FR2835335A1

FR2835335A1 - Method and device for editing, conservation and distribution of documents for creation of documents at a company level, whereby storage of documents online reduces traditional production constraints

Info

Publication number: FR2835335A1
Application number: FR0201362A
Authority: FR
Inventors: Thierry Charbonneau
Original assignee: ETOCOMM
Current assignee: ETOCOMM
Priority date: 2002-01-31
Filing date: 2002-01-31
Publication date: 2003-08-01

Abstract

Device comprises: a mediatech (120) in the form of a multimedia relational database of documents and their components in native format; a dynamic management module (130) for access rights to said documents and components; a collaborative space (140) providing a virtual workspace for using the database and; a tender offer management module for supply of products or services relative to one or more of the said documents. The invention also relates to a corresponding document editing method.

Description

La présente invention vise un procédé et dispositif d'édition, de conservation, de diffusion de documents. Elle s'applique en particulier à la communication et aux documents d'entreprises. The present invention relates to a method and device for editing, preserving, distributing documents. It applies in particular to corporate communications and documents.

Dans le domaine de la création et de la production de documents d'entreprise (par exemple catalogue, notices techniques et d'installation, notices commerciales, procédures et instructions de travail, rapport financiers, cartes de visites,...), il est souvent inefficace qu'une entreprise possède en propre les moyens nécessaires. En effet, non seulement, il est difficile pour une entreprise de rentabiliser des investissements en machines et en formations de collaborateurs, mais l'évolution technologique rend rapidement obsolète de tels investissements. In the field of creation and production of corporate documents (for example catalog, technical and installation notices, commercial notices, work procedures and instructions, financial report, business cards, ...), it is often ineffective that a company has its own resources. In fact, not only is it difficult for a company to recoup investments in machinery and employee training, but technological developments rapidly make such investments obsolete.

Des agences spécialisées, par exemple des agences publicitaires, proposent une mutualisation des services liés aux documents. Dans ce cas, le client ne peut plus maîtriser, en interne, les différents aspects des développements de ses documents. En particulier, l'entreprise ne peut plus choisir, en toute indépendance, les différents intervenants qui travaillent sur ses documents (créatif, dessinateur, graphiste, traducteur, imprimeur,...), puis ceux qui modifient ultérieurement ces documents. C'est au total une cinquantaine de processus qui sont mis en oeuvre autour des documents de l'entreprise. Specialized agencies, for example advertising agencies, offer a pooling of services linked to documents. In this case, the client can no longer control, internally, the different aspects of the development of his documents. In particular, the company can no longer choose, in complete independence, the various parties working on its documents (creative, designer, graphic designer, translator, printer, ...), then those who subsequently modify these documents. In total, around fifty processes are implemented around the company's documents.

La diffusion d'informations publiées, textuelles ou multimédia, constitue un champ considérable de données éditées et diffusées par l'entreprise ou l'organisation administrative, essentiellement au travers d'imprimés et de sites accessibles sur Internet. En complément des réseaux internes Intrants et systèmes de gestion internes (souvent orientés administration interne, gestion, production), ces autres informations sont généralement disparates, non coordonnées et souffrent, par conséquent, de difficultés de disponibilité, de mise à jour, de lenteurs de diffusion. Par ailleurs, la vitesse d'évolution des produits et services s'accélère, emportant l'obligation d'une gestion documentaire accélérée. The dissemination of published information, text or multimedia, constitutes a considerable field of data edited and disseminated by the company or the administrative organization, essentially through printed matter and accessible sites on the Internet. In addition to the internal networks Inputs and internal management systems (often oriented internal administration, management, production), this other information is generally disparate, uncoordinated and therefore suffers from difficulties in availability, updating, slowness. diffusion. In addition, the speed of development of products and services is accelerating, taking away the obligation of accelerated document management.

La présente invention vise à remédier à ces inconvénients. En particulier, la présente invention vise à permettre à l'entreprise de disposer des documentations en ligne, réduisant fortement les contraintes de la production traditionnelle (contraintes de temps et de lieu, The present invention aims to remedy these drawbacks. In particular, the present invention aims to enable the company to have online documentation, greatly reducing the constraints of traditional production (time and place constraints,

réduction des coûts de mise à jour, diminution des séries économiques pour un budget global identique, mise à disposition immédiate pour toute nouvelle formation sur les nouveaux produits, accélération dans la réactivité et l'efficacité opérationnelle des commerciaux et techniciens...)
Selon un premier aspect, la présente invention vise un dispositif d'édition de documents, caractérisé en ce qu'il comporte : une médiathèque multimédia comportant une base de données relationnelle des documents et de leurs composants en format natif, - un module de gestion dynamique de droits d'accès et de droits de chargement desdits documents et/ou composants, un espace collaboratif constituant un espace de travail virtuel utilisant la base de données relationnelle pour l'édition documentaire de documents partagés, mettant en oeuvre les droits d'accès et de chargement gérés par le module de gestion, et un gestionnaire d'appel d'offres de fourniture de produits ou prestations relatives à au moins un des dits documents, la médiathèque, l'espace collaboratif et les appels d'offres étant, chacun, accessibles en ligne, selon un format de page mis en oeuvre par un logiciel de navigation, la base de données relationnelle étant accessible avec une interface utilisateur simulant une arborescence de ladite base de données relationnelle. reduction in updating costs, reduction in economic series for an identical overall budget, immediate availability for any new training on new products, acceleration in the responsiveness and operational efficiency of salespeople and technicians ...)
According to a first aspect, the present invention relates to a document editing device, characterized in that it comprises: a multimedia multimedia library comprising a relational database of documents and their components in native format, - a dynamic management module access rights and loading rights for said documents and / or components, a collaborative space constituting a virtual workspace using the relational database for documentary editing of shared documents, implementing access rights and loading managed by the management module, and a tender manager for the supply of products or services relating to at least one of said documents, the media library, collaborative space and tenders being, each accessible online, using a page format implemented by navigation software, the relational database being accessible with a user interface imulating a tree structure of said relational database.

