JP2004234120A

JP2004234120A - Method for managing attendance

Info

Publication number: JP2004234120A
Application number: JP2003019184A
Authority: JP
Inventors: Ichiro Izaki; 一郎井崎; Hiroki Kurata; 浩樹倉田; Koichi Nakazawa; 浩一中澤; Shigenori Sasaki; 成典佐々木; Shogo Hayashi; 省吾林
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2003-01-28
Filing date: 2003-01-28
Publication date: 2004-08-19
Anticipated expiration: 2023-01-28
Also published as: JP3979295B2

Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a method making for easily and surely marking absences without requiring any special investment in facilities. <P>SOLUTION: The method includes a reception step for receiving student identification information for identifying a student and a keyword from a terminal operated by the student; a determination step for determining whether or not the keyword received in the reception step is the same as the keyword preset in a keyword information table; and a recording step for recording in an attendance management table information on the attendance of the student specified by the student identification information, when the keywords are determined to be the same in the determination step. <P>COPYRIGHT: (C)2004,JPO&NCIPI

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は教育機関で開かれる講義、講座などの出欠管理を行うための方法に係り、特に携帯端末を用いた出欠管理に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、教育機関で開かれる講義、講座などに出席している人員の確認は教員、教師などが行う。その際、出席カードなどを回収して確認するなどの方法が行われていたが、これには集計に時間がかかり講義の時間を無駄にすることが多かった。また、このような問題を解決するために、ＩＣカードをカードリーダにセットされた場合出席とする方法を用いているものもある（例えば、特許文献１参照。）。また、カードリーダと着席すると感知するセンサーを用いて出欠管理を行うものもある（例えば、特許文献２参照。）。
【０００３】
【特許文献１】
特開平９−６９１２５号公報
【０００４】
【特許文献２】
特開平１０−７４２７５号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、上述の出欠管理方法では以下の問題があった。まず、上記特許文献１では、教室毎にカードリーダを設置する必要がありコスト高となっていた、またカードリーダを講義、講義の最中に回す方法ではカードリーダに全員が登録するために時間がかかり講義の妨げとなっていた。また、上記特許文献２では、専用の設備を必要としており、そのための費用がかかりすぎるという問題があった。
【０００６】
上述の状況に鑑み、本発明の目的は、特別な設備投資を必要とせず、簡便に確実な出欠の確認が行える方法を提供するものである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る出欠管理方法は、学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報とキーワードとを受信する受信ステップと、前記受信ステップにおいて受信したキーワードが、予めキーワード情報テーブルに設定されていたキーワードと同一であるかを判定する判定ステップと、前記判定ステップにおいて同一であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席として、出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、を含む。
【０００８】
このように構成することにより、教育機関の講義・講座に出席している学生からの出席情報を受信する際、併せて所定のキーワードを受信することができるため、確実にその教室にいる学生の出席を確認することが可能となる。
【０００９】
また、本発明に係る出欠管理方法は、学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報を受信する受信ステップと、前記各学生識別情報の受信時間から中間時間を決定し、前記学生識別情報の受信時間と該中間時間との差が所定の時間以下であるかを判定する判定ステップと、前記判定ステップにおいて所定の時間以下であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席として、出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、を含む。
【００１０】
このように構成することにより、教育機関の講義・講座に出席している学生からの出席情報を受信する際、受信時間が他の学生と比較して大幅に遅い学生は不正な出席情報を送信しているものと判断することができるため、確実にその教室にいる学生の出席を確認することが可能となる。
【００１１】
また、本発明に係る出欠管理方法は、学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報とキーワードとを受信する受信ステップと、前記受信ステップにおいて受信したキーワードのうち、一番多いキーワードを正解キーワードと決定する決定ステップと、前記受信ステップにおいて受信したキーワードが、前記正解キーワードと同一であるかを判定する判定ステップと、前記判定ステップにおいて同一であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席として、出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、を含む。
【００１２】
このように構成することにより、事前に教員がキーワードを設定しなくても、上述の手段と同様の出欠確認が可能となる。
【００１３】
なお、上述の方法は、プログラム及びコンピュータにて実施することができ、このプログラムは、例えばフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、半導体メモリ、ハードディスク等の記憶媒体又は記憶装置に格納される。また、ネットワークなどを介してデジタル信号として配信される場合もある。なお、中間的な処理結果はメモリに一時保管される。
【００１４】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態に係るシステム概要について図１を用いて説明する。本発明の出欠管理方法を実施する出欠管理システム１０１は、例えば大学などの教育機関における校務処理を行うための校務サーバ１００に格納されている。この出欠管理システム１０１には、後述する端末装置１５０及び教員端末１６０からの情報を受信する受信手段１１０、端末装置１５０及び教員端末１６０へ情報を送信する送信手段１１１、後述する各種データベース（以下ＤＢとする）に各種の情報を登録する登録手段１１２、各種ＤＢから情報を抽出する抽出手段１１３、出席情報の正当性を確認する正当性確認手段１１４、各種の情報を出力する出力手段１１５、が含まれる。
【００１５】
これらのプログラムは、校務サーバ１００の図示せぬ外部記憶装置に格納されており、各プログラム実行時に内部記憶装置に読み出される。
【００１６】
また更に、校務サーバ１００の外部記憶装置には、出欠確認の作業ファイルである出欠確認作業ＤＢ１２０、エラー情報を記録するための出欠確認エラーＤＢ１２１、学生に関する情報を格納する学生ＤＢ１２２、端末装置１５０から送信された情報を格納する出欠確認ＤＢ１２３、学生の出欠情報を格納する出欠管理ＤＢ１２４、講義の情報を格納する講義ＤＢ１２５、学生の履修情報を格納する履修ＤＢ１２６、とが含まれ、必要に応じて受信手段１１０、送信手段１１１、登録手段１１２、抽出手段１１３、時間算出手段１１４、出力手段１１５、から参照又は更新される。
【００１７】
また、校務サーバ１００は通信手段１３０を備え、例えばインターネットやＬＡＮのようなネットワーク１４０と接続して情報の送受信を行うことができるように構成されている。
【００１８】
更に、出欠管理システムを利用する学生は、端末装置１５０を携帯しており、必要に応じてネットワーク１４０を介して端末装置１５０を校務サーバ１００に接続することで各種の処理を実行することが可能となる。ここでいう端末装置１５０とは、ネットワーク１４０に接続してデータの送受信ができる端末であれば、携帯電話やＰＤＡ（ＰｅｒｓｏｎａｌＤａｔａＡｓｓｉｓｔａｎｔ）など、特に種類は問わない。
【００１９】
また、校務サーバ１００には教員端末１６０が接続されており、教員はこの端末を利用して情報の登録、参照が可能となる。
【００２０】
次に、本発明の一実施の形態に係る処理概要について図２を用いて説明する。
【００２１】
本処理は、まず教員によって該当する講義に対応するキーワードが登録される（Ｓ２０１）。次に講義が始まり、当該講義中に教員がＳ２０１で登録したキーワードを学生に伝える。この伝達を受けて、学生は各自が携帯している端末装置１５０のメーラを起動し、教員から伝えられたキーワードを入力した電子メールを出欠管理システム１０１に送信する。出欠管理システム１０１は、校務サーバ１００の図示せぬメールボックスから出席情報が入力されたメールの情報を取り出し、出欠確認ＤＢ１２３に格納する（Ｓ２０２）。その後、例えば講義終了後に、当該出欠確認ＤＢ１２３に格納された出席情報の正当性を確認する（Ｓ２０３）。その後、出欠管理ＤＢの内容を更新する。また、Ｓ２０３で正当性が確認できなかった学生に対しては、その理由を確認するためのメールを返信する（Ｓ２０５）。
【００２２】
次に、上述した処理概要について、さらに詳細に説明する。まず、Ｓ２０１のキーワード登録処理について、図３を用いて詳細に説明する。
【００２３】
まず、教員が教員端末１６０を操作して出欠管理システム１０１にログインを行う。その際、教員ＩＤを送信する（Ｓ３０１）。出欠管理システム１０１の受信手段１１０は、教員ＩＤを受信する（Ｓ３０２）。
【００２４】
次に、抽出手段１１３は、アクセスしてきた教員の担当している講義の情報を得るべく、Ｓ３０２で受信した教員ＩＤに合致するレコードを、講義ＤＢから抽出する（Ｓ３０３）。
【００２５】
この講義ＤＢ１２５を、図４の講義ＤＢ４０１に例示する。講義ＤＢ４０１は、レコード番号であるＳＥＱ、講義の開催予定日である日付、講義の開催予定時限である時限、開始時間、終了時間、講義を識別するための講義ＩＤ、講義名、担当教員を識別する教員ＩＤ、教員が設定するキーワードを格納するキーワード、とから構成されている。なお、講義ＩＤは、各講義の日付と時限ごとに採番されているものとする。
【００２６】
