【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、インターネット又はイントラネット上で電子データの配布を行う画像形成装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来の画像形成装置ではスキャナ等により読み取った画像をファイルサーバ等の宛先を指定することにより、ネットワークを介して直接転送可能となっている。又、転送プロトコルとしては、ＦＴＰ、ＳＭＢ、ＩＰＸ等が使用されている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来データ転送先ファイルサーバを指定する場合、プロトコル毎に転送先の指定方法が異なっていたり、インターネット上のファイルサーバを一意に指定することができなかった。
【０００４】
又、読み取った画像データや書類データを複数人配布したい場合、ファイルサーバに転送後、ユーザが口頭、電話又は電子メール等の通知手段でデータの場所等を１人１人に通知しなければならなかった。
【０００５】
更に、ファイルサーバに転送したデータの削除は、ユーザが手動で行わなければならず、削除し忘れたデータが長期間残ることもあり、ファイルサーバのメモリ（ディスク）の浪費の原因となっていた。
【０００６】
又、書類データを受け取るべき人全てが受け取ったかどうかを確認するには、送信者がそれぞれに確認を取らなければならなかった。
【０００７】
そこで、本発明は上記欠点を除去するために成されたもので、先ず、データ転送先のファイルサーバ等をＵＲＩによって一意に指定可能とし、転送後、指定された配布先にデータの場所や保持期限等を自動的に通知し、更に保持期限が過ぎたデータはファイルサーバ上から自動的に削除することができる画像形成装置を提供することにある。
【０００８】
又、全ての配布先がデータを受け取ったことが確認できたら自動的にデータを削除することを可能としている。
【０００９】
更に、本発明においてＨＴＴＰ、ＦＴＰ、ＳＭＴＰ等のインターネット標準プロトコルを用いることにより、インターネットを介したデータの配布が容易にできるようになる。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明に係る画像形成装置は、はネットワークに接続し様々なデータをネットワーク経由で送受信可能であって、データ転送先の情報処理装置を特定するためのＵＲＩやデータ転送先へアクセスするために必要なユーザＩＤ、パスワードを入力するための転送先情報入力手段と、書類等を電子データとして読み取るための画像読み取り手段と、該画像読み取り手段により取得したデータを、該転送先情報入力手段により入力されたＵＲＩ、ユーザＩＤ、パスワード等を用いてネットワーク上の情報処理装置に転送するデータ転送手段と、該データ転送手段により転送するデータの保持期限を入力する保持期限入力手段と、該保持期限入力手段により入力された保持期限がくると該情報処理装置に該データ転送手段により転送したデータを削除するデータ削除手段と、データの受取人に転送したデータのＵＲＩや保持期限を通知するために通知先を入力する通知先入力手段と、該通知先入力手段により入力された通知先に対してＵＲＩ情報や保持期限情報等を通知する情報通知手段とを有するものしたことを特徴とする。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の実施の形態を添付図面に基づいて説明する。
【００１２】
図１は本発明に係る画像形成装置が接続されるネットワーク構成の例を示す図である。
【００１３】
図１において、画像形成装置１０２は、本発明における画像形成装置であり、メールサーバ１１１と共にローカルエリアネットワーク（以下、ＬＡＮ）１０６に接続されている。又、ＬＡＮ１０６は、ファイアウォール１０９を介してインターネット１０７に接続されている。ファイルサーバ１０３は、ＨＴＴＰサーバ及びＦＴＰサーバが稼動しており、インターネットからアクセス可能な設定となっている。
【００１４】
一方、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣ）１０１，１０４は、メールサーバ１１０と共にＬＡＮ１０５に接続されている。更に、ＬＡＮ１０５は、ファイアウォール１０８を介してインターネット１０７に接続されている。
【００１５】
画像形成装置１０２は、スキャナにより読み取ったデータをＨＴＴＰプロトコル又はＦＴＰプロトコルを用いてネットワーク上のファイルサーバ１０３に送信する。又、ファイルサーバ１０３上のデータをＨＴＴＰ或はＦＴＰを用いて削除することも可能である。更に、画像形成装置１０２は、ＳＭＴＰ及びＰＯＰを用いてメールサーバ１１１に対して電子メールを送受信することが可能である。メールサーバ１１１は、ＳＭＴＰに従って電子メールをＬＡＮ１０６内或はインターネット１０７へ配信する他、ＰＯＰクライアントへ電子メールを配信する。
【００１６】
ＰＣ１０１及びＰＣ１０４は、メールサーバ１１０より電子メールを受信し、画面上に表示することが可能であり、同様にＳＭＴＰを用いて電子メールを送信することも可能である。
【００１７】
図２は本実施の形態における画像形成装置１０２のソフトウェアブロック図である。
【００１８】
アプリケーション部２０１は、本発明の本実施の形態における動作全体を制御するモジュールである。ＵＩ制御部２０２は、アプリケーション部２０１からの指示により、データ送信先のＵＲＩや認証のためのユーザＩＤ、パスワード、更にはデータ保持期限値、配布通知先の電子メールアドレスをユーザに入力させて取得する。ＵＩ制御部２０２により取得した情報は、アプリケーション部２０１が記憶部２０４に記憶する。
