JP2004362478A

JP2004362478A - 画像データ管理システム、画像データ管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるためのプログラム

Info

Publication number: JP2004362478A
Application number: JP2003162906A
Authority: JP
Inventors: Takahiko Hayashi; 貴彦林
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-06-06
Filing date: 2003-06-06
Publication date: 2004-12-24

Abstract

【課題】画像データの閲覧を許可するユーザ特有のパスワードを自動的に設定し、かつ不要になった画像データが生じると自動的にその不要な画像データを消去することが可能なこと。
【解決手段】画像形成装置１と各ユーザが使用するＰＣ（パーソナルコンピュータ）２，３がインターネットまたはＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）などのネットワーク４を介して接続されて画像データ管理システムを構成する。画像形成装置１は、画像データにアクセスするＰＣ２，３に固有のパスワードを割り当て画像データを管理する。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、画像データ取得手段等により取得した画像データを管理し、その画像データを遠隔地からでもネットワークに接続された端末を介して閲覧可能にする画像データ管理システム、画像データ管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるためのプログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来から、装置内部または装置外部に不揮発の記憶媒体を備え、取得した画像データを蓄積する技術は数多く実現されている。また、取得した画像データをＰＣ（パーソナルコンピュータ）などに導入されている汎用ブラウザにてハイパーテキスト形式で閲覧できるシステムも既に実現されている（例えば、下記特許文献１〜３を参照。）。
【０００３】
【特許文献１】
特開２０００−１０８４２５号公報
【特許文献２】
特開２００２−７４３４号公報
【特許文献３】
特開２００２−１８３０３８号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
これらの特許文献に記載の技術は、記憶媒体に蓄積された画像データの閲覧を特定のユーザに対してのみ許可するためには、パスワードを設定するなどのセキュリティ対策が必要となる。この操作は、それぞれの画像データごとに閲覧を許可するユーザに対するパスワードの設定が要求されるため、データの管理者による入力作業などが必要となり、効率が悪い。
【０００５】
また、記憶媒体はその容量に限りがあるため、不要になった画像データは破棄する必要がある。この場合、装置自体に備えられた画像データ消去手段や、当該装置にネットワークを介して接続されている端末などを操作することによって、不要な画像データを消去する指示を与えなくてはならず、煩雑な作業が要求される。
【０００６】
なお、特許文献１に記載された技術では、一定の時間経過によって自動的に画像データを消去できるようになっている。しかし、一定の時間内は不要な画像データが記憶媒体に残るため、特に大容量の画像データを短時間に連続して処理しなければならない場合、記憶媒体の容量は有限であることから効率的に画像データを処理することが困難になる。
【０００７】
本発明は、上記のような従来技術の有する問題点に鑑みてなされたものであり、その目的は、画像データの閲覧を許可するユーザ特有のパスワードを自動的に設定し、かつ不要になった画像データが生じると自動的にその不要な画像データを消去することが可能な画像データ管理システム、画像データ管理方法およびこの方法をコンピュータに実行させるためのプログラムを提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の請求項１にかかる画像データ管理システムは、画像データを取得する画像データ取得手段と、該画像データ取得手段により取得された画像データとのアクセスを許可する複数のユーザに対して自動的に重複しない固有のパスワードを割り当てる画像データ管理手段と、前記画像データおよび前記ユーザ情報を蓄積する記憶手段と、前記画像データを閲覧可能に蓄積する画像データ蓄積手段と、前記画像データの内容を表示するためのハイパーテキストを作成するハイパーテキスト作成手段と、を備えた画像形成装置と、前記画像データの閲覧が可能な前記端末とが、ネットワークを介して接続されて構成されることを特徴とする。
【０００９】
