JP2002026960A

JP2002026960A - 電子メールシステム

Info

Publication number: JP2002026960A
Application number: JP2000205376A
Authority: JP
Inventors: Yoshihiko Yoda; 義彦余田; Kazuo Yamanoi; 一夫山野井; Tadashi Ishu; 忠伊集; Naoki Miyake; 直樹三宅
Original assignee: Sharp Corp; Sharp System Products Co Ltd
Current assignee: Sharp Corp; Sharp System Products Co Ltd
Priority date: 2000-07-06
Filing date: 2000-07-06
Publication date: 2002-01-25
Anticipated expiration: 2020-07-06
Also published as: JP3589622B2

Abstract

(57)【要約】【課題】この発明は、電子メールシステムに関し、１
つの代表アドレスしか持たないメールシステムの組織内
の各利用者が各自ごとに電子メールを送受信できるよう
にする。【解決手段】複数の利用者端末を収容し、各利用者端
末が１つの代表アドレスを利用して外部システムとのメ
ッセージ交換をする電子メールシステムであって、利用
者端末から転送された送信メールの所定の発信情報記載
欄の中に、前記利用者固有の情報を含めて送信者情報を
作成し、外部システムから受信した電子メールの所定の
着信情報記載欄の中に含まれる利用者固有の情報を抽出
して、抽出された情報に対応する利用者に前記受信した
電子メールを配送する中継システムを備えたことを特徴
とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、電子メールシス
テムに関し、特に、複数の利用者が１つのメールアドレ
スを共有して電子メールの送受信を行う場合に、複数の
利用者が個別に電子メールの送受信をできるようにした
電子メールシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】情報通信技術の発展に伴い、異なる複数
の電子メールシステムを相互接続し、電子メールを送受
信することが増えてきた。インターネットの場合、この
電子メールシステムの相互接続は、それぞれのシステム
をインターネットの標準化団体であるIETF（The Intern
et Engineering Task Force）の公開文書RFC822（Stand
ard for the format of ARPA Internet text message
s）に準拠させることで実現されている。

【０００３】RFC822によれば、電子メールシステム間で
電子メールを送受信する場合、メールの送信者記載欄
（いわゆるfromで始まる行）と宛先記載欄（toで始まる
行）には、それぞれ送信者と宛先のメールアドレスを付
加することになっている。そのため、ある電子メールシ
ステムの利用者が外部の電子メールシステムとの間でメ
ールを送受信しようとすると、その利用者の人数分だけ
メールアドレスを用意することが必要になる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、経済的理由、
運用上の理由、管理上の理由、セキュリティ上の理由な
どで、外部との通信用にメールアドレスを利用者の数だ
け用意できない組織や、一つだけにしておく方がよい組
織がある。例えば、初等中級教育レベルの学校の場合、
授業のやりやすさ、通信費や管理負担の軽減、個人情報
の漏洩や犯罪に巻き込まれることを避けるなどの観点か
ら、メールアドレスを児童・生徒の人数分だけ用意せ
ず、代表のメールアドレスを一つだけ用意して運用する
方がよいと考える学校が多い。

【０００５】電子メールの宛先指定については既に幾つ
かの技術が開示されている。例えば、特開平１０−１７
３６９７号公報には、アドレス情報にキーワードを付加
する方式で宛先を指定する技術が開示されている。しか
し、この技術では、アドレスにキーワードを付加して新
しいアドレスを生成し、その新しいアドレスを宛先行に
加えている。そのため、「外部との通信用にメールアド
レスを一つしか使えない」という環境では利用できな
い。

【０００６】また、自前でメールサーバを運用せず、外
部との通信用のメールアドレスをプロバイダで取得して
いる企業などの場合も、利用者の人数分だけメールアド
レスを用意することが難しい。そのような組織の電子メ
ールシステムの利用者が、一つのメールアドレスを共有
し、外部との間で個別にメールを送受信できるようにす
る技術はこれまでになかった。また、外部から、一つの
メールアドレスしか持たない組織内の個人やグループに
対して個別にメールを送信できる技術もなかった。

