JP2004362388A

JP2004362388A - Electronic file for announcement management system

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Publication number: JP2004362388A
Application number: JP2003161719A
Authority: JP
Inventors: Shigeko Iguma; 茂子猪熊
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 2003-06-06
Filing date: 2003-06-06
Publication date: 2004-12-24

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide an electronic file for announcement management system by which a presenter can correct contents of a file concerned just before announcement without bringing an electronic file for announcement, labor in the administration of a convention is saved on, and the content of electronic file for announcement can be browsed during and after the convention. <P>SOLUTION: This administration system is constituted so that a server 10 equipped with an internal memory 11 which stores a plurality of electronic files for announcement to be uploaded through a network N11 as an electronic file group for announcement, and a plurality of personal computers 12a-12f which display on projectors P11-P16, information of an electronic file for announcement chosen from the electronic file group for announcement stored in internal memory 11 through own personal computer for announcement, may be mutually communicably connected through a network N12. <P>COPYRIGHT: (C)2005,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、学術団体による研究発表大会や、会議での報告など単数または複数の会場で行われる発表に用いられる発表用電子ファイルの管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
今日では、学術発表や会議における発表などの、多くの視聴者に対して発表を行う場合には、パソコンとプロジェクタなどの画像表示装置とを用いて発表内容を画像表示して発表することが多くなっている。すなわち、予めスライドショーなどのプレゼンテーション用アプリケーションソフトで発表用電子ファイルを作成しておき、発表の際にそのソフトがインストールされたパソコンで発表用電子ファイルを開き、その内容をパソコンに接続されたプロジェクタからスライドショーとして投影表示するものである。
【０００３】
また、最近では会議室に設置されたプロジェクタと、会議室から離れた事務所に設置されたホストコンピュータ（ＰＣ）とを通信回線により接続しておき、会議室におけるリモコン操作により、ＰＣ（事務所）から通信により送られる発表用電子ファイルの内容を会議室でプロジェクタにより投影表示するシステムが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。これにより、事務所で作成された電子ファイルを、ＰＣに格納したまま、発表用の電子ファイルとして利用することができるため、発表直前まで電子ファイルの修正が可能となっている。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−６４７２５号公報（段落０００６〜０００７）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このようなシステムは、１つの会議室（会場）における発表の場合には適用可能であるが、学術団体による研究発表大会で行われているような、複数の会場それぞれで別個の発表用電子ファイルの内容を画像表示し発表することが同時進行の形で行われる場合には、上記システムを発表会場の数だけ用意する必要があるため現実的には適用することはできなかった。
【０００６】
したがって、そのような場合には、発表者は各自発表用電子ファイルを書きこんだフレキシブルディスクなどのリムーバブルメディアを大会会場に持ち込む必要があるが、リムーバブルメディアが運搬中において破損や劣化する恐れがあった。
【０００７】
また、発表者の大会会場来場時にリムーバブルメディアは大会受付で受け付けられるが、その受付手続きが煩雑であり、さらに発表時に発表会場のパソコンにリムーバブルメディアの内容を読み込ませて発表に供する必要があり、大会関係者の運営上の手間がかかっていた。さらに、大会受付後には発表用電子ファイルの内容を修正することが困難であった。
【０００８】
また、発表用電子ファイルの内容は大会会場での発表時に表示されるだけで、その後発表者が発表用電子ファイルを持ち帰るために、その場に居合わせない限り、その内容を見ることができなかった。
【０００９】
本発明は、以上の従来技術における問題に鑑みてなされたものであり、複数の会場それぞれで別個の発表用電子ファイルの内容を画像表示し発表することが同時進行の形で行われる場合においても、発表者は発表用電子ファイルを持参せずに発表直前まで当該ファイル内容を修正でき、大会運営の省力が可能であり、また大会中及び大会終了後も発表用電子ファイルの内容を閲覧することができる発表用電子ファイル管理システムを提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
前記課題を解決するために提供する請求項１の発明に係る発表用電子ファイル管理システムは、ネットワークを通して相互に通信が可能なサーバと複数の情報端末機器とを含み、前記サーバは内部メモリを有し、ネットワークを介してアップロードされる複数の発表用電子ファイルを受け取り、該内部メモリに発表用電子ファイル群として格納する手段を備え、前記情報端末機器の少なくとも１つは画像表示装置と接続され、該情報端末機器を介して前記内部メモリに格納された発表用電子ファイル群から選ばれる発表用電子ファイルの情報を前記画像表示装置に発表のために表示させる手段を備えることを特徴とする。
【００１１】
請求項１の発明により、予め発表用電子ファイルを提出できるため、発表者は発表用電子ファイルを持参しなくてもよくなる。また、発表用電子ファイルの受け付け及び発表のための内容表示が自動的に行われるため、大会運営の省力が可能となる。
【００１２】
前記課題を解決するために提供する請求項２の発明に係る発表用電子ファイル管理システムは、請求項１の発明において、前記情報端末機器の少なくとも１つは、前記内部メモリに格納された発表用電子ファイル群から選ばれる発表用電子ファイルにアクセス可能であることを特徴とする。
【００１３】
請求項２の発明により、発表者は提出した発表用電子ファイルにアクセスできるため、発表直前まで当該ファイル内容を修正することが可能となる。
【００１４】
前記課題を解決するために提供する請求項３の発明に係る発表用電子ファイル管理システムは、請求項１の発明において、前記サーバは、前記発表用電子ファイルを閲覧用電子ファイルとして内部メモリに格納する手段と、外部からネットワークを介して該閲覧用電子ファイルにアクセス可能とする手段とを備えることを特徴とする。
前記課題を解決するために提供する請求項４の発明に係る発表用電子ファイル管理システムは、請求項１の発明において、前記サーバは、ネットワークを介して前記発表用電子ファイルの内容に対応した閲覧用電子ファイルを受け取り、前記内部メモリに格納する手段と、外部からネットワークを介して該閲覧用電子ファイルにアクセス可能とする手段とを備えることを特徴とする。
【００１５】
請求項３，４の発明により、大会中及び大会終了後も発表用電子ファイルの内容を閲覧することができるようになるため、当該ファイルを情報資源として有効活用することが可能となる。
なお、閲覧できる者（閲覧権を有する者）を大会参加者や会員など特定の者に制限するようにしてもよい。
【００１６】
前記課題を解決するために提供する請求項５の発明に係る発表用電子ファイル管理システムは、請求項１の発明において、前記サーバは、前記発表用電子ファイルと該発表用電子ファイル内容の発表時の発表者の映像および音声とが組み合わされた動画データを閲覧用電子ファイルとして内部メモリに格納する手段と、外部からネットワークを介して該閲覧用電子ファイルにアクセス可能とする手段とを備えることを特徴とする。
【００１７】
請求項５の発明により、閲覧用電子ファイルの情報（例えば、スライド情報）だけでは閲覧しても分かりにくかった発表内容について、発表時の動的な説明が加わるため、容易に理解することができるようになる。
なお、発表用電子ファイルの内容として、例えばスライドショーのアニメーションの動きも動画データに取り込まれるようにすれば閲覧時の理解の助けとなり好ましい。
【００１８】
前記課題を解決するために提供する請求項６の発明に係る発表用電子ファイル管理システムは、請求項３〜５のいずれか一の発明において、前記閲覧用電子ファイルは、発表内容の抄録情報を含むものであることを特徴とする。
【００１９】
請求項６の発明により、閲覧用電子ファイルに含まれるその他の情報とともに抄録情報を参照できるため、発表内容について容易に理解することが可能となる。また、閲覧用電子ファイルの情報検索が容易になる。
【００２０】
前記課題を解決するために提供する請求項７の発明に係る発表用電子ファイル管理システムは、ネットワークを通して相互に通信が可能な第１サーバと第２サーバと複数の情報端末機器とを含み、前記第１サーバは第１メモリを有し、ネットワークを介してアップロードされる複数の発表用電子ファイルを受け取り、該第１メモリに発表用電子ファイル群として格納する手段を備え、前記第２サーバは第２メモリを有し、前記第１のサーバからネットワークを介してダウンロードされる第１メモリに格納された発表用電子ファイル群を第２メモリに格納する手段を備え、前記情報端末機器の少なくとも１つは画像表示装置と接続され、該情報端末機器を介して手段前記第２メモリに格納された発表用電子ファイル群から選ばれる発表用電子ファイルの情報を前記画像表示装置に発表のために表示させる手段を備えることを特徴とする。
【００２１】
請求項７の発明により、発表用電子ファイルおよび閲覧用電子ファイルの受付・大会後の閲覧用電子ファイルの閲覧に対応するサーバ（第１サーバ）と、大会期間中の発表用電子ファイルの修正・閲覧用電子ファイルの閲覧・情報端末機器への所定の発表用電子ファイルの送信に対応するサーバ（第２サーバ）とに役割分担させることができるため、大会会場には大会期間中だけしかサーバを設置できないような場合でも、予め発表用電子ファイルを提出でき、発表者は発表用電子ファイルを持参しなくてもよくなる。また、発表用電子ファイルの受け付け及び発表のための内容表示が自動的に行われ、大会運営の省力が可能となる。
