JP2001175720A

JP2001175720A - 会議支援システム

Info

Publication number: JP2001175720A
Application number: JP35602999A
Authority: JP
Inventors: Kosaku Asano; 耕作浅野; Yoshiyuki Takaoka; 良行高岡; Takeshi Inoue; 健井上; Toyoaki Nishida; 豊明西田; Hideaki Takeda; 英明武田
Original assignee: Kansai Electric Power Co Inc; Toko Seiki Co Ltd
Current assignee: Kansai Electric Power Co Inc; Toko Seiki Co Ltd
Priority date: 1999-12-15
Filing date: 1999-12-15
Publication date: 2001-06-29

Abstract

(57)【要約】【課題】同期的な会議及びそれに付随する非同期的な
業務を統合して扱うことが可能で、体系的な会議進行に
よって会議全体の効率アップ並びに会議内容の充実化を
達成することができる会議支援システムを提供する。【解決手段】開催日の決定、議事録案の作成、会議案
内の通知、会議資料の作成と管理、記事録案１と会議資
料２，４のリンケージ、会議の事前試行を含む会議の準
備機能（Ｉ）と、記事録案１にそった議事進行、会議参
加者同士のコミュニケーション支援、議事結果を議事資
料に書き込む議事録の半自動作成、討議内容ログの保存
を含む会議の開催進行機能（ＩＩ）と、最終議事録１´
の作成、作成された最終議事録１´の回覧を含む会議の
アフターフォロー機能（ＩＩＩ）とを計算機を用いて一
連の流れとして支援するように構成している。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、主として企業等の
組織内で報告、連絡、相談を中心に複数の人が相互にコ
ミュニケーションをとりながら業務に関連する事項を討
議し、かつ、合意決定するいわゆる打ち合わせや会議
（以下、会議という）を施行する場合で、特に、会議参
加者が地理的に離隔した複数箇所に点在しているような
条件下での会議の施行を支援する場合に適用される会議
支援システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】地理的に離れた複数箇所間での会議の支
援システムとして、従来、（１）複数の会議室間を通信
回線で接続して、音声、文書、図面、人物（会議参加
者）、その他の画像等の会議情報を動画もしくは静止画
として各会議室に伝送するようにしたテレビ会議システ
ムと、（２）複数箇所に設置されたパソコン等を通じて
電子メールで会議情報を相互にやりとりするグループソ
フトウェアシステムと、が提案され実用化されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記
（１）のテレビ会議システムの場合は、主として会議参
加者の顔を画面に写し出し、それを見ながら映像と音声
でコミュニケーションをとりつつ討議することを第１義
にして開発されたものであって、電子化された資料を扱
えることと、遠隔地に居る人の同期的な会議の場を提供
することに過ぎず、会議の議事進行は会議主催者がシス
テムとは無関係に作成し、また、会議資料も会議参加者
がそれぞれ個別に準備して会議の場で任意に提出する
か、あるいは、会議主催者から会議参加者にシステムと
は異なる通信手段を介して事前に準備してほしい資料を
依頼し、この依頼に基づいて会議参加者が作成し準備し
た資料をシステムとは異なる通信手段で配布する、もし
くは、会議開催時に配布するといった具合に、会議資料
の作成の一つをとってみても纏まりに欠けると共に、会
議の進行自体も体系的でなく、非常に冗長になりやすい
ばかりでなく、会議の準備やアフターフォローを含めた
非同期的な作業については全く支援する機能がないため
に、会議全体としての運用効率が非常に悪い。

【０００４】また、（２）グループソフトウェアシステ
ムの場合は、個人個人が非同期に業務を進める上で、情
報を共有するために必要な機能を提供できるだけであっ
て、情報の入手には相当なタイムラグがあり、会議のよ
うな同期的な業務を効率よく進めることの支援効果はほ
とんどないとともに、協調性及び臨場感のある充実した
会議を遂行することができない。その上、プログラム言
語などに非常に専門的な知識を必要とし、専門分野の異
なる複数の人が参加して討議するような会議には全く不
向きである。

