FR2720687A1 - Dispositif de classement de documents. - Google Patents

Abstract

L'invention concerne un dispositif de classement de documents permettant de se passer des intermédiaires de classement couramment utilisés tels que chemises, dossiers suspendus, dossiers pour documents perforés, boîtes de rangement... Selon un exemple de réalisation, il est constitué d'un bac 1 dont la structure est aussi aérienne que possible, comprenant une face arrière 2, un fond 3, une face latérale 4 et une face avant 5, d'une plaque mobile 6 pouvant presser les documents rangés verticalement, de divers dispositifs facilitant le repérage des documents et leur manipulation dans la pile, et enfin d'un répertoire de documents. L'exemple type de support des documents concernés est la feuille de papier au format A4 ou équivalent, volante ou en liasse agrafée.

Description

L'invention concerne un dispositif de classement de documents généralement non rigides permettant de se passer des intermédiaires de classement couramment utilisés tels que chemises,dossiers suspendus, dossiers pour documents perforés,boîtes de rangement...

Les documents concernés sont,non exclusivement, tous les documents au format standard A4 ou équivalent qui sont en usage dans les entreprises,les administrations,les cabinets des professions libérales,ou chez les particuliers.

Les intermédiaires de classement couramment utilisés necessitent que l'on insère les documents dans un intermédiaire approprié,selon un certain critère de classement commun au document et à l'intermédiaire choisi.Or,on ne connait pas d'intermédiaire de classement de grande capacité pour des documents manquant de rigiditéwde plus,les plus gros des intermédiaires appropriés ne permettent pas,s'ils sont trop remplis,une manipulation aisée des documents .I1 en résulte que les dits intermédiaires sont la source des inconvénients suivants:: - l'existence d'un grand nombre et d'une grande variété d'intermédiaires de classement éparpillés dans un volume important, - une perte de place due à la place prise par les intermédiaires et à leur faible taux de remplissage, - une perte de temps due aux déplacements que nécessite l'éloignement des dossiers et aux tâtonnements dans la recherche des documents,les tâtonnements étant dus à l'absence de répertoire des documents,laquelle provient à son tour de la variété et du caractère éphémère des dits intermédiaires, - une perte de maîtrise des documents,due elle aussi à l'absence de répertoire des documents.Elle se traduit par l'incapacité à retrouver des documents et par un pénible et démotivant sentiment d'impuissance.Elle contribue à la perte de performance des individus et des entreprises.

D'autre part,les intermédiaires de classement couramment utilisés ne protègent pas les documents contre le feu:ils contribuent à la perte des documents et à la propagation du feu en cas d'incendie.

Le dispositif selon l'invention permet de remédier aux inconvénients des intermédiaires de classement couramment utilisés.

Le dispositif selon l'invention comporte: - un bac horizontal contenant les documents rectangulaires placés verticalement selon une pile d'axe horizontal,reposant par une de leurs tranches sur le fond du bac,l'une des faces verticales de la pile s'appuyant sur une face du bac,désignée ci-après face arrière,et une plaque mobile verticale libre de se mouvoir dans le bac et pouvant exercer une pression sur la dite pile quelle que soit la longueur de la pile,les faces du dit bac ou une partie d'entr'elles pouvant être réduites à des structures linéaires,certaines faces du dit bac pouvant ne pas exister de manière à ouvrir au maximum l'accès aux documents pour réaliser au mieux les fonctions suivantes::maintenir la verticalité absolue des documents lors du stockage des documents,maintenir une verticalité relative ainsi que l'alignement des documents lors des opérations effectuées sur la pile,repérer les documents dans la pile,insérer les documents dans la pile et les extraire de la pile, - trois dispositifs qui peuvent faire partie soit du dit bac soit de la pile de documents,qui sont les suivants::un dispositif de repérage direct de certains documents dans la pile,un dispositif de rattrapage des différences de longueur de la pile selon le coin de la pile considéré,et un dispositif de déplacement d'une partie de la pile, - enfin,un répertoire des documents contenant pour chaque document répertorié la cote relative au dit document et les mots-clé définissant son contenu.Le répertoire est construit de manière à affecter les cotes aux documents au fur et à mesure de leur arrivée et offre la possibilité de regrouper les documents d'une même famille,la dite possibilité étant modulable famille par famille dans une gamme allant de l'interdiction de regrouper les documents à la liberté totale de les regrouper.Lorsque le répertoire est informatisé, l'ordinateur peut être couplé à un générateur d'étiquettes d'identification des documents.

