JP2004258887A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】より広範囲な文書検索を行うことができる文書管理システムを提供する。
【解決手段】デジタル複合機１００のハードディスクドライブ１０９に割り当てられたパーソナルボックスに画像データを登録する際、この画像データに関連付けられた検索情報も登録する。文書管理クライアント１００３が動作するホストコンピュータ１０００から文書検索を行う際、文書管理サーバ１００１によって管理されるデータベース１００２内の文書データに限らず、デジタル複合機１００のパーソナルボックス内の画像データも検索対象とし、検索情報を基にパーソナルボックス内の画像データを検索する。
【選択図】 図１２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、この種の文書管理システムとして、例えば文書管理サーバや、この文書管理サーバにネットワーク接続されたデジタル複合機等から構成されるものが知られている。この文書管理システムでは、文書管理サーバ内に格納された文書の検索が行われる。
【０００３】
また、デジタル複合機等の画像処理装置の中には、ハードディスク等を利用したパーソナルボックス内に文書画像データを保持しておくことが可能なものがある。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、文書検索時に検索対象となる文書は、文書管理サーバ内に格納された文書データだけに限定されていた。このため、画像処理装置のパーソナルボックス内に格納された文書画像データは検索対象とならず、その改善が要望されていた。
【０００５】
そこで、本発明はより広範囲な文書検索を行うことができる文書管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の文書管理システムは、文書データが登録された文書記憶手段と、画像データを画像記憶手段に登録する画像データ登録手段と、前記画像データに関連付けられた検索情報を登録する検索情報登録手段と、前記文書記憶手段に登録された文書データの検索を行う際、前記登録された検索情報を基に前記画像記憶手段に登録された画像データの検索を併せて行う検索手段とを備える。
【０００７】
【発明の実施の形態】
本発明の文書管理システムの実施の形態について図面を参照しながら説明する。
【０００８】
［文書管理システムの構成］
図１は実施の形態における文書管理システムの構成を示す図である。この文書管理システムは、紙文書やデータ形式の異なる複数種類の電子文書を予め定められたデータ形式のファイルに変換し、ネットワーク１００４に接続された、文書管理サーバ１００１としてのホストコンピュータ（Ａ）１０００ａ内のデータベース１００２に格納しておくことで、様々な文書を統合的に管理する。
【０００９】
文書管理システムの利用者は、ネットワーク１００４に接続されたホストコンピュータ（Ｂ）１０００ｂ上で動作するアプリケーションである文書管理クライアント（Ｂ）１００３ｂや、ホストコンピュータ（Ｃ）１０００ｃ上で動作するアプリケーションである文書管理クライアント（Ｃ）１００３ｃから、文書管理サーバ１００１によって管理されるデータベース１００２に登録された文書の閲覧、検索、編集、削除、複製等の操作を行うことができる。
【００１０】
また、ネットワーク１００４に接続されたルータ１００５を介して、インターネット２０００に接続されたホストコンピュータ（Ｄ）１０００ｄ上で動作するアプリケーションである文書管理クライアント（Ｄ）１００３ｄから、インターネット経由で同様の操作を行うことも可能である。
【００１１】
また、ネットワーク１００４に接続されたデジタル複合機１００から読み込まれた原稿画像、およびファクシミリ装置１００６から公衆回線１００７を経由してデジタル複合機１００に送信されたファクシミリデータを、ネットワーク１００４経由で文書管理サーバ１００１に取り込み、電子文書データとして扱うことも可能である。尚、これらのホストコンピュータ１０００ａ〜１０００ｄは、同一の構成および機能を有するので、代表してホストコンピュータ１０００と表記する。また、ホストコンピュータを区別する必要がある場合には、ホストコンピュータ１０００ａ〜１０００ｄと区別して表記する。このことは、文書管理クライアント１００３ｂ〜１００３ｄを代表して文書クライアント１００３と表記する場合も同様である。
【００１２】
また、デジタル複合機１００は、通常のプリンタ機能を有する他、例えばホストコンピュータＢから転送されたＰＤＬで記述された印刷データ（ＰＤＬデータ）を展開（ラスタライズ）した後、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）１０９に登録しておき、後で再利用するといったパーソナルボックス機能も有する。
【００１３】
［ホストコンピュータ１０００の構成］
図２はホストコンピュータ１０００の構成を示すブロック図である。ホストコンピュータ１０００は、周知のＣＰＵ１１０１、ＲＯＭ１１０２、ＲＡＭ１１０３、ネットワークインタフェイスコントローラ（ＮＩＣ）１１０４、キーボード（ＫＢ）１１０５、ディスプレイ１１０６および外部メモリコントローラ１１０７がバス１１０８を介して接続された構成を有する。外部メモリコントローラ１１０７には、ハードディスク等の大容量の外部記憶装置１１１０が接続されている。
【００１４】
外部記憶装置１１１０には、ＣＰＵ１１０１によって実行される制御プログラムとしてのオペレーティングプログラム（ＯＳ）、アプリケーション（文書管理サーバ、文書管理クライアント）、文書処理プログラム等が格納されている。また、ホストコンピュータ１０００が文書管理サーバとして機能する場合、外部記憶装置１１１０には、各種の文書データを登録するデータベース１００２が構築される。