【０００７】そこで、この発明は以上のような事情を考
慮してなされたものであり、電子メールシステムの組織
内の利用者が、一つの代表アドレスを共有したまま、外
部の電子メールシステムの利用者との間でそれぞれ個別
に電子メールを送受信できる電子メールシステムを提供
することを課題とする。また、外部の電子メールシステ
ムの利用者が、一つの代表アドレスを宛先として使い、
その宛先の組織内の個人やグループを閲覧者として指定
した情報を付加した電子メールをその組織内の適切な利
用者に配送するようにした電子メールシステムを提供す
ることを課題とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この発明は、複数の利用
者端末を収容し、各利用者端末が１つの代表アドレスを
利用して外部システムとのメッセージ交換をする電子メ
ールシステムであって、利用者端末から転送された送信
メールの所定の発信情報記載欄の中に、前記利用者固有
の情報を含めて送信者情報を作成し、外部システムから
受信した電子メールの所定の着信情報記載欄の中に含ま
れる利用者固有の情報を抽出して、抽出された情報に対
応する利用者に前記受信した電子メールを配送する中継
システムを備えたことを特徴とする電子メールシステム
を提供するものである。

【０００９】また、前記発信情報記載欄は、前記代表ア
ドレスを記載する欄または送信メールの表題を記載する
欄であり、前記着信情報記載欄は、前記代表アドレス記
載欄または受信した電子メールの表題を記載した欄を用
いてもよい。これによれば、代表アドレスを１つしか持
たない組織内の利用者が個々に外部システムとの間で電
子メールの送受信ができる。

【００１０】

【発明の実施の形態】この発明は、複数の利用者端末を
収容し、利用者端末相互間で電子メールの送受信を行う
組織内メールシステムと、組織内メールシステムと外部
システムとの間で電子メールの送受信を行う中継システ
ムとからなる電子メールシステムであって、前記中継シ
ステムが、前記組織内メールシステムに付与された唯一
の代表アドレスと前記利用者端末を利用する利用者ごと
の個人識別情報とを記憶した記憶部と、外部から前記代
表アドレスを宛先とした電子メールを受信する受信部
と、受信部が受信した電子メールの着信情報記載欄を検
索し、前記個人識別情報と一致する情報が含まれている
か否かを判断する解読部と、一致する情報が含まれてい
る場合に、その一致する個人識別情報を持つ利用者を宛
先として組織内メールシステムに前記受信した電子メー
ルを転送する転送部を備えたことを特徴とする電子メー
ルシステムを提供するものである。

【００１１】この発明の中継システムは、組織内メール
システムと外部システムとの間で電子メールの送受信を
行うためのシステムであるが、通常マイクロコンピュー
タを中心としたハードウェアとＲＯＭやＲＡＭ等に記憶
されたソフトウェアとで構成される。また、この中継シ
ステムは、組織内メールシステムと、インターネットな
どのネットワークとの間に配置されるものであり、組織
内メールシステムと同一構内に設置されることが好まし
い。

【００１２】中継システムのハードウェアは、主として
ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭ，タイマー，Ｉ／Ｏなどからな
るマイクロコンピュータ及び周辺装置と、ソフトウェア
を格納するＲＡＭ，ＲＯＭ，ハードディスク，ＣＤ−Ｒ
ＯＭ等や、電子メールなどのデータを格納するハードデ
ィスク，ＭＯ，ＭＤ，ＰＤ，ＤＶＤ−ＲＡＭ等の書き換
え可能な記憶媒体から構成される。外部システムは、公
衆通信回線，専用回線，インターネットなどのＷＡＮを
介してこの発明の電子メールシステムと接続されるシス
テムを意味する。

【００１３】組織内メールシステムは、いわゆる利用者
が利用するパソコンなどの利用者端末と電子メールの送
受信を制御管理するサーバとから構成されるものであ
り、利用者端末とサーバとは一般にＬＡＮを介して接続
される。このサーバは、主としてＬＡＮに接続された利
用者端末間どうしの電子メールの送受信を制御するもの
であり、利用者端末を利用する利用者ごとに個人メール
アドレスが付与されている。この発明では、この個人メ
ールアドレスは組織内メールシステムの内部のみで使用
されるものとする。

