JP2006343900A

JP2006343900A - Mail system

Info

Publication number: JP2006343900A
Application number: JP2005167665A
Authority: JP
Inventors: Kazuyuki Ichikawa; 和幸市川
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2005-06-08
Filing date: 2005-06-08
Publication date: 2006-12-21

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a mail system capable of preventing wrong transmission or leak of address information by warning a designation error of destination in transmitting mail to a plurality of destinations. <P>SOLUTION: A destination determination part 102 determines whether a plurality of domains are contained in destinations designated from a terminal 100 connected through a network 110 through a user interface 101 or not. When they are contained, the mail is transmitted to a mail server 120 after an alarm message is displayed. <P>COPYRIGHT: (C)2007,JPO&INPIT

Description

本発明は、ネットワークに接続された複数の端末からメールの送受信が可能なメールシステムに関する。 The present invention relates to a mail system capable of sending and receiving mail from a plurality of terminals connected to a network.

特許文献１には、メールの送信先アドレスを記憶する手段を備え、ドメイン部を比較することにより、これまで送付したことのないドメイン部を含むアドレスへメール送信しようとした時に通知するメールシステムが示されている。 Patent Document 1 includes a mail system that includes means for storing a mail transmission destination address and notifies when an e-mail is transmitted to an address including a domain part that has not been sent so far by comparing domain parts. It is shown.

特開２００２−３２４０２９号公報JP 2002-324029 A

しかし、上記従来技術によれば、宛先の誤りに気づきやすくなるものの、宛先情報そのものを他人に漏洩させてしまうという課題がある。 However, according to the above prior art, although it is easy to notice the destination error, there is a problem that the destination information itself is leaked to others.

一般的なメールシステムでは、宛先の種別にはTO、CC、BCCの３種類があり、TOやCCに宛先Aと宛先Bを指定した場合、Aに送信されていることはBに伝わり、逆にBに送信されていることはAにも伝わるようになっている。また、BCCに指定した宛先は他の誰にも通知されない。このことを利用して、誰に送ったかを他の同報者に伝えないようにすることが可能である。 In a general mail system, there are three types of destinations: TO, CC, and BCC. If you specify destination A and destination B for TO or CC, the information sent to A is transmitted to B and vice versa. What is being sent to B is also being sent to A. Also, the address specified for BCC is not notified to anyone else. This can be used to prevent other broadcasters from telling whom they sent.

しかし、宛先指定の際、BCCとすべきところを誤ってTOやCCを指定してしまった時に気づきにくいため、宛先そのものに問題がなくても、宛先の情報が他人に漏洩しやすいという課題があった。 However, when specifying a destination, it is difficult to notice when the TO or CC is mistakenly specified as a BCC, so there is a problem that even if there is no problem with the destination itself, the destination information is likely to be leaked to others. there were.

本発明は、この課題に鑑みてなされたもので、宛先の指定誤りを警告し、誤送信を防ぐことを目的とする。 The present invention has been made in view of this problem, and an object of the present invention is to warn of a destination designation error and prevent erroneous transmission.

本発明では、上記の課題を解決するために、TO及びCCに指定された宛先に異なるドメイン部を持つ複数のアドレスが存在する場合に警告する機能を備える。 In order to solve the above-described problem, the present invention has a function of warning when there are a plurality of addresses having different domain parts at the destinations specified in the TO and CC.

本発明は、以上の機能を備えるため、宛先の指定誤りを警告し、誤送信を防ぐことが可能となる。 Since the present invention has the above functions, it is possible to warn of a destination designation error and prevent erroneous transmission.

以下、最良の実施形態を添付図面を参照しながら説明する。 Hereinafter, the best embodiment will be described with reference to the accompanying drawings.