【００１５】
また、ＣＰＵ１１０１は、文書処理プログラムを実行し、図形、イメージ、文字、表（表計算などを含む）などが混在した文書を処理してＰＤＬデータを作成することが可能である。そして、ＮＩＣ１１０４を介して、ネットワーク１００４に接続されたデジタル複合機１００や他のホストコンピュータと通信処理を行い、ＰＤＬデータを転送することが可能である。
【００１６】
［デジタル複合機１００］
デジタル複合機１００は、コピー、プリンタ、ファクシミリ、その他複数の機能が１台に統合された画像入出力装置である。図３はデジタル複合機の電気的構成を示すブロック図である。
【００１７】
デジタル複合機１００は、画像入出力装置１０１および画像入出力制御部１０５から構成される。画像入出力装置１０１は、操作部１０２、リーダ部１０３およびプリンタ部１０４から構成される。画像入出力制御部１０５は、制御部１０６、ファクシミリ部１０７、コンピュータインタフェイス部１０８、ハードディスク１０９および画像記憶メモリ１１０から構成され、画像入出力装置１０１内のリーダ部１０３に接続されている。
【００１８】
操作部１０２は、画像入出力装置１０１および画像入出力制御部１０５を操作するために使用される。リーダ部１０３は、原稿の画像を読み取り、原稿画像に応じた画像データを画像入出力制御部１０５に出力する。画像入出力制御部１０５に出力された画像データは、制御部１０６によってハードディスク１０９または画像記憶メモリ１１０に一時的に保存される。
【００１９】
プリンタ部１０４は、画像入出力制御部１０５内のハードディスク１０９または画像記憶メモリ１１０から取り出された画像データを基に、記録紙に画像を記録する。ハードディスク１０９または画像記憶メモリ１１０から取り出された画像データは、画像データを再出力するように設定されていない場合、ハードディスク１０９または画像記憶メモリ１１０から削除される。
【００２０】
ファクシミリ部１０７は、電話回線（公衆回線）を通じて受信した圧縮画像データを伸張し、伸張された画像データを制御部１０６に転送し、また制御部１０６から転送された画像データを圧縮し、圧縮された画像データを電話回線を通じて送信する。ファクシミリ部１０７から受信した圧縮画像データは、ハードディスク１０９または画像記憶メモリ１１０に一時的に保存される。
【００２１】
コンピュータインタフェイス部１０８は、ネットワーク１００４を介して接続されたホストコンピュータ１０００等から転送された印刷画像を表すコードデータ（ＰＤＬデータ）を、プリンタ部１０４が記録可能な画像データに展開する。展開された画像データは、制御部１０６によってハードディスク１０９または画像記憶メモリ１１０に保存される。制御部１０６は、リーダ部１０３、ファクシミリ部１０７、コンピュータインタフェイス部１０８、ハードディスク１０９および画像記憶メモリ１１０間のデータの流れを制御する。
【００２２】
［リーダ部１０３およびプリンタ部１０４の機械的構成］
図４はリーダ部１０３およびプリンタ部１０４の機械的構成を示す図である。リーダ部１０３において、原稿給送装置２０１は、原稿を最終頁順に１枚ずつプラテンガラス２０２上に給送し、原稿の読み取り動作終了後、プラテンガラス２０２上から原稿を排出する。原稿がプラテンガラス２０２上に搬送されると、ランプ２０３を点灯し、スキャナユニット２０４の移動を開始させて原稿を露光・走査する。
【００２３】
原稿からの反射光は、ミラー２０５、２０６、２０７およびレンズ２０８を経由してＣＣＤイメージセンサ（以下、ＣＣＤという）２０９に導かれる。ＣＣＤ２０９は、走査された原稿の画像を読み取る。ＣＣＤ２０９から出力される画像データは、所定の処理が施された後、画像入出力制御部１０５内の制御部１０６に転送される。
【００２４】
一方、プリンタ部１０４において、レーザドライバ２２１は、レーザ発光部２１０を駆動し、画像入出力制御部１０５から出力される画像データに応答するレーザ光を発光させる。このレーザ光は、感光ドラム２１１上に照射され、感光ドラム２１１上ではレーザ光の照射によって潜像が形成される。この感光ドラム２１１上の潜像部分に、現像器２１２によって現像剤が付着する。
【００２５】
また、レーザ光の照射開始と同期したタイミングで、カセット２１３またはカセット２１４から記録紙を給紙して転写部２１５に搬送し、感光ドラム２１１に付着した現像剤を記録紙に転写する。
【００２６】
現像剤が転写された記録紙は定着部２１６に搬送され、定着部２１６において、熱と圧力が加えられた現像剤は記録紙に定着する。定着部２１６を通過した記録紙は、排出ローラ２１７によって機外に排出される。ソータ２２０は、排出された記録紙を各ビンに収納する仕分けを行ったり、仕分けされた記録紙のステイプル動作を行う。尚、仕分け処理が設定されていない場合、ソータ２２０は、排出された記録紙を最上ビンに収納する。
【００２７】
また、両面記録が設定されている場合、排出ローラ２１７まで記録紙を搬送した後、排出ローラ２１７の回転方向を逆転し、フラッパ２１８によって記録紙を再給紙搬送路２１９に導く。また、多重記録が設定されている場合、記録紙を排出ローラ２１７まで搬送しないように、フラッパ２１８によって再給紙搬送路２１９に導く。そして、再給紙搬送路２１９に導かれた記録紙は、前述したタイミングで転写部２１５に給紙される。
【００２８】
［操作部１０２］
図５はデジタル複合機１００の操作部１０２の構成を示す図である。図において、３０１は主電源ランプであり、電源オン時に点灯する。尚、電源スイッチ（図示せず）はデジタル複合機本体の側面に配置されており、本体への通電をオン／オフする。３０２は予熱キーであり、予熱モードのＯＮ／ＯＦＦに使用される。３０３はコピーモードキーであり、複数の機能の中からコピーモードを選択するときに使用される。３０４はファックスモードキーであり、複数の機能の中からファックスモードを選択するときに使用される。
