JP2006195884A

JP2006195884A - 文書管理システム、文書管理方法、および文書管理プログラム

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Publication number: JP2006195884A
Application number: JP2005009104A
Authority: JP
Inventors: Masaki Onishi; 正樹大西
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2005-01-17
Filing date: 2005-01-17
Publication date: 2006-07-27

Abstract

【課題】不適切な場所からの管理文書へのアクセスの防止や、認証条件の簡便な設定を可能とする。
【解決手段】管理文書を格納するフォルダ１２０に対する利用者端末２００からのアクセス要求に際し、利用者端末２００より利用者ＩＤとアクセス場所の情報を取得して認証用情報テーブル１２５に照合しアクセス認証を行うフォルダアクセス認証部１１０と、アクセス認証の結果、利用者端末２００より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが認証用情報テーブル１２５に定めたものと一致した場合に利用者端末２００からの該当フォルダ１２０を介した管理文書へのアクセスを受け入れるアクセス処理部１１５と、アクセス認証の結果が一致しなかった場合に利用者端末２００より第２の認証用ＩＤを取得して認証用情報テーブル１２５に照合しアクセス認証を行うフォルダアクセス追加認証部１１６と、からシステム構成する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理方法、および文書管理プログラムに関する。

従来、文書管理システムは管理する文書に対してアクセスの認証条件を設定しており、多くは利用者ＩＤとパスワードによりシステムへのアクセス権限を認証することによって文書へのアクセスを認証している。

しかし利用者ＩＤとパスワードは第三者に漏れたり容易に類推できることで危険性が高く、また文書管理システムで管理する文書の機密レベルが異なる場合、それらを１つの認証条件だけで認証することは不適当である。このような問題を解決する手法として例えば、入力される認証情報においてセキュリティ上での重要度に応じて認証情報の入力形態を選択できるようにして高度なセキュリティ精度を維持できるようにすることができる電子文書管理システムを提供するとの課題の下、パスワードやＩＤカードといった、他人が成りすまし行為をする可能性が比較的高いと考えられる認証情報のみを利用した場合の認証と、指紋・声紋・網膜パターンなどの生体情報を利用した場合の認証といういずれかの認証方法がユーザから選択可能であり，各認証方法が選択された場合の文書へのアクセス権を区別する事が可能な手段を備えたことを特徴とする電子文書管理システム（特許文献１参照）などが提案されている。
特開２００３−３０３１７５号公報

しかしながら従来の文書管理システムでは、機密管理の上で２つの問題点がある。１つは外出先からのアクセスのように、利用者本人が不適切な場所で文書にアクセスする不正には対応しにくい点である。このような状況は、利用者が自宅にて文書管理システムにアクセスして文書を入手し、出張先に文書を届けるような場合が想定されるが、前記文書を所持した利用者が移動途中に当該文書を紛失する事例が想定されることから、文書管理の面では好ましくない行為である。

この場合、前記利用者は出張先にて文書管理システムに直接アクセスして文書を入手することが望ましいが、従来の文書管理システムでは、その場所が所定（正規の）出張先であるのか確認することは困難である。
もう１つの問題点は、上記従来の文書管理システムでは文書毎に認証条件設定を行なうため、多数の文書を一度に格納したり、読み出す場合には処理に時間がかかるという点である。

そこで本発明は上記課題を鑑みてなされたものであり、不適切な場所からの管理文書へのアクセスの防止や、認証条件の簡便な設定が可能となる、文書管理システム、文書管理方法、および文書管理プログラムを提供することを主たる目的とする。

上記課題を解決する本発明の文書管理システムは、利用者端末からの管理文書へのアクセス管理をする文書管理システムであって、複数の管理文書が格納されるフォルダ毎に、利用者ＩＤと適正なアクセス場所と第２の認証用ＩＤとに関する、アクセス認証用の情報を格納した認証用情報テーブルと、管理文書を格納するフォルダに対する利用者端末からのアクセス要求に際し、当該利用者端末より利用者ＩＤとアクセス場所の情報を取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行う、フォルダアクセス認証部と、前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致した場合、前記利用者端末からの該当フォルダを介した管理文書へのアクセスを受け入れる、アクセス処理部と、前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致しなかった場合、前記利用者端末より第２の認証用ＩＤを取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行う、フォルダアクセス追加認証部と、を備えることを特徴とする（第１の発明）。