Le bac peut recevoir des dispositifs complémentaires tels que poignées de transport,couvercle de mise hors poussiére,pieds de levage ou revêtement adoucissant le contact avec le meuble de travail,dispositif de fixation du bac sur le meuble de travail...

Il va être maintenant précisé comment est utilisé le dispositif selon la présente invention.

Les documents contenus dans le dit bac doivent être tous d'un même format rectangulaire,désigné ci-après format F.Les documents de plus grand format doivent être ramenés au format F par pliage par exemple,et les documents de plus petit format doivent être rapportés,par collage par exemple,sur une feuille au format F.

Lorsqu'ils comportent plus d'une page,les documents sont de préférence agrafés par un de leurs coins,toujours le même,ciaprès désigné "coin agrafé".

On peut mélanger dans un même bac des documents répertoriés et non répertoriés.Sont non répertoriés les documents qui ne posent pas de problème de gestion,et il suffit d'en dire qu'ils font un large appel au dispositif de repérage direct.

Il sera donc supposé ci-dessous que tout document est répertorié et porte sur la première page dans le "coin agrafé" une inscription répétant tout ou partie des informations qui le caractérisent dans le répertoire,en particulier et obligatoirement sa cote.

Il sera supposé ci-dessous que les documents sont classés dans un bac par cotes croissantes,le document le plus proche de la plaque mobile ayant la cote la plus élevée.

L'ensemble des documents appartenant à un même utilisateur du dispositif est réparti dans un ou plusieurs bacs.Parmi eux,on distingue le bac,désigné ci-dessous bac actif,qui contient les documents les plus utilisés à un instant donné,de ceux,désignés ci-dessous bacs inactifs,qui contiennent le reste des documents.

Le bac actif est situé sur le plan de travail de l'opérateur et n'est jamais plein de manière à pouvoir intégrer de nouveaux documents.

Les bacs inactifs sont utilisés uniquement pour consultation.

Ils sont remplis successivement au cours de transferts effectués à partir du bac actif lorsque celui-ci est presque plein,les dits transferts portant sur une partie de la pile du bac actif.A l'exception du dernier d'entr'eux,les bacs inactifs sont pleins.

Le choix des documents qui sont ainsi transférés se fait à l'aide du répertoire.Le transfert est d'autant plus aisé que la liberté offerte par le répertoire de regrouper les documents est plus limitée.En revanchee,la liberté de regroupement favorise la recherche des documents et limite le nombre d'opérations effectuées sur le bac actif.

Lorsque il est utilisé,le bac est placé devant l'opérateur, l'axe de la pile étant sensiblement perpendiculaire à l'opérateur,le document le plus proche étant celui qui est en contact avec la plaque mobile.

Un document est toujours placé dans le bac de manière à présenter le "coin agrafé" à la partie supérieure de la pile et sa dite inscription face à l'opérateur,la face latérale du bac correspondant au dit coin le laissant totalement libre d'accès.

Il sera supposé ci-dessous que le "coin agrafé" est le coin supérieur gauche des documents,et que de plus le "coin agrafé" est le coin supérieur gauche de la pile,mais tout autre disposition n'est pas exclue,en particulier celle où le "coin agrafé est le coin inférieur gauche des documents et le coin supérieur gauche de la pile.

Dans les cas où le "coin agrafé" se situe au coin supérieur droit de la pile,il convient de remplacer dans ce qui suit "gauche " par "droit" et vice-versa.

Pour insérer un document dans la pile,supposée préalablement pressée,l'opérateur effectue les opérations suivantes: - Il enregistre les mots clés du document à une cote appropriée d'un répertoire répertoriant la totalité des documents de ltopérateur.Soit N cette cote.

- Il reporte la cote et éventuellement certains mots-clé sur le "coin agrafé" du document.

- Parmi les documents repérés par le dispositif de repérage direct,il choisit celui dont la cote est la plus proche de N tout en lui étant supérieure.Soit M cette cote.

- Il crée un espace libre dans la pile au niveau du document de cote M en translatant vers l'avant la partie frontale de la pile,constituée des documents de cote supérieure à M,d'une distance proportionnée à l'épaisseur du document à insérer.Il pourra s'aider lors de cette opération du dispositif de déplacement d'une partie de la pile,en particulier si la partie frontale de la pile est importante.

- Il repère l'emplacement exact du document de cote N-l grace aux cotes inscrites sur le "coin agrafé" des documents.

- Il tranfère l'espace libre au niveau du document de cote N-l et y insère le document à insérer,en s'assurant de son alignement avec les autres documents de la pile.

