JP2006031487A - Inquiry response system - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、顧客からの問合せに対応するオペレータの対応業務を支援する技術に関するものである。 The present invention relates to a technique for supporting an operator's response work corresponding to an inquiry from a customer.
従来、企業のコールセンターやサポートセンターでは、顧客からの商品についての質問や相談に電話等で対応している。
このような対応業務は、商品の多機能化や商品サイクルの短期化に伴って種々の問合せが発生し、益々重要な業務になってきている。このため、商品情報やFAQ(frequently
asked questions)をデータベース化し、対応業務を支援するシステムが提案されている(特許文献1〜3)。
Such handling operations are becoming increasingly important as various inquiries are generated as products become multifunctional and product cycles are shortened. For this reason, product information and FAQ (frequently
(questioned questions) as a database, and a system for supporting corresponding work has been proposed (
上述のようなシステムでは、顧客からの電話をオペレータがとり、問合せ内容を聞いて対応を行うが、問合せ内容が専門的なものである等、そのオペレータでは処理しきれない場合には、このような問合せを処理できる担当者に対応業務を引き継ぐことがある。 In the system as described above, the operator takes a call from the customer and listens to the contents of the inquiry to deal with it. Sometimes take over the corresponding work to the person in charge who can handle the inquiries.
従来、この対応業務の引継は、オペレータが電話を一旦保留にし、引継先の担当者に問合せ内容を説明してから電話をこの担当者に転送するのが一般的であった。
このため、引継ぎに時間がかかり、顧客を長い時間待たせてしまうと共に、オペレータの引継ぎに係る負担が大きいという問題点があった。
一方、このような対応業務の引継を自動的に決定するシステムも提案されているが(特許文献1)、単に自動的に引継ぎを行っても引き継いだ担当者はそれまでの経緯がわからず、引継いだ担当者が、問合せ内容を聞きなおすことになるという問題点があった。
Conventionally, in order to take over the corresponding work, it is common for the operator to temporarily hold the call, explain the inquiry contents to the person in charge of the transfer destination, and then transfer the call to this person in charge.
For this reason, it takes time to take over, causing the customer to wait for a long time, and there is a problem that the burden on the handing over of the operator is large.
On the other hand, a system that automatically determines the takeover of such a response work has also been proposed (Patent Document 1), but even if the takeover is simply performed automatically, the person who took over does not know the background until then, There was a problem that the person in charge who took over would re-inquire the contents of the inquiry.
本発明は、以上のような問題を考慮してなされたものであり、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と共に状況情報を引き継ぐことにより、効率的な対応業務の引継を可能にする技術の提供を課題とする。 The present invention has been made in consideration of the above-described problems, and provides a technique that enables an efficient response work to be taken over by taking over status information together with at least a part of a search result and a communication result. Is an issue.
本発明は、上記課題を解決するために、以下の手段を採用した。即ち、本発明の
は、
顧客からの問合せに対応する第1の端末と、該第1の端末の問合せ情報を引き継ぎ可能な第2の端末とを備えた問合せ対応システムであって、
前記第1の端末が、
問合せに係る情報をデータベースから検索する検索部と、
他の端末との通信を行う通信部と、
該検索部の検索結果及び通信部の通信結果を情報表示部に表示させる表示制御部と、
問合せの状況情報を記録する状況記憶部と、
前記検索部の検索結果及び通信部の通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを他の
コンピュータに送信して対応を引き継ぐ引継ぎ部とを備え、
前記第2の端末が、
前記第1の端末と通信する通信部と、
前記第1の端末の引継ぎ部から、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを受信する引受け部と、
前記検索結果及び通信結果の少なくとも一部を前記状況情報に基づいて情報表示部に表示する表示制御部とを備える。
The present invention employs the following means in order to solve the above problems. That is, the present invention is
An inquiry response system comprising a first terminal corresponding to an inquiry from a customer and a second terminal capable of taking over the inquiry information of the first terminal,
The first terminal is
A search unit for searching information related to the query from the database;
A communication unit that communicates with other terminals;
A display control unit for displaying the search result of the search unit and the communication result of the communication unit on the information display unit;
A status storage unit that records status information of the inquiry;
A handover unit that transmits at least part of the search result of the search unit and the communication result of the communication unit and the status information to another computer and takes over the correspondence;
The second terminal is
A communication unit communicating with the first terminal;
An undertaking unit for receiving at least a part of a search result and a communication result and the status information from the takeover unit of the first terminal;
A display control unit that displays at least a part of the search result and the communication result on an information display unit based on the situation information.
前記第1の端末の情報表示部が、3画面から構成され、前記表示制御部が、前記該検索部の検索結果及び通信部の通信結果を前記3画面中の所定の位置に表示しても良い。
前記システムは、前記問合せの対応状況を示す発光部を備え、
前記表示制御部が、前記状況情報に基づいて該発光部を所定のパターンで発光させても良い。
The information display unit of the first terminal includes three screens, and the display control unit displays the search result of the search unit and the communication result of the communication unit at a predetermined position in the three screens. good.
