FR2492736A1

FR2492736A1 - Financial type filing system - has horizontal compartments which are made up of transparent individual pockets and marker strips inserted into them

Info

Publication number: FR2492736A1
Application number: FR8023116A
Authority: FR
Original assignee: DORMONT JEAN CLAUDE
Current assignee: DORMONT JEAN CLAUDE
Priority date: 1980-10-29
Filing date: 1980-10-29
Publication date: 1982-04-30
Also published as: FR2492736B1

Abstract

The filing system has a file (10) and a filing sheet (12) which is divided up horizontally. The divisions are transparent, and of the same dimensions. Individual strips (16) can be placed in these compartments with personal details carried on each. A sheet (14) marked with a grid pattern is divided horizontally to the same dimensions as the compartments. The sheet strips are identical and match the filing sheet. Each sheet has at the top a supplementary transparent horizontal compartment to hold a marker strip (18).

Description

La présente invention se rapporte à un système de classement comptable permettant notamment de classer dans un ordre quelconque l'ensemble des informations nécessaires à l'établissement de la paye de l'ensemble du personnel d'une entreprise sans avoir à recopier les informations restant inchangées d'une période de paye à une autre. The present invention relates to an accounting classification system making it possible in particular to classify in any order all the information necessary for establishing the pay of all the staff of a company without having to copy the information remaining unchanged from one pay period to another.

De façon plus précise, on sait que l'établissement des fiches de paye dupersonnel d'une entreprise nécessite la tenue de livres comptables sur lesquels sont portées, d'une part, des informations générales telles que l'état civil, la qualification et le salaire de base de l'employé et, d'autre part, des informations propres à la période de paye concernée telles que les jours d'absence pour cause de maladie ou de congé annuel, etc... S'il est clair que ces dernières informations doivent nécessairement être inscrites au jour le jour dans le livre comptable, il n'en est pas de même des informations d'ordre général telles que celles qui concernent l'état civil et le salaire de base de chaque employé.Lorsque les employés sont tres peu nombreux, il n'est pratiquement pas génant d'avoir à recopier pour chaque période de paye concernée l'ensemble des informations nécessaires à l'établissement de la paye. More specifically, we know that the establishment of payrolls for the personnel of a company requires the keeping of accounting books on which, on the one hand, general information such as marital status, qualification and basic salary of the employee and, on the other hand, information specific to the pay period concerned such as days of absence due to illness or annual leave, etc. If it is clear that these latest information must necessarily be entered day by day in the accounting book, it is not the same with general information such as that concerning the marital status and the basic salary of each employee. are very few, it is practically not annoying to have to copy for each pay period concerned all the information necessary for the establishment of pay.

Toutefois, un tel travail devient rapidement fastidieux lorsque le nombre d'employés augmente. De plus, lorsque les effectifs varient au cours de la période de paye concernée, l'ordre de classement du personnel sur le livre de compte (alphabétique, numérique, par groupe, etc...) ne peut plus être respecté.However, such work quickly becomes tedious when the number of employees increases. In addition, when the workforce varies during the pay period concerned, the order of classification of the personnel on the account book (alphabetical, numerical, by group, etc.) can no longer be respected.

La présente invention a pour objet un système de classement comptable ne présentant pas les inconvénients des livres comptables utilisés selon la technique antérieure. Ainsi, la présente invention a pour ob jet la réalisation d'un système de classement comptable dans lequel les informations à caractère permanent ou même temporaire concernant chacun des employés de l'en- treprise n'ont pas besoin d'être recopiées d'une période de paye à une autre, même si l'ordre de classement du personnel est modifié ou si les effectifs varient au cours de cette période. The present invention relates to an accounting classification system which does not have the drawbacks of the accounting books used according to the prior art. Thus, the object of the present invention is the production of an accounting classification system in which the information of a permanent or even temporary nature concerning each of the employees of the company does not need to be copied from a pay period to another, even if the order of classification of the personnel is modified or if the staff changes during this period.