【００１９】
スキャナ制御部２０３は、スキャナを制御し、データを読み取りアプリケーション部２０１に渡す。タイマ監視部２０５は、データ保持期限をタイマにより監視し、保持期限が過ぎた場合にアプリケーション部２０１に通知する。ＨＴＴＰ制御部２０７は、ＨＴＴＰプロトコルを制御する部分であり、ネットワーク送受信制御部２０８を介してＨＴＴＰプロトコルに従ったデータの送受信を行う。ＳＭＴＰ制御部２０６は、ＳＭＴＰプロトコルを処理する部分であり、ネットワーク送受信制御部２０８を介してＳＭＴＰプロトコルに従ったデータの送受信を制御する。ＰＯＰプロトコル制御部２０９は、ＰＯＰプロトコルを処理する部分であり、ネットワーク送受信制御部２０８を介してＰＯＰプロトコルに従ったデータの送受信を制御する。
【００２０】
図３、図４及び図５は本実施の形態における画像形成装置１０２のＵＩ上に表示される画面である。
【００２１】
図３はスキャナにより読み取ったデータを転送する際の転送先サーバ（本実施の形態ではファイルサーバ１０３を指す）のＵＲＩ３０１及び転送先サーバにアクセス許可を得るための認証情報（ユーザＩＤ３０２、パスワード３０３）等を入力する画面である。
【００２２】
図４は図３の通知先設定ボタン３０５を押下したときに表示される画面であり、データの配布先を電子メールアドレス指定する画面である。電子メールアドレスは複数指定可能となっている。
【００２３】
図５は図３において保持期限設定ボタン３０４を押下したときに表示される画面であり、転送先サーバに保持される期間を設定する画面である。
【００２４】
図６は本実施の形態における画像形成装置１０２が生成する電子メールの一例を示す図、図７は記憶部２０４に一時的に保持されるデータの内容を示す図、図８は書類（スキャナで読み取ったデータ）をファイルサーバ１０３に送信する場合の動作を示すフローチャートである。
【００２５】
以下、本実施の形態における画像形成装置１０２の書類送信動作を図８のフローチャートを用いて説明する。
【００２６】
画像形成装置１０２において、書類送信動作が行われる場合、先ず、Ｓ８０１において、ＵＩ制御部２０２は、図３の画面をＵＩに表示する。ユーザは、ＵＲＩテキストボックス３０１、ユーザＩＤテキストボックス３０２、パスワードテキストボックス３０３にそれぞれ入力することが可能である。又、本画面では、データ保持期限は初期値１週間となっており、ユーザが変更しなければ保持期間が１週間となる。
【００２７】
図３の画面において、ユーザがデータ保持期限を変更したい場合は、保持期限設定ボタン３０４を押下する。保持期限設定ボタン３０４が押下された場合は、図５に示す画面に切り替わる。図５の画面においては、１日間ボタン５０１、１週間ボタン５０２、１箇月ボタン５０３、無期限ボタン５０４、日付指定ボタン及び入力エリア５０５が用意されており、ユーザが自由に保持期限を設定可能となっている。図５の例では、１日間が反転表示されており、ユーザが１日間を選択したことを示している。変更を確定する場合は、ＯＫボタン５０６、変更をキャンセルする場合はキャンセルボタン５０７を押下することにより図３の画面に戻ることができる。
【００２８】
又、図３において、ユーザが通知宛先を設定したい場合は、通知先設定ボタン３０４を押下する。通知先設定ボタン３０４が押下された場合は、図４の画面に切り替わる。図４に示す画面においては、通知先リストエリア４０１，４０６に登録された通知先電子メールアドレスが表示されている。図４の例では、ｔａｎａｋａ＠ｃｂｃ．ｃｏ．ｊｐとｓｕｚｕｋｉ＠ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐという２つの電子メールアドレスが設定されている状態である。
【００２９】
通知先を追加したい場合は、追加ボタン４０３を押下し、不図示の追加画面にて電子メールアドレスを入力する。又、画像形成装置１０２が持つ不図示のアドレス帳を参照したい場合は、アドレス帳ボタン４０２を押下し、アドレス帳に予め登録されている電子メールアドレスを選択して追加することも可能である。
【００３０】
通知先リストに設定した電子メールアドレスを削除したい場合は、リスト上の電子メールアドレスを選択し、削除ボタン４０４を押下する。通知先リストの設定が完了したらＯＫボタンを押下することにより図３の画面に戻ることができる。
【００３１】
図３〜図５の画面を用いて全ての設定が終了すると、ユーザはスタートボタン３０６を押下することにより書類送信動作を開始することができる。書類送信動作をキャンセルする場合は、キャンセルボタン３０７を押下する。
【００３２】
図３においてスタートボタン３０６が押下された場合、ＵＩ制御部２０２は、Ｓ８０２〜Ｓ８０４において全ての情報を取得しアプリケーション部２０１に渡す。アプリケーション部２０１は、記憶部２０４に一時的にこれらの情報を記憶した後、Ｓ８０５へ進み、スキャナ制御部２０３を使用してスキャナから書類データを読み込む。Ｓ８０５において書類データを読み込みが終了すると、Ｓ８０６へ進み、書類データをＨＴＭＬ形式のデータとして整形し、Ｓ８０７の書類データ送信動作に進む。尚、書類データ送信動作Ｓ８０７の詳細については後述する。
【００３３】
Ｓ８０７の動作が終了するとＳ８０８へ進み、電子メール送信動作を行う。電子メール送信動作Ｓ８０８の詳細については後述する。電子メール送信動作が終了すると、Ｓ８０９へ進み、図７に示すファイルサーバ上の書類データを削除するときに必要となる情報や通知先メールアドレスと返信メール受信フラグ等を記憶部２０４に記憶し、Ｓ８１０ではタイマ監視部２０５に保持期限タイマのスタートを指示した後動作を終了する。図７におけるＤＩＤは、書類データを識別するために付けられたユニークなＩＤを表す。