The system includes a light emitting unit indicating a response status of the inquiry,
The display control unit may cause the light emitting unit to emit light in a predetermined pattern based on the status information.
前記問合せ対応システムが、第1の端末の対応状況を管理する管理装置を更に備え、
該管理装置が、
複数第1の端末の状況情報を受信する状況受信部と、
該状況情報から応答率、アバンダン率、待ち人数、待ち時間、着信数の少なくとも一部を集計する集計部と、
該集計結果を表示する表示部とを備えても良い。なお、前記表示部が、予め定めた所定時間毎の着信数を棒グラフで表示しても良い。
The inquiry handling system further comprises a management device for managing the handling status of the first terminal,
The management device is
A status receiving unit for receiving status information of a plurality of first terminals;
A counting unit for counting at least a part of the response rate, abandon rate, waiting number of people, waiting time, number of incoming calls from the status information;
You may provide the display part which displays this total result. Note that the display unit may display a predetermined number of incoming calls every predetermined time as a bar graph.
前記検索部が、前記データベースを検索した際、検索の一致度と採用回数を求め、
前記表示制御部が、該検索の一致度と採用回数に応じた順番で検索結果を表示しても良い。
When the search unit searches the database, find the matching degree and the number of adoption of the search,
The display control unit may display the search results in an order corresponding to the degree of coincidence of the search and the number of times of adoption.
また、本発明の問合せ対応方法は、
顧客からの問合せに対応する第1の端末と、該第1の端末の問合せ情報を引き継ぎ可能な第2の端末とを備えた問合せ対応システムが行う方法であって、
前記第1の端末が、
問合せに係る情報をデータベースから検索する検索ステップと、
他の端末との通信を行う通信ステップと、
該検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果を情報表示部に表示させる表示制御ステップと、
問合せの状況情報を記録する状況記憶ステップと、
前記検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを他のコンピュータに送信して対応を引き継ぐ引継ぎステップとを行い、
前記第2の端末が、
前記第1の端末と通信する通信ステップと、
前記第1の端末の引継ぎステップから、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを受信する引受けステップと、
前記検索結果及び通信結果の少なくとも一部を前記状況情報に基づいて情報表示部に表示する表示制御ステップとを行う。
Also, the inquiry handling method of the present invention is:
A method performed by an inquiry handling system comprising a first terminal corresponding to an inquiry from a customer and a second terminal capable of taking over inquiry information of the first terminal,
The first terminal is
A retrieval step for retrieving information related to the query from the database;
A communication step for communicating with other terminals;
A display control step for displaying the search result of the search step and the communication result of the communication step on the information display unit;
A status storage step for recording status information of the inquiry;
A takeover step of transmitting the search result of the search step and the communication result of the communication step and the situation information to another computer and taking over the correspondence;
The second terminal is
A communication step of communicating with the first terminal;
An undertaking step of receiving at least a part of a search result and a communication result and the status information from the takeover step of the first terminal;
And a display control step of displaying at least a part of the search result and the communication result on the information display unit based on the status information.
なお、前記問合せ対応方法において、前記第1の端末の情報表示部が、3画面から構成され、前記表示制御ステップが、前記該検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果を前記3画面中の所定の位置に表示しても良い。 In the inquiry handling method, the information display unit of the first terminal includes three screens, and the display control step displays the search results of the search steps and the communication results of the communication steps in the three screens. It may be displayed at a predetermined position.
前記システムは、前記問合せの対応状況を示す発光部を備え、
前記表示制御ステップが、前記状況情報に基づいて該発光部を所定のパターンで発光さ
せても良い。
The system includes a light emitting unit indicating a response status of the inquiry,
The display control step may cause the light emitting unit to emit light in a predetermined pattern based on the status information.
前記システムは、顧客側端末と顧客からの問合せの音声信号を受信すると共に回答の音声信号を送信する音声通信ステップを備え、
前記引継ぎステップにて、前記検索結果及び通信結果の少なくとも一部の引継ぎと共に、前記顧客からの音声信号の受信先を前記第2端末に切り替えても良い。
The system includes a voice communication step of receiving a voice signal of an inquiry from a customer terminal and a customer and transmitting a voice signal of an answer,
In the takeover step, at least a part of the search result and the communication result may be taken over, and the reception destination of the audio signal from the customer may be switched to the second terminal.
前記問合せ対応システムが、第1の端末の対応状況を管理する管理装置を更に備え、
該管理装置が、
複数第1の端末の状況情報を受信する状況受信ステップと、
該状況情報から応答率、アバンダン率、待ち人数、待ち時間、着信数の少なくとも一部を集計する集計ステップと、
該集計結果を表示する表示部とを備えても良い。なお、前記表示部が、予め定めた所定時間毎の着信数を棒グラフで表示しても良い。
The inquiry handling system further comprises a management device for managing the handling status of the first terminal,
The management device is
A status receiving step of receiving status information of a plurality of first terminals;
A counting step of counting at least a part of the response rate, abandon rate, waiting number of people, waiting time, number of incoming calls from the status information;
You may provide the display part which displays this total result. Note that the display unit may display a predetermined number of incoming calls every predetermined time as a bar graph.
