JP2002230016A - 電子データ保存システムおよび電子データ保存方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 効率的に文書管理を行うことができる電子デ
ータ保存システムおよび電子データ保存方法を提供する
こと。 【解決手段】 電子データ保存システムは、オペレータ
５がＰＣ３において操作・設定することにより、スキャ
ナ２によって読み込まれた紙文書１、旧サーバー１０で
管理・保存されている電子文書などが新サーバー１００
に管理・保存、または出力装置４によって紙文書１１と
して出力することができる。新サーバー１００は、通信
制御部、記憶部、プログラム部、制御部などを備えてお
り、通信制御部が受信したＰＣ３でのオペレータの操作
によって選択・設定された指示に応じて制御部は、登録
希望または検索希望の電子データのカテゴリ毎の検索や
比較を行い、該当するカテゴリに電子データを保存、該
当するカテゴリから電子データを抽出するなどの電子デ
ータの管理を行うようになっている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、公文書を電子デー
タとして保存することができる電子データ保存システム
および電子データ保存方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般的に、官庁や企業において過去に作
成した紙文書などは、当面使用する予定がない場合、官
庁や企業内の倉庫に保管していることが多い。この紙文
書を保管している倉庫にも物理的に限界があり、通常古
い資料で不要なものは破棄などして書類量を減らすよう
にしている。また、最近ではこれらの紙文書をスキャナ
ーなどで読み取るオペレータを派遣会社などから派遣し
てもらい、電子化してサーバーやＰＣ（パーソナルコン
ピュータ）のハードディスクに保存することも試みられ
てきている。ところで、特開平１０−１４３４１４号公
報には、紙文書に特定の文書管理情報を紙文書自体に付
加したものを保管することにより、効率的に文書管理を
行う媒体文書管理システムおよび媒体文書管理方法が記
載されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、過去の資料で
も将来必要となるものやオリジナル文書で保管しておか
なければならない文書などというように、破棄できる資
料とを適切に判断し区別すること、例えば公文書と私文
書を区別したり、同一文書が存在する場合は１つの文書
のみ選定することは、書類量が多くなればなるほど選定
に時間がかかることになる。そして結局、不要な書類を
合わせたかたちで外部の保管センターなどに預け入れる
こととなってしまっている。この場合、保管量が増大す
ることで当然保管コストが増大することとなる。また、
これら紙文書のどれを保存し、どれを破棄するかの選別
はやはり作成者などの官庁や企業の人手に頼っており、
その人力は多大なものとなってしまう。また、重複して
保存してしまうという無駄な保存作業も発生し、そのた
めの保管コストがさらに増大することになる。

【０００４】さらに、紙文書をスキャニングして保存す
るには、文書スキャンニングするスキャナーの取り扱い
方法、画像調整などの微修正／設定が必要であり、昨今
その取り扱いがしやすく改善されてきてはいるものの、
作成した企業、官庁毎にその形態（文字文書が多いか、
画像文書も含んでいるか、カラーを使用しているかな
ど）が様々であり、適切な状態で保存することは専門の
操作技術が必要となることがある。また、機密性が高い
文書に関しては、このような文書の読み込み処理を業者
などにまかせることは避けたいことである。しかし、取
り扱い方法が難しい点を考え外注しているのが実体であ
り、企業、官庁などは例えば、その業務を特定のオペレ
ータが１ヶ月のみ処理するようにし、その後はまた別の
オペレータに行ってもらうというような対策を図る必要
が生じてしまう。また、膨大な紙文書を電子化するとハ
ードディスクの容量も浪費し、その電子文書をいざ出力
しようという時にも、合致する文書の照合が困難にな
る。そこで、そのような手間が生じないように、スキャ
ナで読み込む際の登録時点で文書の種類を大まかな分類
から詳細な分類までに分けることができる保存方法を有
したシステムにおいて、文書管理を行うオペレータの作
業の軽減を図り、さらには文書管理にかかるコストの削
減を図ることが望まれる。