【００２２】
【発明の実施の形態】
以下に、本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第１の実施の形態について図面を参照して説明する。なお、以下に示す実施の形態は例示であり、これに限定されるものではない。
図１は、本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第１の実施の形態を示す全体構成図である。サーバ１０と複数の情報端末機器の一態様であるパソコン１２ａ〜１２ｇとがネットワークＮ１２を通して相互に通信が可能に接続された構成となっている。
【００２３】
サーバ１０は、発表用フォルダ１１ａと閲覧用フォルダ１１ｂとが設けられる内部メモリ１１を有し、パソコン１９ａ〜１９ｉそれぞれとネットワークＮ１１を介して接続可能となっている。パソコン１９ａ〜１９ｉは発表者側の情報端末機器であり、パソコン１９ａ〜１９ｉそれぞれから別個の発表用電子ファイルがアップロードされ、発表用フォルダ１１ａに格納される。また、閲覧用フォルダ１１ｂには、その発表用電子ファイルに対応した閲覧用電子ファイルが格納されるようになっている。
【００２４】
発表用フォルダ１１ａは、例えば図２に示すように、内部に発表日フォルダ、会場フォルダ、セッション名・番号フォルダの順の階層構造となっており、セッションが講演の場合にはセッション名・番号フォルダに発表用電子ファイルが格納される。また、セッションがシンポジウムや各演目の場合には、セッション名・番号フォルダ内に更にフォルダが設けられ、そのフォルダに発表用電子ファイルが格納される。
【００２５】
閲覧用フォルダ１１ｂは、図２に示す発表用フォルダ１１ａと同様の構造とすればよい。この場合、図中発表用電子ファイルが閲覧用電子ファイルとなる。また、このような階層構造を採らず、閲覧用フォルダ１１ｂ内に新たなフォルダを設けずにそのまま閲覧用電子ファイルを格納するようにしてもよい。
【００２６】
発表用電子ファイルは、スライドショー作成アプリケーションソフト、例えばマイクロソフト社製「ＭｉｃｒｏｓｏｆｔＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ」で作成されたスライドショー用の電子ファイルである。
【００２７】
閲覧用電子ファイルは、その発表用電子ファイルの内容に基づいた電子ファイルであり、例えばＰＤＦ（ＰｏｒｔａｂｌｅＤｏｃｕｍｅｎｔＦｏｒｍａｔ）形式の電子ファイルである。この閲覧用電子ファイルは、Ａｄｏｂｅ社製ＰＤＦ変換アプリケーションソフト「ＡｃｒｏｂａｔＤｉｓｔｉｌｌｅｒ」を使用して、前記発表用電子ファイルをＰＤＦ形式の電子ファイルに変換して作成すればよく、その閲覧用電子ファイルの閲覧にはＡｃｒｏｂａｔＲｅａｄｅｒ等の閲覧アプリケーションソフトを使用する。また、閲覧用電子ファイルの他の態様としては、例えば前記発表用電子ファイルと該発表用電子ファイル内容の発表時の発表者の映像および音声とが組み合わされた動画データであってもよい。さらに、上記ＰＤＦ形式の電子ファイルあるいは動画データと発表用電子ファイルの発表内容に対応した抄録情報とが組み合わされたファイルとしてもよい。
なお、本発明は上記のような特定の電子ファイルの形式やアプリケーションソフトの種類に限定されるものではない。
【００２８】
ここで、発表とは、例えば学術団体の研究発表の集会である大会において、発表用電子ファイルの内容が表示された画像を見せながら聴衆にその内容を説明することであり、発表者とは、その大会会場の中の発表会場で発表を行う者である。また、大会では、通常複数の発表会場それぞれにて別個の発表用電子ファイルの内容が同時進行の形で発表される。
【００２９】
パソコン１２ａ〜１２ｆは、それぞれ画像表示装置の一態様であるプロジェクタＰ１１〜Ｐ１６が接続され、それぞれ別個の発表会場に設置されている。また、パソコン１２ａ〜１２ｆは、サーバ１０の内部メモリ１１とネットワークＮ１２を介して接続され、自身のパソコンを介して発表用フォルダ１１ａ内の発表用電子ファイルの内容を、それぞれに接続されているプロジェクタＰ１１〜Ｐ１６により発表会場で画像として表示するものである。詳しくは、例えばパソコン１２ａはサーバ１０の発表用フォルダ１１ａ内の発表用電子ファイルｆａ（１２）にアクセスし、発表用電子ファイルｆａ（１２）の内容をプロジェクタＰ１１へ出力する。また、パソコン１２ａはサーバ１０から送られる発表用電子ファイルｆａ（１２）を受けた後に当該ファイルを開いてプロジェクタＰ１１に出力するようにしてもよい。あるいは、発表会場ごとにその日に行われる発表用電子ファイルｆａのグループ、すなわち図２における会場フォルダごと、サーバ１０からその発表会場のパソコン１２ａに送信し、パソコン１２ａ側で発表順番に応じて発表用電子ファイルを選択して開いてプロジェクタＰ１１に出力するようにしてもよい。
なお、パソコン１２ａ〜１２ｆがアクセスする発表用電子ファイルは発表用フォルダ１１ａ内に格納された複数の発表用電子ファイルから選択されるものであり、通常パソコン１２ａ〜１２ｆごとにアクセスする発表用電子ファイルは異なる。
【００３０】
パソコン１２ｇは、大会会場内に設置され、サーバ１０の内部メモリ１１とネットワークＮ１２を介して接続されて、発表者は発表用フォルダ１１ａ内の発表用電子ファイルにアクセスでき閲覧や修正が可能となっている。また、パソコン１２ｇにより大会参加者が閲覧用フォルダ１１ｂ内の閲覧用電子ファイルにアクセスして閲覧ができるようにしてもよい。
【００３１】
ネットワークＮ１１は、広い地域からのアクセスが可能であることが好ましく、例えばインターネットであればよい。また、ネットワークＮ１２は、大会会場内でのネットワークであり、例えばＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）であればよい。
【００３２】
次に、図１の構成図及び図３のフローチャートに基づき、本発明の発表用電子ファイル管理システムの第１の実施の形態における動作内容について説明する。
【００３３】
（Ｓ１１）サーバ１０が、発表者の大会エントリーを受け付ける。例えば、発表者Ａは、発表者側のパソコン１９ａ〜１９ｉのいずれか一のパソコン、例えばパソコン１９ａを操作してネットワークＮ１１を経由してサーバ１０にアクセスし、所定のエントリー情報（個人情報、発表演題名など）を送り、発表者として登録し、ＩＤ番号及びパスワードを取得する。また、このときに発表内容の概要を示す抄録情報がパソコン１９ａから送信され、内部メモリ１１に格納される。
なお、ステップＳ１１後の大会エントリー受け付けを閉め切った後に受け付けられたエントリーは発表日、発表会場、セッションごとに割り振られ、さらに番号付けされ、サーバ１０は発表用フォルダ１１ａ内にそれに対応した各フォルダを構築し、図２に示す構造とする。また、サーバ１０は閲覧用フォルダ１１ｂ内に同様のフォルダを構築する。
【００３４】
（Ｓ１２）発表者Ａはパソコン１９ａを操作して、ネットワークＮ１１を経由してサーバ１０にアクセスし、ステップＳ１１で取得したＩＤ番号及びパスワードで認証を受けた後、発表用電子ファイルｆａ（１１）をアップロードする。サーバ１０は受信した発表用電子ファイルｆａ（１１）を発表用フォルダ１１ａ内の発表者Ａのエントリーに該当するフォルダ（例えば、図２中の演題番号１２３の演題番号フォルダ）に格納する。
【００３５】
（Ｓ１３）発表者Ａはパソコン１９ａを操作して、ネットワークＮ１１を経由してサーバ１０にアクセスし、ステップＳ１１で取得したＩＤ番号及びパスワードで認証を受けた後、閲覧用電子ファイルｆｉ（１１）をアップロードする。サーバ１０は受信した閲覧用電子ファイルｆｉ（１１）を閲覧用フォルダ１１ｂ内の発表者Ａのエントリーに該当するフォルダに格納する。なお、発表者がアップロードする代わりにステップＳ１１で受け付けた発表用電子ファイルｆａ（１１）を所定のファイル形式（例えば、ＰＤＦファイル）に自動的に変換して、それを閲覧用電子ファイルｆｉ（１１）としてもよい。
【００３６】
（Ｓ１４）大会期間中、発表用電子ファイルｆａ（１１）および閲覧用電子ファイルｆｉ（１１）の内容の修正が必要な場合に、発表者Ａはパソコン１２ｇが設置された閲覧ルームの入り口でステップＳ１１の際に発行された発表者証などにより、パソコン１２ｇを操作する許可を受ける。あるいは、パソコン１２ｇを操作して、ネットワークＮ１２を経由してサーバ１０にアクセスし、ステップＳ１１で取得したＩＤ番号及びパスワードで認証を受けるようにしてもよい。これにより、発表者Ａは発表用フォルダ１１ａ内に格納された発表用電子ファイルｆａ（１１）および閲覧用フォルダ１１ｂ内に格納された閲覧用電子ファイルｆｉ（１１）にアクセス可能となる。
【００３７】
（Ｓ１５）発表者Ａは、発表用フォルダ１１ａ内に格納された発表用電子ファイルｆａ（１１）および閲覧用フォルダ１１ｂ内に格納された閲覧用電子ファイルｆｉ（１１）にアクセスして内容修正を行い、発表用電子ファイルｆａ（１２）および閲覧用電子ファイルｆｉ（１２）として保存する。あるいは、修正後の発表用電子ファイルｆａ（１２）および閲覧用電子ファイルｆｉ（１２）を再アップロードしてもよい。
【００３８】
（Ｓ１６）大会期間中、大会参加者はパソコン１２ｇが設置された閲覧ルームの入り口で事前に発行された参加証などにより、パソコン１２ｇを操作する許可を受ける。あるいは、大会会場内のパソコン１２ｇを操作して、ネットワークＮ１２を経由してサーバ１０にアクセスし、大会参加者としてのＩＤ番号で認証を受けるようにしてもよい。これにより、大会参加者は閲覧用フォルダ１１ｂ内に格納されたすべての閲覧用電子ファイルｆｉに閲覧のみに制限されたアクセスが可能となり、パソコン１２ｇのモニター画面上でファイル検索し、所望の閲覧用電子ファイルｆｉの内容を閲覧することができる。
なお、大会参加者とは、発表者、あるいは事前または大会当日に発表大会への参加登録手続きをした者である。また、閲覧許可を受けるために、個人情報が書きこまれたバーコードの参加証をリーダーで読み取らせて個人認証を受けるようにしてもよい。
【００３９】
（Ｓ１７）発表者Ａの発表の順番がくると、決められた発表会場のパソコン、例えばパソコン１２ａは、自身のパソコンを介して発表用フォルダ１１ａ内の発表用電子ファイルｆａ（１２）の内容を、プロジェクタＰ１１へ出力する準備状態となる。発表者Ａはリモコン操作により、発表用電子ファイルｆａ（１２）の内容（スライド）を順次プロジェクタＰ１１に出力させ、プロジェクタＰ１１によりその画像を表示させ、発表を行う。
なお、パソコン１２ａはサーバ１０から発表用電子ファイルｆａ（１２）を受けた後に当該ファイルを開いてプロジェクタＰ１１に出力するようにしてもよいが、パソコン１２ａによる発表用ファイルｆａ（１２）の改変を防止するために、サーバ１０側にある発表用電子ファイルｆａ（１２）の内容をプロジェクタＰ１１に中継するのみとすることが好ましい。これは各会場にあるパソコン１２ｂ〜１２ｆも同様である。
【００４０】
（Ｓ１８）大会終了後、新たに閲覧用電子ファイルｆｉ（１３）を作成し、閲覧用フォルダ１１ｂ内の閲覧用電子ファイルｆｉ（１２）に上書きして更新する。
このときの閲覧用電子ファイルｆｉ（１３）は、図４に示すようにステップＳ１１で取得された抄録情報ｄ１２と閲覧用電子ファイルｆｉ（１２）の内容データｄ１３とが組み合わされた構成とする。これにより、閲覧用電子ファイルｆｉ（１２）のスライド情報だけでは分かりにくかった発表内容について、そのスライド情報とともに抄録情報を参照することにより容易に理解することができるようになる。また、閲覧用電子ファイルの情報検索が容易になる。
【００４１】