Grâce à ces dispositions, chacune des personnes qui doit accéder aux documents ou à leurs composants se voit attribuer des droits d'accès et peut accéder aux format natif du document ou de ses composants. L'accès est effectué sur une interface simulant une arborescence de la base de données comportant les documents et leurs composants. Cette personne peut collaborer, à distance mais en temps réel, avec d'autres personnes sur le document en question. L'entreprise peut donc capitaliser les données et apprentissages, les gérer et les faire fructifier en ayant, à tout moment, à sa disposition, les meilleurs intervenants et matériels disponibles. Thanks to these provisions, each person who must access documents or their components is given access rights and can access the native format of the document or its components. Access is carried out on an interface simulating a tree structure of the database comprising the documents and their components. This person can collaborate, remotely but in real time, with other people on the document in question. The company can therefore capitalize on data and learning, manage it and make it grow by having, at any time, at its disposal, the best available speakers and materials.

Selon des caractéristiques particulières, le dispositif d'édition de documents tel que succinctement exposé ci-dessus comporte une plate-forme pédagogique permettant un parcours d'apprentissage individualisé fonction des compétences, connaissances et fonctions des utilisateurs. According to particular characteristics, the document editing device as succinctly described above comprises an educational platform allowing an individualized learning path according to the skills, knowledge and functions of the users.

Grâce à ces dispositions, des utilisateurs peuvent être formés par l'entreprise, progressivement, en fonction de leur capacité à apprendre. Thanks to these provisions, users can be trained by the company, gradually, according to their ability to learn.

Selon des caractéristiques particulières du dispositif d'édition de documents tel que succinctement exposé ci-dessus le gestionnaire d'appels d'offre est adapté à effectuer un paramétrage multicritère d'une sélection d'offres. Grâce à ces dispositions, l'entreprise According to particular characteristics of the document editing device as succinctly explained above, the tender manager is adapted to perform multi-criteria configuration of a selection of offers. Thanks to these provisions, the company

cliente peut définir les critères selon lesquels il va choisir son fournisseur et recevoir, automatiquement, un classement des meilleurs offres, en fonction des critères qu'il a définis. client can define the criteria according to which he will choose his supplier and automatically receive a ranking of the best offers, according to the criteria he has defined.

Selon des caractéristiques particulières, le module de gestion gère les droits par répertoire, par dossier, par fichier, par utilisateur et par organisation. Grâce à ces dispositions, les droits accès peuvent être collectifs ou individuels, d'une part, pour les documents et, d'autre part, pour les utilisateurs. According to particular characteristics, the management module manages rights by directory, by folder, by file, by user and by organization. Thanks to these provisions, access rights can be collective or individual, on the one hand, for documents and, on the other hand, for users.

Selon des caractéristiques particulières, l'interface utilisateur simulant une arborescence met en oeuvre des répertoires et sous-répertoires, les fichiers portant le même nom placés dans tous les répertoires et sous-répertoires donnant accès au même fichier de la base de données relationnelle. According to particular characteristics, the user interface simulating a tree structure implements directories and sub-directories, the files bearing the same name placed in all the directories and sub-directories giving access to the same file of the relational database.

Dans de nombreuses entreprises, de nombreux documents et composants servent de base à la fois à la création de documents imprimés et à la formation ou l'information de collaborateurs ou de partenaires de l'entreprise (fournisseurs, vendeurs, distributeurs, clients, utilisateurs et actionnaires). La coordination des services chargés de la production de document et des services chargés de la formation est généralement mal-aisée. La présente invention vise à remédier à ces inconvénients. In many companies, many documents and components serve as the basis for both the creation of printed documents and the training or information of employees or partners of the company (suppliers, sellers, distributors, customers, users and shareholders). The coordination of document production and training services is generally difficult. The present invention aims to remedy these drawbacks.

A cet effet, selon un deuxième aspect, la présente invention vise un dispositif d'édition de documents et de formations en ligne, caractérisé en ce qu'il comporte : une médiathèque multimédia comportant une base de données relationnelle des documents et de leurs composants en format natif, un module de gestion dynamique de droits d'accès et de droits de chargement desdits documents et/ou composants, - une plate-forme pédagogique permettant un parcours d'apprentissage individualisé fonction des compétences, connaissances et fonctions des utilisateurs, la médiathèque, et la plate-forme pédagogique étant, chacun, accessibles en ligne, selon un format de page mis en oeuvre par un logiciel de navigation. To this end, according to a second aspect, the present invention relates to a device for editing documents and online training, characterized in that it comprises: a multimedia multimedia library comprising a relational database of documents and their components in native format, a dynamic management module for access rights and loading rights for said documents and / or components, - an educational platform allowing an individualized learning path according to the skills, knowledge and functions of the users, the media library , and the educational platform being each accessible online, according to a page format implemented by navigation software.

Selon un troisième aspect, la présente invention vise un procédé d'édition de documents, caractérisé en ce qu'il comporte : une étape d'attribution de droits d'accès et de droits de chargement de documents et/ou composants d'une médiathèque multimédia comportant une base de données relationnelle des documents et de leurs composants en format natif, une étape de travail collaboratif dans un espace de travail virtuel utilisant la base de données relationnelle pour l'édition documentaire de documents partagés, mettant en oeuvre les droits d'accès et de chargement gérés par le module de gestion, et une étape de définition d'appel d'offres de fourniture de produits ou prestations relatives à au moins un des dits documents, According to a third aspect, the present invention relates to a process for editing documents, characterized in that it comprises: a step for assigning access rights and loading rights for documents and / or components of a media library multimedia comprising a relational database of documents and their components in native format, a collaborative work step in a virtual workspace using the relational database for documentary editing of shared documents, implementing the rights of access and loading managed by the management module, and a step of defining a call for tenders for the supply of products or services relating to at least one of said documents,

une étape de traitement d'offres de fourniture de produits ou prestations relatives à au moins un des dits documents, lesdites étapes étant effectuées en ligne par utilisation d'un format de page mis en oeuvre par un logiciel de navigation, la base de données relationnelle étant accessible avec une interface utilisateur simulant une arborescence de ladite base de données relationnelle. a step of processing offers of supply of products or services relating to at least one of said documents, said steps being performed online by using a page format implemented by navigation software, the relational database being accessible with a user interface simulating a tree structure of said relational database.

