JP2004246642A - Storage and retrieval method and system for electronic document file - Google Patents
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Abstract
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、保管した複数の電子文書ファイルの中から指定の検索条件に一致するファイルを取り出して表示する電子文書ファイル保管及び検索方法及びシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
電子文書（イメージデータや電子帳票のファイル）を保管し、かつそれを検索できる保管及び検索システムの利用が拡大しているが、同時にその利用を介しての個人情報等の漏洩が問題となっている。
【０００３】
図６は、従来技術に基づく電子文書ファイル保管及び検索システムを示す図であり、図７は、その動作を説明するための図である。この電子文書ファイル保管及び検索システムは、ＬＡＮなどのネットワークにより接続されたファイルサーバと、検索用データベースサーバと、通常複数の端末装置により構成される。
【０００４】
電子文書ファイルは、ファイル毎にアドレス情報が付加されてファイルサーバ上に保管されている。検索用データベースサーバは、保管されている個々の文書ファイルのアドレス情報と、保管ファイルを検索するためのキー情報や付帯コード情報とを関係づけたものによって構成される。端末装置はそれぞれ、検索条件等を入力する入力手段と、検索結果等を表示する表示手段とを有すると共に、電子文書ファイル保管及び検索ソフトウエアを搭載している。
【０００５】
図７に例示するように、入力手段を介して、検索条件を指定する。この検索条件は、検索用データベース上で検索されて、検索条件に一致する文書ファイルのアドレス情報を取り出す。通常、電子文書を検索する場合、複数のキー情報を組み合わせて指定することにより、その条件に合致した一つまたは複数のファイルのアドレス情報を探し出すことができる。次に、この取り出されたアドレス情報に基づき、ファイルサーバ上の文書ファイルそのものが取り出されて、表示手段に表示される。
【０００６】
前述のように、現行の電子文書ファイル保管及び検索システムにおいては、電子化されたファイルをそのままの状態で、複数の機器からアクセスを受けるファイルサーバ等に登録している場合が多く、これらの電子文書情報が外部に漏れた場合、例えば、ファイルの内容が個人情報に纏わるものであれば、即座に個人情報漏洩に繋がる危険性がある。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
そこで、本発明は、係る問題点を解決して、仮に電子文書情報が外部に漏れたとしても、即座に個人情報漏洩に繋がる危険性の無い電子文書ファイル保管及び検索システムを提供することにより、事実上個人情報等の漏洩を防止することを目的としている。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明の電子文書ファイル保管及び検索方法及びシステムは、電子文書ファイルのそれぞれを複数ブロックに分割して、それぞれ異なる複数一組の分割アドレス情報を付加して、異なるエリアに保管した電子文書ファイル保管データベース、及び複数一組の分割アドレス情報と、保管ファイルを検索するためのキー情報とを関係づけた検索用データベースを備える。入力された検索条件に基づき、検索用データベースを検索して、検索条件に一致する文書ファイルの複数一組の分割ファイルアドレス情報を取り出す。取得した複数一組の分割ファイルアドレス情報に基づき、電子文書ファイル保管データベースのそれぞれ該当するエリアから分割電子文書ファイルを取り出す。文書ファイルをどのように分割したかを示す分割パターン情報に基づき、取得した分割文書ファイルを完全な形で見えるように統合して、表示する。
【０００９】
このように、本発明は、電子文書（イメージデータや電子帳票のファイル）の保管及び検索において、複数サーバにファイル分割して保存し、そして、その保管されている電子文書を検索可能にする。複数サーバに分割ファイルを分散して置くことで、仮に単独サーバの中の電子文書の内容が外部に漏洩する事態が生じたとしても、分割された部分ファイル情報に過ぎないのでその内容を特定できる情報とはなり得ず、実質的な被害を避けることが可能となる。本発明によれば、クライアント側ではファイル分割されているという意識が一切無く、検索条件を入れるだけで、原票ファイルが完全な形で見ることができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、例示に基づき本発明を説明する。図１は、本発明に基づく電子文書ファイル保管及び検索システムを機能的に例示する図である。
【００１１】
検索条件入力手段を介して、検索条件を入力する。検索及び分割アドレス情報取得手段は、入力された検索条件に基づき、検索用データベースを検索して、検索条件に一致する文書ファイルの全ての分割ファイルアドレス情報を取り出す。
【００１２】
文書ファイルは、複数ブロックに分割されて、それぞれ異なるサーバエリアに保管されている。即ち、イメージスキャナ等により電子化されたイメージファイル或いはコード化電子帳票ファイルは、複数のファイルに分割され、分割された電子文書ファイルは枝番が付される等互いに紐付がされ、別々のサーバエリア（別々のサーバを含む）に保管されている。
【００１３】
分割ファイル取得手段は、取得した分割ファイルアドレス情報に基づき、それぞれ該当するサーバエリアのデータベースから分割ファイルＡ〜Ｃそのものを取り出す。文書ファイル統合手段は、１つの文書をどのように分割したかを示す分割パターン情報に基づき、取得した分割文書ファイルを完全な形で見えるように統合する。文書表示手段は、統合文書を表示する。