【００３４】
図９は図８におけるＳ８０７の書類データ送信動作の詳細を示すフローチャートである。
【００３５】
Ｓ９０１では、指定されたＵＲＩから送信先（本実施の形態ではファイルサーバ１０３を指す）を特定し、Ｓ９０２で特定した送信先にＴＣＰ／ＩＰで接続する。Ｓ９０３では、ＨＴＴＰ制御部２０７を用いてＨＴＴＰのＰＵＴメソッドを使用することにより、スキャナで読み取った書類データを送信する。但し、ここでＢａｓｉｃ 認証、或はＤｉｇｅｓｔ認証が必要である判断した場合は、Ｓ８０２で取得したユーザＩＤ、パスワードを用いて所定の認証動作も行う。Ｓ９０３で書類データの送信が完了すると、Ｓ９０４でＴＣＰコネクションを切断する。
【００３６】
図１０は図８のＳ８０８における電子メール送信動作の詳細を示すフローチャートである。
【００３７】
Ｓ１００１では、Ｓ８０３で取得した電子メールアドレスを宛先として、図６に例として示した電子メールを作成する。電子メールの内容としては、Ｓｕｂｊｅｃｔ ヘッダにＤＩＤ番号を付加し、更に書類データのＵＲＩとＳ８０４で取得した保持期間（例では１日間）と現在の日付を基に計算したデータ保持期限日時（図６では６月１日から１日間で保持期限は６月２日となる）等の情報を本文に付加している。又、書類を受け取った後に、メールを返信する旨の指示文を付加している。
【００３８】
Ｓ１００１において電子メールを作成すると、Ｓ１００２においてＳＭＴＰ制御部２０６を用いてＳＭＴＰサーバに接続する。図１のネットワーク構成例では、ＳＭＴＰサーバは、メールサーバ１１１である。Ｓ１００３では、ＳＭＴＰプロトコルを用いて電子メールを送信し、Ｓ１００４でコネクションを切断し、送信動作を終了する。
【００３９】
Ｓ８０８で送信した電子メールは、例えば図１のネットワーク構成図のＰＣ１０１に到達し、画面に図６の電子メールが表示される。この電子メールを見たユーザは、電子メール中のＵＲＩに対し保持期限までにアクセスし、書類データを取得、或は閲覧することが可能となる。更に、ユーザが書類データを取得後にメールを返信することにより、後述する受け取り通知によるデータの自動削除が可能となる。
【００４０】
図１１は保持期間が経過したファイルサーバ上の書類データを自動的に削除するため画像形成装置１０２のデータ削除動作を示すフローチャートである。このフローチャートは、通知先からの返信メールが全て届く前に保持期間が経過した場合の動作を示すものである。
【００４１】
タイマ監視部２０５で図８のＳ８１０によって開始されたタイマがタイムアップした場合、アプリケーション部２０１にイベントとして通知されるため、Ｓ１０１においては、タイムアップのイベント待ち状態となっている。タイムアップのイベントが通知された場合、Ｓ１１０２へ進み、Ｓ８０９において記憶部２０４に保持しておいた図７に示す情報を参照し、削除する書類を決定し、該当するサーバ（本実施の形態の図１ではファイルサーバ１０３に相当）に接続する。
【００４２】
更に、Ｓ１１０３では、ＨＴＴＰ制御部２０７を用いて、ＨＴＴＰのＤＥＬＥＴＥメソッドを使用して該当書類データの削除を行う。但し、ここでＢａｓｉｃ 認証、或はＤｉｇｅｓｔ認証が必要である判断した場合は、図７の例のように記憶部２０４に保持しておいたユーザＩＤ、パスワードを用いて所定の認証動作も行う。Ｓ１１０３においてデータの削除が完了すると、Ｓ１１０４においてＴＣＰコネクションを切断し動作を終了する。
【００４３】
図１２は通知先からの返信メールを受信した場合の画像形成装置１０２の動作を示すフローチャートである。
【００４４】
Ｓ１２０１は返信メール待ち状態であり、ＰＯＰプロトコルを使用して返信メールを受信した場合、Ｓ１２０２へ進む。Ｓ１２０２では、返信メールのＳｕｂｊｅｃｔ のＤＩＤ番号と記憶部２０４に記憶した図７に示す情報テーブルのＤＩＤと一致するテーブルを検索する。一致するテーブルがない場合には、返信メールを破棄してＳ１２０１に戻る。一致するテーブルがある場合には、Ｓ１２０３へ進む。
【００４５】
Ｓ１２０３では、返信メールのＦｒｏｍ行の電子メールアドレスと一致するテーブル内の通知先メールアドレスを検索する。一致する通知先メールアドレスがない場合には、返信メールを破棄し、Ｓ１２０１へ戻る。一致する通知先メールアドレスがあった場合には、Ｓ１２０４へ進む。Ｓ１２０４では、Ｓ１２０３で一致した通知先アドレスの「返信通知受信フラグ」を１に設定し、Ｓ１２０５へ進む。Ｓ１２０５では、テーブル内の「返信通知受信フラグ」が全て１になったか否かを判定する。
【００４６】
全て１ではないと判定した場合には、Ｓ１２０１へ戻り、次の受信待ち状態となる。全て１と判断した場合には、Ｓ１２０６へ進み、テーブル内に記憶したＵＲＬやユーザＩＤ、パスワードを使用して該当サーバに接続する。更に、Ｓ１２０７では、ＨＴＴＰのＤＥＬＥＴＥメソッドを使用して該当する書類データを削除し、Ｓ１２０８でコネクションを切断する。Ｓ１２０９では、テーブル内に記憶したタイマＩＤを使用して該当する保持期限タイマをキャンセルし、テーブル情報全体を削除し、Ｓ１２０１へ戻る。
【００４７】
尚、以上の実施の形態では、画像形成装置１０２とファイルサーバ１０３間の通信プロトコルとしてＨＴＴＰを使用しているが、ＦＴＰ等の他のプロトコルを使用しても良い。又、書類データの場所を示すＵＲＩを通知する手段として、ＳＭＴＰを利用した電子メールを送信しているが、それに代わるプロトコルでも良い。又、返信通知を受け取る手段としてＰＯＰプロトコルを使用しているが、それに代わるプロトコルでも良い。