本実施の形態では、アクセスしてきた教員のＩＤを“Ｔ０００１”とする。そうした場合、教員ＩＤフィールドをサーチし、値が“Ｔ０００１”である、ＳＥＱ番号が１と５のレコードが抽出される。
【００２７】
次に、Ｓ３０３で抽出した情報に基づき、キーワード入力画面を編集する（Ｓ３０４）。
【００２８】
このキーワード入力画面を、図５のキーワード入力画面５０１に例示する。キーワード入力画面５０１は、ヘッダ、ボディ、フッタの３つのパーツから構成されており、ヘッダにはアクセスしてきた教員のＩＤが表示される。ボディはＳ３０３で抽出した情報に基づいて編集されている。各講義枠のキーワードを入力する領域を備えており、２００３年５月２０日の講義にはすでにキーワードが入力されていることが示されている。フッタには、確定ボタンと戻るボタンが備えられている。なお、ここではキーワードとして“Ａ１２３４５”が登録されたものとする。
【００２９】
Ｓ３０４でキーワード入力画面５０１の編集が完了すると、送信手段１１１は、このキーワード入力画面５０１を教員端末１５０に送信する（Ｓ３０５）。そして、教員端末１５０は、このキーワード入力画面５０１を受信して、図示せぬ表示装置に表示する（Ｓ３０６）。
【００３０】
教員がＳ３０６で受信したキーワード入力画面５０１のキーワード入力領域にキーワードを入力し、同画面のフッタに備えられた確定ボタンを押下すると、入力されたキーワードが出欠管理システム１０１に送信される（Ｓ３０７）。この時、同画面のフッタに備えられた”戻るボタン”を押下すると、入力されたキーワードの送信を行わずに処理を終了することとなる。
【００３１】
次に、出欠管理システム１０１の受信手段１１０は、Ｓ３０７で教員端末１６０から送信されたキーワードを受信する（Ｓ３０８）。そして、登録手段１１２は、Ｓ３０８で受信したキーワードを、講義ＤＢ１２５に格納する（Ｓ３０９）。
【００３２】
ここまでの処理で、これから開催される講義のキーワードが設定される。次に、図２に戻り、講義開始後の流れを説明する。
【００３３】
講義開始後の任意のタイミングで、事前に登録されたキーワードを教員が学生に伝える。ここでは、Ｓ２０１で登録された“Ａ１２３４５”がキーワードとなる。これを受けて、各学生は携帯している端末装置１５０のメーラを起動する。そして、出欠管理システム１０１を宛先に、教員から伝えられたキーワードを記入した電子メールを送信する。そして、出欠管理システム１０１は、校務サーバ１００の図示せぬメールボックスから出席情報となるキーワードが入力されたメールの情報を受信する（Ｓ２０２）。この時、受信したメールから得られる出席情報は、送信者のメールアドレス、送信時間、キーワードである。そして、Ｓ２０２で受信した出席情報は、出欠確認ＤＢ１２３に格納される。このように構成することにより、実際に講義に出席していない学生はキーワードを知る術がないため、確実に出欠が確認できるようになる。
【００３４】
この出欠確認ＤＢ１２３を、図６の出欠確認ＤＢ６０１に例示する。出欠確認ＤＢ６０１は、レコード番号であるＳＥＱ、学生のメールアドレスを格納するメールアドレス、受信したメールのヘッダに記載された送信日を格納する送信日、受信したメールのヘッダに記載された送信時間を格納する送信時間、メールの件名若しくは本文に記入されたキーワードを格納するキーワード、とから構成されている。
【００３５】
次に、出欠管理システム１０１の正当性確認手段１１４が実行するＳ２０３の出席情報の正当性確認処理について、図７を用いて詳細に説明する。
【００３６】
まず、出欠確認ＤＢ１２３を読み込む（Ｓ７０１）。次に、Ｓ７０１で読み込んでレコードに含まれるメールアドレスをキーに学生ＤＢ１２２を検索する（Ｓ７０２）。
【００３７】
この学生ＤＢ１２２を、図８の学生ＤＢ８０１に例示する。学生ＤＢ８０１は、レコード番号であるＳＥＱ、学籍番号、氏名、メールアドレス、とから構成されている。このように構成されていることで、出欠確認ＤＢ１２３のメールアドレスから該当する学生の学籍番号を得ることが可能となる。
【００３８】
次に、出欠確認ＤＢ１２３のレコードと学生ＤＢ１２２のレコードと履修ＤＢ１２６と講義ＤＢ１２５とを用いて、学生が送信した出席情報が対象とする講義を特定する（Ｓ７０３）。
【００３９】
例えば、出欠確認ＤＢ６０１の１レコード目であれば、メールアドレスが１２３＠ａｂｃ．ｃｏｍなので、この値をキーに学生ＤＢ１２２を検索する。
【００４０】
この学生ＤＢ１２２を、図８の学生ＤＢ８０１に例示する。学生ＤＢ８０１は、レコード番号であるＳＥＱ、学籍番号、氏名、メールアドレス、とから構成されている。本実施の形態では、メールアドレス＝１２３＠ａｂｃ．ｃｏｍで検索を行うので、１レコード目の学籍番号＝Ｓ０３０００１が抽出される。
【００４１】
次に、この学籍番号をキーに履修ＤＢ１２６を検索する。
【００４２】
この履修ＤＢ１２６を、図８の履修ＤＢ８０２に例示する。履修ＤＢ８０２は、レコード番号であるＳＥＱ、学籍番号、講義ＩＤ、とから構成されており、学籍番号、講義ＩＤの順に予め並び替えがなされているものとする。本実施の形態では、学籍番号＝Ｓ０３０００１で検索を行うので、１〜２レコード目が抽出され、当学生がＫ００１、Ｋ００３という講義ＩＤの講義を履修していることがわかる。
【００４３】
次に、Ｋ００１とＫ００３のうち、出欠確認ＤＢ６０１の送信日及び送信時間に開催されていた講義がいずれであるかを、講義ＤＢ４０１を検索することにより判定する。本実施の形態においては、送信日が２００３／５／２０で送信時間が１０：０５である。また、講義ＤＢ４０１ではＫ００１が２００３／０５／２０の９：００から１０：３０であり、Ｋ００３が２００３／０５／２０の１０：４５から１２：１５であることがわかる。よって、当学生が出席情報を送信しようとしていたのはＫ００１であることが判明する。
【００４４】
このように、講義が特定されることによって、予め設定されていたキーワードが何であるかを講義ＤＢ１２５から知ることができる。この場合は、講義ＤＢ４０１に例示したとおり、“Ａ１２３４５”である。この値と、出欠確認ＤＢ６０１の当学生に関するレコードのキーワードとを比較することにより、正しいキーワードを送信したか否かを判定することができる（Ｓ７０４）。
【００４５】
本実施の形態においては、出欠確認ＤＢのメールアドレス＝１２３＠ａｂｃ．ｃｏｍの学生は正しいキーワードを送信してきていたと判定されるが、同メールアドレス＝７８９＠ｘｙｚ．ｃｏｍの学生は“ａｂｃ２”というキーワードを送信してきていたと判定されるため、出席とは見なされない。
【００４６】
Ｓ７０４において、送信してきたキーワードが正しいと判定された場合は、必要な情報を出欠確認作業ＤＢ１２０に書き出し、次のチェックロジックに進む（Ｓ７０５）。
【００４７】
この出欠確認作業ＤＢ１２０を、図８の出欠確認作業ＤＢ８０３に例示する。出欠確認作業ＤＢ８０３は、レコード番号であるＳＥＱ、学籍番号、講義ＩＤ、送信時間、出欠の有無を示す出欠、とから構成されている。このうち、学籍番号、講義ＩＤ、送信時間、については、Ｓ７０２からＳ７０３の処理の中で、出欠確認ＤＢ１２３、学生ＤＢ１２２、履修ＤＢ１２６、講義ＤＢ１２５から抽出された情報から転記される。また、出欠については、現時点においては全てのレコードに欠席を意味する“０”が設定されるものとする。
【００４８】
また、Ｓ７０４において、送信してきたキーワードが正しくないと判定された場合は、必要な情報を出欠確認エラーＤＢ１２１に書き出す（Ｓ７０６）。この情報は、後述する学生への確認処理（Ｓ２０５）において利用される。
【００４９】
この出欠確認エラーＤＢ１２１を、図９の出欠確認エラーＤＢ９０１に例示する。出欠確認エラーＤＢ９０１は、レコード番号であるＳＥＱ、学籍番号、氏名、メールアドレス、講義ＩＤ、事象、とから構成されている。このうち、学籍番号、氏名、メールアドレス、講義ＩＤ、については、Ｓ７０２からＳ７０３の処理の中で、出欠確認ＤＢ１２３、学生ＤＢ１２２、履修ＤＢ１２６、講義ＤＢ１２５から抽出された情報から転記される。また、事象については、現時点においては全てのレコードにキーワード違いにより欠席扱いとなったことを示す“キーワード”という情報が設定されるものとする。
【００５０】
上述のようにＳ７０５若しくはＳ７０６の処理が完了すると、出欠確認ＤＢ１２３の全てのレコードを処理したか否かを判定する（Ｓ７０７）。この判定において、まだ未処理のレコードが存在する場合は、Ｓ７０１に戻り、次のレコードを読み込む。また、全てのレコードの処理が完了したのであれば、Ｓ７０８の処理に進む。
【００５１】
ここまでの処理で、キーワードを誤った学生がはじかれ、出欠確認作業ＤＢ１２０には、正しいキーワードを送信した学生のデータのみが格納されることになる。しかし、これだけでは、例えば講義に出席していなくても、出席している学生から電話等でキーワードを伝えてもらい、あたかも出席していたかのように出席情報を外部から送信してくる学生であっても出席扱いとなってしまう。そのため、次に、出欠確認作業ＤＢ１２０に格納された情報のうち、キーワードの通知から送信時間までの間隔が長く、明らかに不正な出席情報であるものを排除する処理を行う。
【００５２】
まず、出欠確認作業ＤＢ１２０の全レコードを、送信時間をキーにして並び替えを行う（Ｓ７０８）。そして、全レコードの送信時間を見て、例えば一番数が多い送信時間を中間時間（ｔ）とする（Ｓ７０９）。本実施の形態では、例えば１０：０５であったと仮定する。
【００５３】
次に、出欠確認作業ＤＢ１２０のレコードを読み込む（Ｓ７１０）。そして、読み込んだレコードの送信時間と中間時間（ｔ）とを比較する（Ｓ７１１）。この比較の結果、送信時間から中間時間（ｔ）を引いた絶対値が所定の時間より小さいかを判定する（Ｓ７１２）。本実施の形態においては、この所定の時間を１０分と仮定する。
【００５４】
出欠確認作業ＤＢ８０３の１レコード目の場合は、送信時間が１０：０５であり、中間時間（ｔ）を引いた数の絶対値は０分となるため、出席と見なされる。また、２レコード目の場合は、送信時間が１０：０６であり、中間時間（ｔ）を引いた数の絶対値は１分となるため、出席と見なされる。しかし、３レコード目については、送信時間が１０：２８であり、中間時間（ｔ）を引いた数の絶対値は２３分となるため、欠席（不当な出席）と見なされる。
【００５５】
このようにして、Ｓ７１２の判定において所定の条件を満たして出席と見なされた場合は、出欠確認作業ＤＢ１２０の出欠に出席を意味する“１”が設定される（Ｓ７１３）。しかし、Ｓ７１２の判定において所定の条件を満たしていないため欠席と見なされた場合は、出欠確認作業ＤＢ１２０の出欠は欠席を意味する“０”のままとし、出欠確認エラーＤＢ１２１に必要な情報を書き出す（Ｓ７１４）。
【００５６】
Ｓ７１４で書き出された後の出欠確認エラーＤＢ１２１を図９の出欠確認エラーＤＢ９０２に例示する。３レコード目がＳ７１４で書き出された情報であり、基本的にはＳ７０６の説明で記載したとおりであるが、事象については、送信時間が遅かったために欠席扱いとなったことを意味する“送信時間”が設定される。
【００５７】
上述のようにＳ７１３若しくはＳ７１４の処理が完了すると、出欠確認作業ＤＢ１２０の全てのレコードを処理したか否かを判定する（Ｓ７１５）。この判定において、まだ未処理のレコードが存在する場合は、Ｓ７１０に戻り、次のレコードを読み込む。また、全てのレコードの処理が完了したのであれば、Ｓ２０３の出席情報正当性確認処理は完了する。
【００５８】
次に、出欠確認作業ＤＢ１２０の情報に基づき、学生の出欠情報の管理を行う出欠管理ＤＢ１２４の更新を行う（Ｓ２０４）。
【００５９】
この出欠管理ＤＢ１２４を、図１０の出欠管理ＤＢ１００１に例示する。出欠管理ＤＢ１００１は、レコード番号であるＳＥＱ、学籍番号、講義ＩＤ、出欠の区分を示す出欠、欠席の場合のエラー区分を示すエラー、エラーに対する弁明である理由、とから構成されている。このうち、学籍番号、講義ＩＤ、については、出欠確認作業ＤＢ１２０及び出欠確認エラーＤＢから転記される。出欠については、出欠確認作業ＤＢ１２０に格納されている学生については出欠確認作業ＤＢ１２０の出欠を転記し、出欠確認エラーＤＢ１２１に格納されている学生ついては無条件に欠席を示す“０”が設定される。また、理由については、後述する学生への確認処理（Ｓ２０５）で説明する。さらに、出欠管理ＤＢ１２４は、この時点でデータの生成が行われるのではなく、年度の初めに各学生の履修が決定した時点で全てのレコードが生成されるものとする。その際、初期値として、出欠は欠席を示す“０”、エラー及び理由はブランクとする。このようにすることで、出席情報を送信しない学生であっても、データ上は初めから“０”を設定しているため、誤って出席扱いとなる恐れはない。
