JP2003132051A - 文書情報処理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】電子データ文書をネットワークを介して容易に
参照し、且つ更新することのできる文書情報処理装置を
提供する。 【解決手段】タスクを識別する識別コード、タスクのス
テータス、タスクの実行に必要な電子データ文書の参照
先、タスクの実行結果を確認するための電子データ文書
の格納先、およびタスクの実行結果の格納先を含むタス
クデータを作成するタスクデータ作成部１０１と、前記
タスクのステータスの変更データを入力するステータス
変更部１０２と、前記タスクデータ作成部が作成したタ
スクデータあるいはタスクデータ受信部を介して他の文
書管理装置から受信したタスクデータを記録するタスク
データ記録部１０３と、前記ステータスデータ変更部あ
るいはタスクデータ受信部の処理に基づくタスクデータ
記録部に記録されたデータの変更を検知するタスクデー
タ変更検知部１０７と、該タスクデータ変更検知部がタ
スクデータの変更を検知したとき変更されたタスクデー
タを他の文書管理装置に送信するデータ送信部１０９を
備えた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書情報処理装置に
係り、特に電子データ文書をネットワークを介して容易
に参照し、且つ更新することのできる文書情報処理装置
に関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば、ネットワークを利用して協調設
計を行う場合、電子メールを利用して電子データを交換
することが考えられる。この場合は、電子メールを用い
て、作業の指示の発令、進捗状況の把握、および作業結
果の収集等を行うことにより作業に進捗状況を管理する
ことができる。また、前記電子データの交換に際して、
電子データ文書の公開を目的とする電子データ文書管理
システムを利用することもできる。このシステムでは検
索アプリケーションを用いることにより短時間で所望の
データを検索することができる。

【０００３】また、交換した電子データ文書の管理、設
計作業の進捗状況管理あるいは設計作業に必要な電子デ
ータの検索等を容易にする手段としてＰＤＭ（product
datamanagement）情報システムが知られている。このシ
ステムでは設計から製造全般にわたる多種多様なエンジ
ニアリング・データを統合し一元管理することができ
る。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前記電
子メール利用してデータ交換をする場合、交換作業のマ
ネージメントを行う者あるいは交換作業を直接実施する
作業者は前記協調設計の期間中、煩雑なメールデータの
交換作業および交換したデータの管理作業を続けなくて
はならない。

【０００５】前記協調設計の途中では製品の試作データ
は頻繁に更新される。このため、前記試作データを含む
電子データ文書の版数および更新履歴の管理には多くの
時間を要することとなる。

【０００６】さらに、前記作業者の作業は通常、単一の
ルーチンワークとはならず、複数の様々な作業を平行し
て実施することになる。このため、複数の作業の中から
作業の優先順位を決定し、決定した順位に基づいて作業
をを実行すること、すなわち進捗管理には困難を伴う。

【０００７】また、過去に実施した作業の内容を検索す
ることが必要となる場合がある。例えば過去に実施した
作業の内容を参照し、現在実施している作業に近い作業
が存在するならば、これを参照することで現在の作業の
効率を上げることができる。また、現在の作業結果に何
らかの不具合が発生した場合には、その原因を過去の例
から調査することができる。

【０００８】しかし、過去に実施した作業を検索する場
合、管理者（マネージャ）は業務日誌や記憶から作業を
実施した作業者を特定し、作業者に聞き取り調査を行わ
なければならない。そして、作業者も同様に業務日誌や
記憶をもとに、例えば情報処理装置を操作して該当する
電子データ文書を検索しなければならない。

【０００９】また、前記電子データ文書管理システムに
おいては、過去の作業に付随した情報、例えば規則、根
拠、検討結果などは作業に伴って作成した直接的な電子
データ文書ではなく、レビュー票などの付随資料である
場合がある。こうした付随資料は、直接的電子データ文
書とは別管理となることがありうる。このような場合、
直接的電子データ文書と付随資料を同時に短時間に検索
するには、複雑な検索専用アプリケーションを用意しな
くてはならない。そして、検索専用アプリケーションへ
の情報登録作業などの付帯作業には時間を要することに
なる。

【００１０】また、前記ＰＤＭ情報システムは版数と履
歴に関連した電子データ文書の管理が容易であり、付随
資料を含めた資料の検索も可能である。さらに検索専用
アプリケーションへの情報登録作業も不要である。

【００１１】しかし、協調設計を行う場合、電子データ
文書を直接作成する設計部門内の協調のみならず、品質
部門、コスト部門、調達部門および生産部門を含めた複
合部門での協調を考えなければならない。この場合にお
いて全ての関連情報を一個所に一元管理することは電子
データ文書の構造を複雑にする。なぜならば、直接的電
子データ文書に関連する電子データ文書への相互リンク
を、版数あるいは履歴に対して整合性を保ち、さらに各
々の電子データ文書を登録しなければならないからであ
る。また、相互リンクが複雑になるとそれを付加した電
子データ文書の容量が大きくなる。故に、複雑な構造の
電子データ文書から例えば、一部の設計データのみをパ
ートナー企業と連携しながら実施する場合、電子データ
文書から設計データを切り出す作業が必要となる。こう
した切り出し作業を自動化するためには、目的別にある
いは協調設計する相手別に専用アプリケーションを必要
とする。このため専用アプリケーションの作成や専用ア
プリケーションの実施作業に時間を要することになる。

【００１２】本発明は、これらの問題点に鑑みてなされ
たもので、電子データ文書をネットワークを介して容易
に参照し、且つ更新することのできる文書情報処理装置
を提供する。