図１は、本発明の第１の実施形態にかかるメールシステムの全体構成を説明する図である。図において、１００はこのシステムの利用者が操作する端末、１２０はメールシステムを提供するメールサーバ、１１０は端末１００とメールサーバ１２０を接続するネットワークである。端末１００は、メール送信操作に関わる機能を提供するもので、ユーザインタフェース１０１、宛先判定部１０２、通信部１０３を有し、通信部１０３を介して、メールサーバ１２０と通信する。メールサーバ１２０は、メール送信に関わる機能を提供するもので、通信部１２１、メール配信機能１２２を有する。 FIG. 1 is a diagram for explaining the overall configuration of the mail system according to the first embodiment of the present invention. In the figure, 100 is a terminal operated by a user of this system, 120 is a mail server providing a mail system, and 110 is a network connecting the terminal 100 and the mail server 120. The terminal 100 provides a function related to a mail transmission operation, has a user interface 101, a destination determination unit 102, and a communication unit 103, and communicates with the mail server 120 via the communication unit 103. The mail server 120 provides functions related to mail transmission, and includes a communication unit 121 and a mail distribution function 122.

端末１００のユーザインタフェース１０１を利用者が操作すると、操作に応じて通信部１０３、ネットワーク１１０を介して、メールサーバ１２０の通信部１２１に伝えられ、メール配信機能１２２によってメールが配信される。メール配信機能１２２は、一般的なイントラネットやインターネットに接続され、他のメールサーバとネットワークを介して接続されているものとする。 When the user operates the user interface 101 of the terminal 100, the user is notified to the communication unit 121 of the mail server 120 via the communication unit 103 and the network 110 according to the operation, and the mail is distributed by the mail distribution function 122. The mail delivery function 122 is connected to a general intranet or the Internet, and is connected to another mail server via the network.

図２は、宛先判定部１０３の処理フローである。まず、ステップ２０２でTO及びCCに指定された宛先のドメイン部を抽出する。ドメイン部とは、例えばメールアドレスがaaa@aaa.comであった場合、@以降のaaa.comの部分である。インターネットにおいて、このドメイン部は会社や学校を示すことが多い。 FIG. 2 is a processing flow of the destination determination unit 103. First, in step 202, the domain part of the destination designated by TO and CC is extracted. For example, when the mail address is aaa@aaa.com, the domain part is the part of aaa.com after @. In the Internet, this domain part often indicates a company or a school.

次にステップ２０３でドメイン部が２種類以上あるかを調べる。１以下の場合はステップ２０６に進み、メール送信処理を行う。 Next, in step 203, it is checked whether there are two or more types of domain parts. If it is equal to or smaller than 1, the process proceeds to step 206 to perform mail transmission processing.

ステップ２０３でドメイン部が２種類以上であった場合は、ステップ２０４に進み、メッセージを表示する。例えば、「ドメインが複数含まれます。このまま送信してもよいですか？」などのメッセージを表示し、これから送信しようとしているメールの宛先に複数のドメインが含まれることを示し、利用者に送信していいかどうかの判断結果をボタンなどにより示してもらう。ここでは、画面上に「はい」及び「いいえ」のボタンを配置したものとし、その結果をステップ２０５で判定する「はい」の場合ステップ２０６に進みメールを送信する。「いいえ」の場合、メール送信処理を行わず終了する。 When there are two or more types of domain parts in step 203, the process proceeds to step 204 and a message is displayed. For example, a message such as "Multiple domains are included. Can I send it as it is?" Is displayed to indicate that multiple domains are included in the address of the email that you are going to send, and sent to the user. Ask the button to show you the decision result. Here, it is assumed that “Yes” and “No” buttons are arranged on the screen, and in the case of “Yes” in which the result is determined in Step 205, the process proceeds to Step 206 and an email is transmitted. If “No”, the process is terminated without performing the mail transmission process.

図３はステップ２０４で表示するメッセージの例である。メッセージ３１０は、メッセージ部３１１とボタン３１２、ボタン３１３で構成される。メッセージ３２０は、メッセージ部３２１とボタン３２２、ボタン３２３で構成される。メッセージ３２０は、メッセージ３１０により詳細な情報を加えたものである。このように、宛先の具体的な内容を沿えたメッセージを表示してもよい。 FIG. 3 shows an example of the message displayed at step 204. The message 310 includes a message part 311, a button 312, and a button 313. The message 320 includes a message part 321, a button 322, and a button 323. The message 320 is obtained by adding detailed information to the message 310. In this way, a message along the specific contents of the destination may be displayed.

