JP2004334437A

JP2004334437A - 回覧文書管理システム

Info

Publication number: JP2004334437A
Application number: JP2003128217A
Authority: JP
Inventors: Shigeru Iida; 茂飯田
Original assignee: Mitsubishi Electric Corp
Current assignee: Mitsubishi Electric Corp
Priority date: 2003-05-06
Filing date: 2003-05-06
Publication date: 2004-11-25

Abstract

【課題】回覧文書そのものを直接クライアントに送りつけてしまうため、送り先に送信した回覧文書の事後管理ができず、機密性の高い重要な文書を共有することは困難であるという課題があった。
【解決手段】回覧文書管理システムの構成は回覧文書の管理をする回覧文書管理サーバ１と、暗号化に必要な鍵を生成し管理する鍵管理サーバ２と、電子封書が配信されるクライアント端末３を備え、回覧文書管理サーバ１とクライアント端末３はネットワークを介して接続される。回覧文書管理サーバ１には、クライアント端末３からの問い合わせに応答する電子封書管理用サーバソフト４と、電子封書の有効期間、更新情報、アクセス制御用の情報等を管理する文書管理情報テーブル５と、クライアント端末３からのアクセス履歴を記録したアクセス履歴ファイル６とを備える。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、ネットワークに接続されたコンピュータ間で回覧文書を共有するシステムにおいて、回覧文書の閲覧制御、有効期限管理、アクセス履歴管理を実現する回覧文書管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来の回覧文書管理システムでは、回覧文書を相手側に提供する方法として、添付データとして直接相手に送信するか、またはサーバから直接ダウンロードさせる方法がとられてきた。また、回覧文書のコンテンツに直接有効期限を埋め込み、特定アプリケーションやハードウェアで有効期限を管理し、また文書データをサーバ側で集中管理してデータに対するアクセスが発生する毎に権限チェックを行ってデータを送信してきた（例えば、特許文献１〜４参照）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平１０−２８３２６２号公報図１、図２［０００９］〜［００１４］
【特許文献２】
特開平１１−３１２１１０号公報図１、図２［０００９］〜［００１１］、［００２５］
【特許文献３】
特開２００２−２９７４３９号公報［００６５］、［００８０］
【特許文献４】
特開２００１−１０１０５４号公報［０２４２］
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
従来の回覧文書管理システムでは、上記の方法で回覧文書そのもの（平文）を直接クライアントに送りつけてしまうため、送り先に送信した回覧文書の事後管理ができないという問題点があった。例えば回覧文書を送信した相手が悪意を持って第三者にデータを漏洩したり、複製を作成して内容を改ざんしたりすることを防止することができず、このため、従来のシステムでは機密性の高い重要な文書を共有することは困難であるという課題があった。
【０００５】
また、回覧した文書の閲覧を一定の期間で無効にするために、回覧文書のコンテンツに直接有効期限を埋め込んで管理しているが、有効期限の変更に追従することができないという課題があった。
【０００６】
さらに、サーバ側で回覧文書を集中管理する場合には、有効期限、アクセス制御を確認した後、サーバ−クライアント間でその都度、回覧文書データを送信する必要があるため、データトラフィックが増大し、ネットワーク負荷が増大するという課題があった。
【０００７】
この発明は、上記のような課題を解決すためになされたもので、クライアントに送った回覧文書の事後管理を可能にする、次の（１）〜（６）に記載されている機能を有する回覧文書管理システムを得ることを目的とする。
（１）相手に送信した回覧文書は第三者に転送できないこと。
（２）回覧文書の複製を作成して転用できないこと。
（３）情報提供者側の都合で回覧文書の有効期限が制御できること（有効期限管理機能）。
（４）特定ドメイン以外からの参加を拒否できること（アクセス制御機能）。
（５）回覧文書のアクセス履歴がサーバで一元管理ができること（アクセス履歴管理機能）。
（６）回覧文書の更新情報の自動配信ができること（データ更新情報管理機能）。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