【００１３】

【課題を解決するための手段】本発明は、上記の課題を
解決するために次のような手段を採用した。

【００１４】タスクを識別する識別コード、タスクのス
テータス、タスクの実行に必要な電子データ文書の参照
先、タスクの実行結果を確認するための電子データ文書
の格納先、およびタスクの実行結果の格納先を含むタス
クデータを作成するタスクデータ作成部と、前記タスク
のステータスの変更データを入力するステータス変更部
と、前記タスクデータ作成部が作成したタスクデータあ
るいはタスクデータ受信部を介して他の文書管理装置か
ら受信したタスクデータを記録するタスクデータ記録部
と、前記ステータスデータ変更部あるいはタスクデータ
受信部の処理に基づくタスクデータ記録部に記録された
データの変更を検知するタスクデータ変更検知部と、該
タスクデータ変更検知部がタスクデータの変更を検知し
たとき変更されたタスクデータを他の文書管理装置に送
信するデータ送信部を備えた。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態を添付図
面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施形態
にかかる文書情報処理装置を示す図である。

【００１６】タスクデータ作成部１０１は、送信側情報
処理装置のネットワーク番号、受信側情報処理装置のネ
ットワーク番号、および日時（日付および時刻）情報で
構成される識別コードを入力する。また、タスクデータ
の構成要素であるステータス、入力となる電子データ文
書の参照先（入力仕様）、作業実施時の確認を行うため
の電子データ文書の参照先（確認仕様）および出力とな
る電子データ文書の格納先（出力仕様）を入力する。

【００１７】ステータス変更部１０２は、識別コードを
入力し、この識別コードと一致するタスクデータを情報
処理装置の後述する記憶領域キューから検索し、検索し
たタスクデータ中のステータス情報を情報処理装置に表
示する。さらにこの表示したデータを変更し、変更後の
ステータスを前記記憶領域キューに再入力することがで
きる。

【００１８】タスク実施確認部１０３は、ステータス変
更部１０２で変更されたステータスのタスクが実施され
たタスクである場合、タスクが正しく行われたかを確認
する。この実施確認機能は、タスクの実施を経て得られ
た電子データ文書とタスクの実施が正しく行われたかを
確認するための電子データ文書に記載された事項とを自
動的に照合して行う。照合の結果過不足がある場合には
アラームを表示する。

【００１９】保存期間監視部１０４は、情報処理装置の
記録領域キューに格納されたタスクデータが業務の有効
期間または情報処理装置に記録された一定期間を経過し
たかをタスクデータの識別コードの日付を以って判定
し、有効期間を経過したタスクデータは情報処理装置の
記録領域キューから削除する。

【００２０】タスクデータ記録部１０５は、タスクデー
タ作成部１０１、ステータス変更部１０２、あるいはデ
ータ受信部１０６から入力されたタスクデータを情報処
理装置の記録領域キューに格納する。データ受信部１０
６は、他の情報処理装置からネットワークを介してタス
クデータあるいは識別コードを受信する。

【００２１】タスクデータ変更検知部１０７は、タスク
データ作成部１０１、ステータス変更部１０２、および
データ受信部１０６から入力されたタスクデータを検知
する。タスクデータ作成部１０１から入力したタスクデ
ータ、あるいはステータス変更部１０２から入力したス
テータスのタスクデータを検知した場合には、検知した
タスクデータを宛先ネットワーク番号取得部１０８へ渡
し、他の情報処理装置に送信する。また、データ受信部
１０６により入力したタスクデータを検知した場合に
は、検知したタスクデータの識別コードと一致するタス
クデータを情報処理装置の記憶領域キューから検索し、
検索したタスクデータを前記入力したタスクデータによ
り更新する。

【００２２】宛先ネットワーク番号取得部１０８は、タ
スクデータ変更検知部１０７によって検知したタスクデ
ータを他の情報処理装置送信する為の宛先ネットワーク
番号を取得する。宛先ネットワーク番号の取得に際して
は、タスクデータの識別コードの送信側ネットワーク番
号および受信側のネットワーク番号と、情報処理装置
（自己）のネットワーク番号を各々比較する。送信側ネ
ットワーク番号と情報処理装置のネットワーク番号が一
致する場合は、宛先ネットワーク番号は受信側ネットワ
ーク番号とする。これによりタスクが作成された情報処
理装置からタスクを実施する情報処理装置へ送信を行う
ことができる。受信側ネットワーク番号と情報処理装置
のネットワーク番号が一致する場合は、宛先ネットワー
ク番号を送信側ネットワーク番号とする。これによりタ
スクを実施した情報処理装置からタスクを作成した情報
処理装置へ返信を行うことができる。

【００２３】データ送信部１０９は、宛先ネットワーク
番号取得部１０８で得たネットワーク番号の情報処理装
置へネットワークを介してタスクデータを送信する。

【００２４】図２は、前記記録領域キューに格納される
タスクデータを説明する図である。情報処理装置２０１
は、作業を指示する依頼者（企画者）が使用する情報処
理装置、情報処理装置２０２は、作業を実施する作業者
が使用する情報処理装置である。情報処理装置２０１と
情報処理装置２０２は、図１に示される文書情報処理装
置を搭載する。文書情報処理装置にはさらにタスクデー
タを記録する記録領域キューを搭載する。

【００２５】図２（ａ）に示すタスクデータ２０３、図
２（ｂ）に示すタスクデータ２０４、および図２（ｃ）
に示すタスクデータ２０５は情報処理装置２０１と情報
処理装置２０２で作成するタスクデータの更新過程の一
例を示す図であり、これらの詳細については後述する。
なお、タスクデータ２０３、タスクデータ２０４および
タスクデータ２０５は本発明を説明するための記載例で
あり、図２に記す文章は、本発明を説明するための記載
例として用いており、この文字列に表わした言葉にシン
タックスはない。

【００２６】また、タスクデータ２０３、タスクデータ
２０４およびタスクデータ２０５は業務タスクの一例で
あり、情報処理装置２０１が例えば複数の作業者へタス
クを依頼する場合、あるいは情報処理装置２０２が例え
ば複数の依頼者から作業を請け負う場合においては、各
々の情報処理装置の記録領域キューには複数のタスクデ
ータが記録されることになる。また、タスクデータ２０
３、タスクデータ２０４およびタスクデータ２０５は識
別コード、ステータス、入力となる電子データ文書の参
照先、作業実施時の確認を行うための電子データ文書の
参照先、および出力となる電子データ文書の格納先を備
えている。

