JP2003298750A - 非同期会議システム、非同期会議方法およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 会議参加者や関係者への負担が小さく、非同
期にて会議へ参加したり運営したりすることができるシ
ステムを提供する。 【解決手段】 開催する会議に関する会議用資料データ
を受信して登録する会議用資料データ登録手段と、その
会議への出席を依頼する参加者名データを受信し、当該
参加者に会議への参加要請を送信する参加要請送信手段
と、参加要請および会議用資料データを受信した会議参
加者からの質問意見データを受信して登録する質問意見
データ登録手段と、登録された質問意見データを質問意
見毎に編集して一覧および呼び出し可能な編集データと
する編集手段と、前記質問意見データ登録手段へ登録さ
れた質問意見データに基づいて議事録を作成する議事録
作成手段とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明が属する技術分野】本発明は、通信情報技術を利
用した会議システムであって、非同期の会議形態を運用
できる情報処理技術に関する。

【０００２】

【先行技術】情報、通信技術の進歩により、コミュニケ
ーション手法の種類は増えた。代表的には、電話、電子
メール、テレビ会議システムがある。これらの技術を用
いることにより、ある事柄について議論したり、伝達し
たり、利害関係や責任などを調整したりする場合につい
て、以下、簡単に言及する。電話の場合は、二者あるい
は複数者が同時に議論することができ、言葉のニュアン
スも伝わりやすいという利点がある。テレビ会議システ
ムの場合も、二者あるいは複数者が同時に議論すること
ができ、言葉のニュアンスも伝わりやすいという利点が
ある。電子メールは、議論へ参加する全員に対する非同
期性が要求されない、すなわち同じ時刻から議論をスタ
ートさせなくても済むということが最大の利点である。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】電話の場合には、基本
的には二者の会話であり、複数の人間が同じ話題を議論
するのは難しい。テレビ会議システムでは、電話の欠点
を補うことができるが、同期が必要、すなわち同じ時刻
から議論をスタートさせなくてはならない。電子メール
では、基本的にテキストベースなので表情や声のトーン
が無いため、言葉のニュアンスが伝わりにくい。それを
補うためテキストデータが膨大になる場合もあるが、そ
の場合には入力が負担になるだけでなく、読み手にも負
担になる。会議主催者（プレゼンテーター）が言葉のニ
ュアンスを伝えるために音声および画像データを添付し
たりすることも可能である。しかし、そのプレゼンテー
ションに対して、音声や画像データにて反論、質問する
ということをサポートした会議システムは提供されてい
なかった。以上の事項をまとめると、同期性が要求され
ない電子メールの利点と、表情や声のトーンといった言
葉のニュアンスが伝わりやすい電話やテレビ会議システ
ムの利点とを併せ持つ会議システムが望まれているが、
現状ではそのニーズに合致したものは提供されていなか
った。

【０００４】さて、会議の議事録は、関係者へ配布され
たり、場合によってはその議事録を基に別の会議が必要
となったりする。その議事録配布および議事録配布に基
づく別会議の企画を円滑に実行するには、議事録配布が
関係者へ素早く行われなければならない。また、議事録
のみでは不十分で、決定事項などに関して決定の過程が
知りたいような関係者もいる場合がある。そのような関
係者が、会議参加者を捕まえて質問する、といったこと
はよく行われるが、会議参加者には負担である。会議参
加者がつかまらない場合には、その後の手続きが滞った
り、当該関係者や他の会議参加者にも負担が掛かる。

【０００５】そこで、本発明が解決しようとする課題
は、会議参加者や関係者への負担が小さく、非同期にて
会議を運営可能な技術を提供することにある。ここで、
請求項１から請求項５に記載の発明の目的は、会議参加
者や関係者への負担が小さく、非同期にて会議へ参加し
たり運営したりすることができるシステムを提供するこ
とにある。また、請求項６から請求項９に記載の発明の
目的は、会議参加者や関係者への負担が小さく、非同期
にて会議へ参加したり運営したりすることができる方法
を提供することにある。さらに、請求項１０から請求項
１３に記載の発明の目的は、会議参加者や関係者への負
担が小さく、非同期にて会議へ参加したり運営したりす
ることをコンピュータに実行させるためのコンピュータ
プログラムを提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記した課題
を解決するため、双方向通信技術を用いてインタラクテ
ィブ性を確保した通信システム技術およびコンピュータ
による情報処理技術を用いる。

【０００７】（請求項１）請求項１記載の発明は、会議
を参加者が非同期で行える環境を提供するシステムであ
って、開催する会議に関する会議用資料データを受信し
て登録する会議用資料データ登録手段と、その会議への
出席を依頼する参加者名データを受信し、当該参加者に
会議への参加要請を送信する参加要請送信手段と、参加
要請および会議用資料データを受信した会議参加者から
の質問意見データを受信して登録する質問意見データ登
録手段と、登録された質問意見データを質問意見毎に編
集して一覧および呼び出し可能な編集データとする編集
手段と、質問意見データ登録手段へ登録された質問意見
データに基づいて議事録を作成する議事録作成手段とを
備えた非同期会議システムに係る。

