FR2918194A1 - Systeme informatique de gestion d'archives en ligne. - Google Patents

Abstract

Dans ce procédé de gestion d'unités d'archives, chaque unité d'archives (9) comporte un identifiant unique (ID_9). Ce procédé comporte :- une étape de génération de cet identifiant unique (ID_9) qui impose la saisie préalable d'un lieu de stockage de cette unité d'archives (9) ; et- une étape de mémorisation, dans une base de données, de cet identifiant unique en association avec le lieu de stockage.

Description

Arrière-plan de l'invention L'invention concerne un procédé et un

dispositif de gestion d'archives. L'invention peut être utilisée, de façon non limitative, par une société pour l'archivage de ses dossiers. Dans l'état actuel de la technique, le personnel de ces sociétés 0 crée des unités d'archives (ou boites d'archives) dans lesquelles sont placés un ou plusieurs dossiers. Chacune de ces unités d'archives peut être placée dans un lieu de stockage interne à la société, par exemple dans un bureau, dans une cave, ou prise en charge par un prestataire pour stockage dans un lieu extérieur à la société. Dans ce dernier cas, ou dira que l'archivage est externalisé. Il est très fréquent qu'une unité d'archives soit déplacée en fonction des besoins de la société ou de son personnel ; une unité d'archives peut par exemple être externalisée plusieurs années après sa 20 création. Ceci pose des problèmes de localisation des unités d'archives, lorsque celles-ci doivent être retrouvées pour consultation ou destruction.

Objet et résumé de l'invention 25 La présente invention a pour but principal de résoudre cet inconvénient. A cet effet, l'invention concerne un procédé de gestion d'unités d'archives, chaque unité d'archives comportant un identifiant unique. Ce procédé comporte : 30 - une étape de génération de cet identifiant unique qui impose la saisie préalable d'un lieu de stockage de l'unité d'archives et - une étape de mémorisation, dans une base de données, de l'identifiant unique en association avec le lieu de stockage. Corrélativement, l'invention concerne aussi un dispositif de gestion d'unités d'archives, chaque unité d'archives comportant un identifiant unique.

Ce dispositif comporte : des moyens de génération de cet identifiant unique aptes à contrôler u'une saisie préalable d'un lieu de stockage de l'unité d'archives a été effectuée ; et des moyens de mémorisation, dans une base de données, l'identifiant unique en association avec le lieu de stockage. Les caractéristiques particulières et les avantages du dispositif de gestion d'unités d'archives sont similaires à ceux du procédé de gestion d'unités d'archives conforme à l'invention. 10 Conformément à l'invention, chaque unité d'archives comporte un identifiant unique, cet identifiant unique ne pouvant être généré qu'après la saisie d'un lieu de stockage de cette unité d'archives. On évite ainsi qu'une unité d'archives soit créée sans que le lieu de stockage de cette unité d'archives soit mémorisé dans une base de 15 données. Dans ce document, le lieu de stockage correspond au lieu précis de stockage des unités d'archives. Il peut s'agir d'un numéro de bureau, d'un étage, ou de toute autre indication permettant de localiser une unité d'archives sans ambigOité. 20 Bien entendu, l'identifiant unique ainsi généré peut être inscrit manuellement sur l'unité d'archives. Mais, dans une variante préférée de réalisation de l'invention, l'étape de génération de l'identifiant unique est suivie par une étape d'impression d'une étiquette comportant cet identifiant unique, cette 25 étiquette pouvant être collée sur l'unité d'archives. Dans un mode préféré de réalisation, cette étiquette comporte des moyens de localisation de cette étiquette. Par exemple, l'étiquette comporte une puce apte à communiquer, à un lecteur à proximité duquel elle se trouve, l'identifiant 30 unique associé à cette étiquette. Cette puce peut par exemple être constituée par une radio-étiquette passive (en anglais Tag ) de type RFID, associée à une antenne. Dans un mode préféré de réalisation, chaque lieu de stockage potentiel, chez le client et/ou chez le prestataire est équipé d'un lecteur 35 apte à détecter une telle étiquette. Ce lecteur est configuré pour mémoriser un identifiant de ce lieu de stockage particulier.

