JP2006350554A

JP2006350554A - Document digitization system

Info

Publication number: JP2006350554A
Application number: JP2005174151A
Authority: JP
Inventors: Takanori Hioka; 孝則日岡; Chizuko Nakamura; 千鶴子中村; Hatafumi Nishi; 秦史西
Original assignee: Mitsubishi Heavy Industries Ltd
Current assignee: Mitsubishi Heavy Industries Ltd
Priority date: 2005-06-14
Filing date: 2005-06-14
Publication date: 2006-12-28

Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a document digitization system by which annotations to be noticed is easily decided from annotations given to electronic documents. SOLUTION: A document digitization system is equipped with; a digitized document file (6) which stores digitized documents; a digitized document database (5) which stores annotation information corresponding to annotations given to the digitized documents; an icon display means (6a) which displays an icon (25) corresponding to the annotations by superimposing the digitized document when the electronic document is displayed; and a text display means (6a). The annotation information includes annotation type information which indicates the type of the annotation and a text used as the content of the annotation. When predetermined operation is performed to the icon (25), the text display means (6a) displays the text contained in the annotation information corresponding to the annotation. The icon display means (6a) displays the icon (25) by the design corresponding to the annotation type information. COPYRIGHT: (C)2007,JPO&INPIT

Description

本発明は、文書電子化システムに関しており、特に、多数のユーザ間の情報の共有を支援するように構成された文書電子化システムに関する。 The present invention relates to a document digitizing system, and more particularly to a document digitizing system configured to support sharing of information among a large number of users.

文書の電子化の利点は、文書の保管コストを低減するのみならず、多数のユーザ間の情報の共有を促進することにもある。電子化文書を外部からアクセス可能なサーバに保存することにより、当該電子化文書に記載された情報を容易に共有することができる。 The advantage of document digitization not only reduces document storage costs, but also promotes sharing of information among a large number of users. By storing the digitized document in a server accessible from the outside, the information described in the digitized document can be easily shared.

米国のアドビシステムズ社が開発したＰＤＦ（portable document format）は、電子化文書の最も典型的なフォーマットである。ＰＤＦファイルは、イメージを文書に組み込むことができる一方でテキスト検索も可能であり、このような利点から、ＰＤＦファイルは、電子化文書として最も広く使用される。 PDF (portable document format) developed by Adobe Systems Inc. in the United States is the most typical format for digitized documents. PDF files can incorporate images into documents while allowing text search, and because of these advantages, PDF files are most widely used as digitized documents.

上述のＰＤＦは、多数ユーザ間の情報の共有を促進するために、オンライン注釈機能を用意している（例えば、アドビシステムズ社のソフトウェアであるアドビアクロバット（Adobe Acrobat） ver.5.0のヘルプファイルの第１４６頁参照）。オンライン注釈機能とは、ＰＤＦファイルに付された注釈（コメント）をサーバにアップロードすることにより、全てのユーザが注釈を参照できるようにする機能である。ＰＤＦでは、注釈はＰＤＦファイルそのものには含まれておらず、ＰＤＦファイルとは別に用意されるＦＤＦ（form data format）ファイルに保存される。 The above-mentioned PDF provides an online annotation function in order to promote sharing of information among a large number of users (for example, the first version of the help file of Adobe Acrobat ver.5.0, which is Adobe software). Page 146). The online annotation function is a function that allows all users to refer to the annotation by uploading the annotation (comment) attached to the PDF file to the server. In PDF, annotations are not included in the PDF file itself, but are stored in an FDF (form data format) file prepared separately from the PDF file.

注釈として最も情報量が多いのはテキストによる注釈であり、ＰＤＦには、ノート注釈とテキスト注釈の２種類のテキストベースの注釈が用意されている。ノート注釈とテキスト注釈の相違点は、ノート注釈は、文書上では特定のアイコンとして表示されるのに対し、テキスト注釈は、テキストが文書上に常に表示されることである。ノート注釈を文書に追加すると文書上にアイコンが表示される。そのアイコンをクリックすることにより注釈となるテキストが表示される。テキスト注釈では、注釈となるテキストそのものが文書に重ねて表示される。 Text annotations have the largest amount of information as annotations, and two types of text-based annotations, note annotations and text annotations, are prepared in PDF. The difference between note annotations and text annotations is that note annotations are displayed as specific icons on the document, whereas text annotations always display text on the document. When a note annotation is added to a document, an icon is displayed on the document. Clicking on the icon will display the text that will be the annotation. In the text annotation, the text as the annotation itself is displayed superimposed on the document.

テキストベースの注釈は多くのユーザ間で情報を共有するために有効であるが、従来のテキストベースの注釈には、下記の２つの難点がある。１つは、各ユーザにとって、どの注釈に着目すべきかを一見して判断しにくいことである。注釈が多く付されている場合、ユーザは、自分に関連のある注釈のみを選択的に読むことを望むであろう。しかし、ノート注釈では、表示されているアイコンからはその内容は判断できない。一方、テキスト注釈では、テキストを読まなくては内容が判断できないため、やはり、着目すべき注釈を一見して判断するためには適さない。 While text-based annotation is effective for sharing information among many users, conventional text-based annotation has the following two drawbacks. One is that it is difficult for each user to determine at a glance which annotation to focus on. If there are many annotations, the user will want to selectively read only those annotations that are relevant to them. However, the contents of a note annotation cannot be determined from the displayed icon. On the other hand, in the text annotation, the contents cannot be determined without reading the text, so that it is not suitable for judging the annotation to be noticed at a glance.

もう１つの難点は、特定のユーザ間の情報の交換の確実性の向上と、その交換された情報の共有化とを同時に実現していない点である。注釈を付すことにより、その注釈に記載された情報は、全てのユーザからアクセス可能である。しかし、その注釈が、特定のユーザに伝えるべき内容を有していたとしても、その注釈が当該特定のユーザに読まれる保証はない。一方、電子メールその他の手段によって特定のユーザ間で情報を交換すれば、情報の交換は確実に行われる。しかし、交換された情報は、他のユーザには共有されない。これは、多数ユーザ間の情報の共有を促進するためには好ましくない。
アドビアクロバットｖｅｒ．５．０のヘルプファイル（ｐ．１４６） Another difficulty is that improvement of certainty of information exchange between specific users and sharing of the exchanged information are not realized at the same time. By adding an annotation, the information described in the annotation can be accessed by all users. However, even if the annotation has content to be communicated to a specific user, there is no guarantee that the annotation will be read by the specific user. On the other hand, if information is exchanged between specific users by e-mail or other means, the exchange of information is performed reliably. However, the exchanged information is not shared with other users. This is not preferable for promoting information sharing among a large number of users.
Adobe Acrobat Ver. 5.0 help file (p.146)

したがって、本発明の一の目的は、電子化文書に付された注釈のうち、着目すべき注釈を判断しやすい文書電子化システムを提供することにある。
本発明の他の目的は、注釈を電子化文書に付すことが可能に構成された文書電子化システムにおいて、特定のユーザ間の情報の交換の確実性の向上と、その交換された情報の共有化とを同時に実現するための技術を提供することにある。 Therefore, an object of the present invention is to provide a document digitization system that makes it easy to determine a note to be focused on among annotations attached to a digitized document.
Another object of the present invention is to improve the certainty of information exchange between specific users and share the exchanged information in a document digitization system configured to be able to add annotations to an electronic document. It is to provide a technique for realizing the simultaneous development.

上記の目的を達成するために、本発明は、以下に述べられる手段を採用する。その手段を構成する技術的事項の記述には、［特許請求の範囲］の記載と［発明を実施するための最良の形態］の記載との対応関係を明らかにするために、［発明を実施するための最良の形態］で使用される番号・符号が付加されている。但し、付加された番号・符号は、［特許請求の範囲］に記載されている発明の技術的範囲を限定的に解釈するために用いてはならない。 In order to achieve the above object, the present invention employs the means described below. In the description of technical matters constituting the means, in order to clarify the correspondence between the description of [Claims] and the description of [Best Mode for Carrying Out the Invention] Number / symbol used in the best mode for doing this is added. However, the added number / symbol should not be used to limit the technical scope of the invention described in [Claims].

一の観点において、本発明による文書電子化システムは、電子化文書を格納する電子化文書ファイル（６）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベース（５）と、前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコン（２５）を前記電子化文書に重ねて表示するアイコン表示手段（６ａ）と、テキスト表示手段（６ａ）とを具備する。前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含む。テキスト表示手段（６ａ）は、アイコン（２５）に対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示する。アイコン表示手段（６ａ）は、アイコン（２５）を、前記注釈種別情報に対応したデザインで表示する。 In one aspect, the electronic document system according to the present invention is an electronic document that stores an electronic document file (6) for storing the electronic document and annotation information corresponding to the annotation attached to the electronic document. A database (5); icon display means (6a) for displaying an icon (25) corresponding to the annotation superimposed on the electronic document when the electronic document is displayed; and a text display means (6a); It comprises. The annotation information includes annotation type information indicating the type of the annotation and text serving as the content of the annotation. The text display means (6a) displays the text included in the annotation information corresponding to the annotation when a predetermined operation is performed on the icon (25). The icon display means (6a) displays the icon (25) with a design corresponding to the annotation type information.

このような文書電子化システムは、アイコン（２５）のデザインが注釈の種別に応じて選択されることにより、電子化文書を閲覧する担当者は、どの注釈を読むべきかを容易に判断することができる。 In such a document digitization system, the person in charge of viewing the digitized document can easily determine which annotation should be read by selecting the design of the icon (25) according to the type of the annotation. Can do.