【０００８】（用語説明）「会議用資料データ」とは、
会議の進行の核となる資料を電子化したデータである。
テキスト、図面、画像などの組合せからなる書面データ
の他、プレゼンテーターによる口頭説明を録画した音声
および動画データを含んでもよい。音声および動画デー
タを含むことにより、電話などでは伝えにくい表情や視
覚を含めたニュアンスの伝達が可能となる。音声および
動画データを含むことを可能とするためには、会議用資
料データを登録する会議参加者（プレゼンテーターを含
む）が使用する端末装置に、デジタルビデオカメラ、お
よびデジタルビデオカメラにて取り込んだ音声および動
画データを本システムへ送信することが可能なソフトウ
エアが備えられていることが前提となる。「参加者名デ
ータ」とは、参加者の電子メールアドレスである場合の
ほか、参加可能なメンバーのデータベース（例えば社員
全員のメールアドレスを記録しているデータベース）が
システム側に用意されている場合には、メンバーの氏名
だけという場合もある。「参加要請送信手段」は、会議
を特定するためのデータとともに会議への参加を要請す
るデータを送信するものであるが、会議を特定するため
のデータとして会議用資料データを送信してもよい。
「質問意見データ」とは、会議用資料データに関する質
問、会議用資料データに関する意見、質問に対する回答
としての意見、ある意見に対する質問などを、電子デー
タとしたものである。テキストデータや添付資料のほ
か、請求項４にて特定するように、音声および動画デー
タを含んでもよいし、音声および動画データのみであっ
てもよい。「編集データ」とは、質問意見データを、何
に対する質問データなのか、意見データなのか、など、
位置関係や時系列が把握できるように視覚的にまとめら
れて編集されたデータである。例えば、編集データによ
って質問データや意見データに整理番号を付与すること
によって行う。「一覧および呼び出し可能な」における
「一覧」とは、出力画面における一画面での表示を意味
せず、水平又は垂直方向へのスクロールをして表示可能
である場合や、特定のひとまとまりを別ページとして表
示する場合などを含む。また、「呼び出し」とは、例え
ば、編集データに表されたその整理番号が画面上でクリ
ック可能なボタンとして提供され、質問データや意見デ
ータの詳細データとのリンクが構築されていることによ
って呼び出すことが可能である、といった編集法によっ
て達成する。

【０００９】（作用）開催する会議に関する会議用資料
データを受信して会議用資料データ登録手段へ登録す
る。次に、会議の主催者などからその会議への出席を依
頼する参加者名データを受信し、参加要請送信手段が当
該参加者に会議への参加要請を送信する。参加要請を受
信した会議参加者は、会議用資料データを受信し、その
会議用資料データなどに対して質問や意見がある場合に
は、質問意見データを送信する。質問意見データ登録手
段は、その質問意見データを受信して登録する。登録さ
れた質問意見データは、編集手段によって質問意見毎に
編集され、一覧および呼び出し可能な編集データとな
る。この編集データを用いれば、会議参加者は、会議全
体の進行と無関係に質問や意見を述べる機会を得ること
ができる。また、会議参加者が一同に会しなくても議
論、質問、返答などが行えることとなる。その後または
随時、質問意見データ登録手段へ登録された質問意見デ
ータに基づいて、議事録作成手段が議事録を作成する。
会議参加者は、この議事録を利用すれば、会議の進行や
議論の内容をチェックしたり、新たな質問や意見を述べ
るきっかけを得ることができる。

【００１０】（請求項２）請求項２記載の発明は、請求
項１記載の非同期会議システムを限定したものであり、
質問意見データ登録手段は、会議用資料データまたは他
の質問意見データにおけるチェックポイントをポイント
データとして登録可能とし、編集手段は、そのポイント
データに基づいて編集データを編集することとした非同
期会議システムに係る。

【００１１】（用語説明）「ポイントデータ」とは、チ
ェックポイントを特定するためのデータ、例えば会議用
資料のページ番号や動画データにおける再生開始からの
時間などのデータを含む。

【００１２】（作用）会議参加者は、会議用資料データ
を閲覧したり、他の質問意見データを閲覧し、自らが質
問意見データを登録する際には、チェックポイントも同
時に登録する。すると、編集手段は、そのポイントデー
タに基づいて編集データを編集する。このため、編集デ
ータがリアルな時間とは無関係に編集できるとともに、
会議参加者が質問データ、意見データを整理しやすくな
る。

【００１３】（請求項３）請求項３記載の発明は、請求
項１または請求項２のいずれかに記載の非同期会議シス
テムを限定したものであり、予め用意された複数の会議
形態の中から形態を選択させる形態選択提供手段を備
え、その形態選択提供手段による選択された形態は、会
議用資料データ登録手段へ登録することとした非同期会
議システムに係る。

【００１４】（用語説明）「会議形態」とは、伝達型、
調整型、決定型、創造型、などがある。会議形態が登録
されることで、会議参加者や会議へ招集された者に対し
て会議形態を表示することによって心構えを伝えること
ができたり、編集手段が会議形態に基づいて編集法を合
理化するなどといった活用がありえる。「伝達型」と
は、既に決定している事項を会議参加者へ伝達したいよ
うな場合、特定の事柄についての意見募集の告知を行い
たい場合などである。例えば、前月の営業成績の報告お
よび営業部長からの今月目標の説明、新人歓迎会の趣旨
説明とその二次会会場や企画の募集などである。「調整
型」とは、対立する権利関係を調整するために意見を募
集したり、二者択一を迫られた事案について検討したり
する場合などが含まれる。「決定型」とは、目標が定ま
っているものの方法論が定まっていないような事案につ
いて検討する場合などが含まれる。「創造型」とは、漠
然としたテーマのみが設定されており、ブレーンストー
ミングを行うような場合、例えば新商品の開発方法につ
いて検討する場合などが含まれる。