また、このときの閲覧用電子ファイルｆｉ（１３）は、図５に示すようにステップＳ１１で取得された抄録情報ｄ２２と、発表用電子ファイルｆａ（１２）内容の発表時の発表者Ａの映像データ２３１および音声データ２３２と発表用電子ファイルｆａ（１２）の内容データｄ２３３（アニメーション含む）とが組み合わされて構成された動画データｄ２３とを含んでいる。これにより、閲覧用電子ファイルｆｉ（１２）のスライド情報だけでは分かりにくかった発表内容について、抄録情報及び発表時の動的な説明が加わることにより容易に理解することができるようになる。
【００４２】
なお、抄録情報ｄ１２，ｄ２２を、大会期間中に閲覧用電子ファイルが修正される際に合わせて修正するようにし、修正後の抄録情報を使用すれば、より正確な抄録となり好ましい。
【００４３】
（Ｓ１９）会員はそれぞれパソコン１９ａ〜１９ｉを操作して、ネットワークＮ１１を経由してサーバ１０にアクセスし、会員としてのＩＤ番号で認証を受ける。これにより、会員はステップＳ１８で更新され閲覧用フォルダ１１ｂ内に格納されたすべての閲覧用電子ファイルｆｉに閲覧のみに制限されたアクセスが可能となり、パソコンのモニター画面上でファイル検索し、所望の閲覧用電子ファイルｆｉの内容を閲覧することができる。検索に際しては、抄録情報のみを検索対象としてもよいが、閲覧用電子ファイルｆｉ（１３）のスライド情報も含めて検索対象とすれば、より詳細な検索が可能となり好ましい。また、動画データ形式の閲覧用電子ファイルｆｉ（１３）では、抄録情報などのテキスト検索だけでなく、動画データｄ２３の音声検索することも可能である。
なお、会員とは、大会の主催者である学術団体に登録している者である。あるいは、所定の費用を払えば閲覧可能になる閲覧会員も含んでもよい。また、会員登録は閲覧時に登録するようにしてもよいが、事前の登録が望ましい。
【００４４】
次に、本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第２の実施の形態について説明する。
図６は、本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第２の実施の形態を示す全体構成図である。第１サーバとなるサーバ２０と第２サーバとなるサーバ３０とがネットワークＮ２２を通して相互に通信が可能に接続され、サーバ３０と複数の情報端末機器の一態様であるパソコン２２ａ〜２２ｇとがネットワークＮ２３を通して相互に通信が可能に接続された構成となっている。
【００４５】
サーバ２０は、発表用フォルダ２１ａと閲覧用フォルダ２１ｂとが設けられる内部メモリ２１を有し、パソコン２９ａ〜２９ｉそれぞれとネットワークＮ２１を介して接続可能となっている。パソコン２９ａ〜２９ｉは発表者側の情報端末機器であり、パソコン１９ａ〜１９ｉそれぞれから別個の発表用電子ファイルがアップロードされ、発表用フォルダ２１ａに格納される。また、閲覧用フォルダ２１ｂには、その発表用電子ファイルに対応した閲覧用電子ファイルが格納されるようになっている。
【００４６】
サーバ３０は、発表用フォルダ３１ａと閲覧用フォルダ３１ｂとが設けられる内部メモリ３１を有し、サーバ２０の内部メモリ２１とネットワークＮ２２を介して通信可能に接続されている。
なお、発表用フォルダ２１ａ，３１ａは第１の実施の形態における発表用フォルダ１１ａと同様であり、閲覧用フォルダ２１ｂ，３１ｂは第１の実施の形態における閲覧用フォルダ１１ｂと同様である。また、発表用電子ファイル、閲覧用電子ファイルも第１の実施の形態のそれと同様である。
【００４７】
パソコン２２ａ〜２２ｆは、それぞれ画像表示装置の一態様であるプロジェクタＰ２１〜Ｐ２６が接続され、それぞれ別個の発表会場に設置されている。また、パソコン２２ａ〜２２ｆは、サーバ３０の内部メモリ３１とネットワークＮ２３を介して接続され、自身のパソコンを介して発表用フォルダ３１ａ内の発表用電子ファイルの内容を、それぞれに接続されているプロジェクタＰ２１〜Ｐ２６により発表会場で画像として表示するものである。詳しくは、例えばパソコン２２ａはサーバ３０の発表用フォルダ３１ａ内の発表用電子ファイルｆａ（２２）にアクセスし、発表用電子ファイルｆａ（２２）の内容をプロジェクタＰ１１へ出力する。また、パソコン２２ａはサーバ３０から送られる発表用電子ファイルｆａ（２２）を受けた後に当該ファイルを開いてプロジェクタＰ２１に出力するようにしてもよい。あるいは、発表会場ごとにその日に行われる発表用電子ファイルｆａのグループ、すなわち図２における会場フォルダごと、サーバ３０からその発表会場のパソコン２２ａに送信し、パソコン１２ａ側で発表順番に応じて発表用電子ファイルを選択して開いてプロジェクタＰ２１に出力するようにしてもよい。
【００４８】
パソコン２２ｇは、大会会場内に設置され、サーバ３０の内部メモリ３１とネットワークＮ２３を介して接続されて、発表者は発表用フォルダ３１ａ内の発表用電子ファイルにアクセスでき閲覧や修正が可能となっている。また、パソコン１２ｇにより大会参加者が閲覧用フォルダ３１ｂ内の閲覧用電子ファイルにアクセスして閲覧ができるようにしてもよい。
【００４９】
なお、サーバ３０は、パソコン２２ａ〜２２ｇとプロジェクタＰ２１〜Ｐ２６とともに大会会場Ｃ内に設置されており、サーバ２０は大会会場Ｃから離れた場所に設置された構成となっている。
【００５０】
次に、図６の構成図及び図７〜図９のフローチャートに基づき、本発明の発表用電子ファイル管理システムの第２の実施の形態における動作内容について説明する。
【００５１】
（Ｓ２１）サーバ２０が、発表者の大会エントリーを受け付ける。例えば、発表者Ｂは、発表者側のパソコン２９ａ〜２９ｉのいずれか一のパソコン、例えばパソコン２９ａを操作してネットワークＮ２１を経由してサーバ２０にアクセスし、所定のエントリー情報（個人情報、発表演題名など）を送り、発表者として登録し、ＩＤ番号及びパスワードを取得する。また、このときに発表内容の概要を示す抄録情報がパソコン２９ａから送信され、内部メモリ２１に格納される。
なお、ステップＳ２１後の大会エントリー受け付けを閉め切った後に受け付けられた各エントリーは発表日、発表会場、セッションごとに割り振られ、さらに番号付けされ、サーバ２０は発表用フォルダ２１ａ内にそれに対応した各フォルダを構築し、図２に示す構造とする。また、サーバ２０は閲覧用フォルダ２１ｂ内に同様のフォルダを構築する。
【００５２】
（Ｓ２２）発表者Ｂはパソコン２９ａを操作して、ネットワークＮ２１を経由してサーバ２０にアクセスし、ステップＳ２１で取得したＩＤ番号及びパスワードで認証を受けた後、発表用電子ファイルｆａ（２１）をアップロードする。サーバ２０は受信した発表用電子ファイルｆａ（２１）を発表用フォルダ２１ａ内の発表者Ｂのエントリーに該当するフォルダ（例えば、図２中の演題番号１２３の演題番号フォルダ）に格納する。
【００５３】
（Ｓ２３）発表者Ｂはパソコン２９ａを操作して、ネットワークＮ２１を経由してサーバ２０にアクセスし、ステップＳ２１で取得したＩＤ番号及びパスワードで認証を受けた後、閲覧用電子ファイルｆｉ（２１）をアップロードする。サーバ２０は受信した閲覧用電子ファイルｆｉ（２１）を閲覧用フォルダ２１ｂ内の発表者Ｂのエントリーに該当するフォルダに格納する。なお、発表者がアップロードする代わりにステップＳ２１で受け付けた発表用電子ファイルｆａ（２１）を所定のファイル形式（例えば、ＰＤＦファイル）に自動的に変換して、それを閲覧用電子ファイルｆｉ（２１）としてもよい。
【００５４】
（Ｓ２４）ステップＳ２２及びＳ２３の投稿の受付期間が経過した後、サーバ２０は発表用フォルダ２１ａとそこに格納されているすべてのフォルダ及びファイル、並びに閲覧用フォルダ２１ｂとそこに格納されているすべてのフォルダ及びファイルをネットワークＮ２２を経由させて、サーバ３０の内部メモリ３１にダウンロードし、それぞれ発表用フォルダ３１ａと閲覧用フォルダ３１ｂとする。このとき、発表者のエントリー情報並びにＩＤ番号及びパスワードなどの情報もダウンロードしておく。
【００５５】
（Ｓ２５）大会期間中、発表用電子ファイルｆａ（２１）および閲覧用電子ファイルｆｉ（２１）の内容の修正が必要な場合に、発表者Ｂはパソコン２２ｇが設置された閲覧ルームの入り口でステップＳ２１の際に発行された発表者証などにより、パソコン２２ｇを操作する許可を受ける。あるいは、パソコン２２ｇを操作して、ネットワークＮ２３を経由してサーバ３０にアクセスし、ステップＳ２１で取得したＩＤ番号及びパスワードで認証を受けるようにしてもよい。これにより、発表者Ｂは発表用フォルダ３１ａ内に格納された発表用電子ファイルｆａ（２１）および閲覧用フォルダ３１ｂ内に格納された閲覧用電子ファイルｆｉ（２１）にアクセス可能となる。
【００５６】
（Ｓ２６）発表者Ｂは、発表用フォルダ３１ａ内に格納された発表用電子ファイルｆａ（２１）および閲覧用フォルダ２１ｂ内に格納された閲覧用電子ファイルｆｉ（２１）にアクセスして内容修正を行い、発表用電子ファイルｆａ（２２）および閲覧用電子ファイルｆｉ（２２）として保存する。あるいは、修正後の発表用電子ファイルｆａ（２２）および閲覧用電子ファイルｆｉ（２２）を再アップロードしてもよい。
【００５７】
（Ｓ２７）大会期間中、大会参加者はパソコン２２ｇが設置された閲覧ルームの入り口で事前に発行された参加証などにより、パソコン２２ｇを操作する許可を受ける。あるいは、大会会場内のパソコン２２ｇを操作して、ネットワークＮ２３を経由してサーバ３０にアクセスし、大会参加者としてのＩＤ番号で認証を受けるようにしてもよい。これにより、大会参加者は閲覧用フォルダ３１ｂ内に格納されたすべての閲覧用電子ファイルｆｉに閲覧のみに制限されたアクセスが可能となり、パソコン２２ｇのモニター画面上でファイル検索し、所望の閲覧用電子ファイルｆｉの内容を閲覧することができる。
【００５８】
（Ｓ２８）発表者Ｂの発表の順番がくると、決められた発表会場のパソコン、例えばパソコン２２ａは、自身のパソコンを介して発表用フォルダ３１ａ内の発表用電子ファイルｆａ（２２）の内容を、プロジェクタＰ２１へ出力する準備状態となる。発表者Ｂはリモコン操作により、発表用電子ファイルｆａ（２２）の内容（スライド）を順次プロジェクタＰ２１に出力させ、プロジェクタＰ２１によりその画像を表示させ、発表を行う。
【００５９】
（Ｓ２９）大会終了後、サーバ３０は発表用フォルダ３１ａとそこに格納されているすべてのフォルダ及びファイル（例えば、発表用電子ファイルｆａ（２２））、並びに閲覧用フォルダ２１ｂとそこに格納されているすべてのフォルダ及びファイル（例えば、閲覧用電子ファイルｆｉ（２２））をネットワークＮ２２を経由させて、サーバ２０の内部メモリ３１にダウンロードし、それぞれ発表用フォルダ２１ａと閲覧用フォルダ２１ｂに上書き更新する。
【００６０】
（Ｓ２ａ）新たに閲覧用電子ファイルｆｉ（２３）を作成し、閲覧用フォルダ２１ｂ内の閲覧用電子ファイルｆｉ（２２）に上書きして更新する。このときの閲覧用電子ファイルｆｉ（２３）は、第１の実施の形態で示した閲覧用電子ファイルｆｉ（１３）の態様と同様であればよい。
【００６１】
（Ｓ２ｂ）会員はそれぞれパソコン２９ａ〜２９ｉを操作して、ネットワークＮ２１を経由してサーバ２０にアクセスし、会員としてのＩＤ番号で認証を受ける。これにより、会員はステップＳ２ａで更新され閲覧用フォルダ２１ｂ内に格納されたすべての閲覧用電子ファイルｆｉに閲覧のみに制限されたアクセスが可能となり、パソコンのモニター画面上でファイル検索し、所望の閲覧用電子ファイルｆｉの内容を閲覧することができる。
【００６２】
以上の実施の形態において、発表会場の表示画面に他会場での発表の進捗状況をサブ画面（サブスライド）として表示するようにしてもよい。すなわち、第１の実施の形態におけるステップＳ１７、あるいは第２の実施の形態におけるステップＳ２８において、その会場の演題の発表用電子ファイル（ｆａ（１２）、ｆａ（２２））の内容が投影され始めると同時に、自動的にアクセスしているサーバにその情報が行き、他の会場のサブ画面にパソコン１２ａによる発表の進捗状況が表示されるようにする。
【００６３】