【００１４】一方、この発明では、組織内メールシステ
ムに対して、外部システムとの電子メールの送受信用に
唯一つのメールアドレスが付与されているが、利用者端
末の利用者が電子メールを外部システムに対して送信す
る場合には、この代表アドレスを発信情報の送信者情報
として使用する。

【００１５】一般に、送信される電子メールの中には、
少なくともメールの送り先である宛先情報（ｔｏで始ま
る情報），メールの送信者を示す送信者情報（ｆｒｏｍ
で始まる情報）及びメールの表題（ｓｕｂｊｅｃｔで始
まる情報）が含まれるが、この発明において、発信情報
記載欄とは、通信規約（ＲＦＣ８２２）によって利用者
に任意の記号列を含めることが認められている欄を意味
する。この「発信情報記載欄」は、たとえば送信者を示
す代表アドレスを記載する欄、あるいは表題欄である
が、これに限るものではなく、現在もしくは将来認めら
れる記載欄であってもよい。

【００１６】また、「利用者個有の情報」とは、前記し
た個人メールアドレスを利用してもよいが、この個人メ
ールアドレスと対応した他の識別コードを用いてもよ
い。たとえば、個人に与えられた識別番号，社内コード
番号，個人名そのものなどを用いることができる。具体
例として、組織内メールシステムがある学校内に構築さ
れている場合には、利用者固有の情報として、「学
年」，「組」,「出席番号」を組み合わせた情報、たと
えば「６年５組１２番」のような文字列を用いることも
できる。

【００１７】さらに、利用者個有の情報として、組織内
メールシステムの「グループ名」に「名前」あるいは
「識別番号」等を付加したものを用いてもよい。ここ
で、「グループ名」とは、たとえば「６年５組」のよう
な文字列であり、そのグループの中には、複数の利用者
個人が含まれる。

【００１８】また、「グループ名」のみを利用者個有の
情報として用いることもできる。この場合には、利用者
個人を特定することはできないが、組織内メールシステ
ムの中に、複数のグループが存在する場合には、そのグ
ループを特定することができる。

【００１９】すなわち、グループ名を利用者個有の情報
として用いた場合には、１人の利用者を１つのグループ
に読み替えることができ、着信情報記載欄に「利用者固
有の情報」として「グループ名」が記載された電子メー
ルを受信した場合には、対応するグループの中に属する
複数の利用者すべてにその電子メールを配送するように
すればよい。

【００２０】以下、図面に示す実施の形態に基づいてこ
の発明を詳述する。なお、これによってこの発明が限定
されるものではない。図１に、この発明の電子メールシ
ステムの全体構成図を示す。この発明では、組織内の電
子メールシステム１（以下では組織内メールシステムと
呼ぶ）と外部通信用のメールサーバ３（以下では外部通
信用メールサーバと呼ぶ）との間に、ゲートウェイシス
テム２を設ける。

【００２１】組織内メールシステム１は、ＬＡＮを介し
て、サーバ１２と多数の利用者端末１１（以下、クライ
アントＰＣと呼ぶ）とが接続され、各クライアントＰＣ
１１どうしが電子メールの送受信をするためのシステム
である。また、クライアントＰＣ１１から、外部へ電子
メールを送信する場合にはその電子メールはサーバ１２
に取り込まれ、所定形式のデータに変換されてゲートウ
ェイシステム２の送信用スプール５へ転送される。

【００２２】組織内メールシステム１には、利用者（ク
ライアントＰＣ）ごとにメールボックス１３が用意され
ており、利用者はそれを介して組織内で電子メールを送
受信できるようになっている。たとえば、あるクライア
ントＰＣの利用者Ａが利用者Ｂに電子メールを送った場
合、その電子メールは利用者Ｂのメールボックスに配送
される。そして利用者Ｂは、自己のメールボックスを受
信確認しにいくことで、その電子メールを読むことがで
きる。

【００２３】外部通信用メールサーバ３は、組織がイン
ターネットメールの送受信用として使用するRFC822準拠
のメールサーバであり、代表アドレスのアカウントはこ
のメールサーバ３あるいはゲートウェイシステム２に登
録されている。ここで、代表アドレスとは、たとえば図
４（ｄ）に示すDaihyo＠bbb.cc.jpのような記号で表わ
されるものである。この発明の組織内メールシステム１
は唯一の代表アドレスしか持てないものとする。

