ES2299827T3 - Transmision electronica de documentos. - Google Patents

Abstract

Procedimiento para la transmisión electrónica de datos (1) de al menos un documento, por un remitente (A) a un destinatario (D), en especial para la transmisión de facturas, en el que a) antes de la remisión por el remitente, los datos se proveen con una firma (2) electrónica, b) antes de la liberación de los datos para la transmisión al destinatario, se realiza una prueba de validez para la firma electrónica, en la que se comprueba el al menos un certificado de la firma electrónica, en cuanto a su validez, c) se liberan para la transmisión al destinatario, los datos junto con la firma electrónica, caracterizado porque en el paso c), para la transmisión al destinatario, se liberan los datos juntamente con la firma electrónica y con un protocolo (4) de prueba que contiene la prueba de validez para la firma electrónica.

Description

Transmisión electrónica de documentos.

La invención se refiere a un procedimiento para la transmisión de datos o documentos firmados.

En muchos ámbitos de la economía y de la administración se intenta hoy día cambiar la edición y administración de documentos, basadas en papel, a un tratamiento de datos exclusivamente digital, puesto que los documentos y datos pueden archivarse y recuperarse, en lo esencial más fácilmente, en forma digital. Para impedir aquí una llamada violación de los medios en la edición de documentos, existe un empeño fuerte en intercambiar documentos electrónicamente, no sólo dentro de una empresa, sino también entre empresas. Un problema esencial en el intercambio de datos y documentos digitales en el tráfico comercial, consiste aquí en la validez legal de estos datos o documentos. Así no es posible sin más constatar con seguridad, por quién se han remitido determinados datos o documentos, o si los datos han sido modificados después de su remisión.

Hay distintos asientos, datos y documentos a identificar mediante firmas digitales. A este respecto se han promulgado las directrices de la EU [Unión Europea] sobre la firma, así como en Alemania la ley sobre la firma (SigG) y el decreto sobre la firma (SigV). La ley sobre la firma diferencia en lo esencial, tres formas bajo las que se presentan las firmas electrónicas, a saber, firmas electrónicas sencillas, avanzadas y cualificadas, siendo la seguridad contra falsificación de las firmas electrónicas, pequeña para un firma sencilla, y comparativamente alta para un firma electrónica cualificada. La seguridad contra falsificación de firmas cualificadas, todavía puede aumentarse mediante una llamada acreditación del suministrador, lo cual quiere decir que el expedidor del par de claves y del certificado para la firma electrónica, cumple criterios especiales de seguridad.

En cada caso según el tipo de los datos o del documento, se imponen exigencias diferentes a la seguridad de la firma electrónica, para que ellos o él, desplieguen efecto jurídico, después de la transmisión electrónica.

Un problema especial consiste, por ejemplo, en la relevancia fiscal de facturas retransmitidas electrónicamente. Así, después de la ley del impuesto sobre el volumen de ventas vigente actualmente en Alemania, solamente se puede hacer valer entonces fiscalmente un impuesto sobre el volumen de ventas, reconocido en una factura, cuando la factura digital esté provista con una firma electrónica cualificada. Esto representa un problema considerable en especial respecto a facturas emitidas en papel, cuando una empresa envía una multitud de facturas a una multitud de destinatarios. Incluso en grupos de usuarios relativamente cerrados, por ejemplo, los usuarios del sistema EDIFACT (Electronic Data Interchange Faktura) [EDIFACT = Electronic Data Interchange for Administration, Commerc and Transport] mediante el cual pueden intercambiarse entre empresas, datos de pedido, albaranes de entrega y datos de la factura, en el marco de un modelo complejo de datos, no pueden aplicarse firmas digitales. Para resolver el problema del reconocimiento fiscal de las facturas electrónicas remitidas mediante EDIFACT, se ha pasado a imprimir como documento en papel en una factura colectiva, todas las facturas digitales individuales remitidas resumidas al final de un determinado espacio de tiempo, por ejemplo, al final de mes, y después remitir la factura colectiva al destinatario de las facturas. Un inconveniente esencial de esta metodología consiste en que por parte del destinatario, la factura colectiva tiene que compararse con las facturas individuales remitidas electrónicamente. Así pues esta forma de proceder es costosa y poco económica.

