JP2006252299A - ジョブ履歴管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 情報漏洩事件が頻発する中でＭＦＰあるいはプリンタからの情報漏洩を抑止するために、プリンタからの出力とＭＦＰからの出力を一括管理するための仕組みを提供する。
【解決手段】 ジョブの履歴を蓄積・管理するシステムにおいて、プリンタからの印刷内容を含めたジョブのログを取得する手段と、ＭＦＰからの印刷、コピー、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄの出力内容を含めたジョブのログを取得する手段と、これらジョブのログを蓄積・管理するためのサーバと、形式の違うプリンタの系のログとＭＦＰの系のログをサーバで受信する手段と、これらの形式の違うログを一括してサーバで蓄積・管理する手段を設ける。
【選択図】 図１

Description

本発明は、情報処理装置および情報処理方法に関し、詳しくはパーソナルコンピュータ等の情報処理装置とプリンタなどの印刷装置、およびＭＦＰなどのコピー、印刷、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄなどのジョブ出力装置を有して構成されるシステムにおいて、特に前記ジョブ出力装置および印刷装置から出力されたジョブの内容を蓄積し追跡可能とすることで情報漏えいを抑止するジョブ履歴管理システムに関するものである。

近年、企業の顧客情報等の機密情報漏えい事件が頻発している。一度情報漏えい事件が公になると、情報漏えいを起した企業に対する信用を失うことに加え、損害賠償や対応に莫大な出費を強いられる事例が多発している。

従来の情報漏えい事件とは比べものにならないほど大規模な情報漏えい事件が発生しており、より適切な情報漏えい対策が情報を管理する側に求められている。

この背景には、情報のデジタル化、ネットワーク化、モバイル化が進展したことに伴い、一度に大量の情報にアクセスすることが可能になると共に、情報の可搬性が飛躍的に向上したことなどがあり、今後もこれらの傾向は加速していくことは必至である。

従来、情報漏えい対策として広く用いられている手法として、機密情報またはこれを格納するストレージサーバーなどにアクセス権を設定することで機密情報にアクセスできる人を限定する方法がある。

しかしながら、近年の情報漏えい事件は機密情報へのアクセスを許可された人物の意図的な内部犯行が圧倒的に多い傾向にあり、もはやアクセス権を設定することによる情報漏えい抑止効果だけでは充分な情報漏えい対策とは言えない。

一方、情報漏えいから守るべき情報として、大企業の顧客情報に代表されるような量的に膨大な情報のみではなく、情報量は少ないが質的に重要な情報も考慮に入れる必要がある。このような情報は、プリンタからの印刷物、あるいはＭＦＰでのコピー、印刷、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄ機能での出力結果として容易に持ち出すことが可能であり、これらの出力ジョブについても情報漏えい抑止を意識した対策が望まれている。

本発明は、このプリンタからの印刷あるいはＭＦＰでのコピー、印刷、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄといった出力ジョブについて、実行されたジョブの出力内容を蓄積し情報追跡を可能にする情報漏えい抑止方法に関するものである。

本発明の技術分野の中で、プリンタからの印刷について情報漏えい抑止のための手段がいくつか発明されてきた。例えば、プリントサーバにより印刷データを再印刷可能な状態で保管すると共に、ジョブ名、クライアント名、ユーザ名などの情報を取得しタイムスタンプを付加したり、さらには印刷データからビットマップを生成したりして印刷ログとして保管する方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

また、上記に加えプリンタ側でも印刷ログを取得しておき、これをサーバーに格納する方法（例えば、特許文献２参照）や、同様に、プリントサーバはクライアントから印刷データを受信すると同時に、ユーザを一意に特定できる情報も受信し、この印刷データとユーザ情報を元に印刷ログを生成し検索、閲覧、再印刷を可能とする方法（例えば、特許文献３参照）も提案されている。

