JP2006072774A - 電子メール保管システム、電子メールシステム - Google Patents

Abstract

【課題】 電子メールの保管管理を会社等の組織ができるようにする。
【解決手段】 電子メール受信システムａが、電子メールサーバｍｓより特定の電子メールアドレスへ到着した電子メールを自動受信する。電子メールデータ保管システムｂが、受信した電子メールのヘッダー情報を属性情報として保存し、ＢＣＣに予め設定された特定の電子メールアドレスが存在した場合は権限情報を自動的に決定して時刻認証情報とともに暗号化して保存する。電子メールに添付ファイルがあれば、これをＰＤＦファイルに自動変換して時刻認証情報とともに暗号化して保存する。セキュリティ管理システムｆが、保管されたＰＤＦファイルのセキュリティ情報を一括管理し、閲覧時に認証情報を自動付与を行い、不正にＰＤＦファイルを持ち出した場合は、閲覧することを不可能とする。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子メール保管システム、電子メールシステムに関し、特に会社業務において使用する電子メールシステムの使用上の問題を解決可能なものに関する。

会社業務においては、電子メールの利用が非常に一般的になってきている。通常、会社業務用に採用されている一般的な電子メールシステムにおいては、個人が使用しているパーソナルコンピュータ等の端末機器（以下単にＰＣと言う）へ電子メールがダウンロードされると、電子メールサーバ上には残らないようになっている。そのため、業務上の電子メールであっても個人のＰＣ上でのみ管理されることになる。すると、退職等で当該ＰＣを管理していた社員等が会社からいなくなってしまった場合、電子メールで行われた業務に関して、電子メールを閲覧できない、電子メールが削除されてしまっている等々の事態に至っていた場合、業務を完全に引き継ぐ手段が無いのが現状である。

また電子メールに添付されたファイルは、将来において、プログラムのバージョンアップ等で、閲覧することができなくなる可能性がある。現在でも、過去のファイルは閲覧できないという現象が多々発生していることは周知の通りである。

さらに、業務上で使用された電子メールは、上述のように個人で保管されているため、内容の悪用、漏洩等は、社員等の個人のモラルにおいて管理することしかできない。
特開２００３−１７８００９号公報

本発明は、上記の問題点を解決し、電子メールの保管管理を個人ではなく会社等の組織ができるようにすることを目的とする。

本発明の請求項１に係る電子メール保管システムは、上記目的を達成するために、電子メールを自動受信する電子メール自動受信手段と、該電子メール自動受信手段で受信した電子メールのヘッダー情報を属性情報とし、前記受信した電子メールの本文及び添付ファイルをそれぞれＰＤＦファイルとして改ざん不可能な形式で時刻認証情報とともに暗号化した状態で保存するファイル変換保存手段と、該ファイル変換保存手段で保存した電子メール情報を属性情報での検索または電子メール本文あるいは該電子メールの添付ファイル内の文書のあいまい検索を行うことによって特定し、閲覧することを可能とする保存文書検索手段と、該保存文書検索手段により閲覧可能とされた前記保存したＰＤＦファイルを閲覧する時に、自動的に認証を行い、閲覧不可能な人物または閲覧に使用できない端末機からの閲覧を防ぐ自動認証手段と、からなることを特徴とする。

同請求項２に係る電子メール保管システムは、上記目的を達成するために、電子メールサーバより、特定の電子メールアドレスへ到着した電子メールを自動受信する前記自動受信ソフトウェアを備える自動受信手段と、前記自動受信ソフトウェアで受信した電子メールのヘッダー情報を属性情報として保存し、かつ前記受信した電子メールのヘッダー情報のうちＢＣＣ（ブラインドカーボンコピー：Blind Carbon Copy）に予め設定された特定の電子メールアドレスが存在した場合に、該電子メールアドレスによって権限情報を自動的に決定し、該電子メールの権限として保存するか、または前記受信した電子メールの本文をＰＤＦファイルに自動変換し、時刻認証情報とともに暗号化して保存し、前記受信した電子メールに添付ファイルがあれば、該添付ファイルをＰＤＦファイルに自動変換して時刻認証情報とともに暗号化して保存する第１の処理手段と、電子メール情報全般を管理するためのデーターベースを保管する第１の記憶装置と、前記自動変換された電子メールデータ本文のＰＤＦファイルを保管する第２の記憶装置と、前記自動変換された添付ファイルのＰＤＦファイルを保管する第３の記憶装置と、前記保管されたＰＤＦファイルのセキュリティ情報を一括管理し、前記保管されたＰＤＦファイルの閲覧時に認証情報を自動付与を行う第２の処理手段と、前記保管された電子メールデータを閲覧するための分類、閲覧を閲覧者がブラウザー上に表示される画面を介して行うことを可能にする第３の処理手段と、からなることを特徴とする。