Selon un quatrième aspect, la présente invention vise un procédé d'édition de documents, caractérisé en ce qu'il met en oeuvre : une médiathèque multimédia comportant une base de données relationnelle des documents et de leurs composants en format natif, - un module de gestion dynamique de droits d'accès et de droits de chargement desdits documents et/ou composants, un espace collaboratif constituant un espace de travail virtuel utilisant la base de données relationnelle pour l'édition documentaire de documents partagés, mettant en oeuvre les droits d'accès et de chargement gérés par le module de gestion, et un gestionnaire d'appel d'offres de fourniture de produits ou prestations relatives à au moins un des dits documents, la médiathèque, l'espace collaboratif et les appels d'offres étant, chacun, accessibles en ligne, selon un format de page mis en oeuvre par un logiciel de navigation, la base de données relationnelle étant accessible avec une interface utilisateur simulant une arborescence de ladite base de données relationnelle. According to a fourth aspect, the present invention relates to a process for editing documents, characterized in that it implements: a multimedia multimedia library comprising a relational database of documents and their components in native format, - a module for dynamic management of access rights and loading rights for said documents and / or components, a collaborative space constituting a virtual workspace using the relational database for documentary editing of shared documents, implementing the rights of access and loading managed by the management module, and a tender manager for the supply of products or services relating to at least one of the said documents, the media library, the collaborative space and the tenders being, each, accessible online, according to a page format implemented by navigation software, the relational database being accessible with a user interface ator simulating a tree structure of said relational database.

Selon un cinquième aspect, la présente invention vise un procédé d'édition de documents et de formations en ligne, caractérisé en ce qu'il met en oeuvre : une médiathèque multimédia comportant une base de données relationnelle des documents et de leurs composants en format natif, - un module de gestion dynamique de droits d'accès et de droits de chargement desdits documents et/ou composants, - une plate-forme pédagogique permettant un parcours d'apprentissage individualisé fonction des compétences, connaissances et fonctions des utilisateurs, la médiathèque, et la plate-forme pédagogique étant, chacun, accessibles en ligne, selon un format de page mis en oeuvre par un logiciel de navigation. According to a fifth aspect, the present invention relates to a method for editing documents and online training, characterized in that it implements: a multimedia multimedia library comprising a relational database of documents and their components in native format , - a dynamic management module for access rights and loading rights for said documents and / or components, - an educational platform allowing an individualized learning path according to the skills, knowledge and functions of the users, the media library, and the educational platform being each accessible online, according to a page format implemented by navigation software.

Les avantages, buts et caractéristiques particulières des deuxième à cinquième aspects de la présente invention étant similaires à ceux du premier aspect, ils ne sont pas rappelés ici. The advantages, aims and particular characteristics of the second to fifth aspects of the present invention being similar to those of the first aspect, they are not repeated here.

D'autres avantages, buts et caractéristiques de la présente invention ressortiront de la description qui va suivre faite en regard des dessins annexés dans lesquels : - la figure 1 représente le système objet de la présente invention, Other advantages, aims and characteristics of the present invention will emerge from the description which follows, given with reference to the appended drawings in which: FIG. 1 represents the system which is the subject of the present invention,

- la figure 2 représente un logigramme d'étapes de consultations mises en oeuvre par un serveur implémentant le système illustré en figure 1, - la figure 3 représente un logigramme d'étapes d'utilisation de médiathèque mises en oeuvre par un serveur implémentant le système illustré en figure 1, et - la figure 4 représente un logigramme d'étapes de gestion de droits d'accès mises en oeuvre par un serveur implémentant le système illustré en figure 1,
En figure 1 sont représentés, dans un système 100, relié à un réseau informatique 110 : - une médiathèque 120 comportant une base de données 121 de documents 122 et de composants 123 de documents, - un module de gestion de droits 130, - un espace collaboratif 140 comportant un module de création de données 141, un module de consultation de données 142, un module de modification de données 143, un module de transfert de données 144, et un module de suivi de production 145, - un gestionnaire d'appels d'offres ou place de marché 150 comportant un générateur de cahier des charges 151, un gestionnaire de critères de sélection 152, un gestionnaire d'appel d'offre 153, un module de sélection d'offres 154, - une interface utilisateur 170 comportant un simulateur d'arborescence 171, - une plate-forme pédagogique 180 comportant un espace de création de modules de formation 181 et un espace de formation 182, et - une interface avec des systèmes informatiques 190. - Figure 2 shows a flowchart of consultation steps implemented by a server implementing the system illustrated in Figure 1, - Figure 3 shows a flowchart of steps for using media library implemented by a server implementing the system illustrated in FIG. 1, and FIG. 4 represents a flow diagram of steps for managing access rights implemented by a server implementing the system illustrated in FIG. 1,
In FIG. 1 are represented, in a system 100, connected to a computer network 110: - a multimedia library 120 comprising a database 121 of documents 122 and components 123 of documents, - a rights management module 130, - a space collaborative 140 comprising a data creation module 141, a data consultation module 142, a data modification module 143, a data transfer module 144, and a production monitoring module 145, - a call manager of tenders or market place 150 comprising a generator of specifications 151, a manager of selection criteria 152, a tender manager 153, a module for selecting offers 154, - a user interface 170 comprising a tree simulator 171, - an educational platform 180 comprising a space for creating training modules 181 and a training space 182, and - an interface with computer systems 190.

Tous les éléments du système 100 sont accessibles en ligne, par l'intermédiaire du réseau informatique 110 qui est, par exemple, le réseau Internet. All the elements of the system 100 are accessible online, via the computer network 110 which is, for example, the Internet.

