FR2840706A1 - Interface homme-machine associant une fiche descriptive a chaque document et permettant l'indexation plein texte et multicriteres ainsi que l'organisation, le partage et la diffusion de documents bureautiques heterogenes - Google Patents

Abstract

Système et interface homme-machine, pouvant être installé comme extension du système d'exploitation, associant à chaque document une fiche descriptive aux champs dynamiques et permettant ainsi non seulement l'indexation plein texte et multicritères des documents mais aussi l'organisation, le partage, l'accès et la diffusion de documents bureautiques hétérogènes associés à une meta-information, lesdits documents devenant accessibles à partir des valeurs des propriétés spécifiées par des requêtes.

Description

2 o graphique d'un ecran.

System e et interface homme-ma chine, pouvant etre i nstallee comm e extension du systeme d'exploitation, associant a chaque document une fiche descriptive aux champs dynamiques et permettant ainsi non senlement l'indexation plein texte et multicriteres des documents mais aussi ltorganisation, le partage, l'acces et la diffusion de documents bureautiques heterogenes associes a une meta-information, lesdits documents devenant accessibles a partir des valeurs des proprietes

specifiees par des requetes.

1. Introduction

1.1. Description sommaire

La presente invention concerne une interface homme-machine d'un systeme bureautique, d'usage personnel ou professionnel, permettant d'organiser et de partager ['information d'une fa,con plus efficace et mieux adaptee au besoin que ne le permettent l'explorateur de fichier et la gestion en arborescence de fichiers proposee par les systemes actuels dont Microsoft Windows. Pour plus de commodite de redaction, le terme PimKey designee dans la suite du document cette interface homme-machine. La figure 1 represente

un exemple de realisation de cette interface.

A chaque document ou fichier est associee une fiche descriptive contenant autant d' elements descriptifs (proprietes) que desire et permettant une indexation non seulement sur le document lui-meme mais aussi sur la fiche descriptive. Outil de veille sur internet Dans l'activite de veille strategique, PimKey se positionne non seulement comme un assistant a la collecte d'information sur internet mais surtout comme l'outil gestion ideal pour organiser les informations heterogenes

dont le volume quotidien a gerer ne fait que cro^tre.

PimI(ey est specifiquement destine a aider les entreprises a acceder a ['information technologique et concurrentielle, a l'organiser intelligemment de facon a pouvoir la partager et la diffuser d'une maniere la plus conviviale

et efficace possible.

L'originalite de PimKey consiste a ne plus organiser les documents dans une arborescence de repertoires, mais a associer a chaque document une fiche descriptive contenant autant de proprietes que sonhaite. Cela permet non seulement de decrire plus precisement le contenu du document qutavec les senls nom de fichier et repertoire d'acces, mais aussi d'associer une meta-information relative non pas uniquement au document mais aussi a son contexte (par exemple << document a transmettre a... >>, << site web a etudier en detail >>, << document etudie par... >>, << concerne ['etude... >>,...) Aujourd'hui la plupart des moteurs de recherche fonctionnent avec des

mots-clefs ou avec ['ensemble des termes contenus dans les documents.

Avec PimKey ['information est qualifiee: on fait la difference entre des documents qui traitent d'un sojet (par ex. << article sur: PimKey>>), des documents qui vent a la source du sujet (<< site web officiel de: PimKey > >), un document qui est relic au sujet mais ne faisant pas apparatre directement le terme (par exemple a un document qui ferait la liste des concepteurs et developpeurs de PimKey on associerait une propriete du style << realisation:

PimKey >>).

Une autre originalite de PimKey est d'offrir ces fonctionnalites d'indexation a toutes sortes d'informations qui jusqu'a present etaient geree s par de s systeme s bien distincts et de le s ras sembler avantageusement dans un systeme central: signets de pages web (url), pages web (avec ou sans les ressources associees), sites web archives, documents Microsoft Office), images (photos, scans,...), courrier electronique, repertoire de

contacts, notes personnelles,...

1.2. Glossaire De nombreux glossaires existent et completeront avantageusement la glossaire detaille ci-dessous. Nous vous recommandons par exemple: 1. Le glossaire de BonWeb.com: http://www.bonweb.com/glo_A. html Le glossaire informatique des termes de la Commission Ministerielle de Terminologie Informatique 2. Le RETIF: termes informatiques francais: http://www- rocq.inria.fr/qui/Philippe.Deschamp/RETIF/; 3. Le glossaire de la revue 01net: http://www. 01net. com/rubrique?rub=2520 Glossaire: Application:

logiciel informatique.

URL:

adresse universelle de localisation d'un document.

Terme: elements composant un texte (mot, mot-compose,

sigle, abreviation, nombre,...).

Recherche Plein Texte: recherche de documents a partir des termes qutil contient. Internet: Reseau qui interconnecte des reseaux. On accede aux informations qui y circulent par divers services: le Web et le courrier electronique vent les plus connus. Web: Service le plus populaire d'Internet, qui public des

pages contenant des textes, des images, des sons...

On l'appelle aussi WWW. C'est le service de partage de documents hypertexte s'appoyant sur le reseau internet. Les documents representant une page complete vent appeles des Pages Web (a la difference par exemple d'une image qui pourra etre

incrustee dans la page).

Site web: collection de pages web reliees entre elles par des

liens hypertexte.

Signet: la memorisation de l'adresse d'un site web ou d'une

page web.

Indexation: le fait d'associer des proprietes a un objet et de

pouvoir retrouver cet objet par ses proprietes.

Focus: on dit qu'une fenetre ou qu'une zone de saisie a le focus quand ce qui est tape sur la clavier est transmis

a ladite fenetre ou ladite zone de saisie.

Browser: navigateur permettant de se promener de page web

en page web par les liens hypertexte.