【００６０】
ここまでの処理で、学生の出欠を管理するための出欠管理ＤＢ１２４の情報が更新される。しかし、この段階で欠席と扱われた学生の中には、特別な事情がある場合があり、システムが無条件に欠席とするには問題がある場合が考えられる。そこで、本実施の形態においては、出席情報の正当性確認処理（Ｓ２０３）において欠席と見なされた学生に対して、その旨を通知し、弁明をする機会を与えるように構成されている。
【００６１】
この学生への確認処理（Ｓ２０５）について、図１１にフローに基づいて詳細に説明する。
【００６２】
まず、出欠管理システム１０１の正当性確認手段１１４は、出欠確認エラーＤＢ１２１のレコードを読み込む（Ｓ１１０１）。次に、このレコードの情報に基づいて、学生にエラーがあった旨の通知を行う通知メールを編集する（Ｓ１１０２）。
【００６３】
この通知メールを、図１２の通知メール１２０１に例示する。通知メールはエラーがあった講義とエラー内容を記してあり、そのエラーに対する学生の弁明を記すための理由記入欄を備えるＨＴＭＬメールとなっている。出欠管理システム１０１の送信手段１１１は、このメールを出欠確認エラーＤＢ１２１のメールアドレス宛に送信する（Ｓ１１０３）。
【００６４】
Ｓ１１０３でメールの送信が完了すると、正当性確認手段１１４は、出欠確認エラーＤＢ１２１の全てのレコードを処理したか否かを判定する（Ｓ１１０４）。この判定において、まだ未処理のレコードが存在する場合は、Ｓ１１０１に戻り、次のレコードを読み込む。また、全てのレコードの処理が完了したのであれば、メールの送信処理は完了する。
【００６５】
次に、学生が携帯する端末装置では、Ｓ１１０３で送信された通知メールを受信する（Ｓ１１０５）。そして、しかるべき理由がある学生は、通知メール１２０１の理由記入欄に理由を記入する（Ｓ１１０６）。そして、出欠管理システム１０１に対して返信を行う（Ｓ１１０７）。
【００６６】
出欠管理システム１０１は、電子メールの受信を確認するプロセスが起動されており、定期的にメールの受信があるか否かの確認を行っている（Ｓ１１０８）。そして、メールの受信があったと判定されると（Ｓ１１０９）、そのメールの内容に従って出欠管理ＤＢ１２４のデータを更新する（Ｓ１１１０）。
【００６７】
Ｓ１１１０で更新された出欠管理ＤＢ１２４を、図１３の出欠管理ＤＢ１３０１に例示する。学籍番号＝Ｓ０３０００３の学生からの理由が記入されている返信メールを受信した場合、出欠管理ＤＢ１３０１の３レコード目のように、理由に“入力ミス”などの理由が格納される。但し、この時点では出欠は欠席を意味する“０”のままである。システムで無条件に出欠の区分を変更することは運用上問題が発生する可能性があるからである。
【００６８】
最後に、出力手段１１５が出力する出欠情報一覧画面を、図１４の出欠情報一覧画面１４０１に例示する。出欠情報一覧画面は、教員が学生の出欠状況を一覧で確認する画面である。この画面は、ヘッダ、ボディ、フッタの３つのパーツから構成されており、ヘッダには教員端末１６０を操作して本システムにログインを行っている教員の教員ＩＤが表示されている。
【００６９】
教員がボディ上部の日付選択コンボボックスで任意の日付を選択すると、その下の領域に、当該日付の出欠状況が一覧表示される。なお、この情報は出欠管理ＤＢ１２４のデータが主に使用されている。この領域では、出欠のみが変更可能となっており、教員は、エラーがあった学生の理由を見て、妥当な理由であると判断した場合は、出欠選択コンボボックスを操作して出席に変更する。
【００７０】
このような操作が完了し、同画面のフッタに備えられた確定ボタンを押下すると、変更された出欠区分が出欠管理ＤＢ１２４に反映される。この時、同画面のフッタに備えられた”戻るボタン”を押下すると、変更された出欠区分は反映されずに処理を終了することとなる。
【００７１】
以上説明したように、本発明によれば、教育機関の講義・講座に出席している学生からの出席情報を受信する際、併せて所定のキーワードを受信することができるため、確実にその教室にいる学生の出席を確認することが可能となる。
【００７２】
ところで、本発明による出欠管理方法によれば、様々な実施の形態のバリエーションが可能となる。
【００７３】
例えば、端末装置１５０と出欠管理システム１０１とのデータのやり取りを電子メールで行う実施の形態を説明したが、端末装置１５０にＷｅｂブラウザを備え、校務サーバ１００がＷｅｂサーバの機能を備えることにより、端末装置１５０に入力画面を表示してキーワードの入力を行わせるように構成することも可能である。このようにすることで、最初から数種類のキーワードの選択肢を設けた入力画面を用意し、学生がその中から適切なキーワードを選択することで、キーボードからキーワードを入力するより学生にとって手間のかからない仕組みとすることも可能である。
【００７４】
また、上述したように教員がキーワードを伝えるのではなく、座席ごとにユニークとなるキーワードを伝え（各机にキーワードが記された紙を置いておく、机上に設置された表示装置にキーワードを表示する、講師が伝えたキーワードと机の番号とを組み合わせたキーワード等のバリエーションが考えられる）、そのキーワードを用いて出欠を確認することも可能である。この場合は、学生個々にキーワードが異なるため、より成り済ましを防止する効果がある。
【００７５】
また、予め教員がキーワードを登録しておく実施の形態を説明したが、そのような事前準備を行わず、講義中に教員が思いついたキーワードを伝えるような実施の形態も可能である。その場合は、出欠確認ＤＢ１２３に登録されているキーワードのうち、一番多いキーワードが正しいものであると見なすことで、上述した実施の形態と同レベルの出欠確認が可能となる。
【００７６】
この場合のキーワードの決定処理について、図１５のキーワード決定処理１５０１を用いて詳細に説明する。本処理は、上述した実施の形態における出席情報の正当性確認処理（Ｓ２０３）の前に実行される処理である。
【００７７】
まず、出欠確認ＤＢ１２３のレコードを読み込む（Ｓ１５０１）。そして、そのレコードのキーワードを一時的な作業ファイルに書き出す（Ｓ１５０２）。Ｓ１５０２で作業ファイルへの書き出しが完了すると、正当性確認手段１１４は、出欠確認ＤＢ１２４の全てのレコードを処理したか否かを判定する（Ｓ１５０３）。この判定において、まだ未処理のレコードが存在する場合は、Ｓ１５０１に戻り、次のレコードを読み込む。また、全てのレコードの処理が完了したのであれば、作業ファイルに書き込まれたキーワードのうち一番多いキーワードを正しいキーワードとして講義ＤＢ１２５の該当するレコードのキーワードに書き込む（Ｓ１５０４）。このようにすることにより、この後の処理は上述の実施の形態と同じように実施されることとなる。
【００７８】
また、さらに簡便な実施の形態として、キーワードを用いない方法も考えられる。つまり、上述の実施の形態においては、キーワードの一致と送信時間の一致との二重チェックを行っているが、このうちの送信時間の一致のみで出席を確認することも可能である。勿論、二重チェックほどの信頼性は保証できないことは言及するまでもない。
【００７９】
また、上述の実施の形態においては、端末装置１５０のメールを校務サーバ１００が受信した受信時間に基づいて種々の判定を行っていたが、当該メールのヘッダに記載された端末装置１５０が当該メールを送信した送信時間を用いることも考えられる。このようにすることで、例えば校務サーバ１００がシステムダウンをしていてメールを受信することができなかった場合等であっても出席を保証する仕組みを構築することができることとなる。
（付記１）
教育機関における学生の出欠を管理するサーバによる出欠管理方法であって、
学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報とキーワードとを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信したキーワードが、予めキーワード情報テーブルに設定されていたキーワードと同一であるかを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにおいて同一であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席として、出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、
を含むことを特徴とする出欠管理方法。
（付記２）
教育機関における学生の出欠を管理するサーバによる出欠管理方法であって、
学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報を受信する受信ステップと、
前記各学生識別情報の受信時間から中間時間を決定し、前記学生識別情報の受信時間と該中間時間との差が所定の時間以下であるかを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにおいて所定の時間以下であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席として、出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、
を含むことを特徴とする出欠管理方法。
（付記３）
教育機関における学生の出欠を管理するサーバによる出欠管理方法であって、
学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報とキーワードとを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信したキーワードのうち、一番多いキーワードを正解キーワードと決定する決定ステップと、
前記受信ステップにおいて受信したキーワードが、前記正解キーワードと同一であるかを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにおいて同一であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席として、出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、
を含むことを特徴とする出欠管理方法。
（付記４）
前記判定ステップの判定の結果、出席と判定されなかった学生の操作する端末に対して、その理由の記載を依頼する通知を送信する通知送信ステップを含むことを特徴とする付記１から３までのいずれかに記載の出欠管理方法。
（付記５）
コンピュータに、
学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報とキーワードとを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信したキーワードが、予めキーワード情報テーブルに設定されていたキーワードと同一であるかを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにおいて同一であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席とし、同一ではないと判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を欠席として、学生出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、
を動作させることを特徴とする出欠管理プログラム。
（付記６）
コンピュータに、
学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報を受信する受信ステップと、