【０００５】本発明は上記のような実情に鑑みて開発し
たもので、同期的な会議及びそれに付随する非同期的な
業務を統合して扱うことが可能で、体系的な会議進行に
よって会議全体の効率アップ並びに会議内容の充実化を
達成することができる会議支援システムを提供すること
を主たる目的としている。本発明の他の目的は、非常に
平易な言語を用いて専門分野の異なる複数人の参加によ
る会議を円滑に進行できるようにすること、ならびに、
議事項目毎にコミュニケーションを活性化させる機能を
発揮できるようにすることにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明に係る会議支援システムは、相互に離隔した
複数箇所間をインターネットまたはイントラネットによ
り接続して複数箇所間での会議を施行するための会議支
援システムであって、開催日の決定、議事録案の作成、
会議案内の通知、会議資料の作成と管理、記事録案と会
議資料のリンケージ、会議の事前試行を含む会議の準備
機能と、記事録案にそった議事進行、会議参加者同士の
コミュニケーション支援、議事結果を議事資料に書き込
む議事録の半自動作成、討議内容ログの保存を含む会議
の開催進行機能と、最終議事録の作成、作成された最終
議事録の回覧を含む会議のアフターフォロー機能とを、
計算機を用いて一連の流れとして支援するように構成し
ていることを特徴とするものである。

【０００７】上記構成の本発明システムによれば、議事
録案に沿っての議事進行、その議事結果を議事資料に書
き込む議事録の半自動作成、討議内容ログの保存を含む
会議の開催進行といった同期的な業務だけでなく、議事
録案及び会議資料の作成、それらのリンケージ、会議の
事前試行などを含む会議の準備と、最終議事録の作成及
びその作成最終議事録の回覧を含む会議のアフターフォ
ローといった会議開催前後に付随する非同期的な業務を
統合して扱うことが可能である。また、会議の開催進行
時には、システムに予めリンケージして組み込まれてい
る議事録案及び議事資料を用いて体系的に会議の進行を
支援し、かつ、会議後は直ちに最終議事録を作成し回覧
することが可能である。これによって、会議全体の運用
効率を高めるとともに、会議内容自体も活性化し充実し
たものとすることができる。

【０００８】特に、上記の会議支援システムにおいて、
準備機能における議事録案の作成にあたって、会議の目
的にそったスクリプト形式での議事録案の記述（一連の
処理手順を文字で記述してテキストを作成すること）を
支援する機能を持たせることにより、専門分野の異なる
複数の会議参加者に非常に分かりやすい形態で議事録案
を提示して会議の議事進行を円滑にすることができる。

【０００９】また、上記会議支援システムに、音声及び
人物その他の動画もしくは静止画像を複数箇所間に伝送
可能としたテレビ会議機能を付加させることによって、
会議の進行中に関係箇所の意見や情報が必要となった
際、その関係者と会議参加者との間での意見や情報交
換、さらには予め準備されていない関連参考資料の利用
が可能となり、会議の進行を一層助長するとともに、会
議の一層の充実化を図ることができる。

【００１０】また、会議の準備段階において、会議出席
者の情報、会議の議事情報、会議使用資料の情報の定義
付けと、会議の開催進行時における会議出席者の役割を
決定しその振る舞いの定義付けとを相互に関連づけてス
クリプト形式で記述する会議スプリクトの作成を支援す
る準備機能を持たせることにより、会議の開催進行時に
は会議の議事情報からみて会議出席者個々がどのような
議事項目で・どのような役割で・どのような振る舞い
（アクション）を行なえばよいかを的確かつタイムリー
に判断して会議全体の流れを適正にコントロールするこ
とができるとともに、議事項目毎にコミュニケーション
を活性化して会議の充実化を促進することができる。