この請求項１に記載の発明によれば、所定の画像データとのアクセスを許可する複数のユーザに対して自動的に重複しない固有のパスワードを割り当てることができるため、高いセキュリティ精度を保持しながらも効率的な画像データの処理が可能になる。
【００１０】
また、請求項２にかかる画像データ管理システムは、請求項１に記載の発明において、前記画像データ管理手段が所定の画像データとのアクセスを行ったユーザの情報を把握することを特徴とする。
【００１１】
この請求項２に記載の発明によれば、各画像データとアクセスしたユーザが容易に把握できるため、よりセキュリティ精度を向上させることが可能になる。
【００１２】
また、請求項３にかかる画像データ管理システムは、請求項１または２に記載の発明において、ユーザは前記端末を介して前記画像データの閲覧／取得ができることを特徴とする。
【００１３】
この請求項３に記載の発明によれば、高いセキュリティ精度を保持しながら、ユーザによる画像データの閲覧／取得が容易になる。
【００１４】
また、請求項４にかかる画像データ管理システムは、請求項１〜３のいずれか一つに記載の発明において、前記画像データ管理手段は、前記画像データと関連するリンク先の設定を行い、各ユーザは前記端末を介して前記リンク先とアクセスすることにより前記画像データの閲覧／取得ができることを特徴とする。
【００１５】
この請求項４に記載の発明によれば、電子メールに添付できないほどの大容量の画像データでも、ユーザが各自の端末（ＰＣ）を操作することで、汎用ブラウザによって「ホームページからダウンロード」という感覚で容易に画像データを取得することができる。
【００１６】
また、請求項５にかかる画像データ管理システムは、請求項４に記載の発明において、前記リンク先を電子メールに記載して前記ユーザの前記端末に通知することを特徴とする。
【００１７】
この請求項５に記載の発明によれば、ユーザは、受信した電子メールに記載されたリンク先にアクセスして画像データを容易に取得することができる。
【００１８】
また、請求項６にかかる画像データ管理システムは、請求項４に記載の発明において、前記画像データ管理手段は、前記画像データへのアクセスが許可されたすべてのユーザが前記リンク先へのアクセスを完了した後に、自動的にアクセスが完了した画像データと、前記リンク先と関連するハイパーテキストを消去することを特徴とする。
【００１９】
この請求項６に記載の発明によれば、不要な画像データが生じた場合、その時点で当該画像データを自動的に消去することができ、限られた容量の記憶手段を効率的に使用することが可能になる。
【００２０】
また、請求項７にかかる画像データ管理システムは、請求項４に記載の発明において、前記画像データ管理手段は、前記画像データへのアクセスが許可されたすべてのユーザが前記リンク先へのアクセスを完了した後に、自動的にアクセスが完了した画像データと、前記リンク先と関連するハイパーテキストを前記記憶手段の別の領域に移動させ、特定のユーザにのみ移動後の画像データおよびハイパーテキストとのアクセスを可能にすることを特徴とする。
【００２１】
この請求項７に記載の発明によれば、各ユーザの画像データ閲覧／取得処理完了後に、当該画像データを自動的に記憶手段の別の領域に移動させ、移動後の画像データには特定のユーザにしかアクセスを許可しないことでセキュリティ効果を高めることができる。
【００２２】
また、請求項８にかかる画像データ管理方法は、画像データを取得する画像データ取得工程と、該画像データ取得工程により取得された画像データとのアクセスを許可するユーザの情報を設定するユーザ情報設定工程と、前記画像データのアクセスリンク先を設定する画像データアクセスリンク先設定工程と、該画像データアクセスリンク先設定工程により設定されたリンク先とのアクセスを可能にする情報を含むメールを作成し送信するメール作成送信工程と、前記メールを受信したユーザが該メールに記載された情報に基づき所望の画像データを閲覧／取得する画像データ閲覧／取得工程と、を含むことを特徴とする。
【００２３】
この請求項８に記載の発明によれば、所定の画像データとのアクセスを許可する複数のユーザに対して自動的に重複しない固有のパスワードを割り当てることができるため、高いセキュリティ精度を保持しながら効率的な画像データの処理が可能になる。
【００２４】
また、請求項９にかかる画像データ管理方法は、請求項８に記載の発明において、さらに、前記画像データの閲覧／取得が可能なすべてのユーザが前記画像データの閲覧／取得を完了後に、該画像データと該画像データと関連する情報を消去する画像データ消去工程を含むことを特徴とする。
【００２５】
この請求項９に記載の発明によれば、不要な画像データが生じた場合、その時点で当該画像データを自動的に消去することができ、限られた容量の記憶手段を効率的に使用することが可能になる。
【００２６】
また、請求項１０にかかる画像データ管理方法は、請求項８に記載の発明において、さらに、前記画像データの閲覧／取得が可能なすべてのユーザが前記画像データの閲覧／取得を完了後に、該画像データと該画像データと関連する情報を別の領域に移動させる画像データ移動工程を含むことを特徴とする。
