JP2005107710A - Document management system - Google Patents

Document management system Download PDF

Info

Publication number
JP2005107710A
JP2005107710A JP2003338298A JP2003338298A JP2005107710A JP 2005107710 A JP2005107710 A JP 2005107710A JP 2003338298 A JP2003338298 A JP 2003338298A JP 2003338298 A JP2003338298 A JP 2003338298A JP 2005107710 A JP2005107710 A JP 2005107710A
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
mail
user
document
document data
management system
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Pending
Application number
JP2003338298A
Other languages
Japanese (ja)
Inventor
Ryutaro Watanabe
竜太郎 渡辺
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Canon Inc
Original Assignee
Canon Inc
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Canon Inc filed Critical Canon Inc
Priority to JP2003338298A priority Critical patent/JP2005107710A/en
Publication of JP2005107710A publication Critical patent/JP2005107710A/en
Pending legal-status Critical Current

Links

Images

Landscapes

  • Information Transfer Between Computers (AREA)
  • Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
  • Storage Device Security (AREA)

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To notify update information according to a set access right by an e-mail. <P>SOLUTION: In this document management system, document data and a user are managed by use of a database, the update information can be notified by an e-mail when registering or changing the document data, and the kind of a transmission destination to a user in the e-mail notifying the update information is changed according to the user's access right to a document. <P>COPYRIGHT: (C)2005,JPO&NCIPI

Description

本発明は文書管理システムに関し、特に、ネットワークを介して複数のマシンで文書を登録、検索する文書管理システムに関するものである。   The present invention relates to a document management system, and more particularly to a document management system that registers and retrieves documents on a plurality of machines via a network.

従来の文書管理システムにおいては、文書の登録や変更が行われた際に、ユーザにその更新情報を電子メールにて通知する文書管理システムが提案されていた。   In a conventional document management system, there has been proposed a document management system that notifies a user of update information by e-mail when a document is registered or changed.

しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、予め決められたユーザに対してのみしかその更新情報を電子メールにて通知することができなかった。   However, in the conventional document management system, the update information can be notified only to a predetermined user by e-mail.

本発明は、上述した問題を解決するためになされたものであり、登録や変更が行われた文書データに設定されたアクセス権に応じて、その更新情報を電子メールにて通知するユーザを設定することを目的とする。また、上記更新情報の取得を定期的に行うことを目的とする。
また、どのアクセス権のユーザにまで上記更新情報を電子メールで通知するかを設定できることを目的とする。 The present invention has been made to solve the above-described problem, and sets a user who notifies the update information by e-mail according to the access right set to the document data that has been registered or changed. The purpose is to do. Another object is to periodically acquire the update information.
It is another object of the present invention to be able to set up to which access right a user is notified of the update information by electronic mail.

本発明は上記目的を達成するために、データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、上記文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、上記文書データに対する各ユーザのアクセス権に応じて、上記更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することを特徴とする文書管理システム等を提供する。   In order to achieve the above object, the present invention provides a document management system for managing document data and users using a database and notifying update information by e-mail when registering or changing the document data. A document management system or the like is provided that changes the type of transmission destination for the user in an e-mail notifying the update information in accordance with the access right of each user to the document data.

本発明によれば、データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、登録や変更が行われた文書データに設定されたアクセス権に応じて、電子メールにてその更新情報を通知するユーザを設定することが可能となる。   According to the present invention, registration and change are performed in a document management system capable of managing document data and users using a database and notifying update information by e-mail when registering or changing document data. In accordance with the access right set to the document data, it is possible to set a user who notifies the update information by electronic mail.

また、上記更新情報の取得を定期的に行うことが可能となる。
また、文書データに対する各ユーザのアクセス権に応じて、更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することが可能となる。
また、どのアクセス権のユーザにまで更新情報を電子メールで通知するかを設定することが可能となる。 In addition, the update information can be acquired periodically.
In addition, according to the access right of each user to the document data, it is possible to change the type of transmission destination for the user in the e-mail notifying update information.
In addition, it is possible to set to which access right the user is notified of the update information by e-mail.