【００１１】さらに、上記した会議の準備機能、会議の
開催進行機能及び会議のアフターフォロー機能とを一連
の流れとして支援するために作成したシナリオや会議ス
プリクトを保存可能で、再度呼び出し編集して再利用可
能とすることにより、シナリオや会議スプリクトの一部
を編集するだけで、他の会議にもそれぞれの会議に合っ
た支援を行なうべく繰り返して利用し、会議の準備の一
層の効率化を期待することができる。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
にもとづいて説明する。図１は本発明の第１実施例によ
る会議支援システムの全体像を示すイメージ図であり、
このシステムは、相互に離隔した複数箇所間をインター
ネットまたはイントラネットにより接続してそれら複数
箇所間での会議を施行するために、会議の準備（Ｉ）と
会議の開催進行（ＩＩ）と会議のアフターフォロー（Ｉ
ＩＩ）とを計算機を用いて一連の流れとして支援するよ
うに構成されている。

【００１３】そのうち会議の準備（Ｉ）のためのシステ
ム支援機能は、会議主催者でかつ総合司会者Ｃ（以下、
Chairperson と称する）が中心となって行なうもので、
開催日の決定、議事録案１の作成、会議案内の通知、会
議に使用する資料の作成と管理、議事録案１と会議使用
資料とのリンケージ、不在者参加の問い合わせ及び提出
資料やビデオの整備、会議の事前試行等を会議のメタ知
識を用いて支援する機能である。この会議の準備（Ｉ）
のための支援機能における議事録案１の作成にあたって
は、図２に例示するように、システム画面３上にオーサ
リング画面２を表示し、会議の目的にそった議事録案１
をシステム上でスクリプト形式で記述することの支援を
行なう。このとき、過去に同種目的の会議の支援のため
にスプリクト形式で記述し作成されたシナリオが保存さ
れている場合は、図３に示すように、そのシナリオを再
度システム画面３上に呼び出し（選択）、必要箇所のみ
変更するといった編集を行ない再利用することで、所定
ファームの議事録案１を効率よく作成する。

【００１４】また、会議の準備（Ｉ）のための支援機能
における会議使用資料の作成にあたっては、Chairperso
n Ｃから会議参加者｛これは、議事録案１中の後述する
議事分類毎の司会者ＰＣ（以下、Person In Chargeと称
する）と、その議事分類について決定権を持っている参
加者Ｓ（以下、Staff と称する）と、上記以外の参加者
Ｗ（以下、Witness と称する）がいる｝への参考資料の
作成依頼や会議資料の事前配布、その作成依頼に基づい
て主にPerson In ChargeＰＣが作成した参考資料４や配
布された会議資料に対する意見などのChairperson Ｃへ
の返送をＥメールなどにより本システム上で行なうとと
もに、その返送されてきた参考資料４や会議資料に対す
る意見等に基づく会議使用資料２の作成並びにその会議
使用資料２を議事録案１にリンケージすることを支援す
る。

【００１５】上記会議の開催進行（ＩＩ）のためのシス
テム支援機能は、議事録案１にそった議事進行、会議参
加者同士のコミュニケーシーン、議事結果を議事録案１
に半自動的に書き込む議事録１´の半自動作成、討議内
容ログの保存を支援する機能である。この会議の開催進
行（ＩＩ）のための支援機能における議事進行にあたっ
ては、図４〜図７に例示するように、会議開始の確認、
議事録案１における議事項目名、議事目的、予定討議時
間、進行方法を記した議事項目をスクリプト形式でシス
テム画面３上に文字と同時に音声メッセージで表示して
会議の進行をガイドするとともに、現在討議中の議事項
目に対する会議参加者の発言及び質問の選択キーＫ１、
各議事項目に対する会議参加者の返答キーＫ２及び発言
者の映像Ｓ等をシステム画面３上に表示する一方、会議
使用資料２はシステムの付属品の一つであるホワイトボ
ード５上に表示させて会議参加者に常に提示し、かつ、
事前に準備した参考資料４あるいは会議開催時に準備し
た生のＩＴＶ画像なども必要に応じてホワイトボード５
上に表示して議事進行の支援を行なう。