前記検索ステップにて、前記データベースを検索した際、検索の一致度と採用回数を求め、
前記表示制御ステップにて、該検索の一致度と採用回数に応じた順番で検索結果を表示しても良い。
また、本発明の問合せ対応プログラムは、
顧客からの問合せに対応する第1の端末と、該第1の端末の問合せ情報を引き継ぎ可能な第2の端末とを備えた問合せ対応システムが実行するプログラムであって、
前記第1の端末が、
問合せに係る情報をデータベースから検索する検索ステップと、
他の端末との通信を行う通信ステップと、
該検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果を情報表示部に表示させる表示制御ステップと、
問合せの状況情報を記録する状況記憶ステップと、
前記検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを他のコンピュータに送信して対応を引き継ぐ引継ぎステップとを行い、
前記第2の端末が、
前記第1の端末と通信する通信ステップと、
前記第1の端末の引継ぎステップから、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを受信する引受けステップと、
前記検索結果及び通信結果の少なくとも一部を前記状況情報に基づいて情報表示部に表示する表示制御ステップとを行う。
In the search step, when searching the database, the degree of matching and the number of hires are determined.
In the display control step, the search results may be displayed in an order corresponding to the degree of coincidence of the search and the number of times of adoption.
Moreover, the inquiry corresponding program of the present invention is:
A program executed by an inquiry handling system including a first terminal corresponding to an inquiry from a customer and a second terminal capable of taking over the inquiry information of the first terminal,
The first terminal is
A retrieval step for retrieving information related to the query from the database;
A communication step for communicating with other terminals;
A display control step for displaying the search result of the search step and the communication result of the communication step on the information display unit;
A status storage step for recording status information of the inquiry;
A takeover step of transmitting the search result of the search step and the communication result of the communication step and the situation information to another computer and taking over the correspondence;
The second terminal is
A communication step of communicating with the first terminal;
An undertaking step of receiving at least a part of a search result and a communication result and the status information from the takeover step of the first terminal;
And a display control step of displaying at least a part of the search result and the communication result on the information display unit based on the status information.
なお、前記問合せ対応プログラムにおいて、前記第1の端末の情報表示部が、3画面から構成され、前記表示制御ステップが、前記該検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果を前記3画面中の所定の位置に表示しても良い。 In the inquiry handling program, the information display unit of the first terminal is composed of three screens, and the display control step displays the search results of the search steps and the communication results of the communication steps in the three screens. It may be displayed at a predetermined position.
前記システムは、前記問合せの対応状況を示す発光部を備え、
前記表示制御ステップが、前記状況情報に基づいて該発光部を所定のパターンで発光させても良い。
The system includes a light emitting unit indicating a response status of the inquiry,
The display control step may cause the light emitting unit to emit light in a predetermined pattern based on the status information.
前記問合せ対応システムが、第1の端末の対応状況を管理する管理装置を更に備え、
該管理装置が、
複数第1の端末の状況情報を受信する状況受信ステップと、
該状況情報から応答率、アバンダン率、待ち人数、待ち時間、着信数の少なくとも一部を集計する集計ステップと、
該集計結果を表示する表示部とを備えても良い。なお、前記表示部が、予め定めた所定時間毎の着信数を棒グラフで表示しても良い。
The inquiry handling system further comprises a management device for managing the handling status of the first terminal,
The management device is
A status receiving step of receiving status information of a plurality of first terminals;
A counting step of counting at least a part of the response rate, abandon rate, waiting number of people, waiting time, number of incoming calls from the status information;
You may provide the display part which displays this total result. Note that the display unit may display a predetermined number of incoming calls every predetermined time as a bar graph.
前記検索ステップにて、前記データベースを検索した際、検索の一致度と採用回数を求め、
前記表示制御ステップにて、該検索の一致度と採用回数に応じた順番で検索結果を表示しても良い。
In the search step, when searching the database, the degree of matching and the number of hires are determined.
In the display control step, the search results may be displayed in an order corresponding to the degree of coincidence of the search and the number of times of adoption.
以上、説明したように本発明によれば、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と共に状況情報を引き継ぐことにより、効率的な対応業務の引継を可能にする。 As described above, according to the present invention, it is possible to efficiently take over the corresponding work by taking over the situation information together with at least a part of the search result and the communication result.
〈実施形態1〉
§1.全体構成
以下、本発明に係る問合せ対応システムの一実施形態について説明する。
まず、図1に、本実施形態に係る問合せ対応システムの構成の概念を示す。
<
§1. Overall Configuration An embodiment of an inquiry response system according to the present invention will be described below.
First, FIG. 1 shows the concept of the configuration of an inquiry response system according to this embodiment.