また、発表者からの発表用電子ファイルおよび閲覧用電子ファイルの提出は、すべてのファイルがネットワークを通じてアップロードされる必要はなく、一部のファイルはそれらのファイルが記録され郵送、宅配、持参などにより提出されたリムーバブルメディアから読み込まれてサーバの内部メモリに格納されるようにしてもよい。
【００６４】
なお、上記実施の形態においては、学術団体の研究発表集会（大会）における発表用電子ファイル管理システムについて説明したが、本発明の適用はこれに限定されるものではなく、各種の国際会議などにも適用可能である。すなわち、複数の会場それぞれで別個の発表用電子ファイルの内容を画像表示し発表することが同時進行の形で行われるすべての場合に適用可能である。また、その発表の会期後に、発表に使用された発表用電子ファイルの内容をウェブ上で閲覧に供するすべての場合にも適用可能である。
【００６５】
【発明の効果】
上述したように、請求項１の発明によれば、発表者は発表用電子ファイルを持参しなくてもよくなり、大会運営の省力も可能となる。
請求項２の発明によれば、発表直前まで当該ファイル内容を修正することができる。
請求項３，４の発明によれば、大会中及び大会終了後も発表用電子ファイルの内容を情報資源として有効活用することができる。
請求項５の発明によれば、閲覧用電子ファイルの情報（例えば、スライド情報）だけでは閲覧しても分かりにくかった発表内容を容易に理解することができるようになる。
請求項６の発明によれば、閲覧時に発表内容について容易に理解することができ、閲覧用電子ファイルの情報検索が容易になる。
請求項７の発明によれば、大会会場には大会期間中だけしかサーバを設置できないような場合でも、予め発表用電子ファイルを提出でき、発表者は発表用電子ファイルを持参しなくてもよくなる。また、発表用電子ファイルの受け付け及び発表のための内容表示が自動的に行われ、大会運営の省力が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第１の実施の形態を示す全体構成図である。
【図２】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムにおける発表用フォルダの内部構造を示す図である。
【図３】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第１の実施の形態における動作を示すフローチャートである。
【図４】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムにおける閲覧用電子ファイルｆｉ（１３）の構成例（１）である。
【図５】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムにおける閲覧用電子ファイルｆｉ（１３）の構成例（２）である。
【図６】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第２の実施の形態を示す全体構成図である。
【図７】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第２の実施の形態における動作を示すフローチャート（１）である。
【図８】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第２の実施の形態における動作を示すフローチャート（２）である。
【図９】本発明に係る発表用電子ファイル管理システムの第２の実施の形態における動作を示すフローチャート（３）である。
【符号の説明】
１０，２０，３０…サーバ、１１，２１，３１…内部メモリ、１１ａ，２１ａ，３１ａ…発表用フォルダ、１１ｂ，２１ｂ，３１ｂ…閲覧用フォルダ、１２ａ〜１２ｇ，１９ａ〜１９ｉ，２２ａ〜２２ｇ，２９ａ〜２９ｉ…パソコン、Ｃ…大会会場、ｄ１１，ｄ２１…ファイルヘッダ情報、ｄ１２，ｄ２２…抄録情報、ｄ１３…閲覧用電子ファイルｆｉ（１２）の内容データ、ｄ２３…動画データ、ｄ２３１…映像データ、ｄ２３２…音声データ、ｄ２３３…発表用電子ファイルｆａ（１２）の内容データ、ｆｉ（１３）…閲覧用電子ファイル、Ｎ１１，Ｎ１２，Ｎ２１，Ｎ２２，Ｎ２３…ネットワーク、Ｐ１１〜Ｐ１６，Ｐ２１〜Ｐ２６…プロジェクタ[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a presentation electronic file management system used for presentations at one or more venues such as a research presentation meeting by an academic organization or a report at a conference.
[0002]
[Prior art]
Today, when making presentations to a large number of viewers, such as academic presentations and conference presentations, the content of the presentation is often displayed on an image using a personal computer and an image display device such as a projector. Has become. That is, an electronic file for presentation is created in advance using presentation application software such as a slide show, and at the time of presentation, the electronic file for presentation is opened on the personal computer on which the software is installed, and the contents are read from the projector connected to the personal computer. It is projected and displayed as a slide show.
[0003]
Recently, a projector installed in a conference room and a host computer (PC) installed in an office remote from the conference room are connected by a communication line. ) Has proposed a system for projecting and displaying the content of a presentation electronic file sent by communication from a projector in a conference room (for example, see Patent Document 1). As a result, the electronic file created in the office can be used as an electronic file for presentation while being stored in the PC, so that the electronic file can be modified until immediately before the presentation.
[0004]
[Patent Document 1]
JP-A-2002-64725 (paragraphs 0006 to 0007)
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
However, such a system is applicable in the case of a presentation in a single conference room (venue), but separate presentations are made in each of a plurality of venues, such as in a research presentation conference by an academic organization. In the case where the contents of the electronic file are displayed in the form of an image and presented in a simultaneous manner, the above system has to be prepared for the number of presentation venues, so it has not been practically applicable.
[0006]
Therefore, in such a case, it is necessary for the presenters to bring removable media, such as a flexible disk, on which the electronic files for presentation have been written, to the tournament venue, but the removable media may be damaged or deteriorated during transportation. Was.
[0007]
Also, when the presenter arrives at the tournament venue, removable media will be accepted at the tournament reception desk, but the reception procedure is complicated, and it is necessary to read the contents of the removable media on the personal computer at the presentation hall at the time of presentation and provide it for presentation, It took time and effort for the people involved in the tournament. Furthermore, it was difficult to modify the contents of the presentation electronic file after accepting the competition.
[0008]
In addition, the contents of the electronic file for presentation were only displayed at the time of presentation at the tournament venue, and then the contents could not be seen unless the presenter was present to bring back the electronic file for presentation. .
[0009]