本発明の請求項３に係る電子メールシステムは、上記目的を達成するために、電子メールサーバと、電子メール受信システムと、電子メールデータ保管システムと、電子メールデータ閲覧システムと、セキュリティ管理システムとを含む電子メールシステムであって、前記電子メール受信システムが、前記電子メールサーバより、特定の電子メールアドレスへ到着した電子メールを自動受信する前記自動受信ソフトウェアを備え、前記電子メールデータ保管システムが、前記自動受信ソフトウェアで受信した電子メールのヘッダー情報を属性情報として保存し、かつ前記受信した電子メールのヘッダー情報のうちＢＣＣに予め設定された特定の電子メールアドレスが存在した場合に、該電子メールアドレスによって権限情報を自動的に決定し、該電子メールの権限として保存するか、または前記受信した電子メールの本文をＰＤＦファイルに自動変換し、時刻認証情報とともに暗号化して保存し、前記受信した電子メールに添付ファイルがあれば、該添付ファイルをＰＤＦファイルに自動変換して時刻認証情報とともに暗号化して保存する第１の処理ソフトウェアと、電子メール情報全般を管理するためのデーターベースを保管する第１の記憶ファイルと、前記自動変換された電子メールデータ本文のＰＤＦファイルを保管する第２の記憶ファイルと、前記自動変換された添付ファイルのＰＤＦファイルを保管する第３の記憶ファイルとを含み、前記セキュリティ管理システムが、保管されたＰＤＦファイルのセキュリティ情報を一括管理し、前記保管されたＰＤＦファイルの閲覧時に認証情報を自動付与を行うソフトウェアを含み、閲覧者が、前記保管された電子メールデータを閲覧するための分類、閲覧を可能にするソフトウェアと、閲覧者が操作可能にブラウザー上に操作画面を表示するソフトウェアとを含んでなることを特徴とする。

本発明は、企業の既存メールシステム自体に変更を行わなくても、導入が可能であり、電子メールの保管を個人に依存するのではなく、会社として管理できるという効果がある。

以下本発明を実施するための最良の形態を、図に示す実施例を参照して説明する。

図１は本発明に係る電子メール保管システムとこれを実施する電子メールシステムの一実施例を示す概念図である。本実施例の

図示の電子メールシステムは、電子メールサーバｍｓ、電子メール受信システムａ、電子メールデータ保管システムｂ、セキュリティ管理システムｆ及び電子メールデータ閲覧システムｇを含み、インターネット網を介して時刻認証サーバｔｓにより電子メールサーバｍｓ及び電子メールデータ保管システムｂが時刻認証を受け得るようになっている。

電子メール受信システムａは、電子メールサーバｍｓから、特定の電子メールアドレスへ到着した電子メールを自動受信する自動受信ソフトウェアを備えている。

また電子メールデータ保管システムｂは、電子メール受信システムａの自動受信ソフトウェアで受信した電子メールのヘッダー情報を属性情報として保存し、また受信した電子メールのヘッダー情報のうちＢＣＣ（ブラインドカーボンコピー：Blind Carbon Copy）に予め設定された特定の電子メールアドレスが存在した場合には、その電子メールアドレスによって権限情報を自動的に決定し、その電子メールの権限として保存するか、または前述の受信した電子メールの本文をＰＤＦファイルに自動変換し、時刻認証情報とともに暗号化して保存する。そして、受信した電子メールに添付ファイルがあれば、この添付ファイルをＰＤＦファイルに自動変換して時刻認証情報とともに暗号化して保存する。電子メールデータ保管システムｂは、この処理のためのソフトウェアを備えている。

また電子メールデータ保管システムｂには、電子メール情報全般を管理するためのデーターベースを保管する第１の記憶ファイルとしてデータ保管管理データーベースｃを、また上述のように自動変換された電子メールデータの本文のＰＤＦファイルを保管する第２の記憶ファイルとしての電子メール文書ファイルｄと、自動変換された添付ファイルのＰＤＦファイルを保管する第３の記憶ファイルとしての電子メール添付ファイルｅを備えている。

セキュリティ管理システムｆは、電子メール文書ファイルデータベースｄと電子メール添付ファイルデータベースｅとに保管されたＰＤＦファイルのセキュリティ情報を一括管理し、保管されたＰＤＦファイルの閲覧時に認証情報を自動付与を行うソフトウェアを有している。そのため、閲覧者が、保管された電子メールデータを閲覧するための分類、閲覧を可能にするソフトウェアを備え、端末機器であるＰＣのモニタｈの閲覧者が操作できるように、ＰＣが内蔵し、モニタｈに表示するブラウザーソフトの画面上に閲覧のための操作画面を表示するソフトウェアをも含んでいる。