【００１５】（作用）会議の主催者に対して、形態選択
提供手段が予め用意された複数の会議形態の中から形態
を選択させる。選択された形態は、会議用資料データ登
録手段へ登録され、編集手段などに用いられる。

【００１６】（請求項４）請求項４記載の発明は、請求
項２または請求項３のいずれかに記載の非同期会議シス
テムを限定したものであり、質問意見データは、音声お
よび動画データを含むことを可能とし、且つポイントデ
ータの登録も可能とした非同期会議システムに係る。質
問意見データについて音声および動画データを含むこと
を可能とするためには、質問意見データを登録する会議
参加者が使用する端末装置に、デジタルビデオカメラ、
およびデジタルビデオカメラにて取り込んだ音声および
動画データを本システムへ送信することが可能なソフト
ウエアが備えられていることが前提となる。

【００１７】（作用）質問意見データに音声および動画
データを含むことを可能としたので、質問意見データに
おけるニュアンスを視覚的に伝えることも可能となり、
議論を深めるのに役立つ。これによって、他の参加者に
よるプレゼンテーションに対して音声や画像データにて
反論、質問するということをサポートしている。また、
ポイントデータの登録も可能としたので、編集や議事録
の作成が合理的で使いやすいものとなる。

【００１８】（請求項５）請求項５記載の発明は、請求
項１から請求項４のいずれかに記載の非同期会議システ
ムを限定したものであり、編集データおよび議事録につ
いての閲覧希望を受け付ける閲覧希望受信手段と、その
閲覧希望につき、閲覧の許否を決定する閲覧許否決定手
段とを備えた非同期会議システムに係る。

【００１９】（用語説明）「閲覧希望」は、例えば、あ
る会社の社員といった組織のメンバーであれば送信する
ことができることとする。更に具体的には、社員番号と
パスワードの入力を要求し、社員番号とパスワードの入
力が誤っている場合には、エラーを表示し、再入力を促
す。端末が強制終了することによって不正使用を防止す
る。社員番号とパスワードの入力が確認されたら、閲覧
許否が決定される。「閲覧許否決定手段」とは、閲覧を
許諾するメンバーを予めリスト化して記憶しておき、そ
のリストに掲載されているか否かで許否を決定する手
段、閲覧許否の判断をする判断者に係る端末装置へ閲覧
希望を送信して決定を待つ手段、および前二手段を組み
合わせた手段などがある。また、議事録の閲覧を許可す
るが編集データの閲覧は許諾しない、といった判断もあ
り得る。

【００２０】（作用）編集データおよび議事録について
の閲覧希望を、閲覧希望受信手段が受け付ける。そし
て、その閲覧希望につき、閲覧許否決定手段が閲覧の許
否を決定する。これらの手段を備えることにより、会議
参加者ではないが議事録や編集データを閲覧したいとい
う関係者には、閲覧許否決定手段が許可すれば閲覧する
ことができる。すると、当該関係者が会議参加者をつか
まえて会議の経過を聞き出す、といった負担を軽減する
ことができる。

【００２１】請求項６記載の発明は、開催する会議に関
する会議用資料データを受信して登録する会議用資料デ
ータ登録手順と、その会議への出席を依頼する参加者名
データを受信し、当該参加者に会議への参加要請を送信
する参加要請送信手順と、参加要請および会議用資料デ
ータを受信した会議参加者からの質問意見データを受信
して登録する質問意見データ登録手順と、登録された質
問意見データを質問意見毎に編集して一覧および呼び出
し可能な編集データとする編集手順と、前記質問意見デ
ータ登録手段へ登録された質問意見データに基づいて議
事録を作成する議事録作成手順とを備えることによっ
て、会議参加者が非同期で会議を行える環境を提供する
非同期会議方法に係る。

【００２２】請求項７記載の発明は、請求項６記載の非
同期会議方法を限定したものであり、質問意見データ登
録手順においては、会議用資料データまたは他の質問意
見データにおけるチェックポイントをポイントデータと
して登録可能とし、編集手順においては、そのポイント
データに基づいて編集データを編集することとした非同
期会議方法に係る。ここにいう「質問意見データ」は、
会議用資料データと同様、音声および動画データを含ん
でもよく、且つポイントデータの登録も可能である。

【００２３】請求項８記載の発明は、請求項６または請
求項７のいずれかに記載の非同期会議方法を限定したも
のであり、予め用意された複数の会議形態の中から形態
を選択させる形態選択提供手順と、その形態選択提供手
順に基づいて選択された形態を、登録する形態登録手順
とを備えた非同期会議方法に係る。

【００２４】請求項９記載の発明は、請求項６から請求
項８のいずれかに記載の非同期会議方法を限定したもの
であり、編集データおよび議事録についての閲覧希望を
受け付ける閲覧希望受信手順と、その閲覧希望につき、
閲覧の許否を決定する閲覧許否決定手順とを備えた請求
項６から請求項８のいずれかに記載の非同期会議方法に
係る。