【００２７】図３は、本実施形態にかかる文書情報処理
装置の使用状態を説明する図である。図において、２０
１は依頼者（企画者）が使用する情報処理装置（情報処
理装置１）、２０２は作業者が使用する情報処理装置
（情報処理装置２）であり、各情報処理装置の構成は図
１に示す構成におなじであるためその説明は省略する。
なお構成部分に付す符号は、前記構成部分が情報処理装
置１および情報処理装置２のいずれに属するかを明確に
するため違えて付している。

【００２８】以下、図２および図３を参照して、第１か
ら第５の業務例を説明する。

【００２９】第１の業務例（依頼者が作業者に新しいタ
スクを指示する例） まず、情報処理装置２０１のタスクデータ作成部３１１
で、識別コードとして、情報処理装置２０１のネットワ
ーク番号「情報処理装置１」、作業を行う作業者の情報
処理装置２０２のネットワーク番号「情報処理装置
２」、日時（現在日時）を入力する。さらにステータス
として「作業の要求日」を入力する。また、タスクデー
タの構成要素として「入力となる電子データ文書の参照
先」、「作業実施時の確認を行うための電子データ文書
の参照先」および「出力となる電子データ文書の格納
先」を入力する。これらの入力をもとにタスクデータ作
成部３１１はタスクデータ２０３（図２（ａ）参照）を
作成し、作成したタスクデータ２０３をタスクデータ記
録部３１５に渡し、タスクデータ記録部３１５は前記タ
スクデータ２０３を情報処理装置２０１の記憶領域キュ
ーに格納する（登録する）。

【００３０】タスクデータ変更検知部３１７は、タスク
データ２０３が新しく登録されたことを検知すると、タ
スクデータ２０３を宛先ネットワーク番号取得部３１８
へ渡し、宛先ネットワーク番号取得部３１８は、識別コ
ードの送信ネットワーク番号と受信ネットワーク番号を
情報処理装置２０１のネットワーク番号と比較する。タ
スクデータ２０３は、その送信ネットワーク番号が情報
処理装置２０１のネットワーク番号「情報処理装置１」
と一致するため、宛先ネットワーク番号を情報処理装置
２０２のネットワーク番号「情報処理装置２」として取
得し、データ送信部３１９に該ネットワーク番号「情報
処理装置２」とタスクデータ２０３を渡し、データ送信
部３１９は情報処理装置２へタスクデータ２０３を送信
する。

【００３１】次に、情報処理装置２０２において、デー
タ受信部３２６はタスクデータ２０３を受信する。タス
クデータ変更検知部３２７は、情報処理装置２の記憶領
域キューからタスクデータ２０３の識別コードと一致す
るタスクデータを検索する。この場合、タスクデータ２
０３は情報処理装置２０２に記録されていないため、タ
スクデータ変更検知部３２７は、タスクデータ２０３は
新規に追加するタスクデータであると判断し、タスクデ
ータ２０３をタスクデータ記録部３２５に渡し、タスク
データ記録部３２５はタスクデータ２０３を情報処理装
置２０２の記憶領域キューに記録する。

【００３２】これにより、情報処理装置２０１から情報
処理装置２０２へタスクデータが自動的に伝達されたこ
とになる。

【００３３】第２の業務例（依頼者が作業者に指示した
タスクの完成状況を検索する例） まず、情報処理装置２０１のステータス変更部３１２操
作して、キーワード「完成日無し」を入力する。ステー
タス変更部３１２は情報処理装置２０１の記憶領域キュ
ーに記録されているタスクデータから完成日が入力され
ていないタスクデータを検索する。この例の場合、タス
クデータ２０３にはステータスに完成日が無いため、ス
テータス変更部３１２は、タスクデータ２０３を情報処
理装置２０１に表示する。

【００３４】すなわち、情報処理装置２０１により依頼
者が作成したタスクの完成状況を検索することができ
る。

【００３５】第３の業務例（依頼者が作業者の未完成の
タスクに対して督促指示する例） 前記第２の業務例において検索したタスクデータのう
ち、例えばタスクデータ２０３のタスクを至急実施しな
くてはならないとする。この場合、ステータス変更部３
１２を操作してステータスに「至急」を入力する。ステ
ータス変更部３１２は、ステータスに「至急」を追加し
たタスクデータ２０４（図２（ｂ）参照）を作成する。
このときタスクデータ２０３とタスクデータ２０４の識
別コードは一致している。ステータス変更部３１２はタ
スクデータ２０４をタスク実施確認部３１３を介してタ
スクデータ記録部３１５に渡し、タスクデータ記録部３
１５は情報処理装置２０１の記憶領域キューにタスクデ
ータ２０４を記録する。前述のようにタスクデータ２０
３とタスクデータ２０４の識別コードは一致しているた
め、タスクデータ２０４はタスクデータ２０３に上書き
されて記録されることになる。

【００３６】タスクデータ変更検知部３１７は、タスク
データ２０４が変更されたことを検知し、タスクデータ
２０４を宛先ネットワーク番号取得部３１８へ渡し、宛
先ネットワーク番号取得部３１８は、識別コードの送信
ネットワーク番号と受信ネットワーク番号を情報処理装
置２０１のネットワーク番号と比較する。タスクデータ
２０４の送信ネットワーク番号は情報処理装置２０１の
ネットワーク番号と一致するため、宛先ネットワーク番
号を情報処理装置２０２のネットワーク番号として取得
し、データ送信部３１９に宛先ネットワーク番号「情報
処理装置２」とタスクデータ２０４を渡し、データ送信
部３１９は情報処理装置２へタスクデータ２０４を送信
する。

