JP2007080066A - 情報処理システム及びその制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 本発明は、ユーザにより入力された検索条件を利用して、情報が欠落しているジョブ履歴情報を効率的に検索することができる情報処理システムを提供する。
【解決手段】 本情報処理システムでは、監視サーバ１０２がクライアント１０４を介してユーザにより入力された検索条件を利用して文書管理サーバ１０３内の文書データを検索する。そして、その検索結果である文書データから抽出された文書特徴に基づいて新たな検索条件を作成し、該検索条件に基づいてジョブ履歴情報を検索する。
【選択図】 図５

Description

本発明は、情報処理システム及びその制御方法に関する。特に、記録されたジョブ履歴情報を検索して情報漏洩に関連するジョブ候補を抽出することが可能な情報処理システム及びその制御方法に関するものである。

近年、デジタル機器のネットワーク化が進み、複写機、スキャナ、ファクシミリ、プリンタ、及びそれら複数の機能を有する複合機等の機器（デバイス）とコンピュータとの接続によって電子文書や紙文書の共有化が進んでいる。一方、ネットワーク化による情報アクセス手段の進化により、機密情報等の情報漏洩が問題となってきている。

このようなネットワーク化されたシステムにおける情報漏洩対策として、上述したデバイスが実行するジョブ（処理）の履歴情報を記録する方法がある。例えば、情報漏洩が発覚した場合、記録されたジョブを検索することによって情報漏洩に関連するジョブ候補を抽出することが可能となる。また、エンドユーザが行ったすべてのジョブに対して記録が取られているという事実が周知になることによって、不正の抑止力が働く効果も大きい。

しかしながら、紙文書からの画像読み取りを伴うジョブの場合、そのジョブの記録において、紙文書の情報をすべて正確に記録することは困難である。例えば、紙文書中の「機密文書」等の重要語を故意に隠して複写することも可能である。また、紙自体の劣化等により紙文書の情報が不明瞭になり、紙文書からテキストデータの抽出処理（ＯＣＲ（Optical Character Reader）によって正しく認識できない場合もある。このような紙文書からの画像読み取りが不完全になるという問題があることから、記録されたジョブ履歴情報において紙文書の情報の欠落は避けられない。

このようなケースでは、情報漏洩発覚時のジョブ検索において、検索条件として指定したキーワードがジョブ履歴情報から欠落している場合はヒットしないか、或いは検索ノイズのなかに埋もれてしまうことになる。

一方、漏洩した情報の文書が特定できている場合は、ユーザはその文書に存在するキーワード等を検索条件に加えていくことによって精度よく検索することが可能であるが、容易な作業ではない。漏洩した文書の数が多い場合は、検索条件を厚くするのにかなりの労力を必要とし、検索が困難である。

そこで、漏洩したジョブの効率的な追跡を目的とするジョブ履歴の管理システムが提案されている（例えば、特許文献１参照）。
特開２００５−１７８０７０号公報

本発明は、上記問題に鑑みて成されたものであり、ユーザにより入力された検索条件を利用して、情報が欠落しているジョブ履歴情報を効率的に検索することができる情報処理システム及びその制御方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の情報処理システムは、外部から入力された検索条件に基づいて機器の動作履歴情報を検索する情報処理システムにおいて、外部から入力された第１の検索条件に基づいて、電子文書を記憶する第１の情報記憶手段から前記第１の検索条件を満たす電子文書を検索する第１の情報検索手段と、前記第１の検索手段によって検索された電子文書に基づいて第２の検索条件を作成する検索条件作成手段と、前記作成された第２の検索条件に基づいて、機器の動作履歴情報を記憶する第２の情報記憶手段から前記第２の検索条件を満たす機器の動作履歴情報を検索する第２の情報検索手段とを備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項３記載の情報処理システムの制御方法は、外部から入力された検索条件に基づいて機器の動作履歴を検索する情報処理システムの制御方法において、機器の動作履歴情報を検索するための検索条件を第１の検索条件として入力する検索条件入力ステップと、前記入力された第１の検索条件に基づいて、電子文書を記憶する第１の記憶手段から前記第１の検索条件を満たす電子文書を検索する第１の情報検索ステップと、前記第１の検索ステップにおいて検索された電子文書に基づいて第２の検索条件を作成する検索条件作成ステップと、前記作成された第２の検索条件に基づいて、機器の動作履歴情報を記憶する第２の記憶手段から前記第２の検索条件を満たす機器の動作履歴情報を検索する第２の情報検索ステップとを備えることを特徴とする。