第２の発明は、第１の発明において、前記認証用情報テーブルが、フォルダ毎または利用者ＩＤ毎またはアクセス場所の属性の少なくともいずれかに対応付けて、利用者端末からの該当フォルダに対する読み取り処理または書き込み処理のいずれかの可否を設定したものであることを特徴とする。

第３の発明は、第１または第２の発明において、前記フォルダが子フォルダを複数格納し、当該子フォルダ内に前記管理文書が格納されている場合、前記アクセス処理部は、前記フォルダに関するアクセス認証の結果に応じて、前記利用者端末からの前記フォルダおよび子フォルダを介した管理文書へのアクセスを受け入れることを特徴とする。

第４の発明は、利用者端末からの管理文書へのアクセス管理を、複数の管理文書が格納されるフォルダ毎に、利用者ＩＤと適正なアクセス場所と第２の認証用ＩＤとに関する、アクセス認証用の情報を格納した認証用情報テーブルを備えたコンピュータにより行う方法であって、管理文書を格納するフォルダに対する利用者端末からのアクセス要求に際し、当該利用者端末より利用者ＩＤとアクセス場所の情報を取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行い、前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致した場合、前記利用者端末からの該当フォルダを介した管理文書へのアクセスを受け入れ、前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致しなかった場合、前記利用者端末より第２の認証用ＩＤを取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行うことを特徴とする。

第５の発明は、利用者端末からの管理文書へのアクセス管理方法を、複数の管理文書が格納されるフォルダ毎に、利用者ＩＤと適正なアクセス場所と第２の認証用ＩＤとに関する、アクセス認証用の情報を格納した認証用情報テーブルを備えたコンピュータに実行させるプログラムであって、管理文書を格納するフォルダに対する利用者端末からのアクセス要求に際し、当該利用者端末より利用者ＩＤとアクセス場所の情報を取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行うステップと、前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致した場合、前記利用者端末からの該当フォルダを介した管理文書へのアクセスを受け入れるステップと、前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致しなかった場合、前記利用者端末より第２の認証用ＩＤを取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行うステップと、を含むことを特徴とする。

その他、本願が開示する課題、及びその解決方法は、発明の実施の形態の欄、及び図面により明らかにされる。

本発明によれば、不適切な場所からの管理文書へのアクセスの防止や、認証条件の簡便な設定が可能となる。

−−−システム構成−−−
以下に本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。図１は本実施形態における文書管理システム１００を含むネットワーク構成図である。本発明の文書管理システム１００（以下、システム１００）は、本発明の文書管理方法を実行する機能を実現すべく書き換え可能メモリなどのプログラムデータベース１０１に格納されたプログラム１０２をメモリ１０３に読み出し、演算装置たるＣＰＵ１０４により実行する。

また、前記システム１００は、コンピュータ装置が一般に備えている各種キーボードやボタン類などの入出力インターフェイス１０５、ならびに利用者端末２００との間のデータ授受を担う通信手段１０６などを有している。

システム１００は、前記通信手段１０６により、前記利用者端末２００と例えばインターネットやＬＡＮ、シリアル・インターフェース通信線などのネットワーク１３０を介して接続し、アクセス認証に伴って必要となる利用者ＩＤやアクセス場所の情報といったデータを授受したりする。システム１００の各種機能部と通信手段１０６との間ではＩ／Ｏ部１０７がデータのバッファリングや各種仲介処理を実行している。

なお、前記利用者端末２００も、コンピュータとして、書き換え可能メモリなどのプログラムデータベース２０１に格納されたプログラム２０２をメモリ２０３に読み出し、演算装置たるＣＰＵ２０４より実行する。また、コンピュータ装置が一般に備えている各種キーボードやボタン類などの入出力インターフェイス２０５、ならびにシステム１００らとの間のデータ授受を担う通信手段２０６などを有している。更に、各種機能部と通信手段２０６との間ではＩ／Ｏ部２０７がデータのバッファリングや各種仲介処理を実行している。このような利用者端末２００は、例えば、利用者が携行できる、ラップトップ型のパーソナルコンピュータや、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）、データ通信可能な携帯電話機などといったモバイル機器を想定できる。