前記各学生識別情報の受信時間から中間時間を決定し、前記学生識別情報の受信時間と該中間時間との差が所定の時間以下であるかを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにおいて所定の時間以下であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席とし、所定の時間以下ではないと判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を欠席として、学生出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、
を動作させることを特徴とする出欠管理プログラム。
（付記７）
コンピュータに、
学生の操作する端末から、該学生を識別する学生識別情報とキーワードとを受信する受信ステップと、
前記受信ステップにおいて受信したキーワードのうち、一番多いキーワードを正解キーワードと決定する決定ステップと、
前記受信ステップにおいて受信したキーワードが、前記正解キーワードと同一であるかを判定する判定ステップと、
前記判定ステップにおいて同一であると判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を出席とし、同一ではないと判定された場合には前記学生識別情報で特定される学生の出欠情報を欠席として、学生出欠管理テーブルに記録する記録ステップと、
を動作させることを特徴とする出欠管理プログラム。
【００８０】
【発明の効果】
上述のように、本発明は、学生から出席情報を受信し、当該出席情報に含まれるキーワードが、教員が伝えたキーワードと一致しているかを判定するようにしたので、確実にその教室にいる学生の出席を確認することが可能となる。
【００８１】
また、本発明は、学生から出席情報を受信し、それら受信した出席情報の中から大幅に外れた時間に受信した学生の出席情報を不正な出席情報であると判定するようにしたので、確実にその教室にいる学生の出席を確認することが可能となる。
【００８２】
また、本発明は、学生から出席情報を受信し、当該出席情報に含まれるキーワードのうち一番多いキーワードを正しいキーワードとし、当該出席情報に含まれるキーワードが、当該正しいキーワードと一致しているかを判定するようにしたので、事前に教員がキーワードを設定しなくても、上述の手段と同様の出欠確認が可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例のシステム構成図である。
【図２】実施例の処理概要である。
【図３】キーワード登録処理の流れを示すフローチャートである。
【図４】講義ＤＢの一例を示す図である。
【図５】キーワード入力画面の一例を示す図である。
【図６】出欠確認ＤＢの一例を示す図である。
【図７】出席情報の正当性確認処理の流れを示すフローチャートである。
【図８】学生ＤＢ、履修ＤＢ、出欠確認作業ＤＢの一例を示す図である。
【図９】出欠確認エラーＤＢの一例を示す図である。
【図１０】出欠管理ＤＢの一例を示す図である。
【図１１】学生への確認処理の流れを示すフローチャートである。
【図１２】通知メールの一例を示す図である。
【図１３】出欠管理ＤＢの一例を示す図である。
【図１４】出欠情報一覧画面の一例を示す図である。
【図１５】出席情報の正当性確認処理の流れを示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００校務サーバ
１０１出欠管理システム
１１０受信手段
１１１送信手段
１１２登録手段
１１３抽出手段
１１４正当性確認手段
１１５出力手段
１２０出欠確認作業ＤＢ
１２１出欠確認エラーＤＢ
１２２学生ＤＢ
１２３出欠確認ＤＢ
１２４出欠管理ＤＢ
１２５講義ＤＢ
１２６履修ＤＢ
１３０通信手段
１４０ネットワーク
１５０端末装置
１６０教員端末[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a method for managing attendance of lectures, courses, and the like held at educational institutions, and more particularly to attendance management using a portable terminal.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, teachers, teachers, etc., check the personnel who attend lectures and lectures held at educational institutions. At that time, methods such as collecting and confirming attendance cards were used, but this often took a long time to count and wasted lecture time. Further, in order to solve such a problem, there is a method using attendance when an IC card is set in a card reader (for example, see Patent Document 1). In addition, there is also a system in which attendance management is performed using a sensor that senses when a user is seated with a card reader (for example, see Patent Document 2).
[0003]
[Patent Document 1]
JP-A-9-69125
[0004]
[Patent Document 2]
JP-A-10-74275
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
However, the attendance management method described above has the following problems. First, in Patent Document 1 described above, it is necessary to install a card reader for each classroom, which is costly. In the method of turning a card reader during a lecture or during a lecture, it takes time to register all the card readers. Hampered the lecture. Further, in Patent Document 2, there is a problem that a dedicated facility is required, and the cost for the facility is too high.
[0006]
In view of the above situation, an object of the present invention is to provide a method capable of easily and surely checking attendance without requiring special capital investment.
[0007]
[Means for Solving the Problems]
The attendance management method according to the present invention includes a receiving step of receiving student identification information and a keyword for identifying the student from a terminal operated by the student, and the keyword received in the receiving step is set in a keyword information table in advance. A determination step of determining whether the keyword is the same as the keyword, and recording the attendance information of the student identified by the student identification information as attendance in the attendance management table when the determination is made that the keyword is the same. Recording step.
[0008]
With this configuration, when receiving the attendance information from the students who are attending the lectures / courses of the educational institution, it is possible to receive predetermined keywords at the same time. It is possible to confirm attendance.
[0009]
In the attendance management method according to the present invention, a receiving step of receiving student identification information for identifying the student from a terminal operated by the student, and determining an intermediate time from a reception time of each student identification information, A determining step of determining whether a difference between the reception time of the identification information and the intermediate time is equal to or less than a predetermined time; and, when determining that the difference is equal to or less than the predetermined time in the determination step, specifying the student identification information. Recording the attendance information of the student as attendance in the attendance management table.
[0010]
With this configuration, when receiving attendance information from students who are attending lectures and courses at educational institutions, students who receive data significantly slower than other students will send incorrect attendance information Since it can be determined that the student is in the classroom, it is possible to surely confirm the attendance of the student in the classroom.
