ES2401271B1 - Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica - Google Patents
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Abstract
El sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica está diseñado para cumplimentar automáticamente los datos personales del cliente en facturas-e o firmar albaranes, tomando como soporte para el archivo de datos una tarjeta inteligente microprocesadora (A), que puede contener una memoria flash integrada (B, C) y se ajusta a la normativa ISO 7816/14443 tamaño ID-1, por lo que es compatible con tarjetas 4B, VISA y CECA. Su funcionalidad incluye la gestión de la documentación generada enviándola a un correo electrónico del cliente y/o guardándola en la memoria flash integrada.
Description
OBJETO DE LA INVENCiÓN
La presente invención se reflere a un sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica, gracias al cual: se agiliza la cumplimentación de facturas-e, al hacerlo el sistema de forma automática con el archivo de datos que aporta el cliente frente al método actual en el que si no hay ficha de cliente hay que meter los datos manualmente, y la gestión de estos documentos, al ser directamente enviados a un correo electrónico y/o una memoria flash; también sirve para firmar electrónicamente albaranes y guardarlos 10 que elimina el formato papel utilizado actualmente para este tipo de documentos. ANTECEDENTES DE LA INVENCiÓN
Las tiendas y/o empresas generan los tickets, facturas y albaranes mayoritariamente en formato papel, aunque los programas para generar facturas electrónicas están al alcance de cualquier empresario y son de fáci l manejo. Tan solo en las compras por Intemet y entre grandes empresas se usa de forma habitual la factura electrónica.
Se impone a la necesidad y obligatoriedad de utilizar documentación en fonnato electrónico ante la globalización de los mercados, la escasez de materias primas y espacio y los cambios en gestión de documentación. Frente a esto se han creado programas que permiten generar documentación electrónica, programas que transforman documentación de fonnato papel a formato electrónico o programas de verificación de datos, al tiempo que se ha legislado sobre su liSO, obligatoriedad, formato o firma electrónica.
Paralelamente se está imponiendo la tarjeta inteligente como tarjeta de pago, como por ejemplo el sistema de pago con tarjeta para la compra que se expone en la patente ES2 175 136, pero que presenta el inconveniente de no emitir facturas o albaranes; de fidelidad, como por ejemplo la revelada por la patente ES2 145558 que muestra una fomla de realización de una tarjeta de fidelidad pero no establece un sistema de cobro, de pago o de facturación; monedero o documento de identidad~ lo que hace que la mayoría de empresas, tiendas e incluso particulares dispongan de lectores de tarjeta inteligente. No obstante, el microprocesador de las tarjetas inteligentes tiene una capacidad de almacenamiento de datos pequelia.
Es en el mercado de tarjeta inteligente como medio para cumplimentar y gestionar documentación donde se inscribe el presente invento. Estado del arte
Existen programas para generar facturas electrónicas. albaranes ... así como para pasarlos de formato papel a [onnato electrónico y actualmente la administración, bancos, empresas ... tramitan documentación a través de Internet. No obstante, hay patentes que gestionan las transacciones comerciales evitando el formato papel, como por ejemplo la ES2171438, pero la documentación electrónica requiere de una persona que elabore la factura con los campos obligatorios regulados por decreto, bien manualmente bien automáticamente si es antiguo cliente y la empresa tiene los datos en una ""carpeta clientes", y adicionalmente las facturas deben estar firmadas mediante firma electrónica avanzada y ser transmitidas de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes, lo que hace dificil su implantación en pequeñas empresas y a nivel de consumidor. Son conocidos los métodos para gestionar facturas, como por ejemplo el revelado por la patente ES2336888 que presenta un servicio de facturación para pequeñas y grandes empresas que imprime y entrega facturas, realiza balances de clientes y entrega avisos de paga, pero las facturas le son facilitadas por la empresa cliente, no elimina el formato papel y no soluciona el problema de los albaranes.
