FR2957703A1 - Procedes multi-dimensionnels d'enregistrement et de recherche de documents - Google Patents

Abstract

La présente invention concerne un procédé d'enregistrement d'un document électronique, ainsi qu'un procédé de recherche de documents électroniques, à partir d'un dispositif informatique disposant au moins d'un moteur de recherche. La présente invention concerne également des produits programmes d'ordinateur.

Description

DOMAINE TECHNIQUE GENERAL La présente invention concerne la gestion et la manipulation de documents électroniques, et en particulier le nommage, le classement, l'enregistrement, le stockage et la recherche de ces documents.

ETAT DE L'ART Avec la généralisation de la numérisation des contenus et le développement des technologies Internet, le volume et la complexité des documents électroniques s'accroissent de façon considérable. Les méthodes de classement et de recherche utilisées pour les documents en papier ne sont donc pas transférables en l'état aux documents électroniques. D'autre part, les besoins en archivage, liés à la procéduralisation des sociétés, deviennent des enjeux juridiques et compétitifs cruciaux pour les 15 entreprises et les organisations. Malgré les efforts déployés, la gestion des documents reste une tâche complexe à appréhender pour les utilisateurs, notamment à cause de l'hétérogénéité des systèmes de gestion des documents utilisés dans une même organisation et de leur complexité. 20 La recherche d'informations et de documents électroniques relatifs à un projet ou à une tâche prend donc une part croissante du temps de travail des utilisateurs. Dans une démarche d'optimisation et de rationalisation du temps de travail et pour une efficacité accrue des opérateurs dans leurs tâches 25 métier, la recherche des documents nécessaires à la réalisation de ces tâches se doit d'être améliorée, et facilitée. Lors de la création d'un document, l'utilisateur est confronté à la nécessité de nommer manuellement le document. Certains outils, notamment de bureautique, proposent un nommage automatique, mais qui 30 s'avère le plus souvent soit un nom générique, soit un nom formé à partir des premiers mots du document. Ce nom donne rarement satisfaction.

En outre, les organisations exigent de plus l'enrichissement des documents par les utilisateurs, et ce, en rajoutant ou en instanciant un certain nombre de métadonnées, c'est-à-dire de mots-clés associés aux documents permettant de les décrire.

L'utilisateur a aussi la contrainte de désigner l'emplacement d'enregistrement du document, et doit pour cela parcourir l'arborescence des dossiers (ou répertoires) et fichiers. Généralement, il doit également l'enregistrer sur un autre espace de stockage où il sera archivé. Ces opérations requièrent la connaissance, sinon la consultation, du plan de nommage et de classement, et des règles de stockage. Cela n'est le plus souvent pas le cas, d'où un désordre croissant qui ne fera qu'empirer dans le futur avec la multiplication des documents. Des ébauches de solution ont été proposées. La demande internationale W000/51342 propose ainsi une méthode permettant de nommer une photo en choisissant des items que l'on associe à l'image. Cette méthode s'avère toutefois plutôt peu ergonomique et ne présente pas de solution pour le stockage des données. La demande de brevet américaine US2002/0078069 décrit une méthode pour réaliser un nommage ainsi qu'un stockage automatique de documents, après sélection par l'utilisateur d'une catégorie à laquelle se rattache le document. Toutefois cette méthode est très rigide, car elle est dépendante d'une liste de catégories prédéterminées, et ne propose pas d'autre point de vue que la sélection d'une de ces catégories. Toutes ces méthodes restent à perfectionner pour être acceptées 25 plus largement par la collectivité.

RESUME DE L'INVENTION La présente invention vise à résoudre ces difficultés en proposant un procédé intuitif, rapide, et modulable d'assistance à la classification de 30 données, qui assure un gain de temps considérable. Un but annexe est de faire disparaître la tâche fastidieuse et source de désordre qui consiste à nommer et archiver manuellement un document.