[0011]
Also, the attendance management method according to the present invention includes a receiving step of receiving, from a terminal operated by a student, student identification information and a keyword for identifying the student, a keyword having the largest number of keywords among the keywords received in the receiving step. Is determined as a correct keyword, a determining step of determining whether the keyword received in the receiving step is the same as the correct keyword, and the student is determined if the keyword is determined to be the same in the determining step. Recording the attendance information of the student identified by the identification information as attendance in the attendance management table.
[0012]
With this configuration, the attendance check similar to the above-described means can be performed without the instructor setting a keyword in advance.
[0013]
The above method can be implemented by a program and a computer, and this program is stored in a storage medium or a storage device such as a flexible disk, a CD-ROM, a magneto-optical disk, a semiconductor memory, and a hard disk. In some cases, it is distributed as a digital signal via a network or the like. The intermediate processing result is temporarily stored in a memory.
[0014]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
An outline of a system according to an embodiment of the present invention will be described with reference to FIG. The attendance management system 101 that implements the attendance management method of the present invention is stored in a school affairs server 100 for performing school affairs processing in an educational institution such as a university. The attendance management system 101 includes a receiving unit 110 for receiving information from a terminal device 150 and a teacher terminal 160 described later, a transmitting unit 111 for transmitting information to the terminal device 150 and the teacher terminal 160, and various databases (hereinafter referred to as DBs) described later. Registration means 112 for registering various information, extraction means 113 for extracting information from various DBs, validity confirmation means 114 for confirming the validity of attendance information, and output means 115 for outputting various information. included.
[0015]
These programs are stored in an external storage device (not shown) of the school affairs server 100, and are read into the internal storage device when each program is executed.
[0016]
Further, in the external storage device of the school affairs server 100, an attendance check operation DB 120 as an attendance check operation file, an attendance check error DB 121 for recording error information, a student DB 122 for storing information on students, a terminal device 150 Attendance confirmation DB 123 that stores information sent from the attendees, attendance management DB 124 that stores student attendance information, lecture DB 125 that stores lecture information, and course DB 126 that stores student's course information. The information is referred to or updated by the receiving unit 110, the transmitting unit 111, the registering unit 112, the extracting unit 113, the time calculating unit 114, and the output unit 115.
[0017]
Further, the school affairs server 100 includes a communication unit 130, and is configured to be able to transmit and receive information by connecting to a network 140 such as the Internet or a LAN.
[0018]
Furthermore, the student who uses the attendance management system carries the terminal device 150 and can execute various processes by connecting the terminal device 150 to the school affairs server 100 via the network 140 as necessary. It becomes possible. The terminal device 150 is not particularly limited as long as it is a terminal connected to the network 140 and capable of transmitting and receiving data, such as a mobile phone or a PDA (Personal Data Assistant).
[0019]
A teacher terminal 160 is connected to the school affairs server 100, and the teacher can use this terminal to register and refer to information.
[0020]
Next, an outline of processing according to an embodiment of the present invention will be described with reference to FIG.
[0021]
In this processing, first, a keyword corresponding to a relevant lecture is registered by a teacher (S201). Next, the lecture starts, and the teacher transmits the keyword registered in S201 to the student during the lecture. In response to this transmission, the student activates the mailer of the terminal device 150 carried by each student, and transmits an e-mail in which the keyword transmitted from the teacher is input to the attendance management system 101. The attendance management system 101 extracts the information of the mail with the attendance information input from a mailbox (not shown) of the school affairs server 100 and stores it in the attendance confirmation DB 123 (S202). Then, for example, after the lecture, the validity of the attendance information stored in the attendance confirmation DB 123 is confirmed (S203). Thereafter, the contents of the attendance management DB are updated. To the student whose validity could not be confirmed in S203, an e-mail for confirming the reason is returned (S205).