【００２４】外部通信用メールサーバ３は、ゲートウェ
イシステム２のメール送信部２２から転送されてきた電
子メールを外部へ送信すると共に、外部通信用メールサ
ーバ４から受信した電子メールを、ゲートウェイシステ
ム２のメール受信部２４の転送要求を受けて転送する処
理をする。

【００２５】ゲートウェイシステム２は、主としてヘッ
ダ情報構成部２１、メール送信部２２、メール受信部２
４、及びヘッダ情報解読部２３と、さらに送信用スプー
ル５、受信用スプール６、個人識別情報テーブル７及び
グループテーブル８からなる記憶部とによって構成され
る。

【００２６】図２に、この発明で利用する個人識別情報
テーブル７の一実施例を示す。図２に示すように、個人
識別情報テーブル７には、組織内メールシステム１で用
いる各利用者の個人メールアドレス１００と組織内で各
利用者を識別するために使用するユニークなコード１０
１（以下では個人識別コードと呼ぶ）が記憶されてい
る。

【００２７】ここで、個人識別コード１０１は、各自の
個人メールアドレス１００に対して、個人識別コードＡ
１、個人識別コードＢ１、個人識別コードＣ１……とい
うように異なる表記法で複数備えてもよい。利用者の人
数は特に制限されるものではない。この個人識別コード
１０１は、「利用者固有の情報」に相当する。

【００２８】図３に、この発明で利用するグループテー
ブル８の一実施例を示す。図３に示すように、グループ
テーブル８には、複数のグループ名１０２が記憶され、
それぞれにそのグループを構成する利用者の個人識別コ
ード１０１が記憶されている。グループ数も特に制限さ
れるものではない。後述するように、このグループテー
ブル８は、受信したメールの着信情報記載欄にグループ
名が含まれる場合に、そのグループ名のグループに所属
する利用者全員に、受信したメールを転送するのに利用
される。

【００２９】ゲートウェイシステム２は、外部通信用メ
ールサーバ３に対してRFC822準拠のメールクライアント
として振る舞い、組織内メールシステム１と外部通信用
メールサーバ３との間で以下に述べるような方法でメー
ルの中継を行う中継システムである。

【００３０】図４に、この発明の電子メールのヘッダ情
報の一実施例の説明図を示す。図４（ａ）は、サーバ１
２から送信用スプール５へ転送された電子メールのヘッ
ダ部分の情報の一実施例を示したものである。ここで、
このヘッダ部分は、メッセージＩＤ１１１（ＭＳＧ１２
３４）、個人メールアドレス１１２（yyyyyyyyy）、個
人名１１３（山本一郎）、住所１１４（大阪府）、日
付１１５（DATE2000052314）、宛先情報１１６（xxxx＠
yyyy.zz.jp）、表題１１７（MAIL001かんじ）から構成
されており、いわゆる発信情報が記載される部分であ
る。

【００３１】ところで、RFC822準拠の外部通信用メール
サーバ３が送受信する電子メールの送信者のメールアド
レスの中には、コメントを付加することができる。この
コメントは、メールアドレスに対してユニークなもので
なくてもよく、利用者が独自に定義してもよい。

【００３２】図４（ｂ）に、ヘッダ情報構成部２１で作
成される発信情報記載欄（以下、ヘッダと呼ぶ）の一実
施例を示す。ここでヘッダは、図４（ａ）に示した送信
用スプールの情報をもとに作成され、メッセージＩＤ１
２１、送信者１２２、宛先１２３、日付１２４、表題１
２５から構成される。

【００３３】送信者１２２には、通常メールを送信する
者のメールアドレスが入れられ、宛先１２３にはメール
を送る相手のメールアドレスが入れられる。この発明で
は、送信元の組織は１つの代表アドレスしか持てないの
で、送信者１２２には、この代表アドレスが入れられ
る。また、利用者が付加してもよいコメントは、表題１
２５の欄に入れることができる。