この発明に係る回覧文書管理システムは、ネットワークに接続されたコンピュータ間で文書を回覧し管理する回覧文書管理システムにおいて、回覧文書を電子封書内に暗号化されたデータとして同梱する手段と、暗号化されたデータを同梱している電子封書をクライアント側コンピュータに配信する手段と、クライアント側コンピュータのクライアントソフトは、電子封書内に同梱された、暗号化されたデータの復号化の可否判断とこの可否判断に基づく文書管理の制御を、サーバ側に管理される文書管理情報テーブルを参照して行う手段とを備えて構成するものである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
この発明に係る回覧文書管理システムの実施の一形態について説明する。
実施の形態１．
この発明の実施の形態１について図１〜図５を参照して説明する。なお、図１はこの発明の実施の形態１に係る回覧文書管理システムの構成を示す図である。図２はクライアントに配信される電子封書の構成を示す図であり、図３は電子封書管理用サーバソフトで管理される文書管理情報テーブルの構成を示す図であり、図４は電子封書管理用サーバソフトで管理されるアクセス履歴ファイルの構成を示す図である。また、図５はクライアントソフトと電子封書管理用サーバソフト、およびクライアントソフトと電子封書管理用サーバソフト間の処理の流れを示したフローチャートである。
【００１０】
回覧文書管理システムのシステム構成は図１に示すように、回覧文書の管理をする回覧文書管理サーバ１と、暗号化に必要な鍵を生成し管理する鍵管理サーバ２と、電子的な封書（以下適宜、「電子封書」と記す）が配信されるクライアント端末３を備えて構成される。
【００１１】
回覧文書管理サーバ１には、クライアント端末３からの問い合わせに応答する電子封書管理用サーバソフト４と、電子封書の有効期間、更新情報、アクセス制御用の情報等を管理する文書管理情報テーブル５と、クライアント端末３からのアクセス履歴を記録したアクセス履歴ファイル６とを備える。
【００１２】
鍵管理サーバ２には、文書データを暗号化した際の鍵の共通鍵データを管理する鍵管理データベース７と、電子封書ＩＤと関連付けて管理される共通鍵８とを備える。
【００１３】
クライアント端末３には、電子封書の文書データの閲覧管理を行うクライアントソフト９と、セキュアＸＭＬ（ＥｘｔｅｓｉｂｌｅＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）形式で暗号化された回覧文書を管理する電子封書１０がある。
また、回覧文書管理サーバ１とクライアント端末３はネットワーク１１を介して接続される。
【００１４】
なお、相手に配信する文書データをセキュアＸＬＭの機能を使って暗号化し、暗号化された回覧文書を電子封書として配信する。また、文書データは暗号化されてクライアントに送信しているので、回覧文書管理サーバ１とクライアント端末３間のデータトラフィックは、アクセス権限のチェックにかかわるデータトラフィックのみで済むものである。
【００１５】
図２はクライアントに配信される電子封書の構成図であり、回覧文書を暗号化して管理するために、セキュアＸＭＬ形式のデータ構造を採っている。電子封書中のＸＭＬファイルのタグは、次の項目を管理する。
＜ＤｏｃＩｎｆｏ＞：文書データを管理するセクションであることを示す。
＜ＤｏｃＮａｍｅ＞：文書データの文書名を示す。
＜ＳｅｖｅｒＵＲＩ＞：文書データの管理情報を持つサーバのロケーションを示す。
＜ＤｏｃＩＤ＞：サーバが管理する文書ＩＤを示す。
＜ＤｏｃＤａｔａ＞：文書データの内容を示す。ここで、
Ｅｎｃｒｙｐｔ属性がＹｅｓのとき、文書データは暗号化されている。
Ｅｎｃｒｙｐｔ属性がＮｏのとき、文書データは暗号化されていない。
Ｍｏｄｅ属性がＦｕｌｌのとき、文書を復号する。
Ｍｏｄｅ属性がＶｉｅｗのとき、文書を復号して専用のＶｉｅｗｅｒで表示する。
＜ＥｎｃｒｙｐｔｅｒＤａｔａ＞：文書データが暗号化されているときのデータを示す。セキュアＸＭＬの暗号化標準に準拠する。
【００１６】
文書管理情報テーブル５の構成は図３に示すように、電子封書ＩＤエリア２１と、有効期限情報エリア２２と、更新リンク情報エリア２３と、更新メッセージエリア２４と、ドメイン情報エリア２５を備える。
【００１７】
電子封書ＩＤエリア２１には内部管理番号（識別子）が、有効期限情報エリア２２には回覧文書の有効期限が、更新リンク情報エリア２３には電子封書ＩＤの回覧文書の更新版が作成されたとき、更新された文書の更新情報の定義が、更新メッセージエリア２４には更新情報に関するメッセージ情報の定義が、また、ドメイン情報エリア２５にはドメインによるアクセス制御を実施する場合に、アクセスを許可するドメイン情報の定義が、夫々記述されている。
【００１８】
アクセス履歴ファイルの構成は図４に示すように、電子封書ＩＤエリア３１と、アクセス日付エリア３２と、ドメイン情報エリア３３を備える。
【００１９】
電子封書ＩＤエリア３１には内部管理番号（識別子）が、アクセス日付エリア３２にはクライアントからアクセスがあった日付データが、ドメイン情報エリア３３にはクライアントがアクセスしてきたドメイン情報が記述される。
【００２０】
つぎに電子封書管理用サーバソフトとクライアントソフト、およびそれらの間の処理の流れを図５を参照して説明する。