Dans ce mode de réalisation, lorsqu'un lecteur détecte une étiquette, il reçoit l'identifiant unique associé à cette étiquette (autrement dit l'identifiant unique de l'unité d'archives sur lequel est apposé l'étiquette), puis l'envoie, via le réseau Internet, à un dispositif de gestion d'archives selon l'invention, accompagné du lieu de stockage particulier avec lequel il est configuré. Sur réception de ce message, le dispositif de gestion d'archives selon l'invention met à jour la base de données en associant l'identifiant unique de l'unité d'archives avec son nouveau de lieu de stockage.

Ainsi, et de façon très avantageuse, la base de données comporte en permanence la localisation exacte de chaque unité d'archives, depuis sa création, jusqu'à sa destruction, chaque déplacement d'une unité d'archives chez le client, ou en externalisation entraînant automatiquement et instantanément une mise à jour de cette base.

Préférentiellement, la base de données est accessible via Internet par le client et par le prestataire. Dans un mode préféré de réalisation de l'invention, certaines unités d'archives sont associées à un code dans la base de données, et le procédé comporte : - une étape de calcul du nombre d'unités d'archives associées à un même code et lorsque ce nombre est supérieur à un seuil prédéterminé : une étape d'envoi d'un message de notification à destination d'un prestataire apte à enlever les unités d'archives. Cette caractéristique permet avantageusement de gérer l'extraction des unités d'archives selon une fréquence définie avec le prestataire. Bien entendu, le seuil prédéterminé peut être modifié à tout moment auprès de ce prestataire. Dans ce mode de réalisation de l'invention, chaque saisie supplémentaire alimente le stock d'unités d'archives en attente d'extemaiisation. Quand le stock atteint le seuil d'intervention défini, le prestataire est automatiquement prévenu par le message de notification et prend contact avec la société pour l'enlèvement de ces unités d'archives. Dans un mode particulier de réalisation, les différentes étapes du procédé de gestion d'unités d'archives selon l'invention sont déterminées par des instructions de programmes d'ordinateurs.

En conséquence, l'invention vise aussi un programme d'ordinateur sur un support d'informations, ce programme étant susceptible d'être mis en oeuvre dans un dispositif de gestion d'unités d'archives ou plus généralement dans un ordinateur, ce programme comportant des instructions adaptées à la mise en oeuvre des étapes d'un procédé de gestion d'unités d'archives tel que décrit ci-dessus. Ce programme peut utiliser n'importe quel langage de programmation, et être sous la forme de code source, code objet, ou de code intermédiaire entre code source et code objet, tel que dans une forme partiellement compilée, ou dans n'importe quelle autre forme souhaitable. L'invention vise aussi un support d'informations lisible par un ordinateur, et comportant des instructions d'un programme d'ordinateur tel que mentionné ci-dessus.

Le support d'informations peut être n'importe quelle entité ou dispositif capable de stocker le programme. Par exemple, le support peut comporter un moyen de stockage, tel qu'une ROM, par exemple un CD ROM ou une ROM de circuit microélectronique, ou encore un moyen d'enregistrement magnétique, par exemple une disquette (floppy disc) ou un disque dur. D'autre part, le support d'informations peut être un support transmissible tel qu'un signal électrique ou optique, qui peut être acheminé via un câble électrique ou optique, par radio ou par d'autres moyens. Le programme selon l'invention peut être en particulier téléchargé sur un réseau de type Internet. Alternativement, le support d'informations peut être un circuit intégré dans lequel le programme est incorporé, le circuit étant adapté pour exécuter ou pour être utilisé dans l'exécution du procédé en question.

L'invention vise également un dispositif de gestion d'unités d'archives chaque unité d'archives comportant un identifiant unique. Ce dispositif comporte : - des moyens de génération de cet identifiant unique aptes à contrôler qu'une saisie préalable d'un lieu de stockage de l'unité d'archives a été effectuée ; et des moyens de mémorisation, dans une base de données, de l'identifiant unique en association avec le lieu de stockage. Les caractéristiques particulières et les avantages du dispositif de gestion d'unités d'archives sont similaires à ceux du procédé de gestion d'unités d'archives conforme à l'invention et ne seront donc pas rappelés ici.