- Il remet la pile en pression.

Le processus d'extraction d'un document de la pile découle du processus d'insertion qui vient d'être décrit.Il est plus simple et ne comprend généralement pas l'utilisation du dispositif de déplacement d'une partie de la pile.

Le dispositif de rattrapage est mis en oeuvre pour compenser les différences existant généralement entre la longueur que présente la pile pour son "coin agrafé" et la longueur moindre qu'elle présente pour ses trois autres coins,de manière à maintenir les documents sensiblement perpendiculaires au bac.

Après la description générale qui vient d'être faite du dispositif selon l'invention et de son utilisation,il apparait que le dit dispositif remédie aux inconvénients précités des intermédiaires de classement couramment utilisés: - grace au bac,les documents sont concentrés dans un faible volume, - grace au répertoire,les documents sont parfaitement classés et maîtrisés, - les déplacements et tâtonnements sont considérablement réduits,ce qui suprime les pertes de temps.Compte tenu du grand nombre de documents que peut contenir un bac d'une part et de la faculté offerte par le répertoire de transférer les documents devenus moins utiles hors du bac actif d'autre part,l'utilisateur dispose à porté de main de la majorité des documents dont il a besoin.Il est d'ailleurs possible d'accroître encore l'efficacité du bac actif en le dispensant des documents encombrants,lesquels sont stockés dans des bacs inactifs,seul un document résumé étant inséré dans le bac actif sous une même cote.On peut stocker de la même manière les copies des documents.

De plus,les documents sont maintenus pressés,et il est connu que le feu ne se propage pas dans une pile de feuilles de papier pressées.

Les avantages énoncés apparaitront mieux après la description d'un exemple de réalisation selon la présente invention qui va être faite maintenant en référence aux figures 1 et 2.

La figure 1 représente le dispositif sans le répertoire,tel qu'il se présente à l'utilisateur.

La figure 2 représente une page imprimée non utilisée du répertoire.

La figure 3 représente un exemple d'utilisation de page imprimée du répertoire dans le cas d'une application domestique.

Le dispositif sans le répertoire comprend: - le bac 1 ,comprenant lui-même:la face arrière 2,constituée d'une structure plane,rigide et indéformable,dont le contour épouse sensiblement celui d'un document,le fond 3 constitué de deux tubes rigides rectilignes situés dans un même plan horizontal,perpendiculaires à la face arrière,reliés rigidement à la face arriére en deux points voisins l'un du coin inférieur gauche de la face arrière,l'autre de son coin inférieur droit,la face latérale 4 constituée d'un tube rigide rectiligne perpendiculaire à la face arrière,relié rigidement à la face arriére en un point voisin du bord vertical droit de la face arrière,et une face frontale 5 constituée d'une structure rigide et indéformable reliée rigidement aux tubes du fond 3 et au tube de la face latérale 4,les éléments constituant le bac 1 étant si possible ignifugés, - la plaque mobile 6 constituée d'une structure plane,rigide et indéformable,dont le contour épouse sensiblement celui d'un document,solidaire d'un dispositif de guidage 7 coulissant dans chacun des deux tubes 3 et maintenant la plaque mobile en position verticale,la dite plaque mobile comportant en outre::
- une poignée de manoeuvre 8
- un dispositif de blocage 9 actionnable depuis la poignée
8,permettant de bloquer ou débloquer la plaque en
n'importe quelle position du bac,se maintenant de lui-même
en position bloquée en l'absence de toute manoeuvre, les éléments constituant la plaque mobile 6 étant si possible ignifugés, - le dispositif de repérage direct lO,constitué d'étiquettes de préférence ignifugées et de feuilles au format F,les dites étiquettes pouvant se fixer au bord des feuilles,directement ou par l'intermédiaire d'un support de préférence ignifugé,de manière à présenter l'étiquette entièrement à l'extérieur de la feuille et sensiblement dans le même plan, - le dispositif de rattrapage ll,constitué de bandes préencollées sur une face,et de feuilles au format F,les dites bandes pouvant être collées en couches successives sur une feuille, - le dispositif de déplacement d'une partie de la pile 12,constitué de feuilles au format F dont le côté destiné à être le côté inférieur dans la pile est solidaire d'une règlette de faible épaisseur ,le bord infèrieur de la règlette coïncidant avec le dit bord infèrieur de la dite feuille,la règlette débordant d'environ 1,5 cm de chaque côté de la feuille,les parties extérieures à la feuille étant de préférence ignifugées.