【０００５】そこで、本発明の第１の目的は、紙文書に
特定の文書管理情報を付加せずに、効率的文書管理を行
なうことができる電子データ保存システムおよび電子デ
ータ保存方法を提供することである。また、本発明の第
２の目的は、紙文書を電子化して管理する際により効率
的に管理することができ、管理をする上でのオペレータ
の作業を軽減することができる電子データ保存システム
および電子データ保存方法を提供することである。本発
明の第３の目的は、膨大な紙文書の中から保存する必要
がある文書を的確に選択して保存することができる電子
データ保存システムおよび電子データ保存方法を提供す
ることである。また、本発明の第４の目的は、膨大な紙
文書の中から保存する必要がある文書を的確に選択し、
必要な文書を重複保存せず、保存サーバーのディスク容
量を増大させることなく適切に管理・保存することがで
きる電子データ保存システムおよび電子データ保存方法
を提供することである。本発明の第５の目的は、膨大な
紙文書の中から保存する必要がある文書を的確に選択
し、かつ選択および保存の確認ができ、保存サーバーの
ディスク容量を増大させることなく適切に管理・保存す
ることができる電子データ保存システムおよび電子デー
タ保存方法を提供することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明で
は、文書の所定の書式をページ毎に文書書式情報として
取得する文書書式情報取得手段と、前記文書書式情報取
得手段によって取得された文書書式情報を文書書式毎に
格納する文書書式情報格納手段と、登録または検索する
文書の書式情報を登録・検索情報として取得する登録・
検索情報取得手段と、前記登録・検索情報取得手段によ
って取得された登録・検索情報が前記文書書式情報格納
手段に格納されている文書書式情報の書式と一致するか
どうかを判断する判断手段と、前記判断手段が前記登録
・検索情報取得手段によって取得された登録・検索情報
が前記文書書式情報格納手段に格納されている文書書式
情報と一致すると判断した場合、前記登録・検索情報に
該当する文書の書式情報を前記一致すると判断された文
書書式情報の書式として記憶する記憶手段と、を備えた
ことにより、前記第１、第２、第３の目的を達成する。

【０００７】請求項２記載の発明では、請求項１記載の
発明において、前記文書書式情報格納手段によって格納
されている文書書式情報の各ページを所定の区分に分割
し、この分割された各区分毎に前記判定手段が判定する
際に基準とする判定基準データを備えることにより、前
記第１、第２、第３の目的を達成する。請求項３記載の
発明では、請求項２記載の発明において、前記文書書式
情報格納手段が具備する書式毎の判定基準データは、前
記文書書式情報取得手段によって取得された文書書式情
報がテキストデータである場合、前記分割された各区分
内に存在する発信人名、登録日などの固有のワードであ
ることにより、前記第１、第２、第３の目的を達成す
る。請求項４記載の発明では、請求項２記載の発明にお
いて、前記文書書式情報格納手段が具備する書式毎の判
定基準データは、前記文書書式情報取得手段によって取
得された文書書式情報がイメージデータである場合、前
記分割された各区分内に存在する固有の画像であること
により、前記第１、第２、第３の目的を達成する。

【０００８】請求項５記載の発明では、請求項１、請求
項２、請求項３、請求項４のうちいずれか１に記載の発
明において、前記判断手段が前記登録・検索情報取得手
段によって取得された登録・検索情報が前記記憶手段に
すでに記憶されているかどうか判定する判定手段と、前
記判定手段が前記登録・検索情報取得手段によって取得
された登録・検索情報が前記記憶手段に記憶されている
と判定した場合、その旨を表示する表示手段と、をさら
に備えたことにより、前記第４の目的を達成する。請求
項６記載の発明では、請求項１、請求項２、請求項３、
請求項４、請求項５のうちいずれか１に記載の発明にお
いて、前記判断手段が前記登録検索情報取得手段によっ
て取得された登録・検索情報が前記文書書式情報格納手
段に格納されている文書書式情報と一致しないと判断し
た場合、その旨を通知する通知手段をさらに備えたこと
により、前記第５の目的を達成する。

【０００９】請求項７記載の発明では、文書の所定の書
式をページ毎に文書書式情報として取得する第１のステ
ップと、前記第１のステップで取得した文書書式情報を
文書書式毎に格納する第２のステップと、登録または検
索する文書の書式情報を登録・検索情報として取得する
第３のステップと、前記第３のステップで取得した登録
・検索情報が前記第２のステップで格納された文書書式
情報の書式と一致するかどうかを判断する第４のステッ
プと、前記第４のステップで前記第３のステップによっ
て取得された登録・検索情報が前記第２のステップに格
納されている文書書式情報と一致すると判断された場
合、前記登録・検索情報に該当する文書の書式情報を前
記一致すると判断された文書書式情報の書式として記憶
する第５のステップと、を備えたことにより、前記第
１、第２、第３の目的を達成する。