好適な実施形態では、本発明の文書電子化システムは、注釈送信手段（１３）を更に具備する。この場合、前記注釈情報のうち、前記注釈種別情報に示される種別が特定種別である特定注釈情報は宛先情報を含むように作成され、更に、注釈送信手段（１３）は、前記特定注釈情報に含まれる前記テキストを含む電子メールを、前記宛先情報に対応する電子メールアドレスを宛先として送信するように構成される。このような文書電子化システムでは、注釈情報のうち種別が特定種別である特定注釈情報を、電子メールによって所望の宛先に送信することができる。このような構成は、電子化文書を介した特定のユーザ間の情報の交換の確実性を有効に向上する。加えて、この特定注釈情報に対応する注釈も、電子化文書に添付されているから、交換された情報の共有化をも同時に実現することができる。 In a preferred embodiment, the document digitization system of the present invention further comprises annotation transmission means (13). In this case, among the annotation information, the specific annotation information whose type indicated in the annotation type information is a specific type is created so as to include the destination information, and the annotation transmission means (13) further includes the specific annotation information. The electronic mail including the included text is configured to be transmitted with an electronic mail address corresponding to the destination information as a destination. In such a document electronic system, specific annotation information whose type is a specific type among the annotation information can be transmitted to a desired destination by electronic mail. Such a configuration effectively improves the certainty of information exchange between specific users via an electronic document. In addition, since the annotation corresponding to the specific annotation information is also attached to the digitized document, the exchanged information can be shared at the same time.

好適には、前記注釈情報は、前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示す位置情報を更に含み、前記電子メールは、電子化文書ファイル（６）のネットワーク上の位置、及び前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示すＵＲＬを含むことが好ましい。 Preferably, the annotation information further includes location information indicating a location on the digitized document where the annotation is displayed, and the email is a location on the network of the digitized document file (6), and the It is preferable to include a URL indicating the position on the electronic document where the annotation is displayed.

このような文書電子化システムは、リスク管理のためのリスク管理システムに応用されることが好適である。具体的には、本発明によるリスク管理システムは、リスク管理のためのチェック項目及びチェック結果を保存するリスク管理データベース（４４）を備えるリスク管理サーバ（４１）と、電子化文書を格納する電子化文書ファイル（６）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベース（５）を備える電子化文書サーバ（２Ａ）とを具備する。前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含む。電子化文書ファイル（８）には、前記電子化文書が表示されたときに前記注釈に対応するアイコンを前記電子化文書に重ねて表示し、更に、前記アイコンに対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップを実行するためのプログラムが添付される。リスク管理サーバ（４１）は、前記注釈情報のうちから選択された選択注釈情報を前記チェック項目としてリスク管理データベース（４４）に取り込むように構成されている。 Such a document electronic system is preferably applied to a risk management system for risk management. Specifically, a risk management system according to the present invention includes a risk management server (41) having a risk management database (44) for storing check items and check results for risk management, and an electronic system for storing an electronic document. An electronic document server (2A) having an electronic document database (5) for storing a document file (6) and annotation information corresponding to the annotation attached to the electronic document is provided. The annotation information includes annotation type information indicating the type of the annotation and text serving as the content of the annotation. In the digitized document file (8), when the digitized document is displayed, an icon corresponding to the annotation is displayed superimposed on the digitized document, and a predetermined operation is performed on the icon. Then, a program for executing the step of displaying the text included in the annotation information corresponding to the annotation is attached. The risk management server (41) is configured to take selected annotation information selected from the annotation information into the risk management database (44) as the check item.

更に他の観点において、本発明による記憶媒体は、電子化文書を格納する電子化文書ファイル（６）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを記憶する記憶媒体である。前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含む。電子化文書ファイル（６）には、
（Ａ）前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコン（２５）を、前記注釈種別情報に対応したデザインで電子化文書に重ねて表示するステップと、
（Ｂ）前記アイコン（２５）に対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップ
とを実行するプログラム（６ａ）が添付されている。このような記憶媒体は、上記の文書電子化システムを好適に実現する。 In still another aspect, the storage medium according to the present invention is a storage medium for storing an electronic document file (6) for storing an electronic document and annotation information corresponding to an annotation attached to the electronic document. . The annotation information includes annotation type information indicating the type of the annotation and text serving as the content of the annotation. In the digitized document file (6),
(A) when the digitized document is displayed, displaying an icon (25) corresponding to the annotation superimposed on the digitized document with a design corresponding to the annotation type information;
(B) When a predetermined operation is performed on the icon (25), a program (6a) for executing the step of displaying the text included in the annotation information corresponding to the annotation is attached. . Such a storage medium suitably realizes the document electronic system.

更に他の観点において、本発明による文書電子化システムの動作方法は、
（Ｃ）電子化文書を格納する電子化文書ファイル（８）と、前記電子化文書に付される注釈に対応する注釈情報とを保存する電子化文書データベース（５）を用意するステップと、ここで前記注釈情報は、前記注釈の種別を示す注釈種別情報と、前記注釈の内容となるテキストとを含み、
（Ｄ）前記電子化文書が表示されたとき、前記注釈に対応するアイコン（２５）を前記電子化文書に重ねて表示するステップと、
（Ｅ）前記アイコンに対して所定の操作が行われたとき、前記注釈に対応する前記注釈情報に含まれる前記テキストを表示するステップ
とを具備する。アイコン（２５）は、前記注釈種別情報に対応したデザインで表示される。 In still another aspect, a method for operating a document digitization system according to the present invention includes:
(C) preparing a digitized document database (5) for storing a digitized document file (8) for storing a digitized document and annotation information corresponding to the annotation attached to the digitized document; The annotation information includes annotation type information indicating the type of the annotation, and text serving as the content of the annotation.
(D) when the digitized document is displayed, displaying an icon (25) corresponding to the annotation superimposed on the digitized document;
(E) displaying a text included in the annotation information corresponding to the annotation when a predetermined operation is performed on the icon. The icon (25) is displayed with a design corresponding to the annotation type information.

このような動作方法は、更に、前記注釈情報のうち、前記注釈種別情報に示される種別が特定種別である特定注釈情報に含まれる前記テキストを含む電子メールを、特定注釈情報に示されている宛先に送信するステップを具備することが好ましい。このとき、前記電子メールは、前記電子化文書ファイル（６）のネットワーク上の位置、及び前記注釈が表示される前記電子化文書上の位置を示すＵＲＬを含むことが一層に好ましい。 In such an operation method, the specific annotation information further indicates an e-mail including the text included in the specific annotation information in which the type indicated in the annotation type information is the specific type among the annotation information. Preferably, the method includes a step of transmitting to a destination. At this time, it is more preferable that the electronic mail includes a URL indicating a position on the network of the electronic document file (6) and a position on the electronic document where the annotation is displayed.

本発明により、電子化文書に付された注釈のうち、着目すべき注釈を判断しやすい電子化文書システムが提供される。
また、本発明により、注釈を電子化文書に付すことが可能に構成された電子化文書システムにおいて、特定のユーザ間の情報の交換の確実性の向上と、その交換された情報の共有化とを同時に実現するための技術が提供される。 According to the present invention, there is provided an electronic document system that makes it easy to determine an annotation to be noted among annotations attached to an electronic document.
Further, according to the present invention, in an electronic document system configured to be able to add annotations to an electronic document, it is possible to improve the certainty of information exchange between specific users and to share the exchanged information. A technique for simultaneously realizing the above is provided.

図１は、本発明の一実施形態に係る文書電子化システム１の構成を示すブロック図である。本実施形態の文書電子化システム１は、プロジェクト（事業）に関する文書（例えば、設計文書や仕様書）を電子的な管理し、これにより、プロジェクトに関する情報を担当者間で共有するためのものである。このために、本実施形態の文書電子化システム１は、電子化文書をＷｅｂページからアクセスできるように構成されている。 FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a document digitizing system 1 according to an embodiment of the present invention. The document digitization system 1 of this embodiment is for managing documents (for example, design documents and specifications) relating to a project (business) electronically and thereby sharing information relating to the project among persons in charge. is there. For this purpose, the document digitizing system 1 of the present embodiment is configured so that the digitized document can be accessed from a Web page.

より具体的には、文書電子化システム１は、電子化文書サーバ２と、クライアント端末３とを備えている。クライアント端末３は、ＬＡＮ（local area network）４を介して電子化文書サーバ２に接続されている。 More specifically, the document electronic system 1 includes an electronic document server 2 and a client terminal 3. The client terminal 3 is connected to the electronic document server 2 via a LAN (local area network) 4.

電子化文書サーバ２は、電子化文書を保存するための電子化文書データベース５を備えている。本実施形態では、電子化文書データベース５には、ＰＤＦファイル６と、ＰＤＦファイル６に関連付けられたＦＤＦファイル７とが保存されている。ＰＤＦファイル６は、電子化文書を格納するファイルであり、ＰＤＦ形式を有している。ＦＤＦファイル７は、その電子化文書に添付された注釈を保存するファイルである。ＦＤＦファイル７には、注釈のテキストと、当該注釈に対応するコメントアイコンが表示されるべき位置とを示す位置情報が保存される。電子化文書データベース５には、プロジェクト毎にフォルダ８が用意され、あるプロジェクトに関連するＰＤＦファイル６とＦＤＦファイル７は、対応するフォルダ８に保存される。 The digitized document server 2 includes a digitized document database 5 for storing digitized documents. In the present embodiment, the electronic document database 5 stores a PDF file 6 and an FDF file 7 associated with the PDF file 6. The PDF file 6 is a file for storing an electronic document and has a PDF format. The FDF file 7 is a file for storing annotations attached to the digitized document. The FDF file 7 stores position information indicating the comment text and the position where the comment icon corresponding to the comment is to be displayed. A folder 8 is prepared for each project in the electronic document database 5, and a PDF file 6 and an FDF file 7 related to a certain project are stored in the corresponding folder 8.