【００４８】
図１におけるファイルサーバ１０３は、インターネット上のどこに設置されていても良く、書類データの転送や引取りをネットワーク上で行う際に機密保護のためにＴＬＳ等の暗号化通信と組み合わせても良い。
【００４９】
【発明の効果】
以上の説明で明らかなように、画像形成装置がスキャナ等により読み取った書類を電子データとして調節配布する場合、データ転送先のファイルサーバ等をＵＲＩによって一意に指定可能とし、転送後、指定された配布先にデータの場所や保持期限等を自動的に通知することにより、ユーザの配布作業を簡潔にし、インターネットを介した書類の配布が自動化される効果がある。
【００５０】
又、本発明の画像形成装置にとってデータ転送先は１箇所であり、複数人に配布したい場合であっても複数箇所にデータを転送する必要がなく画像形成装置の通信負荷を削減することができる。
【００５１】
又、配布先全てから返信通知を受け取るとファイルサーバ上のデータを自動的に削除することにより、ファイルサーバのハードディスク使用量の無駄を削減する効果がある。
【００５２】
更に、配布先から返信通知を全て受信しない場合でも保持期限が過ぎたデータは、ファイルサーバ上から自動的に削除することにより、より効果的にファイルサーバのハードディスク使用量の無駄を削減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態におけるネットワーク構成の例を示す模式図である。
【図２】本発明に係る画像形成装置のソフトウェア構成を示すブロック図である。
【図３】本発明に係る画像形成装置のＵＩパネル上に表示されるデータ転送先を指定する画面を示す図である。
【図４】本発明に係る画像形成装置のＵＩパネル上に表示される通知先を指定する画面を示す図である。
【図５】本発明に係る画像形成装置のＵＩパネル上に表示されるデータ保持期限を指定する画面を示す図である。
【図６】本発明に係る画像形成装置が生成する通知先に送信する電子メールの内容例を示す図である。
【図７】本発明に係る画像形成装置が保持する書類データ毎の情報を示すテーブルである。
【図８】本発明に係る画像形成装置の書類送信動作を示すフローチャートである。
【図９】本発明に係る画像形成装置のデータ送信動作を表すフローチャートである。
【図１０】本発明に係る画像形成装置の電子メール送信動作を示すフローチャートである。
【図１１】本発明に係る画像形成装置の保持期限切れ時のデータ削除動作を示すすフローチャートである。
【図１２】本発明に係る画像形成装置の返信メール受信動作を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１０１ ＰＣ
１０２ 画像形成装置
１０３ ファイルサーバ
１０４ ＰＣ
１０６ ＬＡＮ
１０７ インターネット
１０９ ファイアウォール
１１０ メールサーバ
１１１ メールサーバ[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to an image forming apparatus that distributes electronic data on the Internet or an intranet.
[0002]
[Prior art]
In a conventional image forming apparatus, an image read by a scanner or the like can be directly transferred via a network by designating a destination of a file server or the like. In addition, FTP, SMB, IPX, and the like are used as a transfer protocol.
[0003]
[Problems to be solved by the invention]
However, conventionally, when a data transfer destination file server is designated, a method of designating a transfer destination differs for each protocol, and a file server on the Internet cannot be uniquely designated.
[0004]
In the case of distributing read image data or document data to a plurality of users, after transferring the data to a file server, the user must notify each person of the data location and the like by a notification means such as verbal, telephone, or e-mail. Did not.
[0005]
Furthermore, the data transferred to the file server must be manually deleted by the user, and data that has been forgotten to be deleted may remain for a long period of time, causing a waste of memory (disk) of the file server. .