また、ＭＦＰのジョブ出力を画像として蓄積・管理する方法もすでに製品化されている。これはコピー、印刷、ＦＡＸ、スキャンの各ジョブの出力結果を画像として、文書格納アプリ経由で文書管理アプリに蓄積・管理する方法である。このときユーザの特定は操作パネルからの入力情報を使っており、タイムスタンプ、デバイス名も付加するようになっている。
特開２００２−１４９３７１号公報 特開２００３−３３０６７７号公報 特開２００４−１１８２４３号公報

しかしながら、上記従来例ではプリンタからの印刷について情報漏えいを抑止する手段とＭＦＰからの出力ジョブについて情報漏えいを抑止する手段とは、別々に考案されており連携が無い。もともとプリンタからの印刷については、印刷データあるいはＯＳの印刷の仕組みから印刷内容およびユーザ名、ジョブ名、タイムスタンプなどの情報を取得するのに対して、ＭＦＰからの出力ジョブについては、基本的にはＭＦＰで出力ジョブの内容として一時作成するＭＦＰ固有の画像をそのまま蓄積し、その他のログ情報もＭＦＰ特有の方法で取得しており、整合性を取るのが難しくなっている。

そのため、紙文書を含むプリンタおよびＭＦＰからの出力ジョブでの情報漏えいを抑止するためには、プリンタからの印刷だけではなくＭＦＰからの出力ジョブを蓄積・管理するシステムを構築する必要があるが、例えば、上記特許文献１の方法でプリンタからの印刷についてのシステムを構築し、上記製品化されたＭＦＰのジョブ出力を画像として蓄積・管理するシステムを別に構築する必要がある。この場合、管理者は二つのシステムを導入する必要があり、導入のための作業量、コストが増大してしまう。さらに情報漏えいがあった際の追跡のためには、違う二つのシステムで追跡情報を調べるといった手間が発生してしまうという問題点があった。

本発明は、上述の問題点に着目してなされたものであって、情報漏えい事件が頻発する中で、ＭＦＰあるいはプリンタからの情報漏えいを抑止するために、プリンタからの出力と、ＭＦＰからの出力を一括管理するための仕組みを実現できるジョブ履歴管理システムの提供を目的としている。

本発明では、上記従来例の課題である、プリンタからの印刷についての情報漏えい抑止とＭＦＰでの出力ジョブについての情報漏えい抑止という二つのシステムを別々に構築しないために、以下の手段を備える。

・エージェント（送信手段）による追跡対象情報の送信
プリンタからの印刷についての追跡対象情報（ＯＳでのログインユーザ名、ホスト名、プリンタポート名、タイムスタンプ、印刷内容の画像など）とＭＦＰからのジョブ出力の追跡対象情報（ＭＦＰでの認証ユーザ名、デバイス名、タイムスタンプ、出力ジョブ内容のデバイス固有の画像など）を、同じプロトコルで蓄積手段に送信する送信手段アーカイブサーバ（蓄積手段）による追跡対象情報の受信および一括蓄積・管理前記送信手段で送信されたそれぞれの追跡対象情報を、蓄積手段にて同じプロトコルで受信し、一括して蓄積・管理する手段。

そしてまた、上記課題を解決するための構成として、本発明の第一の発明を、改めて以下（１）として示す。

（１）プリンタに印刷した内容、およびＭＦＰからのコピー、印刷、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄ等の出力ジョブの出力内容を、ジョブログ情報として蓄積し追跡可能とすることで情報漏えいを抑止するジョブ履歴管理システムであって、指示されたプリンタへの印刷内容から追跡対象情報を抽出・生成する抽出手段と、指示されたＭＦＰでの出力ジョブの追跡対象情報を抽出・生成する抽出手段と、前記抽出手段により抽出された情報を蓄積・管理する蓄積手段と、前記抽出手段が抽出した追跡情報を前記蓄積手段に送信する送信手段と、前記蓄積手段に蓄積された抽出情報を検索・閲覧することが可能な検索手段と、印刷を指示する第一の情報機器内に追跡対象情報の抽出手段と、を設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。