Une même feuille peut servir à la fois pour un dispositif de repérage direct,un dispositif de déplacement et un dispositif de rattrapage.

Il va être maintenant précisé comment est utilisé l'exemple de réalisation selon la présente invention pour effectuer les opérations courantes sur la pile de documents,en apportant à tout ce qui a été dit lors de la description du mode d'utilisation de la présente invention,y compris les suppositions faites,les précisions suivantes: - l'exemple de réalisation selon la présente invention permet à l'opérateur de positionner d'une seule main la plaque mobile en n'importe quel point de sa course,puis de disposer de cette main pour d'autres manipulations,puisque au repos le dispositif de blocage 9 verrouille la plaque mobile.

Cette possibilité permet en particulier d'effectuer plusieurs opérations successives d'insertion ou d'extraction de documents sans qu'il soit nécessaire de bouger la plaque mobile d'une position permettant les dites opérations.

- Les dispositifs de repérage direct sont insérés dans la pile,chacun d'eux jouxtant le document qu'il repére.L'étiquette du dipositif porte soit la cote soit la désignation en clair du document.L'étiquette est positionnée sur le bord vertical gauche ou le bord supérieur horizontal de la feuille en fonction des étiquettes déjà en place de manière à rendre optimale sa visibilité.

- Les dispositifs de rattrapage sont insérés de place en place dans la pile,la répartition et l'épaisseur cumulée des bandes sur une de leurs feuilles étant telle que la feuille se trouve parallèle à la face arrière 2 quand on presse la pile,et que l'air ne peut plus passer au travers de la pile pressée en cet endroit.

- Les dispositifs de déplacement sont insérés de place en place dans la pile.Une fois en place,chacun d'eux présente deux languettes formées par le débordement de la réglette de part et d'autre de la pile,à proximité des points de friction sur les tubes horizontaux.En tirant ou en repoussant ces languettes, l'opérateur peut aider au déplacement du bas de la pile.

L'exemple de répertoire présenté ci-dessous est un répertoire destiné à être rempli manuellement à partir de feuilles imprimées au format A4 disposées verticalement.

Une feuille non utilisée du répertoire comprend le support 13 portant imprimés les éléments suivants: - un carré 20 au-dessus du cadre, - un cadre 19,lui-même comprenant: - un bandeau supérieur 17 couvrant la largeur du cadre 19 - 50 lignes 18 supposées numérotées de 1 à 50 de haut en bas - une colonne 14 portant le mot "Cotes" dans le bandeau et,sur chacune des 50 lignes 18,à droite de la colonne 14,l'unité du numéro de la ligne, - entre 10 et 35 colonnes contigües vierges 15, - une colonne 16 portant le mot Renvois dans le bandeau.

Pour utiliser la page de répertoire,l'utilisateur choisit une feuille 13 portant le nombre de colonnes désiré,inscrit le numéro de la page dans le carré 20,puis les sujets du moment dans le bandeau 17 en affectant un sujet ou un symbole à chaque colonne,puis enfin les cotes et mots-clé des documents au fur at à mesure de leur arrivée.

L'exemple de la figure 3 représente la page 7 du répertoire d'un père de famille.L'utilisateur effectue de petits regroupements en répertoriant les documents de même famille sur une même ligne,où ils sont différenciés par des lettres,la cote d'un document étant formée du numéro de la ligne suivi de la lettre affectée au document.C'est le cas par exemple en ligne 807 relative à un dégat des eaux.Lorsqu'est arrivée la facture du peintre relative à ce sinistre,la page s'était remplie jusqu'à la cote 847;L'utilisateur a alors affecté la cote 848 à cette facture,en indiquant dans la colonne "Renvois" 848 à la ligne 807 et 807 à la ligne 848.

L'utilisateur a effectué un regroupement plus important en bloquant les lignes 802 à 806 pour la famille "impôts 93",en conservant la présentation qu'il avait utilisée l'année précédente à la cote 603,les espaces vides étant réservés pour des documents à venir.

Le document à la cote 801 est une feuille au format A4 sur laquelle sont légèrement collées les licences de tennis.On voit comment,grace à la marque 21 effectuée au croisement de la ligne 801 et de la colonne ''loisirsl',il sera aisé de retrouver dans le répertoire la cote du document qui porte les licences de tennis.Pour raison de clarté,les marques 21 relatives aux autres lignes n'ont pas été reportées.Dans la pratique,les marques 21 peuvent se surimposer aux caractères écrits sans en affecter la lisibilité.

