JP2007011560A - 帳票データ管理システム - Google Patents
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Abstract
【課題】 紙で印刷した帳票を電子化して、電子帳票管理プログラムに登録する作業を自動化できるようにするシステムを提供すること。また、帳票を印刷するときに使用した電子データを再利用して、帳票を検索するために必要な情報を正確に入力するシステムを提供すること。
【解決手段】 印刷する帳票に対して、帳票管理情報と印刷に使用した電子データへのアクセス情報を、二次元シンボルとして帳票に印字し、印刷した帳票の二次元シンボルから取得した情報と印刷した帳票を関連付けて帳票管理をする。
【選択図】 図１
【解決手段】 印刷する帳票に対して、帳票管理情報と印刷に使用した電子データへのアクセス情報を、二次元シンボルとして帳票に印字し、印刷した帳票の二次元シンボルから取得した情報と印刷した帳票を関連付けて帳票管理をする。
【選択図】 図１
Description
本発明は、紙へ出力された帳票を電子的に管理するための帳票データ管理システムに関するものである。
電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）の施行（１９９８年７月）により、自己が一貫して電子計算機を使用して作成した帳簿、書類であれば、電子データで保存管理することが認められる事となったが、紙で受け取った領収書や、一旦印刷して紙面で承認作業を行なった帳票は、電子データで保存管理することが認められていなかった。
しかし、２００４年１１月に成立したｅ文書法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律）が２００５年４月に施行されたことにより、従来は電子管理できなかった紙の帳票も、一定の要件を満たせば電子化したデータが原本として認められ、保存管理することが可能となった。今後は、紙の帳票を電子化して管理し、電子化したデータを利用する機会が増えていくと考えられる。
しかし、２００４年１１月に成立したｅ文書法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律）が２００５年４月に施行されたことにより、従来は電子管理できなかった紙の帳票も、一定の要件を満たせば電子化したデータが原本として認められ、保存管理することが可能となった。今後は、紙の帳票を電子化して管理し、電子化したデータを利用する機会が増えていくと考えられる。
図７は、印刷した帳票を電子化して管理する場合のシステムの構成図であり、印刷帳票７１、スキャナ装置７２、帳票イメージデータ７３、検索文字列入力部７４、電子帳票管理プログラム７５、電子帳票閲覧プログラム７６から構成されている。
このような電子帳票管理システムでは、印刷帳票７１を、スキャナ装置７２で読み取り、帳票イメージデータ７３を作成し、電子帳票管理プログラム７５へ登録する。電子帳票管理プログラム７５は、電子帳票閲覧プログラム７６から指定された検索条件に合致する帳票を取り出すことができる検索性を備えている必要がある。印刷帳票７１に関連付けられる検索文字列は、文字列入力部７４において手作業で入力するか、ＯＣＲ(Optical Character Reader)を用いて帳票内の文字データを抽出して入力する。
なお、本発明に関連する公知技術文献としては下記の特許文献１、特許文献２がある。
特開２００２−２９８０６９
特開２００４−２１３０６１
このような電子帳票管理システムでは、印刷帳票７１を、スキャナ装置７２で読み取り、帳票イメージデータ７３を作成し、電子帳票管理プログラム７５へ登録する。電子帳票管理プログラム７５は、電子帳票閲覧プログラム７６から指定された検索条件に合致する帳票を取り出すことができる検索性を備えている必要がある。印刷帳票７１に関連付けられる検索文字列は、文字列入力部７４において手作業で入力するか、ＯＣＲ(Optical Character Reader)を用いて帳票内の文字データを抽出して入力する。
なお、本発明に関連する公知技術文献としては下記の特許文献１、特許文献２がある。
上述したように、印刷した帳票を電子化して利用するためには、指定した検索条件に合致する帳票データを取り出すことができる帳票管理システムが必要となる。