図２により、本発明における電子メールの保管手順の一例を説明する。例えば会社が保有する電子メールサーバｍｓを介して特定のメールアドレスへ送信される電子メールを、電子メール受信システムａは自動的に受信する（ステップ１）。ついで、受信したメールアドレスからヘッダー情報を抽出し、予め設定された特定のメールアドレスが自動的に受信された電子メールのＢＣＣに存在する場合、そのメールアドレスに対応した権限情報を付加する（ステップ２）。そして、電子メールデータ保管システムｂは電子メール本文を上述の権限情報があればそれとともに電子メール文書ファイルｄにＰＤＦファイルとして保管する（ステップ３）。

次に受信した電子メールに添付ファイルがあるか否かを判断し（ステップ４）、添付ファイルがあれば、それをＰＤＦファイルに自動変換し、これも時刻認証情報とともに暗号化して電子メール添付ファイルｅに保存する（ステップ５）。

そして、受信した電子メールの属性情報（Ｔｏ、Ｆｒｏｍ、ＣＣ、ＢＣＣ、Ｓｕｂｊｅｃｔ、Ｄａｔｅ等）をデータ保管管理データーベースｃに保管し（ステップ６）、セキュリティ管理システムｆにより、電子メール文書ファイルデータベースｄと電子メール添付ファイルデータベースｅとに保管されたＰＤＦファイルのセキュリティ情報を一括管理可能とする（ステップ７）。

すなわち保管するＰＤＦファイルは、セキュリティ情報と、時刻認証サーバｔｓによる時刻認証情報を有しており、さらに暗号化され、改ざん不可能な文書となっている。これによって、保管されたＰＤＦファイルは、階層的に管理されたセキュリティ情報をもとに、開示権限が与えられる。

図３により、上述のように保管した電子メールの閲覧手順の一例を説明する。閲覧者は、閲覧端末機器であるＰＣのモニタｈを見ながらのキーボード等による操作でＩＤ及びパスワードを入力する（ステップ１）。するとセキュリティ管理システムｆは、モニタｈに、ユーザー権限に応じてそのユーザーが閲覧できる属性データのメニューを表示させる（ステップ２）。

この状態で閲覧者が検索条件を選択し、あるいは入力する（ステップ３）と、選択あるいは入力された属性情報、検索文字列により、電子メールデータ保管システムｂに保管されている電子メールデータ（電子メール文書、添付ファイル）を検索する（ステップ４）。すなわち、電子メールの属性情報（Ｔｏ、Ｆｒｏｍ、ＣＣ、ＢＣＣ、Ｓｕｂｊｅｃｔ、Ｄａｔｅ）や、文書内（添付ファイルも含む）の「言葉」で検索し、権限を有するファイルのみ閲覧することができる。権限の無いファイルは、検索対象とならない。公知の手法により、検索文字列によって「あいまい検索」を行うようにすることもできる。

上述の操作によって検索された結果（単数あるいは複数の保管ファイル）は電子メールデータ閲覧システムｇを介してモニタｈに一覧表示等の適当な形態で表示され（ステップ５）、閲覧者が該当文書や添付ファイルを選択したら（ステップ６）、それらＰＦＤＦファイルのセキュリティ情報を、セキュリティ管理システムｆへ問い合わせ、閲覧者に権限がある場合は、自動的に当該ファイルを開封可能とする。

ここで、保管されたＰＤＦファイルを閲覧する場合、セキュリティ管理システムｆへの問い合わせは自動的に行われ、ファイルを開示するためのＩＤ、パスワードが自動的に付与され、ファイルの開示が行われる。したがって、不正に保管されたＰＤＦファイルを社外へ持ち出した場合は、セキュリティ管理システムｆへの問い合わせが行われないため、ＰＤＦファイルは開示、閲覧できない。すなわち、明示的に権限情報を付加することができ、不正にＰＤＦファイルを持ち出した場合は、閲覧することを不可能とするのである。

ＩＤ、パスワードは、セキュリティ管理システムｆで集中管理するため、ＰＤＦファイルが、どこへ持ち出されても、権限を社内のサーバ上で管理可能である。なお、ＰＤＦファイルを閲覧するための、セキュリティ情報、閲覧のための権限は、セキュリティ管理システムｆで一括管理するが、管理者がすべての情報を更新できるものとすることが好ましい。

したがって本システムは、企業の既存メールシステム自体に変更を行わなくても導入可能であり、電子メールの保管を個人に依存するのではなく、会社等の組織として管理できる。

本発明に係る電子メール保管システムとこれを実施する電子メールシステムの一実施例を示す概念図 図１のシステムにおける電子メールの保管手順の一例を示すフロー図 図１のシステムにおける保管した電子メールの閲覧手順の一例を示すフロー図