【００１０】本発明の電子データ保存方法では、前記第
２のステップによって格納されている文書書式情報の各
ページを所定の区分に分割し、この分割された各区分毎
に前記第４のステップで判定する際に基準とする判定基
準データを備えることにより、前記第１、第２、第３の
目的を達成する。また、本発明の電子データ保存方法で
は、前記第２のステップが具備する書式毎の判定基準デ
ータは、前記第２のステップによって取得された文書書
式情報がテキストデータである場合、前記分割された各
区分内に存在する発信人名、登録日などの固有のワード
であることにより、前記第１、第２、第３の目的を達成
する。また、本発明の電子データ保存方法では、前記第
２のステップが具備する書式毎の判定基準データは、前
記第２のステップによって取得された文書書式情報がイ
メージデータである場合、前記分割された各区分内に存
在する固有の画像であることにより、前記第１、第２、
第３の目的を達成する。

【００１１】本発明の電子データ保存方法では、前記第
４のステップで前記第３のステップで取得した登録・検
索情報が前記第５のステップで記憶されているかどうか
判定する第６のステップと、前記第６のステップにより
前記第３のステップによって取得された登録・検索情報
が前記第５のステップで記憶されていると判定された場
合、その旨を表示する第７のステップと、をさらに備え
たことにより、前記第４の目的を達成する。本発明の電
子データ保存方法では、前記第４のステップによって前
記第３のステップによって取得された登録・検索情報が
前記第２のステップで格納した文書書式情報と一致しな
いと判断された場合、その旨を通知する第８のステップ
をさらに備えたことにより、前記第５の目的を達成す
る。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の好適な実施の形態
について図１ないし図８を参照して詳細に説明する。図
１は、本実施の形態に係る電子データ保存システム全体
の概略を示した図である。なお、本実施の形態では、一
例として役所内の文書は紙文書と電子文書（電子デー
タ）が混在しており、煩雑な状態になっている役所の文
書管理・保存状態を改善するための電子データ保存シス
テムについて説明するものとする。さらに、現時点で電
子文書は旧サーバー１０で一括管理されてはいるもの
の、旧サーバー１０に登録された順に並べられているだ
けで登録した際の文書名によって検索は行えるが、文書
名を一つ一つオペレータが作成して登録をするといった
ものであるとし、本実施の形態に係る電子データ保存シ
ステムの新サーバー１００によって、従来の旧サーバー
１０に保管されている電子文書、新サーバー１００とデ
ータの送受信が行えるＰＣ（パーソナルコンピュータ）
上でユーザが作成した紙文書、スキャナで読み込まれた
紙文書などを管理・保存することができるものとして説
明する。

【００１３】電子データ保存システムは、オペレータが
ＰＣ３において操作・設定することにより、スキャナ２
によって読み込まれた紙文書１、旧サーバー１０で管理
・保存されている電子文書などが新サーバー１００に管
理・保存、または出力装置４によって紙文書１１として
出力することができるシステムである。新サーバー１０
０は、図示は省略するが、通信制御部、記憶部、プログ
ラム部、制御部などを備えている。この新サーバー１０
０の通信制御部が受信したＰＣ３でのオペレータの操作
によって選択・設定された指示に応じて、制御部はプロ
グラム部に格納されているプログラムに従って、登録希
望または検索希望の電子データのカテゴリ毎の検索や比
較を行い、該当するカテゴリに電子データを保存、該当
するカテゴリから電子データを抽出するなどの電子デー
タの管理を行うようになっている。電子データ保存シス
テムは電子文書を保存する上で、現時点での旧サーバー
１０内の電子文書を自動的に分類し、新サーバー１００
の記憶部に文書を電子データとして保管する。なお、役
所の文書というとほとんどが公文書であり、基本的にフ
ォーマットが決まっているものが多いが、フリーフォー
マットの手書き文書などの公文書以外の文書も含まれて
いる。本実施の形態では一例として、公文書は必ずフォ
ーマットが決まっており、この決まったフォーマットの
公文書を管理・保存する場合について説明する。