Touches Alt, Maj, Ctrl: touches du clavier Maj = Majuscule; Alt =

Alternate; Ctrl = Contr81e.

Systeme d'Exploitation: en anglais << 0perating System >> ou << 0.S. >> Keyword: Terme anglais pour << mot-clef >> PDA Calepin informatique personnel contenant haituellement un repertoire de contacts, un agenda,

la possibilite de saisir des notes.

Communication Peer-to-peer Logiciel de partage de fichiers par l'intermediaire d'un reseau informatique. La liaison se fait d'un posse a l'autre sans passer par un serveur central

d'ou la denomination anglaise peer-to-peer.

Checksum Somme de controle etablie a partir du contenu binaire d'un fichier. Permet de savoir si un fichier a

ete altere par exemple au cours d'un transfert.

coordonnees RVB Definition d'une couleur par ses composantes Rouge,Vert, Bleu Format RTF Rich Text File: format de document utilise par les traitements de texte Template modele API Interface Programme de ['Application Bitmap tableau de donnees binaires correspondent a une image graphique 2. Expose du probleme 2.1. Introduction Les utilisateurs de l'informatique vent soumis a un flux croissant d'informations: emails, documents (winword, excel, powerpoint, ) documents scannes, photos numeriques, fichiers de musique, video, repertoire de contacts,..., sans oublier ce que genere la recherche dtinformations sur internet, que ce soit en surfant a partir d'url particulieres ou en utilisant des moteurs de recherche (goggle @) par exemple) ou encore en s'abonnant a des services de type push (lettre d'information, veille specialisee,...) Or ce constat est sans appel: le classement a l' aide d'arborescence est

inapproprie et montre vite ses limites.

PimKey propose une solution alternative plus souple et plus efficace: a chaque document est associe une fiche contenant autant de proprietes que 1 0 l' on veut. La notion d' arborescence disparat alors au profit d'une recherche

qui se fait sur des mots-clefs et des proprietes au sens large.

2.2. Le besoin Le besoin est d'une part (i) de pouvoir associer a un document, des attribute qui permettent de le retrouver le plus facilement possible, d'autre part (ii) de pouvoir lui associer des informations externes qui sty rapportent (la meta-information). 2.2.1. Types de documents Les documents vent de types varies: À Une note À Un document bureautique (traitement de texte, tableur, presentation,...) À Un brevet À Un signet internet (1'URL d'une page ou d'un site web) À Une page web (avec ou sans le s res source s referenc ee s) À Un site web À Un document papier (article de presse, page d'un livre, photographic, page manuscrite,...) scanne À Un livre ou un classeur (document non informatique, range a un emplacement physique du bureau ou de l'etablissement ou...) À Une photographic numerique À Un album de photos ou une selection de photos À De la musique ( un morceau, un disque, une selection de morceaux, une collection de disques,...) À Un email À Un fichier attache a un email À Une entree d'un repertoire de contacts, VCard (fichier.vcf) À Suivi des contacts: trace de tous les evenements (reunion, entretien telephonique,...) lies a ce contact À Une entree d'agenda À Gestionnaire de taches: lite des taches a entreprendre À Un logiciel informatique (par exemple un fichier executable d/ installation ou de mise a j our d'un logiciel) À Un fichier binaire quelconque À Une partie de l'arborescence traditionnelle À etc 2.2.2. Attributs des documents a) inherents au contenu: type de document (texte, texte enrich), image, clip video, musique, logiciel, fichier de tableur,..., document composite), date de creation ou modification du document, numero de version, copywrite, b) inherents au stockage: format de fichier (ex. gif, jpeg, pog, txt, rtf, pdf, ), nombre d'octets physiques, repertoire de stockage, nom de fichier ou URL, drapeau de fichier (lecture senle, archive,...) c) lies au systeme: logiciel associe a ['edition du document, a sa

presentation, a son impression, a la presentation d'un apercu,...

d) lies a un utilisateur ou un groupe d'utilisateur: [personnel / professionnel / activite XYZ], interet du document, taches plus ou moins urgentes liees au document (lire, corriger, retourner, faire suivre a 3. L'etat de l'art

3.1. Description

3.1.1. Indexation dans une arborescence Sous Microsoft Windows) ou d' autres systemes d' exploitation on attribue a chaque document un Nom de fichier, un repertoire, des drapeaux (fichier systeme, archive, cache, lecture seule,...), une extension au nom de fichier

donnant une indication sur le format physique du fichier.

Ainsi ['interface permettant de creer un nouveau document, appelee habituellement a ['aide du menu << Sauver sous... >>, demande de choisir un

repertoire de l'arborescence et de renseigner un nom de fichier.

3.1.2. Recherche d'un document ou groupe de documents La recherche de documents repose alors sur: - la navigation dans une arborescence de repertoires, - un filtrage multicriteres sur la date de creation ou de derriere modification, la taille du fichier, une sequence de caracteres dans le nom

du fichier ou dans le repertoire d'acces,...

- une recherche plein texte (recherche de sequence de caracteres dans la

partie texte des documents).

3.1.3. Selection de documents Sous l'explorateur de fichier de Microsoft Windows on peut selectionner - un ou plusieurs fichiers,

- un ou plusieurs repertoires.

3.2. Limitations de l'etat de l'art 3.2.1. L'arborescence de repertoires L'organisation dans une arborescence n'est que tres mal adaptee face a la

realite qui forme un reseau semantique complexe.

Exemple 1: Dans le domaine de la musique, devra et-on crasser des documents sur les Variations Goldberg qui concernent les themes { Bach, Musique sacree, Musique classique, O3uvre pour piano, Glenn Gould}x [ sites web, articles scannes, musique (mp3 ou mid))] ? Devra-t-on le crasser sous \Ma Musique\Mp3\Musique Classique\Oeuvres pour piano\Bach\Glenn Gould\

Ou sous \Mes Images\Articles scannes\Culture\Musique\Bach\...