【００３４】たとえば、図４（ｂ）において、送信者１
２２の欄は、Fromで始まるが、図４（ｄ）に示した代表
アドレス２００の他に、図４（ｃ）で示した個人識別コ
ード１０１、個人名１１３、及び住所１１４をコメント
として加えたものを示している。コメントは、この実施
例に限るものではないが、少なくとも、個人識別コード
１０１を入れることが好ましい。また、メッセージＩＤ
１２１は図４（ａ）のメッセージＩＤ１１１、宛先１２
３は宛先情報１１６、日付１２４は日付１１５、表題１
２５は表題１１７から作成されたものである。

【００３５】以下に、この発明の組織内メールシステム
１から、外部システムへ電子メールを送信する場合につ
いて説明する。まず、組織内メールシステム１内のある
クライアントＰＣ１１の利用者Ｍから外部のクライアン
トＰＣ４１を宛先とする電子メールＡが送信されたとす
る。この電子メールＡはサーバ１２に受信され、ゲート
ウェイシステム２の送信用スプール５に格納される。

【００３６】ゲートウェイシステム２が、組織内メール
システム１から外部システムへ送信する電子メールＡを
受け取った場合、ヘッダ情報構成部２１は、送信スプー
ル５内の電子メールＡの情報を見て、図４（ｂ）のよう
なヘッダを作成する。すなわち、メールの送信者１２２
の欄に代表アドレス２００を入れ、図４（ｃ）のような
個人識別情報テーブル７を参照して、個人メールアドレ
ス１００から個人識別コード１０１を求め、送信者１２
２の欄にコメントとして加える。

【００３７】また、図４（ｂ）では、送信者１２２の欄
に、個人名１１３、住所１１４もコメントとして加えら
れ、さらに宛先１２３、日付１２４、表題１２５には、
送信用スプール５の中のそれぞれ対応する情報が挿入さ
れる。その後、この図４（ｂ）のヘッダと電子メールＡ
の本文内容とがメール送信部２２へ送られる。メール送
信部２２は、図４（ｂ）のヘッダとメール内容とを所定
の形式に組立てて外部通信用メールサーバ３へ転送す
る。

【００３８】外部通信用メールサーバ３は、メール送信
部２２から転送されてきたヘッダ及びメール本文内容を
ＲＦＣ８２２の所定の形式に組み立てて、外部ネットワ
ーク１０を介して外部通信用メールサーバ４へ送信す
る。

【００３９】外部通信用メールサーバ４は、この電子メ
ールＡを受信すると、まずそのヘッダの中に含まれる宛
先１２３を解読する。そしてその宛先１２３に記載され
たメールアドレスがクライアントＰＣ４１の利用者であ
ると判断した場合には、この受信した電子メールＡを対
応するクライアントＰＣ４１のメールボックスに入れ
る。

【００４０】このとき、メッセージＩＤ１２１、代表ア
ドレス１２２、日付１２４、表題１２５の他に送信者１
２２の欄に付加されたコメントも転送される。したがっ
て、外部のクライアントＰＣ４１の利用者は、送信者１
２２の欄に付加されているコメント（個人識別コード１
０１など）を読むことで、この電子メールＡの送信者が
組織内の誰であるかを識別できる。

【００４１】ここで、送信先の外部通信用メールサーバ
４や、クライアントＰＣ４１には、この発明のゲートウ
ェイシステム２などと同一の特別なハードウェア及びソ
フトウェアは必要としない。すなわち、ＲＦＣ８２２に
準拠したメールを送受信することのできる通常市販され
ているメールのソフトウェアを備えているだけでよい。

【００４２】次に、外部のクライアントＰＣ４１が、受
信した電子メールＡに対して、返信機能を利用して利用
者Ｍに返信メールＢを送る場合の実施例について説明す
る。現在市販されているメールソフトの多くは、返信メ
ールＢの宛先欄には、もとの受信した電子メールＡの送
信者１２２の欄の内容がそのままコピーされる。

【００４３】すなわち、返信メールＢの宛先欄には、図
４（ｂ）の送信者１２２に示した情報（代表アドレス２
００とコメント）が自動的に挿入されることになる。ま
た、クライアントＰＣ４１では、返信メールＢの送信日
付や表題が付与されて、送信者情報が作成される。ここ
で、表題は、クライアントＰＣ４１の利用者が独自に作
成することもできるが、一般に返信メールの場合は、受
信した電子メールＡに付与されていた表題が自動的に表
題の一部として利用されることが多い。