【００１４】まず、旧サーバー１０に保存されている文
書が公文書か否かを判断して、分類する作業を行う。オ
ペレータによるＰＣ３上での操作によって、旧サーバー
１０に登録されている公文書のフォーマットのうち全て
の種類を新サーバー１００に登録する。そして、各フォ
ーマットにおける他の全ての公文書のフォーマット形式
とは異なるオリジナルな文字列および、その文字列の場
所情報を特定する。ここでは、この文書を特定するため
の判断基準となるオリジナル部分のみが表示されている
ものをオリジナルフォーマットと呼ぶことにする。図２
は、住民票のオリジナルフォーマットの例を、図３は婚
姻届けのオリジナルフォーマットの例を示した図である
（図２および図３は、一例として示した文書のオリジナ
ルフォーマットであり、役所で発行する実際のフォーマ
ットとは異なることもある）。全ての公文書についてオ
リジナルフォーマットを作成することにより、照合時に
どのオリジナルフォーマットにも適していないものは、
公文書ではないとみなすことができる。また、オリジナ
ルフォーマットは全て一定の用紙サイズで登録しておく
ことにする。新サーバー１００にオリジナルフォーマッ
トを登録し、登録したオリジナルフォーマットの用紙サ
イズや各種の固有情報を付加しておく。

【００１５】図４は、レイアウト検索法で新サーバー１
００に電子データを登録する処理手順を示したフローチ
ャートである。オペレータによるＰＣ３上での操作によ
り、旧サーバー１０からある一つの文書を取り出し、新
サーバー１００（フローチャート中では仮保存サーバー
となっている）に仮登録する旨を選択すると（ステップ
４０１）、この仮登録する旨を受信した新サーバー１０
０の制御部は、文書がテキストデータであるかどうか判
断する（ステップ４０２）。テキストデータでない場合
（ステップ４０２；Ｎ）、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃ
ｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ）処理を施し、文字情
報を抽出する（ステップ４０３）。テキストデータまた
はＯＣＲ処理により抽出されたデータをすでに記録部に
登録されているオリジナルフォーマットと比較する（ス
テップ４０４）。

【００１６】ここで、オリジナルフォーマットとの比較
およびカテゴリ別の登録について説明する。図５および
図６は、オリジナルフォーマットと比較する際に分類す
るマトリックス（１）、（２）の一例を示した図であ
る。旧サーバー１０に登録されている文書を一つ取り出
し、新サーバー１００に続いて仮登録したい文書を図４
のような細かなマトリックスに分類し、オリジナルフォ
ーマットとして分類されて登録されているものと比較す
る。例えば、１Ｂの部位に「住民票」の文字列があり、
７Ａに「住民」、７Ｂに「ことを」、７Ｃに「する」が
すべて含まれていれば、これは住民票に分類されるとい
うことになる。これらの認識に使う言葉、すなわち各部
１Ａ、１Ｂ、・・・に含まれる言葉をオリジナルワード
と定義する。仮登録される文書のマトリックスの一部分
だけを抽出して比較するようにすることもできる。例え
ば、図４のマトリックス内の７Ｂの部分だけを調べたい
場合、図５のようなマトリックスを仮登録文書と合成
し、テキストデータであればそのまま検索を実行し、イ
メージデータであればＯＣＲ処理後に検索を実行するよ
うになっている。

【００１７】仮登録する文書を住民票のフォーマットと
比較し、異なったものであれば、次の婚姻届のフォーマ
ットと比較、それでも異なっていれば次のフォーマット
と比較する・・・というように比較作業を繰り返し、自
動的に元の文書がどのフォーマットに属すものかをを分
類する。どのフォーマットにも属さないものであれば、
それは公文書以外という非公文書カテゴリに分類される
（ステップ４１１）。なお、図４および図５のようなマ
トリックスにおいて、１マス単位の大きさは可変可能で
あり、オペレータＰＣ３上で自由に設定することができ
るようにしてもよい。これにより、１マスの大きさをも
っと細かくすることも可能である。また、１マスはある
程度の大きさを持たせていた方が、スキャナ２から読み
取る場合などには紙に対するずれに対しても対応するこ
とができる。