Le système 100 est implémenté sur un ou plusieurs serveurs sécurisés dotés de logiciels et d'une adresse sur le réseau informatique 110. Tout utilisateur accède au contenu du système soit en utilisant un logiciel de navigation (par exemple Microsoft Internet Explorer, marques déposées), soit en utilisant l'interface 190. The system 100 is implemented on one or more secure servers provided with software and an address on the computer network 110. Any user accesses the content of the system either by using navigation software (for example Microsoft Internet Explorer, registered trademarks), either by using the interface 190.

La médiathèque 120 est adapté à conserver des fichiers multimédias comportant du texte, des images, des fichiers vidéos et des fichiers sonores. La base de données 121 est une base de données relationnelle de documents 122 et de composants 123 de documents. The multimedia library 120 is suitable for storing multimedia files comprising text, images, video files and sound files. The database 121 is a relational database of documents 122 and components 123 of documents.

Comme illustré en figures 2 à 4, l'utilisateur accède à la base de données 121 à travers une simulation d'une arborescence en répertoires et sous-répertoires. As illustrated in FIGS. 2 to 4, the user accesses the database 121 through a simulation of a tree structure in directories and sub-directories.

Le module de gestion de droits 130 gère dynamiquement des droits d'accès aux données de la médiathèque 120 et aux modules de formation/information. La gestion des droits est adapté à donner des droits de consultation seule, de modifications, de transferts, de création de documents ou de composants de documents collectivement ou individuellement à des personnes physiques ou morales ou à des services d'une entreprise, The rights management module 130 dynamically manages access rights to the data of the media library 120 and to the training / information modules. Rights management is adapted to give rights of consultation alone, of modifications, of transfers, of creation of documents or components of documents collectively or individually to natural or legal persons or to services of a company,

et ceci par répertoire de la base de données, par dossier, par fichier. Le module de gestion de droits peut mettre en oeuvre différents niveaux de sécurité, en mettant en oeuvre un simple mot de passe attribué à chaque personne ou à chaque groupe de personnes, un certificat, par exemple de type PKI, ou une signature électronique avec authentification, par exemple à carte à mémoire, à capteur biométrique et/ou à utilisation de téléphone portable comme dispositif complémentaire d'authentification. and this by database directory, by folder, by file. The rights management module can implement different levels of security, by implementing a simple password assigned to each person or to each group of people, a certificate, for example of PKI type, or an electronic signature with authentication. , for example with memory card, biometric sensor and / or using a mobile phone as an additional authentication device.

Ainsi, par exemple, le directeur général de l'entreprise propriétaire des documents aura un droit d'accès mettant en oeuvre une authentification par lecteur de carte à mémoire à toutes les fonctions (consultation seule, de modifications, de transferts, de création de documents ou de composants de documents) sur tous les documents alors qu'un actionnaire aura un droit de consultation des seuls documents financiers de l'entreprise, protégé par simple mot de passe. Thus, for example, the general manager of the company owner of the documents will have a right of access implementing an authentication by memory card reader to all the functions (consultation only, of modifications, transfers, creation of documents or components of documents) on all documents while a shareholder will have the right to view only the company's financial documents, protected by a simple password.

Les droits d'accès sont attribués, par exemple aux agences publicitaires, aux services de publication assistée par ordinateur (PAO), à la Direction de la Communication, à la Direction marketing, au bureau d'études, au webmestre, à l'imprimeur, aux vendeurs, aux distributeurs, à la Direction Générale, à la Direction des achats, à la Direction du personnel, aux responsables de formations, à la direction informatique,... Access rights are allocated, for example to advertising agencies, desktop publishing services (DTP), the Communication Department, the Marketing Department, the design office, the webmaster, the printer , sellers, distributors, General Management, Purchasing Department, Personnel Department, training managers, IT department, ...

Le module de création de données 141 de l'espace collaboratif 140 permet de créer un fichier contenant un document ou un composant de document et de l'insérer dans la base de données 121. The data creation module 141 of the collaborative space 140 makes it possible to create a file containing a document or a document component and to insert it into the database 121.

Le module de consultation de données 142 permet de visualiser un document ou un composant de document de la base de données 121 mais ne permet ni de l'éditer ni de le transférer. Le module de modification de données 143 permet d'éditer un document ou un composant de document de la base de données 121 mais pas de le transférer. Le module de transfert de données 144 permet de transférer en format natif un document ou un composant de document de la base de données 121. Le module de suivi de production 145 permet de visualiser toutes les opérations, création, consultation, modification, mise à jour, transfert d'un document ou d'un composant de document de la base de données 121 et de connaître les étapes de production effectuées sur ledit document ou composant, par des fournisseurs chargés d'en produire des reproductions, par exemple reproductions imprimées, mises en ligne ou sur support multimédia, par exemple un disque compact ou site internet. A cet effet, le module de suivi de production 145 permet à un fournisseur d'indiquer les étapes de reproduction déjà réalisées ou en cours de réalisation (traductions, publication assistée par ordinateur, préparation des films, impression, découpe, reliure, agrafage, conditionnement, expédition,....)
Ainsi, l'espace collaboratif intègre les compétences techniques sur l'ensemble de la chaîne pré-presse, imprimerie et post-presse pour chaque support de document et permet le The data consultation module 142 makes it possible to view a document or a document component of the database 121 but does not allow it to be edited or transferred. The data modification module 143 makes it possible to edit a document or a document component of the database 121 but not to transfer it. The data transfer module 144 makes it possible to transfer in native format a document or a document component of the database 121. The production monitoring module 145 makes it possible to view all the operations, creation, consultation, modification, update , transfer of a document or document component from the database 121 and to know the production steps carried out on said document or component, by suppliers responsible for producing reproductions thereof, for example printed reproductions, online or on multimedia, for example a compact disc or website. To this end, the production monitoring module 145 allows a supplier to indicate the stages of reproduction already carried out or in progress (translations, computer-assisted publication, film preparation, printing, cutting, binding, stapling, packaging , shipping, ....)
Thus, the collaborative space integrates technical skills across the entire pre-press, printing and post-press chain for each document support and allows

suivi en temps réel de la production et la traçabilité des opérations effectuées sur les documents, en particulier les opérations graphiques. real-time monitoring of production and traceability of operations performed on documents, in particular graphic operations.