ＰＤＦファイル６には、注釈に関する処理を行うためのプログラムコードから構成されたＪａｖａスクリプト６ａが添付されている（Ｊａｖａは、米国サンマイクロシステム社の登録商標）。後に詳細に説明されるように、Ｊａｖａスクリプト６ａによって注釈に関する処理が行われることは、本実施形態の文書電子化システム１において重要な点の一つである。 The PDF file 6 is attached with a Java script 6a composed of a program code for performing processing relating to the annotation (Java is a registered trademark of Sun Microsystems, Inc.). As will be described in detail later, it is one of the important points in the document digitization system 1 of the present embodiment that the processing related to the annotation is performed by the Java script 6a.

電子化文書サーバ２には、電子化文書データベース５に関する処理を実行するためのシステムプログラム９がインストールされている。本実施形態では、システムプログラム９は、Ｗｅｂサーバプログラム１１と、サブ画面処理プログラム１２と、定期実行プログラム１３とを備えて構成されている。Ｗｅｂサーバプログラム１１は、電子化文書サーバ２をＷｅｂサーバとして機能させるためのプログラムである。Ｗｅｂサーバプログラム１１としては、ＷｅｂＤＡＶ（Distributed Authoring and Versioning protocol for WWW）及びＣＧＩ（Common Gateway Interface）に対応するものが使用される。Ａｐａｃｈｅは、このような要求を満足する典型的なＷｅｂサーバである。本実施形態では、電子化文書データベース５は、電子化文書サーバ２によって提供されるＷｅｂページを介してアクセスされる。サブ画面処理プログラム１２は、文書電子化システム１の補助的な機能を提供するためのプログラムであり、定期実行プログラム１３は、文書電子化システム１において定期的に実行される処理を行うためのプログラムである。サブ画面処理プログラム１２及び定期実行プログラム１３の動作については後に詳細に説明される。 A system program 9 for executing processing related to the digitized document database 5 is installed in the digitized document server 2. In the present embodiment, the system program 9 includes a Web server program 11, a sub screen processing program 12, and a periodic execution program 13. The Web server program 11 is a program for causing the electronic document server 2 to function as a Web server. As the Web server program 11, those corresponding to WebDAV (Distributed Authoring and Versioning protocol for WWW) and CGI (Common Gateway Interface) are used. Apache is a typical Web server that satisfies these requirements. In the present embodiment, the digitized document database 5 is accessed via a Web page provided by the digitized document server 2. The sub-screen processing program 12 is a program for providing an auxiliary function of the document digitizing system 1, and the periodic execution program 13 is a program for performing processing periodically executed in the document digitizing system 1. It is. The operations of the sub screen processing program 12 and the periodic execution program 13 will be described in detail later.

電子化文書サーバ２は、更に、メールアドレス一覧データベース１４を備えている。メールアドレス一覧データベース１４には、各プロジェクトに関連する担当者及び部署の電子メールアドレスが保存されている。後述されるように、メールアドレス一覧データベース１４に保存されている電子メールアドレスは、注釈を電子メールによって送信するために使用される。 The electronic document server 2 further includes a mail address list database 14. The e-mail address list database 14 stores e-mail addresses of persons in charge and departments related to each project. As will be described later, the e-mail address stored in the e-mail address list database 14 is used to send the annotation by e-mail.

上述の電子化文書データベース５とシステムプログラム９とメールアドレス一覧データベース１４は、電子化文書サーバ２の記憶媒体（例えば、ハードディスクその他の記憶装置）に保存されており、ＣＰＵ（central processing unit）によってシステムプログラム９が実行されることにより、電子化文書サーバ２の所望の機能が実現される。 The above-described computerized document database 5, system program 9, and mail address list database 14 are stored in a storage medium (for example, a hard disk or other storage device) of the computerized document server 2, and the system is operated by a CPU (central processing unit). By executing the program 9, a desired function of the electronic document server 2 is realized.

クライアント端末３は、各ユーザによって操作される端末である。ユーザは、クライアント端末３から電子化文書サーバ２にアクセスすることにより、電子化文書データベース５に保存されている電子化文書を閲覧することができる。クライアント端末３には、ＷｅｂＤＡＶ及びＣＧＩに対応するブラウザと、ＦＤＦファイル７を閲覧するためのビューワとがインストールされている。ブラウザとしては、例えばインターネットエクスプローラ（米国マイクロソフト社の登録商標）が使用され、ビューワとしては、例えばアドビアクロバット（米国アドビシステムズ社の登録商標）が使用され得る。 The client terminal 3 is a terminal operated by each user. The user can browse the digitized document stored in the digitized document database 5 by accessing the digitized document server 2 from the client terminal 3. The client terminal 3 is installed with a browser corresponding to WebDAV and CGI and a viewer for browsing the FDF file 7. For example, Internet Explorer (registered trademark of Microsoft Corporation in the United States) can be used as the browser, and Adobe Acrobat (registered trademark of Adobe Systems Inc. in the United States) can be used as the viewer, for example.

続いて、本実施形態の文書電子化システム１の動作を説明する。
ブラウザを用いて電子化文書サーバ２にアクセスすると、図２に示されているように、クライアント端末３には、プロジェクトを選択するための選択画面が表示される。選択画面には、プロジェクトの一覧が表示されており、表示されているプロジェクトをクリックすることによってプロジェクトを選択することができる。 Next, the operation of the document digitizing system 1 of this embodiment will be described.
When the computerized document server 2 is accessed using a browser, a selection screen for selecting a project is displayed on the client terminal 3 as shown in FIG. A list of projects is displayed on the selection screen, and a project can be selected by clicking the displayed project.

プロジェクトを選択した上で所定の操作を行うと、クライアント端末３から電子化文書サーバ２にｈｔｍｌリクエストが送信され、図３に示されているように、クライアント端末３にメイン画面２１とサブ画面２２が表示される。メイン画面２１は、電子化文書の表示、及び電子化文書に付されるべき注釈の作成、作成された注釈の表示及び編集を行うための画面である。サブ画面２２は、注釈に関する補助的な操作を行うための画面である。例えば、サブ画面２２に設けられている検索欄にキーワードを入力して検索ボタンをクリックすることにより、当該キーワードを含む注釈を検索することができる。サブ画面２２に関連する機能は、システムプログラム９のサブ画面処理プログラム１２によって提供されている。 When a predetermined operation is performed after selecting a project, an html request is transmitted from the client terminal 3 to the computerized document server 2, and as shown in FIG. 3, the main screen 21 and the sub screen 22 are displayed on the client terminal 3. Is displayed. The main screen 21 is a screen for displaying a digitized document, creating an annotation to be attached to the digitized document, and displaying and editing the created annotation. The sub screen 22 is a screen for performing an auxiliary operation related to the annotation. For example, by entering a keyword in the search field provided on the sub screen 22 and clicking the search button, it is possible to search for an annotation including the keyword. The functions related to the sub screen 22 are provided by the sub screen processing program 12 of the system program 9.

以下では、メイン画面２１に関連する文書電子化システム１の動作について、更に具体的に説明される。 Below, operation | movement of the document digitization system 1 relevant to the main screen 21 is demonstrated more concretely.

メイン画面２１は、文書ウィンドウ２３と、ナビゲーションパレットウィンドウ２４とを備えている。文書ウィンドウ２３は、ＰＤＦファイル６に格納された電子化文書を表示するためのウィンドウであり、ナビゲーションパレットウィンドウ２４は、電子化文書の表示される部分を所望の位置にジャンプさせるためのしおり２４ａが表示されるウィンドウである。ナビゲーションパレットウィンドウ２４には、更に、コメント作成しおり２４ｂ、コメント回答しおり２４ｃ、及びコメント複製しおり２４ｄが設けられており、これらのしおりは、注釈の作成、編集を行うために使用される。 The main screen 21 includes a document window 23 and a navigation palette window 24. The document window 23 is a window for displaying the digitized document stored in the PDF file 6, and the navigation palette window 24 has a bookmark 24a for jumping the displayed portion of the digitized document to a desired position. This is the window that will be displayed. The navigation palette window 24 is further provided with a comment creating bookmark 24b, a comment answering bookmark 24c, and a comment duplicating bookmark 24d, and these bookmarks are used for creating and editing annotations.

文書ウィンドウ２３には、ＰＤＦファイル６に格納された電子化文書に重ねてコメントアイコン２５が表示される。コメントアイコン２５は、電子化文書に添付された注釈に関連づけられたアイコンである。コメントアイコン２５がクリックされると、コメントノートウィンドウ２６が開き、コメントアイコン２５に関連付けられている注釈のテキストが表示される。 In the document window 23, a comment icon 25 is displayed so as to overlap the digitized document stored in the PDF file 6. The comment icon 25 is an icon associated with the annotation attached to the digitized document. When the comment icon 25 is clicked, the comment note window 26 is opened and the text of the annotation associated with the comment icon 25 is displayed.