The present invention has been made in view of the above-described problems in the related art. Even when displaying and presenting the contents of separate presentation electronic files in a plurality of venues in a simultaneous manner is performed. In addition, the presenter can modify the contents of the file until just before the presentation without bringing the electronic file for presentation, save the operation of the tournament, and browse the contents of the electronic file for presentation during and after the tournament. The purpose of the present invention is to provide an electronic file management system for presentations that can be used.
[0010]
[Means for Solving the Problems]
An electronic file management system for presentation according to the first aspect of the present invention, which is provided to solve the above problem, includes a server and a plurality of information terminal devices which can communicate with each other through a network, and the server has an internal memory. Means for receiving a plurality of presentation electronic files uploaded via a network and storing the presentation electronic files as a group of presentation electronic files in the internal memory, wherein at least one of the information terminal devices is connected to an image display device, Means for displaying, via the information terminal device, information of a presentation electronic file selected from the presentation electronic file group stored in the internal memory on the image display device for presentation.
[0011]
According to the first aspect of the present invention, since the presentation electronic file can be submitted in advance, the presenter does not need to bring the presentation electronic file. In addition, the reception of the electronic file for presentation and the display of the content for presentation are automatically performed, so that the labor of the tournament can be saved.
[0012]
According to a second aspect of the present invention, there is provided a presentation electronic file management system according to the first aspect of the present invention, wherein at least one of the information terminal devices includes a presentation information stored in the internal memory. An electronic file for presentation selected from a group of electronic files can be accessed.
[0013]
According to the invention of claim 2, since the presenter can access the submitted electronic file for presentation, it becomes possible to correct the contents of the file until immediately before the presentation.
[0014]
According to a third aspect of the present invention, there is provided an electronic file management system for presentation according to the third aspect of the present invention, wherein the server stores the electronic file for presentation in an internal memory as an electronic file for viewing. And a means for externally accessing the electronic file for browsing via a network.
According to a fourth aspect of the present invention, there is provided a presentation electronic file management system according to the first aspect of the present invention, wherein the server reads the electronic file corresponding to the content of the presentation electronic file via a network. Means for receiving the electronic file for use and storing it in the internal memory; and means for enabling access to the electronic file for viewing from outside via a network.
[0015]
According to the third and fourth aspects of the present invention, the contents of the presentation electronic file can be browsed during and after the tournament, and the file can be effectively used as an information resource.
It should be noted that those who can browse (a person having the right to browse) may be limited to specific persons such as tournament participants and members.
[0016]
An electronic file management system for presentation according to the invention of claim 5 provided to solve the above-mentioned problem, in the invention of claim 1, wherein the server is configured to provide the electronic file for presentation and the content of the electronic file for presentation when the presentation is performed. Means for storing video data in which the video and audio of the presenter are combined as an electronic file for viewing in an internal memory, and means for enabling access to the electronic file for browsing from outside via a network. Features.
[0017]
According to the fifth aspect of the present invention, it is possible to easily understand the contents of the presentation that are difficult to understand even if viewed only with the information (for example, slide information) of the electronic file for browsing, because a dynamic explanation at the time of the presentation is added. Become like
In addition, it is preferable that, for example, the movement of the animation of the slide show be incorporated into the moving image data as the contents of the presentation electronic file, because it helps the understanding at the time of browsing.
[0018]
According to a sixth aspect of the present invention, there is provided an electronic file management system for presentation according to any one of the third to fifth aspects, wherein the electronic file for browsing includes abstract information of the content of the announcement. It is characterized by including.