符号の説明

ａ：電子メール受信システム
ｂ：電子メールデータ保管システム
ｃ：データ保管管理データーベース
ｄ：電子メール文書ファイル
ｅ：電子メール添付ファイル
ｆ：セキュリティ管理システム
ｇ：電子メールデータ閲覧システム
ｈ：モニタ
ｍｓ：電子メールサーバ
ｔｓ：時刻認証サーバ

Claims (3)

1. 電子メールを自動受信する電子メール自動受信手段と、
   該電子メール自動受信手段で受信した電子メールのヘッダー情報を属性情報とし、前記受信した電子メールの本文及び添付ファイルをそれぞれＰＤＦファイルとして改ざん不可能な形式で時刻認証情報とともに暗号化した状態で保存するファイル変換保存手段と、
   該ファイル変換保存手段で保存した電子メール情報を属性情報での検索または電子メール本文あるいは該電子メールの添付ファイル内の文書のあいまい検索を行うことによって特定し、閲覧することを可能とする保存文書検索手段と、
   該保存文書検索手段により閲覧可能とされた前記保存したＰＤＦファイルを閲覧する時に、自動的に認証を行い、閲覧不可能な人物または閲覧に使用できない端末機からの閲覧を防ぐ自動認証手段と、
   からなることを特徴とする電子メール保管システム。
2. 電子メール保管システムであって、
   （ａ）電子メールサーバより、特定の電子メールアドレスへ到着した電子メールを自動受信する前記自動受信ソフトウェアを備える自動受信手段と、
   （ｂ）前記自動受信ソフトウェアで受信した電子メールのヘッダー情報を属性情報として保存し、かつ前記受信した電子メールのヘッダー情報のうちＢＣＣ（ブラインドカーボンコピー：Blind Carbon Copy）に予め設定された特定の電子メールアドレスが存在した場合に、該電子メールアドレスによって権限情報を自動的に決定し、該電子メールの権限として保存するか、または前記受信した電子メールの本文をＰＤＦファイルに自動変換し、時刻認証情報とともに暗号化して保存し、前記受信した電子メールに添付ファイルがあれば、該添付ファイルをＰＤＦファイルに自動変換して時刻認証情報とともに暗号化して保存する第１の処理手段と、
   （ｃ）電子メール情報全般を管理するためのデーターベースを保管する第１の記憶装置と、
   （ｄ）前記自動変換された電子メールデータ本文のＰＤＦファイルを保管する第２の記憶装置と、
   （ｅ）前記自動変換された添付ファイルのＰＤＦファイルを保管する第３の記憶装置と、
   （ｆ）前記保管されたＰＤＦファイルのセキュリティ情報を一括管理し、前記保管されたＰＤＦファイルの閲覧時に認証情報を自動付与を行う第２の処理手段と、
   （ｇ）前記保管された電子メールデータを閲覧するための分類、閲覧を閲覧者がブラウザー上に表示される画面を介して行うことを可能にする第３の処理手段と、
   からなることを特徴とする電子メール保管システム。
3. 電子メールサーバと、電子メール受信システムと、電子メールデータ保管システムと、電子メールデータ閲覧システムと、セキュリティ管理システムとを含む電子メールシステムであって、
   （ａ）前記電子メール受信システムが、前記電子メールサーバより、特定の電子メールアドレスへ到着した電子メールを自動受信する前記自動受信ソフトウェアを備え、
   
   （ｂ）前記電子メールデータ保管システムが、
   （ｂ１）前記自動受信ソフトウェアで受信した電子メールのヘッダー情報を属性情報として保存し、かつ前記受信した電子メールのヘッダー情報のうちＢＣＣに予め設定された特定の電子メールアドレスが存在した場合に、該電子メールアドレスによって権限情報を自動的に決定し、該電子メールの権限として保存するか、または前記受信した電子メールの本文をＰＤＦファイルに自動変換し、時刻認証情報とともに暗号化して保存し、前記受信した電子メールに添付ファイルがあれば、該添付ファイルをＰＤＦファイルに自動変換して時刻認証情報とともに暗号化して保存する第１の処理ソフトウェアと、
   （ｂ２）電子メール情報全般を管理するためのデーターベースを保管する第１の記憶ファイルと、
   （ｂ３）前記自動変換された電子メールデータ本文のＰＤＦファイルを保管する第２の記憶ファイルと、
   （ｂ４）前記自動変換された添付ファイルのＰＤＦファイルを保管する第３の記憶ファイルと、
   を含み、
   （ｃ）前記セキュリティ管理システムが、保管されたＰＤＦファイルのセキュリティ情報を一括管理し、前記保管されたＰＤＦファイルの閲覧時に認証情報を自動付与を行うソフトウェアを含み、
   （ｄ）閲覧者が、前記保管された電子メールデータを閲覧するための分類、閲覧を可能にするソフトウェアと、
   （ｅ）閲覧者が操作可能にブラウザー上に操作画面を表示するソフトウェアと
   を含んでなることを特徴とする電子メールシステム。

Images