しかし、帳票ごとに検索文字列を手入力する従来の構成では、データを入力する際に、適切な検索文字列を帳票一枚ずつ調べる必要があるため、帳票登録作業を自動化できずコストの負担が大きいという問題がある。
また、帳票に関連付ける検索文字列の正確性の面でも問題がある。
ＯＣＲで帳票内の文字列を抽出して検索に用いる手法は、帳票内の文字データに対して全文検索を行なうことは可能だが、例えば「指定した金額以上の領収書を検索する」といったデータの形式を意識した検索ができない。
また、ＯＣＲでも読み取りミスがあるため、正しく文字列が認識されているかを確認しなければならず、その確認作業のためにコストが増大する。
帳票の作成から承認作業まで、全て電子化して管理されているシステムでは、帳票データからテキストデータだけを抽出して、分析、加工などに２次利用することができる。
しかし、一度印刷した帳票を電子管理するシステムでは、帳票データは全てイメージとして管理されているため、帳票データの２次利用をすることが困難である。
しかし、帳票ごとに検索文字列を手入力する従来の構成では、データを入力する際に、適切な検索文字列を帳票一枚ずつ調べる必要があるため、帳票登録作業を自動化できずコストの負担が大きいという問題がある。
また、帳票に関連付ける検索文字列の正確性の面でも問題がある。
ＯＣＲで帳票内の文字列を抽出して検索に用いる手法は、帳票内の文字データに対して全文検索を行なうことは可能だが、例えば「指定した金額以上の領収書を検索する」といったデータの形式を意識した検索ができない。
また、ＯＣＲでも読み取りミスがあるため、正しく文字列が認識されているかを確認しなければならず、その確認作業のためにコストが増大する。
帳票の作成から承認作業まで、全て電子化して管理されているシステムでは、帳票データからテキストデータだけを抽出して、分析、加工などに２次利用することができる。
しかし、一度印刷した帳票を電子管理するシステムでは、帳票データは全てイメージとして管理されているため、帳票データの２次利用をすることが困難である。
本発明の目的は、紙で印刷した帳票を電子化して、電子帳票管理プログラムに登録する作業を自動化することができる帳票データ管理システムを提供することにある。
また、帳票を印刷するときに使用した電子データを再利用して、帳票を検索するために必要な情報を正確に入力することができる帳票データ管理システムを提供することにある。
また、帳票を印刷するときに使用した電子データを再利用して、帳票を検索するために必要な情報を正確に入力することができる帳票データ管理システムを提供することにある。
上記目的を達成するために、本発明は、紙へ印刷する帳票に対して、対象の帳票を識別するための管理情報を第１の二次元シンボルとして作成する手段と、印刷する帳票の電子データをデータベースに登録する手段と、前記データベースから帳票の電子データを取得するためのアクセス情報を第２の二次元シンボルとして作成する手段と、作成した前記第１、第２の二次元シンボルを対象の帳票に印字して印刷する手段と、前記第１の二次元シンボルから帳票の管理情報を取得して、スキャナ装置で作成した帳票のイメージデータと関連付けて電子帳票管理プログラムに登録する手段と、前記第２の二次元シンボルから前記データベースアクセスするための情報を取得して、印刷に使用した帳票の電子データを取得する手段と、取得した電子データと帳票のイメージデータとを関連付けて電子帳票管理プログラムに登録する手段とを備えたことを特徴とする。
また、前記データベースに登録する帳票データを暗号化する手段と、暗号化された帳票データを復号するためのキー情報を前記第１の二次元シンボルに付与する手段と、前記第１の二次元シンボルに格納するデータを帳票受領者の公開鍵で暗号化する手段と、前記第１の二次元シンボルに格納してあるデータを、帳票受領者の秘密鍵で復号する手段と、暗号化された帳票データを前記第１の二次元シンボル内の複号キーを用いて複号する手段をさらに備えたことを特徴とする。
また、一帳票に印字された複数の第１の二次元シンボルを識別するために、格納する情報をタグ形式で作成する手段と、固有の識別番号を付加する手段と、データを分割する手段をさらに備えたことを特徴とする。