以下、本発明の実施の形態の説明を行う。
（第１の実施の形態）
図１は、本発明における文書管理システムのシステムブロックを示した図である。本実施の形態における文書管理システムは、パーソナルコンピュータのＯＳ上で動作するクライアント１０００・サーバー１１００型のアプリケーションシステムであり、クライアント１０００から文書データを取り込み、サーバー１１００でユーザ情報を用いて文書の管理を行う。各文書データにはユーザごとに、「なし」、「読み取り」、「削除」の３段階にアクセス権を設定できる。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described.
(First embodiment)
FIG. 1 is a diagram showing system blocks of a document management system according to the present invention. The document management system according to the present embodiment is a client 1000 / server 1100 type application system that runs on the OS of a personal computer. The document data is fetched from the client 1000 and the server 1100 uses the user information to manage the document. Do. Access rights can be set for each document data in three stages of “none”, “read”, and “delete” for each user.

＜クライアント１０００の処理＞
まず、文書入出力や操作を行うクライアント１０００の処理部について説明する。１００１はユーザインターフェース部である。クライアント１０００はユーザインターフェース部１００１を介してユーザの操作を受け取り、文書管理制御部１００２にそのユーザ操作を伝える。 <Processing of client 1000>
First, the processing unit of the client 1000 that performs document input / output and operation will be described. Reference numeral 1001 denotes a user interface unit. The client 1000 receives a user operation via the user interface unit 1001 and transmits the user operation to the document management control unit 1002.

ユーザインターフェース部１００１から伝えられた操作情報は、文書管理制御部１００２で解析され、文書の参照、登録や変更といった操作を行う。また、必要に応じてサーバー１１００から操作対象のファイルに対するユーザのアクセス権の取得を行い、登録要求のあった文書データの送信、参照要求のあった文書データの受信、登録データの操作などをアクセス権に応じて適切に行う。   The operation information transmitted from the user interface unit 1001 is analyzed by the document management control unit 1002, and operations such as document reference, registration, and change are performed. Also, if necessary, the user's access right to the operation target file is acquired from the server 1100, and the transmission of the document data requested for registration, the reception of the document data requested for reference, and the operation of the registered data are accessed. Appropriately according to rights.

１００３は通信制御部で、サーバー１１００と通信するための制御を行う。本実施の形態の通信制御部１００３は、文書管理サーバーの処理に特化した制御のみを行っており、ＴＣＰ／ＩＰ等の通信そのものの制御はＯＳに用意されたものを使用している。   A communication control unit 1003 performs control for communicating with the server 1100. The communication control unit 1003 according to the present embodiment performs only control specialized for the processing of the document management server, and uses control provided for the OS for control of communication such as TCP / IP.

＜サーバー１１００の処理＞
次に、サーバーシステム１１００内に配置される各種の処理部について説明する。１１０１は通信制御部で、クライアント１０００の通信制御部１００３と通信のための制御を行う。ただし、サーバー１１００の通信制御部１１０１は、多数のクライアント１０００の通信制御部１００３と同時に通信を行うことが可能になっている。 <Processing of server 1100>
Next, various processing units arranged in the server system 1100 will be described. A communication control unit 1101 performs control for communication with the communication control unit 1003 of the client 1000. However, the communication control unit 1101 of the server 1100 can perform communication simultaneously with the communication control units 1003 of many clients 1000.

１１０２は文書管理制御部で、文書管理に関するすべての処理の振り分けを行っている。
１１０３はデータベース制御部で、データベースに登録したり変更したりするデータの作成や保存の処理を行う。また、クライアント１０００からの要求に応じてそれぞれのデータベースからデータを取り出し、クライアント１０００に渡すデータを作成する処理を行う。その際、データベースに何らかの変更が生じた場合に、メール送信部１１０６を呼び出す。 A document management control unit 1102 distributes all processes related to document management.
Reference numeral 1103 denotes a database control unit which performs processing for creating and storing data to be registered or changed in the database. Further, in response to a request from the client 1000, data is extracted from each database, and processing for creating data to be passed to the client 1000 is performed. At that time, if any change occurs in the database, the mail transmission unit 1106 is called.