本実施形態の問合せ対応システム100は、顧客からの電話を各オペレータの電話機20につなぐ電話交換機(PBX)11や、顧客から受けた問合せ内容の検索等を行う受付端末12、受付端末12を管理する管理サーバ13を備えている。本システム100では、顧客からの電話に応じ、オペレータが受付端末12で検索等を行うと共に、この対応状況を他のオペレータ(本例では、管理者(マネージャ))が把握できるようにしている。
The
§2.システムの各構成要素
電話交換機11は、電話局側からの複数回線分の電話を各オペレータの電話機20に振り分けている。また、電話交換機11は、着信の情報や電話呼の切替情報についてCTI(Computer Telephony Integration)を介して管理サーバ13と通信している。
§2. Each component of the system The
図2は、受付端末12の機能ブロック図である。受付端末12は、一般的なコンピュータであり、CPUやメインメモリ等からなる演算処理部12a、信号の入出力を行う入出力部(キーボード、マウス、情報表示部22、発光ポール23、LANカード、サウンドカード等)12b、オペレーティングシステムやアプリケーションプログラム(問合せ対応プログラム)等を記憶した記憶部12cを備えている。該記憶部12cは、問合せの状況情報を記録する状況記憶部としても機能している。受付端末12の演算処理部12aは、記憶部12cから読み出したプログラムにしたがって、入出力部12bから入力された情報や記憶部12cから読み出したデータを処理し、情報表示部に処理結果を出力することにより、検索部や、通信部、表示制御部、引継ぎ部、引受け部の機能を実現している。
FIG. 2 is a functional block diagram of the
前記検索部は、問合せに係る情報をデータベースから検索する。
通信部は、他の端末12や管理サーバ13との通信を行う。
表示制御部は、該検索部の検索結果及び通信部の通信結果を情報表示部に表示させる。
引継ぎ部は、前記検索部の検索結果及び通信部の通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを他のコンピュータに送信して対応を引き継ぐ。
引受け部は、他の受付端末12の引継ぎ部から、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを受信する。
このように本システムの受付端末12は、一旦受け付けた問い合わせを他の端末に引継ぐ第1の端末としての機能と、第1の端末からの問合せを引き受ける第2の端末としての機能を兼ね備えている。なお、この第1の端末と第2の端末とを別個に備えても良い。
The search unit searches the database for information related to the query.
The communication unit communicates with
The display control unit displays the search result of the search unit and the communication result of the communication unit on the information display unit.
The takeover unit transmits the search result of the search unit and the communication result of the communication unit and the status information to another computer to take over the correspondence.
The undertaking unit receives at least a part of the search result and the communication result and the status information from the takeover unit of the
As described above, the
また、本システムの受付端末12は、図3に示すように、3つの画面からなる情報表示部22を備え、前記表示制御部が、前記検索部の検索結果及び通信部の通信結果を前記3画面中の所定の位置に表示する。また、この情報表示部22よりも高い位置に発光ポール(発光部)23を備え、前記表示制御部が、前記状況情報に基づいて該発光部を所定のパターンで発光させる。
Further, as shown in FIG. 3, the
また、図4は、管理サーバ(管理装置)13の機能ブロック図である。管理サーバ13は、一般的なコンピュータであり、CPUやメインメモリ等からなる演算処理部13a、信号の入出力を行う入出力部(状況表示部33、LANカード、サウンドカード等)13b、オペレーティングシステムやアプリケーションプログラム等を記憶した記憶部13cを備えている。更に該記憶部13cには、商品情報やFAQを登録したデータベースが記憶されている。
FIG. 4 is a functional block diagram of the management server (management apparatus) 13. The
管理サーバ13の演算処理部13aは、記憶部13cから読み出したプログラムにしたがって、入出力部13bから入力された情報や記憶部13cから読み出したデータを処理することにより、状況受信部や集計部、表示制御部の機能を実現している。
前記状況受信部は、複数の受付端末11から状況情報を受信する。そして集計部が、この状況情報から応答率、アバンダン率、待ち人数、待ち時間、着信数を集計し状況表示部33に該集計結果を表示させる。
The
The situation receiving unit receives situation information from a plurality of receiving
§3.問合せ対応手順
上記構成のシステムによる対応手順(問合せ対応方法)について図5を用いて以下に説明する。
先ずオペレータが受付端末12に自己のIDとパスワードを入力すると、受付端末12は、このIDとパスワード及び端末の識別情報を管理サーバ13に送信する(ステップ1、以下S1のように略記する)。
§3. Inquiry Corresponding Procedure A response procedure (inquiry responding method) by the system configured as described above will be described below with reference to FIG.