【００２７】
この請求項１０に記載の発明によれば、各ユーザの画像データ閲覧／取得処理完了後に、当該画像データを自動的に記憶手段の別の領域に移動させ、移動後の画像データには特定のユーザにしかアクセスを許可しないことでセキュリティ効果を高めることができる。
【００２８】
また、請求項１１にかかるプログラムは、請求項８〜１０のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする。
【００２９】
この請求項１１に記載の発明によれば、請求項８〜１０のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることで、高いセキュリティ精度を保持しながら、効率的な画像データの処理が可能になる。
【００３０】
【発明の実施の形態】
以下に添付図面を参照して、本発明の好適な実施の形態を詳細に説明する。図１は、本発明の画像データ管理システムの構成を示す図である。本発明の画像データ管理システムは、画像形成装置１と各ユーザが使用するＰＣ（パーソナルコンピュータ）２，３がインターネットまたはＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）などのネットワーク４を介して接続されて構成される。
【００３１】
画像形成装置１は、スキャナ機能その他、コピー、ファックス、プリンタなどの複数の機能をもつマルチファンクション機器として構成され、コンタクトガラスやＡＤＦ（自動原稿送り装置）を使用して、原稿や写真などの紙媒体の画像に対して光学的にスキャニングを行い電子データ化することができる。また、この画像形成装置１は、ネットワーク４に接続するための機能（ＩＰアドレスの割り当てや、ネットワーク・インターフェース・カードの装備など）を有するため、各ユーザのＰＣ２，３からネットワーク４を介して遠隔操作を行うことができる。また、画像形成装置１は、本体自体もしくは外部にメールサーバをもち、電子メールの送受信も行える。
【００３２】
また、画像形成装置１には、特に図示しないが、画像データとのアクセスを許可する複数のユーザに対して自動的に重複しない固有のパスワードを割り当てる画像データ管理手段と、前記画像データを送信する画像データ送信手段と、前記画像データの内容を表示するためのハイパーテキストを作成するハイパーテキスト作成手段が備えられている。さらに、画像形成装置１にはハードディスク５が備えられており、画像形成装置１にて取得された画像データを蓄積することができる。画像データの他にハイパーテキストデータや、セキュリティ目的のユーザ情報なども格納できる。なお、ハードディスク５は、画像形成装置１の内部または外部に備えられる。
【００３３】
各ユーザのＰＣ２，３には、オペレーションシステム（ＯＳ）とこのオペレーションシステムによって制御されるホームページの閲覧を可能にするソフトウェアであるブラウザがインストールされている。このブラウザにより、ハイパーテキストと汎用画像フォーマット表示が可能になる。
【００３４】
以下、図１に示したシステム構成を利用した画像データ管理方法について説明する。まず、画像データの取得からこの画像データの送信までの処理手順を説明する。図２はこの処理手順を示すフローチャートである。
【００３５】
まず、管理者は、画像形成装置１に、画像形成装置１が取得する画像データの利用を許可するユーザ情報（ユーザＩＤやパスワードなど）を登録する（ステップＳ２０１）。このユーザ情報の登録は、画像形成装置１の操作パネルから入力され、画像形成装置１に備えられているハードディスク５に格納されることによって終了する。次に、画像形成装置１が取得した画像データを利用しようとするユーザは、利用者認証を行う（ステップＳ２０２）。画像形成装置１が取得した画像データの利用を望むユーザは、各自のＰＣ２，３から所定のユーザＩＤやパスワードなどのユーザ情報の入力を行い、利用者認証を受ける。認証された場合（ステップＳ２０２：Ｙｅｓ）は、ステップＳ２０３へ進む。認証されたユーザは画像形成装置１とのアクセスが可能になる。そして、認証されたユーザは、この後画像形成装置１から取得した画像データのオーナーとなる。一方、認証されなかった場合（ステップＳ２０２：Ｎｏ）は、ユーザ情報を入力したＰＣのディスプレイ上にエラーメッセージが表示され（ステップＳ２０４）、処理終了となる。
【００３６】
次に、管理者は、画像形成装置１が取得する画像データの形式（解像度、階調、原稿サイズなど）の設定を画像形成装置１の操作パネルから行う（ステップＳ２０３）。続いて、管理者は、当該画像データの閲覧を許可するユーザの選択も行う（ステップＳ２０５）。このとき、すでに画像形成装置１に登録済みのユーザを選択する場合は、当該登録ユーザ名にて指定し、それ以外の場合にはユーザのメールアドレスを直接入力する。なお、画像形成装置１に登録されていないメールアドレスを直接入力する場合には、ここで当該ユーザに対するユーザ情報（ユーザＩＤやパスワードなど）を設定する。