Ou sous toute autre variante ? Exemple 2: De meme dans le domaine de la veille strategique, comment crasser des documents qui concernent la supraconductivite ? Sous \Sciences\Physique\Electricite\Supraconducteurs Ou sous \Sciences\Biologie\RMN\Champ-Magnetiques\Supraconducteurs Ou sous \Transport\Sustentation-Magnetique\Supraconducteurs Ou sous \Energie\Transport\Supraconducteurs Ou... Plus le nombre de documents a crasser est important, plus l'arborescence se ramife et devient complexe, plus il devient difficile de savoir queues caracteristiques du document ont ete choisies pour determiner le repertoire

de stockage.

La recherche de << la bonne branche >> devient hasardeuse car le document stocke po s sede de s attribute qui peuvent donner lieu a de s repertoire s de

stockage differents.

De plus, malgres une tentative d 'harmonisation de s arbore scence s pour le s standardiser (\Mes documents, \Ma musique, \Mes images,...), les arborescences vent en realite tres liees aux utilisateurs et quand l'arborescence est complexe, il est quasi impossible de deviner queue a ete la suite des criteres qui ont preside au choix d'un repertoire de stockage d'un document. I1 faut noter aussi que le plus souvent, lorsqu'un document est transmis a un autre ordinateur ou un autre utilisateur, seul le nom de fchier accompagne le document. Le repertoire initial - qui contient

fnalement toute la classifcation - ntest pas transmis.

Ex. considerons le scan S de la plaquette du produit P d'un fournisseur F concernant le projet X de notre client C. Ce qui peut para^tre complique mais qui est cependant une situation tres classique. Nous aimerions d'ailleurs associer au document qu'il faudrait le diffuser a un ou des collaborateurs. Nous pourrions l'avoir stocke dans le repertoire << Mes Images >> en considerant que le type du document (Image) est le facteur primordial de stockage. Mais dans ce cas comment le retrouver si lton ntest pas celui qui a indexe ou que l'on a oublie, et que lton ne salt pas qu'il s 'agit d'une Image plutot qu'un fchier WinWord (.doc) ou Acrobat) (.pdf) ? Selon differents points de vue, nous pourrions l'avoir rangee dans les repertoires correspondent a P. F. X, C. La difficulte de recherche d'un document dans une arborescence de repertoires fait qu'il est d'usage de dupliquer le document pour chacun des dossiers concernes. Si le document est fige cela ne sera pas tres grave, mais cela devient problematique quand le document est sojet a evolutions (tarifs, caracteristiques, version de logiciel,...). I1 y a fort a parier que quelques temps plus tard, les repertoires

concernes ne detiendrons pas la meme version du document...

I1 arrive aussi que lton conserve les documents a traiter (ou a diffuser,

transmettre, etc) dans un repertoire d'attente particulier.

En fait a chacune des caracteristiques du document correspond un repertoire

dans lequel il est susceptible d'etre stocke.

Finalement, si l' on ne veut pas etre oblige de rechercher dans chacun de ces repertoires on doit mettre en place des regles de priorite. Ainsi, pour une liste de caracteristiques donnees, on saura tout de suite dans quel ordre les placer pour retrouver le dossier et cela evitera de tester tous les

arrangements probables.

Toutefois cela ne resoud pas vraiment le probleme car on ne sera capable de retrouver que les documents dont on aura le souvenir de toutes les caracteristiques utilisee par l'arborescence de repertoires

Ex.: \Activite_A\Client_X\Affaire_Af\Rendez-Vous du xxxx\Proposition-

v2\plaquette jpg Pour retrouver le scan de notre fameuse plaquette concernant le produit P dont on se souvient, il faut en effet se souvenir de tout le contexte. Ce qui empeche d'ailleurs de partager ['information avec des collaborateurs car quelqu'un d'autre n'aura comme criteres de recherche que le nom du produit P ou le nom du fournisseur F qui ne vent ni l'un ni l'autre utilises par le systeme de stockage. C' est meme une information qui n' est pas conservee lors du stockage! 3.2.2. LaRecherchePleir'Texte: - conduit a un bruit enorme - ne peut gerer que ['information texte! (que faire des: photos, musique, video, logiciels, ?) - ne peut gerer que les formats de fichier reconnus et dont le contenu est accessible (que faire des: email, fichiers archive auto-extractibles, fichiers cryptes, bases de donnees,... ?) 3.2.3. Pourquoi l'indexation automatique ntest que peu satisfaisante ? L'indexation automatique procede en parcourant tout ou partie des arborescences accessibles. Or queue information est disponible pour le moteur d'indexation ? Uniquement le chemin d'acces au repertoire de stockage (Path), le nom du fichier et, quand le moteur d'indexation conna^t le format du document et dispose d'une interface permettant de fire le contenu texte, les informations

texte contenu dans le fichier.

Ainsi: 1. ['information utilisable pour l'indexation est limitee a une partie des informations liees au document: incapacite dtindexer une photo, un film, un fichier executable, documents qui ne vent pas decrits avec du texte. 2. le moteur d'indexation a les plus grandes difficultes pour faire ressortir les mots clefs les plus representatifs/significatifs: souvent il les selectionne par une etude statistique de frequence d'utilisation. Un bruit enorme est genere par l'indexation plein-texte. La pertinence est tres faible car, la plus part du temps, un document a de l'interet dans un contexte particulier, et senl l'utilisateur peut indiquer ce contexte, ce qui

revient a une pre-indexation manuelle.

3. il n'y a aucune << meta-information >> (dependent de l'utilisateur).