【００１８】比較するカテゴリがある場合（ステップ４
０５；Ｙ）、まず、図４のように分類された文書のある
マス目に存在するオリジナルワードについてオリジナル
フォーマットと比較し（ステップ４０５；Ｙ）、すでに
登録されているオリジナルフォーマット上のオリジナル
ワードが存在するマス上に対応するワードがあると判断
したとき（ステップ４０６；Ｙ）、オリジナル率識別用
カウントパラメータを１つ増やして（ステップ４０７）
ステップ４０５に戻り、残りのマス目のオリジナルワー
ドに関する比較処理を繰り返す。そして、図５のように
分類された各マス目に関して全てオリジナルワードの比
較を行った場合（ステップ４０５；Ｎ）、全オリジナル
ワードに対する識別用パラメータのカウント数であるオ
リジナル率を求める（ステップ４０９）。

【００１９】ここで、どのオリジナルフォーマットに文
書が合致しているかを調べる際のオリジナル率について
説明する。例えば、登録したい文書が住民票であるなら
ば、細かいオリジナルワードが多数存在し、認識率は相
当高くなる。ここで、一例としてオリジナルワードが全
部で３０個あり、ヒットしているのが２８個あるとする
と、かなりの確率で住民票のカテゴリに分別されるべき
ものであるといえる。残りのヒットしていない２個は、
オリジナルワードに対して汚れなどの要因で認識されな
かったと考えられることもある。従って、ある一定の割
合以上合致していれば、それはすでに分類された登録さ
れている各カテゴリに含まれると判断されれる。この各
カテゴリに含まれると判断されるときのオリジナルワー
ドのヒット割合をオリジナル率と定義する。オリジナル
率が９０％を越えていれば、まず該当するカテゴリに登
録して間違いない。なお、このオリジナル率はオペレー
タによってあらかじめ設定することも可能である。ま
た、オリジナル率が１００％でない文書については、オ
ペレータに判断を仰ぐようにし、ＰＣ３上の画面にその
旨を表示するようにしてもよい。

【００２０】オリジナル率が基準値を満たしている場合
（ステップ４０９；Ｙ）、現在比較中の該当するカテゴ
リに文書を登録し（ステップ４１０）、処理を終了す
る。オリジナル率が基準値を満たしていない場合（ステ
ップ４０９；Ｎ）、別のカテゴリのオリジナルワードと
比較する処理に移行し、オリジナル率が基準値を満たす
ようなカテゴリを検索する（ステップ４０４〜ステップ
４１０）。次に、あるカテゴリに登録されたデータが同
一カテゴリ中に存在するかどうかについて説明する。こ
こでは、一例として婚姻届カテゴリについて説明する。
婚姻届カテゴリ内には、婚姻届のフォーマット文書とし
てカテゴライズされたそれぞれの文書を別物として識別
できる要素が限られており、男性氏名、女性氏名および
届け出日時がともに一致すれば同一文書とみなすことが
できる。テキストデータ同士であれば、問題なく同一文
書か否かを判定できるが、どちらか一方がスキャナ２を
通して読み込まれたイメージ形式文書であると判断しづ
らい。このような場合には、この情報が書かれている部
分を図５や図６のようなマトリックスを使った識別方法
で同一文書の検索を実行する。そして、同一文書が見つ
かれば、片方のみ保存しておけばよく、残りを削除する
ことができ、ハードディスク容量の節約をすることがで
きる。

【００２１】また、カテゴリ内の文書を区別するための
キーワードを、合わせて保存する方法を使うこともでき
る。婚姻届カテゴリでは、男性氏名、女性氏名、登録日
などをキーワードとしてデータに関連付けて保存してお
けば、元のデータがテキストデータ、イメージデータに
関わらず後から婚姻届を検索する際にキーワードで検索
できるので、照会を容易とすることができる。以上のよ
うに、新サーバー１００に文書を電子データとして登録
する際、カテゴリ名（１）、カテゴリ名（２）、・・・
のような文書名で自動登録することにより、文書毎にオ
ペレータが文書種類を判断し、文書名を付加してデータ
ベースに登録するという必要がなくなるり、効率よく文
書の登録・検索を実行することができる。