本発明によれば、外部から入力された第１の検索条件に基づいて、電子文書を記憶する第１の情報記憶手段から第１の検索条件を満たす電子文書を検索し、検索された電子文書に基づいて第２の検索条件を作成し、作成された第２の検索条件に基づいて、機器の動作履歴情報を記憶する第２の情報記憶手段から第２の検索条件を満たす機器の動作履歴情報を検索するので、ユーザにより入力された検索条件を利用して、情報が欠落しているジョブ履歴情報を効率的に検索することができる。

また、本発明によれば、機器の動作履歴情報を検索するための検索条件を第１の検索条件として入力し、入力された第１の検索条件に基づいて、電子文書を記憶する第１の記憶手段から第１の検索条件を満たす電子文書を検索し、検索された電子文書に基づいて第２の検索条件を作成し、作成された第２の検索条件に基づいて、機器の動作履歴情報を記憶する第２の記憶手段から第２の検索条件を満たす機器の動作履歴情報を検索するので、ユーザにより入力された検索条件を利用して、情報が欠落しているジョブ履歴情報をより効率的に検索することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。

［第１の実施の形態］
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る情報処理システムの全体構成を機能的に示した図である。

図１において、本情報処理システムは、印刷機能や複写機能、画像読み取り機能等の複数の機能を有する複合機器（ＭＦＰ：Multi Function Printer）１０１を有する。また、情報処理システムは、情報漏洩対策として利用される監視サーバ１０２を有する。また、情報処理システムは、電子文書を管理する文書管理サーバ１０３を有する。また、情報処理システムは、コンピュータ等の情報処理装置から成るクライアント１０４と、これらを互いに接続するＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク１０５とを有する。

ＭＦＰ１０１は、その機能的な構成として、紙文書からの画像の読み取りを行う文書読取部１０１ａと、文書データの印刷出力を行う文書印刷部１０１ｂと、全体を管理するＭＦＰ管理部１０１ｃを有する。また、ＭＦＰ１０１は、ユーザからの操作指示を受け付けたり、表示を行う操作入出力部１０１ｄと、履歴情報作成部１０１ｅと、サービス提供・実行部１０１ｆとを有する。

ＭＦＰ管理部１０１ｃは、操作入出力部１０１ｄから入力されるユーザの指示情報に基づき、文書読取部１０１ａ又は文書印刷部１０１ｂにて所定のジョブを実行させる。また、ＭＦＰ管理部１０１ｃは、文書読取部１０１ａ等にジョブを実行させた後、履歴情報作成部１０１ｅにより作成された機器（ＭＦＰ１０１）のジョブ履歴情報（動作履歴情報）の記録を、サービス提供・実行部１０１ｆを介して外部の監視サービス（例えば、監視サーバ１０２に要求する。このサービス提供・実行部１０１ｆは、クライアント１０４がネットワーク１０５を介してＭＦＰ１０１の複数の機能を利用することを可能にするものである。

監視サーバ１０２は、サービス提供部１０２ａと、履歴情報管理部１０２ｂと、履歴情報記憶部１０２ｃとを備える。

履歴情報管理部１０２ｂは、ＭＦＰ１０１やクライアント１０４の要求に応じて、ジョブ履歴情報を履歴情報記憶部１０２ｃに格納したり、また読み出したりする。サービス提供部１０２ａは、ＭＦＰ１０１やクライアント１０４がネットワーク１０５を介して監視サーバ１０２の機能を利用することを可能にするものである。また、サービス提供部１０２ａは、文書管理サーバ１０３が提供している管理機能の利用を可能としている。