Impossible de marquer un document avec de la meta-information comme << document a fire >> ou << document a transmettre a XXX >>, 4. Solution La presente invention concerne un systeme et une interface homme machine, pouvant etre installee comme extension du systeme d'exploitation, associant a chaque document une fiche descriptive aux champs dynamiques et permettant ainsi non senlement l'indexation plein texte et multicriteres des documents maisaussi ltorganisation, le partage, l'acces et la diffusion de documents bureautiques heterogenes associes a une metainformation, lesdits documents devenant accessibles a partir des valeurs des proprietes

specifiees par des requetes.

4.1. Gestionnaire de fiches

Un exemple de gestionnaire de fiches est represente en figure 2.

4.1.1. Fonctionalites 4.1.1.1.Les f ches Les fiches vent gerees par une base de donnee. On peut en avoir plusieurs millions. Chaque fiche recoit un identifiant unique et detient une collection

de proprietes descriptives.

Chaque fiche detient une propriete << donnees >> (ou << data >> en anglais) qui peut soit etre vice, soit contenir la reference a un document exterieur ou a un document transfere dans ltespace de donnees de PimKey, soit contenir un objet binaire qui peut etre stocke dans un champ (par exemple de type memo ou blob) de la base de donnees, ou stocke dans un fichier de l'espace

de donnees de PimKey.

Dans le cas d'une organisation avec plusieurs sites repartis (et done plusieurs bases de donnees), chaque fiche recoit un identifiant unique dont une partie contient la reference au site qui l'a generee. Cela permet de rassembler les fiches de plusieurs sites sans generer de doublons dans les references. Un systeme de synchronisation du type de celui qui est prevu avec les PDA, ou du type de celui qui est utilise par les logiciels d'echange

de fichier peer-to-peer.

Pour conserver les documents associes aux fiches ou la partie donnee des fiches, PimKey dispose d'un ou de plusieurs espace de donnees (DataRepository), locaux ou distants (accessibles par internet ou reseau

local), sur support fixe ou amovible.

Dans le cas d'une organisation des utilisateurs de PimKey dans un reseau peer-to-peer, PimKey peut commencer la reception d'un fichier (une fiche ou, un document associe) par la reception d'une checksum. Ensuite PimKey peut recevoir des segments du fichier en provenance de plusieurs utilisateurs a la fois, comme dans le cas de logiciels Peer-to-peer actuels (par exemple morpheus ou kazaa). Grace a la checksum qu'il recoit en debut de transfer, il devient alors possible pour PimKey, alors qu'il n'a recu que partiellement un fichier, de commencer a transmettre les segments qutil possede deja localement. Cela permet d'accro^tre ltefficacite du reseau peer-to-peer, surtout dans le cas de fichiers volumineux qui mettent de longs moments (jusqu'a plusieurs heures ou dizaines d'heures) pour etre transmis. 4.1. 1.2. Gestior' des proprietes Pour chaque fiche il est possible de defr autant de proprietes que l'on souhaite. La valeur (figure 5, element 1) associee a chaque propriete (figure 5, element 2) peut etre de plusieurs types: a) rien (exemple: << docment-a-lire >> = << >>). La propriete s'apparente

dans ce cas a un drapeau.

b) numerique, avec ou sans unite (exemple: << chiffre d'affaire >> = << 12,7

ME >>)

c) couleur (en coordonnees RVB) avec indice de transparence d) date (exemple << date de creation >> = << 12 janvier 2002 >> e) reference a une autre fiche

f) mot-clef (pouvant etre compose de plusieurs mots ou mots composes).

Chaque mot-clef donnera lieu a la creation d'une fiche qui pourra etre

de type << systeme >> et avoir une propriete << classe >> de valeur << mot-

clef >>. Cette fiche pourra aussi avoir une propriete << synonyme-de >> ou une propriete << abreviation-de >> faisant reference a une autre fiche de

classe << mot-clef >>.

g) texte non formate (un mot, une ligne, des lignes) h) texte formate (au format RTF par exemple) (Un exemple de realisation est represente figure 5 element 52, une autre propriete de ce meme type

etant cachee sur ltonglet 53 << comments >>).

i) bloc de donnees binaires j) enumeration de 0 a N elements (exemple << domaine d'activite >> = << (recherche fondamentale, sciences de la vie, compagnie privee, France) >>) parmi un ensemble de valeurs des types precedents (a) a (i) pouvant etre organises (en liste, arborescence, graphe,...). Les valeurs pouvant etre predefinies ou creees et modifiees au besoin. On peut par exemple installer une classification des codes d'activite (codes NAF), une classification internationale des domaines de brevet, les codes postaux,... k) partition (choix d'un element parmi un ensemble de valeurs des types precedents (a) a (i))

Exemple:

Nom de la proprie'te' Valeur T. ache- a-faire Urgence 9 Date-ultime 7 juin-2002 Mots-clefs << gestion electronique de documents >> Auteur << Didier Guillonnet >> Copyright << Didier Guillonnet >> Statut Finaliser Faire-relire-a << Jean-Claude Guillonnet >> Beta-testeurs << Pauline G Gilles R

JCR >>

Description << texte descriptif du document

sur une ou plusieurs lignes. >>

Un autre exemple de realisation est represente en figure 5.

Ces proprietes peuvent etre d'acces public ou reservees a certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Par exemple un document public peut etre marque comme << Document-a-lire-par-Dupont>> par l'utilisateur Dupont. Dupont ayant cree cette propriete (en ['occurrence, ce drapeau)

peut defr des droit d'acces et pourra se reserver ['usage de ce drapeau.

(En effet, il n'y a pas de raison que des tiers poissent interroger PimKey pour conna^tre la liste des documents que Dupont s'est note comme

<< document-a-fire <<).