【００２２】図７は、旧サーバー１０に登録してある文
書を新サーバー１００に登録する際の処理手順を示した
フローチャートである。オペレータがＰＣ３上からの操
作により、旧サーバー１０に保存されている文書を取得
すると（ステップ７０１）、仮保存サーバーに登録する
旨を通知する（ステップ７０２）。そして、登録を希望
する文書がテキストデータである場合（ステップ７０
３；Ｙ）、図５のようにマス目ごとのワードを各カテゴ
リのオリジナルキーワードと比較する（ステップ７０
５）。オリジナル率が規定の値を満たした場合（ステッ
プ７０６；Ｙ）、新サーバー１００のヒットしたカテゴ
リに文書を電子データとして登録する（ステップ７０
７）。そして、仮保存サーバーのデータを破棄して処理
を終了する（ステップ７０８）。登録希望する文書がテ
キストデータでない場合（ステップ７０３；Ｎ）、ＯＣ
Ｒ処理を施し（ステップ７０４）、文書情報を抽出す
る。また、あるカテゴリのオリジナルワードとの比較の
結果、オリジナル率が規定の値を満たさない場合（ステ
ップ７０６；Ｎ）、そして、 次のカテゴリがあるとき
には（ステップ７１０；Ｙ）、そのカテゴリのオリジナ
ルワードとの比較処理を実行する（ステップ７０９）。
全てのカテゴリについてオリジナルワードの比較処理を
実行し（ステップ７１０；Ｎ）、どのカテゴリに対して
もオリジナル率が満たされないときには新サーバー１０
０の区分書以外のカテゴリに登録して（ステップ７１
１）、処理を終了する。

【００２３】図８は、スキャナ２で読み取った文書を新
サーバー１００に登録する際の処理手順を示したフロー
チャートである。オペレータがＰＣ３上からの操作によ
り、スキャナ２によって読み取った紙文書の電子データ
を取得すると（ステップ８０１）、仮保存サーバーに登
録する旨を通知する（ステップ８０２）。そして、登録
を希望する電子データがテキストデータである場合（ス
テップ８０３；Ｙ）、図５のようにマス目ごとのワード
を各カテゴリのオリジナルキーワードと比較する（ステ
ップ８０５）。オリジナル率が規定の値を満たした場合
（ステップ８０６；Ｙ）、新サーバー１００のヒットし
たカテゴリに電子データとして登録する（ステップ８０
７）。そして、仮保存サーバーのデータを破棄して処理
を終了する（ステップ８０８）。登録希望する文書がテ
キストデータでない場合（ステップ８０３；Ｎ）、ＯＣ
Ｒ処理を施し（ステップ８０４）、文書情報を抽出す
る。

【００２４】また、あるカテゴリのオリジナルワードと
の比較の結果、オリジナル率が規定の値を満たさない場
合（ステップ８０６；Ｎ）、次のカテゴリがあるときに
は（ステップ８０９；Ｙ）、そのカテゴリのオリジナル
ワードとの比較処理を実行する（ステップ８１０）。全
てのカテゴリについてオリジナルワードの比較処理を実
行し（ステップ８０９；Ｎ）、どのカテゴリに対しても
オリジナル率が満たされないときには新サーバー１００
の区分書以外のカテゴリに登録して（ステップ８１
１）、処理を終了する。なお、スキャナ２によって読み
込んだ文書を登録した後、同一文書の存在が見つかった
場合、ＰＣ３上に「同一文書と思われるデータを見つけ
ました。登録を取りやめますか？」の旨のメッセージを
表示するようにして、オペレータに通知して２つの同じ
電子データを登録することがないようにし、重複文書登
録を避けるようにしてもよい。