また、前記データベースに登録する帳票データを暗号化する手段と、暗号化された帳票データを復号するためのキー情報を前記第１の二次元シンボルに付与する手段と、前記第１の二次元シンボルに格納するデータを帳票受領者の公開鍵で暗号化する手段と、前記第１の二次元シンボルに格納してあるデータを、帳票受領者の秘密鍵で復号する手段と、暗号化された帳票データを前記第１の二次元シンボル内の複号キーを用いて複号する手段をさらに備えたことを特徴とする。
また、一帳票に印字された複数の第１の二次元シンボルを識別するために、格納する情報をタグ形式で作成する手段と、固有の識別番号を付加する手段と、データを分割する手段をさらに備えたことを特徴とする。
本発明によれば、紙で印刷した帳票を電子化して登録する際に、必要な管理情報を帳票印刷時に二次元シンボルとして印字し、帳票登録時に情報を取得することができる。よって、手作業で検索文字列の入力や確認をする必要がなくなるので、印刷帳票を電子帳票管理プログラムへ登録したいときに、オートフィーダー付のスキャナ装置を用いて、自動化して登録するといった事が可能となる。
また、紙で配布された帳票に対応する電子データを、データベースサーバから取得することで、帳票データからテキストデータを正確に抜き出して、分析、加工することができ、帳票データの効率的な二次利用が可能となる。
また、紙で配布された帳票に対応する電子データを、データベースサーバから取得することで、帳票データからテキストデータを正確に抜き出して、分析、加工することができ、帳票データの効率的な二次利用が可能となる。
以下、本発明を実施する場合の一形態を図面を参照して具体的に説明する。
図１は、本発明に係る帳票データ管理システムの実施の形態を示すブロック図である。
この実施形態の帳票データ管理システムにおいては、印刷する帳票の書式データ１１と、帳票のテキストデータ１２を帳票印刷プログラム１３へ入力する。
また、帳票を検索するために必要な検索文字列２０を、帳票印刷プログラム１３に対して入力する。検索文字列２０は、帳票のテキストデータ１２から入力するか、任意の文字列を入力する。
帳票印刷プログラム１３は、図２で示すデータ形式に従って、印刷する帳票を検索するために必要な情報と、印刷する帳票の元となる電子データを取得するための情報を、二次元シンボルに変換して帳票に印字し、印刷帳票１５を作成する。
なお、図２のデータ形式については後述する。
図１は、本発明に係る帳票データ管理システムの実施の形態を示すブロック図である。
この実施形態の帳票データ管理システムにおいては、印刷する帳票の書式データ１１と、帳票のテキストデータ１２を帳票印刷プログラム１３へ入力する。
また、帳票を検索するために必要な検索文字列２０を、帳票印刷プログラム１３に対して入力する。検索文字列２０は、帳票のテキストデータ１２から入力するか、任意の文字列を入力する。
帳票印刷プログラム１３は、図２で示すデータ形式に従って、印刷する帳票を検索するために必要な情報と、印刷する帳票の元となる電子データを取得するための情報を、二次元シンボルに変換して帳票に印字し、印刷帳票１５を作成する。
なお、図２のデータ形式については後述する。
二次元シンボル情報を暗号化しない場合、印刷帳票１５を保持しているものは誰でも、帳票管理情報と電子データを取得することが可能となる。特定の受領者のみ、データにアクセスできるようにするためには、二次元シンボルを暗号化する必要がある。
二次元シンボルを暗号化する場合は、帳票受領者が、二次元シンボル暗号化キー１Ａを公開して、帳票印刷プログラム１３が、その暗号化キー１Ａを用いて暗号化する。
二次元シンボルは、例えば図６で示すようなＱＲ（Quick Response）コードシンボル６０のイメージを用いて、帳票内の定められた範囲に印字する。１つの二次元シンボルでデータを格納できない場合は、データを分割して複数個の二次元シンボルに分けて印字する。
二次元シンボルを暗号化する場合は、帳票受領者が、二次元シンボル暗号化キー１Ａを公開して、帳票印刷プログラム１３が、その暗号化キー１Ａを用いて暗号化する。
二次元シンボルは、例えば図６で示すようなＱＲ（Quick Response）コードシンボル６０のイメージを用いて、帳票内の定められた範囲に印字する。１つの二次元シンボルでデータを格納できない場合は、データを分割して複数個の二次元シンボルに分けて印字する。
帳票印刷プログラム１３が、印刷時に作成した帳票の電子データを、その帳票を識別するための値と関連付けて、データベースサーバ１４に暗号化して登録する。識別値は二次元シンボルに印字する。