Le générateur de cahier des charges 151 de la place de marché 150 assiste le demandeur pour rédiger un cahier des charges exhaustif des travaux qu'il souhaite voir effectuer sur un ou plusieurs documents (voir figure 2). The generator of specifications 151 of the market place 150 assists the applicant in drafting an exhaustive specification of the work that he wishes to have carried out on one or more documents (see FIG. 2).

Le gestionnaire de critères de sélection 152 permet au demandeur de définir sur quels critères il souhaite qu'une présélection des offres soit effectuée (délais, prix, matériels de production utilisés, quantités minimale, conditions de réapprovisionnement...). Le gestionnaire d'appel d'offre 153 transmet le cahier des charges aux fournisseurs référencés dans une base de données de fournisseurs correspondant aux travaux à réaliser, avec des droits d'accès de consultation correspondant et fournit un formulaire de réponse que le fournisseur doit utiliser. Le module de sélection d'offres 154 présélectionne les réponses reçues des fournisseurs potentiels, en fonction des critères retenus par le demandeur et tient à disposition du demandeur les réponses présélectionnées. Le demandeur est doté de droits d'accès spécifiques gérés par le module de gestion de droits 130. The selection criteria manager 152 allows the applicant to define on which criteria he wishes a pre-selection of the offers to be made (deadlines, prices, production materials used, minimum quantities, replenishment conditions, etc.). The tender manager 153 transmits the specifications to the suppliers referenced in a supplier database corresponding to the work to be carried out, with corresponding consultation access rights and provides a response form that the supplier must use . The offer selection module 154 preselects the responses received from potential suppliers, according to the criteria retained by the requester and makes the pre-selected answers available to the requester. The requestor has specific access rights managed by the rights management module 130.

L'interface utilisateur 170 permet à tout utilisateur utilisant un logiciel de navigation standard (par exemple Microsoft Internet Explorer, marques déposées) d'accéder, en fonction de ses droits aux données de la base de données 121. L'interface utilisateur met en oeuvre le simulateur d'arborescence 171 qui
L'espace de création de module de formation 181 de la plate-forme pédagogique 180 permet à un formateur de créer des modules de formation comportant des documents et composants de documents de la base de données 121, des fichiers d'autres origines, de structurer différentes versions de ces formations dans la base de données 121, en fonction de différents profil (compétences, responsabilités, formations, expériences, formations déjà suivies) des utilisateurs de la formation et d'attribuer des droits d'accès aux formations ainsi créées pour les utilisateurs de ces formations (force de vente, techniciens, procédures et instructions de travail ISO, règles administratives internes...). Les formateurs conçoivent ainsi des cheminements pédagogiques personnalisés à partir des ressources stockées dans la médiathèque (textes, photos, vidéos, sons...), sans intervention d'informaticiens. The user interface 170 allows any user using standard navigation software (for example Microsoft Internet Explorer, registered trademarks) to access, according to their rights, the data in the database 121. The user interface implements the tree simulator 171 which
The training module creation space 181 of the educational platform 180 allows a trainer to create training modules comprising documents and document components from the database 121, files from other origins, to structure different versions of these training courses in the database 121, according to the different profiles (skills, responsibilities, training, experience, training already taken) of training users and to assign access rights to the training courses thus created for users of these training courses (sales force, technicians, ISO working procedures and instructions, internal administrative rules, etc.). The trainers thus design personalized educational paths from the resources stored in the media library (texts, photos, videos, sounds, etc.), without the intervention of computer specialists.

L'espace de formation 182 permet aux utilisateurs autorisés de suivre, par l'intermédiaire du réseau informatique 110, les formations, à leurs rythmes, et de conserver en mémoire les modules ou parties de modules de formation qu'ils ont déjà suivis. The training space 182 allows authorized users to follow, via the computer network 110, the training courses, at their own pace, and to keep in memory the modules or parts of training modules which they have already followed.

L'interface avec des systèmes informatiques 190 permet l'interfaçage avec les ERP. The interface with 190 computer systems allows interfacing with ERP systems.

La mise en oeuvre du procédé et du dispositif objets de la présente invention comporte les étapes illustrées aux figures 2 à 4. The implementation of the method and of the device which are the subject of the present invention comprises the steps illustrated in FIGS. 2 to 4.

Figure 2 : Les consultations. Les consultations permettent à l'utilisateur-client (voir le profil d'utilisateur-gestionnaire exposé en regard de la figure 4) de lancer un appel d'offres, Figure 2: Consultations. The consultations allow the user-client (see the user-manager profile shown opposite to Figure 4) to launch a call for tenders,

de sélectionner un prestataire, de passer sa commande en ligne, de suivre l'avancement de ses consultations et, enfin, de les archiver. Les consultations mettent en oeuvre une place de marché privée (qui intègre les fournisseurs de l'utilisateur qu'il faisait travailler avant d'utiliser le procédé et le dispositif objets de la présente invention) et ouverte (la place de marché diffuse l'appel d'offres auprès de prestataires agréés par le gestionnaire de la place de marché). Cette section est accessible aux titulaires de droits d'accès de"clients administrateurs", droits créés par le gestionnaire de la place de marché, et "utilisateurs gestionnaires", droits créés par le client administrateur. to select a service provider, place their order online, follow the progress of their consultations and, finally, archive them. The consultations implement a private market place (which integrates the suppliers of the user whom he used to work before using the method and the device which are the subject of the present invention) and open (the market place broadcasts the call offers from providers approved by the marketplace manager). This section is accessible to holders of access rights for "administrator clients", rights created by the marketplace manager, and "manager users", rights created by the administrator client.

Cette section est composée de trois rubriques :"passer une consultation", "consultation en cours"et"archives", et, si l'utilisateur a choisi l'option "validation par un tiers", d'une rubrique additionnelle"consultations à valider" accessible aux seuls titulaires de droits d'accès "tiers validant". This section is made up of three sections: "place a consultation", "consultation in progress" and "archives", and, if the user has chosen the option "validation by a third party", an additional section "consultations to validate "accessible only to holders of" third party validating "access rights.