【００３７】次に、情報処理装置２０２のデータ受信部
３２６は、タスクデータ２０４を受信する。タスクデー
タ変更検知部３２７は、情報処理装置２の記憶領域キュ
ーから、タスクデータ２０４の識別コードと一致するタ
スクデータを検索する。この場合、タスクデータ２０４
の識別コードと一致するタスクデータ２０３は、既に情
報処理装置２０２に記録されている。このため、タスク
データ変更検知部３２７は、タスクデータ２０４を更新
するタスクデータであると判断し、タスクデータ２０４
をタスクデータ記録部３２５に渡し、タスクデータ記録
部３２５はタスクデータ２０４を情報処理装置２０２の
記憶領域キューに記録する。この時、タスクデータ２０
３とタスクデータ２０４の識別コードが一致しているた
め、タスクデータ２０４はタスクデータ２０３に上書き
して記録される。

【００３８】作業者は、情報処理装置２０２のステータ
ス変更部３２２を操作して、キーワード「至急」を入力
する。テータス変更部３２２は、情報処理装置２０１の
記憶領域キューに記録されているタスクデータから、ス
テータスに「至急」が入力されているタスクデータを検
索する。この場合、タスクデータ２０４はステータスに
「至急」が入力されており、ステータス変更部３２２は
タスクデータ２０４を情報処理装置２０２に表示する。

【００３９】これにより、情報処理装置２０１から情報
処理装置２０２へ督促指示が自動的に伝達され、情報処
理装置２０２において至急にしなくてはならないタスク
を容易に検索することが可能となる。

【００４０】第４の業務例（作業者がタスクを完了し、
タスクデータの確認仕様を実施する例） 情報処理装置２０２において、タスクデータ２０４のタ
スクが完了した場合、作業者は出力結果の格納先にタス
クを実施した結果としての電子文書データを格納する。
次に、ステータス変更部３２２によりタスクデータ２０
４のタスクを検索し、ステータスに「完成日」と「作業
時間」を入力する。ステータス変更部３２２はタスクデ
ータ２０５（図２（ｃ）参照）を作成する。タスクデー
タ２０４とタスクデータ２０５の識別コードは一致して
いる。ステータス変更部３２２は、タスクデータ２０５
をタスク実施確認部３２３へ渡す。タスク実施確認部３
２３は、変更されたステータスのタスクデータ２０５を
参照してステータスに「完成日」が入力されていること
を知る。タスクデータの実施確認部３２３は、タスクデ
ータ２０５の「出力仕様」に指定されている格納先の電
子文書データを入力として、タスクデータ２０５の「確
認仕様」に指定されている格納先の電子データを実行す
る。実行結果により、例えば必要なファイルが一部抜け
ている場合タスク実施確認部３２３は情報処理装置２０
２にアラームを表示する。これにより作業者はタスクが
完了していないことを知ることができる。また、必要な
ファイルと項目が全て正しい場合、タスク実施確認部３
２３はタスクが正しく実施されたと認識し、タスクデー
タ２０５をタスクデータ記録部３２５に渡す。

【００４１】これにより、作業者はタスクデータの確認
仕様を自動にチェックすることができる。

【００４２】第５の業務例（作業者が完了したタスクを
依頼者に報告する例） 前記第４の業務例においてタスクデータ２０５が完了し
たとする。この場合、タスクデータ記録部３２５は、情
報処理装置２０２の記憶領域キューにタスクデータ２０
５を記録する。この時、タスクデータ２０４とタスクデ
ータ２０５の識別コードが一致しているため、タスクデ
ータ２０５はタスクデータ２０４に上書きして記録され
る。タスクデータ変更検知部３２７は、タスクデータ２
０５が変更されたこと検知し、タスクデータ２０５を宛
先ネットワーク番号取得部３２８へ渡す。宛先ネットワ
ーク番号取得部３２８は、識別コードの送信ネットワー
ク番号と受信ネットワーク番号を情報処理装置２０２の
ネットワーク番号と比較する。タスクデータ２０５の受
信ネットワーク番号は情報処理装置２０２のネットワー
ク番号「情報処理装置２」と一致するため、宛先ネット
ワーク番号を情報処理装置２０１のネットワーク番号
「情報処理装置１」として取得し、データ送信部３２９
に宛先ネットワーク番号「情報処理装置１」とタスクデ
ータ２０５を渡し、データ送信部３２９は情報処理装置
２０１へタスクデータ２０５を送信する。

【００４３】次に、情報処理装置２０１のデータ受信部
３１６は、タスクデータ２０５を受信する。タスクデー
タ変更検知部３１７は、情報処理装置２０１の記憶領域
キューからタスクデータ２０５の識別コードと一致する
タスクデータを検索する。この場合、タスクデータ２０
５の識別コードと一致するタスクデータ２０４は情報処
理装置２０１に記録されている。このため、タスクデー
タ変更検知部３１７は、タスクデータ２０５を更新する
タスクデータと判断し、タスクデータ２０５をタスクデ
ータ記録部３１５に渡し、タスクデータ記録部３１５は
タスクデータ２０５を情報処理装置２０１の記憶領域キ
ューに記録する。この時、タスクデータ２０４とタスク
データ２０５の識別コードが一致しているため、タスク
データ２０５はタスクデータ２０４に上書きして記録さ
れる。

【００４４】これにより、タスクの完了が情報処理装置
２０２から情報処理装置２０１へ自動的に報告されたこ
とになる。

【００４５】図４は、図１あるいは図３に示す文書情報
処理装置の通信処理を説明するフローチャートである。
ネットワークを介して他の情報処理装置に送信するタス
クデータ、ネットワークを介して受信するタスクデー
タ、記憶領域キューに格納するタスクデータ、および変
更を検知したタスクデータを処理するフローは、非同期
メッセージ通信手段を用いることにより実現できる。非
同期メッセージ通信手段は、例えば、ネットワークに接
続された情報処理装置のうち一部の情報処理装置が担当
者不在により動作していない場合等においても、残りの
情報処理装置を停止することなく運用することができ
る。