Brève description des dessins D'autres caractéristiques et avantages de la présente invention 10 ressortiront de la description faite ci-dessous, en référence aux dessins annexés qui en illustrent un exemple de réalisation dépourvu de tout caractère limitatif. Sur les figures : - la figure 1 représente des unités d'archives dans leur lieu de stockage 15 - la figure 2 représente, dans son environnement, un dispositif de gestion d'unités d'archives conforme à l'invention dans un mode particulier de réalisation ; - les figures 3A et 3B représentent des écrans d'ordinateur du dispositif de la figure 2, pendant la mise en oeuvre d'un procédé de 20 gestion d'unités d'archives conforme à l'invention, dans un mode de réalisation particulier et - la figure 4 représente, sous forme d'organigramme, les principales étapes d'un procédé de gestion d'unités d'archives conforme à l'invention dans un mode particulier de réalisation. 25 La figure 1 représente des unités d'archives 9, dans un lieu de stockage, à savoir ici un bureau OFFICE#1 . Dans le mode de réalisation décrit ici, ce bureau est équipé d'un lecteur 70 connecté au réseau Internet 1. Ce lecteur 70 comporte une mémoire 71 dans laquelle est configuré l'identifiant OFFICE#1 de ce 30 bureau. Dans l'exemple décrit ici, chaque unité d'archives 9 comporte une étiquette 17 sur laquelle est imprimé un identifiant unique ID_9 de cette unité d'archives. Dans l'exemple décrit ici, chaque étiquette 17 comporte une 35 radio-étiquette passive 170, pouvant être détectée par le lecteur 70, lorsqu'elle s'en trouve à proximité.

Lorsque c'est le cas le lecteur 70 obtient l'identifiant unique ID_9 associé à cette étiquette 17 et l'envoie, via le réseau Internet 1, accompagné de l'identifiant OFFICE#1 de bureau, à un dispositif de gestion d'archives qui va maintenant être décrit.

La figure 2 représente un dispositif 10 de gestion d'unités d'archives conforme à l'invention dans son environnement. Dans l'exemple décrit ici, ce dispositif 10 a l'architecture conventionnelle d'un ordinateur. Il comporte notamment un processeur 11, une mémoire vive 12, une mémoire morte 13 et des moyens 14 de télécommunication sur le réseau Internet 1. Ces moyens de télécommunications 14 lui permettent notamment de communiquer avec des lecteurs 70 de différents lieux de stockage OFFICE#1 , OFFICE#2 , PRESTATAIRE EXTERNE et d'accéder à une base de données 15 connectée au réseau Internet 1.

La mémoire morte 13 constitue un support d'enregistrement lisible par l'ordinateur 10 sur lequel est enregistré un programme d'ordinateur conforme à l'invention et dont les principales étapes sont représentées, sous forme d'organigramme, à la figure 4. Pour l'exécution de ce programme, le processeur 11 utilise la 20 mémoire vive 12. Dans l'exemple décrit ici, l'ordinateur 10 selon l'invention est relié à une imprimante 16 apte à imprimer les étiquettes 17 mentionnées précédemment. Ces étiquettes comportent l'identifiant unique ID_9 et la radio-étiquette passive 170. 25 La base de données 15 comporte des enregistrements 19 dans lesquels l'identifiant unique ID_9 d'une unité d'archives est associé au lieu de stockage "OFFICE#1" de cette unité d'archives. Dans l'exemple de réalisation décrit ici, chaque unité d'archives 9 peut être également associée, dans l'enregistrement 19 de la base de 30 données 15, avec un code. Dans l'exemple de la figure 2, l'unité d'archives d'identifiant unique ID_9 est associée à un code Cl, dit code logistique . Nous supposerons dans la suite qu'il a été convenu avec le prestataire que, lorsqu'un nombre prédéterminé d'unités d'archives de code Cl sont créées, celles-ci doivent être enlevées par le prestataire de service.

A cet effet, l'ordinateur 10 conforme à l'invention envoie, lorsque le nombre d'unités d'archives est atteint, un message de notification, via le réseau Internet 1, au prestataire de services. Ce message de notification peut par exemple être constitué par un courrier électronique, Lorsqu'un utilisateur souhaite créer une nouvelle unité d'archives, il met en oeuvre le procédé de gestion d'unités d'archives selon l'invention sur son ordinateur 10 et des écrans 50, qui vont être maintenant décrits plus précisément en références aux figures 3A et 3B, lui sont proposés sur l'écran 16 de cet ordinateur, On supposera, en référence à la figure 3A, que l'écran 50 comporte un champ pour la saisie d'un code de logistique, deux champs pour saisir respectivement l'année de création et de destruction prévue pour l'unité d'archives, un champ de libellé, un champ d'identifiant unique, et un champ pour saisir le lieu de stockage de l'unité d'archives. On supposera, sur cette figure, que l'utilisateur a déjà saisi le code Cl pour cette unité d'archives et qu'il désire obtenir l'identifiant unique de cette unité d'archives en appuyant sur le bouton virtuel "Valider".