【００４４】そして、返信メールＢがクライアントＰＣ
４１から外部通信用メールサーバ４に送られると、返信
メールＢは外部通信用メールサーバ４から外部ネットワ
ーク１０へ送信され、宛先欄にある代表アドレス２００
を手がかりとして外部通信用メールサーバ３に到着する
ことになる。

【００４５】外部通信用メールサーバ３に到着した返信
メールＢは、次に示すような方法により、もとの電子メ
ールＡの送信者のメールボックス１３へ配送される。

【００４６】外部通信用メールサーバ３は返信メールＢ
をゲートウェイシステム２のメール受信部２４の転送要
求を受けて転送する。メール受信部２４は、受信用スプ
ール６へ返信メールＢを格納する。格納された返信メー
ルＢは、ヘッダとメール本文とから構成されるが、この
ヘッダは、いわゆる着信情報に相当し、この中の個人識
別コード１０１が含まれる宛先欄が着信情報記載欄に相
当する。

【００４７】そして、ヘッダ情報解読部２３が、宛先欄
の中に付加されているコメントの中に、個人識別情報テ
ーブル７の中の個人識別コード１０１と一致するものが
あるか否か検索する。ここで一致するものがあった場
合、該当する個人識別コード１０１に対応するメールア
ドレス１００の利用者のメールボックス１３へその返信
メールＢを格納する。このような処理により返信メール
Ｂが１つの代表アドレスしか持たない組織内の利用者個
人に配送されることになる。

【００４８】また、外部クライアントＰＣ４１の利用者
は、組織内メールシステム１内の利用者Ｍに返信メール
を出す場合、利用者個人のメールアドレス１１２を全く
知らなくてもよい。すなわち、送信メールＡの送信者１
２２の欄の中に、利用者Ｍの個人識別コード１０１が含
まれているので、外部の電子メールの受信者は、通常の
「返信メール」の作成操作をするだけで、１つの代表ア
ドレスしか持たない組織メールシステム１の内部の各利
用者個人に対して容易に返信メールを送信できる。

【００４９】また、受信用スプール６に格納された返信
メールＢの宛先欄の中に、一致する個人識別コード１０
１がない場合は、前記した表題欄１２５を利用すること
によって、外部のクライアントＰＣ４１から送られた送
信メールＣや、前記した返信メールＢを、組織内の各利
用者に配送することもできる。

【００５０】以下に、表題欄１２５を利用して、この発
明の電子メールシステムが受信した電子メールを各利用
者に配送する実施例について説明する。一般に電子メー
ルには表題欄が存在し、この表題欄もＲＦＣ８２２でコ
メントとして利用することが認められている。そこで、
外部のクライアントＰＣ４１の利用者が送信メールＣま
たは返信メールＢの表題欄に、組織内メールシステムの
利用者の個人識別コード１０１を挿入して送信メールＣ
または返信メールＢを作成してもらうようにする。した
がって、外部のクライアントＰＣ４１の利用者には、事
前に、個人識別コード１０１を知らせておく必要があ
る。

【００５１】表題欄に個人識別コード１０１が挿入され
た送信メールＣ又は返信メールＢがクライアントＰＣ４
１から送信され、外部通信用メールサーバ４、外部ネッ
トワーク１０を経由して外部通信用メールサーバ３に受
信されると、その送信メールＣまたは返信メールＢはゲ
ートウェイシステム２の受信用スプール６に格納され
る。ここで受信用スプール６に格納された送信メールＣ
または返信メールＢはヘッダとメール本文とからなる
が、この場合には、このヘッダの中の表題欄が着信情報
記載欄に相当する。

【００５２】そして、ヘッダ情報解読部２３が、この送
信メールＣまたは返信メールＢの表題欄の中に、個人識
別情報テーブル７の個人識別コード１０１と一致するも
のがあるか否か比較する。ここで、一致するものがあっ
た場合、該当する個人識別コード１０１に対応するメー
ルアドレスの個人のメールボックス１３へその送信メー
ルＣまたは返信メールＢを格納する。