Le processus de consultation comporte les étapes suivantes : - étape 200 de définition de la consultation et des critères de sélection, par l'utilisateur client, - étape 210 de validation de la consultation par le gestionnaire de la place de marché, - étape 220 de présélection des prestataires consultés et conseil, par le gestionnaire de la place de marché, - étape 230 d'envoi sur Internet des éléments de la consultation aux prestataires sélectionnés et de droits d'accès pour obtenir copie des documents nécessaires à la prestation et pour déposer une réponse à l'appel d'offres, - étape 240 d'analyse de la consultation et d'établissement de devis par les prestataires sollicités, - lorsque la date limite pour répondre à l'appel d'offre est expirée, étape 250 de comparaison des offres selon les critères de l'utilisateur et aide décisionnelle par le gestionnaire de la place de marché, - étape 260 d'établissement d'une liste des meilleures offres, en fonction des critères définis au cours de l'étape 205, liste associée à des recommandations du gestionnaire de la place de marché et transmission à l'utilisateur client, par le gestionnaire de la place de marché, - étape 270 de choix du ou des prestataires retenus, par l'utilisateur client, et - étape 280 de commande au (x) prestataire (s) retenus (s). The consultation process comprises the following stages: - stage 200 of definition of the consultation and selection criteria, by the client user, - stage 210 of validation of the consultation by the manager of the market place, - stage 220 of preselection of the providers consulted and advice, by the marketplace manager, - step 230 of sending on the Internet elements of the consultation to the selected providers and access rights to obtain copies of the documents necessary for the service and to file a response to the call for tenders, - step 240 of analysis of the consultation and establishment of quotes by the service providers requested, - when the deadline for responding to the call for tenders has expired, step 250 of comparison of the offers according to the user's criteria and decision-making aid by the marketplace manager, - step 260 of drawing up a list of the best offers, in function ion of the criteria defined during step 205, list associated with recommendations of the marketplace manager and transmission to the client user, by the marketplace manager, - step 270 of choice of the service provider (s) retained, by the client user, and - step 280 of ordering the selected service provider (s).

L'étape 200 de définition de la consultation se déroule en huit étapes assistées par le dispositif et le procédé objets de la présente invention. L'utilisateur client passe d'une étape à la suivante en validant l'étape en cours, par exemple en cliquant sur un bouton"étape suivante"en bas de la page représentant l'étape en cours. Un utilisateur client peut aussi dupliquer une consultation déjà effectuée et en mettre à jour les données, en particulier Step 200 of defining the consultation takes place in eight steps assisted by the device and the method which are the subject of the present invention. The client user moves from one step to the next by validating the current step, for example by clicking on a "next step" button at the bottom of the page representing the current step. A client user can also duplicate a consultation already carried out and update the data, in particular

lorsque la nouvelle consultation est proche d'une de ses anciennes consultations. Chaque page correspondant à une étape comporte un lien vers une aide contextuelle et un bouton permettant d'imprimer la page en question. when the new consultation is close to one of its old consultations. Each page corresponding to a stage includes a link to contextual help and a button allowing to print the page in question.

Au cours d'une étape dite "coordonnées" 201, l'utilisateur client indique ou vérifie ses coordonnées, par exemple : nom, prénom, société, adresse de courrier électronique, adresse postale. During a step called "contact details" 201, the client user indicates or verifies his contact details, for example: name, first name, company, email address, postal address.

Au cours d'une étape dite "préférences" 202, l'utilisateur client fournit les paramètres qu'il juge les plus importants pour la présélection des prestataires, par exemple localisation (locale, départementale, régionale, nationale ou internationale du prestataire). During a so-called "preferences" step 202, the client user provides the parameters he deems most important for the preselection of providers, for example location (local, departmental, regional, national or international of the provider).

Au cours d'une étape dite "besoins" 203, l'utilisateur client fournit un titre ou un nom pour la consultation, une date limite de remise des offres et la nature et type de travail à réaliser. During a so-called "needs" step 203, the client user provides a title or name for the consultation, a deadline for submission of offers and the nature and type of work to be performed.

Au cours d'une étape dite "détails de consultation"204, en fonction de la nature et/ou du type de travail à réaliser, la page affichée varie. L'utilisateur client définit le cahier des charges, par exemple objet de la consultation, support graphique fournit, logiciel utilisé, la quantité demandée, le format à imprimer,... During a step called "consultation details" 204, depending on the nature and / or the type of work to be performed, the page displayed varies. The client user defines the specifications, for example the subject of the consultation, graphic support provided, software used, the quantity requested, the format to be printed, ...

Au cours d'une étape dite "critères" 205, l'utilisateur client pondère les critères de sélection proposés, par exemple entre"0"et"5"pour chacun des critères suivants : prix du produit ou de la prestation, conformité à la qualité demandée, délai de livraison ou prestation annoncé, qualité de l'offre et de la forme du contrat proposé par le prestataire, conditionnement, logistique, technologie mise en oeuvre par le fournisseur, professionnalisme de l'interlocuteur,... During a step called "criteria" 205, the client user weighs the selection criteria proposed, for example between "0" and "5" for each of the following criteria: price of the product or service, compliance with the quality requested, delivery time or service announced, quality of the offer and the form of the contract proposed by the service provider, packaging, logistics, technology implemented by the supplier, professionalism of the interlocutor, ...

Au cours d'une étape dite "recommandation" 206, l'utilisateur client indique les prestataires qu'il souhaite voir consultés, en dehors de ceux que le gestionnaire de la place de marché à agréé ou pourrait présélectionner. During a so-called "recommendation" step 206, the client user indicates the providers that he wishes to be consulted, apart from those that the marketplace manager has approved or could preselect.

Au cours d'une étape dite "enregistrer" 207, l'utilisateur client provoque la conservation en mémoire des données qu'il a fourni au cours des étapes précédentes. During a so-called "save" step 207, the client user causes the data he supplied during the previous steps to be kept in memory.

