JP2006330850A - 文書管理システムおよびその方法 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザが対応表を管理することなく、更新した電子文書に対応する紙文書の格納されているキャビネットを、即時に探し当てることができる文書同期管理システムの提供を目的とする。
【解決手段】
電子文書監視手段ｃ１は、電子文書記録部ａ１に記録されている電子文書を監視する。変更情報取得手段ｃ２は、電子文書監視手段ｃ１が監視している電子文書の変更情報を取得する。文書情報照合手段ｃ４は、変更情報取得手段ｃ２によって取得した変更のあった電子文書の情報と、紙文書情報取得手段ｃ３によって取得した紙文書Ｐに関する情報とを照合する。紙文書情報取得手段ｃ３は、各紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…における文書情報記録部ｂ４に記録されている紙文書に関する情報を取得する。照合結果通知手段ｃ５は、文書情報照合手段ｃ４において出力される照合結果を、紙文書管理装置ｂに通知する。
【選択図】図１

Description

この発明は、作成された電子文書および紙文書間における内容の整合性を管理するための文書管理システムおよびその方法に関する。

コンピュータの発展に伴い、企業等で使用される各種文書については、電子的な形式で作成・保存されるようになってきている。特に、２００５年４月に施行される電子文書法においては、法律によって保存が義務付けられていた各種文書について、電子化された文書ファイル形式での保存が認められている。これにより、文書管理等に必要なコストを削減するとともに、電子取引等がより推進されるものと考えられている。

しかしながら、緊急時等において内容を参照するため、即座に見読可能な状態にしておく必要がある文書も多数存在する。例えば、安全のために所定位置に備え付けておくべき事故対策マニュアル等は、コンピュータが使用できない場合であっても、その内容を即座に確認できるようにしておかなければならない。

したがって、上記のような文書については、コンピュータを用いて作成された電子文書を管理するとともに、当該電子文書を紙等に印刷したいわゆる紙文書についても同時に管理する必要がある。例えば、電子化された電子文書はコンピュータ上に、印刷された紙文書はキャビネット内にというように、電子文書と紙文書それぞれ別の場所に保存される。

一方、紙文書を効率よく管理するための手法として、ＩＣタグが使用されはじめている。紙文書にＩＣタグを付しておき、このＩＣタグ内に紙文書に関するデータを記録しておくことにより、紙文書に関する情報を読み取ってその存在や内容を認識することができる（例えば、特許文献１参照。）。

特開２００１−２２９１９９号

一般に、上記のように電子文書および紙文書についての改訂作業は、
（１）パソコン等の文書作成ソフトにおいて電子文書を修正し、
（２）修正した該当箇所を含むページを、プリンタを用いて印刷し、
（３）修正した電子文書に対応する改訂対象の紙文書が保管されているキャビネットを特定し、
（４）キャビネット内の古い版の紙文書と差し替えるといった手順で行われる。

この場合、電子文書を更新したユーザは、印刷した紙文書を持ちつつキャビネットを探し当てなければならない。特に、キャビネットが複数ある場合には、改訂対象の紙文書がどのキャビネットに存在するのかが分かりにくいという問題があった。

このような問題を解決する方法として、
（１）電子文書に対応する紙文書がどこに保管されているかという対応表を管理しておき、電子文書の更新の都度、当該対応表を参照して該当するキャビネットを確認する方法、
（２）紙文書にＩＣタグを付しておき、ＩＣタグに記録したキーワードを検索して紙文書および当該紙文書が保管されているキャビネットを探し当てる方法等が考えられる。

しかしながら、上記（１）の方法においては、電子文書や紙文書の変更の度に対応表を更新しなければならず、対応表を常に最新の状態に保っておくことはユーザにとって煩雑な作業である。また、上記（２）の方法においては、電子文書の更新の度に、紙文書のＩＣタグを検索しなければならず検索処理に時間がかかるという問題のみならず、紙文書がキャビネット外に持ち出されている場合には検索できないという問題が生じる。

この発明は、上記のような課題を解決するためになされたものであり、ユーザが対応表を管理することなく、更新した電子文書に対応する紙文書の格納されているキャビネットを、即時に探し当てることができる文書同期管理システムの提供を目的とする。また、紙文書が持ち出されている場合であっても、確実に対象の紙文書が格納されるべきキャビネットを探し当てることができる文書同期管理システムの提供をも目的とする。

(1)(2)(3)(4)(13)この発明にかかる文書同期管理システムは、(a)電子文書を管理する電子文書管理装置と、(b)紙文書を管理する少なくとも２以上の紙文書管理装置と、(c)電子文書管理装置および各紙文書管理装置における文書の同期を管理する文書同期管理装置とを備えた文書同期管理システムであって、 前記電子文書管理装置は、 (a1)電子文書を記録する電子文書記録部と、 (a2)ユーザ操作を受けて前記電子文書記録部に記録された電子文書を更新する電子文書更新手段と、 (a3)ユーザ操作を受けて前記電子文書記録部に記録された電子文書を識別子の付された紙文書として出力する紙文書出力手段とを備え、 前記紙文書管理装置は、 (b1)紙文書を保管する紙文書保管部と、 (b2)紙文書保管部に保管された各紙文書から、当該紙文書に付された識別子を読み取る文書情報読取手段と、 (b3)前記文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を行う文書情報更新手段と、 (b4)前記文書情報読取手段において読み取った文書情報を記録する文書情報記録部と、 (b5)文書同期管理装置からの通知を受けて、照合結果を提示する照合結果提示手段とを備え、 前記文書同期管理装置は、 (c1)前記電子文書管理装置において管理されている電子文書を監視する電子文書監視手段と、 (c2)前記電子文書監視手段において変更が検知された電子文書にかかる情報を取得する変更情報取得手段と、 (c3)前記紙文書管理装置の前記文書情報記録部を参照して、紙文書にかかる情報を取得する紙文書情報取得手段と、 (c4)前記変更情報取得手段において取得された電子文書にかかる情報と、前記紙文情報取得手段において取得された紙文書にかかる情報とを照合して照合結果を出力する文書情報照合手段と、 (c5)前記文書情報照合手段において出力された照合結果を、紙文書管理装置に通知する照合結果通知手段とを備え、 前記照合結果をユーザに提示することによって電子文書および紙文書の同期を促すようにしたことを特徴とする。

したがって、ユーザが対応表を管理することなく、更新した電子文書に対応する紙文書の格納されているキャビネットを即時に探し当てることができる。また、紙文書が持ち出されている場合であっても、確実に対象の紙文書が格納されるべきキャビネットを探し当てることができる。

(5)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、電子文書管理装置の紙文書出力手段は、紙文書の各ページごとに識別子を付して出力し、前記文書同期管理装置の変更情報取得手段は、変更が検知された電子文書についての更新ページを特定し、前記文書情報照合手段は、特定した更新ページを用いて紙文書にかかる情報との照合を行うことを特徴とする。したがって、電子文書に対応する紙文書がページごとに分けられてキャビネットに格納されている場合であっても、対応するページを有するキャビネットを確実に探し当てることができる。

(6)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、紙文書は、電子文書に対応する識別子を記録するＲＦＩＤタグが付されたものであることを特徴とする。したがって、キャビネット等に格納された紙文書の識別子を容易に読み取り、キャビネット内の紙文書についての最新の状態を認識することができる。

(7)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、紙文書管理装置の文書情報更新手段は、文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を、当該紙文書管理装置に設置された所定の押しボタンの作動によって行うものであることを特徴とする。したがって、任意のタイミングでキャビネット内にある紙文書についての識別子を読み取らせることができる。

