JP2005128986A - 電子承認システム及び電子印鑑 - Google Patents

Abstract

【課題】ＷＥＢを介して接続しているコンピュータシステムにおける、電子伝票に対する承認処理の信憑性と改竄の防止を実現して信憑性を高めるコンピュータシステムの提供。
【解決手段】申請者、承認者はシステムへのログイン時に、ユーザーＩＤ及びパスワードをクライアント・コンピュータのインターネットブラウザから入力する。サーバ・コンピュータにおいて利用者認証ファイルに登録されているか否かを判定し、登録されている場合のみログインが許可される。ログインと同時に申請者が電子伝票を起票する権限を有しているかを判定し、申請権限を有すると判定されたもののみが申請入力を可能にする。また承認者が承認を行う場合も、ログインと同時に承認権限を有しているか否かの判定を行い、有していると判定され、自身の承認すべき電子伝票がある場合のみ、承認を可能とする。
【選択図】図１。

Description

本発明はＷＥＢを介して接続されているコンピュータシステム上で電子伝票の承認処理を可能にしたシステムに関する。

一般的に企業内においては、交通費、出張費、仮払い、支払依頼、社員立替等の経費が発生する場合は上長の承認を必要とする。従来の経費精算は紙ベースの伝票を用いて決済を行う業務形態が主である。

紙ベースの伝票には各上長が承認するための印鑑欄が設けられており、印鑑欄は通常、係長、課長、部長等、役職の下位の者から上位の者へ順に回覧され２〜４階層ほど存在する。企業内で決められた運用ルールにおける最終承認者が承認すると、紙ベースの伝票は経理に送られ、決済が行われる。

近年、コンピュータの普及に伴い、社内においてＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）を構築し、各クライアントのパーソナル・コンピュータを接続して、コンピュータ間のデータ通信が行われるようになっている。これに伴いアプリケーションソフトで作成した各種定型伝票へクライアント・コンピュータからデータ入力して、電子伝票を作成しているが、データ入力後、承認を要求するために印刷しなければならない。これは、電子伝票に承認者が承認する場合、承認者本人の承認という信憑性に欠けるからであり、電子伝票への改竄の可能性も否定できないため取られる措置である。またクライアント／サーバ環境において経費精算に特化したシステムを導入して業務を行っている企業もあるが、承認印の信憑性を高めるまでには至らず、改竄の可能性も残されている。すべてのクライアント・コンピュータにアプリケーションソフトをインストールしなければならず、運用における管理が容易ではないのが実情である。

以上のように従来のコンピュータ・ネットワークシステムでは、電子伝票の承認処理について有効なセキュリティ対策が具現化されていないため、コンピュータ・ハードウェアは充実しても、運用方法は紙ベースの域を出ず、運用管理においてもクライアント／サーバ環境では関連するすべてのコンピュータに気を配る必要があるため、効率化に足枷をつけているのが現状である。この発明は上記事情に着目してなされたもので、その目的とするところは電子伝票に対する信憑性の高い承認処理、改竄を防止した電子伝票承認機能を提供することである。

またこの発明の他の目的は、電子伝票に設けられた承認欄に、承認者本人の印影イメージを書き込むことにより、古来より連綿と引き継がれてきた伝統にあり、日本人に馴染みやすい印鑑を電子伝票に取り込むことで、紙ベースの伝票に捺印された承認印と同様の重みを印象付けることにある。

ＷＥＢを介して接続しているサーバ・コンピュータと複数のクライアント・コンピュータにあって、サーバ・コンピュータには、電子伝票を保管する伝票保管手段と、アクセス権限を判定するための第一の判定手段と、承認権限を判定するため、または申請権限を判定するための第二の判定手段と、承認処理手段と承認者印影イメージファイルを備えている。クライアント・コンピュータにおいてはインターネットブラウザのみを利用する。

上記伝票保管手段に保管されている電子伝票に対する承認処理を行う場合、承認者はクライアント・コンピュータのインターネットブラウザから、上記第一の判定手段において、予め登録されたアクセス権限情報をもとに、サーバ・コンピュータに対するアクセス権限が判定され、アクセス権限を有しない承認者はシステムへログインすることを拒否される。アクセス権限を有すると判定されると、システムへのログインが許可される。続いて上記第二の判定手段において、予め登録された承認権限情報をもとに、承認者の承認権限を判定する。承認者は承認処理対象の電子伝票の承認権限を有すると判定された場合、上記承認処理手段により、電子伝票に対する承認処理を実行する。承認処理後、申請者がインターネットブラウザを介して参照する電子伝票の印鑑欄には承認者本人の印影イメージが表示される。