[0006]
In addition, in order to confirm whether all the persons who should receive the document data have received the data, the sender must confirm each of them.
[0007]
Therefore, the present invention has been made in order to eliminate the above-mentioned disadvantages. First, a file server or the like of a data transfer destination can be uniquely specified by a URI. An object of the present invention is to provide an image forming apparatus capable of automatically notifying a time limit or the like, and automatically deleting data whose retention time has passed from a file server.
[0008]
Further, when it is confirmed that all the distribution destinations have received the data, the data can be automatically deleted.
[0009]
Further, by using an Internet standard protocol such as HTTP, FTP, or SMTP in the present invention, data can be easily distributed via the Internet.
[0010]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, an image forming apparatus according to the present invention is connected to a network, can transmit and receive various data via the network, and uses a URI or data transfer for specifying an information processing apparatus to which data is to be transferred. Transfer destination information input means for inputting a user ID and a password necessary for accessing the destination, image reading means for reading a document or the like as electronic data, and data obtained by the image reading means. Data transfer means for transferring to the information processing apparatus on the network using the URI, user ID, password and the like input by the destination information input means, and a storage term input means for inputting a storage term of the data transferred by the data transfer means When the storage period input by the storage period input unit comes, the data transfer unit Data deletion means for deleting the transferred data, notification destination input means for inputting a notification destination for notifying the URI and retention period of the transferred data to the recipient of the data, and data input by the notification destination input means. An information notifying unit for notifying the notification destination of the URI information, the retention time limit information, and the like is provided.
[0011]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the accompanying drawings.