(8)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、紙文書管理装置の文書情報更新手段は、文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を、当該紙文書管理装置に設置された扉開閉センサの作動によって行うものであることを特徴とする。したがって、扉の開閉の都度紙文書についての識別子を読み取ることができ、キャビネット内における紙文書の格納状況を常に最新のもとのしておくことができる。

(9)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、紙文書管理装置の文書情報更新手段は、文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を、文書同期管理装置からの指示に基づいて行うものであることを特徴とする。したがって、所定または任意のタイミングで紙文書についての識別子を読み取ることができ、そのタイミングにおけるキャビネット内の紙文書の格納状況をことができる。

(10)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、紙文書管理装置の照合結果提示手段は、照合結果の提示を、当該紙文書管理装置に設置された所定の押しランプの点灯によって行うものであることを特徴とする。したがって、改訂対象の紙文書が保管されているキャビネットを、ランプの点灯状態によってユーザに簡単に知らせることができる。

(11)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、紙文書管理装置の照合結果提示手段は、照合結果の提示を、当該紙文書管理装置に設置された所定のディスプレイへの表示によって行うものであることを特徴とする。したがって、改訂対象の紙文書が保管されているキャビネットを、表示によってユーザに簡単に知らせることができる。

(12)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、紙文書管理装置の照合結果提示手段は、照合結果の提示を、当該紙文書管理装置に設置された所定のブザーの作動によって行うものであることを特徴とする。したがって、改訂対象の紙文書が保管されているキャビネットを、ブザー音によってユーザに簡単に知らせることができる。

(13)この発明にかかる文書同期管理システムにおいては、紙文書管理装置の照合結果提示手段は、照合結果の提示とともに、対象となる紙文書の位置を提示するものであることを特徴とする。したがって、改訂対象の紙文書が保管されているキャビネットをユーザに簡単に知らせることができるとともに、紙文書の情報を文字情報等によって知らせることができる。

(a1)電子文書管理装置の「電子文書記録部」は、実施形態においては、図３のハードディスク３０９における文書管理フォルダ３０９３がこれに該当する。(a2)電子文書管理装置の「電子文書更新手段」は、実施形態においては、文書作成プログラム３０９１によって実行される図６のステップＳ６０７〜６１１の機能がこれに該当する。(a3)電子文書管理装置の「紙文書出力手段」は、実施形態においてはプリンタ３１１の機能がこれに該当する。

(b1)紙文書管理装置の「紙文書保管部」は、実施形態においては、図４のキャビネット４０６がこれに該当する。(b2)紙文書管理装置の「文書情報読取手段」は、実施形態においては、図４のＲＦＩＤリーダ４０９の機能がこれに該当する。(b3)紙文書管理装置の「文書情報更新手段」は、実施形態においては、図４のボタン４０７の機能がこれに該当する。(b4)紙文書管理装置の「文書情報記録部」は、実施形態においては、図４のメモリ４０５における紙文書リスト４０５５の機能がこれに該当する。(b5)紙文書管理装置の「照合結果提示手段」は、実施形態においては、図４の照合結果提示プログラム４０５３によって実行される図９のステップＳ９０１〜９０７の機能がこれに該当する。

(c1)文書同期管理装置の「電子文書監視手段」は、実施形態においては、図５の文書同期管理プログラム５０９１によって実行される図８のステップＳ８０１の機能がこれに該当する。(c2)文書同期管理装置の「変更情報取得手段」は、実施形態においては、図５の文書同期管理プログラム５０９１によって実行される図８のステップＳ８０３の機能がこれに該当する。(c3)文書同期管理装置の「紙文書情報取得手段」は、実施形態においては、図５の文書同期管理プログラム５０９１によって実行される図８のステップＳ８０５の機能がこれに該当する。(c4)文書同期管理装置の「文書情報照合手段」は、実施形態においては、図５の文書同期管理プログラム５０９１によって実行される図８のステップＳ８０７の機能がこれに該当する。(c5)文書同期管理装置の「照合結果通知手段」は、実施形態においては、図５の文書同期管理プログラム５０９１によって実行される図８のステップＳ８１１の機能がこれに該当する。

「プログラム」とは、ＣＰＵにより直接実行可能なプログラムだけでなく、ソース形式のプログラム、圧縮処理がされたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む概念である。

「紙文書に付された識別子」とは、紙文書自体に貼付または埋め込まれた装置または符号等によって表現される、紙文書の同定情報である。例えば、紙にすき込まれたＲＦＩＤタグ、紙に印刷された各種バーコードによって表される紙文書のファイル名等がこれに該当する。

以下、本発明における実施形態について、図面を参照して説明する。

１．第１の実施形態
本実施形態においては、電子文書管理装置であるコンピュータ装置において更新された電子文書を、文書同期管理装置である別のコンピュータ装置において監視しておき、更新があった場合には、紙文書管理装置であるキャビネットから紙文書の保管状況を取得して、更新された改訂対象の紙文書が保管されているキャビネットをユーザに提示する文書同期管理システムの例について説明する。

１−１．機能ブロック図
図１に、本実施形態にかかる文書同期管理システムの機能ブロック図を示す。また、図２に、当該文書同期管理システムにおける模式図による構成を示す。これらの図において文書同期管理システムは、電子文書管理装置ａ、紙文書管理装置ｂ、文書同期管理装置ｃから構成される。

電子文書管理装置ａは、電子文書記録部ａ１、電子文書更新手段ａ２および紙文書出力手段ａ３を備えている。電子文書記録部ａ１は、紙文書Ｐに対応する各種電子文書を記録するためのものである。例えば、ハードディスクに設けられた所定フォルダ等がこれに該当する。電子文書更新手段ａ２は、記録された電子文書をユーザ操作を受けて更新するためのものである。例えば、ワープロソフト等がこれに該当する。紙文書出力手段ａ３は、更新された電子文書を紙文書Ｐとして印刷するためのものである。例えば、プリンタ装置等がこれに該当する。

紙文書管理装置ｂは、紙文書保管部ｂ１、文書情報更新手段ｂ２、文書情報読取手段ｂ３、文書情報記録部ｂ４および照合結果提示手段ｂ５を備えている。

紙文書保管部ｂ１は、紙文書Ｐを保管するためのものである。例えば、キャビネット本体がこれに該当する。文書情報更新手段ｂ２は、紙文書保管部ｂ１に保管されている紙文書Ｐに関する情報を更新するためのものである。例えば、キャビネットに備え付けられた押しボタンや扉開閉センサ等がこれに該当する。文書情報読取手段ｂ３は、紙文書保管部ｂ１に保管されている紙文書Ｐに関する情報を読み取るためのものである。例えば、ＲＦＩＤタグが紙文書Ｐに付されている場合には、ＲＦＩＤタグリーダ等がこれに該当する。文書情報記録部ｂ４は、読み取った紙文書Ｐに関する情報を記録するためのものである。例えば、キャビネットに設けられたメモリやハードディスク等の各種記録装置がこれに該当する。照合結果提示手段ｂ５は、後述する文書同期管理装置ｃから受けた電子文書と紙文書Ｐの照合結果をユーザに提示するためのものである。例えば、キャビネットに設けられたランプ、ディスプレイまたはブザー等がこれに該当する。なお、図１に示すように、紙文書管理装置は、紙文書管理装置ｂ、紙文書管理装置ｂ’、紙文書管理装置ｂ''、…というように複数存在する。