【００５３】このように、利用者がコメントとして利用
できる「送信者１２２」の欄のほかに、「表題１２５」
の欄に、「個人識別コード１０１」を加えることによ
り、外部のクライアントＰＣ４１から組織内メールシス
テム１の個人に、電子メールを配送することができるよ
うになる。

【００５４】また、個人識別コード１０１の代わりに、
グループテーブル８の「グループ名１０２」を用いれ
ば、そのグループに属する個人全員に対して電子メール
を配信することも可能である。たとえば、外部のクライ
アントＰＣ４１が作成した送信メールＣの表題欄の中
に、グループ名１０２を記入してもらい、ヘッダ情報解
読部２３が、受信した送信メールＣの表題欄に対して、
グループ名１０２に一致する情報がないか否かを確認す
るようにすればよい。

【００５５】また、組織内メールシステム１のクライア
ントＰＣ１１の利用者が作成した電子メールＡの表題欄
１１７に、グループ名１０２を記入して送信した場合に
は、その電子メールＡに対する返信メールＢの表題欄に
は、このグループ名１０２が含まれているので、ヘッダ
情報解読部２３が、返信メールＢの表題欄に対して、グ
ループ名１０２に一致する情報がないか否かを確認する
ようにすればよい。

【００５６】また、ゲートウェイシステム２が、個人識
別コード１０１やグループ名１０２がコメントとして付
与されていない電子メールを受信した場合には、組織内
の全員のメールボックスにその電子メールを複写して配
送すればよい。

【００５７】以上のどの場合にも該当しない受信メール
は、組織の構成員全員に宛てたメールであると判断し、
個人識別情報テーブル７を参照して組織内メールシステ
ム１の利用者全員の組織内のメールアドレスを求め、宛
先欄のアドレスをそれに変更し、その受信メールを組織
内メールシステム１の利用者全員のメールボックス１３
へ配信する。

【００５８】ヘッダ情報解析部２３の具体的な処理順序
としては、まず、受信用スプール６に格納された電子メ
ールの宛先欄または表題欄に、個人識別情報テーブルの
中に個人識別コード１０１と一致する情報がないか否か
確認し、個人識別コードが宛先欄及び表題欄にない場合
には、その電子メールの宛先欄または表題欄にグループ
名１０２と一致する情報がないか否かを確認し、宛先欄
及び表題欄にない場合にはその電子メールは、組織内メ
ールシステムの全利用者に配送するようにすればよい。

【００５９】この発明の応用分野として、学校用の電子
メールシステムが考えられる。この場合、個人識別コー
ド１０１として「６年５組１２番」というように学年、
組、出席番号を組み合わせた表記法を使うことができ
る。また、グループ名１０２には「６年」とか「６年５
組」という表現を使うこともできる。そのため、小学生
でも閲覧者の指定方法を容易に理解でき、この機能を活
用できる。

【００６０】

【発明の効果】この発明によれば、外部システムとの通
信用にメールアドレスを利用者の数だけ用意できない組
織や一つだけにしておく方が望ましい組織でも、電子メ
ールシステムの複数の利用者が、個々に外部システムと
電子メールを送受信できるようになる。

【００６１】しかも、外部システムとの通信用のメール
アドレスを一つの代表アドレスだけで済ませることがで
きるため、管理負担や費用負担を軽減できる。さらに、
外部システムから着信したメールや外部システムへ出て
いくメールを一つのメールアドレスだけでチェックでき
るため、情報の漏洩や犯罪に巻き込まれることを防止す
ることもできる。

【００６２】また、外部システムからこの発明の電子メ
ールシステムへ電子メールを送信する場合、外部システ
ムにおいて専用の電子メールソフトを用意しなくても、
RFC822準拠の一般的な電子メールソフトを使い、表題の
部分に組織内の個人識別コードやグループ名を入力する
という簡単な方法で閲覧者を指定して送信できる点でも
優れている。