【００２９】
３０５はパーソナルボックスキーであり、デジタル複合機のパーソナルボックス機能を使うときに使用される。３０６はコピースタートキーであり、コピーの開始を指示するときに用いられる。３０７はストップキーであり、コピーを中断したり、中止するときに用いられる。３０８はリセットキーであり、スタンバイ中、標準モードに復帰させるキーとして使用される。３０９はガイドキーであり、各機能を知りたいときに使用される。３１０はユーザモードキーであり、利用者がシステムの基本設定を変更するときに使用される。３１１は割り込みキーであり、コピー中に割り込んでコピーしたいときに使用される。
【００３０】
３１２はテンキーであり、数値の入力を行うときに使用される。３１３はクリアキーであり、数値をクリアするときに用いられる。３１４は２０個のワンタッチ・ダイアルキーであり、ファクシミリ送信の際、ワンタッチでダイアルするときに使用される。３１５は重なった２枚の蓋であり、ワンタッチ・ダイアルキー３１４の各キー部分がくり抜かれた形状を有する。２枚の蓋３１５が閉じられた第１の状態、１枚目の蓋だけが開いた第２の状態、および２枚の蓋が両方とも開いた第３の状態は、センサスイッチ（図示せず）によって検出される。これら３種類の蓋の開閉状態との組み合わせで、ワンタッチ・ダイアルキー３１４の各キーの機能が決定される。本実施形態では、キーの数は２０個であるので、ワンタッチ・ダイアルキー３１４のキーの機能は２０×３＝６０個存在する。
【００３１】
３１６は液晶画面とタッチセンサとの組み合わせからなるタッチパネルである。タッチパネル３１６には、各モード毎に個別の設定画面が表示され、各設定画面上に描画されたキーに触れることで、各種の詳細な設定を行うことが可能である。
【００３２】
［パーソナルボックス機能］
本実施形態のデジタル複合機１００は、前述したように、パーソナルボックス機能を有する。ここで、パーソナルボックス機能とは、デジタル複合機にハードディスクを設けることで、ハードディスク上の利用者毎に分割された領域に、画像データを一旦記憶させる機能と、デジタル複合機の前で利用者が操作部を操作する際、ユーザパスワードを入力し、利用者が本人であることを認証した後、記憶されている画像データを記録紙に出力する機能とからなる。
【００３３】
このパーソナルボックス機能を使用することにより、利用者はデジタル複合機１００から離れた位置にあるホストコンピュータ１０００から、ネットワーク１００４を通じてデジタル複合機１００にプリントアウトを行わせる場合、プリントアウトされた文書を、利用者がデジタル複合機の前まで取りに行く間、他人に文書の内容を見られるおそれがなくなる。このように、パーソナルボックス機能を有するデジタル複合機は、機密書類等、他人に見られたくない書類のコピーやプリントアウトを行う場合に適している。
【００３４】
また、機密書類ではない一般書類のプリントアウトを行う場合でも、画像データをメモリに蓄積しておくことにより、利用者はホストコンピュータ１０００からプリントアウトの指示を行わなくても、デジタル複合機の前で操作部を操作することで、欲しいときに欲しい部数の印刷物を得ることができる。このように、パーソナルボックス機能はデジタル複合機による文書管理を可能にするものである。
【００３５】
［ハードディスクの論理的な使用方法］
図６はハードディスク１０９の論理的な使用方法を示す図である。本実施形態では、パーソナルボックス機能に使用されるハードディスク１０９の記憶領域は、テンポラリ領域４０１とパーソナルボックス領域４０２との２つに論理的に分けられている。テンポラリ領域４０１は、画像データの出力順序を変更したり、複数部出力する際、１回の走査で出力可能とするために、ＰＤＬデータから展開された画像データや、スキャナから読み込んだ画像データを一時的に記憶しておく記憶領域である。つまり、制御部１０６によってやり取りが制御されるデータを記憶する記憶領域である。一方、パーソナルボックス領域４０２は、パーソナルボックス機能を使用するための記憶領域であり、分割されたパーソナルボックス領域４０３〜４０６からなる。
【００３６】
パーソナルボックス機能を使用して機密文書等の印刷出力（プリントアウト）を行う場合、予め、パーソナルコンピュータ等のホストコンピュータやスキャナから、デジタル複合機１００のハードディスク１０９の記憶領域を指定し、指定された記憶領域に画像データを転送しておき、デジタル複合機１００の操作部１０２からの指示にしたがって記録紙に印刷出力を行う。
【００３７】
パーソナルボックス領域４０３〜４０６は、個人や会社の部署等、利用者毎に割り当てられており、各パーソナルボックスには、ボックス名およびパスワードを付けることが可能である。利用者はボックス名を指定することで、各ボックスにアクセスすることはできるが、さらにパスワードを入力して、本人であるか否かを認証した後でないと、実際にパーソナルボックスの中を見たり、記録紙に出力することはできない。
【００３８】
［検索情報付きＰＤＬデータのフォーマット］
ホストコンピュータ１０００からデジタル複合機１００に転送される、検索情報が付加されたＰＤＬデータのフォーマットを示す。図７は検索情報付きＰＤＬデータのフォーマットを示す図である。
【００３９】
図において、４６４はホストコンピュータ１０００からデジタル複合機１００に転送される検索情報付きＰＤＬデータである。このうち、４６１は印刷画像をコードデータとして表すＰＤＬデータである。４６３が文書検索時に使用される検索情報である。ここで、パーソナルボックス領域に登録されるデータは、ラスタライズ後の画像データであるので、パーソナルボックス内のデータを検索する場合、システムインデックス検索、文書属性検索およびユーザインデックス検索を行うことは可能であるが、文書中に付加された情報の検索（アノテーション検索）を行うことはできない。したがって、ＰＤＬデータに付加される検索情報も、システムインデックス検索、文書属性検索およびユーザインデックス検索を使用するものとする。