こうした利用者端末２００としてのモバイル機器は、例えばＧＰＳ（Global Positioning Systems）機能、ネットワーク上でのＩＰアドレス取得機能、無線ＬＡＮにおけるホットスポット情報の取得機能、といった何らかの位置情報取得の手段２１０を備えて、自身の位置情報を前記システム１００に送信することができるものとする。

また、前記利用者端末２００は、利用者ＩＤ（やこれに応じたパスワード）等の認証情報を、ＩＤカード２１１のリーダ２１２や生体情報をスキャンするポータブルスキャナ２１３といった機器から取得する。また、利用者端末２００は、システム１００にアクセスして取得した管理文書を、例えばポータブルプリンタ２１４を通じて出力する。

続いて、前記システム１００が例えばプログラム１０２に基づき構成・保持する機能部につき説明を行う。なお、システム１００は、複数の管理文書が格納されるフォルダ毎に、利用者ＩＤと適正なアクセス場所と第２の認証用ＩＤとに関する、アクセス認証用の情報を格納した認証用情報テーブル１２５を備えるものとする。

システム１００は、管理文書１０を格納するフォルダ１２０に対する利用者端末２００からのアクセス要求に際し、当該利用者端末２００より利用者ＩＤとアクセス場所の情報を取得して、これを前記認証用情報テーブル１２５に照合しアクセス認証を行う、フォルダアクセス認証部１１０を備える。

また、システム１００は、前記アクセス認証の結果、前記利用者端末２００より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブル１２５に定めたものと一致した場合、前記利用者端末２００からの該当フォルダ２００を介した管理文書１０へのアクセスを受け入れる、アクセス処理部１１５を備える。

また、システム１００は、前記アクセス認証の結果、前記利用者端末２００より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブル１２５に定めたものと一致しなかった場合、前記利用者端末２００より第２の認証用ＩＤを取得して、これを前記認証用情報テーブル１２５に照合しアクセス認証を行う、フォルダアクセス追加認証部１１６を備える。

なお、前記フォルダ１２０が子フォルダ１２１、１２２を複数格納し、当該子フォルダ内に前記管理文書１０が格納されている場合、前記アクセス処理部１１５は、前記フォルダ１２０に関するアクセス認証の結果に応じて、前記利用者端末２００からの前記フォルダ１２０および子フォルダ１２１、１２２を介した管理文書１０へのアクセスを受け入れることとすれば好適である。このようなフォルダ１２０は、読み出し専用の参照用フォルダ１２１と、書き込み専用の更新用フォルダ１２２を備えるものとできる。

また、前記認証用情報テーブル１２５は、フォルダ１２０毎または利用者ＩＤ毎またはアクセス場所の属性の少なくともいずれかに対応付けて、利用者端末２００からの該当フォルダに対する読み取り処理または書き込み処理のいずれかの可否を設定したものであることとすれば好適である。

また、前記フォルダアクセス認証部１１０は、電話番号認証機能１１１、個人ＩＤ認証機能１１２、位置情報認証機能１１３、顧客ＩＤ認証機能１１４を備える。またそれぞれの機能１１１〜１１４が利用する認証条件のテーブルとして、携帯番号管理テーブル１３、個人管理テーブル１４、アクセス許可テーブル１５、顧客管理テーブル１６を、前記認証用情報テーブル１２５に備えている。これら４つのテーブルの対応関係は、情報管理テーブル１１に格納する。

なお、これまで示したシステム１００における各機能部１１０〜１１６は、ハードウェアとして実現してもよいし、メモリやＨＤＤ（Hard Disk Drive）などの適宜な記憶装置に格納したプログラムとして実現するとしてもよい。この場合、前記ＣＰＵ１０４がプログラム実行に合わせて記憶装置より該当プログラムをメモリ１０３に読み出して、これを実行することとなる。

また、前記ネットワーク１３０に関しては、インターネット、ＬＡＮの他、ＡＴＭ回線や専用回線、ＷＡＮ（Wide Area Network）、電灯線ネットワーク、無線ネットワーク、公衆回線網、携帯電話網、シリアル・インターフェース通信線など様々なネットワークを採用することも出来る。また、ＶＰＮ（Virtual Private Network）など仮想専用ネットワーク技術を用いれば、インターネットを採用した際にセキュリティ性を高めた通信が確立され好適である。なお、前記シリアル・インターフェイスは、単一の信号線を用いて１ビットずつ順次データを送るシリアル伝送で、外部機器と接続するためのインターフェースを指し、通信方式としてはRS-232C、RS-422、IrDA、USB、IEEE1394、ファイバ・チャネルなどが想定できる。