【００１６】また、会議の開催進行（ＩＩ）のための議
事録１´の半自動作成にあたっては、議事結果を事前に
所定ファームに作成されている議事録案１の空所を埋め
る形で書き込むことにより議事録１´の作成の支援を行
ない、さらに、各議事項目の討議内容に関しては、図８
に示すように、電子メール、映像（＋音声）、音声（＋
静止画）、入力された文字等によりシステムログ６とし
て記録し保存することを支援する。

【００１７】さらに、会議のアフターフォロー（ＩＩ
Ｉ）のためのシステム支援機能は、会議の開催進行時に
作成された議事録１´をシステム画面３上で最終的にチ
ェックして最終議事録１´とし、この最終議事録１´を
関係部署に配布回覧するとともに、システムに保存蓄積
することを会議のメタ知識を用いて支援する機能であ
る。

【００１８】以上のように、会議の準備から会議の開催
進行、会議後のアフターフォローまでの一連の流れを支
援の対象とし、会議の準備及びアフターフォーローでは
会議のメタ知識を用いて支援し、会議の開催進行では議
事項目にしたがって各場面毎にコミュニケーションを活
性化させる機能を発動させて支援することにより、同期
的な会議とその前後に付随する非同期的な業務を統合し
て扱うことができ、会議全体の運用効率を高めるととも
に、会議内容自体の活性化を図り充実した会議とするこ
とができる。

【００１９】図９は上記したような会議支援システムの
具体的な方法として会議スプリクトを準備し、この会議
スプリクトを用いて実現した会議支援システムの構成図
である。ここで、会議スプリクトとは、会議の議事から
みた構造と会議参加者の振る舞い（アクション）を記述
可能なスクリプトであり、本明細書では、これを会議ス
プリクトと称する。

【００２０】図９において、１１は会議スプリクトで、
会議の構造と会議でのアクションを持っており、会議の
構造は、会議名、会議の目的、Chairperson 、会議出席
者リスト、会議の議事分類リスト、Person In Charge、
Staff リスト、Witness リスト、議事項目リスト、会議
使用資料リスト等の定義付け及び関連づけであり、会議
でのアクションは、会議の開催進行時における各議事項
目毎での会議出席者の役割を決定してその振る舞いの定
義付けを相互に関連づけてスクリプト形式で記述したも
ので、会議支援システムは、この会議スプリクト１１を
上記した会議の準備（Ｉ）段階で作成し、上記した会議
の開催進行（ＩＩ）を支援する。

【００２１】上記会議スプリクト１１の作成にあたって
は、会議で何を決めるのか、会議出席者はだれであるの
か、どのような資料を用いるのか、などといった「どの
ような会議にして、どのように会議を進行するのか」を
中心にして図１０に例示するように、会議の構造（会議
の定義）とアクションの記述（会議の進行の定義）を行
なう。そのうち、会議の構造は、図１１に明示するよう
に、議事録案１、出席者１２、議事分類１３、議事項目
１４、会議に使用する資料１５を決定し定義付けること
である。

【００２２】また、アクションの記述は各議事項目毎で
の会議出席者の振る舞いを事前に決定しスクリプト形式
でシステム上に記述して定義付けることであり、これを
会議出席者毎に分けてみると、図１２〜図１５のモデル
に示すとおりである。図１２は会議全体の運営を取り仕
切るChairperson Ｃのアクションモデル、図１３は議事
分類毎の司会を務めるPerson In ChargeＰＣのアクショ
ンモデル、図１４は議事分類について決定権を持ってい
るStaff Ｓのアクションモデル、図１５は上記以外の出
席者Witness Ｗのアクションモデルであり、これら全て
の会議出席者の議事項目毎でのアクションモデルは図１
６に示すとおりである。

【００２３】次に、上記のごとく会議の準備段階で作成
準備した会議スプリクト１１を用いた会議支援システム
による会議の開催進行の支援動作を、図１７に示すフロ
ー図に基づいて説明する。まず、会議スプリクト１１に
記述されている会議名、会議の目的、出席者リストを参
照してシステム画面上にそれらを表示した上で、Chairp
erson Ｃが会議の開会を宣言し、会議の目的について説
明すると共に、出席者の確認を行なう（ステップＳ３
１）。