本発明ではプリンタからの印刷によるジョブ追跡情報とＭＦＰからのジョブ出力によるジョブ追跡情報という内容・形式の違うジョブ追跡情報の差異を吸収し、一括して蓄積・管理することにより、一つのジョブ履歴管理システムにてプリンタからの印刷およびＭＦＰからのジョブ出力による情報漏えい抑止を可能とした。これにより、管理者は通常のシステム運用、漏えい発生時のジョブ追跡情報の検索などを一括して行うことが可能となった。

さらに蓄積・管理する出力ジョブの内容として画像とテキストの両方を関連つけて持つことにより、出力ジョブの内容の追跡を容易にすることも可能とした。具体的には、テキストの全文検索により漏えい発生の元となったジョブをある程度絞込み、画像を確認することでどのジョブかを確定するといった作業が可能となった。

以下、図面を参照して本発明の実施例を説明する。

なお、ジョブ追跡情報はログ情報とジョブ出力の内容から構成される。プリンタからの印刷時のログ情報は、ＯＳのログインユーザ名、プリントサーバのホスト名、プリントポート名、タイムスタンプなどから構成され、ＭＦＰからのジョブ出力時のログ情報は、ＭＦＰの操作パネルでの認証ユーザ名、デバイス名、タイムスタンプなどから構成される。プリンタからの印刷時のジョブ出力内容はＤＩＢとテキストから構成され、ＭＴＰからのジョブ出力の内容はＭＦＰ固有の形式の画像から構成されているものとする。

また、ドライバエージェントあるいはＭＦＰエージェントからのジョブ追跡情報のアーカイブサーバへの送信はネットワークを介してＨＴＴＰ上のＳＯＡＰ、つまりＷｅｂサービスを用いて行われるものとする。

図１は、本発明の実施例のシステム構成を示すブロック図である。図中、１０は各構成要素を接続するネットワーク、１１は印刷データを出力するプリンタ、１２はプリントサーバ機能を持ちドライバエージェントが動作するプリントサーバ、１３はユーザの操作によりアプリケーションから印刷指示を出すクライアントＰＣ、１４はユーザ操作によりコピー、印刷、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄなどの各ジョブを出力し、ＭＦＰエージェントが動作するＭＦＰ、１５はジョブ追跡情報を蓄積・管理するアーカイブサーバ、１６はアーカイブサーバ上の印刷ログ情報を管理・検索するための管理クライアントである。

プリントサーバ１２には対象となるプリンタ１１用のプリンタドライバおよび印刷ログ取得のためのＡｄｄ−ｉｎモジュールがインストールされており、いわゆるポイント・アンド・プリント機能によりクライアントＰＣ１３にも同等のプリンタドライバおよびＡｄｄ−ｉｎモジュールがインストールされる。印刷時には印刷データはクライアントＰＣ１３からプリントサーバ１２経由でプリンタ１１に送られ、出力され、同時にジョブ追跡情報がクライアントＰＣ１３のＡｄｄ−ｉｎモジュールからプリントサーバ１２のドライバエージェントに送られる。

図２は、図１のプリントサーバ１２、クライアントＰＣ１３、アーカイブサーバ１５あるいは管理クライアント１６のハードウェア構成を示すブロック図である。いずれもＩＢＭ−ＰＣ／ＡＴ互換機などの汎用ＰＣなので同じブロック図としている。図中、２１は内部バスで接続される各デバイス（後述のＲＯＭ、ＲＡＭ他）を直接或いは間接的に制御し、本発明を実現するためのプログラムを実行するＣＰＵである。２２はＢＩＯＳなどの基本ソフトウェアを格納してあるＲＯＭ。２３はＣＰＵ２１のワーク領域として利用されたり、本発明を実現するためのプログラム（プリンタドライバおよびＡｄｄ−ｉｎ、ドライバエージェントの特に図７に示すようなジョブ追跡情報送信、アーカイブサーバ１５の特に図８に示すようなジョブ追跡情報受信、あるいはジョブ追跡情報の蓄積機能を実現するもの）をロードするための一時記憶として利用されるＲＡＭ、２４は前記プログラムをファイルとして格納してあるＨＤＤ（ハードディスクドライブ）、２５は前記プログラムの中で操作画面を持つものを操作するための入力装置、２６は前記操作の確認のためのモニタ、２７はネットワークに接続するためのＩ／Ｆである。