例えば、TOに指定された宛先が、aaa@aaa.com、bbb@bbb.com、ccc@bbb.com、ddd@ccc.comの４つであった場合、含まれるドメインは、aaa.com、bbb.com、ccc.comの３つである。この場合、ステップ２０４でメッセージを表示し、利用者の判断に従う。 For example, if there are four destinations specified in TO: aaa@aaa.com, bbb@bbb.com, ccc@bbb.com, ddd@ccc.com, the included domains are aaa.com, bbb.com and ccc.com. In this case, a message is displayed in step 204 and the user's judgment is followed.

このようにすることで、TO及びCCに複数のドメインが含まれている場合に利用者の注意を喚起することが出来、アドレス情報の漏洩を防ぐことが可能となる。 By doing so, it is possible to alert the user when the TO and CC contain multiple domains, and to prevent leakage of address information.

次に第２の実施形態について図面を用いて説明する。図４は、第２の実施形態を表す全体像である。端末１００は、宛先判定部４０１、社内ドメイン記憶テーブル４０２を備える。その他、図４のうち図１と同一部分については、図１と同一の符号を付した。 Next, a second embodiment will be described with reference to the drawings. FIG. 4 is an overall view showing the second embodiment. The terminal 100 includes a destination determination unit 401 and an in-house domain storage table 402. 4 that are the same as those in FIG. 1 are assigned the same reference numerals as in FIG.

社内ドメイン記憶テーブル４０２の詳細を図５に示す。社内ドメイン記憶テーブル４０２は、番号５０１と、社内ドメイン５０２で構成される。 Details of the in-house domain storage table 402 are shown in FIG. The in-house domain storage table 402 includes a number 501 and an in-house domain 502.

図６は、宛先比較判定部４０１の処理フローを示す。利用者がユーザインタフェース部を介してメール送信する際に、宛先判定部４０１が図６のフローに従って処理を行う。まず、ステップ６０２で宛先に指定されたドメイン部を抽出する。次に、ステップ６０３で含まれるドメインのうち社内を除く数が２以上かどうかを判定する。社内かどうかは、社内ドメイン記憶テーブル４０２を参照し、比較することにより行う。１つ以下の場合は、ステップ６０７に進み、メールを送信する。 FIG. 6 shows a processing flow of the destination comparison / determination unit 401. When the user transmits mail via the user interface unit, the destination determination unit 401 performs processing according to the flow of FIG. First, in step 602, the domain part designated as the destination is extracted. Next, it is determined whether or not the number of domains included in the domain included in step 603 is 2 or more. Whether it is in-house is determined by referring to the in-house domain storage table 402 and comparing it. In the case of one or less, the process proceeds to Step 607, and the mail is transmitted.

ステップ６０２でメールが２つ以上の場合は、ステップ６０４に進み、メッセージを表示する。ここで利用者が「はい」のボタンを押すとステップ６０６に進み、メールを送信する。また、「いいえ」のボタンを押すとメールを送信せずに終了する。 If there are two or more mails in step 602, the process proceeds to step 604 and a message is displayed. If the user presses the “Yes” button here, the process proceeds to step 606 to send an email. If the “No” button is pressed, the process ends without sending an email.

図７はステップ６０４で表示するメッセージの例である。メッセージ７１０は、メッセージ部７１１、ボタン７１２、ボタン７１３で構成される。また、メッセージ７２０は、メッセージ部７２１、ボタン７２２、ボタン７２３で構成される。 FIG. 7 shows an example of a message displayed at step 604. The message 710 includes a message part 711, a button 712, and a button 713. The message 720 includes a message part 721, a button 722, and a button 723.