本実施形態の文書電子化システム１の一つの特徴は、注釈に種別を定義することができ、注釈の種別に応じたデザインのコメントアイコン２５が電子化文書に重ねて表示される点にある。各注釈の種別を判別するために、ＦＤＦファイル７には、注釈のテキストと共に、当該注釈の種別を示す注釈種別情報が保存される。コメントアイコン２５が表示される場合、ＦＤＦファイル７から対応する注釈種別情報が読み出され、コメントアイコン２５は、その注釈種別情報に示された種別に応じたデザインで表示される。このように、コメントアイコン２５のデザインが注釈の種別に応じて選択されることにより、電子化文書を閲覧する担当者は、どの注釈を読むべきかを容易に判断することができる。 One feature of the document digitizing system 1 according to the present embodiment is that a type can be defined for an annotation, and a comment icon 25 having a design corresponding to the type of annotation is displayed superimposed on the digitized document. In order to determine the type of each annotation, the FDF file 7 stores annotation type information indicating the type of the annotation together with the text of the annotation. When the comment icon 25 is displayed, the corresponding annotation type information is read from the FDF file 7, and the comment icon 25 is displayed with a design corresponding to the type indicated in the annotation type information. As described above, the design of the comment icon 25 is selected in accordance with the type of annotation, so that the person in charge of browsing the digitized document can easily determine which annotation should be read.

本実施形態の文書電子化システム１では、注釈には、「メモ」、「デビクラ」、「依頼」、「回答」の４つの種別が定義可能であり、コメントアイコン２５のデザインは、定義された種別に応じて変更される。種別が「メモ」である注釈は、各担当者の一般的な気付き事項を記録するためにしようされる。種別が「デビクラ」である注釈は、電子化文書の内容が、一般的でない特別な内容（deviation）を有しており、その内容を明確化（clarification）するために使用される。種別が「依頼」である注釈は、ある担当者が他の担当者に何らかの回答を依頼するために使用される。種別が「回答」である注釈は、その回答依頼に対して回答をするために使用される。回答依頼の内容とそれに対応する回答が注釈として電子化文書に添付されることは、当事者である担当者以外の担当者にも情報を共有させるために有効である。 In the document digitization system 1 of the present embodiment, four types of “memo”, “devikura”, “request”, and “answer” can be defined for the annotation, and the design of the comment icon 25 is defined. It changes according to the type. An annotation whose type is “memo” is used to record the general notice of each person in charge. The annotation whose type is “Devikura” is used for clarifying the content of the digitized document, which has a special special content (deviation). An annotation whose type is “Request” is used by a person in charge to request another person for an answer. The annotation whose type is “Answer” is used to reply to the answer request. It is effective for the person other than the person in charge who is the party to share the information that the contents of the answer request and the corresponding answer are attached as an annotation to the electronic document.

本実施形態では、種別が「メモ」である注釈に対応するコメントアイコン２５には、「メモ」の文字を含むデザインが使用され、種別が「デビクラ」である注釈に対応するコメントアイコン２５には、「デビ」の文字を含むデザインが使用される。更に、種別が「依頼」である注釈には、「依」の文字を含むデザインが使用され、種別が「回答」である注釈には、「回」の文字を含むデザインが使用される。これにより、電子化文書を閲覧する担当者は、注釈の内容をコメントアイコン２５のデザインからある程度把握することができる。 In the present embodiment, the comment icon 25 corresponding to the annotation whose type is “memo” uses a design including the characters “memo”, and the comment icon 25 corresponding to the annotation whose type is “Devikura” is used as the comment icon 25. , Designs that include the letters “Devi” are used. Further, a design including the characters “YOU” is used for the annotation whose type is “Request”, and a design including the characters “Time” is used for the annotation whose type is “Answer”. Thereby, the person in charge who browses the digitized document can grasp the content of the annotation to some extent from the design of the comment icon 25.

種別に応じたコメントアイコン２５の表示、及びコメントアイコン２５のクリックに応答したコメントノートウィンドウ２６の表示は、クライアント端末３の側でＰＤＦファイル６に添付されたＪａｖａスクリプト６ａを実行することによって達成されている。ＰＤＦファイル６が開かれると、それに添付されたＪａｖａスクリプト６ａがクライアント端末３のブラウザによって実行される。Ｊａｖａスクリプト６ａは、ＰＤＦファイル６に関連付けられたＦＤＦファイル７から各注釈の位置情報及び注釈種別情報を読み出し、注釈種別情報に示されている種別に対応するデザインのコメントアイコン２５を、位置情報に示されている位置に表示する。更にＪａｖａスクリプト６ａは、コメントアイコン２５がクリックされると、コメントノートウィンドウ２６を開き、コメントアイコン２５に関連付けられている注釈のテキストを表示する。 The display of the comment icon 25 according to the type and the display of the comment note window 26 in response to the click of the comment icon 25 are achieved by executing the Java script 6a attached to the PDF file 6 on the client terminal 3 side. ing. When the PDF file 6 is opened, the Java script 6 a attached thereto is executed by the browser of the client terminal 3. The Java script 6a reads the position information and annotation type information of each annotation from the FDF file 7 associated with the PDF file 6, and uses the comment icon 25 of the design corresponding to the type indicated in the annotation type information as the position information. Display at the indicated position. Further, when the comment icon 25 is clicked, the Java script 6 a opens the comment note window 26 and displays the comment text associated with the comment icon 25.

Ｊａｖａスクリプト６ａは、更に、注釈の作成、編集を行う機能も提供している。以下では、Ｊａｖａスクリプト６ａによって行われる注釈の作成、編集の手順が説明される。 The Java script 6a further provides a function for creating and editing annotations. In the following, the procedure for creating and editing annotations performed by the Java script 6a will be described.

種別が「メモ」「デビクラ」「依頼」である注釈は、コメント作成しおり２４ｂをクリックすることによって作成可能である。コメント作成しおり２４ｂがクリックされると、図４に示されているように、Ｊａｖａスクリプト６ａは、文書ウィンドウ２３にコメント作成フォーム２７を表示する。コメント作成フォーム２７は、作成される注釈の種別を選択するための種別選択プルダウンメニュー２７ａを備えている。 Annotations with the type “memo”, “debikura”, and “request” can be created by clicking the comment creation bookmark 24b. When the comment creation bookmark 24b is clicked, the Java script 6a displays a comment creation form 27 in the document window 23 as shown in FIG. The comment creation form 27 includes a type selection pull-down menu 27a for selecting the type of annotation to be created.

コメント作成フォーム２７の構成は、種別選択プルダウンメニュー２７ａによる注釈の種別の選択に応じて変化される。種別が選択されていない場合、及び「メモ」が種別として選択された場合、コメント作成フォーム２７は、種別選択プルダウンメニュー２７ａに加え、事業所選択プルダウンメニュー２７ｂと、部門選択プルダウンメニュー２７ｃと、名前欄２７ｄと、章番号欄２７ｅと、ページ番号欄２７ｆと、テキスト入力欄２７ｇと、ＯＫボタン２７ｈと、中止ボタン２７ｉで構成される。事業所選択プルダウンメニュー２７ｂ及び部門選択プルダウンメニュー２７ｃは、注釈を作成する担当者が所属する事業所、部門をそれぞれ選択するためのプルダウンメニューである。名前欄２７ｄは、担当者の氏名を入力するための欄である。章番号欄２７ｅ、及びページ番号欄２７ｆは、注釈が付される電子化文書上の位置を指定するためのものである。電子化文書上の位置は、電子化文書の章番号、及びページ番号で指定される。章番号欄２７ｅは、章番号を入力するための欄であり、ページ番号欄２７ｆは、ページ番号を入力するための欄である。テキスト入力欄２７ｇは、注釈の内容となるテキストを入力するための欄である。 The configuration of the comment creation form 27 is changed according to the selection of the annotation type from the type selection pull-down menu 27a. When the type is not selected, and when “Memo” is selected as the type, the comment creation form 27 includes the business location selection pull-down menu 27b, the department selection pull-down menu 27c, the name, in addition to the type selection pull-down menu 27a. A field 27d, a chapter number field 27e, a page number field 27f, a text input field 27g, an OK button 27h, and a cancel button 27i. The establishment selection pull-down menu 27b and the department selection pull-down menu 27c are pull-down menus for selecting the establishment and department to which the person in charge of creating the annotation belongs. The name column 27d is a column for inputting the name of the person in charge. The chapter number column 27e and the page number column 27f are for designating positions on the digitized document to which annotations are added. The position on the digitized document is designated by the chapter number and page number of the digitized document. The chapter number column 27e is a column for inputting a chapter number, and the page number column 27f is a column for inputting a page number. The text input field 27g is a field for inputting text that is the content of the annotation.

プルダウンメニューによる選択及び欄への記入が完了した後にＯＫボタン２７ｈをクリックすると、注釈の作成が完了され、コメント作成フォーム２７が閉じられる。その後にツールバー２８の注釈送受信ボタン２９をクリックすると、作成された注釈が電子化文書サーバ２のＦＤＦファイル７に保存される。より具体的には、ＦＤＦファイル７には、当該注釈を作成した担当者の事業所、部門を示す部門情報、及び担当者の氏名を示す担当者情報、電子化文書上の位置（即ち、注釈が付された電子化文書の章番号、及びページ番号）を示す位置情報、及び入力されたテキストが、互いに関連付けて保存される。 When the OK button 27h is clicked after selection by the pull-down menu and entry in the column are completed, the annotation creation is completed and the comment creation form 27 is closed. Thereafter, when the annotation transmission / reception button 29 on the toolbar 28 is clicked, the created annotation is stored in the FDF file 7 of the digitized document server 2. More specifically, the FDF file 7 includes the office of the person who created the annotation, the department information indicating the department, the person information indicating the name of the person in charge, and the position on the digitized document (that is, the annotation). The position information indicating the chapter number and the page number) of the digitized document to which is added and the input text are stored in association with each other.