Un but annexe est de simplifier et optimiser les procédures de recherches de documents dans un espace de stockage. Pour cela, la présente invention propose un procédé d'enregistrement d'un document électronique, caractérisé en ce qu'il 5 comprend des étapes suivantes : a) affichage sur une interface utilisateur d'un dispositif informatique de descripteurs, organisés en une pluralité de dimensions ; b) sélection par un utilisateur d'un descripteur par dimension ; 10 c) génération d'un nom pour le document électronique à partir d'une combinaison des descripteurs sélectionnés ; d) instanciation de métadonnées à partir de la combinaison des descripteurs sélectionnés ; e) modification du document électronique pour y embarquer les 15 métadonnées ; et f) enregistrement effectif du document électronique dans un dispositif de stockage sous le nom généré. Selon d'autres caractéristiques avantageuses et non limitatives de l'invention : 20 - l'étape f) comprend les deux sous-étapes suivantes : f1) Détermination en fonction de la combinaison des descripteurs sélectionnés, d'un emplacement approprié pour le stockage dudit document électronique ; et f2) Sélection dudit emplacement approprié comme adresse 25 pour l'enregistrement effectif dudit document ; - l'étape a) fait suite à deux sous-étapes de : a1) lecture d'un flux XML ; et a2) chargement des descripteurs et dimensions depuis un lien contenu dans le flux XML ; 30 - la génération d'un nom à l'étape c) comprend de façon distincte la génération d'un nom physique sous lequel le document est destiné à être enregistré à l'étape f), et la génération d'un titre ; - le ou les noms générés et l'emplacement éventuellement généré sont modifiables manuellement par l'utilisateur ; - dans l'interface utilisateur, chaque descripteur est représenté par une icône ; - lesdites dimensions sont en nombre variable. La présente invention se rapporte également selon un deuxième aspect à un procédé de recherche de documents électroniques, à partir d'un dispositif informatique disposant au moins d'un moteur de recherche, caractérisé en ce qu'il comprend des étapes suivantes : a) affichage sur une interface utilisateur du dispositif informatique de descripteurs, organisés en une pluralité de dimensions ; b) sélection par l'utilisateur d'un descripteur pour au moins une dimension ; c) conversion d'une combinaison du ou des descripteurs sélectionnés en une ou plusieurs requêtes aptes à être formulée par le ou les moteurs de recherche ; d) exécution de la ou les requêtes par le ou les moteurs de recherche ; et e) récupération et agrégation des résultats de ladite requête.

Selon d'autres caractéristiques avantageuses et non limitatives : - l'étape a) fait suite à deux sous-étapes de : a1) lecture d'un flux XML ; et a2) chargement des descripteurs et dimensions depuis un lien contenu dans ledit flux XML ; - la recherche du ou des moteurs de recherche est effectuée sur des métadonnées embarquées dans les documents ; - le procédé de recherche selon le deuxième aspect de l'invention est utilisé en combinaison avec un procédé d'enregistrement selon le premier aspect de l'invention avec lequel il partage les mêmes descripteurs et dimensions. Ces procédés permettent un enregistrement ou une recherche en faisant seulement un clic par dimension, et un clic de validation. L'utilisation récurrente de ces deux procédés de façon complémentaire garantit une performance maximale : l'architecture de l'espace de stockage devient de plus en plus ordonnée, et les recherches s'effectuent de plus en plus efficacement.

De plus il est possible de changer très facilement les stratégies de classification de données en changeant la configuration des dimensions et les descripteurs. Un autre aspect encore de l'invention concerne des produits programmes d'ordinateur comprenant des instructions de code de programme qui, lorsqu'elles sont exécutées, mettent en oeuvre le procédé selon l'un des aspects précédents de l'invention. Selon d'autre caractéristiques avantageuses, le produit programme d'ordinateur selon l'invention est associé à un greffon intégré dans un programme d'ordinateur disposant d'une fonction d'enregistrement de documents.

BREVE DESCRIPTION DES FIGURES D'autres caractéristiques et avantages de la présente invention apparaîtront à la lecture de la description qui va suivre d'un mode de réalisation préférentiel. Cette description sera donnée en référence aux dessins annexés dans lesquels : - la figure 1 est une vue d'une interface utilisée dans le cadre du procédé d'enregistrement selon le premier aspect de l'invention; - la figure 2 est un diagramme représentant les différentes étapes d'un mode de réalisation possible du procédé d'enregistrement selon le premier aspect de l'invention ; - la figure 3 est une vue d'une interface utilisée dans le cadre du procédé de recherche de documents selon le deuxième aspect de l'invention; - la figure 4 est un diagramme représentant les différentes étapes d'un mode de réalisation possible du procédé de recherche de documents selon le deuxième aspect de l'invention ;