【００２５】請求項１０記載の発明は、コンピュータに
対し、会議参加者が非同期で会議を行うためのプログラ
ムに係る。そのプログラムは、開催する会議に関する会
議用資料データを受信して登録する会議用資料データ登
録手順と、その会議への出席を依頼する参加者名データ
を受信し、当該参加者に会議への参加要請を送信する参
加要請送信手順と、参加要請および会議用資料データを
受信した会議参加者からの質問意見データを受信して登
録する質問意見データ登録手順と、登録された質問意見
データを質問意見毎に編集して一覧および呼び出し可能
な編集データとする編集手順と、前記質問意見データ登
録手段へ登録された質問意見データに基づいて議事録を
作成する議事録作成手順とを備えたコンピュータプログ
ラムである。

【００２６】上記プログラムを、記録媒体へ記憶させて
提供することもできる。ここで、「記録媒体」とは、そ
れ自身では空間を占有し得ないプログラムを担持するこ
とができる媒体であり、例えば、フレキシブルディス
ク、ハードディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ（光磁気ディ
スク）、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＰＤなどである。また、これ
らの発明に係るプログラムを格納したコンピュータか
ら、通信回線を通じて他のコンピュータへ伝送すること
も可能である。なお、汎用的なサーバ装置に対して、上
記のような各手段を達成可能であるようなプログラムを
プリインストール、あるいはダウンロードすることで、
請求項１に係るシステムサーバを形成することが可能で
ある。

【００２７】請求項１１記載の発明は、請求項１０記載
のコンピュータプログラムを限定したものであり、質問
意見データ登録手順においては、会議用資料データまた
は他の質問意見データにおけるチェックポイントをポイ
ントデータとして登録可能とし、編集手順においては、
そのポイントデータに基づいて編集データを編集するこ
ととしたコンピュータプログラムに係る。

【００２８】請求項１２記載の発明は、請求項１０また
は請求項１１のいずれかに記載のコンピュータプログラ
ムを限定したものであり、予め用意された複数の会議形
態の中から形態を選択させる形態選択提供手順と、その
形態選択提供手順に基づいて選択された形態を、登録す
る形態登録手順とを備えたコンピュータプログラムに係
る。

【００２９】（請求項１３）請求項１３記載の発明は、
請求項１０から請求項１２のいずれかに記載のコンピュ
ータプログラムを限定したものであり、編集データおよ
び議事録についての閲覧希望を受け付ける閲覧希望受信
手順と、その閲覧希望につき、閲覧の許否を決定する閲
覧許否決定手順とを備えたコンピュータプログラムに係
る。

【００３０】

【発明の実施の形態】以下、本発明を実施の形態及び図
面に基づいて、非同期会議システム（以下、「本システ
ム」と略記する場合あり）を更に詳しく説明する。ここ
で使用する図面は、図１乃至図１５である。図１は会議
全体の流れを示すフローチャートであり、図２および図
３はシステム概要を示す図であり、図４は画面推移を示
す図であり、図５ないし図１５は画面に現れる構成を示
した図である。

【００３１】（図１）図１に示すフローチャートに基づ
いて、本システムの流れについて説明する。まず、会議
を招集するには、ログイン後の会議登録画面において、
会議名、会議目的、メンバー登録、実施期間等の入力を
行うとともに、会議資料データ（例えば、プレゼン資
料）を登録する。出席定足数を満たしているかが判断さ
れ、満たしていなければ、会議を中止するか否かを決定
する。中止しないのであれば、会議メンバーに関するメ
ンバリングを再検討し、会議の招集を再度行う。さて、
出席定足数を満たしている場合には、音声・動画データ
を登録して本システムへ送信する。本システムから音声
・動画データや会議資料データなどを受信した会議参加
者は、それらデータを閲覧しながら質問したり、意見を
述べたりする。すなわち、質問や意見を入力して本シス
テムへ登録するのである。その際には、音声・動画デー
タを伴わせることも可能であるとともに、オプションア
プリケーションを活用することもできる。

【００３２】質問に対しては、それを閲覧した別の会議
参加者が回答や意見を述べる。これもまた、回答や意見
を本システムへ登録するのである。その際にも音声・動
画データを伴わせることも可能であるとともに、オプシ
ョンアプリケーションを活用することもできる。質問や
回答が繰り返された後、会議リーダー（例えば、会議を
招集した者）が判断して会議を終了に導く。すると、本
システムは、登録された質問、回答、意見などから議事
録を生成する。以上のような全ての段階においても、会
議参加者は、同じ時刻に同じ場所へ会することなく、す
なわち非同期で会議を進行させることができる。また、
プレゼン資料に関して音声・画像データが存在するだけ
でなく、質問、回答、意見を登録するにおいても音声・
動画データを伴わせることも可能であるため、言葉のニ
ュアンスを視覚や音声にて補うことができる。