種別「デビクラ」が選択された場合も同様に、種別「デビクラ」に対応する構成のコメント作成フォーム２７が表示される。コメント作成フォーム２７への記入が完了した後にＯＫボタン２７ｈがクリックされ、更に、注釈送受信ボタン２９がクリックされると、選択された内容及び記入された内容がＦＤＦファイル７に書き込まれる。 Similarly, when the type “Devikura” is selected, the comment creation form 27 having a configuration corresponding to the type “Devikura” is displayed. When the OK button 27h is clicked after the entry to the comment creation form 27 is completed, and the annotation send / receive button 29 is further clicked, the selected content and the entered content are written into the FDF file 7.

種別「依頼」が選択された場合には、図５に示されているように、宛先事業所選択プルダウンメニュー３０ａ、宛先部門選択プルダウンメニュー３０ｂと、宛先表示欄３０ｃとからなる宛先入力フォーム３０が、コメント作成フォーム２７に追加される。コメント作成フォーム２７の他の構成は、種別が「メモ」である注釈の作成と同様である。種別が「依頼」である注釈の作成では、事業所選択プルダウンメニュー２７ｂ及び部門選択プルダウンメニュー２７ｃは、回答依頼をする担当者が所属する事業所、部門をそれぞれ選択するために使用され、名前欄２７ｄは、当該担当者の氏名を入力するために使用される。章番号欄２７ｅ、及びページ番号欄２７ｆは、注釈が付される電子化文書上の位置を指定するために使用される。宛先事業所選択プルダウンメニュー３０ａ、及び宛先部門選択プルダウンメニュー３０ｂは、回答依頼の宛先の事業部及び部門を選択するために使用される。宛先表示欄３０ｃは、宛先事業所選択プルダウンメニュー３０ａ、及び宛先部門選択プルダウンメニュー３０ｂによって選択された事業部及び部門を表示する欄である。宛先表示欄３０ｃの表示は、宛先事業所選択プルダウンメニュー３０ａ、及び宛先部門選択プルダウンメニュー３０ｂの選択に応じて自動的に更新される。テキスト入力欄２７ｇは、回答依頼の内容となるテキストを入力するために使用される。 When the type “request” is selected, as shown in FIG. 5, a destination input form 30 including a destination establishment selection pull-down menu 30a, a destination department selection pull-down menu 30b, and a destination display field 30c is displayed. To the comment creation form 27. The other configuration of the comment creation form 27 is the same as the creation of the annotation whose type is “memo”. In creating an annotation of type “Request”, the establishment selection pull-down menu 27b and the department selection pull-down menu 27c are used to select the establishment and department to which the person in charge of requesting belongs, respectively, 27d is used to input the name of the person in charge. The chapter number column 27e and the page number column 27f are used for designating the position on the digitized document to which the annotation is added. The destination office selection pull-down menu 30a and the destination department selection pull-down menu 30b are used to select a destination business department and department of an answer request. The destination display field 30c is a field for displaying the business division and department selected by the destination office selection pull-down menu 30a and the destination department selection pull-down menu 30b. The display in the destination display column 30c is automatically updated according to the selection of the destination office selection pull-down menu 30a and the destination department selection pull-down menu 30b. The text input field 27g is used to input text that is the content of an answer request.

プルダウンメニューを用いた選択、及び各欄の入力が終了した後にＯＫボタン２７ｈがクリックされると、コメント作成フォーム２７が閉じられ、注釈の作成が完了する。その後、注釈送受信ボタン２９がクリックされると、注釈の内容がＦＤＦファイル７に保存される。種別が「依頼」である注釈については、回答依頼をする担当者が所属する事業所、部門を示す依頼元部門情報、依頼担当者情報、注釈が付された電子化文書上の位置を示す位置情報、回答依頼の宛先の事業部及び部門を示す宛先情報、及び入力されたテキストが、互いに関連付けてＦＤＦファイル７に保存される。 When the OK button 27h is clicked after the selection using the pull-down menu and the input of each column are completed, the comment creation form 27 is closed and the creation of the annotation is completed. Thereafter, when the annotation transmission / reception button 29 is clicked, the content of the annotation is saved in the FDF file 7. For annotations whose type is "Request", the location to which the person making the response request belongs, the requesting department information indicating the department, the request person information, and the position on the annotated electronic document The information, the destination information indicating the business division and department of the reply request destination, and the input text are stored in the FDF file 7 in association with each other.

回答依頼があったことを回答すべき担当者に確実に知らせるために、種別が「依頼」である注釈は、ＦＤＦファイル７に保存された宛先情報を用いて所望の宛先に電子メールによって送信される。図６は、種別が「依頼」である注釈が電子メールによって送信される動作を示す概念図である。システムプログラム９に含まれる定期実行プログラム１３は、ＦＤＦファイル７の内容を定期的に（例えば、１５分毎に）読み取り（Ｓ０２）、新規に種別が「依頼」である注釈が登録されたか否かを監視する。「依頼」である注釈が新規に登録された（Ｓ０１）ことを検出すると、定期実行プログラム１３は、ＦＤＦファイル７に保存されている宛先情報を用いてメールアドレス一覧データベース１４を検索し、宛先の電子メールアドレスを取得する（Ｓ０３）。定期実行プログラム１３は、その電子メールアドレスを宛先として、「依頼」である注釈の内容を電子メールで送信する（Ｓ０４）。 In order to surely notify the person in charge that there has been a reply request, the annotation whose type is “Request” is sent to the desired destination by e-mail using the destination information stored in the FDF file 7. The FIG. 6 is a conceptual diagram illustrating an operation in which an annotation having the type “request” is transmitted by electronic mail. The periodic execution program 13 included in the system program 9 reads the contents of the FDF file 7 periodically (for example, every 15 minutes) (S02), and whether or not a new annotation of type “Request” has been registered. To monitor. When it is detected that the annotation “request” is newly registered (S01), the periodic execution program 13 searches the mail address list database 14 using the destination information stored in the FDF file 7, and searches for the destination address. An e-mail address is acquired (S03). The periodic execution program 13 transmits the content of the annotation “request” by e-mail with the e-mail address as the destination (S04).

定期実行プログラム１３が送信する電子メールには、当該電子化文書を格納するＰＤＦファイル６のネットワーク上での位置、及び注釈が付された電子化文書上の位置を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が記述されている。このＵＲＬをクリックすると、当該「依頼」に回答する担当者が操作するクライアント端末３には、電子化文書の、回答すべき「依頼」の注釈が付された部分が表示される（Ｓ０５）。これにより、回答すべき担当者は、電子化文書の「依頼」の注釈に関連する箇所に容易にアクセスすることができる。 In the e-mail transmitted by the periodic execution program 13, a URL (Uniform Resource Locator) indicating the position on the network of the PDF file 6 storing the digitized document and the position on the annotated digitized document is provided. is described. When this URL is clicked, the portion of the digitized document with the annotation “Request” to be answered is displayed on the client terminal 3 operated by the person in charge who answers the “Request” (S05). As a result, the person in charge who should reply can easily access the location related to the annotation of “Request” in the digitized document.

種別が「依頼」である注釈に対する回答は、種別が「回答」である注釈を電子化文書に付すことによって行われる。図７を参照して、種別が「回答」である注釈は、コメント回答しおり２４ｃをクリックすることによって作成可能である。回答しようとする注釈をクリックによって選択した上でコメント回答しおり２４ｃをクリックすると、種別が「回答」である注釈を入力するためのコメント作成フォーム３１が表示される。 The reply to the annotation whose type is “Request” is made by attaching the annotation whose type is “Reply” to the digitized document. Referring to FIG. 7, an annotation whose type is “Answer” can be created by clicking the comment answer bookmark 24c. When a comment answer bookmark 24c is clicked after being selected by clicking on an annotation to be answered, a comment creation form 31 for inputting an annotation of the type “answer” is displayed.

種別が「回答」である注釈を作成するためのコメント作成フォーム３１は、種別選択プルダウンメニュー３１ａと、事業所選択プルダウンメニュー３１ｂ、部門選択プルダウンメニュー３１ｃと、名前欄３１ｄと、章番号欄３１ｅと、ページ番号欄３１ｆと、回答先事業所欄３１ｇと、回答先部門欄３１ｈと、関連先表示欄３１ｉと、テキスト入力欄３１ｊと、ＯＫボタン３１ｋと、中止ボタン３１ｍで構成される。 A comment creation form 31 for creating an annotation whose type is “Answer” includes a type selection pull-down menu 31a, an office selection pull-down menu 31b, a department selection pull-down menu 31c, a name column 31d, and a chapter number column 31e. , A page number column 31f, a reply destination business column 31g, a reply destination department column 31h, a related destination display column 31i, a text input column 31j, an OK button 31k, and a cancel button 31m.