Mais, conformément à l'invention, il est impossible de générer un identifiant unique pour cette unité d'archives car l'utilisateur n'a pas encore saisi son lieu de stockage. En référence à la figure 3B, nous supposerons que l'utilisateur a maintenant saisi le lieu de stockage "OFFICE#1" et qu'il a validé sa saisie en actionnant le bouton "Valider". Conformément à l'invention, le procédé de gestion d'unités d'archives génère alors un identifiant unique ID_9 pour cette unité d'archives. Puis, un enregistrement 19 est créé dans la base de données 15, dans lequel identifiant ID_9 est associé d'une part avec le lieu de d'autre part, avec le code C de cette unité stockage "OFFICE#1" e d'archives, L'étiquette portant l'identifiant ID_9 est alors imprimée sur primante 16, pour pouvoir être apposée sur l'unité d'archives 9.

Nous allons maintenant décrire, en référence à la figure 4, les principales étapes d'un procédé de gestion d'unités d'archives conforme à l'invention dans un mode particulier de réalisation. Dans l'exemple de réalisation décrit ici, ce procédé comporte trois processus, à savoir un processus de création d'une unité d'archives un processus de détection du déplacement d'une unité d'archives et - un processus de destruction d'une unité d'archives.

Création d'une unité d'archives On suppose qu'un utilisateur souhaite créer une archive et qu'au cours d'une étape E10 il essaie de valider sa saisie en appuyant sur le bouton virtuel "Valider" de l'écran 50. Cette étape de validation E10 est suivie par un test E20 au cours duquel on vérifie si le lieu de stockage a été saisi. Si tel n'est pas le cas, le procédé génère, au cours d'une étape E25, un message invitant l'utilisateur à saisir le lieu de stockage. Si le lieu de stockage a été saisi, le procédé de gestion d'unités d'archives génère, au cours d'une étape E30, un identifiant unique.

Cet identifiant est mémorisé (étape E40) dans un enregistrement 19 de la base de données 15, en association avec le lieu de stockage saisi. Au cours de cette même étape E40 de mémorisation, un code supplémentaire, du type du code Cl, peut être mémorisé en association avec l'identifiant unique, si celui-ci a été saisi par l'utilisateur.

L'étape E40 de mémorisation est suivie par une étape E50 de l'impression d'une étiquette 17 comportant une radio-étiquette 170 et l'identifiant unique, cette étiquette pouvant être apposée sur l'unité d'archives. Puis, au cours d'une étape E60, on vérifie si un code du type du code Cl a été saisi par l'utilisateur. Si tel n'est pas le cas, le processus se termine. Au contraire, si le code a été saisi, le test E60 est suivi par une étape E70 au cours de laquelle on cumule le nombre d'unités d'archives associées au même code.

Puis, au cours d'une étape E80, on vérifie si ce cumul est supérieur à un seuil prédéterminé fixé avec un prestataire.

Si tel n'est pas le cas, le processus se termine. Au contraire, si le cumul est supérieur à ce seul l, le procédé de gestion d'unités d'archives envoie, au cours d'une étape E90, un message de notification à ce prestataire. Puis le processus se termine.

Sur réception de ce message, le prestataire peut se rendre à la société pour enlever les unités d'archives concernées.

Déplacement d'une unité d'archives Lorsqu'un utilisateur déplace ou demande le déplacement d'une unité d'archives déjà créée, l'invention lui permet, dans le mode de réalisation décrit ici, de saisir manuellement, via une interface graphique, un nouveau lieu de stockage pour cette unité d'archives. Cette saisie génère un message destiné à être traité par le procédé selon l'invention, ce message comportant l'identifiant unique ID_9 de l'unité d'archives et l'identifiant du nouveau lieu de stockage. Dans un mode préféré de réalisation, lorsqu'une unité d'archives est déplacée pour être stockée dans un nouveau lieu de stockage équipé d'un lecteur 70, ce lecteur 70 obtient, en communiquant avec la radio- étiquette 170, l'identifiant unique ID_9 associé à cette étiquette 17, et envoie au dispositif 10, via le réseau Internet 1, un message du même type, à savoir un message comportant l'identifiant unique ID_9 de l'unité d'archives et l'identifiant du nouveau lieu de stockage mémorisé dans le lecteur 70.