Dans ce but et conformément à l'invention, il est proposé un système de classement comptable caractérisé en ce qu'il comprend un classeur, au moins une feuille de classement présentant sur au moins l'une de ses faces des compartiments horizontaux transparents et de mêmes dimensions, des bandes individuelles susceptibles d'être reçues de façon amovible dans lesdits compartiments, des informations relatives à une personne donnée étant portées sur chacune desdites bandes, et au moins une feuille comptable divisée en zones horizontales de mêmes dimensions que lesdits compartiments, les formats desdites feuilles étant identiques et adaptés à celui du classeur, de telle sorte que la feuille comptable peut être placée dans le classeur en regard de la feuille de classement, chaque compartiment de cette dernière correspondant à une zone de la feuille comptable. For this purpose and in accordance with the invention, an accounting classification system is proposed, characterized in that it comprises a filing cabinet, at least one classification sheet having on at least one of its faces transparent horizontal compartments and of same dimensions, individual strips capable of being removably received in said compartments, information relating to a given person being carried on each of said strips, and at least one accounting sheet divided into horizontal zones of the same dimensions as said compartments, formats of said sheets being identical and adapted to that of the filing cabinet, so that the accounting sheet can be placed in the filing cabinet opposite the classification sheet, each compartment of the latter corresponding to an area of the accounting sheet.

Dans un tel système, on voit que les bandes individuelles portant les informations à caractère permanent peuvent être récupérées d'une période de paye à une autre et éventuellement être classées dans un ordre différent, certains des compartiments transparents pouvant rester vides au début de cette période afin qu'une éventuelle entrée de personnel au cours de la période de paye concernée n'ait pas de conséquence notable sur l'ordre de classement choisi. Bien entendu, la feuille de classement portant les bandes individuelles ayant servi à l'établissement de la paye pour une période donnée peut être photocopiée ou reproduite par tout autre moyen approprié afin d'autoriser un classement et un archivage des documents comptables.Enfin, on remarquera que le format et les perforations de la feuille de classement et de la feuille comptable peuvent être adaptés en pratique à tous les types de classeurs disponibles dans le commerce. In such a system, it is seen that the individual tapes carrying the permanent information can be recovered from one pay period to another and possibly be classified in a different order, some of the transparent compartments being able to remain empty at the beginning of this period. so that any entry of personnel during the pay period concerned does not have a significant effect on the classification order chosen. Of course, the classification sheet bearing the individual bands used to establish the pay for a given period can be photocopied or reproduced by any other appropriate means in order to authorize a classification and archiving of accounting documents. Note that the format and the perforations of the filing sheet and the accounting sheet can be adapted in practice to all types of filing cabinets commercially available.

Conformément à un mode de réalisation préféré de l'invention, la feuille de classement présente à sa partie supérieure un compartiment horizontal transparent supplémentaire dans lequel est susceptible d'être reçue une bande légende sur laquelle est indiquée la nature des informations portées sur chaque bande individuelle. In accordance with a preferred embodiment of the invention, the classification sheet has at its upper part an additional transparent horizontal compartment in which a legend strip is likely to be received, on which the nature of the information carried on each individual strip is indicated. .

Selon une autre caractéristique de l'invention, chacune des bandes individuelles comprend de préférence une partie disposée à l'intérieur d'un compartiment, portant des informations à caractère permanent et une partie disposée hors de ce compartiment, portant des informations relatives à une période de paye donnée. Cette disposition permet, en portant au crayon les informations relatives à une période de paye donnée, de les effacer après la reproduction de la feuille de classement pour l'archivage et avant la mise en place des bandes individuelles pour la période de paye suivante. Elle permet aussi de porter ces informations.directement à l'encre sur la reproduction de la feuille de classement destinée à l'archivage. According to another characteristic of the invention, each of the individual strips preferably comprises a part arranged inside a compartment, carrying information of a permanent nature and a part arranged outside this compartment, carrying information relating to a period. of pay given. This provision makes it possible, by carrying the information relating to a given pay period in pencil, to erase it after the reproduction of the classification sheet for archiving and before the installation of the individual tapes for the next pay period. It also allows this information to be brought directly to the ink on the reproduction of the filing sheet intended for archiving.