Otra problemática en la remisión de datos electrónicos, en especial de facturas, consiste en que de conformidad con las leyes fundamentales para la revisión de documentos digitales (GDPDU), es necesario un mecanismo de verificación, mediante el cual sea posible al destinatario, comprobar la validez de la firma digital. Incluso cuando en el momento actual no exista ninguna obligación legal de comprobar las firmas electrónicas en cuanto a su validez, es de interés de cada destinatario poder recurrir a un certificado correspondiente de validez, para en caso de litigio poder dirigir una prueba de la validez de la firma en el momento de su redacción.

El documento US 2002/019937 A1 hace público un procedimiento según la primera parte de la reivindicación 1.

Por el documento US 2002/019937 A1 se conoce un software para la transmisión de datos que simplifica la transmisión segura de documentos eléctricos vinculantes jurídicamente, entre servidores en una red de ordenadores. El software de transmisión contiene cuatro directrices con las que se desarrolla la transmisión de datos. Aquí, en un servidor de un remitente se prepara un paquete de datos con un documento electrónico e informaciones de la dirección, y se transmite a un servidor destinatario. En el servidor destinatario se realiza una primera comprobación del paquete de datos, y se prepara el documento electrónico, siempre y cuando la primera prueba haya tenido éxito. Entonces se devuelve el documento electrónico al servidor remitente, se recibe allí y se continua procesando. Cuando el documento electrónico no supera la piedra comprobación, el correspondiente ulterior procesamiento es devuelto directamente por el destinatario al servidor remitente.

Ante estos hechos de fondo, la misión de la presente invención se basa en poner a disposición un procedimiento del tipo citado al principio, que permita un intercambio lo más eficiente posible de datos y documentos electrónicos de un remitente con una multitud de destinatarios.

Esta misión se resuelve con un procedimiento para la transmisión electrónica de datos de al menos un documento, por un remitente a un destinatario, en especial para la transmisión de facturas, en el que

a)

antes de la remisión por el remitente, los datos se proveen con una firma electrónica,

b)

antes de la liberación de los datos para la transmisión al destinatario, se realiza una prueba de validez para la firma electrónica, en la que se comprueba al menos un certificado de la firma electrónica, en cuanto a su validez, y

c)

se liberan para la transmisión al destinatario, los datos junto con la firma electrónica y con un protocolo de prueba que contiene la comprobación de validez de la firma electrónica.

Con este procedimiento será posible que el remitente ponga a disposición del destinatario electrónicamente, todas las informaciones que se necesitan para poder demostrar la autenticidad y vinculación jurídica de los datos retransmitidos, frente al remitente o a un tercero. El destinatario únicamente necesita los datos, para archivar, incluso para poder dirigir una demostración semejante, tras largo tiempo después de recibir los datos.

Puesto que este sistema es independiente del tipo de los datos a retransmitir, en casa del destinatario no se tienen que equipar ningunas costosas instalaciones de hardware y software, para poder participar en un intercambio electrónico de facturas. En especial, se puede prescindir de una infraestructura para la comprobación de firmas electrónicas o de sus certificados, que en todo caso es muy costosa por causa de la multitud de distintos proveedores de
firmas.

Puesto que con esto la aceptación de facturas electrónicas por los destinatarios, se puede elevar esencialmente, será más sencillo para el remitente reorganizar todo su sistema de facturación a una forma de trabajar puramente digital, o al menos reducir a un mínimo la cantidad de las facturas u otros documentos a imprimir en papel y a enviar por correo, con lo que se pueden reducir notablemente los costes de redacción de documentos y los costes de envío.

El procedimiento según la invención se puede integrar sin más en soluciones totales existentes para la creación electrónica de facturas, como por ejemplo, el sistema EDIFACT.

En un acondicionamiento preferente del procedimiento según la invención, se proveen los datos y/o la firma electrónica, con un primer sello fechador, en especial con un primer sello fechador cualificado.

Por sello fechador se entiende aquí y en lo sucesivo, una clave de la firma, que se genera a partir de la codificación de un código de dígitos de comprobación que identifica los datos a proveer con el sello fechador, y de una datación en el momento de la producción del sello fechador, con una clave privada de un procedimiento asíncrono de codificación, y se adjunta al código de cifras de comprobación y a la datación. Entonces, un sello fechador es cualificado cuando es producido por un ofertante de prestación de servicios, que esté acreditado especialmente para ello, como por ejemplo, un trust.

Gracias a la utilización de sellos fechadores es posible la comprobación de que un determinado juego de datos ya ha existido en el momento de la producción del sello fechador, en forma inalterada, decodificándose el sello fechador con una clave pública, y comparando el código recibido de dígitos de comprobación, con un código de dígitos de comprobación para el presente juego de datos. Si los dos códigos de dígitos de comprobación son idénticos, también es idéntico el presente juego de datos, con el juego de datos para el que se ha producido el sello fechador.