[0012]
FIG. 1 is a diagram illustrating an example of a network configuration to which an image forming apparatus according to the present invention is connected.
[0013]
In FIG. 1, an image forming apparatus 102 is an image forming apparatus according to the present invention, and is connected to a local area network (hereinafter, LAN) 106 together with a mail server 111. The LAN 106 is connected to the Internet 107 via a firewall 109. In the file server 103, an HTTP server and an FTP server are operating, and are set to be accessible from the Internet.
[0014]
On the other hand, personal computers (hereinafter, PCs) 101 and 104 are connected to a LAN 105 together with a mail server 110. Further, the LAN 105 is connected to the Internet 107 via a firewall 108.
[0015]
The image forming apparatus 102 transmits data read by the scanner to the file server 103 on the network using the HTTP protocol or the FTP protocol. Also, data on the file server 103 can be deleted using HTTP or FTP. Further, the image forming apparatus 102 can transmit / receive an electronic mail to / from the mail server 111 using SMTP and POP. The mail server 111 distributes the electronic mail to the LAN 106 or the Internet 107 according to the SMTP, and also distributes the electronic mail to the POP client.
[0016]
The PC 101 and the PC 104 can receive the e-mail from the mail server 110 and display the e-mail on the screen. Similarly, the PC 101 and the PC 104 can transmit the e-mail using SMTP.
[0017]
FIG. 2 is a software block diagram of the image forming apparatus 102 according to the present embodiment.
[0018]
The application unit 201 is a module that controls the entire operation according to the embodiment of the present invention. The UI control unit 202 obtains the URI of the data transmission destination, the user ID and password for authentication, the data retention expiration value, and the e-mail address of the distribution notification destination by the user according to an instruction from the application unit 201. I do. The information acquired by the UI control unit 202 is stored in the storage unit 204 by the application unit 201.
[0019]
The scanner control unit 203 controls the scanner, reads data, and passes the data to the application unit 201. The timer monitoring unit 205 monitors the data retention period using a timer, and notifies the application unit 201 when the retention period has expired. The HTTP control unit 207 controls the HTTP protocol, and transmits and receives data according to the HTTP protocol via the network transmission and reception control unit 208. The SMTP control unit 206 is a unit that processes the SMTP protocol, and controls the transmission and reception of data according to the SMTP protocol via the network transmission and reception control unit 208. The POP protocol control unit 209 is a unit that processes the POP protocol, and controls transmission and reception of data according to the POP protocol via the network transmission and reception control unit 208.
[0020]
FIGS. 3, 4, and 5 show screens displayed on the UI of the image forming apparatus 102 according to the present embodiment.
[0021]
FIG. 3 shows a URI 301 of a transfer destination server (in this embodiment, the file server 103) when transferring data read by the scanner, and authentication information (user ID 302 and password 303) for obtaining access permission to the transfer destination server. And the like.
[0022]
FIG. 4 is a screen displayed when the notification destination setting button 305 in FIG. 3 is pressed, and is a screen for designating an e-mail address of a data distribution destination. A plurality of e-mail addresses can be specified.
[0023]
FIG. 5 is a screen displayed when the retention period setting button 304 is pressed in FIG. 3, and is a screen for setting a period to be retained in the transfer destination server.
[0024]
6 is a diagram illustrating an example of an e-mail generated by the image forming apparatus 102 according to the present embodiment, FIG. 7 is a diagram illustrating the contents of data temporarily stored in the storage unit 204, and FIG. 9 is a flowchart illustrating an operation when transmitting (read data) to the file server 103.
[0025]
Hereinafter, the document transmission operation of image forming apparatus 102 according to the present embodiment will be described with reference to the flowchart in FIG.
[0026]
When a document transmission operation is performed in the image forming apparatus 102, first, in step S801, the UI control unit 202 displays the screen in FIG. 3 on the UI. The user can input information in the URI text box 301, the user ID text box 302, and the password text box 303, respectively. Also, on this screen, the data retention period is an initial value of one week, and the retention period is one week unless the user changes it.
[0027]
In the screen of FIG. 3, when the user wants to change the data retention period, the user presses the retention period setting button 304. When the retention period setting button 304 is pressed, the screen switches to the screen shown in FIG. In the screen of FIG. 5, a one-day button 501, a one-week button 502, a one-month button 503, an indefinite button 504, a date designation button, and an input area 505 are prepared, and the user can freely set a retention term. Has become. In the example of FIG. 5, one day is highlighted, indicating that the user has selected one day. The user can return to the screen of FIG. 3 by pressing the OK button 506 when confirming the change and pressing the cancel button 507 when canceling the change.