文書管理サーバ１０３は、監視サーバ１０２と同様に、サービス提供部１０３ａと、文書データ管理部１０３ｂと、文書データ記憶部１０３ｃとを備える。監視サーバ１０２はジョブの履歴情報を管理しているが、文書管理サーバ１０３は、該ジョブの実行により得られる読み取り文書画像の原本となる、テキストデータを有する文書データ（電子文書）を管理している。

クライアント１０４は、サービス実行部１０４ａと、操作入出力部１０４ｂとを備える。クライアント１０４は、ＭＦＰ１０１及び監視サーバ１０２、文書管理サーバ１０３によって提供されるサービスを操作入出力部１０４ｂによってユーザが利用可能としている。

本情報処理システムでは、ＭＦＰ１０１で実行されたジョブの履歴情報が該ＭＦＰ１０１上で作成され、ネットワーク１０５を介して監視サーバ１０２に蓄積される。そのため、ユーザは、クライアント１０４から監視サーバ１０２のサービスを利用することで、情報漏洩の問題が発覚した後にジョブ履歴情報の検索を行うことができる。

図２は、図１におけるＭＦＰ１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。

図２において、ハードウェア構成として、ＣＰＵ（Central Processing Unit：中央演算処理装置）２０１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０３と、記憶装置２０４を有する。さらに、ＭＦＰ１０１は、入力装置２０５と、表示装置２０６と、読取装置２０７と、印刷装置２０８と、通信装置２０９と、システムバス（ＢＵＳ）２１０とを有する。

ＣＰＵ２０１は、各種機能を実現するための演算処理、論理判断処理であるプログラムを実行すると共に、ＢＵＳ２１０を介して接続された後述する各構成要素を制御する。ＲＯＭ２０２は、読み出し専用の固定メモリであり、ＣＰＵ２０１によって実行されるプログラム等を記憶する。ＲＡＭ２０３は、各構成要素からの各種データの一時記憶に用いられる。

記憶装置２０４は、ハードディスクであり、ＣＰＵ２０１によって実行されるプログラムやデータ等を記憶する。入力装置２０５は、キーボード、マウス、及び操作パネル等から成る。表示装置２０６は、ＣＲＴ（陰極線管）或いは液晶表示装置等から成る。また、表示装置２０６は、入力装置２０５を兼ねたタッチパネルディスプレイであってもよい。読取装置２０７は、スキャナ等から成る。印刷装置２０８は、プリンタや紙装填ユニット等から成る。

通信装置２０９は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）コントローラ等から成り、通信回線を介して外部とのデータ交換を行う。ＢＵＳ２１０は、ＣＰＵ３０１の制御対象である各構成要素を指示するためのアドレス信号、コントロール信号を転送する。また、後述する各構成要素間のデータ転送を行う。

図３は、ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成を示すブロック図である。

図３において、ＭＦＰ１０１は、ソフトウェア構成として、ネットワークドライバ３０１と、トランスポート制御部３０２と、メッセージング制御部３０３と、アプリケーション３０４と、デバイス制御部３０５とを備える。

ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２又は記憶装置２０４に記憶されているプログラムを実行することによって、ネットワークドライバ３０１、トランスポート制御部３０２、メッセージング制御部３０３、アプリケーション３０４、及びデバイス制御部３０５の各モジュールが構成される。

ネットワークドライバ３０１は、通信装置２０９を制御し、ＬＡＮ１０５を介して外部とのデータ交換を行うためのモジュールである。トランスポート制御部３０２は、ＴＣＰ／ＩＰによるデータ交換、ＨＴＴＰリクエストパケットの受信及び解析、ＨＴＴＰレスポンスパケットの返信を制御するためのモジュールである。解析されたデータは、上位にあるメッセージング制御部３０３に渡される。

メッセージング制御部３０３は、ＳＯＡＰ（Simple Object Access Protocol）プロトコルを制御し、受信したＸＭＬ形式のデータをＸＭＬパーサを用いて解析し、指示されたアプリケーションを呼び出す。また、メッセージング制御部３０３は、返すべきデータをＸＭＬ形式に変換し、トランスポート制御部３０２を用いて返信する。