【００４６】まず、ステップ４０１において、ネットワ
ークを介して他の情報処理装置から送られてきたタスク
データを検索し、受信キューにタスクデータが蓄積され
ているかを否かを判定する。

【００４７】ステップ４０２において、受信キューにタ
スクデータが有る場合、該データを情報処理装置の記憶
領域キューに格納するため、前段階として、タスクデー
タを操作キューに格納する。操作キューには、図１に示
すタスクデータ作成部１０１により作成されたタスクデ
ータおよびステータス変更部１０２により変更されたタ
スクデータを格納する。これにより２つの情報処理装置
において、同じタスクデータのステータスを同時に変更
することによりタスクデータが重複更新される不具合を
防止することができる。すなわち、操作キューの全タス
クデータの中で、同一識別コードのタスクデータが存在
するか否かを検索すれば重複更新があるか否かを容易に
判定することができ、タスクデータの排他制御を容易に
実現することができる。

【００４８】なお、受信キューおよび操作キューは一般
に知られているＰＯＰ３プロトコルによる非同期メッセ
ージ通信機能を用いて実現することができる。情報処理
装置の非同期メッセージ通信機能を利用するアプリケー
ションとして一般に電子メールが知られている。本発明
ではタスクデータと電子メールとを非同期メッセージ通
信機能へ同時に混在させることができる。すなわち、非
同期メッセージ通信機能を用いて、ネットワークから取
り出すメッセージ文章中に識別コードが含まれているか
否かを判断することにより、前記メッセージ文章がタス
クデータか電子メールかを判断することができる。

【００４９】ステップ４０３において、操作キューにタ
スクデータが存在するか否かを判定し、存在すればステ
ップ４０４に進み、存在しなければステップ４０５に進
む。ステップ４０４において、タスクデータを情報処理
装置の記憶領域キューに格納する。記憶領域キューは任
意のファイル形式のレコードの集合により実現可能であ
り、例えば、データベースあるいは単純な複数のテキス
トファイルとして記録すれば良い。

【００５０】ステップ４０５において、他の情報処理装
置へ送信すべきタスクデータを検索する。すなわち、送
信キューに送信すべきタスクデータが存在するか否かを
判定する。送信すべきタスクデータが存在する場合はス
テップ４０６に進み、送信すべきタスクデータが存在し
ない場合はステップ４０８に進む。

【００５１】ステップ４０６において、タスクデータの
識別コードの送信側ネットワーク番号および受信側のネ
ットワーク番号と情報処理装置のネットワーク番号を比
較して宛先ネットワーク番号を計算する。すなわち、送
信側ネットワーク番号と情報処理装置のネットワーク番
号が一致する場合は、宛先ネットワーク番号を受信側ネ
ットワーク番号とする。また、受信側ネットワーク番号
と情報処理装置のネットワーク番号が一致する場合は、
宛先ネットワーク番号を送信側ネットワーク番号とす
る。

【００５２】ステップ４０７において、ネットワークを
介して前記宛先情報処理装置へタスクデータを送信す
る。送信に際しては一般に知られているＳＭＴＰプロト
コルによる非同期メッセージ通信機能を用いて実現する
ことができる。また、前記ステップ４０１と同様にタス
クデータと電子メールとを非同期メッセージ通信機能へ
同時に混在させることができる。ステップ４０８におい
て、システムの停止の有無を検出し、停止でなければス
テップ４０１に戻る。

【００５３】図５は、本実施形態の情報処理装置を用い
て、計算機のプリント基板を協調設計する場合の使用例
を示す図である。また、図５（ａ）はプリント基板を協
調設計する際の企画者が操作する情報処理装置であり、
この情報処理装置に搭載されたシステムを文書情報処理
システム（Ａ）とする。以下同様に図５（ｂ）はプリン
ト基板を協調設計する際の設計者が操作する情報処理装
置であり、この情報処理装置に搭載されたシステムを文
書情報処理システム（Ｂ）とする。図５（ｃ）はプリン
ト基板を協調設計する際の認定者が操作する情報処理装
置であり、この情報処理装置に搭載されたシステムを文
書情報処理システム（Ｃ）とする。図５（ｄ）はプリン
ト基板を協調設計する際の検査者が操作する情報処理装
置であり、この情報処理装置に搭載されたシステムを文
書情報処理システム（Ｄ）とする。また、図５（ｅ）は
入力仕様および確認仕様５０１、並びにその項目５０２
を示す。

【００５４】入力仕様および確認仕様５０１は、プリン
ト基板を設計するにあたりあらかじめ定められた設計デ
ータの作成規則であり、本実施形態においては、タスク
の実施に必要な入力となる電子データ文書の格納先（す
なわち入力仕様格納先）およびタスクの実施が正しく行
われたかを確認するための電子データ文書の格納先（す
なわち確認仕様格納先）を表すデータである。また、図
５において、（イ）、（ロ）、（ハ）、（ニ）、および
（ホ）は、各々の電子データ文書の格納先である。ま
た、前記項目５０２は、入力仕様および確認仕様５０１
の電子データ文書の内容を示している。

【００５５】文書情報システム（Ａ）に記録されている
タスクデータ５１２は、入力仕様格納先５１３、確認仕
様格納先５１４およびタスクの実施により得られた結果
である電子データ文書を格納した格納先を表す出力結果
格納先５１５の各データを備える。同様に、文書情報シ
ステム（Ｂ）に記録されているタスクデータ５２２は、
入力仕様格納先５２３、確認仕様格納先５２４およびタ
スクの実施により得られた結果である電子データ文書を
格納した格納先を表す出力結果格納先５２５の各データ
を備える。また、文書情報システム（Ｃ）に記録されて
いるタスクデータ５３２は、入力仕様格納先５３３、確
認仕様格納先５３４およびタスクの実施により得られた
結果である電子データ文書を格納した格納先を表す出力
結果格納先５３５の各データを備える。また、文書情報
システム（Ｄ）に記録されているタスクデータ５４２
は、入力仕様格納先５４３、確認仕様格納先５４４およ
びタスクの実施により得られた結果である電子データ文
書を格納した格納先を表す出力結果格納先５４５の各デ
ータを備える。なお、図５において、各欄に記入した文
字列は本実施形態を説明するための例であり、前記文字
列で表わした言葉の意味に従う必然性はない。