例えば、TOに指定された宛先が、aaa@aaa.com、bbb@bbb.com、ccc@ccc.comの３つであった場合、このうち、aaa.comは社内ドメイン管理テーブル４０３に含まれるため、これを除いたドメインは、bbb.com、ccc.comの２つである。この場合、ステップ６０４でメッセージを表示し、利用者の判断に従う。 For example, when there are three destinations designated as TO, aaa@aaa.com, bbb@bbb.com, and ccc@ccc.com, aaa.com is included in the in-house domain management table 403. Therefore, there are two domains excluding this: bbb.com and ccc.com. In this case, a message is displayed at step 604 and the user's judgment is followed.

上記の実施例においては、宛先に含まれるドメインが２つ以上の時に警告するようにした他、３つ以上や４つ以上のように変えてもよい。また、いくつ以上で警告するかを設定で変更できるようにしてもよい。 In the above embodiment, a warning is given when there are two or more domains included in the destination, and it may be changed to three or more or four or more. In addition, the number of warnings may be changed by setting.

図８、図９に本発明を実施するメールシステムの別の態様を示す。ドメイン記憶テーブル８０１には、図５で説明した番号５０１、社内ドメイン５０２に加えて、「重要度」カラムを追加している。社内ドメインは、社内だけに限らないという意味で、単に、ドメインとした。メールの宛先指定８０４は、一般のメールシステムによるメールの宛先指定画面である。主題、宛先、本文からなり、さらに、メール内容の重要度を属性として持つ。重要度は、親展メールなどの機密性を持つものや、メール本文の機密性によって指定できる属性である。たとえば、ドメイン記憶テーブル８０２は、機密性の高いグループとし、重要度に「Ａ」を、ドメイン記憶テーブル８０３は、ドメイン記憶テーブル８０２に設定したグループよりは機密性が低いグループとし、重要度に「Ｂ」を設定している。図９の処理フローに従い、宛先判定部４０１は、メールの宛先指定８０４により、宛先と重要度の指定を受けると、ドメイン部と重要度を抽出する（ステップ９０１、９０２）。重要度に従って、ドメイン記憶テーブルを参照する（ステップ９０３）。メールの宛先指定８０４では、重要度に「Ａ」が指定されているので、ドメイン記憶テーブル８０２とドメイン記憶テーブル８０３を参照し、ドメインを比較する。仮に、重要度に「Ｂ」が指定された場合は、ドメイン記憶テーブル８０３のみを参照し、ドメインを比較する（ステップ９０４）。このように、指定された重要度によって、参照するドメイン記憶テーブルと、比較対照のドメインを選択することで、機密性を表す重要度にしたがったドメイン比較を可能とする。ここでは、ドメイン記憶テーブルの数や重要度の種類を限定するものではない。その後、ステップ９０５905、９０６を経てステップ９０７を実行する。図９で追加したステップ９０２は、重要度であったが、他にも、添付ファイルの有無やＢＣＣ宛先の有無、返信メールか否かなどを条件とし、参照するドメイン記憶テーブルと、比較対照のドメインを選択する構成としても良い。 8 and 9 show another aspect of the mail system for implementing the present invention. In the domain storage table 801, an “importance” column is added in addition to the number 501 and the in-house domain 502 described in FIG. The in-house domain is simply a domain in the sense that it is not limited to in-house. A mail destination designation 804 is a mail destination designation screen by a general mail system. It consists of the subject, destination, and body, and also has the importance of the mail content as an attribute. The importance is an attribute that can be specified by confidentiality such as confidential mail or the confidentiality of the mail text. For example, the domain storage table 802 is a highly confidential group, the importance level is “A”, the domain storage table 803 is a less confidential group than the group set in the domain storage table 802, and the importance level is “ B "is set. In accordance with the processing flow of FIG. 9, when the destination determination unit 401 receives the designation of the destination and the importance by the mail destination designation 804, the destination determination unit 401 extracts the domain part and the importance (steps 901 and 902). The domain storage table is referenced according to the importance (step 903). In the mail destination designation 804, since “A” is designated as the importance level, the domains are compared with reference to the domain storage table 802 and the domain storage table 803. If “B” is designated as the importance level, only the domain storage table 803 is referred to and the domains are compared (step 904). As described above, the domain storage table to be referred to and the comparison domain are selected according to the designated importance, thereby enabling domain comparison according to the importance representing the confidentiality. Here, the number of domain storage tables and the types of importance levels are not limited. Then, step 907 is executed through steps 905905 and 906. Step 902 added in FIG. 9 is the importance level, but in addition to this, on the condition of whether there is an attached file, whether there is a BCC destination, whether it is a reply mail, etc. It is good also as a structure which selects a domain.