−−−データベース構造−−−
次に、本実施形態における前記システム１００が利用するテーブルの構造について説明する。図２は本実施形態の認証用情報テーブルにおける、（ａ）情報管理テーブル、（ｂ）送信データ管理テーブル、（ｃ）携帯番号管理テーブル、（ｄ）個人管理テーブル、（ｅ）アクセス許可テーブル、（ｆ）顧客管理テーブル、の各データ構造例を示す図である。

前記認証用情報テーブル１２５は、前記フォルダアクセス認証部１１０の、電話番号認証機能１１１、個人ＩＤ認証機能１１２、位置情報認証機能１１３、顧客ＩＤ認証機能１１４らが利用する認証条件のテーブルたる、携帯番号管理テーブル１３、個人管理テーブル１４、アクセス許可テーブル１５、顧客管理テーブル１６が、備わっている。そして、これら４つのテーブルの対応関係は、情報管理テーブル１１に格納されている。

前記情報管理テーブル１１は、例えば利用者の携帯番号（利用者端末２００のＩＤ）をキーとして、個人ＩＤ（例：企業における社員番号等）、位置情報、顧客ＩＤ（例：前記利用者端末が会社のものである場合、会社のＩＤ情報）といったデータをフォルダ毎に関連づけたレコードの集合体となっている。

また、前記送信データ管理テーブル１２は、利用者端末２００からシステム１００に対して管理文書のアップロードが行われる際の、システム１００におけるアクセス制限レベル、管理レベル、保管期間に関する設定を利用者端末２００から受け付けて格納するテーブルである。この送信データ管理テーブル１２は、例えば、アップロードされた保存フォルダ名３０１をキーとして、アクセスレベル３０２、管理レベル３０３、保存期間３０４といった情報を関連づけたレコードの集合体となっている。なお、保存フォルダ名３０１は、予め設定せず、システム時間等を利用してユニークなフォルダ名を自動設定するとしても良い。

また、前記携帯番号管理テーブル１３は、利用者端末２００としての携帯電話機の電話番号をその管理者に対応付けて格納したテーブルである。この携帯番号管理テーブル１３は、例えば携帯番号をキーとして、管理者名の情報を関連づけたレコードの集合体となっている。

また、個人管理テーブル１４は、利用者端末２００を用いてシステム１００にアクセスしてくる利用者個人の認証用情報を格納したテーブルである。この個人管理テーブル１４は、例えば個人ＩＤをキーとして、利用者個人の氏名、パスワードといった情報を関連づけたレコードの集合体となっている。

また、アクセス許可テーブル１５は、情報管理テーブル１１上において定めた、所定の利用者端末２００からのアクセスが可能な「位置情報」に対応する、当該利用者端末２００がアクセス可能なフォルダの絶対パス３０５を格納したテーブルである。

また、前記顧客管理テーブル１６は、前記顧客のＩＤをキーとして、顧客名、およびパスワードを関連づけたフォルダ毎のレコードを、格納したテーブルである。

−−−フロー例１−−−
以下、本実施形態における文書管理方法の実際手順について、図に基づき説明する。なお、以下で説明する文書管理方法に対応する各種動作は、前記システム１００がメモリ１０３に読み出して実行するプログラム１０２によって実現される。そして、このプログラム１０２は、以下に説明される各種の動作を行うためのコードから構成されている。

ここではまず、利用者端末２００からのアクセスに応じたシステム１００での処理について説明する。図３は、本実施形態における文書管理方法の実際手順例１を示すフロー図である。

このフローにおいてシステム１００は、利用者端末２００より前記フォルダ１２０に格納された管理文書１０へのアクセス要求があることを検知しているものとする（ｓ４０１）。ここでの利用者端末２００はＧＰＳ機能を内蔵した携帯電話機そのもの、或いはこの携帯電話機をデータ通信機器として備えた可搬型コンピュータであると想定する。この利用者端末２００は、携帯電話回線等のネットワーク１３０を経由してシステム１００にアクセス要求を送信している。そこでシステム１００は、このアクセス要求を受信し（ｓ４０３）、それに応じてシステム１００は、利用者端末２００の接続時（アクセス要求時）における、前記携帯電話機の電話番号とＧＰＳ機能に基づく利用者端末２００の位置情報とを利用者端末２００より取得する（ｓ４０４）。