[0022]
Next, the above-described processing outline will be described in more detail. First, the keyword registration process in S201 will be described in detail with reference to FIG.
[0023]
First, a teacher operates the teacher terminal 160 to log in to the attendance management system 101. At this time, the teacher ID is transmitted (S301). The receiving means 110 of the attendance management system 101 receives the teacher ID (S302).
[0024]
Next, the extraction unit 113 extracts a record that matches the teacher ID received in S302 from the lecture DB in order to obtain information on the lecture in charge of the accessing teacher (S303).
[0025]
This lecture DB 125 is illustrated as a lecture DB 401 in FIG. The lecture DB 401 identifies the record number SEQ, the scheduled date of the lecture, the scheduled time of the lecture, the start time, the end time, the lecture ID for identifying the lecture, the lecture name, and the teacher in charge. And a keyword for storing a keyword set by the teacher. Note that the lecture IDs are numbered for each date and time period of each lecture.
[0026]
In the present embodiment, the ID of the instructor who has accessed is “T0001”. In such a case, the teacher ID field is searched, and records whose values are “T0001” and whose SEQ numbers are 1 and 5 are extracted.
[0027]
Next, the keyword input screen is edited based on the information extracted in S303 (S304).
[0028]
This keyword input screen is illustrated as a keyword input screen 501 in FIG. The keyword input screen 501 is composed of three parts, a header, a body, and a footer, and displays the ID of the instructor who has accessed the header. The body has been edited based on the information extracted in S303. There is an area for inputting the keyword of each lecture frame, and it is shown that the keyword has already been input in the lecture on May 20, 2003. The footer has an enter button and a return button. Here, it is assumed that “A12345” is registered as a keyword.
[0029]
When the editing of the keyword input screen 501 is completed in S304, the transmission unit 111 transmits the keyword input screen 501 to the teacher terminal 150 (S305). Then, the teacher terminal 150 receives the keyword input screen 501 and displays it on a display device (not shown) (S306).
[0030]
When the instructor inputs a keyword in the keyword input area of the keyword input screen 501 received in S306 and presses the enter button provided in the footer of the screen, the input keyword is transmitted to the attendance management system 101 (S307). . At this time, if the "return button" provided in the footer of the screen is pressed, the process is terminated without transmitting the input keyword.
[0031]
Next, the receiving means 110 of the attendance management system 101 receives the keyword transmitted from the teacher terminal 160 in S307 (S308). Then, the registration unit 112 stores the keyword received in S308 in the lecture DB 125 (S309).
[0032]
By the processing so far, the keyword of the lecture to be held is set. Next, returning to FIG. 2, a flow after the lecture starts will be described.
[0033]
At any time after the lecture starts, the instructor tells the students the keywords registered in advance. Here, “A12345” registered in S201 is a keyword. In response, each student activates the mailer of the terminal device 150 carried. Then, the e-mail containing the keyword transmitted from the teacher is transmitted to the attendance management system 101 as a destination. Then, the attendance management system 101 receives, from a mailbox (not shown) of the school affairs server 100, information of an email in which a keyword serving as attendance information is input (S202). At this time, the attendance information obtained from the received mail is the sender's mail address, transmission time, and keyword. Then, the attendance information received in S202 is stored in the attendance confirmation DB 123. With this configuration, a student who has not actually attended a lecture has no way of knowing the keyword, so that attendance can be reliably confirmed.
[0034]
The attendance confirmation DB 123 is exemplified as the attendance confirmation DB 601 in FIG. The attendance confirmation DB 601 stores the record number SEQ, the mail address storing the student's mail address, the transmission date storing the transmission date described in the header of the received mail, and the transmission time described in the header of the received mail. And a keyword for storing a keyword entered in the subject or body of the mail.
[0035]
Next, the validity confirmation processing of the attendance information in S203 executed by the validity confirmation means 114 of the attendance management system 101 will be described in detail with reference to FIG.
[0036]
First, the attendance confirmation DB 123 is read (S701). Next, the student DB 122 is searched using the mail address read in S701 and included in the record as a key (S702).
[0037]
This student DB 122 is illustrated as a student DB 801 in FIG. The student DB 801 includes a record number SEQ, a student ID number, a name, and a mail address. With this configuration, it is possible to obtain the student ID number of the student from the mail address of the attendance confirmation DB 123.
[0038]
Next, a lecture targeted by the attendance information transmitted by the student is specified using the record of the attendance confirmation DB 123, the record of the student DB 122, the course DB 126, and the lecture DB 125 (S703).
[0039]
For example, in the case of the first record of the attendance confirmation DB 601, the mail address is 123 @ abc. com, a search is made in the student DB 122 using this value as a key.
[0040]
This student DB 122 is illustrated as a student DB 801 in FIG. The student DB 801 includes a record number SEQ, a student ID number, a name, and a mail address. In the present embodiment, mail address = 123 @ abc. com, the student ID number of the first record = S030001 is extracted.
[0041]
Next, the course DB 126 is searched using the student ID number as a key.
[0042]
This course DB 126 is illustrated as a course DB 802 in FIG. The course DB 802 includes a record number SEQ, a student ID number, and a lecture ID, and is assumed to be sorted in advance in the order of the student ID number and the lecture ID. In the present embodiment, since the search is performed with the student ID = S030001, the first and second records are extracted, and it can be seen that the student has taken a lecture with a lecture ID of K001 and K003.
[0043]
Next, it is determined by searching the lecture DB 401 which of K001 and K003 is the lecture held on the transmission date and transmission time of the attendance confirmation DB 601. In this embodiment, the transmission date is 2003/5/20 and the transmission time is 10:05. In the lecture DB 401, it can be seen that K001 is from 9:00 to 10:30 on 2003/05/20 and K003 is from 10:45 to 12:15 on 2003/05/20. Therefore, it is found that the student was trying to transmit the attendance information at K001.
[0044]
By specifying a lecture in this way, it is possible to know from the lecture DB 125 what the preset keyword is. In this case, it is “A12345” as exemplified in the lecture DB 401. By comparing this value with the keyword of the record relating to this student in the attendance confirmation DB 601, it can be determined whether or not a correct keyword has been transmitted (S 704).
[0045]
In the present embodiment, the mail address of the attendance confirmation DB = 123 @ abc. com student was judged to have sent the correct keyword, but the email address = 789 @ xyz. com is determined to have sent the keyword "abc2" and is not considered to be attending.
[0046]
If it is determined in step S704 that the transmitted keyword is correct, the necessary information is written to the attendance check operation DB 120, and the process proceeds to the next check logic (S705).
[0047]
This attendance confirmation work DB 120 is exemplified as the attendance confirmation work DB 803 in FIG. The attendance confirmation work DB 803 is composed of a record number SEQ, student ID number, lecture ID, transmission time, and attendance indicating presence / absence of attendance. Among these, the student ID number, the lecture ID, and the transmission time are transcribed from the information extracted from the attendance confirmation DB 123, the student DB 122, the course DB 126, and the lecture DB 125 in the processing from S702 to S703. Regarding attendance, “0” indicating absence is set in all records at the present time.
[0048]
If it is determined in S704 that the transmitted keyword is not correct, necessary information is written to the attendance confirmation error DB 121 (S706). This information is used in a student confirmation process (S205) described later.
[0049]
The attendance check error DB 121 is exemplified as the attendance check error DB 901 in FIG. The attendance confirmation error DB 901 includes record numbers SEQ, student ID numbers, names, mail addresses, lecture IDs, and events. Of these, the student ID number, name, e-mail address, and lecture ID are transcribed from the information extracted from the attendance confirmation DB 123, student DB 122, course DB 126, and lecture DB 125 in the processing of S702 to S703. As for the event, it is assumed that information “keyword” indicating that the record has been absent due to a keyword difference is set in all records at this time.
[0050]
When the processing of S705 or S706 is completed as described above, it is determined whether all records of the attendance confirmation DB 123 have been processed (S707). If there is still an unprocessed record in this determination, the process returns to S701 to read the next record. If all records have been processed, the process proceeds to S708.