First, when the operator inputs his / her ID and password to the receiving
管理サーバ13はこのIDとパスワードを記憶部13cに記憶されているものと比較し、一致していれば、認証の通知と共に前回記憶した状況情報を当該受付端末12に返信する(S2)。また、管理サーバ13は、記憶部13cからこのIDに対応するオペレータ名、職種(受付、技術、マネージャ(TM)等)を読出し、これらの情報と前記端末の識別情報(例えばIPアドレス)とに基づいて、どの端末12に誰(オペレータ名)がログインしたかをログイン情報として他の端末12に通知する(S3)。
The
前記認証の通知と前回の状況情報を受信した受付端末12は、表示制御部が状況情報に基づいて入力ウインドウや検索ウインドウ等を表示する(S4)。図3の例では、中央画面に入力ウインドウ41、左画面に検索ウインドウ42、その前方に重ねて、検索された情報の内容を表示する詳細ウインドウ43、右画面にチャットウインドウ(通信結果を表示するウインドウ)44を表示している。これらのウインドウは、情報表示部画面内での表示位置や表示するウインドウの大きさ、重なり順が状況情報として記憶部12cに記憶されており、このウインドウを閉じた後や、ログアウト後に再度開いた場合に、同じ状態で表示される。このように表示制御部が、各ウインドウの表示状態を制御しているために、オペレータが各ウインドウを見やすい位置や大きさに調整しておけば、常にこの状態で表示されるため、例えば検索結果や通信結果が所定の位置に表示されるため、表示情報が常に把握しやすい。なお、受付端末12は、この記憶部12cに記憶した状況情報をログアウト時及び所定間隔で管理サーバ13に送信して記憶させておく。
In the
顧客から電話が入ると、電話交換機11は、各オペレータの電話機20に着信を通知する(S5)。このとき電話交換機11は、管理サーバ13から各端末12にログインしているオペレータの職種情報を読出し、特定の職種、例えば受付となっているオペレータの
電話機20のみに着信を通知しても良い。
When a telephone call is received from the customer, the
この着信の通知(S6)に応じ、オペレータが応答操作(受信ボタンを押す、受話器を上げる等)を行うと、電話機20が電話交換機11にこの応答操作の通知を行う(S7)。
When the operator performs a response operation (pressing the reception button, raising the handset, etc.) in response to the incoming call notification (S6), the
この応答操作を受信すると電話交換機11は、電話回線からの電話を受け、この電話を当該オペレータの電話機20につなぐ。また、電話交換機11は、この電話を当該オペレータの電話機20につないだ際、CTIを介して当該オペレータの受付端末12及び管理サーバ13に通話中となった(対応業務を開始した)旨の情報を通知する(S8)。
なお、顧客から電話が入った際に、応答操作が所定時間なかった場合、電話交換機11は、この電話を受信し、”しばらくおまちください”という音声と音楽を顧客側に送信し、応答操作があるまで保留状態とする。また、電話交換機11は、この電話が入ってから何れかのオペレータの電話機20につなぐまでの時間(待ち時間)や通話時間、この保留中に電話が切れ、アバンダンが発生した旨の情報を状況情報として管理サーバ13に通知する(S9)。一方、受付端末12は、この通話中となった旨と対応開始時間を状況情報として記憶する(S10)。
Upon receiving this response operation, the
When a telephone call is received from a customer, if there is no response operation for a predetermined time, the
当該オペレータは、この通話をつうじて対応業務を行う(S11)。例えば、オペレータが顧客から問合せ内容を聞き取り、一般的な質問であれば管理サーバ13のデータベースを検索する。なお、本実施形態のデータベースは、ID、商品名、部位名称、タイトル、内容(全文)、採用回数が対応付けて記憶している。
The operator performs the corresponding work through this call (S11). For example, the operator listens to the contents of the inquiry from the customer, and if it is a general question, the database of the
例えば、「××ウエブの住所と電話番号を知りたい」という質問であれば、オペレータは、この質問内容を入力ウインドウに入力し、検索条件として「××ウエブ 住所 電話番号」を入力して検索を実行する。受付端末12は、管理サーバ13のデータベースにアクセスし、検索部がこの検索条件に基づいて全文検索し、一致度(スコア)の高い順に所定数抽出する。ここで検索部は、検索キーワードが全て含まれているか、各キーワードの距離が所定値以下か、キーワードの出現回数、キーワードの出現位置などに基づいてスコアを求める。なお、このスコアは、検索条件と内容との一致の度合いを求められれば、公知のどのような手法で求めても良い。
For example, if the question is “I want to know the address and phone number of XX web”, the operator enters the contents of this question into the input window and enters “XX Web address phone number” as the search condition to search. Execute. The receiving
そして受付端末12の表示制御部は、この検索結果を
1位 ××ウエブの住所と電話番号が記述されたQ&A
2位 ××ウエブの住所が記述されたQ&A
3位 ××ウエブの営業時間が記述されたQ&A
のように、スコアが高い順にタイトルを一覧表示する。
なお、同じスコアのレコードは、採用回数の高い順に表示する。更に、同じスコア、同じ採用回数の場合には、順番を決めるため、ID順(昇順又は降順)に表示する。これに限らず更新日時やタイトルの昇順等であっても良い。
Then, the display control unit of the
2nd XX Q & A with web address written
3rd place ×× Q & A describing the business hours of the web
As shown, the titles are listed in order from the highest score.