Au cours d'une étape dite "poster" 208, l'utilisateur client provoque la validation pour transmission de l'appel d'offres, soit directement, soit par l'intermédiaire d'un tiers validant (par exemple un chef de service ou un consultant extérieur). During a so-called "poster" step 208, the client user causes validation for transmission of the call for tenders, either directly or through a validating third party (for example a department manager or an outside consultant).

A tous moment, l'utilisateur client peut examiner l'état d'avancement d'une ou plusieurs consultation en cours, en les triant par titre, par date d'envoi, par date de réponse souhaitée, par statut d'avancement (le statut pouvant être, par exemple, l'un des suivants : non posté, en attente validation tiers, en attente devis fournisseurs, en attente sélection, en attente commande, en attente accord fournisseur ou consultation clôturée). At any time, the client user can examine the state of progress of one or more consultations in progress, sorting them by title, by date of dispatch, by date of response desired, by status of progress (the status could be, for example, one of the following: not posted, pending third-party validation, pending supplier quotes, pending selection, pending order, pending supplier agreement or closed consultation).

Pour passer une commande en ligne, après avoir examiné la liste des meilleures offres et des éventuelles recommandations du gestionnaire de la place de marché, la liste To place an order online, after examining the list of the best offers and any recommendations from the marketplace manager, the list

comportant une note attribuée en fonction des critères sélectionnés au cours de l'étape "critères", et le commentaire du gestionnaire de la place de marché, l'utilisateur client peut passer commande en validant l'une des offres, étape 280. comprising a score allocated according to the criteria selected during the "criteria" step, and the comment from the marketplace manager, the client user can place an order by validating one of the offers, step 280.

Lorsque la validation de la consultation doit être effectuée par un tiers validant, celuici est averti par un courrier électronique de la présence d'une consultation qui lui est destinée. Si le tiers validant refuse la consultation, il doit motiver son refus et ses motivations sont transmises par courrier électronique à celui qui a rédigé l'appel d'offres. When the validation of the consultation must be carried out by a validating third party, the latter is notified by email of the presence of a consultation intended for him. If the validating third party refuses the consultation, he must justify his refusal and his reasons are sent by email to the person who wrote the invitation to tender.

Chaque consultation mémorisée est consultable par le tiers utilisateur et ceux qui disposent des droits d'accès nécessaires. Each stored consultation can be viewed by the third-party user and those who have the necessary access rights.

Figure 3 : L'espace collaboratif. A partir de cette rubrique du site mettant en oeuvre le procédé objet de la présente invention, l'utilisateur peut rechercher un fichier où qu'il soit, c'est-à-dire dans tous les répertoires et sous-répertoires auxquels l'utilisateur à un droit d'accès (voir figure 4). A cet effet, au cours d'une étape 300 de recherche, l'utilisateur fournit un nom entier ou une partie du nom du fichier recherché ou un identifiant de contenu du fichier recherché et tous les fichiers correspondant au critère utilisé sont affichés à l'utilisateur. Figure 3: The collaborative space. From this section of the site implementing the process which is the subject of the present invention, the user can search for a file wherever it is, that is to say in all the directories and sub-directories to which the user a right of access (see Figure 4). To this end, during a search step 300, the user provides a full name or part of the name of the sought file or a content identifier of the sought file and all the files corresponding to the criterion used are displayed on the user.

Au cours d'une étape d'affichage 310, pour chacun des travaux en cours, correspondant à un sous-répertoire, un indicateur visuel évolutif permet à l'utilisateur de vérifier l'avancement des travaux d'un simple coup d'oeil, par exemple entre"espace disponible"qui signifie que les éléments pour travailler n'ont pas encore été fournis,"contenu disponible" qui signifie que les éléments pour travailler ont été fournis mais que le"bon à tirer"n'a pas encore été donné, et"Bon à Tirer"qui signifie les éléments ne seront plus amendés et, par exemple, qu'ils peuvent faire l'objet d'une consultation. During a display step 310, for each of the works in progress, corresponding to a sub-directory, an evolving visual indicator allows the user to check the progress of the works at a glance, for example between "available space" which means that the items for work have not yet been provided, "available content" which means that the items for work have been provided but that the "good to print" has not yet been given, and "Good to Pull" which means the items will no longer be amended and, for example, that they can be viewed.

Une médiathèque regroupe l'ensemble du patrimoine graphique de l'utilisateur client. A media center brings together the entire graphic heritage of the client user.

Elle est organisée sous forme de répertoires et sous-répertoires. Selon le niveau d'autorité et le champ d'action de l'utilisateur, tout ou partie de ce patrimoine est accessible à l'utilisateur (par exemple un traducteur extérieur n'a accès qu'aux répertoires et sous-répertoires qui lui ont été assignés, du fait qu'il lui est attribué une profil de tiers opérant). It is organized in the form of directories and sub-directories. Depending on the level of authority and the field of action of the user, all or part of this heritage is accessible to the user (for example an external translator has access only to the directories and sub-directories which have have been assigned, due to the fact that a third party operating profile is assigned to it).

Dans un mode de réalisation exemplaire, l'écran de la médiathèque est divisé en trois sections horizontales : - la première permet de sélectionner les répertoires et sous-répertoires, le mode d'affichage des documents (icône, titre, contenu vu en format réduit,...), la façon de trier les documents (par nom, par taille ou par age de la dernière modification, par exemple), et des fonctions de recherche simple (sur une partie du nom du fichier recherché) ou avancée (sur la date de création, la version, une description du fichier,...). In an exemplary embodiment, the screen of the multimedia library is divided into three horizontal sections: - the first allows to select the directories and sub-directories, the mode of display of the documents (icon, title, content seen in reduced format , ...), the way of sorting the documents (by name, by size or by age of the last modification, for example), and simple search functions (on part of the name of the file sought) or advanced (on the creation date, the version, a description of the file, ...).