【００２５】以上のように、本実施の形態では、カテゴ
リ毎のオリジナルワードを比較することにより、自動的
に文書の選別、登録を行うことができるので、オペレー
タの仕事量を大幅に軽減することができ、登録した文書
を実際に業務で効率よく検索し、使用することができ
る。また、本実施の形態の電子データ保存システムによ
ると、役所に住民が来て戸籍抄本を見たいというような
ときに、役所の人間が住民の戸籍抄本を探すのに戸籍抄
本カテゴリの中の住民の氏名で検索すれば、住民に戸籍
抄本を容易に提供することができる。また、婚姻届の紙
を提出にきた住人に対しては、婚姻届をスキャンして登
録するだけで婚姻届カテゴリの中に登録することがで
き、役所の人の手間を軽減することができる。さらに、
本実施の形態の電子データシステムによると、住民票な
どは役所を通さずに、住人に対して、パスワードなどの
照合方法さえ確立させれば、照合が完了したところで、
システムの住民票カテゴリの本人氏名に合致している文
書に対してのみアクセス権を与え、発行手数料を取るこ
とで、役所にわざわざ出向かなくても、銀行のＡＴＭの
ような感覚で住民票の発行を受けることもできる。な
お、本実施の形態では、役所における公文書、機密書類
などの文書類を電子データとして管理・保存する電子デ
ータ保存システムを例に説明したが、電子データ保存方
法として利用することもできる。ま、本実施の形態の新
サーバー１００は、図１ではＰＣ３に回線を介して接続
されているように示したがこれに限られるものではな
く、インターネットなどの広域通信網を介して接続され
るようにしてもよい。

【００２６】

【発明の効果】請求項１記載の発明では、判断手段が登
録・検索情報取得手段によって取得された登録・検索情
報が文書書式情報格納手段に格納されている文書書式情
報と一致すると判断した場合、登録・検索情報に該当す
る文書の書式情報を一致すると判断された文書書式情報
の書式として記憶するので、膨大な紙文書の中から保存
する必要がある文書を的確に選択し、保存することがで
きる。請求項２記載の発明では、文書書式情報格納手段
によって格納されている文書書式情報の各ページを所定
の区分に分割し、この分割された各区分毎に判定手段が
判定する際に基準とする判定基準データを備えるので、
膨大な紙文書の中から保存する必要がある文書を的確に
選択し、保存することができる。請求項３記載の発明で
は、文書書式情報格納手段が具備する書式毎の判定基準
データは、文書書式情報取得手段によって取得された文
書書式情報がテキストデータである場合、分割された各
区分内に存在する発信人名、登録日などの固有のワード
であるので、膨大な紙文書の中から保存する必要がある
文書を的確に選択し、保存することができる。請求項４
記載の発明では、文書書式情報格納手段が具備する書式
毎の判定基準データは、文書書式情報取得手段によって
取得された文書書式情報がイメージデータである場合、
分割された各区分内に存在する固有の画像であるので、
膨大な紙文書の中から保存する必要がある文書を的確に
選択し、保存することができる。

【００２７】請求項５記載の発明では、判断手段が登録
・検索情報取得手段によって取得された登録・検索情報
が記憶手段にすでに記憶されているかどうか判定する判
定手段と、判定手段が登録・検索情報取得手段によって
取得された登録・検索情報が記憶手段に記憶されている
と判定した場合、その旨を表示する表示手段と、をさら
に備えたので、膨大な紙文書の中から保存する必要があ
る文書を的確に選択し、必要な文書を重複保存させず
に、ディスクク容量を増大させないで保存することがで
きる。請求項６記載の発明では、判断手段が登録検索情
報取得手段によって取得された登録・検索情報が文書書
式情報格納手段に格納されている文書書式情報と一致し
ないと判断した場合、その旨を通知する通知手段をさら
に備えたので、膨大な紙文書の中から保存する必要があ
る文書を的確に選択し、確認することができ、保存サー
バーのディスク容量を増大させないようにすることがで
きる。

【００２８】請求項７記載の発明では、第４のステップ
で第３のステップによって取得された登録・検索情報が
前記第２のステップに格納されている文書書式情報と一
致すると判断された場合、前記登録・検索情報に該当す
る文書の書式情報を前記一致すると判断された文書書式
情報の書式として記憶するので、膨大な紙文書の中から
保存する必要がある文書を的確に選択し、保存すること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施の形態に係る電子データ保存システム全
体の概略を示した図である。