【００３７】
すべての設定が完了した時点で、画像形成装置１による画像データの取得を開始する（ステップＳ２０６）。なお、この工程における画像データ取得に際して画像処理や画像フォーマットの変換は従来方法による。次に、画像形成装置１は、画像データの取得が正常に終了したか否かを確認する（ステップＳ２０７）。画像データの取得が正常に終了した場合（ステップＳ２０７：Ｙｅｓ）は、ステップＳ２０８へ進む。画像データの取得が正常に終了しなかった場合（ステップＳ２０７：Ｎｏ）は、画像形成装置１は、その操作パネルに設けられているディスプレイ上にエラーメッセージを表示して管理者にエラーの発生を通知し（ステップＳ２０９）、処理終了となる。
【００３８】
所望の画像データの取得が正常に終了した場合、画像形成装置１は、当該画像データをハードディスク５に蓄積する（ステップＳ２０８）。そして、画像形成装置１は、外部からの閲覧時に必要な表示用の縮小された画像データ（サムネイル）を作成し、これもハードディスク５に蓄積する（ステップＳ２１０）。
【００３９】
次に、画像形成装置１は、取得した画像データの閲覧を許可するユーザに対し、それぞれ固有の画像データ閲覧のためのパスワードを重複しないようにランダムに生成して割り当てる（ステップＳ２１１）。ここで、画像形成装置１に登録されていないユーザ（直接メールアドレスを指定したユーザ）には、適当なユーザ名が割り当てられ（例えばｇｕｅｓｔ１，ｇｕｅｓｔ２など）、それに対しても同様に固有のパスワードが割り当てられる。すべてのユーザに対してパスワードが割り当てられた時点で、当該ユーザが画像形成装置１の外部ＰＣからブラウザで画像データを閲覧するためのハイパーテキストと画像データのパスを決定する（ステップＳ２１２）。このパスが外部ＰＣからアクセスするためのＵＲＬ、すなわちリンク先となる。次いで、画像データ表示用のハイパーテキストを作成し、蓄積する（ステップＳ２１３）。
【００４０】
画像データ、パスワードデータ、パスデータ、ハイパーテキストデータがそろった時点で、取得した画像データの閲覧を許可するユーザの電子メールアドレスに対して送信するメールデータを作成する（ステップＳ２１４）。この工程で作成されるメールデータの一例を図３に示す。図３（ａ）は画像形成装置１に登録されているユーザに対して送信するメールデータの一例を、同図（ｂ）は画像形成装置１に登録されてなく、直接メールアドレスを入力しなくてはならないユーザに対して送信するメールデータの一例を示したものである。なお、設定により当該メールにステップＳ２１３で作成したハイパーテキストを添付することも可能である。
【００４１】
メールデータの作成が完了すると、画像形成装置１はメール送信を開始する（ステップＳ２１５）。そして、画像形成装置１は、メールが正常に送信されたか否の確認を行う（ステップＳ２１６）。メールが正常に送信された場合（ステップＳ２１６：Ｙｅｓ）は、処理終了となる。一方、メールが正常に送信されなかった場合（ステップＳ２１６：Ｎｏ）は、再度メール送信が試みられる（ステップＳ２１７）。再送が成功した場合（ステップＳ２１７：Ｙｅｓ）は、処理終了となる。再送が失敗した場合（ステップＳ２１７：Ｎｏ）は、ＳＭＴＰサーバやネットワークの影響などで送信できないユーザが発生した場合には、送信できなかったユーザが誰であったかを画像オーナーのメールアドレスに送信する。同時に、ネットワークそのものの影響で画像オーナーにもメールが送信できないことも考慮し、画像形成装置１に備えられているハードディスク５に履歴として情報を蓄積する。また、送れなかったユーザに対しては、この時点でアクセス権を消去する（以上、ステップＳ２１８）。
【００４２】
次に、メールを受信したユーザが当該メールに示された画像データを閲覧するためのハイパーテキストへのリンク先にアクセスし、画像データを取得するまでの処理手順を説明する。図４はこの処理手順を示すフローチャートである。
【００４３】
まず、ユーザは、画像データが存在するリンク先とパスワードが記載されたメールを受信すると（ステップＳ４０１）、そのリンク先に自らのＰＣによりブラウザにてアクセスする（ステップＳ４０２）。このときユーザのＰＣは所定のリンク先にアクセスできたか否かを確認する（ステップＳ４０３）。所定のリンク先にアクセスできなかった場合（ステップＳ４０３：Ｎｏ）は、処理終了となる。所定のリンク先にアクセスできた場合（ステップＳ４０３：Ｙｅｓ）は、画像形成装置１はユーザに対してユーザ情報（ユーザ名とパスワード）を入力するよう要求する（ステップＳ４０４）。この要求を待って、ユーザはＰＣからユーザ情報を入力する（ステップＳ４０５）。このとき、画像形成装置１にすでに登録されているユーザは自分のユーザ名とメールに記載されているパスワードを、メールアドレスの直接入力で一時的なユーザとされているユーザはメールに記載されているユーザ名とパスワードを入力する。
【００４４】