DESCRIPTION DETAILLEE D'UNE FORME DE REALISATION PREFEREE La plupart des logiciels utilisés de façon professionnelle permettent la création de documents dans lesquels réside la valeur du travail. Ceux-ci peuvent être des documents textuels, généralement issus d'un logiciel de bureautique, des tableurs, des fichiers de code informatique, des images, des plans, ou de tout autre type. Pour ne pas risquer une perte de données, il est conseillé de sauvegarder régulièrement son document, en changeant régulièrement de nom pour garder des traces des versions principales. Pour cela, la plupart des logiciels présentent une commande « Enregistrer sous... » (« Save As » dans les logiciels en anglais). C'est à ce moment là que l'utilisateur est invité à nommer son document et choisir un emplacement de stockage.

L'environnement d'un utilisateur se compose en général d'un poste de travail personnel, avec un espace de stockage de données interne comme un disque dur sur lequel sont installés ses logiciels. Il peut vouloir enregistrer le document sur son espace de stockage interne, mais aussi sur un espace de stockage amovible, comme une clé USB, un DVD-R ou un disque dur externe ; ou encore sur un espace de stockage partagé comme un disque réseau ou un dossier partagé, éventuellement relié au poste de travail par une connexion de type IP. Le procédé selon l'invention est alors préférentiellement mis en oeuvre par un logiciel installé également sur le poste de travail de l'utilisateur.

Ce logiciel peut être exécuté manuellement par l'utilisateur, mais avantageusement est lancé par un greffon (i.e. plug-in en terminologie anglo-saxonne), c'est-à-dire un module d'extension qui complète un logiciel hôte, en l'occurrence le logiciel de création de documents. Il lui rajoute de nouvelles fonctionnalités, dont celle de pouvoir lancer le logiciel mettant en oeuvre le procédé selon l'invention, dont le plug-in est un programme distinct. Selon un mode de réalisation avantageux, dont la description va suivre, le plug-in peut s'intégrer au logiciel de création de documents en remplaçant la commande de base « Enregistrer sous... » par une commande alternative comme par exemple « Classer et Enregistrer » L'exécution de cette commande lance le procédé d'enregistrement selon l'invention. Une fenêtre 1, dont un exemple est représenté en figure 1, remplace ainsi la fenêtre « Enregistrer sous... » habituelle. On y trouve une zone 10 formée d'un ou plusieurs cadres 11 dans lesquels sont avantageusement représentées une pluralité d'icônes 12, une barre d'outils 20, et une barre d'outils supplémentaire optionnelle 30, cette fenêtre formant une interface entre le logiciel et l'utilisateur.

A chaque cadre 11 correspond une dimension de classement. Chaque dimension représente une « variable » permettant de caractériser le document, on peut citer par exemple le genre du document. Les descripteurs sont les différentes valeurs possibles de la « variable » associée à la dimension. Et chaque icône 12 représente un descripteur.

Pour continuer l'exemple, le genre peut être « texte », « tableur », « image »... L'architecture des dimensions est faite de telle sorte que l'on associe chaque document à une combinaison d'au plus un descripteur par dimension, sa « valeur ».