【００５６】次に、図５を参照して企画者が新しいプリ
ント基板の企画を行う例を説明する。

【００５７】まず、企画者の文書情報処理システム
（Ａ）は、プリント基板の設計を行うに当たり、入力仕
様を入力仕様および確認仕様５０１から選択し、入力仕
様格納先５１３に入力仕様を記入した電子データ文書の
格納先（イ）を入力する。また同様に、確認仕様を入力
仕様および確認仕様５０１から選択し、確認仕様５１４
に確認仕様を記入した電子データ文書の格納先（ロ）
（ハ）（ニ）を入力する。これにより、文書情報処理シ
ステム（Ａ）のタスクデータ５１２のタスクＴ０Ａは、
直ちに文書情報処理システム（Ｂ）のタスクデータ５２
２のタスクＴ０Ａを作成する。

【００５８】設計者の文書情報処理システム（Ｂ）は、
タスクＴ０Ａの内容を確認し、確認仕様（ロ）（ハ）が
自分のタスクでないことを知る。そこで、設計者の文書
情報処理システム（Ｂ）はタスクＴ０Ａに関連したタス
クＴ０Ｂ１およびタスクＴ０Ｂ２を作成する。これによ
り、タスクＴ０Ｂ１は直ちに認定者の文書情報処理シス
テム（Ｃ）にタスクデータ５３２のタスクＴ０Ｂ１を作
成する。また、タスクＴ０Ｂ２は直ちに検査者の文書情
報処理システム（Ｄ）にタスクデータ５４２のタスクＴ
０Ｂ２を作成する。設計者は、タスクＴ０Ｂ１およびタ
スクＴ０Ｂ２の結果を管理しながら、要求された処理で
ある設計データ（Ｂ）を作成する。

【００５９】次に設計者の文書情報処理システム（Ｂ）
は、確認仕様（ニ）が計算機処理であること知る。そこ
で設計データ（Ｂ）を作成した段階で、計算機に回路図
のチェックを実行させるために、タスクＴ０Ｂ３を入力
し、計算機からの結果を得る。得られた結果は、設計者
の文書情報処理システム（Ｂ）内等に記録されており、
設計者の文書情報処理システム（Ｂ）は、タスクＴ０Ｂ
３の結果を出力結果格納先５２５に登録する。

【００６０】更に、認定者の文書情報処理システム
（Ｃ）は、タスクデータ５３２のタスクＴ０Ｂ１の作業
を実施する。入力仕様格納先５３３より仕様を入手し、
確認仕様格納先５３４に基づき作業を実施し、結果文書
（Ｃ）を作成する。作成した結果文書（Ｃ）は認定者の
情報処理システム内等（Ｃ）等に格納し、出力結果格納
先５３５には、結果文書（Ｃ）の場所を入力する。これ
により、直ちにタスクＴ０Ｂ１の結果が設計者の文書情
報処理システム（Ｂ）のタスクデータＴ０Ｂ１に作成さ
れ、設計者は必要であれば結果文書（Ｃ）をネットワー
クを介して参照することが可能となる。

【００６１】同様に、検査者の文書情報処理システム
（Ｄ）は、タスクデータ５４２のタスクＴ０Ｂ２の作業
を実施する。入力仕様格納先５４３より仕様を入手し、
確認仕様格納先５４４に基づき作業を実施し、結果文書
（Ｄ）を作成する。作成した結果文書（Ｄ）は検査者の
情報処理システム（Ｄ）内等に格納し、出力結果格納先
５４５には、結果文書（Ｄ）の場所を入力する。これに
より、直ちにタスクＴ０Ｂ２の結果が（Ｂ）のタスクデ
ータＴ０Ｂ２に作成され、設計者は必要であれば結果文
書（Ｄ）をネットワークを介して参照することが可能と
なる。

【００６２】以上により、設計者の文書情報処理システ
ム（Ｂ）にタスクＴ０Ａの結果が揃う。設計者はタスク
Ｔ０Ａの確認仕様５２４を参照して確認仕様（ロ）
（ハ）（ニ）が揃っていることを直ちに確認可能であ
る。これにより、設計者（Ｂ）はタスクデータ５２２の
結果格納先５２５に、設計データ（Ｂ）の格納場所を入
力する。これにより、直ちにタスクＴ０Ａの結果格納先
が、企画者の文書情報処理システム（Ａ）のタスクデー
タ５１２のタスクＴ０Ａに作成され、企画者はタスクＴ
０Ａが完了したことを知ることができる。

【００６３】以上説明したようにして、企画者、設計
者、認定者および検査者による協調設計が可能となる。

【００６４】次に、図５を用いて企画者がプリント基板
の設計を変更する例を説明する。

【００６５】企画者の文書情報処理システム（Ａ）のタ
スクデータ５１２におけるタスクＴ１Ａは、前記プリン
ト基板の変更設計である。入力仕様格納先５１３に入力
仕様（ホ）を入力し、確認仕様を入力仕様および確認仕
様５０１から選択し、選択した確認仕様（ロ）（ハ）
（ニ）を確認仕様格納先５１４に入力する。これによ
り、企画者の文書情報処理システム（Ａ）のタスクデー
タ５１２のタスクＴ１Ａは、直ちに、設計者の文書情報
処理システム（Ｂ）のタスクデータ５２２のタスクＴ１
Ａを作成する。設計者の文書情報処理システム（Ｂ）
は、タスクＴ１Ａの内容を確認し、タスクデータの中か
ら入力仕様（ホ）の情報を検索し、入力仕様格納先５２
３、確認仕様格納先５２４および過去の結果データを格
納した出力結果格納先５２５を参照する。そして、例え
ば入力仕様（ホ）において、確認仕様（ロ）（ハ）が不
要であれば、設計データ（Ｂ）を部分変更し、設計デー
タ２（Ｂ）を作成し、タスクＴ１Ａの結果格納先５２５
に設計データ２（Ｂ）の格納先を入力する。これによ
り、直ちにタスクＴ１Ａの結果が企画者の文書情報処理
システム（Ａ）のタスクデータ５１２のタスクＴ１Ａに
作成され、企画者はタスクが完了したことを知ることが
できる。