Por lo tanto, si se produce un sello fechador para los datos y/o la firma electrónica, en un momento posterior se puede constatar, si los datos existentes en este momento están o no inalterados en comparación con los datos originales. En especial se puede demostrar con eso que el certificado en que se basa la firma, todavía era válido en el momento de la creación de la firma.

En otro acondicionamiento preferente del procedimiento según la invención, se provee el protocolo de prueba con un segundo sello fechador, en especial con un segundo sello fechador cualificado. Con este segundo sello fechador es posible dirigir la comprobación de que el protocolo de prueba ha seguido vigente en forma inalterada en el momento de la producción del segundo sello fechador, y en especial también que el certificado en que se basa la segunda firma, era válido en el momento de la creación de la firma.

Cuando el segundo sello fechador reproduce adicionalmente todos los datos a retransmitir, puede prescindirse eventualmente de un primer sello fechador para una comprobación de la identidad de documentos.

Para que se pueda llevar la comprobación de que el protocolo de prueba ha sido comprobado realmente por un organismo autorizado para ello, se provee el protocolo de prueba, de preferencia, con una firma electrónica de la instancia que comprueba la validez de la firma electrónica. Esto es especialmente ventajoso cuando el destinatario de los datos no ha participado activamente en la comprobación de su validez legal, sino que únicamente recibe el protocolo de prueba.

En otra forma preferente de realización del procedimiento según la invención, se retransmiten los datos a retransmitir, en caso necesario, juntamente con la firma electrónica, a un servidor ASP, comprobando el servidor ASP la validez de la firma electrónica, y poniendo a disposición del destinatario, el paquete de datos compuesto de los datos, la firma electrónica y el protocolo de prueba. El concepto servidor ASP responde a "Application Service Provider", y es un servidor que pone a disposición de terceros, servicios de software, o bien en la empresa misma, o bien en Internet.

Básicamente es posible que el servidor ASP asuma también la tarea de proveer los datos a transmitir con una firma que identifica al remitente, siempre y cuando el remitente ponga a disposición del explotador del servidor ASP, las correspondientes informaciones de identificación. Además es posible que el servidor ASP ofrezca asimismo prestaciones del servicio de archivo para remitente y destinatario.

Los datos liberados para el destinatario, estos son en especial los datos a retransmitir, incluso la firma del remitente y el protocolo de prueba, así como en caso necesario, un primer y segundo sello fechador, y otras firmas, se pueden poner entonces a disposición de un servidor, y del destinatario para ser llamados opcionalmente, de manera que el destinatario pueda llamar, por ejemplo, mediante Internet los datos de este servidor, determinados para él. Alternativa o suplementariamente a esto, los datos a retransmitir al destinatario, también se pueden retransmitir directamente por e-mail u otras vías electrónicas de transmisión de datos. En las dos variantes de transmisión es ventajoso cuando los datos a retransmitir, se transmiten codificados, de manera que terceros no puedan examinar sin más los datos.

A continuación se explica en detalle la invención de la mano de un diagrama de operaciones explicativo del procedimiento, para un ejemplo preferente de realización del procedimiento.

Se muestran

Figura 1 Un diagrama esquemático de la coordinación local de los pasos de trabajo del procedimiento, y

Figura 2 Un diagrama de operaciones para el procesamiento de datos.

En la figura 1 está representado en forma de diagrama cómo se transmiten los documentos completados en una empresa A a un servidor B del servicio de firmas, allí se proveen con las firmas necesarias y protocolos de prueba, y junto con las firmas y protocolos de prueba, se retransmiten por una parte al archivo de documentos de la empresa A remitente, así como mediante Internet C a un destinatario D. Aquí el servidor del servicio de firmas puede ser o bien parte integrante del sistema EDV de la empresa A, o bien, sin embargo, también un servidor ASP unido mediante una red (Internet) con la empresa A, y si es necesario con el destinatario D. En el servidor del servicio de firmas, como se representa en la figura 2, los datos 1 se proveen con una firma 2 electrónica y con un sello 3 fechador. La creación de la firma 2 electrónica se lleva a cabo automáticamente, pudiendo contener la firma 2, junto a un certificado que identifica al remitente, además, un certificado de atributos con el que se indica la extensión del derecho de representación del que firma electrónicamente. El sello 3 fechador identifica en forma práctica, tanto los datos 1 a retransmitir como también la firma 2 electrónica, para que posteriormente pueda llevarse en especial la comprobación de en qué momento han sido suscritos a más tardar los datos 1.