Les messages générés suite à une saisie manuelle ou envoyés par un lecteur 70 suite à la détection d'un déplacement d'une unité d'archives sont, dans ce mode de réalisation, reçus par le procédé selon l'invention au cours d'une étape F10. Cette étape est suivie par une étape F20 au cours de laquelle on met à jour l'enregistrement 19 de la base de données 15, avec l'identifiant du nouveau lieu de stockage. Puis le processus se termine.

Destruction d'une unité d'archives Lorsqu'une unité d'archive doit être détruite, l'utilisateur saisit un ordre de destruction qui est interprété par le procédé de gestion d'unités d'archives au cours d'une étape G10.

Cette étape est suivie par une étape G20 au cours de laquelle on détruit l'enregistrement 19 associé à cette unité d'archives dans la base de données 15. Puis le processus se termine.

Comme il a été démontré ci-dessus, l'invention permet ainsi de localiser en permanence et avec une grande fiabilité une unité d'archives depuis sa création jusqu'à sa destruction. Dans un mode préféré de réalisation de l'invention, il est possible d'interroger la base la base de données pour obtenir le lieu de stockage d'une unité d'archives donnée, en fonction de son identifiant unique. Dans un mode de réalisation préféré, le procédé de gestion d'unités d'archives permet de visualiser, sur l'écran 16 de l'ordinateur, la localisation physique des unités d'archives en utilisant un code de couleur.

Ainsi, on peut par exemple prévoir quatre couleurs, à savoir : - une première couleur pour les unités conservées chez le prestataire - une deuxième couleur pour les unités pour lesquelles l'intervention du prestataire est programmée suite au message de notification décrit précédemment une troisième couleur correspondant aux unités d'archives pour lesquelles le seuil d'intervention n'a pas été atteint et - une quatrième couleur pour les autres unités.

Claims (7)

1. REVENDICATIONS

   1, Procédé de gestion d'unités d'archives, chaque unité d'archives (9) comportant un identifiant unique (ID_9 caractérisé en ce qu'il comporte : - une étape (E30) de génération dudit identifiant unique (ID_9) qui impose la saisie préalable d'un lieu de stockage de ladite unité d'archives (9) ; et - une étape (E40) de mémorisation, dans une base de données (15), dudit identifiant unique (ID_9) en association avec ledit lieu de stockage.
2. 2. Procédé de gestion d'unités d'archives selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite étape (E30) de génération dudit identifiant unique (ID_9) est suivie par une étape (E50) d'impression d'une étiquette (17) comportant ledit identifiant unique (ID_9).
3. 3. Procédé de gestion d'unités d'archives selon la revendication 2, caractérisé en ce que ladite étiquette (17) comporte des moyens (170) de localisation de cette étiquette.
4. 4. Procédé de gestion d'unités d'archives selon l'une quelconque des revendications 1 à 3, dans lequel au moins une unité d'archives (9) est associée à un code (Cl) dans ladite base de données (15), caractérisé en ce qu'il comporte : - une étape (E70) de calcul du nombre d'unités d'archives associées à un même code et lorsque ledit nombre est supérieur à un seuil prédéterminé : - une étape (E90) d'envol d'un message de notification à destination d'un prestataire apte à enlever lesdites unités d'archives. 0
5. 5. Dispositif (10) de gestion d'unités archives, chaque unité d'archives (9) comportant un identifiant unique (ID_9), caractérisé en ce qu'il comporte : - des moyens (11) de génération dudit identifiant unique (ID_9) aptes à contrôler qu'une saisie préalable d'un lieu de stockage de ladite unité d'archives (9) a été effectuée ; etdes moyens (11) de mémorisation, dans une base de données (15), dudit identifiant unique (ID_9) en association avec ledit lieu de stockage.
6. 6. Programme d'ordinateur comportant des instructions pour l'exécution des étapes du procédé de gestion d'unités d'archives selon l'une quelconque des revendications 1 à 4 lorsque ledit programme est exécuté par un ordinateur (9). 0
7. 7. Support d'enregistrement lisible par un ordinateur (10) sur lequel est enregistré un programme d'ordinateur comprenant des instructions pour l'exécution des étapes du procédé de gestion d'unités d'archives selon l'une quelconque des revendications 1 à 4.