[0019]
According to the invention of claim 6, since the abstract information can be referred to together with other information included in the electronic file for browsing, it is possible to easily understand the contents of the presentation. Further, information retrieval of the electronic file for browsing becomes easy.
[0020]
An electronic file management system for presentation according to claim 7, which is provided to solve the problem, includes a first server, a second server, and a plurality of information terminal devices that can communicate with each other through a network, The first server has a first memory, and includes means for receiving a plurality of presentation electronic files uploaded via a network, and storing the plurality of presentation electronic files in the first memory as a group of presentation electronic files. Means for storing, in a second memory, a group of presentation electronic files stored in a first memory downloaded from the first server via a network, wherein at least one of the information terminal devices is provided. Is a presentation electronic file selected from a group of presentation electronic files stored in the second memory via the information terminal device and connected to the image display device. Information-yl, characterized in that it comprises means for displaying for presentation to the image display device.
[0021]
According to the invention of claim 7, a server (first server) corresponding to reception of the electronic file for presentation and the electronic file for browsing and browsing of the electronic file for browsing after the tournament, correction of the electronic file for presentation during the tournament, Since the role can be assigned to a server (second server) corresponding to the browsing of the electronic file for browsing and transmission of the predetermined electronic file for presentation to the information terminal device, the server can be used only during the tournament during the tournament. Even in the case where it cannot be installed, the presentation electronic file can be submitted in advance, and the presenter does not need to bring the presentation electronic file. In addition, the reception of the presentation electronic file and the display of the content for the presentation are automatically performed, so that the operation of the tournament can be saved.
[0022]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, a first embodiment of a presentation electronic file management system according to the present invention will be described with reference to the drawings. The embodiment described below is an example, and the present invention is not limited to this.
FIG. 1 is an overall configuration diagram showing a first embodiment of a presentation electronic file management system according to the present invention. The configuration is such that the server 10 and personal computers 12a to 12g, which are one mode of a plurality of information terminal devices, are communicably connected to each other through a network N12.
[0023]
The server 10 has an internal memory 11 in which a presentation folder 11a and a browsing folder 11b are provided, and is connectable to each of the personal computers 19a to 19i via a network N11. The personal computers 19a to 19i are information terminal devices on the presenter side. Separate electronic files for presentation are uploaded from the personal computers 19a to 19i and stored in the presentation folder 11a. The browsing folder 11b stores a browsing electronic file corresponding to the presentation electronic file.
[0024]
For example, as shown in FIG. 2, the presentation folder 11a has a hierarchical structure in the order of a presentation date folder, a venue folder, and a session name / number folder. If the session is a lecture, the session name / number folder is used. An electronic file for presentation is stored in the. When the session is a symposium or each performance, a folder is further provided in the session name / number folder, and the presentation electronic file is stored in the folder.
[0025]
The browsing folder 11b may have the same structure as the presentation folder 11a shown in FIG. In this case, the electronic file for presentation in the figure becomes the electronic file for viewing. Alternatively, the browsing electronic file may be stored without providing a new folder in the browsing folder 11b without employing such a hierarchical structure.
[0026]
The presentation electronic file is a slide show electronic file created by slide show creation application software, for example, “Microsoft Power Point” manufactured by Microsoft Corporation.
[0027]
The browsing electronic file is an electronic file based on the contents of the presentation electronic file, and is, for example, a PDF (Portable Document Format) electronic file. This electronic file for browsing may be created by converting the electronic file for presentation into an electronic file in PDF format using Adobe Acrobat PDF conversion application software “Acrobat Distiller”. Use browsing application software such as AcrobatReader. Further, as another mode of the electronic file for browsing, for example, moving image data in which the electronic file for presentation and the video and audio of the presenter at the time of announcing the contents of the electronic file for presentation may be combined. Further, the file may be a file in which the electronic file in the PDF format or the moving image data and the abstract information corresponding to the content of the presentation of the presentation electronic file are combined.
The present invention is not limited to the specific electronic file format and the type of application software as described above.
[0028]
Here, the presentation is to explain the contents of the presentation electronic file to the audience while showing an image in which the contents of the presentation electronic file are displayed, for example, at a meeting that is a gathering of research presentations of academic organizations, and the presenter is The person who makes a presentation at the presentation venue within the competition venue. In addition, at the tournament, the contents of separate presentation electronic files are usually presented simultaneously in a plurality of presentation locations.
[0029]
The personal computers 12a to 12f are connected to projectors P11 to P16, which are one mode of the image display device, respectively, and are installed in separate presentation venues. The personal computers 12a to 12f are connected to the internal memory 11 of the server 10 via the network N12, and the contents of the presentation electronic file in the presentation folder 11a are connected to the projector 10 via their own personal computers. The images are displayed as images at the presentation hall by P11 to P16. Specifically, for example, the personal computer 12a accesses the presentation electronic file fa (12) in the presentation folder 11a of the server 10, and outputs the contents of the presentation electronic file fa (12) to the projector P11. After receiving the presentation electronic file fa (12) sent from the server 10, the personal computer 12a may open the file and output the file to the projector P11. Alternatively, a group of presentation electronic files fa to be held on the day for each presentation hall, that is, for each hall folder in FIG. 2, is transmitted from the server 10 to the personal computer 12a at the announcement hall, and the personal computer 12a side uses the presentation order according to the order of presentation. An electronic file may be selected, opened, and output to the projector P11.
The presentation electronic files accessed by the personal computers 12a to 12f are selected from a plurality of presentation electronic files stored in the presentation folder 11a, and are usually presented electronically files accessed by the personal computers 12a to 12f. Is different.
[0030]
The personal computer 12g is installed in the tournament venue and connected to the internal memory 11 of the server 10 via the network N12, so that the presenter can access the presentation electronic file in the presentation folder 11a and can browse and modify it. ing. Alternatively, the tournament participant may be allowed to access and browse the electronic file for browsing in the browsing folder 11b using the personal computer 12g.
[0031]
The network N11 is preferably accessible from a wide area, and may be, for example, the Internet. Further, the network N12 is a network in the venue of the tournament, and may be a LAN (Local Area Network), for example.
[0032]
Next, based on the block diagram of FIG. 1 and the flowchart of FIG. 3, the operation of the presentation electronic file management system according to the first embodiment of the present invention will be described.
[0033]
(S11) The server 10 receives the presenter's tournament entry. For example, the presenter A operates any one of the presenter's personal computers 19a to 19i, for example, the personal computer 19a, accesses the server 10 via the network N11, and obtains predetermined entry information (personal information, presentation information, etc.). Title, etc.), register as a presenter, and obtain an ID number and password. At this time, the abstract information indicating the outline of the content of the presentation is transmitted from the personal computer 19a and stored in the internal memory 11.
The entries received after the closing of the tournament entry reception after step S11 are allocated to each of the announcement date, the presentation site, and the session, and further numbered, and the server 10 stores the corresponding folders in the presentation folder 11a. It is constructed to have the structure shown in FIG. Further, the server 10 constructs a similar folder in the browsing folder 11b.
[0034]
(S12) The presenter A operates the personal computer 19a to access the server 10 via the network N11, and after having been authenticated with the ID number and the password obtained in step S11, the presenter's electronic file fa (11). Upload. The server 10 stores the received presentation electronic file fa (11) in a folder corresponding to the entry of the presenter A in the presentation folder 11a (for example, the presentation number folder of the presentation number 123 in FIG. 2).
[0035]
(S13) The presenter A operates the personal computer 19a to access the server 10 via the network N11, and after being authenticated by the ID number and the password acquired in step S11, the browsing electronic file fi (11) Upload. The server 10 stores the received browsing electronic file fi (11) in a folder corresponding to the entry of the presenter A in the browsing folder 11b. In addition, instead of uploading by the presenter, the electronic file for presentation fa (11) received in step S11 is automatically converted into a predetermined file format (for example, a PDF file), and is converted into the electronic file for viewing fi (11). ).
[0036]
(S14) During the tournament, when it is necessary to modify the contents of the electronic file for presentation fa (11) and the electronic file for viewing fi (11), the presenter A steps at the entrance of the reading room in which the personal computer 12g is installed. The permission to operate the personal computer 12g is received by the presenter's card issued at the time of S11. Alternatively, the personal computer 12g may be operated to access the server 10 via the network N12, and may be authenticated with the ID number and the password acquired in step S11. Thus, the presenter A can access the electronic file for presentation fa (11) stored in the folder for announcement 11a and the electronic file for browsing fi (11) stored in the folder for browsing 11b.
[0037]
(S15) Presenter A accesses presentation electronic file fa (11) stored in presentation folder 11a and browsing electronic file fi (11) stored in browsing folder 11b to correct the contents. Then, it is saved as the presentation electronic file fa (12) and the browsing electronic file fi (12). Alternatively, the modified electronic file for presentation fa (12) and electronic file for browsing fi (12) may be re-uploaded.