上記印影イメージはサーバ・コンピュータにＧＩＦ、ＪＰＧなどの画像データとして格納されており、画像ファイル名には承認者のユーザーＩＤが用いられている。承認処理手段により、承認処理を実行すると、ログインしている承認者のユーザーＩＤから判定して、予め登録されている承認者本人の印影イメージファイルを電子伝票の印鑑欄に表示する。申請者はインターネットブラウザにてこの電子伝票を読み出し、印鑑欄の承認印を確認することで、自身の電子伝票が承認されたことを知ることができる。

従って承認者が電子伝票に対する承認処理を行う場合、最初にシステム利用者として登録されているか否かが判定され、次に承認処理対象の電子伝票に対する承認権限の有無を判定する。そして、システム利用者として登録されており、承認依頼された電子伝票の承認権限を有するものと判定された場合にのみ、電子伝票に対する承認処理が許可される。

すなわち、承認処理を行おうとする承認者は、独立する二段階の判定処理により承認処理者として適格であるか否かが判定される。このため、電子伝票に対する承認処理の信憑性を高く保持することができる。

申請者がクライアント・コンピュータのインターネットブラウザから電子伝票への申請入力を行う場合に、最初にアクセス権限判定手段により申請要求元の申請者にアクセス権限があるか否かを判定し、これによりアクセス権限を有すると判定された場合に、システムへのログインが許可される。続いて申請権限判定手段により予め用意された申請権限情報に基づいて上記申請要求元の申請者の申請権限を判定する。そして、この判定の結果、申請者が申請権限を有すると判定された場合に、電子伝票への入力が許可される。

従ってこの発明は、申請者が電子伝票の承認依頼を行う際にも、承認者と同様にサーバ・コンピュータに対するアクセス権限が判定され、続いて申請権限の有無が判定される。すなわち、電子伝票の申請を行う場合にも、独立する二段階の判定処理により申請者として適格であるか否かが判定される。

さらに上記発明は、伝票保管手段において、保管済みの電子伝票本体に対する読み出しは起票者または申請者本人と、この電子伝票を承認処理する承認者以外からは不可能にし、申請者本人が承認済みの電子伝票を読み出す場合でも、読み出し、印刷以外の要求を拒否するようにしたことも特徴としている。

以上のように、伝票保管手段に保管された電子伝票は、起票者または申請者のみ編集が可能となる。承認者によって承認処理が実行され、承認された電子伝票は、起票者、申請者から編集することが不可能となる。このため、申請された電子伝票が、サーバ・コンピュータへアクセス権限がある第三者からでも読み出されることはなく、改竄される心配がなくなり、電子伝票承認処理のセキュリティを高めることが可能となる。

以上、本発明によれば、ＷＥＢ上で電子伝票に対する承認処理の信憑性及び電子伝票に対する改竄を防止してセキュリティを高めた電子伝票承認を備えたコンピュータシステムを提供することにある。

また、この発明によれば、電子伝票に対する承認印に承認者本人の印影イメージを用いることにより、実際の印鑑と同様の効果を齎す機能を備えたコンピュータシステムを提供することにある。

発明を実施するため最良の形態

図１は、この発明に係わるコンピュータ・ネットワークシステムの実施形態を示す概略構成図である。このシステ厶はＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）１を中核とし、このＬＡＮ１にサーバ・コンピュータ２を接続すると共に、複数のクライアント・コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎを接続している。サーバ・コンピュータ２にはＷＥＢサーバ、データベースサーバ、発明を実施するためのアプリケーションソフトがインストールされている。サーバ・コンピュータ２とクライアント・コンピュータ間はＳＳＬ暗号化に対応している。またＬＡＮ１にはルータ装置３が接続されており、このルータ装置３を介して上記各クライアント・コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎはインターネット５に接続される。またインターネット上の外部ＰＣ４からもアクセス権限があればサーバ・コンピュータ２のシステムにアクセスすることが可能である。ＰＣ１〜ＰＣｎ、外部ＰＣ４には、それぞれインターネットブラウザが備えられている。

「申請者の電子伝票起票」図２は、この電子伝票の伝票申請処理の手順及び処理内容を示すフローチャートである。

申請者は、先ずクライアント・コンピュータにおいて、インターネットブラウザを起動してログイン画面を表示する。ログイン画面が表示された時点でサーバ・コンピュータ２に接続される。（ステップ６ａ）