ここでシステム１００の前記電話番号認証機能１１１は、前記携帯番号管理テーブル１３に基づく、前記利用者端末より取得した電話番号の認証処理を実行する（ｓ４０５）。この認証処理において、認証成功の場合（ｓ４０５：ＯＫ）、システム１００は、利用者端末２００に対し個人ＩＤの入力を要求し、個人ＩＤの情報を利用者端末２００より取得する（ｓ４０６）。他方、前記認証処理において、認証不可の場合（ｓ４０５：ＮＧ）、処理を終了する（ｓ４０７）。

続いて、システム１００の前記個人ＩＤ認証機能１１２は、個人管理テーブル１４に基づく、前記利用者端末２００より取得した個人ＩＤの認証処理を実行する（ｓ４０８）。この認証処理において、認証成功の場合（ｓ４０８：ＯＫ）、利用者端末２００に対し顧客ＩＤ入力を要求し、顧客のＩＤ情報を取得する（ｓ４０９）。他方、前記認証処理において認証不可の場合（ｓ４０８：ＮＧ）、処理を終了する（ｓ４１０）。

また、システム１００は、前記位置情報認証機能１１３および顧客ＩＤ認証機能１１４により、それぞれ前記位置情報および顧客ＩＤを前記アクセス許可テーブル１５、顧客管理テーブル１６により認証する（ｓ４１１）。この認証処理において認証成功の場合（ｓ４１１：ＯＫ）、システム１００は、アクセス許可テーブル１５に記載のフォルダ１２０へのアクセスを利用者端末２００に許可する（ｓ４１２）。他方、前記認証処理において認証不可の場合（ｓ４１１：ＮＧ）、処理を終了する（ｓ４１３）。

フォルダ１２０へのアクセスを許可された利用者端末２００側では、アクセスを許可された参照用フォルダ１２１からのデータ送信（ｓ４１４）をシステム１００より受けて、これを一時ファイルに保存する。また、保存したデータに対して適宜な出力インターフェイス上での参照／出力処理を実行する（ｓ４１５）。この時、利用者端末２００経由で前記ポータブルプリンタ２１４等での印刷処理を実施することも想定できる。

一方、システム１００では、利用者端末２００とのアクセスを切断後、利用者端末２００上の一時ファイル消去の指示を該当利用者端末２００に送信し（ｓ４１７）、処理を終了する。この処理は、予め利用者端末２００に当該一時ファイル削除の機能を組み込んでおくか、アクセス許可時にシステム１００から消去モジュールを送信しておくことにより実施することができる。この場合、アクセス切断後、利用者端末２００上には一切の情報が残らないので前記管理文書のデータを安全に管理することが可能となる。

−−−フロー例２−−−
次に、利用者端末２００で取得或いは作成された文書データが、管理文書として文書管理システム１００に送信され、これをシステム１００側で保存する処理について説明する。図４は、本実施形態における文書管理方法の実際手順例２を示すフロー図である。

この場合、システム１００は、利用者端末２００より前記フォルダ１２０へのアクセス要求があることを検知しているものとする（ｓ５０１）。ここでの利用者端末２００はＧＰＳ機能を内蔵した携帯電話機そのもの、或いはこの携帯電話機をデータ通信機器として備えた可搬型コンピュータであると想定する。この利用者端末２００は、携帯電話回線等のネットワーク１３０を経由してシステム１００にアクセス要求を送信している。そこでシステム１００は、このアクセス要求を受信し（ｓ５０２）、それに応じてシステム１００は、利用者端末２００の接続時（アクセス要求時）における、前記携帯電話機の電話番号とＧＰＳ機能に基づく利用者端末２００の位置情報とを利用者端末２００より取得する（ｓ５０３）。

ここでシステム１００の前記電話番号認証機能１１１は、前記携帯番号管理テーブル１３に基づく、前記利用者端末より取得した電話番号の認証処理を実行する（ｓ５０４）。この認証処理において、認証成功の場合（ｓ５０４：ＯＫ）、システム１００は、利用者端末２００に対し個人ＩＤの入力を要求し、個人ＩＤの情報を利用者端末２００より取得する（ｓ５０５）。他方、前記認証処理において、認証不可の場合（ｓ５０４：ＮＧ）、処理を終了する（ｓ５０６）。