印刷帳票１５は、配布、閲覧、承認の過程を経た後再び電子化して管理される。
印刷帳票１５は、配布、閲覧、承認の過程を経た後再び電子化して管理される。
印刷帳票１５を、スキャナ装置１６に入力して帳票イメージデータ１７を作成し、電子帳票管理プログラム１８へ登録する。
電子帳票管理プログラム１８は、帳票イメージデータ１７内に存在する二次元シンボルの情報から、帳票管理情報を読み取り、帳票イメージデータ１７と関連付けてデータベースサーバ１４が管理するデータベース１４１に登録する。
また、二次元シンボルの情報から、印刷帳票１５の元となる電子データへのアクセス情報を取得し、データベースサーバ１４にアクセスして、データベース１４１から帳票データを取得する。
取得した帳票データは暗号化されているため復号化し、帳票イメージデータ１７と関連付けて電子帳票管理プログラム１８へ登録する。
電子帳票管理プログラム１８は、帳票イメージデータ１７内に存在する二次元シンボルの情報から、帳票管理情報を読み取り、帳票イメージデータ１７と関連付けてデータベースサーバ１４が管理するデータベース１４１に登録する。
また、二次元シンボルの情報から、印刷帳票１５の元となる電子データへのアクセス情報を取得し、データベースサーバ１４にアクセスして、データベース１４１から帳票データを取得する。
取得した帳票データは暗号化されているため復号化し、帳票イメージデータ１７と関連付けて電子帳票管理プログラム１８へ登録する。
電子帳票閲覧プログラム１９は、指定の検索条件に合致する帳票イメージデータ１７を電子帳票管理プログラム１８から取得する。
帳票内のデータを検索する、又は書き出しする場合は、帳票イメージデータ１７に関連付けられている帳票の電子データを利用して機能を実現する。
帳票内のデータを検索する、又は書き出しする場合は、帳票イメージデータ１７に関連付けられている帳票の電子データを利用して機能を実現する。
図２は、二次元シンボルとして格納するＸＭＬ形式（Extensible Markup Language）のデータである。idタグ２０１，２０４は、二次元シンボルの識別情報を格納する。本手法で作成した二次元シンボルであることを指定するための固定値を指定するcodeタグ２０２と、同一帳票における二次元シンボルの順序番号を指定するseq_numタグ２０３を含む。
accessタグ２０５は、データベースサーバ１４に接続するための情報と、データベースサーバ１４から取得する帳票の識別値を格納する。データベースサーバ１４のＩＰアドレスを指定するhostタグ２０６と、データベースサーバ１４のポート番号を指定するportタグ２０７と、対象帳票を印刷する時に割り当てられた帳票識別値を指定するdocument_idタグ２０８と、暗号化された帳票データを復号化するためのキー情報を指定するdecryptタグ２０９を含む。
searchタグ２１０は、帳票の管理情報を格納するためのタグである。帳票管理情報の文字属性として、文字列（word）、数値（number）、日付（date）のいずれかを指定するtypeタグ２１１と、帳票管理情報の名称を指定するnameタグ２１２と、帳票管理情報のデータ内容を指定するdataタグ２１３を含む。
accessタグ２０５は、データベースサーバ１４に接続するための情報と、データベースサーバ１４から取得する帳票の識別値を格納する。データベースサーバ１４のＩＰアドレスを指定するhostタグ２０６と、データベースサーバ１４のポート番号を指定するportタグ２０７と、対象帳票を印刷する時に割り当てられた帳票識別値を指定するdocument_idタグ２０８と、暗号化された帳票データを復号化するためのキー情報を指定するdecryptタグ２０９を含む。
searchタグ２１０は、帳票の管理情報を格納するためのタグである。帳票管理情報の文字属性として、文字列（word）、数値（number）、日付（date）のいずれかを指定するtypeタグ２１１と、帳票管理情報の名称を指定するnameタグ２１２と、帳票管理情報のデータ内容を指定するdataタグ２１３を含む。
図３は、帳票印刷プログラム１３が、二次元シンボルに埋め込むＸＭＬデータを作成するフローチャートである（ステップ３０１）。