【００３３】（図２）図２は、本システムの概要を示す
ものであり、大きく三つに分けている。すなわち、会議
を企画招集する者が使用する「会議作成、プレゼン登
録」のためのシステム、会議へ招集されて参加する者が
使用する「会議参加」のためのシステム、そして、前二
者を仲介する「非同期会議サーバ」である。「会議作
成、プレゼン登録」のシステムは、会議の企画案をもと
に、プレゼン素材のデータベースからプレゼン資料を編
集ソフトにて編集し、ネット接続機能を介して、非同期
会議サーバへ接続する。「会議参加」のシステムは、質
問、意見などを端末装置に接続されたカメラから映像を
取り込み、ネット接続機能を介して、非同期会議サーバ
へ接続する。なお、カメラから映像を取り込んでネット
接続機能を介して非同期会議サーバへ接続するという機
能は、「会議作成、プレゼン登録」のシステムにも備え
ることができるが、図示を省略している。

【００３４】「非同期会議サーバ」は、会議作成プレゼ
ン登録システムや会議参加システムから送信されてくる
データを、ｗｗｗサーバ、会議システムエンジンを介し
て、会議データベース（図中「会議ＤＢ」と略記）や映
像データベース（図中「映像ＤＢ」と略記）へ登録され
る。また、会社内のメールアドレスなどを登録したメン
バーデータベース（図中「メンバーＤＢ」と略記）およ
び社員管理ソフトを介して、会議の招集や、資料データ
の自動送信なども、会議システムエンジンが行う。「会
議参加」のシステムにおいて、会議資料データに伴う動
画を再生したい場合には、ネット接続機能に付加されて
いる動画再生ソフトを用いて行う。なお、この機能も
「会議作成、プレゼン登録」のシステムにも備えること
ができるが、図示を省略している。

【００３５】（図３）続いて、図１および図２とは異な
った視点から本システムの概要を示した図３を用いて説
明する。この図においては、会議主催者が会議招集のた
め、参加依頼者リストを非同期会議システムへ送信す
る。すると、非同期会議システムにおける参加可能メン
バー（社員名簿）のデータベースを用いて、参加要請の
旨を参加要請送信手段が送信する。一方で、その会議に
使用する会議用資料データを受信して会議用資料データ
登録手段へ登録する。この会議用資料データには、音
声、動画データを含むことができる。なお、このとき、
参加要請送信手段が、会議用資料データを同時に送信す
ることとしてもよいが、一般的には参加を表明すること
を条件に正式に会議参加者となり、その後自動送信され
るか、自らアクセスして取りに行く。

【００３６】さて、会議用資料データを受信してチェッ
クした会議参加者は、質問データ(1)を送信し、その質
問データ(1)は質問意見データ登録手段へ登録される。
このとき、何についての質問であるか、チェックポイン
ト(a)をその質問データ(1)に含むようにする。質問デー
タ(1)はテキストデータや文書データでもよいが、それ
らに音声および動画データを含むことができるし、音声
および動画データのみであってもよい。その質問データ
(1)を受信した会議主催者は、意見データ(1)を質問意見
データ登録手段へ登録する。図示の都合上、質問データ
(1)に対する回答としての意見データ(1)は会議主催者が
登録したとして説明しているが、実際には、他の会議参
加者が意見や回答を登録してもよい。また、意見データ
(2)が会議参加者から登録されたとする。ここにおいて
も、何についての質問であるか、その質問データ(2)に
はチェックポイント(b)を含むようにする。そして、そ
の質問データ(2)に対して、会議主催者が意見データ(3)
を登録したとする。このようにして、会議用資料データ
に基づいた議論が展開され、それらは質問意見データ登
録手段へ登録されていく。

【００３７】登録された質問意見データについては、編
集手段が質問意見毎に編集して一覧および呼び出し可能
な編集データとしている。編集手段は、必要に応じて、
会議用資料データ登録手段へ登録されているプレゼン資
料なども呼び出して編集する。編集データ作成の際に
は、チェックポイント(a),(b)が活用されている。ま
た、議事録作成手段が編集データを用いることによっ
て、議事録も作成される。

【００３８】（図４）図４は、画面の推移を一覧表示し
たものである。

【００３９】（図５）図５では、メインメニューの画面
を示している。メインメニューでは、社員番号とパスワ
ードの入力を要求している。これは、不正使用を防止す
るためである。社員番号とパスワードの入力が誤ってい
る場合には、エラーを表示し、再入力を促す。入力を三
回誤るとアプリケーションそのものが起動しなくなるこ
とによって、不正使用を防止する。社員番号とパスワー
ドの入力が確認され、「ＯＫ」ボタンをクリックした
ら、一覧画面へと展開する。

【００４０】（図６）図６は、会議状況の一覧画面が表
示されたものであり、登録されている会議が一覧表示さ
れる。「状況」とは、現在進行中なのか（図中「進」の
文字にて略記）、終了した会議なのか（図中「済」の文
字にて略記）を区別する。「会議番号」とは、会議を整
理し、特定するための番号であり、本システムが自動的
に付与することとしている。「会議名」とは、会議の主
催者が命名する会議の名称である。「開催期」とは、会
議の開催予定期間または開催されていた期間のことであ
る。「会議型」とは、会議の種類を特定するものであ
る。具体的には、創造型、伝達型、調整型、決定型など
に分類する。「主催者」とは、会議の主催者をいう。最
左にある「○」にカーソルを当ててクリックすれば、そ
の会議を特定できる。特定した会議について、下欄の
「変更」、「中止」、「編集」、「議事録」または「終
了」を選ぶことができる。まだ表示されていない会議を
本システムへ登録するには、「新規登録」を選択する。
「済」となっている会議を選択して「議事録」をクリッ
クすると、当該会議の議事録が選択できる。