【００４０】
４５１は文書名である。４５２は分類１である。４５３は分類２である。４５４は分類３である。４５５はタグである。４５６は作者名である。４５７は作成日である。４５８は更新日である。４５９はアクセス日である。４６０はユーザインデックスである。
【００４１】
［パーソナルボックスを使ったプリントアウト］
デジタル複合機１００において、パーソナルボックス機能を使用して印刷処理を行う場合を示す。図８はパーソナルボックス機能を使用した印刷処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、制御部１０６内のＲＯＭ（図示せず）に格納されており、ホストコンピュータ１０００から印刷指示を受けると、制御部１０６内のＣＰＵ（図示せず）によって実行される。前述したように、パーソナルボックス機能を使用した印刷モードでは、利用者からの指示を待って、デジタル複合機１００が印刷を開始する。
【００４２】
予め、利用者はホストコンピュータ１０００にプリント設定を行って、印刷を指示する。プリント設定の内容には、部数、記録紙サイズ、拡大縮小率、特殊記録の選択（片面、両面）、ページ出力の順序、ソータ２２０による仕分けの設定、ステイプルの有無、展開された画像データの記録先としてのパーソナルボックス領域４０３〜４０６の１つの指定などが含まれる。
【００４３】
ホストコンピュータ１０００からネットワーク１００４を通じて印刷指示を受信すると、本処理が開始され、ホストコンピュータ１０００から引き続いて転送される、プリント設定のパラメータおよび検索情報付きＰＤＬデータを、デジタル複合機１００内のコンピュータインタフェイス部１０８を介して受信する（ステップＳ１）。
【００４４】
コンピュータインタフェイス部１０８に転送された検索情報を、ハードディスク１０９内の該当するパーソナルボックス領域内に格納（登録）する（ステップＳ２）。この検索情報は、後述するように、ホストコンピュータ１０００からの指示に従い、ネットワーク１００４を通じてホストコンピュータ１０００に読み出されることも可能である。
【００４５】
コンピュータインタフェイス部１０８に転送されたＰＤＬデータを画像データに展開（ラスタライズ）する（ステップＳ３）。画像データの展開が完了すると、展開された画像データをハードディスク１０９内のテンポラリ領域４０１に順次登録（記録）する（ステップＳ４）。このとき、プリント設定のパラメータもハードディスク１０９に記録される。
【００４６】
上記ステップＳ１〜Ｓ４の処理によって、デジタル複合機１００には、利用者が所望する画像データが登録された状態となる。この後、デジタル複合機１００は、通常のプリントアウトと異なり、画像データのプリントアウト動作をすぐには実行しない。つまり、利用者の指示があるまで次のステップを実行しない、指示待ち状態となる。したがって、利用者は、デジタル複合機１００の前まで行き、操作部１０２のタッチパネル３１６からパスワードを入力する操作を行う必要がある。
【００４７】
［バスワードの入力操作］
ここで、パスワードの入力操作について詳述する。利用者がパスワードを入力する場合、操作部１０２のパーソナルボックスキー３０５を押し、タッチパネル３１６にボックス情報画面を表示させる。図９はタッチパネル３１６に表示されたボックス情報画面を示す図である。図において、４２１は各ボックスの情報を示すボックス情報表示である。ボックス情報として、ボックスナンバー、ボックス名、ドキュメント（文書または原稿）数が表示される。
【００４８】
タッチパネル３１６上のボックスナンバーはボタンになっているので、このボックスナンバーの表示に触れることにより、開くボックスを選択する。また、各ボックスは、ハードディスク１０９内のパーソナルボックス領域４０３〜４０６と１対１に対応しているので、このボックスを選択することは、対応するハードディスク１０９内のパーソナルボックス領域（ボックス）を選択することに相当する。
【００４９】
４２２、４２３はそれぞれ上下カーソルキーであり、一画面に表示できない数のボックスが存在した場合、ボックス情報表示４２１を上下にスクロールさせる。４２４は閉じるキーであり、ボックス情報画面を終了させ、その前画面である標準画面に戻すときに使用される。
【００５０】
前述したように、利用者が、開くボックスを指定するために、タッチパネル３１６上の所望のボックスナンバーの該当個所に触れると、タッチパネル３１６上にパスワード入力画面が表示される。図１０はパスワード入力画面を示す図である。図において、４３０は取り消しキーであり、パスワード入力をやめるときに使用される。利用者が取り消しキー４３０に触れると、前のボックス情報画面に戻る。４３２はＯＫキーであり、押下されると、入力したパスワードの認証開始を指示する。
【００５１】
このように、パスワード入力画面３１６において、操作部１０２のテンキー３１２からパスワードを入力し、パスワード入力終了後、ＯＫキー４３２を押すと、認証が開始される。すなわち、図８の処理手順において、パスワードの入力を確認すると（ステップＳ５）、そのパスワードが利用者本人のものであるか否かの認証を行う（ステップＳ６）。この認証では、入力されたパスワードの正誤判定が行われる。パスワードが間違っていた場合、本人と認証されず、パスワード誤入力表示を行う（ステップＳ７）。そして、ステップＳ５に戻り、パスワードの入力が繰り返される。
【００５２】