種別選択プルダウンメニュー３１ａは、注釈の種別を選択するためのプルダウンメニューである。ただし、種別が「回答」である注釈の際には、デフォルトで種別「回答」が選択され、変更不能である。事業所選択プルダウンメニュー３１ｂ、部門選択プルダウンメニュー３１ｃは、それぞれ、回答者の所属する事業所及び部門を選択するためのプルダウンメニューである。名前欄３１ｄは、回答者の氏名を入力するための欄である。章番号欄３１ｅ、ページ番号欄３１ｆは、種別が「回答」である注釈が付される電子化文書上の位置（即ち、章番号及びページ番号）を表示する欄である。章番号欄３１ｅ、ページ番号欄３１ｆに表示される章番号及びページ番号は、種別が「依頼」である注釈から引き継がれ、自動的に設定される。回答先事業所欄３１ｇ及び回答先部門欄３１ｈは、回答先（即ち、回答依頼をした依頼元）の事業所及び部門を表示する欄である。回答先事業所欄３１ｇ及び回答先部門欄３１ｈに表示される事業所及び部門は、種別が「依頼」である注釈の依頼元部門情報から引き継がれ、自動的に設定される。関連先表示欄３１ｉは、種別が「依頼」である注釈に宛先として指定されていた事業所及び部門を表示する欄である。関連先表示欄３１ｉに表示される事業所及び部門は、種別が「依頼」である注釈の宛先情報から引き継がれ、自動的に設定される。テキスト入力欄３１ｊは、回答となるテキストを入力するための欄である。 The type selection pull-down menu 31a is a pull-down menu for selecting the type of annotation. However, in the case of an annotation whose type is “answer”, the type “answer” is selected by default and cannot be changed. The establishment selection pull-down menu 31b and the department selection pull-down menu 31c are pull-down menus for selecting the establishment and department to which the respondent belongs, respectively. The name column 31d is a column for inputting the name of the respondent. The chapter number column 31e and the page number column 31f are columns for displaying positions (namely, chapter numbers and page numbers) on the digitized document to which annotations of the type “answer” are attached. The chapter number and page number displayed in the chapter number column 31e and the page number column 31f are inherited from the annotation whose type is “Request” and are automatically set. The reply destination business field 31g and the reply destination department field 31h are fields for displaying the business office and department of the reply destination (that is, the requester who made the reply request). The offices and departments displayed in the reply destination business field 31g and the reply destination department field 31h are inherited from the request source department information of the annotation whose type is “Request” and are automatically set. The related destination display column 31i is a column for displaying the business office and department designated as the destination in the annotation whose type is “Request”. The offices and departments displayed in the related destination display field 31i are inherited from the annotation destination information whose type is “Request” and are automatically set. The text input column 31j is a column for inputting a text as an answer.

コメント作成フォーム３１に含まれる各プルダウンメニューの選択及び各欄への記入が完了した後にＯＫボタン３１ｋがクリックされると、種別が「回答」である注釈の作成が完了する。その後に、注釈送受信ボタン２９がクリックされると、選択された内容及び記入された内容がＦＤＦファイル７に書き込まれる。種別が「回答」である注釈については、回答者の事業所及び部門を示す回答者部門情報、回答者の氏名を示す回答者情報、回答先の事業所及び部門を示す回答先情報、注釈が付された電子化文書上の位置を示す位置情報、及び入力されたテキストがＦＤＦファイル７に保存される。 When the OK button 31k is clicked after selection of each pull-down menu included in the comment creation form 31 and entry in each column is completed, creation of the annotation whose type is “Answer” is completed. Thereafter, when the annotation transmission / reception button 29 is clicked, the selected content and the entered content are written into the FDF file 7. For annotations whose type is “Answer”, respondent department information indicating the respondent's business location and department, respondent information indicating the respondent's name, reply destination information indicating the respondent's business office and department, and annotation Position information indicating the position on the attached electronic document and the input text are stored in the FDF file 7.

種別が「依頼」である注釈と同様に、種別が「回答」である注釈は、ＦＤＦファイル７に保存された回答先情報を用いて回答先に電子メールによって送信される。これは、回答依頼に対する回答があったことを依頼元の担当者に確実に知らせるためである。種別が「回答」である注釈の電子メールによる送信も、定期実行プログラム１３によって行われる。図６を再度に参照して、定期実行プログラム１３は、ＦＤＦファイル７の内容を定期的に（例えば、１５分毎に）読み取り（Ｓ０７）、新規に種別が「回答」である注釈が登録されたか否かを監視する。「回答」である注釈が新規に登録されたことを検出すると、定期実行プログラム１３は、ＦＤＦファイル７に保存されている依頼元部門情報を用いてメールアドレス一覧データベース１４を検索し、依頼元の電子メールアドレスを取得する（Ｓ０８）。定期実行プログラム１３は、その電子メールアドレスを宛先として、種別が「回答」である注釈の内容を電子メールで送信する（Ｓ０９）。その電子メールには、当該電子化文書を格納するＰＤＦファイル６のネットワーク上での位置、及び注釈が付された電子化文書上の位置を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が記述されている。このＵＲＬをクリックすると、回答を受け取った担当者が操作するクライアント端末３には、電子化文書の、「回答」の注釈が付された部分が表示される（Ｓ１０）。これにより、回答を受け取った担当者は、電子化文書の「回答」の注釈に関連する箇所に容易にアクセスすることができる。 Similar to the annotation whose type is “Request”, the annotation whose type is “Answer” is transmitted to the answer destination by e-mail using the answer destination information stored in the FDF file 7. This is to surely notify the person in charge of the request source that there has been an answer to the answer request. The periodic execution program 13 also transmits an annotation with the type “answer” by e-mail. Referring to FIG. 6 again, the periodic execution program 13 reads the contents of the FDF file 7 periodically (for example, every 15 minutes) (S07), and a new annotation whose type is “Answer” is registered. Monitor whether or not. When it is detected that the annotation “answer” is newly registered, the periodic execution program 13 searches the mail address list database 14 using the request source department information stored in the FDF file 7, and the request source An e-mail address is acquired (S08). The periodic execution program 13 transmits the content of the annotation with the type “answer” as an e-mail addressed to the e-mail address (S09). In the e-mail, a URL (Uniform Resource Locator) indicating the position on the network of the PDF file 6 storing the digitized document and the position on the annotated digitized document is described. When this URL is clicked, the portion of the digitized document with the annotation “answer” is displayed on the client terminal 3 operated by the person in charge who has received the reply (S10). As a result, the person in charge who has received the reply can easily access the part related to the annotation of “answer” in the digitized document.

種別が「メモ」「デビクラ」「依頼」である注釈は、既に存在する注釈を複製することによっても作成可能である。コメント複製しおり２４ｄをクリックすると、既に存在する注釈の複製が作成され、新たに作成された注釈のコメントアイコン２５が文書ウィンドウ２３に表示される。更に、新たに作成された注釈に対応するコメント作成フォーム２７が表示され、注釈を編集することができる。 Annotations with the type “memo”, “debikura”, and “request” can also be created by duplicating an already existing annotation. When the comment duplicate bookmark 24d is clicked, a duplicate of the already existing annotation is created, and a comment icon 25 of the newly created annotation is displayed in the document window 23. Further, a comment creation form 27 corresponding to the newly created annotation is displayed, and the annotation can be edited.

以上に説明されているように、本実施形態に係る文書電子化システム１では、注釈に種別を定義することができ、注釈の種別に応じたデザインのコメントアイコン２５が電子化文書に重ねて表示される。このように、コメントアイコン２５のデザインが注釈の種別に応じて選択されることにより、電子化文書を閲覧する担当者は、どの注釈を読むべきかを容易に判断することができる。 As described above, in the document digitizing system 1 according to the present embodiment, a type can be defined for an annotation, and a comment icon 25 having a design corresponding to the type of annotation is displayed over the digitized document. Is done. As described above, the design of the comment icon 25 is selected in accordance with the type of annotation, so that the person in charge of browsing the digitized document can easily determine which annotation should be read.

加えて、特定の種別の注釈（本実施形態では、種別「依頼」「回答」の注釈）が、電子化文書に添付されると同時に、電子メールによって関連する担当者に送信され、これにより、回答依頼及びそれに対する回答の交換の確実性の向上と、その交換された情報の共有化とを同時に実現することができる。 In addition, annotations of a specific type (in this embodiment, annotations of types “Request” and “Answer”) are attached to the digitized document and simultaneously sent to the relevant person in charge by e-mail. It is possible to simultaneously improve the certainty of the response request and the response exchange and the sharing of the exchanged information.

このような文書電子化システム１は、プロジェクトのリスク管理を行うために好適に適用される。プロジェクトに関する文書に注釈が付されることは、注釈が付された部分に何らかのリスクが存在し得ることを意味している。注釈が一元的に管理されている本実施形態の文書電子化システム１は、このようなリスクの管理に応用されることが好適である。 Such a document electronic system 1 is suitably applied to perform risk management of a project. Annotating a project document means that there may be some risk in the annotated part. The document digitization system 1 of this embodiment in which annotations are managed in an integrated manner is preferably applied to such risk management.

図８は、本発明の一実施形態の文書電子化システムが組み込まれたリスク管理システム１Ａの構成を示すブロック図である。リスク管理システム１Ａは、ＬＡＮ４によって互いに接続された、リスク管理サーバ４１と、電子化文書サーバ２Ａと、クライアント端末３で構成されている。 FIG. 8 is a block diagram showing a configuration of a risk management system 1A in which the document digitization system according to the embodiment of the present invention is incorporated. The risk management system 1 A includes a risk management server 41, an electronic document server 2 A, and a client terminal 3 that are connected to each other via a LAN 4.

リスク管理サーバ４１上では、リスクアセスメントシステム（ＲＡＳ）４２が稼動している。リスクアセスメントシステム４２は、ＲＡＳマスタ４３と、各プロジェクトのそれぞれに対応して作成するＲＡＳデータベース４４と、コメントデータベース４５と、事例集データベース４６と、例文集データベース４７と、リスク解説書データベース４８とを備えている；図８では、コメントデータベース４５、事例集データベース４６、例文集データベース４７、及びリスク解説書データベース４８は、それぞれ一つずつしか表示されていないが、各プロジェクト毎に（即ち、各ＲＡＳデータベース４４毎に）設けられていると理解されなくてはならない。 On the risk management server 41, a risk assessment system (RAS) 42 is operating. The risk assessment system 42 includes a RAS master 43, a RAS database 44 created for each project, a comment database 45, a case database 46, an example sentence database 47, and a risk explanation database 48. In FIG. 8, only one comment database 45, casebook database 46, example sentence database 47, and risk description database 48 are displayed, but each project (that is, each RAS). It must be understood that the database 44 is provided.