【００４１】（図７）図７に示すのは、プレゼンテーシ
ョン登録の出力画面である。プレゼンテーション登録の
画面は、書類ベースの資料（プレゼン資料）と、プレゼ
ンテーターの姿を捉えるビデオカメラが取り込む動画デ
ータとを表示する。プレゼン資料は、本システムが利用
可能なファイルであれば、「利用ファイル」の表示右の
プルダウンメニューから選択すればよい。なお、この画
面でプレゼンテーション書類を登録するプレゼンテータ
ーが「会議主催者」となるとは限らない。動画データ
は、ビデオカメラから捉えられた映像が画面上に再生さ
れるので、プレゼンテーターが画面を見ながら、画面上
に用意された「録画」、「一時停止」（画面では「一時
停」と略されている）、および「停止」のボタンをカー
ソルにて操作する。書類ベースの資料についても、マウ
スポインタで操作しながら録画をすれば、再生時に当該
プレゼン資料の操作場面と同期して再生されるように記
録されていく。以上の操作でよければ、プレゼンテータ
ーによって「登録」のボタンが押される。そうすると、
プレゼン資料と動画とが記録されるとともに、会議招集
画面へ展開する。なお、やり直す場合などには、「キャ
ンセル」を、前の画面へ戻る場合には「戻る」を、メニ
ュー選択を行う場合には「メニュー」のボタンを押す。
この画面で登録されたプレゼン資料および画像データ
は、会議参加者が自由に閲覧、再生することができる。
再生画面にて詳述する。

【００４２】（図８）図８に示すのは、会議招集を行う
場合の画面出力である。この会議招集画面は、会議番号
および会議名（件名）にて会議を特定し、主催者の氏名
（例えば、プレゼンテーション登録の画面におけるプレ
ゼンテーター）、会議型、開催期間、出席依頼者（画面
上では「出席依」と略記している）、会議の要、コメン
トを入力し、右上の送信ボタンを押す。すると、出席依
頼者として入力された者へ会議参加の依頼が電子メール
にて送信される。会議型とは、伝達型、調整型、決定
型、創造型、などがある。ここで会議形態が登録される
ことで、会議参加者や会議へ招集された者に対して表示
することができる。

【００４３】（図９）図９に示すのは、会議変更を行
い、それを告知する場合の画面出力である。会議変更画
面は、会議番号、会議名（件名）、主催者以外の項目に
関する変更点を登録するための画面である。変更点に関
しては、「会議の変更点」における入力欄へ入力し、右
上の送信ボタンを押す。すると、出席依頼者として入力
された者へ「会議の変更点」が電子メールにて送信され
る。

【００４４】（図１０）図１０に示すのは、会議中止を
行い、それを告知する場合の画面出力である。会議中止
画面は、会議番号、会議名（件名）、主催者を入力して
特定し、会議を中止する連絡を回すための画面である。
「中止理由」を入力し、右上の送信ボタンを押す。する
と、会議参加者を自動生成し、それらの者へ「中止理
由」が電子メールにて送信される。

【００４５】（図１１）図１１は、プレゼンテーターに
よる会議用資料データの説明や、他の参加者による質問
または意見を再生する場合の出力画面を示している。動
画データが付属している場合には、「再生」のボタンを
クリックすると動画データやそれに伴う音声データなど
が再生される。「戻り」のボタンは動画データの巻き戻
し、「早送り」のボタンは動画データを早送りし、「停
止」のボタンは再生を停止する。会議用資料データにつ
いての動画データであれば、動画データと同期して会議
用資料データも表示されたり、スクロールされたりす
る。画面の左中央付近には「チェック」ボタンが用意さ
れている。このチェックボタンは、質問や意見が記録さ
れているチェックポイントの場面まで瞬時に移動し、再
生される。画面下部には、「質問・意見」ボタンが用意
されている。このボタンを押すと、「質問・意見画面」
へ飛ぶこととなる。なお、中央下部付近には、二種類の
オプションアプリケーションの起動ボタンも用意されて
いる。再生の画面では、当然の予備知識としてプレゼン
テーターが説明している事項が存在する場合がある。そ
ういった予備知識を仕入れたり、予備知識について詳し
い人が誰であるかを捜したりするアプリケーションの起
動が、即時行えるようになっている。

【００４６】（図１２）図１２は、質問・意見を登録す
る出力画面である。すなわち、質問・意見の画面では、
会議用資料データと、質問・意見者の姿を捉えるビデオ
カメラが取り込む動画データとを表示する。動画データ
は、ビデオカメラから捉えられた映像が画面上に再生さ
れるので、質問・意見者は、これから行うのが質問であ
るのか意見であるのかを選択し、画面を見ながら、画面
上に用意された「録画」、「一時停止」（画面では「一
時停」と略されている）、および「停止」のボタンをカ
ーソルにて操作する。書類ベースの資料についても、マ
ウスポインタで操作しながら録画をすれば、再生時に当
該資料の操作場面と同期して再生されるように記録され
ていく。なお、質問または意見データには、ポイントデ
ータが自動的に含まれて登録される。「ポイントデー
タ」とは、チェックポイントを特定するためのデータ、
例えば会議用資料のページ番号や動画データにおける再
生開始からの時間などのデータを含む。これによって、
編集データの作成が容易となったり、当該質問または意
見データの位置づけが他の会議参加者にも明確になる。