De plus une valeur peut etre constitue d'un ensemble ou d'une liste de valeurs. Les fiches seront indexees sur la plupart des proprietes et seront aussi indexe sur le texte contenu par la propriete << donnees >>. Pour pouvoir gerer des centaines de milker de fiches on pourra par exemple utiliser une table de donnees appelee dictionnaire des termes qui contiendra ['ensemble des termes utilises dans les fiches (mots-clefs, nom des proprietes,...) et le texte indexe plein-texte. A chaque terme, cette table de donnees fera

correspondre entre autre la liste des references des fiches utilisant le terme.

Ce dictionnaire des termes permet de trouver rapidement la liste des fiches qui utilisent un terme. I1 sera lui-meme indexe sur le champ terme pour en accelerer l'acces. Ces listes de references seront avantageusement constituees d'une liste de bit (valeur 0 ou 1) a la facon d'un bitmap de longueur correspondent au nombre de fiches indexees par PimKey et de hauteur 1. Ce bitmap sera avantageusement compresse pour optimiser l'encombrement du dictionnaire des termes avec des methodes de compression sans perte classiques pour les bitmap graphiques (par exemple les algorithmes RLE, Lempel-Ziv-Welch (LZW) ou Huffman). Ce dictionnaire des termes sera aussi avantageusement utilise pour stocker des termes composes associant par exemple le nom d'une propriete avec sa valeur (ou une de ses valeurs si elle en a plusieures). Par exemple on associera la propriete << dossier >> a << PimKey >> et on indexera toutes les fiches dont la propriete << dossier >> contient le terme << PimKey >> a l' aide d'un enregistrement du dictionnaire des termes correspondent au terme << dossier=PimKey >>. La recherche est ainsi tres rapide et on peut faire des operations binaires classiques (de type OU/ET/NON/etc) tres rapidement en travaillant sur les images binaires (les bitmap de hauteur 1) associes aux termes. 4.1.1.3. Ge'rer des modeles d 'attribute pour les Classes Certaines fiches vent utilisees pour servir de modele lors de la creation d'une nouvelle fiche. Ces fiches detiennent la liste des proprietes standard correspondent a la nouvelle fiche. Par exemple lors d'une nouvelle fiche de type << contact >> les proprietes << Nom >>, << prenom >>, << societe >>, << service,

<< telephone domicile >>, << telephone mobile >>, << adresse personnelle > >,...

aparaissent automatiquement dans le panneau des proprietes.

Alors que pour une nouvelle fiche de type << email >> on a les proprietes << Expediteur >>, << Destinataire >>, << date d'expedition >>, << date de

reception >>, << sojet >>, << urgence >>,...

4.1.1.4. Gestion des droits d'acces

Chaque fche appartient a un utilisateur.

Cet utilisateur peut definir les utilisateurs autorises: senlement luimeme (prive), pour de s utilisateurs en particuliers ou de s groupe s ou des site s

(protege) ou pour tout le monde (publique).

Le type d' operation autorisee peut etre precisee pour chacun des cas (lecture (read), ecriture (write), execution (execute),...) 4.1.1.5. Gestior multi-sites Un site correspond a une base de donnees de fiches. Plusieurs posses de travail relies en reseau peuvent utiliser la meme base de donnee et font done

partie du meme site.

Une partie de la reference d'une fiche est constituee par la reference du site qui a cree la fche. Comme exemple de realisation, nous pouvons attribuer un numero different a chaque site et prefixer la reference des fiches par le

numero du site qui a cree la fiche.

4.1.1.6. Gestion des prof ls utilisateurs

Un utilisateur peut defr differents profies d'utilisation.

A chaque profil on peut associer un filtre de fiches qui sert de filtre

prealable. On peut creer un nouveau profil a partir d'un filtre en cours.

4.1.1. 7.Famille de f ches Pour eviter la saisie d'attributs identiques d'une fiche a l'autre, nous pouvons mettre en place une relation d'une fiche a une autre indiquant que

les attribute de la fiche Fille vent par defaut ceux de la fiche Pere.

4.1.2. Interface utilisateur Un exemple de realisation du gestionnaire de fiches est represente en figure 2. L'interface comprend trots volets: a) une interface permettant de definir un contexte en precisant un ou des criteres de selection des fiches. Un exemple de realisation est represente

en figure 3.

b) Une interface presentant la liste des fiches repondant aux criteres definis en (a), permettant de selectionner une fiche particuliere (la fiche courante) et permettant de selectionner un ensemble de fiches. Un

exemple de realisation est represente en figure 4.

c) Une interface permettant de presenter et d'editer les proprietes de la

fiche courante. Un exemple de realisation est represente en figure 5.

4.1.2.1.Def nitior du contexte

Des controles permettent de definir un sous ensemble des fiches.

Un exemple de realisation est presente en figure 3.

On peut par exemple filtrer Ies fiches en: - Testant la valeur del'utilisateur qui a cree ou detient la fiche. (figure 3, element 31) testant la presence ou ['absence d'un ou de plusieurs mot-clefs parmi une, des ou toutes les proprietes, (ex. << tache-a-effectuer >> ou << ToDo >>) (figure 3, elements 32a, 32b) - testant la presence ou ['absence d'une propriete, (ex. presence de la propriete << transmettre-a >>) - testant la valeur d'une propriete en la comparant a une valeur ou un segment de valeurs (exemplel. valeur de la propriete << dossier >> contient le motclef << PimKey>>, exemple2. << urgence >> ≥ 8; ex3: << taille-dudocument >> <10000; exemple3: << date-de-modification >> ≥ Ol-mai-2002; exemple4. << type-de-document >> = << image >>) -.effectuant une recherche plein texte en testant la presence ou ['absence d'un ou de plusieurs mot-clefs ou la presence d'une expression reguliere

dans le corps du document.