アプリケーション３０４は、本システムで実現している機能を提供する。提供される機能は、例えばＭＦＰ１０１における画像読み取り機能やコピー機能、印刷機能であり、監視サーバ１０２、文書管理サーバ１０３における情報管理機能である。また、アプリケーション３０４は、ユーザの操作を受け付けるＧＵＩ機能も提供する。

デバイス制御部３０５は、読取装置２０７及び印刷装置２０８をアプリケーション３０４からの指示に基づいて制御し、データ送信や排紙制御等を行う。

次に、図１の情報処理システムにおいて、情報漏洩が発覚した後に、クライアント１０４が監視サーバ１０２に対してジョブ履歴情報の検索を指示し、監視サーバ１０２が文書管理サーバ１０３と連携してジョブ履歴情報の検索を実行する流れを図４〜図１０を参照しながら説明する。

図４は、図１の監視サーバ１０２にジョブ履歴情報と共に蓄積される文書データと、その文書データを検索するために作成されたインデックスデータの概略を示す図である。ここで述べるインデックスデータとは、文書データを検索するためにキーワードとなる情報を有するデータを指す。図４には、３つのジョブが実行されたときに読み取られた文書Ａ，Ｂ，Ｃの各文書データについて、紙原稿と、該紙原稿を読み取ることによって得られた読取データと、その読取データから作成されたインデックスデータとが示されている。

図４において、文書Ａは、紙原稿４０１に対して一部分が隠蔽された（黒く塗りつぶされている）状態で読み取りが行なわれていることが読取データ４０２で確認できる。読取データ４０２では、「機密」及び「社外秘」の文字が隠されており、そのためインデックスデータ４０３にこの２つの文字がキーワードとして抽出されないことになる。

文書Ｂ，Ｃでは、原稿４０４及び原稿４０７から読取データ４０５、読取データ４０８がそれぞれ忠実に読み取られている。

文書Ａ〜Ｃのインデックスデータから、３つの文書の共通キーワードは「ガンマ」及び「受注」であることが理解される。

ここで、従来の構成では、例えば、漏洩した情報が文書Ａの製品ガンマの受注に関する機密情報であった場合、ユーザはジョブの履歴を確認するために、「ガンマ」、「機密」、「社外秘」、及び「受注」による複数のキーワードの論理積検索を実行する。図４の例の場合、「機密」及び「社外秘」のキーワードが文書Ａ〜Ｃのインデックスデータに存在しないため、文書Ｂ，Ｃは当然ながら文書Ａさえも検索条件に合致せずヒットすることはない。一方、ユーザが「ガンマ」、「機密」、「社外秘」、及び「受注」による複数のキーワードの論理和検索を実行した場合、文書Ａをヒットすることが可能となるが、文書Ｂ，Ｃもヒットすることになり、ユーザにとってノイズの多い結果となる。

本実施の形態では、ジョブ履歴情報が監視サーバ１０２で保存・管理されている状況において、該監視サーバ１０２が文書管理サーバ１０３と連携して検索クエリを拡張する。そして、文書管理サーバ１０３に原本として保存・管理されている文書データを検索する。以下にその検索の流れについて説明する。

図５は、図１の情報処理システムにおける文書データ検索の流れの一例を示す図である。図５では、ユーザにより入力された検索条件に基づいて、図４に示す読取データ４０２の原本となる文書データを文書管理サーバ１０３において検索するものとする。

図５において、キーワード５０１は、クライアント１０４においてユーザが入力した検索条件としてのキーワードである。監視サーバ１０２は、このキーワードを文書管理サーバ１０３への文書データの検索条件５０２として設定し、文書管理サーバ１０３が管理する文書データベース５０３内を論理積検索する。そして、監視サーバ１０２は、この設定された検索条件を満たす、原本となる文書データ（電子文書）５０４をその検索結果として取得する。このステップにおける検索は多数の文書データが抽出されるおそれがあるので、論理和検索ではなく、論理積検索が望ましい。