１１０４は文書情報データベースで、文書データそのものとそれに関するセキュリティ情報が保存されるデータベースである。
１１０５はユーザ情報データベースで、ユーザの個人情報や権限、アクセス権に関する情報が保存されるデータベースである。 A document information database 1104 is a database in which document data itself and security information related to the document data are stored.
Reference numeral 1105 denotes a user information database, which is a database in which information related to the user's personal information, authority, and access right is stored.

１１０６はメール送信部で、更新された文書データのアクセス権をチェックし、それに応じた宛先でその更新した旨を伝える電子メールを送信する処理を行う。詳細は図２を用いて後述する。   Reference numeral 1106 denotes an e-mail transmission unit that checks the access right of the updated document data and performs processing for transmitting an e-mail indicating that the update has been made at a destination corresponding to the e-mail. Details will be described later with reference to FIG.

図２はメール送信部１１０６の処理手順を示すフローチャートである。
まず、ステップＳ２００１でユーザ情報の取得を行う。具体的には、そのユーザの電子メールアドレスを取得する。 FIG. 2 is a flowchart showing a processing procedure of the mail transmission unit 1106.
First, user information is acquired in step S2001. Specifically, the user's e-mail address is acquired.

ステップＳ２００２では登録や変更を通知する電子メールの宛先を設定する。
詳細は図３を用いて後述する。
ステップＳ２００３ではステップＳ２００２で指定された宛先に文書データの更新情報を電子メールで送信する。 In step S2002, an e-mail destination for notification of registration or change is set.
Details will be described later with reference to FIG.
In step S2003, the update information of the document data is transmitted by e-mail to the destination designated in step S2002.

図３は電子メールの宛先設定手順を示すフローチャートである。
ステップＳ３００１では、その文書データにアクセス権を持つユーザでまだ送信先の種類が未設定のユーザがいるかどうかを検出する。 FIG. 3 is a flowchart showing an e-mail destination setting procedure.
In step S3001, it is detected whether there is a user who has an access right to the document data and whose destination type is not yet set.

未設定のユーザが検出されなければ、図３に示す処理を終了する。
未設定のユーザが検出されればステップＳ３００２へと進み、文書管理制御部１１０２を通してユーザ情報データベース１１０５から取得したアクセス権を判断する。 If an unset user is not detected, the process shown in FIG. 3 is terminated.
If an unset user is detected, the process advances to step S3002 to determine the access right acquired from the user information database 1105 through the document management control unit 1102.

ここで、取得したアクセス権が「なし」であった場合は、上記宛先に設定せずにステップＳ３００１へ戻る。
アクセス権が「読み込み」であった場合は、ステップＳ３００３へと進み、送信先の種類をＴｏに設定する。
アクセス権が「削除」であった場合は、ステップＳ３００４へと進み、送信先の種類をＣｃに設定する。
以上の処理を未設定ユーザが検出されなくなるまで続ける。 If the acquired access right is “none”, the process returns to step S3001 without setting the destination.
If the access right is “read”, the process advances to step S3003 to set the transmission destination type to To.
If the access right is “delete”, the process advances to step S3004 to set the type of transmission destination to Cc.
The above processing is continued until no unset user is detected.

本実施の形態によれば、更新された文書データに対するアクセス権に応じて、重要度の異なる電子メールを自動的に送信することができるようになる。   According to the present embodiment, it becomes possible to automatically transmit e-mails having different importance levels in accordance with the access right to the updated document data.

（第２の実施の形態）
前記実施の形態では、文書データに更新が加わるたびに電子メールを送信していたが、図４に示すように更新チェック部４００１をもうけて定期的に文書データの更新をチェックするようにしてもよい。
この場合、システムはメールの送信にかかる負荷を軽減することができる。 (Second Embodiment)
In the embodiment described above, an e-mail is transmitted every time document data is updated. However, as shown in FIG. 4, an update check unit 4001 may be provided to periodically check for update of document data. Good.
In this case, the system can reduce the load on mail transmission.