サーバ・コンピュータ２からユーザーＩＤ及びパスワードの送出要求が送出される（ステップ６ｂ）。これに対し申請者が自身のユーザーＩＤ及びパスワードをインターネットブラウザを介して入力すると（ステップ６ｃ）、このユーザーＩＤ及びパスワードがクライアント・コンピュータＰＣ１からサーバ・コンピュータ２へ転送される。

サーバ・コンピュータ２は、申請者からユーザーＩＤ及びパスワードが送られると、６ｄにおいて利用者認証ファイル７ａを検索して、上記ユーザーＩＤ及びパスワードが登録されているか否かを判定する。そして、登録されていなければ、サーバ・コンピュータ２に対するアクセス権限がないと判断して、要求元の申請者のユーザーＩＤ及びパスワードに対しアクセス不可を通知する（ステップ６ｆ）。

これに対し登録されていれば、ステップ６ｅからステップ６ｇに移行し、ここで申請権限登録ファイル７ｂを検索することにより、ユーザーＩＤに対応する申請者が申請権限を有しているか否かを判定する（ステップ６ｈ）。申請権限がなければ申請入力画面へのアクセスが不可となる（ステップ６ｉ）。これに対し申請権限があると判定された場合には、申請入力画面へのアクセスが可能となる（ステップ６ｊ）。

申請権限を有する申請者は、ステップ６Ｋにおいて申請伝票のデータを入力後、申請伝票の保管操作を行う。クライアント・コンピュータＰＣ１はサーバ・コンピュータ２へ電子伝票を送信する。サーバ・コンピュータ２は、電子伝票ファイルを受信すると、ステップ６ｌにおいて受信した電子伝票を伝票保管７ｃに格納する。このようにして、クライアント・コンピュータＰＣ１〜ＰＣｎから申請された電子伝票がサーバ・コンピュータ２で受け付けられる。

「電子伝票の承認」図３は、電子伝票の承認処理手順及びその処理内容を示すフローチャートである。

承認者は、先ずクライアント・コンピュータにおいて、インターネットブラウザを起動してログイン画面を表示する。ログイン画面が表示された時点でサーバ・コンピュータ２に接続される。（ステップ８ａ）

サーバ・コンピュータ２からユーザーＩＤ及びパスワードの送出要求が送出される（ステップ８ｂ）。これに対し承認者が自身のユーザーＩＤ及びパスワードをインターネットブラウザを介して入力すると（ステップ８ｃ）、このユーザーＩＤ及びパスワードがクライアント・コンピュータＰＣ１からサーバ・コンピュータ２へ転送される。

サーバ・コンピュータ２は、承認者からユーザーＩＤ及びパスワードが送られると、ステップ８ｄにおいて利用者認証ファイル９ａを検索して、上記ユーザーＩＤ及びパスワードが登録されているか否かを判定する。そして、登録されていなければ、サーバ・コンピュータ２に対するアクセス権限がないと判断して、要求元のクライアント・コンピュータＰＣ１に対しアクセス不可を通知する（ステップ８ｆ）。

これに対し登録されていれば、８ｅから８ｇに移行し、ここで承認権限登録ファイル９ｂを検索することにより、ユーザーＩＤに対応する承認者が承認権限を有しているか否かを判定する（ステップ８ｈ）。承認権限がなければ、申請者より承認依頼された電子伝票を参照することが不可能となる（ステップ８ｉ）。これに対し承認権限があると判定された場合には、自身の承認すべき申請データの一覧を表示して承認可能な状態となる（ステップ８ｊ）。

承認権限を有すると判定された承認者は、申請者からシステムを通じて承認依頼された電子伝票の内容をチェックし、内容が妥当であれば承認する（ステップ８ｋ）。承認された電子伝票はクライアント・コンピュータＰＣ１からサーバ・コンピュータ２へ転送され、承認の証明として承認者本人のユーザーＩＤが書き込まれる。（ステップ８ｌ）承認された伝票に対して申請者は編集することが不可能となる。承認された電子伝票の印鑑欄には、承認した承認者のユーザーＩＤから判定した承認者本人の印影イメージが表示される（図４）。

申請者はクライアント・コンピュータＰＣ１のインターネットブラウザを起動して、システムへログインすると承認結果を確認することができる。承認を拒否された電子伝票は、承認者の入力した差戻し理由とともに申請者のもとへ編集可能な状態で送出される。申請者は差戻し理由に基づいて内容を修正し、再度承認者へ承認依頼要求をする。