文書同期管理装置ｃは、電子文書監視手段ｃ１、変更情報取得手段ｃ２、文書情報照合手段ｃ４、紙文書情報取得手段ｃ３および照合結果通知手段ｃ５を備えている。電子文書監視手段ｃ１は、電子文書管理装置ａの電子文書記録部ａ１に記録されている電子文書を監視するためのものである。例えば、フォルダ監視プログラム等がこれに該当する。変更情報取得手段ｃ２は、電子文書監視手段ｃ１が監視している電子文書の変更情報を取得するためのものである。例えば、フォルダ監視プログラムのファイル変更通知機能等がこれに該当する。文書情報照合手段ｃ４は、変更情報取得手段ｃ２によって取得した変更のあった電子文書の情報と、紙文書情報取得手段ｃ３によって取得した紙文書Ｐに関する情報とを照合するためのものである。例えば、２以上の情報を照合するためのプログラム等がこれに該当する。紙文書情報取得手段ｃ３は、各紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…における文書情報記録部ｂ４に記録されている紙文書に関する情報を取得するためのものである。例えば、紙文書管理装置ｂにアクセスして紙文書リストを取得するプログラム等がこれに該当する。照合結果通知手段ｃ５は、文書情報照合手段ｃ４において出力される照合結果を、紙文書管理装置ｂに通知するためのものである。例えば、情報送信プログラム等がこれに該当する。

１−２．ハードウェア構成
１−２−１．電子文書管理装置
図１に示した電子文書管理装置ａを、ＣＰＵを用いて実現したコンピュータ装置のハードウェア構成の一例を図３に示す。電子文書管理装置ａは、ディスプレイ３０１、ＣＰＵ３０３、メモリ３０５、キーボード／マウス３０７、ハードディスク３０９、プリンタ３１１および通信回路３１５を備えている。ハードディスク３０９は、文書作成プログラム３０９１および電子文書フォルダ３０９３を記録している。

電子文書記録部ａ１は、電子文書フォルダ３０９３によって実現される。電子文書更新手段ａ２は、ＣＰＵ３０３がメモリ３０５を用いて実行する文書作成プログラム３０９１によって実現される。紙文書出力手段ａ３は、文書作成プログラム３０９１における印刷プログラムおよびプリンタ３１１によって実現される。

１−２−２．紙文書管理装置
図１に示した紙文書管理装置ｂを、ランプ４０１、ＣＰＵ４０３、メモリ４０５、キャビネット４０６、ボタン４０７、ＲＦＩＤリーダ４０９および通信回路４１１等を含む構成で実現した紙文書管理装置のハードウェア構成の一例を図４に示す。メモリ４０５は、キャビネット４０６に保管されている紙文書Ｐに関する情報として紙文書リスト４０５５、紙文書リスト更新プログラム４０５１および照合結果提示プログラム４０５３をそれぞれ記録している。ランプ４０１は、ＣＰＵ４０３からの指令に基づいて点灯または消灯が制御される。ボタン４０７は、ＲＦＩＤリーダ４０９に、キャビネット４０６内の紙文書Ｐに付されたＲＦＩＤタグを読み取らせ、上述した紙文書リスト４０５１を更新するためのものである。

紙文書保管部ｂ１は、キャビネット４０６によって実現される。文書情報更新手段ｂ２は、ＣＰＵ４０３がメモリ４０５を用いて実行する紙文書リスト更新プログラム４０５１によって実現される。文書情報読取手段ｂ３は、ＲＦＩＤリーダ４０９によって実現される。紙文書情報記録部ｂ４は、メモリ４０５における紙文書リスト４０５５によって実現される。照合結果提示手段ｂ５は、ＣＰＵ４０３がメモリ４０５を用いて実行する照合結果提示プログラム４０５３によって実現される。

１−２−３．文書同期管理装置
図１に示した文書同期管理装置ｃを、ＣＰＵを用いて実現したコンピュータ装置のハードウェア構成の一例を図５に示す。文書同期管理装置ｃは、ディスプレイ５０１、ＣＰＵ５０３、メモリ５０５、キーボード／マウス５０７、ハードディスク５０９および通信回路５１５を備えている。ハードディスク５０９は、文書同期管理プログラム５０９１を記録している。

電子文書監視手段ｃ１、変更情報取得手段ｃ２、文書情報照合手段ｃ４、紙文書情報取得手段ｃ３および照合結果通知手段ｃ５は、ＣＰＵ５０３がメモリ５０５を用いて実行する文書同期管理プログラム５０９１によって実現される。

１−３．処理詳細
図６〜図１６を用いて、本実施形態における処理の詳細を説明する。図６は、電子文書管理装置ａにおいて実行される文書作成プログラム３０９１における電子文書の作成処理のフローチャートである。図７は、紙文書管理装置ｂにおいて実行される紙文書リスト更新プログラム４０５１における紙文書の格納処理のフローチャートである。図８は、文書同期管理装置ｃにおいて実行される文書同期管理プログラム５０９１における文書同期管理処理のフローチャートである。図９は、紙文書管理装置ｂにおいて実行される照合結果提示プログラム４０５３における照合結果の提示処理のフローチャートである。

１−３−１．電子文書の新規作成
ユーザからの起動操作を受けて、電子文書管理装置ａのＣＰＵ３０３は文書作成プログラム３０９１を起動させる（ステップＳ６０１、図６）。例えば、文書作成プログラム３０９１としては、一般的に使用されているワープロソフトや表計算ソフト等が該当する。

ＣＰＵ３０３は、作成されようとしている電子文書が新規作成であるか否かをユーザ操作に基づいて判断し（ステップＳ６０３）、新規作成でなければ文書管理フォルダ３０９３からユーザ所望の電子文書ファイルを読み込む（ステップＳ６０５）。なお、新規作成であれば、空白のページをディスプレイ３０１に表示させる（ステップＳ６０３、ＹＥＳ）。

キーボード／マウス３０７に基づくユーザ操作を受けてＣＰＵ３０３は、電子文書情報としての入力を受け付け、電子文書ファイルに反映する（ステップＳ６０７）。例えば、ユーザ操作による文書入力を繰り返すことにより、ユーザ所望の電子文書が作成される。

電子文書が完成したと判断したユーザが電子文書を保存するために「保存ボタン」を押下すると（ステップＳ６０９）、ＣＰＵ３０３は、当該電子文書を所定の文書管理フォルダ３０９３に記録する（ステップＳ６１１）。

このとき、ＣＰＵ３０３は、ユーザ操作によって入力された電子文書のファイル名を識別子として文書管理フォルダ３０９３に記録する。例えば、文書管理フォルダ３０９３には、各電子文書ファイルの実体とともに、ファイルシステム情報として、識別子としてのファイル名１０１、サイズ１０３、種類１０５および更新日時１０７等が記録される。図１０は上記ファイルシステム情報の例である。例えば、レコード１００１には、ユーザによって作成された電子文書ファイルのファイル名「ＡＡＡＡ」、サイズ「１００ＫＢ」、種類「文書」および更新日時「２００５／０４／０１」等が記録される。

一方、電子文書が完成したと判断したユーザが電子文書を印刷するために「印刷ボタン」を押下すると（ステップＳ６１３）、ＣＰＵ３０３は、電子文書を印刷するための電子文書データをプリンタ３１１に出力して電子文書に対応する紙文書Ｐを印刷させる（ステップＳ６１５）。