[0028]
In FIG. 3, when the user wants to set a notification destination, the user presses a notification destination setting button 304. When the notification destination setting button 304 is pressed, the screen switches to the screen in FIG. On the screen shown in FIG. 4, the notification destination e-mail addresses registered in the notification destination list areas 401 and 406 are displayed. In the example of FIG. 4, tanaka @ cbc. co. jp and suzuki @ abc. co. jp are two e-mail addresses.
[0029]
To add a notification destination, the user presses an add button 403 and inputs an e-mail address on an additional screen (not shown). When the user wants to refer to an address book (not shown) of the image forming apparatus 102, the user can press an address book button 402 and select and add an e-mail address registered in the address book in advance.
[0030]
To delete an e-mail address set in the notification destination list, select an e-mail address on the list and press a delete button 404. When the setting of the notification destination list is completed, the screen can be returned to the screen of FIG. 3 by pressing the OK button.
[0031]
When all the settings are completed using the screens of FIGS. 3 to 5, the user can start the document transmission operation by pressing the start button 306. To cancel the document transmission operation, a cancel button 307 is pressed.
[0032]
When the start button 306 is pressed in FIG. 3, the UI control unit 202 acquires all information in S <b> 802 to S <b> 804 and passes it to the application unit 201. After temporarily storing the information in the storage unit 204, the application unit 201 proceeds to step S805, and reads document data from the scanner using the scanner control unit 203. When the reading of the document data is completed in S805, the process proceeds to S806, where the document data is shaped as HTML format data, and the process proceeds to the document data transmission operation of S807. The details of the document data transmission operation S807 will be described later.
[0033]
When the operation of S807 ends, the process advances to S808 to perform an e-mail transmission operation. Details of the e-mail transmission operation S808 will be described later. Upon completion of the e-mail transmission operation, the flow advances to step S809 to store information necessary for deleting document data on the file server shown in FIG. 7, a notification destination mail address, a reply mail reception flag, and the like in the storage unit 204, In step S810, the operation ends after instructing the timer monitoring unit 205 to start the retention period timer. DID in FIG. 7 represents a unique ID attached to identify document data.
[0034]
FIG. 9 is a flowchart showing details of the document data transmission operation in S807 in FIG.
[0035]
In step S901, a destination (in the present embodiment, the file server 103 is indicated) is specified from the specified URI, and the destination specified in step S902 is connected by TCP / IP. In step S903, the document data read by the scanner is transmitted by using the HTTP PUT method using the HTTP control unit 207. However, if it is determined that Basic authentication or Digest authentication is necessary, a predetermined authentication operation is also performed using the user ID and password acquired in S802. When the transmission of the document data is completed in S903, the TCP connection is disconnected in S904.
[0036]
FIG. 10 is a flowchart showing details of the e-mail transmission operation in S808 of FIG.
[0037]
In step S1001, the electronic mail illustrated in FIG. 6 is created using the electronic mail address acquired in step S803 as a destination. As the contents of the e-mail, a DID number is added to the Subject header, and the data retention expiration date and time (FIG. 6) calculated based on the URI of the document data and the retention period (one day in the example) acquired in S804 and the current date. In this case, the information is added to the text such as one day from June 1 and the retention period is June 2). In addition, after receiving the document, an instruction to return a mail is added.
[0038]
When an e-mail is created in step S1001, a connection is made to an SMTP server using the SMTP control unit 206 in step S1002. In the example of the network configuration shown in FIG. 1, the SMTP server is the mail server 111. In step S1003, the e-mail is transmitted using the SMTP protocol, the connection is disconnected in step S1004, and the transmission operation ends.
[0039]
The e-mail transmitted in S808 reaches, for example, the PC 101 in the network configuration diagram in FIG. 1, and the e-mail in FIG. 6 is displayed on the screen. The user who sees the e-mail can access the URI in the e-mail by the retention period and acquire or browse the document data. Further, when the user replies to the mail after obtaining the document data, the data can be automatically deleted by a reception notification described later.
[0040]
FIG. 11 is a flowchart illustrating a data deletion operation of the image forming apparatus 102 for automatically deleting document data on the file server after the retention period has elapsed. This flowchart shows the operation when the holding period has elapsed before all reply mails from the notification destination have arrived.
[0041]
When the timer started by the timer monitoring unit 205 in step S810 in FIG. 8 has timed out, the application unit 201 is notified as an event. If a time-up event is notified, the process advances to step S1102 to refer to the information shown in FIG. 7 held in the storage unit 204 in step S809 to determine the document to be deleted, and to determine the document to be deleted (step S809). 1 (corresponds to the file server 103 in FIG. 1).