まず、クライアントソフト９は、電子封書１０の内容をＸＭＬパーサを使って解析し、電子封書１０内に暗号化されたデータの基本情報を取得する。取得した電子封書ＩＤを使って電子封書管理用サーバソフト４に照会を行う（ステップＳＴ２０１）。
【００２１】
電子封書管理用サーバソフト４は、アクセスログを作成し、クライアントソフト９から照会があった場合、そのアクセス履歴をアクセス履歴ファイル６に出力する（ステップＳＴ１０１）。
【００２２】
つぎに電子封書ＩＤをキーに文書管理情報テーブル５を参照し、ドメイン情報エリア２５に記述されているドメイン情報を参照し、ドメイン情報が定義されている場合、クライアントソフト９がアクセスしてきたドメイン情報とドメイン情報エリア２５に記述されているドメイン情報とを比較し、一致していない場合はアクセスを拒否してエラーリターンする（ステップＳＴ１０２）。ドメイン情報が定義されていない場合やドメイン情報が一致した場合は、ステップＳＴ１０３に処理を進める。
【００２３】
ステップＳＴ１０２でエラーリターンした場合、クライアントソフト９のステップＳＴ２０２に制御を移し、アクセス権が無い旨のメッセージを表示して処置を終了する。
【００２４】
一方、ステップＳＴ１０２でエラーリターンがない場合、電子封書ＩＤをキーに文書管理情報テーブル５の有効期限情報エリア２２に記述されている情報を参照して有効期限のチェックを行う。アクセスした日付が有効期限を超えている場合は期限切れでエラーリターンする。このとき、文書管理情報テーブル５の更新リンク情報エリア２３に記述されている更新リンク情報と更新メッセージエリア２４に記述されている更新メッセージを取得して、これらをクライアントソフト９に送る（ステップＳＴ１０３）。一方、有効期限内であれば処理をステップＳＴ１０４に処理を進める。
【００２５】
ステップＳＴ１０２でエラーリターンした場合、クライアントソフト９のステップＳＴ２０３に制御を移し、有効期限切れのメッセージを表示する。また、更新リンク情報と更新メッセージがある場合、これらを表示してクライアントユーザに文章の更新処理を促す。
【００２６】
つぎに電子封書ＩＤに対応する鍵データを鍵管理サーバ２の鍵管理データベース７から取得し、クライアントソフト９に返信する（ステップＳＴ１０４）。クライアントソフト９はこの電子封書ＩＤに対応する鍵データを使って暗号化された文書データを復号化する（ステップＳＴ２０４）。
【００２７】
電子封書の＜ＤｏｃＤａｔａ＞のＭｏｄｅ属性がＦｕｌｌのとき、暗号化された文書データを電子媒体として完全に復号化する。この場合、暗号化された電子媒体の再配布を防ぐことはできない。一方、Ｍｏｄｅの属性がＶｉｅｗの場合は暗号化された文書データを復号するが、復号したデータは専用の表示装置を使って表示のみを行う。この場合、復号された文章データの再配布や改ざん流用を防止することができる。
【００２８】
【発明の効果】
以上のように、この発明によれば、回覧文書の有効期限は、回覧文書自体に埋め込まれるものではなく、回覧文書の文書ＩＤをキーにした文書管理情報テーブルで管理されるため、復号された文章データの再配布や改ざん流用を防止することができる。また、管理テーブルに設定されている有効期限を書き換えることにより、有効期限の情報をサーバ側で自由に変更することが可能となる効果がある。
【００２９】
この発明によれば、ドメイン情報を管理することで、例えば会社からのアクセスは可能であるが、自宅からダイアルアップによるアクセスを禁止するようなアクセス制御が可能となる効果がある。
【００３０】
この発明によれば、更新メッセージを管理することで、例えば仕様書のバージョンが１．０から１．１に更新された後に、バージョン１．０のファイルを参照したとき、現在参照しているバージョンの参照を中止し、更新されたバージョンの取得を促すメッセージをクライアント側コンピュータに表示すること等、更新に関するメッセージの伝達が可能となる効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態１に係る回覧文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】クライアントに配信される電子封書の構成の一例である。
【図３】電子封書管理用サーバソフトで管理される文書管理情報テーブルの構成図である。
【図４】電子封書管理用サーバソフトで管理されるアクセス履歴ファイルの構成図である。
【図５】クライアントソフトと電子封書管理用サーバソフト、およびその間の処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１回覧文書管理サーバ、２鍵管理サーバ、３クライアント端末、４電子封書管理用サーバソフト、５文書管理情報テーブル、６アクセス履歴ファイル、７鍵管理データベース、８共通鍵、９クライアントソフト、１０電子封書、１１ネットワーク、２１，３１電子封書ＩＤエリア、２２有効期限情報エリア、２３更新リンク情報エリア、２４更新メッセージエリア、２５，３３ドメイン情報エリア、３２アクセス日付エリア。