Lorsque cette dernière caractéristique est remplie, la feuille de classement présente de préférence une marge de retenue sous laquelle est glissée ltex- trémité de chacune des bandes disposée hors du compartiment correspondant. When this last characteristic is fulfilled, the classification sheet preferably has a retaining margin under which the end of each of the strips disposed outside the corresponding compartment is slid.

On décrira maintenant, à titre d'exemple non limitatif, un mode de réalisation particulier de l'invention, en se référant auxdessins annexés dans lesquels - la figure est une vue de dessus d'un système de
classement comptable réalisé conformément à l'inven
tion, - la figure 2 est une vue à plus grande échelle de la
partie supérieure d'une feuille de classement du sys
tème de classement comptable de la figure 1, et - la figure 3 est une vue également à plus grande
échelle de la partie supérieure d'une feuille compta
ble du système de classement de la figure I.A particular embodiment of the invention will now be described, by way of nonlimiting example, with reference to the appended drawings in which - the figure is a top view of a system of
accounting classification carried out in accordance with the invention
tion, - Figure 2 is an enlarged view of the
upper part of a sys classification sheet
teme of accounting classification of figure 1, and - figure 3 is a view also to a larger one
scale of the upper part of a counted sheet
ble of the classification system of figure I.

Comme l'illustre la figure 1, le système de classement comptable selon l'invention comprend un classeur 10 qui peut être constitué par tout classeur du commerce dont le format peut être choisi notamment en fonction de l'importance de l'effectif (on peut utiliser par exemple un classeur de format 22,5 cm X 30 cm). Bien entendu, plusieurs classeurs pourront être utilisés si l'importance de l'effectif l'exige. Dans le classeur 10 sont reçues, de façon alcernée, des feuilles de classement 12 et des feuilles comptables 14. Plus précisément, chaque feuille comptable 14 est placée en regard d'une feuille de classement 12. Ainsi, si une seule face de chacune des feuilles est utilisée, les perforations 12a de la feuille de classement 12 seront réalisées à droite et les perforations 14a de la feuille comptable 14 seront réalisées à gauche, comme représenté sur la figure, ou inversement. As illustrated in FIG. 1, the accounting classification system according to the invention comprises a binder 10 which can be constituted by any commercial binder whose format can be chosen in particular according to the size of the workforce (it is possible to for example, use a 22.5 cm X 30 cm size file). Of course, several binders can be used if the size of the workforce requires it. In the filing cabinet 10, classification sheets 12 and accounting sheets 14 are received in a row. More precisely, each accounting sheet 14 is placed opposite a classification sheet 12. Thus, if only one side of each of the sheets is used, the perforations 12a of the filing sheet 12 will be made on the right and the perforations 14a of the accounting sheet 14 will be made on the left, as shown in the figure, or vice versa.

Comme le montre en particulier la figure 2, chaque feuille de classement 12 est réalisée en matière plastique souple et transparente dont la partie gauche sur la figure 2 est-doublée et soudée à chaud de façon à définir des compartiments 12b dans lesquels peuvent être reçues des bandes individuelles amovibles 16, par exemple en papier, et, à sa partie supérieure, un compartiment 12c dans lequel est reçue une bande légende 18 qui peut également être réalisée en papier. Là par tie droite de ~chacune des bandes 16 et 18 est placée hors du compartiment 12b, 12c correspondant, l'extrémité droite de chacune des bandes étant placée de préférence sous une marge de retenue transparente 12d formée sur la feuille 12 à proximité des perforations 12a. As shown in particular in FIG. 2, each classification sheet 12 is made of flexible and transparent plastic, the left part of which in FIG. 2 is lined and hot welded so as to define compartments 12b in which can be received individual removable strips 16, for example made of paper, and, at its upper part, a compartment 12c in which is received a legend strip 18 which can also be made of paper. There by right tie of ~ each of the strips 16 and 18 is placed outside of the corresponding compartment 12b, 12c, the right end of each of the strips being preferably placed under a transparent retaining margin 12d formed on the sheet 12 near the perforations 12a.