Dans l'exemple de la figure 1, on a prévu quatre dimensions : genre, projet, sujet et statut. Une icône 12 a été entourée en pointillés par dimension pour représenter un exemple. Ainsi le genre est « Cahier des charges », le projet est « Paris », le sujet est « Affiche » et le statut est « Final ». Cette combinaison de descripteurs correspond au Cahier des charges final pour la réalisation d'une affiche dans un projet appelé « Paris ». Une fois les descripteurs sélectionnés par l'utilisateur via l'interface (il est possible de ne décrire que certaines dimensions), un titre construit sur les noms des descripteurs s'inscrit dans la zone de texte 21 de la barre d'outils 20. Il s'agit d'un titre possible pour le document auquel la combinaison de descripteurs a été associée. Dans l'exemple précédemment cité, ce pourrait être « Cahier des charges de l'affiche à propos du projet Paris (Final) ». A ce titre s'associe préférentiellement un « nom physique », qui est le nom d'enregistrement possible du document, ici « Cdc_paris_affiche final » éventuellement suivi d'un horodatage, d'un numéro de séquence, ou de tout autre moyen d'identification unique (hash, MD5, etc.). Un clic sur le bouton de confirmation 22 déclenche l'enregistrement sous ce nom. Au contraire, un clic sur le bouton d'annulation 23 désélectionne tous les descripteurs. L'icône 12 associée à chaque descripteur est un moyen rapide de l'identifier, et l'invention n'est pas limitée à leur emploi. Un mot, une couleur peuvent définir un descripteur. Dans tous les cas, l'invention permet une modularité des dimensions et des descripteurs grâce au bouton 24 de modification des dimensions. Il est en effet avantageux de pouvoir ajuster en permanence les contenus des descriptions aux contenus des projets en cours. Pour cela, les dimensions peuvent tout d'abord être stockées dans un ou plusieurs fichiers XML (eXtensible Markup Language) locaux, modifiables par les usagers, mais avantageusement, il s'agit d'un flux XML accessible via le réseau, idéalement sous la forme d'un service Web.

Voici un exemple du code XML d'une dimension, la dimension « Statut » qui comprend les descripteurs « Brouillon », « Travail », « Final » et « Archive ». Cette possible dimension est représentée par le quatrième cadre 11 de la figure 1. <?xmi version= 1.0" encoding="utf 8" standaione="yes" <Dimension Id= state" Nanti-"Statut"> <Val ID-="dra" Name="Brouillon"> <Image src-"z:/icones/draft.jpg" </Val> <Val ID="wor" {dame-"Travail"> <Image src="z:/icones/working•jpg" /> </Val> <Val ID="fin" banne="Final"> <Image src="z:/icones/final.jpg" </Val> <Val ID="arc" Darne="Archive"> <Image src="z:/icones/archive.jpg" </va> </Dimension> Chaque descripteur possède ici trois attributs : un identifiant (ID), un 5 nom, et une icône, identifiée par son adresse. Le procédé d'enregistrement selon l'invention, représenté par le diagramme 100 sur la figure 2, commence ainsi avantageusement par une étape 101 de lecture du flux XML par un module du logiciel appelé agrégateur, une fois que l'enregistrement d'un document à été lancé. Il peut 10 y avoir plusieurs flux XML pour différents groupes d'utilisateurs destinés à travailler sur des sujets différents, et donc amenés à utiliser des dimensions différentes. L'agrégateur lit les différents flux XML décrivant les dimensions et les descripteurs. Il les charge dans une étape suivante 102, ainsi que leurs 15 icônes, puis les affiche dans la fenêtre 1 lors de l'étape 103. L'utilisateur a alors la main pour sélectionner un ou plusieurs descripteurs 12 via leurs icones 12 pendant une étape 104, comme décrit précédemment. Et une proposition de nom générée automatiquement s'affiche dans la zone de texte 21 (étape 105). Préférentiellement, 20 l'utilisateur a la possibilité de modifier manuellement ce nom au cours d'une étape 105b. En parallèle avec la génération progressive du nom, l'outil d'aide à l'enregistrement instancie des méta-données. En effet si en théorie les méta-données sont un outil très puissant pour faciliter les classements de documents, elles sont encore peu employées à cause du temps qu'elles 25 nécessitent si elles sont entrées à la main, et du fait que les méta-données sont parfois subjectives, puisqu'elles sont en texte libre : deux utilisateurs différents ne désigneront sûrement pas un document avec les mêmes mots-clés. Le procédé selon l'invention résout ces problèmes lors de l'étape 106 en basant les méta-données sur la combinaison des descripteurs 30 sélectionnés. La plupart des formats de documents gèrent déjà intrinsèquement les méta-données, en particulier ceux issus des outils de bureautique. L'outil d'enregistrement n'a qu'à rajouter et renseigner les champs nécessaires 9 pour embarquer les méta-données instanciées par les descripteurs sélectionnés dans le document en cours d'enregistrement. Pour les autres formats, on peut enrichir le document à nouveau grâce au langage XML avec lequel on peut inclure des champs qui seront désignés en tant que tels via des balises XML descriptives. C'est l'étape 107. Le procédé selon l'invention permet ensuite une détermination automatique de l'emplacement de stockage (étape 108). Une première solution est de bâtir à partir d'une racine connue une arborescence de fichiers possédant autant d'étages que de dimensions, laquelle permet de ranger n'importe quelle combinaison de descripteurs. Avantageusement, les emplacements prévus sont chargés via un flux XML et gérés tout comme les dimensions. Par exemple, on peut définir que le descripteur « Archive » de la dimension « Statut » entraîne l'enregistrement sur un espace de stockage distinct destiné à l'archivage des données.