図３は、クライアントＰＣ１３およびプリントサーバ１２上で動作するソフトウェアモジュールの構成図を示している。プリントサーバ１２にはプリンタ１１用のプリンタドライバとジョブ追跡情報取得のためのＡｄｄ−ｉｎモジュール、およびＡｄｄ−ｉｎから渡されたジョブ追跡情報をアーカイブサーバ１５に送信するためのドライバエージェントが、ＢＩＯＳおよびＯＳといったプラットフォーム上で動作している。ドライバエージェントはＡｄｄ−ｉｎから渡されたジョブ追跡情報を一時保管フォルダにＸＭＬファイルの形式で保管しておく。

なお、ＨＴＴＰおよびＳＯＡＰのハンドリングはＯＳが行うものとする。

図４は、ＭＦＰ１４上で動作するソフトウェアモジュールの構成図を示している。ＭＦＰの基本モジュール（いわゆるコントローラと呼ばれるモジュール群）上で、基本モジュールから渡されたジョブ追跡情報をアーカイブサーバ１５に送信するためのＭＦＰエージェントが動作している。ＭＦＰエージェントはは基本モジュールから渡されたジョブ追跡情報を、ＭＦＰのＨＤ内にある一時保存フォルダにＸＭＬファイルの形式で保管しておく。

なお、ＨＴＴＰおよびＳＯＡＰのハンドリングは基本モジュールが行うものとする。

図５は、アーカイブサーバ１５のモジュール構成を示している。ＢＩＯＳおよびＯＳといったプラットフォーム上で、ドライバエージェントあるいはＭＦＰエージェントから送信されるジョブ追跡情報を受信し、バックエンドサーバに蓄積するためのサービスプロバイダが動作している。

なお、ＨＴＴＰおよびＳＯＡＰのハンドリングはＯＳが行うものとする。

また、バックエンドサーバは文書管理システムあるいはデータベースなどを、プリンタおよびＭＦＰの台数、あるいは扱うジョブ数の規模によって、組み合わせることが出来るものとする。

図６は、サービスプロバイダのモジュール構成を示している。アーカイブプロバイダではドライバエージェントあるいはＭＦＰエージェントから送信されたジョブ対的情報を受信し、データ処理サービスでは印刷内容あるいはジョブ出力内容の画像のフォーマット変換、テキスト抽出のためのＯＣＲを行い、さらにバックエンド対応サービスでは一時保管フォルダに保管されたジョブ追跡情報をバックエンドとのＩ／Ｆに従って格納していく。

図７は、ドライバエージェントあるいはＭＦＰエージェントが、ジョブ追跡情報をアーカイブサーバ１５に送信する手順を示したフローチャートである。ドライバエージェントとＭＦＰエージェントのジョブ追跡情報を送信する際の基本動作は同じである。