[0051]
By the processing up to this point, the student with the wrong keyword is repelled, and only the data of the student who transmitted the correct keyword is stored in the attendance check work DB 120. However, with this alone, for example, even if you are not attending a lecture, a student who is attending will receive a keyword from the attending student by telephone etc. and will send the attendance information from outside as if you were attending. Will be treated as attendance. For this reason, next, of the information stored in the attendance check work DB 120, processing is performed to exclude information that is clearly fraudulent attendance information that has a long interval from the notification of the keyword to the transmission time.
[0052]
First, all records in the attendance confirmation work DB 120 are sorted using the transmission time as a key (S708). Then, looking at the transmission times of all records, for example, the transmission time with the largest number is set as the intermediate time (t) (S709). In the present embodiment, it is assumed that, for example, 10:05.
[0053]
Next, a record of the attendance confirmation work DB 120 is read (S710). Then, the transmission time of the read record is compared with the intermediate time (t) (S711). As a result of this comparison, it is determined whether the absolute value obtained by subtracting the intermediate time (t) from the transmission time is smaller than a predetermined time (S712). In the present embodiment, it is assumed that the predetermined time is 10 minutes.
[0054]
In the case of the first record of the attendance confirmation work DB 803, the transmission time is 10:05, and the absolute value of the number obtained by subtracting the intermediate time (t) is 0 minute, so that it is regarded as attendance. In the case of the second record, the transmission time is 10:06, and the absolute value of the number obtained by subtracting the intermediate time (t) is 1 minute. However, for the third record, the transmission time is 10:28, and the absolute value of the number obtained by subtracting the intermediate time (t) is 23 minutes, so that it is regarded as absence (improper attendance).
[0055]
In this way, when the attendance is determined to be satisfied with the predetermined condition in the determination of S712, "1" indicating attendance is set to the attendance in the attendance confirmation work DB 120 (S713). However, when the absence of the attendance is considered because the predetermined condition is not satisfied in the determination of S712, the attendance of the attendance confirmation work DB 120 is set to “0” meaning absence, and necessary information is written to the attendance confirmation error DB 121. (S714).
[0056]
The attendance confirmation error DB 121 written in S714 is exemplified in the attendance confirmation error DB 902 in FIG. The third record is the information written in S714, which is basically as described in the description of S706, but for the event, the "send" means that the transmission time was too late to be treated as absent. "Time" is set.
[0057]
When the processing of S713 or S714 is completed as described above, it is determined whether or not all records of the attendance check work DB 120 have been processed (S715). If there is still an unprocessed record in this determination, the process returns to S710 to read the next record. If all records have been processed, the attendance information validity confirmation processing in S203 is completed.
[0058]
Next, based on the information in the attendance confirmation work DB 120, the attendance management DB 124 that manages student attendance information is updated (S204).
[0059]
The attendance management DB 124 is exemplified as the attendance management DB 1001 in FIG. The attendance management DB 1001 includes a record number SEQ, a student ID number, a lecture ID, an attendance indicating the type of attendance, an error indicating an error category in the case of absence, and a reason for an explanation for the error. Of these, the student ID number and the lecture ID are transcribed from the attendance confirmation work DB 120 and the attendance confirmation error DB. As for the attendance, the attendance of the attendance confirmation work DB 120 is transcribed for the student stored in the attendance confirmation work DB 120, and “0” indicating the absence is unconditionally set for the student stored in the attendance confirmation error DB 121. . The reason will be described later in the confirmation process for the student (S205). Further, in the attendance management DB 124, data is not generated at this time, but all records are generated at the time when the course of each student is determined at the beginning of the year. At this time, the attendance is set to “0” indicating absence, and the error and the reason are blank as initial values. By doing so, even if the student does not transmit the attendance information, "0" is set from the beginning on the data, so that there is no possibility that the student will be mistakenly treated as attending.
[0060]
With the processing so far, information in the attendance management DB 124 for managing attendance of students is updated. However, there may be special circumstances for some of the students who have been absent at this stage, and there may be problems with the system being unconditionally absent. Therefore, the present embodiment is configured to notify a student deemed to be absent in the attendance information validity confirmation processing (S203) to that effect and give an opportunity to make an explanation.
[0061]
This student confirmation processing (S205) will be described in detail with reference to the flowchart of FIG.
[0062]
First, the validity confirmation unit 114 of the attendance management system 101 reads a record of the attendance confirmation error DB 121 (S1101). Next, based on the information in this record, a notification mail for notifying the student that there is an error is edited (S1102).
[0063]
This notification mail is exemplified as a notification mail 1201 in FIG. The notification e-mail is a HTML e-mail including a lecture in which an error has occurred and the content of the error, and a column for entering a reason for writing a student's defense against the error. The transmission means 111 of the attendance management system 101 transmits this mail to the mail address of the attendance confirmation error DB 121 (S1103).
[0064]
When the transmission of the mail is completed in S1103, the validity confirmation unit 114 determines whether all records in the attendance confirmation error DB 121 have been processed (S1104). If there is still an unprocessed record in this determination, the process returns to S1101, and the next record is read. If the processing of all records has been completed, the mail transmission processing is completed.
[0065]
Next, the terminal device carried by the student receives the notification mail transmitted in S1103 (S1105). Then, the student who has a proper reason enters the reason in the reason entry column of the notification mail 1201 (S1106). Then, a reply is sent to the attendance management system 101 (S1107).
[0066]
The attendance management system 101 has started the process of confirming the reception of the e-mail, and periodically checks whether or not the mail has been received (S1108). If it is determined that the mail has been received (S1109), the data of the attendance management DB 124 is updated according to the contents of the mail (S1110).
[0067]
The attendance management DB 124 updated in S1110 is exemplified as the attendance management DB 1301 in FIG. When a reply mail in which the reason is entered from the student with the student ID = S030003 is received, the reason such as “input error” is stored as the reason as in the third record of the attendance management DB 1301. However, at this point, attendance remains at "0" meaning absence. Changing the attendance class unconditionally in the system may cause operational problems.
[0068]
Finally, an attendance information list screen output from the output unit 115 is illustrated as an attendance information list screen 1401 in FIG. The attendance information list screen is a screen on which the teacher checks the attendance status of the students in a list. This screen is composed of three parts: a header, a body, and a footer. The header displays the teacher ID of the teacher who operates the teacher terminal 160 and logs in to the present system.
[0069]
When the teacher selects an arbitrary date in the date selection combo box at the top of the body, the attendance status of the date is displayed in a list in the area below the date. Note that this information mainly uses data in the attendance management DB 124. In this area, only attendance can be changed, and the faculty looks at the reason of the student who had the error and if it is judged that it is a reasonable reason, operates the attendance selection combo box to change to attendance I do.
[0070]
When such an operation is completed and the enter button provided in the footer of the screen is pressed, the changed attendance class is reflected in the attendance management DB 124. At this time, if the "return button" provided in the footer of the screen is pressed, the process ends without reflecting the changed attendance class.
[0071]
As described above, according to the present invention, when receiving attendance information from a student who is attending a lecture or a course at an educational institution, a predetermined keyword can be received at the same time. Students can be checked.
[0072]
By the way, according to the attendance management method of the present invention, various embodiments can be varied.
[0073]
For example, the embodiment in which data exchange between the terminal device 150 and the attendance management system 101 is performed by e-mail has been described. However, the terminal device 150 includes a Web browser, and the school affairs server 100 includes a Web server function. Alternatively, the terminal device 150 may be configured to display an input screen and input a keyword. In this way, an input screen that provides several types of keyword options from the beginning is prepared, and by selecting the appropriate keyword from among them, the student has less trouble than entering the keyword from the keyboard It is also possible.
[0074]
In addition, as described above, the teacher does not convey the keyword, but conveys a unique keyword for each seat (a paper with the keyword is placed on each desk, the keyword is displayed on a display device installed on the desk) Or a combination of a keyword and a desk number transmitted by the instructor, such as a keyword, etc.), and it is also possible to confirm attendance using the keyword. In this case, since the keywords are different for each student, there is an effect of further preventing impersonation.
[0075]
Further, the embodiment in which the teacher registers the keyword in advance has been described. However, an embodiment in which the teacher conveys the keyword that came up during the lecture without performing such advance preparation is also possible. In such a case, it is possible to confirm the attendance at the same level as in the above-described embodiment by assuming that the keyword having the largest number of the keywords registered in the attendance confirmation DB 123 is correct.