次に、検索結果である文書データ５０４から形態素解析によって得られた単語をキーワードとして抽出し、ユーザにより入力されたキーワードの他に「新製品」、「シズオカ」、及び「ミヤザキ」等のキーワードを追加した検索条件５０５を作成する。この作成した検索条件５０５により、監視サーバ１０２において図４に示した情報が管理されているジョブ履歴情報を検索する。そして、この作成された検索条件を満たし、目的とする文書Ａの読取データ４０２をヒットすることが可能となる。

図６は、図１の情報処理システムにおいて、ネットワーク１０５上に散在するサービスから利用可能なものを検索するときの処理を示すフローチャートである。具体的には、クライアント１０４が監視サーバ１０２の履歴情報管理機能の検索サービスを検索する場合と、監視サーバ１０２が文書管理サーバ１０３の文書データ管理機能の検索サービスを検索する場合とがある。前者では、クライアント側がクライアント１０４、サーバ側が監視サーバ１０２となる。後者では、クライアント側が監視サーバ１０２、サーバ側が文書管理サーバ１０３となる。

図６において、クライアント１０４では、ネットワーク１０５上の各サーバに対してディスカバリリクエストをそれぞれ送信し、利用可能なサービスを提供するサーバの検索を実行する（ステップＳ６０１）。

監視サーバ１０２は、クライアント１０４から同リクエストを受信した後（ステップＳ６０２でＹＥＳ）、同リクエストの内容を解析する。そして、監視サーバ１０２は、要求されているサービスと提供しているサービスとが一致し、当該サービスが提供可能であることを判断して（ステップＳ６０３でＹＥＳ）、クライアント１０４にレスポンスを発行する（ステップＳ６０４）。

クライアント１０４では、監視サーバ１０２からのレスポンスを受信しないときは（ステップＳ６０５でＮＯ）、ステップＳ６０７へ進む一方、レスポンスを受信したときは（ステップＳ６０５でＹＥＳ）、該レスポンスの内容をサービステーブルに登録する（ステップＳ６０６）。ここで、サービステーブルとは、クライアント１０４及びＭＦＰ１０１が保存するテーブル情報であり、ネットワーク１０５上の各種サーバや複合機器等で提供されているサービス内容を登録、管理するものである。

次に、ステップＳ６０７では、サービステーブルの更新を行う。具体的には、クライアント１０４は、サービステーブルに登録済で且つ上記リクエストに対して応答無しのサービスを該サービステーブルから削除する。その後、クライアント１０４は、規定時間が経過したか否かを判別し（ステップＳ６０８）、経過した場合は、サーバ検索を規定時間間隔で繰り返すためにステップＳ６０１に戻る一方、規定時間が経過していない場合は、規定時間が経過するまで待機する。本処理により、サービステーブルの登録内容が常に最新の状態に維持される。

次に、監視サーバ１０２により管理されているジョブ履歴情報をクライアント１０４から検索する処理について説明する。

図７は、図１の情報処理システムにおけるジョブ履歴情報検索の流れの一例を示すフローチャートである。

図７において、クライアント１０４では、ジョブ履歴情報を管理するサービスを提供しているサーバ（ここでは監視サーバ１０２）を上述したサービステーブルに基づいて検索する（ステップＳ７０１）。該当するサービスを提供するサーバが存在しない場合は（ステップＳ７０２でＮＯ）、そのままリターンする。一方、該当するサービスを提供するサーバが存在する場合は、ステップＳ７０３に進み、クライアント１０４は、サービスを提供するサーバ（監視サーバ１０２）にジョブ履歴情報の検索リクエストを送信する。

監視サーバ１０２では、クライアント１０４から検索リクエストを受信すると（ステップＳ７０４でＹＥＳ）、検索リクエストを送信したクライアント１０４に対してレスポンスを発行する（ステップＳ７０５）。

監視サーバ１０２からレスポンスを受信（ステップＳ７０６でＹＥＳ）したクライアント１０４は、ユーザにより入力された検索条件に関する情報を監視サーバ１０２に送信する（ステップＳ７０７）。