はじめに、二次元シンボルの順序番号を保持する変数seq_numを「１」に初期化し（ステップ３０２）、二次元シンボルを識別するためのidタグ２０１の情報を設定し（ステップ３０３）、データベースサーバ１４へ接続するためのaccessタグ２０５の情報を設定する（ステップ３０５）。
次に、帳票管理情報を格納するためのsearchタグ２１０３を、設定する個数分だけ繰り返し実行する（ステップ３０６、３０８）。
二次元シンボルに格納できるデータ量を超えてしまい格納できない場合は（ステップ３０７）、該当する二次元シンボルの作成を完了し（ステップ３０９）、二次元シンボルの順序番号をインクリメントして（ステップ３１０）、新しい二次元シンボルにデータを設定する。
２個目以降の二次元シンボルにはaccessタク゛20５の情報は設定しない（ステップ３０４）。
はじめに、二次元シンボルの順序番号を保持する変数seq_numを「１」に初期化し（ステップ３０２）、二次元シンボルを識別するためのidタグ２０１の情報を設定し（ステップ３０３）、データベースサーバ１４へ接続するためのaccessタグ２０５の情報を設定する（ステップ３０５）。
次に、帳票管理情報を格納するためのsearchタグ２１０３を、設定する個数分だけ繰り返し実行する（ステップ３０６、３０８）。
二次元シンボルに格納できるデータ量を超えてしまい格納できない場合は（ステップ３０７）、該当する二次元シンボルの作成を完了し（ステップ３０９）、二次元シンボルの順序番号をインクリメントして（ステップ３１０）、新しい二次元シンボルにデータを設定する。
２個目以降の二次元シンボルにはaccessタク゛20５の情報は設定しない（ステップ３０４）。
図４は、帳票イメージデータ１７から、二次元シンボルのデータを取得するフローチャートである（ステップ４０１）。
電子帳票プログラム１８は、帳票イメージデータ１７の指定の位置に存在する二次元シンボルを読み取り（ステップ４０２、ステップ４０３、ステップ４０４）、ＸＭＬデータ形式で解析する（ステップ４０７）。データの解析に失敗した場合は（ステップ４０５）、処理をスキップする（ステップ４０６）。
同様に、idタグ２０１が存在しないか、不正値だったときも処理をスキップする（ステップ４０９、ステップ４１０）。
二次元シンボルは複数個存在する可能性があるので、位置をずらしながら、認識できる二次元シンボルが無くなるまで処理を繰り返す。
電子帳票プログラム１８は、帳票イメージデータ１７の指定の位置に存在する二次元シンボルを読み取り（ステップ４０２、ステップ４０３、ステップ４０４）、ＸＭＬデータ形式で解析する（ステップ４０７）。データの解析に失敗した場合は（ステップ４０５）、処理をスキップする（ステップ４０６）。
同様に、idタグ２０１が存在しないか、不正値だったときも処理をスキップする（ステップ４０９、ステップ４１０）。
二次元シンボルは複数個存在する可能性があるので、位置をずらしながら、認識できる二次元シンボルが無くなるまで処理を繰り返す。
図５は、帳票印刷プログラム１３が、二次元シンボルデータと、データベースサーバ１４へ格納する帳票データを暗号化するフローチャートと、電子帳票管理プログラム１８が、暗号化されたデータを取得して復号するフローチャートである。
帳票印刷プログラム１３は、印刷する帳票データを作成し（ステップ５０２）、帳票データを暗号化して（ステップ５０３）データベースサーバ１４のデータベース１４１へ格納し、暗号化したデータを復号するキー情報を二次元シンボルに格納する（ステップ５０４）。
次に、帳票受信者の公開鍵を取得し、二次元シンボル情報を暗号化する（ステップ５０５、ステップ５０６）。
電子帳票管理プログラム１８は、二次元シンボル情報を取得し（ステップ５０８）、情報が暗号化されていれば、受信者が保有する秘密鍵を用いて情報を復号する（ステップ５０９）。二次元シンボル情報から、帳票データの復号キーを取得し（ステップ５１０）、帳票データを復号する（ステップ５１１）。
帳票印刷プログラム１３は、印刷する帳票データを作成し（ステップ５０２）、帳票データを暗号化して（ステップ５０３）データベースサーバ１４のデータベース１４１へ格納し、暗号化したデータを復号するキー情報を二次元シンボルに格納する（ステップ５０４）。
次に、帳票受信者の公開鍵を取得し、二次元シンボル情報を暗号化する（ステップ５０５、ステップ５０６）。