L'adresse de l'emplacement automatiquement défini s'affiche dans la barre d'outils 30. Il est alors possible de modifier manuellement cette adresse pendant une étape 108b. Une fois le clic de validation effectué, les métadonnées sont embarquées au sein du document, et le fichier est effectivement enregistré sous le nom physique prédéterminé à l'emplacement choisi dans une étape finale 109. Une fois la procédure complétée, la fenêtre 1 se ferme automatiquement. L'invention propose également un procédé de recherche de documents basé sur la même idée de structure multi-dimensionnelle afin d'augmenter sensiblement l'efficacité des moteurs de recherche classiques. Ce procédé, dont l'enchaînement d'étapes 200 est représenté sur la figure 4, s'utilise dans un environnement similaire à celui requis pour le premier procédé et représenté figure 3. Le lancement du logiciel ouvre une interface 2 comparable à l'interface 1 : on retrouve une zone 10 avec des icônes 12 de descripteurs organisées en cadres 11 représentant des dimensions. Au lieu de la barre d'outils 20, l'interface 2 comprend une zone d'affichage 40.

De la même manière que pour l'autre procédé, au lancement de l'outil celui-ci lit avantageusement un flux XML (étape 201), afin de charger (étape 202) puis d'afficher (étape 203) les dimensions, les descripteurs, et leurs icones 12.

Ensuite, il charge lors de l'étape 204 les moteurs de recherche disponibles dans l'environnement de travail, ainsi que leur syntaxe, avantageusement à nouveau via un flux XML. L'utilisateur agit par les mêmes mécanismes que pour l'autre procédé, en sélectionnant ou désélectionnant des descripteurs au cours d'une étape 205. A chaque action, la combinaison de descripteurs choisis est convertie automatiquement en une requête de recherche dans le langage de chaque moteur de recherche initialement chargé (étape 206). Par exemple, si on cherche le document enregistré selon l'exemple de la partie précédente, on sélectionnera « Cahier des Charges », « Paris », « Affiche » et « Final », d'où la possible formulation d'une requête de type Search(«cdc»&&«paris»&&«affiche»&&«final»). Grâce à des modules adéquats, l'outil est capable de soumettre automatiquement la requête à chaque moteur de recherche dans le langage adéquat. La recherche se base avantageusement sur les méta-données, en faisant l'hypothèse que les documents observés ont été enregistrés par le procédé d'enregistrement selon le premier aspect de l'invention. Les requêtes sont exécutées lors de l'étape 207. Tous les résultats sont récupérés, et agrégés, c'est-à-dire qu'ils sont regroupés sous un même format, et les doublons supprimés. Ils s'affichent comme indiqué dans la zone 40 (étape 208). Si les résultats ne sont pas ceux attendus, l'utilisateur peut sélectionner et/ou désélectionner des descripteurs, et recommencer une recherche au niveau de l'étape 205. Les résultats sont avantageusement affichés sous une forme ergonomique, c'est-à-dire une liste interactive. Chaque document obtenu est représenté par une ligne 41. Il est possible d'ouvrir directement le fichier via l'outil si la recherche est concluante, par exemple en double-cliquant dessus, ou encore de copier un document via le clic droit. De plus des colonnes donnent des informations visuelles sur chaque document. On trouve des colonnes 42 affichant les descripteurs de chaque document trouvé, et divers paramètres 43 comme la date, la pertinence, l'auteur, la taille, les métadonnées, etc. Préférentiellement, la liste affichée est triable selon chacun de ces paramètres en cliquant sur la colonne. De façon particulièrement préférée, les deux procédés sont utilisés en combinaison. Ainsi le procédé de recherche trouve tout son intérêt quand les descripteurs et les dimensions prises en comptes sont celles des documents à explorer. Et le choix automatique de l'emplacement par le procédé d'enregistrement trouve aussi tout son intérêt quand l'utilisateur n'a plus besoin de rechercher à la main dans une arborescence l'emplacement du document dont il a besoin. Bien entendu, la présente invention n'est nullement limitée aux formes de réalisation décrites ci-dessus est illustrées sur les dessins, mais l'homme du métier saura y apporter de nombreuses variantes et modifications.