Comme on le voit sur la figure 2, la bande légende 18 permet d'identifier la période de paye concernée (mois, année, activité) et sert de légende aux bandes individuelles 16 en indiquant la nature des informations portées sur chacune de ces bandes (nom, prénom, nO de sécurité sociale, emploi, etc...). Contrairement à ce qui apparatt sur la figure 2, avant d'être insérée dans l'un des compartiments 12b, chacune des bandes individuelles 16 est remplie. A cet effet, on porte sur les bandes individuelles, pour chaque employé, l'ensemble des informations indiquées sur la bande légende. De préférence, les informations présentant un caractère permanent sont inscrites à l'encre alors que les informations présentant un caractère temporaire sont inscrites au crayon.De plus, les informations à caractère temporaire susceptibles de varier au cours de la période de paye concernée sont inscrites autant que possible sur la partie des bandes individuelles 16 disposées hors des compartiments 12b. Il est ainsi possible de modifier ces informations au cours de la période de paye sans avoir à sortir les bandes individuelles de leur compartiment. As can be seen in FIG. 2, the legend band 18 makes it possible to identify the pay period concerned (month, year, activity) and serves as legend to the individual bands 16 by indicating the nature of the information carried on each of these bands ( surname, first name, social security number, job, etc.). Contrary to what appears in FIG. 2, before being inserted into one of the compartments 12b, each of the individual strips 16 is filled. To this end, all of the information indicated on the legend strip is shown on the individual tapes for each employee. Preferably, information of a permanent nature is written in ink while information of a temporary nature is written in pencil. In addition, information of a temporary nature that may vary during the pay period concerned is written as much as possible on the part of the individual strips 16 arranged outside the compartments 12b. It is thus possible to modify this information during the pay period without having to remove the individual bands from their compartment.

Comme le montre la figure 3, la feuille comptable 14 est une feuille de papier imprimée présentant à sa partie supérieure, au niveau de la bande légendé 18, une légende indiquant les informations à porter sur le reste de la feuille. Le reste de la feuille est divisé en un certain nombre de zones horizontales 14b qui correspondent à chacun des compartiments 12b de la feuille 12. Dans ces compartiments 14b peuvent notam ment être inscrites les informations relatives à la période de paye concernée telle que les jours de présence et d'absence, les heures supplémentaires, les travaux spéciaux, etc... As shown in FIG. 3, the accounting sheet 14 is a printed sheet of paper having at its upper part, at the level of the captioned strip 18, a legend indicating the information to be entered on the rest of the sheet. The rest of the sheet is divided into a certain number of horizontal zones 14b which correspond to each of the compartments 12b of the sheet 12. In these compartments 14b can in particular be recorded the information relating to the pay period concerned such as the days of attendance and absence, overtime, special work, etc.

Dans l'exemple de réalisation représenté sur la figure 1, la feuille de classement 12 présente treize compartiments 12b et la feuille comptable 14 présente treize zones 14b, chacune de ces zones étant disposée en regard de l'un des compartiments. Grâce à cette disposition particulière, on voit que le système de classement comptable selon l'invention permet de ne pas avoir à recopier l'ensemble des informations à caractère permanent ou temporaire portées sur les bandes individuelles 16 d'une période de paye à une autre, puisque chaque feuille 12 et ses bandes individuelles peuvent être réutilisées le mois suivant même si l'ordre de classement du personnel est changé, puisque l'ordre de classement des bandes 16 peut être modifié à volonté.La réutilisation des feuilles de classement 12 n'entraîne pas une disparition de l'archivage nécessaire à toute comptabilité. En effet, une copie fixant l'état de chacune des feuilles 12 à la fin de chaque période de paye peut être effectuée par tout moyen de reproduction approprié et placée dans le classeur 10. In the embodiment shown in Figure 1, the classification sheet 12 has thirteen compartments 12b and the accounting sheet 14 has thirteen zones 14b, each of these zones being arranged opposite one of the compartments. Thanks to this particular arrangement, it can be seen that the accounting classification system according to the invention makes it possible not to have to copy all the information of a permanent or temporary nature carried on the individual bands 16 from one pay period to another. , since each sheet 12 and its individual strips can be reused the following month even if the order of classification of the personnel is changed, since the order of classification of the strips 16 can be modified at will. The reuse of the classification sheets 12 n 'does not lead to the disappearance of the archiving necessary for all accounting. Indeed, a copy fixing the state of each of the sheets 12 at the end of each pay period can be made by any appropriate means of reproduction and placed in the folder 10.