Claims

ネットワークに接続されたコンピュータ間で文書を回覧し管理する回覧文書管理システムにおいて、
回覧文書を電子封書内に暗号化されたデータとして同梱する手段と、
前記暗号化されたデータを同梱している前記電子封書をクライアント側コンピュータに配信する手段と、
前記クライアント側コンピュータのクライアントソフトは、前記電子封書内に同梱された、前記暗号化されたデータの復号化の可否判断と当該可否判断に基づく文書管理の制御を、サーバ側に管理される文書管理情報テーブルを参照して行う手段と
を備えることを特徴とする回覧文書管理システム。
暗号化されたデータの復号化の可否判断に基づき、回覧文書の閲覧制御と、有効期限管理と、アクセス履歴管理とを行うことを特徴とする請求項１記載の回覧文書管理システム。
クライアント側コンピュータに配信された電子封書を表示する際に、クライアントソフトが、サーバの文書管理情報テーブルで管理される回覧文書ＩＤ毎の有効期限情報を、ネットワークを介してその都度参照し、前記回覧文書ＩＤ毎の有効期限情報に基づいて回覧文書の閲覧の可否判断を行い文書管理の制御を行うことを特徴とする請求項１記載の回覧文書管理システム。
暗号化されたデータとして電子封書に同梱された回覧文書をクライアントソフトが表示するとき、前記データを電子媒体として復号するモードと復号した前記回覧文書を専用表示手段でのみ表示するモードとを設け、前記専用表示手段で表示するモードにおいては、復号化された前記回覧文書の再配布および転用を防止する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の回覧文書管理システム。
クライアント側コンピュータのクライアントソフトが、サーバで管理される文書管理情報テーブルを参照する際に、サーバソフトは前記クライアントソフトがアクセスしてきた日付およびドメイン情報をログ情報としてファイルに保存する手段と、前記回覧文書のアクセス履歴を前記サーバ側で一元管理する手段とを備えたことを特徴とする請求項１記載の回覧文書管理システム。
サーバで管理される文書管理情報テーブルに、回覧文書へのアクセスを許可するドメイン情報を回覧文書ＩＤ毎に予め定義しておき、サーバソフトは、クライアントソフトがアクセスしてきたドメイン情報と前記文書管理情報テーブルのドメイン情報を比較検証することで、任意のドメインからのアクセスを抑止することを特徴とする請求項５記載の回覧文書管理システム。
クライアントソフトがアクセスしてきた回覧文書が、文書管理情報テーブルの有効期限を過ぎている時、サーバソフトがクライアントソフトに対して、更新された回覧文書の所在を含む更新履歴情報を通知することで、現在、クライアント側で参照している回覧文書の更新をクライアント側に伝達することを特徴とする請求項５記載の回覧文書管理システム。