ＲＡＳマスタ４３は、リスク管理のためにチェックすべき項目（チェック項目）を記述したチェックリストであり、ＲＡＳデータベース４４のひな型として使用される。ＲＡＳマスタ４３では、チェック項目は階層化されて記憶されている。 The RAS master 43 is a check list describing items to be checked (check items) for risk management, and is used as a model of the RAS database 44. In the RAS master 43, check items are hierarchically stored.

ＲＡＳデータベース４４は、各チェック項目と共に、各チェック項目のチェック結果を記述したデータベースであり、ＲＡＳマスタ４３を用いて作成される。具体的には、新たなプロジェクトが発起されると、ＲＡＳマスタ４３からチェック結果が未記入のＲＡＳデータベース４４が作成される。担当者によってチェック結果が入力されると、ＲＡＳデータベース４４にチェック結果が保存される。ＲＡＳマスタ４３と同様に、ＲＡＳデータベース４４では、チェック項目及びチェック結果は階層化されて記憶されている。 The RAS database 44 is a database in which the check results of each check item are described together with each check item, and is created using the RAS master 43. Specifically, when a new project is started, the RAS database 44 in which the check result is not entered is created from the RAS master 43. When the check result is input by the person in charge, the check result is stored in the RAS database 44. Similar to the RAS master 43, the RAS database 44 stores check items and check results in a hierarchical manner.

コメントデータベース４５は、電子化文書サーバ２Ａに保存されている電子化文書に付された注釈を電子化文書サーバ２Ａから受け取って保存するためのデータベースである。後述されるように、担当者は、コメントデータベース４５に保存されている注釈を、チェック項目としてＲＡＳデータベース４４に組み込むことができる。 The comment database 45 is a database for receiving and storing annotations attached to the electronic document stored in the electronic document server 2A from the electronic document server 2A. As will be described later, the person in charge can incorporate the annotation stored in the comment database 45 into the RAS database 44 as a check item.

事例集データベース４６、例文集データベース４７、及びリスク解説書データベース４８は、担当者にとって参考となる情報を蓄積するためのデータベースである。事例集データベース４６は、過去の様々な事例のデータを格納するデータベースであり、例文集データベース４７は、リスク管理のための文書の作成に役立つ例文を格納するデータベースである。更に、リスク解説書データベース４８は、リスク管理に関する解説を格納するデータベースである。 The case collection database 46, the example sentence collection database 47, and the risk commentary database 48 are databases for accumulating information that is useful for the person in charge. The case collection database 46 is a database that stores data of various past cases, and the example sentence collection database 47 is a database that stores example sentences useful for creating a document for risk management. Furthermore, the risk explanation database 48 is a database for storing explanations related to risk management.

リスクアセスメントシステム４２には、更に、メールアドレス一覧データベース１４が設けられる。メールアドレス一覧データベース１４には、各プロジェクトに関連する担当者及び部署の電子メールアドレスが保存されている。 The risk assessment system 42 is further provided with a mail address list database 14. The e-mail address list database 14 stores e-mail addresses of persons in charge and departments related to each project.

電子化文書サーバ２Ａは、メールアドレス一覧データベース１４を有していない点を除けば、図１の電子化文書サーバ２と同様のシステム構成を有している。相違点は、定期実行プログラム１３Ａに、リスク管理サーバ４１と連携するための機能が追加されることである。具体的には、定期実行プログラム１３Ａは、ＦＤＦファイル７を監視して注釈の更新を検知し、注釈の差分データをリスク管理サーバ４１に送信するように構成されている。リスク管理サーバ４１は、注釈の差分データを受信すると、コメントデータベース４５に格納されている注釈を最新の状態にアップデートする。加えて、定期実行プログラム１３Ａは、種別が「依頼」又は「回答」である電子メールの送信に必要な電子メールアドレスを、リスク管理サーバ４１のメールアドレス一覧データベース１４から取得する。 The computerized document server 2A has the same system configuration as the computerized document server 2 of FIG. 1 except that it does not have the mail address list database 14. The difference is that a function for linking with the risk management server 41 is added to the periodic execution program 13A. Specifically, the periodic execution program 13A is configured to monitor the FDF file 7 to detect the update of the annotation and to transmit the difference data of the annotation to the risk management server 41. When the risk management server 41 receives the difference data of the annotation, the risk management server 41 updates the annotation stored in the comment database 45 to the latest state. In addition, the periodic execution program 13 A acquires an e-mail address necessary for transmission of an e-mail whose type is “Request” or “Answer” from the e-mail address list database 14 of the risk management server 41.

続いて、図８に図示されているリスク管理システム１Ａの動作について説明する。
プロジェクトを選択した上でクライアント端末３に所定の操作を行うと、リスクアセスメントシステム４２へのアクセスが行われ、クライアント端末３には、図９に示されているように、チェック項目表示ウィンドウ５１とチェック項目ツリーウィンドウ５２とを備える表示場面が表示される。チェック項目表示ウィンドウ５１は、チェック項目のリストを表示するためのウィンドウである。チェック項目表示ウィンドウ５１に表示されたチェック項目をクリックすると、当該チェック項目のチェック結果の入力及び表示を行うための画面が表示される。チェック項目ツリーウィンドウ５２は、チェック項目の階層構造を表示するためのウィンドウである。チェック項目ツリーウィンドウ５２に表示された階層構造の各部をクリックすると、クリックされた部分に対応するチェック項目をチェック項目表示ウィンドウ５１に表示させることができる。 Next, the operation of the risk management system 1A illustrated in FIG. 8 will be described.
When a predetermined operation is performed on the client terminal 3 after selecting a project, the risk assessment system 42 is accessed, and the client terminal 3 has a check item display window 51 and A display scene comprising a check item tree window 52 is displayed. The check item display window 51 is a window for displaying a list of check items. When a check item displayed in the check item display window 51 is clicked, a screen for inputting and displaying the check result of the check item is displayed. The check item tree window 52 is a window for displaying a hierarchical structure of check items. When each part of the hierarchical structure displayed in the check item tree window 52 is clicked, a check item corresponding to the clicked part can be displayed in the check item display window 51.

チェック項目は、大きく分けて２つある。１つは、標準チェック項目であり、もう１つは、客先仕様留意点チェック項目である。標準チェック項目は、デフォルトで定められているチェック項目である。標準チェック項目はＲＡＳマスタ４３に記述されており、ＲＡＳマスタ４３からＲＡＳデータベース４４が作成されるときに自動的にＲＡＳデータベース４４に組み込まれる。 There are roughly two check items. One is a standard check item, and the other is a customer specification note check item. The standard check item is a check item defined by default. The standard check items are described in the RAS master 43, and are automatically incorporated into the RAS database 44 when the RAS database 44 is created from the RAS master 43.

一方、客先仕様留意点チェック項目は、プロジェクト毎に個別に定義されるチェック項目である。リスクアセスメントシステム４２は、電子化文書サーバ２Ａに保存されている電子化文書に付された注釈を、客先仕様留意点チェック項目としてＲＡＳデータベース４４に取り込むことができるように構成されている。所定の操作が行われると、図１０に示されているように、リスクアセスメントシステム４２は、コメントデータベース４５に保存されている注釈の一覧をクライアント端末３に表示する。その一覧を用いて選択された注釈が、当該プロジェクトのＲＡＳデータベース４４に客先仕様留意点チェックリストとして取り込まれる。客先仕様留意点チェックリストは、ＲＡＳデータベースの所定のフォルダに格納される。 On the other hand, customer specification consideration check items are check items individually defined for each project. The risk assessment system 42 is configured so that annotations attached to the digitized document stored in the digitized document server 2A can be taken into the RAS database 44 as customer specification attention point check items. When a predetermined operation is performed, the risk assessment system 42 displays a list of annotations stored in the comment database 45 on the client terminal 3 as shown in FIG. The annotation selected using the list is taken into the RAS database 44 of the project as a customer specification attention point check list. The customer specification note checklist is stored in a predetermined folder of the RAS database.

チェック項目表示ウィンドウ５１において客先仕様留意点チェック項目が選択されると、図１１に示されているように、選択された客先仕様留意点チェック項目のチェック結果を入力するための入力画面が表示される。 When the customer specification attention point check item is selected in the check item display window 51, as shown in FIG. 11, an input screen for inputting the check result of the selected customer specification attention point check item is displayed. Is displayed.

その入力画面には、電子化文書データベース５にアクセスするためのボタン５３が設けられている。そのボタン５３は、客先仕様留意点チェック項目に対応する注釈が付されている電子化文書を格納するＰＤＦファイル６が存在するネットワーク上の場所、及び、注釈が付された電子化文書上の位置を示すＵＲＬに対応付けられている。そのボタン５３をクリックすると、電子化文書サーバ２ＡのＰＤＦファイル６が開かれ、電子化文書のうち注釈が付された位置の周辺が表示される。これにより、担当者は、客先仕様留意点チェックリストの由来を知ることができる。 On the input screen, a button 53 for accessing the digitized document database 5 is provided. The button 53 is a location on the network where the PDF file 6 storing the digitized document to which the annotation corresponding to the customer specification note check item is attached, and the annotated digitized document. It is associated with a URL indicating the position. When the button 53 is clicked, the PDF file 6 of the digitized document server 2A is opened, and the vicinity of the annotated position in the digitized document is displayed. Thereby, the person in charge can know the origin of the customer specification attention point check list.