一方、入力したパスワードが正しい場合、タッチパネル３１６上にドキュメント選択画面が表示される。このドキュメント選択画面では、選択されたボックス内に記憶されている複数のドキュメント（文書または原稿）の中から、利用者に指示された、記録紙に出力する予定の１つのドキュメントを選択する（ステップＳ８）。
【００５３】
図１１はドキュメント選択画面を示す図である。図において、４４０はボックス内のドキュメント情報表示である。ドキュメント情報として、ドキュメントが登録された日時およびそのドキュメントのファイル名が表示されている。また、現在選択されているドキュメントは反転表示されており、利用者がファイル名に触れることにより、選択されているドキュメントを変更することができる。図１１のドキュメント選択画面では、ファイル名１のドキュメントが選択されている。
【００５４】
４４１および４４２はそれぞれ上下カーソルキーであり、一画面に表示できない数のドキュメントが存在する場合、ドキュメント情報表示４４０を上下にスクロールさせることができる。４４３はプリントキーである。ドキュメントを選択した後、このプリントキー４４３を押すことにより、記録紙に印刷出力が行われる。４４４は消去キーであり、ボックス内のドキュメントを記録紙に出力せず、消去する場合に使用される。４４５は閉じるキーであり、ドキュメント選択画面を閉じる場合に使用される。ドキュメント選択画面が閉じられると、図９のボックス情報画面に戻る。
【００５５】
図８の処理手順において、プリントキー４４３が押されると、ステップＳ８で選択されたドキュメントの各ページを、プリント設定に従った枚数だけ（Ｎ部）印刷出力する（ステップＳ９）。この後、本処理を終了する。
【００５６】
［文書検索処理］
つぎに、ホストコンピュータ１０００ａ上で動作するアプリケーションである文書管理サーバによって管理された文書データおよび画像データを、同様にホストコンピュータ１０００ｂ，ｃ，ｄ上で動作するアプリケーションである文書管理クライアント１００３から検索処理する場合を示す。図１２は文書検索処理手順を示すフローチャートである。この処理プログラムは、ホストコンピュータ１０００ｂ，ｃ，ｄ内の外部記憶装置１１１０に格納されており、ＣＰＵ１１０１によって文書管理クライアントの一機能として実行される。すなわち、文書管理クライアント１００３において、文書検索の条件を指定し、検索ボタン１０３３を押した時点で、この処理が開始する。始めに、文書クライアントの表示画面を示す。
【００５７】
［文書管理クライアントの表示画面］
図１３はホストコンピュータ１０００上で動作する文書管理クライアント１００３の表示画面を示す図である。図において、１０１０はメニューバーである。マウスやキーボードを使ってメニュー項目を選択する操作を行うことで、文書管理システムの各種機能を実行したり、詳細なダイアログボックスを開くことが可能である。
【００５８】
１０１１はツールバーであり、メニューバー１０１０と同様の操作を、より簡便に操作可能にする。１０１２はレポジトリビューであり、文書管理システムの電子文書ファイルの格納領域をツリー形式で表示する。１０１３は文書表示領域であり、文書表示領域１０１３には、レポジトリビュー１０１２で選択されたフォルダに含まれる電子文書ファイルの一覧が表示される。この文書表示領域１０１３における表示形式は選択可能であり、例えば、一覧表示するリスト形式、アイコン表示で各文書の内容を確認し易くするサムネイル形式等が選択可能である。また、文書表示領域１０１３に表示される電子文書ファイルをダブルクリックすることで、選択された電子文書の内容を確認できるビューア表示に切り替えることも可能である。
【００５９】
１０１４はステータスバーであり、ステータスバー１０１４には、メニューバー１０１０やツールバー１０１１によって選択されようとしている項目に関する情報が表示される。１０１５は出力領域であり、この出力領域１０１５には、印刷、ファクシミリ、メール等の出力時に使用する際のアイコンやランチャー１０１６が配置されている。１０１６はランチャーであり、このランチャー１０１６には、同じホストコンピュータ１０００に格納されている他のアプリケーションを起動するためのアイコンが配置されている。
【００６０】
［文書検索］
本実施形態の文書管理システムは、希望する電子文書ファイルを効率良く検索するために、様々な検索機能を有する。文書管理クライアント１００３では、文書検索を行う際の検索方法や検索条件を設定するための各種ダイアログボックスが表示される（図１４〜図１７参照）。
【００６１】
図１４は検索条件として文書に付けられたシステムインデックス情報を設定する際のダイアログボックスを示す図である。このダイアログボックス１０２０は、図１３のメニューバー１０１０やツールバー１０１１から検索機能を選択すると、開かれる。
【００６２】
図において、１０２０は文書検索ダイアログボックスである。１０２１はシステムインデックスシートである。１０２２は文書名を設定するチェックボックスおよびテキストボックスである。左側のチェックボックスにチェックを入れることにより、文書名の検索を行う設定となり、検索する文書名をテキストボックスに入力する。同様に、１０２３、１０２４、１０２５はそれぞれ分類１、分類２、分類３の検索条件を設定するチェックボックスおよびテキストボックスであり、各文書に設定されている分類情報を使って検索を実行するためのものである。
【００６３】
１０２６はタグを設定するチェックボックスおよびテキストボックスであり、文書に関連付けられているタグ情報を使って検索するときに使用される。１０２７は作成者を設定するチェックボックスおよびテキストボックスであり、文書の作成者情報を使って検索するときに使用される。１０３１はシート内キャンセルボタンであり、表示されているシートに設定された変更を取り消すときに使用される。１０３２はシート内クリアボタンであり、表示されているシート内の全ての項目の設定を消去するときに使用される。