[0038]
(S16) During the tournament, the tournament participants receive permission to operate the personal computer 12g with a participation certificate or the like issued in advance at the entrance of the reading room in which the personal computer 12g is installed. Alternatively, the personal computer 12g in the tournament hall may be operated to access the server 10 via the network N12 and be authenticated with the ID number of the tournament participant. This allows the tournament participants to access all the electronic files for viewing fi stored in the folder for viewing 11b limited to viewing only, search for files on the monitor screen of the personal computer 12g, and search for the desired viewing file. The contents of the electronic file fi can be browsed.
Note that a tournament participant is a presenter or a person who has registered in advance for a tournament or on the day of the tournament. In addition, in order to receive the browsing permission, the reader may be made to read the participation code of the barcode in which the personal information is written by the reader, and to receive the personal authentication.
[0039]
(S17) When the turn of the presentation by the presenter A comes, the personal computer at the determined presentation hall, for example, the personal computer 12a, transfers the contents of the electronic file for presentation fa (12) in the folder for presentation 11a via its own personal computer. , And is ready to output to the projector P11. The presenter A operates the remote controller to sequentially output the contents (slides) of the electronic file for presentation fa (12) to the projector P11, display the image by the projector P11, and make a presentation.
Note that the personal computer 12a may open the file after receiving the presentation electronic file fa (12) from the server 10 and output the file to the projector P11. However, the personal computer 12a may modify the presentation file fa (12) by the personal computer 12a. In order to prevent this, it is preferable that only the contents of the presentation electronic file fa (12) on the server 10 be relayed to the projector P11. The same applies to the personal computers 12b to 12f at each venue.
[0040]
(S18) After the tournament, a new electronic file for browsing fi (13) is created, and the electronic file for browsing fi (12) in the browsing folder 11b is overwritten and updated.
The browsing electronic file fi (13) at this time has a configuration in which the abstract information d12 acquired in step S11 and the content data d13 of the browsing electronic file fi (12) are combined as shown in FIG. This makes it possible to easily understand the contents of the presentation that were difficult to understand only with the slide information of the electronic file for browsing fi (12) by referring to the abstract information together with the slide information. Further, information retrieval of the electronic file for browsing becomes easy.
[0041]
In addition, the browsing electronic file fi (13) at this time contains the abstract information d22 obtained in step S11 and the image of the presenter A at the time of the presentation of the contents of the presentation electronic file fa (12) as shown in FIG. The moving image data d23 includes a combination of the data 231 and the audio data 232 and the content data d233 (including animation) of the presentation electronic file fa (12). This makes it possible to easily understand the contents of the presentation that were difficult to understand only with the slide information of the browsing electronic file fi (12) by adding the abstract information and the dynamic explanation at the time of the presentation.
[0042]
It is preferable that the abstract information d12 and d22 be modified in accordance with the revision of the electronic file for browsing during the tournament, and that the modified abstract information be used to obtain a more accurate abstract.
[0043]
(S19) The member operates the personal computers 19a to 19i to access the server 10 via the network N11, and is authenticated by the member ID number. As a result, the member can access all browsing electronic files fi updated in step S18 and stored in the browsing folder 11b, which are limited to browsing only. The contents of the electronic file for browsing fi can be browsed. At the time of search, only the abstract information may be set as the search target. However, it is preferable to set the search target including the slide information of the electronic file for browsing fi (13) because more detailed search can be performed. In addition, in the electronic file for browsing in the moving image data format fi (13), not only text search for abstract information and the like but also sound search for the moving image data d23 can be performed.
Note that a member is a person registered with an academic organization that is the organizer of the tournament. Alternatively, a browsing member that can be browsed by paying a predetermined cost may be included. In addition, the member registration may be performed at the time of browsing, but it is preferable to perform the registration in advance.
[0044]
Next, a second embodiment of the presentation electronic file management system according to the present invention will be described.
FIG. 6 is an overall configuration diagram showing a second embodiment of a presentation electronic file management system according to the present invention. A server 20 serving as a first server and a server 30 serving as a second server are communicably connected to each other through a network N22, and the server 30 and personal computers 22a to 22g, which are one mode of a plurality of information terminal devices, are connected to a network N23. Are connected so that they can communicate with each other.
[0045]
The server 20 has an internal memory 21 in which a presentation folder 21a and a browsing folder 21b are provided, and is connectable to each of the personal computers 29a to 29i via a network N21. The personal computers 29a to 29i are information terminal devices on the side of the presenter. Separate electronic files for presentation are uploaded from the personal computers 19a to 19i and stored in the presentation folder 21a. The browsing folder 21b stores a browsing electronic file corresponding to the presentation electronic file.
[0046]
The server 30 has an internal memory 31 in which a presentation folder 31a and a browsing folder 31b are provided, and is communicably connected to the internal memory 21 of the server 20 via a network N22.
The presentation folders 21a and 31a are the same as the presentation folder 11a in the first embodiment, and the browsing folders 21b and 31b are the same as the browsing folder 11b in the first embodiment. The presentation electronic file and the browsing electronic file are the same as those of the first embodiment.
[0047]
The personal computers 22a to 22f are connected to projectors P21 to P26, respectively, which are one mode of an image display device, and are installed in separate presentation venues. Further, the personal computers 22a to 22f are connected to the internal memory 31 of the server 30 via the network N23, and transfer the contents of the presentation electronic files in the presentation folder 31a via their own personal computers. The images are displayed as images at the presentation hall by P21 to P26. Specifically, for example, the personal computer 22a accesses the presentation electronic file fa (22) in the presentation folder 31a of the server 30, and outputs the contents of the presentation electronic file fa (22) to the projector P11. Further, after receiving the presentation electronic file fa (22) sent from the server 30, the personal computer 22a may open the file and output the file to the projector P21. Alternatively, a group of presentation electronic files fa to be held on the day for each presentation hall, that is, for each hall folder in FIG. 2, are transmitted from the server 30 to the personal computer 22a of the announcement hall, and the personal computers 12a are used for the presentation in accordance with the order of presentation. An electronic file may be selected, opened, and output to the projector P21.
[0048]
The personal computer 22g is installed in the tournament venue and connected to the internal memory 31 of the server 30 via the network N23, so that the presenter can access the presentation electronic file in the presentation folder 31a and can browse and modify it. ing. Alternatively, a tournament participant may be allowed to access and browse the electronic file for browsing in the browsing folder 31b using the personal computer 12g.
[0049]
The server 30 is installed in the tournament hall C together with the personal computers 22a to 22g and the projectors P21 to P26, and the server 20 is installed in a place remote from the tournament hall C.
[0050]
Next, the operation of the presentation electronic file management system according to the second embodiment of the present invention will be described with reference to the configuration diagram of FIG. 6 and the flowcharts of FIGS.
[0051]
(S21) The server 20 receives the presenter's tournament entry. For example, the presenter B operates any one of the presenter's personal computers 29a to 29i, for example, the personal computer 29a, accesses the server 20 via the network N21, and obtains predetermined entry information (personal information, presentation information, etc.). Title, etc.), register as a presenter, and obtain an ID number and password. At this time, the abstract information indicating the outline of the presentation is transmitted from the personal computer 29a and stored in the internal memory 21.
The entries received after the closing of the tournament entry reception after step S21 are allocated to each of the announcement date, the presentation site, and the session, and further numbered, and the server 20 stores the corresponding folders in the presentation folder 21a. Is constructed to obtain the structure shown in FIG. Further, the server 20 constructs a similar folder in the browsing folder 21b.
[0052]
(S22) The presenter B operates the personal computer 29a to access the server 20 via the network N21, and after being authenticated by the ID number and the password acquired in step S21, the presenter electronic file fa (21). Upload. The server 20 stores the received presentation electronic file fa (21) in a folder corresponding to the entry of the presenter B in the presentation folder 21a (for example, the presentation number folder of the presentation number 123 in FIG. 2).
[0053]
(S23) The presenter B operates the personal computer 29a to access the server 20 via the network N21, and after being authenticated by the ID number and the password acquired in step S21, the browsing electronic file fi (21) Upload. The server 20 stores the received browsing electronic file fi (21) in a folder corresponding to the entry of the presenter B in the browsing folder 21b. Instead of uploading by the presenter, the electronic file for presentation fa (21) received in step S21 is automatically converted into a predetermined file format (for example, a PDF file), and is converted into the electronic file for browsing fi (21). ).
[0054]
(S24) After the acceptance period of the posts in steps S22 and S23 has elapsed, the server 20 sets the presentation folder 21a and all the folders and files stored therein, and the browsing folder 21b and all the files stored therein. Are downloaded to the internal memory 31 of the server 30 via the network N22, and are respectively set as a presentation folder 31a and a browsing folder 31b. At this time, the presenter's entry information and information such as an ID number and a password are also downloaded.