続いて、システム１００の前記個人ＩＤ認証機能１１２は、個人管理テーブル１４に基づく、前記利用者端末２００より取得した個人ＩＤの認証処理を実行する（ｓ５０７）。この認証処理において、認証成功の場合（ｓ５０７：ＯＫ）、利用者端末２００に対し顧客ＩＤ入力を要求し、顧客のＩＤ情報を取得する（ｓ５０８）。他方、前記認証処理において認証不可の場合（ｓ５０７：ＮＧ）、処理を終了する（ｓ５１１）。

また、システム１００は、前記位置情報認証機能１１３および顧客ＩＤ認証機能１１４により、それぞれ前記位置情報および顧客ＩＤを前記アクセス許可テーブル１５、顧客管理テーブル１６により認証する（ｓ５１０）。この認証処理において認証成功の場合（ｓ５１０：ＯＫ）、システム１００は、アクセス許可テーブル１５に記載のフォルダ１２０へのアクセスを利用者端末２００に許可する（ｓ５１２）。他方、前記認証処理において認証不可の場合（ｓ５１０：ＮＧ）、処理を終了する（ｓ５１１）。

ここまでの処理は図３におけるデータ読み出しの処理と同様である。ここで利用者端末２００は、管理文書となる文書データをシステム１００に送信するための送信プログラムを起動し、システム１００にデータ送信を宣言する（ｓ５１３）。

この送信プログラムは、予め利用者端末２００に機能を組み込んでおくか、システム１００によるアクセス許可時にシステム１００から利用者端末２００に送信プログラムを送信しておくことにより実施する。

利用者端末２００における前記送信プログラムは、前記文書データ送信元を、利用者端末２００上の作成済みファイルか、ＣＤ等の記録媒体か、前記ポータブルスキャナ２１３からの入力か、の選択を入力インターフェイスより受け付ける（ｓ５１４）。

利用者端末２００は、アクセス制限レベル、管理レベル、保管期間に関するデータを入力インターフェイスより受け付けて、これを送信データ管理テーブル１２としてシステム１００に送信することとなり、システム１００側ではこれを受信する（ｓ５１５）。

システム１００は、前記利用者端末２００より送信されてきた送信データ管理テーブルと文書データとを受信する際、システムのクロック機能等よりシステム時間を取得する（ｓ５１６）。そして、アクセスを許可したフォルダ１２０下に、前記取得したシステム時間をフォルダ名称とする子フォルダ１２２（更新用フォルダ）を自動作成する（ｓ５１７）。システム１００は、この子フォルダ１２２へ、前記利用者端末２００より送信されてきた文書データを管理文書として格納する（ｓ５１８）。

この時、システム１００は、当該文書データの保管期間を前記利用者端末２００より受信した送信データ管理テーブルに沿って設定しておくことで、システム１００内で保存期間が終了した管理文書のデータに関しては自動削除を実施する（ｓ５１９）。

他方、前記利用者端末２００の送信プログラムは、前記文書データの送信後、利用者端末２００上の一時ファイルを上記フロー例１と同様に自動削除し（ｓ５２０）、処理を終了する。このようにして、利用者端末２００で取得或いは生成した文書データを、システム１００において適宜なセキュリティを確保しつつも簡便に登録することが可能となる。

本発明によれば、予め設定した場所、設定した機器以外からの管理文書へのアクセスを防止することが可能となり、より安全に文書を管理することが可能となる。また、文書を格納するフォルダに対してアクセス権限を複数の条件で設定することで、多数の文書に対して一度に、しかも細かいレベルでアクセス認証を行うことが可能となる。さらに、フォルダ毎あるいはアクセス場所毎に、読み書きや読出しの可否を設定することで、管理文書の所定場所以外からの書換を制御し、改ざん防止等の効果を奏することとなる。

したがって、不適切な場所からの管理文書へのアクセスの防止や、認証条件の簡便な設定が可能となる。

以上、本発明の実施の形態について、その実施の形態に基づき具体的に説明したが、これに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。