- testant les caracteristiques physiques (taille du documents (en octets), format de fichier (.gif, jpg,.pdf,...) (figure 3, element 33), Date de creation et modification,...) À testant les caracteristiques d'archivage (originaVcopie/reference, date d' archivage, utilisateur ayant archive, droits d' acces (utilisateur et groupes),) Chaque critere peut etre active ou desactive individuellement (figure 3,

elements 34a, 34b, 34c, 34d, 34e).

4.1.2.1. l.Aide a la selection de propriete et de valeurs Une aide est disponible pour aider a selectionner une propriete ou les valeurs disponibles pour une propriete. En effet, a chaque aj out ou modifcation d'un criteres, on determine la liste des proprietes employees

par la liste des fiches repondant aux premiers criteres deja definis. Les mot-

clefs pouvant etre lies les uns aux autres cela forme alors une sorte de sous-

thesaurus dynamique que l'on presente par exemple sous forme de liste, d'arborescence (dons un exemple de realisation est represente en figure 3 element 36) ou de graphe. De meme, pour une propriete particuliere, on determine la liste ou la plage des valeurs employees par la liste des fiches repondant aux premiers criteres deja definis et on la presente a l'utilisateur

comme support a la saisie.

Un exemple de realisation est represente en figure 3 element 35.

4. 1.2. 1.2.Thesaurus Un ou plusieurs thesaurus vent fournis et peuvent etre enrichis par l'utilisateur. Ils vent aussi utilises pour selectionner les valeurs d'une propriete. Par exemple: pour la propriete << domaine-d-activite >> on selectionnera << bacteriologic >> dans un thesaurus qui indique que

<<bacteriologic >> est un sous-domaine de <<biologic>> lui meme sous-

domaine de << sciences>>. De meme << sarl>> pourra etre defini dans le thesaurus comme abreviation de << societe a responsabilite limitee >> lui meme descendant de << societe commerciale>> lui meme descendant de

<< personne morale >> lui meme descendant de << entite juridique >>.

Cela permet de faire des recherches sans conna^tre exactement sur quel termes un document a ete indexe. On peut par exemple filtrer ['ensemble des documents juridiques (le terme << juridique >> figure parmi les proprietes) et trouver dans ltensemble des fiches correspondent un document indexe

par le mot-clef << sari >>.

4.1.2.2.Liste des f ches Une fenetre presente la liste ou le debut de la liste des fiches repondant au

contexte defini par 4.1.2.1.

Un exemple de realisation est presente en figure 4.

I1 peut s'agir d'une presentation de forme tabulaire ou d'une presentation

sous forme d'icones.

On peut choisir les proprietes qui vont etre affchees (type-de-document, date-de-creation, source-au-document, mots-clefs,...) On peut trier les fiches par une ou plusieurs proprietes, dans un ordre ascendant (ASC) ou descendant (DESC) soit en cliquant sur le haut des

colonnes 41 soit en cliquant sur les boutons 42 prevus a cet effet.

(exemple: trier par type-de-document ASC pods par date-de-modification DESC). On pourra aussi trier par exemple par date de derriere utilisation ou date de creation ou date de derriere modification de la fiche ou du document. Les proprietes utilisees pour le tri ne vent pas obligatoirement

des proprietes affichees dans ladite fenetre.

On peut choisir le mode de presentation (listing ou ensemble d'icones) Dans le cas ou la liste des fiches n'est pas vice, une des fiches est mise en

valeur comme etant la fiche courante.

De facon traditionnelle dans les environnements fenetres, on peut aussi

selectionner a la souris un sous ensemble de cette liste.

Un clic droit de la souris permet d'acceder a un menu-popup et de lancer une action sur la fiche consideree. Ce menu-popup a des elements statiques

et des elements dynamiques.

Les elements statiques peuvent comprendre par exemple les actions: d'envoyer la (ou les) fiche(s) selectionnee(s) vers un ou un groupe de destinataires, - de faire une copie de sauvegarde de la version actuelle, - de creer une nouvelle fiche de type <<note >>, << document RTF>>,

<< entree d'un repertoire de contacts >>, << courrier electronique >>,...

Les elements dynamiques vent fonction de la fiche selectionnee. Par exemple pour un fichier image au format.gif, on pourra soit appeler ['application associee par le systeme, soit choisir parrni des applications

declarees pour ce type de fichier.

On parametrera l'utilisation de PimKey en definissant des types de documents et on peut ainsi associer a des extensions (ou de formats) de fichier un type de document. Par exemple on associera les extensions.gif,

jpg, jpeg,.bmp,.tif au type de document << Image >>.

On peut aussi parametrer PimKey en definissant pour chaque type de document des fonctions associees a un logiciel interne ou externe. Par exemple on peut utiliser un fichier de configuration de ce style: [DocType] image=.gif;jpg;jpeg;.bmp;.tif [image:ouvrir] PhotoShop=C:\Mes Programmes\Photoshop.exe PaintShopPro=C:\Mes Programmes\PSP.exe [image: afficher] ACDSee=C:\Mes Programmes\ACDSee.exe [image:imprimer] ACDSee=C:\Mes Programmes\ ACDSee.exe Dans cet exemple le menu-popup proposera alors dans sa partie dynamique d' << ouvrir>> avec PhotoShop ou PaintShopPro ou d' << afficher >> avec

ACDSee ou d' << imprimer >> avec ACDSee.