DESCRIPCIÓN DE LA INVENCIÓN La presente invención es de un sistema que utiliza la tarjeta inteligente como medio para cumplimentar la documentación de una factura o albarán con los
datos del cliente y gestiona el documento en formato electrónico, guardándolo y/o enviándolo al correo electrónico del cliente.
Las características principales de diseño del sistema son:
su utilización es posible desde los lectores homologados para las
entidades financieras, lo que infiere seguridad al sistema y permite su
integración sin necesidad de realizar adecuaciones.
mantiene las normas de seguridad de las tarjetas electrónicas en cuanto
a clave de acceso o verificación de portador, lo que asegura la
integridad de datos y trámites realizados por medio del sistema.
los documentos generados se transfieren a un correo electrónico del
titular de la tarjeta y/o se guardan en una memoria adicional integrada,
lo que facilita la gestión y accesibilidad a la documentación.
para usar la tarjeta inteligente se requiere de verificación de portador
(clave PIN), este hecho implica consentimiento tácito por ambas
partes.
La base del invento es que permite: cumplimentar facturas y firmar albaranes de forma automática, donde actualmente hace falta una persona que rellene los datos o firme; generar los documentos directamente en formato digital y guardarlos de forma automática en un correo electrónico y/o memoria adicional integrada, lo que pennite un acceso directo mediante clave a los documentos desde cualquier lugar. Cabe destacar la ventaja de poder integrar el sistema en una tarjeta inteligente multiusos, es decir, que podría ser utilizada para realizar otras operaciones diferentes y no exclusivamente para documentos, ya existiendo este tipo de tarjetas en la actualidad.
Así mismo, el soporte permite compatibilizar el sistema con las tarjetas de pago utilizadas en España (48, VISA Y CECA), donde serían los bancos o cajas quienes adjudicaran una cuenta de correo electrónico al cliente para guardar la documentación.
El sistema está compuesto de:
Una tarjeta inteligente, que puede contener, según modelo, una
memoria adicional tipo flash integrada en la propia tarjeta.
Un programa generador de factura-e, compatible con el archivo contenedor de datos, que genera la factura-e, la finna digitalmente y la envía al correo electrónico recibido con los datos del cliente y/o a la memoria adicional integrada de la tarjeta, al tiempo que guarda otra copia en la carpeta de la empresa; está ubicado en el ordenador o caja registradora de la empresa que emite la factura. Un archivo contenedor de datos del cliente que suministra al programa generador de factura-e la información necesaria para cumplimentar todos los campos obligatorios de una factura regulados por ley, así como un correo electrónico según modelo; está ubicado en la tarjeta inteligente. Un lector de tarjetas microprocesadoras, según los estándares más comunes.
El sistema puede trabajar en tres versiones a partir de tres modelos
"tarjeta-programa" de transmisión de datos: Modelo A: Trabaja con tarjeta inteligente y programa de transmisión de datos con correo electrónico del cliente. Permite completar factura-e y guardar una copia en el correo electrónico. Modelo B: Trabaja con tarjeta inteligente con memoria adicional tipo fl ash integrada y firma electrónica del cliente. Permite firmar albaranes y guardar una copia en la memoria adicional integrada. Modelo C: Trabaja con tarjeta inteligente con memoria adicional tipo flash integrada y programa de transmisión de datos con correo electrónico del cliente. Permite completar factura-e y guardar una copia en el correo electrónico y otra en la memoria adicional integrada.
Sería posible la existencia conjunta de los modelos B y C en una misma tarjeta. En todos los modelos las tarjetas disponen de verificación de portador para realizar las operaciones, así como para el acceso a sus contenidos en los modelos B ye,
El sistema presentado es cómodo y de fácil manejo, lo que puede ayudar a fomentar el uso de documentación en formato electrónico, al tiempo que conlleva un importante ahorro en papel, espacio y gestión.