プリンタ３１１には、ＲＦＩＤタグが予めすき込まれた用紙Ｐａがセットされており、当該用紙ＰａのＲＦＩＤタグ内に、対応する電子文書の識別子が印刷と同時に記録される。図１１に、上記の用紙Ｐａの例を示す。用紙Ｐａの左上部には、ＲＦＩＤタグ１１がすき込まれており、ＲＦＩＤタグ１１は、その内部において、アンテナ１１０、ＲＦ回路１１１およびメモリ１１２を備えている。アンテナ１１０は、ＲＦＩＤリーダ１２０またはＲＦＩＤライタ１３０からのＲＦ信号を受信するためのものである。ＲＦ回路１１１は、アンテナ１１０において受信したＲＦ信号を電力に変換するとともに、メモリ１１２にアクセスしデータの読み書きを行うためのものである。メモリ１１２は、所定のデータを格納するためのものである。

また、図１２に、識別子の記録と文書印刷を同時に行うプリンタ３１１の詳細の例を示す。プリンタ３１１は、インタフェース３１１１、メモリ３１１２、ＣＰＵ３１１３、ＲＦＩＤライタ３１１４、印刷部３１１５、給紙トレイ３１１６および排紙トレイ３１１７を備えている。

図１３に、ＲＦＩＤライタ３１１４の例を示す。ＲＦＩＤライタ３１１４は、アンテナ４０９１、ＲＦ回路４０９２メモリ４０９４およびインタフェース４０９３を備えている。アンテナ４０９１は、ＲＦＩＤタグに対してＲＦ信号を送信するためのものである。ＲＦ回路４０９２は、アンテナ４０９１を経由してＲＦＩＤメモリ４０９４にアクセスしてデータの読み書きを行うためのものである。メモリ４０９４は、インターフェイス４０９３経由で取得した電子文書ファイルのファイル名を示すデータを一時的に格納しておくためのものである。

インタフェイス３１１１を経由して入力された電子文書ファイルの印刷データは、メモリ３１１２のバッファ領域に記録され、ＣＰＵ３１１３の制御によってＲＦＩＤライタ３１１４に送られる。ＲＦＩＤタグがすき込まれた用紙Ｐａは、給紙トレイ３１１６から一枚ずつ取り出され、ＲＦＩＤライタ３１１４によって識別子として電子文書ファイルのファイル名が記録された後、ローラ等によって印刷部３１１５に送り出され、当該印刷部３１１５において電子文書データの内容が印字されて、排紙トレイ３１１７に排出される。

例えば、上述した電子文書ファイル「ＡＡＡＡ」の場合には、紙文書ＰのＲＦＩＤタグには、識別子として「ＡＡＡＡ」が記録され、当該電子文書ファイルの文書内容が印刷される。

なお、上記プリンタ３１１の場合には、ＲＦＩＤ３１１４は、ＲＦＩＤタグにデータを書き込む装置として機能するが、同様の構成でＲＦＩＤタグからデータを読み込む装置として機能させることも可能である。すなわち、図４に示した紙文書管理装置ｂのＲＦＩＤリーダ４０９も、図１３と同様の構成をとる。この場合、メモリ４０９４は、アンテナ４０９１経由で取得したＲＦＩＤタグのデータを一時的に格納しておくためのものとして機能する。

ユーザ操作を受けて、ＣＰＵ３０３は、電子文書作成プログラム３０９１の終了を判断すると当該処理を終了し、ディスプレイ３０１に表示していた電子文書ファイルを閉じる（ステップＳ６１９）。

１−３−２．紙文書の格納
電子文書を作成して当該電子文書に対応する紙文書Ｐを印刷したユーザは、当該紙文書を紙文書管理装置ｂのキャビネットの所定位置に格納する。図７を用いて格納時におけるフローチャートを説明する。

上述したように紙文書管理装置ｂには、ボタン４０７が設置されており、紙文書Ｐの格納後においてユーザからのボタン４０７の押下を受けて（ステップＳ７０１、図７）、紙文書管理装置ｂのＣＰＵ４０３は、当該紙文書Ｐを含むキャビネット内に存在する全ての紙文書のＲＦＩＤタグから識別子データを読み込む（ステップＳ７０３）。すなわち、各紙文書Ｐには、識別子として対応する電子文書ファイルのファイル名が記録されていることにより、ＣＰＵ４０３は、全ての紙文書に対応する電子文書ファイルのファイル名を読み込む。

ＣＰＵ４０３は、全ての紙文書から読み込んだ識別子データを、紙文書リスト４０５５としてメモリ４０５に記録する（ステップＳ７０５）。すなわち、ＣＰＵ４０３は、全ての紙文書に対応する電子文書ファイルのファイル名の一覧を紙文書リスト４０５５として記録する。図１４は紙文書リスト４０５５の例である。例えば、レコード１４０１には、上記において説明した電子文書ファイルのファイル名「ＡＡＡＡ」が、キャビネット内の紙文書を識別するためのファイル名（識別子）１４１として記録される。

以上のようにして、電子文書管理装置ａの文書管理フォルダ３０９３に管理される電子文書ファイルのファイル名を、各紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…の各紙文書リスト４０５５において管理することができる。すなわち、全ての紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…の各紙文書リスト４０５５を併合した紙文書の識別子が、電子文書管理装置ａの文書管理フォルダ３０９３に管理される全ての電子文書のファイル名（識別子）と一致する。

１−３−３．電子文書の更新
電子文書管理装置ａの文書管理フォルダ３０９３に管理される電子文書と、各紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…の各紙文書リスト４０５５に管理される紙文書が一致している場合において、ユーザが任意の電子文書について改訂作業を行う場合を考える。すなわち、ユーザは電子文書管理装置ａにおいて文書作成プログラム３０９１を使用して電子文書の改訂入力を行った後、当該電子文書を保存および印刷する。図６を用いて改訂作業におけるフローチャートを説明する。

ユーザからの起動操作を受けて、電子文書管理装置ａのＣＰＵ３０３は文書作成プログラム３０９１を起動させる（ステップＳ６０１、図６）。

ＣＰＵ３０３は、ユーザ操作によって指定された改訂対象となる電子文書のファイル名を受けて、当該電子文書ファイルを文書管理フォルダ３０９３から読み込む（ステップＳ６０５）。上記と同様に、キーボード／マウス３０７に基づくユーザ操作を受けてＣＰＵ３０３は、電子文書情報としての入力を受け付け、電子文書ファイルに反映する（ステップＳ６０７）。

電子文書が完成したと判断したユーザが電子文書を保存するために「保存ボタン」を押下すると（ステップＳ６０９）、ＣＰＵ３０３は、電子文書を上記文書管理フォルダ３０９３に記録する（ステップＳ６１１）。

ＣＰＵ３０３は、ユーザ操作によって入力された電子文書のファイル名を識別子として文書管理フォルダ３０９３に記録するが、改訂する場合には、既に電子文書が存在しているため、電子文書ファイルの実体を上書き更新するとともに、ファイルシステム情報のサイズ１０３および更新日時１０７を更新する。例えば、図１０のＡにおけるレコード１００１を更新して、図１０のＢにおけるレコード１０５１のようにする。レコード１０５１においては、サイズ「１５０ＫＢ」および更新日時「２００５／０４／０９」が更新されている。

一方、電子文書が完成したと判断したユーザが電子文書を印刷するために「印刷ボタン」を押下すると（ステップＳ６１３）、ＣＰＵ３０３は、上記電子文書を印刷するための電子文書データをプリンタ３１１に出力し、プリンタ３１１に電子文書に対応する紙文書Ｐを印刷させる（ステップＳ６１５）。例えば、改訂対象となった電子文書ファイルが「ＡＡＡＡ」の場合には、紙文書ＰのＲＦＩＤタグには、識別子として「ＡＡＡＡ」が記録され、当該電子文書ファイルの改訂後の文書内容が印刷される。