【００６６】以上説明したように、本実施形態では、ま
ず第１に、設計データすなわち電子データ文書を直接受
け渡すのではなく、電子データ文書と作業指示すなわち
タスクを切り離し、タスクの情報を協調設計するマネー
ジャ（企画者）および作業者（設計者、認定者、検査
者）との間で共有することを特徴としている。

【００６７】この特徴を実現するために、マネージャお
よび作業者が実際に使用する情報処理装置（ワークステ
ーション、パーソナルコンピュータ、携帯端末等）に、
タスクデータの自動受信および自動返信を行うためのネ
ットワーク通信機能を設け、この情報処理装置をクライ
アントサーバ方式、あるいはピアツーピア方式のいずれ
にも適用可能としている。これにより情報処理装置間で
リアルタイムでタスクデータを相互に交換できる。この
ときタスクデータを記録するキューを実装する場所は個
々の情報処理装置あるいは上位サーバに位置づけられた
情報処理装置のいずれでもよい。このため前記情報処理
装置は３階層構成のイントラネット、エキストラネッ
ト、あるいはインターネット等の分散型ネットのいずれ
にも制約なく適用することができる。

【００６８】本実施形態によれば、まず、マネージャは
タスクの作業者の情報処理装置に対して、タスクの識別
コードを送信する。タスクの作業者側では、タスクの進
捗にあわせてタスクデータのステータス（未完成あるい
は完成）を指示しているため、作業者側の情報処理装置
は作業者が操作しなくともマネージャ側の情報処理装置
にタスクデータを返信する。こうして、マネージャ側の
情報処理装置は全タスクのタスクデータを集計し、集計
したタスクデータのステータスが未完成であるタスクを
検索することにより容易に進捗状況を集計することがで
きる。

【００６９】更に、作業者がステータスに完成予定、完
成に要する作業時間および実績作業時間を記録すること
で、マネージャはより正確な進捗状況を集計することが
可能となる。また、マネージャはタスクデータのステー
タスに要求日、要求作業時間を記録することにより、作
業者は複数のタスクデータのうちどのタスクを優先すべ
きか判断することが可能になる。

【００７０】また、作業者は作業者の情報処理装置から
自分のタスクデータを集計可能であるため、集計したタ
スクデータのステータスから、未完成タスクおよび要求
作業時間を検索して作業がスケジュール通り進んでいる
かを判断することができる。

【００７１】第２に、各情報処理装置は、各々が所有す
るキューに格納されたタスクデータを、その構成要素で
ある電子データ文書の参照先あるいは格納先を介して相
互に通信することを特徴としている。

【００７２】これにより、タスクデータの送信と返信に
おいては、実際の電子データ文書を通信せず、電子デー
タ文書の参照先、格納先のフォルダ情報を通知するのみ
でよい。したがって、情報処理装置間のネットワーク通
信量を小さくすることができる。すなわち、各々の情報
処理装置が必要とする電子データ文書をネットワークを
介して取り出す場合、タスクデータの構成要素である電
子データ文書の参照先を参照して、必要な時にのみ電子
データ文書の読み込み（あるいはダウンロード）を行え
ばよい。同様に、各々の情報処理装置がタスクの終了結
果をネットワークを介して書き出す場合、タスクデータ
の構成要素である電子データ文書の格納先を参照して、
必要な時にのみ電子データ文書の書き出し（あるいはア
ップロード）を行えばよい。

【００７３】第３に、各情報処理装置のキューは指定し
た期間においてのみ情報を保持することを特徴としてい
る。これは過去に作業した情報の履歴を残していること
を意味する。もちろん、タスクに携わった作業が完全に
完了した時期、例えば製品やアプリケーションが、生産
／販売中止になった時期で、削除もしくは保守用のサー
バへ移動してよい。これにより、そのタスクが有効であ
る時期においては、過去に実施した作業のタスクデータ
を、その日時をキーとして容易に検索できる。もちろ
ん、検索作業は、タスクを実際に実施した作業者のみな
らず、マネージャの情報処理装置からも実施することが
できる。

【００７４】第４に、タスクデータは情報処理装置で解
釈可能な形式であることを特徴としている。これにより
ある特定のタスクデータの解釈は計算機に代行させるこ
とが可能となる。当然ながら、計算機に代行させる場合
においては、計算機が結果を出力するのに要する時間あ
るいは実行を開始した時点からの経過時刻をステータス
に記録することにより、マネージャは計算機の実行状況
を容易に集計することができる。この集計結果から、例
えば、更に早く計算結果を得たい場合は複数台の計算機
にタスクデータを細分化したり、あるいは、高性能な別
の計算機へタスクデータを転送するといった処置を行う
ことができる。

【００７５】第５に、タスクの実施に必要な情報を参照
先で指示することを特徴としている。これにより、タス
クの実施に必要な情報として、設計仕様や手順などの複
数の電子データ文書を前記参照先に配置することができ
る。更に、設計仕様や手順を更新する必要が生じた場
合、電子データ文書の版数あるいは履歴を直接更新し、
直ちにタスクデータの作業に適用することができる。