【図２】住民票のオリジナルフォーマットの例を示した
図である。

【図３】婚姻届けのオリジナルフォーマットの例を示し
た図である。

【図４】レイアウト検索法で新サーバーに電子データを
登録する処理手順を示したフローチャートである。

【図５】オリジナルフォーマットと比較する際に分類す
るマトリックス（１）を示した図である。

【図６】オリジナルフォーマットと比較する際に分類す
るマトリックス（２）を示した図である。

【図７】旧サーバーに登録してある文書を新サーバーに
登録する際の処理手順を示したフローチャートである。

【図８】スキャナで読み取った文書を新サーバーに登録
する際の処理手順を示したフローチャートである。

【符号の説明】

１、１１ 紙文書 ２ スキャナ ３ ＰＣ（パーソナルコンピュータ９ ４ 出力装置 １０ 旧サーバー １００ 新サーバー

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の所定の書式をページ毎に文書書式
   情報として取得する文書書式情報取得手段と、 前記文書書式情報取得手段によって取得された文書書式
   情報を文書書式毎に格納する文書書式情報格納手段と、 登録または検索する文書の書式情報を登録・検索情報と
   して取得する登録・検索情報取得手段と、 前記登録・検索情報取得手段によって取得された登録・
   検索情報が前記文書書式情報格納手段に格納されている
   文書書式情報の書式と一致するかどうかを判断する判断
   手段と、 前記判断手段が前記登録・検索情報取得手段によって取
   得された登録・検索情報が前記文書書式情報格納手段に
   格納されている文書書式情報と一致すると判断した場
   合、前記登録・検索情報に該当する文書の書式情報を前
   記一致すると判断された文書書式情報の書式として記憶
   する記憶手段と、を備えたことを特徴とする電子データ
   保存システム。
2. 【請求項２】 前記文書書式情報格納手段によって格納
   されている文書書式情報の各ページを所定の区分に分割
   し、この分割された各区分毎に前記判定手段が判定する
   際に基準とする判定基準データを備えることを特徴とす
   る請求項１記載の電子データ保存システム。
3. 【請求項３】 前記文書書式情報格納手段が具備する書
   式毎の判定基準データは、前記文書書式情報取得手段に
   よって取得された文書書式情報がテキストデータである
   場合、前記分割された各区分内に存在する発信人名、登
   録日などの固有のワードであることを特徴とする請求項
   ２記載の電子データ保存システム。
4. 【請求項４】 前記文書書式情報格納手段が具備する書
   式毎の判定基準データは、前記文書書式情報取得手段に
   よって取得された文書書式情報がイメージデータである
   場合、前記分割された各区分内に存在する固有の画像で
   あることを特徴とする請求項２記載の電子データ保存シ
   ステム。
5. 【請求項５】 前記判断手段が前記登録・検索情報取得
   手段によって取得された登録・検索情報が前記記憶手段
   にすでに記憶されているかどうか判定する判定手段と、 前記判定手段が前記登録・検索情報取得手段によって取
   得された登録・検索情報が前記記憶手段に記憶されてい
   ると判定した場合、その旨を表示する表示手段と、をさ
   らに備えたことを特徴とする請求項１、請求項２、請求
   項３、請求項４のうちいずれか１に記載の電子データ保
   存システム。
6. 【請求項６】 前記判断手段が前記登録検索情報取得手
   段によって取得された登録・検索情報が前記文書書式情
   報格納手段に格納されている文書書式情報と一致しない
   と判断した場合、その旨を通知する通知手段をさらに備
   えたことを特徴とする請求項１、請求項２、請求項３、
   請求項４、請求項５のうちいずれか１に記載の電子デー
   タ保存システム。
7. 【請求項７】 文書の所定の書式を文書書式情報として
   取得する第１のステップと、 前記第１のステップで取得した文書書式情報を文書書式
   毎に格納する第２のステップと、 登録または検索する文書の書式情報を登録・検索情報と
   して取得する第３のステップと、 前記第３のステップで取得した登録・検索情報が前記第
   ２のステップで格納された文書書式情報の書式と一致す
   るかどうかを判断する第４のステップと、 前記第４のステップで前記第３のステップによって取得
   された登録・検索情報が前記第２のステップに格納され
   ている文書書式情報と一致すると判断された場合、前記
   登録・検索情報に該当する文書の書式情報を前記一致す
   ると判断された文書書式情報の書式として記憶する第５
   のステップと、を備えたことを特徴とする電子データ保
   存方法。