次に、画像形成装置１は入力されたユーザ名とパスワードが当該画像データへのアクセス権をもつか否かを判断する（ステップＳ４０６）。当該画像データへのアクセス権がない場合（ステップＳ４０６：Ｎｏ）は、認証エラーとなり（ステップＳ４０７）、処理終了となる。当該画像データとのアクセス権ありと判断された場合（ステップＳ４０６：Ｙｅｓ）は、ハイパーテキストデータが転送され（ステップＳ４０８）、ブラウザにサムネイルと共に表示される（ステップＳ４０９）。その表示例を図５に示す。
【００４５】
次に、ユーザが画像データを取得したい場合には、ブラウザの表示内にある「取得」もしくはサムネイルをマウスのクリックなどによって画像形成装置１に対して画像データの取得要求を送信する（ステップＳ４１０）。画像データの取得要求を受けた画像形成装置１は、ユーザに対して再度ユーザ名とパスワードを入力するように促す（ステップＳ４１１）。ユーザは、ＰＣから再度ユーザ名とパスワードを入力する（ステップＳ４１２）。このとき、画像形成装置１にすでにユーザ登録されているユーザの場合、当該リンク先へのアクセス用のパスワード（メールに添付されてきたパスワード）ではなく、画像形成装置１に登録されているユーザのパスワードを入力する。一方、メールアドレスの直接入力により一時的にユーザ名が割り当てられているユーザは、画像オーナーが読み取り開始前の送り先指定時に設定したパスワードを入力する。すなわち、一時的なユーザは画像オーナーから別途、パスワードを通知してもらう必要がある。
【００４６】
次いで、画像形成装置１は入力されたユーザ名とパスワードにより、当該画像データへのアクセス権の有無を判断する（ステップＳ４１３）。当該画像データへのアクセス権がない場合（ステップＳ４１３：Ｎｏ）は、認証エラーとなり（ステップＳ４１４）、処理終了となる。当該画像データへのアクセス権が確認された場合（ステップＳ４１３：Ｙｅｓ）は、当該ユーザのＰＣに対して画像データが転送され（ステップＳ４１５）、画像データのダウンロードが開始される（ステップＳ４１６）。
【００４７】
次に、画像形成装置１が取得した画像データの閲覧が許可されたすべてのユーザが当該画像データの閲覧／取得を完了した時点で、自動的に当該画像データを消去する場合において、画像形成装置１による画像データの取得からメール送信までの工程について示す。図６は、この工程を示すフローチャートである。なお、図６に示すフローチャートは、図２に示したフローチャートのステップＳ２１３とステップＳ２１４との間に次に示すステップＳ６０１の工程が追加されているだけのものであるため、全体の説明は省略する。
【００４８】
自動的に不要になった画像データを消去したい場合、どのユーザがその画像データにアクセスしたかを記録しておくため、当該画像データにアクセスしたユーザのアクセス情報を作成する（ステップＳ６０１）。
【００４９】
一方、画像データの閲覧が許可されたユーザが当該画像データを閲覧／取得した後に自動的に不要な画像データを消去する場合の処理手順は、図７に示すフローチャートのとおりである。
【００５０】
すなわち、図４のステップＳ４０６とステップＳ４０７との間に、ステップＳ４０６において対象の画像データに対するアクセス権が確認された場合（ステップＳ４０６：Ｙｅｓ）に、どのユーザがアクセスを試みたかをアクセス履歴に書き込む工程が（ステップＳ７０１）設けられる。
【００５１】
さらに、図４のステップＳ４１６の後に以下の工程が設けられる。すなわち、画像データのダウンロードが正常に終了したか否かを判断する（ステップＳ７０２）。当該画像データのダウンロードが正常に終了しなかった場合（ステップＳ７０２：Ｎｏ）は、処理終了となる。この場合において、どうしても当該画像データが必要な場合は最初の工程からやり直すことになる。一方、当該画像データのダウンロードが正常に終了した場合（ステップＳ７０２：Ｙｅｓ）は、どのユーザが画像データの取得を行ったかをアクセス履歴として画像形成装置１のハードディスク５に蓄積する（ステップＳ７０３）。そして、画像形成装置１は、当該画像データに対して閲覧が許可されたすべてのユーザがアクセスを完了したか否かを判断する（ステップＳ７０４）。すべてのユーザのアクセスが完了していない場合（ステップＳ７０４：Ｎｏ）は、再度ステップＳ７０４の処理を繰り返す。すべてのユーザのアクセスが完了した場合（ステップＳ７０４：Ｙｅｓ）は、データ消去処理を行う（ステップＳ７０５）。
【００５２】
次に、このデータ消去処理（ステップＳ７０５）について説明する。図８はこの処理手順を示すフローチャートである。
【００５３】
対象の画像データにアクセス可能なすべてのユーザが当該画像データの取得が完了すると、まず、画像形成装置１は、閲覧先のハイパーテキストを削除する（ステップＳ８０１）。続いて、サムネイルの削除（ステップＳ８０２）、画像データの削除（ステップＳ８０３）を行う。そして「削除済み」を表すハイパーテキストデータを作成し、同一のリンク先に保存する（ステップＳ８０４）。このとき、ユーザのＰＣのディスプレイ上に、例えば図９に示すようなメッセージが表示される。なお、削除済みのハイパーテキストはある一定期間はそのリンク先に存在し、その後に削除される（リンク先が無効になる）。