- la deuxième représente les éléments stockés dans le sous-répertoire affiché, et - the second represents the elements stored in the displayed sub-directory, and

- la troisième représente les outils de sélection et téléchargement de documents (download et upload pour chargement depuis l'espace collaboratif vers le terminal utilisateur et chargement depuis le terminal utilisateur vers l'espace collaboratif, respectivement), une fonction de copie vers un autre sous-répertoire et une fonction pour effacer un document, selon les droits d'accès de l'utilisateur. - the third represents the tools for selecting and downloading documents (download and upload for loading from the collaborative space to the user terminal and loading from the user terminal to the collaborative space, respectively), a copy function to another sub -directory and a function to delete a document, according to the user's access rights.

Figure 4 : Gestion des accès. Pour gérer les accès d'une personne ou d'un groupe de personnes, le client gestionnaire effectue les trois étapes suivantes : - une étape 400 de création d'un profil de chaque l'intervenant (nom, prénom, adresse électronique, mot de passe et nom de connexion, en anglais"login") ; - une étape 410 de création de sous-répertoires spécifiques sur lesquels chaque intervenant travaillera, si cette personne ou ce groupe n'est pas destiné à travailler sur des sousrépertoires déjà existants ; - une étape 420 de création de liens entre les sous-répertoires et les profils. Figure 4: Access management. To manage the access of a person or a group of people, the client manager performs the following three steps: - a step 400 of creating a profile of each stakeholder (last name, first name, email address, password) login password and name, in English "login"); a step 410 of creating specific sub-directories on which each participant will work, if this person or group is not intended to work on already existing sub-directories; a step 420 of creating links between the sub-directories and the profiles.

Dans un mode de réalisation exemplaire, quatre types de profils peuvent être utilisés - utilisateur-gestionnaire : ce profil peut effectuer toute la diversité des opérations possibles ; - utilisateur simple : ce profil peut accéder à la médiathèque, récupérer des éléments dans la médiathèque, déposer des éléments dans la médiathèque, supprimer des éléments de la médiathèque, copier des éléments dans des sous-répertoires ; - tiers validant : ce profil peut valider et poster les consultations, supprimer les consultations avant postage, lire les consultations en cours ou archivées, accéder à la médiathèque, récupérer des données dans des répertoires et sous-répertoires spécifiques et attribués à l'avance ; et - tiers-opérant : ce profil peut récupérer des éléments dans des répertoires et sousrépertoires spécifiques et attribués à l'avance et déposer des éléments dans les répertoires et sous-répertoires spécifiques et attribués à l'avance. In an exemplary embodiment, four types of profile can be used - user-manager: this profile can perform all the variety of possible operations; - single user: this profile can access the media library, retrieve items from the media library, drop items from the media library, delete items from the media library, copy items from sub-directories; - validating third party: this profile can validate and post the consultations, delete the consultations before posting, read the consultations in progress or archived, access the media library, recover data in specific directories and sub-directories and assigned in advance; and - third-party operator: this profile can retrieve items from specific and pre-assigned directories and subdirectories and drop items from specific and pre-assigned directories and subdirectories.

Les profils, répertoire et autorisations d'accès peuvent être modifiés à tout moment par le client gestionnaire. The profiles, directory and access permissions can be modified at any time by the managing client.

On observe que la base de données relationnelle est simulée par l'arborescence en répertoires et sous-répertoires, ce qui permet que toutes les copies du même document qui portent le même nom d'être identiques, quelle que soient les mises à jour intervenues sur l'une ou l'autre de ces copies, du fait que toutes les copies concernent, en fait, le même document dans la base de données, seuls les chemins d'accès simulés étant différents. We observe that the relational database is simulated by the tree structure in directories and subdirectories, which allows that all copies of the same document with the same name to be identical, whatever the updates occurred on one or the other of these copies, since all the copies relate, in fact, to the same document in the database, only the simulated access paths being different.

Claims

CLAIMS 1-Device (100) for editing documents, characterized in that it comprises: a multimedia multimedia library (120) comprising a relational database of documents and their components in native format, - a management module (130 ) dynamic access rights and loading rights for said documents and / or components, a collaborative space (140) constituting a virtual workspace using the relational database for documentary editing of shared documents, implementing the access and loading rights managed by the management module, and a tender manager (150) for the supply of products or services relating to at least one of the said documents, the media library, the collaborative space and the calls for tenders being each accessible online, according to a page format implemented by navigation software, the relational database being accessible with a user interface simulating u tree structure of said relational database.

2 - Device according to claim 1, characterized in that it comprises an educational platform (180) allowing an individualized learning path according to the skills, knowledge and functions of the users.

3 - Device according to any one of claims 1 or 2, characterized in that the tender manager is adapted to perform a multi-criteria setting of a selection of offers.

4 - Device according to any one of claims 1 to 3, characterized in that the management module manages the rights by directory, by folder, by file, by user and by organization.

5-Device according to any one of claims 1 to 4, characterized in that the user interface simulating a tree structure implements directories and subdirectories, the files bearing the same name placed in all the directories and subdirectories giving access to the same relational database file.

6-Process for editing documents, characterized in that it comprises: - a step (230,400 to 420) for allocating access rights and loading rights for documents and / or components of a multimedia multimedia library comprising a relational database of documents and their components in native format, - a step (300,310) of collaborative work in a virtual workspace using the relational database for documentary editing of shared documents,

implementing the access and loading rights managed by the management module, and a step (200 to 230) of defining a call for tenders for the supply of products or services relating to at least one of said documents, a step (250 to 280) of processing offers to supply products or services relating to at least one of said documents, said steps being carried out online by using a page format implemented by navigation software, the relational database being accessible with a user interface simulating a tree structure of said relational database.

7 - Method according to claim 6, characterized in that it comprises a step of defining an individualized learning path according to the skills, knowledge and functions of the users.

8 - Method according to any one of claims 6 or 7, characterized in that during the step of defining calls for tenders, a multi-criteria setting (205) of a selection of offers is carried out and , during the offer processing step, offers (260) are selected according to said criteria.

9 - Method according to any one of claims 6 to 8, characterized in that, during the rights allocation step, the rights are managed by directory, by folder, by file, by user and by organization.

10 - Method according to any one of claims 6 to 9, characterized in that during said steps, the user interface simulating a tree structure implements directories and sub-directories, files with the same name placed in all the directories and sub-directories giving access to the same file in the relational database.