JP2004185159A - 会議管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】各種の会議に関する情報を各種業務毎の業務に関する情報に反映させることが可能な会議管理システムを提供する。
【解決手段】会議に関する情報を登録する会議情報登録手段（会議情報登録部９４）と、会議に関する種々の問い合わせがあったときに、前記会議情報登録手段に登録された会議に関する情報に基づいて、その問い合わせに対する照合を行う照合手段（照合部９６）と、前記照合手段により照合された結果を表示する表示手段（表示部９８）とを備えている。
【選択図】 図１４

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、各種の会議に関する情報を各種業務毎の業務に関する情報に反映させることが可能な会議管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、各種会議に関する情報（例えば、会議名、時間、日時、場所など）は、主催者が一括して把握していることが多く、例えば、会議出席者が日報に会議時間等の申告を行う場合には、出席者自身で会議時間等を確認するといった手続きがとられている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
このように、従来では会議に関する情報を日々の業務における日報申告時間に反映させるシステムが構築されていなかったため、各出席者の会議時間の認識の相違により、日報申告時間に個人差が生じてしまう場合があった。この場合、実際の会議時間を再確認した上で、日報申告時間を修正しなければならず、手間がかかるだけで無く、日報処理の効率も悪くなる。
【０００４】
本発明は、このような課題を解決するために成されており、その目的は、各種の会議に関する情報を各種業務毎の業務に関する情報に反映させることが可能な会議管理システムを提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
このような目的を達成するために、各種の会議に関する情報を管理する会議管理システムであって、会議に関する情報を登録する会議情報登録手段（会議情報登録部９４）と、会議に関する種々の問い合わせがあったときに、前記会議情報登録手段に登録された会議に関する情報に基づいて、その問い合わせに対する照合を行う照合手段（照合部９６）と、前記照合手段により照合された結果を表示する表示手段（表示部９８）とを備えている。
【０００６】
この場合、前記照合手段は、前記会議情報登録手段に登録された会議に関する情報を、日々の業務における日報申告時間情報に反映させることが可能である。また、前記会議に関する情報には、少なくとも、会議の出席者、会議名、時間、日時、場所が含まれている。
【０００７】
【発明の実施の形態】
以下、本発明のシステムについて、添付図面を参照して説明する。
本発明のシステムは、例えば特許出願や中間処理等の知的財産管理業務や、製品の研究や開発等の製造管理業務など、種々の業務に適用することが可能であるが、以下の説明では、その一例として、知的財産管理業務に本システムを適用した場合について説明する。
図１（ａ）には、本発明のシステムを知的財産管理業務に適用した一実施の形態に係るネットワークの構成例が示されており、各クライアント端末２，４，６が認証サーバ８からメニューサーバ１０を介して各システムサーバ１２，１４，１６に接続されている。
【０００８】
本実施の形態では、各クライアント端末２，４，６として、管理者端末２と、上長端末４と、各担当者端末６とを想定する。
管理者端末２は、後述するような業務に関する情報（図２〜図１１に示すような各モニタ画面の表示情報）を予め初期登録するために、知的財産管理業務を統括及び管理する１人又は複数人から成る管理者（図示しない）に割り振られている。なお、図示した業務に関する情報は、その一例であり本発明の範囲を何等限定するものではなく、知的財産管理業務の内容や種類、業務規模や目的等に応じて任意に設定される。
上長端末４は、例えば知的財産管理業務の業務進捗状況（各担当者毎の業務期日や日報）を管理するために、各種業務毎の所属又はグループの上長（図示しない）に割り振られている。
担当者端末６は、各種業務毎の所属又はグループの構成員である各担当者（図示しない）に割り振られており、例えば各人の業務進捗状況を入力できるようになっている。
【０００９】
本実施の形態において、各システムサーバ１２，１４，１６は、知的財産管理業務における業務に関する情報を管理する業務管理システムサーバ１２、日々の各種業務の人事に関する情報（例えば、人事異動、出社時刻や退社時刻、休憩時間等の情報）を管理する勤怠管理システムサーバ１４、日々の各種業務の会議に関する情報（例えば、会議名、会議の時間や日時、場所、会議の出席者名等の情報）を管理する会議管理システムサーバ１６を想定している。