【００５４】
続いて、画像形成装置１は、当該画像データのオーナーに対して消去が完了したことを伝える電子メールを作成し（ステップＳ８０５）、そのメールを送信する（ステップＳ８０６）。このメールには設定により、アクセス履歴の情報を添付することもできる。そのメールの内容の一例を図１０に示す。そして、消去対象のデータのオーナーに対してメールが送信されたか否かを確認する（ステップＳ８０７）。メールの送信が確認された場合（ステップＳ８０７：Ｙｅｓ）は、ステップＳ８０８へ進む。メールの送信が確認されなかった場合（ステップＳ８０７：Ｎｏ）は、再度ステップＳ８０６の処理を行う。その後、アクセス履歴を削除（消去）し（ステップＳ８０８）、画像データの自動消去処理が完了する。
【００５５】
ところで、画像データの閲覧が許可されたユーザが画像データを閲覧／取得した後に、実際には画像データを消去せずに別のリンク先へ移動し、画像データのオーナーにのみその移動先を通知してもよい。そこで、この場合の処理手順を図１１に示すフローチャートに示す。
【００５６】
対象の画像データにアクセス可能なすべてのユーザが当該画像データの取得が完了すると、まず、画像形成装置１は、新しい閲覧先を割り当てを行う（ステップＳ１１０１）。そして、画像形成装置１は、以前の閲覧先のハイパーテキストを新しい閲覧先に移動させる（ステップＳ１１０２）。同様に、サムネイルの移動（ステップＳ１１０３）、画像データの移動（ステップＳ１１０４）を行う。そして「削除済み」を表すハイパーテキストデータを作成し、以前のリンク先に保存する（ステップＳ１１０５）。このとき、ユーザのＰＣのディスプレイ上に、例えば図９に示すようなメッセージが表示される。なお、この削除済みを表すハイパーテキストはある一定期間は以前のリンク先に存在し、それ以後は削除される（リンク先が無効になる）。
【００５７】
続いて、画像形成装置１は、当該画像データのオーナーに対して画像データの移動が完了したことを伝える電子メールを作成し（ステップＳ１１０６）、そのメールを送信する（ステップＳ１１０７）。そのメールには設定により、アクセス履歴の情報を添付することもできる。そのメールの記載例を図１２に示す。そして、移動対象のデータのオーナーに対してメールが送信されたか否かを確認する（ステップＳ１１０８）。メールの送信が確認された場合（ステップＳ１１０８：Ｙｅｓ）は、画像データの移動処理が完了する。メールの送信が確認されなかった場合（ステップＳ１１０８：Ｎｏ）は、再度ステップＳ１１０７の処理を行う。画像データの自動消去の場合と異なるのは、アクセス履歴は消去されないことである。ただし、別の手段で画像データが削除された場合には、アクセス履歴も削除されることになる。
【００５８】
以上説明したように、本発明によれば、セキュリティ対策として用いるパスワードは装置がユーザごとに自動的に設定し割り振りを行うので、画像データの管理者が行うべき操作を単純化することができ、画像データの処理効率を向上させることができる。
【００５９】
また、本発明によれば、不要になった画像データを自動的に消去または移動することができるため、有限である記憶装置の効率的な利用が可能なる。特に、大容量の画像データを連続して処理しなければならない場合には、限られた容量の記憶装置しか備えられていないシステムであっても、効率的な画像データの処理が可能になる。
【００６０】
なお、本実施の形態で説明した画像データ管理方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。また、このプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。
【００６１】
以上、本発明の一実施形態を図面に沿って説明した。しかしながら本発明はこの実施の形態に示した事項に限定されず、特許請求の範囲の記載に基づいてその変更、改良等が可能である。
【００６２】
【発明の効果】
本発明の請求項１にかかる画像管理システムは、画像データを取得する画像データ取得手段と、該画像データ取得手段により取得された画像データとのアクセスを許可する複数のユーザに対して自動的に重複しない固有のパスワードを割り当てる画像データ管理手段と、前記画像データおよび前記ユーザ情報を蓄積する記憶手段と、前記画像データを閲覧可能に蓄積する画像データ蓄積手段と、前記画像データの内容を表示するためのハイパーテキストを作成するハイパーテキスト作成手段と、を備えた画像形成装置と、前記画像データの閲覧が可能な前記端末とが、ネットワークを介して接続されて構成されることを特徴とするので、所定の画像データとのアクセスを許可する複数のユーザに対して自動的に重複しない固有のパスワードを割り当てることができるため、高いセキュリティ精度を保持しながらも効率的な画像データの処理が可能になるという効果を奏する。
【００６３】
また、請求項２にかかる画像データ管理システムは、請求項１に記載の発明において、前記画像データ管理手段が所定の画像データとのアクセスを行ったユーザの情報を把握するので、よりセキュリティ精度を向上させることが可能になるという効果を奏する。