【００２４】次に、会議スプリクト１１に記述され定義
されている議事分類１３を参照してChairperson Ｃがシ
ステム画面上に議事分類１→議事分類２→議事分類ｎの
順に議事分類１３の全ての討議が終了するまで提示する
（ステップＳ３２）。

【００２５】特定の議事分類１３についての討議におい
ては、その議事分類１３の提示と合わせて会議スプリク
ト１１に記述され定義されている議事項目１４を参照し
てシステム画面上にPerson In ChargeＰＣが議事項目１
→議事項目２→議事項目ｎの順に特定の議事分類１３に
おける議事項目１４の全ての討議が終了するまで提示す
る（ステップＳ３３）。

【００２６】特定の議事項目１４についての討議におい
ては、その議事項目１４の内容を提示するとともにその
議事項目１４に合った資料１５も提示して、特定の議事
項目１４の種類を「決定」、「検討」、「確認」のいず
れかに選択する（ステップＳ３４）。

【００２７】このように特定の議事項目１４の種類が選
択されて、後述する「決定」、「検討」、「確認」のい
ずれかのステップ動作を経て議事結果が出力され（ステ
ップＳ３５）、かつ、議事項目１４の全てについての討
議、議事分類１３の全てについての討議が終了した時点
でChairperson Ｃは会議の閉会を宣言し、議事結果、つ
まり、議事録１を確認する（ステップＳ３６）。その
後、会議のアフターフォローとして、Chairperson Ｃお
よびPerson In ChargeＰＣは議事録を修正する議事録編
集を行なう。

【００２８】上記ステップＳ３４の議事項目１４の種類
において「決定」が選択された場合は、図１８に示すよ
うに、Person In ChargeＰＣからの説明（ステップＳ４
１）が行なわれ、その説明で議事結果が出ないとき（ス
テップＳ４２）は、Staff ＳおよびWitness Ｗによる質
問発言とPerson In ChargeＰＣによる質問の受付および
返答という質疑応答の説明を行ない（ステップＳ４
３）、最終的にはStaff Ｓの投票（ステップＳ４４）に
よって議事結果を出すといったステップ動作が行なわれ
る。

【００２９】また、上記ステップＳ３４の議事項目１４
の種類において「検討」が選択された場合は、図１９に
示すように、Person In ChargeＰＣからの説明（ステッ
プＳ５１）が行なわれ、その説明だけで検討が終了しな
いとき（ステップＳ５２）は、Staff ＳおよびWitness
Ｗによる質問発言とPerson In ChargeＰＣによる質問の
受付および返答という質疑応答の説明を行なって（ステ
ップＳ５３）、検討を終了するといったステップ動作が
行なわれる。

【００３０】さらに、上記ステップＳ３４の議事項目１
４の種類において「確認」が選択された場合は、図２０
に示すように、Person In ChargeＰＣからの説明（ステ
ップＳ６１）が行なわれ、その説明だけで議事結果が出
ないとき（ステップＳ６２）は、Staff ＳおよびWitnes
s Ｗによる質問発言とPerson In ChargeＰＣによる質問
の受付および返答という質疑応答の説明を行ない（ステ
ップＳ６３）、最終的にはStaff Ｓの投票（ステップＳ
６４）によって議事結果を出すといったステップ動作が
行なわれる。

【００３１】そして、上記会議の開催進行時には、議事
項目１４の選択された種類のいかんにかかわらず、会議
出席者個々がどのような議事項目で・どのような役割で
・どのような振る舞い（アクション）を行なえばよいか
が図１２〜図１５のモデルに示すとおりに定義付けられ
ているために、討議中の時間の浪費（アイドル）がなく
会議全体の流れを適正に、かつ、体系的にコントロール
して会議の運営効率を向上することができるとともに、
議事項目毎にコミュニケーションを活性化して会議の充
実化を促進することができる。

【００３２】また、上記会議スプリクト１１は、システ
ムに保存し蓄積することが可能であり、過去に行なわれ
た会議スプリクトを呼び出し編集して再利用することに
より、会議の準備の効率化を期待することが可能であ
る。

【００３３】なお、本発明における会議支援システム
に、音声及び人物その他の動画もしくは静止画像を複数
箇所間に伝送可能としたテレビ会議機能を付加してもよ
く、この場合は、会議の進行中に関係箇所の意見や情報
が必要となった際、その関係者と会議参加者との間での
意見や情報交換、さらには予め準備されていない関連参
考資料の利用が可能となり、会議の進行を一層助長する
とともに、会議の一層の充実化を図ることができる。

【００３４】

【発明の効果】以上のように、請求項１〜４に記載され
た本発明によれば、議事録案に沿っての議事進行、その
議事結果を議事資料に書き込む議事録の半自動作成、討
議内容ログの保存を含む会議の開催進行といった同期的
な業務だけでなく、議事録案及び会議資料の作成、それ
らのリンケージ、会議の事前試行などを含む会議の準備
と、最終議事録の作成及びその作成最終議事録の回覧を
含む会議のアフターフォローといった会議開催前後に付
随する非同期的な業務を統合して扱うことができるとと
もに、会議の開催進行時には、システムに予めリンケー
ジして組み込まれている議事録案及び議事資料を用いて
体系的に会議の進行を支援し、かつ、会議後は直ちに最
終議事録を作成し回覧することができる。これによっ
て、会議全体の運用効率を高めるとともに、会議内容自
体も活性化し充実したものとすることができる。

【００３５】特に、議事録案の作成にあたって、会議の
目的にそったスクリプト形式での議事録案の記述（一連
の処理手順を文字で記述してテキストを作成すること）
を支援する機能を持たせることにより、専門分野の異な
る複数の会議参加者に非常に分かりやすい形態で議事録
案を提示して会議の議事進行を円滑にすることができる
という効果を奏する。

【００３６】また、請求項７に記載した発明によれば、
上記効果に加えて、会議の開催進行時に会議の議事情報
からみて会議出席者個々がどのような議事項目で・どの
ような役割で・どのような振る舞い（アクション）を行
なえばよいかを的確かつタイムリーに判断して会議全体
の流れを適正にコントロールすることができるととも
に、議事項目毎にコミュニケーションを活性化して会議
の充実化を促進することができるという効果も奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施例による会議支援システムの
全体像を示すイメージ図である。

【図２】同上システムのうち、会議の準備段階での議事
録案の作成にあたってシステム画面上に表示されるオー
サリング画面のイメージ図である。

【図３】同上システムのうち、会議の準備段階での議事
録案の作成にあたってシステム画面上に表示される再利
用画面のイメージ図である。

【図４】同上システムのうち、会議の開催進行時にシス
テム画面上に表示されるイメージ（説明）図である。

【図５】同上システムのうち、会議の開催進行時にシス
テム画面上に表示されるイメージ（流れのコントロー
ル）図である。

【図６】同上システムのうち、会議の開催進行時にシス
テム画面上に表示されるイメージ（確認・決定）図であ
る。

【図７】同上システムのうち、会議の開催進行時にシス
テム画面上に表示されるイメージ（検討・議事録への記
入）図である。

【図８】同上システムのうち、会議の開催進行時の各議
事項目の討議内容をシステムログとして記録・保存する
説明図である。

【図９】会議スプリクトを用いて実現した会議支援シス
テムの構成図である。

【図１０】会議スプリクトの作成要領の説明図である。

【図１１】会議に使用する議事録案の構造図である。

【図１２】会議出席者のうち、Chairperson のアクショ
ンモデルの説明図である。

【図１３】会議出席者のうち、Person In Chargeのアク
ションモデルの説明図である。

【図１４】会議出席者のうち、Staff のアクションモデ
ルの説明図である。

【図１５】会議出席者のうち、Witness のアクションモ
デルの説明図である。

【図１６】会議出席者全員のトータルアクションモデル
の説明図である。

【図１７】会議スプリクトを用いた会議支援システムに
よる会議の開催進行の支援動作を示す全体フロー図であ
る。

【図１８】議事項目の種類のうち、「決定」が選択され
た場合の動作フロー図である。

【図１９】議事項目の種類のうち、「検討」が選択され
た場合の動作フロー図である。

【図２０】議事項目の種類のうち、「確認」が選択され
た場合の動作フロー図である。

【符号の説明】

１議事録案１´ 議事録２会議使用資料３システム画面４参考資料６システムログ１１会議スプリクト１２出席者１３議事分類１４議事項目１５資料Ｃ Chairperson ＰＣ Person In Charge Ｓ Staff Ｗ Witness

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者高岡良行大阪府摂津市千里丘３丁目14番40号東光精機株式会社内 (72)発明者井上健大阪府大阪市北区中之島３丁目３番22号関西電力株式会社内 (72)発明者西田豊明千葉県花見川区花園町1035 (72)発明者武田英明奈良県生駒市高山町8916−５Ｆターム(参考） 5B049 AA00 CC03 CC21 CC31 EE07 FF06 FF07 GG02 5C064 AA02 AB03 AB04 AC12 AC18

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】相互に離隔した複数箇所間をインターネ
ットまたはイントラネットにより接続して複数箇所間で
の会議を施行するための会議支援システムであって、開催日の決定、議事録案の作成、会議案内の通知、会議
に使用する資料の作成と管理、記事録案と会議使用資料
のリンケージ、会議の事前試行を含む会議の準備機能
と、記事録案にそった議事進行、会議参加者同士のコミュニ
ケーション支援、議事結果を議事資料に書き込む議事録
の半自動作成、討議内容ログの保存を含む会議の開催進
行機能と、最終議事録の作成、作成された最終議事録の回覧を含む
会議のアフターフォロー機能とを、計算機を用いて一連
の流れとして支援するように構成していることを特徴と
する会議支援システム。
【請求項２】上記会議の準備機能における議事録案の
作成にあたり、会議の目的にそったスクリプト形式での
議事録案の記述を支援する機能を有している請求項１に
記載の会議支援システム。
【請求項３】上記会議の準備機能における会議使用資
料の作成にあたり、会議主催者から会議参加者への参考
資料の作成依頼、その作成依頼に基づいて作成した参考
資料の会議主催者への返送及び事前配布された資料に対
する参加者の意見の会議主催者への返送を支援する機能
を有している請求項１または２に記載の会議支援システ
ム。
【請求項４】上記会議の開催進行機能における議事進
行にあたり、少なくとも議事項目名、議事目的、予定討
議時間、進行方法を記した議事項目及びそれにリンクす
る会議使用資料の会議参加者への提示を支援する機能を
有している請求項１ないし３のいずれかに記載の会議支
援システム。
【請求項５】音声及び人物その他の動画もしくは静止
画像を複数箇所間に伝送可能としたテレビ会議機能が付
加されている請求項１ないし４のいずれかに記載の会議
支援システム。
【請求項６】上記した会議の準備機能、会議の開催進
行機能及び会議のアフターフォロー機能とを一連の流れ
として支援するために作成したシナリオは保存可能で、
再度呼び出し編集することで再利用可能になされている
請求項１ないし４のいずれかに記載の会議支援システ
ム。
【請求項７】上記会議の準備機能には、会議出席者の
情報、会議の議事情報、会議使用資料の情報の定義付け
と、会議の開催進行時における会議出席者の役割を決定
しその振る舞いの定義付けとを相互に関連づけてスクリ
プト形式で記述する会議スプリクトの作成を支援する機
能が含まれている請求項１ないし５のいずれかに記載の
会議支援システム。
【請求項８】上記会議スプリクトは、保存可能で、再
度呼び出し編集することで再利用可能になされている請
求項７に記載の会議支援システム。