Note that records with the same score are displayed in descending order of adoption. Furthermore, in the case of the same score and the same number of times of adoption, in order to determine the order, they are displayed in ID order (ascending order or descending order). Not limited to this, the update date and time, ascending order of titles, and the like may be used.
また、本例では、受付端末12がこの検索を備えたが、管理サーバ13がこの検索部を備え、受付端末12から検索条件を送信し、サーバ13側で検索結果及びスコアを求めて受付端末12に送信するように構成しても良い。
In this example, the
そして、オペレータがこのタイトルの一覧表示のうち、必要な情報を選択すると、受付端末12は、詳細ウインドウ43にこの情報の内容を表示する。また、受付端末12は、この情報を採用した旨を管理サーバ13に通知し、前記データベースのこの情報の採用回数をカウントアップさせる。更に受付端末は、採用した情報のID(複数採用した場合には、ID及びその順番、即ち採用情報の履歴)や検索結果、スコア等を状況情報として記
憶する。
When the operator selects necessary information from the list display of the titles, the
オペレータは、この検索結果を参考にして顧客に回答すると共に、回答状況を入力ウインドウ41に入力する。
この回答に対して顧客から更なる質問があれば、上記質問内容の入力から回答状況の入力の処理を繰り返す。
そして顧客からの問合せに対する回答が完了した場合、オペレータが終話を選択し、電話機20が電話交換機11に終話信号を通知し、電話交換機11が電話を切断する。また、受付端末12は、対応を終了した旨とこの終了時間を状況情報として記憶し、一連の処理が終了する。
The operator answers the customer with reference to the search result and inputs the answer status in the
If there is a further question from the customer for this answer, the process of inputting the answer content to the input of the answer status is repeated.
When the answer to the inquiry from the customer is completed, the operator selects the end call, the
一方、この対応業務中に、オペレータが回答に困った場合、入力ウインドウ中のモニター先、例えばチームマネージャのボタン(不図示)をクリック(選択)すると、受付端末12は、この応援要請(モニター依頼)を電話交換機11に通知する。これに応じ電話交換機11は、当該オペレータと顧客の音声をこのモニター先(チームマネージャ)の電話機20にも送信することにより、オペレータと顧客とのやり取りをモニター先でも聞くことができるようにする。なお、受付端末12は、このモニター先が選択された際に、応援要請中である旨を状況情報として記憶する。
On the other hand, if the operator has trouble answering during this work, clicking (selecting) a monitoring destination in the input window, for example, a team manager button (not shown), the
更に、モニター先のオペレータがこの応援要請に対して要請受諾の操作を行い、モニター先端末12からモニター元端末12にこの要請受諾が通知されると、モニター元端末12は、モニター先端末12に表示中の画面情報を送信する。
Further, when the monitoring destination operator performs a request acceptance operation for the support request and the
また、モニター元端末12は、このモニター先の選択に応じて、チャットウインドウ44を開き、このチャットウインドウ44に入力した情報をモニター先端末12へ送信し、モニター先端末12からの情報を受信してチャットウインドウ44に表示する。これにより、モニター中の他のオペレータ(技術者やマネージャ等)から、チャットで指示を受けることができる。
The
なお、上記モニターを開始した場合や、モニター先端末12とのチャットを開始した場合、モニター元端末12は、被応援中である旨を状況情報として記憶する。
受付端末12は、この通話中、応援要請中、被応援中である旨の状況情報が記憶された場合に、この状況を発光ポール23に表示する。図6は本システムの発光ポール23を示している。本システムでは、通話中の旨が記憶されると該発光ポール23の上部23aを緑色に発光させ、応援要請中の旨が記憶されると該発光ポール23の下部23cを赤色に発光させ、被応援中の旨が記憶されると該発光ポール23の中部23bを黄色に発光させる。
これにより発光ポール23の点灯状態で何人のオペレータがどんな状態であるかをフロアの管理者が一瞬にして把握でき、異常が発生したときに速やかに対処できる。
When the monitor is started or when chatting with the
The
As a result, the floor manager can instantly grasp how many operators are in the lighting state of the light-emitting
また、モニター先のオペレータが、要請受諾後、画面取得を選択すると、モニター元端末12の情報表示部に表示している情報を、モニター元端末12からモニター先端末12へ送信し、モニター元端末12の情報表示部上で確認できる。
そしてモニター先のオペレータがこの画面に情報を書き込むと、モニター先端末12がこの書き込まれた情報をモニター元端末12に送信し、モニター元端末12の表示制御部がこの情報を情報表示部上に反映させてモニター先と同じように表示する。これにより、モニター元から離れたオペレータがモニター元端末上の表示に説明を書き加える機能(遠隔書込み機能)を実現している。図7は、この機能によりモニター元端末の詳細ウインドウ43に説明を書き込んだ例であり、手書きの情報46が遠隔書込みされた情報である。なお書き込む情報は、手書きに限らず、付箋状のコメントや、メッセージボックスで書き
込むようにしても良い。
When the monitor destination operator selects screen acquisition after accepting the request, the information displayed on the information display unit of the
When the monitor operator writes information on this screen, the
そして、モニター元のオペレータが、これらの指示を仰いでも対応しきれない場合には、引継ぎを選択する。例えば入力ウインドウ41中の引継ぎボタン(不図示)を操作するだけで、引継ぎ元端末12は、状況情報に基づき対応開始からこの時点までの検索結果や入力ウインドウに入力した入力情報を引継ぎ先端末12へ送信する。