El servidor del servicio de firmas efectúa, además, una comprobación de la firma, de tal manera que comprueba los certificados contenidos en la firma, en cuanto a su validez. Para ello en el servidor de firmas, o bien está contenida una administración propia de certificados, cuyo estado de datos se compara regularmente con los datos de uno o de distintos servidores de certificaciones. No obstante, de preferencia los certificados a comprobar se retransmiten por el servidor de firmas para la comprobación de la validez, al servidor de certificaciones que extiende el certificado. El protocolo 4 de prueba conservado con la prueba, se adjunta a los datos 1 transmitidos, así como a la firma 2 electrónica y al sello 3 fechador. Para obtener una comprobación de qué instancia ha realizado la prueba del certificado, el protocolo 4 de prueba se puede proveer asimismo por la instancia que lo extiende, con una firma electrónica.

En el servidor del servicio de firmas, se adjunta un segundo sello 5 fechador a los datos a retransmitir, incluida la firma y el protocolo 4 de prueba en su caso firmado, produciéndose el mismo sello 5 fechador, o bien por el servidor del servicio de firmas, o bien por un servicio externo de sellos fechadores.

No es hasta después de esto que se liberan los datos a transmitir al destinatario. Con la liberación se pueden enviar los datos a transmitir, por ejemplo por e-mail, al destinatario, y alternativa o adicionalmente se pone a disposición del destinatario mediante un llamado portal E de la red.

Claims (10)

1. Procedimiento para la transmisión electrónica de datos (1) de al menos un documento, por un remitente (A) a un destinatario (D), en especial para la transmisión de facturas, en el que

a)

antes de la remisión por el remitente, los datos se proveen con una firma (2) electrónica,

b)

antes de la liberación de los datos para la transmisión al destinatario, se realiza una prueba de validez para la firma electrónica, en la que se comprueba el al menos un certificado de la firma electrónica, en cuanto a su validez,

c)

se liberan para la transmisión al destinatario, los datos junto con la firma electrónica,

caracterizado porque en el paso c), para la transmisión al destinatario, se liberan los datos juntamente con la firma electrónica y con un protocolo (4) de prueba que contiene la prueba de validez para la firma electrónica.

2. Procedimiento según la reivindicación 1, caracterizado porque los datos y/o la firma electrónica, se proveen o se provee, con un primer sello (3) fechador, en especial con un primer sello fechador cualificado, siendo un sello fechador cualificado un sello fechador que es producido por un ofertante de prestación de servicios acreditado para ello, en especial un trust.

3. Procedimiento según la reivindicación 1 ó 2, caracterizado porque el protocolo de prueba se provee con un segundo sello (5) fechador, en especial con un segundo sello fechador cualificado, siendo un sello fechador cualificado un sello fechador que es producido por un ofertante de prestación de servicios acreditado para ello, en especial un trust.

4. Procedimiento según la reivindicación 3, caracterizado porque el segundo sello fechador reproduce todos los datos a retransmitir.

5. Procedimiento según alguna de las reivindicaciones 1 a 4, caracterizado porque el protocolo de prueba se provee con una firma electrónica de la instancia (B) que comprueba la validez de la firma electrónica.

6. Procedimiento según alguna de las reivindicaciones 1 a 5, caracterizado porque un servidor ASP (Application Service Provider Server), comprueba la validez de la firma electrónica, y pone a disposición del destinatario, el paquete de datos compuesto de datos, firma electrónica y protocolo de prueba.

7. Procedimiento según la reivindicación 6, caracterizado porque los datos a transmitir, son provistos por el servidor ASP con una firma que identifica al remitente.

8. Procedimiento según alguna de las reivindicaciones 1 a 7, caracterizado porque los datos, incluidas todas las firmas y sellos fechadores, se ponen electrónicamente a disposición del destinatario, en especial para ser llamados mediante un portal (E) de la red en Internet (C).

9. Procedimiento según alguna de las reivindicaciones 1 a 8, caracterizado porque los datos, incluidas todas las firmas y sellos fechadores, se transmiten electrónicamente al destinatario, en especial por e-mail mediante Internet.

10. Procedimiento según alguna de las reivindicaciones 1 a 9, caracterizado porque se codifica al menos una parte de los datos a retransmitir.