【００６３】外部システムへ送信される送信メールに
は、代表アドレスに加え、送信者の個人識別コードがコ
メントとして付加される。したがってこのメールを受信
したメール利用者が送信者に返事を送る場合、一般の電
子メールソフトの返信機能を用いて返信メールを送れ
ば、前記送信メールの送信者の欄の内容がそのまま返信
メールの宛先欄にコピーされ送信される。すなわち、外
部システムの利用者が返信メールを作成する場合は、表
題の文字列の最初の部分に個人識別コードを入力しなく
ても、通常の返信メールの作成操作をするだけで容易
に、この発明の電子メールシステムの利用者個人へ返信
メールを送信することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の電子メールシステムの全体構成図で
ある。

【図２】この発明で利用する個人識別情報テーブルの一
実施例である。

【図３】この発明で利用するグループテーブルの一実施
例である。

【図４】この発明の電子メールのヘッダ情報の一実施例
の説明図である。

【符号の説明】

１組織内メールシステム２ゲートウェイシステム３外部通信用メールサーバ４外部通信用メールサーバ５送信用スプール６受信用スプール７個人識別情報テーブル８グループテーブル１０外部ネットワーク１１クライアントＰＣ１２サーバ１３メールボックス２１ヘッダ情報構成部２２メール送信部２３ヘッダ情報解読部２４メール受信部４１クライアントＰＣ１００個人メールアドレス１０１個人識別コード１０２グループ名

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (71)出願人 592032522 シャープシステムプロダクト株式会社東京都新宿区市谷八幡町８番地 (72)発明者余田義彦茨城県つくば市稲荷前25−10−506 (72)発明者山野井一夫茨城県つくば市大角豆2012−423 (72)発明者伊集忠千葉県千葉市美浜区中瀬１丁目９番２号シャープシステムプロダクト株式会社内 (72)発明者三宅直樹千葉県千葉市美浜区中瀬１丁目９番２号シャープシステムプロダクト株式会社内Ｆターム(参考） 5K030 GA16 GA20 HA06 HC01 HC14 JA11 JT02 KA06 LD10

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の利用者端末を収容し、各利用者端
末が１つの代表アドレスを利用して外部システムとのメ
ッセージ交換をする電子メールシステムであって、利用
者端末から転送された送信メールの所定の発信情報記載
欄の中に、前記利用者固有の情報を含めて送信者情報を
作成し、外部システムから受信した電子メールの所定の
着信情報記載欄の中に含まれる利用者固有の情報を抽出
して、抽出された情報に対応する利用者に前記受信した
電子メールを配送する中継システムを備えたことを特徴
とする電子メールシステム。
【請求項２】前記発信情報記載欄が、前記代表アドレ
スを記載する欄または送信メールの表題を記載する欄で
あり、前記着信情報記載欄が、前記代表アドレス記載欄
または受信した電子メールの表題を記載した欄であるこ
とを特徴とする請求項１の電子メールシステム。
【請求項３】複数の利用者端末を収容し、利用者端末
相互間で電子メールの送受信を行う組織内メールシステ
ムと、組織内メールシステムと外部システムとの間で電
子メールの送受信を行う中継システムとからなる電子メ
ールシステムであって、前記中継システムが、前記組織
内メールシステムに付与された唯一の代表アドレスと前
記利用者端末を利用する利用者ごとの個人識別情報とを
記憶した記憶部と、外部から前記代表アドレスを宛先と
した電子メールを受信する受信部と、受信部が受信した
電子メールの着信情報記載欄を検索し、前記個人識別情
報と一致する情報が含まれているか否かを判断する解読
部と、一致する情報が含まれている場合に、その一致す
る個人識別情報を持つ利用者を宛先として組織内メール
システムに前記受信した電子メールを転送する転送部を
備えたことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項４】前記中継システムが、前記組織内メール
システムの利用者端末を利用する利用者から外部への送
信メールを受信し、かつ前記送信メールの利用者に対応
する個人識別情報を前記送信メールの発信情報記載欄に
付加して、外部へ送信する送信部をさらに備えたことを
特徴とする請求項３の電子メールシステム。
【請求項５】前記利用者個有の情報が、利用者識別コ
ード，利用者個人の名前，または所定の利用者が属する
グループ名のいずれかであることを特徴とする請求項１
から４の電子メールシステム。