If the monitoring source operator cannot respond to these instructions, he / she selects to take over. For example, simply by operating a takeover button (not shown) in the
これらの情報を受信した引継ぎ先端末12は、状況情報のウインドウの状況や検索結果のスコア等に基づいて入力情報や検索結果、通信結果を引継ぎ元と同じように表示する。これにより引継ぎ元オペレータがそれまで示していた資料を引継いで対応できるため、それまでのオペレータの作業を無駄にせずに効率良く対応業務を引継ぐことができる。特に、それまでの経緯が入力ウインドウに入力されているため、問合せ内容を最初から聞きなおす必要がない。
The
一方、管理サーバ13は、前述のように各受付端末12の対応状況(状況情報)を電話交換機11から受信し、この状況情報に基づいて総着信数、総応答数、総アバンダン数、お待たせ人数、最大お待たせ時間、平均お待たせ時間、平均通話時間、アバンダン率(総アバンダン数/総着信数)を算出し、フロア内の各オペレータから見やすい位置に設置された状況表示部(プラズマディスプレイ)33に図9のように表示する。また、管理サーバ13は、単位時間(本例では15分)毎の着信数を求め、棒グラフ49として表示する。
On the other hand, the
これにより各オペレータが、今、自分が何をすべきか(入力を後回しにして電話に出る等)を把握できるようにしている。また管理者が応援の必要性を把握できる。更に、所定時間毎の着信数を棒グラフで表示し、時間帯毎の特徴を目で見られるようにしている。なお、この時間は、適宜設定可能である。
以上のように本実施形態によれば、効率的な対応業務の引継が可能になる。
As a result, each operator can grasp what he / she should do now (for example, answering the call later). In addition, the administrator can grasp the need for support. Furthermore, the number of incoming calls per predetermined time is displayed as a bar graph so that the features of each time zone can be seen with the eyes. This time can be set as appropriate.
As described above, according to the present embodiment, it is possible to efficiently take over corresponding work.
本発明は、サポートセンターのほか、テレフォン・ショッピングやWWW(World Wide
Web)経由の商品販売システム、アンケートの集計、非常時の通報システムなど通信回線を介して顧客(商品を購入した人に限らず本システムを利用して問い合わせをする人であれば良い)からの問合せに対応するシステムとして広く利用できる。
In addition to the support center, the present invention provides telephone shopping and WWW (World Wide
Web) product sales system, questionnaire aggregation, emergency notification system, etc. from customers (not only those who purchased the product, but anyone who makes inquiries using this system) It can be widely used as a system for handling inquiries.
100 問合せ対応システム
11 電話交換機
12 受付端末
12a 演算処理部
12b 入出力部
12c 記憶部
22 情報表示部
23 発光ポール
13 管理サーバ(管理装置)
13a 演算処理部
13b 入出力部
13c 記憶部
33 状況表示部
DESCRIPTION OF
13a
Claims (8)
前記第1の端末が、
問合せに係る情報をデータベースから検索する検索部と、
他の端末との通信を行う通信部と、
該検索部の検索結果及び通信部の通信結果を情報表示部に表示させる表示制御部と、
問合せの状況情報を記録する状況記憶部と、
前記検索部の検索結果及び通信部の通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを他のコンピュータに送信して対応を引き継ぐ引継ぎ部とを備え、
前記第2の端末が、
前記第1の端末と通信する通信部と、
前記第1の端末の引継ぎ部から、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを受信する引受け部と、
前記検索結果及び通信結果の少なくとも一部を前記状況情報に基づいて情報表示部に表示する表示制御部とを備える問合せ対応システム。 An inquiry response system comprising a first terminal corresponding to an inquiry from a customer and a second terminal capable of taking over the inquiry information of the first terminal,
The first terminal is
A search unit for searching information related to the query from the database;
A communication unit that communicates with other terminals;
A display control unit for displaying the search result of the search unit and the communication result of the communication unit on the information display unit;
A status storage unit that records status information of the inquiry;
A handover unit that transmits at least part of the search result of the search unit and the communication result of the communication unit and the status information to another computer and takes over the correspondence;
The second terminal is
A communication unit communicating with the first terminal;
An undertaking unit for receiving at least a part of a search result and a communication result and the status information from the takeover unit of the first terminal;
An inquiry response system comprising: a display control unit configured to display at least a part of the search result and the communication result on an information display unit based on the situation information.
