときは（ステップＳ１２３でＮＯ）、受信文書を削除すると共に（ステップＳ１２５）、エラー文書を保存するときは（ステップＳ１２３でＹＥＳ）、受信文書を設定された文書ボックスに保存する（ステップＳ１２４）ので、受信文書の機密性とユーザビリティを両立させることができる。

また、本発明の目的は、前述した各実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した各実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ等の光ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その拡張機能を拡張ボードや拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の実施の形態に係る文書転送方法を実行する画像形成システムの構成を概略的に示す図である。 図１における複写装置の内部構成を示すブロック図である。 図１における複写装置によって実行される文書転送条件設定処理の手順を示すフローチャートである。 図１における複写装置によって実行される文書転送処理の手順を示すフローチャートである。 図１における複写装置によって実行される文書転送処理の手順を示すフローチャートである。 図３のステップＳ１０１で用いられるダイアログボックスを説明する図である。

符号の説明

２０１ 中央処理装置
２０２ 主記憶装置
２０３ 表示装置
２０４ 入力装置
２０５ 外部記憶装置
２０６ 印刷装置
２０７ 画像読み取り装置
２０８ ネットワーク装置
２０９ 電子メール装置
２１０ ファクス装置
３０１ 複写装置
３０２ サーバ装置
３０３ クライアント装置

Claims (4)

1. 受信文書の暗号化を行うか否かを設定する設定手段と、前記受信文書送信エラー時の前記受信文書の保存ボックスを指定する指定手段と、転送時に暗号化するように設定された文書を受信する受信手段と、前記受信文書の暗号化を行う設定がなされている場合、前記受信文書を暗号化する暗号化手段と、前記暗号化した文書を所定の転送先に送信する送信手段と、前記転送先に前記文書が送信できたか否かを判別する判別手段と、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されていないときは、前記受信文書を削除する削除手段と、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されているときは、前記受信文書を前記保存ボックスに保存する保存手段とを備えることを特徴とする受信文書転送装置。
2. 受信文書の暗号化を行うか否かを設定する設定ステップと、前記受信文書送信エラー時の前記受信文書の保存ボックスを指定する指定ステップと、転送時に暗号化するように設定された文書を受信する受信ステップと、前記受信文書の暗号化を行う設定がなされている場合、前記受信文書を暗号化する暗号化ステップと、前記暗号化した文書を所定の転送先に送信する送信ステップと、前記転送先に前記文書が送信できたか否かを判別する判別ステップと、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されていないときは、前記受信文書を削除する削除ステップと、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されているときは、前記受信文書を前記保存ボックスに保存する保存ステップとを備えることを特徴とする受信文書転送方法。
3. 受信文書の暗号化を行うか否かを設定する設定モジュールと、前記受信文書送信エラー時の前記受信文書の保存ボックスを指定する指定モジュールと、転送時に暗号化するように設定された文書を受信する受信モジュールと、前記受信文書の暗号化を行う設定がなされている場合、前記受信文書を暗号化する暗号化モジュールと、前記暗号化した文書を所定の転送先に送信する送信モジュールと、前記転送先に前記文書が送信できたか否かを判別する判別モジュールと、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されていないときは、前記受信文書を削除する削除モジュールと、前記転送先に前記受信文書が送信できない場合において、前記受信文書の保存ボックスが指定されているときは、前記受信文書を前記保存ボックスに保存する保存モジュールとをコンピュータに実行させることを特徴とする受信文書転送プログラム。
4. 請求項３記載のプログラムを格納することを特徴とするコンピュータ読取り可能な記憶媒体。

Images