１−３−４．文書同期の管理
文書同期管理装置ｃにおいては、文書同期管理プログラム５０９１が常駐して起動されており、当該プログラムは電子文書管理装置ａの文書管理フォルダ３０９３を監視する。すなわち、文書同期管理プログラム５０９１を実行するＣＰＵ５０３は、通信回線５１５を介して電子文書管理装置ａにアクセスし、文書管理フォルダ３０９３のファイルシステム情報を取得して（ステップＳ８０１、図８）、更新された電子文書が存在するか否かを判断する処理を所定時間毎に行う（ステップＳ８０３）。例えば、ファイルシステム情報の取得前後の情報を比較して、更新日付が異なる電子文書ファイルがあれば、更新された電子文書が存在すると判断する。

上記のようにして、更新された電子文書が存在すると判断すると、ＣＰＵ５０３は、通信回路５１５を介して各紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…に順次または同時にアクセスして紙文書リスト４０５５を取得する（ステップＳ８０５）。なお、ＣＰＵ５０３は、取得した各紙文書リストに取得元となった紙文書管理装置の識別ＩＤを付し、メモリ５０５上において、１つの紙文書リスト（全体）に併合する。図１５に、当該紙文書リスト（全体）の例を示す。この紙文書リスト（全体）には、紙文書管理装置の識別ＩＤ１５０およびファイル名（識別子）１５１が記録される。例えば、識別ＩＤ１５０としては、ネットワーク上に存在する紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…のコンピュータ名等を使用すればよい。

ＣＰＵ５０３は、上記ステップＳ８０３において更新されたと判断した電子文書のファイル名（識別子）と、各紙文書リスト（全体）とを照合して、当該ファイル名と一致するファイル名（識別子）が各紙文書リスト（全体）に存在するか否かを判定する（ステップＳ８０７〜Ｓ８０９）。

例えば、図１０のＡにおけるレコード１００１が更新され、図１０のＢにおけるレコード１０５１のようになった場合においては、ファイル名（識別子）「ＡＡＡＡ」が更新された電子文書のファイル名である。一方、図１５のレコード１５０１におけるファイル名（識別子）が「ＡＡＡＡ」であることにより、更新されたファイル名（識別子）「ＡＡＡＡ」と一致するファイル名（識別子）が紙文書リスト（全体）に存在すると判断する。

ＣＰＵ５０３は、紙文書リスト（全体）に更新ファイルのファイル名が存在すると判断すると、紙文書リスト（全体）の識別ＩＤ１５０に基づいて紙文書管理装置ｂに照合結果を通知する（ステップＳ８１１）。例えば、図１５のレコード１５０１における識別ＩＤは「００１」であることにより、ネットワーク上のコンピュータ名が「００１」である紙文書管理装置に対して、照合結果を通知する。図１６に、当該照合結果の例を示す。照合結果は、例えば、ファイル名（識別子）である「ＡＡＡＡ」から構成される。

なお、ＣＰＵ５０３は、紙文書リスト（全体）に更新ファイルのファイル名が存在しないと判断すると、当該処理を終了する（ステップＳ８０９、ＮＯ）。

１−３−５．照合結果の提示
上記ステップＳ８１１（図８）において、照合結果を受けた紙文書管理装置（例えば、識別ＩＤ「００１」の紙文書管理装置ｂ。）は、照合結果の提示処理を行う。この場合のフローチャートを図９に示す。

紙文書管理装置ｂのＣＰＵ４０３においては、照合結果提示プログラム４０５３が常駐して起動されており、文書同期管理装置ｃからの照合結果を取得したと判断すると（ステップＳ９０１、ＹＥＳ）、メモリ４０５に記録している紙文書リスト４０５５を取得する（ステップＳ９０３）。例えば、図１４において示したファイル名（識別子）１４１から構成される紙文書リストを取得する。

ＣＰＵ４０３は、当該紙文書リスト４０５５の中に、照合結果として取得したファイル名（識別子）が存在するか否かを判断し、存在する場合にはランプ４０１を点灯させる（ステップＳ９０５、Ｓ９０７）。

例えば、図１６に示した照合結果においてファイル名（識別子）は「ＡＡＡＡ」であり、同一のファイル名（識別子）が、図１４に示した紙文書リストのレコード１４０１に存在する。したがって、ＣＰＵ４０３は、ランプ４０１を点灯させることにより、更新された電子文書「ＡＡＡＡ」に対応する紙文書が保管されている紙文書管理装置であることをユーザに提示する。

なお、ＣＰＵ４０３は、照合結果として取得したファイル名（識別子）が存在しないと判断すると、当該処理を終了する（ステップＳ９０５、ＮＯ）。

１−３−６．まとめ
以上に説明したように、この発明によれば、ユーザが電子文書と紙文書の対応表を管理していなくても、更新した電子文書に対応する紙文書の格納されているキャビネットを、即時に探し当てることができる。

なお、本実施形態に示した文書同期管理システムを運用する場合において、ユーザは、格納されるべき全ての紙文書がキャビネット内に格納されている状態でボタン４０７を押下して紙文書リストを作成するようにしておけばよい。これにより、所定の紙文書が持ち出されている場合においても、持ち出された紙文書についての情報が反映された紙文書リストを用いて、ユーザに差し替えるべき紙文書の保管キャビネット（紙文書管理装置）を正しく提示することができる。

２．第２の実施形態
上記実施形態においては、電子文書と紙文書をファイル名によって関連付け、更新があった電子文書と同一のファイル名である紙文書を全て提示するように構成したが、本実施形態においては、電子文書および紙文書をページ単位で管理し、電子文書において更新のあったページに対応する紙文書の位置を提示する例について説明する。なお、本実施形態における文書同期管理システムの機能ブロック図、各装置のハードウェア構成は、第１の実施形態と同様である。

２−１．処理詳細
図８ａおよび図１４ａを用いて、本実施形態における処理の詳細を説明する。図８ａは、文書同期管理装置ｃにおいて実行される文書同期管理プログラム５０９１における文書同期管理処理のフローチャートである。

２−１−１．電子文書の新規作成
電子文書の新規作成については、上記「１−３−１」に示した方法と基本的に同様であるが、文書管理フォルダ３０９３において電子文書を記録する際に、各電子文書ファイルをサイクリックに世代管理する点が異なる。例えば、文書管理フォルダ３０９３には、ファイル名「ＡＡＡＡ」については、「ＡＡＡＡ」（最新）、「ＡＡＡＡ（１）」（１世代前）、「ＡＡＡＡ（２）」（２世代前）、…というように、更新時期がそれぞれ異なる２以上の電子文書ファイルが記録される。

２−１−２．紙文書の格納
紙文書の格納については、上記「１−３−２」に示した方法と基本的に同様であるが、メモリ４０５に記録される紙文書リスト４０５５に記録されるデータ内容にページ情報を含む点が異なる。例えば、図１４ａは、本実施形態における紙文書リスト４０５５の例である。例えば、レコード１４５１には、上記において説明した電子文書ファイルのファイル名１４１「ＡＡＡＡ」および、そのページ番号１４３「１」が記録される。

このように本実施形態においては、電子文書管理装置ａの文書管理フォルダ３０９３に管理される電子文書ファイルのファイル名およびページ番号を、各紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…の各紙文書リスト４０５５において管理する。

２−１−３．電子文書の更新
電子文書の更新については、上記「１−３−３」に示した方法と基本的に同様であるが、上述したように、文書管理フォルダ３０９３において電子文書を記録する際に、各電子文書ファイルをサイクリックに世代管理する点が異なり、更新直前の電子文書は、「ＡＡＡＡ（１）」（１世代前）として記録され、更新後の電子文書は「ＡＡＡＡ」（最新）として記録される。