図８は、アーカイブサーバ１５内のサービスプロバイダがジョブ追跡情報を受信する手順を示したフローチャートである。

図９は、アーカイブサービス１５内の各モジュールが、受信したジョブ追跡情報をバックエンドサーバに蓄積する手順を示したフローチャートである。

次に、図７、図８および図９のフローチャートに従って、本発明の動作を説明する。

いずれもＣＰＵ２１がＨＤ２４に格納されるプログラムをＲＡＭ２３にロードして実行するものである。

まず図７のフローチャートにおいて、各ステップの動作を説明する。
ステップＳ７１では、ログ情報をＸＭＬファイルとして一時保存フォルダに保管しておく。ドライバエージェントではクライアントＰＣ１３上のＡｄｄ−ｉｎモジュールからＩ／Ｆ２７を介して渡されたログ情報をＨＤ２４内の一時保存フォルダに、ＸＭＬファイル形式で保管する。一方ＭＦＰエージェントでは、基本モジュールからＭＦＰの内部Ｉ／Ｆを介して渡されたログ情報をＭＦＰのＨＤ内の一時保存フォルダに、ＸＭＬファイル形式で保管する。次にステップＳ７２では、ステップＳ７１のログ情報と同様に、ジョブ出力内容の画像およびテキストを、ＸＭＬファイル形式で一時保存フォルダに保管しておく。このとき、画像はテキスト形式にエンコードしてＸＭＬファイルに格納されている。ステップＳ７３では、アーカイブサーバ１５上のアーカイブプロバイダとの間でＳＯＡＰセッションを開始する。ステップＳ７４では、例えばＳｗＡあるいはＤＩＭＥといった方式を使用して、ＳＯＡＰの添付ファイルとして、ＸＭＬファイル形式のログ情報およびジョブ出力内容の画像、テキストを、アーカイブプロバイダに送信する。ステップＳ７５ではＳＯＡＰセッションを終了する。

ここで添付ファイルとして送信することで、ログ情報の内容の違い、あるいは画像のファイル形式の違いを吸収することが出来、一つのアーカイブプロバイダでドライバエージェントとＭＦＰエージェントからのジョブ追跡情報の送信を扱うことが出来る。

次に図８のフローチャートにおいて各ステップの動作を説明する。
ステップＳ８１では、図７のステップＳ７３のドライバエージェントあるいはＭＦＰエージェントからのＳＯＡＰセッション開始のリクエストに従ってアーカイブサービスがＩ／Ｆ２７を介して、ＯＳのハンドリングのもとＳＯＡＰセッションを開始する。ステップＳ８２では、Ｉ／Ｆ２７を介してＳＯＡＰの添付ファイルとして送信されてくる、ＸＭＬファイル化されたログ情報および画像、テキストを受信する。ステップＳ８３では、受信したログ情報をアーカイブサーバ１５上のＨＤ２４内の一時保存フォルダに保管する。ステップＳ８４では、ステップＳ８３と同様に画像、テキストを保管する。ステップＳ８５ではＳＯＡＰセッションを終了する。

次に図９のフローチャートにおいて各ステップの動作を説明する。
ステップＳ９１では、ドライバエージェントから送られてきた画像とＭＦＰエージェントから送られてきた画像という、ファイル形式の違う画像を、例えばＰＤＦといったファイル形式に変換しバックエンドサーバで一括して扱いやすい形にする。さらにＭＦＰエージェントから画像のみが送られてきた場合には、必要に応じてＯＣＲをかけてテキストを取得することも出来る。ステップＳ９２では、例えばバックエンドサーバが文書管理システムの場合、バックエンド対応サービスが一時保存フォルダから取り出した画像を文書として格納する。このとき格納先として、日付単位で作成したフォルダの下にジョブ単位のフォルダを作成し、その中にジョブごとの画像を文書として格納するという方法が考えられる。ステップＳ９３では、画像と同様にテキストを格納する。ステップＳ９４では、一時保存フォルダからログ情報を取り出して、ＸＭＬの各要素にあたる、ユーザ名、タイムスタンプなどの各項目を、ステップＳ９２で文書として格納した画像のインデックス情報として格納する。

これらの手順により、例えばバックエンドサーバが文書管理システムの場合、各ジョブ出力のジョブ追跡情報を日付単位あるいはジョブ単位で管理することが出来、さらに漏えい発生時には、ログ情報の各項目をインデックスとして検索する、あるいはテキスト情報を全文検索することにより、漏えいしたジョブ出力を絞り込み、画像を目視して確認することが出来るようになる。