前記表示制御部が、前記該検索部の検索結果及び通信部の通信結果を前記3画面中の所定の位置に表示する請求項1に記載の問合せ対応システム。 The information display part of the first terminal is composed of three screens,
The inquiry response system according to claim 1, wherein the display control unit displays the search result of the search unit and the communication result of the communication unit at a predetermined position in the three screens.
前記表示制御部が、前記状況情報に基づいて該発光部を所定のパターンで発光させる請求項1又は2に記載の問合せ対応システム。 A light-emitting unit showing the response status of the inquiry,
The inquiry response system according to claim 1, wherein the display control unit causes the light emitting unit to emit light in a predetermined pattern based on the status information.
該管理装置が、
複数第1の端末の状況情報を受信する状況受信部と、
該状況情報から応答率、アバンダン率、待ち人数、待ち時間、着信数の少なくとも一部を集計する集計部と、
該集計結果を表示する表示部とを備える請求項1から3の何れかに記載の問合せ対応システム。 The inquiry handling system further comprises a management device for managing the handling status of the first terminal,
The management device is
A status receiving unit for receiving status information of a plurality of first terminals;
A counting unit for counting at least a part of the response rate, abandon rate, waiting number of people, waiting time, number of incoming calls from the status information;
The inquiry response system according to claim 1, further comprising a display unit configured to display the aggregation result.
前記表示制御部が、該検索の一致度と採用回数に応じた順番で検索結果を表示する請求項1から5の何れかに記載の問合せ対応システム。 When the search unit searches the database, find the matching degree and the number of adoption of the search,
The inquiry response system according to any one of claims 1 to 5, wherein the display control unit displays search results in an order corresponding to the degree of coincidence of the search and the number of times of adoption.
前記第1の端末が、
問合せに係る情報をデータベースから検索する検索ステップと、
他の端末との通信を行う通信ステップと、
該検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果を情報表示部に表示させる表示制御ステップと、
問合せの状況情報を記録する状況記憶ステップと、
前記検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果の少なくとも一部と前記状況
情報とを他のコンピュータに送信して対応を引き継ぐ引継ぎステップとを行い、
前記第2の端末が、
前記第1の端末と通信する通信ステップと、
前記第1の端末の引継ぎステップから、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを受信する引受けステップと、
前記検索結果及び通信結果の少なくとも一部を前記状況情報に基づいて情報表示部に表示する表示制御ステップとを行う問合せ対応方法。 A method performed by an inquiry handling system comprising a first terminal corresponding to an inquiry from a customer and a second terminal capable of taking over inquiry information of the first terminal,
The first terminal is
A retrieval step for retrieving information related to the query from the database;
A communication step for communicating with other terminals;
A display control step for displaying the search result of the search step and the communication result of the communication step on the information display unit;
A status storage step for recording status information of the inquiry;
A takeover step of transmitting the search result of the search step and the communication result of the communication step and the situation information to another computer and taking over the correspondence;
The second terminal is
A communication step of communicating with the first terminal;
An undertaking step of receiving at least a part of a search result and a communication result and the status information from the takeover step of the first terminal;
An inquiry handling method for performing a display control step of displaying at least a part of the search result and the communication result on an information display unit based on the status information.
前記第1の端末が、
問合せに係る情報をデータベースから検索する検索ステップと、
他の端末との通信を行う通信ステップと、
該検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果を情報表示部に表示させる表示制御ステップと、
問合せの状況情報を記録する状況記憶ステップと、
前記検索ステップの検索結果及び通信ステップの通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを他のコンピュータに送信して対応を引き継ぐ引継ぎステップとを行い、
前記第2の端末が、
前記第1の端末と通信する通信ステップと、
前記第1の端末の引継ぎステップから、検索結果及び通信結果の少なくとも一部と前記状況情報とを受信する引受けステップと、
前記検索結果及び通信結果の少なくとも一部を前記状況情報に基づいて情報表示部に表示する表示制御ステップとを行う問合せ対応プログラム。 A program executed by an inquiry handling system including a first terminal corresponding to an inquiry from a customer and a second terminal capable of taking over the inquiry information of the first terminal,
The first terminal is
A retrieval step for retrieving information related to the query from the database;
A communication step for communicating with other terminals;
A display control step for displaying the search result of the search step and the communication result of the communication step on the information display unit;
A status storage step for recording status information of the inquiry;
A takeover step of transmitting the search result of the search step and the communication result of the communication step and the situation information to another computer and taking over the correspondence;
The second terminal is
A communication step of communicating with the first terminal;
An undertaking step of receiving at least a part of a search result and a communication result and the status information from the takeover step of the first terminal;
An inquiry handling program for performing a display control step of displaying at least a part of the search result and the communication result on an information display unit based on the status information.
Priority Applications (1)
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---|---|---|---|
JP2004210812A JP2006031487A (en) | 2004-07-16 | 2004-07-16 | Inquiry response system |
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JP2004210812A JP2006031487A (en) | 2004-07-16 | 2004-07-16 | Inquiry response system |
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
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2004
- 2004-07-16 JP JP2004210812A patent/JP2006031487A/en active Pending
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