電子帳票管理プログラム１８は、二次元シンボル情報を取得し（ステップ５０８）、情報が暗号化されていれば、受信者が保有する秘密鍵を用いて情報を復号する（ステップ５０９）。二次元シンボル情報から、帳票データの復号キーを取得し（ステップ５１０）、帳票データを復号する（ステップ５１１）。
１１ 帳票の書式データ
１２ 帳票のテキストデータ
１３ 帳票印刷プログラム
１４ データベースサーバ
１５ 印刷帳票
１６ スキャナ装置
１７ 帳票イメージデータ
１８ 電子帳票管理サーバ
１９ 電子帳票閲覧プログラム
２０ 検索文字列
１２ 帳票のテキストデータ
１３ 帳票印刷プログラム
１４ データベースサーバ
１５ 印刷帳票
１６ スキャナ装置
１７ 帳票イメージデータ
１８ 電子帳票管理サーバ
１９ 電子帳票閲覧プログラム
２０ 検索文字列
Claims (3)
- 紙へ印刷する帳票に対して、対象の帳票を識別するための管理情報を第１の二次元シンボルとして作成する手段と、印刷する帳票の電子データをデータベースに登録する手段と、前記データベースから帳票の電子データを取得するためのアクセス情報を第２の二次元シンボルとして作成する手段と、作成した前記第１、第２の二次元シンボルを対象の帳票に印字して印刷する手段と、前記第１の二次元シンボルから帳票の管理情報を取得して、スキャナ装置で作成した帳票のイメージデータと関連付けて電子帳票管理プログラムに登録する手段と、前記第２の二次元シンボルから前記データベースアクセスするための情報を取得して、印刷に使用した帳票の電子データを取得する手段と、取得した電子データと帳票のイメージデータとを関連付けて電子帳票管理プログラムに登録する手段とを備えたことを特徴とする帳票データ管理システム。
- 前記データベースに登録する帳票データを暗号化する手段と、暗号化された帳票データを復号するためのキー情報を前記第１の二次元シンボルに付与する手段と、前記第１の二次元シンボルに格納するデータを帳票受領者の公開鍵で暗号化する手段と、前記第１の二次元シンボルに格納してあるデータを、帳票受領者の秘密鍵で復号する手段と、暗号化された帳票データを前記第１の二次元シンボル内の複号キーを用いて複号する手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の帳票データ管理システム。
- 一帳票に印字された複数の第１の二次元シンボルを識別するために、格納する情報をタグ形式で作成する手段と、固有の識別番号を付加する手段と、データを分割する手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の帳票データ管理システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2005189774A JP2007011560A (ja) | 2005-06-29 | 2005-06-29 | 帳票データ管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2005189774A JP2007011560A (ja) | 2005-06-29 | 2005-06-29 | 帳票データ管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2007011560A true JP2007011560A (ja) | 2007-01-18 |
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ID=37750000
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2005189774A Pending JP2007011560A (ja) | 2005-06-29 | 2005-06-29 | 帳票データ管理システム |
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|---|---|
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-
2005
- 2005-06-29 JP JP2005189774A patent/JP2007011560A/ja active Pending
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