L'exemple de mise en oeuvre de la présente invention tel qu'il vient d'être décrit a été donné à titre purement illustratif et nullement limitatif.

Selon un autre mode de réalisation non représenté,la plaque mobile est reliée au bac par des dispositifs élastiques qui maintiennent en permanence une pression sur la pile,avec ou sans dispositif de guidage de la plaque mobile.

Selon un autre mode de réalisation non représenté,le dispositif de déplacement est réalisé par un chariot élévateur qui permet de soulever de quelques millimètres la partie frontale de la pile qui a été évoquée ci-dessus lors de la description du processus d'insertion d'un document,et de la déplacer sans frottement sur le fond du bac.

Claims (10)

REVENDICATIONS

1) Dispositif de classement de documents d'usage courant généralement non rigides constitué par: - un bac (1) horizontal contenant les documents rangés verticalement en fonction de leur cote selon une pile d'axe horizontal,le dit bac comprenant une face arrière (2),une face avant (5),des faces latérales (4) et un fond (3),les faces du dit bac ou une partie d'entr'elles ou le fond pouvant être réduits à des structures rigides linéaires,certaines faces du dit bac pouvant ne pas exister de manière à ouvrir au maximum l'accès aux documents, - une plaque mobile (6) verticale libre de se mouvoir dans le bac et pouvant exercer une pression sur la dite pile quelle que soit la longueur de la pile, - un dispositif de repérage direct (10)de certains documents de la pile, - un dispositif de rattrapage (11) des différences de longueur de la pile selon le coin de la pile considéré, - un dispositif de déplacement (12) d'une partie de la pile.

- un répertoire de documents de la pile (13).

2) Dispositif selon la revendication 1 caractérisé en ce que: - le fond (3) du bac est constitué de deux tubes rigides rectilignes perpendiculaires à la face arrière, - l'une des faces latérales (4) du bac est constituée d'un tube rigide rectiligne perpendiculaire à la face arrière (2),l'autre face latérale est inexistante, - la plaque mobile (6) est solidaire d'un dispositif de guidage (7) coulissant dans chacun des deux tubes (3) et maintenant la plaque mobile en position verticale,la dite plaque mobile comportant en outre une poignée de manoeuvre (8) et un dispositif de blocage (9) actionnable depuis la poignée (8) ,le dispositif de blocage permettant de bloquer ou débloquer la plaque en n'importe quelle position du bac et se maintenant de lui-même en position bloquée en l'absence de toute manoeuvre.

3) Dispositif selon les revendications 1 et 2 caractérisé en ce que le dispositif de repérage direct (10) est constitué d'étiquettes,et de feuilles au dit format déterminé.

4) Dispositif selon les revendications 1 et 2 caractérisé en ce que le dispositif de rattrapage (11) est constitué de bandes pré-encollées sur une face,et de feuilles au dit format déterminé.

5) Dispositif selon les revendications 1 et 2 caractérisé en ce que le dispositif de déplacement (12) d'une partie de la pile est constitué de feuilles au dit format déterminé dont un côté est solidaire d'une règlette de faible épaisseur,la règlette débordant d'environ 1,5 cm de chaque côté de la feuille.

6) Dispositif selon la revendication 1 caractérisé en ce que la plaque mobile (6)est reliée au bac (1) par des dispositifs élastiques qui maintiennent en permanence une pression sur la pile,avec ou sans dispositif de guidage de la plaque mobile.

7) Dispositif selon les revendications 1 et 2 caractérisé en ce que le dispositif de déplacement (12) d'une partie de la pile est réalisé par un chariot élévateur qui permet de soulever de quelques millimètres la partie frontale de la pile et de la déplacer sans frottement sur le fond du bac.

8) Dispositif selon les revendications 1 et 2 caractérisé en ce que le répertoire de documents (13) de la pile offre la possibilité de regrouper les documents d'une même famille,la dite possibilité étant modulable famille par famille dans une gamme allant de l'interdiction de regrouper les documents à la liberté totale de les regrouper.

9) Dispositif selon les revendication 1,2 et 8 caractérisé en ce que le répertoire est constitué de pages imprimées (13) au format A4 ou équivalent,portant une colonne (14) pour les cotes,une colonne (16) pour les renvois,entre 10 et 35 colonnes vierges (15),et 50 lignes (18) numérotées dans la colonne (14) de 1 à 50 sans inscription du chiffre des dizaines.

10) Dispositif selon les revendication 1,2 et 8 caractérisé en ce que le répertoire (13) est informatisé,l'ordinateur étant couplé à un générateur d'étiquettes.