[0042]
Further, in S1103, the corresponding document data is deleted using the HTTP DELETE method using the HTTP control unit 207. However, if it is determined that Basic authentication or Digest authentication is necessary, a predetermined authentication operation is also performed using the user ID and password stored in the storage unit 204 as in the example of FIG. When the data deletion is completed in S1103, the TCP connection is disconnected in S1104, and the operation ends.
[0043]
FIG. 12 is a flowchart illustrating the operation of the image forming apparatus 102 when a reply mail from the notification destination is received.
[0044]
Step S1201 is a reply mail waiting state. If a reply mail is received using the POP protocol, the process advances to step S1202. In S1202, a search is made for a table that matches the DID number of the Subject of the reply mail and the DID of the information table shown in FIG. If there is no matching table, the reply mail is discarded and the process returns to S1201. If there is a matching table, the process advances to step S1203.
[0045]
In step S1203, a search is made for a notification destination email address in the table that matches the email address in the From line of the reply email. If there is no matching notification destination mail address, the reply mail is discarded, and the process returns to S1201. If there is a matching notification destination e-mail address, the process proceeds to S1204. In S1204, the “reply notification reception flag” of the notification destination address matched in S1203 is set to 1, and the process proceeds to S1205. In S1205, it is determined whether or not all the “reply notification reception flags” in the table have become “1”.
[0046]
If it is determined that they are not all 1, the process returns to S1201 to be in the next reception waiting state. If all are determined to be 1, the process advances to step S1206 to connect to the server using the URL, user ID, and password stored in the table. Further, in step S1207, the corresponding document data is deleted using the HTTP DELETE method, and the connection is disconnected in step S1208. In step S1209, the corresponding retention period timer is canceled using the timer ID stored in the table, the entire table information is deleted, and the process returns to step S1201.
[0047]
In the above embodiment, HTTP is used as a communication protocol between the image forming apparatus 102 and the file server 103, but another protocol such as FTP may be used. Further, as a means for notifying the URI indicating the location of the document data, an e-mail using SMTP is transmitted, but a protocol instead of the e-mail may be used. Further, although the POP protocol is used as a means for receiving a reply notification, a protocol instead of the POP protocol may be used.
[0048]
The file server 103 in FIG. 1 may be installed anywhere on the Internet, and may be combined with an encrypted communication such as TLS for security of the transfer or transfer of document data on the network.
[0049]
【The invention's effect】
As is clear from the above description, when a document read by a scanner or the like by an image forming apparatus is adjusted and distributed as electronic data, a file server or the like to which data is to be transferred can be uniquely specified by a URI. By automatically notifying the distribution destination of the data location, the retention period, and the like, the distribution work of the user can be simplified and the distribution of documents via the Internet can be automated.
[0050]
Further, the data transfer destination is one place for the image forming apparatus of the present invention, and even if it is desired to distribute the data to a plurality of persons, it is not necessary to transfer the data to a plurality of places, and the communication load of the image forming apparatus can be reduced. .
[0051]
In addition, when reply notifications are received from all the distribution destinations, the data on the file server is automatically deleted, which has the effect of reducing waste of the hard disk usage of the file server.
[0052]
Furthermore, even when all reply notifications are not received from the distribution destination, data whose retention period has expired is automatically deleted from the file server, thereby effectively reducing the waste of hard disk usage of the file server. it can.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a schematic diagram illustrating an example of a network configuration according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a block diagram illustrating a software configuration of the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 3 is a diagram showing a screen for designating a data transfer destination displayed on a UI panel of the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 4 is a view showing a screen for designating a notification destination displayed on a UI panel of the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 5 is a diagram showing a screen for designating a data retention period displayed on the UI panel of the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of the content of an e-mail transmitted to a notification destination generated by the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 7 is a table showing information for each document data held by the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 8 is a flowchart illustrating a document transmission operation of the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 9 is a flowchart illustrating a data transmission operation of the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 10 is a flowchart illustrating an e-mail transmission operation of the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 11 is a flowchart illustrating a data deletion operation when the retention period expires in the image forming apparatus according to the present invention.
FIG. 12 is a flowchart illustrating a reply mail receiving operation of the image forming apparatus according to the present invention.
[Explanation of symbols]
101 PC
102 image forming apparatus 103 file server 104 PC
106 LAN
107 Internet 109 Firewall 110 Mail server 111 Mail server