【００６４】
検索場所の範囲を設定するためのラジオボタン１０２８、１０２９の設定項目は、図１４〜図１７のダイアログボックスにおいて共通の設定項目である。１０２８は、現在選択されているキャビネット全体を検索対象とするときに選択するラジオボタンである。１０２９は、指定したフォルダだけを検索対象とするときに選択するラジオボタンである。ラジオボタン１０２９がオンである場合、その右側の部分を使って対象フォルダが設定される。１０３０は、文書管理サーバ１００１と同一のネットワーク１００４に接続されたデジタル複合機１００のＨＤＤ１０９のパーソナルボックス内に保存された文書も検索対象とする場合、選択されるチェックボックスである。
【００６５】
１０３３〜１０３７は、検索を実行する際に使用されるボタンであり、図１４〜図１７のダイアログボックスで共通である。１０３３は設定された条件に従って検索を実行するための「検索」ボタンである。１０３４は設定された変更を取り消してダイアログボックスを閉じるための「閉じる」ボタンである。１０３５は全てのシートの検索条件を消す「すべてクリア」ボタンである。１０３６は４つのシートで設定された検索条件を保存するための「条件保存」ボタンである。１０３７は保存されている検索条件を読み込むための「条件読込」ボタンである。
【００６６】
図１５は検索条件として文書の作成日、更新日、アクセス日から構成される文書属性を設定する際に使用されるダイアログボックスを示す図である。図において、１０２０は文書検索ダイアログボックスである。１０３８は文書属性シートである。１０３９は文書作成日を検索条件に設定するチェックボックスおよびテキストボックスである。左側のチェックボックスをチェックすることにより、文書作成日の範囲で検索を行う設定となり、テキストボックス内に文書作成日の検索範囲を入力することにより、検索を行う設定となる。同様に、１０４０、１０４１はそれぞれ文書更新日、アクセス日を検索条件に設定するチェックボックスおよびテキストボックスである。これらの設定手順は文書作成日の場合と同様である。１０４２はシート内キャンセルボタンであり、表示されているシートに設定された変更を取り消すときに使用される。１０４３はシート内クリアボタンであり、表示されているシート内の全ての項目の設定を消去するときに使用される。尚、ラジオボタン１０２８、１０２９、チェックボックス１０３０、およびボタン１０３３〜１０３７は図１４のダイアログボックスと同一であるので、その説明を省略する。
【００６７】
図１６は検索条件として文書に付加されたメモや付せん情報である（付加情報）アノテーションを設定する際に使用されるダイアログボックスを示す図である。図において、１０２０は文書検索ダイアログボックスである。１０４４はアノテーションシートである。１０４５はアノテーション文字列を検索条件に設定するチェックボックスおよびテキストボックスである。左側のチェックボックスをチェックすることにより、アノテーション文字列で検索を行う設定となり、テキストボックス内に検索するアノテーション文字列を入力することにより、検索を行う設定となる。同様に、１０４６、１０４７はそれぞれテキストのスタンプ文字列、ビットマップスタンプ名を検索条件に設定するチェックボックスおよびテキストボックスである。これらの設定手順はアノテーション文字列の場合と同様である。
【００６８】
１０４８は、線／マスクの色を検索条件に設定するためのチェックボックス、ラジオボタンおよびリストボックスである。左側のチェックボックスをチェックすることにより、線／マスクの色で検索を行う設定となり、中央部のラジオボタンで全色を選択すると、線／マスクが付加された文書は全て検索対象となり、色選択のラジオボタンを選択すると、右側のリストボックスで選択された特定色の線／マスクが付加された文書のみが検索対象となる。
【００６９】
１０４９はマーカー色を検索対象とするためのものである。１０５０はメモの色を検索対象とするためのものである。これらの設定手順は線／マスクの場合と同様である。１０５１は文書内の日付スタンプを検索対象とするときに使用されるチェックボックスおよびテキストボックスである。その設定手順は図４の作成日の場合と同様である。１０５２はシート内キャンセルボタンであり、表示されているシートに設定された変更を取り消すときに使用される。１０５３はシート内クリアボタンであり、表示されているシート内の全ての項目の設定を消去するときに使用される。尚、ラジオボタン１０２８、１０２９、チェックボックス１０３０、およびボタン１０３３〜１０３７は図１４のダイアログボックスと同一であるので、その説明を省略する。
【００７０】
図１７は検索条件としてユーザ定義のインデックス情報を設定する際に使用されるダイアログボックスを示す図である。図において、１０２０は文書検索ダイアログボックスである。１０５４はユーザインデックスシートである。１０５５はインデックス条件を入力するためのテキストボックスおよびリストボックスである。左側のリストボックスでインデックス名を設定し、中央のリストボックスで論理式を設定し、右側のテキストボックスで値を設定した後、追加ボタン１０５６をクリックすることにより、設定条件リスト１０５８にインデックス検索条件が追加される。
【００７１】
また、設定条件リスト１０５８で選択した後、削除ボタン１０５７をクリックすることにより、設定条件リスト１０５８から削除することができる。１０５９はシート内キャンセルボタンであり、表示されているシートに設定された変更を取り消すときに使用される。１０６０はシート内クリアボタンであり、表示されているシート内の全ての項目の設定を消去するときに使用される。尚、ラジオボタン１０２８、１０２９、チェックボックス１０３０、およびボタン１０３３〜１０３７は図１４のダイアログボックスと同一であるので、その説明を省略する。