【００６４】
また、請求項３にかかる画像データ管理システムは、請求項１または２に記載の発明において、ユーザは前記端末を介して画像データの閲覧／取得ができるので、高いセキュリティ精度を保持しながら、ユーザによる画像データの閲覧／取得が容易になるという効果を奏する。
【００６５】
また、請求項４にかかる画像データ管理システムは、請求項１〜３のいずれか一つに記載の発明において、前記画像データ管理手段は、前記画像データと関連するリンク先の設定を行い、各ユーザは前記端末を介して前記リンク先とアクセスすることにより画像データの閲覧／取得ができるので、電子メールに添付できないほどの大容量の画像データでも、ユーザが各自の端末（ＰＣ）を操作することで、汎用ブラウザによって「ホームページからダウンロード」という感覚で容易に画像データを取得することができるという効果を奏する。
【００６６】
また、請求項５にかかる画像データ管理システムは、請求項４に記載の発明において、前記リンク先を電子メールに記載して前記ユーザの前記端末に通知するので、ユーザは、受信した電子メールに記載されたリンク先にアクセスして画像データを容易に取得することができるという効果を奏する。
【００６７】
また、請求項６にかかる画像データ管理システムは、請求項４に記載の発明において、前記画像データ管理手段は、前記画像データへのアクセスが許可されたすべてのユーザが前記リンク先へのアクセスを完了した後に、自動的にアクセスが完了した画像データと、前記リンク先と関連するハイパーテキストを消去するようにしたので、不要な画像データが生じた場合、その時点で当該画像データを自動的に消去することができ、限られた容量の記憶手段を効率的に使用することが可能になるという効果を奏する。
【００６８】
また、請求項７にかかる画像データ管理システムは、請求項４に記載の発明において、前記画像データ管理手段は、前記画像データへのアクセスが許可されたすべてのユーザが前記リンク先へのアクセスを完了した後に、自動的にアクセスが完了した画像データと、前記リンク先と関連するハイパーテキストを前記記憶手段の別の領域に移動させ、特定のユーザにのみ移動後の画像データおよびハイパーテキストとのアクセスを可能にしたので、各ユーザの画像データ閲覧／取得処理終了後に、当該画像データを自動的に記憶手段の別の領域に移動させ、移動後の画像データには特定のユーザにしかアクセスを許可しないことでセキュリティ効果を高めることができるという効果を奏する。
【００６９】
また、請求項８にかかる画像データ管理方法は、画像データを取得する画像データ取得工程と、該画像データ取得工程により取得された画像データとのアクセスを許可するユーザの情報を設定するユーザ情報設定工程と、前記画像データのアクセスリンク先を設定する画像データアクセスリンク先設定工程と、該画像データアクセスリンク先設定工程により設定されたリンク先とのアクセスを可能にする情報を含むメールを作成し送信するメール作成送信工程と、前記メールを受信したユーザが該メールに記載された情報に基づき所望の画像データを閲覧／取得する画像データ閲覧／取得工程と、を含むので、所定の画像データとのアクセスを許可する複数のユーザに対して自動的に重複しない固有のパスワードを割り当てることができるため、高いセキュリティ精度を保持しながら効率的な画像データの処理が可能になるという効果を奏する。
【００７０】
また、請求項９にかかる画像データ管理方法は、請求項８に記載の発明において、さらに、前記画像データの閲覧／取得が可能なすべてのユーザが前記画像データの閲覧／取得を完了後に、該画像データと該画像データと関連する情報を消去する画像データ消去工程を含むので、不要な画像データが生じた場合、その時点で当該画像データを自動的に消去することができ、限られた容量の記憶手段を効率的に使用することが可能になるという効果を奏する。
【００７１】
また、請求項１０にかかる画像データ管理方法は、請求項８に記載の発明において、さらに、前記画像データの閲覧／取得が可能なすべてのユーザが前記画像データの閲覧／取得を完了後に、該画像データと該画像データと関連する情報を別の領域に移動させる画像データ移動工程を含むので、各ユーザの画像データ閲覧／取得処理終了後に、当該画像データを自動的に記憶手段の別の領域に移動させ、移動後の画像データには特定のユーザにしかアクセスを許可しないことでセキュリティ効果を高めることができるという効果を奏する。
【００７２】
また、請求項１１にかかるプログラムは、請求項８〜１０のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることができるので、高いセキュリティ精度を保持しながら、効率的な画像データの処理が可能になるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の画像データ管理システムの構成を示す図である。
【図２】画像データの取得からこの画像データの送信までの処理手順を示すフローチャートである。