２−１−４．文書同期の管理
第１の実施形態と同様に、文書同期管理装置ｃにおいては、文書同期管理プログラム５０９１が常駐して起動されており、当該プログラムは電子文書管理装置ａの文書管理フォルダ３０９３を監視する。すなわち、文書同期管理プログラム５０９１を実行するＣＰＵ５０３は、通信回線５１５を介して電子文書管理装置ａにアクセスし、文書管理フォルダ３０９３のファイルシステム情報を取得して（ステップＳ８５１、図８）、更新された電子文書が存在するか否かを判断する処理を所定時間毎に行う（ステップＳ８５３）。例えば、ファイルシステム情報の取得前後の情報を比較して、更新日付が異なる電子文書ファイルがあれば、更新された電子文書が存在すると判断する。

上記のようにして、更新された電子文書が存在すると判断すると、ＣＰＵ５０３は、更新された電子文書についての更新ページを特定するためページ特定処理を実行する（ステップＳ８５４）。図８ｂを用いて、当該ページ特定処理のフローチャートを説明する。

ＣＰＵ５０３は、更新前後における電子文書ファイルを、電子文書管理装置ａの文書管理フォルダ３０９４から取得する（ステップＳ８９１）。例えば、更新前の電子文書ファイル「ＡＡＡＡ（１）」（１世代前）および、更新後の電子文書ファイル「ＡＡＡＡ」（最新）を取得する。

ＣＰＵ５０３は、取得した各電子文書ファイルをページに分割する（ステップＳ８９３）。図１７に、ページ特定処理における模式図を示す。更新前文書である電子文書ファイル「ＡＡＡＡ（１）」１７１（１世代前）は、３つのページに分割可能である。同様に、更新後文書である電子文書ファイル「ＡＡＡＡ」１７３（最新）は、３つのページに分割可能である。なお、上記の分割においては、電子文書に設定されている印刷情報に基づいて仮想プリンタに出力した出力ファイルを用いればよい。例えば、電子文書がワード（商標）形式であれば、Adobe PDF Converter （商標）等を用いて、各ページをＰＤＦファイルとして出力する。

ＣＰＵ５０３は、更新前後における２つの電子文書ファイルをページ単位で比較する（ステップＳ８９５）。例えば、更新前文書である電子文書ファイル「ＡＡＡＡ（１）」１７１（１世代前）の１ページ目のＰＤＦファイルと、更新後文書である電子文書ファイル「ＡＡＡＡ」１７３（最新）の１ページ目のＰＤＦファイルを、テキスト比較によって一致するか否かを判断する。なお、テキスト比較を行う場合には、ＰＤＦ文書等からテキストを抽出するためのプログラムであるＩＦｉｌｔｅｒによって抽出した各テキストファイルを、ＵＮＩＸ（商標）ＯＳにおけるｄｉｆｆコマンド、または、ウィンドウズ（商標）ＯＳにおけるｆｃコマンド等を用いて比較し結果を出力させればよい。

ＣＰＵ５０３は、上記テキスト比較の結果によって更新前後の電子文書ファイルの各ページについて差異があると判断すると、当該更新ページをメモリ５０５に記録する（ステップＳ８９７、Ｓ８９９）。差異がないと判断すると、未処理ページがある場合には、上記ステップＳ８９５に戻って、次のページについて同様の処理を繰り返す（ステップＳ９００、ＹＥＳ）。例えば、図１７においては、３ページの５〜６行にテキストが一致しない箇所が存在しているため、当該電子文書の３ページ目示すデータ（例えば、電子文書ファイル名「ＡＡＡＡ」、ページ番号「３」。）をメモリ５０５に記録する。

図８ａにおいて、ページ特定処理（ステップＳ８５４）を終えると、ＣＰＵ５０３は、通信回路５１５を介して各紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…に順次または同時にアクセスして紙文書リスト４０５５を取得する（ステップＳ８５５）。なお、ＣＰＵ５０３は、取得した各紙文書リストに取得元となった紙文書管理装置の識別ＩＤを付し、メモリ５０５上において、１つの紙文書リスト（全体）に併合する。図１５ａに、当該紙文書リスト（全体）の例を示す。この紙文書リスト（全体）には、紙文書管理装置の識別ＩＤ１５０およびファイル名（識別子）１５１に加えて、当該電子文書のページ番号が記録される。例えば、識別ＩＤ１５０としては、ネットワーク上に存在する紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…のコンピュータ名等を使用すればよい。

ＣＰＵ５０３は、上記ステップＳ８５３において更新されたと判断した電子文書のファイル名（識別子）と、各紙文書リスト（全体）とを照合して、メモリ５０５に記録した更新のあったページと一致するファイル名（識別子）およびページ番号が、各紙文書リスト（全体）に存在するか否かを判定する（ステップＳ８５７〜Ｓ８５９）。すなわち、更新ページとは、上記ステップＳ８９９においてメモリ５０５に記録したファイル名およびページ番号である。

例えば、図１７においてメモリ５０５に記録した更新ページである電子文書ファイル名「ＡＡＡＡ」、ページ番号「３」は、図１５ａのレコード１５０３と一致することにより、更新ページが紙文書リスト（全体）に存在すると判断する。

ＣＰＵ５０３は、紙文書リスト（全体）に更新ファイルのファイル名が存在すると判断すると、紙文書リスト（全体）の識別ＩＤ１５０に基づいて紙文書管理装置ｂに照合結果を通知する（ステップＳ８６１）。例えば、図１５ａのレコード１５０３における識別ＩＤは「００１」であることにより、ネットワーク上のコンピュータ名が「００１」である紙文書管理装置に対して、照合結果を通知する。図１６ａに、当該照合結果の例を示す。照合結果は、例えば、ファイル名（識別子）である「ＡＡＡＡ」およびページ番号である「３」から構成される。

なお、ＣＰＵ５０３は、紙文書リスト（全体）に更新ファイルのファイル名が存在しないと判断すると、当該処理を終了する（ステップＳ８５９、ＮＯ）。

２−１−５．照合結果の提示
照合結果の提示については、上記「１−３−５」に示した方法と基本的に同様であるが、本実施形態においては、電子文書をページ単位で管理するようにしているため、１つの電子文書ファイルの中で、更新されたページを有する紙文書管理装置のランプ４０１が全て点灯することになる。

２−２．まとめ
以上に説明したように、この発明によれば、ユーザが電子文書と紙文書の対応表を管理していなくても、更新した電子文書の該当ページに対応する紙文書の格納されているキャビネットを、即時に探し当てることができる。

また、１つの電子文書ファイルに対応する紙文書の各ページがそれぞれ、別のキャビネットに格納されている状態であっても、差し替えの必要なページの格納されているキャビネットを正確に探し当てて、これをユーザに提示することができる。

３．その他の実施形態
上記実施形態においては、ＲＦＩＤタグが予めすき込まれた用紙を用いたが、電子文書を識別することができれば、他の方法を用いて紙文書を特定してもよい。例えば、ＩＣタグを有するラベル（ＩＣタグラベル）を添付した用紙を用いてもよい。また、識別子を表現するバーコードを用紙に印刷してもよい。

上記実施形態においては、該当する紙文書管理装置のランプ４０１を点灯させることによって、紙文書が存在することを提示するように構成したが、さらに、紙文書管理装置における紙文書の格納位置を同時に提示するように構成してもよい。例えば、紙文書管理装置ｂにディスプレイを設けておき、当該ディスプレイに提示すべき紙文書が当該キャビネットに存在する旨の情報（ファイル名や注意喚起のためのメッセージ等）を表示するようにしてもよい。