【００７６】第６に、タスクの実施に伴いその実施が正
しく行われたかを検証する情報を参照先で指示すること
を特徴としている。これにより、タスクを実施した後、
結果の電子データ文書が必要な項目を満たしているかを
チェックするためのデータの参照先をあらかじめ記すこ
とにより、実施結果の過不足を計算機により自動的にチ
ェックすることが可能となる。

【００７７】これにより、結果となる電子データ文書の
過不足に加え、結果が権限あるべき者により審査および
承認されたか、また、然るべき関係者とのレビューが実
施されたか、さらには根拠、代替え案などの検討を実施
したか等の細かい項目に渡り、電子データ文書のチェッ
クを行うことが可能となる。当然ながら、タスクの実施
が正しく行われたかを検証する情報の参照先は参照先で
指示するため、検証する内容に変更が生じた場合、変更
に応じて電子データ文書の版数あるいは履歴を直接更新
し、直ちにタスクデータの作業に適用することができ
る。

【００７８】第７に、情報処理装置はタスクデータの作
成が可能であることを特徴としている。これにより、タ
スクデータを受け取った作業者は、そのタスクの難易度
から、タスクを細分化し、細分化したタスクデータを作
成することができる。さらに、細分化したタスクデータ
を別の作業者へ再配布することが可能である。細分化し
たタスクデータに、元のタスクデータの入力を継承する
ことで、細分化したタスクデータが正しい内容によって
再配布できる。当然ながら、最上位の業務遂行者が全て
のタスクデータを集計する場合、細分化したタスクデー
タの出力はその上位のタスクデータであるため、細分化
したタスクデータのステータスの値は最上位のタスクデ
ータへ即座に反映する。

【００７９】以上の第１から第７に示す特徴により検索
性が高い協調設計を実現することができる。

【００８０】また、本実施形態においては、前述のよう
に各情報処理システムのタスクデータは一定期間、ある
いはタスクを発生した業務の有効期間を通して記録して
おく。例えば、図５の例において、入力仕様（イ）の有
効期間がこのプリント基板を使用した製品の保守期間で
あれば、各情報処理システムは、入力仕様（イ）のタス
クを、このプリント基板を使用した製品の保守が続けら
れている期間を通して記録し保持する。これにより、変
更設計あるいは過去の作業の内容を検索することが容易
になり、電子データ文書の検索性が向上するとともに、
前述の協調設計（コラボレーション）の実現が可能であ
る。

【００８１】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、電
子データ文書をネットワークを介して容易に参照し、且
つ更新することのできる文書情報処理装置を提供するこ
とができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態にかかる文書情報処理装置を
示す図である。

【図２】記録領域キューに格納されるタスクデータを示
す図である。

【図３】本実施形態に係る文書情報処理装置の使用状態
を説明する図である。

【図４】文書情報処理装置の通信処理を説明するフロー
チャートである。

【図５】本実施形態の情報処理装置を用いてプリント基
板を協調設計する場合の使用例を示す図である。

【符号の説明】

１０１，３１１，３２１ タスクデータ作成部 １０２，３１２，３２２ ステータス変更部 １０３，３１３，３２３ タスク実施確認部 １０４，３１４，３２４ 保存期間監視部 １０５，３１５，３２５ タスクデータ記録部 １０６，３１６，３２６ データ受信部 １０７，３１７，３２７ タスクデータ変更検知部 １０８，３１８，３２８ 宛先ネットワーク番号取得部 １０９，３１９，３２９ データ送信部 ２０１ 情報処理装置１ ２０２ 情報処理装置２ ２０３，２０４，２０５ タスクデータ ５０１ 入力仕様および出力仕様 ５０２ 電子データ文書 ５１１，５２１，５３１，５４１ 文書情報処理システ
ム ５１２，５２２，５３２，５４２ タスクデータ ５１３，５２３，５３３，５４３ タスクデータの入力
仕様格納先 ５１４，５２４，５３４，５４４ タスクデータの確認
仕様格納先 ５１５，５２５，５３５，５４５ タスクデータの出力
結果格納先

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 タスクを識別する識別コード、タスクの
   ステータス、タスクの実行に必要な電子データ文書の参
   照先、タスクの実行結果を確認するための電子データ文
   書の格納先、およびタスクの実行結果の格納先を含むタ
   スクデータを作成するタスクデータ作成部と、 前記タスクのステータスの変更データを入力するステー
   タス変更部と、 前記タスクデータ作成部が作成したタスクデータあるい
   はタスクデータ受信部を介して他の文書管理装置から受
   信したタスクデータを記録するタスクデータ記録部と、 前記ステータスデータ変更部あるいはタスクデータ受信
   部の処理に基づくタスクデータ記録部に記録されたデー
   タの変更を検知するタスクデータ変更検知部と、 該タスクデータ変更検知部がタスクデータの変更を検知
   したとき変更されたタスクデータを他の文書管理装置に
   送信するデータ送信部を備えたことを特徴とする文書情
   報処理装置。
2. 【請求項２】 請求項１の記載において、タスクデータ
   の保存期間を監視する保存期間監視部を備え、複数の文
   書情報処理装置間で共有する前記タスクデータの保存期
   間を管理することを特徴とする文書情報処理装置。
3. 【請求項３】 タスクを識別する識別コード、タスクの
   ステータス、タスクの実行に必要な電子データ文書の参
   照先、およびタスクの実行結果の格納先を含むタスクデ
   ータを作成するステップと、 前記タスクのステータスの変更データを入力するステッ
   プと、 前記タスクデータ作成部が作成したタスクデータあるい
   はタスクデータ受信部を介して他の文書管理装置から受
   信したタスクデータを記録するステップと、 前記ステータスデータ変更部あるいはタスクデータ受信
   部の処理に基づくタスクデータ記録部に記録されたデー
   タの変更を検知したとき変更されたタスクデータを他の
   文書管理装置に送信するステップを備えたことを特徴と
   する文書情報処理プログラム。