EXPLICACiÓN DE LOS DIBUJOS
La Figura 1 representa cómo funciona el sistema mediante un esquema de flujo de información. En particular se observan dos tipos de tarjeta que es posible usar (A o 8-C), el lector de tarjetas (L), el ordenador con el programa generador de facturas (P) y los datos que 5011 transmitidos a traves de Internet (E) y un sobre que simboliza el correo electrónico.
REALIZACiÓN PREFERENTE DE LA INVENCiÓN
El sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica, como su nombre indica, está compuesto por dos elementos fundamentales: un sistema automático de cumplimelltación de documentos (K) y un sistema de gestión (G).
El sistema de cumplimentaciólI de documentos (K), cOllsiste básicamente en un archivo con los datos del cliente, contenido en el procesador de la tarjeta inteligente, que al contactar con el programa generador de factura, contenido en el ordenador o caja registradora (P), a través del lector de tarjetas (L) aclúa como archivo prioritario y tras consentimiento mediante clave cumplimenta automáticamente la factura, para los modelos de tarjeta A y C. Para el modelo de tarjeta S el sistema de cumplimentación (K) consiste en un archivo que contiene la firma digital del cliente, contenido en el procesador de la tarjeta, que al contactar con el programa de generación de albaranes, contenido en el ordenador
o caja registradora (P), a través del lector de tarjetas (L) firma el albarán tras consentimiento mediante clave.
El sistema de gestión de documentación (G) comienza en el ordenador O caja registradora. Una vez elaborado el documento el programa generador de facturas manda automáticamente una copia del mismo, por intenlet (E), al correo electrónico del cliente para los modelos A y C; al modelo C también le envía una segunda copia a la memoria tipo flash integrada (f) y al modelo S, sólo le envía copia del albarán firmado a la memoria tipo flash integrada (f).
Características técnicas
Los principales componentes del sistema son los siguientes:
• Tarjeta inteligente con microprocesador de contacto (A o S-e) siguiendo
la norma ISO 78 16/IS0 14443, tamaño lD-1. Con verificación de
portador mediante clave PrN para realizar las operaciones, así como para
el acceso a su contenido en las tarjetas modelo B y C.
• Programa generador de facturas-e y albaranes (P), del cual existen gran cantidad en el mercado preparados para generar el documento en PDF y
- mandarlo
- por correo electrónico, por ejemplo: FactuCont 5.3 ,
- FacturaFlex .. .
- Otros componentes del sistema, asociados a los anteriores son:
- Archivo de datos del cli ente o contenedor de firma electróni ca
- en el
- microprocesador de la tarjeta.
Una memoria tipo flash (1) para el almacenamiento de documentación
con diversas capacidades, illtegrada en la parte posterior de la tarjeta
inteligente en los modelos B y C, ver figura 1, Y conectada al contacto
C7-1/0.
Un lector (L) de tarjeta microprocesadora ISO 78 16.
Conexión a Intemet (E), ver figura 1. Las funciones que en conjunto realiza el sistema, son: a) cumplimelltación de facturas-e
b) finna digital de albaranes
FACTURA-E -Factura electrónica CECA -Confederación Española de Cajas de Ahorro
48 -Tarjeta utilizada como medio de pago (4 Bancos), la cual tiene propia normativa
VISA -Tarjeta uti !izada como medio de pago, la cual tiene su propia normativa
electrónicas, en especial las tarjetas inteligentes, gestionado conjuntamente por la
Organización lntemacional de Norma lización (ISO) y Comisión Electrotécnica
lntemacional (lEC). 5 ISO 14443 -Este estándar define una tarjeta de proximidad utilizada para
definida por ISO 78 16 -ID 1 TAMAÑO ID-I -Tamaño de tarjeta inteligente definido por el ISO/l EC 7816, es
el tamaño más habitual, tamaño de tarjeta de crédito.