以上のようにこの実施形態では、申請者はサーバ・コンピュータ２と接続しているクライアント・コンピュータに備えられているインターネットブラウザから電子伝票の承認依頼要求を送信した場合にサーバ・コンピュータ２において先ず申請者のユーザーＩＤ及びパスワードが利用者認証ファイル７ａに登録されているか否かを判定し、登録されていると判定された場合に、続いて上記ユーザーＩＤをもとに申請権限登録ファイル７ｂを検索して申請者に申請権限があるか否かを判定する。そして、申請権限を有すると判定された場合には、申請入力画面を使用可能とする。入力された電子伝票は承認依頼要求をするとサーバ・コンピュータの伝票保管ファイル７ｃに格納する。

また、承認者はサーバ・コンピュータ２と接続しているクライアント・コンピュータに備えられているインターネットブラウザから申請者の承認依頼に基づいて電子伝票の承認をする場合に、サーバ・コンピュータ２において先ず承認者のユーザーＩＤ及びパスワードが利用者認証ファイル９ａに登録されているか否かを判定し、登録されていると判定された場合に、続いて承認権限登録ファイル９ｂを検索して上記ユーザーＩＤに対応する承認者に承認権限があるか否かを判定する。そして、承認権限を有すると判定された場合には、自身の承認すべき申請データの一覧を表示した承認処理画面の使用が可能となる。承認権限を有すると判定された承認者は、申請者からシステムを通じて承認依頼された電子伝票の内容をチェックし、内容が妥当であれば承認する。承認された電子伝票の印鑑欄には、承認者本人の印影イメージが表示される。内容が妥当でなければ否認する。否認された電子伝票は、承認者が承認画面に入力した否認の理由とともに申請者へ差し戻される。

従って、申請者が電子伝票の申請を行う場合にも、また承認者が承認処理を行う場合にも、アクセス権限と、申請権限または承認権限とが独立して二段階に審査されることになり、この二段階の審査を両方とも認証された場合にのみ申請処理及び承認処理が可能になる。

本発明に関わるコンピュータ・ネットワークシステムの実施形態を示す概略構成図。 本発明の実施形態における電子伝票の申請手順を示すフローチャート 本発明の実施形態における電子伝票の承認手順を示すフローチャート インターネットブラウザに表示される承認済みの電子伝票の印鑑欄

符号の説明

１． ＬＡＮ
２． サーバ・コンピュータ
３． ルータ装置
４． 外部ＰＣ
５． インターネット
６． ６ａ〜６ｌ申請者の電子伝票起票フローチャート
７． ７ａ〜７ｃ申請者の電子伝票起票フローチャート内のデータベース
８． ８ａ〜８ｌ承認者の電子伝票承認フローチャート
９． ９ａ〜９ｌ承認者の電子伝票承認フローチャート内のデータベース
１０．承認済み電子伝票の印鑑欄に表示される承認者本人の印影イメージ

Claims (4)

1. ＷＥＢを介して接続しているサーバ・コンピュータと複数のクライアント・コンピュータからなるコンピュータシステムにおいて、予め登録されているシステムへのアクセス権限と電子伝票への承認権限があると判定された場合に承認者は承認処理を行うことができ、電子伝票の承認欄に承認者本人の印影イメージを表示することができる機能を備えたことを特徴とするコンピュータシステム。
2. ＷＥＢを介して接続しているサーバ・コンピュータと複数のクライアント・コンピュータからなるコンピュータシステムにおいて、サーバ・コンピュータには、電子伝票を保管する伝票保管手段を備え、この伝票保管手段に保管されている電子伝票に対するアクセス要求がある場合に、クライアントのコンピュータシステムに対するアクセス権限情報を判定するための第一の判定手段と、この第一の判定手段によりアクセス権限があると判定された場合に、予め用意された承認権限情報をもとに要求元のクライアントの承認権限を判定する第２の判定手段と、この第２の判定手段により要求もとのクライアントが前記承認処理対象の電子伝票への承認権限を有すると判定された場合に、当該クライアントの承認操作に応じて前記電子伝票に対する承認処理を実行する承認処理手段とを備えたことを特徴とする電子伝票承認機能を備えたコンピュータシステム。
3. 前記承認処理後、電子伝票の印鑑欄に承認印として承認者本人の印影イメージを表示することができる機能を備えたことを特徴とするコンピュータシステム。
4. 起票者、申請者、当該電子伝票を承認する承認者以外からは、電子伝票の参照を拒否し、かつ承認済みの電子伝票に対しては申請者も読み出しの要求以外は拒否する機能を備えたことを特徴とする請求項１又は請求項２記載の電子伝票承認機能を備えたコンピュータシステム。

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