本発明の他の実施例として、例えばプリントサーバがない環境では、クライアントＰＣ１３にドライバエージェントをインストールすることにより、クライアントＰＣ１３から直接アーカイブサーバ１５にプリンタからの印刷におけるジョブ追跡情報を送り、蓄積・管理することも可能である。

また、ＭＦＰのジョブ出力における画像からテキストを取得するＯＣＲは、アーカイブサーバ１５ではなくＭＦＰ１４にて行うことも可能である。

本発明の実施例のシステムにおけるシステム構成を示すブロック図 本発明の実施例のシステムにおけるプリントサーバ１２、クライアントＰＣ１３、アーカイブサーバ１５および管理クライアント１６のハードウェア構成を示すブロック図 本システムにおけるプリントサーバのモジュール構成を示す図 本システムにおけるＭＦＰのモジュール構成を示す図 本システムにおけるアーカイブサーバのモジュール構成を示す図 本システムにおけるサービスプロバイダのモジュール構成図 本システムにおけるエージェントのジョブ追跡情報送信のフローチャート 本システムにおけるアーカイブサーバのジョブ追跡情報受信のフローチャート 本システムにおけるアーカイブサーバのジョブ追跡情報蓄積のフローチャート

符号の説明

１０ ネットワーク
１１ プリンタ
１２ プリントサーバ
１３ クライアントＰＣ
１４ ＭＦＰ
１５ アーカイブサーバ
１６ 管理クライアント

Claims (6)

1. プリンタに印刷した内容、およびＭＦＰからのコピー、印刷、ＦＡＸ、Ｓｅｎｄ等の出力ジョブの出力内容を、ジョブログ情報として蓄積し追跡可能とすることで情報漏えいを抑止するジョブ履歴管理システムであって、
   指示されたプリンタへの印刷内容から追跡対象情報を抽出・生成する抽出手段と、
   指示されたＭＦＰでの出力ジョブの追跡対象情報を抽出・生成する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出された情報を蓄積・管理する蓄積手段と、
   前記抽出手段が抽出した追跡情報を前記蓄積手段に送信する送信手段と、
   前記蓄積手段に蓄積された抽出情報を検索・閲覧することが可能な検索手段と、
   印刷を指示する第一の情報機器内に追跡対象情報の抽出手段と、
   を設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。
2. 請求項１記載のジョブ履歴管理システムにおいて、
   前記の指示されたプリンタへの印刷内容から追跡対象情報を抽出・生成する抽出手段の一部として印刷内容の画像およびテキストを抽出する手段を設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。
3. 請求項１記載のジョブ履歴管理システムにおいて、
   指示されたＭＦＰでの出力ジョブの追跡対象情報を抽出・生成する抽出手段の一部としてジョブの出力内容の画像を抽出する手段を設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。
4. 請求項１記載のジョブ履歴管理システムにおいて、
   形式あるいは内容の違うプリンタからの印刷における追跡対象情報と、ＭＦＰからの出力ジョブの追跡対象情報とを同じプロトコルで前記蓄積手段に送信する手段を、プリンタからの印刷システムの中とＭＦＰからのジョブ出力システムの中に設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。
5. 請求項１記載のジョブ履歴管理システムにおいて、
   形式あるいは内容の違うプリンタからの印刷における追跡対象情報と、ＭＦＰでのジョブ出力の追跡対象情報を、同じプロトコルで受信し、さらに一括して前記蓄積手段で蓄積・管理する手段を設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。
6. 請求項１記載のジョブ履歴管理システムにおいて、
   プリンタからの印刷における印刷内容の画像およびテキスト、あるいはＭＦＰでのジョブ出力の内容の画像およびその画像から取得したテキストを、それぞれ関連付けて蓄積。関する手段を前記蓄積手段に設けたことを特徴とするジョブ履歴管理システム。