【００７２】
上記文書管理クライアントの表示画面を用いて、文書検索処理を実行すると、まず、文書管理クライアントから、システムインデックス検索、文書属性検索またはユーザインデックス検索を行うか否かを判別する（ステップＳ１１）。これらの検索を行う場合、指定された文書管理サーバ１００１内のシステムインデックス検索、文書属性検索またはユーザインデックス検索を実行し、その検索結果を一時的に保持する（ステップＳ１２）。一方、これらの検索を行わない場合、ステップＳ１６の処理に進む。
【００７３】
つづいて、デバイスとしてのデジタル複合機１００のパーソナルボックス内も検索するか否かを判別する（ステップＳ１３）。パーソナルボックス内も検索するように指定されていた場合、デジタル複合機１００から通知されるパーソナルボックス内の検索情報を取得し（ステップＳ１４）、取得した情報を基に、パーソナルボックス内を検索し、検索結果を一時的に保持しておく（ステップＳ１５）。一方、ステップＳ１３で、パーソナルボックス内も検索するように指定されていなかった場合、そのままステップＳ１６の処理に進む。
【００７４】
さらに、アノテーション検索を行うか否かを判別する（ステップＳ１６）。図１６において、アノテーション検索を行う設定である場合、指定された文書管理サーバ１００１内のアノテーション検索を実行する（ステップＳ１７）。一方、ステップＳ１６でアノテーション検索を行わない設定である場合、そのままステップＳ１８の処理に進む。この後、検索結果を表示し（ステップＳ１８）、本処理を終了する。図１８は検索結果を表示するダイアログボックスを示す図である。図において、１０６１は検索結果ダイアログボックスである。１０６２は検索を実行した結果、検索条件に該当した文書の数を示す該当数である。１０６３は検索を実行したフォルダ名が表示される検索フォルダである。
【００７５】
該当した文書の情報として、文書名１０６４、ファイルサイズ１０６５、文書のページ数１０６６、文書の更新日１０６７が表示される。ここでは、該当した文書は１つだけであるが、複数の文書が該当する場合もあることは言うまでもない。文書名１０６４を選択し、「開く」ボタン１０６８をクリックすると、該当する文書が開かれる。また、「閉じる」ボタン１０６９をクリックすると、検索結果のダイアログボックス１０６１が閉じられる。文書名１０６４を選択した後、「フォルダ表示」ボタン１０７０をクリックすると、図１３のレポジトリビュー１０１２内の該当するフォルダがグレー表示となる。「検索」ボタン１０７１をクリックすると、図１４〜図１７の検索ダイアログボックス１０２０が表示される。
【００７６】
このように、本実施形態によれば、文書検索対象を文書管理サーバ内の文書データに限定されず、デジタル複合機のパーソナルボックス内に格納された画像データも検索対象とすることができ、より広範囲な文書検索が可能である。
【００７７】
また、デジタル複合機のパーソナルボックス内に画像データを登録されると同時に、文書検索に使用する検索情報を登録することで、登録された画像データと関連付けて容易に保持することができる。これにより、デジタル複合機のパーソナルボックス内の画像データを検索する際、文書管理サーバ側から文書検索に使用する検索情報を読み出すことが可能となり、文書管理を正確に行うことができる。
【００７８】
以上が本発明の実施の形態の説明であるが、本発明は、これら実施の形態の構成に限られるものではなく、特許請求の範囲で示した機能、または実施の形態の構成が持つ機能が達成できる構成であればどのようなものであっても適用可能である。
【００７９】
例えば、上記実施形態では、ホストコンピュータ１０００ａ上では、文書管理サーバ１００１だけが動作していたが、同時に文書管理クライアント１００３も動作するようにし、ホストコンピュータ１０００ａ上でも、文書管理サーバ１００１に対して文書検索処理を行えるようにしてもよい。
【００８０】
また、本発明の目的は、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
【００８１】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
【００８２】
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【００８３】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８４】
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【００８５】
本発明の実施形態を以下に列挙する。
【００８６】
［実施態様１］ 文書データが登録された文書記憶手段と、画像データを画像記憶手段に登録する画像データ登録手段と、前記画像データに関連付けられた検索情報を登録する検索情報登録手段と、前記文書記憶手段に登録された文書データの検索を行う際、前記登録された検索情報を基に前記画像記憶手段に登録された画像データの検索を併せて行う検索手段とを備えた文書管理システム。
【００８７】
［実施態様２］ 検索情報が付加された文書データを送信する送信手段と、該送信された文書データを受信する受信手段と、該受信した文書データを画像データに変換する変換手段とを備え、前記画像データ登録手段は前記変換された画像データを登録し、前記検索情報登録手段は前記受信した文書データに付加された検索情報を登録することを特徴とする実施態様１記載の文書管理システム。
【００８８】
［実施態様３］ 前記検索情報登録手段によって登録された検索情報を検索開始時に通知する通知手段を備え、前記検索手段は、前記通知された検索情報を基に検索を行うことを特徴とする実施態様１記載の文書管理システム。
【００８９】