（第３の実施の形態）
前記実施形態では、更新のあった文書データにアクセス権を持つ全てのユーザに電子メールを送信していたが、図５の処理手順に示すように、全員送信チェックステップＳ５００１をもうけてＴｏのみに送るかＣｃを有効にするかを変更できるようにしてもよい。 (Third embodiment)
In the above embodiment, the e-mail is transmitted to all users who have access rights to the updated document data. However, as shown in the processing procedure of FIG. It may be possible to change whether to send or to enable Cc.

この場合、その文書データの更新が更新情報電子メールの受信者にとって重要かどうかを通知することもでき、ユーザの負担を削減することができる。   In this case, it is possible to notify whether the update of the document data is important for the recipient of the update information electronic mail, and the burden on the user can be reduced.

（第４の実施の形態）
前記実施の形態では、電子メールの送信者は固定されていたが、図６の処理手順に示すように、更新文書データの所有者を取得するステップＳ６００１、電子メールの送信者を設定するステップＳ６００２を設けて、更新部署データの所有者を送信者にして更新通知電子メールを送信するようにしてもよい。 (Fourth embodiment)
In the above embodiment, the sender of the e-mail is fixed. However, as shown in the processing procedure of FIG. 6, step S6001 for acquiring the owner of the updated document data, and step S6002 for setting the sender of the e-mail. The update notification e-mail may be transmitted with the owner of the update department data as the sender.

この場合、更新した文書データの所有者を明確にすることができる。
以下に本発明の特徴を付記する。 In this case, the owner of the updated document data can be clarified.
The features of the present invention are described below.

（付記１）データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、上記文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、上記文書データに対する各ユーザのアクセス権に応じて、上記更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することを特徴とする文書管理システム。   (Supplementary note 1) In a document management system capable of managing document data and users using a database and notifying update information by e-mail when registering or changing the document data, A document management system, wherein the type of transmission destination for the user in the e-mail notifying the update information is changed according to an access right.

（付記２）上記更新情報の取得を定期的に行うことを特徴とする附記１記載の文書管理システム。   (Supplementary note 2) The document management system according to supplementary note 1, wherein the update information is periodically acquired.

（付記３）どのアクセス権のユーザにまで上記更新情報を電子メールで通知するかを設定できることを特徴とする附記１記載の文書管理システム。   (Supplementary note 3) The document management system according to supplementary note 1, wherein it is possible to set to which access right the user is notified of the update information by e-mail.

（付記４）更新された文書データの所有者がその文書データの更新情報を通知する電子メールの送信者となることを特徴とする附記１記載の文書管理システム。   (Supplementary note 4) The document management system according to supplementary note 1, wherein the owner of the updated document data is a sender of an e-mail notifying update information of the document data.

本発明の第１の実施の形態における文書管理システムのシステムブロック図である。It is a system block diagram of the document management system in the 1st Embodiment of this invention. 本発明の第１の実施の形態における電子メール送信部のフローチャートである。It is a flowchart of the email transmission part in the 1st Embodiment of this invention. 本発明の第１の実施の形態における電子メール宛先設定部のフローチャートである。It is a flowchart of the e-mail destination setting part in the 1st Embodiment of this invention. 本発明の第２の実施の形態における文書管理システムのシステムブロック図である。It is a system block diagram of the document management system in the 2nd Embodiment of this invention. 本発明の第３の実施の形態における電子メール宛先設定部のフローチャートである。It is a flowchart of the email destination setting part in the 3rd Embodiment of this invention. 本発明の第４の実施の形態における電子メール送信部のフローチャートである。It is a flowchart of the email transmission part in the 4th Embodiment of this invention.