監視サーバ１０２では、クライアント１０４から検索条件に関する情報を受信すると（ステップＳ７０８でＹＥＳ）、後述するジョブ履歴情報の検索処理を実行し（ステップＳ７０９）、その検索結果をクライアント１０４へ送信する（ステップＳ７１０）。

クライアント１０４は、監視サーバ１０２から検索結果を受信すると（ステップＳ７１１でＹＥＳ）、ステップＳ７１２において、検索結果を表示し、リターンする。

なお、上記ステップＳ７０６及びステップＳ７１１において、直前の送信処理から所定時間内にレスポンス又は検索結果を受信しなかった場合は、ステップＳ７０１に戻り、再度サービステーブルから利用可能なサーバの検索を行うようにしてもよい。

次に、監視サーバ１０２がクライアント１０４から受信した検索条件に基づいてジョブ履歴情報を検索する処理について説明する。

図８は、図７のステップＳ７０９における監視サーバ１０２によるデータ検索処理の詳細を示すフローチャートである。

図８において、監視サーバ１０２は、クライアント１０４からリクエストされた検索条件をジョブ履歴情報検索の検索条件としてセットする（ステップＳ８０１）。次に、セットされた検索条件に基づいてジョブ履歴情報の論理積検索を実行して（ステップＳ８０２）、検索結果を取得する（ステップＳ８０３）。この時点での検索結果は、クライアント１０４からリクエストされた検索条件そのものを使って論理積検索した結果であるため、目的とするジョブ履歴情報が検索結果から漏れている可能性がある。

そこで、ステップＳ８０４では、監視サーバ１０２は、リクエストされた検索条件を用いて文書管理サーバ１０３が管理する文書データを論理積検索する（文書データ検索処理）。次に、ステップＳ８０５では、監視サーバ１０２は、検索の結果、該当する文書データが存在するか否かを判別し、無い場合はそのままリターンする。一方、該当する文書情報が存在する場合は、カウンタＮに０を代入してリセットを行い（ステップＳ８０６）、該当する文書データから特徴量を抽出する（ステップＳ８０７）。ここでは、文書データであるテキストデータから形態素解析によって単語を抽出する。この形態素解析は公知の手法を用いるので、その説明は省略する。

次に、ステップＳ８０８では、監視サーバ１０２は、文書データから抽出した単語をキーワードとして検索条件を作成し、ジョブ履歴情報検索の検索条件としてセットする。つづいて、監視サーバ１０２は、ステップＳ８０８でセットされた検索条件に基づいてジョブ履歴情報の検索を実行し（ステップＳ８０９）、検索結果を取得する（ステップＳ８１０）。ステップＳ８１１では、監視サーバ１０２は、ステップＳ８０４で得られた検索結果に対して、ステップＳ８１０で得られた検索結果を統合する。ここでは、重複分を省いてマージし、スコアでランキングする等の処理を行う。

ステップＳ８１２では、監視サーバ１０２は、ステップＳ８０４で得られた文書情報における未処理文書の有無を判別し、未処理文書が有る場合は、カウンタＮに１をインクリメントしてカウンタＮを更新する（ステップＳ８１３）。そして、次の未処理文書に対してステップＳ８０７からステップＳ８１１までの処理を繰り返す。一方、ステップＳ８１２の判別の結果、未処理文書が無いときはリターンする。

図９は、図８のステップＳ８０４における文書情報検索処理の詳細を示すフローチャートである。

図９において、監視サーバ１０２は、ジョブ履歴情報を管理するサービスを提供しているサーバ（ここでは文書管理サーバ１０３）を上述したサービステーブルに基づいて検索する（ステップＳ９０１）、該当するサービスを提供するサーバが存在しない場合は（ステップＳ９０２でＮＯ）、そのままリターンする。一方、監視サーバ１０２は、該当するサービスを提供するサーバが存在する場合は、ステップＳ９０３に進み、該当するサーバ１０３にデータ検索リクエストを送信する。