[0055]
(S25) During the tournament, when it is necessary to modify the contents of the presentation electronic file fa (21) and the viewing electronic file fi (21), the presenter B steps at the entrance of the reading room in which the personal computer 22g is installed. The permission to operate the personal computer 22g is received by the presenter's card issued at the time of S21. Alternatively, the server 30 may be accessed via the network N23 by operating the personal computer 22g, and may be authenticated with the ID number and the password acquired in step S21. This allows the presenter B to access the presentation electronic file fa (21) stored in the presentation folder 31a and the viewing electronic file fi (21) stored in the viewing folder 31b.
[0056]
(S26) Presenter B accesses presentation electronic file fa (21) stored in presentation folder 31a and browsing electronic file fi (21) stored in browsing folder 21b to correct the contents. Then, it is saved as an electronic file for presentation fa (22) and an electronic file for browsing fi (22). Alternatively, the corrected electronic file for presentation fa (22) and electronic file for browsing fi (22) may be re-uploaded.
[0057]
(S27) During the tournament, the tournament participant receives permission to operate the personal computer 22g with a participation certificate issued in advance at the entrance of the reading room where the personal computer 22g is installed. Alternatively, the server 30 may be accessed via the network N23 by operating the personal computer 22g in the tournament venue, and may be authenticated by an ID number as a tournament participant. This enables the tournament participants to access all electronic files for browsing fi stored in the browsing folder 31b only for browsing, search the files on the monitor screen of the personal computer 22g, and search for the desired browsing file. The contents of the electronic file fi can be browsed.
[0058]
(S28) When the turn of the presentation by the presenter B comes, the personal computer at the determined presentation site, for example, the personal computer 22a, transfers the contents of the electronic file for presentation fa (22) in the folder for presentation 31a via its own personal computer. , Is ready for output to the projector P21. The presenter B successively outputs the contents (slides) of the electronic file for presentation fa (22) to the projector P21 by operating the remote controller, displays the image by the projector P21, and makes a presentation.
[0059]
(S29) After the end of the tournament, the server 30 stores the presentation folder 31a and all the folders and files stored therein (for example, the presentation electronic file fa (22)), and the browsing folder 21b and the stored folder. All folders and files (for example, browsing electronic files fi (22)) that are present are downloaded to the internal memory 31 of the server 20 via the network N22, and overwritten to the presentation folder 21a and the browsing folder 21b, respectively. .
[0060]
(S2a) A new electronic file for browsing fi (23) is created, and the electronic file for browsing fi (22) in the browsing folder 21b is overwritten and updated. The electronic file for browsing fi (23) at this time may be the same as that of the electronic file for browsing fi (13) shown in the first embodiment.
[0061]
(S2b) The member operates the personal computers 29a to 29i to access the server 20 via the network N21, and is authenticated by the member ID number. As a result, the member can access all the browsing electronic files fi updated in step S2a and stored in the browsing folder 21b, which are restricted to browsing only. The contents of the electronic file for browsing fi can be browsed.
[0062]
In the above embodiment, the progress of the presentation at another venue may be displayed as a sub-screen (sub-slide) on the display screen of the presentation venue. That is, in step S17 in the first embodiment or step S28 in the second embodiment, the contents of the presentation electronic files (fa (12), fa (22)) of the presentations at the venue start to be projected. At the same time, the information is sent to the server automatically accessed, and the progress of the presentation by the personal computer 12a is displayed on the sub-screen of another venue.
[0063]
In addition, when submitting an electronic file for presentation and an electronic file for viewing from the presenter, not all files need to be uploaded through the network, and some files are recorded and mailed, delivered to home, etc. The information may be read from the submitted removable medium and stored in the internal memory of the server.
[0064]
In the above-described embodiment, the electronic file management system for presentation at a research presentation gathering (contest) of an academic organization has been described. However, the application of the present invention is not limited to this. Is also applicable. That is, the present invention can be applied to all cases in which displaying and presenting the contents of separate presentation electronic files in a plurality of venues is performed simultaneously. Further, the present invention is applicable to all cases in which the contents of the electronic file for presentation used for the presentation are made available for viewing on the Web after the period of the presentation.
[0065]
【The invention's effect】
As described above, according to the first aspect of the present invention, the presenter does not need to bring the electronic file for presentation, and the labor of the tournament can be saved.
According to the invention of claim 2, it is possible to correct the contents of the file until immediately before the announcement.
According to the third and fourth aspects of the invention, the contents of the presentation electronic file can be effectively used as information resources during and after the tournament.
According to the fifth aspect of the present invention, it is possible to easily understand the contents of a presentation that are difficult to understand even when viewed only with the information (for example, slide information) of the electronic file for viewing.
According to the invention of claim 6, the contents of the announcement can be easily understood at the time of browsing, and the information retrieval of the electronic file for browsing becomes easy.
According to the invention of claim 7, even when the server can be installed only during the tournament during the tournament, the presentation electronic file can be submitted in advance, and the presenter does not need to bring the presentation electronic file. . In addition, the reception of the presentation electronic file and the display of the content for the presentation are automatically performed, so that the operation of the tournament can be saved.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is an overall configuration diagram showing a first embodiment of a presentation electronic file management system according to the present invention.
FIG. 2 is a diagram showing an internal structure of a presentation folder in the presentation electronic file management system according to the present invention.
FIG. 3 is a flowchart showing an operation of the presentation electronic file management system according to the first embodiment of the present invention.
FIG. 4 is a configuration example (1) of a viewing electronic file fi (13) in the presentation electronic file management system according to the present invention.
FIG. 5 is a configuration example (2) of a viewing electronic file fi (13) in the presentation electronic file management system according to the present invention.
FIG. 6 is an overall configuration diagram showing a second embodiment of a presentation electronic file management system according to the present invention.
FIG. 7 is a flowchart (1) showing an operation of the presentation electronic file management system according to the second embodiment of the present invention.
FIG. 8 is a flowchart (2) showing the operation of the presentation electronic file management system according to the second embodiment of the present invention.
FIG. 9 is a flowchart (3) showing the operation of the presentation electronic file management system according to the second embodiment of the present invention.
[Explanation of symbols]
10, 20, 30: server, 11, 21, 31: internal memory, 11a, 21a, 31a: presentation folder, 11b, 21b, 31b: browsing folder, 12a to 12g, 19a to 19i, 22a to 22g, 29a ~ 29i ... PC, C ... Convention venue, d11, d21 ... File header information, d12, d22 ... Abstract information, d13 ... Content data of browsing electronic file fi (12), d23 ... Movie data, d231 ... Video data, d232 ... Sound data, d233 ... Content data of presentation electronic file fa (12), fi (13) ... Browsing electronic file, N11, N12, N21, N22, N23 ... Network, P11-P16, P21-P26 ... Projector

Claims

Including a server and a plurality of information terminal devices that can communicate with each other through a network,
The server has an internal memory, receives a plurality of presentation electronic files uploaded via a network, and includes means for storing the presentation electronic files in the internal memory as a group of presentation electronic files;
At least one of the information terminal devices is connected to an image display device, and information of a presentation electronic file selected from a group of presentation electronic files stored in the internal memory is transmitted to the image display device via the information terminal device. An electronic file management system for presentation, comprising means for displaying for presentation.

The presentation electronic file management according to claim 1, wherein at least one of the information terminal devices is capable of accessing a presentation electronic file selected from a presentation electronic file group stored in the internal memory. system.

The server comprises: means for storing the electronic file for presentation as an electronic file for viewing in an internal memory; and means for enabling access to the electronic file for viewing from outside via a network. 2. The electronic file management system for presentation according to 1.

The server receives the browsing electronic file corresponding to the contents of the presentation electronic file via a network, and stores the electronic file for reading in the internal memory, and makes the browsing electronic file accessible from outside via the network. 2. The presentation electronic file management system according to claim 1, further comprising:

Means for storing, in an internal memory, video data obtained by combining the presenter's electronic file and the video and audio of the presenter at the time of presenting the contents of the presenter's electronic file in an internal memory; Means for enabling access to the electronic file for browsing via a PC. 2. The electronic file management system for presentation according to claim 1, further comprising:

The electronic file management system for presentation according to any one of claims 3 to 5, wherein the browsing electronic file includes abstract information of the contents of the announcement.

A first server, a second server, and a plurality of information terminal devices that can communicate with each other through a network;
The first server has a first memory, receives a plurality of presentation electronic files uploaded via a network, and stores the presentation electronic files in the first memory as a group of presentation electronic files.
The second server has a second memory, and has means for storing a group of presentation electronic files stored in the first memory downloaded from the first server via a network in the second memory,
At least one of the information terminal devices is connected to an image display device, and displays information of a presentation electronic file selected from a group of presentation electronic files stored in the second memory via the information terminal device. An electronic file management system for announcements, comprising: means for displaying on a device for announcements.