10 CONTACTO C7-l/O -Uno de los contactos del estándar ISO 78 16. Este
para el intercambio de datos.
Claims (5)
- REIVINDICACIONES
- l. Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica, que
- incluye dispositivo lector de trujeta microprocesadora, un programa (P)
- 5
- generador de facturas-e y albaranes, un ordenador y conexión a intemet,
- caracterizado por estar fonnado por dos componentes, una taJjeta inteligente
- (A) con microprocesador de contacto y archivo contenedor de datos del cliente
- contenido en la memoria de la tarjeta.
-
- 2. Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica,
- 10
- según reivindicación 1, caracterizado por la trujeta que además de
- microprocesador de contacto incorpora memoria flash conectada a la memoria
- RAM de la trujeta e integrada en la parte posterior de la trujeta (C), que aumenta
- la capacidad de almacenamiento y posibilita el ahnacenamiento de documentos
- en la tarjeta.
- l5
- 3. Sistema de cumplirnentación y gestión de documentación electrónica,
- según reivindicación 2, caracterizado por la tarjeta que además de
- microprocesador de contacto y memoria flash contiene un archivo con finna
- electrónica del cliente (8) y no requiere acceso a internel.
-
- 4. Un procedimiento para cumplimentar y almacenar facturas que, utilizando
- 20
- los elementos de la reivindicación l, comprende las etapas de: solicitud de
- factura electrónica con trujeta (A); transmisión de los datos del cliente al
- programa generador de facturas (P) a través del dispositivo lector de tarjeta (L),
- previo consentimiento mediante verificación de portador o clave PIN de la
- tarjeta; envío, por el programa generador de facturas, de la factura-e generada al
- 25
- correo electrónico del cliente.
-
- 5. Un procedimiento para cumplimentar y almacenar facturas que, utilizando
- los elementos de la reivindicación 2, comprende las etapas de: solicitud de factura
- electrónica con trujeta (C); transmisión de los datos del cliente al programa
- generador de facturas (P) a través del dispositivo lector de trujeta (L), previo
- 30
- consentimiento mediante verificación de portador o clave PlN de la trujeta; envío
- de la factura-e generada al correo electrónico del cliente y a la trujeta (C) donde
- ES 2 401 27 1 A2
- será guardada en la memoria flash (l), siendo necesaria clave PIN para acceder a los
- datos contenidos en la memoria flash.
-
- 6. Un procedimiento para cumplimentar y almacenar albaranes que, utilizando
- los elementos de la reivindicación 3, comprende las etapas de: solicitud de albarán
- 5
- con taJjeta (B); transmisión de fmna electrónica al programa generador de
- albaranes (P) a través del dispositivo lector de taJjeta (L), previo consentimiento
- mediante verificación de portador o clave PIN de la tatjeta ; envío del albarán
- generado a la taJjeta (B) donde será guardado en la memoria flash (l), siendo
- necesaria clave PIN para acceder a los datos contenidos en la memoria flash.
- LO
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| ES201130749A ES2401271B1 (es) | 2011-05-11 | 2011-05-11 | Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| ES201130749A ES2401271B1 (es) | 2011-05-11 | 2011-05-11 | Sistema de cumplimentación y gestión de documentación electrónica |
Publications (3)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| ES2401271A2 ES2401271A2 (es) | 2013-04-18 |
| ES2401271R1 ES2401271R1 (es) | 2013-06-06 |
| ES2401271B1 true ES2401271B1 (es) | 2014-04-25 |
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| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
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|---|---|
| ES (1) | ES2401271B1 (es) |
Family Cites Families (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US8788350B2 (en) * | 2008-06-13 | 2014-07-22 | Microsoft Corporation | Handling payment receipts with a receipt store |
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2011
- 2011-05-11 ES ES201130749A patent/ES2401271B1/es not_active Expired - Fee Related
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| ES2401271A2 (es) | 2013-04-18 |
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