本実施形態における文書管理システムを含むネットワーク構成図である本実施形態の認証用情報テーブルにおける、（ａ）情報管理テーブル、（ｂ）送信データ管理テーブル、（ｃ）携帯番号管理テーブル、（ｄ）個人管理テーブル、（ｅ）アクセス許可テーブル、（ｆ）顧客管理テーブル、の各データ構造例を示す図である。本実施形態における文書管理方法の実際手順例１を示すフロー図である。本実施形態における文書管理方法の実際手順例２を示すフロー図である。

符号の説明

１０管理文書１１情報管理テーブル
１２送信データ管理テーブル１３携帯番号管理テーブル
１４個人管理テーブル１５アクセス許可テーブル
１６顧客管理テーブル
１００文書管理システム、システム１０１、２０１プログラムデータベース
１０２、２０２プログラム１０３、２０３メモリ
１０４、２０４ＣＰＵ１０５、２０５入出力インターフェイス
１０６、２０６通信手段１０７、２０７Ｉ／Ｏ部
１１０フォルダアクセス認証部１１１電話番号認証機能
１１２個人ＩＤ認証機能１１３位置情報認証機能
１１４顧客ＩＤ認証機能１１５アクセス処理部
１１６フォルダアクセス追加認証部１２０電子データ格納フォルダ
１２１参照用フォルダ１２２更新用フォルダ
１３０ネットワーク２００利用者端末

Claims

利用者端末からの管理文書へのアクセス管理をする文書管理システムであって、
複数の管理文書が格納されるフォルダ毎に、利用者ＩＤと適正なアクセス場所と第２の認証用ＩＤとに関する、アクセス認証用の情報を格納した認証用情報テーブルと、
管理文書を格納するフォルダに対する利用者端末からのアクセス要求に際し、当該利用者端末より利用者ＩＤとアクセス場所の情報を取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行う、フォルダアクセス認証部と、
前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致した場合、前記利用者端末からの該当フォルダを介した管理文書へのアクセスを受け入れる、アクセス処理部と、
前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致しなかった場合、前記利用者端末より第２の認証用ＩＤを取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行う、フォルダアクセス追加認証部と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
請求項１において、
前記認証用情報テーブルが、フォルダ毎または利用者ＩＤ毎またはアクセス場所の属性の少なくともいずれかに対応付けて、利用者端末からの該当フォルダに対する読み取り処理または書き込み処理のいずれかの可否を設定したものであることを特徴とする文書管理システム。
請求項１または２において、
前記フォルダが子フォルダを複数格納し、当該子フォルダ内に前記管理文書が格納されている場合、
前記アクセス処理部は、前記フォルダに関するアクセス認証の結果に応じて、前記利用者端末からの前記フォルダおよび子フォルダを介した管理文書へのアクセスを受け入れることを特徴とする文書管理システム。
利用者端末からの管理文書へのアクセス管理を、
複数の管理文書が格納されるフォルダ毎に、利用者ＩＤと適正なアクセス場所と第２の認証用ＩＤとに関する、アクセス認証用の情報を格納した認証用情報テーブルを備えたコンピュータにより行う方法であって、
管理文書を格納するフォルダに対する利用者端末からのアクセス要求に際し、当該利用者端末より利用者ＩＤとアクセス場所の情報を取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行い、
前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致した場合、前記利用者端末からの該当フォルダを介した管理文書へのアクセスを受け入れ、
前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致しなかった場合、前記利用者端末より第２の認証用ＩＤを取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行うことを特徴とする文書管理方法。
利用者端末からの管理文書へのアクセス管理方法を、
複数の管理文書が格納されるフォルダ毎に、利用者ＩＤと適正なアクセス場所と第２の認証用ＩＤとに関する、アクセス認証用の情報を格納した認証用情報テーブルを備えたコンピュータに実行させるプログラムであって、
管理文書を格納するフォルダに対する利用者端末からのアクセス要求に際し、当該利用者端末より利用者ＩＤとアクセス場所の情報を取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行うステップと、
前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致した場合、前記利用者端末からの該当フォルダを介した管理文書へのアクセスを受け入れるステップと、
前記アクセス認証の結果、前記利用者端末より取得した利用者ＩＤとアクセス場所の情報との組合せが前記認証用情報テーブルに定めたものと一致しなかった場合、前記利用者端末より第２の認証用ＩＤを取得して、これを前記認証用情報テーブルに照合しアクセス認証を行うステップと、
を含むことを特徴とする文書管理プログラム。