文書管理サーバ１０３は、監視サーバ１０２からデータ検索リクエストを受信すると（ステップＳ９０４でＹＥＳ）、データ検索リクエストを送信した監視サーバ１０２に対してレスポンスを発行する（ステップＳ９０５）。

文書管理サーバ１０３からレスポンスを受信（ステップＳ９０６でＹＥＳ）した監視サーバ１０２は、クライアント１０４からリクエストされた検索条件を文書管理サーバ１０３に送信する（ステップＳ９０７）。

文書管理サーバ１０３は、監視サーバ１０２から検索条件を受信すると（ステップＳ９０８でＹＥＳ）、該検索条件に基づいて文書データに対する論理積検索を実行し（ステップＳ９０９）、その検索結果を監視サーバ１０２に送信する（ステップＳ９１０）。

監視サーバ１０２は、文書管理サーバ１０３から検索結果を受信すると（ステップＳ９１１でＹＥＳ）、ジョブ履歴情報を検索する対象として、検索結果に含まれる検索スコアの上位の文書データを選定する（ステップＳ９１２）。この文書データに基づいて、図８のステップＳ８０７〜Ｓ８１０に示すようにジョブの履歴情報を検索する。

このように、蓄積されているジョブ履歴情報の文書データに情報欠落が存在していたとしても、まず、ユーザの入力した検索条件から電子文書データを検索する。そして、その検索結果である電子文書データから抽出された文書特徴に基づいて作成された検索条件によって、情報が欠落しているジョブ履歴情報をヒットする或いは上位に検索することができる。

なお、上記ステップＳ９０６及びステップＳ９１１において、直前の送信処理から所定時間内にレスポンス又は検索結果を受信しなかった場合は、ステップＳ９０１に戻り、再度サービステーブルから利用可能なサーバの検索を行うようにしてもよい。

上記実施の形態によれば、監視サーバ１０２がクライアント１０４を介してユーザにより入力された検索条件を利用して、文書管理サーバ１０３内の文書データを検索する。そして、その検索結果である文書データから抽出された文書特徴に基づいて新たな検索条件を作成し、該検索条件に基づいてジョブ履歴情報を検索するので、ユーザにより入力された検索条件を利用して、情報が欠落しているジョブ履歴情報を効率的に検索することができる。

上述した実施の形態では、検索条件がいずれもテキストデータを解析して得られる特徴量に対するものになっているが、テキストデータに限らず、レイアウトや画像特徴に基づく検索条件を用いることも可能である。

また、ユーザが入力した検索条件をそのまま文書データの検索条件として用いているが、システム側で検索要求数や文書データ管理サービスで提供される検索仕様に合わせたスコア等の条件設定を付加することも可能である。また、ユーザが入力した検索条件にジョブ履歴情報に関するものが含まれているなど、文書データの検索条件として不要である条件を削除することも可能である。

また、文書データ管理サービスの検索結果である検索結果文書に基づいて検索条件を作成し、ジョブ履歴情報を検索しているが、履歴情報検索機能が文書の解析や特徴抽出処理を内包していることで文書データそのものを検索クエリとして受け付けることが可能であれば、検索結果文書そのものを検索条件とすることが可能である。

また、複数の検索結果文書を統合して検索条件を作成することも可能である。

また、検索結果文書に基づいて作成された検索条件に、ユーザが入力した検索条件を統合することも可能である。文書データの検索条件として削除されたジョブ履歴情報に関する検索条件を、検索結果文書に基づく検索条件でジョブ履歴情報を検索する際に引き継ぐことが可能となる。さらに、統合することによって、ジョブ履歴情報を検索する回数を低減し、処理スピードを向上させることも可能である。

また、検索結果文書に基づく検索条件によるジョブ履歴情報の検索結果をすべて統合して最終結果を提示しているが、ユーザが入力した検索条件によるジョブ履歴情報検索結果と文書データ検索結果文書に基づく検索条件によるジョブ履歴情報検索結果とを分離した最終結果を提示することも可能である。さらに、文書データ検索結果文書の各文書毎に結果を分離して提示することも可能である。もちろん、文書データ検索結果やそれに基づく検索条件を提示することも可能である。