[0076]
The keyword determination processing in this case will be described in detail using keyword determination processing 1501 in FIG. This process is a process executed before the attendance information validity confirmation process (S203) in the above-described embodiment.
[0077]
First, the record of the attendance confirmation DB 123 is read (S1501). Then, the keyword of the record is written into a temporary work file (S1502). When the writing to the work file is completed in S1502, the validity check unit 114 determines whether all records in the attendance check DB 124 have been processed (S1503). If there is still an unprocessed record in this determination, the process returns to S1501, and the next record is read. If all records have been processed, the keyword with the largest number of keywords written in the work file is written as a correct keyword in the keyword of the corresponding record in the lecture DB 125 (S1504). By doing so, the subsequent processing is performed in the same manner as in the above-described embodiment.
[0078]
Further, as a simpler embodiment, a method that does not use a keyword is also conceivable. That is, in the above-described embodiment, the double check of the matching of the keyword and the matching of the transmission time is performed, but it is also possible to confirm the attendance only by matching the transmission time. Of course, it goes without saying that the reliability of the double check cannot be guaranteed.
[0079]
Further, in the above-described embodiment, various determinations are made based on the reception time at which the school affairs server 100 receives the mail of the terminal device 150. However, the terminal device 150 described in the header of the mail is It is conceivable to use the transmission time at which the mail was transmitted. By doing in this way, it is possible to construct a mechanism for guaranteeing attendance even when the school affairs server 100 is out of the system and cannot receive an email.
(Appendix 1)
An attendance management method by a server that manages student attendance at an educational institution,
A receiving step of receiving, from a terminal operated by the student, student identification information and a keyword for identifying the student,
A determining step of determining whether the keyword received in the receiving step is the same as a keyword previously set in the keyword information table;
A recording step of recording the attendance information of the student identified by the student identification information as attendance when it is determined that they are the same in the determination step,
A attendance management method comprising:
(Appendix 2)
An attendance management method by a server that manages student attendance at an educational institution,
A receiving step of receiving student identification information for identifying the student from a terminal operated by the student,
Determining an intermediate time from the reception time of each of the student identification information, and determining whether a difference between the reception time of the student identification information and the intermediate time is equal to or less than a predetermined time;
A recording step of recording the attendance information of the student identified by the student identification information as attendance when it is determined that the time is equal to or less than a predetermined time in the determination step,
A attendance management method comprising:
(Appendix 3)
An attendance management method by a server that manages student attendance at an educational institution,
A receiving step of receiving, from a terminal operated by the student, student identification information and a keyword for identifying the student,
A determining step of determining the most common keyword among the keywords received in the receiving step as a correct keyword;
A determining step of determining whether the keyword received in the receiving step is the same as the correct keyword,
A recording step of recording the attendance information of the student identified by the student identification information as attendance when it is determined that they are the same in the determination step,
A attendance management method comprising:
(Appendix 4)
As a result of the determination in the determination step, a notification transmission step of transmitting a notification requesting the description of the reason to the terminal operated by the student who has not been determined to be attended is included. Attendance management method described in any of them.
(Appendix 5)
On the computer,
A receiving step of receiving, from a terminal operated by the student, student identification information and a keyword for identifying the student,
A determining step of determining whether the keyword received in the receiving step is the same as a keyword previously set in the keyword information table;
When it is determined in the determination step that they are the same, the attendance information of the student specified by the student identification information is regarded as attendance, and when it is determined that they are not the same, the attendance of the student specified by the student identification information is determined. A recording step of recording the attendance information as absent in the student attendance management table;
Attendance management program characterized by operating.
(Appendix 6)
On the computer,
A receiving step of receiving student identification information for identifying the student from a terminal operated by the student,
Determining an intermediate time from the reception time of each of the student identification information, and determining whether a difference between the reception time of the student identification information and the intermediate time is equal to or less than a predetermined time;
If it is determined in the determination step that the time is equal to or less than a predetermined time, the attendance information of the student specified by the student identification information is regarded as attendance, and if it is determined that the time is not less than the predetermined time, the student identification information is determined. Recording the student attendance information identified in the absence in the student attendance management table,
Attendance management program characterized by operating.
(Appendix 7)
On the computer,
A receiving step of receiving, from a terminal operated by the student, student identification information and a keyword for identifying the student,
A determining step of determining the most common keyword among the keywords received in the receiving step as a correct keyword;
A determining step of determining whether the keyword received in the receiving step is the same as the correct keyword,
When it is determined in the determination step that they are the same, the attendance information of the student identified by the student identification information is regarded as attendance, and when it is determined that they are not the same, the student identified by the student identification information is attended. A recording step of recording the attendance information as absent in the student attendance management table;
Attendance management program characterized by operating.
[0080]
【The invention's effect】
As described above, the present invention receives the attendance information from the student and determines whether the keyword included in the attendance information matches the keyword transmitted by the teacher. It is possible to confirm the student's attendance.
[0081]
In addition, the present invention receives the attendance information from the student, and determines that the student's attendance information received at a time greatly deviating from the received attendance information is incorrect attendance information. It is possible to confirm the attendance of the students in the classroom.
[0082]
Further, the present invention receives the attendance information from the student, determines that the keyword having the largest number of keywords included in the attendance information is a correct keyword, and determines whether the keyword included in the attendance information matches the correct keyword. Since the determination is made, the attendance check similar to the above-described means can be performed without the teacher setting the keyword in advance.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a system configuration diagram of an embodiment.
FIG. 2 is a processing outline of an embodiment.
FIG. 3 is a flowchart illustrating a flow of a keyword registration process.
FIG. 4 is a diagram illustrating an example of a lecture DB.
FIG. 5 is a diagram showing an example of a keyword input screen.
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of an attendance confirmation DB.
FIG. 7 is a flowchart showing a flow of a process for confirming the validity of attendance information.
FIG. 8 is a diagram showing an example of a student DB, a course DB, and an attendance check work DB.
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of an attendance check error DB.
FIG. 10 is a diagram illustrating an example of an attendance management DB.
FIG. 11 is a flowchart illustrating a flow of a confirmation process for a student.
FIG. 12 is a diagram illustrating an example of a notification mail.
FIG. 13 is a diagram illustrating an example of an attendance management DB.
FIG. 14 is a diagram showing an example of an attendance information list screen.
FIG. 15 is a flowchart showing the flow of a process for confirming the validity of attendance information.
[Explanation of symbols]
100 school affairs server
101 attendance management system
110 receiving means
111 transmission means
112 Registration means
113 Extraction means
114 Means of validity confirmation
115 output means
120 Attendance confirmation work DB
121 Attendance confirmation error DB
122 Student DB
123 Attendance confirmation DB
124 attendance management DB
125 Lecture DB
126 Course DB
130 communication means
140 network
150 Terminal device
160 teacher terminal

Claims

An attendance management method by a server that manages student attendance at an educational institution,
A receiving step of receiving, from a terminal operated by the student, student identification information and a keyword for identifying the student,
A determining step of determining whether the keyword received in the receiving step is the same as a keyword previously set in the keyword information table;
A recording step of recording the attendance information of the student identified by the student identification information as attendance when it is determined that they are the same in the determination step,
A attendance management method comprising:

An attendance management method by a server that manages student attendance at an educational institution,
A receiving step of receiving student identification information for identifying the student from a terminal operated by the student,
Determining an intermediate time from the reception time of each of the student identification information, and determining whether a difference between the reception time of the student identification information and the intermediate time is equal to or less than a predetermined time;
A recording step of recording the attendance information of the student identified by the student identification information as attendance when it is determined that the time is equal to or less than a predetermined time in the determination step,
A attendance management method comprising:

An attendance management method by a server that manages student attendance at an educational institution,
A receiving step of receiving, from a terminal operated by the student, student identification information and a keyword for identifying the student,
A determining step of determining the most common keyword among the keywords received in the receiving step as a correct keyword;
A determining step of determining whether the keyword received in the receiving step is the same as the correct keyword,
A recording step of recording the attendance information of the student identified by the student identification information as attendance in the student attendance management table when it is determined that they are the same in the determination step;
A attendance management method comprising: