ITUA20164664A1 - Metodo per gestire la trasmissione di un documento elettronico e la ricezione di un documento in forma materiale e/o digitale con equivalenza del valore legale di posta raccomandata. - Google Patents

Description

TITOLO: “Metodo per gestire la trasmissione di un documento elettronico e la ricezione di un documento in forma materiale e/o digitale con equivalenza del valore legale di posta raccomandata”.

DESCRIZIONE

CAMPO DI APPLICAZIONE

La presente invenzione ha per oggetto un metodo che consente di inviare documenti elettronici, la cui distribuzione e consegna è valida agli effetti di legge.

In particolare, il metodo prevede che i documenti elettronici vengono originati da un mittente che invia un flusso elettronico di documenti ad un centro stampa per la postalizzazione in modo che vengano recapitati ad un indirizzo geografico di un destinatario, per effettuare una consegna in forma materiale e/o in forma digitale. Descrizione della tecnica anteriore

Nello stato dell’arte è ormai consuetudine utilizzare internet, in combinazione con le tecnologie digitali, per scambiare dati ed informazioni in formato elettronico. Dato l’utilizzo sempre più frequente di mezzi elettronici per la produzione e lo scambio di documenti mediante il world wide web, ha portato il legislatore a disciplinare legalmente in materia, regolando le modalità di comunicazione in internet aventi effetto legale. In particolare, è stata introdotta una modalità tecnica di firma elettronica per ricevuta di consegna di documenti elettronici, con valore probatorio in Tribunale, disciplinata dalla normativa europea Regolamento Ue (eIDAS) n. 910/2014 e dal “CAD” D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale). Secondo il combinato disposto dal CAD e dal Regolamento eIDAS “alla firma elettronica non sono negati gli effetti giuridici per il motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti della firma elettronica qualificata” ed ancora “una firma elettronica avanzata soddisfa i seguenti requisiti: a) è connessa unicamente al firmatario; b) è idonea a identificare il firmatario; c) è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo; e d) è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati”. Nel dettaglio, una firma elettronica avanzata estende gli effetti giuridici sugli atti certamente nella forma scritta ab probationem, come nel caso di specie della firma per ricevuta di consegna di una posta raccomandata.

Sono altresì noti sistemi di posta raccomandata ibrida, che prevedono la trasmissione di un documento elettronico, la stampa e l’imbustamento della comunicazione, la postalizzazione a mezzo di posta raccomandata e la consegna al destinatario con firma in calce alla ricevuta di consegna.

Sono altresì noti i sistemi di raccomandata descritti nelle domande di brevetto italiano n. RM2009A000033 e n. RM2011A000463.

Problema della tecnica anteriore

Nella tecnica nota, una grande percentuale della posta raccomandata inviata in modo convenzionale o secondo le modalità prima descritte, finisce in stato di giacenza per assenza del destinatario. Inoltre, una elevate percentuale di queste raccomandate in giacenza non verranno mai ritirate dal destinatario, andando in compiuta giacenza. Infatti, gli orari di apertura del punto di giacenza non sono sempre compatibili con gli orari di disponibilità del destinatario, e la distanza del punto di giacenza rispetto al domicilio del destinatario è un fattore deterrente che contribuisce a demotivare lo stesso destinatario ad effettuare il ritiro della raccomandata. In aggiunta, l’afflusso di persone presso gli uffici postali contribuisce ad allungare i tempi di attesa in coda, scoraggiando ulteriormente il destinatario ad effettuare il ritiro della raccomandata.

SOMMARIO DELL’INVENZIONE

Scopo dell’invenzione in oggetto è quello di realizzare un metodo per gestire la trasmissione di un documento elettronico e la ricezione di un documento in forma materiale e/o digitale con equivalenza del valore legale di posta raccomandata in grado di superare gli inconvenienti della tecnica nota.

Il compito tecnico precisato e gli scopi specificati sono sostanzialmente raggiunti da un metodo per gestire la trasmissione di un documento elettronico e la ricezione di un documento in forma materiale e/o digitale con equivalenza del valore legale di posta raccomandata, comprendente le caratteristiche tecniche esposte in una o più delle unite rivendicazioni.

Vantaggi dell’invenzione

Grazie ad una forma di realizzazione, è possibile ottenere un metodo che permette ad un generico destinatario di ricevere una comunicazione sia nella sua forma materiale tradizionale (ossia cartacea), sia nella sua forma digitale.

Grazie ad una forma di realizzazione, è possibile ottenere un metodo che garantisce la messa in sicurezza della comunicazione inviata mediante un documento elettronico, nonché la possibilità di storicizzarla per un periodo predefinito.

Grazie ad una forma di realizzazione, è possibile realizzare un metodo che consente di migliorare l’esperienza dell’utente destinatario della comunicazione, per fare in modo che le raccomandate siano ritirate più agevolmente, riducendo i tempi di ritiro delle raccomandate in giacenza e riducendo il numero dei resi per compiuta giacenza.

BREVE DESCRIZIONE DEI DISEGNI

Le caratteristiche ed i vantaggi della presente divulgazione risulteranno evidenti dalla seguente descrizione dettagliata di una possibile forma di realizzazione pratica, illustrata a titolo di esempio non limitativo nell’insieme dei disegni, in cui:

- la figura 1 mostra un diagramma di flusso dei dati secondo il metodo della presente invenzione,

- la figura 2 mostra un diagramma di flusso di una prima serie di fasi del presente metodo,

- la figura 3 mostra un diagramma di flusso di una seconda serie di fasi del presente metodo.

Il metodo illustrato nelle unite figure deve intendersi rappresentato schematicamente in una o più varianti realizzative.

DESCRIZIONE DETTAGLIATA

Anche qualora non esplicitamente evidenziato, le singole caratteristiche descritte in riferimento alle specifiche realizzazioni dovranno intendersi come accessorie e/o intercambiabili con altre caratteristiche, descritte in riferimento ad altri esempi di realizzazione.

La presente invenzione ha per oggetto un metodo per gestire la trasmissione di un documento elettronico e la ricezione di un documento in forma materiale e/o digitale, con equivalenza del valore legale di posta raccomandata, Giova rilevare che il metodo viene eseguito anche mediante l’utilizzo di opportuni sistemi e dispositivi informatici, quali ad esempio computer, tablet PC, reti internet e LAN, stampanti digitali, database, server correlati a pagine web ecc.. Nel corso della descrizione, risulterà chiaro ad un utente esperto, qualora non venisse specificato nel merito, quali siano gli strumenti ed i dispositivi elettronici utilizzabili per l’esecuzione delle varie fasi del metodo.

Il metodo comprende una fase in cui viene predisposta una base dati elettronica (nel seguito detta anche Repository) protetta per l’archiviazione di documenti elettronici da trasmettere. La base dati elettronica è connessa con la rete internet per consentire uno scambio sicuro di dati con almeno un terminale di dispositivo elettronico esterno alla base dati elettronica. La base dati elettronica è quindi destinata all’archiviazione di documenti elettronici inviati da un utente mittente per essere trasmessi ad un utente destinatario, in modo equivalente alla posta raccomandata. Viene inoltre fornita una pagina web protetta associata alla base dati elettronica. La pagina web è munita di sistemi di sicurezza all’avanguardia ed è accessibile ad un utente accreditato o in possesso di apposite credenziali di accesso, quale ad esempio un utente mittente di una posta raccomandata e un utente destinatario di una posta raccomandata.

Il metodo comprende una fase di fornire una busta di avviso di giacenza autoimbustante per accogliere una stampa oscurata di un codice PIN in una porzione interna della busta di avviso di giacenza. La busta di avviso di giacenza è inoltre adatta d accogliere un codice a barre di avviso di giacenza in una porzione esterna della busta di avviso di giacenza. In altre parole, il codice a barre di avviso di giacenza può essere stampato su di una facciata esterna della busta di avviso di giacenza, mentre il codice PIN viene stampato in una porzione della busta che risulta essere interna una volta che la busta autoimbustante viene chiusa. Ovviamente, la busta autoimbustante è realizzata in modo convenzionale utilizzando della carta opportunamente piegata e sigillata, ad esempio per incollaggio. Alternativamente, nel caso di busta di avviso di giacenza non autoimbustante, il codice PIN può essere stampato su di una apposita cartolina inserita dentro la busta di avviso di giacenza. Giova rilevare che il codice PIN può essere oscurato in modo convenzionale e quantomeno secondo gli standard di sicurezza previsti dalla legge.

Il metodo comprende anche una fase in cui viene fornito un generatore elettronico di codici a barre univoco in un dominio associato ad un gestore di un servizio di raccolta e spedizione postale. Viene anche fornito un dispositivo elettronico configurato per leggere un codice a barre, e preferibilmente configurato per archiviare i codici a barre in una memoria temporanea. Ancora più preferibilmente, il lettore di codici a barre è configurato per abbinare almeno due codici a bare tra loro in forma di dato aggregato. Il lettore di codici a barre può essere messo in comunicazione di segnale con la base dati elettronica per consentire uno scambio di dati.

Il metodo prevede anche una fase di fornire un generatore elettronico di codici PIN di controllo.

Il metodo prevede inoltre una fase di generare un codice a barre di avviso di giacenza mediante il generatore elettronico di codici a barre, oltre che di generare un codice PIN mediante il generatore elettronico di codici PIN di controllo. Sia il codice PIN che il codice a barre di avviso di giacenza vengono tra loro associati, ossia ad ogni codice PIN corrisponde un rispettivo codice a barre di avviso di giacenza.

Il metodo comprende una fase di stampare il codice a barre di avviso di giacenza in una porzione esterna della busta di avviso di giacenza, e di stampare il codice PIN nella porzione interna della busta di avviso di giacenza, o alternativamente come detto sopra nel caso di busta per avviso di giacenza non autoimbustante, stampando il codice PIN su di una cartolina inserita nella busta.

Il metodo comprende una fase di ricevere da un utente mittente un documento elettronico per la spedizione di una comunicazione da recapitare ad un indirizzo geografico di destinazione. L’indirizzo geografico di destinazione è associato ad un utente destinatario. Il metodo prevede anche una fase in cui l’utente mittente fornisce una pluralità di dati destinatario associati all’utente destinatario, quali ad esempio: nome, cognome ed eventuali recapiti telefonici.

Il metodo prevede una fase di generare una prima impronta informatica del documento elettronico attraverso una funzione crittografica di hash associata al documento elettronico. Questa fase consente di conservare una copia crittografata e protetta del documento elettronico originariamente ricevuto dall’utente mittente. Preferibilmente, il documento elettronico comprende una o più firme elettroniche e/o qualificate per aumentarne il livello di sicurezza.

Il metodo comprende una fase di fornire una busta per raccomandata, e di stampare su fogli di carta il documento elettronico ricevuto dell’utente mittente. Il documento elettronico così stampato viene imbustato nella busta per raccomandata.

Ulteriormente, il metodo comprende una fase di generare un codice di spedizione, ossia un numero di raccomandata associato al documento elettronico ricevuto dall’utente mittente.

In aggiunta, il metodo comprende una fase di accettazione della raccomandata che prevede di generare un codice a barre di spedizione in funzione del codice di spedizione, mediante il generatore elettronico di codici a barre. In altre parole, il generatore elettronico di codici a barre converte il codice di spedizione in un corrispondente codice a barre. Il metodo prevede poi di stampare il codice a barre di spedizione sulla busta per raccomandata, e di associare il codice di spedizione alla busta per raccomandata che contiene il documento elettronico ricevuto dall’utente mittente e precedentemente stampato su carta ed imbustato.

Il metodo prevede una fase di archiviare il documento elettronico ricevuto dall’utente mittente in formato elettronico, oltre al codice di spedizione ad esso associato, e alla prima impronta informatica di “hash” all’interno dello spazio di archiviazione e memoria digitale della base dati elettronica (o Repository).

Il metodo comprende anche una fase di postalizzare la busta per raccomandata per spedirla presso l’indirizzo geografico di destinazione.

Il metodo prevede una fase di associare il codice a barre di avviso di giacenza stampato sulla busta di avviso di giacenza con il codice a barre di spedizione stampato sulla busta raccomandata, attraverso il lettore di codici a barre. Infatti, il lettore di codici a barre è in grado di associare ed archiviare i due codici a barre accoppiati come dato aggregato. Da un punto di vista operativo, ciascuna busta per raccomandata è accoppiata/associata ad una rispettiva busta di avviso di giacenza per mezzo dell’associazione dei loro codici a barre.

Il metodo comprende una fase di applicare e/o trascrivere sulla busta di avviso di giacenza il codice di spedizione, i dati destinatario forniti dall’utente mittente, ed i dati relativi a luogo e orario di apertura di un punto di giacenza prestabilito per il ritiro della busta raccomandata.

In aggiunta, il metodo comprende una fase di depositare la busta di avviso di giacenza in una cassetta postale associata all’utente destinatario e localizzata presso l’indirizzo geografico di destinazione.

Il metodo prevede una fase di ritirare il documento elettronico in formato digitale mediante l’accesso alla pagina web da cui l’utente destinatario può scaricare il documento elettronico.

In alternativa o in combinazione alla fase precedente, il metodo comprende una fase di ritirare il documento elettronico stampato su carta e contenuto nella busta per raccomandata presso il luogo del punto di giacenza trascritto sulla busta di avviso di giacenza.

In accordo con una forma preferita del metodo della presente invenzione, la suddetta fase di ritirare il documento elettronico stampato su carta e contenuto nella busta per raccomandata presso il luogo del punto di giacenza, comprende le seguenti sottofasi:

• l’utente destinatario si reca presso il luogo del punto di giacenza indicato sulla busta di avviso di giacenza;

• l’utente destinatario si identifica come utente destinatario mediante l’esposizione opportuni documenti di identità ad un operatore del servizio postale di consegna;

• l’utente destinatario presenta la busta di avviso di giacenza ad un operatore del servizio postale;

• l’utente destinatario firma per ricevuta di consegna in un registro delle consegne associato al punto di giacenza;

• l’utente destinatario ritira la busta per raccomandata presso il punto di giacenza;

• l’utente destinatario appone una eventuale firma per ricevuta di consegna sull’avviso di ricezione da restituire al all’utente mittente.

In accordo con una forma preferita del metodo della presente invenzione, la suddetta fase di ritirare il documento elettronico in formato digitale mediante l’accesso alla pagina web, comprende le seguenti sottofasi:

• l’utente destinatario accede alla pagina web associata alla base dati elettronica mediante un dispositivo elettronico utilizzabile dall’utente destinatario per connettersi ad una rete internet fissa o mobile;

• l’utente destinatario inserisce in una stringa dati della pagina web il codice di spedizione trascritto sulla busta di avviso di giacenza;

• l’utente destinatario inserisce in una stringa dati della pagina web il codice PIN; giova ricordare che la pagina web è associata alla base dati elettronica;

• l’utente destinatario inserisce in una stringa dati della pagina web un numero di telefonia mobile associato all’utente destinatario;

• l’utente destinatario inserisce in una stringa dati della pagina web i dati comprendenti nome e cognome di un utente generico (che può essere anche lo stesso utente destinatario) della pagina web che procede al ritiro digitale del documento elettronico;

• i servizi informatici dell’operatore postale di consegna inviano al numero di telefonia mobile dell’utente destinatario un SMS contenente un codice di convalida;

• l’utente destinatario inserisce in una stringa dati della pagina web il codice di convalida ricevuto per SMS sul numero di telefonia mobile;

• l’utente destinatario inserisce in una stringa dati della pagina web un indirizzo di posta elettronica dove ricevere una copia di sicurezza del documento elettronico in forma digitale;

• i sistemi elettronici dell’operatore postale generano una seconda impronta informatica del documento elettronico attraverso la funzione crittografica di hash già utilizzata per ottenere la prima impronta informatica;

• i sistemi elettronici dell’operatore postale verificano integrità, genuinità, interezza e non modificabilità del documento elettronico per mezzo di un confronto tra la seconda impronta informatica e la prima impronta informatica archiviata nella base dati elettronica. In questo modo, il confronto testuale tra le due impronte digitali conferma se vi è stata una modificazione, alterazione corruzione indesiderata del documento elettronico originariamente ricevuto dall’utente mittente;

• i sistemi elettronici dell’operatore postale inviano il documento elettronico all’indirizzo di posta elettronica fornito dall’utente destinatario per consegnargli il documento elettronico in forma digitale.

Secondo una soluzione preferita dell’invenzione, il metodo comprende una sottofase in cui l’utente destinatario può essere identificato mediante l’impego di un sistema pubblico di Identità Digitale.

In accordo con una forma preferita dell’invenzione, il metodo prevede una sottofase in cui una firma dell’utente destinatario può essere apposta a mezzo di riconoscimento biometrico o con firma grafometrica.

In accordo con una forma preferita della presente invenzione, il metodo comprende una fase di fornire un generatore elettronico di marcatura temporale per eseguire una timbratura oraria elettronica di una o di tutte le fasi e sottofasi del presente metodo a cura del gestore del servizio di raccolta e spedizione. Preferibilmente, il metodo comprende le sottofasi di:

• generare data e ora di accettazione del documento elettronico mediante il generatore elettronico di marcatura temporale al termine della fase di accettazione della raccomandata (i.e., generare un codice a barre di spedizione in funzione del codice di spedizione, mediante il generatore elettronico di codici a barre; stampare il codice a barre di spedizione sulla busta per raccomandata, e associare il codice di spedizione alla busta per raccomandata contenente il documento elettronico ricevuto dall’utente mittente e precedentemente stampato su carta ed imbustato);

• archiviare i dati relativi alla data e ora di accettazione nella base dati elettronica.

In altre parole, il gestore del servizio di raccolta e spedizione predispone ed utilizza il gestore elettronico di marcatura temporale per generare automaticamente o manualmente una marcatura temporale di ogni fase eseguita (ad es., accettazione, spedizione, transiti, giacenza, consegna e prova di consegna). Vantaggiosamente, viene generata una traccia temporale di tutte le fasi del metodo, tale traccia è memorizzata nella banca dati elettronica.

In accordo con una soluzione preferita dell’invenzione, il metodo comprende una fase di predisporre una base dati elettronica consultabile a distanza del gestore del servizio di raccolta e spedizione postale e/o dall’utente mittente e/o dall’utente destinatario. Preferibilmente, il Repository (o banca dati elettronica) può anche essere consultabile da un generico utente che agisce per conto dall’utente mittente e/o dall’utente destinatario, mediante l’accesso alla pagina web. La pagina web richiede opportune credenziali e codici di sicurezza per poter eseguire tale consultazione online. Inoltre, il Repository può essere consultato a distanza attraverso una rete informatica secondo un protocollo di trasporto dati di tipo noto. Preferibilmente, la base dati elettronica è consultabile attraverso una connessione con una rete informatica che supporta un protocollo di trasporto dati. Ancora più preferibilmente, la rete informatica comprende una rete pubblica, ad esempio internet. Vantaggiosamente, un utente è in grado di visualizzare in tempo reale lo stato della spedizione/consegna della raccomandata.

Nel seguito si riportano in forma di elenco alcune caratteristiche salienti del presente metodo:

Timestamp (trad., timbratura temporale) attestante l’esistenza di un dato in un tempo determinato (“data e ora certa”);

garanzia dell’integrità del contenuto con la prima e seconda impronta di “hash” del documento elettronico;

attestazione della avvenuta verifica della firma elettronica o della firma elettronica avanzata laddove presente;

tracciamento dei dati probatori della trasmissione e della consegna in forma materiale e/o digitale in un database di non ripudio e conservazione dell’hash del documento elettronico trasmesso (c.d. “Repository”) per un determinato numero di anni secondo le regole di sicurezza e integrità imposte dalla legge, nonché secondo le normative di legge in materia di prescrizione degli atti di impugnazione;

tracciamento della consegna via satellite a data e ora certa con geolocalizzazione del punto di consegna;

autenticazione del mittente;

ricevuta di accettazione attraverso l’identificazione dell’utente mittente, la verifica di assenza di virus, di congruità, integrità e genuinità dei documenti elettronici trasmessi per la stampa e spedizione;

ricevuta di consegna presso il punto di giacenza in forma materiale con firma autografa in calce;

ricevuta di consegna presso il punto di collegamento ad internet dell’utente destinatario (a titolo esemplificativo, ma non limitativo, computer desktop di casa o ufficio, telefono mobile, tablet, etc.) in forma digitale con firma elettronica o firma elettronica avanzata. Alternativamente, la medesima procedura appena descritta può essere adottata anche per la ricezione, da parte dell’utente mittente, di una comunicazione originata in digitale da parte dell’utente destinatario e spedita ad un indirizzo geografico e/o digitale dell’utente mittente.

Nel prosieguo viene descritto brevemente un esempio di implementazione del metodo della presente invenzione, con particolare focalizzazione sulla fase di consegna della busta di avviso di giacenza.

Nel processo di consegna della posta raccomandata, in caso di giacenza, il postino lascia nella abituale cassetta della posta dell’utente destinatario, una cartolina autoimbustante (ossia la busta di avviso di giacenza) contenente:

l’indicazione dell’ufficio o del punto di giacenza più vicino al domicilio del destinatario ove potrà ritirare la raccomandata negli orari di portello ivi indicati;

l’indicazione alternativa di poter procedere al ritiro della raccomandata via internet, senza vincoli di orario e/o giorno, utilizzando il codice PIN presente all’interno della busta di avviso della giacenza; l’indicazione dell’indirizzo web dove collegarsi su internet per il ritiro in forma digitale (sportello postale digitale).

Il codice PIN oscurato è posto all’interno della busta di avviso di giacenza e viene generato in automatico dal sistema di delivery ed associato ad ogni numero di spedizione, senza intervento umano. Pertanto, il codice PIN è assolutamente segreto e diventa accessibile all’utente destinatario una volta ricevuta la busta di avviso di giacenza. Infatti, qualora la busta di avviso di giacenza venisse trovata aperta, risulterebbe chiara la manomissione della stessa da parte di terzi, ed il servizio di consegna verrebbe bloccato su richiesta dell’utente destinatario o dell’utente mittente.

L’accoppiamento delle chiavi “codice PIN”; “numero dell’Avviso di Giacenza”; “numero della Raccomandata”, segue una logica a tre livelli che assicura un elevato grado di sicurezza.

Per il ritiro del documento elettronico della raccomandata via internet, l’utente destinatario si collega all’indirizzo web indicato nella busta di avviso di giacenza, inserisce il numero della Raccomandata (i.e., codice di spedizione) presente sull’avviso di giacenza ed il codice PIN trovato all’interno della busta di avviso di giacenza.

Per poter procedere alla “firma per ricevuta” il destinatario deve apporre una firma elettronica avanzata (FEA) ai sensi di legge, la quale risulta vantaggiosamente più valida e qualificata rispetto alla firma in calce nella cartolina di avviso di ricezione tradizionale, diminuendo il contezioso portato dal disconoscimento della firma. L’utente destinatario inserisce un indirizzo e-mail sul quale ricevere il documento elettronico della raccomandata, ed un numero di telefonia mobile in suo possesso. Il sistema web invia in tempo reale all’utente destinatario un SMS con codice di convalida, detto anche “codice di firma”. L’utente destinatario inserisce per riscontro il codice di firma ricevuto nella pagina web. Il sistema web verifica la corrispondenza dei dati e procede con la consegna della raccomandata in formato digitale.

Nel prosieguo, vengono illustrati alcuni esempi realizzativi del metodo della presente invenzione con riferimento alle unite figure

FIGURA 1

La Figura 1 mostra in modo schematico un diagramma di flusso del presente metodo, con particolare focalizzazione sul flusso elettronico dei dati. In particolare, il metodo prevede una fase 1 di stampa di un codice a barre di avviso di giacenza (detto anche barcode) su di una porzione esterna di una busta di avviso di giacenza autoimbustante, e della stampa di un codice PIN su di una porzione interna della busta di avviso di giacenza (blocco 102). Le suddette fasi di stampa della fase 1 vengono eseguite da un centro di stampa esterno rispetto al gestore del servizio di raccolta e spedizione postale (blocco 101). Sempre nella fase 1, il codice a barre di avviso di giacenza ed il codice PIN, in formato elettronico, sono trasmessi alla base dati elettronica (detto anche sistema di Repository, blocco 107). Nella fase 2, il Centro Stampa (interno) associato al gestore di un servizio di raccolta e spedizione postale (blocco 103) riceve da un utente mittente i documenti elettronici da spedire per posta raccomandata, genera la stampa su carta e imbusta i documenti stampati (blocco 104) assegnando ad ogni plico postale un codice della spedizione (ossia un numero di raccomandata). Sempre nella fase 2, il centro stampa consegna alla Distribuzione le spedizioni postali e trasmette al Repository il flusso elettronico dei dati con i file delle raccomandate, ossia i documenti elettronici ricevuti dall’utente mittente (blocco 105). Inoltre, il centro stampa fornisce alla Distribuzione (o delivery, blocco 106) l’impronta informatica ottenuta con la funzione crittografica di “hash” ed il loro relativo codice di spedizione (numero della raccomandata). Giova rilevare che la Distribuzione (blocco 106) è un ramo del gestore di un servizio di raccolta e spedizione postale che si occupa soprattutto della consegna delle buste per raccomandate e delle buste di avviso di giacenza.

Nella fase 3, la Distribuzione trasmette al Repository (blocco 108) i codici a barre associati alle buste per raccomandata e alle buste di avviso di giacenza, e lo stato di eventuale giacenza della posta raccomandata (o RD).

Nella fase 4, il Repository consente all’utente destinatario il ritiro della raccomandata in giacenza in forma digitale mediante l’accesso alla pagina web (blocco 109), e trasmette alla Distribuzione il relativo esito di consegnata ed i dati della firma elettronica utilizzata per il ritiro della giacenza (blocco 110).

FIGURA 2

La Figura 2 mostra le fasi di giacenza elettronica, a partire dalla fase di stampa della raccomandata fino al recapito presso il luogo geografico di destinazione associato all’utente destinatario. In particolare, il centro stampa esterno esegue la stampa degli avvisi di giacenza autoimbustanti (buste di avviso di giacenza) contenenti i rispettivi codici PIN (blocco 201), e le invia all’operatore postale. Per quanto riguarda il flusso elettronico dei dati associati agli avvisi di giacenza, questi vengono inviati alla base dati elettronica (Repository, blocco 204). Il centro stampa interno all’operatore postale (blocco 202) elabora il flusso elettronico dei dati ricevuti dagli utenti mittenti (ossia i documenti elettronici), stampa le raccomanda e le fornisce alla distribuzione (o Delivery, blocco 203), ed invia i dati relativi ai documenti elettronici e alle buste raccomandate al Repository (blocco 204). La distribuzione (blocco 203) accetta le raccomandate ricevute dal centro stampa interno e le instrada per la consegna. Il fattorino dell’operatore postale di distribuzione si dota delle buste per raccomandate cartacee e delle buste contenenti gli avvisi di giacenza ed inizia il giro delle consegne. In altre parole, da un punto di vista operativo, viene inviato un fattorino che trasporta le buste per raccomandate, le buste degli avvisi di giacenza prestampati ed un lettore di codici a barre.

Nel caso di utente destinatario presente presso l’indirizzo geografico di destinazione (blocco 205) al momento della consegna, la busta raccomandata viene consegnata all’utente destinatario (blocco 206), o altrimenti viene resa nel caso in cui , ad esempio, l’indirizzo fosse sconosciuto, l’utente destinatario si fosse trasferito o deceduto. In questo caso, il procedimento si conclude (blocco 208).

Nel caso di utente destinatario assente (blocco 205) al momento della consegna, il fattorino esegue le seguenti fasi (blocco 207):

apre una procedura di giacenza associando il codice della spedizione (i.e., numero della raccomandata) con il codice a barre dell’avviso di giacenza; stampa su di una ricevuta cartacea i dati della raccomandata e dell’utente destinatario inserendo tale ricevuta nella busta dell’avviso di giacenza, la quale viene inserita nella cassetta postale dell’utente destinatario; trasferisce i dati informatici, aggregati ed associati, dal lettore di codici a barre al centro di Distribuzione mediante un collegamento ad internet o direttamente al suo rientro dalla fase di consegna collegando il suo terminale di lettore di codici a barre con la Repository.

Il Repository (blocco 204) che riceve i dati relativi agli avvisi di giacenza, ai codici PIN stampati all’interno della busta di avviso di giacenza, ai codici di spedizione (numero delle raccomandate), alle impronte informatiche di “hash” dei relativi documenti elettronici e allo stato di giacenza della consegna, mette a disposizione del destinatario la possibilità di ritirare la raccomandata in giacenza anche in forma digitale attraverso la pagina web disponibile con una connessione alla rete internet.

FIGURA 3

La Figura 3 mostra le fasi della giacenza elettronica nella particolare sottofase di ritiro della raccomandata in forma materiale (cartacea) e/o digitale (blocco 302) quando l’utente destinatario è assente al momento della consegna della busta per raccomandata (blocco 301, con riferimento al blocco 207 della figura 2). In particolare nel caso di ritiro in forma materiale (blocco 304), l’utente destinatario si dovrà recare presso la filiale di ritiro indicata nell’avviso di giacenza. L’utente destinatario ha a disposizione un periodo di tempo massimo predefinito (ad es., di 30 giorni) entro il quale può recarsi alla filiale per il ritiro della busta per raccomandata. Oltre tale tempo massimo, la busta per raccomandata verrà considerata in compiuta giacenza e sarà archiviata terminando la procedura (blocco 305). In entrambi i casi, di ritiro o di compiuta giacenza, i dati relativi allo stato di consegna vengono inviati al Repository (blocco 308), concludendo il procedimento (blocco 305)

Nel caso di ritiro della raccomandata in forma digitale, l’utente destinatario si dovrà collegare ad internet all’indirizzo della pagina web indicato nell’avviso di giacenza (ad es., uno sportello postale web) per inserire i dati richiesti per il ritiro (blocco 303):

numero di spedizione della raccomandata;

codice PIN interno alla busta di avviso di giacenza;

numero del proprio telefono mobile;

codice di controllo ricevuto via SMS sul numero del telefono fornito; indirizzo di posta elettronica (e-mail) al quale ricevere una copia di sicurezza del documento elettronico della raccomandata in formato digitale.

Il riscontro del codice di controllo ricevuto via SMS costituisce la firma elettronica avanzata del destinatario (art. 1, co. 1, lett. q-bis, D.Lgs. n. 82/2005), quale ricevuta di avvenuta consegna, in quanto:

consente l’identificazione del firmatario e la connessione univoca dello stesso al documento firmato (identificabilità del titolare del contratto telefonico);

tale connessione è creata utilizzando dei mezzi sui quali il firmatario può conservare il controllo esclusivo (il telefono).

Nel caso di avvenuto ritiro della raccomandata in forma digitale (blocco 303), il Repository aggiorna il centro di Distribuzione sull’esito della consegna e trasmette i dati probatori relativi al firmatario della consegna (blocco 308); il processo di consegna si conclude (blocco 305). Nel caso di mancato ritiro in forma digitale, si applicano le regole previste nel caso di giacenza, ossia il termine temporale massimo per il ritiro prima che la raccomandata vada in compiuta giacenza e venga poi archiviata. Nel caso in cui venisse richiesto anche il ritiro della raccomandata (RD) in formato cartaceo (blocco 306), si intende ad avvenuto ritiro del documento elettronico in formato digitale, si applicheranno i termini di giacenza di cui al blocco 304. In caso di rifiuto del ritiro in forma cartacea (blocco 306) da parte dell’utente destinatario, il procedimento si conclude (blocco 307).

Il presente trovato consente di realizzare un processo integrato con cui, mediante l’utilizzo innovativo e originale di diverse tecnologie, si consente il ritiro della posta raccomandata in giacenza sia in forma materiale che in forma digitale -con eguale valore legale e probatorio della ricevuta di consegna – originata da un mittente che spedisce un documento elettronico, stampato, imbustato e spedito ad un indirizzo geografico di destinazione, e ritirato dal destinatario nella sua forma materiale (presso il punto di giacenza) e/o nella sua forma digitale (sul web), garantendo la completa messa in sicurezza della comunicazione nonché la possibilità di tracciarla e storicizzarla per un periodo predefinito.

Vantaggiosamente, il processo della presente invenzione, nel rispetto delle normative vigenti, estende i requisiti di trasmissione digitale sicura, e valida agli effetti di legge, alle comunicazioni di posta ibrida c.d. “a firma”, ivi compresi gli atti giudiziari e le notifiche a domicilio legale, originate in elettronico e postalizzate per via tradizionale a mezzo di plico raccomandato. Ciò consente di ridurre i tempi di consegna della posta in giacenza, di ridurre i tempi di prova di avvenuta consegna, di ridurre i resi per compiuta giacenza, di aumentare i volumi di corrispondenza consegnata grazie ad una più rapida ed economica accessibilità, di aumentare l’integrazione dei servizi postali nei processi informatizzati del privato e della Pubblica Amministrazione, e di certificare la spedizione, la consegna, l’identificabilità del ricevente e il contenuto della raccomandata.

Ovviamente, un tecnico del ramo, allo scopo di soddisfare esigenze contingenti e specifiche, potrà apportare numerose modifiche alle varianti del metodo prima descritte, tutte peraltro contenute nell'ambito di protezione quale definito dalle seguenti rivendicazioni.

Claims (10)

1. RIVENDICAZIONI 1. Metodo per gestire la trasmissione di un documento elettronico e la ricezione di un documento in forma materiale e/o digitale, con equivalenza del valore legale di posta raccomandata, comprendente le fasi di: a) fornire una base dati elettronica protetta per l’archiviazione di documenti elettronici da trasmettere, fornire una pagina web protetta associata a detta base dati elettronica; b) fornire una busta di avviso di giacenza autoimbustante per accogliere una stampa oscurata di un codice PIN in una porzione interna di detta busta di avviso di giacenza e di un codice a barre di avviso di giacenza in una porzione esterna di detta busta di avviso di giacenza; c) fornire un generatore elettronico di codici a barre univoco in un dominio associato ad un gestore di un servizio di raccolta e spedizione postale, e fornire un dispositivo elettronico configurato per leggere un codice a barre; d) fornire un generatore elettronico di codici PIN di controllo; e) generare un codice a barre di avviso di giacenza mediante detto generatore elettronico di codici a barre, e generare un codice PIN mediante detto generatore elettronico di codici PIN di controllo, detto codice PIN e detto codice a barre di avviso di giacenza essendo tra loro associati; f) stampare detto codice a barre di avviso di giacenza in detta porzione esterna di detta busta di avviso di giacenza e detto codice PIN in detta porzione interna di detta busta di avviso di giacenza; g) ricevere da un utente mittente un documento elettronico per la spedizione di una comunicazione da recapitare ad un indirizzo geografico di destinazione associato ad un utente destinatario, fornire dati destinatario associati a detto utente destinatario; h) generare una prima impronta informatica di detto documento elettronico attraverso una funzione crittografica di hash associata a detto documento elettronico; i) fornire una busta per raccomandata, stampare su carta detto documento elettronico ricevuto da detto utente mittente ed imbustare detto documento elettronico stampato in detta busta per raccomandata; j) generare un codice di spedizione associato a detto documento elettronico ricevuto da detto utente mittente; k) generare un codice a barre di spedizione in funzione di detto codice di spedizione mediante detto generatore elettronico di codici a barre, stampare detto codice a barre di spedizione su detta busta per raccomandata e associare detto codice di spedizione a detta busta per raccomandata contenente detto documento elettronico ricevuto da detto utente mittente in detta fase g) e stampato su carta ed imbustato in detta fase i) ; l) archiviare detto documento elettronico ricevuto in detta fase g) e detto codice di spedizione generato in detta fase j) e detta prima impronta informatica generata in detta fase h) in detta base dati elettronica; m) spedire detta busta per raccomandata fornita in detta fase k) a detto indirizzo geografico di destinazione fornito in detta fase g); n) associare detto codice a barre di avviso di giacenza stampato su detta busta di avviso di giacenza in detta fase f) con detto codice a barre di spedizione stampato su detta busta per raccomandata in detta fase k) attraverso detto lettore di codici a barre, in caso di assenza di detto utente destinatario presso detto indirizzo geografico di destinazione; o) applicare e/o trascrivere su detta busta di avviso di giacenza detto codice di spedizione e detti dati destinatario forniti in detta fase g) e dati relativi a luogo e orario di apertura di un punto di giacenza per il ritiro di detta busta raccomandata; p) depositare detta busta di avviso di giacenza generata con detta fase f) in una cassetta postale associata a detto utente destinatario e localizzata presso detto indirizzo geografico di destinazione; q) ritirare detto documento elettronico in formato digitale mediante detta pagina web e/o ritirare detto documento elettronico stampato su carta e contenuto in detta busta per raccomandata presso detto luogo di detto punto di giacenza.
2. 2. Metodo in accordo con la rivendicazione 1, in cui detta fase q) comprende le sottofasi di: recarsi presso detto luogo di detto punto di giacenza indicato su detta busta di avviso di giacenza; identificarsi come detto utente destinatario; presentare detta busta di avviso di giacenza; firmare per ricevuta di consegna in un registro delle consegne associato a detto punto di giacenza; ritirare detta busta per raccomandata presso detto punto di giacenza.
3. 3. Metodo in accordo con la rivendicazione 1 o 2, in cui detta fase q) comprende le sottofasi di: accedere a detta pagina web associata a detta base dati elettronica mediante un dispositivo elettronico utilizzabile da detto utente destinatario; inserire in detta pagina web detto codice di spedizione trascritto su detta busta di avviso di giacenza ; inserire detto codice PIN in detta pagina web associata a detta base dati elettronica; inserire in detta pagina web un numero di telefonia mobile associato a detto utente destinatario; inserire in detta pagina web dati comprendenti nome e cognome di un utente di detta pagina web che procede al ritiro di detto documento elettronico; inviare a detto numero di telefonia mobile un SMS contenente un codice di convalida; inserire in detta pagina web detto codice di convalida ricevuto per SMS su detto numero di telefonia mobile; inserire in detta pagina web un indirizzo di posta elettronica dove ricevere una copia di sicurezza di detto documento elettronico in forma digitale; generare una seconda impronta informatica di detto documento elettronico attraverso detta funzione crittografica di hash; verificare integrità, genuinità, interezza e immodificabilità di detto documento elettronico per mezzo di un confronto tra detta seconda impronta informatica e detta prima impronta informatica generata in detta fase h) e archiviata in detta base dati elettronica in detta fase l); inviare detto documento elettronico a detto indirizzo di posta elettronica per consegnare detto documento elettronico in forma digitale a detto utente destinatario.
4. 4. Metodo in accordo con una qualsiasi delle rivendicazioni precedenti, comprendente la fase di: fornire un generatore elettronico di marcatura temporale per eseguire una timbratura oraria elettronica di uno o più di dette fasi e di dette sottofasi di detto metodo;
5. 5. Metodo in accordo con la rivendicazione 4, comprendente le sottofasi di: generare data e ora di accettazione di detto documento elettronico al termine di detta fase k) mediante detto generatore elettronico di marcatura temporale; archiviare detta data e ora di accettazione in detta base dati elettronica.
6. 6. Metodo in accordo con una qualsiasi delle rivendicazioni precedenti, in cui: detta base dati elettronica è consultabile a distanza da detto gestore di un servizio di raccolta e spedizione postale e/o da detto utente mittente e/o da detto utente destinatario.
7. 7. Metodo in accordo con una qualsiasi delle rivendicazioni precedenti, in cui: detta base dati elettronica è consultabile attraverso una connessione con una rete informatica che supporta un protocollo di trasporto dati.
8. 8. Metodo in accordo con la rivendicazione 7, in cui detta rete informatica comprende una rete internet.
9. 9. Metodo in accordo con la rivendicazione 2 o 3, in cui detto utente destinatario può essere identificato mediante l’impego di un sistema pubblico di Identità Digitale.
10. 10. Metodo in accordo con la rivendicazione 2 o 3, in cui una firma di detto utente destinatario può essere apposta a mezzo di riconoscimento biometrico o con firma grafometrica.