Un double clic declenche une action d'ouverture de la fiche consideree. S'il s'agit d'un fiche relative a une page web, la page web sera appelee dans le browser courant (ou dans un nouveau browser si la touche Majuscule est enfoncee a ce moment), s'il s'agit d'une fiche relative a un document as s ocie a une application externe (de Micro soft Office par exemple) ou a un raccourci, le document sera ouvert avec ['application correspondante, s'il s'agit d'un executable ou d'un raccourci vers un executable (par exemple un logiciel de courrier electronique de type Eudora), le logiciel

sera demarre.

Des boutons ou des elements d'un menu deroulant pourront creer de nouvelles fiches de type preconfigures: une nouvelle note, un nouveau fichier RTF, un nouveau contact, un nouveau courrier electronique. Un exemple de realisation de ces boutons est represente par les elements 43a,

43b, 43c.

4.1.2.3.Paareau des proprieles Un panneau, ou un ensemble de panneaux, presente les proprietes de la

fiche courante (telle que definie dans 4.1.2.2) et permet de les modifier.

Voir l'exemple de realisation de la figure 5.

Un bouton 51 permet de creer un contexte a partir des proprietes de la fiche courante. Par exemple en cliquant sur ce bouton 51 la valeur des proprietes << activite >> et << keywords >> sera respectivement copiee dans les champs << activite >> et le premier champ << keywords >> du panneau de definition du contexte. Les proprietes a copier ainsi que les champs cibles du panneau de

2 8 4 0 7 0 6

definition du contexte peuvent etre avantageusement definies dans une fiche systeme par exemple de la fa,con suivante: Property('Activite')=> Critere(Activite') Property('Keywords')=>Critere( c Keywords [ 1] ') 4.2. Browser 4.2.1. Ajuster la taille du texte De la meme fa,con que pour les browsers traditionnels, on peut choisir

parmi differentes tailles de texte de << la plus petite >> a << la plus grande >>.

4.2.2. Conserver un historique des URL parcourues Habituellement l'historique des URL parcourues est conserve pendant la duree de la session, cela autorise les fonctionnalites << Page Precedente >> et

<< Page suivante >>.

PimKey permet de sauver cet historique en meme temps que lton sauve un

signet ou la page web.

I1 devient ainsi possible lors d'une session ulterieure de cheminer en arriere vers les pages qui ont conduit a la page web indexee ou dont le signet est memorise. 4.2.3. Envoyer par email l'URL ou une Page Web (avec ou sans

ressources) a un ou des destinataires.

4.2.4. Filtrage d'URL I1 est possible de definir une liste de plage d'URL qui seront filtrees (leur affichage sera refuse) ou autorisees. Cette fonctionnalite est utile notamment dans le cas du filtrage de bandeaux publicitaires, ou dans le cas

d'une restriction de l'espace internet autorise en fonction de l'utilisateur.

Par exemple interdiction d'acceder a des sites pouvant presenter des pages presentant des documents faisant etat de violence ou a caractere pornographique. Pour se faire on peut s'appoyer sur une analyse de 1'URL demandee (Ex.: fiber les bandeaux de pub du site SuperClic.com), du contenu HTML des pages demandees (Ex.: presence des mots clefs << sex >>, << drug >> dans les indications meta-tag TITLE ou KEYWORDS du header d'une page HTML), ou encore des renseignements fournis par des sites

specialises dans la classification des sites (par exemple www.icra.fr).

4.2.5. Fenetre multi-browsers.

Un exemple de realisation est presente en figure 6.

PimKey peut ouvrir simultanement plusieurs fenetres multi-browser.

4.2.5.1.Recherche rapide sur des moteurs de recherche de type Google f, Yahoo,... Une boite deroulante 61 permet de selectionner le moteur de recherche a utiliser. Une zone de saisie 62 permet d'indiquer les mots clefs tels qu'il seraient saisis sur la page d'accueil du moteur de recherche. Un bouton 63 ou la touche entree permet de lancer la requete. La zone 65 permet de saisir une adresse URL. Cette zone 65 conserve l'historique des url et permet de

faire de ['auto-completion de la saisie.

4.2.5.2.Indexatior' rapide.

Un bouton 64 rend possible de creer une nouvelle fiche a partir du browser actif (dons l'onglet est selectionne). En un clic la fiche est cree automatiquement dans PimKey et le contexte (defni dans notre exemple

par les elements par la figure 3) est recopie dans les proprietes de la fiche.

De facon optionnelle, la page du browser est archive, avec ou sans les

ressources associees.

4.2.5.3.0nglets de se'lection desfene^tres De facon traditionnelle, un click sur une URL ouvre une nouvelle fenetre de browser avec 1'URL demandee. Dans notre cas, un nouvel onglet 66 appara^t contenant le nouveau browser. Ainsi les browsers vent ranges

d'une facon qui stavere tres souvent plus pratique pour l'utilisateur.

Nous pouvons aussi prendre un onglet et le glisser en dehors de la fenetre

ce qui cree une nouvelle fenetre multi-browser.

4.2.5.4.Nouveau browser sars changer de browser acty De plus il est souvent interessant d'ouvrir un nouveau browser a partir du lien d'une page, tout en conservant le focus sur le browser de depart (celui sur lequel on clique). PimKey rend possible cette fonctionnalite originale en

cliquant alors que les touches Majuscule et Controle vent enfoncees.

S 4.3. Logiciels internee Avantageusement PimKey comprend les utilitaires suivant À Editeur de texte Cet editeur est capable d'affcher ou d'editer des documents au format Texte (.txt) ou Texte Enrichi (.rtf) Il permettra par exemple de creer, d'editer et d'affcher les documents

de type << Note >>.