［実施態様４］ 前記検索手段は、文書中の付加情報で検索を行う場合、前記文書記憶手段に登録された文書データだけを検索することを特徴とする実施態様１記載の文書管理システム。
【００９０】
［実施態様５］ 前記画像記憶手段は利用者毎に割り当てられた複数の画像記憶領域を有し、前記画像データ登録手段は、前記各画像記憶領域に、該当する利用者の画像データを登録することを特徴とする実施態様１記載の文書管理システム。
【００９１】
［実施態様６］ 利用者の認証を行う認証手段と、前記認証が確認された場合、該当する前記画像記憶領域に登録された画像データの処理を許可する処理許可手段とを備えたことを特徴とする実施態様５記載の文書管理システム。
【００９２】
［実施態様７］ 画像処理装置および文書管理装置が通信媒体を介して接続された文書管理システムであって、前記文書管理装置は、前記文書記憶手段および前記送信手段を備え、前記画像処理装置は、前記画像記憶手段、前記画像データ登録手段、前記検索情報登録手段、前記受信手段および前記変換手段を備えたことを特徴とする実施態様２記載の文書管理システム。
【００９３】
［実施態様８］ 文書データを文書記憶手段に登録しておく文書データ登録ステップと、画像データを画像記憶手段に登録する画像データ登録ステップと、前記画像データに関連付けられた検索情報を登録する検索情報登録ステップと、前記文書記憶手段に登録された文書データの検索を行う際、前記登録された検索情報を基に前記画像記憶手段に登録された画像データの検索を併せて行う検索ステップとを有する文書管理方法。
【００９４】
［実施態様９］ 画像データが登録される画像記憶手段を有する画像処理装置に接続され、文書データを管理する文書管理装置において、文書データが登録された文書記憶手段と、前記画像記憶手段に登録される画像データの変換元となる文書データ、および該画像データに関連付けられる検索情報を、前記文書データに付加して前記画像処理装置に送信する送信手段と、前記文書データの検索を行う際、前記検索情報を基に前記画像記憶手段に登録された画像データの検索を併せて行う検索手段とを備えたことを特徴とする文書管理装置。
【００９５】
［実施態様１０］ 文書データを管理する文書管理装置に接続され、画像データが登録される画像記憶手段を有する画像処理装置において、前記文書管理装置から文書データおよび該文書データに付加された検索情報を受信する受信手段と、該受信した文書データを画像データに変換する変換手段と、該変換された画像データを前記検索情報に関連付けて前記画像記憶手段に登録する画像データ登録手段と、前記文書管理装置に前記検索情報を通知する通知手段とを備え、該通知された検索情報を基に、前記画像記憶手段に登録された画像データが検索されることを特徴とする画像処理装置。
【００９６】
［実施態様１１］ 実施態様１乃至７のいずれかに記載の文書管理システムを実現するためのコンピュータ読み取り可能なプログラム。
【００９７】
【発明の効果】
本発明によれば、より広範囲な文書検索を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態における文書管理システムの構成を示す図である。
【図２】ホストコンピュータ１０００の構成を示すブロック図である。
【図３】デジタル複合機の電気的構成を示すブロック図である。
【図４】リーダ部１０３およびプリンタ部１０４の機械的構成を示す図である。
【図５】デジタル複合機１００の操作部１０２の構成を示す図である。
【図６】ハードディスク１０９の論理的な使用方法を示す図である。
【図７】検索情報付きＰＤＬデータのフォーマットを示す図である。
【図８】パーソナルボックス機能を使用した印刷処理手順を示すフローチャートである。
【図９】タッチパネル３１６に表示されたボックス情報画面を示す図である。
【図１０】パスワード入力画面を示す図である。
【図１１】ドキュメント選択画面を示す図である。
【図１２】文書検索処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】ホストコンピュータ１０００上で動作する文書管理クライアント１００３の表示画面を示す図である。
【図１４】検索条件として文書に付けられるシステムインデックス情報を設定する際のダイアログボックスを示す図である。
【図１５】検索条件として文書の作成日、更新日、アクセス日から構成される文書属性を設定する際に使用されるダイアログボックスを示す図である。
【図１６】検索条件として文書に付加されたメモや付せん情報であるアノテーションを設定する際に使用されるダイアログボックスを示す図である。
【図１７】検索条件としてユーザ定義のインデックス情報を設定する際に使用されるダイアログボックスを示す図である。
【図１８】検索結果を表示するダイアログボックスを示す図である。
【符号の説明】
１００ デジタル複合機
１０９ ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）
４０３〜４０６ パーソナルボックス領域
４６１ ＰＤＬデータ
４６３ 検索情報
１０００、１０００ａ〜１０００ｄ ホストコンピュータ
１００１ 文書管理サーバ
１００２ データベース
１００３、１０００ｂ〜１００３ｄ 文書管理クライアント

Claims (1)

1. 文書データが登録された文書記憶手段と、
   画像データを画像記憶手段に登録する画像データ登録手段と、
   前記画像データに関連付けられた検索情報を登録する検索情報登録手段と、
   前記文書記憶手段に登録された文書データの検索を行う際、前記登録された検索情報を基に前記画像記憶手段に登録された画像データの検索を併せて行う検索手段とを備えた文書管理システム。

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