De plus, on voit sur les figures que le système de classement selon l'invention permet en n'utilisant pas tous les compartiments 12b de tenir compte des entrées éventuelles de personnel intervenant au cours de la période de paye sans modifier l'ordre de classement utilisé en cours de mois. En effet, la nouvelle bande individuelle 16 correpondant à la personne entrant dans l'entreprise pourra sans problème être insérée dans un compartiment 12b vide correspondant à l'ordre choisi au départ. In addition, it can be seen in the figures that the classification system according to the invention makes it possible, by not using all of the compartments 12b, to take into account any entries of personnel intervening during the pay period without modifying the classification order. used during the month. Indeed, the new individual strip 16 corresponding to the person entering the company can without problem be inserted into an empty compartment 12b corresponding to the order chosen at the start.

Bien entendu, l'invention n'est pas limitée au mode de réalisation qui vient d'être décrit à titre d'exemple mais en couvre toutes les variantes. Ainsi, chacune des feuilles de classement 12 pourrait être opaque et porter directement l'ensemble des informations indiquées sur la bande légende 18, le compartiment 12c étant alors supprimé. Des compartiments du type des compartiments 12b pourraient également être prévus sur les deux faces de la feuille 12, la feuille comptable 14 étant alors imprimée recto-verso. Enfin, la bande légende 18 et la première bande individuelle 16 peuvent être réalisées en une seule partie et disposées dans un compartiment unique de plus grande dimension. La feuille 14 peut -etre subdivisée, à l'intérieur de chaque zone 14b, en plusieurs parties pour permettre des codifications différentes. Of course, the invention is not limited to the embodiment which has just been described by way of example but covers all its variants. Thus, each of the classification sheets 12 could be opaque and directly carry all of the information indicated on the legend strip 18, the compartment 12c then being deleted. Compartments of the type of compartments 12b could also be provided on the two faces of the sheet 12, the accounting sheet 14 then being printed on both sides. Finally, the legend strip 18 and the first individual strip 16 can be produced in a single part and arranged in a single larger compartment. The sheet 14 can be subdivided, inside each zone 14b, into several parts to allow different codifications.

Claims

1. Accounting classification system, characterized in that it comprises a filing cabinet (10), at least one classification sheet (12) having on at least one of its faces horizontal compartments tl2b) transparent and of the same dimensions, individual strips (16) capable of being removably received in said compartments, information relating to a given person being carried on each of said strips, and at least one accounting sheet (14) divided into horizontal zones (14b) similarly dimensions as said compartments, the formats of said sheets being identical and adapted to that of the filing cabinet, so that the accounting sheet can be placed in the filing cabinet opposite the classification sheet, each compartment of the latter corresponding to an area of the accounting sheet.

2. Classification system according to claim 1, characterized in that the classification sheet (12) has at its upper part an additional horizontal compartment (12c) transparent in which is likely to be received a legend strip (18) on which the nature of the information carried on each individual strip (16) is indicated.

3. Accounting classification system according to any one of claims 1 or 2, characterized in that each of the individual strips (16) comprises a part arranged inside a compartment (12b), carrying information of a permanent nature. , and a part located outside this compartment, containing information relating to a given pay period.

4. Accounting classification system according to claim 3, characterized in that the classification sheet (12) has on said face a retaining margin (12d) under which is slid the end of each of the bands (16) disposed outside the corresponding compartment.