また、キャビネット内に複数のＲＦＩＤセンサを設けておき、更新すべき紙文書に最も近い位置にあるＲＦＩＤセンサを特定することによって、当該ＲＦＩＤセンサの位置情報に基づいて、当該紙文書の位置を特定してこれをディスプレイに表示してもよい。さらに、当該位置にランプを設けておき、キャビネット内の紙文書の保管位置を提示してもよい。この場合の例を図１８に示す。キャビネット１８０に格納された紙文書の中から、ＲＦＩＤセンサ１８３の作用により更新対象の紙文書１８１を検出する。ＣＰＵ４０３は、ＲＦＩＤセンサ１８３に対応させて記録しているランプ１８５を点灯させる。これにより、キャビネット内において、紙文書のおおよその位置を提示することができる。

上記実施形態においては、ユーザによって紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…のボタン４０７が押下されたときに、キャビネット内の紙文書に付されたＲＦＩＤタグを読み込んで紙文書リストを更新するようにしたが、キャビネットの扉に開閉センサを設けておき、当該扉の開閉状況に基づいて紙文書リストを更新するようにしてもよい。これにより、常に最新の紙文書リストを保持しておくことができる。また、他の装置からの指示に基づいて、紙文書リストを更新するようにしてもよい。例えば、文書同期管理装置ｃからの更新指示を受けたときに更新してもよい。

上記実施形態においては、紙文書管理装置ｂ、ｂ’、ｂ''、…のランプ４０１を点灯させることによってユーザに改訂対象の紙文書が存在することを提示するように構成したが、紙文書管理装置にディスプレイを備えておき、当該ディスプレイにその旨を表示してもよい。この場合において、紙文書のファイル名を同時に提示するようにしてもよい。また、ランプ４０１またはディスプレイの表示と同時に、ブザーを鳴らすようにしてもよい。これにより、ユーザに対して確実に、紙文書の改訂作業を促すことができる。

上記実施形態においては、文書同期管理装置ｃの文書同期管理プログラム５０９１が、電子文書管理装置ａのハードディスク３０９の文書管理フォルダ３０９３を監視することにより、更新のあった電子文書を取得するように構成したが、他の方法を用いて、電子文書における更新の有無を判断するようにしてもよい。例えば、プリンタ３１１の出力状況、電子文書管理装置ａにおいて文書ファイルの保存操作の状況またはＯＳに対するファイルアクセス命令（ファイル読み込み／書き込み等）を監視するようにしてもよい。

上記実施形態においては、文書同期管理装置ｃの電子文書監視手段ｃ１としてのフォルダ監視プログラムを用いて、電子文書管理装置ａの電子文書記録部ａ１としての文書管理フォルダ３０９３に記録されている電子文書を監視するように構成したが、電子文書監視手段ｃ１としてのフォルダ監視プログラムを電子文書管理装置ａ側に設けておき、文書管理フォルダ３０９３の電子文書を監視して更新があったときに、文書同期管理装置ｃに通知するようにしてもよい。

上記実施形態においては、更新前後における電子文書ファイルを比較する場合に、仮想プリンタに出力したページごとに分割して各ページのテキストデータを比較したが、電子文書ファイルがテキストデータである場合には、ページ分割を行わず直接的に双方の電子文書ファイルを比較してもよい。

上記実施形態においては、図１に示す機能を実現する為に、ＣＰＵを用い、ソフトウェアによってこれを実現している。しかし、その一部もしくは全てを、ロジック回路等のハードウェアによって実現してもよい。なお、プログラムの一部の処理をさらに、オペレーティングシステム（ＯＳ）にさせるようにしてもよい。

この発明の文書同期管理システムの機能ブロック図の例を示す図である。 この発明の文書同期管理システムの模式図の例を示す図である。 この発明の電子文書管理装置におけるハードウェア構成図の例を示す図である。 この発明の紙文書管理装置におけるハードウェア構成図の例を示す図である。 この発明の文書同期管理装置におけるハードウェア構成図の例を示す図である。 この発明の文書作成プログラム３０９１における電子文書の作成処理のフローチャートである。 この発明の紙文書リスト更新プログラム４０５１における紙文書の格納処理のフローチャートである。 この発明の文書同期管理プログラム５０９１における文書同期管理処理のフローチャートである。 この発明の文書同期管理プログラム５０９１における文書同期管理処理のフローチャートである。 この発明の文書同期管理プログラム５０９１における文書同期管理処理のフローチャートである。 この発明照合結果提示プログラム４０５３における照合結果の提示処理のフローチャートである。 この発明の文書管理フォルダにおけるファイルシステム情報の例を示す図である。 この発明の用紙ＰａにかかるＲＦＩＤタグにおけるハードウェア構成図の例を示す図である。 この発明のプリンタにおけるハードウェア構成図の例を示す図である。 この発明のＲＦＩＤリーダ／ライタにおけるハードウェア構成図の例を示す図である。 この発明の紙文書リストの例を示す図である。 この発明の紙文書リストの例を示す図である。 この発明の紙文書リスト（全体）の例を示す図である。 この発明の紙文書リスト（全体）の例を示す図である。 この発明の照合結果の例を示す図である。 この発明の照合結果の例を示す図である。 この発明のページ特定処理における模式図を示す図である。 この発明の紙文書の格納位置を提示する例を示す図である。

符号の説明

ａ 電子文書管理装置
ｂ 紙文書管理装置
ｃ 文書同期管理装置

Claims (14)