À Repertoire de contact À Gestion des email À Agenda À Presentation et retouche d'image À Gestionnaire de transfert de fchiers 4.4. Interfacage avec des appareil externes PimKey peut communiquer et obtenir des donnees directement a partir d'un scanner, d'un appareil photo numerique, d'un PDA, etc 4.5. Interfacage avec le systeme d'exploitation 4.5.1. Explorateur de fichiers Pour conserver les documents, PimKey dispose d'un ou de plusieurs espace de donnees (DataRepository), locaux ou distants (accessibles par internet ou

reseau local), sur support fixe ou amovible.

Plusieurs mode d'indexation des fichiers et repertoires de l'arborescence classique vent disponibles: 1) le fchier est deplace dans un des espaces de donnees. I1 dispara^t de l'arborescence traditionnelle et devient accessible uniquement par

l'intermediaire de PimKey.

PimKey conserve toutefois l'url initiale du document ce qui permet de le

restaurer au besoin.

* 2) le fichier reste a sa place dans ltespace de l'Explorateur de fichier traditionnel. PimKey note l'url du document. PimKey peut aussi dans ee cas (i) sauvegarder dans un des espaces de donnees une copie du document a titre de cache (copie locale d'acces plus rapide), (ii) archiver dans un des espaces de donnees une copie du document (par exemple pour le cas ou la source pourrait devenir inaccessible). Ces fonctionnalites vent d'un grand usage quand on surfe sur Internet et que l'on veut conserver des pages web

importantes (texte HTML avec ou sans les ressources liees).

Dans tous les cas une fiche descriptive est constituee automatiquement et

l'utilisateur associe des proprietes et mots-clefs au document.

Si plusieurs espaces de donnees vent disponibles, celui qui sera utilise lors du stockage d'un document sera soit choisi par l'utilisateur soit calcule par un algorithme en fonction du cas de stockage considere (1, 2, 2(i), 2(ii)), de l'utilisateur, du type de document, de ['emplacement (url) source, de proprietes, mots-clefs ou ataibuts particuliers, etc. On peut indexer un fichier, un repertoire entier, une selection de fichiers

(manuelle ou suite a une selection multi-criteres).

On peut lancer cette indexation soit: - en appelant une bo^te de dialogue permettant de selectionner les fchiers ou repertoires ainsi que le type d' operation concernes - en faisant glisser/deplacer (Drag & Drop) un fichier a pardr d'une autre

application, notamment l'explorateur de fichiers de Microsft Windows.

Les fichiers peuvent rester exterieurs a PimKey (on indexe alors la reference au fchier et on peut aussi faire une copie de sauvegarde du fichier

ou de la page HTML (avec ou sans les resources)).

À API systeme: FileCreate, FileOpen, FindFirst, FindNext, Ces points d' entree standard du systeme d'exploitation vent etendus pour permettre la solution alternative consistent a - pour FileCreate: creer un fichier associee a une nouvelle fiche indexee dans PimKey avec des proprietes definissant un contexte pariculier; cette fonction retournant a l'appelant un identifiant de fiche PimKey unique qui pourra ensuite etre utilisee dans des fonctions telles que FileOpen ou FileDelete ou FileGetInfo; pour FileOpen: ouvrir un document indexe par PimKey a partir de l'identifiant unique de la fiche; - pour FindFirst: definir un contexte de PimKey et commencer la recherche des fiches correspondantes; - pour FindNext: continuer ['enumeration des fiches de PimKey

correspondent a un contexte defini par FindFirst.

À Boites de dialogue standard: Enregistrer sous, Ouvrir, Selectionner un repertoire Ces boites de dialogue standard du systeme d' exploitation vent modifiees pour permettre la solution alternative consistent a - pour << Enregistrer sous >>: indexer un fichier sous PimKey avec des proprietes particulieres, - pour << 0uvrir >>: selectionner un fichier en utilisant les fonctionnalites de recherche de fiche par definition d'un contexte de PimKey,

- pour << Selectionner un repertoire >>: definir un contexte de PimKey.

4.6. Interfacage avec des logiciels externes 4.6.1. Lancement de logiciels externes PimKey est capable de lancer l'ouverture d'un document avec le logiciel

qui lui est associe par le systeme d' exploitation.

Par exemple les fchiers ayant une extension.xls seront ouverts par Microsoft Excel, De plus les logiciels externes ont la possibilite de selectionner, d'ouvrir, d'enregistrer un document directement dans ltespace de donnes de PimKey comme cela est decrit au << Interface avec le systeme d' exploitation >> 4.6.2. Source de Drag & Drop On a egalement la faculte de selectionner un ou plusieurs documents indexes dans PimKey (a partir du voles << listing des documents >>) et de les

faire << glisser-deplacer >> a destination d'une application exterieure.

4.6.3. Application par default PimKey peut egalement etre associe a des types de fichiers pour etre ['application que le systeme d'exploitation utilisera par defaut pour les ouvrir. Par exemple pour ouvrir des pages HTML (.htm,.html) on pourra double-cliquer sur une fichier a partir de l'explorateur de fchier traditionnel

et PimKey creera une fenetre browser pour ouvrir le document.

4.7. Interfacage avec des bases de donnees externes PimKey peut importer dans sa base de fches des classifications standard: par exemple une classification internationale des brevets; la nomenclature des classes des marques francaises, une classifcation de l'activite des entreprises; les codes postaux francais, des thesaurus specialises dans

certains domaines,...

I1 peut aussi recuperer automatiquement des reponses de moteurs de recherche (du style de goggle) ou de bases de donnees externes a ['aide

de module interface appropriees.

Claims (1)

Revendications

1. Interface homme-machine, pouvant etre installee comme extension du systeme d' exploitation, associant a chaque document une fiche descriptive aux champs dynamiques et permettant ainsi non seulement l'indexation plein texte et multicriteres des documents mais aussi l'organisation, le partage, l'acces et la diffusion de documents bureautiques heterogenes associes a une meta-information, lesdits documents devenant