Claims (14)

1. REVENDICATIONS1. Procédé d'enregistrement d'un document électronique, caractérisé en ce qu'il comprend des étapes suivantes : a) affichage sur une interface utilisateur d'un dispositif informatique de descripteurs, organisés en une pluralité de dimensions ; b) sélection par un utilisateur d'un descripteur par dimension ; c) génération d'un nom pour le document électronique à partir d'une combinaison des descripteurs sélectionnés ; d) instanciation de métadonnées à partir de la combinaison des descripteurs sélectionnés ; e) modification du document électronique pour y embarquer les métadonnées ; et f) enregistrement effectif du document électronique dans un dispositif de stockage sous le nom généré.
2. 2. Procédé selon la revendication précédente, caractérisé en ce que l'étape f) comprend les deux sous-étapes suivantes : f1) Détermination en fonction de la combinaison des descripteurs sélectionnés, d'un emplacement approprié pour le stockage dudit document électronique ; et f2) Sélection dudit emplacement approprié comme adresse pour l'enregistrement effectif dudit document.
3. 3. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que l'étape a) fait suite à deux sous-étapes suivantes : a1) lecture d'un flux XML ; et a2) chargement des descripteurs et dimensions depuis un lien contenu dans le flux XML.
4. 4. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que la génération d'un nom à l'étape c) comprend de façon distincte la génération d'un nom physique sous lequel le document est destiné à être enregistré à l'étape f), et la génération d'un titre.
5. 5. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que le ou les noms générés et l'emplacement éventuellement généré sont modifiables manuellement par l'utilisateur.
6. 6. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que dans l'interface utilisateur chaque descripteur est représenté par une icone.
7. 7. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que lesdites dimensions sont en nombre variable.
8. 8. Produit programme d'ordinateur comprenant des instructions de code de programme qui lorsqu'elles sont exécutées, mettent en oeuvre le procédé selon l'une des revendications précédentes.
9. 9. Produit programme d'ordinateur selon la revendication précédente, caractérisé en ce qu'il est associé à un greffon intégré dans un programme d'ordinateur disposant d'une fonction d'enregistrement de documents. 25 30
10. 10. Procédé de recherche de documents électroniques, à partir d'un dispositif informatique disposant au moins d'un moteur de recherche, caractérisé en ce qu'il comprend des étapes suivantes : a) affichage sur une interface utilisateur du dispositif informatique de descripteurs, organisés en une pluralité de dimensions ; b) sélection par l'utilisateur d'un descripteur pour au moins une dimension ; c) conversion d'une combinaison du ou des descripteurs sélectionnés en une ou plusieurs requêtes aptes à être formulée par le ou les moteurs de recherche ; d) exécution de la ou les requêtes par le ou les moteurs de recherche ; et e) récupération et agrégation des résultats de ladite requête.
11. 11. Procédé selon la revendication précédente, caractérisé en ce que l'étape a) fait suite à deux sous-étapes de : a1) lecture d'un flux XML ; et a2) chargement des descripteurs et dimensions depuis un lien contenu dans ledit flux XML.
12. 12. Procédé selon l'une des revendications 10 à 11, caractérisé en ce que la recherche du ou des moteurs de recherche 25 est effectuée sur des métadonnées embarquées dans les documents.
13. 13. Procédé de recherche selon l'une des revendications 10 à 12, caractérisé en ce qu'il est utilisé en combinaison avec un procédé d'enregistrement selon l'une des revendications 1 à 8 avec 30 lequel il partage les mêmes descripteurs et dimensions. 10 15 20
14. 14. Produit programme d'ordinateur comprenant des instructions de code de programme qui lorsqu'elles sont exécutées, mettent en oeuvre le procédé selon l'une des revendications 10 à 13.