符号の説明Explanation of symbols

１００１ ユーザインターフェース部
１００２ 文書管理制御部
１００３ 通信制御部
１１０１ 通信制御部
１１０２ 文書管理制御部
１１０３ データベース制御部
１１０４ 文書情報データベース
１１０５ ユーザ情報データベース
１１０６ メール送信部
４００１ 更新チェック部 1001 User interface unit 1002 Document management control unit 1003 Communication control unit 1101 Communication control unit 1102 Document management control unit 1103 Database control unit 1104 Document information database 1105 User information database 1106 Mail transmission unit 4001 Update check unit

Claims (1)

データベースを用いて文書データとユーザとを管理し、上記文書データの登録や変更時にその更新情報を電子メールにて通知することができる文書管理システムにおいて、
上記文書データに対する各ユーザのアクセス権に応じて、上記更新情報を通知する電子メールにおけるそのユーザに対する送信先の種類を変更することを特徴とする文書管理システム。 In a document management system capable of managing document data and users using a database and notifying update information by e-mail when registering or changing the document data,
A document management system, wherein the type of transmission destination for the user in the e-mail notifying the update information is changed according to the access right of each user to the document data.
JP2003338298A 2003-09-29 2003-09-29 Document management system Pending JP2005107710A (en)

Priority Applications (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2003338298A JP2005107710A (en) 2003-09-29 2003-09-29 Document management system

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2003338298A JP2005107710A (en) 2003-09-29 2003-09-29 Document management system

Publications (1)

Publication Number Publication Date
JP2005107710A true JP2005107710A (en) 2005-04-21

Family

ID=34533858

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
JP2003338298A Pending JP2005107710A (en) 2003-09-29 2003-09-29 Document management system

Country Status (1)

Country Link
JP (1) JP2005107710A (en)

Cited By (2)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2007048125A (en) * 2005-08-11 2007-02-22 Mitsubishi Electric Corp Information delivery method
US8014015B2 (en) 2006-08-15 2011-09-06 Sharp Kabushiki Kaisha Print data processing system, printer, and data processing indicating apparatus

Cited By (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2007048125A (en) * 2005-08-11 2007-02-22 Mitsubishi Electric Corp Information delivery method
JP4514672B2 (en) * 2005-08-11 2010-07-28 三菱電機株式会社 Information distribution method
US8014015B2 (en) 2006-08-15 2011-09-06 Sharp Kabushiki Kaisha Print data processing system, printer, and data processing indicating apparatus

Similar Documents

Publication Publication Date Title
US8464075B2 (en) System and method for policy-driven file segmentation and inter-cloud file storage and retrieval
US20160269440A1 (en) System and method for managing email and email security
US10805479B2 (en) System and method for sending, delivery or receiving of faxes, over a computer based network according to security or other protocols
US20080256188A1 (en) Method of removing metadata from email attachments
EP3264675A1 (en) Multimedia message service method and system
RU2633113C2 (en) Information processing device, information processing system and information processing method
CN101449277B (en) Information processing apparatus, information processing method
JP2008262293A (en) Shared file access management method, system and program
JP2013132055A (en) Security processing based on content using distributed scan management protocol
JP2014182411A (en) Information processing device, network system, processing execution method, and processing execution program
JP2005051475A (en) System and method for managing personal information, and program thereof
US20060221374A1 (en) Scan job priority determining systems and methods
WO2010070763A1 (en) E-mail delivery apparatus, e-mail delivery system, and e-mail delivery program
US20130091287A1 (en) System for contact subscription invitations in a cross-domain converged address book system
JP2005107710A (en) Document management system
EP2812807B1 (en) True-ownership of shared data
EP3722982B1 (en) Device and method for processing attribute information
JP6299166B2 (en) Notification method, apparatus and program
JP2005309500A (en) Presence information disclosure propriety decision system
JP2010061476A (en) Electronic mail system, mail server, program for mail server, and information sharing method by use of e-mail
US20120324361A1 (en) Information processing apparatus, information management method and computer readable information recording medium
WO2020033053A1 (en) Scalable system for dynamic user audience determination
JP7139807B2 (en) Information processing device, information processing system, and information processing program
EP1544762A1 (en) Method and apparatus for storing and managing contacts in a distributed collaboration system
JP7459550B2 (en) data management device