上記の実施例においては、宛先判定部１０２や、宛先判定部４０１、社内ドメイン記憶テーブル４０２を端末内に配置したが、メールサーバ上や別のサーバ上に配置しても構わない。 In the above embodiment, the destination determination unit 102, the destination determination unit 401, and the in-house domain storage table 402 are arranged in the terminal, but they may be arranged on the mail server or another server.

上記の実施例においては、端末をひとつだけとしたが、複数の端末がメールサーバに接続されるようにしてもよい。また、メールサーバを複数配置し、連動して動作するシステムとしてもよい。 In the above embodiment, only one terminal is used, but a plurality of terminals may be connected to the mail server. Moreover, it is good also as a system which arrange | positions several mail servers and operate | moves interlockingly.

以上説明したように本発明の各実施形態によれば、TO及びCCに複数のドメインが含まれている場合に利用者の注意を喚起することが出来、アドレス情報の漏洩を防ぐことが可能となる。 As described above, according to each embodiment of the present invention, when multiple domains are included in the TO and CC, it is possible to alert the user and prevent leakage of address information. Become.

本発明の第１の実施形態にかかるメールシステムの全体構成を説明する図。The figure explaining the whole structure of the mail system concerning the 1st Embodiment of this invention. 宛先判定部１０２の処理フロー。The processing flow of the destination determination part 102. ステップ２０４で表示するメッセージの例。An example of a message displayed in step 204. 第２の実施形態を表す全体像。The whole picture showing a 2nd embodiment. 社内ドメイン記憶テーブル４０２の詳細。Details of the in-house domain storage table 402. 宛先判定部４０１の処理フロー。The processing flow of the destination determination part 401. FIG. ステップ６０４で表示するメッセージの例。An example of a message displayed in step 604. ドメイン記憶テーブル８０１の詳細。Details of the domain storage table 801. 重要度ごとの宛先判定部の処理フローの例。The example of the processing flow of the destination determination part for every importance.

Explanation of symbols

１００…利用者が操作する端末、１１０…ネットワーク、１２０…メールサーバ、１０１…ユーザインタフェース、１０２…宛先判定部、１０３…通信部、１２０…メールサーバ、１２１…通信部、１２２…メール配信機能。

DESCRIPTION OF SYMBOLS 100 ... Terminal which a user operates, 110 ... Network, 120 ... Mail server, 101 ... User interface, 102 ... Destination determination part, 103 ... Communication part, 120 ... Mail server, 121 ... Communication part, 122 ... Mail delivery function.

Claims

A mail system that can send and receive mail from multiple terminals connected to the network, and warns when there are multiple addresses with different domain parts in the destinations specified in TO and CC Mail system.

2. The mail system according to claim 1, wherein an internal domain management function for registering an internal domain in advance and an address excluding the internal domain registered in the internal domain management function among the addresses specified in the TO and CC A mail system characterized by warning that there are a plurality of addresses when there are a plurality of addresses having different domain parts.

The mail system according to claim 1, wherein an attribute representing confidentiality specified in the mail is acquired as an importance level, and a domain management function for registering a domain in advance for each importance level and specified in TO and CC When there are a plurality of addresses having different domain parts for a destination excluding the domain registered in the domain management function for each importance, a warning is given that there are a plurality of addresses. A featured email system.