【００１４】
これによって、クライアント側では一切ファイル分割されているという意識無く検索条件を入れるだけで、原票ファイルが完全な形で見えるように構成することが可能になる。
【００１５】
図２は、図１に例示の機能を実現するための電子文書ファイル保管及び検索システムの全体構成を例示する図である。この電子文書ファイル保管及び検索システムは、ＬＡＮなどのネットワークにより接続された複数のファイルサーバＡ〜Ｃと、検索用データベースサーバと、少なくとも１つの端末装置により構成される。
【００１６】
電子文書ファイルは、仮に外部に漏れたとしても、その内容を特定する情報になり得ないようにファイルを分割して異なるサーバエリアにストアされるが、図示の例では、３つの異なるファイルサーバＡ〜Ｃにそれぞれ、分割ファイル毎に分割アドレス情報を付加して保管している。
【００１７】
このファイル分割をさらに図３を参照して例示に基づき説明する。図３は、文書ファイルの分割を説明するための図である。図３（Ａ）に示したように、例えば１頁のイメージ文書ファイルを想定した場合、図３（Ｂ）において斜めの線で示すように分割する。この分割は、以下のようにして行うことができる。
【００１８】
図３（Ａ）は、電子化前の文書ファイルを例示している。文書ファイルの電子化は、イメージスキャナなどを用いて、右側から左側に文書の最上部を走査し、次に一走査ライン下方にずらして同様な走査をし、以下同様にして、文書の最下部まで走査すると仮定する。この際、分割ブロックを同じ大きさにする必要は無いが、例えば、先頭から１０ドット毎のブロックにファイルを分割することができる。例えば１走査ラインを５８ドットとし、かつ１０ドット毎に分割する等のように、端数が生じるように分割すると、図３（Ｂ）に示すように、分割線は斜めの線となる。このようにして分割したブロックのデータは、ブロック毎に図３（Ｃ）に示すように別々のサーバに保管する。
【００１９】
一つのファイルをいくつに分割するかは、その内容が事実上特定できない程度であれば十分であり、帳票上の情報の複雑さなどによって変えることができる。どのように分割したかの分割パターン情報は、検索用データベースサーバまたは端末装置で管理することができる。
【００２０】
検索用データベースサーバは、保管ファイルを検索するためのキー情報や付帯コード情報と、保管されている個々の分割文書ファイルの全ての分割ファイルアドレス情報と、を関係づけたものをデータベースとして格納している。端末装置はそれぞれ、検索条件等を入力する入力手段と、検索結果等を表示する表示手段とを有すると共に、電子文書ファイル保管及び検索ソフトウエアを搭載している。
【００２１】
入力手段を介して、検索条件を指定することにより、この検索条件は検索用データベース上で検索されて、検索条件に一致する文書ファイルに関するアドレス情報を通常のように取り出すことができる。但し、本発明において取り出されるアドレス情報は、全ての分割ファイルアドレス情報である。図４は、保管ファイルを検索するためのキー情報や付帯コード情報と、関係づけた分割ファイルアドレス情報を例示している。例示の分割ファイルアドレス情報は、文書ファイル毎にそれぞれ３つの異なるアドレス情報を有して、このアドレス情報のそれぞれが異なるファイルサーバＡ〜Ｃに保管されている対応する分割文書ファイルを指示している。
【００２２】
図５は、３つのサーバＡ〜Ｃから取り出した分割文書ファイルと、それを元のイメージに編集した結果を概念的に示す図である。検索用データベースから取り出された分割ファイルアドレス情報に基づき、それぞれのファイルサーバからそれぞれ分割文書ファイルそのものが取り出される。この分割文書ファイルは、完全な形で見えるように表示手段に表示される。分割ファイルの完全なファイルへの組み立ては、端末装置に格納した電子文書ファイル保管及び検索ソフトウエアによって行うことができる。
【００２３】
電子文書を検索する際は、通常の検索方法と同様にいくつかの検索条件を基に該当する分割ファイルを検索するが、表示する際は分割イメージを元の一つの電子文書に再構成して表示する。クライアント側はこれを全く意識しないで検索結果を閲覧できる。
【００２４】
なお、本発明をイメージ電子文書を例として説明したが、本発明はこのようなイメージ電子文書に限定されるものではなく、コードデータ化された電子文書にも適用可能である。
【００２５】
【発明の効果】
本発明によれば、電子文書ファイルを内容が特定出来ない単位に分割し保管することで、仮に単独サーバ上のファイル情報が外部に漏れたとしてもどのような情報か判別不能であり、実質的な被害をこうむることを回避できる。本発明は、複数サーバに分割保管されたそのファイル情報を検索者であるユーザーが意識することなく、クライアント側で稼動するソフトがアクセスすることでクライアント画面に完全な原票の形で電子文書を視覚的に復元することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に基づく電子文書ファイル保管及び検索システムを機能的に例示する図である。
【図２】図１に例示の機能を実現するための電子文書ファイル保管及び検索システムの全体構成を例示する図である。
【図３】文書ファイルの分割を説明するための図である。
【図４】保管ファイルを検索するためのキー情報や付帯コード情報と、関係づけた分割ファイルアドレス情報を例示する図である。
【図５】
３つのサーバＡ〜Ｃから取り出した分割文書ファイルと、それを元のイメージに編集した結果を概念的に示す図である。
【図６】従来技術に基づく電子文書ファイル保管及び検索システムを示す図である。
【図７】図６に示した従来システムの動作を説明するための図である。[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to an electronic document file storage and search method and system for extracting and displaying a file that matches a specified search condition from a plurality of stored electronic document files.