また、ユーザは監視サーバ１０２に検索をリクエストし、監視サーバ１０２が文書管理サーバ１０３にリクエストしているが、最初に文書管理サーバ１０３にリクエストし、文書管理サーバ１０３が監視サーバ１０２にリクエストする形態であってもよい。

上記実施の形態では、ネットワーク１０５上にＭＦＰ１０１、クライアント１０４が各１台ずつ存在する形態について説明したが、これに限定されず、それぞれ複数台存在していてもよい。また、他の装置がネットワーク１０５に接続されていてもよいことは云うまでもない。

本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ±Ｒ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ±ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは云うまでもない。

この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。

本発明の第１の実施の形態に係る情報処理システムの全体構成を機能的に示した図である。 図１におけるＭＦＰ１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。 ＭＦＰ１０１のソフトウェア構成を示すブロック図である。 図１の監視サーバ１０２にジョブ履歴情報と共に蓄積される文書データと、その文書データを検索するために作成されたインデックスデータの概略を示す図である。 図１の情報処理システムにおける文書データ検索の流れの一例を示す図である。 ネットワーク１０５上のサービスを検索するときの処理を示すフローチャートである。 図１の情報処理システムにおけるジョブ履歴情報検索の流れの一例を示すフローチャートである。 図７のステップＳ７０９における監視サーバ１０２によるデータ検索処理の詳細を示すフローチャートである。 図８のステップＳ８０４における文書情報検索処理の詳細を示すフローチャートである。

符号の説明

１０１ ＭＦＰ
１０１ｃ ＭＦＰ管理部
１０２ 監視サーバ
１０３ 文書管理サーバ
１０４ クライアント
１０５ ネットワーク
４０１，４０４，４０７ 原稿
４０２，４０５，４０８ 読取データ
４０３，４０６，４０９ インデックスデータ
５０３ 文書データベース
５０１ キーワード
５０５ 検索条件

Claims (4)

1. 外部から入力された検索条件に基づいて機器の動作履歴情報を検索する情報処理システムにおいて、
   外部から入力された第１の検索条件に基づいて、電子文書を記憶する第１の情報記憶手段から前記第１の検索条件を満たす電子文書を検索する第１の情報検索手段と、
   前記第１の検索手段によって検索された電子文書に基づいて第２の検索条件を作成する検索条件作成手段と、
   前記作成された第２の検索条件に基づいて、機器の動作履歴情報を記憶する第２の情報記憶手段から前記第２の検索条件を満たす機器の動作履歴情報を検索する第２の情報検索手段とを備えることを特徴とする情報処理システム。
2. 前記前記入力された第１の検索条件に基づいて前記第２の情報記憶手段から少なくとも１つのジョブ履歴情報を検索する第３の情報検索手段と、
   前記第２，前記第３の情報検索手段によって検索された検索結果を統合する検索結果統合手段とを更に備えることを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
3. 外部から入力された検索条件に基づいて機器の動作履歴を検索する情報処理システムの制御方法において、
   機器の動作履歴情報を検索するための検索条件を第１の検索条件として入力する検索条件入力ステップと、
   前記入力された第１の検索条件に基づいて、電子文書を記憶する第１の記憶手段から前記第１の検索条件を満たす電子文書を検索する第１の情報検索ステップと、
   前記第１の検索ステップにおいて検索された電子文書に基づいて第２の検索条件を作成する検索条件作成ステップと、
   前記作成された第２の検索条件に基づいて、機器の動作履歴情報を記憶する第２の記憶手段から前記第２の検索条件を満たす機器の動作履歴情報を検索する第２の情報検索ステップとを備えることを特徴とする制御方法。
4. 前記入力された第１の検索条件に基づいて前記第２の記憶手段から少なくとも１つのジョブ履歴情報を検索する第３の情報検索ステップと、
   前記第２，前記第３の情報検索手段によって検索された検索結果を統合する検索結果統合ステップとを更に備えることを特徴とする請求項３記載の制御方法。

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