【００４７】（図１３）図１３は、対象となる会議の進
行状況を視覚的に一覧表示した編集データが出力された
ものである。図中では、左上に「プレゼン」が位置し、
その右隣には「Ｑ１」とあり、最初の質問がなされたこ
とを意味する。そして、その質問（Ｑ１）に対する回答
たる「意見」が「１」として表され、続いて「２」、
「３」という意見が出されたことは、縦方向にそれらを
並べるという編集を行っている。意見「３」に対しては
質問「Ｑ２」が出され、その質問「Ｑ２」に対しては意
見「４」が出されている。続いて意見「５」が続いてい
る。プレゼンテーションの進行に対して縦下方向が時間
経過を表しており、プレゼンテーションがある程度進ん
だ箇所において質問「Ｑ３」が出されている。その質問
「Ｑ３」に対しては意見「６」が出されている。そし
て、続いて意見「７」が続いている。更にプレゼンテー
ションが進んだ後に、意見「８」が出され、続いて意見
「９」が出されている。上述した質問や意見を示す数字
のボタンをクリックすると、それに応じた再生画面が展
開する。なお、「まとめ」のボタンをクリックすると、
次の「まとめ画面」が展開する。

【００４８】（図１４）図１４は、まとめ画面の出力を
示したものである。まとめの画面では、編集の画面から
展開した場合には会議番号、出席者などの書誌的事項は
自動生成され、会議の要、会議の内容を入力するように
促される。また、添付資料がある場合には、プルダウン
メニューを用いて添付資料を特定する。右下にある「登
録」のボタンをクリックすると、議事録が生成され、一
覧画面の議事録機能と連動する。「終了」のボタンをク
リックするとシステムが終了する。

【００４９】図１５は、議事録の画面の出力を示した図
である。議事録の画面では、まとめの画面から展開し、
会議番号、出席者などの書誌的事項の他、まとめ画面で
入力された会議の要、会議の内容が自動表示される。会
議の要、会議の内容について加筆訂正は行える。「添付
資料」のボタンをクリックすると、選択した添付資料が
展開する。「終了」のボタンをクリックするとシステム
が終了する。

【００５０】図示を省略するが、社内のイントラネット
においては、編集データおよび議事録についての閲覧希
望を受け付ける閲覧希望受信手段と、その閲覧希望につ
き、閲覧の許否を決定する閲覧許否決定手段とを備え
る。「閲覧希望」は、社員番号とパスワードの入力を要
求し、社員番号とパスワードの入力が誤っている場合に
は、エラーを表示し、再入力を促す。端末が強制終了す
ることによって不正使用を防止する。社員番号とパスワ
ードの入力が確認されたら、閲覧許否が決定される。
「閲覧許否決定手段」とは、閲覧を許諾するメンバーを
予めリスト化して記憶しておき、そのリストに掲載され
ているか否かで許否を決定したり、閲覧許否の判断をす
る判断者に係る端末装置へ閲覧希望を送信して決定を待
つこととしたり、それらを組み合わせることによって運
営される。また、議事録の閲覧を許可するが編集データ
の閲覧は許諾しない、といった判断もあり得る。このよ
うな手段を備えることにより、会議参加者ではないが議
事録や編集データを閲覧したいという関係者には、閲覧
許否決定手段が許可すれば閲覧することができる。する
と、当該関係者が会議参加者をつかまえて会議の経過を
聞き出す、といった負担を軽減することができる。

【００５１】

【発明の効果】請求項１から請求項５に記載の発明によ
れば、会議参加者や関係者への負担が小さく、非同期に
て会議へ参加したり運営したりすることができるシステ
ムを提供することができた。また、請求項６から請求項
９に記載の発明によれば、会議参加者や関係者への負担
が小さく、非同期にて会議へ参加したり運営したりする
ことができる方法を提供することができた。さらに、請
求項１０から請求項１３に記載の発明によれば、会議参
加者や関係者への負担が小さく、非同期にて会議へ参加
したり運営したりすることをコンピュータに実行させる
ためのコンピュータプログラムを提供することができ
た。

【図面の簡単な説明】

【図１】会議全体の流れを示すフローチャートである。

【図２】図２および図３はシステム概要を示す図であ
る。

【図３】本システムの概要を示した図である。

【図４】画面の推移を示す図である。

【図５】出力画面に現れるメインメニューの画面を示す
図である。

【図６】出力画面に現れる会議の一覧画面を示した図で
ある。

【図７】出力画面に現れる新規登録を示した図である。

【図８】会議招集を行う場合の画面出力を示した図であ
る。

【図９】会議変更を行い、それを告知する場合の画面出
力を示した図である。

【図１０】会議中止を行い、それを告知する場合の画面
出力である。

【図１１】会議用資料データの説明や、他の参加者によ
る質問または意見を再生する場合の出力画面を示す図で
ある。

【図１２】質問・意見を登録する出力画面である。

【図１３】対象となる会議の進行状況を視覚的に一覧表
示した編集データが出力されたものである。

【図１４】まとめ画面の出力を示した図である。

【図１５】議事録の画面の出力を示した図である。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5C064 AA02 AC01 AC06 AC11 AC16 AC22 5K015 AB01 AB02 JA00 JA01 JA10 5K030 GA11 HA06 KA07 LE11