以上に説明されているようなリスク管理サーバ４１と電子化文書サーバ２Ａの連携は、適切なリスク管理を行うために有効である。 The cooperation between the risk management server 41 and the electronic document server 2A as described above is effective for appropriate risk management.

図１は、本発明の一実施形態に係る文書電子化システムの構成を示すブロック図である。FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a document digitization system according to an embodiment of the present invention. 図２は、当該文書電子化システムの動作の過程で表示されるプロジェクト選択画面を示す図である。FIG. 2 is a diagram showing a project selection screen displayed in the course of the operation of the document digitization system. 図３は、当該文書電子化システムの動作の過程で表示されるメイン画面及びサブ画面を示す図である。FIG. 3 is a diagram showing a main screen and a sub screen displayed in the course of the operation of the document digitization system. 図４は、種別が「メモ」である注釈を作成するためのコメント作成フォームの構成を示す図である。FIG. 4 is a diagram showing a configuration of a comment creation form for creating an annotation whose type is “memo”. 図５は、種別が「依頼」である注釈を作成するためのコメント作成フォームの構成を示す図である。FIG. 5 is a diagram showing a configuration of a comment creation form for creating an annotation of type “Request”. 図６は、種別が「依頼」である注釈及び「回答」である注釈が、所望の宛先に電子メールによって送信される過程を示す図である。FIG. 6 is a diagram illustrating a process in which an annotation whose type is “Request” and an annotation whose answer is “Reply” are transmitted to a desired destination by e-mail. 図７は、種別が「回答」である注釈を作成するためのコメント作成フォームの構成を示す図である。FIG. 7 is a diagram showing a configuration of a comment creation form for creating an annotation whose type is “answer”. 図８は、本発明の一実施形態に係るリスク管理システムの構成を示すブロック図である。FIG. 8 is a block diagram showing a configuration of a risk management system according to an embodiment of the present invention. 図９は、リスク管理システムの動作の過程で表示されるチェック項目表示ウィンドウとチェック項目ツリーウィンドウを示す図である。FIG. 9 is a diagram showing a check item display window and a check item tree window displayed in the course of the operation of the risk management system. 図１０は、リスク管理システムの動作の過程で表示される、注釈のリストを示す図である。FIG. 10 is a diagram showing a list of annotations displayed in the course of operation of the risk management system. 図１１は、客先仕様チェック項目の表示画面を示す図である。FIG. 11 is a diagram showing a display screen of customer specification check items.

Explanation of symbols

１：文書電子化システム
２、２Ａ：電子化文書サーバ
３：クライアント端末
４：ＬＡＮ
５：電子化文書データベース
６：ＰＤＦファイル
７：ＦＤＦファイル
８：フォルダ
９：システムプログラム
１１：Ｗｅｂサーバプログラム
１２：サブ画面処理プログラム
１３、１３Ａ：定期実行プログラム
１４：メールアドレス一覧データベース
２１：メイン画面
２２：サブ画面
２３：文書ウィンドウ
２４：ナビゲーションパレットウィンドウ
２４ａ：しおり
２４ｂ：コメント作成しおり
２４ｃ：コメント回答しおり
２４ｄ：コメント複製しおり
２５：コメントアイコン
２６：コメントノートウィンドウ
２７：コメント作成フォーム
２７ａ：種別選択プルダウンメニュー
２７ｂ：事業所選択プルダウンメニュー
２７ｃ：部門選択プルダウンメニュー
２７ｄ：名前欄
２７ｅ：章番号欄
２７ｆ：ページ番号欄
２７ｇ：テキスト入力欄
２７ｈ：ＯＫボタン
２７ｉ：中止ボタン
２８：ツールバー
２９：注釈送受信ボタン
３０：宛先入力フォーム
３０ａ：宛先事業所選択プルダウンメニュー
３０ｂ：宛先部門選択プルダウンメニュー
３０ｃ：宛先表示欄
３１：コメント作成フォーム
３１ａ：種別選択プルダウンメニュー
３１ｂ：事業所選択プルダウンメニュー
３１ｃ：部門選択プルダウンメニュー
３１ｄ：名前欄
３１ｅ：章番号欄
３１ｆ：ページ番号欄
３１ｇ：回答先事業所欄
３１ｈ：回答先部門欄
３１ｉ：関連先表示欄
３１ｊ：テキスト入力欄
３１ｋ：ＯＫボタン
３１ｍ：中止ボタン
４１：リスク管理サーバ
４２：リスクアセスメントシステム
４３：ＲＡＳマスタ
４４：ＲＡＳデータベース
４５：コメントデータベース
４６：事例集データベース
４７：例文集データベース
４８：リスク解説書データベース
５１：チェック項目表示ウィンドウ
５２：チェック項目ツリーウィンドウ
５３：ボタン 1: Document electronic system 2, 2A: Electronic document server 3: Client terminal 4: LAN
5: Electronic document database 6: PDF file 7: FDF file 8: Folder 9: System program 11: Web server program 12: Sub-screen processing program 13, 13A: Periodic execution program 14: Mail address list database 21: Main screen 22 : Sub screen 23: Document window 24: Navigation palette window 24a: Bookmark 24b: Comment creation bookmark 24c: Comment answer bookmark 24d: Comment duplicate bookmark 25: Comment icon 26: Comment note window 27: Comment creation form 27a: Type selection pull-down menu 27b: Office selection pull-down menu 27c: Department selection pull-down menu 27d: Name field 27e: Chapter number field 27f: Page number field 27g: Text input field 27h: OK Button 27i: Cancel button 28: Toolbar 29: Send / receive annotation button 30: Destination input form 30a: Destination establishment selection pull-down menu 30b: Destination department selection pull-down menu 30c: Destination display column 31: Comment creation form 31a: Type selection pull-down menu 31b : Office selection pull-down menu 31c: department selection pull-down menu 31d: name field 31e: chapter number field 31f: page number field 31g: answer destination office field 31h: answer destination department field 31i: related destination display field 31j: text input field 31k: OK button 31m: Cancel button 41: Risk management server 42: Risk assessment system 43: RAS master 44: RAS database 45: Comment database 46: Example database 47: Example database 48: Risk explanation Database 51: check item display window 52: check items tree window 53: Button

Claims

An electronic document file that stores an electronic document, an electronic document database that stores annotation information corresponding to the annotation attached to the electronic document, and the electronic document corresponding to the annotation when the electronic document is displayed Icon display means for displaying an icon superimposed on the electronic document;
Text display means,
The annotation information includes annotation type information indicating the type of the annotation, and text that is the content of the annotation,
The text display means displays the text included in the annotation information corresponding to the annotation when a predetermined operation is performed on the icon,
The icon display means displays the icon with a design corresponding to the annotation type information.

The electronic document system according to claim 1,
Furthermore, an annotation transmission means is provided,
Among the annotation information, the specific annotation information whose type shown in the annotation type information is a specific type includes destination information,
The annotation transmission means transmits an email including the text included in the specific annotation information with an email address corresponding to the destination information as a destination.

The electronic document system according to claim 2,
The annotation information further includes position information indicating a position on the electronic document where the annotation is displayed,
The electronic mail includes a URL indicating a position on the network of the electronic document file and a position on the electronic document where the annotation is displayed.

A risk management server comprising a risk management database for storing check items and check results for risk management;
An electronic document file that stores an electronic document file, and an electronic document server that includes an electronic document database that stores annotation information corresponding to annotations attached to the electronic document;
The annotation information includes annotation type information indicating the type of the annotation, and text that is the content of the annotation,
When the digitized document is displayed, the digitized document file is displayed with an icon corresponding to the annotation superimposed on the digitized document, and when a predetermined operation is performed on the icon. , A program for executing the step of displaying the text included in the annotation information corresponding to the annotation is attached,
The risk management system, wherein the risk management server is configured to take selected annotation information selected from the annotation information into the risk management database as the check item.

An electronic document file for storing the electronic document;
A storage medium for storing annotation information corresponding to the annotation attached to the electronic document,
The annotation information includes annotation type information indicating the type of the annotation, and text that is the content of the annotation,
In the electronic document file,
(A) when the digitized document is displayed, displaying an icon corresponding to the annotation superimposed on the digitized document with a design corresponding to the annotation type information;
(B) A storage medium attached with a program for executing a step of displaying the text included in the annotation information corresponding to the annotation when a predetermined operation is performed on the icon.

(C) preparing an electronic document database for storing an electronic document file for storing the electronic document and annotation information corresponding to the annotation attached to the electronic document, wherein the annotation information includes: Including annotation type information indicating the type of the annotation, and text that is the content of the annotation,
(D) when the digitized document is displayed, displaying an icon corresponding to the annotation superimposed on the digitized document;
(E) displaying a text included in the annotation information corresponding to the annotation when a predetermined operation is performed on the icon;
The icon is displayed with a design corresponding to the annotation type information.

The operation method according to claim 6, comprising:
Furthermore,
A step of transmitting, to the destination indicated in the specific annotation information, an e-mail including the text included in the specific annotation information in which the type indicated in the annotation type information is a specific type among the annotation information. Operation method of electronic system.

The operation method according to claim 7, comprising:
The electronic mail includes a URL indicating a location on the network of the digitized document file and a location on the digitized document where the annotation is displayed.