認証サーバ８には、ログイン時（図２（ａ））に各クライアント端末２，４，６からの不正アクセスを防止する認証プログラムが構築されており、正規のアクセスのみが有効となるように構成されている。
メニューサーバ１０には、各システムサーバ１２，１４，１６にアクセスするための総合メニュー（図２（ｂ））が構築されており、各クライアント端末２，４，６から認証サーバ８を介してメニューサーバ１０にアクセスしたときに、総合メニューの中から所望の項目を選択することによって、目的のシステムサーバ１２，１４，１６にアクセスすることができるようになっている。
【００１０】
このようなネットワークでは、まず、知的財産管理業務を統括及び管理する１人又は複数人から成る管理者によって、各種業務における業務に関する情報（図２〜図１１に示すような各モニタ画面の表示情報）が予め初期登録される。
初期登録を行う場合、管理者端末２からログインした管理者は、認証サーバ８（図１（ａ））のログイン時認証画面の案内に従って、自身の社員番号を入力すると共に、指紋認証を行う（図２（ａ））。この場合、指紋認証は、各クライアント端末２，４，６に接続されている認証情報取得装置１８（図１（ａ））を用いて行われる。例えば認証情報取得装置１８に指を当て付け、光学的に指紋を読み取ることで個人認証が行われる。
【００１１】
認証完了後にログインボタンを押すことによって、メニューサーバ８（図１（ａ））の総合メニューが表示される（図２（ｂ））。総合メニューの中から「業務管理システム」の項目を選択すると、次に、業務管理システムサーバ１２（図１（ａ））の業務管理メニューが表示され（図２（ｃ））、ここで「初期登録」の項目を選択すると、続いて、初期登録メニューが表示される（図３（ａ））。管理者は、自身の社員番号を入力すると共に指紋認証を行った後、ログインボタンを押す。このとき、初期登録を行う資格や権利がある者（アクセス権を有する管理者）と判断された場合のみ、「初期登録項目」が表示され（図３（ｂ））、そうでない場合には、アクセス権が無い旨の表示がなされる（図３（ｃ））。これにより初期登録の改竄や不正アクセスの防止が図られる。
【００１２】
「初期登録項目」が表示された状態において、該当する項目を順次選択することによって、各々の項目における業務に関する情報の初期登録が行われる。例えば「全体計画表」の項目を選択して、図５（ａ）〜（ｃ）に示すような「全体計画表」における業務に関する情報（モニタ画面の表示情報）の初期登録を行う。この場合、各業務の整理番号と担当者（社員番号）、その業務の難易度や出願期日、処理日（出願日）等の初期設定が行われ、後述するように各担当者による業務期日情報入力や日報情報入力が行われた際に、これに対応して、「全体計画表」の該当欄にランクや処理日が自動的に記録されていくことになる。具体的には、図５（ｂ）の特許出願の全体計画表において、担当者ＰＡＴ２Ｇ−０１が自己の端末６から整理番号Ｐ０２−０８２ｂの業務期日情報（処理日１１／４）の入力を行うと、全体計画表の処理日（出願日）の欄に１１／４の記録がされる。
このように初期登録を行った業務に関する情報は、全て、業務管理システムサーバ１２（ハードディスク２０）の初期登録部２２に登録される（図１（ａ），（ｂ））。
【００１３】
ここで、現在、特許出願業務と中間処理業務を行っている担当者（社員番号：ＰＡＴ１Ｇ−２５）がいるものと仮定し、この担当者が業務期日情報及び日報情報等の業務内容を入力するプロセスについて説明する。以下の説明では、まず、業務期日情報の入力プロセスについて説明し、続いて、日報情報の入力プロセスについて説明する。
業務期日情報を入力する場合、担当者端末６からログインした担当者は、認証サーバ８のログイン時認証画面の案内に従って、自身の社員番号を入力すると共に指紋認証を行う（図２（ａ））。この場合、指紋認証は、担当者端末６に接続されている認証情報取得装置１８（図１（ａ））を用いて行われる。例えば認証情報取得装置１８に指を当て付け、光学的に指紋を読み取ることで個人認証が行われる。
【００１４】
認証完了後にログインボタンを押すことによって、メニューサーバ８の総合メニューが表示される（図２（ｂ））。総合メニューの中から「業務管理システム」の項目を選択すると、次に、業務管理システムサーバ１２の業務管理メニューが表示され（図２（ｃ））、ここで「業務期日情報入力」の項目を選択すると、続いて「業務期日情報入力項目」が表示される（図２（ｅ））。担当者は、該当する項目（出願期日：特許、中間処理期日：意見書）を選択した後、自身の社員番号を入力して決定ボタンを押す。このとき、業務期日情報入力を行う資格や権利を有する担当者と判断された場合のみ、「業務期日情報入力対象項目」が表示され（図６（ｂ））、そうでない場合には、アクセス権が無い旨の表示がなされる（図６（ａ））。これにより業務期日情報の改竄や不正アクセスの防止が図られる。
【００１５】
続いて、担当者が「業務期日情報入力対象項目」の中から、特許出願の整理番号Ｐ０２−０８２ａを選択すると共に、意見書の整理番号Ｐ９９−０８２ｃを選択し、決定ボタンを押すと、特許出願の「業務期日情報入力画面」（図６（ｃ））と意見書の「業務期日情報入力画面」（図６（ｄ））が表示される。なお、表示方法としては、特に限定されることは無く、例えば、担当者の端末画面に同時に２つの画面を同時に表示しても良いし、表示切換操作によっていずれか一方の画面を表示しても良い。
【００１６】
図６（ｃ）に示すように、特許出願の「業務期日情報入力画面」には、初期登録された整理番号、名称、難易度、出願期日等が表示されると共に、進捗情報の入力欄２４が表示される。この場合、担当者は、進捗情報の入力欄２４に現在の進捗状況を入力する。例えば１１月５日出願期限の特許出願（整理番号：Ｐ０２−０８２ａ）について未処理であれば、入力欄２４に未処理と入力する。そして、上長への報告等があれば、その報告欄２６に未処理となっている理由や原因、現在の進捗状況等を記入することができる。なお、報告欄２６は、必要に応じて任意の内容を記入することができるだけで無く、例えば写真や表、資料等のサンプルデータを添付して送信することもできる。
【００１７】
また、図６（ｄ）に示すように、意見書の「業務期日情報入力画面」には、初期登録された整理番号、名称、難易度、回答期日等が表示されると共に、進捗情報の入力欄２８が表示される。この場合、担当者は、進捗情報の入力欄２８に現在の進捗状況を入力する。例えば１１月２日回答期限の意見書（整理番号：Ｐ９９−０８２ｃ）について１１／２付けで回答済であれば、入力欄２８に１１／２回答済と入力する。そして、上長への報告等があれば、その報告欄３０に回答に至るまでの経緯や難易度、手間等を記入することができる。なお、報告欄３０は、必要に応じて任意の内容を記入することができるだけで無く、例えば写真や表、資料等のサンプルデータを添付して送信することもできる。
【００１８】
このように入力された各種業務毎の業務内容（業務期日情報）は、業務管理システムサーバ１２の業務内容入力部３２に入力された後、ハードディスク２０の業務内容記録部３４に記録される（図１（ｂ））。また、業務内容記録部３４に記録された各種業務毎の業務内容は、図７（ｂ）に示すように各担当者毎に一覧表示化される。一覧表示化された業務内容は、改竄や書換ができないような形式になっているため、アクセス権があれば誰でも閲覧することができる。
【００１９】
一覧表示化された業務期日情報の閲覧を希望する場合、閲覧希望者は、自身のクライアント端末２，４，６から認証サーバ８、メニューサーバ１０を経て業務管理システムサーバ１２にアクセスした後、業務管理メニューの「業務期日情報一覧」の項目を選択する（図２（ｃ））。続いて、「業務期日情報一覧項目」から該当する項目（出願期日：特許、中間処理期日：意見書）を選択した後（図２（ｆ））、社員番号を入力して決定ボタンを押す。アクセス権がある場合のみ業務期日情報の一覧画面を閲覧することができる（図７（ｂ））。なお、アクセス権が無い場合にはその旨の表示がされる（図７（ａ））。
このように業務期日情報を一覧表示化することによって、各種業務毎の期日を一見して且つ確実に把握することができるため、業務期日の管理を正確に行うことが可能となる。
【００２０】
図７（ｂ）に示された「業務期日情報一覧画面」と図６（ｃ），（ｄ）の「業務期日情報入力画面」とは互いにリンクしているため、例えば、現在一覧画面を見ている担当者（社員番号：ＰＡＴ１Ｇ−２５）が、特許出願における整理番号Ｐ０２−０８２ａの「業務期日入力画面」を訂正或いは再確認したい場合、一覧画面上の該当整理番号Ｐ０２−０８２ａを選択することによって、その整理番号に対応した入力画面（図６（ｃ））を表示させることができる。これにより担当者は簡単且つ短時間に業務内容の訂正や再確認等（入力欄２４の訂正、報告欄２６の再確認など）を行うことができる。
【００２１】
次に、日報情報を入力する場合、担当者端末６からログインした担当者は、認証サーバ８のログイン時認証画面の案内に従って、自身の社員番号を入力すると共に指紋認証を行う（図２（ａ））。この場合、指紋認証は、担当者端末６に接続されている認証情報取得装置１８（図１（ａ））を用いて行われる。例えば認証情報取得装置１８に指を当て付け、光学的に指紋を読み取ることで個人認証が行われる。
【００２２】
認証完了後にログインボタンを押すことによって、メニューサーバ８の総合メニューが表示される（図２（ｂ））。総合メニューの中から「業務管理システム」の項目を選択すると、次に、業務管理システムサーバ１２の業務管理メニューが表示され（図２（ｃ））、ここで「日報情報入力」の項目を選択すると、続いて「日報情報入力項目」が表示される（図２（ｇ））。担当者は、該当する項目（出願：特許）を選択した後、自身の社員番号を入力して決定ボタンを押す。このとき、日報情報入力を行う資格や権利を有する担当者と判断された場合のみ、「日報情報入力画面」が表示され（図８（ｂ））、そうでない場合には、アクセス権が無い旨の表示がなされる（図８（ａ））。これにより日報情報の改竄や不正アクセスの防止が図られる。
【００２３】
図８（ｂ）に示すように、「日報情報入力画面」には、種々の業務内容を複数に分類した分類項目が構成されており、その分類項目毎に所要時間を担当者が入力するようになっている。本実施の形態では、分類項目の一例として、業務内容を大まかな業務の種類別に区分けした業務区分と、業務内容を細かな作業別に区分けした作業区分と、作業のやり方を提示した形態とを想定する。
業務区分には、例えば、実際に特許出願の業務に従事した実働業務の所要時間と、日々の業務で必ず行われるルーチン（例えば、日報情報入力や研修等の作業時間）の所要時間と、昼休みや休憩に要する所要時間とを入力する。
作業区分には、実働業務の内容を例えば先行調査や依頼書作成、資料作成等の作業別に区分けして、それらの作業に要する所要時間を入力する。
形態には、打合せの有無が選択できるようになっており、打合せ有の場合、後述する会議管理システムサーバ１６に登録されている会議時間が反映される。
このように日々の業務内容を複数に分類することによって、業務毎及び担当者毎の業務内容（作業時間）のバランスや分布状態（役割分担）を的確に把握して且つ見直すことができるため、業務内容を多角的に把握することが可能となり、その結果、経営効率を正確に測定することが可能となる。
【００２４】
そして、これら分類項目に所要時間を入力することによって、特許出願業務に要した作業時間が自動的に集計されて表示される。この場合の作業時間は、その一例として、実働業務の所要時間と、ルーチンの所要時間と、会議時間とを考慮して集計されるが、これに限定されることは無く、業務の種類や目的、環境等に応じて任意の作業時間を設定することができる。
そして、上長への報告等があれば、その報告欄３６に作業の進捗状況や作業時間の具体的な内訳等を記入することができる。なお、報告欄３６は、必要に応じて任意の内容を記入することができるだけで無く、例えば写真や表、資料等のサンプルデータを添付して送信することもできる。
【００２５】
このように入力された各種業務毎の業務内容（日報情報）は、業務管理システムサーバ１２の業務内容入力部３２に入力された後、ハードディスク２０の業務内容記録部３４に記録される（図１（ｂ））。また、業務内容記録部３４に記録された各種業務毎の業務内容は、図９（ａ），（ｂ）に示すように各担当者毎に一覧表示化される。一覧表示化された業務内容は、改竄や書換ができないような形式になっているため、アクセス権があれば誰でも閲覧することができる。
【００２６】
一覧表示化された日報情報の閲覧を希望する場合、閲覧希望者は、自身のクライアント端末２，４，６から認証サーバ８、メニューサーバ１０を経て業務管理システムサーバ１２にアクセスした後、業務管理メニューの「日報情報一覧」の項目を選択する（図２（ｃ））。続いて、「日報情報一覧項目」から該当する項目（出願：特許、中間処理：意見書）を選択した後（図２（ｈ））、社員番号を入力して決定ボタンを押す。アクセス権がある場合のみ日報情報の一覧画面を閲覧することができる（図９（ａ），（ｂ））。なお、アクセス権が無い場合にはその旨の表示がされる（図示しない）。
このように日報情報を一覧表示化することによって、担当者相互の業務内容についての比較検討を一見して且つ正確に行うことができるため、今後の業務の割り振りや担当者毎の業務評価の均衡を図ることが可能となる。
【００２７】
図９（ａ），（ｂ）に示された「日報情報一覧画面」と図８（ｂ）の「日報情報入力画面」とは互いにリンクしているため、例えば、現在一覧画面を見ている担当者（社員番号：ＰＡＴ１Ｇ−２５）が、特許出願における整理番号Ｐ０２−０８２ｃの「日報情報入力画面」を訂正或いは再確認したい場合、一覧画面上の該当整理番号Ｐ０２−０８２ｃを選択することによって、その整理番号に対応した入力画面（図８（ｂ））を表示させることができる。これにより担当者は簡単且つ短時間に業務内容の訂正や再確認等（各業務区分の所要時間や報告欄３６の訂正、再確認など）を行うことができる。
【００２８】
上述したような業務期日情報及び日報情報等の業務内容は、業務管理システムサーバ１２（ハードディスク２０）の業務内容記録部３４において、図５（ｂ），（ｃ）に示すような全体計画表にまとめられる。全体計画表は、会社全体の特許戦略や営業戦略、生産計画等が一見して分かるように構成されており、それを見ることによって今後の業務展開の指針となり得るようになっている。なお、図５（ｂ）には、その一例として、特許出願についての全体計画表が、また図５（ｃ）には、その一例として、中間処理における意見書についての全体計画表が示されている。また、全体計画表は、改竄や書換ができないような形式になっているため、その会社内の誰でも閲覧することができる。
【００２９】
全体計画表の閲覧を希望する場合、閲覧希望者は、自身のクライアント端末２，４，６から認証サーバ８、メニューサーバ１０を経て業務管理システムサーバ１２にアクセスした後、業務管理メニューの「全体計画表」の項目を選択する（図２（ｃ））。続いて、「全体計画表メニュー」から該当する項目（グループ会社：Ａ会社、部門名：特許部門、期間：２００２．１１．０１〜１１．３１）を選択し（図２（ｄ））、決定ボタンを押すと、「全体計画表項目」が表示される（図５（ａ））。「全体計画表項目」の中から該当する項目（出願：特許、中間処理：意見書）を選択して決定ボタンを押すことによって、図５（ｂ），（ｃ）に示すような全体計画表を閲覧することができる。
このような全体計画表によれば、各種業務毎の業務計画を企業や会社全体の計画表に基づいて、再調査、見直し、確認等を容易且つリアルタイムに行うことができるため、例えば特許戦略を立てる上で極めて有効となる。
【００３０】
また、本発明のシステムを適用したネットワークは、上述した業務期日情報及び日報情報等の業務内容について、例えば上長による評価等を簡単に行うことができると共に、その評価の結果等を一括管理できるように構成されている。
例えば上長が担当者（社員番号：ＰＡＴ１Ｇ−２５）の業務内容（業務期日情報、日報情報）について評価を行う場合、上長は、自己の端末４から認証サーバ８、メニューサーバ１０を経て業務管理システムサーバ１２にアクセスした後、業務管理メニューの「業務評価」の項目を選択する（図２（ｃ））。このとき表示される業務評価メニュー（図４（ａ））に従って、社員番号を入力すると共に指紋認証を行った後、ログインボタンを押す。このとき、業務評価を行う資格や権利がある者（アクセス権を有する上長）と判断された場合のみ、「業務評価項目」が表示され（図４（ｂ））、そうでない場合には、アクセス権が無い旨の表示がなされる（図４（ｃ））。これにより業務評価の改竄や不正アクセスの防止が図られる。
【００３１】
「業務評価項目」が表示された状態において、該当する項目（業務期日情報、日報情報）を選択することによって、各項目における業務評価が行われる。
「業務期日情報」の項目を選択すると、次に「業務期日情報評価画面」（図１０（ａ），（ｂ））、が表示され、「日報情報」の項目を選択すると、「日報情報評価画面」（図１０（ｅ））が表示される。
これら「業務期日情報評価画面」や「日報情報評価画面」を表示させる方法としては、特に限定されることは無く、例えば上長が管理する全ての担当者のリストを上長端末４上に表示しておき、この中から特定の担当者を選択することによって、その担当者の「業務期日情報評価画面」や「日報情報評価画面」を上長端末４に表示させる方法を適用することができる。また、例えば図４（ｂ）の業務評価項目から「業務期日情報」或いは「日報情報」の項目を選択した際、上長端末４上に全ての担当者の「業務期日情報評価画面」或いは「日報情報評価画面」を表示し、その中から上長が特定の担当者の評価画面を選択する方法を適用しても良い。
【００３２】
まず、「業務期日情報評価画面」を表示したときの評価プロセスを説明する。図１０（ａ）には、その一例として、担当者（社員番号：ＰＡＴ１Ｇ−２５）の特許出願における「業務期日情報評価画面」が表示されており、上長は、難易度（ランク１）や進捗情報（未処理）等を考慮し、評価結果として「評価ランク：Ｅ」を入力する。この評価結果を入力された「業務期日情報評価画面」は、その画面表示のままで、業務管理システムサーバ１２の評価部３８によってハードディスク２０の評価結果登録部４０に登録される（図１（ｂ））。
【００３３】
このとき、業務管理システムサーバ１２の評価算出部４２は、評価結果登録部４０に登録された評価結果（評価ランク：Ｅ）に所定の演算を施して、評価ランク：Ｅを数値化した数値化評価データ（Ｅ＝５）を算出する。そして、評価算出部４２によって算出された数値化評価データ（Ｅ＝５）は、ハードディスク２０の評価結果管理部４４に記録され、例えば図１０（ｃ）に示すような形式で管理される。即ち、特許出願業務の整理番号、処理日（期日）、担当者の社員番号（ＰＡＴ１Ｇ−２５）に対応して、上長の評価ランク（Ｅ）と数値化評価データ（５）が一覧管理される。
【００３４】
このような業務評価では、各種業務毎の業務内容（特許出願）に関する難易度及び難易度を数値化した基準値（ランク１，２…）が初期登録されており、評価算出部４２は、初期登録された難易度と基準値に基づいて、数値化評価データの算出を行う。
具体的に説明すると、業務管理システムサーバ１２の評価部３８には、「業務期日情報評価画面」上の進捗情報（図１０（ａ）では未処理）と業務期日（図１０（ａ）では１１月５日）との照合を行う照合部４６と、その照合結果を登録する照合結果登録部４８とが設けられており、評価算出部４２は、難易度を数値化した基準値（ランク１，２…）と、照合結果登録部４８に登録された照合結果と、評価結果登録部４０に登録された評価結果（評価ランク：Ｅ）とに所定の演算を施して、数値化された数値化評価データを算出する。この場合、照合結果は、期日に対する進捗情報の相対評価であり、例えば、期日に間に合えばプラス評価、期日を過ぎるとマイナス評価、未処理ならばゼロ評価などを想定することができる。
また、基準値と照合結果と評価結果との間の演算方法としては、単に３つの値を乗算する方法や加算する方法、マイナス評価では引き算を加える等の種々の演算方法を適用することが可能であるため、ここでは特に説明しない。
【００３５】
なお、図１０（ｂ）に示す中間処理（意見書）の「業務期日情報評価画面」においても、上記同様のプロセスによって、上長が評価結果として「評価ランク：Ａ」を入力すると、その評価ランクに対応した数値化評価データ（Ａ＝９）が図１０（ｄ）に示すような形式で管理される。
【００３６】
このような構成によれば、業務期日情報の業務内容についての評価を数値化評価データとして管理（図１０（ｃ），（ｄ））することができるため、管理が容易になるだけで無く、客観的な評価が可能となり、その結果、評価者（上長）の主観による偏った評価が無くなり且つ統一性のある評価を行うことができる。更に、例えば半年或いは年間のサイクルで実績の積み上げを行う場合でも、数値化評価データを加算するだけで簡単且つ正確に業務実績の数値管理を行うことができる。
【００３７】
また、「業務期日情報評価画面」（図１０（ａ），（ｂ））には、担当者から上長への報告が表示（図６（ｃ），（ｄ）の報告欄２６，３０の内容が表示）されるようになっていると共に、上長から担当者へコメントを与えるためのコメント欄５０，５２が設けられている。そして、担当者へのコメントがあれば、そのコメント欄５０，５２に評価結果に至るまでの経緯や理由、今後の対応策等を記入することができる。なお、コメント欄５０，５２は、必要に応じて任意の内容を記入することができるだけで無く、例えば写真や表、資料等のサンプルデータを添付して送信することもできる。また、コメント欄５０，５２の内容は、図６（ｃ），（ｄ）の業務期日情報入力画面に反映されるようになっている。
更に、「日報情報評価画面」（図１０（ｅ））にも、担当者から上長への報告が表示（図８（ｂ）の報告欄３６の内容が表示）されるようになっていると共に、上長から担当者へコメントを与えるためのコメント欄５４が設けられている。そして、担当者へのコメントがあれば、そのコメント欄５４に評価結果に至るまでの経緯や理由、今後の対応策等を記入することができる。なお、コメント欄５４は、必要に応じて任意の内容を記入することができるだけで無く、例えば写真や表、資料等のサンプルデータを添付して送信することもできる。また、コメント欄５４の内容は、図８（ｂ）の日報情報入力画面に反映されるようになっている。
【００３８】
このような構成によれば、上長と担当者との間のコミュニケーションをリアルタイム化することができるため、業務管理の効率化を図ることが可能となる。この結果、業務内容の進捗状況を担当者に直接確認することが不要になるため、各人の業務を行いながら（例えば業務現場に居ながらにして）同時に業務内容の確認を行うことができる。
【００３９】
また、本発明のシステムを適用したネットワークは、各種業務毎の予算の集計、並びに、その業務にかかる総費用の集計をリアルタイムに行うことができるように構成されている。
本実施の形態では、その一例として、図８（ｂ）の「日報情報入力画面」や図９（ａ），（ｂ）の「日報情報一覧画面」に、それぞれ「業務原価参照」ボタン６４が表示されており、このボタン６４を押すことによって、例えば図１１（ｃ），（ｄ）に示すように、各種業務（特許出願業務、中間処理業務）の担当者毎の作業時間に対応する業務原価を算出表示することができるようになっている。
【００４０】
具体的に説明すると、業務管理システムサーバ１２には、図８（ｂ）の「日報情報入力画面」で入力された分類項目毎の作業時間を集計する集計部５６が設けられており、この集計部５６によって集計された作業時間が後述する業務原価登録部に記録され、担当者毎及び／又は業務毎に分析できるように一覧表示される（図１１（ｃ），（ｄ））。更に、業務管理システムサーバ１２（ハードディスク２０）には、各種業務の担当者毎の個人単価が初期登録された個人単価登録部５８と、担当者毎の作業時間に対応する業務原価を算出する業務原価演算部６０とが設けられている。業務原価演算部６０は、日報情報一覧画面上に一覧管理されている担当者毎の作業時間と担当者毎の個人単価とに所定の演算処理を施して、各種業務の担当者毎の業務原価を算出することができるようになっている。この場合、業務原価演算部６０の演算処理としては、例えば、担当者毎の作業時間と担当者毎の個人単価とに乗算処理を施す方法を適用することができる。
【００４１】
業務原価演算部６０によって算出された業務原価は、業務原価登録部６２に記録され、集計部５６によって集計された作業時間と共に、担当者毎及び／又は業務毎に分析できるように一覧表示される（図１１（ｃ），（ｄ））。
ここで、業務原価を参照する場合のプロセスについて説明する。業務原価を参照する参照希望者は、まず、図８（ｂ）の「日報情報入力画面」や図９（ａ），（ｂ）の「日報情報一覧画面」に表示されている「業務原価参照」ボタン６４を押す。続いて「業務原価参照画面」が表示され（図１１（ａ））、自身の社員番号を入力すると共に指紋認証を行った後、ログインボタンを押す。このとき、業務原価を参照する資格や権利のある参照希望者（アクセス権を有する者）と判断された場合のみ、「業務原価一覧画面」が表示され（図１１（ｃ），（ｄ））、そうでない場合には、アクセス権が無い旨の表示がなされる（図１１（ｂ））。これにより経営戦略上の機密事項の改竄や不正アクセスの防止が図られる。
【００４２】
このような構成によれば、業務の進捗状況に応じたリアルタイムな集計データを得ることができるため、例えば現時点において各業務毎の予算がオーバーしているのか、或いは、予算内に維持されているのかを業務の進捗状況に応じてリアルタイムに分析することが可能となる。更に、各種業務毎の予算やその業務にかかる総費用の集計も短時間に簡単且つ正確に行うことが可能となる。
【００４３】
なお、特に説明はしながったが、各クライアント端末２，４，６と業務管理システムサーバ１２との間における画像表示制御は、業務管理システムサーバ１２の表示部６６によって行われている。例えば業務管理システムサーバ１２（ハードディスク２０）の業務内容記録部３４に記録されている業務内容（業務期日情報、日報情報など）やデータ等は、表示部６６によって該当するクライアント端末２，４，６に送信されて表示される。
また、業務管理システムサーバ１２（表示部６６）には、アラーム表示部６８が設けられており、業務毎の進捗情報を常時監視しているため、例えば期日が迫っている業務を検出したとき、その業務の担当者の端末６にアラーム（画像、音声等）を表示することができる。これにより、期日の見落としや延滞といった事態を未然に防ぐことが可能となる。
【００４４】
更に、本発明のシステムを適用したネットワークは、図１２及び図１３に示すように、日々の各種業務毎の人事及び勤怠に関する情報としての就業情報をリアルタイムに分析して照合することができるように構成されている。
就業情報には、少なくとも、人事異動情報、出社時刻から退社時刻までの勤務時間情報、休憩時間情報等が含まれており（図１３（ａ），（ｂ））、これら就業情報は、例えば就業管理権を有する管理者によって、勤怠管理システムサーバ１４（ハードディスク７０）の初期登録部７２に予め登録される。
【００４５】
各種業務毎の人事及び勤怠に関する情報としての就業情報は、勤怠管理システムサーバ１４の情報入力部７４を介してハードディスク７０に登録される。例えば日々の各種業務毎の人事異動情報は人事情報登録部７６に逐次登録され（図１３（ａ））、例えば日々の各種業務毎の出社時刻から退社時刻までの勤務時間情報、休憩時間情報等は勤怠情報登録部７８に逐次登録される（図１３（ｂ））。
【００４６】
また、勤怠管理システムサーバ１４には分析照合部８０が設けられており、人事及び勤怠に関する種々の問い合わせ（就業問い合わせ）があったとき、分析照合部８０は、人事情報登録部７６及び勤怠情報登録部７８に登録された人事及び勤怠に関する情報としての就業情報に基づいて、その問い合わせに対する分析照合を行う。即ち、人事及び勤怠に関する情報としての就業問合情報と前記就業情報とを照合する。
例えば図１３（ａ）に示すように、人事情報登録部７６の登録情報に基づいて、各種の異なる業務間における人事異動情報を分析照合することによって、各種業務毎の個々の社員の異動履歴をリアルタイムに把握することができる。
また、例えば図１３（ｂ）に示すように、勤怠情報登録部７８の登録情報に基づいて、日々の業務における日報申告時間と出社時刻から退社時刻までの勤務時間との分析照合を行うことによって、日報情報入力された作業時間の妥当性（双方の時間に矛盾がないか否か）を一見して判断することができる。この場合、例えば図９（ａ），（ｂ）を閲覧している者（人事担当者、管理者など）が作業時間妥当性照合ボタン８４を押すことによって、分析照合結果が不一致であるとみなされた社員の欄に「照合不一致」と表示させることができる。
【００４７】
このように分析照合部８０により分析照合された結果は、勤怠管理システムサーバの表示部８２によって、問い合わせ元に送信されて表示される。この場合、勤怠管理システムサーバ１４にアラーム表示部８６を設け、例えば日報申告時間と勤務時間との分析照合結果が不一致となったとき（図１３（ｂ））、その旨の連絡を該当社員（ＰＡＴ２Ｇ−０１）の端末に表示するようにしても良い。
また、人事異動の前後においては、旧部署の残務処理や引継ぎ処理があると同時に、新部署での業務期日情報や日報情報の入力が必要となるが、この場合、分析照合部８０は、人事情報登録部７６に記録されたデータ（異動前後１週間、双方の所属からアクセス可）に基づいて、該当担当者の端末に制御信号を送信し、新旧の業務を同時に行うことができるようにしている。
【００４８】
また、本発明のシステムを適用したネットワークは、日々の各種業務毎の会議に関する情報を日々の業務における日報報告時間に反映させることができるように構成されている。
会議に関する情報には、少なくとも、会議の出席者、会議名、時間、日時、場所が含まれており（図１４（ｂ））、これら会議に関する情報は、例えば事務管理権を有する管理者によって、会議管理システムサーバ１６（ハードディスク８８）の初期登録部９０に予め登録される（図１４（ａ））。
【００４９】
日々の各種業務毎の会議に関する情報は、会議管理システムサーバ１６の情報入力部９２を介して、ハードディスク８８の会議情報登録部９４に逐次登録される。また、会議管理システムサーバ１６には照合部９６が設けられており、会議に関する種々の問い合わせがあったときに、照合部９６は、会議情報登録部９４に登録された会議に関する情報に基づいて、その問い合わせに対する照合を行うようになっている。例えば担当者（社員番号：ＰＡＴ１Ｇ−０１）が日報報告を作成中である場合、図８（ｂ）の「日報情報入力画面」の形態の欄において、「打合せ有」と入力すると、照合部９６は、その担当者が出席した会議名と日時から会議時間を特定し、その時間を作業時間に反映させる。
【００５０】
従って、日報情報入力時に「打合せ有」と入力するだけで、その日に行なった会議時間を作業時間に自動的に反映させることができる。図１４（ｂ）に示すように、会議情報登録部９４には、会議名、時間、日時、場所などが担当者毎に登録されているため、日報入力の際、会議に出席した者は「打合せ有」と入力すれば、その日報入力時の会議名と日時が特定され、会議時間を日報情報に反映させることができる。これに対して、会議を欠席した者は、図８（ｂ）の「日報情報入力画面」の形態の欄において、「打合せ無」と入力すれば良い。
【００５１】
また、会議時間を日報入力に反映させる方法としては、会議主催者が一括して入力させるようにしても良い。この場合、会議主催者が照合部９６にアクセスして、会議名を入力すると、照合部９６が会議名から出席者と時間とを照合し、その照合結果を各出席者の日報情報に反映させるようにする。
なお、ハードディスク８８の各登録部９０，９４と各端末との間の画像表示制御は、会議管理システムサーバ１６の表示部９８を介して行われることは言うまでもない。
このような構成によれば、会議に関する情報の時間的な整合性をとることが可能となり、日報報告の統制をとることが可能となる。また、会議時間や日時等が一括管理されているため、異なる部署同士の会議であっても、相互に連絡を取り合うという煩雑な手続きが不要となり、簡単且つ短時間に会議に関する情報を入手することができる。
【００５２】
【発明の効果】
本発明によれば、会議に関する種々の問い合わせがあったときに、会議情報登録手段に登録された会議に関する情報に基づいて、その問い合わせに対する照合を行うようにしたことによって、各種の会議に関する情報を各種業務毎の業務に関する情報に反映させることが可能な会議管理システムを実現することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】（ａ）は、本発明の一実施の形態に係るシステム構成例を示す図、（ｂ）は、業務管理システムサーバの構成を示す図。
【図２】（ａ）は、認証サーバの認証画面、（ｂ）は、メニューサーバの総合メニュー画面、（ｃ）は、業務管理システムサーバの業務管理メニュー画面、（ｄ）〜（ｈ）は、それぞれ図２（ｃ）の業務管理メニューとリンクした画面表示例。
【図３】（ａ）〜（ｃ）は、初期登録を行う際の画面表示例。
【図４】（ａ）〜（ｃ）は、業務評価を行う際の画面表示例。
【図５】（ａ）〜（ｃ）は、各種業務毎の全体計画表の画面表示例。
【図６】（ａ）〜（ｄ）は、業務期日情報入力の際の画面表示例。
【図７】（ａ），（ｂ）は、業務期日情報の一覧画面表示例。
【図８】（ａ），（ｂ）は、日報情報入力の際の画面表示例。
【図９】（ａ），（ｂ）は、日報情報の一覧画面表示例。
【図１０】（ａ）〜（ｄ）は、業務期日情報評価の際の画面表示例、（ｅ）は、日報情報評価の際の画面表示例。
【図１１】（ａ）〜（ｄ）は、業務原価参照の際の画面表示例。
【図１２】勤怠管理システムサーバの構成を示す図。
【図１３】（ａ）は、勤怠管理システムサーバの人事情報登録部の構成例、（ｂ）は、勤怠管理システムサーバの勤怠情報登録部の構成例。
【図１４】（ａ）は、会議管理システムサーバの構成を示す図、（ｂ）は、会議管理システムサーバの会議情報登録部の構成例。
【符号の説明】
９４ 会議情報登録部
９６ 照合部
９８ 表示部

Claims (3)

1. 各種の会議に関する情報を管理する会議管理システムであって、
   会議に関する情報を登録する会議情報登録手段と、
   会議に関する種々の問い合わせがあったときに、前記会議情報登録手段に登録された会議に関する情報に基づいて、その問い合わせに対する照合を行う照合手段と、
   前記照合手段により照合された結果を表示する表示手段と、を備えていることを特徴とする会議管理システム。
2. 前記照合手段は、前記会議情報登録手段に登録された会議に関する情報を、日々の業務における日報申告時間情報に反映させることが可能であることを特徴とする請求項１に記載の会議管理システム。
3. 前記会議に関する情報には、少なくとも、会議の出席者、会議名、時間、日時、場所が含まれていることを特徴とする請求項１又は２に記載の会議管理システム。

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