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】会議を参加者が非同期で行える環境を提供
   するシステムであって、 開催する会議に関する会議用資料データを受信して登録
   する会議用資料データ登録手段と、 その会議への出席を依頼する参加者名データを受信し、
   当該参加者に会議への参加要請を送信する参加要請送信
   手段と、 参加要請および会議用資料データを受信した会議参加者
   からの質問意見データを受信して登録する質問意見デー
   タ登録手段と、 登録された質問意見データを質問意見毎に編集して一覧
   および呼び出し可能な編集データとする編集手段と、 前記質問意見データ登録手段へ登録された質問意見デー
   タに基づいて議事録を作成する議事録作成手段とを備え
   た非同期会議システム。
2. 【請求項２】質問意見データ登録手段は、会議用資料デ
   ータまたは他の質問意見データにおけるチェックポイン
   トをポイントデータとして登録可能とし、 編集手段は、そのポイントデータに基づいて編集データ
   を編集することとした請求項１記載の非同期会議システ
   ム。
3. 【請求項３】予め用意された複数の会議形態の中から形
   態を選択させる形態選択提供手段を備え、 その形態選択提供手段による選択された形態は、会議用
   資料データ登録手段へ登録することとした請求項１また
   は請求項２のいずれかに記載の非同期会議システム。
4. 【請求項４】質問意見データは、音声および動画データ
   を含むことを可能とし、且つポイントデータの登録も可
   能とした請求項２または請求項３のいずれかに記載の非
   同期会議システム。
5. 【請求項５】編集データおよび議事録についての閲覧希
   望を受け付ける閲覧希望受信手段と、 その閲覧希望につき、閲覧の許否を決定する閲覧許否決
   定手段とを備えた請求項１から請求項４のいずれかに記
   載の非同期会議システム。
6. 【請求項６】開催する会議に関する会議用資料データを
   受信して登録する会議用資料データ登録手順と、 その会議への出席を依頼する参加者名データを受信し、
   当該参加者に会議への参加要請を送信する参加要請送信
   手順と、 参加要請および会議用資料データを受信した会議参加者
   からの質問意見データを受信して登録する質問意見デー
   タ登録手順と、 登録された質問意見データを質問意見毎に編集して一覧
   および呼び出し可能な編集データとする編集手順と、 前記質問意見データ登録手段へ登録された質問意見デー
   タに基づいて議事録を作成する議事録作成手順とを備え
   ることによって、会議参加者が非同期で会議を行える環
   境を提供する非同期会議方法。
7. 【請求項７】質問意見データ登録手順においては、会議
   用資料データまたは他の質問意見データにおけるチェッ
   クポイントをポイントデータとして登録可能とし、 編集手順においては、そのポイントデータに基づいて編
   集データを編集することとした請求項６記載の非同期会
   議方法。
8. 【請求項８】予め用意された複数の会議形態の中から形
   態を選択させる形態選択提供手順と、 その形態選択提供手順に基づいて選択された形態を、登
   録する形態登録手順とを備えた請求項６または請求項７
   のいずれかに記載の非同期会議方法。
9. 【請求項９】編集データおよび議事録についての閲覧希
   望を受け付ける閲覧希望受信手順と、 その閲覧希望につき、閲覧の許否を決定する閲覧許否決
   定手順とを備えた請求項６から請求項８のいずれかに記
   載の非同期会議方法。
10. 【請求項１０】コンピュータに対し、会議参加者が非同
    期で会議を行うためのプログラムであって、 そのプログラムは、開催する会議に関する会議用資料デ
    ータを受信して登録する会議用資料データ登録手順と、 その会議への出席を依頼する参加者名データを受信し、
    当該参加者に会議への参加要請を送信する参加要請送信
    手順と、 参加要請および会議用資料データを受信した会議参加者
    からの質問意見データを受信して登録する質問意見デー
    タ登録手順と、 登録された質問意見データを質問意見毎に編集して一覧
    および呼び出し可能な編集データとする編集手順と、 前記質問意見データ登録手段へ登録された質問意見デー
    タに基づいて議事録を作成する議事録作成手順とを備え
    たコンピュータプログラム。
11. 【請求項１１】質問意見データ登録手順においては、会
    議用資料データまたは他の質問意見データにおけるチェ
    ックポイントをポイントデータとして登録可能とし、 編集手順においては、そのポイントデータに基づいて編
    集データを編集することとした請求項１０記載のコンピ
    ュータプログラム。
12. 【請求項１２】予め用意された複数の会議形態の中から
    形態を選択させる形態選択提供手順と、 その形態選択提供手順に基づいて選択された形態を、登
    録する形態登録手順とを備えた請求項５または請求項６
    のいずれかに記載のコンピュータプログラム。
13. 【請求項１３】編集データおよび議事録についての閲覧
    希望を受け付ける閲覧希望受信手順と、 その閲覧希望につき、閲覧の許否を決定する閲覧許否決
    定手順とを備えた請求項１０から請求項１２のいずれか
    に記載のコンピュータプログラム。