[0002]
[Prior art]
The use of storage and retrieval systems for storing and retrieving electronic documents (image data and electronic form files) is expanding, but at the same time, leakage of personal information etc. through its use has become a problem. I have.
[0003]
FIG. 6 is a diagram showing an electronic document file storage and retrieval system based on the prior art, and FIG. 7 is a diagram for explaining its operation. This electronic document file storage and search system includes a file server connected to a network such as a LAN, a search database server, and a plurality of terminal devices.
[0004]
Electronic document files are stored on a file server with address information added to each file. The search database server is configured by associating address information of each stored document file with key information and additional code information for searching the stored file. Each of the terminal devices has input means for inputting search conditions and the like, display means for displaying search results and the like, and has electronic document file storage and search software.
[0005]
As illustrated in FIG. 7, a search condition is specified via an input unit. This search condition is searched on the search database, and the address information of the document file that matches the search condition is extracted. Normally, when searching an electronic document, by designating a combination of a plurality of key information, it is possible to find address information of one or a plurality of files meeting the conditions. Next, based on the extracted address information, the document file itself on the file server is extracted and displayed on the display means.
[0006]
As described above, current electronic document file storage and retrieval systems often register digitized files as they are in a file server or the like that is accessed by a plurality of devices. If the document information leaks to the outside, for example, if the contents of the file are related to personal information, there is a risk that the personal information may be immediately leaked.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
Therefore, the present invention solves the above problem, and provides an electronic document file storage and retrieval system that does not have a risk of immediately leading to personal information leakage even if electronic document information leaks to the outside, The purpose is to prevent personal information from being leaked.
[0008]
[Means for Solving the Problems]
An electronic document file storage and retrieval method and system according to the present invention divides an electronic document file into a plurality of blocks, adds a plurality of different sets of divided address information, and stores the electronic document files in different areas. A storage database and a search database in which a plurality of sets of divided address information are associated with key information for searching a storage file are provided. A search database is searched based on the input search conditions, and a plurality of sets of divided file address information of a document file that matches the search conditions are extracted. Based on the acquired plural sets of divided file address information, the divided electronic document file is extracted from the corresponding area of the electronic document file storage database. Based on division pattern information indicating how the document file is divided, the acquired divided document files are integrated and displayed so as to be seen in a complete form.
[0009]
As described above, according to the present invention, in storing and retrieving electronic documents (image data and electronic form files), the files are divided and stored in a plurality of servers, and the stored electronic documents can be retrieved. By distributing the divided files on multiple servers, even if the content of the electronic document in the single server leaks to the outside, it can be specified because it is only divided partial file information It cannot be information and it is possible to avoid substantial damage. According to the present invention, the client side has no consciousness that the file is divided, and the original form file can be viewed in a complete form only by entering a search condition.
[0010]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, the present invention will be described based on examples. FIG. 1 is a diagram functionally illustrating an electronic document file storage and retrieval system according to the present invention.
[0011]
A search condition is input via a search condition input unit. The search and divided address information obtaining means searches the search database based on the input search condition, and extracts all the divided file address information of the document file that matches the search condition.
[0012]
The document file is divided into a plurality of blocks and stored in different server areas. That is, an image file or a coded electronic form file digitized by an image scanner or the like is divided into a plurality of files, and the divided electronic document files are linked to each other, for example, by adding branch numbers, and are stored in different server areas. (Including separate servers).
[0013]
The divided file acquiring means extracts the divided files A to C themselves from the database of the corresponding server area based on the acquired divided file address information. The document file integrating means integrates the acquired divided document files so that they can be seen in a complete form, based on division pattern information indicating how one document is divided. The document display means displays the integrated document.
[0014]
As a result, it is possible to configure the client so that the original form file can be viewed in a perfect form only by inputting the search condition without being aware that the file is completely divided on the client side.
[0015]
FIG. 2 is a diagram exemplifying the overall configuration of an electronic document file storage and retrieval system for realizing the functions illustrated in FIG. This electronic document file storage and search system includes a plurality of file servers A to C connected by a network such as a LAN, a search database server, and at least one terminal device.
[0016]
Even if the electronic document file is leaked to the outside, the file is divided and stored in different server areas so as not to become information for specifying the content. In the illustrated example, three different file servers A are used. .. C are added with divided address information for each divided file and stored.
[0017]
This file division will be further described based on an example with reference to FIG. FIG. 3 is a diagram for explaining division of a document file. As shown in FIG. 3A, for example, when an image document file of one page is assumed, the file is divided as shown by oblique lines in FIG. 3B. This division can be performed as follows.
[0018]
FIG. 3A illustrates a document file before digitization. To digitize a document file, use an image scanner or the like to scan the top of the document from right to left, then shift down one scan line and perform the same scan, and so on. Assume to scan to At this time, it is not necessary to make the divided blocks the same size. For example, the file can be divided into blocks every 10 dots from the beginning. For example, if one scan line is divided into 58 dots and divided every 10 dots so as to generate a fraction, the division line becomes an oblique line as shown in FIG. 3B. The data of the blocks divided in this way are stored in separate servers for each block as shown in FIG.
[0019]
The number of divisions of one file is sufficient if the contents cannot be specified practically, and can be changed depending on the complexity of information on a form. The division pattern information on how the division is performed can be managed by the search database server or the terminal device.
[0020]
The search database server stores, as a database, a relation between key information and supplementary code information for searching a storage file, and all divided file address information of each stored divided document file. I have. Each of the terminal devices has input means for inputting search conditions and the like, display means for displaying search results and the like, and has electronic document file storage and search software.
[0021]
By specifying the search condition via the input means, the search condition is searched on the search database, and the address information on the document file that matches the search condition can be extracted as usual. However, the address information taken out in the present invention is all divided file address information. FIG. 4 exemplifies key information and supplementary code information for searching a storage file and associated divided file address information. The exemplified divided file address information has three different address information for each document file, and each of the address information points to a corresponding divided document file stored in a different file server A to C. .
[0022]
FIG. 5 is a diagram conceptually showing a divided document file extracted from three servers A to C and a result of editing the divided image file into an original image. Based on the divided file address information retrieved from the search database, the divided document files themselves are retrieved from the respective file servers. This divided document file is displayed on the display means so as to be viewed in a complete form. Assembling of the divided file into a complete file can be performed by electronic document file storage and retrieval software stored in the terminal device.
[0023]
When searching an electronic document, similar to the normal search method, the relevant divided file is searched based on some search conditions, but when displaying it, the divided image is reconstructed into one original electronic document. indicate. Clients can browse search results without any awareness of this.
[0024]
Although the present invention has been described by taking an image electronic document as an example, the present invention is not limited to such an image electronic document, but is also applicable to an electronic document converted into code data.
[0025]
【The invention's effect】
According to the present invention, by dividing an electronic document file into units whose contents cannot be specified and storing them, even if file information on a single server leaks to the outside, it is impossible to determine what kind of information, Can avoid serious damage. According to the present invention, an electronic document is visually displayed in the form of a complete original form on a client screen by accessing the file information divided and stored in a plurality of servers by software operating on a client side without being aware of a user who is a searcher. Can be restored.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram functionally illustrating an electronic document file storage and retrieval system according to the present invention.
FIG. 2 is a diagram exemplifying an entire configuration of an electronic document file storage and retrieval system for realizing the functions illustrated in FIG. 1;
FIG. 3 is a diagram illustrating division of a document file.
FIG. 4 is a diagram exemplifying divided file address information associated with key information and additional code information for searching for a storage file;
FIG. 5
FIG. 7 is a diagram conceptually showing a divided document file extracted from three servers A to C and a result of editing the divided image file into an original image.
FIG. 6 is a diagram showing an electronic document file storage and retrieval system based on the prior art.
FIG. 7 is a diagram for explaining the operation of the conventional system shown in FIG. 6;
Claims (3)
電子文書ファイルのそれぞれを複数ブロックに分割して、それぞれ異なる複数一組の分割アドレス情報を付加して、異なるエリアに保管した電子文書ファイル保管データベースを備え、
前記複数一組の分割アドレス情報と、保管ファイルを検索するためのキー情報とを関係づけた検索用データベースを備え、
入力された検索条件に基づき、前記検索用データベースを検索して、検索条件に一致する文書ファイルの複数一組の分割ファイルアドレス情報を取り出し、
取得した複数一組の分割ファイルアドレス情報に基づき、前記電子文書ファイル保管データベースのそれぞれ該当するエリアから分割電子文書ファイルを取り出し、
文書ファイルをどのように分割したかを示す分割パターン情報に基づき、取得した分割文書ファイルを完全な形で見えるように統合して、表示する、
ことから成る電子文書ファイル保管及び検索方法。An electronic document file storage and retrieval method for retrieving and displaying a file matching a specified search condition from a plurality of stored electronic document files,
Each of the electronic document files is divided into a plurality of blocks, a plurality of different sets of divided address information are added, and an electronic document file storage database stored in different areas is provided,
A search database in which the plurality of sets of divided address information and key information for searching for a storage file are associated with each other,
Based on the input search condition, the search database is searched, and a plurality of sets of divided file address information of a document file that matches the search condition are extracted.
Based on the acquired plural sets of divided file address information, extract the divided electronic document files from the respective areas of the electronic document file storage database,
Based on the division pattern information indicating how the document file was divided, the acquired divided document files are integrated and displayed so that they can be seen in perfect form,
An electronic document file storage and retrieval method comprising:
電子文書ファイルのそれぞれを複数ブロックに分割して、それぞれ異なる複数一組の分割アドレス情報を付加して、異なるエリアに保管した電子文書ファイル保管データベースと、
前記複数一組の分割アドレス情報と、保管ファイルを検索するためのキー情報とを関係づけた検索用データベースと、
入力された検索条件に基づき、前記検索用データベースを検索して、検索条件に一致する文書ファイルの複数一組の分割ファイルアドレス情報を取り出す検索及び分割アドレス情報取得手段と、
取得した複数一組の分割ファイルアドレス情報に基づき、前記電子文書ファイル保管データベースのそれぞれ該当するエリアから分割電子文書ファイルを取り出す分割ファイル取得手段と、
文書ファイルをどのように分割したかを示す分割パターン情報に基づき、取得した分割文書ファイルを完全な形で見えるように統合する文書ファイル統合手段と、
統合文書を表示する文書表示手段と、
から成る電子文書ファイル保管及び検索システム。In an electronic document file storage and retrieval system that retrieves and displays a file that matches a specified search condition from a plurality of stored electronic document files,
An electronic document file storage database in which each of the electronic document files is divided into a plurality of blocks, and a plurality of different sets of divided address information are respectively added, and stored in different areas;
A search database in which the plurality of sets of divided address information and key information for searching for a storage file are associated;
A search and division address information obtaining unit that searches the search database based on the input search conditions and retrieves a plurality of sets of divided file address information of a document file that matches the search conditions;
Based on the acquired plural sets of divided file address information, divided file acquisition means for extracting a divided electronic document file from each corresponding area of the electronic document file storage database,
Document file integration means for integrating the acquired divided document files so that they can be seen in a complete form based on division pattern information indicating how the document file is divided;
Document display means for displaying the integrated document;
Electronic file storage and retrieval system.
ネットワークにより接続された複数のファイルサーバと、検索用データベースサーバと、少なくとも１つの端末装置とを備え、
前記複数のファイルサーバはそれぞれ、電子文書ファイルのそれぞれを複数ブロックに分割して、それぞれ異なる複数一組の分割アドレス情報を付加して分割保管した電子文書ファイル保管データベースの一つを有し、
前記検索用データベースサーバは、前記複数一組の分割アドレス情報と、保管ファイルを検索するためのキー情報とを関係づけた検索用データベースを有し、
前記端末装置は、入力された検索条件に基づき、前記検索用データベースを検索して、検索条件に一致する文書ファイルの複数一組の分割ファイルアドレス情報を取り出す検索及び分割アドレス情報取得手段と、取得した複数一組の分割ファイルアドレス情報に基づき、前記電子文書ファイル保管データベースのそれぞれ該当するエリアから分割電子文書ファイルを取り出す分割ファイル取得手段と、文書ファイルをどのように分割したかを示す分割パターン情報に基づき、取得した分割文書ファイルを完全な形で見えるように統合する文書ファイル統合手段と、統合文書を表示する文書表示手段とを有する、
ことから成る電子文書ファイル保管及び検索システム。In an electronic document file storage and retrieval system that retrieves and displays a file that matches a specified search condition from a plurality of stored electronic document files,
A plurality of file servers connected by a network, a search database server, and at least one terminal device;
Each of the plurality of file servers has one of an electronic document file storage database in which each of the electronic document files is divided into a plurality of blocks, and a plurality of different sets of divided address information are separately added and stored.
The search database server has a search database that associates the plurality of sets of divided address information with key information for searching a storage file,
The terminal device is configured to search the search database based on the input search condition, and to obtain a plurality of sets of divided file address information of a document file that matches the search condition, a search and divided address information obtaining unit, Based on the acquired plural sets of divided file address information, divided file acquisition means for extracting a divided electronic document file from a corresponding area of the electronic document file storage database, and division indicating how the document file was divided. Based on the pattern information, comprising a document file integration unit that integrates the acquired divided document files so that they can be seen in a complete form, and a document display unit that displays the integrated document.
Electronic document file storage and retrieval system.
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