【図３】取得した画像データの閲覧を許可するユーザの電子メールアドレスに対して送信するメールデータの一例を示す図である。
【図４】メールを受信したユーザが当該メールに示された画像データを閲覧するためのハイパーテキストへのリンク先にアクセスし、画像データを取得するまでの処理手順を示すフローチャートである。
【図５】ブラウザによる表示例を示す図である。
【図６】画像形成装置が取得した画像データの閲覧が許可されたすべてのユーザが当該画像データの閲覧／取得を完了した時点で、自動的に当該画像データを消去する場合において、前記画像形成装置による画像データの取得からメール送信までの工程を示すフローチャートである。
【図７】画像データの閲覧が許可されたユーザが画像データを閲覧／取得した後に、自動的に不要な画像データを消去する場合の処理手順を示すフローチャートである。
【図８】データ消去処理を示すフローチャートである。
【図９】消去済みリンク先の表示例を示す図である。
【図１０】画像データ削除完了を知らせるメールの一例を示す図である。
【図１１】画像データの閲覧が許可されたユーザが画像データを閲覧／取得した後に、当該画像データを消去せずに別のリンク先へ移動し、画像データのオーナーにのみその移動先を通知する場合の処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】画像データの移動完了を知らせるメールの一例を示す図である。
【符号の説明】
１画像形成装置
２，３ＰＣ
４ネットワーク
５ハードディスク

Claims

画像データを取得する画像データ取得手段と、
該画像データ取得手段により取得された画像データとのアクセスを許可する複数のユーザに対して自動的に重複しない固有のパスワードを割り当てる画像データ管理手段と、
前記画像データおよび前記ユーザ情報を蓄積する記憶手段と、
前記画像データを閲覧可能に蓄積する画像データ蓄積手段と、
前記画像データの内容を表示するためのハイパーテキストを作成するハイパーテキスト作成手段と、
を備えた画像形成装置と、前記画像データの閲覧が可能な前記端末とが、ネットワークを介して接続されて構成されることを特徴とする画像データ管理システム。
前記画像データ管理手段は、所定の画像データとのアクセスを行ったユーザの情報を把握することを特徴とする請求項１に記載の画像データ管理システム。
前記端末を介して前記画像データの閲覧／取得ができることを特徴とする請求項１または２に記載の画像データ管理システム。
前記画像データ管理手段は、前記画像データと関連するリンク先の設定を行い、各ユーザは前記端末を介して前記リンク先とアクセスすることにより画像データの閲覧／取得ができることを特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載の画像データ管理システム。
前記リンク先を電子メールに記載して前記ユーザの前記端末に通知することを特徴とする請求項４に記載の画像データ管理システム。
前記画像データ管理手段は、前記画像データへのアクセスが許可されたすべてのユーザが前記リンク先へのアクセスを完了した後に、自動的にアクセスが完了した画像データと、前記リンク先と関連するハイパーテキストを消去することを特徴とする請求項４に記載の画像データ管理システム。
前記画像データ管理手段は、前記画像データへのアクセスが許可されたすべてのユーザが前記リンク先へのアクセスを完了した後に、自動的にアクセスが完了した画像データと、前記リンク先と関連するハイパーテキストを前記記憶手段の別の領域に移動させ、特定のユーザにのみ移動後の画像データおよびハイパーテキストとのアクセスを可能にすることを特徴とする請求項４に記載の画像データ管理システム。
画像データを取得する画像データ取得工程と、
該画像データ取得工程により取得された画像データとのアクセスを許可するユーザの情報を設定するユーザ情報設定工程と、
前記画像データのアクセスリンク先を設定する画像データアクセスリンク先設定工程と、
該画像データアクセスリンク先設定工程により設定されたリンク先とのアクセスを可能にする情報を含むメールを作成し送信するメール作成送信工程と、
前記メールを受信したユーザが該メールに記載された情報に基づき所望の画像データを閲覧／取得する画像データ閲覧／取得工程と、
を含むことを特徴とする画像データ管理方法。
さらに、前記画像データの閲覧／取得が可能なすべてのユーザが前記画像データの閲覧／取得を完了後に、該画像データと該画像データと関連する情報を消去する画像データ消去工程を含むことを特徴とする請求項８に記載の画像データ管理方法。
さらに、前記画像データの閲覧／取得が可能なすべてのユーザが前記画像データの閲覧／取得を完了後に、該画像データと該画像データと関連する情報を別の領域に移動させる画像データ移動工程を含むことを特徴とする請求項８に記載の画像データ管理方法。
請求項８〜１０のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。