1. (a)電子文書を管理する電子文書管理装置と、(b)紙文書を管理する少なくとも２以上の紙文書管理装置と、(c)電子文書管理装置および各紙文書管理装置における文書の同期を管理する文書同期管理装置とを備えた文書同期管理システムであって、
   前記電子文書管理装置は、
   (a1)電子文書を記録する電子文書記録部と、
   (a2)ユーザ操作を受けて前記電子文書記録部に記録された電子文書を更新する電子文書更新手段と、
   (a3)ユーザ操作を受けて前記電子文書記録部に記録された電子文書を識別子の付された紙文書として出力する紙文書出力手段とを備え、
   前記紙文書管理装置は、
   (b1)紙文書を保管する紙文書保管部と、
   (b2)紙文書保管部に保管された各紙文書から、当該紙文書に付された識別子を読み取る文書情報読取手段と、
   (b3)前記文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を行う文書情報更新手段と、
   (b4)前記文書情報読取手段において読み取った文書情報を記録する文書情報記録部と、
   (b5)文書同期管理装置からの通知を受けて、照合結果を提示する照合結果提示手段とを備え、
   前記文書同期管理装置は、
   (c1)前記電子文書管理装置において管理されている電子文書を監視する電子文書監視手段と、
   (c2)前記電子文書監視手段において変更が検知された電子文書にかかる情報を取得する変更情報取得手段と、
   (c3)前記紙文書管理装置の前記文書情報記録部を参照して、紙文書にかかる情報を取得する紙文書情報取得手段と、
   (c4)前記変更情報取得手段において取得された電子文書にかかる情報と、前記紙文情報取得手段において取得された紙文書にかかる情報とを照合して照合結果を出力する文書情報照合手段と、
   (c5)前記文書情報照合手段において出力された照合結果を、紙文書管理装置に通知する照合結果通知手段とを備え、
   前記照合結果をユーザに提示することによって電子文書および紙文書の同期を促すようにしたことを特徴とする文書同期管理システム。
2. 電子文書を管理する電子文書管理装置と、文書の同期を管理する文書同期管理装置とともに文書同期管理システムを構成するための紙文書管理装置であって、
   (b1)紙文書を保管する紙文書保管部と、
   (b2)紙文書保管部に保管された各紙文書から、当該紙文書に付された識別子を読み取る文書情報読取手段と、
   (b3)前記文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を行う文書情報更新手段と、
   (b4)前記文書情報読取手段において読み取った文書情報を記録する文書情報記録部と、
   (b5)文書同期管理装置からの通知を受けて、照合結果を提示する照合結果提示手段とを備え、
   前記照合結果をユーザに提示することによって電子文書および紙文書の同期を促すようにしたことを特徴とする紙文書管理装置。
3. 電子文書を管理する電子文書管理装置と、紙文書を管理する少なくとも２以上の紙文書管理装置とともに文書同期管理システムを構成するための文書同期管理装置であって、
   (c1)前記電子文書管理装置において管理されている電子文書を監視する電子文書監視手段と、
   (c2)前記電子文書監視手段において変更が検知された電子文書にかかる情報を取得する変更情報取得手段と、
   (c3)前記紙文書管理装置の前記文書情報記録部を参照して、紙文書にかかる情報を取得する紙文書情報取得手段と、
   (c4)前記変更情報取得手段において取得された電子文書にかかる情報と、前記紙文情報取得手段において取得された紙文書にかかる情報とを照合して照合結果を出力する文書情報照合手段と、
   (c5)前記文書情報照合手段において出力された照合結果を、紙文書管理装置に通知する照合結果通知手段とを備え、
   前記照合結果をユーザに提示することによって電子文書および紙文書の同期を促すようにしたことを特徴とする文書同期管理装置。
4. 電子文書を管理する電子文書管理装置と、紙文書を管理する少なくとも２以上の紙文書管理装置とともに文書同期管理システムを構成するための文書同期管理装置を、コンピュータを用いて実現するためのプログラムであって、コンピュータに以下の手段を構成させ、
   (c1)前記電子文書管理装置において管理されている電子文書を監視する電子文書監視手段と、
   (c2)前記電子文書監視手段において変更が検知された電子文書にかかる情報を取得する変更情報取得手段と、
   (c3)前記紙文書管理装置の前記文書情報記録部を参照して、紙文書にかかる情報を取得する紙文書情報取得手段と、
   (c4)前記変更情報取得手段において取得された電子文書にかかる情報と、前記紙文情報取得手段において取得された紙文書にかかる情報とを照合して照合結果を出力する文書情報照合手段と、
   (c5)前記文書情報照合手段において出力された照合結果を、紙文書管理装置に通知する照合結果通知手段、
   前記照合結果をユーザに提示することによって電子文書および紙文書の同期を促すようにしたことを特徴とする文書同期管理装置のためのプログラム。
5. 請求項１〜４のいずれかの文書同期管理システム、紙文書管理装置、文書同期管理装置またはこのプログラムにおいて、
   前記電子文書管理装置の紙文書出力手段は、紙文書の各ページごとに識別子を付して出力し、
   前記文書同期管理装置の変更情報取得手段は、変更が検知された電子文書についての更新ページを特定し、
   前記文書情報照合手段は、特定した更新ページを用いて紙文書にかかる情報との照合を行うことを特徴とするもの。
6. 請求項１〜５のいずれかの文書同期管理システム、紙文書管理装置、文書同期管理装置またはこのプログラムにおいて、
   前記紙文書は、電子文書に対応する識別子を記録するＲＦＩＤタグが付されたものであることを特徴とするもの。
7. 請求項１、２、５または６のいずれかの文書同期管理システムまたは紙文書管理装置において、
   前記紙文書管理装置の前記文書情報更新手段は、前記文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を、当該紙文書管理装置に設置された所定の押しボタンの作動によって行うものであることを特徴とするもの。
8. 請求項１、２、５または６のいずれかの文書同期管理システムまたは紙文書管理装置において、
   前記紙文書管理装置の前記文書情報更新手段は、前記文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を、当該紙文書管理装置に設置された扉開閉センサの作動によって行うものであることを特徴とするもの。
9. 請求項１、２、５または６のいずれかの文書同期管理システムまたは紙文書管理装置において、
   前記紙文書管理装置の前記文書情報更新手段は、前記文書情報読取手段に対して識別子を読み取らせるための指示を、前記文書同期管理装置からの指示に基づいて行うものであることを特徴とするもの。
10. 請求項１、２または５〜９のいずれかの文書同期管理システムまたは紙文書管理装置において、
    前記紙文書管理装置の前記照合結果提示手段は、前記照合結果の提示を、当該紙文書管理装置に設置された所定の押しランプの点灯によって行うものであることを特徴とするもの。
11. 請求項１、２または５〜１０のいずれかの文書同期管理システムまたは紙文書管理装置において、
    前記紙文書管理装置の前記照合結果提示手段は、前記照合結果の提示を、当該紙文書管理装置に設置された所定のディスプレイへの表示によって行うものであることを特徴とするもの。
12. 請求項１、２または５〜１１のいずれかの文書同期管理システムまたは紙文書管理装置において、
    前記紙文書管理装置の前記照合結果提示手段は、前記照合結果の提示を、当該紙文書管理装置に設置された所定のブザーの作動によって行うものであることを特徴とするもの。
13. 請求項１、２または５〜１２のいずれかの文書同期管理システムまたは紙文書管理装置において、
    前記紙文書管理装置の前記照合結果提示手段は、前記照合結果の提示とともに、対象となる紙文書の位置を提示するものであることを特徴とするもの。
14. (a)電子文書を管理する電子文書管理装置と、(b)紙文書を管理する少なくとも２以上の紙文書管理装置と、(c)電子文書管理装置および各紙文書管理装置における文書の同期を管理する文書同期管理装置とを用いた文書同期管理方法であって、
    前記電子文書管理装置は、
    (a1)電子文書を記録する電子文書記録部を有し、
    (a2)ユーザ操作を受けて前記電子文書記録部に記録された電子文書を更新する電子文書更新ステップと、
    (a3)ユーザ操作を受けて前記電子文書記録部に記録された電子文書を識別子の付された紙文書として出力する紙文書出力ステップとを実行し、
    前記紙文書管理装置は、
    (b1)紙文書を保管する紙文書保管部を有し、
    (b2)紙文書保管部に保管された各紙文書から、当該紙文書に付された識別子を読み取る文書情報読取ステップと、
    (b3)前記文書情報読取ステップに対して識別子を読み取らせるための指示を行う文書情報更新ステップとを実行し、
    (b4)前記文書情報読取ステップにおいて読み取った文書情報を記録する文書情報記録部を有し、
    (b5)文書同期管理装置からの通知を受けて、照合結果を提示する照合結果提示ステップを実行し、
    前記文書同期管理装置は、
    (c1)前記電子文書管理装置において管理されている電子文書を監視する電子文書監視ステップと、
    (c2)前記電子文書監視ステップにおいて変更が検知された電子文書にかかる情報を取得する変更情報取得ステップと、
    (c3)前記紙文書管理装置の前記文書情報記録部を参照して、紙文書にかかる情報を取得する紙文書情報取得ステップと、
    (c4)前記変更情報取得ステップにおいて取得された電子文書にかかる情報と、前記紙文情報取得ステップにおいて取得された紙文書にかかる情報とを照合して照合結果を出力する文書情報照合ステップと、
    (c5)前記文書情報照合ステップにおいて出力された照合結果を、紙文書管理装置に通知する照合結果通知ステップとを実行し、
    前記照合結果をユーザに提示することによって電子文書および紙文書の同期を促すようにしたことを特徴とする文書同期管理方法。

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